Khóa luận tốt nghiệp - đề tài - Công tác nghiệp vụ Văn thư đi và đến tại văn phòng Trường Đại học Hải Dương

Quatìm hiểu tình hình thực tế công tác văn phòng tại Trường ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG , em đã chọn đề tài “Công tác nghiệp vụ Văn thư đi và đến tại văn phòng Trường Đại học Hải Dương” làm đề tài

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên em xin chân thành cảm ơn đến quý Thầy , Cô trường ĐẠiHọc Hải Dương ,những người đã trục tiếp giảng dạy,truyền đạt những kiến thức bổích cho em , đó chính là những nền tảng cơ bản ,là những hành trang vô cùng quýgiá , là bước đâu tiên cho em bước vào sự nghiệp sau này trong tương lai Đặc biệt

là Cô Vũ Thị Thu Trang – một người cô đã cho em rất nhiều kiến thức và đam mênghành quản trị mà em đã chọn Cảm ơn cô đã tận tình quan tâm , giúp đỡ , giải đápnhững thắc mắc , em mới có thể hoàn thành được bào báo cáo này

Bên cạnh đó , em cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành tới Thầyhiệu trưởng, các Thầy Cô trong trường Đại Học Hải Dương đã tạo điều kiện giúp đỡ

em được học tập rèn luyện cho em thành một con người có ích cho xã hội làm chủđược tương lai giúp đất nước có thêm các tài năng làm giàu cho đất nước và pháttriển hơn

Trong quá trình học tập và làm bài báo cáo này , vì chuwa có kinhnghiệm thực tế nhiều , chỉ dựa vào lý thuyết đã được học tập tại trường cùng vớithời gian hạn hẹp lên bài báo cáo sẽ không tránh khỏi những sai sót Kính mongnhận được sự góp ý , từ phí a Thầy , Cô cùng các bạn trong trường Đại Học HảiDương để kiến thức của em ngày càng hoàn thiện hơn và rút ra được những kinhnghiệm bổ ích có thể áp dụng được vào thực tiễn một cách hiệu quả trong tương lai

Kính mong mọi người luôn vui vẻ , hạnh phúc , dồi dào sức khỏe vàthành công trong công việc

Em xin chân thành cảm ơn !

SVTH

NGUYỄN THỊ THÙY LINH

PHẦN I THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ ĐI VÀ ĐẾN TẠI TRƯỜNG

ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG 1.1 Lý do chọn đề tài :

Qua chuyến đi thực tập tại Trường ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG đã giúp em cóđược những kiến thức thực tế và những cái nhìn mới về công tác văn phòng Quatìm hiểu tình hình thực tế công tác văn phòng tại Trường ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG ,

em đã chọn đề tài “Công tác nghiệp vụ Văn thư đi và đến tại văn phòng Trường Đại

học Hải Dương” làm đề tài cho báo cáo chuyên đề của mình.Đây là một kiểu đề tài

mà từ trước tới nay đã có nhiều công trình nghiên cứu Song đối với Trường Đạihọc Hải Dương với những hoạt động mang tính chất đặc thù của mình thì chưa có ai

đề cập đến Do đó em mạnh dạn chọn để làm báo cáo chuyên đề cho mình, giảiquyết vấn đề này em muốn đóng góp một phần nhỏ bé trong bước đầu nghiên cứu,

tổ chức công tác Văn thư – đi và đến tại Trường Đại Học Hải Dương, đồng thời gópphần vào việc xem xét tổ chức hoạt động văn thư - lưu trữ ở các cơ quan khác nóichung Hiện nay công tác Văn thư – lưu trữ văn bản đi và đến trong văn phòng Đạihọc Hải Dương vẫn còn tồn tại những điểm bất cập, những bất cập này vừa do ýmuốn chủ quan lẫn điều kiện khách quan mang lại

