Hệ thống thông tin kế toán tập 1

Chương ITỔNG QUAN VÊ HỆ THỐNG THÔNG TIN KÊ TOÁN Sau khi nghiên cíni chương này, người đọc có thê hiên được: Khái niệm về hệ thống thông tin Các thành phần cơ bản của hệ thong thông tin V

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.Hồ CHÍ MINH

KHOA KẾ TOÁN - KIỂM t o á n

BỘ MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾTO^N

TẬP 1

N1IẢ XUẤT BẢN PHƯ Ơ N G ĐÔNG

LỜI NÓI ĐÀU

Trong thời đại công nghệ thông tin, khi công nghệ thông tin ngày càng

có nhiều ảnh hưởng sâu rộng trong quá trình điều hành, quản lý doanh nghiệp, đặc biệt là các ảnh hường đến hệ thống thông tin kế toán, các chuyên viên kế toán đang đứng trước nhiều cơ hội và thách thức Hiểu biết và có kỹ năng tốt trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán, sẽ giúp cho chuyên viên kế toán nắm bắt được các cơ hội và vưọt qua các thách thức, giúp cho kế toán ngày càng giữ vai trò quan trọng hơn trong công tác quản lý doanh nghiệp, và giúp Hệ thống thông tin kế toán tạo ra giá trị gia tăng cho doanh nghiệp

Trong điều kiện đó, vai trò của chuyên viên kế toán không chỉ là thực hiện công việc ghi chép, lập báo cáo mà còn tham gia vào các đội dự án để phân tích, thiết kế, đánh giá một hệ thống thông tin kế toán Đối với nghề

của doanh nghiệp mà họ còn có thể làm việc trong vai trò là ngưòi tu vấn tài chính kế toán, kiểm toán viên nội bộ trong doanh nghiệp, hay kiếm toán vien trong tổ chức kiểm toán độc lập

Với mong muốn cung cấp đầy đủ kiến thức về các vấn đề xử lý thông tin kế toán, tô chức, đánh giá một hệ thống thông tin kế toán trong cả hai môi

trường xử lý bằng tay và xừ lý bằng máy, môn học Hệ thống Thông tin Kế

toán được thiết kế giảng dạy cho sinh viên chuyên ngành kế toán trường Đại

học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh bao gồm ba học phần

6 Chương I: Tổng Quan vè Hệ Thống Thông Tin Ke Toán

y Cung cấp cho sinh viền các kiến thức nhắm tố chức phân tích, đanh giả hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, đặc biệt kiểm soát trong môi trườĩig máy tính.

y Cung cap kiến thức cho sinh viên trong việc tìm hiểu, đánh giá, tiêp cạn hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp theo các chu trình nghiệp vụ.

• Học phần 3:

V Giúp sinh viên nắm bắt các kiến thức cần thiết trong việc phân

tích, thiết kế thực hiện, vận hành một hệ thông thông tin kê toán trong môi trường máy tính.

y Hướng dẫn các kiến thức và kỹ nặng cần thiết trong việc tố chức,

sữ dụng, và đánh giá một phần mềm kế toán.

Theo đó, tài liệu này được biên soạn nhằm phục vụ cho việc giản£ dạy Học phần 1 môn Hệ thống Thông tin Kê toán tại trường Đại học kinh tê Tài liệu được kết cấu thành hai phần với tổng cộng tám chương

V Chương 1 trình bày Tống quan về Hệ thống Thông tin Kế toán.

V Các Chương 2 vấ 3 trình bày nhũng vấn đề về cách thức tổ chức dữ liệu, hệ quân trị cơ sở dữ liệu cụ thế là MS Access, quàn lý và truy xuất dữ liệu nhằm cung cấp các kiến thức về to chức dữ liệu trong môi trường tin học hóa công tác kế toán, phục vụ cho Học phần 2 môn học hệ thống thông tin kế toán.

V Các Chương 4, 5, 6, 7 và 8 trình bày những kiến thức cơ bản về cách xử lý thông tin kê toán ớ câp độ cơ bàn bằng phần mềm MS Excel trong điêu kiện áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung.

Tài liệụ này do tập thể giảng viên bộ môn Hệ thống Thông tin Kế toán, khoa Kê toán - Kiểm toán, trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh biên soạn, bao gồm: ThS.Thái Phúc Huy (chủ biên), ThS.Nguyễn Thế Hưng, ThS.Huỳnh Văn Hiếu, CN.Đoàn Nguyễn Trí Dũng và CN.Lương Đức Thuận

Trong lân biên soạn này, chúng tôi đã chình lý, bổ sung và cập nhật các nội dung phù họp với các văn bản pháp quy về chế độ kế toán hiện hành, chúng tôi xin chân thành cám ơn và mong muốn nhận được các ý kiến đóng góp cùa quý bạn đọc về địa chi:

Bộ môn Hệ thống Thông tin Kể toán

Khoa Kế toán-Kiếm toán, Đại học Kinh tể TP Hồ Chí Minh

279 Nguyễn Tri Phương, Quận 10, TP Hồ Chí Minh Điện thoại: (08)38.554540-(08)38.531533

MỤC LỤC

LỜI N ÓI Đ Ầ U 5

MỤC LỤC 7

Chưong I: TỎNG QUAN VÈ HỆ THÓNG THÔNG TIN KÉ T O A N ! 9

1 Khái niệm hệ thống và hệ thống thông tin quản lý 10

2 Hệ thống thông tin kế toán 17

3 Tổ chức hệ thống thông tin kế to á n 23

4 Các mức độ ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin kế toán 29

Chuông II: TÓ CHỨC D ữ LIỆU TRONG ĐIẺU KIỆN ỨNG DỤNG M ÁỸ T ÍN H 33

1 Một số khái niệm 34

2 Các bước tiến hành tổ chức dữ liệu 50

3 Tổng quan về hệ quản trị CO' sở dữ liệu A ccess 56

BÀI TẬP .63

Chuông III: BẢNG DỮ LIỆU, VÁN T I N 64

1 Các thao tác liên quan cấu trúc bảng dữ liệu 65

2 Thiết lập mối liên kết giữa các bàng-Relationship 69

3 Các thao tác cập nhật mẫu tin 73

4 Vấn t i n 81

5 Câu lệnh Select - SQL 92

BÀI TẬP .99

Chương IV: TỔ CHỨC DỮ LIỆU KẾ TOÁN

1 Ôn tập vằ bổ sung một số kiến thức căn bản về E x ce l 105

2 Hình thức kế toán U4 3 Tổ chức dữ liệu kế toán 119

Chương V: LẬP BẢNG CÂN ĐOI TAI KHOAN, BANG TỎNG HỢP CHI T IÉ T 136

1 Lập bảng cân đối tài khoản cấp 3 137

2 Lập bảng cân đối tài khoản cấp 1 142

3 Lập bảng tổng hợp chi tiết 148

BÀI TẬP 155

Chương VI: LẬP SÓ NHẬT K Ý 156

1 Lập sổ nhật ký thu tiền 157

2 Lập sổ nhật ký chi tiền 164

3 Lập sổ nhật ký chung 171

BÀI TẬP ] 179

Chương VII: LẬP SỎ CHI TIÉT SỎ C Á I 183

1 Lập số chi tiết 184

2 Lập sổ cái 1 9 1 BÀI TẬP 200

Chưong VIII: LẶP BÁO CÁO TÀI CHÍNH 202

1 Lập bảng cân đối kế toán 203

2 Lập báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh 229

3 Lập báo cáo lưu chuyển tiền t ệ 237

4 Mờ sổ cho kỳ kế toán sa u 255

BÀI TẬP 257

TÀI LIỆU THAM K H ẢO 258

Chương I: Tổng Quan v ề Hệ Thống Thông Tin K ế Toán

Chương I

TỔNG QUAN VÊ

HỆ THỐNG THÔNG TIN KÊ TOÁN

Sau khi nghiên cíni chương này, người đọc có thê hiên được:

Khái niệm về hệ thống thông tin

Các thành phần cơ bản của hệ thong thông tin

Vai trò và phân loai hệ thong thông tin quản /ý

Bản chất, đoi tượng, chức năng của hệ thong thông tin kế toán Nội dung và phương pháp tố chức hệ thống thông tin kế toán

Anh hưòng và các mức độ ủng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống thông tin ké toán

10 Chương I: Tổng Quan về Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

1 KHÁI NIỆM HỆ THỐNG VÀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1 Khái niềm hê thống và hê thống thông tin

1.1.1 Khái niệm hệ thống

Hệ thống là một khái niệm thường được sử dụng trong đời sống như hệ thống giao thông, hộ thống truyền thông, hệ thống các trường đại học Theo quan điểm tiếp cận hệ thống thì hệ thống là một tập hợp các thành phần có quan hệ tương tác với nhau để cùng thực hiện các mục tiêu đặt

ra của hệ thống Một hệ thống bất kỳ đều có bốn đặc điểm sau:

bên trong

Hình 1.1 minh hoạ cho một hệ thống bao gồm bốn thành phần

có môi quan hệ với nhau và tập hợp lại với nhau tạo thành hệ thống 1.0

bên trong của tô chức này là các bộ phận, phòng ban của nó Các phòng ban này sẽ phối hợp, quan hệ vói nhau theo các quỵ định về quyền hạn, trách nhiệm, cấc quy chê, điều lệ được đặt ra trong tô chức nhăm thực hiện các mục tiêu tồn tại của tổ chức đó

Chương ỉ: Tỏng Quan về Hệ Thống Thông Tin Kẻ Toán 11

Khi đề cập đến hệ thống có sự tham gia của con người, chúng

ta cần phải phân biệt khái niệm hệ thống và tổ chức.‘Nếu như khái niệm tổ chức chỉ đề cập đến tập họp các con ngưòi nhằm thực hiện mục tiêu đặt ra thì hệ thống là một khái niệm tổng thể, rộng hơn mà con người chỉ là một trong những thành phần quan trọng của hệ thống bên cạnh các thành phần khác như công nghệ, máy móc, thiết bị, hệ thống sổ sách, giấy tờ

Hệ thống có thể tồn tại theo nhiều cấp độ khác nhau Một hệ thống có thể là một thành phần trong một hệ thống khác gọi là hệ thống con

