TỔ CHỨC sự KIỆN tên sự KIỆN NGHIÊN cứu sự kiện kinh doanh, truyền thôn

Môi trường kinh tế trong sự kiện Cùng với sự phát triển của đời sống xã hội, mà yếu tố chi phối lớn nhất là thu nhập của người tham gia sự kiện sẽ tác động đến tổ chức sự kiện.. - Các v

TR ƯỜ NG Đ I H C CÔNG NGHI P HÀ N I Ạ Ọ Ệ Ộ

TỔ CHỨC SỰ KIỆN

TÊN SỰ KIỆN NGHIÊN CỨU

Sự kiện kinh doanh, truyền thông Giảng viên hướng dẫn : Th.S Nguyễn T Hồng Vân

HÀ NỘI – 2022

DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM 1

1 XÁC ĐỊNH SỰ KIỆN

- Sự kiện kinh doanh, truyền thông

- Chủ đề sự kiện: Khai trương thương hiệu Trà Chìll-“Chill cùng Trà Chìll”

- Quy mô vừa- nhỏ

2 CÁC YẾU TỐ LIÊN QUAN

2.1 Môi trường vi mô:

2.1.1 Nguồn lực của nhà tổ chức sự kiện:

Team bao gồm 60 nhân sự với các bộ phận: nội dung, sáng tạo, kỹ thuật, hậu cần Nguồn nhân lực đóng vai trò rất quan trọng đối với việc tổ chức sự kiện, ảnh hưởng trực tiếp đến việc lên các ý tưởng sáng tạo cũng như cụ thể kế hoạch trên giấy ra thực thế Vì vậy, cần phải chọn quy mô tổ chức phù hợp với số lượng thành viên trong nhóm Cần phải thống nhất được ý tưởng tránh việc xảy ra mâu thuẫn trong quá trình tổ chức Phân công công việc cụ thể, chi tiết, rõ ràng đến từng thành viên

để đạt được hiệu quả tốt nhất

2.1.2 Cơ sở vật chất kĩ thuật:

- Các trang thiết bị trong hội trường tổ chức chức phù hợp với việc tổ chức buổi ra mắt sản phẩm với quy mô vừa và nhỏ Cần tìm hiểu kĩ các trang thiết bị có sẵn của hội trường để lên ý tưởng trang trí, sắp xếp hay chỉnh sửa theo kế hoạch của team

2.1.3 Địa điểm tổ chức:

- Tầng 4, toà A1.2, trung tâm tổ chức sự kiện Ấn Tượng, Minh Khai, Bắc Từ Liêm,

Hà Nội

- Hội trường được trang bị đầy đủ về âm thanh, ánh sáng hỗ trợ cho công tác tổ chức sự kiện diễn ra suôn sẻ Tuy nhiên, chưa có điều kiện tiếp xúc, làm việc tại đây nên khó khăn trong việc thiết kế và lên ý tưởng cho buổi khai trương; vậy nên cần phải khảo sát trước khi tiến hành sự kiện để hạn chế những sự cố về kỹ thuật xảy ra ngoài ý muốn

2.1.4 Người tham dự & khách hàng:

- Ban lãnh đạo và toàn bộ nhân viên của Trà Chìll

-Nhà đầu tư, khách mời, khách hàng

2.1.5 Đối thủ cạnh tranh:

- Các doanh nghiệp có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện kinh doanh, truyền thông

2.2 Môi trường vĩ mô:

Bao gồm các yếu tố, các lực lượng mang tính chất xã hội rộng lớn, chúng có tác động ảnh hưởng tới hoạt động tổ chức sự kiện

2.2.1 Môi trường nhân khẩu học trong sự kiện:

Bao gồm các vấn đề về con người như quy mô, mật độ, phân bố sinh viên, tuổi tác, giới tính, sắc tộc, nghề nghiệp tạo ra các loại thị trường cho việc tổ chức sự kiện

Độ tuổi các khách mời và khách hàng tham gia 20-50 tuổi cho nên rất phù hợp để khai thác cho loại sự kiện này vì nhu cầu tụ tập của giới trẻ thường phong phú, đa dạng và cũng phù hợp cho khách mời có độ tuổi trung niên có nhu cầu trải nghiệm loại thức uống đáp ứng được nhu cầu ngon, bổ, rẻ đặc biệt không quá cầu kì Sự thay đổi về cơ cấu tuổi tác, cơ cấu, quy mô cũng làm thay đổi cơ cấu khách hàng tiềm năng, nó tác động quan trọng tới cơ cấu tiêu dùng và nhu cầu về các loại hàng hoá

