lập kế hoạch dự án

KẾ HOẠCH DỰ ÁN LÀ: Một hệ thống văn bản thể hiện mục tiêu, sản phẩm của dự án, các nhiệm vụ sẽ thực hiện trong từng giai đoạn của kỳ kế hoạch,... TẠI SAO PHẢI LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN Vì

LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

 Giới thiệu chung về kế

hoạch dự án

 Công cụ lập kế hoạch dự án (Chia nhỏ công việc, Biểu đồ Gantt)

 Bài tập nhóm ứng dụng

KẾ HOẠCH DỰ ÁN LÀ:

Một hệ thống văn bản thể

hiện mục tiêu, sản phẩm

của dự án, các nhiệm vụ sẽ

thực hiện trong từng giai

đoạn của kỳ kế hoạch,

TẠI SAO PHẢI LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

 Vì nó thể hiện ý đồ, mục tiêu và nội dung của dự án;

 Kế hoạch chỉ rõ những công việc, hoạt

động cần tiến hành

 Là căn cứ để huy động các nguồn lực để

thực hiện mục tiêu của dự án

 Là căn cứ quan trọng cho việc tổ chức thực hiện, chỉ đạo và điều hành thực hiện dự án

 Là căn cứ để thiết lập các hình thức kiểm tra, giám sát và đánh giá việc thực hiện dự án

HẬU QUẢ CỦA VIỆC LẬP KẾ HOẠCH KÉM

 Tổ chức lộn xộn, công việc trùng chéo (không rõ chức

trách, nhiệm vụ, thời gian cho từng công việc, );

 Thiếu căn cứ để kiểm tra, giám sát;

cùng với kế họach toàn bộ dự

án Lập KH của các năm sau

lập trước 15 - 30 ngày khi

bước sang năm sau

KH quý: Lập KH quý 1 của

năm 1 cùng với KH dự án và

KH năm thứ nhất Lập KH các

quý sau trước 15 - 30 ngày khi

www.giaxaydung.vn

đáp ứng

Quyết địnhkếhoạch

CÁC BƯỚC LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

 Bước 1: Xác định mục tiêu chung của dự án;

 Bước 2: Cụ thể hoá mục tiêu chung của dự án

 Bước 5: Xác định nhu cầu về các nguồn lực và

việc kết hợp/huy động các đầu vào để thực hiện các họat động

 Bước 6: Lên lịch trình thực hiện các họat động và phân công trách nhiệm thực hiện và giám sát;

 Các định mức kinh tế- kỹ thuật có liên quan tới dự án

 Các dự báo/ dự đoán

 v.v.

1 KẾ HOẠCH CÔNG TÁC

 Kế hoạch công tác của dự án (theo định nghĩa của UNDP) chỉ ra những hoạt động nào cần phải được thực hiện bởi ai, vào thời gian nào để tạo ra từng kết quả và toàn bộ các kết quả cần thiết của dự án để đạt được từng mục tiêu của dự án.

MẪU KẾ HOẠCH CÔNG TÁC

2 LẬP DỰ TOÁN CHI TIÊU CHO DỰ

ÁN

 Dự toán chi tiêu (ngân sách dự kiến) thể hiện giá trị (bằng tiền) các yếu tố đầu vào cần thiết để thực hiện các hoạt động của

dự án trong kỳ kế hoạch

 B =

 Dự toán chi tiêu cần lập gồm:

 Dự toán chi tiêu cho toàn bộ dự án;

 Dự toán chi tiêu cho từng đơn vị công tác;

 Dự toán chi tiêu cho từng năm của dự án;

 Dự toán chi tiêu cho từng quý của dự án.

∑

=

n i Bi

1

3 LẬP KẾ HOẠCH NHÂN SỰ CHO DỰ ÁN

 Nhân sự dự án = Nhân sự trực

tiếp và nhân sự có liên quan

 Kế hoạch nhân sự đề cập tới:

 Nhiệm vụ cụ thể của mỗi người;

 Tổ chức lựa chọn, tuyển dụng nhân sự cho dự án, từng đơn vị

dự án;

Giới ???

4 LẬP KẾ HOẠCH KẾ HOẠCH ĐÀO

 Kiến thức, kỹ năng cần đào tạo;

 Hình thức đào tạo;

 Thời gian đào tạo;

 V.v.

5 LẬP KẾ HOẠCH MUA SẮM,

TRANG BỊ VÀ THUÊ CÁC DỊCH

VỤ

 Xác định số lượng; chủng loại;

 Hình thức (mua mới, thuê, hiện đại hoá, sửa chữa )

 Xác định nguời cung cấp; trình độ, kỹ năng, chính sách ưu tiên (người địa phương, chính sách xã hội )

 V,v.