Ví dụ trong Hình 1.1 trẽn, mỗi phòng ban, bộ phận 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 có thể là một hệ thống con trong hệ thống 1.0 Các hệ thống con này cũng có những thành phần bên trong của nó như 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3 và thực hiện các mục tiêu đặt ra cho từng bộ phận đó (Hình 1.2) Tất nhiên mục tiêu thực hiện của mỗi

bộ phận, mỗi hệ thống con đều hướng đến mục tiêu chung của hệ thống cấp trên mà nó trực thuộc Do đó, khi tiếp cận đến hệ thống bất kỳ, chúng ta phải tìm hiểu và xác định rõ mục tiêu đặt ra cho hệ thống đang quan tâm là gì, dể

từ đó có thể vạch ra phạm vi, đưòng biên của hệ thống, các thành phần bên trong tham gia trực tiếp vào hoạt động của hệ thống Đây cũns là các tiếp cận hệ thống mà chúng ta sẽ vận dụng để tìm hiểu một hệ thốim thôns tin kế toán sau này

1.1.2 Hệ thống thông tỉn

Hệ thống thông tin là một hệ thống do con ngưòi thiết lập nên bao gồm tập hợp những thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp thông tin cho người sử dụng

Tất cả các hệ thống thực hiện mục tiêu cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng được gọi là hệ thống thông tin Ví dụ hệ thống dự báo thời tiết, hệ thống cảnh báo sóng thần, hay hệ thống kế toán chính là nhữns hệ thống thôns tin điển hình với mục tiêu cung cấp các thông tin phục vụ cho cấc đối tượng sử dụng thông tin khác nhau Để thực hiện mục tiêu cung cấp thông tin này, một hệ thống thôns tin sẽ có cấc thành phần sau (Hình 1.3)

12 Chương I: Tong Quan về Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

Lưu trữ

Hình 1.3: Các thành phần của hệ thông thông tin

• D ữ liệu đầu vào: Bao gồm các nội dung cần thiết thu thập và các

phương thức thu thập dữ liệu cho hệ thống thông tin

• Thành phần x ử lý: Các quá trình, bộ phận thực hiện hoạt động xử lý

các nội dung dữ liệu đầu vào đã thu thập như phân tích, tổng hợp,tính toán, ghi chép, xác nhận đê làm biến đổi tính chất, nội dung của dữ liệu, tạo ra các thông tin theo yêu cầu sử dụng

• Thành phần lưu trữ: Lưu trữ các nội dung dữ liệu đầu vào hoặc

thông tin tạo ra của các quá trình xử lý để phục vụ cho những quá trình xử lý và cung câp thông tin vê sau

• Thông tin đầu ra: Nội dung của thông tin và phương thức cung cấp

thông tin được tạo ra từ hệ thông cho các đối tượng sử dụng

• Kiểm soát: Kiểm soát các quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý nhằm

cung cấp thông tin theo tiêu chuẩn, mục tiêu của hệ thống đặt ra đông thòi phản hồi những sai sót, hạn chê của các thành phân của hệ thống thông tin để khắc phục, sửa chữa

Như vậy thông tin chỉ được tạo ra từ quá trình xử lý dữ liệu khi

có sự tham gia của các thành phần của một hệ thông thông tin cụ thê, và mang một ý nghĩa nhất định đối với đối tượng sử dụng thông tin đó Trong nhiều trường họp, các thông tin tạo ra từ hệ thống này sẽ là dữ liệu cho một

hệ thống thông tin khác Do đó, cần phải nhận biết và phân biệt sự khác nhau giữa dữ liệu và thông tin, đồng thời chỉ xem xét chúng trong phạm vi của một hệ thống thông tin cụ thể

Chương ỉ: Tông Quan về Hệ Thống Thông Tin Kể Toán 13

Quá trình xử lý của hệ thống thông tin có thể được thực hiện bởi các phưong thức xử lý khác nhau Đó có thể là quá trình ghi chép, xử lý thủ công bằng tay thông thường hay được ỉ-iỗ trợ và thực hiện bởi hệ thống

xử lý máy tính, hoặc cũng có thể là sự kết hợp giữa thủ công và máy tính Do

đó một hệ thống thông tin không nhất thiết phải là hệ thống xử lý bằng máy, mặc dù thuật ngữ này được dùng một cách rộng rãi trong thời điểm hiện nay

để chỉ một hệ thống có sự ứng dụng của công nghệ thông tin trong nó

1.2 Hê thống thông tin quản ly

1.2.1 Bản chất

Hệ thống thông tin quản lý là một hệ thống thông tin bao gồm các thành phần có quan hệ với nhau được thiết lập trong một tổ chức nhằm hỗ trợ cho các hoạt động chức năng của một tổ chức, hỗ trợ quá trình ra các quyết định của các cấp quản lý thông qua việc cung cấp thông tin để hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát quá trình hoạt động của tổ chức (Hình 1.4)

Hình 1.4: Bản chât của Hệ thông thông tin quản lýCác nhà quản lý thực hiện việc điều hành các hoạt động của doanh nghiệp thông qua các quá trình ra quyết định Quá trình này có thề diễn ra theo các bước sau:

** Sử dụng, đánh giá thông tin cung cấp để nhận dạng vấn đề cần giải quyết

^ Đưa ra các phương ấn giải quyết

** Thu thập các dữ liệu, thông tin cần thiết để đánh giá các phương án

** Lựa chọn phương án khả thi và ra quyết định

Trong quá trình này, thône tin đóng vai trò rất quan trọng và ảnh hưỏntí đến chất lượng của các quyết định Thône tin được sử dụng đề

14 Chương I: Tổng Quan về Hệ Thống Thông Tin Kẳ Toán

nhận dạng, đánh giá vấn đề và thông tin cũng được sử dụng để đề ra các quyết định cần thiết Do đó hệ thống thông tin quản lý phải có nhiệm vụ cung cấp các thông tin hữu ích cho nhà quản trị Một thông tin hữu ích phải

rà thông tin phù hợp vơi đối tượng sử dụng và nội dung của vấn đề cần giải quyết, là thông tin.đủ tin cậy, đầy đủ được trình bày dưới các hình thức mà người sử dụng cd*thể hiểu được Đồng thời thông tin phải được cung cấp kịp thời để đáp ứng nhu cẫu ra quyết định hiện tại

1.2.2 Phân loại thông tin quản lý và đốỉ tượng sử dụng thông tin quản lý

Ở mỗi cấp quản lý khác nhau trong doanh nghiệp sẽ thực hiện những quyết định có tính chất và nội dung khác nhau từ đó ảnh hường đến loại thông tin cần thiết cung cấp cho các cấp quản lý Thông thường chúng ta

có thể chia các cấp quản lý trong một doanh nghiệp ra thành ba cấp với ba loại thông tin sau trong Hình 1.5

Cấp quản lý

Hoạch định chiến lược

Kiểm soát quản lý

Kiểm soát hoạt động

Hình 1.5: Phân loại thông tin và đối tượng sử dụng

w Cấp kiểm soát hoạt động: cấp quản lý này quan tâm đến tính hữu

hiệu và hiệu quả cùa từng hoạt động đã thực hiện trong doanh nghiệp Thông tin cần thiết cho các nhà quàn lý ờ cấp độ này phải phản ánh tất cả những hoạt động diễn ra hàng ngày tại doanh nghiệp Những thông tin này thường có quy định nội dung cụ thê và có thê

dê dàng đáp ứng thông qua những báo cáo, bảng biêu có săn, khuồn mâu, chi tiêu yêu cầu Chúng ta gọi những thông tin này là thông tin

có câu trúc

w Cãp kiêm soát quản lý: Đây là cấp quản lý trung gian trong doanh

nghiệp Nhiệm vụ của cấp quản lý này là quan tâm đến quá trình sử dụng các nguôn lực trong việc thực hiện các mục ticu của doanh nghiệp Các quyết định được thực hiện ờ cấp độ này rất da dạng tuỳ vào từng doanh nghiệp, loại hình doanh nghiệp, và tình hình phất sinh ở những thời điểm khác nhau cũng như tùy thuộc vào trình độ của người quàn lý Do dó thông tin cung cấp cho cấp độ này bcq

Chương ĩ: Tống Quan v ẻ Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 15

cạnh những thông tin được tổng họp và truyền lên từ cấp kiểm soát hoạt động, sẽ có những thông tin được phân tích, tổng hợp nhiều chiều, liên quan đến nhiều nội dung tuỳ theo nluu cầu và kinh nghiệm đánh giá của người quản lý, mà không theo một quy ước khuôn mẫu sẵn có Chúng ta gọi đây là những.thông tin bán cấu trúc

^ Cấp hoạch đinh chiến lược: Đây là các nhà quản lý cấp cao trong

doanh nghiệp Họ sẽ thiết lập và đưa ra các quyêt định chiên lược phất triên trong tưong lai của doanh nghiệp Những thông tin đê phục vụ cho việc ra quyêt định này lây từ nhiêu nguôn khác nhau cả bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, nó phụ thuộc vào năng lực và tầm nhìn của nhà lãnh đạo Khó có thê xác định những thông tin nào

và nội dung nào là cần thiết cho quá trình dự báo này Do dó, thông thường những thông tin cung cấp cho cấp độ quản lý này không có khuôn mâu, quy định và không có câu trúc

1.2.3 Phân loại hệ thống thông tỉn quản lý

Hệ thống thông tin quản lý có thể tiếp cận và phân loại theo đối tượng sử dụng thông tin Vcà theo nội dung kinh tê của các quá trình sản xuất kinh doanh mà hệ thông này thu thập và phản ánh

1.2.3.L Phân loại theo các cấp độ quân lý sử dụm í thông tin

trong doanh nghiệp

Theo tiêu thức này, với ba cấp độ quàn lý trọng doanh nghiệp, chúng ta có ba loại hệ thông thông tin quản lý sau:

Iiộ thống xử /v nghiệp vụ (Transaction Process Systems-TPS): Thu

thập và phản ánh các hoạt động phát sinh hàng ngày tại doanh nghiệp đê cung câp các thông tin có câu trúc phục vụ chủ yêu cho câp độ kiêm soát hoạt động

