(Tiểu luận môn văn thư lưu trữ) phân tích vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của cơ quan, tổ chức

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA KHOA HỌC CHÍNH TRỊ TÊN ĐỀ TÀI Lấy ví dụ minh họa để phân tích vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của cơ quan, tổ chức từ đó đề xuất các biện pháp để nâng cao trách nhiệm của các cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với việc quản lý hồ sơ, tài liệu BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần Công tác văn thư lưu trữ Mã phách TP Hồ Chí Minh 2022 MỞ ĐẦU Một cơ quan, tổ chức dù là tư nhân hay nhà nước thì trong đó hoạt động quản lý là hoạt động đòi hỏi n.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA: KHOA HỌC CHÍNH TRỊ

TÊN ĐỀ TÀI: Lấy ví dụ minh họa để phân tích vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của cơ quan, tổ chức từ đó đề xuất các biện pháp để nâng cao trách nhiệm của các cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với việc quản lý hồ sơ, tài liệu.

BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Công tác văn thư lưu trữ

Mã phách:……….

TP Hồ Chí Minh - 2022

MỞ ĐẦU

Một cơ quan, tổ chức dù là tư nhân hay nhà nước thì trong đó hoạt động quản

lý là hoạt động đòi hỏi nhiều năng lực, tư duy Mỗi cơ quan quản lý hành chính nhà nước thực hiện chức năng trong khuôn khổ nhiệm vụ quyền hạn thông qua các quyết định trong hệ thống Do đó, bộ máy giúp việc bên trong

cơ quan, tổ chức đảm bảo vận hành cơ quan hành chính được tốt nhất

Vì thế, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò hết sức quan trọng và là một phần không thể thiếu của cơ quan, tổ chức Đặc biệt là trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, hầu hết mọi chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản đồng nghĩa với việc vai trò của công tác văn thư là không thể thiếu trong bộ máy hành chính

Công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất quan trọng, nếu công tác lưu trữ ở các

cơ quan, tổ chức, thực hiện tốt là ghóp phần giúp cơ quan, tổ chức của nhà nước bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan giải quyết công việc nhanh chóng, kịp thời, chính xác và bảo đảm cung cấp kịp thời và chính xác những thông tin trên mọi lĩnh vực và đảm bảo bí mật cho cơ quan Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của các cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau Trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý;

Ngày nay, cùng với sự phát triển ngày càng nhanh chóng của khoa học, công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hóa, nền hành chính nhà nước cũng ngày càng có sự thay đổi để phát triển kịp với các xu thế hiện đại hóa Hiểu được tầm quan trong của công tác văn thư, lưu trữ và giúp mọi người có cái nhìn sâu sắc hơn về vai trò của công tác văn thư lưu trữ em xin chọn đề tài

“tìm hiểu công tác văn thư, lưu trữ trong Phòng Văn hóa - Thông để phân tích vai trò của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của cơ quan, tổ chức từ

đó đề xuất các biện pháp để nâng cao trách nhiệm của các cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với việc quản lý hồ sơ, tài liệu.” làm đề tài bài tập lớn của mình

NỘI DUNG

1 Cơ sở lý luận

1.1 Khái niệm văn thư lưu trữ

Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn và giấy tờ bắt đầu từ kho soạn thảo văn bản hoặc từ khi tiếp nhận văn bản đến khi giải quyết xong công việc, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư

Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị

1.2 Mối quan hệ của văn thư và lưu trữ

Công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ lịch sử

Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước

đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ

là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ

Có thể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ

2 Tìm hiểu Phòng Văn hóa – Thông tin

2.1.Giới thiệu khái quát về phòng Văn hóa - Thông tin

Cơ sở pháp lý: Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, Nghị định 24/2014/NĐ-CP, Thông tư liên tịch số 06/2016/TTLT-BTTTT-BNV

2.2 Vị trí và chức năng

Phòng Văn hóa và Thông tin là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố trực thuộc tỉnh có chức năng tham mưu, giúp

Ủy ban nhân dân cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về: báo chí; xuất bản; bưu chính; viễn thông; công nghệ thông tin; phát thanh truyền hình; thông tin

chức năng quản lý nhà nước về văn hóa, thể thao và du lịch của Phòng Văn hóa và Thông tin do Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch và Bộ Nội vụ hướng dẫn)

Phòng Văn hóa và Thông tin có con dấu và tài Khoản riêng; chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Ủy ban nhân dân cấp huyện, đồng thời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ về thông tin và truyền thông của Sở Thông tin và Truyền thông

2.3 Nhiệm vụ và quyền hạn

Theo thông tư liên tịch 06/2016/TTLT-BTTTT-BNV Phòng văn hóa – thông tin có các nhiệm vụ và quyền hạn sau:

1.Trình Ủy ban nhân dân cấp huyện ban hành quyết định, chỉ thị; quy hoạch,

kế hoạch dài hạn, 05 năm và hàng năm về phát triển thông tin và truyền thông trên địa bàn; chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện các nhiệm vụ cải cách hành chính nhà nước trong các lĩnh vực về thông tin và truyền thông

2.Tổ chức thực hiện các văn bản pháp luật, quy hoạch, kế hoạch sau khi được phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật, theo dõi thi hành pháp luật về lĩnh vực thông tin và truyền thông

3.Trình Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện dự thảo các văn bản về thông tin

và truyền thông thuộc thẩm quyền ban hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện

4.Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện thẩm định, đăng ký, cấp các loại giấy phép thuộc các lĩnh vực về thông tin và truyền thông theo quy định của pháp luật và theo phân công, phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp huyện

5.Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước đối với tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân; hướng dẫn và triển khai hoạt động các hội và tổ chức phi chính phủ hoạt động trên địa bàn thuộc lĩnh vực thông tin và truyền thông theo quy định của pháp luật

6.Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện trong việc tổ chức công tác bảo vệ an toàn, an ninh thông tin trong các hoạt động bưu chính, chuyển phát, viễn thông, công nghệ thông tin, Internet, phát thanh, truyền hình

7.Giúp Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước đối với mạng lưới phát thanh, truyền thanh cơ sở Chịu trách nhiệm theo dõi và tổ chức thực hiện các chương trình, dự án về ứng dụng công nghệ thông tin trên địa bàn huyện theo

sự phân công của Ủy ban nhân dân cấp huyện

8.Tổ chức hoạt động thông tin cơ sở, thông tin đối ngoại trên địa bàn theo hướng dẫn của Sở Thông tin và Truyền thông Tổ chức thực hiện việc quản

lý, kiểm tra và hướng dẫn các xã, phường, thị trấn quản lý các đại lý bưu chính, viễn thông, Internet trên địa bàn theo quy định của pháp luật

9.Tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn các tổ chức, đơn vị và cá nhân trên địa bàn huyện, thực hiện pháp luật về các lĩnh vực bưu chính, viễn thông và Internet; công nghệ thông tin, hạ tầng thông tin; phát thanh; quảng cáo; báo chí; xuất bản

10.Tổ chức ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước và chuyên môn, nghiệp vụ trong lĩnh vực thông tin và truyền thông Thực hiện công tác thông tin, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình thực hiện nhiệm vụ được giao theo quy định của Ủy ban nhân dân cấp huyện và Sở quản lý ngành, lĩnh vực

11.Quản lý tổ chức bộ máy, vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức, thực hiện chế độ tiền lương, chính sách, chế độ đãi ngộ, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo và bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ đối với công chức thuộc phạm vi quản lý của Phòng theo quy định của pháp luật, theo phân công, phân cấp của Ủy ban nhân dân cấp huyện

12.Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Ủy ban nhân dân cấp huyện giao hoặc theo quy định của pháp luật

13 Thực hiện công tác thông tin, thống kê, báo cáo định kỳ và đột xuất về tình hình hoạt động văn hóa, gia đình, thể dục, thể thao, du lịch và quảng cáo theo quy định của Ủy ban nhân dân cấp huyện, Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, Sở Văn hóa và Thể thao, Sở Du lịch

2.4 Cơ cấu tổ chức và biên chế

Phòng Văn hoá và Thông tin có Trưởng phòng, Phó trưởng phòng và cán bộ, công chức Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước UBND, Chủ tịch UBND thành phố và trước pháp luật về việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và toàn bộ hoạt động của Phòng

Phó trưởng phòng giúp Trưởng phòng phụ trách và theo dõi một số mặt công tác; chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công Khi Trưởng phòng vắng mặt một Phó trưởng phòng được Trưởng phòng uỷ nhiệm điều hành các hoạt động của Phòng

Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, từ chức, thực hiện chế độ, chính sách đối với Trưởng phòng, Phó trưởng phòng

do Chủ tịch UBND thành phố quyết định theo quy định của pháp luật Biên chế hành chính của phòng Văn hoá và Thông tin: Căn cứ chỉ tiêu biên chế được UBND tỉnh giao, hàng năm Chủ tịch UBND thành phố sẽ giao cụ thể số

lượng biên chế của phòng theo chức năng, nhiệm vụ và theo quy định của pháp luật

3 Công tác văn thư, lưu trữ tại phòng Văn hóa - Thông tin

3.1 Nội dung và nhiệm vụ của công tác văn thư

Khái niệm: Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho công tác quản lý của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, kinh tế , xã hội các đơn vị vũ trang Là toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan Các văn bản hình thành của công tác văn thư là phương tiện thiết yếu cho hoạt động của cơ quan đạt hiệu quả

