Tiểu luận công tác văn thư lưu trữ

KHÁI QUÁT NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ CHỨNG MIINH VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ VỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ MỞ ĐẦU .......................................................................................................... 1 1. Lý do chọn đề tài ....................................................................................... 1 2. Lịch sử nghiên cứu .................................................................................... 1 3. Nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................ 2 4. Phương pháp nghiên cứu ......................................................................... 2 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ .................................................................................................................. 3 1.1. Khái niệm về công tác lưu trữ .............................................................. 3 1.2. Nội dung của công tác lưu trữ .............................................................. 3 1.2.1. Hoạt động quản lý ........................................................................... 3 1.2.2. Hoạt động nghiệp vụ ....................................................................... 3 1.2.2.1. Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ..................................... 3 1.2.2.2. Xác định giá trị tài liệu ............................................................. 5 1.2.2.3. Phân loại, chỉnh lý tài liệu ........................................................ 8 1.2.2.4. Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ ............................ 10 1.2.2.5. Bảo quản tài liệu lưu trữ ........................................................ 10 1.2.2.6. Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ ........................... 12 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ .......................................................................................... 13 CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ ...................................................... 18 KẾT LUẬN .................................................................................................... 20 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ..................................................... 21

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

KHÁI QUÁT NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ CHỨNG MIINH VAI TRÒ

CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ VỚI HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ

BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ

Mã phách:………

Hà Nội – 2021

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 1

3 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 2

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NỘI DUNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ 3

1.1 Khái niệm về công tác lưu trữ 3

1.2 Nội dung của công tác lưu trữ 3

1.2.1 Hoạt động quản lý 3

1.2.2 Hoạt động nghiệp vụ 3

1.2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 3

1.2.2.2 Xác định giá trị tài liệu 5

1.2.2.3 Phân loại, chỉnh lý tài liệu 8

1.2.2.4 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ 10

1.2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ 10

1.2.2.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 12

CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ 13

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT, ĐÁNH GIÁ 18

KẾT LUẬN 20

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 21

có liên quan đến cơ quan, tổ chức và bí mật quốc gia…Chính vì ý nghĩa, tầm quan trọng to lớn đó, ngay từ những ngày đầu giành được độc lập, Đảng và Nhà nước ta đã đặc biệt quan tâm đến công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, coi đây là công cụ để quản lý, điều hành đất nước Tài liệu lưu trữ góp phần quan trọng bảo tồn và truyền bá cho thế hệ mai sau những tấm gương, những bài học kinh nghiệm đã được đúc kết qua nhiều thế hệ, từ đó, giúp cho thế hệ đương thời kế thừa và phát huy những thành quả quý giá mà cha ông đã đạt được Với nhưng vai trò quan trọng như trên, em xin chọn “ Khái quát nội dung công tác lưu trữ và chứng minh vai trò của công tác lưu trữ trong hoạt động quản lý” làm đề tài nghiên cứu của mình

2 Lịch sử nghiên cứu

2

Vấn đề về công tác lưu trữ hiện nay đã có nhiều công trình nghiên cứu liên quan đến Do vậy, vấn đề này đã được đề cập rất nhiều trên sách, luận án,

đề tài nghiên cứu khoa học, Bên cạnh đó, cũng đã có nhiều buổi hội thảo và

đề tài nghiên cứu khoa học nói về vấn đề này Xuất phát từ vị trí, tầm quan trọng của đề tài nghiên cứu, trong nước đã có nhiều tác giả quan tâm và đã có những công trình nghiên cứu tiêu biểu như:

Đề tài “Cơ sở khoa học để tổ chức quản lý nhà nước về công tác lưu trữ” (Mã số 99-98-030) do tác giả Dương Văn Khảm làm chủ nhiệm đề tài Nội dung đề tài gồm 2 phần cơ bản, phần I trình bày sự phát triển tổ chức ngành lưu trữ Việt Nam và tham khảo quốc tế, phần II trình bày mô hình tổ chức ngành lưu trữ Việt Nam

Luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện hệ thống tổ chức lưu trữ Nhà nước” của tác giả Trần Thanh Tùng (năm 2003)

3 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Hệ thống cơ sở lý luận có liên quan đến nội dung công tác lưu trữ

- Đưa ra vai trò của công tác lưu trữ với hoạt động quản lý

- Đề xuất một số nhận xét, đánh giá vấn đề về công tác lưu trữ với hoạt động quản lý

4 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp luận của lưu trữ học: là cơ sở để tổng hợp toàn bộ lý luận về công tác lưu trữ trên cơ sở các quy định có tính quy phạm pháp luật về hoạt động của ngành lưu trữ nói chung

