Tiểu luận kỹ năng lập kế hoạch và ra quyết định quản ly

ĐỀ TÀI: PH N TÍCH QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH VÀ LẬP KẾ HOẠCH CHO BẢN THÂN TRONG 3 NĂM TỚI Mở đầu 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1 2.1. Đối tượng nghiên cứu 1 2.2. Phạm vi nghiên cứu 2 3. Mục đích và phương pháp nghiên cứu 2 3.1. Mục đích nghiên cứu 2 3.2. Nhiệm vụ nghiên cứu 2 4. Ý nghĩa của việc nghiên cứu 2 PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH 3 4.1. Khái quát chung về lập kế hoạch 3 4.1.1. Các khái niệm liên quan 3 4.1.2. Phân loại lập kế hoạch 3 4.1.3. Vai trò của lập kế hoạch 3 4.1.4. Bản chất và yêu cầu của lập kế hoạch 4 4.2. Phương pháp lập kế hoạch 5 4.2.1. Khái niệm 5 4.2.2. Các phương pháp lập kế hoạch 5 4.3. Phân tích quy trình lập kế hoạch 9 4.3.1. Xác định công cụ của lập kế hoạch 9 4.3.2. Các bước lập kế hoạch 11 PHẦN 2: LẬP KẾ HOẠCH BẢN TH N TRONG BA NĂM TỚI 14 2.1. Mục tiêu chung của 3 năm tới 14 2.2. Lập kế hoạch cho mục tiêu của bản thân 14 2.2.1. Phân tích môi trường 14 2.2.2. Xác định mục tiêu 15 2.2.3. Xây dựng và lựa chọn phương án 16 2.2.4. Chương trình hóa tổng thể 20 2.2.5. Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát, kiểm tra đánh giá kết quả thực hiện. 25 KẾT LUẬN 26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 27 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

ĐỀ TÀI: PHÂN TÍCH QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH VÀ LẬP KẾ HOẠCH CHO

BẢN THÂN TRONG 3 NĂM TỚI

BÀI TẬP LỚN KẾT THÚC HỌC PHẦN

Học phần: Kỹ năng lập kế hoạch và ra quyết định quản lý

Mã phách:………

MỤC LỤC

Mở đầu 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1

2.1 Đối tượng nghiên cứu 1

2.2 Phạm vi nghiên cứu 2

3 Mục đích và phương pháp nghiên cứu 2

3.1 Mục đích nghiên cứu 2

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

4 Ý nghĩa của việc nghiên cứu 2

PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH 3

4.1 Khái quát chung về lập kế hoạch 3

4.1.1 Các khái niệm liên quan 3

4.1.2 Phân loại lập kế hoạch 3

4.1.3 Vai trò của lập kế hoạch 3

4.1.4 Bản chất và yêu cầu của lập kế hoạch 4

4.2 Phương pháp lập kế hoạch 5

4.2.1 Khái niệm 5

4.2.2 Các phương pháp lập kế hoạch 5

4.3 Phân tích quy trình lập kế hoạch 9

4.3.1 Xác định công cụ của lập kế hoạch 9

4.3.2 Các bước lập kế hoạch 11

PHẦN 2: LẬP KẾ HOẠCH BẢN THÂN TRONG BA NĂM TỚI 14

2.1 Mục tiêu chung của 3 năm tới 14

2.2 Lập kế hoạch cho mục tiêu của bản thân 14

2.2.1 Phân tích môi trường 14

2.2.2 Xác định mục tiêu 15

2.2.3 Xây dựng và lựa chọn phương án 16

2.2.4 Chương trình hóa tổng thể 20

2.2.5 Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát, kiểm tra - đánh giá kết quả thực hiện 25

KẾT LUẬN 26

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 27

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 27

Mở đầu

1 Lý do chọn đề tài

Giáo sư, Tiến sĩ David J.Schwartz, một chuyên gia hàng đầu về môn

“Đắc nhân tâm” từng chia sẻ rằng: “Nếu chúng ta xây dựng kế hoạch cho

tương lai tức là cuộc sống của chúng ta là có mục đích Cuộc đời bạn sẽ là cuộc đời của kẻ hành khất, nếu trong tay bạn chẳng có một kế hoạch gì” Đúng vậy, người thành công là người biết lập kế hoạch cho công việc và

cuộc sống của mình cũng như không ngừng nỗ lực để hoàn thành chúng Nếuthất bại, họ hiểu rằng thất bại đó chỉ mang tính tạm thời chứ không phải hoàntoàn Điều đó cho biết rằng kế hoạch của họ chưa hoàn hảo và cần được chỉnhsửa lại Chỉ khi nào bạn từ bỏ và không muốn cố gắng nữa thì đó mới thực sự

là thất bại

Do đó, cho dù là những doanh nhân thành đạt, nghệ sĩ nổi tiếng, hay chỉ

là nhân viên bình thường… ai cũng đều phải xác lập mục tiêu, lên kế hoạch

và thực hiện theo một quy trình cụ thể đã lập ra cho cuộc sống, cho công việccủa mình Điều đó giúp có được tầm nhìn dài hạn và động lực ngắn hạn Từ