2.2.2 Môi trường kinh tế trong sự kiện

Cùng với sự phát triển của đời sống xã hội, mà yếu tố chi phối lớn nhất là thu nhập của người tham gia sự kiện sẽ tác động đến tổ chức sự kiện Ví dụ, khi thu nhập nâng cao các sự kiện mang tính chất như này sẽ ngày càng nhiều, đòi hỏi tính chuyên nghiệp ngày càng cao, đây là một mảng sự kiện mà các nhà làm sự kiện cần phải quan tâm, chuẩn bị các điều kiện để cạnh tranh trong tương lai

2.2.3.Môi trường tự nhiên trong sự kiện:

Bao gồm hệ thống các yếu tố tự nhiên ảnh hưởng đến đầu vào cần thiết cho nhà tổ chức sự kiện và gây ảnh hưởng cho các hoạt động tổ chức sự kiện Các yếu tố ảnh hưởng rõ rệt nhất từ môi trường tự nhiên có thể chỉ ra là:

- Thời tiết, khí hậu ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức sự kiện, đặc biệt là các sự kiện dự định tổ chức ở không gian ngoài trời

- Các vấn đề về ô nhiễm và bảo vệ môi trường: Điều này tác động đến việc lựa chọn các chủ đề cũng như hoạt động trong sự kiện, nếu không đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu về môi trường, xử lý rác thải… có thể sẽ không được cấp phép cho việc tổ chức sự kiện

- Vấn đề về covid-19 tại thời điểm hiện tại: mặc dù covid-19 được xem như là bệnh đặc hữu nhưng chúng ta cũng không thể phủ nhận những di chứng mà nó để lại là rất nguy hiểm Cho nên nhóm tổ chức vẫn sẽ duy trì kiểm soát nhiệt độ trước khi vào phòng, khảo sát tiêm vaccine, đảm bảo người tham gia sự kiện tuân thủ quy tắc 5K của bộ Y tế

2.2.4 Môi trường công nghệ kỹ thuật trong sự kiện:

Bao gồm các nhân tố gây tác động ảnh hưởng đến công nghệ mới, sáng tạo sản phẩm và cơ hội thị trường mới, ảnh hưởng đến việc thực thi các giải pháp cụ thể của

tổ chức sự kiện

Tiến bộ kỹ thuật hỗ trợ cho tổ chức sự kiện ở nhiều lĩnh vực như:

- Trong việc quản lý, lập kế hoạch tổ chức sự kiện

- Trong quá trình chuẩn bị sự kiện (như chuẩn bị địa điểm, trang trí)

- Trong hoạt động thông tin liên lạc hỗ trợ cho tổ chức sự kiện

- Trong quá trình đưa đón, vận chuyển khách đến với sự kiện

- Trong việc trình diễn (kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, các hiệu ứng đặc biệt)…

2.2.5 Môi trường chính trị trong sự kiện:

Là một trong những yếu tố ảnh hưởng mạnh mẽ đến các quyết định tổ chức sự kiện của nhóm Nó bao gồm hệ thống luật và các văn bản dưới luật, các công cụ, chính sách của nhà nước, tổ chức bộ máy, cơ chế điều hành của chính phủ và các tổ chức chính trị, xã hội Sự tác động của môi trường chính trị tới các quyết định Tổ chức sự kiện phản ánh sự tác động can thiệp của các chủ thể quản lý vĩ mô tới kinh doanh của doanh nghiệp Ví dụ, các quy định của nhà nước về thủ tục hành chính sẽ tác động không nhỏ đến hoạt động tổ chức sự kiện nếu không nắm vững điều này sẽ gặp khó khăn rất lớn trong hoạt động tổ chức sự kiện

2.2.6 Môi trường văn hoá trong sự kiện:

Văn hoá được coi là một hệ thống giá trị, quan niệm, niềm tin, truyền thống và các chuẩn mực hành vi đơn nhất với một nhóm người cụ thể nào đó được chia sẻ một cách tập thể, bao gồm: những giá trị văn hoá truyền thống căn bản, những giá trị văn hoá thứ phát

Những giá trị văn hoá truyền thống căn bản: Đó là các giá trị chuẩn mực và niềm tin trong xã hội có mức độ bền vững, khó thay đổi, tính kiên định rất cao, được truyền

từ đời này qua đời khác và được duy trì qua môi trường gia đình, trường học, tôn giáo, luật pháp nơi công sở và chúng tác động mạnh mẽ, cụ thể vào những thái độ, hành vi ứng xử hàng ngày, hành vi mua và tiêu dung hàng hoá của từng cá nhân, từng nhóm người

