PowerPoint Presentation QUẢN TRỊ DỰ ÁN CHƯƠNG 5 LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN 1 QUẢN TRỊ DỰ ÁN 2 NỘI DUNG PHẠM VI DỰ ÁN VẤN ĐỀ CHUNG VỀ LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN CÁC CÔNG CỤ LẬP KẾ HOẠCH KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH DỰ ÁN QUẢN TRỊ DỰ ÁN 3 5 1 Phạm vi dự án Khái niệm Quản trị phạm vi dự án 4 5 1 Phạm vi dự án KHÁI NIỆM • Phạm vi dự án (Project Scope) là một danh sách tất cả những gì mà dự án phải làm (và cũng có thể là một danh sách tất cả những điều mà dự án không phải làm) Dự án phải.
Trang 1QUẢN TRỊ DỰ ÁN
CHƯƠNG 5:
LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN
Trang 3QUẢN TRỊ DỰ ÁN
5.1 Phạm vi dự án
- Khái niệm
- Quản trị phạm vi dự án
Trang 45.1 Phạm vi dự án
KHÁI NIỆM
• Phạm vi dự án (Project Scope) là một danh sách tất cả những
gì mà dự án phải làm (và cũng có thể là một danh sách tất cảnhững điều mà dự án không phải làm) Dự án phải có mộtphạm vi được viết ra rõ ràng, nếu không dự án sẽ không baogiờ kết thúc
• Các kết quả chuyển giao (Deliverables) là những kết quả của
dự án sẽ chuyển giao: như là phần cứng, phần mềm (mua hoặcđặt làm), bảo hành, tài liệu đào tạo và chuyển giao
• Nhóm dự án và những người liên quan đều phải hiểu nhữngsản phẩm nào được tạo ra như là kết quả của dự án và chúng
Trang 55.1 Phạm vi dự án
QUẢN LÝ PHẠM VI DỰ ÁN
• Quản lý phạm vi dự án (Project scope management):
• Bao gồm các quy trình liên quan đến việc xác định và kiểm soát những gì thuộc hoặc không thuộc dự án.
• Nó bảo đảm nhóm dự án và những người liên quan cùng hiểu biết
về sản phẩm mà dự án tạo ra và quy trình mà nhóm dự án sẽ sử dụng để tạo ra sản phẩm.
• Quy trình quản lý phạm vi dự án:
• Thiết lập các tiêu chí cho mục tiêu của dự án
• Phát triển kế hoạch quản trị cho dự án
• Thiết lập cấu trúc phân tách công việc (Work Breakdown Structure – WBS)
• Tạo lập đường cơ sở phạm vi (scope baseline)
Trang 7• Lập kế hoạch cho phép thiết lập các quyết định khả thi và baogồm cả chu kỳ mới của việc thiết lập mục tiêu và quyết địnhchiến lược nhằm hoàn thiện hơn nữa.
Trang 85.2 Vấn đề chung về lập kế hoạch dự án
ĐẶC ĐIỂM
• Mục đích chủ yếu của lập kế hoạch là thiết lập một loạt các chỉdẫn chi tiết để hướng dẫn nhóm dự án một cách chính xác vềnhững gì họ phải làm, khi nào làm, nguồn lực nào cần sử dụng
để tạo ra các thành quả của dự án một cách thành công
• Kế hoạch phải chứa đựng các phương pháp bảo đảm tính toànvẹn (phương tiện kiểm soát)
• Lập kế hoạch là một quá trình lặp đi lặp lại để có kế hoạch tốthơn từ những kế hoạch chưa hoàn chỉnh
Trang 95.2 Vấn đề chung về lập kế hoạch dự án
Ý NGHĨA CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH
• Là cơ sở quản lý tiến độ dự án;
• Là cơ sở để tuyển dụng, bố trí, điều phối nhân lực cho dự án;
• Là căn cứ để dự toán ngân sách và kiểm tra tài chính của dự án
• Là căn cứ để xác định thời gian, chi phí và các yêu cầu về chấtlượng;
• Là cơ sở giúp đảm bảo các mục tiêu dự án;
• Giúp tránh hoặc giảm nhẹ các bất trắc, rủi ro
Trang 105.2 Vấn đề chung về lập kế hoạch dự án
VAI TRÒ CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH
• Lập kế hoạch nêu lên mục tiêu, cách thức đạt được mục tiêu
của dự án
• Lập kế hoạch giúp dự án gắn mục tiêu với thời gian cụ thể
• Lập kế hoạch sẽ thiết lập được những tiêu chuẩn, tạo điều kiệncho công tác kiểm tra đạt hiệu quả cao
-> Chức năng lập kế hoạch là chức năng đầu tiên, là xuất phát
điểm của mọi quá trình quản lý
Trang 115.3 Nội dung cơ bản của lập kế hoạch dự án
• Lập kế hoạch dự án bao gồm 8 bước (Jack và Samuel, 2011):
1 Định nghĩa/xác định dự án
2 Phát triển một chiến lược quản trị rủi ro
3 Xây dựng cấu trúc phân chia công việc
4 Xác định mối quan hệ giữa các công việc
5 Dự toán chi phí
6 Xây dựng tiến độ
7 Phân bổ và điều phối nguồn lực
8 Báo cáo, kết thúc dự án
Trang 13WBS là một trong những công cụ quan trọng nhất trong quảntrị dự án (Phillips, Brantley và Phillips, 2012).
• WBS cung cấp các thông tin:
– Minh họa rõ nét hơn phạm vi dự án
– Theo dõi tiến triển dự án
– Ước lượng chính xác về thời gian và tiến độ
– Xây dựng nhóm dự án
Trang 14Nghiên cứu khách hàng Phân tích đối thủ cạnh tranh
Đề xuất ý tưởng và phê duyệt Lập đội ngũ nhân sự dự án Thiết lập mục tiêu và kế hoạch sơ bộ Setup
Cài đặt môi trường thiết lập Cài đặt AVDs và thiết bị cho testing Thiết kế
Phác thảo các module chính Phác thảo giao diện và cấu trúc liên kết Thiết kế App Skins
Lập trình
Tạo content Viết code Thiết lập back-end
Kiểm tra và sửa lỗi
Chạy thử ở chế độ debug Kiểm tra
Sửa lỗi
Trang 155.4 Các công cụ lập kế hoạch
Sơ đồ 5.2: WBS dạng sơ đồ (2)
Dự án
Công việc 1
Công việc
1.1
Công việc 1.2
Công việc 2
Công việc 2.1
Công việc 2.2
Công việc 3
Công việc 3.1
Công việc 3.2
Công việc 3.3
Trang 165.4 Các công cụ lập kế hoạch
Sơ đồ 5.3: WBS dạng danh sách
1.1.2 Nghiên cứu sản phẩm 1.1.3 Nghiên cứu thị trường
1.2.2 Khảo sát vùng sản xuất kinh doanh
1.3.2 Liên hệ với các bên cung cấp
1.4.2 Chuẩn bị vật tư nông nghiệp
1.5.2 Đào tạo 2.1 Gieo trồng thử nghiệm
2.2 Gieo trồng toàn bộ
2.3 Trang bị cửa hàng
2.4.2 Sơ chế, đóng gói
Trang 17– WBS cho phép nhà quản trị dự án xây dựng việc giải trìnhgiữa các thành viên tổ dự án
– WBS dùng để xây dựng lịch biểu hữu dụng
– WBS tốt sẽ giúp cho các vấn đề cơ bản sớm nảy sinh trong
dự án thay vì nảy sinh muộn
Trang 185.4 Các công cụ lập kế hoạch
CẤU TRÚC PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC (WBS)
• WBS được coi là đã phân tách khi:
– Các công việc cấu thành (component tasks) hoặc các gói công việc phải là những việc duy nhất có thể phân biệt được với các công việc khác và dễ xác định bởi những người sẽ thực hiện công việc.
– Các công việc cấu thành hoặc các gói công việc phải có thời gian xác định rõ ràng hoặc có thể lập lịch trình được.
– Các công việc cấu thành và các gói công việc phải đủ cụ thể để thiết lập các giới hạn chi phí và lịch trình bằng các thước đo chung.
– Trách nhiệm và thẩm quyển đối với các công việc cấu thành hoặc gói công việc có thể được giao cho một người hoặc một
Trang 195.4 Các công cụ lập kế hoạch
CẤU TRÚC PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC (WBS)
• Các bước xây dựng WBS (Heldman, 2011):
– Bước 1: Bắt đầu từ công việc khái quát nhất
– Bước 2: Đặt tên các công việc
– Bước 3: Tổ chức WBS
• Lưu ý về quy mô của gói công việc:
• Quy luật 8/80
• Thời hạn báo cáo
• Quy luật “liệu điều đó có ích không”: Dễ ước tính côngviệc hơn; dễ phân công nhiệm vụ hơn; dễ theo dõi côngviệc hơn
Trang 205.4 Các công cụ lập kế hoạch
CẤU TRÚC PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC (WBS)
1.0 1.2 1.3 1.4
1.2.1 1.2.2 1.2.3
1.3.1 1.3.2
Kết quả chuyển giao
(deliverables) – Công việc chính của
dự án
Công việc hỗ trợ các kết quả
chuyển giao (subdeliverables)
Dự án tổng thể đang được
triển khai
Trang 215.4 Các công cụ lập kế hoạch
CẤU TRÚC THỨ BẬC TỔ CHỨC (OBS)
• Cấu trúc thứ bậc tổ chức (Organization Breakdown Structure –OBS): thể hiện cấu trúc về mặt con người, thông thường lànhóm dự án
• OBS giúp những bên liên quan dự án nắm được ai tham giavào dự án, vị trí của họ và báo cáo công việc thế nào
Giám đốc
dự án
Giám đốc xây dựng
Giám đốc
kế hoạch
Giám đốc mua bán
Giám đốc nhân sự
Giám đốc quản lý chất lượng
Trang 225.4 Các công cụ lập kế hoạch
BIỂU ĐỒ TRÁCH NHIỆM
• Biểu đồ trách nhiệm (Responsibility Assignment Matrix – RAM hoặc linear responsibility chart) là tài liệu chỉ rõ trách nhiệm của các nhóm có liên quan đến dự án (Meredith và Mantel, 2009).
• Một biểu đồ trách nhiệm trong dự án liệt kê những công việc chính trong dự án và các nhóm hữu quan chủ yếu.
• Xây dựng biểu đồ trách nhiệm bao gồm các bước sau:
Liệt kê các hoạt động chủ yếu của dự án: chỉ ra các hoạt động chính của dự án (trục tung)
Liệt kê các nhóm hữu quan: thường được liệt kê trên trục hoành
Mã hóa biểu đồ trách nhiệm: chỉ ra mức độ tham gia, vai trò, quyền lực
và trách nhiệm của mỗi đối tượng hữu quan
E - Trách nhiệm thực hiện
C - Tham vấn
Trang 23Chuẩn bị nguồn lực công nghệ 2 3 1 3
Trang 24QUẢN TRỊ DỰ ÁN
5.5 KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH DỰ ÁN
- Khái niệm và phân loại ngân sách dự án
- Quan hệ giữa kế hoạch ngân sách dự án và lập kế hoạch dự án
- Các phương pháp lập kế hoạch ngân sách
- Xây dựng khái toán dự án
Trang 25– Ngân sách dự án là kế hoạch phân phối nguồn quỹ cho cáchoạt động dự án nhằm đảm bảo thực hiện tốt các mục tiêuchi phí, chất lượng và tiến độ dự án.
Trang 265.5 Kế hoạch ngân sách dự án
KHÁI NIỆM VÀ PHÂN LOẠI NGÂN SÁCH DỰ ÁN
• Phân loại lập ngân sách dự án:
– Lập dự toán ngân sách sơ bộ
– Lập dự toán ngân sách theo quy mô
– Lập dự toán ngân sách chi tiết
Trang 275.5 Kế hoạch ngân sách dự án
Quan hệ giữa kế hoạch ngân sách dự án và lập kế hoạch dự án
• Ngân sách là công cụ chính để biến dự án thành hành động và
đồng thời đảm bảo các trách nhiệm của các bên liên quan của
dự án được thực hiện theo đúng kế hoạch:
– Quy trình lên kế hoạch cần phải rõ ràng, tránh chồng chéo và
đảm bảo các kế hoạch được tính toán chi phí thực tế, rõ ràng về thời gian và có tính khả thi.
– Phân bổ ngân sách vốn và ngân sách hoạt động cần phải thực
hiện thống nhất nhằm đảm bảo phân bổ hợp lý nguồn lực theo
kế hoạch.
– Các quan hệ và quy định về trách nhiệm phải rõ ràng, bao gồm
cả việc ủy quyền và quan hệ báo cáo quản lý rõ ràng – Quy định về trách nhiệm phải hết sức rạch ròi, nhà quản lý dự
Trang 285.5 Kế hoạch ngân sách dự án
Quan hệ giữa kế hoạch ngân sách dự án và lập kế hoạch dự án
• Hệ thống lập kế hoạch và ngân sách hiệu quả có thể tạo ra cácđộng lực tích cực đối với tất cả các đối tượng tham gia chính:
– Khuyến khích và tặng thưởng việc phân bổ nguồn lực dựa vào lập kế hoạch hợp lý và dựa trên nhu cầu;
– Cung cấp luồng thông tin kịp thời và thực tế cho các chuyên gia đưa ra quyết định và những người chịu trách nhiệm đối với việc giám sát và đánh giá các kết quả;
– Tạo động lực để đạt được giá trị cho tiền đầu tư, thông qua quá trình mua sắm, đầu tư và sử dụng cho dự án một cách hiệu quả;
Trang 295.5 Kế hoạch ngân sách dự án
CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH
• Lập kế hoạch từ trên xuống dưới
• Lập kế hoạch từ dưới lên
• Lập kế hoạch theo thời kỳ
• Lập kế hoạch phối hợp
Trang 305.5 Kế hoạch ngân sách dự án
CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH
• Lập kế hoạch từ trên xuống dưới
Trang 315.5 Kế hoạch ngân sách dự án
CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH
• Lập kế hoạch từ trên xuống dưới
Dựa trên đánh giá và kinh nghiệm của các nhà quản trịcấp cao và cấp trung cũng như dữ liệu quá khứ về các hoạtđộng tương tự của tổ chức
Các nhà quản trị sẽ ước tính chi phí cho cả dự án và sau
đó phân chia dự toán này theo tỷ lệ % cho các công việcnhỏ hơn Các ước tính này được chuyển cho các nhà quảntrị cấp thấp hơn
Tiến trình này tiếp tục cho đến cấp thấp nhất và song songvới quy trình lập WBS
Trang 325.5 Kế hoạch ngân sách dự án
CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH
• Lập kế hoạch từ trên xuống dưới:
Ưu điểm:
1 Các ngân sách tổng hợp thường được xây dựng khá chính xác
2 Các ngân sách không chỉ ổn định theo một tỷ lệ % của nguồn lực được phân bổ, mà hàm phân phối thống kê các ngân sách cũng ổn định, tạo nên khả năng dự đoán cao.
3 Các công việc có chi phí nhỏ không cần xác định riêng lẻ, cũng không cần phải sợ bỏ sót những công việc nhỏ nhưng quan trọng.
Nhược điểm:
1 Phương pháp này dễ gây ra phản ứng tiêu cực cho người bên dưới, giảm hiệu quả công việc.
Trang 335.5 Kế hoạch ngân sách dự án
CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH
• Lập kế hoạch từ dưới lên:
Trang 345.5 Kế hoạch ngân sách dự án
CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH
• Lập kế hoạch từ dưới lên:
• Theo phương pháp này, các công việc, tiến độ và các ngân sách riêng
lẻ được xây dựng theo WBS.
• Người thực hiện các công việc nhỏ nhất của dự án được tham khảo về thời gian và ngân sách cho các công việc để đảm bảo độ chính xác cao nhất
• Ban đầu, các yếu tố chi phí như nhân công, nguyên vật liệu, thiết bị sẽ được ước tính Các công cụ phân tích tiêu chuẩn như phân tích đường cong kinh nghiệm và lấy mẫu công việc được sử dụng để làm cho dự toán chính xác hơn.
• Cuối cùng, ngân sách của các công việc được tập hợp lại để xác định
Trang 355.5 Kế hoạch ngân sách dự án
CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH
• Lập kế hoạch từ dưới lên:
Ưu điểm:
1 Khuyến khích phong cách quản trị hợp tác
2 Sự tham gia trực tiếp của các nhà quản trị cấp thấp trong quá trình xây dựng ngân sách làm tăng khả năng họ sẽ chấp nhận ngân sách được dự trù.
3 Cung cấp cho các nhà quản trị cấp dưới những kinh nghiệm và những kiến thức có giá trị trong việc lập ngân sách.
Trang 365.5 Kế hoạch ngân sách dự án
CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH
• Lập kế hoạch theo thời kỳ:
Dự toán sơ bộ cho toàn bộ dự án
Dự toán chi tiết cho giai đoạn 1
Dự toán sơ bộ cho 2 thời kỳ còn lại
Dự toán chi tiết cho giai đoạn 2
Dự toán chi tiết cho giai đoạn 3
Trang 375.5 Kế hoạch ngân sách dự án
CÁC PHƯƠNG PHÁP LẬP KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH
• Lập kế hoạch theo thời kỳ:
Với PP này, chỉ lập dự toán cho từng giai đoạn một Thông thường tại thời điểm khởi sự dự án, dự toán sơ bộ cho toàn bộ
dự án và lập dự án chi tiết cho giai đoạn đầu tiên Kết thúc giai đoạn đầu tiên, lập dự toán sơ bộ cho toàn bộ thời gian dự án còn lại và lập dự toán chi tiết cho giai đoạn kế tiếp.
Cứ sau mỗi giai đoạn, nhà quản trị dự án có cơ hội đánh giá lại các nỗ lực và xem xét có nên tiếp tục hay không.
PP này giúp các nhà quản lý có được dự toán chính xác hơn, giảm thiểu mức rủi ro cho cả người thực hiện và khách hàng.
PP này phổ biến nhất đối với các dự án xây dựng.
Trang 395.5 Kế hoạch ngân sách dự án
XÂY DỰNG KHÁI TOÁN DỰ ÁN
• Việc lập dự toán cần sự tham gia của nhiều người, đặc biệt làngười có kinh nghiệm trong thực hiện những công việc này
• Có thể dự phòng rủi ro cho dự toán ở mức từ 5 đến 15% trongtổng chi phí dự toán
• Các ước tính chi phí sử dụng nguồn lực phải gắn liền với thờiđiểm sử dụng nguồn lực
• Ước tính một yếu tố công việc nên bao gồm toàn bộ chi phíbao gồm chi phí trực tiếp (lao động, nguyên vật liệu và chi phímáy móc), chi phí chung (chi phí sử dụng các thiết bị vănphòng…) và các chi phí quản lý (lương của bộ phận quản lý và
bộ phận chức năng)
Trang 40QUẢN TRỊ DỰ ÁN
HẾT CHƯƠNG 5
