Tiểu luận kết thúc học phần môn hành vi tổ chức

TRƯỜNG ĐẠI HỌC UEH TRƯỜNG KINH DOANH KHOA QUẢN TRỊ  TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN MÔN HÀNH VI TỔ CHỨC Đề 1 Câu 1 Dựa vào nội dung môn HVTC, những yếu tố nào giúp cho CLB/đội/nhóm hoạt động hiệu quả[.]

TRƯỜNG ĐẠI HỌC UEH TRƯỜNG KINH DOANH KHOA QUẢN TRỊ



TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN MÔN HÀNH VI TỔ CHỨC

Đề 1

Câu 1: Dựa vào nội dung môn HVTC, những yếu tố nào giúp cho CLB/đội/nhóm hoạt động hiệu quả? Giải thích tại sao Trình bày đặc điểm của những yếu tố đó Câu 2: Dựa trên các yếu tố được xác định ở câu trên, hãy trình bày thực trạng của CLB/đội/nhóm mà bạn đang tham gia (hoặc bạn biết)

Câu 3: CLB/đội/nhóm đó cần làm gì để hoạt động hiệu quả hơn?

GVHD: TS.Phan Quốc Tấn

Họ và tên SV: Hoàng Ngọc Mỹ Tiên MSSV: 31201022132

Lớp: ADC06 Email: tienhoang.31201022132@st.ueh.edu.vn

Tháng 12, 2021

MỤC LỤC

Câu 1 Dựa vào nội dung môn HVTC, những yếu tố giúp cho CLB/đội/nhóm hoạt động hiệu quả? Giải thích tại sao Trình bày đặc điểm của những yếu tố đó? 2

a Dựa vào nội dung môn HVTC, những yếu tố giúp cho CLB/đội/nhóm hoạt động hiệu quả chính là những yếu tố ảnh hưởng đến hành vi nhóm, bao gồm: 2

b Giải thích tại sao Trình bày đặc điểm của những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của CLB/đội/nhóm 2 Câu 2 Dựa trên các yếu tố được xác định ở câu trên, hãy trình bày thực trạng của CLB/đội/nhóm mà bạn đang tham gia ? 10 Câu 3 CLB/đội/nhóm đó cần làm gì để hoạt động hiệu quả hơn? 15

BÀI LÀM

Câu 1 Dựa vào nội dung môn HVTC, những yếu tố giúp cho CLB/đội/nhóm hoạt động hiệu quả? Giải thích tại sao Trình bày đặc điểm của những yếu tố đó?

a Dựa vào nội dung môn HVTC, những yếu tố giúp cho CLB/đội/nhóm hoạt

động hiệu quả chính là những yếu tố ảnh hưởng đến hành vi nhóm, bao gồm:

- Nguồn lực của các thành viên trong nhóm

- Cấu trúc nhóm: Lãnh đạo, Vai trò, Chuẩn mực, Địa vị, Quy mô, Tính gắn kết nhóm, Sự khác biệt

- Quy trình làm việc của nhóm: thông tin, quyết định

- Nhiệm vụ của nhóm

Theo quan điểm của S.Robbin, các đặc điểm cơ bản của nhóm sẽ giúp cho CLB/đội/nhóm hoạt động hiệu quả hơn, bao gồm: vai trò, chuẩn mực, địa vị, quy mô nhóm, sự gắn kết , sự đa dạng

Trong đó có 3 yếu tố ảnh hưởng quan trọng nhất đến hành vi nhóm để dẫn đến hiệu quả nhóm bao gồm: đặc tính cá nhân của các thành viên, quy mô nhóm và sự khác biệt của các thành viên

Ngoài ra, còn có các yếu tố bên ngoài tác động đến hiệu quả hoạt động của CLB/đội/nhóm: quy định của tổ chức, chiến lược của tổ chức, cơ cấu quyền lực hay nguồn lực của tổ chức, hệ thống đánh giá, lương - thưởng, văn hóa của tổ chức và cách bố trí nơi làm việc

b Giải thích tại sao Trình bày đặc điểm của những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động của CLB/đội/nhóm

● Nguồn lực của các thành viên trong nhóm

Vì nguồn lực bao gồm kỹ năng và đặc điểm của các thành viên trong nhóm, mà các kỹ năng đa dạng là điều cần thiết để thành viên hoạt động và các đặc điểm cũng góp phần tác động đến tinh thần làm việc cũng như năng suất, từ đó tác động đến hiệu quả hoạt động nhóm

