Tiểu luận về quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ Cấp phòng

Phần I: LỜI MỞ ĐẦULà một CBCC được công tác tại một cơ quan thành phố Hạ Long, bản thân nhận định được công văn giấy tờ là một phương tiện thông tin chính xác, hợp pháp nhất mà các cơ qu

Phần I: LỜI MỞ ĐẦU

Là một CBCC được công tác tại một cơ quan thành phố Hạ Long, bản thân nhận định được công văn giấy tờ là một phương tiện thông tin chính xác, hợp pháp nhất mà các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chính trị chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân dùng để lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý tất cả hoạt động của mỗi cơ quan đồng thời nó cũng là công cụ ghi lại những kinh nghiệm sáng tạo, tinh tế nhất của lãnh đạo, cán bộ công chức và quần chúng nhân dân, giúp cho việc giải quyết kịp thời, tốt nhất công việc hiện tại và lưu lại cho việc nghiên cứu khoa học, lịch sử mãi mãi sau này

Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Hồ Chí Minh, Chủ tịch Chính phủ Cách mạng Lâm thời nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa đã ký Thông đạt số 1C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946 về công tác công văn, giấy tờ, trong đó Người đã chỉ rõ "tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia" và đánh giá "tài liệu lưu trữ là tài sản qúy báu, có tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hóa, cũng như khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng" Xác định ý nghĩa to lớn và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với xã hội và sự nghiệp xây dựng, bảo vệ

Tổ quốc, ngày 17 tháng 9 năm 2007, Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 1229/QĐ-TTg về Ngày truyền thống của ngành Lưu trữ Việt Nam và lấy ngày 03 tháng 01 hàng năm là "Ngày Lưu trữ Việt Nam"

Chúng ta sẽ tìm kiếm được thông tin gì từ đống tài liệu này?

Đối với các cơ quan, tổ chức, công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt quan trọng Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng

nhưng đều có một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có giá trị pháp lý rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều Do đó, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó

là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Công tác văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức

Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ đã có từ rất lâu, tồn tại song song với chiều dài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ chức và trách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan,

tổ chức Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của không ít người, công tác này hình như mới có từ một vài năm trở lại đây và đó chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần của những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có những quan tâm, chú trọng, đầu tư xứng đáng Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá

về công tác văn thư, lưu trữ, cần thiết phải được nhìn nhận lại

Như chúng ta đã biết, công tác văn thư bao gồm các nội dung như: Quản

lý văn bản đến, văn bản đi, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ Theo đó, việc tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đến, văn bản đi, quản lý, sử dụng con dấu, phát hành văn bản đi là trách nhiệm của người làm văn thư; việc cho

ý kiến chỉ đạo, phân phối giải quyết văn bản đến, ký văn bản để phát hành thuộc thẩm quyền của thủ trưởng cơ quan, tổ chức; việc soạn thảo văn bản, lập

hồ sơ là trách nhiệm của mỗi cá nhân khi được giao giải quyết công việc… Như vậy để thấy rằng, tất cả các cá nhân, từ thủ trưởng đến nhân viên trong cơ quan, tổ chức đều tham gia thực hiện các nội dung của công tác văn thư, chịu trách nhiệm với công việc được giao và để khẳng định rằng công tác văn thư không phải của riêng những người làm văn thư

Cũng với suy nghĩ, công tác văn thư, lưu trữ chỉ là công việc sự vụ, giấy

tờ, không quan trọng nên không ít người đánh giá không đúng đối với những người làm công tác văn thư, lưu trữ mà không biết được rằng họ là những người hy sinh thầm lặng Chúng ta cứ nhìn vào kết quả A, kết quả B của nhiều người mà quên mất rằng để đạt được những kết quả đó, có phần đóng góp không nhỏ của những người làm văn thư, lưu trữ Để văn bản đến được chuyển giao đúng thời gian, văn bản đi phát hành kịp thời, tài liệu lưu trữ được giữ gìn, bảo quản, hệ thống khoa học, thuận lợi cho việc tra cứu, cung cấp thông tin… thì những người làm công tác này luôn nổ lực, tận tình, cẩn thận, chu đáo, miệt mài nhưng cũng không ít áp lực, khổ cực Thế nhưng, những đóng góp của họ lại chưa được ghi nhận xứng đáng và luôn là những người thiệt thòi nhất trong mỗi cơ quan, tổ chức, khen thưởng thì ít, khiển trách thì nhiều

