KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG
Quá trình hình thành và phát triển của trường Đại học Hải Dương
Tên gọi:TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG - HAI DUONG UNIVERSITY Biểu tượng:
Đào tạo chất lượng kết hợp với tiết kiệm chi phí cho người học là mục tiêu hàng đầu của chúng tôi Địa chỉ của chúng tôi nằm giữa số 1002 và 1004, cách 200m vào trong Đại lộ Lê Thanh Nghị, TP Hải Dương Để biết thêm thông tin, vui lòng liên hệ qua số điện thoại (0320) 3.866.258 hoặc 3.864.455, hoặc gửi fax đến (0320) 3.861.249.
Website: http://uhd.edu.vn hoặc http://ktkt-haiduong.edu.vn
Tình hình hoạt động chung của trường ĐHBK Hà Nội
Trường Đại học Hải Dương, thuộc UBND tỉnh Hải Dương, được thành lập vào ngày 26 tháng 07 năm 2011, là kết quả của việc nâng cấp từ Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dương Trường đã chính thức đổi tên theo Quyết định số 378/QĐ-TTg ngày 01 tháng 3 năm 2013 của Thủ tướng Chính phủ.
Nhà trường có 52 năm truyền thống trong việc xây dựng và phát triển, được hình thành từ sự hợp nhất và sáp nhập các cơ sở đào tạo trong các lĩnh vực Tài chính, Kế hoạch, Thương nghiệp, Lao động và Lương thực Với uy tín và thế mạnh trong đào tạo chuyên nghiệp và dạy nghề, nhà trường cung cấp các chương trình học đa dạng từ sơ cấp, trung cấp, cao đẳng đến đại học, tập trung vào các khối ngành kinh tế, kỹ thuật và xã hội.
Nhà trường cam kết “đào tạo đạt chất lượng gắn liền với tiết kiệm chi phí cho người học”, nhờ vào nhiều giải pháp khả thi, chất lượng đào tạo ngày càng được nâng cao, đáp ứng nhu cầu xã hội Nhà trường không ngừng sáng tạo và đổi mới, chủ động vượt qua khó khăn bằng cách đầu tư cơ sở vật chất hiện đại, cải thiện công tác sinh viên, và phát triển đội ngũ giảng viên Đồng thời, nội dung và phương pháp đào tạo được đổi mới theo hướng tiên tiến, gắn liền với nghiên cứu khoa học và mở rộng các ngành học mới Nhà trường cũng tích cực hợp tác với các trường đại học uy tín trong và ngoài nước để đảm bảo chất lượng đào tạo phù hợp với cơ chế thị trường và hội nhập quốc tế.
Tập thể Nhà trường cùng nhiều đơn vị và cá nhân đã được Đảng, Nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội ghi nhận và trao tặng nhiều phần thưởng cao quý Đồng chí Bùi Thanh Quyến, Ủy viên TW Đảng, Bí thư Tỉnh ủy, Chủ tịch HDND Tỉnh, đã trao Huân chương lao động hạng nhì cho tập thể cán bộ, giảng viên Nhà trường.
Bộ máy tổ chức của Trường Đại học Hải Dương đang phát triển mạnh mẽ, với đội ngũ giảng viên tăng cường cả về số lượng lẫn chất lượng, đảm bảo sự bền vững trong công tác giáo dục.
Đội ngũ giảng viên tại cơ sở hiện có hơn 300 người, bao gồm 17 tiến sĩ và gần 200 thạc sĩ, với trình độ chuyên môn cao và đam mê nghiên cứu Ngoài ra, có 150 giảng viên thỉnh giảng giàu kinh nghiệm, đến từ các cơ sở đào tạo trong nước và quốc tế, tham gia tích cực vào việc xây dựng và phản biện chương trình đào tạo, hợp tác nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ, nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn của Hải Dương và khu vực đồng bằng Sông Hồng.
Sơđồ Bộ máy tổ chức quản lý của trường ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG
Tình hình hoạt động của ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG
1.2.2.1 Hệ Đại học chính quy (Bao gồm cả hệ liên thông CĐ - ĐH): 2000 chỉ tiêu, bao gồm 09 ngành học thuộc các khối kinh tế, kỹ thuật và văn hóa - xã hội
Khoa (21) Phòng Ban (10) Trung Tâm (26)
P.Hiệu Trưởng P.Hiệu Trưởng P.Hiệu Trưởng P.Hiệu Trưởng Đảng Uỷ như Kế toán; Tài chính - Ngân hàng; Kinh tế; Quản trị kinh doanh; Quản trị dịch vụ du lịch và lữ hành; Phát triển nông thôn; Chăn nuôi - Thú y; Kỹ thuật Điện - Điện tử và Chính trị học.