Về đặc điểm:

Một tập hợp các thước đo được sử dụng để xác định xem một thành viên có đủ năng lực để làm việc nhóm hay không và hiệu suất ở mức độ nào được gọi là năng lực Trong quá trình làm việc nhóm và làm việc, những khả năng được coi là cần thiết và quan trọng bao gồm giao tiếp cá nhân, quản lý và giải quyết xung đột, giải quyết vấn

đề hợp tác và kỹ năng giao tiếp

Các đặc điểm cá nhân trong nhóm: Các đặc điểm cá nhân chỉ ra rằng thành viên có tính xã hội, cởi mở, linh hoạt hoặc sáng tạo, có liên quan tích cực đến năng suất của nhóm, tinh thần làm việc và sự thống nhất Ngược lại, nếu thành viên độc đoán, thích kiểm soát và không thích tuân theo các quy tắc, điều này sẽ làm giảm năng suất, tinh thần và sự ổn định

Cấu trúc nhóm:

● Sự đa dạng, sự khác biệt của các thành viên

Hầu như các nhóm có sự đa dạng về kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm thường hoạt động rất hiệu quả hơn so với các nhóm đồng nhất Các nhóm có sự đa dạng thường đưa ra nhiều giải pháp sáng tạo hơn khi phải đối mặt và giải quyết vấn đề nên hiệu quả hoạt động nhóm thường cao hơn

Về đặc điểm:

Nguồn gốc của sự sáng tạo phần lớn là do sự đa dạng về chức năng, kỹ năng, cách suy nghĩ và tính cách cá nhân Hơn nữa, sự đa dạng đôi khi nảy sinh những bất đồng nhưng nó mang tính xây dựng và sẽ dẫn đến những quyết định tốt hơn Khi các thành viên trong nhóm có sự khác biệt về ý kiến, quan điểm, tính cách và khả năng thì sẽ đáp ứng được các yêu cầu về sự đa dạng về kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm giải quyết vấn đề để tăng hiệu suất của nhóm Tuy nhiên, điều này cũng đòi hỏi nhóm phải đối mặt với nhiều mâu thuẫn hơn khi có nhiều quan điểm khác nhau Có những nghiên cứu đã phát hiện ra rằng sự đa dạng về giới tính, đặc biệt là khi số lượng thành viên nữ trong một nhóm lớn hơn, thường dẫn đến năng suất và hiệu quả tốt hơn Sự đa dạng về sắc tộc, quốc gia và chủng tộc có thể cản trở sự tương tác của nhóm trong ngắn hạn, nhưng với một nhà lãnh đạo hiệu quả, những vấn đề này sẽ mờ dần theo thời gian

Lưu ý:

- Sự đa dạng về tính khí, năng lực và nguồn thông tin sẽ góp phần làm cho nhóm hoạt động hiệu quả

- Sự đa dạng về đặc tính tiểu sử, nhân khẩu học và giá trị sẽ làm cho nhóm hoạt động không hiệu quả

● Đặc tính cá nhân của các thành viên

Sự đa dạng về đặc tính cá nhân thì nhóm sẽ hoạt động và làm việc ngày càng năng suất, hiệu quả

● Quy mô nhóm

Bởi vì quy mô nhóm ảnh hưởng đến cách thức các thành viên làm việc với nhau, giải quyết các bất đồng và ra quyết định Qua đó nó cũng tác động đến hiệu quả hoạt động

Về đặc điểm:

Số lượng các tương tác tiềm năng sẽ tăng theo cấp số nhân khi quy mô nhóm tăng và

sự truyền thông dễ trở nên tắc nghẽn Nhóm nên có số lượng các thành viên là số lẻ để phòng hờ các tình huống “hòa” Nhóm có trên sáu hay bảy thành viên có thể gặp khó khăn trong việc giải quyết vấn đề sáng tạo Quy mô của nhóm tăng lên sẽ tương quan nghịch với việc thực hiện nhiệm vụ cá nhân

Có một khái niệm liên quan đến quy mô nhóm, đó là lãng phí thời gian trong làm việc nhóm (tính lười biếng xã hội) Sự lãng phí này là điều dễ hiểu, khi làm việc nhóm, các

cá nhân và thành viên có xu hướng cố gắng ít hơn so với làm việc một mình Kết quả

là đôi khi năng suất lao động bình quân của cả nhóm thấp hơn năng suất lao động của từng cá nhân trong nhóm