6 KẾ HOẠCH GIÁM SÁT

Khái niệm: Là loại kế hoạch phản ánh một cách

cụ thể loại tiêu thức nào được áp dụng để đo lường loại kết quả nào, cách thức đo lường và trách nhiệm giám sát dự án

Tác dụng: Phản ánh rõ thực trạng thực hiện và quản lý dự án để giúp các cán bộ dự án có biện pháp cần thiết, từ đó nâng cao hiệu quả thực hiện dự án

Mối quan hệ: Xây dựng đồng thời với kế hoạch công tác và giám sát được coi như một hoạt

MẪU KẾ HOẠCH GIÁM SÁT

CÔNG CỤ SỬ DỤNG TRONG LẬP KẾ HOẠCH VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN

 Kỹ thuật phân chia

dự án thành các công việc nhỏ - Sơ

đồ khối WBS.

 Biểu đồ Gantt.

KĨ THUẬT PHÂN CHIA DỰ ÁN

THÀNH CÁC CÔNG VIỆC NHỎ

(WORK BREAKDOWN STRUCTURE)

 Thực chất:

Là công cụ dùng để chia nhỏ nội dung công tác của dự án

ra thành các đơn vị công tác nhỏ hơn để phân công cho một trong các đơn vị tham gia thực hiện.

NGUYÊN TẮC PHÂN CHIA DỰ ÁN

THÀNH CÁC CÔNG VIỆC NHỎ

 Việc phân chia phải phản ánh rõ cách thức dự án sẽ được thực hiện như thế nào.

 Đảm bảo tính độc lập tương đối của các đơn vị công tác nhỏ hơn được chia.

 Hỡnh thành các cấp độ khác nhau tương xứng với nhau.

 Cấp độ phân chia phải hợp

lý (không quá tỉ mẩn/ không quá khái quát).

CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH PHÂN CHIA

Chuẩn bị học viên

Tổ chức khoá học

CÁC BƯỚC PHÂN CHIA DỰ ÁN THÀNH CÁC CÔNG VIỆC NHỎ

 Bước 2: Chia các công việc cấp 1 thành các đơn vị công tác cấp 2, chẳng hạn :

CÁC BƯỚC PHÂN CHIA DỰ ÁN THÀNH CÁC CÔNG VIỆC NHỎ

Bước 3: Chia các công việc cấp 2 thành các

đơn vị công tác cấp 3, chẳng hạn: Chia việc giảng thành các công việc nhỏ:

TÁC DỤNG CỦA KỸ THUẬT PHÂN CHIA

DỰ ÁN THÀNH CÁC CÔNG VIỆC NHỎ

 Cho ta thấy một cách

khái quát các công

việc phải thực hiện

 Tạo điều kiện cho việc

tổ chức công tác quản

lý dự án một cách khoa học;

 Uơc tính nhanh chi phí

dự án và chi phí bộ phận

BIỂU ĐỒ GANTT

 Thực chất:

 Biểu đồ GANTT là một bảng (sơ

đồ) thể hiện các công việc của

một dự án sẽ theo thời gian.

 Có thể kết hợp trình bày thời

gian bắt đầu, kết thúc cho

từng công việc, người tham

gia, nguồn lực cơ bản được sử

dụng, trong biểu đồ Gantt

CÁC BƯỚC XÂY DỰNG

BIỂU ĐỒ GANTT

động) của dự án (căn cứ vào WBS)

điểm bắt đầu, thời gian kết thúc của

dự án và của các hoạt động

thực hiện mỗi hoạt động (nhân lực,

vốn…)

ỨNG DỤNG CỦA BIỂU ĐỒ GANTT

 Dễ xây dựng và dễ hiểu (không cần đào tạo nhiều)

 Cho biết thời gian bắt đầu, kết thúc, độ dài từng công việc, và người chịu trách nhiệm về công việc

 Giúp người quản lý dự án có cái nhỡn tổng thể về

dự án.

 Cho người quản lý dự án dễ dàng biết được nội

dung công tác trong từng giai đoạn (thời kỳ) thực hiện.

 Cho phép người quản lý lập các kế hoạch giám sát

và điều hành.

MẪU KẾ HOẠCH CÔNG TÁC

 Nhóm 2: Tổ chức một đoàn đi tham quan khảo sát tại Malaysia Đoàn gồm 10 người, cả đi và

về là 15 ngày Đầu tháng 9/2013 sẽ đi.

 Nhóm 3: Giải phóng mặt cho việc xây dựng khu

đô thị mới Cuối tháng 4/2014 phải hoàn thành