Lập kế hoạch dứ án

Khái niệmthức đã được phê duyệt để hướng dẫn việc thực hiện và kiểm soát dự án Theo PMI có để đảm bảo việc thực hiện và kiểm soát thành công dự án, tạo thuận lợi trong việc trao đổi

CHƯƠNG 5: LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

TS Nguyễn Thị Việt Hoa

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG

KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ

Yêu cầu của chương

• Sinh viên đem theo máy tính xách tay có phầnmềm excel và microsoft project 2010

• Nếu có thể cài thêm phần mềm Crystal Ball

Nội dung

• 5.1 Nội dung kế hoạch dự án

• 5.2 Qui trình lập kế hoạch dự án

• 5.3 Một số vấn đề cần lưu ý khi lập kế hoạchdự án

Khái niệm

thức đã được phê duyệt để hướng dẫn việc thực hiện và kiểm soát dự án (Theo PMI)

có để đảm bảo việc thực hiện và kiểm soát thành công dự án, tạo thuận lợi trong việc trao đổi

thông tin giữa các bên liên quan đến dự án và lưu trữ các thông tin về các đường cơ sở của lịch tiến

độ của dự án

theo thời gian khi có thêm các thông tin về dự án.

Lập kế hoạch là trả lời các câu hỏi

Ai?

Làm gì?

Làm thế nào?

Chi phí bao nhiêu?

Khi nào xong?

Chất lượng cần đạt đến?

Nội dung

kế hoạch

dự án

Mô tả chung

Mục tiêu hoặc phạm vi

Cách tiếp cận chung

Các cam kết cần tuân thủ

Lịch tiến độ

Các nguồn lực

Mô tả chungMục tiêu và phạm vi của dự án

Quan hệ của các yếu tố trên với mục

tiêu của doanh nghiệp

Cơ cấu tổ chức quản lý

Danh mục các mốc thời gian quan trọng trong lịch tiến độ

Các cam kết cần tuân thủ

– Các thỏa thuận liên kết

– Hội đồng cố vấn

– Đánh giá lại dự án và thủ tục để hủy dự án

– Các yêu cầu về quyền sở hữu

– Các thỏa thuận quản trị đặc biệt (sử dụng thầu phụ,

5.2 Qui trình lập kế hoạch dự án

Đề xuất dự án

Bước 1: Xây dựng WBS Bước 2: Xác định

mối liên hệ giữa các gói công việc

Bước 3: Ước

nh các gói công việc Bước 4: Tính

toán kế hoạch ban đầu

Bước 5: Phân bổ và cân đối nguồn lực

Bước 6: Lập ngân sách

Quản trị rủi ro

Lược đồ mạng

Đường găng

Ước nh thời gian

Bước 1: WBS

• WBS (Work Breakdown Structure) – Cấu trúcphân tách công việc: Tổng hợp tất cả các côngviệc của dự án chia theo nhóm và theo thứ bậc

Dự án thiết kế một phiên bản phần

mềm mới

• 1.0 Xác định các yêu cầu của phiên bản mới

– 1.1.Yêu cầu đối với Module 1

– 1.2 Yêu cầu đối với Module 2

• 2.0 Thiết kế phiên bản mới

– 2.1 Thiết kế M1

– 2.2 Thiết kế M2

• 3.0 Phát triển phiên bản mới

– 3.1 Nâng cấp các modules lõi

• 3.1.1 Nâng cấp M1

• 3.1.2 Nâng cấp M2 – 3.2 Xây dựng các phiên bản mới

• 3.2.1 của M1

• 3.2.2 Của M2 – 3.3 Kiểm tra các thành phần

• 3.3.1 Kiểm tra và xác nhận M1

• 3.3.2 Kiểm tra và xác nhận M2

• 4.0 Tích hợp và kiểm tra phiên bản mới

Dự án thiết kế một phiên bản phần

mềm mới

Dự án phần mềm

Kiểm tra thành phần

Tích hợp và kiểm tra

WBS (tiếp)

• Phân biệt nhiệm vụ (task, sub task) và Gói

công việc (Work package)

• Nguyên tắc 100%: Các cấp độ dưới của một

yếu tố WBS (child level) phải bao gồm 100% các công việc của yếu tố đó (parent level)