Lưu ý:

- Số thành viên trong nhóm là số lẻ thì hiệu quả làm việc tốt hơn số chẵn

- Nhóm có khoảng từ 5-7 thành viên thì công việc làm tốt hơn so với số thành viên nhỏ hơn hoặc lớn hơn 5-7 người Tuy nhiên, nhóm đông người lại có ưu thế nhờ sự đa dạng của các thành viên

Nhóm có quy mô nhỏ thường có xu hướng hoàn thành mục tiêu và nhiệm vụ nhanh hơn nhóm có quy mô lớn

● Lãnh đạo

Đã có những nghiên cứu cho thấy rằng một nhóm có hiệu suất làm việc cao thì phải luôn có người lãnh đạo, và người lãnh đạo đó phải là một người đủ khả năng dẫn dắt cho nhóm, vì được ví như “đầu tàu” dẫn dắt nhóm trong suốt quá trình hoạt động

Về đặc điểm:

- Mọi nhóm đều cần có người lãnh đạo chính thức Người này cần có khả năng ảnh hưởng đến các thành viên trong nhóm để đạt được mục tiêu chung

- Người lãnh đạo có quyền lực từ vị trí họ đang nắm giữ trong cơ cấu tổ chức

- Người lãnh đạo chính thức có thể hoặc không thể là người lãnh đạo không chính thức của nhóm

● Vai trò

Vì nhận thức về vai trò của nhóm thể hiện quan điểm của mỗi cá nhân về sự hỗ trợ hành động khi nhóm có vấn đề xảy ra nên nó có tác động đến hiệu quả làm việc nhóm

Về đặc điểm:

- Vai trò là tập hợp những dạng hành vi được mong đợi giúp cho các thành viên của nhóm có thể làm chủ vị trí của mình trong nhóm làm việc Các thành viên

sẽ nhận thức được vai trò của nhóm, những kỳ vọng cần đạt được khi tương tác với nhau trong nhóm Kỳ vọng về vai trò thể hiện những người khác tin rằng thành viên nhóm nên có hành động như thế nào khi gặp vấn đề về nhiệm vụ hay mối quan hệ trong nhóm

- Xung đột về vai trò: Trong nhóm có thể sẽ có xuất hiện sự xung đột vai trò, đó

là tình huống khi một cá nhân phải đối đầu với những kỳ vọng vai trò khác nhau nhưng không thể giải quyết; hay những vai trò đó xung đột với những chuẩn mực, giá trị cá nhân, hoặc họ cảm nhận được sự không công bằng trong thực hiện vai trò và trong đánh giá kết quả thực hiện giữa các thành viên Ngoài

ra, xung đột vai trò có thể xuất phát từ lý do thiếu động lực làm việc trong nhóm, điều này dẫn đến các thành viên thiếu sự hợp tác và giảm nỗ lực thực hiện, thậm chí gây hại đến hiệu quả của nhóm

- Nhóm có thể đảm nhận hai vai trò sau đây:

Vai trò nhiệm vụ là những hoạt động được thực hiện bởi các thành viên đóng góp trực tiếp vào kết quả của nhóm Người lãnh đạo nhóm cần nỗ lực xác định, thực hiện và

giải quyết các vấn đề nhằm hướng đến kết quả đạt được của nhóm Nếu không thực hiện các nhiệm vụ như xây dựng chương trình làm việc, chia sẻ thông tin, thì nhóm sẽ gặp khó khăn trong việc đạt được các mục tiêu Người lãnh đạo nhóm dạng này thường thực hiện các hành vi dưới đây:

+ Khởi xướng ra ý tưởng: đề ra các giải pháp giải quyết vấn đề

+ Đưa ra ý kiến: đưa ra các phán xét về các giải pháp thực hiện nhiệm vụ; cung cấp thông tin phản hồi trung thực về những đề xuất của thành viên nhóm

+ Tìm kiếm thông tin: đặt câu hỏi để tìm kiếm những dữ kiện/dữ liệu liên quan đến công việc

+ Tổng kết: tập hợp tất cả các dữ liệu liên quan đến vấn đề, phân nhóm tất

cả những ý tưởng này và đưa ra nhận định

+ Kích hoạt: thúc đẩy nhóm hành động khi thấy có dấu hiệu suy giảm sự quan tâm của các thành viên