đó giúp tập trung kiến thức, nỗ lực; sắp xếp thời gian và nguồn lực của mình– khai thác tối đa năng lực của bản thân nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra chocông việc và cuộc sống của mình Bởi lập kế hoạch như là bản đồ chỉ đường,đích đến được thiết lập là những ước muốn của mình, càng đi sẽ càng hiện rõchứ không còn mơ hồ như trước nữa

Vì vậy để có những hiểu biết rõ hơn về quy trình lập kế hoạch, em đãchọn đề tài: “Phân tích quy trình lập kế hoạch và lập kế hoạch cho bản thântrong 3 năm tới”

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

2.1 Đối tượng nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài là quy trình lập kế hoạch và bản kếhoạch cho bản thân trong 3 năm tới.

2.2 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi nghiên cứu của đề tài là:

- Không gian: Quy trình lập kế hoạch và lập bản kế hoạch bản thân

- Thời gian: trong 3 năm tới (2022- 2025)

3 Mục đích và phương pháp nghiên cứu

3.1 Mục đích nghiên cứu

- Mục đích nghiên cứu của đề tài nhằm làm rõ lý thuyết về lập kế

hoạch, quy trình lập kế họach và kế hoạch bản thân trong 3 năm tới

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Hệ thống hóa những lý thuyết về lập kế hoạch, quy trình lập kế

hoạch

- Trình bày, mô tả và làm rõ quy trình lập kế hoạch của bản thân trong

3 năm tới

4 Ý nghĩa của việc nghiên cứu

Lập kế hoạch có ý nghĩa rất quan trọng đối với mỗi người, bởi nó giúpđịnh lượng được những công việc cần phải làm, không bị bỏ sót để hoànthành mục tiêu Cách lập kế hoạch giúp có tư duy hệ thống hơn về công việccần phải làm, giúp rút ngắn thời gian làm việc, sắp xếp khoảng trống để nghỉngơi Đặc biệt, lập kế hoạch sẽ giúp ta luôn đúng hẹn và có khả năng xử lýcác tình huống xảy ra bất ngờ và giúp kiểm soát các khâu trong quy trình dễdàng hơn, để đưa ra kế hoạch phối hợp sao cho nhịp nhàng nhất

PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH LẬP KẾ HOẠCH 4.1 Khái quát chung về lập kế hoạch

4.1.1 Các khái niệm liên quan

- Kế hoạch là một văn bản hay một ý tưởng thể hiện mục tiêu chung của

tổ chức cũng như mục tiêu được phân cấp, với những nguồn lực, phương án

và thời gian đạt mục tiêu đó

- Lập kế hoạch là quá trình xây dựng phương án hành động tương lai của

tổ chức gồm xác định mục tiêu, các biện pháp, các nguồn lực cần thiết để thựchiện mục tiêu trong một khoảng thời gian xác định gắn liền với một tổ chứctrong những điều kiện lịch sử cụ thể

- Kỹ năng lập kế hoạch là kỹ năng xây dựng các mục tiêu, lựa chọn và

tiến hành các chương trình hoạt động trong tương lai của một tổ chức và xácđịnh các nguồn lực, quyết định cách tốt nhất để thực hiện các mục tiêu đã đềra

4.1.2 Phân loại lập kế hoạch

Có 4 cách để phân loại kế hoạch:

- Căn cứ vào thời gian: Kế hoạch dài hạn, kế hoạch trung hạn và kế hoạch

ngắn hạn

- Căn cứ vào cấp độ của kế hoạch: Kế hoạch chiến lược, kế hoạch tác nghiệp

- Căn cứ vào quy mô của kế hoạch: Kế hoạch vĩ mô và kế hoạch vi mô, kế

hoạch chung và kế hoạch riêng, kế hoạch tổng thể và kế hoạch bộ phận

- Căn cứ vào nội dung của kế hoạch: Kế hoạch nhân sự, kế hoạch tài chính,

kế hoạch đối ngoại, kế hoạch thị trường

4.1.3 Vai trò của lập kế hoạch

- Giúp cho tổ chức ứng phó với những tình huống bất định.

