LËp kÕ ho¹ch dù ¸n VECO Vietnam, Elise Pinners 01/22/03 Page 1 LËp kÕ ho¹ch dù ¸n h−íng dÉn dµnh cho c¸n bé ph¸t triÓn n«ng th«n T¸c gi¶ Elise Pinners, Cè vÊn Ph¸t triÓn Tæ chøc VECO, hîp t¸c víi GRET[.]
Trang 1Lập kế hoạch dự án hướng dẫn dành cho cán bộ phát triển nông thôn
Tác giả: Elise Pinners, Cố vấn Phát triển Tổ chức VECO, hợp tác với GRET
(đối với các dự án nhỏ chỉ xem phần 4)
1 Khái niệm chung về dự án
Dự án, hay lập dự án có nghĩa là nhìn về phía trước, lập kế hoạch cho tương lai Thực vậy dự án là hoạt động
được lập kế hoạch chu đáo trước khi tiến hành Đó là một hoạt động có khởi đầu và kết thúc rõ ràng Văn bản kế hoạch của dự án thường được gọi là tài liệu dự án
2 Chu trình dự án
Một chu trình dự án thường diễn ra theo các bước sau đánh giá nhu cầu
đánh giá/ định lượng lập kế hoạch
thực hiện, theo dõi/giám sát
Bước định lượng, đánh giá nhu cầu, đôi khi có thêm bước bổ xung thông tin, là bước phản ánh và tiền định
hướng Các bước này được gọi chung là: bước xác định.
Trong bước lập kế hoạch, chỉ các hoạt động chính được lập kế hoạch Các hoạt động nhỏ có thể được lập kế hoạch trong bước thực hiện, khi sự tham gia của bên hưởng lợi và các bên liên quan khác được dễ dàng thoả thuận Đối với các hoạt động nhỏ chu trình trên vẫn có thể được áp dụng
3 Kế hoạch tham gia: ai tham gia, và ở bước nào?
Xác định các bên liên quan
Để viết một dự án khả thi, việc xác định tất cả các đối tượng liên quan là rất quan trọng:
1 đối tượng hưởng lợi?
2 các đối tác tham gia: những người tham gia thực hiện dự án?
3 những đối tượng hoạt động trong lĩnh vực liên quan, có thể có ảnh hưởng đến kết quả dự án?
Tham gia ở bước nào?
Sự tham gia của các bên liên quan quan trọng trong tất cả các bước lập kế hoạch dự án
1 Sự tham gia của người hưởng lợi: trên thực tế không thể có sự tham gia của những người hưởng lợi ở
ngay bước lập kế hoạch đầu tiên Đó là lý do tại sao cần thiết phải có bước xác định: trong đó có sự tham gia trực tiếp của người hưởng lợi để kế hoạch được lập trên cơ sở hiểu biết đầy đủ về những khó khăn, nhu cầu,
và những lợi thế ưu tiên Cần chỉ rõ trong tài liệu dự án: những đối tượng hưởng lợi có tham gia lập kế hoạch cho các hoạt động nhỏ (hoặc có thể gọi là dự án nhỏ (sử dụng bảng kế hoạch ở phần 4.3) không và tham gia như thế nào
2 Sự tham gia của các đối tác: tất nhiên các đối tác nên tham gia lập kế hoạch, và cam kết thực hiện kế
hoạch Đối tượng hưởng lợi khi đã được tổ chức có thể cử đại diện để khẳng định sự tham gia của mình trong bước lập kế hoạch
Các bước lập kế hoạch
Khi đã xác định rõ đối tượng tham gia lập kế hoạch, tiến hành các bước tiếp theo như sau:
1 chuẩn bị một cuộc họp (chỉ rõ kết quả mong đợi của cuộc họp, ví dụ: chỉ lập kế hoạch cho các hoạt
động chính và những đề xuất kinh phí ban đầu, hay lập kế hoạch cho các hoạt động cụ thể?)
2 tiến hành họp để lập kế hoạch
3 điều chỉnh kế hoạch (tham khảo lại ý kiến đóng góp của thành viên tham gia về bản dự thảo) có thể giao trách nhiệm cho người khác
4 tiến hành họp để thảo luận và thống nhất văn bản cuối cùng, và chuẩn bị chu đáo sẵn sàng hoạt động (thực hiện như thế nào, quản lý, theo dõi, giám sát ra sao?)
Trang 2VECO Vietnam, Elise Pinners 01/22/03 Page 2
4 Cấu trúc bản kế hoạch (tài liệu dự án)
Thông thường tài liệu dự án được viết theo cấu trúc như sau:
4.1 Giới thiệu
Phần này giải thích nguyên nhân tiến hành dự án Các nguyên nhân đưa ra dựa trên kết quả của
bước xác định, sử dụng những nhận xét, đánh giá nhu cầu và các nghiên cứu liên quan
Cần thiết phải liên hệ các khó khăn xác định trong phần giới thiệu với những tồn tại mà dự án có
thể tác động làm thay đổi; không liên hệ với những tồn tại mà dự án không thể tác động để cải
thiện thức trạng Ví dụ:
- không nói: khó khăn là do thiếu lượng mưa cần thiết (dự án không thể thay đổi được lượng
mưa, hãy nói: phương pháp canh tác không phù hợp với lượng mưa thấp)
- không nói: thiếu thuốc trừ sâu (thiếu tài liệu, hay thiếu bất cứ thứ gì), cụ thể hơn hãy nói: phương pháp phòng trừ sâu bệnh còn chưa được nhận thức đầy đủ hay người nông dân chưa được tiếp cận với các biện pháp trừ sâu
Do vậy việc xác định thận trọng một khó khăn nào đó là rất quan trọng, cho phép lựa chọn những giải pháp khả thi và cụ thể hơn (để xác định mục tiêu của dự án) Ngược lại xác định một khó khăn một cách thiếu thận trọng có thể bỏ qua một số giải pháp có giá trị ngay từ đầu
4.2 Mục tiêu và kết quả mong đợi
Mục tiêu tổng thể
Trong phần này hãy đóng vai trò là người hưởng lợi tưởng tượng về thực trạng khi dự án kết thúc Đó là kết quả đạt được nhờ dự án Tốt nhất nên dựa vào những khó khăn đã xác định trong phần giới thiệu và lập kết quả ngược lại Ví dụ:
- Nếu nguyên nhân chính dẫn đến nghèo đói là năng suất mùa màng thấp, thì mục tiêu là năng suất mùa màng tăng và giảm đói nghèo.
- Nếu khó khăn trọng tâm là chất lượng đầu vào kém, khả năng kiểm soát
đầu vào của nông dân còn hạn chế, thì mục tiêu là tăng cường khả năng kiểm soát việc cung ứng và chất lượng đầu vào của nông dân.
Mục tiêu cụ thể
Trong phần này hãy chuyển các khó khăn tương ứng thành kết quả ngược lại Trong ví dụ trên, có thể xác
định mục tiêu cụ thể liên quan đến năng suất lúa hoặc/và các giống cây trồng khác, và nông dân tự kiểm soát việc sản xuất giống và chất lượng giống
Không nên nhầm lẫn giữa mục tiêu với hoạt động và kết quả Mục tiêu là thực trạng được tạo ra nhờ sự giúp
đỡ của dự án Mục tiêu cũng có thể bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài
Các mục tiêu cụ thể nên được cấu trúc tốt, vì trong các bước tiếp theo, chúng ta lập kế hoạch cho từng hoạt
động dựa trên từng mục tiêu cụ thể Ví dụ: sắp xếp các mục tiêu theo từng chủ đề: mục tiêu về kỹ thuật, về phương pháp, về tổ chức, và về thể chế
Kết quả mong đợi
Đối với từng mục tiêu cụ thể, có thể xác định được những kết quả mong đợi của dự án Cũng cần xác định
trước những nguy cơ ảnh hưởng đến kết quả của hoạt động dẫn đến không hoàn thành mục tiêu Những
yếu tố khách quan nào ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu? Có thể tác động làm thay đổi các yếu tố này không?
Ví dụ: việc tiêu thụ giống lúa sản xuất ở địa phương phụ thuộc vào chứng nhận chất lượng của cơ quan chức năng có thẩm quyền tỉnh Nên có thể phải báo cáo với cơ quan này, hoặc thậm chí mời cơ quan này tham gia dự án, để có thể đạt được mục tiêu.
