Chương 1: Một số vấn đề lý luận về công tác văn thư – lưu trữ và khái quát về Công ty Thuốc lá Thăng Long.Chương 2: Khảo sát thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Thuốc lá Thăng Long.Chương 3: Một số giải pháp để nâng cao hiệu quả của công tác văn thư – lưu trữ ở Công ty Thuốc lá Thăng Long.
Trang 1PHẦN MỞ ĐẦU
1 Lý do chọn đề tài:
Công tác văn thư - lưu trữ được coi là không thể thiếu trong bất cứmột cơ quan doanh nghiệp nào, nó sẽ giúp ích rất nhiều cho hoạt độngsản xuất kinh doanh và bảo vệ sự bền vững của doanh nghiệp Việc tổchức tốt công tác văn thư lưu trữ góp phần tạo nên sự thống nhất trongquản lý, giảm bớt tệ quan liêu giấy tờ, công tác văn thư lưu trữ luôn phảikết hợp hài hòa với nhau vì công tác văn thư làm tốt sẽ tạo thuận lợi chocông tác lưu trữ
Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản,phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơquan, tổ chức Đây là công tác vừa mang tính chính trị vừa có tính chấtnghiệp vụ, kĩ thuật và liên quan đến nhiều cán bộ, công chức Công tácnày tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ Tài liệu hình thành trong hoạtđộng của các cơ quan, tổ chức là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếucho lưu trữ hiện hành,lưu trữ tổ chức Vì vậy nếu làm tốt công tác vănthư, sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụtiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụtốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau
Công tác lưu trữ có nhiệm vụ tổ chức khoa học tài liệu; bảo quản
an toàn tài liệu và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.Mục đích cao cả của công tác lưu trữ là hướng tới việc phục vụ lợi íchchính đáng của xã hội, của mỗi con người Nếu công tác lưu trữ ở các cơquan, doanh nghiệp được tổ chức tốt thì sẽ giúp các cơ quan, doanhnghiệp lưu trữ đầy đủ và cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cholãnh đạo và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc Nội dung củanhiều tài liệu lưu trữ còn chứa đựng những bài học kinh nghiệm quý báutrong quá trình phát triển của quốc gia, của các cơ quan Vì vậy, công táclưu trữ giúp các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong việc khai thác
1
Trang 2thông tin trong tài liệu để giáo dục truyền thống cho các thế hệ cán bộtrong cơ quan, tổng kết hoạt động và rút ra những bài học kinh nghiệm bổích trong quản lý, sản xuất, kinh doanh.
Công ty Thuốc lá Thăng Long về công tác văn thư – lưu trữ đang
có những vấn đề bất cập nên tôi đã tìm hiểu để góp phần hỗ trợ cho sựphát triển của Công ty Thuốc lá Thăng Long Là một sinh viên của khoaVăn thư - Lưu trữ nên tôi chọn đề tài này để phù hợp với việc phục vụ
cho chuyên ngành sau này Do đó tôi quyết định chọn vấn đề “Khảo sát, đánh giá công tác văn thư lưu trữ tại Công ty Thuốc lá Thăng Long” làm
đề tài cho bài tiểu luận của mình
2 Mục tiêu nghiên cứu:
Sáng tỏ những lý thuyết văn thư – lưu trữ mà tôi đã được học,chứng minh sự đúng đắn của lý thuyết đó
Tìm ra một số giải pháp để góp phần hỗ trợ cho sự phát triển củaCông ty Thuốc lá Thăng Long
3 Đối tượng nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của bài tiểu luận là công tác văn thư – lưutrữ tại Công ty Thuốc lá Thăng Long
4 Phạm vi nghiên cứu:
Nghiên cứu công tác văn thư lưu trữ tại Công ty Thuốc lá Thăng
Long:
- Thời gian nghiên cứu: năm 2016-2017
- Phạm vi không gian: Tại Công ty Thuốc lá Thăng Long – HàNội
5 Phương pháp nghiên cứu:
-Thư viện
-Khảo sát thực tiễn
-Phân tích tài liệu
-Phương pháp đối chiếu, tổng hợp
2
Trang 4Chương 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ VÀ KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY THUỐC LÁ
THĂNG LONG1.1 Công tác văn thư
1.1.1 Khái niệm về công tác văn thư:
Hiện nay có nhiều khái niệm khác nhau về công tác văn thư:
- Công tác văn thư là công tác tổ chức giải quyết và quản lí văn bảngiấy tờ trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Theo khuynh hướng này thìcông tác văn thư bao gồm hai nội dung chủ yếu: tổ chức giải quyết vănbản và quản lí quy trình chuyển giao văn bản trong cơ quan, tổ chức
- Công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn thảo và ban hànhvăn bản trong các cơ quan tổ chức, tổ chức và quản lí văn bản trong các
cơ quan đó
Tóm lại: “ Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị -
xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức ).”
1.1.2 Nội dung về công tác văn thư :
Công tác văn thư gồm 3 nội dung công việc sau đây :
-Thứ hai, quản lý và giải quyết văn bản
Quản lý và giải quyết văn bản đến;
Trang 5Quản lý và giải quyết văn bản đi;
Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.-Thứ ba, quản lý và sử dụng con dấu
Các loại con dấu;
Quản lý con dấu;
Sử dụng con dấu
1.1.3 Yêu cầu về công tác văn thư:
Quá trình thực hiện công tác văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sauđây :
- Nhanh chóng : Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụthuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản, tổ chức quản lý và giải quyếtvăn bản kịp thời góp phần hoàn thành tốt công việc của cơ quan
- Chính xác : Tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến soạn thảovăn bản, ký duyệt văn bản, vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn bản đềuphải được thực hiện theo đúng quy trình, đúng nguyên tắc và đối tượng
- Bí mật : Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan đềuthuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước Vì vậy trong quá trìnhtiếp nhận, nhân bản, gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải bảođảm bí mật
- Hiện đại : Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác vănthư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kĩ thuật văn phòng hiệnđại Vì vậy, yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trongnhững tiền đề bảo đảm cho công tác quản lí Nhà nước nói chung và mỗi
cơ quan nói riêng có năng suất chất lượng cao Hiện đại hóa công tác vănthư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiếnhành từng bước, phù hợp với điều kiện cụ thể của các cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp Cần tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu coi thường việc ápdụng tiến bộ của khoa học kĩ thuật, các phát minh sáng chế có liên quanđến việc tăng cường hiệu quả công tác văn thư
Trang 61.2 Công tác lưu trữ :
1.2.1 Khái niệm về công tác lưu trữ:
Hiện nay có nhiều quan niệm khác nhau về công tác lưu trữ:
- Công tác lưu trữ là khâu cuối cùng của quá trình xử lý thông tin.Tất cả những văn bản đến đã qua xử lý, bản lưu của văn bản đi và những
hồ sơ tài liệu liên quan đều phải được chuyển vào lưu trữ
- Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước baogồm tấc cả những vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc
tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệulưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cánhân
- Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan của việc quản lý,bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ xã hội Vì thế côngtác lưu trữ là một mắt xích không thể thiếu trong hoạt động của bộ máyNhà nước
Tóm lại, “ Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứu khoa học và các nhu cầu cá nhân.”
1.2.2 Nội dung về công tác lưu trữ:
Công tác lưu trữ gồm 3 nội dung sau đây :
- Hoạt động nghiệp vụ: thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ
- Hoạt động quản lý: soạn thảo, ban hành các văn bản quy phạmpháp luật để quản lý nhà nước về lưu trữ, tổ chức kiểm tra, hướng dẫnthực hiện các quy định của nhà nước về lưu trữ;
- Tổ chức nghiên cứu khoa học lưu trữ, đào tạo cán bộ lưu trữ,hợptác quốc tế về lưu trữ
1.2.3 Tính chất của công tác lưu trữ :
Trang 7- Tính chất khoa học:
Nghiên cứu tìm ra các quy luật hoạt động xã hội được phản ánhvào tài liệu lưu trữ, xây dựng hệ thống lý luận về lưu trữ để thực hiện cácnội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như phân loại, xác định giátrị.thu nhập và bổ sung tài liệu, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ v.v…
Mỗi quy trình nghiệp vụ lưu trữ của mỗi loại hình tài liệu lưu trữđều có những đặc thù của nó Khoa học lưu trữ phải tìm tòi, phát hiện rađặc điểm cụ thể của từng loại hình tài liệu lưu trữ và đề ra cách chính xáccách tổ chức khoa học cho từng loại hình tài liệu
Để quản lý thống nhất các lĩnh vực nghiệp vụ lưu trữ, công táctiêu chuẩn hóa trong lưu trữ cũng phải nghiên cứu một cách đầy đủ
- Tính chất cơ mật:
Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử, được sử dụng rộngrãi phục vụ nghiên cứu lịch sử, giúp cho mọi hoạt động xã hội Tuy nhiênmột số tài liệu lưu trữ vẫn còn chứa đựng nhiều nội dung về bí mật quốcgia, do đó kẻ thù tìm mọi thủ đoạn, âm mưu để đánh cắp các bí mật quốcgia trong tài liệu lưu trữ Vì vậy các nguyên tắc, chế độ trong công tác lưutrữ phải thể hiện đầy đủ tính chất bảo vệ các nội dung cơ mật của tài liệu;cán bộ lưu trữ phải là những người giác ngộ quyền lợi giai cấp vô sản,quyền lợi dân tộc, luôn cảnh giác cách mạng, có ý thức tổ chức kỷ luật,chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tài liệu lưu trữ của Đảng vàNhà nước
1.3 Một số nét khái quát về công ty Thuốc lá Thăng Long – Hà Nội
1.3.1 Thông tin chung
Ngày 06/1/1957, Nhà máy Thuốc Lá Thăng Long (Vinataba ThangLong), đơn vị tiên phong của ngành Công nghiệp Thuốc lá Việt Namđược thành lập Theo Quyết định số 318/2005/QĐ-TTg ngày 06/12/2005của Thủ tướng Chính phủ, Nhà máy Thuốc lá Thăng Long được chuyển
Trang 8đổi thành Công ty TNHH MTV Thuốc lá Thăng Long Trải qua 57 nămxây dựng và phát triển, các thế hệ cán bộ, công nhân viên Công ty đã nốitiếp nhau xây dựng nên truyền thống quý báu, với những đóng góp có ýnghĩa lớn lao cho ngành Công nghiệp Thuốc lá Việt Nam.
Tên đầy đủ: Công ty TNHH MTV Thuốc lá Thăng Long Tên tiếng Anh: Thang Long Tobacco Company Limited Tên viết tắt: Vinataba Thang Long
Trụ sở chính: 235 Nguyễn Trãi, Quận Thanh Xuân, Thành phố Hà Nội
Lĩnh vực sản xuất và kinh doanh chính của công ty bao gồm: sản xuất
và kinh doanh thuốc lá điếu; chế tạo, gia công sửa chữa thiết bị chuyênngành thuốc lá; xuất, nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh và một
số ngành nghề khác Trong suốt 57 năm, Công ty luôn thực hiện nghiêmtúc quy trình công nghệ, đảm bảo và không ngừng nâng cao chất lượng100% sản phẩm đầu ra, thỏa mãn nhu cầu ngày càng cao của thị trường
Với sản lượng trung bình hơn 1 tỷ bao mỗi năm, Vinataba ThăngLong là một trong những doanh nghiệp tiên phong trong việc sản xuất,kinh doanh và giới thiệu các sản phẩm thuốc lá Việt Nam ra thị trường thếgiới Hiện nay, nhiều nhãn hiệu thuốc lá bao của Công ty Thuốc lá ThăngLong đã có mặt tại nhiều khu vực thị trường trên thế giới Ngoài nhữngthị trường xuất khẩu lâu năm như Trung Đông, Châu Phi, Đông Nam Á…công ty còn không ngừng tìm kiếm và mở rộng các thị trường mới nhưSingapore, Hàn Quốc, châu Âu, Hoa Kỳ.Hiện tại, Vinataba Thang Long giữ vai trò quan trọng trong TổngCông ty Thuốc lá Việt nam nói riêng và ngành thuốc lá Việt nam nóichung Trong tương lai, công ty sẽ tập trung mọi nỗ lực để có thể đẩymạnh hơn các mối quan hệ hợp tác với nhiều quốc gia trong khu vực vàtrên thế giới Công ty luôn sẵn sàng hợp tác và chia sẻ cơ hội kinh doanh
Trang 9với tất cả khách hàng cũng như đối tác trong và ngoài nước đối với ngànhthuốc lá Việt Nam.
Các đơn vị thành viên: Công ty Thuốc lá Bắc Sơn (Vinataba BắcSơn), Công ty Thuốc lá Thanh Hóa (Vinataba Thanh Hóa), Công tyThuốc lá Đà Nẵng (Vinataba Đà Nẵng)
Các phân xưởng: Phân xưởng sợi, phân xưởng bao cứng, phânxưởng bao mềm, phân xưởng cơ điện
Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty Thuốc lá Thăng Long – Hà Nội ( xem
Phụ lục 1 )
Tiểu kết : Có thể khẳng định, công tác văn thư, lưu trữ có vai trò rất
quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội Đặc biệt, trongquá trình hoạt động công ty đều sản sinh những giấy tờ liên quan vànhững văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụngkhi cần thiết Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sựviệc đã xảy ra và có giá trị rất cao Bên cạnh việc soạn thảo, ban hànhvăn bản đã quan trọng thì việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giátrị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều Do đó , công tác này
Trang 10đóng vai trò không thể thiếu đối vơi công ty Thuốc lá Thăng Long – HàNội.
Trang 112.1.1 Công tác văn thư
2.1.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản:
- Về hình thức văn bản:
Hiện nay, các văn bản mà công ty Thuốc lá Thăng Long ban hànhchủ yếu là văn bản hành chính gồm: quyết định, chỉ thị, thông báo, báocáo, kế hoạch, công văn, tờ trình, các loại hợp đồng, giấy mời, giấy giớithiệu, vv…
- Về thể thức văn bản:
Công ty Thuốc lá Thăng Long đã áp dụng theo đúng Thông tư số01/2011/TT- BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kĩ thuật trìnhbày văn bản hành chính trong công tác xây dựng và ban hành văn bản
- Công tác soạn thảo văn bản:
+ Thứ nhất là xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo.
+ Thứ hai là thu nhập, xử lý thông tin có liên quan đến văn bản cần soạn thảo.
+ Thứ ba là soạn thảo văn bản bao gồm các công việc sau xây dựng đề cương công việc, viết bản thảo.
+ Thứ tư, duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo.
+ Thứ năm, đánh máy, nhân bản văn bản.
+ Thứ sáu, kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành.
+ Thứ bảy, ký văn bản
+ Thứ tám, ban hành văn bản.
Trang 122.1.1.2 Quản lý văn bản đi:
Quy trình tổ chức quản lý văn bản đi ở Văn phòng (thuộc Công tyThuốc lá Thăng Long) bao gồm các công việc sau:
Trước tiên, kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản:
Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản nhằm mụcđích: đảm bảo các văn bản của Công ty ban hành ra trình bày đẹp, chínhxác, đúng tiêu chuẩn mà Nhà nước quy định ; giúp xử lý và giải quyếtcông việc của Công ty được nhanh chóng, hiệu quả, chính xác Kiểm tratrước khi trình ký chính thức và làm thủ tục phát hành, cán bộ văn thư làngười kiểm tra thẩm quyền ký văn bản
Trước khi cán bộ văn thư chuyên trách đóng dấu phát hành vănbản sẽ soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn bản,kiểm tra cácthành phần thể thức bổ sung,kiểm tra hình thức văn bản xem có trườnghợp sai sót hay không Nếu có, cán bộ văn thư kịp thời thông báo cho đơn
vị soạn thảo biết để cùng sửa chữa khắc phục, khi có khó khăn sẽ báo cáoChánh văn phòng hoặc người có trách nhiệm xem xét và quyết định
Thứ hai, ghi số và ngày tháng văn bản.
Ghi số và ngày tháng văn bản nhằm mục đích giúp cho việc quản
lý, tra tìm, sắp xếp văn bản được thuận lợi, dễ dàng Mỗi văn bản đượcghi một số và ngày tháng nhất định
Số của văn bản chính là số thứ tự đăng ký văn bản do Công ty banhành trong một năm, được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vàongày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Riêng với vănbản mật, số được ghi và đăng ký riêng
Thứ ba, đóng dấu cơ quan và đóng dấu chỉ mức độ khẩn.
Việc đóng dấu lên chữ ký; đóng dấu lên các phụ lục kèm theo vănbản; đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành
Trang 13được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 110/2004/ND-CP ngày08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Khi đóng dấu cán bộ văn thư cần thực hiện theo đúng nguyên tắc:Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấuquy định; chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã cóchữ ký của người có thẩm quyền ; không được đóng dấu không chỉ; đóngdấu giáp lai, dấu nổi, dấu ướt lên đúng loại văn bản Đóng các loại dấukhác: Dấu mật, Dấu khẩn, vv…
Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3chữ ký về phía bên trái
Dấu được cán bộ văn thư bảo quản và sử dụng dấu theo đúng quyđịnh của pháp luật
Thứ tư, đăng ký văn bản đi.
Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao vănbản đến các đối tượng có liên quan nhằm mục đích: thuận tiện cho việcquản lý và bảo quản; tra tìm văn bản được nhanh chóng, dễ dàng; tạo điềukiện thuận lợi cho việc thống kê, theo dõi, đôn đốc việc giải quyết vănbản
Tất cả các văn bản đi của Công ty đều được đăng ký vào sổ theomẫu in sẵn một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy địnhcủa Nhà nước
Công ty Thuốc lá Thăng Long – Hà Nội áp dụng hai phương tiệnđăng ký văn bản đi, đó là đăng ký bằng sổ và đăng ký bằng máy tính
- Đăng ký văn bản đi bằng sổ (phương pháp thủ công): Sổ đăng
kí văn bản được in sẵn theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhànước
- Đăng ký văn bản đi bằng máy tính: có phần mềm quản lý nhữngvăn bản và chuẩn những thông tin đầu vào theo hướng dẫn của Cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước
Trang 14Thứ năm, chuyển giao văn bản đi.
Tất cả các văn bản đi của Công ty ban hành ra được gửi tới đốitượng liên quan đều đảm bảo nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng vàkịp thời
Trước khi chuyển đến cho các đối tượng có liên quan thì văn bảncủa công ty phải được để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộthông tin Phong bì gửi văn bản được làm bằng loại giấy dày, dai, bền,khó thấm nước Cán bộ văn thư sau khi lựa chọn bì thì sẽ trình bày bì;cho văn bản vào bì; dán bì; dán tem; viết bì; ghi số, kí hiệu văn bản cầngửi;ghi tên cơ quan, đơn vị, hoặc chức danh và ghi rõ địa chỉ; đóng dấuchỉ mức độ mật, khẩn trên bì (nếu có)
Sau khi có chữ ký, được đóng dấu, ghi số, ký hiệu, ngày tháng vàđăng ký vào sổ thì văn bản phải được gửi ngay đến các đối tượng có liênquan Văn bản có thể gửi trực tiếp nhưng thường là gửi theo đường bưuđiện Dù gửi trực tiếp hay qua bưu điện đều phải lập sổ chuyển giao vănbản
Đối với chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan và trực tiếp thìđăng ký vào sổ “ Chuyển giao văn bản đi ”
Đối với chuyển giao qua bưu điện thì đăng ký sổ: “ Gửi văn bản đibưu điện ”
Thứ sáu, sắp xếp, bảo quản và phục vụ sử dụng bản lưu.
Tất cả văn bản đi có đóng dấu và đăng ký số tại bộ phận văn thưđều được lưu một bản tại bộ phận văn thư Bản lưu tại văn thư là bản cóchữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền
Đối với các loại hợp đồng lưu một bản lưu tại bộ phận văn thư.Bản lưu văn bản đi tại văn thư Công ty và văn thư đơn vị phải được sắpxếp theo thứ tự đăng ký và lập hồ sơ theo quy định hiện hành
Trang 15Bản lưu được cán bộ văn thư sắp xếp cẩn thận, khoa học, dễ tratìm Trong quá trình phục vụ sử dụng bản lưu, cán bộ văn thư đã lập sổtheo dõi.
2.1.1.3 Quản lý văn bản đến:
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến tại Văn phòng baogồm những công việc sau:
Thứ nhất, tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến.
Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, kể cả bản fax, cán bộ vănthư kiểm tra sơ bộ về số lượng tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong(nếu có); đối với văn bản đến: kiểm tra, đối chiếu trước khi ký nhận
Khi kiểm tra thấy thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không cònnguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển muộn hơn thời gian ghi trên bao
bì cán bộ văn thư báo cáo cho Chánh Văn phòng xem xét và giải quyết,trong trường hợp cần thiết có thể lập biên bản
Kiểm tra khi tiếp nhận nhằm tránh những sai sót, giúp cho xử lý,giải quyết văn bản được nhanh chóng, kịp thời, chính xác
Thứ hai, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến.
Văn bản đến Văn phòng được chia làm hai loại:
- Loại bì văn thư được bóc: Văn bản gửi chung cho Công ty
- Loại bì văn thư không được bóc: Văn bản gửi cho đơn vị, cánhân, đoàn thể
Đối với văn bản mật, việc tiếp nhận bóc bì được thực hiện đúngtheo quy định
Bóc bì văn bản đến:
- Khi bóc bì: Bì có đóng dấu mức độ khẩn được bóc ngay saunhận để giải quyết, xử lý kịp thời, không làm rách, làm mất chữ của vănbản, tài liệu, địa chỉ nơi gửi, dấu của bưu điện phải giữ lại để tiện choviệc kiểm tra khi cần thiết
Trang 16- Đối với đơn thư khiếu nại, tố cáo, thư nặc danh và những vănbản kiểm tra xác minh một vấn đề gì đó hoặc những văn bản mà ngàynhận cách quá xa ngày tháng của văn bản hay có gì bất thường, cần phảigiữ lại bì ghim kèm theo văn bản đó để làm bằng chứng
Đóng dấu đến: Tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng kí tại vănthư đều phải đóng dấu “Đến”, ghi số đến, ngày đến Đối với văn bảnchuyển qua máy fax sẽ photo trước khi đóng dấu đến; đối với văn bảnchuyển qua mạng trong trường hợp cần thiết có thể in ra; đối với văn bảnđến không thuộc diện đăng kí tại văn thư thì không phải đóng dấu đến màchuyển cho các cá nhân, đơn vị có nhiệm vụ giải quyết xử lý văn bản
Thứ ba, đăng ký văn bản đến
- Tất cả các văn bản đến Văn phòng của Công ty đều được đăng kíquản lý thống nhất tại bộ phận văn thư trước khi chuyển đến các đơn vị
cá nhân có trách nhiệm xử lý Đăng kí theo đúng các quy định của Nhànước (sổ đăng kí văn bản đến do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước banhành) Đăng kí bằng sổ rõ , chính xác, không dùng bút chì, không dậpxóa, viết tắt những từ ít thông dụng
- Công ty Thuốc lá Thăng Long – Hà Nội áp dụng hai phương tiệnđăng ký văn bản đến, đó là đăng ký bằng sổ và đăng ký bằng máy tính
Thứ tư, trình văn bản đến.
Tất cả các văn bản đến, sau khi đã đăng ký, cán bộ văn thư trìnhcho Lãnh đạo Công ty xem xét, cho ý kiến chỉ đạo về việc giải quyết vănbản đến Cán bộ văn thư căn cứ vào đó nhằm chuyển đến đúng nơi nhậngiải quyết và các đơn vị cá nhân sẽ căn cứ vào đó để giải quyết công việc
Thứ năm, sao văn bản đến.
Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo việc giải quyết và sao văn bản của lãnhđạo công ty, cán bộ văn thư thực hiện việc sao văn bản
Sao văn bản gồm có hai phương pháp:
Trang 17- Sao phô tô copy: là bản sao chụp lại toàn bộ văn bản, kể cả condấu Những bản sao photo không có chữ kí và dấu của Công ty và Vănphòng Công ty thì chỉ có giá trị thông tin trong nội bộ Công ty, mang tínhchất tham khảo, không có giá trị pháp lý.
- Sao đánh máy văn bản bao gồm: sao y bản chính, sao lục và tríchsao
Thứ sáu, chuyển giao văn bản đến.
Văn thư có trách nhiệm chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị,
cá nhân giải quyết Khi chuyển sang cho các đơn vị, cá nhân phải đăng kívào sổ chuyển giao văn bản đến và yêu cầu người nhận kí nhận vào “sổchuyển giao văn bản đến”
Đối với văn bản mật, mẫu sổ tương tự sổ chuyển giao văn bản đến(thường) nhưng thêm cột “mức độ mật” sau cột “số đến”
Thứ bảy, giải quyết và theo dõi,đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Đây là khâu quan trọng trong công tác văn thư
Khi nhận văn bản, các đơn vị, cá nhân có nhiệm vụ giải quyết kịpthời, chính xác các văn bản đến (những văn bản có đóng dấu mức độkhẩn, thượng khẩn, hỏa tốc cần giải quyết khẩn trương, không được chậmtrễ) Khi giải quyết văn bản các cá nhân có ý kiến đề xuất thì phải ghi vàophiếu giải quyết công việc
Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến nhằm nâng cao hiệu quảgiải quyết công việc của công ty
- Chánh Văn phòng là người trực tiếp giúp Lãnh đạo Công ty theodõi, kiểm tra, đôn đốc và tổng hợp tình hình giải quyết văn bản đến củaCông ty
- Trưởng các đơn vị, tổ chức của Công ty có trách nhiệm kiểm traviệc giải quyết văn bản có chính xác, đúng thủ tục chưa; kiểm tra, đônđốc các cá nhân thực hiện nhiệm vụ của mình
Trang 18- Cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, baogồm: Tổng số văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, văn bản đãđến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo Lãnh đạo Công ty xử lý.
Để theo dõi giải quyết văn bản, cán bộ văn thư đã lập sổ “ Sổ theo dõigiải quyết văn bản đến”
2.1.1.4 Quản lý và sử dụng con dấu:
Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư của Công
ty Thuốc lá Thăng Long – Hà Nội được thực hiện theo Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu.
Con dấu của Công ty được giao cho cán bộ văn thư trực tiếp quản
lý, đóng dấu tại cơ quan và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Công ty vềviệc sử dụng dấu
Công tác quản lý và sử dụng con dấu được thực hiện tốt, cán bộvăn thư tuân thủ theo đúng nguyên tắc, quy định, dấu được bảo quản antoàn và vệ sinh sạch sẽ thường xuyên
2.1.1.5 Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ Công ty:
Lập hồ sơ chính là “quá trình tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ
sơ theo các nguyên tắc và phương pháp quy định.”
Lập hồ sơ là một nội dung quan trọng cuối cùng của công tác vănthư; là mắt xích nối liền công tác văn thư với công tác lưu trữ và có ảnhhưởng trực tiếp tới công tác lưu trữ tại Công ty
- Phương pháp lập danh mục hồ sơ:
+ Danh mục hồ sơ là bản thống kê những hồ sơ mà cơ quan, đơn
vị cần phải lập trong 1 năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (hoặc người) lập vàthời gian bảo quản của mỗi hồ sơ Danh mục hồ sơ là căn cứ để cán bộchuyên môn lập các hồ sơ công việc của mình, nêu cao tinh thần trách