Nghiên cứu về công tác Văn thư – lưu trữ tại Trường Đại học Hải Dươngnhằm đánh giá thực trạng hoạt động tại Trường Đại học Hải Dương và đưa ra một

số kiến nghị, biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động công tác Văn thư – lưutrữ tại Trường cho phù hợp với đặc điểm và tình hình hoạt động chung Qua đây emxin được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Cô giáo Vũ Thị Thu Trang đã nhiệt tìnhgiúp đỡ và động viên em để hoàn thành tốt Báo cáo chuyên đề này Em xin trântrọng cảm ơn ban lãnh đạo Nhà trường, toàn thể các cô chú trong phòng Hành chính– Tổng hợp Trường Đại Học Hải Dương đã nhiệt tình chỉ dẫn và tạo điều kiện thuậnlợi trong suốt thời gian thời gian em thực tập tại Trường

Em xin chân thành cảm ơn.

1.2 Những nét cơ bản về nhà trường ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG

Tên gọi:TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG - HAI DUONG UNIVERSITY Biểu tượng:

“Đào tạo chất lượng gắn liền với tiết kiệm chi phí cho người học”

ĐỊA CHỈ: GIỮA SỐ 1002 VÀ 1004 (VÀO TRONG 200m) - ĐẠI LỘ LÊ THANH NGHỊ, TP HẢI DƯƠNG

 ĐT: (0320) 3.866.258 - 3.864.455 * FAX: (0320) 3.861.249

Website: http://uhd.edu.vn hoặc http://ktkt-haiduong.edu.vn

Hội trường đa năng 500 chỗ ngồi/tầng tại Trường mới

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển trường ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG

Trường Đại học Hải Dương (Trường Đại học Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dương)

là Trường công lập trực thuộc UBND tỉnh Hải Dương, được thành lập ngày 26tháng 07 năm 2011 trên cơ sở nâng cấp từ Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật HảiDương và được đổi tên theo Quyết định số 378/QĐ-TTg ngày 01 tháng 3 năm 2013của Thủ tướng Chính phủ;

Với truyền thống 52 năm xây dựng và trưởng thành (trên cơ sở hợp nhất, sápnhập các cơ sở đào tạo từ các ngành: Tài chính, Kế hoạch, Thương nghiệp, Lao động

và Lương thực) Nhà trường có uy tín và thế mạnh đào tạo chuyên nghiệp và dạynghề theo các bậc: sơ cấp, trung cấp, cao đẳng và đại học theo các khối ngành kinh

tế - kỹ thuật - xã hội

1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của nhà trường

Với phương châm “đào tạo đạt chất lượng gắn liền với tiết kiệm chi phí cho người học”, bằng nhiều giải pháp khả thi, chất lượng đào tạo của Nhà trường ngày

càng được nâng cao, đáp ứng nhu cầu thực tiễn của xã hội Hiện Nhà trường luônnăng động, sáng tạo và đổi mới, chủ động vượt qua rất nhiều khó khăn, thách thức:tích cực đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại; làm tốt công tácsinh viên, học sinh; thực hiện các cơ chế thu hút, đào tạo, bồi dưỡng nâng caonăng lực, trình độ đội ngũ cán bộ, giảng viên; đổi mới nội dung, chương trình,phương pháp đào tạo theo hướng tiên tiến, hiện đại; không ngừng nghiên cứukhoa học, mở và đào tạo các ngành bậc đại học, cao đẳng mới gắn với nhu cầubức xúc của xã hội; phối hợp, trao đổi kinh nghiệm quản lý và đào tạo với các

trường đại học có uy tín ở trong và ngoài nước để xây dựng và đào tạo phù hợp

cơ chế thị trường và hội nhập quốc tế;

Tập thể Nhà trường, nhiều đơn vị và cá nhân trực thuộc đã được Đảng, Nhànước, các tổ chức chính trị - xã hội ghi nhận và tặng thưởng nhiều phần thưởng cao quý