^ Hệ thống ho trọ• ra quyết định (Decision Support System-DSS): Sứ

dụng các dữ liệu thu thập và các thông tin tạo ra từ hệ thống xử lý nghiệp vụ đê tông hợp, phân tích thông tin theo yêu cầu của từng nhà quản lý ở câp độ kiêm soát quản lý Hệ thống này đòi hỏi phải

có khả năng linh hoạt trong việc ket xuât thông tin nhăm đáp ứng các yẽu câu da dạng từ thông tin có cáu trúc dên không có cấu trúc của các nhà quản lý trung gian

** Hệ thống hô trợ điểu ìùmlĩ (Executive Support Systems-ESS) vc) hệ

thong chuyên gia (Expert Systems-ES): Thông tin cung cấp từ các

hộ thông này mang tính khái quai, tỏng họp cao Thông qua cấc công cụ phân tích, các quy luặt vê suy luân được lưu trừ và thiêt lập săn, các nhà quàn lý cấp cao trong doanh nghiệp có the tạo ra thông tin theo yêu cảu, can nhãc, đánh giá các phương án, cấc xu thề dô đua ra các dự báo và các chien lược phát trien trung Vcà dài hạn cua doanh nghiệp

16 Chương I: Tổng Quan về Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

1.2.3.2 Phân-loại theo nội dung kinh tế của các quá trình sản

xuất kinh doanh

Quá- trình sản xuất kinh doanh tổng quát bắt đầu từ việc chuyển hóa các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất thành các sản phẩm hoàn thành', tàm gia tăng các giá trị của sản phâm và dịch vụ cung cấp và sau đó sẽ cung cấp cho khách hàng Mỗi nội dung của quá trình này sẽ cần những loại thông tin khác nhau Do đó, hệ thống thông tin quản lý có nhiệm vụ phải thu thập và phản ánh xuyên suốt quá trình trên,

để cung cấp các loại thông tin mang nội dung khác nhau cho các nhà quản lý về tình hình hoạt động của doanh nghiệp

Hệ thống thông tin quản lý

Hình 1.6: Các hệ thống con của hệ thống thông tin quản lý

Nếu chia quá trình sản xuất kinh doanh tổng quát theo các nội dung kinh tê liên quan, chúng ta có thể chia hệ thống thông tin quản

lý thành những hệ thông con như sau trong Hình 1.6:

^ Hệ thống thông tin sản xuất

^ Hệ thống thỏng tin bán hàng

** Hộ thống thông tin nhân sự

^ Hệ thống thông tin ké toấn

^ Hệ thống thòng tin tai chính

v.v

Chương ỉ:Tổng Quan về Hệ Thống Thông Tin Kẻ Toán 17

VIni loại hộ thong thòng tin quẩn lý sè darn nhặn mọt chức năng khác nhau trong việc thu thập, phán ánh và cung cấp thông tin liên quan den một nội dung kính tế nhài định Tuv nhiên do tính tiên tục và xâu chuôi cùa quá trình kình doanh, các hệ thòng con này luôn có quan hệ qua lại sử dụng thòng tin và dô liộu cũa nhau dê thực hiện chức năng eũa

loại theo các chức năng của từng hẹ thống Nếu phân chia cáo hệ thòng thông tin con nàv mọt cách độc lập giỏng như những phòng ban trong iv.ột té chức thỉ cô thể dẫn đến viẹc tò chức trùng lắp dừ liệu và thông tin cung cáp giũa các hệ thống Điều này sẽ dần đến sự không nhất quán và läng phí trong việc tổ chúc cung cấp thòng tin của hệ thống thông Ún quán lý

2 HỆ THỐNG THÔNG TIN KÍ: TOÁN

2.1 Ban chất

Ké toán dóng vai trò là chức năng hỗ trợ quan trọng trong quân lý diều hành doanh nghiệp nhàm dạt mục tiêu dề ra Chức năpg nay thề hiện

thông qua việc cung cấp các thõng tin tài chính hữu ích phục vụ cho viyc

doanh cùa doanh nghiệp Dẻ thực hiện chức năng do, cân phái cỏ một cáu

n úc được thiết lộp dổ thu thập, lưti trữ xử lý và cung câp các f '

chúc năng cùa kế toán, cấu trúc đổ chính là hộ thống thông tin kc

Trong cấu trúc hộ Ihổng thông tin kố toán, quá trình vận hành Je cung cấp thòng tin thông thuòng dtrọc thực hiện theo các Inrớc sau trong Hinh 1.7:

kinh doanh qua chúng lừ và các dối tuợng mang dừ liệu;

<-* Ghi nhận, sắp xép các nghiệp vụ theo trình tự thòi gian gọi là gln nhật ký:

-* Phân tích các nghiệp vụ theo các nội dung cẩn theo tập hợp và theo dõi nhu lặp họp theo các dỗ! tirợng kế toán, các dối lượng theo dõi chi tiết.gọi là chuyên sỏ;

18 Chương I: Tổng Quan về Hệ Thống Thông Tin Ke Toán

Lập và trình bày thông tin trên các báo cáo với các nội dung đã được tập hợp, theo dõi

Như vậy, kế toán dưới góc độ một hệ thống thông tin phải là tập hợp rất nhiêu thành phân có liên quan với nhau (con người, phương tiện, công nghệ, quy trình ) tham gia vào quá trình vận hành của hệ thống thông tin kế toán đê có được thông tin đáp ứng yêu cầu của ngưòi sử dụng

2.2 Các thành phân của hê thống thông tin kế toán

Hệ thông thông tin kê toán là một hệ thống con trong nhiều hệ thống con khác của hệ thống thông tin quản lý Do đó hệ thống thông tin kế toán cũng sẽ có các thành phân cơ bản của một hệ thống thông tin Đó là:

** D ữ hệu đâu vào: Tât cả những nội dung được đưạ vào hệ thống kê

toán gọi là dữ liệu đầu vào, bao gồm:

■ Hệ thông chứng từ và nội dung các chứng từ sử dụng để phản ánh nội dung của các nghiệp vụ phát sinh;

Các đôi tượng kế toán mà các nghiệp vụ phất sinh cần phải được tạp hợp, theo dõi thông qua hệ thống tài khoản kế toán;

■ Hệ thông các đối tượng quản lý mà các nghiệp vụ phát sinh cân được tập hợp, theo dõi chi tiết phù hợp yêu cầu thông tin và quản

lý của doanh nghiệp

** H ệ thống x ử lý: Bao gồm tập hợp tất cả những yếu tố tham gia vào

quá trình xử lý dữ liệu để có thông tin kế toán hữu ích:

■ Quy trình luân chuyền chứng từ và thực hiện các quá trình kinh doanh;

\

Chương I: Tổng Quan về Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 19

■ Hình thức ghi sổ hay cách thức nhập liệu, khai báo, cập nhật dữ liệu;

■ Quy định về phân tích, hạch toán các nghiệp-vụ phát sinh;

■ Phương thức xử lý bằng máy, phần mềm hay ghi chép thủ công;

■ Bộ máy xử lý bao gồm mối quan hệ giữa các bộ phận, phòng ban trong việc thu thập và luân chuyển thông tin về bộ phận kế toán;

Tổ chức công việc trong bộ máy kế toán

w L uĩi trữ: Dữ liệu thu thập và xử lý có thể được lưu trữ để phục vụ cho các quá trình xử lý cung cấp thông tin lần sau thông qua các phương thức:

■ Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán trong hệ thống kế toán thủ công;

■ Các tập tin, bảng tính lưu trữ dữ liệu trong môi trường máy tính

thiết lập trong hệ thống kế toán để kiểm soát quá trình thu thập,

xử lý và cung cấp thông tin của hệ thống kế toán, đảm bào cấc thông tin cung cấp là trung thực và hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin

hiện trên nội dung của các báo cáo kế toán (báo cáo tài chính và báo cáo quản trị) và cả thông qua hệ thống sổ sách kế toán

2.3 Đối tưong của hê thống thông tin kế toán

Để cung cấp các thông tin theo yêu cầu phục vụ cho việc quản trị của các cấp quản lý cũng như các đối tượng hữu quan bên ngoài doanh nghiệp, hệ thống thông tin kế toán sẽ thu thập dữ liệu từ các quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Dữ liệu thu thập chính là nội dung của các hoạt động, nghiệp vụ phát sinh trong quá trình trên Tùy theo nội dung của thông tin yêu cầu mà sẽ có các nội dung cần phản ánh cho từng hoạt động tương ứng

Nhiệm vụ của hệ thống thông tin kế toán là phải xác định những hoạt động nào hệ thống kế toán cần phản ánh, và nội dung nào mô tả cho các hoạt động đó được ghi nhận vào làm dữ liệu cho hệ thống kế toán Để làm được điều này, kế toán cần am hiểu quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhận biết tường tận nội dung, mục đích, chức năng các hoạt động diên ra trong quá trình đó Do đó, đối tượng cảa hệ thống thông tin kế toán chính là các hoạt động phát sinh trong quá trình kinh doanh sản xuất cùa doanh nghiệp

20 Chương I: Tổng Quan về Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

Hình 1.8: Các chu trình k ế toán

Mỗi một doanh nghiệp khác nhau có thể có quá trình sản xuất kinh doanh đặc thù cho doanh nghiệp của mình Ở góc độ tiếp cận tổng quát, chúng ta có thể chia quá trình này theo các nội dung kinh tế liên quan Trong mỗi quá trình được phân chia, liên quan đến một nội dung phân loại sẽ là tập hợp các hoạt động, nghiệp vụ diễn ra theo một trình tự và lặp lại Các quá trình được phân chia đó gọi là các chu trình kinh doanh hay còn gọi là các chu trình kế toán

Chu trình kinh doanh (chu trình kế toán) là tập hợp một chuỗi các hoạt động diễn ra theo trình tự được lặp lại liên quan đến cùng một năm chu trình kinh doanh chủ yếu sau trong Hình 1.8

w Chu trình doanh thu: Là tập hợp.các hoạt động liên quan đến nội

dung bán hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền từ khách hàng

** Chu trình chi phí: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến nội dung

mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán tiên cho nhà cung cấp

w Chu trình sản xuất: Là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá

hoàn thành Chu trình này chi có trong các doanh nghiệp sản xuât

** Chu trình nhân sự: Là tập hợp các hoạt động liên quan đên quá

trình tuyên dụng, sử dụng và trả lương cho người lao động

Chương I: Tỏng Quan về Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 21

trình huy động các nguồn tiền đầu tư vào doanh nghiệp và quản lý các dòng tiền chi ra cho các chủ nợ và nhà đâu tư vào doanh nghiệp.Năm chu trình kinh doanh này không tồn tại độc lập mà có ảnh hường qua lại lẫn nhau theo mối quan hệ cho-nhận các thông tin và nguôn lực Tất

cả các dữ liệu phản ánh nội dung của các hoạt động diên ra các chu trình kinh doanh sẽ được chuyển đến hệ thống ghi sổ - lập báo cáo để cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng trong và ngoài doanh nghiệp