- Phương pháp tổng hợp: đây là phương pháp giúp kết nối những tài liệu nghiên cứu trong công tác lưu trữ nhằm hệ thống hoá các lý luận

về công tác lưu trữ

3

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NỘI DUNG CÔNG TÁC

LƯU TRỮ 1.1 Khái niệm về công tác lưu trữ

- Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề về lý luận, thực tiễn, pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ, tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học

và các nhu cầu chính đáng của công dân

1.2 Nội dung của công tác lưu trữ

1.2.1 Hoạt động quản lý

- Xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản về công tác lưu trữ

- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các văn bản về công tác lưu trữ

- Đào tạo bồi dưỡng cán bộ lưu trữ

- Thực hiện chế độ báo cáo thống kê công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức

- Tổ chức công tác thi đua khen thưởng trong công tác lưu trữ của cơ quan tổ chức

- Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ của cơ quan tổ chức

1.2.2 Hoạt động nghiệp vụ

1.2.2.1 Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ

 Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử

 Mục đích của thu thập tài liệu vào lưu trữ:

- Triển khai những quy định luật pháp của nhà nước vào các Lưu trữ

- Đưa vào kho những tài liệu có giá trị lịch sử, thực tiễn để bảo quản nhằm thực hiện tốt nguyên tắc quản lý tập trung thống nhất

- Thành phần tài liệu cần thu thập, bổ sung:

+ Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ để xác định người thu tài liệu và xác định thể loại, nội dung, giá trị, tiến độ giải quyết công việc những loại hồ sơ, tài liệu cần thu thập

+ Toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá (có thời hạn bảo quản từ 5 năm trở lên), hình thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị, bộ phận thuộc cơ quan đó nhưng đã giải quyết xong trong thời hạn 3 tháng đối với tài liệu xây dựng cơ bản và trong thời hạn 1 năm đối với tài liệu hành chính

+ Tài liệu cũ (đã quá hạn nộp lưu) còn để lại ở các đơn vị và cá nhân trong cơ quan cũng thuộc nguồn nộp lưu (bổ sung) vào lưu trữ cơ quan

 Nhiệm vụ của lưu trữ cơ quan trong việc thu thập, bổ sung tài liệu:

- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu; phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định hồ sơ tài liệu cần thu thập;

- Chuẩn bị kho tàng và phương tiện để tiếp nhận tài liệu;

- Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập biên bản giao nhận tài liệu;

- Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp lưu

hồ sơ, tài liệu;

- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức

sử dụng tài liệu lưu trữ;

5

- Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản thuộc danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử, tổ chức hủy tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức

 Công việc thu thập, bổ sung tài liệu là khâu quyết định đối với sự hoàn thiện của một Phông lưu trữ, là một nghiệp vụ không thể tách rời với các nghiệp vụ lưu trữ khác như chỉnh lý, bổ sung, xác định giá trị tài liệu Do vậy, công tác thu thập, bổ sung tài liệu quan trọng không kém so với các khâu nghiệp vụ khác của công tác lưu trữ Do đó, hàng năm nhiệm vụ của người làm công tác lưu trữ là phải tổ chức thu thập những hồ sơ tài liệu có giá trị lịch sử để bổ sung vào kho lưu trữ hiện đang bảo quản

1.2.2.2 Xác định giá trị tài liệu

 Khái niệm, mục đích, ý nghĩa

 Khái niệm: Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản

và tài liệu hết giá trị

 Mục đích, ý nghĩa: Giúp cho việc quản lý tài liệu lưu trữ được chặt chẽ Tạo điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào các phong lưu trữ, tối ưu hóa công Lưu trữ quốc gia Việt Nam, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác

sử dụng tài liệu lưu trữ Tiết kiệm diện tích kho tàng và phương tiện bảo quản tài liệu (khắc phục tình tạng tài liệu tích đống trong cơ quan) Việc xác định giá trị tài liệu tốt sẽ khắc phục tình trạng tiêu hủy tài liệu một cách tùy tiện

 Các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu: 8 tiêu chuẩn

 Ý nghĩa nội dung của tài liệu:

6

- Tiêu chuẩn ý nghĩa nội dung tài liệu là tiêu chuẩn quan trọng nhất trong xác định giá trị tài liệu Nội dung của tài liệu là những vấn đề, sự kiện, hiện tượng hoặc cá nhân cụ thể được phản ánh, được ghi lại trong tài liệu

- Ý nghĩa nội dung của tài liệu phụ thuộc vào ý nghĩa của sự kiện phản ánh trong tài liệu Tài liệu có nội dung phản ánh những sự kiện quan trọng trong đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá của đất nước, ghi lại hoạt động của những cá nhân điển hình là những tài liệu có giá trị cao về nội dung