Hơn nữa, đối với không ít người, công việc được giao đã giải quyết xong

là hết trách nhiệm mà chưa ý thức được rằng phải lập hồ sơ, quản lý đối với những văn bản, tài liệu được hình thành và cũng không nghĩ rằng những tài liệu hôm nay sẽ có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệu những tài liệu đó Hiện nay, không ít tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức được chất đống, bỏ trong bao tải, thùng cattong… Nếu không có sự cần cù, không có sự đóng góp của những người làm lưu trữ thì chúng ta sẽ kiếm tìm được thông tin gì từ những đống tài liệu này và liệu những tài liệu đó có trở nên có ý nghĩa? Tài liệu lưu trữ thực sự có

ý nghĩa khi được đưa ra phục vụ, sử dụng thông tin rộng rãi vì nó chứa đựng những tiềm năng về thông tin quá khứ và thông tin dự báo, có độ chính xác cao

và có giá trị đặc biệt Nhờ ý thức giữ gìn, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua các thời kỳ của các thế hệ đi trước, mà những thế hệ sau mới hiểu được lịch sử của hào hùng của dân tộc, những khó khăn, hy sinh, mất mát mà dân dân ta đã trải qua Ngày nay, nếu chúng ta không nâng cao ý thức bảo quản, giao nộp, giữ gìn những tài liệu thuộc về cơ quan, tổ chức thì làm sao những người kế cận có thể tìm hiểu được lịch sử hình thành, đóng góp to lớn của cơ quan, tổ chức cho nước nhà nói riêng và các giai đoạn phát triển của đất nước nói chung

Kết quả của sự hy sinh thầm lặng của những người làm công tác lưu trữ

Có thể, theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật, ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin, những văn bản điện tử sẽ được lưu hành, những văn phòng không giấy sẽ hình thành… và công việc tại bộ phận văn thư, lưu trữ sẽ giảm

tải nhưng không vì thế mà những người làm văn thư, lưu trữ sẽ mất đi vai trò,

vị trí trong mỗi cơ quan, tổ chức vì tất cả các văn bản đi, đến dưới hình thức nào cũng phải tập trung về một đầu mối là bộ phận văn thư; tài liệu lưu trữ giấy hay tài liệu điện tử đều được quản lý thống nhất bởi bộ phận lưu trữ

Như chúng ta đã biết thực hiện tốt công tác văn thư - lưu trữ có nề nếp, khoa học, đúng quy định sẽ góp phần tích cực và thiết thực vào việc cải tiến lề lối làm việc của cơ quan góp phần thực hiện tốt cải cách nền hành chính của nước ta, đồng thời khắc phục những hạn chế đang tồn tại

Qua thời gian học tập, nghiên cứu lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý hành chính Nhà nước và với thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan nên Tôi

chọn đề tài “Xử lý tình huống quản lý Nhà nước về công tác văn thư - lưu

trữ”