1.2.2.2 Hệ Cao đẳng chính quy (Bao gồm cả hệ liên thông TC - CĐ): 950 chỉ tiêu, bao gồm các ngành học thuộc các khối kinh tế, kỹ thuật và văn hóa - xã hội như: Kế toán; Tài chính - Ngân hàng; Quản trị kinh doanh; Quản trị văn phòng; Công nghệ kỹ thuật điện, điện tử; Công nghệ kỹ thuật điện tử, truyền thông; Công nghệ thông tin; Tiếng Anh (Tiếng Anh thương mại)…
1.2.2.3 Hệ Trung cấp: 200 chỉ tiêu gồm các ngành: Kế toán; Công nghệ kỹ thuật điện, điện tử…
Nhiệm vụ trọng điểm
Để nâng cao chất lượng đào tạo đại học, cần hợp lý hoá quy mô đào tạo và triển khai các giải pháp hiệu quả Đồng thời, việc đẩy mạnh nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ và sản xuất kinh doanh sẽ khẳng định vị thế của trường đại học kỹ thuật công nghiệp trọng điểm Cần bổ sung và trẻ hoá đội ngũ cán bộ chuyên môn, đồng thời đào tạo các chuyên gia đầu đàn và nhà quản lý mới Hơn nữa, nâng cao hiệu quả hợp tác quốc tế và hiện đại hoá cơ sở vật chất cũng là những yếu tố quan trọng Cuối cùng, điều kiện làm việc và đời sống vật chất, tinh thần của cán bộ và sinh viên cần được cải thiện liên tục.
Ngành học , Trình độ và hình thức đào tạo
Nhà trường hiện đang đào tạo 13 ngành học hệ chính quy, bao gồm 09 ngành Kinh tế - Xã hội và 04 ngành Kỹ thuật, với tổng cộng 19 chuyên ngành ở ba bậc học: Đại học, Cao đẳng và Trung cấp.
1 Khối ngành Kinh tế: Là Trường đầu tiên và có thâm niên nhiều năm nhất ở tỉnh Hải Dương đào tạo các ngành: Kế toán, Tài chính - Ngân hàng và Quản trị kinh doanh với nhiều chuyên ngành ở các bậc Đại học, Cao đẳng và Trung cấp.
2 Khối ngành Kỹ thuật: Nhà trường đang đào tạo các ngành có nhu cầu lao động cao, số lượng và chất lượng sinh viên các khóa đào tạo tăng liện tục Toàn bộ sinh viên và học sinh tốt nghiệp ra trường được các doanh nghiệp tuyển dụng…
Ngành Chính trị học ở bậc đại học mở ra nhiều cơ hội nghề nghiệp cho sinh viên sau khi tốt nghiệp Họ có khả năng giảng dạy tại các trường trung học cơ sở và phổ thông, cũng như tham gia vào các cơ sở đào tạo và bồi dưỡng chính trị Ngoài ra, sinh viên còn có thể làm việc tại các cơ quan, đơn vị và doanh nghiệp, đóng góp vào sự phát triển của lĩnh vực chính trị và quản lý.
- Các ngành Quản trị văn phòng và ngành Tiếng Anh (chuyên ngành Tiếng Anh thương mại) trình độ cao đẳng.
Trường hợp tác với nhiều cơ sở đào tạo uy tín trong và ngoài nước, cung cấp chương trình đào tạo đa dạng ở các ngành như Luật kinh tế, Tiếng Anh, Công nghệ thông tin, và Kỹ thuật xây dựng dân dụng, bao gồm cả trình độ đại học, sau đại học và các khóa bồi dưỡng.
Nhà trường đã sẵn sàng với đội ngũ giảng viên và cơ sở vật chất đầy đủ, hoàn tất các đề án và hiện đang tiến hành thủ tục xin cấp phép đào tạo các ngành Sư phạm trình độ đại học, bao gồm Sư phạm Toán học, Sư phạm Vật lý và Sư phạm Kỹ thuật Công nghệ.
Trường Đại học Hải Dương đang thực hiện đổi mới toàn diện mô hình và chương trình đào tạo đại học và sau đại học theo hướng hiện đại hóa, nhằm nâng cao chất lượng giáo dục Nhà trường áp dụng các chương trình tiên tiến từ các trường đại học Hoa Kỳ và các nước phát triển để đào tạo kỹ sư chất lượng cao và tài năng Việc đào tạo theo tín chỉ được thực hiện, đồng thời điều chỉnh quy mô đào tạo giữa các hệ, mở rộng quy mô đào tạo sau đại học đến năm 2030 Để đạt được mục tiêu này, trường sẽ khai thác hiệu quả trang thiết bị hiện có, bao gồm phòng thí nghiệm trọng điểm và thư viện điện tử Ngoài ra, nhà trường cũng chú trọng nâng cấp cơ sở vật chất và cải tạo môi trường làm việc, học tập cho cán bộ và sinh viên.
Trường Đại học Hải Dương cần phải trở thành một trường đại học nghiên cứu, trong đó khoa học và công nghệ (KHCN) đóng vai trò là một trong hai nhiệm vụ chính trị quan trọng của Nhà trường.
Trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa, Trường Đại học Hải Dương đang nỗ lực đổi mới để bắt kịp xu thế phát triển Những thành tựu đạt được là rất lớn, nhưng để nâng cao vị thế của trường, cần có những chính sách thiết thực hơn.
Tăng cường năng lực tài chính là điều cần thiết thông qua việc phát triển các nguồn thu, đặc biệt là từ chuyển giao công nghệ (CGCN) và sản xuất kinh doanh (SXKD) Cần tìm kiếm và khai thác các nguồn đầu tư bên ngoài, đồng thời thu hút các nguồn tài trợ và vốn vay cho đầu tư phát triển Việc xây dựng cơ chế chính sách và chế độ tài chính linh hoạt sẽ tạo động lực cho sự phát triển bền vững.
Tăng cường hợp tác quốc tế và đối ngoại là ưu tiên hàng đầu, nhằm thu hút sự tham gia của nhiều nhà khoa học trong và ngoài nước vào các hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học.
Kết quả đạt được
Đại học Hải Dương tự hào về đội ngũ giảng viên đông đảo, chất lượng cao và đồng bộ về ngành nghề, trong đó có nhiều chuyên gia giáo dục và nhà khoa học hàng đầu Sản phẩm đào tạo của trường, với hàng vạn cán bộ có trình độ đại học và sau đại học, được xã hội đánh giá cao và hoạt động hiệu quả trên khắp cả nước, trong mọi lĩnh vực kinh tế và an ninh – quốc phòng Nhiều cựu sinh viên đã trở thành cán bộ cao cấp của Đảng, Nhà nước, tướng lĩnh trong lực lượng vũ trang, cũng như các chuyên gia, nhà khoa học nổi tiếng và doanh nhân thành đạt.
Cơ hội việc làm
Sau khi tốt nghiệp, người học có nhiều cơ hội việc làm nhờ vào chất lượng đào tạo và uy tín của Nhà trường, cùng với sự hợp tác từ các cơ sở đào tạo và doanh nghiệp.
Nhà trường tích cực hợp tác với các cơ quan, cơ sở sản xuất và khu công nghiệp nhằm tạo ra nhiều cơ hội việc làm cho sinh viên sau khi tốt nghiệp thông qua các chương trình thực hành, thực tập và tham quan thực tế.
Cơ hội học tập lớn tại trường
- Cơ hội được liên tục học tập, nghiên cứu và bổ sung kiến thức ngành, nghề được đào tạo đến các trình độ cao nhất;
- Cơ hội được lựa chọn các ngành, nghề yêu thích;
- Cơ hội được học tập trong môi trường giáo dục phát triển lành mạnh, tư duy độc lập, năng động, sáng tạo…;
- Cơ hội khuyến khích học bổng cho những người học đạt kết quả cao trong học tập và rèn luyện…
HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
Chức năng nhiệm vụcủa văn phòng
Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc kết nối các mối quan hệ quản lý và điều hành của Trường, đồng thời thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên và liên tục trong đơn vị.
Tham gia góp ý kiến cho lãnh đạo trường trong việc đưa ra các quyết định quan trọng như nội quy, quy định cho sinh viên, quy chế tuyển sinh và tiêu chuẩn xếp loại sinh viên Đóng góp vào công tác tổ chức cán bộ, giảng viên, cũng như trong lĩnh vực đào tạo và tuyển dụng cán bộ giảng viên, đảm bảo bố trí nguồn nhân lực hợp lý.
- Đảm bảo đủđiều kiện thực hiện mục tiêu đề ra: giải quyết các chính sách cho cán bộ giảng viên theo luật định hiện hành
Quản lý và soạn thảo hệ thống văn bản, bao gồm cả văn bản nội bộ và bên ngoài, là hoạt động thiết yếu của Trường, đảm bảo tuân thủ các quy định của pháp luật nhà nước.
Quản lý và thực hiện các công tác liên quan đến hợp đồng lao động, chế độ chính sách cho cán bộ giảng viên như tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế; quản lý sinh viên, kỷ luật lao động, thi đua khen thưởng; đào tạo và tuyển dụng công chức; đảm bảo vệ sinh công cộng và trang thiết bị hành chính; thực hiện các nhiệm vụ đột xuất theo sự phân công của lãnh đạo Đồng thời, ban hành văn bản cho các đơn vị liên quan và theo dõi hiệu lực thi hành, thực hiện chế độ báo cáo và cung cấp thông tin theo quy định.
Tình hình hoạt động của phòng Hành chính tổng hợp
+ Điều kiện cơ sở vật chất của văn phòng:
Điều kiện cơ sở vật chất là yếu tố quan trọng trong việc hình thành tổ chức và bộ máy văn phòng, góp phần đảm bảo cho hoạt động của bộ máy văn phòng diễn ra hiệu quả.