- Kế hoạch chỉ ra phương án tốt nhất để phối hợp các nguồn lực đạt mục

- Sự đóng góp của việc lập kế hoạch vào việc thực hiện mục đích và các

mục tiêu của tổ chức: Lập kế hoạch chỉ ra con đường đi tới mục tiêu một cách

chính xác

- Sự ưu tiên cho việc lập kế hoạch trong số các nhiệm vụ của người quản

lý: Lập kế hoạch là chức năng đầu tiên của nhà quản lý; giúp nhà quản lý có

cái nhìn tổng quan về hệ thống, làm việc chủ động, tự tin hơn; lập kế hoạch là

cơ sở để kiểm tra, đánh giá Có nghĩa là giữ cho các hoạt động theo đúng tiếntrình

- Tính phổ biến của việc lập kế hoạch: Tất cả những người quản lý đềuphải lập kế hoạch từ chủ tịch công ty tới người quản lý ở cấp thấp nhất

 Yêu cầu của lập kế hoạch

Lập kế hoạch cần đạt được các yêu cầu sau:

Thứ nhất, Công tác lập kế hoạch phải được ưu tiên đặc biệt:

- Phải luôn chủ động lập kế hoạch và tạo ra môi trường làm việc có kếhoạch trong tổ chức Ưu tiên về mặt nhân lực, tài chính, thời gian, vậtlực

Thứ hai, Lập kế hoạch phải mang tính kế thừa:

- Giúp cho tổ chức xây dựng một nền tảng vững chắc

- Sự phát triển của một tổ chức là một quá trình mang tính lịch sử mànhững người đi sau phải kế thừa những ưu điểm của thế hệ đi trước.

Thứ ba, Lập kế hoạch phải mang tính khách quan, dân chủ:

- Mục tiêu phải được xây dựng phù hợp với năng lực của tổ chức.

- Để có được kế hoạch đúng đắn, có tính khả thi và hiệu quả, quá trình lập

kế hoạch phải thực hiện một cách dân chủ, khách quan

- Thời gian được xác định trong kế hoạch phải phù hợp với những chỉ tiêu

và các giải pháp đưa ra

Thứ tư, Lập kế hoạch phải mang tính khả thi, hiệu quả:

- Kế hoạch phải mang tính thực tế

- Kế hoạch phải gắn với những chỉ tiêu đúng đắn phải thực hiện, nhữngcách thức tối ưu để đạt tới, gắn liền với những con người được phâncông phù hợp, đồng thời phải gắn với những điều kiện về cơ sở vật chất -

kỹ thuật và tài chính xác định

- Một kế hoạch được coi là hiệu quả khi nó được thực thi một cách tốtnhất trên cơ sở sử dụng nguồn lực ít nhất với một thời gian ngắn nhất

Thứ năm, Tính linh hoạt trong lập kế hoạch:

- Phù hợp với sự thay đổi của môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ

Phương pháp lập kế hoạch là việc tổ chức sẽ lựa chọn cách thức để thực

hiện việc lập kế hoạch, qua đó tổ chức xác định các nguồn lực quyết địnhcách tốt nhất để thực hiện các mục tiêu đã đề ra

4.2.2 Các phương pháp lập kế hoạch

Có 4 phương pháp để lập kế hoạch:

Phương pháp 1: Phương pháp dự báo hỗ trợ quá trình lập kế hoạch

Gồm 2 phương pháp: dự báo theo kịch bản và kỹ thuật dự báo Delphi

- Dự báo theo kịch bản là đưa ra các kịch bản về viễn cảnh tương lai trái

ngược nhau: kịch bản khả thi (phổ biến), kịch bản lạc quan, kịch bản bi quan

… Từ đó thiết lập các phương án khác nhau để đối phó với các tình huống cóthể xảy ra Gồm 8 bước:

 Bước 1: Suy nghĩ về tầm nhìn trong tương lai

 Bước 2: Điều tra xu hướng

 Bước 3: Xác định động lực

 Bước 4: Tạo một mẫu kịch bản

 Bước 5: Phát triển kịch bản khác nhau

 Bước 6: Trình bày các kịch bản

 Bước 7: Đánh giá các kịch bản

 Bước 8: Xây dựng các chính sách hoặc ra quyết định dựa trên kịch bản nêu trên

- Kỹ thuật dự báo Delphi là công cụ kỹ thuật dự báo dựa trên sự nhất trí

của một tập thể các chuyên gia Đây được xem như một công cụ quan trọngtrong quá trình lập kế hoạch chiến lược Gồm 6 bước:

 Bước 1: Xác định mục tiêu dự báo

 Bước 2: Lựa chọn nhóm chuyên gia

 Bước 3: Thiết lập bảng câu hỏi trưng cầu ý kiến của các chuyên gia vềcác dự báo

 Bước 4: Tập hợp ý kiến của các chuyên gia thành báo cáo tóm tắt

 Bước 5: Các chuyên gia được yêu cầu, điều chỉnh, bổ sung hoặc giữnguyên ý kiến

 Bước 6: Tổng hợp các ý kiến đánh giá lần thứ hai

Phương pháp 2: Phương pháp phân tích PEST

Phân tích PEST là một công cụ quản lý hữu ích trong việc tìm hiểu vì

sao thị trường tăng trưởng hoặc suy thoái, chẳng hạn như xác định được vịthế, tiềm năng hoặc và phương hướng của tổ chức trên thị trường

Phương pháp phân tích PEST dựa trên 4 yếu tố:

- Chính trị: Các yếu tố chính trị đo lường mức độ ổn định chính trị và sự

can thiệp của chính phủ vào nền kinh tế

- Kinh tế: Các chính sách và yếu tố kinh tế có ảnh hưởng mạnh mẽ tới

doanh nghiệp và mở rộng kinh doanh

- Xã hội: Các yếu tố xã hội có ảnh hưởng mạnh mẽ tới hành vi tiêu dùng,

đóng vai trò quyết định quan trong cho doanh nghiệp

- Công nghệ: Khía cạnh công nghệ bao gồm các yếu tố như nghiên cứu

và phát triển, tự động hóa, cải tiến, và các nhân tố liên quan…

Phương pháp 3: Phương pháp phân tích SWOT

Phân tích SWOT (hay ma trận SWOT) là kỹ thuật chiến lược được sử

dụng để giúp cá nhân hay tổ chức xác định điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội vàkhó khăn trong cạnh tranh thương trường cũng như trong quá trình xây dựngnội dung kế hoạch cho dự án Cụ thể:

- S: Strengths/ điểm mạnh: là những tác nhân bên trong doanh nghiệp mang

tính tích cực hoặc có lợi giúp bạn đạt được mục tiêu Đó là lợi thế riêng,nổi bật và có thể so sánh với những đối thủ cạnh tranh khác

- W: Weaknesses/ Điểm yếu: là những tác nhân bên trong doanh nghiệp

mang tính tiêu cực hoặc gây khó khăn trong việc đạt được mục tiêu

- O: Opportunities/ Cơ hội: là những tác nhân bên ngoài doanh nghiệp (thị

trường kinh doanh, xã hội, chính sách, luật pháp,…) mang tính tích cực, cólợi giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu

- T: Threats/ Nguy cơ: là những tác nhân bên ngoài doanh nghiệp (thị trường

kinh doanh, xã hội, chính phủ…) mang tính tiêu cực hoặc gây khó khăntrong việc đạt được mục tiêu của doanh nghiệp

Cách thức tiến hành SWOT:

 Bước 1: Giới thiệu mục đích của phân tích SWOT

 Bước 2: Nhóm trưởng tạo hứng thú thảo luận: Cung cấp thông tin vềnhững vấn đề có liên quan

 Bước 3: Lần lượt phân tích: Điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và tháchthức

 Bước 4: Phân tích tương quan

 Bước 5: Thống nhất kết quả phân tích giữa các thành viên

Phương pháp 4: Sơ đồ Gantt

Sơ đồ Gantt là sơ đồ dùng để trình bày các công việc, sự kiện theo thời

gian.:

Hình 1.1

Một sơ đồ Gantt đầy đủ sẽ bao gồm các thành phần:

 Task list: biểu thị các nhiệm vụ Danh sách nhiệm vụ nằm ở trục dọc (trụctung) của biểu đồ

 Timeline: biểu thị tổng thời gian của dự án và thể hiện trên trục ngang

 Bars: Cung cấp một hình ảnh rõ ràng về thời gian và tiến độ công việc.

 Milestones: Biểu thị những cột mốc, sự kiện quan trọng.

 Dependencies: Kết nối nhiệm vụ cần phải xảy ra theo một trật tự nhất định.