Trước khi bước vào đề tài đã chọn Tôi xin chân thành cảm ơn Ban Giám Hiệu, qúi thầy cô của Trường đào tạo cán bộ Nguyễn Văn Cừ trong thời gian qua đã nhiệt tình truyền đạt những nội dung cơ bản nhất trong chương trình bồi dưỡng Qua đó đã giúp cho tôi biết thêm nhiều về kiến thức trong công việc chuyên môn và thông hiểu sâu hơn các chuyên đề về quản lý Nhà nước trong các lĩnh vực, góp phần vào công tác quản lý, điều hành công sở và phục

vụ nhân dân tốt hơn, tuy nhiên thời gian nghiên cứu đề tài ngắn, điều kiện nhận thức còn nhiều hạn chế, chắc hẳn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót nhất định, rất mong Quí thầy cô đóng góp ý kiến để bài viết được hoàn thiện hơn và là nguồn ứng dụng thiết thực trong công tác quản lý Nhà nước sau này

Phần II: NỘI DUNG 2.1 Mô tả tình huống

Công tác xử lý tình trạng tài liệu làm viêc, tồn đọng, tích đống tại một Đảng bộ A Do tập trung vào công tác chuyên môn, nên công tác văn thư -lưu trữ chưa được quan tâm đúng mức, cán bộ làm công tác này chưa được đào tạo đúng chuyên môn, nên việc sắp xếp, xử lý các tài liệu thường theo thói quen , tài liệu được sắp xếp, xử lý không theo một trật tư nhất định, không gọn gàn, xử lý không đến nơi đến chốn dẫn đến tình trạng thiếu sót, mất mác, hư hao, không kịp thời đến các bộ phận chuyên môn khác, không được phân loại và xử lý tốt, không trang bị tủ, kho riêng biệt…nên phần lớn làm cho tài liệu bị hư hỏng, thất lạc dẫn đến không thể khắc phục Điều này rất khó tra cứu trong quá trình sử dụng, khai thác tài liệu và ảnh hưởng nhiều đến hiệu quả chuyên môn, năng suất lao động của cơ quan, đơn vị

Điển hình như một vụ việc xảy ra vào khoảng 2 tháng trước đây tại một Đảng ủy trực thuộc Đảng bộ A, tôi được chứng kiến một vụ việc như sau:

Trong tháng có Đoàn kiểm tra của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về triểm tra một số cấp ủy, người đứng đầu cấp ủy trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo triển khai thực hiện Nghị quyết Trung ương 4 (khóa XII) và Chỉ thị 05-CT/W ngày 15/5/2016 của Bộ Chính trị gắn với Quy định 04-QĐ/TU ngày 07/6/2017 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về việc rèn luyện, giữ gìn phẩm chất, đạo đức, lối sống; không suy thoái, “tự diễn biến”, “tự chuyển hóa” đối với cán bộ, đảng viên Đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra tại 03 Đảng bộ cơ sở và làm việc với Đảng bộ A

Trong quá trình làm việc Đoàn làm việc được tiếp cận với đầy đủ các hồ

sơ, báo cáo, các báo cáo làm việc với đoàn được chuẩn bị rất đầy đủ, bài bản, khoa học Tuy nhiên khi đoàn kiểm tra, kiểm tra túi đựng hồ sơ của một số đảng viên của một chi bộ thì thấy thiếu một số văn bản liên quan đến bản cảm kết cá nhân về thực hiện Nghị quyết Trung ương 4 và một số văn bản khác Sau khi tìm hiểu nguyên nhân thì được biết là các đảng viên đã nộp đầy đủ các loại giấy tờ cơ liên quan, tuy nhiên do việc cơ quan không có kho tài liệu, tài liệu được bố trị tại một phòng tạm, cơ quan lại trong quá trình cải tạo, hồ

sơ, giấy tờ phải vận chuyển từ chỗ này sang chỗ khác để sửa chữa và cùng với đấy là cơ quan lại bộ trí một đồng chí kiêm nhiệm công tác văn thư trong khi đấy công tác chuyên môn lại đang nhiều việc phải hoàn thành đúng tiến

độ nên khi các chi bộ nộp bổ sung hồ sờ thì không kịp đưa vào hồ sơ cá nhân, sau đấy do bận công tác chuyên môn nên quyên không bổ sung vào hồ sơ, bên cạnh đó công tác đôn đốc, kiểm tra của lãnh đạo cũng chưa thường xuyên, kịp thời nên dẫn đến thiếu sót, khuyết điểm trên Qua đấy đoàn kiểm tra kết luận

và cho ý kiến về công tác văn thư - lưu trữ cần được lãnh đạo các cấp phải đặc biệt quan tâm về bố trí con người, cơ sở vật chất, tăng cường công tác đôn đốc, kiểm tra để làm tốt công tác văn thư - lưu trữ tránh tình trang mất mát, thất lạc tài liệu quan trọng khác

2.2 Phân tích nguyên nhân và hậu quả

2.2.1 Nguyên nhân

Lãnh đạo các cơ quan, đơn vị chưa quan tâm sâu sắc đển vấn đề lưu trữ

hồ sơ, để hồ sơ nhiều năm tích đống không xử lý kịp thời, không có kho chuyên dùng chứa tài liệu, không xử lý mối mọt, độ ẩm, ánh sáng, nhiệt độ không khí, nấm mốc, loài gặm nhấm, tài liệu để chung kho vật dụng xem như

đã xử lý xong, không cần xử lý nữa

Cán bộ làm công tác lưu trữ, chủ yếu là kiêm nhiệm, không được đào tạo, không ổn định, chỉ chủ trọng giải quyết công việc hàng ngày, không chuyên sâu lưu trữ, bảo quản tài liệu

Cho rằng cán bộ làm công tác kiêm nhiệm có thể giải quyết được các vấn

đề truy tìm nhưng thực tế tài liệu tồn đọng từ nhiều năm không biết bắt đầu từ đâu

Cơ sở vật chất chưa được trang bị đầy đủ để phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan

Ðể giải quyết vấn đề tích đống thì gặp phải khó khăn trong tài chính và cán bộ chuyên môn Từ đó, lãnh đạo chỉ kịp giải quyết những việc trước mắt, không nghĩ đến hậu quả tồn tại về lâu dài

Việc kiểm tra, giám sát của Nhà nước chưa thật sự thường xuyên, chưa

có tính nghiêm minh nên việc quản lý công tác này trở nên lỏng lẻo và bị xem nhẹ

2.2.2 Hậu quả

Sẽ dẫn đến tình trạng tài liệu bị hư hỏng, mất mát do thiếu nơi lưu giữ, làm ảnh hưởng đến quá trình tra cứu thông tin, giải quyết công việc sẽ thiếu chính xác trì trệ, việc mất mát hoặc hư hao những tài liệu quan trọng sẽ gây ảnh hướng lớn cả hai mặt kinh tế xã hội và phiền hà nhân dân

Việc giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước lỏng lẻo, ngăn chặn việc lạm dụng công văn giấy tờ, không giữ gìn đầy đủ những hồ sơ, tài liệu cần thiết,

có giá trị để phục vụ việc tra cứu giải quyết công việc trước mắt và nộp vào lưu trữ để nghiên cứu sử dụng lâu dài, mất thời gian công sức, tiền của nhân dân

Ví dụ như trường hợp của Đảng bộ A ở trên

Hoặc là việc lưu trữ hồ sơ gốc của học sinh nếu không được sắp xếp theo trật tự khoa học thì cũng dễ gây trở ngại cho việc quản lý tìm kiếm

2.3 Mục tiêu giải quyết tình huống

Cần có nhận thức đầy đủ về vai trò nội dung của công tác văn thư - lưu trữ Kiện toàn bộ máy tổ chức của cơ quan nhằm xây dựng hệ thống văn thư -lưu trữ vững mạnh Tăng cường năng lực và hiệu quả hoạt động của công tác văn thư - lưu trữ trước yêu cầu thực tiễn đổi mới của tỉnh và của đất nước Cần có sự quan tâm chỉ đạo đối với công tác văn thư -lưu trữ của cơ quan: Xây dựng kế hoạch công tác văn thư - lưu trữ hằng năm, hoặc chỉnh lý

hồ sơ, lưu trữ theo nhiệm kỳ

Cần có các quy định thống nhất về công tác văn thư - lưu trữ: Quy định

về tổ chức, quy định về hoạt động Chẳng hạn như thực hiện tốt các quy định của nhà nước trong Pháp lệnh lưu trữ Quốc gia

Nghiên cứu áp dụng các phương tiện hiện đại và đổi mới công tác văn thư - lưu trữ nhằm nâng cao năng suất lao động, giảm nhẹ sức lao động và tăng văn minh hành chính trong hoạt động ở các cơ quan, đơn vị Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất đáp ứng yêu cầu cơ bản của hoạt động văn thư - lưu trữ

ở xã, phường Trước mắt chưa xây dựng được kho lưu trữ chuyên dụng nên phải đầu tư kinh phí mua sắm trang thiết bị để bảo quản tài liệu lưu trữ như

tủ, hộp, cặp, thiết bị phòng cháy chữa cháy…

Nâng cao chất lượng đào tạo đội ngũ cán bộ, công chức có đầy đủ năng lực đáp ứng yêu cầu phát triển trước tình hình mới Mở lớp đào tạo chuyên môn cho cán bộ thực hiện công tác văn thư - lưu trữ Tiếp tục duy trì hình thức tổ chức công tác văn thư - lưu trữ đúng quy trình làm việc rõ ràng hợp

lý, đúng nguyên tắt, có chương trình kế hoạch và phương pháp công tác khoa học nhằm xử lý công việc nhanh chóng, kịp thời

2.4 Xây dựng, phân tích, đánh giá phương án giải quyết tình huống 2.4.1 Các phương án giải quyết

Để giải quyết tình trạng tích đống tài liệu do cán bộ không có chuyên môn xử lý, tôi xin đưa ra 02 phương án để giải quyết vấn đề này:

2.4.1.1 Phương án 1

Thường xuyên mở lớp đào tạo cán bộ phụ trách công tác văn thư lưu trữ chủ yếu là cho các cơ quan cấp cơ sở bởi vì để giải quyết hồ sơ tài liệu tích đống cần có cán bộ có chuyên môn sâu, am hiểu công tác này, giải quyết tốt vấn đề đào tạo sẽ quyết định cho sự tồn tại và phát triển của ngành văn thư -lưu trữ

* Ưu điểm

- Phương án này sẽ giúp chúng ta khắc phục được tình hình trước mắt và

về lâu dài Củng cố nhằm nâng cao chất lượng nghiệp vụ phục vụ công tác văn thư lưu trữ ngày một tốt hơn

- Qua đào tạo, cán bộ phụ trách sẽ am hiểu tốt hơn công việc mà mình đang làm Biết áp dụng đúng qui trình làm cho việc giải quyết công việc sẽ thuận lợi, dễ dàng hơn, hiệu quá công tác cao hơn như:

+ Đảm bảo cung cấp những thông tin chính xác nhằm giải quyết những công việc được nhanh chóng, có chất lượng đúng chủ trương, đường lối chính sách, pháp luật, nguyên tắc chế độ của công tác quản lý Nhà nước

+ Đảm bảo giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, ngăn chặn việc lạm dụng, cung cấp thông tin bừa bãi làm lộ bí mật, ảnh hưởng đến công tác lãnh đạo điều hành

+ Giảm bớt thời gian tìm tòi, tra cứu không cần thiết qua đó góp phần tiết kiệm được thời gian, công sức và hiệu quả công việc sẽ chính xác cao + Làm tốt công tác lưu trữ giúp cho việc bảo quản, giữ gìn đầy đủ gọn gàng, khoa học những hồ sơ tài liệu từ đơn giản đến có giá trị để phục vụ cho việc tra cứu, lãnh đạo điều hành của Đảng và Nhà nước trước mắt và lâu dài

- Vì Sự nghiệp phát triển ngành lưu trữ, vì sự nghiệp chung của công cuộc công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước và của chủ trương cải cách nền hành chính quốc gia, làm tốt vấn đề đào tạo ngành văn thư, lưu trữ tỉnh nhà sẽ góp phần vào tiến trình cái cách nền hành chính nhà nước nói chung và thực hiện đúng yêu cầu cải cách theo yêu cầu phát triển của đất nước

- Đào tạo cán bộ công chức trong lĩnh vực văn thư - lưu trữ sẽ có khả năng thực hiện các nhiệm vụ như sau:

+ Tham gia soạn thảo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, công tác lưu trữ trong cơ quan, đúng theo qui định

+ Tham gia tổ chức thực hiện qui trình quản lý và giải quyết văn bản, xây dựng danh mục hồ sơ, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ

cơ quan

+ Tham gia tổ chức thực hiện các nghiệp vụ trong lưu trữ như thu thập tài liệu, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thống kê tài liệu, tổ chức khai thác và sử dụng có hiệu quá tài liệu trong lưu trữ cơ quan theo qui định hiện hành của nhà nước và cấp trên có thẩm quyền

+ Biết sao, chụp tài liệu lưu trữ; tu bổ phục chế tài liệu ở mức đơn giản

và biết sử dụng các trang thiết bị từ thông thường đến hiện đại trong công tác văn thư lưu trữ theo hướng hiện đại

+ Thường xuyên tổ chức công tác kiểm định lại toàn bộ phương tiện lưu trữ để từng bước kịp thời bảo dưỡng, thay thế mới

+ Thực hiện chế độ thông tin, báo cáo, thống kê công tác lưu trữ

* Khuyết điểm

- Mất khá nhiều thời gian để đưa cán bộ đi học, đôi khi làm ảnh hưởng đến công việc hiện tại ở cơ quan

- Tốn một phần kinh phí cho việc tham gia các khóa học bồi dưỡng về chuyên môn nghiệp vụ

2.4.1.2 Phương án 2

Ký kết họp đồng chỉnh lý các tài liệu tích đống với ngành chức năng quản lý công tác này (Ở đây là phòng Quản trị hành chính - Văn phòng Tỉnh

ủy), kết hợp với hướng dẫn công tác chuyên môn cho cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố

* Ưu điểm:

- Giải quyết được những khó khăn trước mắt và lâu dài về hồ sơ tài liệu

sẽ được bố trí, sắp xếp có trình tự, khoa học

- Phương án này góp phần nâng cao về mặt chuyên môn cho người phụ trách công tác văn thư lưu trữ

- Làm tăng mối liên kết giữa cơ quan ban ngành cấp tỉnh với cấp cơ sở, góp phần trao dồi kinh nghiệm, học hỏi, khảo sát lẫn nhau, giúp cho cán bộ quản lý điều hành tại các các cơ quan ngành có nhận thức đúng đắn và thưc hiện tốt về công tác lưu trữ

* Khuyết điểm:

Đối với phương án này chỉ hướng dẫn tạm thời không có tính chuyên môn cao Trong quá trình làm việc, sau này sẽ nảy sinh những vấn đề mới về chuyên môn mà người phụ trách sẽ không biết cách giải quyết hoặc giải quyết thì hiệu quả không cao

2.5 Lựa chọn phương án giải quyết

Từ những yêu cầu thực tế và thực tiễn của công việc, để giải quyết tình huống nêu trên, tôi xin chọn phương án 1 để giải quyết nhằm khắc phục tình trạng tài liệu tồn đọng, tích đống trước mắt và khắc phục cả về lâu dài, đồng thời công tác văn thư - lưu trữ tại cơ quan sẽ được tổ chức một cách có khoa học và đúng qui định của Cục Văn thư - Lưu trữ

2.6 Lập kế hoạch thực hiện phương án giải quyết tình huống

Nhằm chuẩn hóa đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ và sắp xếp tài liệu lưu trữ của các cơ quan, đơn vị trên địa bàn thành phố Đề nghị lãnh đạo thành phố quan tâm mở nhiều lớp sơ cấp, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác văn thư lưu trữ, từng bước đưa công tác văn thư lưu trữ đi vào nề nếp, đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ do nhà nước qui định, cho các đồng chí tham gia công tác văn thư lưu trữ từ trước đến nay

Ðối tượng đào tạo: Cán bộ, công chức, viên chức đang làm nhiệm vụ văn thư lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị thành phố, tổ chức xã hội khác có nhu cầu Kinh phí thực hiện do ngân sách nhà nước cấp, các chế độ dựa trên các quy định của pháp luật áp dụng cho ngân sách của các cơ quan, đơn vị được đào tạo và đưa đi đào tạo

Phần III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

1 Kết luận

Công tác văn thư - lưu trữ là một nhiệm vụ thường xuyên, to lớn nặng

nề, khó khăn và phức tạp, nhưng nó có ý nghĩa quan trọng trong lĩnh vực hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, là phương tiện tất yếu bảo vệ bí mật thông tin của Đảng và Nhà nước Đồng thời để phục vụ đáp ứng theo yêu cầu của xã hội

Văn thư - lưu trữ là cầu nối, có mối quan hệ không tách rời, bởi vì công tác văn thư có nề nếp bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu sẽ tạo điều kiện tốt cho công tác lưu trữ và đảm bảo tốt cho công việc tra cứu sau này

Từ quá trình hoạt động thực hiện chức năng, nhiệm vụ của công tác quản

lý lưu trữ trong bộ máy hành chính, phục vụ cần thiết cho công tác quản lý nhà nước, đã cho thấy chúng đóng vai trò hết sức quan trọng không thể thiếu được Để công tác quản lý Nhà nước đạt hiệu quả cao, nhất thiết cần xây dựng bộ máy hành chính vững chắc từ đó tạo điều kiện hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ ở cơ quan mình

Muốn thế cần sắp xếp lại đội ngũ cán bộ cho phù hợp, đề ra nhiều biện pháp khoa học, đồng thời thực hiện tốt các biện pháp đó, phải đặt quan tâm vào công tác văn thư lưu trữ ở cơ quan mình, bởi chúng như là mạch máu liên lạc cho mọi hoạt động quản lý Nhà nước của cơ quan, không có chúng thì mối quan hệ với bên ngoài, cũng như giữa cấp trên với cấp dưới quần chúng nhân dân thiếu chặt chẽ, không thể thực hiện tốt các chủ trương, chính sách, pháp luật Nhà nước Chức năng chấp hành và điều hành của cơ quan bị hạn chế, hiệu quản quản lý không thích ứng với nhu cầu phát triển kinh tế xã hội trong thời kỳ mới - Thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, đưa đất nước tiến lên chủ nghĩa Xã hội

Với nhu cầu cấp thiết đó muốn thực hiện tốt chức năng quản lý Nhà nước của mình, điều cần thiết phải xây dựng cho được bộ máy hành chính vững chắc, đảm bảo mạnh trong khâu chấp hành và điều hành, đề ra nhiều biện pháp Thực sự quan tâm vào công tác quản lý văn thư lưu trữ, xem chúng là một trong những công tác quan trọng hỗ trợ cho mọi hoạt động quản

lý của cơ quan Đặc biệt, cán bộ, công chức, viên chức văn phòng thật am hiểu về công việc của mình, phạm vi lãnh đạo đều có kiến thức tốt trong khâu quản lý và xử lý công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ đảm bảo đúng nguyên tắc, thủ tục đã đề ra Mặt khác trang bị cho công tác chuyên môn những trang thiết bị kỹ thuật với công nghệ khoa học tiên tiến hiện đại Từ đó, giúp cho công tác văn thư lưu trữ hoạt động tốt đem lại hiệu quả cao nhất./