Vai trò duy trì: : là các hoạt động hỗ trợ đời sống tình cảm của các thành viên của nhóm như một hệ thống xã hội đang vận hành Người lãnh đạo nhóm thông qua các hoạt động hỗ trợ sẽ giúp nhóm trở nên mạnh mẽ như một hệ thống xã hội Các hoạt động hỗ trợ thường thấy như: động viên các thành viên trong nhóm, giúp các thành viên giảm căng thẳng trong công việc, giải quyết tốt các mối quan hệ giữa các cá nhân Qua đó nhóm có thể tồn tại và phát triển lâu hơn Người lãnh đạo nhóm dạng này thường thực hiện các hành vi dưới đây:

+ Khuyến khích: Nồng nhiệt đón nhận những ý tưởng của các thành viên nhóm; đưa ra lời khen và khuyến khích các thành viên khác tăng cường sự đóng góp + Tạo sự hòa đồng: Dàn xếp những xung đột giữa các thành viên; giúp các thành viên bất đồng đạt được thỏa thuận

+ Giảm căng thẳng: Khuếch tán những cảm xúc bất lợi khi nhận thấy bầu không khí trở nên căng thẳng

+ Theo sát: Đồng hành với những ý tưởng của những thành viên khác

+ Thỏa hiệp: sẵn lòng thay đổi những ý kiến để duy trì sự hòa đồng

● Chuẩn mực

Chuẩn mực là các tiêu chuẩn về hành vi được chấp nhận trong nhóm Đó là một hệ thống “quy tắc” hay “tiêu chuẩn” chính thức hay không chính thức để hướng dẫn hành

vi của các thành viên trong nhóm Chuẩn mực được vận hành như là phương tiện ảnh hưởng lên hành vi của các thành viên nhóm với sự kiểm soát ít nhất từ bên ngoài Các chuẩn mực có giá trị rất lớn vì chúng cung cấp một khung tham chiếu cho những gì được kỳ vọng và có thể chấp nhận được Các nhóm có chuẩn mực tích cực thường thành công hơn trong việc đạt đến mục tiêu so với các nhóm có chuẩn mực tiêu cực Các nguyên tắc thiết lập chuẩn mực tích cực bao gồm:

- Lãnh đạo nhóm hành động như một hình mẫu đóng vai trò tích cực

- Củng cố hành vi mong muốn bằng phần thưởng

- Kiểm soát kết quả bằng việc xem xét thành quả và phản hồi đều đặn

- Đào tạo và định hướng các thành viên mới chấp nhận các hành vi mong muốn

- Tuyển dụng các thành viên mới thể hiện các hành vi mong muốn

- Duy trì các buổi họp đều đặn để thảo luận về tiến trình và cách thức cải thiện

- Sử dụng phương pháp ra quyết định để đạt đến sự đồng thuận và nhất trí

Có 4 cách để phát triển chuẩn mực của nhóm:

- Các sự kiện quan trọng trong lịch sử của đội

- Chủ yếu nhất từ hành vi ban đầu tạo ra tiền lệ

- Tuyên bố rõ ràng từ lãnh đạo hay các thành viên

- Được mang đến từ kinh nghiệm bên ngoài

Khi chuẩn mực tạo ra sự tồn tại nhóm, nó làm tăng khả năng dự đoán về hành vi của các thành viên, quan hệ giữa các thành viên cũng giảm đi vài phần rắc rối và cho phép thành viên trong nhóm thể hiện được giá trị trung tâm của nhóm và làm rõ những sự khác biệt về thực thể của nhóm thì chuẩn mực được đánh giá là quan trọng

● Địa vị

Địa vị là sự đánh giá về uy tín, vị trí hay vị trí do những người khác đặt ra cho nhóm hay các thành viên trong nhóm Địa vị của các thành viên trong nhóm có thể đạt được một cách chính thức do tổ chức xác định hoặc đạt được một cách không chính thức thông qua tuổi tác, kinh nghiệm, trình độ chuyên môn, tính cách, sự ảnh hưởng và mối quan hệ