- Các phương tiện kỹ thuật: máy tính, máy in, máy photocoppy, máy huỷ tài liệu, điện thoại, fax, điều hoà nhiệt độ, máy chiếu, thiết bịâm thanh nghe nhìn…
- Các công cụ dụng cụ làm việc: Bàn, ghế, tủđựng hồ sơ, văn phòng phẩm…
- Ngoài ra còn có những điều kiện làm việc khác nhưánh sáng, màu sắc, nhiệt độ, tiếng ồn, y tế, vệ sinh, an toàn phòng cháy chữa cháy.
+ Nhân sự làm việc trong văn phòng:
Chánh văn phòng, hay còn gọi là Trưởng phòng, là người đứng đầu bộ phận văn phòng trong trường học Nhiệm vụ chính của họ là quản lý và điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng, đồng thời chịu trách nhiệm trước hiệu trưởng về kết quả hoạt động của bộ phận này.
Phó chánh văn phòng, hay còn gọi là Phó trưởng phòng, là người hỗ trợ Trưởng phòng trong việc tổ chức và quản lý các lĩnh vực cụ thể Họ thực hiện các nhiệm vụ được giao và chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về kết quả hoạt động của bộ phận mình quản lý.
Nhân viên nghiệp vụ, bao gồm nhân viên văn thư và lưu trữ, có trách nhiệm hoàn thành khối lượng và chất lượng công việc được giao đúng thời hạn hoặc theo hình thức khoán Họ phải chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng về kết quả công việc của mình.
+ Quy chế hoạt động của văn phòng:
Văn phòng trường ĐHBKHN, với vai trò là một đơn vị hành chính sự nghiệp, có nguyên tắc tổ chức và nhiệm vụ riêng biệt so với các văn phòng doanh nghiệp Quy chế hoạt động của văn phòng được chia thành 4 phần cụ thể.
Phần I: Chức năng và nhiệm vụ của văn phòng: Nêu lên chức năng chung của văn phòng là tham mưu, tổng hợp và hậu cần và chức năng chủ yếu ởđây là tổng hợp và hậu cần.
Phần II: Các nhiệm vụ cụ thể như sau:
+ Tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất các biện pháp thực hiện sự chỉđạo vàđiều hành của thủ trưởng.
Thực hiện công tác văn thư và lưu trữ, giải quyết các đơn thư, tờ trình từ các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan Theo dõi tiến độ giải quyết các đơn thư và tờ trình để đảm bảo tính hiệu quả trong công việc.
Chúng tôi thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng, đồng thời chịu trách nhiệm về tính pháp lý của các thủ tục văn bản trước lãnh đạo đơn vị và cơ quan hành chính cấp trên.
Phần III: Tổ chức bộ máy của văn phòng: Quy định về chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của bộ máy văn phòng và mối quan hệ công tác giữa văn phòng đối với các phòng ban khác trong cơ quan.
Phần III : Nhiệm vụ, quyền hạn của Trưởng phòng
Phần IV: Lề lối làm việc của văn phòng:
+ Quy định các chếđộ giao ban, hội họp của văn phòng
+ Quy định phương thức tham mưu, tổng hợp các loại báo cáo thuộc trách nhiệm văn phòng phải thực hiện
+ Quy định việc giám sát, đôn đốc kiểm tra thực hiện chương trình công tác trong văn phòng
+ Quy định trách nhiệm điều hành, quản lý do thủ trưởng cơ quan uỷ nhiệm và giao phó.
Các nghiệp vụ văn phòng:
Gồm các nghiệp vụ về thông tin, tham mưu, văn thư, lưu trữ, hậu cần, hoạt động giao tiếp
Sơđồ hệ thống thông tin
+ Xây dựng và tổ chức nguồn tin:
Việc thu thập thông tin được thực hiện qua nhiều kênh khác nhau, bao gồm kênh thông tin theo ngành từ trên xuống và từ dưới lên, kênh thông tin theo từng cấp trong nội bộ cơ quan, hệ thống báo cáo, hội họp, giao ban, cũng như qua tra cứu và giao tiếp.
Phân tích và xử lý thông tin bao gồm việc kiểm tra tính chính xác và hợp lý của các tài liệu Quá trình này đòi hỏi hệ thống hóa, chỉnh lý, tổng hợp và phân tích số liệu từ các nguồn tài liệu khác nhau.
+ Cung cấp, phổ biến thông tin
+ Bảo quản lưu trữ thông tin
Tham mưu là hoạt động hỗ trợ tìm kiếm quyết định tối ưu trong quản lý để đạt hiệu quả cao Hoạt động này giúp thủ trưởng xử lý tình huống một cách hiệu quả và hỗ trợ lãnh đạo trong việc đưa ra các quyết định và đề án quản lý hợp lý.
Cần xây dựng cơ sở vật chất phù hợp cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan, đồng thời cung cấp các phương tiện, dụng cụ và điều kiện cần thiết để nâng cao năng suất lao động và hiệu quả công tác.
Thông tin ra phản hồi Thông tin vào
Bao gồm các nghiệp vụ như: Quản lý chi tiêu kinh phí; đảm bảo điều kiện làm việc của cơ quan.