Những giá trị văn hoá thứ phát: Nhóm giá trị chuẩn mực và niềm tin mang tính “thứ phát” thì linh động hơn, có khả năng thay đổi dễ hơn so với nhóm căn bản các giá trị chuẩn mực về đạo đức, văn hoá thứ phát khi thay đổi hay dịch chuyển sẽ tạo ra các cơ hội thị trường hay các khuynh hướng tiêu dung mới, đòi hỏi hoạt động tổ chức sự kiện phải bắt kịp và khai thác tối đa

3 HÌNH THÀNH CHỦ ĐỀ CỦA SỰ KIỆN

 Chủ đề: Chill cùng Trà Chìll

 Ý tưởng sự kiện: Nguồn cảm hứng từ những tách trà hoa thơm mát, là một thức uống mang đậm bản sắc văn hóa dân tộc của người Việt từ xưa tới nay Trong lối sống hiện đại, văn hóa thưởng trà còn là sự kết hợp hài hòa của những thói quen truyền thống và những nét đẹp cách tân Cùng với không khí giao mùa sắc xuân và sắc hạ hoà quyện với nhau mang lại cho người thưởng trà cảm xúc nâng nâng khó tả, luyến lưu Sắc màu trendy “Very Peri”-gam tím trẻ trung và “Daffodil”-gam vàng rực rỡ chủ đạo cho sự kiện

sẽ tạo lên không gian tươi mới, tràn đầy sức sống rất “xuân-hè”

 Loại hình sự kiện: lễ khai trương cửa hàng

 Đối tượng tham gia: khách mời, khách hàng quan tâm đến trà và sức khoẻ

 Mục tiêu:

 Thu hút sự chú ý của công chúng đến với một thương hiệu chăm sóc sức khoẻ mới (lượt quan tâm trên mạng xã hội: 100.000 lượt, lượng sản phẩm bán ra trong và sau sự kiện: 90%)

 Gây sự chú ý trong giới truyền thông: 30-35 bài viết (báo in, báo điện tử, báo lá cải, fanpage giải trí, tiktok, instagram, youtube)

 Thu hút các khách hàng tiềm năng:

 Trao phần quà khai trương, voucher giảm giá, khuyến mãi sản phẩm

 Mục đích tổ chức sự kiện:

+ Khai trương cửa hàng chính thức của thương hiệu “Trà Chìll” sau 1 tháng bán trải nghiệm online trên sàn thương mại điện tử (Shopee, Lazada, Tiki) và mạng xã hội (Facebook, Instagram)

+ Đưa hình ảnh thương hiệu trẻ về chăm sóc sức khoẻ đến với thị trường người tiêu dùng

+ Quảng bá sản phẩm nội địa chất lượng về chăm sóc sức khoẻ

+ Tôn vinh nét đẹp truyền thống của trà, mang nghệ thuật pha trà, thưởng trà đến với thế hệ trẻ (GenZ) và những người yêu trà

4 LẬP CHƯƠNG TRÌNH

Khai mạc 7h30-8h30

- Đón khách, chụp ảnh checkin cùng hashtag

- Ổn định chỗ ngồi cho khách mời và đại biểu 8h30-8h45 - Trình diễn các tiết mục văn nghệ chào mừng

Nội dung

sự kiện 8h45-9h

- Giới thiệu đại biểu, nhà đầu tư và các vị khách mời đặc biệt

9h-9h20 - Giới thiệu quá trình hình thành thương hiệu và

phỏng vấn Founder

9h20-9h35 - Lễ cắt băng khánh thành

9h35-10h

- Khách mời và đại biểu tham quan gian trưng bày sản phẩm và trải nghiệm sản phẩm 10h-10h20 - Biểu diễn nghệ thuật pha trà và thưởng trà