Đồng chí Bùi Thanh Quyến - Ủy viên TW Đảng, Bí thư Tỉnh ủy, Chủ tịch HDND Tỉnh trao tặng Huân chương lao động hạng nhì cho tập thể cán bộ, giảng viên Nhà trường

1.2.3 Cơ cấu bộ máy tổ chức lãnh đạo

1.2.4 Tổ chức bộ máy công tác văn bản đến và văn bản đi và chức năng nhiêm vụ

Nội dung của công tác văn thư là những công tác liên quan đến công tácquản lý và giải quyết về văn bản trong các cơ quan, đơn vị và thường bao gồm 5 nộidung cơ bản sau:

- Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến

- Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi

- Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơ quan

- Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan

- Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

* Tiếp nhận giải quyết văn bản đến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà cơ quan

nhận được từ các nơi khác gửi đến gọi tắt là “Văn bản đến”

Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản đến được thực hiện theo nguyêntắc: Mọi văn bản, giấy tờ đến cơ quan đều phải qua bộ phận văn thư, bộ phận này

có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống nhất yêu cầu xử lý nhanh chóng, chính xác, giữ

bí mật Văn bản đến cơ quan, đơn vịđều phải qua văn phòng hoặc trưởng phònghnàh chính xem xét trước khi phân phối cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết

* Tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi: Tất cả những văn bản giấy tờ, tài

liệu do cơ quan đơn vị gửi đi chung là “văn bản đi”

1.2.5 Hình thức áp tiếp nhận văn bản đến và văn bản đi

Việc tổ chức, tiếp nhận giải quyết văn bản đến được thực hiện theo 5 bước sau:

Bước 1: Sơ bộ phân loại văn bản

Số, ký hiệu

Ngày, tháng

trích yếu nội dung

Lưu hồ

Nơi nhận văn

Ký nhận

Ghi chú

Số lượng bì văn bản

Nơi nhận (người nhận)

Ký nhận vàđóng dấu

Việc tổ chức quản lý văn bản đi cũng được thực hiện theo nguyên tắc: Các

văn bản giấy tờ của cơ quan, đơn vị để gửi ra ngoài nhất thiết phải qua bộ phận vănthư, cán bộ văn thư phải có trách nhiệm đăng ký vào sổ, đóng dấu và có trách nhiệmgửi đi

Thủ tục quản lý gửi văn bản đi bao gồm 6 bước sau:

Bước 1: Đánh máy, in văn bảnBước 2: Ký vàđóng dấu văn bảnBước 3: Đăng ký văn bản điBước 4: Chuyển giao văn bản điBước 5: Kiểm tra việc quản lý giải quyết văn bản điBước 6: Sắp xếp các bản lưu văn bản

Mẫu sổ chuyển văn bản qua bưu điện hoặc đến các cơ quan

Ngày tháng Số ký hiệu

văn bản

Số lượng bì văn bản

Nơi nhận văn bản

Ký nhận vàđóng dấu văn bản

Số lượng văn bản hoặc bì văn bản

Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quanđược nhanh chóng, chính xác, vừa nâng cao năng suất vừa đảm bảo chất lượng,đúng chế độ, giữ gìn bí mật thư tín, hạn chế những vi phạm trong việc sử dụng cácvăn bản giấy tờ để làm trái pháp luật

1.3.1 Công tác quản lý văn bản

Tuỳ thuộc vào cơ cấu tổ chức của cơ quan, số lượng văn bản đi, văn bản đến

và chức năng, nhiệm vụ của cơ quan để có thể tổ chức công tác văn thư theo mộthình thức phù hợp