Phần thưởng, động viên và giao tiếp được xem là các chức năng của địa vị

Địa vị có tác động rất lớn đến sức mạnh của các chuẩn mực trong tổ chức và áp lực tuân thủ các chuẩn mực đó Trong trường hợp nếu trong một nhóm, thành viên đó sở hữu địa vị cao thường được tự do hơn, họ ít chịu khuôn phép từ các chuẩn mực của tổ chức và áp lực tuân thủ cũng ít hơn so với các nhóm có địa vị thấp Ngoài ra, mức thu nhập cao hơn và quyền lực nhiều hơn thì thường thuộc về những nhóm có địa vị cao hơn Như vậy, những cá nhân quá nhạy cảm về ý nghĩa công bằng có thể họ sẽ cảm giác bất công và từ đó họ cũng giảm bớt sự nỗ lực khi hoạt động và làm việc, kéo theo năng suất giảm sút hoặc họ sẽ tìm những cách lập lại sự công bằng như làm một công việc khác

● Sự gắn kết của nhóm

Đây là một yếu tố quan trọng giúp nhóm đạt hiệu quả cao vì nó chính là sự đồng lòng cũa các thành viên để cùng nhau hoàn thành mục tiêu mà nhóm đã đặt ra.Tuy nhiên, một nhóm có sự gắn kết cao mà lại xem thường các chuẩn mực hoặc chuẩn mực tiêu cực thì không thể nào đạt được hiệu quả cao

Về đặc điểm:

Sự gắn kết của nhóm thể hiện mức độ gắn bó của các thành viên trong nhóm hay động lực để các thành viên làm việc chung trong một nhóm Sự gắn kết cao và dẫn đến tuân thủ tốt các chuẩn mực sẽ tác động tích cực lên thành quả chung của nhóm Các nhóm

có thể tăng tính gắn kết thông qua thành lập nhóm với quy mô nhỏ; thống nhất mục tiêu; tăng địa vị của nhóm hay cạnh tranh với nhóm khác

Người lãnh đạo nhóm cần phải giỏi trong việc tạo ra sự gắn kết cao Muốn vậy, có thể được thực hiện theo các cách:

- Xây dựng sự đồng thuận về các mục tiêu của nhóm

- Thưởng cho kết quả của nhóm thay vì cá nhân

- Tăng tính đồng nhất của các thành viên

- Tăng sự tương tác giữa các thành viên

- Tạo sự biệt lập với các nhóm khác

- Giảm quy mô nhóm

- Tạo sự cạnh tranh mạnh mẽ với các nhóm khác

Ảnh hưởng của sự gắn kết đối, chuẩn mực thực hiện nhiệm vụ với năng suất làm việc nhóm:

- Sự liên kết của nhóm có sự ảnh hưởng tích cực tới năng suất và hiệu quả

- Năng suất và hiệu quả tăng sẽ góp phần giúp củng cố sự vững chắc của nhóm Mối liên hệ giữa chuẩn mực và sự gắn kết trong nhóm được thể hiện:

● Quy trình làm việc nhóm

Quy trình này cho biết nhóm hoạt động như thế nào Có thể thấy 1+1+1 không nhất thiết phải là bằng ba, được giải thích do hiện tượng lãng phí thời gian làm việc tập thể

Sự lãng phí này sẽ được cải thiện qua quy trình làm việc nhóm Quy trình nhóm bao gồm việc giao tiếp để trao đổi thông tin, quá trình ra quyết định trong nhóm hay hành

vi của người lãnh đạo, quyền lực và xung đột trong nhóm

● Nhiệm vụ của nhóm

Có thể dễ dàng nhận thấy tác động của quy trình nhóm lên kết quả công việc của nhóm và sự hài lòng của các thành viên trong nhóm được trung hòa bởi nhiệm vụ mà nhóm đang tiến hành thực hiện Nhiệm vụ có thể là đơn giản hay phức tạp Tính phức tạp cao nói lên những nhiệm vụ mới mẻ, không có tính thông lệ Trong trường hợp nhiệm vụ đơn giản, các thành viên trong nhóm chỉ cần dựa vào quy trình hoạt động đã chuẩn hóa để làm không cần phải bàn bạc Vậy nên, nhóm vẫn sẽ làm việc có hiệu quả

Năng suất trên trung bình

Năng suất dưới trung

bình Năng suất thấp

Chuẩn mực của nhóm

chống đối lại mục tiêu

của tổ chức

Chuẩn mực nhóm hỗ trợ

tích cực cho mục tiêu của

tổ chức

Mức độ gắn kết của các thành viên trong nhóm

thấp

Năng suất cao

Mức độ gắn kết của các thành viên trong nhóm

cao

Chuẩn mực/ Mức độ gắn

kết

Năng suất