10h20-10h40 - Tổ chức minigame và trao giải thưởng

Bế mạc

10h40-11h - Bế mạc chương trình

11h-12h

- Khách mời và đại biểu dùng bữa trưa tại tầng 2 của trung tâm sự kiện

5 LẬP DỰ TOÁN NGÂN SÁCH

1.3 Backdrop,

2.2 Backdrop,poster cái 2 500.000 1.000.000

2.4 Thông tin sảnphẩm bộ 120 10.000 1.200.000

3.1 Hoa tặng nhàtài trợ bó 10 500.000 5.000.000

3.2 khách mời (trà)Quà tặng cho lọ 10 300.000 3.000.000

3.3

Chụp ảnh, quay

phim, phỏng

vấn

lần 1 10.000.000 10.000.000

4.1 Hoa cài áokhách mời cái 120 50.000 6.000.000

4.2 Giỏ hoa để bàn giỏ 15 200.000 3.000.000

5 Chi phí tham luận

5.1 Chi phí bài

6.1 Chi phí báo chí bài 30 500.000 15.000.000

7.1 chia đầu ngườiChi phí buffet người 120 300.000 36.000.000

7.2 Tiệc teabreak người 120 30.000 3.600.000

8.1 chương trìnhMC dẫn người 1 2.000.000 2.000.000

10.000.000 = 8,46

Tổng cộng

111.500.000

6 XÂY DỰNG HỢP ĐỒNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

-HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ

TỔ CHỨC SỰ KIỆN

Số: [ ]/HĐDV

- Căn cứ vào các quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành;

- Căn cứ vào khả năng cung cấp và nhu cầu của hai bên

Hôm nay, ngày 15 tháng 04 năm 2022, tại văn phòng Công ty dịch vụ và sự kiện Ấn Tượng, chúng tôi gồm có:

BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ (BÊN A):

CÔNG TY DỊCH VỤ VÀ SỰ KIỆN ẤN TƯỢNG

Địa chỉ : Số 298, Đường Cầu Diễn, Minh Khai, Bắc Từ Liêm, Hà Nội

Điện thoại : 0976630298

Số ĐKD : 22558 Cấp ngày: 14/11/2021 tại: Hà Nội

Mã số thuế : 4132899

Số Tài khoản: 101665209125673 tại Ngân hàng MB bank - chi nhánh: Hà Nội Đại diện : Nguyễn Thị Ngọc Ánh - Chức vụ: Giám đốc

(Sau đây gọi là “Bên A”)

BÊN THUÊ DỊCH VỤ (BÊN B):

CÔNG TY CHĂM SÓC SỨC KHOẺ VÀ DỊCH VỤ TRÀ CHÌLL

Địa chỉ : Số 36, Xuân Thuỷ, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội

Điện thoại : 0853237466

Số ĐKD : 27845 Cấp ngày: 25/02/2022 tại: Hà Nội

Mã số thuế : 5682947

Số Tài khoản: 1010308977 tại Ngân hàng BIDV - chi nhánh: Cầu Giấy-Hà Nội Đại diện : Nguyễn Hạ Giang - Chức vụ: Giám đốc

(Sau đây gọi là “Bên B”)

Hai bên cùng tiến hành giao kết Hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện (sau đây gọi tắt

là “Hợp đồng”) với các điều khoản như sau:

Điều 1 Nội dung Hợp đồng

Bên B đồng ý giao và Bên A đồng ý nhận hỗ trợ Bên B tổ chức hội nghị giới thiệu

về dịch vụ du lịch của Bên B, cụ thể như sau:

1.1 Thiết kế voucher tặng khách tham dự

1.2 Chuẩn bị bài phát biểu khai mạc

1.3 Xây dựng kịch bản chương trình

1.4 Thiết kế profile công ty trình chiếu tại sự kiện

1.5 Hỗ trợ đón khách, hướng dẫn vị trí ngồi

1.6 Điều phối chương trình và xử lý các sự cố phát sinh trong suốt quá trình diễn ra

sự kiện

Điều 2 Thời gian và địa điểm thực hiện hợp đồng

2.1 Thời gian tổ chức sự kiện: ngày 23/ 04/2022 Bên A có trách nhiệm hoàn tất các công việc quy định tại khoản 1.2, 1.3 và 1.4 Điều 1 trước ngày diễn ra sự kiện 2.2 Địa điểm thực hiện

a Giai đoạn chuẩn bị: Tại trụ sở Bên A, địa điểm số 298, đường Cầu Diễn, Minh Khai, Bắc Từ Liêm, Hà Nội

b Giai đoạn thực hiện: Tại trụ sở bên A, địa điểm số 298, đường Cầu Diễn, Minh Khai, Bắc Từ Liêm, hà Nội

Điều 3 Giá trị hợp đồng

3.1 Giá trị hợp đồng: 103.400.000đồng

Bằng chữ: Một trăm linh ba triệu bốn trăm nghìn đồng

(Giá trên đã bao gồm thuế VAT)