4.3 Kế hoạch hoạt động, thời gian và đầu vào (con người, vật chất)
Dựa trên mục tiêu và kết quả mong đợi lập kế hoạch cho các hoạt động Song đôi khi cũng phải tính đến nguồn lực hiện có để lập kế hoạch khả thi
Đối với mỗi hoạt động chính, cần xác định các hoạt động cụ thể, thời gian thực hiện, người tham gia, người chịu trách nhiệm chính, và phương tiện (tài chính, trợ giúp từ bên ngoài) cần thiết như mẫu đề xuất dưới đây Tuy nhiên, nên trách lập một kế hoạch quá chi tiết, vì mọt kế hoạch chi tiết chỉ nên lập khi đã cso sự tham gia
Trang 3của các đối tác và người hưởng lợi kế hoạch hành động ở bước này chỉ để xác định rõ thời gian và kinh phí cần thiết cho các hoạt động chính Dưới đây là những hướng dẫn sử dụng bảng kế hoạch
Trang 4VECO Vietnam, Elise Pinners 01/22/03 Page 4
Hoạt động:
Kết quả mong đợi: … Người chịu trách nhiệm:
chịu trách nhiệm chính
Yêu cầu, kinh phí
(vật chất, nguồn lao động, tiền, trợ giúp)
Trang 5Hướng dẫn dùng bảng kế hoạch
Nói chung đây là một bảng đơn giản Có thể thêm hoặc bớt các dòng và cột cho phù hợp khi cần thiết Kết quả mong đợi: xen phần 4.2
Hoạt động cụ thể: Các hoạt động cụ thể được trình bày theo một trật tự lô gích nhất định Có thể tham
khảo trật tự lô gích sau:
- huy động con người (họp, xác định đối tượng liên quan)
- huy động tài chính (huy động nguồn đóng góp từ các thành viên, ngân hàng, nhà tài trợ, v.v)
- chuẩn bị đầu vào (lựa chọn địa điểm, mua đầu vào)
- thực hiện
- theo dõi: những tiêu chí có liên quan đến kết quả mong đợi (xem phần 4.5)
- đánh giá: dựa trên kết quả theo dõi, tham khảo ý kiến hoặc hỏi những người tham
gia, những người hưởng lợi
Sau khi hoàn thành cột hoạt động cụ thể, mới điền vào các cột còn lại theo hàng ngang
Thời gian: - càng chính xác càng tốt, xác định ngày, giờ cụ thể
- lập kế hoạch thời gian khả thi: thời gian cần thiết để huy động nguồn tài chính và nguồn lực con người
Người tham gia: tốt hơn cả là những người có liên quan nên tham gia thường xuyên trong quá trình
lập kế hoạch Không lập danh sách những người không thuộc tổ chức Nếu có những người không thuộc tổ chức tham gia, họ nên được đề cập đến ở cột tiếp theo Viết tên một người chịu trách nhiệm chính cho mỗi hoạt động
Yêu cầu: - vật chất, nguồn lao động: số lượng, và nếu cần thiết định lượng chi phí cụ thể
- hỗ trợ bên ngoài: xác định những trợ giúp cần thiết Bảng kế hoạch này nên được điều chỉnh phù hợp khi cần thiết Đôi khi thời gian có thể được xác định sau (khi các phương tiện đã được huy động, và phương pháp đã được xác định) Chi phí cho vật chất, nguồn lao
động cũng có thể được xác định ngoài bảng Trong nhiều trường hợp, lập kế hoạch ngân sách được tiến hành sau khi có các thông tin đầy đủ về sự khả thi của các lựa chọn khác nhau (phương pháp, nguồn gây quỹ)
4.4 Ngân sách
Kế hoạch ngân sách được lập dựa trên các hoạt động Khi lập kế
hoạch hoạt động, các phương pháp, lựa chọn nào cần được nghiên
cứu cụ thể hơn để lập kế hoạch ngân sách khả thi sẽ trở nên rõ
ràng, dựa trên nguồn tài chính, và nguồn lực con người hiện có.
Những kế hoạch lấy nguồn ngân sách cố định làm xuất phát điểm là
những kế hoạch tồi nhất Lập kế hoạch ngân sách chỉ là bước đi cuối
cùng.Nhưng tất nhiên, đôi khi cần thiết phải xem xét lại tính khả thi
của các hoạt động hoặc phương pháp lựa chọn, hoặc bổ xung các
hoạt động gây quỹ nhằm làm cho kế hoạch phù hợp với ngân sách
4.5 Theo dõi & đánh giá
Theo dõi có nghĩa là ghi chép lại các hoạt động đang được tiến hành, kết quả đạt được, sự tham gia của
người hưởng lợi, của đối tác, chi phí, v.v
Đánh giá phụ thuộc chủ yếu vào kết quả theo dõi, nhưng còn dựa trên các nguồn số liệu khác: tổng hợp, kết
luận
Tiêu chí rất cần thiết cho theo dõi Những tiêu chí này có thể tính toán được và dễ dàng xác minh (
không nên quá nhiều tiêu chí)
Ví dụ về các tiêu chí:
1 để theo dõi sự phát triển của một nhóm nông dân: a.có lập kế hoạch hoàn chỉnh không b khoản
tiền hiện có c việc sử dụng sổ sách (biên bản, sổ sách tài chính, danh sách hội viên, báo cáo về việc tiêm phòng bệnh và các kết quả kiểm tra y tế khác).
2 để theo dõi hoạt động của tập huấn viên: có thường xuyên sử dụng các bài tập thực hành, hỏi
kinh nghiệm của người tham gia tập huấn, hoặc nhận xét đánh giá của người tham gia tập huấn về nội dung và phương pháp tập huấn.
Trang 6EP-project planning-vn.doc, Elise Pinners 01/22/03 Page 6
Theo dõi & đánh giá hoạt động được lập kế hoạch ngay từ đầu theo từng bước trong kế hoạch Để lập kế
hoạch theo dõi và đánh giá, có thể sử dùng bảng biểu dưới đây (đôi khi được gọi là khung lô gích) Trong bảng này các bước quan trọng được sắp xếp lần lượt theo hàng (mục tiêu tổng thể, mục tiêu cụ thể, kết quả mong đợi xem phần 4.2) và đối với mỗi bước cần chỉ rõ :
- các chỉ số để đánh giá kết quả?
- nguồn thông tin xác minh kết quả?
- các giả định: những yếu tố nằm ngoài sự kiểm soát ảnh có thể ảnh hưởng đến dự án
Dưới đây là một ví dụ đơn giản về khung lô gích
Khung lô gích
Mục tiêu tổng thể
Mạng lưới nhân
giống lớn mạnh lên
Các thành viên phấn khởi tích cực tham gia vào hoạt động của mạng lưới
- sự đóng góp của thành viên trong mạng lưới
sự trợ giá giống nhập khẩu
Mục tiêu cụ thể
- tăng sản lượng giống
đạt chất lượng
- bán rộng rãi tại địa
phương
- Chất lượng giống
- 90% lượng giống
được tiêu thụ ở địa phương, với giá tối thiểu là 1500
đồng/kg
- cán bộ địa phương kiểm tra thường xuyên
- sổ sách tài chính
cán bộ địa phương không sãn sàng kiểm tra chất lượng
Kết quả mong đợi
- tăng sản lượng
- cơ quan địa phương
cho phép và hỗ trợ
tiêu thụ giống
- số liệu về sản lượng:
25% sản lượng/năm
- các nhà cung cấp giống mua giống do mạng lưới sản xuất
- sổ sách ghi chép kết quả thực địa
- theo dõi thị trường, phỏng vấn
cán bộ địa phương không chấp nhận chất lượng giống vì “không có chứng nhận chất lượng”
Bên cạch việc theo dõi đánh giá các hoạt động có thể đánh giá chung toàn bộ dự án, tập trung vào ba khía cạch sau:
1 hoạt động và kết quả (xem phần 4.3);
2 ảnh hưởng: mục tiêu (xem kế hoạch) đã đạt được? người hưởng lợi có thể tham gia đánh giá;
3 quản lý: dự án hay tổ chức hoạt động như thế nào, điểm mạnh, điểm yếu của quá trình quản lý dự
án? Đây được gọi là quá trình tự đánh giá