HIỆN TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRONG VĂN PHÒNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG
Công tác văn thư
1.3.1.1 Về công tác tiếp nhận và xử lý văn bản đến
Tất cả các văn bản đến phải được xử lý qua văn thư theo quy định, với dấu “văn bản đến”, số đăng ký, và ngày tháng năm Sau khi văn bản được phân phối, văn thư sẽ nhập thông tin vào máy tính và chuyển cho bộ phận tổng hợp để trình Ban lãnh đạo Các văn bản hoặc báo cáo nghiệp vụ của từng phòng sẽ được chuyển trực tiếp đến phòng đó.
Bộ phận hành chính có vai trò quan trọng trong việc tiếp nhận và phân loại các văn bản Nhân viên văn thư sẽ ghi số và ngày đến, sau đó vào sổ văn bản đến Đối với các văn bản ghi “hoả tốc”, “thượng khẩn” và “mật”, cũng như các loại fax và điện tín, nhân viên văn thư cần ghi rõ giờ đến và chuyển ngay đến tay người nhận theo đúng quy định quản lý văn bản.
Văn bản gửi đích danh cá nhân sẽ được chuyển trực tiếp đến người nhận để giải quyết Đối với các loại văn bản pháp quy, pháp lệnh, chỉ thị, nghị quyết, lãnh đạo sẽ giao cho văn phòng sao gửi và lưu trữ bản gốc tại văn thư hoặc các phòng ban nghiệp vụ có liên quan theo quy định.
Những văn bản gửi đến không đúng quy định và không thuộc thẩm quyền xử lý của Trường ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG thì được trảl ại nơi gửi.
Khi nhận được văn bản từ cấp trên chuyển xuống, từ các đơn vị trực thuộc chuyển về có thểđược qua 4 bước sau:
- Qua hệ thống văn bản mật
- Các đơn vị công tác về
Khối lượng văn bản nhận từ các nguồn:
Văn bản của Trung ương Đảng, Quốc hội và Chính phủ
Văn bản của các Bộ, Nghành
Văn bản của các đơn vị trực thuộc
Văn bản của các tổ chức, công ty và cá nhân
+ Tình hình kiểm tra đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Thủ truởng cơ quan hoặc trưởng phòng có nhiệm vụđôn đốc và kiểm tra việc giải quyết văn đến.
Cán bộ văn thư có nhiệm vụ chuyển giao văn bản đến người nhận và đảm bảo các đơn vị, cá nhân thực hiện đúng trách nhiệm trong việc xử lý văn bản.
Văn bản sẽ được lưu giữ bởi người thừa hành cho đến khi hoàn tất giải quyết Trong thời gian này, văn bản sẽ được bảo quản trong hồ sơ công việc của họ Sau khi văn bản được giải quyết, nếu có yêu cầu phản hồi bằng văn bản, người thừa hành cần tóm tắt nội dung trả lời và kẹp vào văn bản gốc, đồng thời chuyển bản sao của phản hồi cho nhân viên văn thư để lưu trữ.
+ Đăng ký văn bản đến để quản lý các văn bản đến chặt chẽ và tra tìm văn bản được nhanh chóng dễ dàng
1.3.1.2 Về việc tổ chức quản lý và xử lý văn bản đi Đối với văn bản đi bản thảo khi trình lãnh đạo Trường duyệt đều có chữ ký của trưởng phòng hoặc phó phòng Bộ phận tổng hợp thuộc văn phòng xem xét các yếu tố về thể thức văn bản Sau đó trình lãnh đạo ký duyệt bản thảo Khi bản thảo đãđược duyệt bộ phận tổng hợp trả lại phòng có bản thảo để chỉnh lý bổ sung thêm thành bản chính và trình lãnh đạo ký Sau khi văn bản được ký chính thức được chuyển đến văn thư, cán bộ văn thư xem xét lại thể thức văn bản đầy đủ mới đóng dấu vào sổ và cho phát hành văn bản đi Văn thư trả lại phòng có văn bản đi một bản lưu cùng với hồ sơ trình kèm theo
Trường ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG là một đơn vị tổ chức lớn do vậy khối lượng văn bản đi phải xử lý hàng ngày rất nhiều
1.3.1.3 Tổ chức quản lý hồ sơ, sách tài liệu trong Trường
Hồ sơ và sổ sách tài liệu lưu trữ là những tài liệu quan trọng ghi lại mọi hoạt động của đơn vị, cần được bảo quản cẩn thận để dễ dàng tra cứu và sử dụng khi cần Các văn bản đã được xử lý xong cần được tổ chức thành hồ sơ, sắp xếp theo thứ tự logic và khoa học để đảm bảo tính hiệu quả trong việc quản lý thông tin.
+ Cặp đựng văn bản, tài liệu cần được giải quyết
+ Cặp đựng văn bản, tài liệu đã xử lý
+ Cặp đựng giấy tờ giải quyết như các loại báo cáo, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ kỹ thuật để nghiên cứu tham khảo và các giấy tờ khác.
1.3.1.4 Tổ chức quản lý sử dụng con dấu
Con dấu của văn phòng bao gồm con dấu Trường ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG và dấu ghi tên Trưởng phòng hành chính – tổng hợp.
Quá trình sử dụng và bảo quản con dấu thực hiện theo đúng quy định của pháp luật và của cơ quan
1.3.1.5 Sử dụng công nghệ thông tin trong công tác Văn thư
Trường Đại học Hải Dương đã ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư từ năm 1992, và vào cuối năm 1998, chương trình văn thư đã được cải tiến đáng kể Hiện nay, việc cập nhật văn bản đến và đi diễn ra hàng ngày, giúp nâng cao chất lượng khai thác thông tin qua từng năm Công tác quản lý văn bản trên máy tính đã đi vào nề nếp, đáp ứng kịp thời nhu cầu tra cứu và chỉ đạo của Nhà trường trong bối cảnh mới.
Hiện nay, bộ phận văn thư đã được trang bị các thiết bị hiện đại như máy điện thoại, máy fax, máy photocopy và máy in, nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác văn thư và lưu trữ.
SƠ ĐỒ VĂN BẢN ĐẾN
SƠ ĐỒ VĂN BẢN ĐI
MỘT SỐ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ 18
LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
2.1.1 Khái niệm công tác văn phòng
Công tác văn phòng là một thuật ngữ quan trọng liên quan đến nhiều hoạt động trong tổ chức, bao gồm hỗ trợ lãnh đạo, quản lý thông tin kinh tế, chính trị xã hội và hành chính Ở đầu vào, công tác văn phòng tập trung vào việc tối ưu hóa các hoạt động thông qua việc sử dụng thông tin hiệu quả Ở đầu ra, nó liên quan đến việc phân phối, truyền tải và xử lý thông tin phản hồi từ cả nội bộ và bên ngoài tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo Những hoạt động này đóng vai trò quan trọng trong việc hoàn thiện quy trình tổ chức và điều hành, giúp lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác và hiệu quả nhất cho đơn vị.
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
Văn phòng là một thực thể khách quan, tồn tại độc lập như các tổ chức khác, thông qua mối quan hệ với môi trường xung quanh Nó có lý do tồn tại riêng về cả phương diện tự nhiên và xã hội Theo khái niệm về văn phòng, có ba chức năng cơ bản mà văn phòng đảm nhiệm.
2.1.2.2 Nhiệm vụ của công tác văn phòng a Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị b.Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan đơn vị c Thu, nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin d.Trợ giúp về văn bản e Bảo đảm các yếu tố vật chất, tài chính cho hoạt động của cơ quan, đơn vị f Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng g.Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng h áp dụng các tiến bộ khoa học – kỹ thuật để luôn đổi mới và hoàn thiện các nghiệp vụ văn phòng và toàn bộ hoạt động của tổ chức.
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂNTHƯ – LƯU TRỮ TRONG TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG
3.1.1 Về cơ cấu tổ chức:
Văn phòng trường Đại học Hải Dương có cơ cấu tổ chức chức năng, với mỗi phòng ban đảm nhận một nhiệm vụ riêng biệt Đội ngũ cán bộ nhân viên tại đây đều có chuyên môn cao và thành thạo trong lĩnh vực quản lý của mình Tuy nhiên, cấu trúc này cũng bộc lộ nhược điểm, như vi phạm nguyên tắc tập trung dân chủ, khi người thừa hành phải nhận và thực hiện nhiều mệnh lệnh cùng lúc, dẫn đến khả năng xảy ra mâu thuẫn và chồng chéo trong các chỉ đạo.
3.1.2 Về chức năng nhiệm vụ:
Văn phòng Trường ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG, với vai trò là một đơn vị hành chính sự nghiệp, có chức năng chủ yếu là tổng hợp và hậu cần Nhiệm vụ của văn phòng bao gồm công tác văn thư, lưu trữ, tổng hợp thông tin và thực hiện các nghiệp vụ chuyên môn liên quan đến công tác hậu cần.
3.1.3 Về việc bố trí văn phòng:
Bố trí phòng làm việc cho Trưởng phòng và các bộ phận chức năng là rất quan trọng Các phòng này cần được trang bị đầy đủ thiết bị như máy photocopy, máy fax, điện thoại và máy in Đặc biệt, vị trí của các phòng nên cách biệt với những khu vực làm việc khác để giảm thiểu tiếng ồn từ việc sử dụng các phương tiện này.
3.1.4 Về công tác thông tin:
Một số hạn chế của công tác thông tin trong văn phòng Trường ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG
- Không chủ động trong tổ chức nguồn tin nên không thường xuyên nắm bắt thông tin nên mỗi khi lãnh đạo cần đến thì bối rối lúng túng.
- Chưa thực hiện tốt các nguyên tắc của thông tin
- Tài liệu thông tin đôi khi chưa đảm bảo tính chính xác, không phản ánh trung thực tình hình thực tế
Hiện nay, chưa có quy chế chặt chẽ về chế độ báo cáo, dẫn đến việc đội ngũ cán bộ làm công tác thông tin thiếu hụt các kỹ năng nghề nghiệp cần thiết Điều này ảnh hưởng đến khả năng khai thác và sử dụng hiệu quả các phương tiện kỹ thuật phục vụ cho công tác thông tin.
Để nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin tại cơ sở, cần tăng cường kiểm tra và đôn đốc thường xuyên hoặc đột xuất Đồng thời, thiết lập chế độ báo cáo và đào tạo cán bộ, nhân viên về các nghiệp vụ như thu nhận, xử lý, lưu trữ và chuyển phát thông tin Bên cạnh đó, cần phát triển kỹ năng soạn thảo thông tin và sử dụng các phương tiện làm việc, cũng như trang bị các thiết bị hiện đại để hỗ trợ trong việc cung cấp và xử lý thông tin.
3.1.5 Về công tác hậu cần:
Hiện nay, Trường gồm có 2 cơ sở đào tạo với tổng diện tích đất là 33,7ha:
5.1 Cơ sở tại phường Hải Tân, thành phố Hải Dương: Với khuôn viên rộng
19.862m 2 ; được phủ kín hệ thống Internet không dây; hệ thống an ninh - trật tự, bảo vệ cho người học được an toàn; vệ sinh môi trường xanh - sạch - đẹp…;
Nhà Hiệu bộ có diện tích 1.018m², trong khi Giảng đường trung tâm với sức chứa 500 chỗ ngồi rộng 777m² Trường trang bị 40 phòng học lý thuyết với máy chiếu Projector và các phòng thi, học có hệ thống camera hỗ trợ Ngoài ra, còn có 09 phòng thực hành, thực tập đa năng và khu giáo dục thể chất với sân vận động rộng 10.000m² thoáng mát, cùng với sân trường và đường đi luôn sạch sẽ.
Thư viện truyền thống có trên 500 đầu sách, mỗi đầu sách có bình quân từ
Thư viện Điện tử cung cấp từ 100 đến 200 cuốn sách, với nhiều máy vi tính hiện đại và một phòng đọc rộng 150m2, có khả năng phục vụ tối thiểu 100 người cùng lúc Giáo trình giảng dạy cho các học phần trong chương trình đào tạo của nhà trường được trang bị đầy đủ, đáp ứng nhu cầu học tập của sinh viên.
Ký túc xá sạch sẽ và khép kín; 30 phòng (810m 2 );
Nhà ăn tập thể (360m 2 ) tiện lợi, an toàn và tiết kiệm.
5.2 Cơ sở tại xã Liên Hồng, huyện Gia Lộc, tỉnh Hải Dương: Nằm trong khu liên hợp thể thao, văn hóa, y tế, giáo dục ở giáp phía Nam cầu Lộ Cương với tổng diện tích đất là 31,8ha, trong đó:
Trường có diện tích xây dựng lên tới 21,7ha, trong đó giai đoạn 01 chiếm 14,7ha Hiện tại, nhà trường đang tiến hành xây dựng Giảng đường đa năng 02 tầng với sức chứa 500 chỗ ngồi mỗi tầng và đang chuẩn bị khởi công cho một số giảng đường khác.
Ký túc xá sinh viên rộng hơn 10ha, bao gồm 04 tòa nhà 5 tầng với 1.760 chỗ ở tiện nghi, khép kín, đảm bảo tiêu chuẩn quốc tế, mang đến không gian sống khang trang và sạch sẽ cho sinh viên.
GS.TSKH Bùi Văn Ga - Thứ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo dự Lễ Kỷ niệm
50 năm ngày truyền thống của Trường
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TRONG VAN PHÒNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG
Công tác Văn thư – lưu trữ tại Đại học Hải Dương đã thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ được giao Mối quan hệ giữa văn phòng thủ trưởng và các ban chuyên môn được thiết lập hiệu quả Việc thực hiện đúng thẩm quyền và ủy quyền trong quản lý đã có nhiều tiến bộ, giúp hoạt động văn thư lưu trữ trở nên quy củ hơn Đội ngũ cán bộ văn thư lưu trữ làm việc nhiệt tình, tạo thuận lợi cho việc cụ thể hóa công việc và tổ chức thực hiện nhiệm vụ.
Việc rà soát các văn bản đã ban hành mang lại hiệu quả tích cực, giúp loại bỏ những văn bản không còn hiệu lực, văn bản sai quy định, và những văn bản cần sửa đổi, bổ sung Qua quá trình này, hệ thống văn bản được tổ chức và lưu trữ một cách khoa học Các phòng ban, đơn vị có trách nhiệm sắp xếp lại các văn bản, đồng thời thực hiện quy chế nộp lưu và bảo quản tài liệu theo đúng quy định.