 Tác giả tài liệu: Tác giả của tài liệu là cơ quan hoặc cá nhân ban hành văn bản Trong thành phần tài liệu của một cơ quan gồm tài liệu của nhiều tác giả, tài liệu của cơ quan chủ quản, của các cơ quan cấp trên gửi xuống; tài liệu của các đơn vị trực thuộc, các cơ quan cấp dưới; tài liệu của các cá nhân, các tổ chức xã hội gửi đến; tài liệu do chính cơ quan hình thành phông sản sinh ra Trong đó, tài liệu mà chính tác giả là cơ quan hình thành phông sản sinh ra có giá trị cao nhất, sau đó mới đến tài liệu do các cơ quan khác gửi tới

- Ví dụ: Đối với các phông lưu trữ độc lập: Tài liệu có ý nghĩa quan trọng là tài liệu của chính cơ quan đó sản sinh; tài liệu của các đơn vị chức năng đảm nhận chức năng nhiệm vụ chủ yếu của cơ quan Tài liệu của cơ quan cấp trên gửi xuống chỉ đạo trực tiếp cho chính cơ quan phải thi hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ chủ yếu thì có giá trị cao Tài liệu cơ quan cấp trên chỉ đạo chung cho nhiều cơ quan trong đó có cơ quan hình thành phông phải thi hành có thể giữ lâu dài hoặc tạm thời tùy thuộc vào nội dung tài liệu Các văn bản của cơ quan cấp trên gửi đến để biết, không liên quan tới chức năng, nhiệm vụ của cơ quan không đưa vào lưu trữ

 Vị trí, cơ quan, tổ chức, cá nhân hình thành tài liệu: Cơ quan hình thành phông là những cơ quan hoặc cá nhân mà trong quá trình hoạt động của nó, phông lưu trữ được hình thành Vị trí, tầm quan trọng của các cơ quan

7

trong bộ máy Nhà nước, trong xã hội có vai trò quan trọng trong việc xác định giá trị tài liệu; ảnh hưởng quyết định đến giá trị tài liệu và công tác thu thập tài liệu vào các lưu trữ lịch sử

 Sự trùng lặp thông tin trong tài liệu

- Sự trùng lặp thông tin trong tài liệu là sự lặp lại nội dung thông tin của tài liệu này trong các tài liệu khác

- Sự trùng lặp thông tin tài liệu có thể xảy ra trong tài liệu của các đơn vị tổ chức trong cùng một cơ quan, các cơ quan thuộc một ngành, một hệ thống chủ quản, các cơ quan cùng hoạt động trong phạm vi một địa bàn lãnh thổ

 Ý nghĩa của sự kiện, thời gian, địa điểm hình thành tài liệu:

- Thời gian tài liệu và thời gian mà nội dung tài liệu phản ánh có thể trùng nhau nhưng cũng có thể chênh lệch nhau Nếu thời gian tài liệu và thời gian

mà nội dung tài liệu phản ánh trùng nhau hoặc không chênh lệch nhiều thì chúng ta chỉ cần xét giá trị của chúng trên ý nghĩa thời gian được nói đến trong nội dung tài liệu Trong trường hợp có sự chênh lệch về thời gian tài liệu và thời gian của sự kiện được phản ánh trong tài liệu thì những tài liệu

có ngày tháng càng gần với thời gian xảy ra sự kiện được phản ánh trong tài liệu thì càng có giá trị cao

- Trong xác định giá trị tài liệu, những tài liệu liên quan đến các địa điểm là nơi xảy ra những sự kiện lịch sử quan trọng của đất nước hoặc tài liệu phản ánh các sự kiện xảy ra ở những địa điểm là trung tâm kinh tế, chính trị, văn hoá của đất nước hay của địa phương là những tài liệu được đánh giá giá trị cao hơn so với những tài liệu phản ánh sự kiện xảy ra ở các địa phương khác

 Mức độ hoàn chỉnh và chất lượng của phông lưu trữ

- Mức độ đầy đủ và chất lượng tài liệu của phông lưu trữ có ảnh hưởng đến nội dung và phương pháp xác định giá trị tài liệu

 Ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và tình trạng vật lý của tài liệu: Tài liệu lưu trữ đươc hình thành do nhiều vật liệu và phương pháp chế tác khác nhau: khắc trên gỗ, trên đá, trên đồng, viết trên lá, viết trên lụaNgôn ngữ tài liệu lưu trữ ở nước ta bao gồm chữ Hán, chữ Nôm, Ngoài giá trị về nội dung thông tin chứa đựng trong tài liệu, giá trị tài liệu còn được thể hiện qua ngôn ngữ, kỹ thuật chế tác và qua một số đặc điểm bên ngoài của tài liệu 1.2.2.3 Phân loại, chỉnh lý tài liệu

