Giáo trình tin học microsoft word

Lưu văn bản -B1:Mở hộp thoại Save as bằng một trong các cách: C1: Từ menu File\Save hoặc Save asnếu muốn lưu văn bản với một tên mới C2: Click biểu tượng trên thanh Formatting Lưu văn bả

Giáo trình tin học

Chương I:

Giới thiệu về WORD

I Giới thiệu về Word

- Microsoft Word gọi tắt là Word là một phần mềm chuyên dụng dùng

trong lĩnh vực soạn thảo văn bản, Word 2000 nằm trong bộ Office của

Microsoft.

- Ngoài những chức năng thông dụng của một phần mềm soạn thảo, Word còn cung cấp những công cụ hữu hiệu và thân thiện giúp người sử dụng có thể viết một bức thư, trỡnh bày một lỏ đơn, soạn thảo một hợp đồng,… và hơn thế nữa giỳp làm sỏch, tạp chớ, …

- Với Word 2000 bạn cũn cú thể viết Web, và gửi e-mail trực tiếp hay liờn kết đến bất kỳ một trang web nào

II Khởi động và thoát khỏi Word

1.Cài đặt Word

- Sử dụng đĩa cài Microsoft Office

- Cú thể cài với hệ điều hành Win 95/98, Win 2000, XP, Me …

- Cho đĩa Office vào ổ CDROMđĩa tự động cài hoặc click vào file Setup

C2: Click nút Close ở góc bên bên phải

C3: Double biểu tượng Word ở góc trên trái

C4: Nhấn tổ hợp phím Alt + F4

III Giao diện màn hình Word

Thanh tiêu đềTitle BarThanh Menu

Thanh công cụ

Toolbar

Thanh Status

Thanh ScrollRuler

1 Thanh tiêu đề - Title bar: Thể hiện tên của chương trình

2 Thanh menu – Menu bar: Chứa các menu con khác như File, Edit,

View,

3 Thước canh ngang, canh dọc- Ruler

4 Thanh trượt ngang, trượt dọc – Scroll bar

5 Các thanh công cụ Toolbar bao gồm nhiều thanh công cụ như

Standard, Formating, Drawing,…Thể hiện những nhóm lệnh thường được sử dụng

Cách ẩn hiện các thanh công cụ: Vào menu View/chọn Toolbar/ Chọn

thanh công cụ cần sử dụng Hay Click chuột phải lên phần trống của thanh menu chọn thanh công cụ

6 Thanh trạng thái – Status bar: thể hiện vị trí con trỏ text và trạng thái

của văn bản

7 Màn hình soạn thảo văn bản: là nơi người sử dụng có thể làm việc

Một số thanh công cụ thường dùng

IV Chọn chế độ làm việc

Có nhiều cách để lựa chọn các cách trình bày văn bản bằng cách Click chọn

một trong các biểu tượng bên góc trái dưới Hoặc vào trình đơn View và chọn cách hiện thị thích hợp.

1 Normal: Cửa sổ hiện thị văn bản theo một thước đo canh ngang và thể

hiện dấu hiệu phân trang-> được dùng trong lúc nhập văn bản, ở dạng này word sẽ làm việc nhanh hơn.

2 Page Layout: Cửa sổ hiện thị cách trình bầy văn bản với hai thước canh,

được phân trang theo trang giấy in

3 Outline: Cửa sổ hiện thị văn bản không có thước đo, thích hợp trong việc

trình bày văn bản dài có trật tự theo các đề mục(I,II,1,2,…)

4 Online layout: Chế độ này kết hợp với công cụ Document Map cho phép

xem văn bản dưới dạng cấu trúc tài liệu -> phù hợp với việc đọc hoặc trình bầy có quy mô lớn, cho phép di chuyển nhanh đến các phần khác nhau của tài liệu.

+ Many Pages: Tỉ lệ zoom tự động sao cho xem đủ toàn bộ 2

trang giấy trong toàn bộ văn bản

6 Show/Hide:

Cho phép ẩn đi các ký tự không in trong cửa sổ văn bản như các phím Enter, Space bar, Tab… giúp chúng ta nhận dạng được cách trình bày văn bản chính xác hơn

(2) Dấu Huyền (7) Dấu móc ư, ơ

(3) Dấu hỏi (8) Dấu liềm ă

(4) Dấu ngã (9) Dấu ngang đ

(5) Dấu nặng

2.Kiểu gõ TELEX

Quy tắc: Gõ chữ cái trước và có thể bỏ dấu sau khi gõ xong chữ đó, hoặc bỏ dấu sau khi gõ nguyên âm Nếu bỏ dấu cho chữ hoa phải nhấn thêm phím Shift

ow = ơ Các dấu thay thế bao gồm:

Chương II

Soạn thảo văn bản trong Word

I.Tạo một tệp văn bản Word

1 Tạo một tệp văn bản mới:

C1:Từ Menu File\Chọn New, xuất hiện hộp thoại New Chọn Blank Document

và kiểm vào ô Document trong khung Create New/ Click OK

C2:Nhấn tổ hợp phím Ctrl+N

C3: Click vào biểu tượng trên thanh Standard.