2.3 Chức năng của hê thống thông tin kế toán

Vai trò cung cấp thông tin, hỗ trợ việc điều hành quản lý và hoạt động cùa doanh nghiệp thể hiện trong năm chức năng sau:

cho các cổ đông, chù nợ, cơ quan quản lý nhà nước Các báo cáo này được lập và trình bày theo những quy định và khuôn mẫu sẵn có và thống nhất cho tất cả loại hình doanh nghiệp (các báo cáo có cấu trúc) Với đặc điểm như vậy, chức năng này hầu như đều được đáp ứng ỏ tất

cả các hệ thống thông tin kế toán, đặc biệt là trong điều kiện có Ml hỗ trợ của máy tính và công nghệ thông tin

Hỗ trợ thực hiện và quản lý các hoạt động phát sinh hàng ngày:

Hệ thống thông tin kế toán thông qua việc thu thập các dữ liệu cùa các hoạt động trong năm chu trình kinh doanh, sẽ cung cấp các thông tin hữu ích đánh giá quá trình thực hiện các hoạt động đã diễn ra Các thông tin được tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời sẽ tạo điều kiện cho các quá trình ra quyết định cùa nhà quản lý, đặc biệt là các quyết định

có câu trúc trong việc quản lý các hoạt động như quyết định bán chịu, đặt thêm hàng, chiết khấu, giảm giá hàng bán Cùng với việc ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin trong hoạt động kế toán, chức năng này hầu như có thê thực hiện được đối với hầu hết các hệ thống thông tin kê toán

các quyêt định quản trị doanh nghiệp rất đa dạng, tùy thuộc nhu cầu của người sừ dụng thông tin Các thông tin này thường không có những tiêu chuẩn hay những báo cáo cụ thể, do đó đòi hỏi hệ thống thông tin kể toán phải có những phải ứng linh hoạt nhằm đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu thông tin khác nhau từ các cấp quản ly Đậy là yêu cầu mà không phải hệ thống thông tin kế toán nao cũng có thê đáp ứng được, ví dụ như một hệ thống kế toán ghi chép thù cong

<Jơn thuân Tuy nhiên, nếu thực hiện được chức năng này, vai trò kế toán sẽ được nâng lên trong quá trình quản trị doanh nghiệp, bởi các

22 Chương ỉ: Tổng Quan về Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

thông tin được tạo ra từ hệ thống kế toán sẽ là những tài sản vô hình tạo nên lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp đối với các doanh nghiệp khác (miUiệ thống thông tin ở đó không đáp ứng được)

w Hoạch 'định và kiểm soát: Thông tin được cung cấp từ hệ thống

thông tin kế toán cũng rất cần cho quá trình hoạch định chiến lưọc và kiểm soát thực hiện mục tiêu Thông qua những dữ liệu thu thập được theo thời gian từ tất cả các hoạt động của doanh nghiệp, những

dữ liệu dự toán, hệ thống kế toán sẽ tiến hành làm các phép so sánh tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong khoảng thời gian dài, từ

phát triển trung và dài hạn Thông tin cân cho quá trình quản trị này rất phong phú, mang tính tông hợp và khái quát cao, đòi hòi hệ thông

kế toán thu thập và lưu trữ rất nhiều các dữ liệu theo thời gian và không gian, những dữ liệu tài chính và phi tài chính Đây là đòi hòi rất cao đối với hệ thông kê toán và chỉ có thể thực hiện được khi hệ thống kế toán hợp nhất với các hệ thống con khác trong hệ thống thông tin quản lý, trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin mạnh

mẽ Việc ứng dụng các hệ thống hoạch định nguồn lực (ERP- Enterprise Resource Planning) sẽ là cơ hội để kế toán thực hiện được chức năng này

w Thiết lập hệ thong kiếm soát nội bộ: Kiểm soát nội bộ bao gồm các

chính sách, thủ tục được thiết lập để phòng ngừa, ngăn chặn và phát hiện các rủi ro có thê xảy ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có rủi ro liên quan đến thông tin cung cấp Thông qua việc thiết lập hệ thống thông tin kế toán các chính sách, thù tục kiêm soát sẽ được “nhúng vào” hệ thông kế toán Hơn nữa, chính hệ thông thông tin kế toán sẽ là kênh thông tin và truyền thông quan trọng đe góp phàn tạo nên một hệ thông kiêm soát nội bộ hữu hiệu Vcà hiệu quả trong doanh nghiệp

2.5 Phân loai hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin ké toán có thể phân loại theo hai nội dung: Dặc diêm của thông tin cung cấp và phương thức xử lý của hệ thống thông tin

2.5.1 Phân loại theo đặc đỉểm của thông tin cung cấp

Theo đặc điểm, tính chất của thông tin cung cấp, hệ thống thông tin

kê toán được chia làm hai loại:

w ỉỉợ thông tlĩông tiỉi kế toán ỉc)ị chính: Cung cấp các thông tin tài chính chu yèu cho các đối tượng bên ngoài Những thông tin nàỵ phai tuân thu các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuân mực kê toán hiện hcành

Chưong ỉ: Tổng Quan về Hệ Thống Thông Tin K ế Toán 23

w Hệ thống thông tin kế toán quản trị: Cung cấp các thông tin nhằm

mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện

sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng về tài chính kinh tế của chúng đối với tổ chức

Việc phân chia này mang ý nghĩa phân loại thông tin và xác định đối tượng sử dụng thông tin Tuy nhiên hai hệ thống này không thể tách biệt thành hai hệ thống kế toán độc lập trong một doanh nghiệp Mặc dù mục tiêu báo cáo quản trị và báo cáo tài chính thường không tương xứng hoàn toàn, nhưng giũa hai hệ thống kế toán có các thông tin giống nhau và khác nhau Phần giao nhau giữa chúng cung cấp thông tin đáp ứng cả yêu cầu quản lý của doanh nghiệp và các chính sách, chế độ, chuẩn mực kế toán được nhà nưóc ban hành Do đó chúng sẽ được tổ chức dữ liệu thống nhất cho cả hai

hệ thống kế toán này

2.5.2 Phân loại theo phưong thức xử lý

Tùy theo phương thức xử lý dữ liệu bằng thủ công hay có sự hỗ trợ của máy tính, chúng ta chia hệ thống thông tin kế toán thành ba loại:

^ Hệ thống thông tin kế toán thù công: Tất cả các quá trình thu thập,

lưu trữ, xử lý, thiết lập các báo cáo đều được thực hiện thù công, ghi chép bằng tay

Hệ thống thông tin hán thù công: Có sự ứng dụng và hỗ trợ nhất

định của mấy tính Vcà công nghệ thông tin trong quá trình vận hcành của hệ thống kế toán

^ Hệ thống ké toán dựa trên nền máy tính: Các quá trình thực hiện,

vận hành của hệ thống kế toán phần lón được thực hiện trên nền máy tính từ việc thu thập, ghi nhận, xứ lý, cung cấp thông tin

Việc phân loại theo nội dung này sẽ làm cơ sở đánh giá khả năng xử

lý cùa hệ thống kế toán hiện hành Mỗi phương thức xử lý có một nãng lực

xử lý nhất định với những dặc trimg của từng phương thức xử lý Dựa trên đặc trưng của từng loại hệ thông đê đưa ra các giải pháp hoàn thiện, các chiến lược phát triển trong quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán cua doanh nghiệp

3 TÒ CHỨC HỆ THÓNG THÔNG TIN KÉ TOÁN

3.1 Bản chất

Tồ chức hộ thống thông tin kế toán là quá trình thiết lập Vcà phát triển một hệ thống thông tin kế toán đê đáp ứng yêu cầu thông tin cua các cấp quản lý đối vói chức năng ké toán Quá trình này bao gồm rất nhiều các công việc từ xác định mục tiêu, yêu cầu, nhộn dạng các yêu tố anh hưởng, tô chức lựa chọn con người tham gia vào quá trình phát triển, cho dến quá trình tô chúc từng nội dung, thành phần cùa một hệ thống thông tin kc toan

24 Chương ĩ: Tong Quan về Hệ Thống Thông Tin Kể Toán

Quá trình tổ chức một hệ thống kế thông tin toán không phải là việc

tổ chức một bộ phận thực hiện công tác kế toán hay chỉ là những công việc gói gọn trong phòng »kẻ-toán Xuất phát từ bản chất của một hệ thống thông tin kế toán, Cịuắ trình tổ chức hệ thống kế toán sẽ liên quan đến toàn bộ quá trình sản xuất kính doanh của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến hoạt động của những bộ phận phòng ban khác để tổ chức thu thập, luân chuyên dữ liệu, thông tin cần thiểt về hệ thống kế toán đê tiên hành xử lý

Quá trình này chắc chắn sẽ diễn ra trong thời gian dài, phát sinh nhiêu chi phí, rủi ro, ảnh hưởng đến hoạt động hiện tại của doanh nghiệp

Do đó, nếu không được tổ chức chặt chẽ, khoa học, doanh nghiệp sẽ gặp thât bại trong quá trình tổ chức và phát triển một hệ thống thông tin kê toán cho mình

3.2 Nôi dung tồ chức hẻ thống thông tin kế toán

Việc tổ chức và tạo ra một hệ thống kế toán hữu hiệu và hiệu quả, đáp ứng được yêu cầu thông tin, phù hợp với đặc điểm kinh doanh, đặc điểm quản lý tại doanh nghiệp là điều không thể dễ dàng thực hiện được Do đó, việc phải xác định chính xác và đầy đủ những nội dung cần thực hiện sẽ là yêu câu quan trọng đê tô chức thành công một hệ thông kế toán

Các nội dung của quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán được tiếp cận theo các thành phần của hệ thống Các nội dung bao gồm:

Tô chức công tác kế toán trong doanh nghiệp cần đáp ứng việc cung câp thông tin trung thực, hợp lý và đáng tin cậy cho các đôi tượng sử dụng thông tin Do đó, khi tiên hành tổ chức công tác kê toán, việc phân tích và xác định nhu cầu thông tin là nội dung có