Dự án thiết kế một phiên bản phần

mềm mới

• 1.0 Xây dựng module 1

– 1.1 Xác định yêu cầu sản phẩm – 1.2 Thiết kế module 1

– 2.3 Phát triển module 2

• 2.3.1 Nâng cấp M2

• 2.3.2 Xây dựng các phiên bản mới của M2

– 2.4 Kiểm tra và xác nhận M2

• 3.0 Tích hợp và kiểm tra phiên bản mới

• 1.0 Xác định các yêu cầu của phiên

bản mới

– 1.1.Yêu cầu đối với Module 1

– 1.2 Yêu cầu đối với Module 2

• 2.0 Thiết kế phiên bản mới

– 2.1 Thiết kế M1

– 2.2 Thiết kế M2

• 3.0 Phát triển phiên bản mới

– 3.1 Nâng cấp các modules lõi

• 3.3.1 Kiểm tra và xác nhận M1

• 3.3.2 Kiểm tra và xác nhận M2

• 4.0 Tích hợp và kiểm tra phiên bản

mới

Thực hành

• Xây dựng WBS cho dự án Tổ chức một buổitiệc sinh nhật

Đề xuất dự án tổ chức tiệc sinh nhật

– 3.2 Chốt số lượng đồ ăn, uống

– 3.3 Chuẩn bị bát, đĩa, cốc, dao, thìa

– 3.4 Bày đồ ăn và đồ uống

Bảng phân công công việc (Linear responsibility chart)

Bài tập về nhà

6 năm 2016 Bạn đã được nhận vào học cao học tại đại học Cambridge vào tháng 2 năm 2017 với học bổng 100% học phí Em hãy giúp bạn lập WBS cho kế hoạch chuẩn bị đi du học.

cửa hàng kinh doanh đồ ăn nhanh Bạn đã có dự

án và đã chọn được địa điểm để mở cửa hàng

Em hãy giúp bạn lập WBS để set-up cửa hàng.

Dự án thiết kế một phiên bản phần

mềm mới

Dự án phần mềm

Kiểm tra thành phần

Tích hợp và kiểm tra

WBS không thể hiện trình tự thực hiện công việc!

Bước 2: Xác định mối liên hệ giữa các

gói công việc

• Bảng liên kết các công việc

– Các kiểu liên hệ: FS, SS, FF, SF

• Xây dựng lược đồ̀ mạng lướị

Bảng các liên kết các công việc

trước

Thời gian thực hiện (ngày)

1.1.Yêu cầu đối với Module 1 2

1.2 Yêu cầu đối với Module 2 2

Bài tập về nhà

• Xây dưng Bảng liên kết các công việc cho dự

án Tổ chức một buổi tiệc sinh nhật

Kỹ thuật mạng lưới (Network Techniques)

• PERT (Program Evaluation and Review

Technique) – Đánh giá chương trình và kỹ

thuật rà soát: Xây dựng bởi hải quân Mỹ từ

năm 1958, đầu tiên chủ yếu dùng trong các dự

án R&D

• CPM (Critical Path Method) – Phương pháp

đường găng: Xây dựng bởi công ty DuPont

trong cùng thời kỳ, chủ yếu dùng cho các dự

án xây dựng

Xây dựng lược đồ̀ mạng lưới AON

(activity on node)

Xây dựng lược đồ̀ mạng lưới AOA

(activity on arrow)

Bài tập về nhà

• Vẽ sơ đồ mạng lưới dạng AON và AOA của dự

án tổ chức tiệc sinh nhật

Bước 3: Ước nh các gói công việc

Thời gian

Kế hoạch hoạt động (Action

Plan) Chi phí

Ước lượng thời gian

• Chú ý: 1 ngày không thể sử dụng cả 8h chocông việc

Bảng liên kết các công việc

Công việc Việc thực hiện trước Thời gian thực hiện

(ngày)

1.1.Yêu cầu đối với Module 1 (a) 2

1.2 Yêu cầu đối với Module 2 (b) 2

3.1.1 Nâng cấp M1 (e) 2.1 8 3.1.2 Nâng cấp M2 (f) 2.2 5 3.2.1 Phiên bản mới của M1 (g) 2.1 10 3.2.2 Phiên bản mới của M2 (h) 2.2 7 3.3.1 Kiểm tra và xác nhận M1 (i) 3.1.1, 3.2.1 2 3.3.2 Kiểm tra và xác nhận M2 (j) 3.1.2, 3.2.2 1 4.0 Tích hợp và kiểm tra phiên bản mới (k) 3.3.1, 3.3.2 3

Kế hoạch hoạt động (Action Plan)

Kế hoạch hoạt động

Ước nh chi phí thực hiện

• Chi phí lao động

• Chi phí máy móc, thiết bị

• Chi phí nguyên vật liệu: nên nh theo sảnphẩm

• Các chi phí cố định: thường là chi phí thuêngoài

• Chi phí hành chính và chi phí chung

• Chi phí gián tiếp (overhead cost)

Câu hỏi cần trả lời

• Dự án cần những nguồn lực gì?