 Khái niệm:

- Phân loại tài liệu lưu trữ là căn cứ vào những đặc trưng phổ biến của việc hình thành tài liệu để phân chia chúng ra các khối, các đơn vị chi tiết lớn nhỏ khác nhau với mục đích quản lý và sử dụng có hiệu quả những tài liệu đó

- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ là việc phân loại, xác định giá trị của tài liệu đồng thời sắp xếp, thống kê và lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp theo đúng quy định của Luật Văn thư Lưu trữ

 Mục đích: Tổ chức khoa học tài liệu trong phông, quản lý chặt chẽ tài liệu lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức sử dụng tài liệu

 Ý nghĩa:

9

- Chỉnh lý tài liệu lưu trữ có vai trò to lớn với công tác văn thư lưu trữ của mỗi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Bởi sau khi được tiến hành chỉnh lý thì tài liệu lưu trữ trong nhiều năm của các cơ quan, tổ chức mới được phân loại, sắp xếp một cách khoa học và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác nghiên cứu của cơ quan và xã hội đạt hiệu quả nhất

- Phải phân loại tài liệu lưu trữ vì giúp chúng ta sẽ xác định được mạng lưới các trung tâm, các kho lưu trữ để bảo quản tài liệu trong phạm vi toàn quốc, đồng thời cũng nhờ phân loại, tài liệu trong từng phông lưu trữ cơ quan sẽ được tổ chức thành các khối, nhóm một cách khoa học, tạo điều kiện cho việc tổ chức, sắp xếp tài liệu trong thực tế

 Để phân loại tài liệu phông lưu trữ cơ quan cần thực hiện những công việc chủ yếu sau:

- Nghiên cứu, biên soạn lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông

- Lựa chọn và xây dựng phương án phân loại tài liệu:

+ Đặc trưng phân loại: đặc trưng cơ cấu tổ chức, đặc trưng mặt hoạt động, đặc trưng thời gian

+ Phương án phân loại: Thời gia – cơ cấu tổ chức, cơ cấu tổ chức – thời gian, thời gian – mặt hoạt động, mặt hoạt động – thời gian

+ Phương pháp phân loại tài liệu: phương pháp trực tiếp (số lượng hồ sơ ít, nội dung đơn giản) và phương pháp gián tiếp (số lượng hồ sơ lơn, nội dung phức tạp)

 Ví dụ: Phân loại tài liệu Phông lưu trữ Bộ Nội thương (giai đoạn 1962 – 1965) Áp dụng phương án cơ cấu tổ chức - thời gian:

Bước 1: Căn cứ vào cơ cấu tổ chức của Bộ Nội thương giai đoạn 1962 –

1965, tài liệu được phân chia thành các nhóm cơ bản sau: Văn phòng, Vụ Kế hoạch - Thống kê, Vụ Tổ chức cán bộ - Lao động tiền lương, Vụ Tổ chức kỹ thuật, Vụ Vật giá

Bước 4: Tài liệu trong từng nhóm nhỏ trên lại được tiếp tục phân chia theo cấp độ nhỏ hơn dựa vào đặc trưng của từng nhóm tài liệu cụ thể

Ví dụ: Vụ Tổ chức cán bộ - Lao động tiền lương, năm 1962, Tài liệu về Tổ chức cán bộ (Tài liệu chỉ đạo, hướng dẫn về công tác tổ chức cán bộ; tài liệu

về vấn đề tổ chức, tài liệu về quản lý cán bộ, tài liệu về thực hiện chế độ hưu trí của cán bộ) Cứ như vậy tài liệu được phân chia đến cấp độ nhỏ nhất là các hồ sơ, đơn vị bảo quản tuỳ thuộc vào đặc trưng và số lượng tài liệu trong phông và trong từng nhóm tài liệu

1.2.2.4 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ

 Khái niệm: Công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ là phương tiện tra tìm và thông tin tài liệu trong các lưu trữ lịch sử và lưu trữ cơ quan

 Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ chủ yếu:

- Mục lục hồ sơ: là công cụ dùng để tra tìm tài liệu lưu trữ, thống kê, quản lý tài liệu trong công tác lưu trữ Vì vậy, mục lục hồ sơ là công cụ phổ biến đối với mọi lưu trữ

- Các bộ thẻ tra tìm

- Sách hướng dẫn nội dung tài liệu kho lưu trữ

- Bản sơ yếu tài liệu lưu trữ

- Cơ sở dữ liệu thông tin nội dung tài liệu lưu trữ

1.2.2.5 Bảo quản tài liệu lưu trữ