ý nghĩa quan trọng

Thông qua quá trình phân tích các hoạt động phát sinh trong các chu trình kinh doanh của doanh nghiệp, các nội dung thông tin, đôi tượng sử dụng, phạm vi cung câp và các yêu cầu quản lý sẽ được phân loại và xác định đầy đủ Việc nhận dạng không đầy đủ những yêu câu thông tin, yêu cầu quản lý sẽ ảnh hưởng đáng kê đến sự thành bại của hệ thống thông tin kế toán sau này

Nội dung này liên quan đến việc xác định các nội dung dữ liệu cần thu thập, cách thức, phương thức thu thập dữ liệu liên quan đên quá trình sán xuất kinh doanh c ủ a doanh nghiệp Đây chính là quá trình

tổ chức hệ thống chửng từ, tồ chức hệ thông tài khoản, và các đối tượng quản lý cần theo dõi chi tiết theo yêu cầu thông tin và yêu cầu quản lý đã xác định cho từng chu trình kinh doanh

Chương ỉ: Tổng Quan về Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 25

Nội dung này liên quan đến hai nhóm công việc:

Tổ chức quá trình thực hiện các hoạt động trong chu trình kỉnh doanh, xác định chức năng, vai trò của các bộ phận, phòng ban

trong quá trình này Đồng thời thiết lập được cách thức luân chuyển chứng từ, dữ liệu cho từng hoạt động trong từng chu trình kinh doanh

^ Tổ chức xử lý nội dung thu thập liên quan đến các hoạt động

trong chu trình kinh doanh như tổ chức bộ máy kế toán, lựa chọn

hình thức ghi sổ, nhập liệu, phương thức xử lý, phân công xử lý chứng từ và tổ chức hạch toán các hoạt động theo các yêu cầu thông tin cần cung cấp

Đây là nội dung rất quan trọng của quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán bởi vì thông qua các báo cáo sẽ thể hiện được nội dung thông tin mà hệ thông cung cấp Quá trình này cần xác định các loại báo cáo cần thiết được cung cấp, nội dung của từng báo cáo, cách thức lập, hình thức thê hiện, thời gian cung câp, phân quyên cho các đối tượng lập và^ử dụng báo cáo

Để thực hiện các nội dung trên, người tham gia quá trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán cần được trang bị các kiến thức chuyên sâu về hệ thống thông tin kế toán cho các vấn đề:

V' Các công cụ mô tả, phác thào một hệ thong thông tin kế toán

s Am hiên về 'các chu trình kinh doanh (cúc hoạt động, cúc rủi ro và háo cáo cung cắp thông tin cần thiết)

s Tô chức dừ liệu cho một hệ thong thô ig tin ké toán

26 Chưomg ỉ: Tổng Quan về Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

S To chức kiểm soát cho hệ thống thông tin kế toán

s Quá trình phát‘ triển một hệ thống thông tin kế toán

Các ?kiếjn thức trên sẽ được đề cập chi tiết trong từng chưong của sách này nhằm trang bị những kỹ năng cẩn thiết để tổ chức một hệ thống thông tin kế toán

3.3 Chu ky phát triền hê thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán được tổ chức và phát triển theo một quá trình nhất định gồm nhiều giai đoạn liên quan với nhau Quá trình này mô tả cách thức phát triển một hệ thống từ khi mới chỉ là ý tường tới khi đưa ý tưỏng thành hiện thực và hệ thống chính thức đi vào hoạt động

Quá trình phát triển hệ thống kế toán được chia thành các giai đoạn lập kế hoạch, phân tích, thiết kế, thực hiện và vận hành hệ thống Các giai đoạn này diễn ra theo một trình tự và lặp lại trong suốt quá trình phát triển một hệ thống kế toán Do đó, quá trình này còn được gọi là “Chu kỳ phát triên một hệ thông thông tin kê toán” (Hình 1.9) •

Hình 1.9: Clni kì phái uiển hệ thông thông tin ké toán

Chương ỉ: Tong Quan về Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 27

Giai đoạn này sẽ tiến hành khảo sát hệ thống kế toán hiện hành và môi trường của nó để xác định các giải pháp hoàn thiện hệ thống Quá trình này bao gồm hai công việc:

w Khảo sát sơ bộ: Công việc này nhằm để đánh giá hệ thống hạn

chế hiện hành, phát hiện những rủi ro có thể phát sinh, những điểm không phù hợp với nhu cầu mới của doanh nghiệp thông qua việc khảo sát các yếu tố môi trường xung quanh hệ thống (chiến lược phát triển, đặc điểm kinh doanh, khả năng ứng dụng công nghệ thông tin )

Phân tích chi tiết: Tiến hành các phân tích chi tiết các thành nội

dạng chi tiết các yêu cầu, các phương án hoàn thiện, các giải pháp cải tiến, phát triển hệ thống kế toán

Giai đoạn này dựa trên cơ sở những mô tả, yêu cầu dã xác định ironii quá trình phân tích để thiết kế và mô tả các thành phần cua mội hệ thống thông tin kể toán bằng các hình vể, công cụ minh họa như thiết kế báo cáo, chứne từ, mẫu nhập liệu, lưu dồ luân chuyển chứng

từ, thiết kế các thành phần dữ liệu, các thủ tục kiểm soát

Quá trình thiết kế này cũng có thể chia thành hai giai đoạn: thiết kể

sơ bộ dể trình bày ở góc độ ý tường với các nội dung Ccần xác định,

và thiết kế chi tiết thể hiện các ý tường, nội dung bằne; các mô hình

cụ thể

Giai đoạn thực hiện sẽ chuyển mô hình hệ thống đà được *Iiiét kế tro thành hệ thống hiện thực chuẩn bị dưa vào sử dụng I\ội dunc; các công việc trong giai đoạn ncày có thể là:

28 Chương ĩ: Tổng Quan về Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

Đây là giai đoạn sử dụng hệ thống nhung chưa được xem là kết thúc quá trình phát triển hệ thống Song song với quá trình sử dụng là việc thấm định, đánh giá quá trình hoạt động của hệ thống, xác định mức đô đápứng muc tiêu của quá trình phát triển hệ thống Ngoài ra giai đoạn này còn thực hiện các công việc liên quan đên bảo dưỡng, sửa chữa hệ thống để duy trì hoạt động của hệ thống thông tin kế toán đã đưa vào sử dụng

Trong mỗi giai đoạn tổ chức và phát triển hệ thống, sẽ tiến hành đánh giá kết quả của giai đoạn phát triển hiện tại, lập các báo cáo gửi cho các nhà quản lý cấp cao Các báo cáo đánh giá sau mỗi giai đoạn sẽ là cơ sờ để quyết định có tiếp tục thực hiện các giai đoạn tiêp theo của quá trình phát triển hệ thống hay không Điều này nhăm giảm thiêu những rủi ro, chi phí phát sinh trong quá trình phát triên hệ thông

3.4 Nhân sư tham gia quá trình tồ chức hề thống thông tin kế toán

Như trên đã nói, quá trình tổ chức một hệ thống thông tin kế toán không phải là công việc giới hạn trong bộ phận kế toán Quá trình này liên quan đến nhiêu nội dung của quá trình sản xuât kinh doanh, ảnh hưởng đên các bộ phận, phòng ban chức năng khác Do đó việc lựa chọn con người tham gia vào quá trình tổ chức và phát triển hệ thống kế toán rất quan trọng, ảnh hưỏng đến tính khả thi của hệ thống được thiết lập

Các đối tượng nên được lựa chọn tham gia vào quá trình phát triển bao gồm:

Các nhà quản lý cấp cao sẽ xác định các mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp Các mục tiêu, chiến lược này sẽ được thể hiện trong các yêu câu thông tin của hệ thống kê toán Mặt khác, sự tham gia của các nhà quản lý câp cao sẽ hô trợ Vcà khuyến khích quá trình phát triên hệ thông, giữ vai trò điêu phôi hoạt động của nhóm phát triển với các phòng ban chức năng Một vai trò không kém phần quan trọng của nhóm đối tượng này chính là sự xét duyệt và phê chuẩn các giai đoạn phát triển hệ thống từ lúc bắt đầu cho đến khi hoàn thành

Các kế toán viên, kiểm toán nội bộ đóng vai trò là người sử dụng và đánh giá trực tiêp hệ thông kê toán Họ sẽ là người trực tiếp xác định các yêu cầu thông tin cần có từ hệ thống kế toán, đưa ra cac yêu cầu khác cân thỏa mãn và đánh giá hệ thông kế toán dưới góc độ là

Chương ỉ: Tổng Quan về Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 29

người trực tiếp sử dụng Ngoài ra các kế toán viên, kiểm toán viên nội bộ sẽ tham gia vào thiết kế hệ thống kiêm soát nội bộ, giám sát

và đánh giá các kiểm soát trong hệ thống thông tin kế toán

Các thành viên này tham gia các quá trình tổ chức hệ thống kế toán với tư cách là thành viên của nhóm quản lý dự án phát triển hệ thống Họ chính là trưởng các bộ phận kế toán và các bộ phận khác

có nhu cầu sử dụng thông tin hoặc liên quan đến hệ thống thông tin

kế toán Vai trò của các thành viên sẽ thiết lập các chính sách Vcà

kiểm soát quá trình phát triển hệ thống, xét duyệt các giai đoạn đã thục hiện, báo cáo kết quả và trình các phưong án cho các giai đoạn tiếp theo lên các nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp

Là những người có khả năng phân tích hộ thống hiện tại, thiết kế hệ thống mói và lập trình các ứng dụng xử lý bằng máy tính Các chuyên gia phân tích hệ thống có thể là những ngưcrì bên trong và bên ngoài doanh nghiệp như các chuyên gia lập trình, tu van kế toấn, các kiểm toán viên, chuyên gia tư vấn triển khai các phan mỏm ke toán Họ là những người có kiến thức và kinh nghiệm sâu rộng liẽn quan đến tổ chức hệ thống kế toán, tổ chức hệ thống kiểm soát và cả ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt dộng quản lý doanh nghiệp Đối vói những quá trình tổ chức và phát triển hệ thống kế toán có quy mô lớn hoặc có sự ứng dụng của công nghệ thông tin, thì đây là thành phần không thê thiếu tham gia vào quá trình này