• Tổng số lượng mỗi nguồn lực là bao nhiêu?

• Khi nào cần các nguồn lực đó và cần trong baolâu?

• Chi phí cho các nguồn lực như thế nào?

Ước lượng chi phí cho từng gói công việc

• Chi phí cho lao động và các chi phí gián tiếp cóliên quan

• Chi phí trực tiếp cho máy móc thiết bị và các

nguồn lực khác

• Chi phí gián tiếp khác

• Chi phí hành chính và chi phí chung

Ước tính chi phí

• Thời gian không làm việc

• Chi phí gián tiếp liên quan đến công việc

Mẫu Kế hoạch hành động

Công việc Người chịu

trách nhiệm

Thời gian thực hiện

Công việc trước đó

Nguồn lực

1.0 Xác định các yêu cầu của phiên bản mới

1.1.Yêu cầu đối với Module 1

1.2 Yêu cầu đối với Module 2

2.0 Thiết kế phiên bản mới

2.1 Thiết kế M1

2.2 Thiết kế M2

3.0 Phát triển phiên bản mới

3.1 Nâng cấp các modules lõi

3.1.1 Nâng cấp M1 3.1.2 Nâng cấp M2 3.2 Xây dựng các phiên bản mới

3.2.1 Phiên bản mới của M1 3.2.2 Phiên bản mới của M2 3.3 Kiểm tra các thành phần

3.3.1 Kiểm tra và xác nhận M1 3.3.2 Kiểm tra và xác nhận M2 4.0 Tích hợp và kiểm tra phiên bản mới

Bước 4: Tính toán kế hoạch ban đầu

• Sử dụng lược đồ mạng lưới

• Kế hoạch chi ết cho mỗi gói công việc

• Biểu đồ Gantt

muộn (LS)

Kết thúc muộn (LF) Thời gian linh hoạt (FL)

ID công việc/ Thời hạn, FL

Tính toán kế hoạch chi ết

• Bước 1: Bước ến ến độ : nh toán tất cả cácngày bắt đầu sớm và kết thúc sớm kể từ ngàybắt đầu

• Bước 2: Bước lùi ến độ: Lùi công việc từ ngàykết thúc để nh toán tất cả những ngày kết

thúc muộn và bắt đầu muộn

• Bước 3: Tính toán thời gian linh hoạt và các

định đường găng

Đường găng (critical path)

Bài tập về nhà (buổi 8)

• Bài 1-7 trang 374-375 sách “Project

Management A managerial approach, Jack R Meredith and Samuel J Mantel (2009), 7th

edition, John Wiley & Sons, Inc”

Quản trị rủi ro trong quá trình lập kế hoạch dự án

• 2 phương pháp cơ bản:

đây là phương pháp đơn giản và được áp dụng

rộng rãi trong quản trị rủi ro liên quan đến ngân sách của dự án.

nhất, tình huống tốt nhất và tình huống xấu nhất

Phân tích rủi ro

• Xây dựng các giả thiết về hàm phân bổ xácsuất của các biến (variables) và các tham số(parameters)

• Sử dụng mô hình mô phỏng Monte Carlo đểđánh giá mức độ rủi ro của các quyết địnhquản trị

Ước lượng thời gian thực hiện

3 Tìm đường găng của dự án

4 Tìm xác suất để dự án thực hiện trong 21, 22, 25 ngày

Ước lượng thời gian thực hiện

Hoạt

Phương sai

Độ lệch

Công việc trước

Thời gian thực hiện DA

Ước lượng thời gian thực hiện

Hoạt

Phương sai

Độ lệch

Công việc trước

Thời gian thực hiện DA

Mô phỏng Monte Carlo

Bước 5: Phân bổ và cân đối nguồn lực

• Nguồn lực (nhân lực , thiết bị, nguyên vật liệu) phân bổ cho dự án là có hạn

• Một nguồn lực có thể được sử dụng đồng thờicho nhiều dự án khác nhau

• Chi phí chuyển dịch nguồn lực

Phân bổ các nguồn lực

Công việc Việc thực

hiện trước

Thời gian thực hiện (ngày)

Các nguồn lực

Thời gian làm việc (h/ngày)

1.1.Yêu cầu đối với Module 1 (a) 2 KS1, KS2 5 1.2 Yêu cầu đối với Module 2 (b) 2 KS2, KS3 4

Phân bổ lại các nguồn lực

Câu hỏi

• 1 Vẽ sơ đồ mạng lưới của dự án, xác định đường găng và thời gian thực hiện dự án.

• 2 Vẽ biểu đồ phân bổ nguồn lực của dự án theo thời

gian Từ biểu đồ hãy chỉ rõ những nguồn lực nào bị quá tải và nguồn lực nào chưa sử dụng hết.

• 3 Lập bảng tổng hợp nhu cầu các nguồn lực của dự án

• 4 Cân đối lại các nguồn lực của dự án để dự án không

bị quá tải trong việc sử dụng các nguồn lực Sau khi cân đối các nguồn lực đường găng và thời gian thực hiện dự án có thay đổi không?

1 Vẽ sơ đồ mạng lưới của dự án

2 Xác định đường găng và tổng thời gian thực hiện dự án

3 Xác định các hạn chế về nguồn lực biết mỗi nguồn lực được phân bổ 100% cho mỗi công việc

4 Phân bổ lại các nguồn lực và công việc, xác định đường găng mới và thời gian thực hiện dự án mới

5 Làm thế nào để có thể rút ngắn thời gian thực hiện dự án mà không bị quá tải về nguồn lực

Sử dụng Microsoft Project 2010 (MSP 2010)

• Tạo ra các kế hoạch cho dự án ở các cấp độ chi tiết Làm

việc với các thông tin và dữ liệu một cách chi tiết giúp kiểm

soát dự án Kiểm soát các công việc mà MSP có thể tự động thiết lập lịch hoặc cán bộ dự án sẽ thiết lập bằng tay

• Quản lý các công việc, chi phí, nguồn lực theo từng cấp độ

• Xem các thông tin, dữ liệu của dự án bằng nhiều cách Áp

dụng các nhóm, đánh dấu, sắp xếp và lọc các thông tin theo ý muốn

• Theo dõi và quản lý kế hoạch trong quá trình thực hiện dự án

• Cộng tác và chia sẻ dữ liệu với những thành viên trong nhóm

để tăng năng suất làm việc.

Mẫu Kế hoạch hành độngCông việc thực hiện Thời gian

(ngày)

Công việc trước đó

Nguồn lực

1.0 Xác định các yêu cầu của phiên bản mới

2.0 Thiết kế phiên bản mới

3.0 Phát triển phiên bản mới

3.1 Nâng cấp các modules lõi

3.2 Xây dựng các phiên bản mới

3.2.1 Phiên bản mới của M1 10 2.1 KS1, KS3

3.3 Kiểm tra các thành phần

3.3.1 Kiểm tra và xác nhận M1 2 3.1.1, 3.2.1 KS1 3.3.2 Kiểm tra và xác nhận M2 1 3.1.2, 3.2.2 KS2 4.0 Tích hợp và kiểm tra phiên bản mới 3 3.3.1, 3.3.2 KS1,2,3

Mẫu Kế hoạch hành động

Công việc Thời gian

thực hiện (ngày)

Công việc trước đó

Nguồn lực Thời gian

làm việc (h/ngày)

1.0 Xác định các yêu cầu của phiên bản mới

2.0 Thiết kế phiên bản mới

3.0 Phát triển phiên bản mới

3.1 Nâng cấp các modules lõi

3.2 Xây dựng các phiên bản mới

3.2.1 Phiên bản mới của M1 5 10 2.1 KS1, KS3

3.3 Kiểm tra các thành phần

3.3.1 Kiểm tra và xác nhận M1 4 2 3.1.1, 3.2.1 KS1 3.3.2 Kiểm tra và xác nhận M2 4 1 3.1.2, 3.2.2 KS2 4.0 Tích hợp và kiểm tra phiên bản mới 8 3 3.3.1, 3.3.2 KS1,2,3

– Điều chỉnh thời gian: File/Option/Schedule

• Liên kết giữa các công việc: predecessors

– Các loại liên kết: FS, SS, FF, SF

• Điều chỉnh ngày không làm việc: Project/Properties/Change Working Time

• Xem thời lượng dự án:

– Ngày kết thúc: Timeline

– Thời gian thực hiện dự án: Project/Project Information/Statistics

• Nhập các nguồn lực:

– Nhập các nguồn lực vào cột Resource Names

– Xem các nguồn lực có bị quá tải không: Xem cột I hoặc vào View/Resource View/Resource Usage hoặc View/Resource View/Other Views/Resource Graph

• Cân đối các nguồn lực:

– Resource/Level/Level All

– Chỉnh lại các công việc sắp xếp chưa hợp lý: Respect link cho đến khi các công việc sắp xếp hợp lý

• Xem thời lượng dự án:

– Ngày kết thúc: Timeline

– Thời gian thực hiện dự án: Project/Project Information/Statistics

– Báo cáo nguồn lực: View/Resource views/Other views/Resource Graph

• Tạo đường cơ sở Baseline

Xử lý sau khi điều chỉnh các ngày

không làm việc (nonworking day)

• Sau khi điều chỉnh các ngày không làm việc, các công việc rơi vào ngày đó sẽ không tự điềuchỉnh lại thời gian được mà sẽ giảm thời gianthực hiện của công việc đó dẫn đến tổng thờigian thực hiện dự án có thể giảm xuống (sai

lệch so với thực tế)

• Để điều chỉnh lại thời gian làm các công việc

trên đúng như thực tế cần double click vào

các công việc đó và chọn respect link

Làm thêm giờ

• View/Resource views/resource sheet: chỉnh ở cột max (tính theo % với chuẩn 100% là

8h/ngày)

Quan hệ giữa các công việc

Bài tập 3

Dùng phần mềm Microsoft Project 2010 để xác định:

• 1 Thời gian thực hiện dự án khi chưa tính đến hạn chế về nguồn lực

• 2 Các nguồn lực bị quá tải

• 3 Cân đối lại các nguồn lực và xác định thời gian thực hiện dự án sau khi đã cân đối lại.

• Ghi chú: Thời gian làm việc mỗi ngày của mỗi nguồn lực là 8h, Ressource requirrement per day tính theo giờ Gửi cả bản mềm câu 1 và câu 3.

Bài tập về nhà

Làm lại các bài tập về nhà buổi trước bằng MP 2010

Thời gian làm việc của các nguồn lực

không phải là 8h/ngày

• View/Resource Views/Resource Usage/

của từng nguồn lực cho từng công việc

gian, màn hình sẽ hiển thị Task

Information/Resource: thay đổi thời gian trong ô Units (tính theo % so với chuẩn 100% là 8h/ngày)

• Hoặc: Tìm dòng có thông tin về công việc cần

điều chỉnh và điều chỉnh trực tiếp trên từng ô

(thời gian làm việc thực tế từng ngày của nguồn nhân lực này đối với công việc đã chọn)

Tra các dữ liệu khác liên quan đến các

nguồn lực

2.4 Trồng các bụi cây 6 1.0, 2.3.1 Thiếu niên[200%]

3.2.3 Làm cổng và làm hàng rào 6 3.2.2 Thiếu niên[300%]

3.2.4 Sơn màu hàng rào 3 3.2.3 Thiếu niên[300%]

Kết thúc

• Ghi chú:

– Mỗi người làm việc tối đa 8h/ngày, 5 ngày/tuần

– 1 Thời gian thực hiện dự án khi chưa tính đến hạn chế về nguồn lực

– 2 Các nguồn lực bị quá tải

– 3 Cân đối lại các nguồn lực và xác định thời gian thực hiện dự án sau khi đã cân đối lại.

Dự án phong cảnh (tiếp)

Đẩy nhanh tiến độ, tăng chi phí

Thời gian nhanh (crash time) (ngày)

Tổng chi phí nhanh (crash cost) (USD)

Thời gian thông thường (normal time) (ngày)

Tổng chi phí thông thường (normal cost) (USD)

Câu hỏi

• 1 Tính chi phí đẩy nhanh tiến độ theo ngày

cho từng công việc

• 2 Nên đẩy nhanh tiến độ đối với hoạt động

nào để có thể hoàn thành dự án với tiến độ 13 ngày với chi phí thấp nhất Giả thiết tất cả cáccông việc đều có thể đẩy nhanh 1 phần

Nguyên tắc đẩy nhanh tiến độ

• Đẩy nhanh tiến độ ở các công việc nằm trênđường găng

• Ưu tiên đẩy nhanh tiến độ của các công việc

có chi phí thấp nhất

Chi phí đẩy nhanh tiến độ theo ngày

Tổng chi phí nhanh (crash cost) (USD)

Thời gian thông thường (normal time) (ngày)

Tổng chi phí thông thường (normal cost) (USD)

Chi phí đẩy nhanh theo ngày (USD/ngày)