2 Mở một văn bản có sẵn:

C1: Mở menu File\ Open

C2: Click vào biểu tượng trên thanh công cụ

Click Tools/ chọn Find Now(Search).

Click Open để mở tập tin vừa tìm.

3.Tạo một tệp văn bản mẫu:

-Từ Menu File\Chọn New, xuất hiện hộp thoại New Chọn Blank

Document và kiểm vào ô Template trong khung Create New/OK

-Tập tin sau khi soạn sẽ được lưu vào thư mục Template, khi cần tạo văn bản theo mẫu nào đó, chọn mẫu thích hợp và soạn thảo văn bản bình thường

4 Tạo một tài liệu theo khuôn mẫu

Tạo Fax và thư theo khuôn mẫu

Vào Menu File/ chọn New/ Chọn Tab Letters and Faxes

Lựa chọn mẫu mail hoặc fax thích hợp/ OK

Ví dụ tạo mẫu thư và fax sau:

5 Thiết kế bì thư và nhãn

a.Bì thư:

Vào Menu Tools/ Envelopes and Labels

Trong khung Delivery address: Đánh địa chỉ người nhận

Trong khung Return address: Đánh đại chỉ người gửi

Ví dụ:

Thay đổi thuộc tính bì thư

* Thay đổi trên bì thư: Chọn vào Tab Option…

Kích cỡ của bì thư

Màu sắc của font

From left: Tính từ bên trái sang

From top: Tính từ trên xuống

* Thay đổi dáng in bì thư

Chọn vào Tab Printing Option

Face up: Mặt trước

Face down: Mặt sau

Bài tập: Bài thực hành số 2

•b Tạo nhãn

Tạo ra các nhãn để dán trên các sản phẩm hay tự thiết kế Card cho riêng mình.

B1: Chọn Tools\ Envelopes and Label\ Labels

B2: Nhập nội dung hay địa chỉ trong hộp Address.

Tại khung Print

Chọn Full page of the same label: Ta có các nhãn giống nhau

Chọn Single lable: Chỉ in một nhãn duy nhất

+ Row: Số hàng trên nhãn

+ Column: Số cột trên nhãn

Thay đổi thuộc tính:

Kích Options để mở hộp thoại Label Options và tuỳ chọn.

II Nhập văn bản trong Word

1 Xác định kiểu chữ(Font):

Click vào khung Font chọn kiểu font chữ thích hợp cho văn

bản như: Vntime, Arial, VntimeH,…

- Nếu muốn mặc định kiểu chữ, cỡ chữ nào đó cho Word,

chọn Default… trong hộp Font

3.Nguyên tắc soạn thảo:

- Character (Ký tự): Một phím được gõ từ bàn phím (ngoại trừ các phím chức năng) là một kí tự

- Word (Từ): Một nhóm kí tự viết liền nhau, từ này phân biệt với từ kia bằng khoảng trắng

- Paragraph (Đoạn văn): Một đoạn văn bản được kết thúc bằng phím Enter.

- Khi muốn xuống dòng nhấn phím Enter

- Nhấn phím BackSpace để xoá kí tự bên trái dấu

chèn

- Nhấn phím DELETE để xoá kí tự bên phải dấu chèn

III Các lệnh phục vụ cho việc soạn thảo

1 Các lệnh chèn văn bản:

Để chèn kí tự vào văn bản, đưa con trỏ vào vị trí cần chèn(bằng chuột hoặc bằng bàn phím) sau đó gõ kí tự cần chèn vào

Di chuyển dấu chèn trong văn bản:

- Sử dụng chuột: Click vào vị trí muốn đến

2 Các lệnh chọn khối văn bản

* Dùng chuột:

- Double Click vào đầu dòng để chọn một dòng

- Dùng chuột Click & drag trên khối muốn chọn hoặc

3.Lệnh sao chép, di chuyển và xoá

a Sao chép một khối:

- Chọn khối muốn sao chép

- Chọn Menu Edit\Copy hoặc Click vào biểu tượng trên thanh Standard hay

nhấn tổ hợp phím Ctrl+C

- Di chuyển con trỏ đến vị trí cần sao chép

- Chọn Menu Edit\Paste hoặc Click biểu tượng hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+V

b Di chuyển một khối:

- Chọn khối muốn di chuyển

- Chọn Menu Edit\Cut hoặc Click vào biểu tượng trên thanh Standard hay nhấn

tổ hợp phím Ctrl+X

- Di chuyển con trỏ đến vị trí cần sao chép

- Chọn Menu Edit\Paste hoặc Click biểu tượng hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+V

c Xoá một khối:

- Chọn khối muốn xoá

- Nhấn phím Delete hoặc vào menu Edit/ chọn Clear

4 Lưu văn bản

-B1:Mở hộp thoại Save as bằng một trong các cách:

C1: Từ menu File\Save hoặc Save as(nếu muốn lưu văn bản với một tên mới)

C2: Click biểu tượng trên thanh Formatting

Lưu văn bản tự động như sau:

Chọn Menu Tools\ Chọn Option\Save Kiểm vào ô Save Auto Decover

Info every và nhập giá trị vào hộp Minutes

Lưu văn bản có bảo vệ:

Trong hộp thoại Save/ Vào Tools…/chọn Save Options…

Thao tác như sau:

Password to open: Mật khẩu để mở tệp

Password to modify: Mật khẩu để chỉnh sửa tệp

Sau đó gõ lại cả hai loại mật khẩu tiếp một lần nữa và chọn OK

Gõ tên văn bản cần Save / Chọn Save

Chú ý: Những lần sau muốn mở tệp này phải gõ đầy đủ các loại mật khẩu mới mở tệp được

Mở tệp có bảo vệ:

Vào menu File/Open

Chọn đến tên tệp cần mở/Chọn OK, sau đó các hộp thoại lần lượt yêu cầu chúng ta gõ mật khẩu vào để mở.

Nếu không sẽ không mở được hoặc chỉ mở được trạng thái chỉ đọc (Read

only).

Trong khung Font: Xác định Font cần trình bầy

Trong khung Size: Xác định cỡ chữ

Trong khung Font Style: xác định kiểu chữ: Regular(thông

thường), Bold(Chữ đậm),

Bold Italic(Chữ đậm nghiêng), Italic(Chữ nghiêng)

Trong khung Underline: ký tự dạng gạch chân

Trong khung Color: xác định màu

Trong khung Effects: tạo các hiệu ứng ký tự

Preview: Xem trước cách lựa chọn

B3: Click OK để thực hiện định dạng

* Ngoài ra có thể định dạng ký tự, từ bằng cách chọn Tab Character

Spacing và tab Text Effects

* Hay có thể định dạng nhanh bằng cách chọn các phím tắt như sau:

2.Định dạng đoạn văn bản

B1: Chọn đoạn văn bản muốn định dạng

B2: Chọn menu Format\Paragrap

- Alignment: Chọn cách canh đoạn

- Indents and Spacing để hiểu chỉnh lề và khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn:

 Left: Xác định lề trái

 Right: Xác định lề phải

- Special: một số cách chỉnh lề khác:

 None: không thay đổi

 Fist line: Dòng đầu tiên thụt vào

 Hanging: Tất cả các dòng trong đoạn thụt vào một khoảng

so với dòng đầu tiên

- Spacing: Khoảng cách giữa các đoạn

- Line spacing: đặt khoảng cách dòng trong đoạn

Click OK để thực hiện việc định dạng

Hoặc có thể định dạng đoạn văn bản bằng các phím tắt sau:

3 Định dạng khung văn bản

B1: Chọn các từ hay đoạn văn bản cần định khung

B2: Chọn menu Format\Chọn Border and Shading

Trong đó:

-Setting: Chọn kiểu đóng khung

-Style: Chọn dạng đường kẻ

-Color: Chọn màu cho đường kẻ

-Width: Chọn độ dày của đường kẻ

-Appy to: Chọn đối tượng cần đống khung: Text(ký tự), Paragrap(đoạn),

4 Định dạng màu nền, chữ cho văn bản

* Tạo màu nền:

B1: Chọn các từ hay đoạn văn bản cần định dạng

B2: Vào menu Format\Chọn Border and Shading\ Chọn Tab Shading

-Fill: Chọn màu cần tô

-Style: Xác định mẫu tô

-Click OK để thực hiện tạo nền

* Tạo màu chữ:

- Chọn các từ hay đoạn văn bản cần định dạng

- Chọn Format\Chọn Font

- Font color: Chọn màu cho chữ

* Hoặc có thể định dạng màu nền, chữ bằng biểu tượng:

5 Định dạng Bullets and Numbering

* Văn bản trình bày dạng liệt kê là một kiểu trình bày rất đặc biệt, có thể nhận biết nhờ các kí hiệu đứng đầu mỗi Paragraph

Có hai dạng liệt kê

- Kiểu liệt kê bằng số thứ tự: 1, 2, 3 … , i, ii, iii, …a,b,c, …

- Kiểu liệt kê bằng các kí tự đặc biệt: gạch ngang, dấu cộng,

hoa, hình ảnh,

* Để làm được điều đó sử dụng Bullets and Numbering

Vào menu Format/ Bullets and Numbering

Có hai lớp cần chú ý:

Lớp Numbered: số thứ tự

Lớp Bulleted: các kí tự đặc biệt khác

* Các thao tác:

* Lớp Bulleted

- Bao gồm các kí tự đặc biệt khác

- Thay đổi thuộc tính trong lớp Bulleted

Kích chọn một kiểu bullet sau đó chọn Customize

Cửa sổ thay đổi hiển thị:

+ Font: chọn font chữ, cỡ, mầu,

+ Character: Thay bằng các kí tự

+ Picture: Thay bằng hình ảnh

+ Bullets : Thay bằng Symbol

+ …

- Hiện cửa sổ hiển thị hình bên và

chúng ta thay đổi theo ý thích

+ Number of format: Kiểu định dạng

đang chọn

+ Font : Chọn kích cỡ, màu sắc,

+ Start at: Số bắt đầu đánh

+ Number of style: Các kiểu khác

+ Number position: Vị trí xuất hiện

6 Định dạng cột văn bản

B1: Chọn khối văn bản cần định dạng cột

B2: Chọn Format\Columns

- Presets: Xác định dạng chia cột theo mẫu định sẵn

- Number of columns: Xác định số cột cần chia theo y muốn

-Width and spacing: Định bề rộng và khoảng cách giữa các cột

- Col#: Chọn cột cần định dạng

- Width: Độ rộng của cột tương ứng

- Spacing: Khoảng cách giữa các cột

- Equal column width: Tự động định bề rộng các cột

- Line between: Xác định đường kẻ thẳng đứng giữa các cột.

-Click OK để thực hiện việc định dạng

7 Định dạng Tab Stop

Khi chúng ta muốn căn cho từng dòng văn bản theo ý thích của mình chúng ta

sử dụng Tab Khoảng cách mặc định của Tab là 0,5 inch Để thiết lập lại

khoảng cách của Tab có thể thực hiện như sau:

B1: Chọn đoạn hay dòng cần xác định vị trí Tab

B2: Chọn menu Format\Tabs, hoặc Click chọn các kiểu Tab ngay trên góc trái của thước canh ngang

-Tab stop position: Xác định giá trị dừng của điểm Tab mới

- Alignment: các kiểu trình bầy:

+ Left: Điểm Tab nằm bên trái

+ Center: Điểm Tab nằm giữa các ký tự kế tiếp

+ Right: Điểm Tab nằm bên phải các ký tự kế tiếp

- Decimal: Điểm Tab thiết lập sao cho dấu chấm thập phân nằm đúng

ngay vị trí Tab

- Bar: Ngay vị trí bên phải của điểm Tab, có đường kẻ thẳng đứng

- Leader: dạng thể hiện khi gõ Tab

Ví dụ:

Ví dụ tạo bảng bằng Tab

Ví dụ tạo mẫu đơn sau:

8 Định dạng Drop Cap

Định dạng Drop Cap là cách định dạng ký tự đầu đoạn văn bản, để ký tự

đó nằm trên nhiều dòng hoặc tạo chữ hoa thụt cấp.Ta làm như sau:

B1: Chọn ký tự cần làm Drop Cap

B2: Chọn menu Format\Drop Cap

-Position: Vị trí Drop Cap

-None: Dạng bình thường

-Dropped: Văn bản bao quanh ký tự

-In Margin: Văn bản nằm bên phải ký tự Drop cap

-Font: Định dạng kiểu chữ cho ký tự Drop Cap

-Lines to drop: Xác định chiều cao kí tự drop Cap

-Distance from text: Khoảng cách giữa văn bản và ký tự Drop Cap

Click OK để hoàn tất thao tác định dạng

VÝ dô:

9.Định dạng khuôn dạng(Style)

Để các đoạn văn bản có chung tính chất như Font chữ, kích cỡ Ta thực hiện định khuôn dạng như sau:

• Tạo mới khuôn dạng:

- Điều chỉnh các quy địch cho một văn bản nào đó như font chữ, kích cỡ, kiểu chữ, màu chữ,…

- Đặt tên khuôn dạng: Vào menu Format\Style\New Trong hộp thoại New Style gồm các mục:

Name: đặt tên khuôn dạng

Style: định dạng cho ký tự hay đoạn văn bản

Base on: Chọn các khuôn dạng mẫu cho khuôn dạng cần tạo, nếu muốn tự tạo

ra khuôn dạng, chọn Normal, đặt lại Font, Paragraph, Tabs, Border, Language, Frame, Numbering,… Click OK để thực hiện định dạng

CÝ: Có thể thực hiện nhanh việc tạo khuôn dạng(Style) bằng cách click khung Style trên thanh công cụ  Khuôn dạng của đoạn văn bản này sẽ là khuôn

dạng của đoạn văn bản nào đó

Chương 3: TRANG TRÍ VĂN BẢN

1 Chèn ký tự đặc biệt:

B1: Đưa dấu chèn đến vị trí cần chèn

B2: Từ trình Insert\Symbol… Trong hộp thoại Symbol, chọn

ký tự cần chèn, có thể chọn ký tự khác nhau trong khung Font

B3: Click Insert để chấp nhận chèn ký tự

B4: Click Close để đóng hộp thoại Symbol

CÝ: Có thể thay đổi độ lớn cho ký tự đặc biệt này bằng cách

chọn độ lớn trong khung Size trên thanh công cụ hay

khung Size trong hộp thoại Font

•Chèn hình từ tập tin hình:

B1: Chọn Insert\Picture\From file

B2: Trong hộp thoại Insert Picture, chọn tập tin hình trong Look in B3: Chọn tập tin hình và Click Insert để chèn hình vào văn bản

4 Hiệu chỉnh hình ảnh vừa chèn

•Thay đổi kích thước hình ảnh:

-Chọn hình ảnh cần thay đổi kích thước Xuất hiện các nút hiệu chỉnh trên hình ảnh

-Đưa trỏ chuột đến nút hiểu chỉnh kích thước, Click and drag để phóng to hay thu nhỏ hình Hoặc Right Click tại hình vẽ, chọn Format AutoShapes, chọn Size

B4: Click OK để thực hiện trình bầy

* Hoặc có thể Right Click tại hình ảnh cần chọn Chọn

Order\Send Behind Text, hoặc có thể chọn các định dạng

khác

Các thuộc tính hiệu chỉnh hình ảnh

Group: Tạo nhóm

Ungroup: Phá nhóm

Regroup: Tái tạo nhóm

Order: Xác định vị trí xuất hiện của

hình vẽ đối với văn bản

Grid: Vẽ có đường lưới

Các hình cơ bản trong AutoShapes

Lines: Các loại đường

Connections: Các đường nối

Basic Shape: Hình hoạ cơ bản

Block Arrows: Các khối

Flowchat: Sơ đồ

Stars and Banners: Kiểu sao và nền

Callouts: Hình hội thoại

More AutoShapes: Một số hình hoạ khác

7.Tô màu và tạo hiểu ứng nổi cho hình vẽ

•Tô màu đối tượng:

- Tô màu khung: Chọn đối tượng cần tô, Click biểu tượng trên thanh

Drawing

- Tô màu nền: Chọn đối tượng cần tô, Click biểu tượng

- Hoặc có thể chọn Fill Effects, gồm các Tab:

+ Gradient: chọn các màu cần chộn trong Color, hoặc chọn hiệu ứng pha màu

trong Shading style.

+ Texture: Chọn hoa văn được định sẵn

+ Pattern: Chọn dạng màu cần tô

+ Picture: Chọn hình tô màu nền

•Tạo hiệu ứng hình nổi:

- Tạo bóng đổ: Click biểu tượng Chọn kiểu bóng đổ cho đối tượng

- Tạo hình nổi(3–D): Click biểu tượng Ngoài ra có thể click 3-D Setting để hiệu chỉnh các hiệu ứng hình nổi.

CÝ: Chỉ tạo được một kiểu dáng cho một đối tượng hoặc bóng hoặc 3-D