3.2 Giá trị Hợp đồng trên chỉ là tạm tính, giá trị Hợp đồng cuối cùng sẽ căn cứ vào Biên bản nghiệm thu được hai bên ký xác nhận dựa trên những yêu cầu phát sinh của Bên B và công việc thực tế Bên A đã thực hiện

Điều 4 Thời hạn và phương thức thanh toán

4.1 Thời hạn thanh toán: Bên B có trách nhiệm thanh toán cho Bên A toàn bộ giá trị Hợp đồng theo quy định tại Điều 3 của Hợp đồng trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày hai bên ký biên bản nghiệm thu

4.2 Phương thức thanh toán: Thanh toán một lần bằng hình thức chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng Bên A cung cấp tại phần đầu của Hợp đồng

(Lưu ý: Việc thoả thuận việc thanh toán có thể được thực hiện một lần hoặc nhiều

lần tuỳ vào thoả thuận của các bên Cách tốt nhất là khi ký kết Hợp đồng thanh toán một khoản tạm ứng từ 20%-50% giá trị của Hợp đồng Số tiền còn lại sẽ thanh toán khi ký kết Biên bản nghiệm thu và thanh lý Hợp đồng, đồng thời Bên A cung cấp đầy đủ Hoá đơn VAT hợp lệ cho Bên B)

Điều 5 Quyền và nghĩa vụ của Bên A

5.1 Hỗ trợ Bên B chuẩn bị, tổ chức sự kiện theo đúng định hướng, mục tiêu đề ra 5.2 Yêu cầu Bên B cung cấp tài liệu, hồ sơ và các vấn đề liên quan để thực hiện

dịch vụ.

5.3 Nhận phí dịch vụ theo thỏa thuận tại Điều 3 trong Hợp đồng này

5.4 Cung cấp hóa đơn VAT hợp lệ cho Bên B

5.5 Bảo mật tất cả các thông tin liên quan đến sản xuất kinh doanh của Bên B, trừ khi phải cung cấp theo yêu cầu của cơ quan Nhà nước hoặc được sự đồng ý bằng văn bản của Bên B

Điều 6 Quyền và nghĩa vụ của Bên B

6.1 Thanh toán đầy đủ và đúng hạn giá trị Hợp đồng cho Bên A

6.2 Xem xét điều chỉnh, thực hiện các góp ý do Bên A đề xuất

6.3 Trong quá trình triển khai áp dụng kịch bản chương trình do Bên A xây dựng, nếu phát sinh yếu tố ảnh hưởng không tốt đến Bên B, Bên B phải phản ánh ngay cho Bên A biết thông tin để cùng phối hợp giải quyết

6.4 Tạo điều kiện, phối hợp với Bên A để Bên A thực hiện các nội dung thỏa thuận trong Hợp đồng

6.5 Bảo mật các thông tin, kịch bản chương trình do Bên A cung cấp, trừ khi phải cung cấp theo yêu cầu của cơ quan Nhà nước hoặc được sự đồng ý bằng văn bản của Bên A

Điều 7 Giải quyết tranh chấp

7.1 Bất kỳ tranh chấp nào phát sinh liên quan đến Hợp đồng này hai bên chủ động thương lượng giải quyết trên tinh thần hợp tác, tôn trọng lẫn nhau và hai bên cùng

có lợi

7.2 Trường hợp tranh chấp không giải quyết được bằng thương lượng trong thời hạn mười lăm (15) ngày kể từ thời điểm phát sinh, thì tranh chấp sẽ được giải quyết tại Tòa án có thẩm quyền theo quy định của pháp luật

Điều 8 Điều khoản chung

8.1 Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký

8.2 Hợp đồng này được lập thành hai (04) bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ một (02) bản để thực hiện

Đ i di n bên A ạ ệ

Giám đôếc

Đ i di n Bên B ạ ệ

Giám đôếc

(Ký, ghi rõ h tên và đóng dấấu) ọ

Ánh

(Ký, ghi rõ h tên và đóng dấấu) ọ

Giang

Mục lục

1 Xác định sự kiện 3

2 Các yếu tố liên quan 3

2.1 Môi trường vi mô: 3

2.2 Môi trường vĩ mô: 3

2.2.1 Môi trường nhân khẩu học trong sự kiện: 3

2.2.2 Môi trường kinh tế trong sự kiện 3

2.2.3.Môi trường tự nhiên trong sự kiện: 4

2.2.4 Môi trường công nghệ kỹ thuật trong sự kiện: 4