4 CÁC MÚC Đ ộ ỦNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG

Một yêu cầu của thông tin kế toán là tính trung thục và dáng tin cậy, công nghệ thông tin giúp cho việc xử lý thông tin kế toán được nhanh chóng, chính xác hon so với xử lý thủ công Tuy nhiên, vẫn tiêm ẩn nhiêu rủi ro trong môi trường này:

30 Chương ỉ: Tổng Quan về Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

w Sai sót và gian lận trong môi trường kế toán máy tính: do sự

thiếu hiểu biết về kiến thức tin học hoặc có ý đồ xấu mà rigười sử dụng có thể gây ra các sai sót và gian lận về nhập ' riêu/ xử lý nghiệp vụ, thông tin đầu ra và về lưu trữ và bảo mật thông tin

w Rủi ro đối với thông tin kế toán: hiện nay việc sử dụng phần

mềm kế toán để tạo ra thông tin kế toán đã khá phổ biến, tuy nhiên những rủi ro vẫn có thể gặp phải như là:

■ Thông tin kế toán bị mất hay không đúng do lỗi thiết bị, lỗi người dùng

w Thông tin kế toán trung thực hợp lý và đáng tin cậy phụ

thuộc vào tính kiếm soát, độ ổn định của hệ thống và năng lực của người sử dụng hệ thong.

w Đánh giá tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin kê

toàn trong môi trường máy tính thường gặp nhiều khó khăn.

w Nhận thức, kỹ năng và các hiếu biết về công nghệ thông tin

của người sử dụng rất quan trọng.

w Kha năng tính toán, tốc độ xừ lý, khả năng truy cập, chia sè,

truyên tải dữ liệu trên mạng múv tính giúp cho việc xứ lý dữ liệu và cung câp thông tin nhanh chóng, kịp thời.

w Các giới hạn vè thời gian, khối lượng nẹhìệp vụ, khoảng cách

địa lý không còn quan trọng khi tồ chức cổng túc kế toán.

w Sự thay đôi vai trỏ của sổ kế toán và hình thức kế toán.

w Sự biên mắt dần cùa các tài liệu kê toán giấy.

w Sựxuảt hiện cúc khái niệm, các phạm trù mới: cơ sở dữ liệu,

tập tin, bcmg dữ liệu, .

** Dữ liệu kế toán được thu thập và xử /v không chỉ bằng việc

lập chúng từ và ghi sô kế toán.

Chương I: Tổng Quan về Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 31

w Công việc nhập liệu có thể không do nhân viên kế toán

thực hiện.

w Mối quan hệ giữa kế toán tổng họp, kế toán chi tiết, giữa ghi

Nhật ký và ghi số Cái.

w Kiểm tra, đoi chiếu dữ liệu, thông tin kế toán có thế không

theo các phương pháp truyền thống.

w Một số các phương pháp, nguyên tắc kế toán có thể bị vi phạm.

w Dữ liệu kế toán của cả một niên độ có thể được tạo và xử lý

nhiều lần cho đến khỉ đáp ứng yêu cầu.

w Kiếm soát trong các quá trình tổ chức dữ liệu-thu thập-xử lý

và lưu trữ dữ liệu kế toán có thể thực hiện được trong môi tnrờng mấy tính.

w Tính đa dạng về nội dung và hình thức của thông tin kế toán.

w Tính pháp lý của thông tin kế toán vẩn dựa trên quan diêỉỉi

truyền thong: In trên giấy, ký tên và đóng dẩu.

Thông tin kế toán dễ dàng đáp ứng các yêu cầu của người dùng, tuy nhiên một vấn để đặt ra là thông tin ké toán trên giấy và dữ liệu kế toán trên máy cố thống nhất với nhau hay không, do đó sẽ cần đến hệ thống kiếm soát tốt.

4.2 Các mức đỏ ứng dung công nghc thong tin trong hê thống thông tin kê toán

Một trong những vấn đề đầu tiên cần lưu ý là các doanh nghiệp rất khác nhau về mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kể toán, tùy theo quy mô, yêu cầu quản lý cũng như quan điểm của người quản lý Có thể chia thành ba mức độ chính:

Doanh nghiệp có thể làm kế toán thủ công với sự trợ giúp của một

hệ thống xử lý bảng tính như Excel Trong trường hợp này, hầu hết chirnç từ gốc đều là chứng từ bằng giấy như trong hệ thống thủ công, doanh nghiệp sử dụng Excel chỉ đê hỗ trọ trong quá trình nhập liệu, tận dụng các hàm, lệnh của Excel để hô trợ trong quá trình xử

lý dữ liệu, trích lọc, tổng hợp và lập các báo cáo tòi chính, các báo cáo thuế Mộ.t số doanh nghiệp nếu nhân viên kế toán thông thạo Excel, có thổ tự động hóa hoàn toàn quá trình xử lý số liệu kề từ sau khi nhập liệu cho đến khi in ra các sổ, báo cáo cần thiết Mô hình

32 Chương I: Tổng Quan về Hệ Thống Thông Tin Ké Toán

này thường hữưhiệu trong những doanh nghiệp vừa và nhỏ, tổ chức

bộ rrĩáy“kế toán tập trung, nhu cầu chuyển giao hay chia sẻ dữ liệu giữa cas'pHan hành kế toán không lớn.

Ở mức độ này, doanh nghiệp làm kế toán với một phần mềm kế toán Các bộ phận, phòng ban khác có thể sử dụng máy tính nhưng hoàn toàn không có sự khai thác và chia sẻ dữ liệu trong*hệ thông máy tính của kế toán với các bộ phận, phòng ban khác Một số chứng từ do kế toán lập có thể do phần mềm kế toán in, các chứng

từ đến từ bên ngoài hay do các bộ phận, phòng ban khác lập phải được in, ký duyệt như trong trường hợp thủ công và kê toán phải nhập liệu vào máy Đây là mô hình phổ biến Hầu hết quá trình xử

lý dữ liệu kế toán được lập trình Các phần mềm kế toán có thể do doanh nghiệp mua, tự viết hay thuê các công ty tin học viêt Các phần mềm này có phẩm cấp chất lượng khác nhau và rất phong phú

vê chùng loại

Các doanh nghiệp có thể ứng dụng tin học cho tất cả các bộ phận, các phòng ban trong doanh nghiệp Trong mô hình này, doanh nghiệp tô chức hệ thống máy tính theo mô hình mạng, có thê là mạng nội bộ (mạng LAN), mạng diện rộng (mạng WAN), mạng Intranet hay có thể kết nối Internet Tất cả các phần mềm trong doanh nghiệp đêu có thê khai thác, chia sẻ dữ liệu cho nhau và phân mêm kế toán có thể khai thác, truy xuất, chia sẻ số liệu và cung cấp thông tin thông qua hệ thống này Với mô hình này, dữ liệu đâu vào của hệ thống kế toán có thể là các chứng từ bằng giấy, có thê là dữ liệu do các hệ thống khác chuyển đến, cũng có thể sử dụng các chứng từ điện tử Phần lớn quá trình xử lý dũ’ liệu nằm trong những quy trình khép kín và có liên quan chặt chẽ giữa các bộ phận, các phòng ban Xu hướng hiện nay các doanh nghiệp tự động hóa công tấc quàn lý thường sử dụng các phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning System- Hệ thống quản trị các nguôn lực của doanh nghiệp) do các doanh nghiệp sàn xuất phần mềm trong hay ngoài nước cung cấp

Trong các chuông sau cùa tcập sách ncày sẽ nói đến mức độ xừ lý bán thu công, các mức độ còn lại sẽ đưọc đề cập trong các Tập sách 2 và 3

Chương II

Tổ CHỨC DỮ LIỆU TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG

MÁY TÍNH

Khi hoàn thành chưomg này, người học có thê:

- Hiếu một số kiến thức cơ bàn về tô chức dữ liệu

- Thông qua Access đô hiên được cúc tính nâng cùa Hệ quàn trị cơ sơ

dữ liệu

34 Chương lĩ: Tố Chức Dữ Liệu Trong Điều Kiện ứng Dụng Máy Tính

1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM

1.1 Co1 sở dữ liêu

Có nhiều định nghĩa khác nhau về cơ sờ dữ liệu, các định nghĩa này khác nhau tùy thuộc vào bối cảnh, mức độ, yêu cầu của vấn đề cần quản lý Một cuốn sổ địã chủ một bảng danh mục hàng hóa, một tập họp các sổ sách, chứng từ v.v đều có thể xem như ví dụ cho cơ sờ dữ liệu Như vậy, một cơ

sở dữ liệu đều là những dữ liệu được ghi chép vào một nơi nào đó, và khi tiến hành ghi chép thì các dữ liệu được ghi vào phải tuân theo tính chất, quy định của nơi ghi vào Ví du: cột số tiền dùng để ghi số tiền chứ không thể ghi ngày tháng hoặc diễn giải

Với hệ thống kế toán thông thường, xử lý thủ công, dữ liệu được lưu trữ trên giấy, và các dữ liệu chính là các mẫu chứng từ, sổ sách

Với hệ thống kế toán dùng máy tính, dữ liệu được lưu trữ trên đĩa/băng dưới dạng bảng dữ liệu (table), và cấu trúc của các dữ liệu chính là cấu trúc của các bảng này Ta có thể xem cấu trúc này như là một tiêu đề của một bảng, còn nội dung của dữ liệu là nội dung của bảng:

Ví du: Dữ liệu TAISAN được thể hiện trên bảng TAISAN

Field (trường/vùng)

Các đối tượng được ghi trong bảng theo từng dòng gọi là mẫu tin hay bản ghi (record), nghĩa là mỗi record sẽ chứa các thông tin về đối tượng đó

1.1.1 Kiểu dữ liệu (Data Type)

Mỗi thuộc tính trong bảng dữ liệu phải được gán một kiểu để lưu trữ chúng Hệ thống kế toán thủ công quen thuộc với kiểu dữ liệu số - như số tiền, số lượng - và kiêu ký tự - như họ tên khách hcàng, nội dung chứng từ