 Bước 3: Xác định mối liên hệ giữa các hoạt động

 Bước 4: Vẽ lịch thực hiện đề tài

 Bước 5: Điều chỉnh thời gian tất cả các công việc cho đến khi hoànthành lịch trình

4.3 Phân tích quy trình lập kế hoạch

4.3.1 Xác định công cụ của lập kế hoạch

Có 2 công cụ để lập kế hoạch: Phân tích các bên liên quan và phân tíchcây vấn đề

 Phân tích các bên liên quan:

Phân tích các bên liên quan nhằm mục đích để đánh giá vấn đề, các mốiquan tâm và tiềm năng của các nhóm đối tượng khác nhau có liên quan đếnkết luận của đánh giá ban đầu

Các bước phân tích đối tượng liên quan như sau:

 Bước 1: Xác định các bên liên quan: Những người bị tác động bởi côngviệc của bạn, những người có ảnh hưởng, có quyền hành đối với nó,

hoặc những người có mối quan tâm tới sự thành công hoặc thất bại củanó.

 Bước 2 Xếp thứ tự ưu tiên

 Bước 3: Hiểu các đối tượng chính:Cần phải tìm hiểu sâu hơn về các đốitượng chính Cần phải biết họ cảm thấy như thế nào và phản ứng thế nào

về dự án/ kế hoạch đang xây dựng Cách để liên hệ và cách giao tiếp nào

 Bước 1: Xác định vấn đề cốt lõi:

Bước đầu tiên trong việc xây dựng cây vấn đề là xác định vấn đề màchúng ta cần tìm cách vượt qua Vấn đề cốt lõi được viết vào giữa tờ giấyhoặc trên tờ ghi chú được dán vào giữa của bức tường

 Bước 2: Xác định các nguyên nhân

Những người tham gia phải xem xét đâu là những nguyên nhân của vấn

đề Cách thực hiện: Những người tham gia có thể cùng nhau suy nghĩ và thảoluận các phát biểu tiêu cực về vấn đề và người hỗ trợ sẽ ghi các câu tiêu cựcnày lên một mảnh giấy Các câu này sau đó sẽ được dán lên một bức tường đểnhững người tham gia phân tích và sắp xếp Những người tham gia cần tiếptục lặp lại quá trình trên các đường ngang tiếp theo cho tới khi họ không thểtiếp tục xác định được bất kỳ nguyên nhân sâu xa nào nữa

 Bước 3: Xác định hệ quả

Những người tham gia phải xem xét đâu là những hệ quả của vấn đề Từmỗi nguyên nhân dẫn tới hệ quả như thế nào?

Cần phải xem xét lại trình tự của nguyên nhân/ hệ quả để đảm bảo tính

Kết quả của vấn đề

VẤN ĐỀ CỐT LÕI

Nguyên nhân trực tiếp

Nguyên nhân của nguyên nhân

Nguyên nhân của nguyên nhân

Nguyên nhân của nguyên nhân

Nguyên nhân của nguyên nhân

Nguyên nhân của nguyên nhân

Hậu quả

Trung tâm vấn đề

Nguyên nhân

 Mục đích: nhằm xác định các mặt thuận lợi/thách thức của môi trườngbên trong và bên ngoài tổ chức, tìm hiểu các cơ hội để có thể có trong tươnglai và thiết lập các mối quan hệ nhân quả giữa các vấn đề đã xác định.

Nội dung: Chỉ ra những cơ hội và thách thức của môi trường bên ngoài

tổ chức có ảnh hưởng tới việc thực hiện mục tiêu và chỉ ra điểm mạnh, điểmyếu của tổ chức có ảnh hưởng tới việc thực hiện mục tiêu

Tiêu chí để đo lường mục tiêu dựa vào nguyên tắc SMART:

- S: Specific/mục tiêu phải cụ thể, chi tiết và dễ hiểu

- M – Measurable/mục tiêu có thể đo lường được

- A: Actionable/tính khả thi của mục tiêu

- R: Relevant/sự liên quan

- T: Time – Bound/ thời hạn để đạt được mục tiêu đã đề ra

Một số mâu thuẫn giữa các mục tiêu khi lập kế hoạch: Mục tiêu trước

mắt với mục tiêu lâu dài, mục tiêu bộ phận với mục tiêu đoàn thể, mục tiêu cũvới mục tiêu mới,…

Biện pháp khắc phục tình trạng mâu thuẫn giữa các mục tiêu là “thiết

lập thứ tự ưu tiên cho các mục tiêu” Các mục tiêu phải được xác định thứ tự

ưu tiên theo các tiêu chí: Mức độ ảnh hưởng của mục tiêu tới sứ mệnh của tổ chức, tính cấp bách về mặt thời gian, mức độ phụ thuộc của các hoạt động tiếp theo vào việc đạt mục tiêu của hoạt động trước

 Bước 3: Xây dựng và lựa chọn phương án

 Xác định tất cả các phương án thực hiện mục tiêu