Công tác văn thư được thực hiện một cách nhịp nhàng và đồng bộ, đảm bảo việc chuyển giao các loại văn bản đi và đến diễn ra nhanh chóng Đồng thời, công tác này cũng chú trọng đến việc phân loại độ "mật" của các văn bản.
Cán bộ nhân viên trong văn phòng đã hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao và đảm bảo tuân thủ đúng các quy định về công tác văn bản và giấy tờ, góp phần vào việc chuyển giao kịp thời.
Trường ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG đã chủ động xây dựng nội quy và quy chế làm việc phù hợp với Quyết định số 54- QĐ/ GD&ĐT của Bộ GD&ĐT, quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các phòng ban Các đơn vị trực thuộc cũng đã phát triển quy chế hoạt động và nội quy riêng, đảm bảo tính khoa học và chi tiết cho từng công việc và chức danh Những quy định này tuân thủ các quy định hiện hành về quản lý hành chính Nhà nước, tạo nền tảng pháp lý vững chắc cho công tác quản lý của Trường.
Mặc dù đã đạt được nhiều kết quả quan trọng trong quy trình tiếp nhận và xử lý văn bản giấy tờ, nhưng vẫn còn tồn tại một số nhược điểm cần khắc phục.
Quá trình chuẩn bị ban hành văn bản thường phải được thực hiện nhiều lần do không phù hợp với thực tế hoặc có thiếu sót Vẫn còn tình trạng văn bản sai thể thức và quy cách, dẫn đến nội dung không được rõ ràng.
Quản lý văn bản hiện vẫn gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là việc nộp tài liệu vào lưu trữ cuối năm mà nhiều phòng ban chưa thực hiện hiệu quả Hệ quả là các văn bản vẫn bị rải rác tại các phòng ban chức năng, gây khó khăn trong việc tra cứu và tiêu tốn nhiều thời gian.
Bố trí văn phòng hiện tại hợp lý nhưng chưa đảm bảo toàn diện chế độ bảo mật tài liệu Cần kết nối linh hoạt văn phòng với các phòng ban chức năng khác để tối ưu hóa việc cập nhật thông tin và hỗ trợ hoạt động, từ đó đạt được kết quả tốt nhất.
Công tác nộp hồ sơ tại các phòng ban trong cơ quan Nhà nước chưa được thực hiện triệt để, dẫn đến tình trạng văn bản và tài liệu sau khi được xử lý không được lưu trữ đúng cách Đây là một vấn đề nghiêm trọng trong ngành lưu trữ, đặc biệt là tại Trường Đại học Hải Dương.
Nhà trường sẽ tiếp tục phát huy những điểm mạnh hiện có và tìm kiếm các biện pháp khắc phục những hạn chế trong công tác văn phòng.
3.2.3 Một số gải pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động Văn thư – lưu trữ Để công tác Văn thư – lưu trữ hoạt động một cách có hiệu quả nhằm thực hiện những mục tiêu chung của đơn vị theo xu hướng công cuộc cải cách hành chính Chúng ta cần quan tâm đúng mức đến công tác này để phát huy tối đa hiệu quả của nó Để làm được điều này trước hết cần đổi mới nhận thức về vai trò của công tác Văn thư – lưu trữđối với hoạt động quản lý trong Nhà trường. Để hướng tới xây dựng ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG trở thành một trường đại học có tên tuổi lớn không chỉở trong nước mà còn trên thế giới, hiện đại theo kịp chủ chương chính sách cuả Đảng và Nhà nước ta Quan trọng nhất là phải đảm bảo đầy đủ kịp thời nguồn thông tin phục vụ trước hết hàng ngày cho cán bộ lãnh đạo và chuyên môn Trên cơ sở nhận thấy một số vấn đề còn tồn tại em xin đưa ra một số các giải pháp sau:
Do ảnh hưởng của chế độ quan liêu bao cấp, đội ngũ cán bộ mặc dù được đào tạo chuyên môn nhưng thiếu nhạy bén và chậm nắm bắt thông tin Để khắc phục tình trạng này, Nhà trường cần tăng cường đào tạo bồi dưỡng chuyên môn cho nhân viên văn phòng, nâng cao ý thức trách nhiệm và năng lực trong công việc.
Đào tạo đội ngũ cán bộ trẻ là rất quan trọng, do đó cần thường xuyên cử cán bộ Văn thư – lưu trữ tham gia các khóa học chuyên môn Việc này giúp họ nắm vững nghiệp vụ, từ đó nâng cao hiệu quả và tính khoa học trong quá trình giải quyết công việc.
Để cải thiện hiệu quả làm việc tại văn phòng, lãnh đạo trường cần thiết lập quy chế làm việc cho các đơn vị trực thuộc Đồng thời, việc kiểm tra và xem xét tình hình định kỳ là cần thiết để bổ sung và sửa đổi quy định cho phù hợp với thực tế.
- Giáo dục ý thức kỷ luật và tính tích cực trong lao động cho cán bội nhân viên Văn thư – lưu trữ.