Hình thức văn thư hỗn hợp: Đây là hình thức tổ chức mà trong đó có một số

khâu nghiệp vụ chủ yếu của công tác văn thư như: Đánh máy, in, đăng ký văn bảnđược tổ chức chung ở một nơi Còn khâu nghiệp vụ khác như: theo dõi giải quyếtvăn bản, lưu văn bản được thực hiện ở các bộ phận, các đơn vị nhỏ Hình thức vănthư hỗn hợp thường được áp dụng ở các cơ quan trong hệ thống hành pháp và quản

lý hành chính Nhà nước

1.3.2 Quy trình quản lý văn bản đến và văn bản đi

Trong quá trình thực hiện những nội dung trên cần phải đảm bảo những yêucầu sau:

- Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tácvăn thư;

- Nghị định số 09/2010/NĐ- CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủsửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ- CP ngày 08 tháng 4năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

- Thông tin số 09/2011/TT- BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụquy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức;

- Văn bản số 139/VTLTNN- TTTH ngày 04 tháng 3 năm 2009 của Cục Vănthư và Lưu trữ nhà nước về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơtrong môi trường mạng;

- Thông tư số 07/2012/TT- BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫnquản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;

- Công văn số 1060/VTLTNN- TTTH ngày 06/11/2012 của Cục Văn thưLưu trữ nhà nước về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động củaCục VTLTNN

2.2 Cơ sở thực tiễn

+ Những thành công

Thực hiện tốt công tác tiếp nhân các văn bản và văn thư sẽ góp phần giảiquyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, vừa nâng cao năng suấtvừa đảm bảo chất lượng, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạnchế những vi phạm trong việc sử dụng các văn bản giấy tờ để làm trái pháp luật

Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ thông tin về mọi hoạt động của cơquan Nội dung các văn bản phản ánh hoạt động của cơ quan cũng như hoạt độngcủa các cá nhân giữ các trách nhiệm khác nhau trong cơ quan, bên cạnh đó nó sẽ lànhững bằng chứng quan trọng khi có những vi phạm xảy ra trong quá trình hoạt động

Công tác văn thư nề nếp sẽ lưu giữ được toàn bộ hồ sơ tài liệu bằng văn bảntạo điều kiện tốt nhất cho công tác lưu trữ của cơ quan Đây là nguồn bổ sung chủyếu, thưòng xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ tài liệu có giá trị Trongcác quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ vànộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quốc gia Nếu chất lượng hồ sơ không tốt, văn bản giữlại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ cơ quan thấp, nếu không sẽgây khó khăn rất nhiều cho công tác lưu trữ.

Công tác văn thư góp phần làm giảm bớt các giấy tờ vô dụng, tiết kiệm đượccông sức và tiền của cho cơ quan Đồng thời công tác này giữ gìn đầy đủ những hồ

sơ, tài liệu cần thiết có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, giải quyết công việctrước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu và sử dụng lâu dài

PHẦN III : GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG 3.1 Nhận xét

Chúng ta đang được chứng kiến sự chuyển mình vĩ đại của cuộc cách mạngkhoa học công nghệ trong mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Công nghệ thông tincùng với công nghệ sinh học, công nghệ năng lượng, công nghệ vũ trụ và công nghệdại dương được coi là con tàu vĩ đại chở nền văn minh công nghiệp sang thế kỷ 21,trong đó công nghệ thông tin được coi là người điều khiển Sự phát triển của xa lộthông tin đã thu hẹp khoảng cách giữa các quốc gia, giữa các vùng và các đơn vị tổchức với nhau để có được lợi ích tốt nhất cho mình Thành công hay thất bại củamột đơn vị ngày càng tuỳ thuộc rất lớn vào khả năng chiếm lĩnh được lợi thế thôngtin, và khả năng sử dụng những thông tin đó cho hoạt động của mình Vì vậy cácđơn vị, tổ chức đã vàđang ngày càng nâng cao công tác văn phòng trợ giúp đắc lựccho việc tìm kiếm, lưu trữ, bảo quản và sử dụng nguồn lực thông tin cho toàn bộhoạt động của mình.Đặc biệt là công tác Văn thư – Lưu trữ đang ngày càng đượccác cơ quan, đơn vị quan tâm và hoàn thiện để trợ giúp đắc lực cho công tác vănphòng phát huy tối đa tác dụng của mình trong đơn vị