Dữ liệu trong máy tính được chia thành các kiêu chính là kiểu số, kiểu ký tự

Chương II: Tố Chức Dữ Liệu Trong Điều Kiện ứng Dụng Máy Tính 35

kiểu luận lý Tùy vào từng cơ sớ dữ liệu, các kiểu này còn được chia thành các kiểu phụ Dữ liệu kiểu số chia thành dữ liệu kiểu.số nguyên, số thập phân, phân số, kiểu ngày Dữ liệu kiểu ký tự chia thành kiểu chuỗi, kiểu ghi nhó1 Thêm vào đó, mỗi kiểu dữ liệu con còn được thêm các quy định về chiều dài, về cách nhận dạng để cấu tạo thêm nhiều cấp độ khác quy định về kiểu dữ liệu Dữ liệu kiểu số nguyên có chiều dài 1 byte cấu thành kiểu byte, chiều dài 8 bytes tạo kiểu số nguyên, 20 bytes kiểu số thực ; Dữ liệu kiểu ngày có dạng gọn, dạng đầy đủ, dạng ngày giờ

1.1.2 Cách lưu trữ và kiểu nhìn

Dữ liệu trong máy tính được lưu trữ dưới dạng số nhị phân Mọi thông tin đều phải được chuyển thành dạng này để máy xử lý, bất chấp

đó là dữ liệu thuộc kiểu nào Các thiết bị lưu trữ ngoại vi gồm có dạng băng

từ, phiếu đục lỗ, đĩa Dù tồn tại dưới hình thức nào, các thiết bị này cũng phải có định dạng để máy tính có thể xử lý dữ liệu ghi chép trên chúng, dĩ nhiên dưới dạng nhị phân Thiết bị lưu trữ thay đổi dẫn đến việc nhìn nhận

dữ liệu cũng thay đổi Con người không thể đọc trực tiếp các dữ liệu ghi trên thiết bị lưu trữ ngoại vi, do đó việc đưa ra các kiểu nhìn cho ngưòi sử dụng thấy đưọc dữ liệu lcà nhiệm vụ của các phần mềm Đồng thời vói viộc dưa ra các kiểu nhìn, phần mềm còn đảm trách nhiệm vụ chuyển đổi thông tin, dừ liệu do con người nhập vào hệ thống máy tính thành dạng nhị phân để máy tính xử lý, lưu trữ, truyền tài

Khi lưu trữ các mẩu tin trong hệ thống, độ dài của mẩu tin có thể được xác định bằng cách thêm một thuộc tính ghi giá trị này, hoặc bằng cách dùng dấu hiệu nhận dạng kết thúc mẩu tin

1.1.3 Từ điển dữ liệu (Data Dictionary)

Trong các hệ thống đưọc xây dựng chuẩn mực Mọi thông tin về dữ liệu đều phải dược tập hợp ghi nhận trong từ điển dữ liệu Bao gồm các thông tin về bảng dữ liệu, tên gọi, ý nghĩa của bảng, các tên trường, kiểu, độ lớn, các định dạng mặc nhiên, các quan hệ của bảng vói các bảng khác, các ràng buộc, các kiểu sắp xếp, các dơn thể nào sẽ truy xuất bảng ncày Từ điển dữ liệu giúp công việc phát triển hệ thống được quản lý khoa học, nhất quán

1.2 Các mỏ hình CO’ sỏ* dữ liêu (database modeling)

Cơ sờ dữ liệu có ba mức kiến trúc: Mức quan niệm (hay còn gọi là mức ý niệm), mức luận lý và mức vật lý

36 Chưong ĩỉ: Tố Chức Dữ Liêu Trong Điều Kiện ứng Dụng Máy Tính

s Nội dung của cơ sở dữ liệu 'S Việc sử dụng cơ sở dữ liệu

s Các báo cáo

s Các thông tin quản trị khác

s Cấu trúc luận lý của dữ liệu:

Phân cấp - Mạng - Quan hệ

s Phương pháp xử lý tập tin:

Tuần tự - Trực tiếp - Tuần tự có chỉ mục

1.2.1 Mức quan niệm/ ý niệm (conceptual level)

Ở mức kiến trúc này, cơ sở dữ liệu được xem như những thông tin khác nhau được sử dụng để đạt được các mục tiêu nhất định Mức ý niệm xem cơ sờ dữ liệu là tập hợp'các thông tin, dữ liệu (như hóa đơn bán hàng, biên lai thu tiền, thông tin về khách hàng ) và các mục tiêu nào sử dụng những thông tin, dữ liệu này (như lập hóa đơn, ghi nhận khách hàng thanh toán, đôi chiếu công nợ ) Mức ý niệm nhăm mô tả trừu tượng nhưng trung thực một thế giới thực nào dó của một tổ chức, doanh nghiệp, hoặc của những tiên trình quản lý cân phải cài đặt một cơ sở dữ liệu

Không có một cách tiếp cận chuẩn mực nào cho việc phát triển

mô hình dữ liệu ở mức ý niệm cho một hệ thống, các mô hình được trình bày ngay sau đây dựa trên tính phô biên và tương đôi hiện đại của chúng

1.2.1 L Mô hình mối liên kết thực thể mở rộng (EER modeling)

Có nhiều mô hình dữ liệu dã được xây dựng cho các hệ

cơ sở dữ liệu như mô hình môi liên kêt thực thê (Entity_Relationship Model- ER), mô hình dừ liệu quan hệ (Relational Data Model - RD), mô hình mối liên kết thực thể mờ rộng (Extended Entity Relationship Model- EER) Trong đó, mô hình môi liên kêt thực thê mở rộng được đánh giá là hiệu quả

và dê sử dụng hon cả

Mô hình này do p Chen công bố năm 1976 rồi được hoàn thiện và phát triển bời Teory và Fry năm 1982 Co sỏ lý thuyết được xây dựng trên nền Đại số tập hợp, mà trong khuôn khổ giáo trình này, chúng không cân thiêt phải được trình bày Chi tiêt vê mô hình này sẽ được nói rõ hơn ở phần tô chức dữ liệu

\

Chương II: To Chức Dữ Liệu Trong Điều Kiện ứng Dụng Máy Tính 37

1.2.1.2 Mô hình hướng đối tượng (object-oriented modeling

technique)

Mô hình này do Blaha, Premerlani và Rumbaugh phát triển từ cuối thập niên 1990 Theo mô hình này, các thành phần của hệ thống được gọi là các lớp đối tưọng Một đối tưọng là một bộ giá trị cụ thể, và một lớp đối tưọng là một tập hợp các đối tượng Giữa các lớp đối tượng cũng có các mối quan hệ Đặc điểm của mô hình hướng đối tượng là tính kế thừa của các lớp đối tượng Khi một lớp đối tượng tạo ra các lớp đối tượng con, các lóp đối tượng con này ngoài việc có những đặc tính riêng của chúng, còn có đầy dủ các đặc tính của lóp đối tượng cha, lóp đối tượng đã sinh ra chúng

Ví dụ một lóp đối tượng cha là thiết bị, có thể có các lóp đôi tượng con là thiết bị cầm tay, thiết bị chuyên dùng, thiết bị sửa chữa Đặc tính của lớp đối tượng cha được tất cả các lóp đối tượng con kế thừa, giả sỉr ta định nghĩa như sau:

ThiếtBị(SốTài Khoản, NguyênGiá, TỈLệKhấuHao)

và hai lóp đối tượng con là:

ThiếtBỊChuyênDùng(SốTài Khoản, NguyênGiá, TỈLệKhấuHao,

KỳBảoDưỡng, NgàyMua)

và:

ThiếtBịCầmTay(SốTài Khoản, NguyênGiá, TỈLệKhấuHao, CáchSửDụng)Như vậy, ThiếtBỊChuyênDùng và ThiếtBỊCầmTay kế thừa các đặc tính của ThiếtBỊ, là các đặc tính: SốTài Khoản, NguyênGiá, TỈLệKhấuHao; đồng thòi chúng có những đặc tính riêng là , KỳBảoDưỡng, NgàyMua của ThiétBỊChuyênDùng và CáchSửDụng của ThiếtBỊCầmTay

Các lóp đối tượng con lại có thổ là những lóp đối tượng cha, nghĩa

ThiếtBỊChuyênDùng có thể có lóp dối tượng con như ThiếtBỊKhoan,

38 Chương II: Tổ Chức Dữ Liệu Trong Điều Kiện ứng Dụng Máy Tính

ThiểtBỊHàn, và mỗi lớp đối tượng con này lại có những đặc tính riêng của chúng

1.2.2 Mức liiặn lý (logical level)

• Một cơ sở dữ liệu tốt phải được cấu trúc sao cho cung cấp đến người sử dụng những thông tin cần thiết và hữu ích dể đưa ra những quyết định hiệu quả Các mối quan hệ tồn tại giữa nhũng thực thể trong hệ thông

cơ sở dữ liệu được xác định nhờ vào mức luận lý Có nhiều mô hình luận lý cho dữ liệu và trong thực tế, ba mô hình sau đây được sử dụng phổ biến:

Mô hình Phân cấp (Hierarchical)"

Trong mô hình Phân cấp - còn gọi là mô hình Cây (Tree) - mỗi nút đại diện cho một tập họp các trường hoặc lóp các đối tượng,

và mỗi nút có quan hệ với các nút khác ở mức sâu hơn Nút ở cấp trên được gọi là nút cha, và mỗi nút cha có thể có nhiều nút con Sự nối kết giữa các nút cha và nút con gọi là các nhánh/cung Đặc điểm của mô hình này là một nút con không thể có nhiều hơn một nút cha

Mô hình cây thích họp cho tổ chức cơ sỏ’ dữ liệu trong các ngôn ngữ lập trình như COBOL, trong các hệ quản trị cơ sờ dữ liệu như IMS, IDMS

Trong mô hình mạng, một nút con có thể có nhiều nút cha cấu trúc mô hình mạng vì thế cũng phức tạp hon mô hình phân cấp Cấu trúc mạng có thể biến đối thành một hay nhiều cấu trúc cây băng cách loại bỏ sự dư thừa giữa các nút

Chương ỉỉ: Tổ Chức Dữ Liệu Trong Điều Kiện ứng Dụng Máy Tính 39

Nhiều hệ quản trị cơ sỏ' dữ liệu không hồ trợ cấu trúc mạng nhưng do tính chất trên, ta cỏ thể bien dối một cấu trúc mạng thành một cảu true hướng-phản-cấp

Cá hai mô hinh phan cap và mô hình mạng được cấu tạo bằng việc dùng kỳ thuật con nỏ (Pointer) dế tạo các tham chiếu giũa các dừ liộu

Kỹ thuật này tạo ra sự linh hoạt cho việc mô tà dừ liệu luận lý mà khỏng phụ thuộc vào cách thức liên kết vật lý cùa các dữ liệu trên giá mang

trúc mạng Kỹ thuật được dùng phố bien là kỹ thuật, danh sách và con trỏ Trong dó, mòi mâu tin sẽ có mội hay nhiều vùng chửa địa chi chi lói màu tiu

kế tiếp ve mặt luận lý trong danh sách Với cách lìiéu như pv

cỏ the có mặt trong nhiều danh sách khác nhau Suy ra một da

có một hay nhiêu chuỗi (Chain) Cô bon kiêu danh s;ich đuực sư dụng de lạo mỏi quan hộ giữa các mâu tin nong co sở dừ liộu: danh sách lien kct, danh

Trong mó hình danh sách lien ken, moi mảu tin cỏ một vùng con tro chửa dịa chi chi toi mấu tin kế Hep vè mặt luận lý trong danh sách Inr mâu tin cuối cùng sỏ dura giá trị nhận hiél nó là màu tin cuỏi cimg Thông thường, giá trị này gọi là giá trị kết tluìc chuôi tl ỉKỈ-ol * listì Hình sau dảy minh họa một danh sách lien ket:

O a n lì sách liên kct vọng la một d an lì sách lien kef nhưng o m au tin cu ố i cùng th ay VI chira giã trị nhan bict nỏ la m au tin cu b i C lin g SO“ chưa con trò ch i den m an (ill dan lie n trong danh sách H ìn h sau d ú \ m in h hoa mọi danh sách lien két vong:

40 Chương //: Tổ Chức Dữ Liệu Trong Điều Kiện ứng Dụng Máy Tính

Danh sách đa liên kết là một danh sách liên kết thường nhưng mỗi mẩu tin có chứa nhiều con trỏ chỉ đến các mẩu tin kế tiếp về mặt luận lý, tùy thuộc yêu cầu cấu tạo của sự xử lý

Trong danh sách đa liên kết trên, danh sách liên kết tạo ra theo đường mũi tên liên tục lần lượt truy cập theo các mẩu tin 1, 2, 3, 4 và 5, còn danh sách liên kết tạo ra theo đường mũi tên chấm-gạch truy cập theo các mâu tin 1, 3, 2, 5, và 4

Trong mô hình danh sách bản? chỉ mục, một bảng chỉ mục sẽ dược thiết lập, trong bảng này, có nhiều vùn ? chứa các con trô chỉ tới địa chỉ cùa các mẩu tin được lưu trữ vật lý trong cơ sở dừ liệu Như thế, mỗi cột tron? bang chỉ mục lưu trữ một chuỗi danh sách luận lý

Trong các mô hình danh sách 1 iên kết, khi có sự thêm vào hoặc xóa bỏ một mẩu tin trong danh sách, các dịa chỉ tron? con trỏ phải dược tính lại và gán lại cho từng mẩu tin trong danh sách Còn trong mô hình danh sách bảng chỉ mục, một khi có sự thêm vào hoặc xóa bò một mấu tin trong danh sách, sự thay đôi này được cập nhật chỉ trên bảng chỉ mục Các trật tự luận lý cua một tập tin có thể lưu trữ trên một hoặc nhiều bảng chỉ mục, nghĩa là hoặc một báng chỉ mục lưu trữ cho một trật tự luận lý, hoặc cdc trật tự luận lý này được chứa trên cùng một bảng chỉ mục

\

Chương II: Tổ Chức Dừ Liệu Trong Điểu Kiện ứng Dụng Máy Tính 41

MÔ hình quan hệ (Relational)

Mô hình quan hệ thích họp với mô hình mốì liên kết thực thể mở rộng đã trình bày ở phần trên Mỗi quan hệ đã thiết lập sẽ biến đổi thành các bảng trong cơ sờ dữ liệu Do đó, có thể thấy rằng,

mô hình quan hệ xem cơ sở dữ liệu là một tập họp của các bảng

dữ liệu Các bảng này có mối liên hệ với nhau thông qua các thuộc tính liên hệ, chúng không dùng kỹ thuật con trỏ hay danh sách liên kểt

Mô hình quan hệ cung cấp một giao diện trực tiếp linh hoạt và

có thể cung cấp mọi thông tin như mô hình phân cấp hoặc mô hình mạng, vì thế mô hình quan hệ được dùng phổ biến trong hệ thống thông tin doanh nghiệp

Mô hình quan hệ sử dụng nhiều phép toán để xử lý dữ liệu, trong đó có ba phép toán chính là phép chọn (Selection), phép kết nối (Join), và phép chiếu (Projection) Khi sử dụng mô hình quan hệ, ta còn phải để ý đến các vấn dề về sự chuẩn hóa các quan hệ Những khái niệm này sẽ lần lưọt dược trình bày trong các phần bên dưới trong chương này

Một mô hình dữ liệu là một công cụ hình thức dược dùng dè hiều và diễn đạt thế giới thực Để dễ dàng liên lạc, nó phải tiện dụng để phân nhóm các đối tượng của thế giới thực mà người ta quan tâm đến những lớp đối tượng có cùng một tính chất

Ví du :

s Neu ta quan tâm đến những tài khoản dược sử dụng trong một hệ

ứng dụng kể toán, ta có thể xem xét một lóp các đối tượng gọi là TAIKIIOAN và sau dó, ta chi tham khảo đến các tài khoản thông qua tên này, thực tế gọi là tài khoản, còn bên trong cơ sờ dữ liệu dược hi cu là TAIKHOAN

s Thôn? tin về các nhan viên của công ty Một nhân viên là một mẩu

tin (record) bao gồm: họ lót, ten, mã sô nhân viên, lươn?, địa chỉ Câu trúc nhân viẽn được khai báo trong ngôn n?ữ lập trình có dein?:RECORD

42 Chương II: Tố Chức Dữ Liệu Trong Điều Kiện ửng Dụng Máy Tính

END;

Trong đó,'thứ tự các field phải được xác định và kiểu dữ liệu phải ' điiợc quy định cụ thể Còn trong mô hình dữ liệu, một bảng chứa hhiễũ RECORD được trừu tưọng hóa thành quan hệ:

ý nghĩa và địa chỉ của nó Hoặc ở mức cao hơn như các record, file mà chúng đã được diễn dịch trong các ngôn ngữ lập trình bậc cao

Một tập hợp các tập tin (file) và các chi mục (index), hoặc các cấu trúc lưu trữ khác (bảng băm) được dùng để truy xuất chúng một cách hiệu quả gọi là cơ sở dữ liệu vật lý (physical database), nhằm mục đích truy xuất hiệu quả và bao gồm cả tập tin phục vụ cho việc tìm kiếm

Cơ sở dữ liệu vật lý thường trú trên các thiết bị lưu trữ thứ cấp

và nhiều cơ sở dữ liệu vật lý khác nhau có thể được quản lý bời cùng một phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu

Như vậy, mức vật lý quan tâm đến vấn dề lưu trữ và xử lý dữ liệu trong cơ sỏ dữ liệu Ba phương pháp xử lý tập tin quan trọng được trình bày ngay sau đây:

Xử lý theo phương pháp tuần tự (Sequential Access Method), xử

lý theo lô (Batch processing) - Các kiêu tập tin (Program, Data, Master, Transactions, Backup, Archive, Scratch)

Xử lý tập tin tuần tự: Trong kiểu xử lý này, các mấu tin trong tập tin được xử lý theo ưật tự tuần tự, hết mẩu tin này đến mẩu tin khác Ví dụ trong tập tin có 100 mâu tin, nếu muốn xử lý mẩu tin cuối cùng thì chương trình phải xử lý qua 99 mâu tin đầu tiên Trật

tự cùa các mấu tin được sắp xếp dựa trên vùng khóa được chỉ dịnh

và chúng có thể được sắp tăng hoặc giảm dần Kiểu tập tin tuần tự không có lợi khi dùng để lưu trữ những dữ liệu có số lượng rất lớn

mà việc xử lý các mẩu tin chi được thực hiện trên một số nhỏ hữu

Chương II: Tỏ Chức Dữ Liệu Trong Điều Kiện ứng Dụng Máy Tính 43

hạn Ví dụ trong tập tin có một triệu mẩu tin, nếu muốn xử lý mẩu tin cuối cùng thì chưong trình phải xử lý qua 999.999 mẩu tin đầu tiên Điều này gây ra nhiều phiền toái, mất nhiều thòi gian Xử lý tập tin tuần tự được dùng trong các hệ thống xử lý theo lô vì những

hệ thốngmày luôn xử lý mọi mẩu tin trong tập tin Mọi chưong trình xử lý đều tiến hành sắp xếp tập tin nghiệp vụ và tập tin chính theo cùng một khóa trước khi tiến hành xử lý Ví dụ trong hệ thống ghi nhận khách hàng thanh toán, chưong trình truức tiên sẽ sắp xếp

cả hai tập tin chính và tập tin nghiệp vụ theo trật tự tăng dần của mã

số khách hàng Kế đến, chương trình sẽ đọc một mẩu tin trên mỗi tập tin Nếu mã số khách hcàng trên cả hai mẩu tin được đọc là giống nhau, thông tin về số thanh toán của khách hàng (ghi trong tập tin nghiệp vụ) sẽ được cập nhật vào vùng tin số dư trong tập tin chính khách hàng Mẩu tin đã được cập nhật này sẽ được ghi vào tập tin chính khách hàng mới Thủ tục này được lặp lại cho đến khi

cả hai tập tin đều được đọc hết và xử lý mọi mẩu tin trong chúng

Xử lý theo lô sẽ không thực hiện được hay nói khác di, sẽ cho kết quả sai nếu các tập tin không được sấp cùng thứ tự theo cùng một khóa Lưu đồ chưong trình dưới đây trình bày giai thuật cho công việc ở ví dụ trên Theo đó, nếu mẩu tin khách hàng có mã số lớn nhất được đặt ò' đầu tập tin nghiệp vụ - thay vì nằm ở cuối tcập tin theo trật tự tăng dần của mã số khách hàng - thì sau khi đọc mầu tin khách hcàng, chương trình sẽ tìm và cập nhật cho mấu tin chính