Công tác văn thư của phòng Văn hóa- Thông tin là: ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác được hình thành trong quá trình hoạt động của phòng; quản lý và sử dụng con dấu dùng trong công tác lưu trữ

Nội dung của công tác văn thư: Là những công tác liên quan đến công tác quản lý giải quyết văn bản trong cơ quan và gồm 5 nội dung sau:

-Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến

-Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi

-Tổ chức và quản lý văn bản mật

-Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan

-Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

3.2 Công tác văn thư tại phòng Văn hóa - Thông tin

3.2.1 Quản lý, giải quyết văn bản tại phòng Văn hóa - Thông tin

a Tiếp nhận và giải quyết văn bản đến

Tất cả văn bản, tài liệu, thư từ mà cơ quan nhận được từ nơi khác gửi đến đều được gọi là văn bản đến

Công tác tổ chức, giải quyết quản lý văn bản đến được thực hiện theo nguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờ đến phòng văn hóa -thông tin đều phải qua bộ phận văn thư, bộ phận văn thư có nhiệm vụ quản lý vào sổ, quản lý thống nhta61 yêu cầu xử lý một cách nhanh chóng, chính xác, bảo mật Văn bản đến cơ quan đều phải được trưởng phòng xem xét trước khi phân cho đơn vị học cá nhân giải quyết nội dung

Việc tổ chức, tiếp nhận được thực hiện theo 5 bước là: phân loại sơ bộ văn bản, bóc bì văn vản, đóng dấu đến ghi vào sổ đến và ngày đến văn bản, vào sổ

và chuyển giao văn bản đến, giải quyết và theo dỏi việc giải quyết văn bản đến

Theo mẫu quản lý văn bản đến nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ Về công tác văn thư

b Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi

Tất cả những văn bản, giấy tờ, tài liệu do cơ quan hoặc do đơn vị gửi đi đều được gọi là văn bản đi

Việc tổ chức và thực hiện văn bản đi cũng được thực hiện theo nguyên tắc: các văn bản giấy tờ của cơ quan nói chung, của riêng phòng văn hóa- thông tin khi gửi ra ngoài cần thiết phải qua bộ phân văn thư văn bản sau đ1o sẽ được cán bộ văn thư đăng ký vào sổ, đóng dấu và có trách nhiệm gửi đi

Thủ tục quản lý gửi văn bản đi gồm 6 bước sau: Đánh máy, in văn bản; ký và đóng dấu văn bản; đăng ký văn bản đi; chuyển giao văn bản đi; kiểm tra việc quản lý giải quyết văn bản đi; sắp xếp các bản lưu văn bản

Theo mẫu quản lý văn bản đi nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/3/2020 của Chính phủ Về công tác văn thư

c Tổ chức và quản lý văn bản mật

Trong cơ quan có những văn bản “mật” và “tối mật”, “tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng hoặc người được ủy quyền bóc văn bản trực tiếp làm nhiệm vụ đăng

ký văn bản

Văn bản có dấu khẩn, thượng, khẩn, hỏa tốc thì phải đóng dấu vào văn bản và

cả phong bì văn bản Riêng văn bản mật, tối mật, tuyệt mật chỉ được đánh dấu vào văn bản, người chịu trách nhiệm làm phong bì ghi đầy đủ số, ký hiệu vào văn bản rồi đóng dấu “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” lên phong bì rồi chuyển cho văn thư làm phiếu chuyển và phong bì bên ngoài ghi nơi gửi, nơi nhận và

số phiếu chuyển, không đóng dấu mức độ “mật” Sau đó văn bản được

chuyển đi như bình thường

d Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơ quan

Công tác lập hồ sơ là một khâu hết sức quan trọng, là khâu cuối cùng của công tác văn thư và là khâu bản lề của công tác lưu trữ Việc lập hồ sơ có ý nghĩa rất cần thiết cho việc phân loại sắp xếp tài liệu trong cơ quan được chủ động khoa học và thuận tiện

Lập danh mục hồ sơ được tiến hành theo 6 bước: xác định danh mục hồ sơ; xây dựng đề cương phân loại hồ sơ, có thể phân loại theo vấn đề hoặc theo

đơn vị, tổ chức; dự kiến các tiêu đề hồ sơ; quy định ký hiệu hồ sơ; quy định người lập hồ sơ; thời hạn bảo quản hồ sơ

Vào đầu năm, cán bộ được giao nhiệm vụ lập hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ cần viết bìa hồ sơ gọi là mở hồ sơ

e Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu

Công tác quản lý và sử dụng con dấu thực hiện theo quy định tại Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu của cơ quan, tổ chức phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan, tổ chức Nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức; Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; Không được đóng dấu khống chỉ

Việc sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và con dấu của văn phòng hay của đơn vị trong cơ quan, tổ chức được quy định như sau: Những văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành phải đóng dấu của cơ quan, tổ chức; Những văn bản

do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó

Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định

Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái