Trình bày tóm tắt phương pháp 5s điều kiện để áp dụng quy tắc 5s đề xuất kế hoạch triển khai áp dụng quy tắc 5s tại một doanh nghiệp

Untitled TIÞU LUÀN KHÔNG THUYÀT TRÌNH MÔN QUÀN TRÞ CHÂT L¯þNG ĐỀ TRÌNH BÀY TÓM TẮT PHƯƠNG PHÁP 5S ĐIỀU KIỆN ĐỂ ÁP DỤNG QUY TẮC 5S ĐỀ XUẤT KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI ÁP DỤNG QUY TẮC 5S TẠI MỘT DOANH NGHIỆP Gi[.]

ĐỀ: TRÌNH BÀY TÓM TẮT PHƯƠNG PHÁP 5S

ĐIỀU KIỆN ĐỂ ÁP DỤNG QUY TẮC 5S

ĐỀ XUẤT KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI ÁP DỤNG QUY TẮC

Gi Áng viên h°ớng d¿n: ThS Dißp Quốc BÁo

Sinh viên th ực hißn: Vũ Gia Thanh

MSSV: 31201021389

L ớp: CL002- k46

Mã l ớp học phần: 2D1MAN50200709

M ỤC LỤC

I T àNG QUAN VÂ QUY TRÌNH 5S 3

1 Khái ni ßm 5S 3

2 M āc đích chính của quy trình 5s 3

3 Các b°ớc đß áp dāng quy trình 5S 4

4 L ÿi ích từ 5S 4

5 Ý nghĩa của ho¿t động 5S 4

6 Các y Áu tố c¡ bÁn đß thực hißn thành công 5S 5

II QUY TRÌNH ÁP D ĀNG QUY TÂC 5S 5

1 Seiri- Sàng l ọc 5

a K ỹ thuÁt thực tÁ thực hißn sàng lọc 5

b Đánh giá vißc ho¿ch đßnh, trißn khai và duy trì ho¿t động sàng lọc bao gßm: 7

2 Setion- S ắp xếp 8

a Kĩ thuÁt thuÁt thực tÁ thực hißn sÃp xÁp 8

b Đánh giá vißc thực hißn và duy trì ho¿t động sÃp xÁp thông qua vißc: 9

3 Seiso- S ¿ch s¿ 9

4 Seiketsu- săn sóc 10

5 Shitsuke- s ẵn sàng 11

III ĐÂ XUÂT KÀ HO¾CH TRIÞN KHAI 5S VÀO DOANH NGHIÞP 11

1 Giai đo¿n 1: Giai đo¿n chuẩn bß và khởi động 5S 11

2 Giai đo¿n 2: Thực hißn 5s 12

3 Giai đo¿n 3: Tự kißm tra và đánh giá 12

4 Giai đo¿n 4: Ho¿t động cÁi tiÁn 13

IV K ÀT LUÀN 14

Tài li ßu tham khÁo 14

I T àNG QUAN VÂ QUY TRÌNH 5S

1 Khái nißm 5S

<Khái niệm 5S được bắt nguồn từ Nhật Bản vào đầu những năm 80 và đã được áp dụng rộng rãi tại các quốc gia, trong đó có Việt Nam Đây là phương pháp quản lý đơn giản và

dễ thực hiện Mục đích của việc áp dụng 5S không chỉ đơn thuần ở việc nâng cao điều kiện

và môi trường làm việc trong một tổ chức, mà quan trọng hơn là làm thay đổi cách suy nghĩ, thói quen làm việc và tăng cường khả năng sáng tạo của mỗi cá nhân trong tổ chức Khi đó, mọi người sẽ có tinh thần thoải mái, năng suất lao động sẽ cao hơn và có điều kiện

để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả hơn, giúp nâng cao chất lượng

<SEIRI=, <SEITON=, <SEISO=, SEIKETSU= và<SHITSUKE=, dịch sang tiếng Việt là

<Sàng lọc=, <Sắp xếp=, <Sạch sẽ=, <Săn sóc= và <Sẵn sàng=

SEIRI (Sàng lọc):<Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc Chống xu hướng của con người muốn giữ mọi thứ cho những trường hợp

dự phòng, chỉ giữ những loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ cho công việc, nên dán

<SEITON (Sắp xếp): Là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh chóng cho việc sử dụng Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiện trực quan một cách rõ ràng, để mọi người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian

<SEISO (Sạch sẽ): Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi trường, mỹ quan tại nơi làm việc Tất cả mọi thành viên trong đơn vị đều có ý thức và tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho đầy đủ và thích hợp Công việc vệ sinh là việc làm thường xuyên của mọi người trong tổ chức, và Ban lãnh đạo thường

“ SEIKETSU (Săn sóc): Là duy trì thường xuyên những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi làm việc để đạt được hiệu quả cao hơn là điều rất quan trọng và cần thiết Xác lập một hệ thống kiểm soát trực quan, như dán nhãn hoặc đánh dấu bằng màu sắc Tạo môi trường dễ

nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc Hãy biến mọi việc làm tốt đẹp trở thành thói quen, niêm yết kết quả đánh giá 5S tại nơi làm việc để khuyết khích việc tốt và rút kinh nghiệm việc chưa tốt Kiểm tra định kỳ với những nguyên tắc đã xác lập, xây dựng và định

2 Māc đích chính của quy trình 5s

và nâng cao năng suất của doanh nghiệp, mục tiêu chính của quy trình 5S bao gồm: Xây

dựng ý thức cải tiến cho mọi người tại nơi làm việc; xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người; phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các hoạt

3 Các b°ớc đß áp dāng quy trình 5S

Bước 2: Phát động chương trình

Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh

Bước 4: Bắt đầu bằng sàn lọc

Bước 5: Thực hiện sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ hàng ngày

4 Lÿi ích từ 5S

5 Ý nghĩa của ho¿t động 5S

- Đảm bảo sức khoẻ của cán bộ công nhân viên

- Dễ dàng, thuận lợi hơn khi làm việc

- Tạo tinh thần làm việc và bầu không khí cởi mở

- Nâng cao chất lượng cuộc sống

- Nâng cao năng suất

Bắt nguồn từ truyền thống của Nhật bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc, người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của người thực hiện các

việc của mình Các nhà quản lý của Nhật đã tiếp thu truyền thống này và đẩy nó lên thành một phong trào phát triển rộng rãi Sau đó đã đúc kết các kinh nghiệm thực tiễn thành lý

thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở

khuyến khích sự hoà đồng của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực

dần trở nên phổ biến ở nhiều nước khác vì các lợi ích sau:

- Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn

- Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình

6 Các yÁu tố c¡ bÁn đß thực hißn thành công 5S

hiện 5S là sự hiểu biết và ủng hộ của lãnh đạo trong việc hình thành các nhóm công

cấp cho họ những phương pháp thực hiện là khởi nguồn của chương trình Khi đã có nhận thức và có phương tiện thì mọi người sẽ tự giác tham gia và chủ động trong các

II QUY TRÌNH ÁP D ĀNG QUY TÂC 5S

1 Seiri- Sàng lọc

a Kỹ thuÁt thực tÁ thực hißn sàng lọc

không cần dùng cho công việc của mình Sau đó hãy bỏ chúng đi, không bao giờ cất giữ

qua một bên

không Nếu không có ai cần dùng trong 3 tháng, điều đó là cái đó không cần thiết cho công

 Các ph°¡ng pháp lo¿i bỏ vÁt không cần thiÁt

- <Số lượng bản tài liệu photo thừa.=

 Sàn lọc t¿i chá làm vißc

Phân lo ¿i Phân lo ¿i chi tiÁt Hành động yêu cầu

V Át không cần dùng

Không có giá trị để thanh

giá cao Không giá trị nhưng thanh

V Át cần dùng

Không dùng nhưng vẫn

Qua Seiton

 Các kĩ thuÁt áp dāng cho sàn lọc

Các bước thực hành dưới sự chỉ đạo của Quản đốc và Tổ trưởng:

tích như 2mx2m chẳng hạn) mà không thấy dùng hàng ngày cho công việc trong diện tích

mới dùng đến, còn hàng ngày thì không dùng trong diện tích (phải được dời đi trong vòng

ràng <Hàng gửi tạm của đơn vị=)

 Cách đặt thẻ:

- Đã không dùng trên một năm và theo kế hoạch trong năm tới cũng không cần dùng: Thẻ đỏ

- Không có kế hoạch sử dụng trong 1 tháng : Thẻ đỏ

- Máy và khuôn cũ đã không được dùng trong suốt 3 tháng qua: Thẻ vàng

Thẻ đỏ

 Thực hißn sàng lọc

được định trước, chúng phải được

- Thanh lý

chúng phải được

- Bán đi

b Đánh giá vißc ho¿ch đßnh, trißn khai và duy trì ho¿t động sàng lọc bao gßm:

- Lập kế hoạch và thực hiện các cuộc tổng vệ sinh định kỳ

5S

- Xác định nguyên nhân và hành động khắc phục cần thực hiện để giảm thiểu việc lưu trữnhững đồ vật không cần thiết tại nơi làm việc

2 Setion- Sắp xếp

a Kĩ thuÁt thuÁt thực tÁ thực hißn sÃp xÁp

mọi vật đều sạch sẽ.Địa diểm qui định phải tuỳ thuộc vào tần số sử dụng và kích thước

 <7 nguyên tắc:

- Đặt vật dụng sao cho mọi người có thể tiếp cận một cách dễ dàng

phổ biến

 TiÁn hành sÃp xÁp t¿i chá làm vißc

T ừ Seiri Phân lo ¿i Hành động yêu cầu

Cách v Át dāng cần thiÁt

sử dụng

dụng một tí Không sử dựng nhưng phải

rõ ràng

 Cách l°u trữ giữa các vÁt dāng:

<Sử dụng hằng giờ  để nơi gần trong tầm tay, dễ lấy.=

 Ý nghĩa kỹ thuÁt đánh dÃu:

 Ý nghĩa kỹ thuÁt ký hißu màu sÃc:

 Ý nghĩa nguyên tÃc trong suốt:

Làm cho mọi thứ trở nên hiện hữu hơn:

b Đánh giá vißc thực hißn và duy trì ho¿t động sÃp xÁp thông qua vißc:

3 Seiso- S¿ch s¿

<Phương châm phong trào 5s làm sạch có nghĩa là kiểm tra môi trường làm việc phải

thực hiện qua ngày tổng vệ sinh cũng như lịch làm vệ sinh hàng ngày tại nơi làm việc Luôn kiểm tra để bàn làm việc, máy móc, sàn nhà sạch sẽ, không bị bụi bẩn Để thực hiện nội dung này cần phát động phong trào như làm vệ sinh 5 – 10 phút mỗi ngày tại nơi làm

những người làm vệ sinh ở tổ chức chỉ chịu trách nhiệm ở những nơi công cộng còn

 Đánh giá thực hißn và duy trì ho¿t động S¿ch s¿ thông qua vißc:

chú ý tại các khu vực có ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, môi trường và an toàn

hợp đối với những phát hiện trong quá trình thực hiện SEISO, bao gồm cả các hành

4 Seiketsu- săn sóc

cụ thể Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên một cách có hệ thống Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu

rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng

vị trí S4 là một quá trình trong đó ý thức tuân thủ của CB-CNV trong một tổ chức được rèn dũa và phát triển Chẳng hạn như tại phòng vệ sinh của các cao ốc cao cấp luôn dán một tờ lịch làm việc cứ sau mỗi 15 phút người nhân viên vệ sinh sẽ vào dọn dẹp và ký tên lên đó Các công ty cũng đề ra lịch thi đua vệ sinh, trang trí khu vực làm việc cũng

nên phát động phong trào thi đua giữa các đơn vị tổ chức để lôi kéo và cuốn hút mọi người tham gia Tổ chức cần thực hiện đánh giá thường xuyên và lặp đi lặp lại việc thực

 Đánh giá vißc thực hißn và duy trì ho¿t động Săn sóc thông qua các vißc:

động trên được thực hiện thường xuyên, tự giác

trong toàn tổ chức

dựa trên mức độ quan trọng của các khu vực được đánh giá và kết quả của lần đánh

5S phải được đào tạo, có đủ năng lực và độc lập với hoạt động được đánh giá Lưu

5 Shitsuke- sẵn sàng

< Cần làm cho mọi người thực hiện 4 8S9 ở trên một cách tự giác, tạo thành một nề nếp,

ngôi nhà thứ hai của mình và nhận thức được công ty là nơi tạo ra thu nhập cho nhân

 Đánh giá vißc thực hißn và duy trì ho¿t động sẵn sàng thông qua quá trình:

- Theo dõi và đánh giá mức độ tuân thủ các nguyên tắc, quy định và chuẩn mực thực hành tốt 5S trong toàn tổ chức

từ việc áp dụng trong toàn tổ chức

¿n

III ĐÂ XUÂT KÀ HO¾CH TRIÞN KHAI 5S VÀO DOANH NGHIÞP

1 Giai đo¿n 1: Giai đo¿n chuẩn bß và khởi động 5S

Trước hết cần chuẩn bị cho các hoạt động 5S với các nội dung:

2 Giai đo¿n 2: Thực hißn 5s

sinh

- Có thể thanh lý, loại bỏ những đồ vật máy móc thiết bị không cần thiết và không có giá trị sử dụng

dụng nhất

để có biện pháp xử lý, tránh lãng phí

kiếm tra, đôn đốc thực hiện

- Sử dụng các tài liệu đào tạo 5S, mâu kế hoạch thực hiện, các tài liệu, bảng tin và cả chế độ khen thưởng 5S

3 Giai đo¿n 3: Tự kißm tra và đánh giá

< Sau khi doanh nghiệp đã thực hiện giai đoạn 2 triển khai cá hoạt động cho từng <S= thì doanh nghiệp cần đánh giá sức mạnh của mình cũng như các khu vực để có thể tìm kiếm

+ Thành lập các đoàn đánh giá

+ Lên chương trình đánh giá

+ Phân khu vực và trách nhiệm cho cán bộ đánh giá

+ Thời gian, địa điểm, nguồn lực cần thiết

+ Xây dựng các tiêu chí đánh giá rõ ràng

+ Chuẩn bị các tài liệu liên quan, các phương tiện cần thiết cho việc kiểm tra đánh giá

- Tiến hành đánh giá:

+ Họp khai mạc đánh giá, thống nhất chương trình, nội dung đánh giá

+ Tiến hành đánh giá

+ Họp kết thúc đánh giá, trình bày kết quả đánh giá, tình trạng, vi phạm và những điểm

4 Giai đo¿n 4: Ho¿t động cÁi tiÁn

cho hoạt động 5S của doanh nghiệp đó chình là việc doanh nghiệp đó mong muốn đạt được mục tiêu của mình và đưa ra các hành động khắc phục cơ chế tự cải tiến nhằm nâng

- Tiếp cần hiện thống chu trình cải tiến P-D-C-A:

+ Do (Thực hiện)

+ Check (Kiểm tra)

+ Action (Điều chỉnh, cải tiến)

- Áp dụng KPIs (Key performance indicatoers- Các chỉ số đánh giá hiệu suất chủ yếu)

mạnh vào quá trình làm việc và xác định tổng mức chi phí và chất lượng Khi không thể

áp dụng KPIs để thúc đẩy văn hóa làm việc hiệu quả thông qua chuẩn đối sánh

- Khuyến khích liên tục cải tiến tiếp tục (Kaizen)

mọi người với mục tiêu cải thiện không ngường môi trường làm việc, cuộc sống của mỗi

+ Làm quá trình cải tiến liên tục ở nơi làm việc, nâng cao hiệu quả chất lượng sản phẩm + Giảm lảng phí, ít tốn kém mà hiệu quả hơn

<Thông qua các hình thức trực quan như bảng hiện thị trực quan, các bảng biểu thông

hiện 5S cho tất cả mọi người trong doanh nghiệp Giúp họ hiểu rằng họ đang tạo ra cho chính họ một môi trường làm việc thoải mái và an toàn với nơi họ gắn bó nhiều thời gian

Qua quá trình tìm hiểu cùng với vốn kiến thức mà thầy đã giảng dạy, em đã hoàn thành được phần đề tài của mình và đạt được một số kết quả nhất định Quy trình 5S là một lĩnh vực rộng và phức tạp, nếu không có sự quản lý chặt chẽ thì sẽ tạo ra rất nhiều lỗ hổng khiến cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn Đây là quá trình đòi hỏi những người quản lý phải có kinh nghiệm, kiến thức vững vàng

để vận hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp một cách hiệu quả Và khi thực hiện 5S, các doanh nghiệp có thể nhận diện được các vấn đề Từ đó giảm lãng phí

giảm chi phí lưu kho, khoảng không, các vật dụng – tài nguyên lỗi thời, các vật dụng đã hết giá trị Vì thế, quy trình 5s trong doanh là vô cùng cần thiết

Tài li ßu tham khÁo

1 Lưu Thanh Tâm <Quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế=, NXB Đại học quốc gia TP.H ồ Chí Minh (2003)

2 Tài liệu khóa học 5S và KAIZEN phương pháp quản lý sản xuất hiệu quả của Nhật Bản, Trùn tâm h ợp tác nguồn nhân lực Việt Nam – Nhật Bản (2007)

3 "Triển khai áp dụng quy trình 5s vào doanh nghiệp", báo điện tử knacert.com.vn

4 Tài liệu tham khảo "Giới thiệu chung về 5S" Vũ Hồng Dân, Trung tâm Năng suất Việt Nam, T ổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng

5 Tài liệu của chuyên gia JICA, Nakatani và Suzuki