Công tác văn thư – lưu trữ ở văn phòng trường ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNGcũng như các phòng ban, đơn vị trong cơ quan Nhà nước góp phần vào việc cảicách hành chính của đất nước, các ngành và nhất là cán bộ lãnh đạo cần có sự quantâm chỉ đạo thiết thực hơn nữa trong công tác này

Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được, cho đến nay vẫn còn nhiều vấn

đề trong lĩnh vực này còn chưa được giải quyết thoả đáng Nó đòi hỏi cần có sự cảitiến, chấn chỉnh để phù hợp với tình hình hiện nay Nâng cao hiệu quả công tác vănthư – lưu trữ đã trở thành một nhiệm vụ quan trọng không chỉ ở trường Đại học HảiDương mà còn ở các cấp các ngành khác nhau

3.1.1 Những ưu điểm và nguyên nhân

Nhìn chung công tác Văn thư – lưu trữ của văn phòng trường ĐẠI HỌC HẢIDƯƠNG đã thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ được giao Mối quan hệ giữa văn

phòng, các ban chuyên môn được thiết lập tốt quản lý có nhiều tiến bộ, hoạt độngvăn thư lưu trữ ở văn phòng có xu hướng đi vào nề nếp Cán bộ văn thư lưu trữtrong văn phòng nhiệt tình công tác, thuận tiện cho việc cụ thể hoá công việc và tổchức thực hiện nhiệm vụ.

Thực hiện chủ trương rà soát các văn bản đã ban hành có tác dụng rất tíchcực giúp loại bớt những văn bản ban hành sai quy định, những văn bản hết hiệu lực,văn bản cần sửa đổi bổ sung, văn bản còn hiệu lực thi hành Qua công tác rà soátgiúp hệ thống hoá văn bản đã ban hành từ trước đến nay đã đưa vào lưu trữ Cácphòng ban, đơn vị có trách nhiệm sắp xếp lại văn bản, từng bước thực hiện quy chếnộp lưu bảo quản tài liệu lưu trữ theo đúng quy định

Công tác văn thư tiến hành từng bước nhịp nhàng vàđồng bộ việc chuyểngiao các loại văn bản đi, đến được thực hiện nhanh chóng, phân loại độ “mật”,

“khẩn” để chuyển giao kịp thời Cán bộ nhân viên trong văn phòng đã hoàn thànhtốt nhiệm vụ được giao và đảm bảo đúng các quy định về công tác văn bản, giấy tờ

3.1.2 Những hạn chế và nguyên nhân

Tuy đã đạt được một số kết quả quan trọng trong việc thực hiện quy trìnhtiếp nhận, xử lý các văn bản giấy tờ nhưng đến nay nó vẫn còn tồn tại những nhượcđiểm

Quá trình chuẩn bị ban hành văn bản phải làm đi làm lại nhiều lần do khôngsát với thực tế hoặc thiếu sót trong quá trình ban hành Tình trạng văn bản sai thểthức còn nhiều, sai về quy cách văn bản Nội dung văn bản không rõ ràng

Việc quản lý văn bản còn nhiều tồn tại, quy định nộp tài liệu vào lưu trữ cuốinăm nhiều phòng ban chưa thực hiện tốt, do đó văn bản còn nằm rải rác ở cácphòng ban chức năng Khi cần tra tìm thì không có hoặc mất nhiều thời gian

Việc bố trí văn phòng hiện nay khá hợp lý, tuy nhiên chưa thực hiện đượcmột cách toàn diện chế độ bảo mật của tài liệu, cần phải kết nối văn phòng với cácphòng ban chức năng khác một cách linh động hơn để giúp cập nhật thông tin tối đa

và hỗ trợ hoạt động để đạt kết quả tốt nhất