Gợi ý ôn tập hệ thống thông tin kế toán

CÂU HỎI ÔN TẬP MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁNI.LÝ THUYẾT1.Anhchị hãy kể tên và cho ví dụ cụ thể từng phương pháp mã hóa thực thể mang dữ liệu?Có 5 phương pháp mã hóa thực thể mang dữ liệuPhương pháp thứ nhất: mã trình tự (mã liên tiếp)Ví dụ: mã trình tự của các tài sản cố định của doanh nghiệp: 01, 02, 03, 04,…Phương pháp thứ 2: mã khốiVí dụ: 01001: 01 là mã nhà cung cấp, 001 là công ty TNHH A02001: 02 là mã khách hàng, 001 là công ty Cổ phần BPhương pháp thứ 3: mã nhómVí dụ: 8 93467304265 9: 893 là mã quốc qia Việt Nam, 4673 là mã nhà SX Vinamilk, 04265 là mã sản phẩm sữa tươi, 9 là số kiểm traPhương pháp thứ 4: mã phân cấpVí dụ: 84 08 37242623, 84 là mã quốc gia Việt Nam, 08 là mã tỉnh (vùng) TPHCM thuộc quốc gia Việt Nam, 37242623 là số điện thoại cố định thuộc TPHCM, Việt NamPhương pháp thứ 5: Mã gợi nhớVí dụ: KH001, KH là gợi nhớ Khách hàng, 001 là số thứ tự của Khách hàng trong danh mục (ví dụ: công ty X), CC001: CC là gợi nhớ Nhà cung cấp, 001 là số thứ tự của nhà cung cấp (ví dụ: DN Y)Phương pháp thứ 6: mã vạch: mã vạch được tạo và đọc bởi thiết bị tạo và đọc mã vạch2.Anhchị hãy kể tên vẽ sơ đồ mối liên hệ các chu trình kinh doanh chính trong một doanh nghiệp? Sau đó, anhchị hãy cho biết các hoạt động chính diễn ra trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí?Có 5 chu trình kinh doanh chínhChu trình sản xuất (chuyển đổi)Chu trình danh thu (bán hàng – thu tiền)Chu trình chi phí (mua hàng – thanh toán tiền)Chu trình tài chính (thu – chi tiền)Chu trình nhân sự tiền lươngvẽ sơ đồ mô tả mối liên hệ giữa các chu trìnhCác chu trình có mối quan hệ mật thiết hỗ trợ lẫn nhau. Dữ liệu phát sinh của các chu trình kinh doanh được thu thập và xử lý bởi hệ thống ghi sổ và lập báo cáo.SƠ ĐỒ MỐI LIÊN HỆ GIỮA CÁC CHU TRÌNH KINH DOANH TRONG DNCác hoạt động chính trong chu trình doanh thu và chu trình chi phíChu trình doanh thu gồm các hoạt động chính:+ Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng+ Xuất kho và giao hàng+ Lập hóa đơn và theo dõi công nợ phải thu+ Thu tiềnChu trình chi phí gồm các hoạt động chính:+ Xét duyệt yêu cầu mua hàng và lập đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp+ Nhận hàng và nhập kho+ Nhận hóa đơn và theo dõi công nợ phải trả + Thanh toán tiền cho Nhà cung cấp3.Anhchị hãy kể tên các hoạt động chính diễn ra trong chu trình chi phí với phương thức mua hàng trả chậm. Sau đó anh chị hãy cho biết những rủi ro có thể xảy ra trong chu trình và thủ tục kiểm soát tương ứng với từng rủi ro?Những hoạt động chính trong chu trình, rủi ro tương ứng từng hoạt động có thể gặp phải và thủ tục kiểm soát tương ứng từng rủi roRủi ro tương ứng từng hoạt độngThủ tục kiểm soátĐặt hàng:+ Đặt hàng thừa hoặc thiếu so với nhu cầu+ Mua hàng chất lượng ko đảm bảo hoặc giá mua cao không tương xứng chất lượng hàngSử dụng các công cụ tính toán xác định đúng nhu cầu Đặt hàng dựa trên yêu cầu mua hàng được kiểm tra, xét duyệt Xây dựng và cập nhật danh mục giá của hàng mua thường xuyên Cập nhật thường xuyên danh sách người bán uy tínNhận hàng và bảo quản hàng+ Nhận những mặt hàng không đặt+ Mất hàngPhân chia trách nhiệm người mua và nhận hàng,Kiểm tra, đối chiếu hàng nhận với đơn đặt hàngBP nhận hàng và kho hàng tham gia kiểm, đếm hàng và lập chứng từ nhận hàng, nhập kho Sử dụng thiết bị quét mã vạch để nhận diện hàngChấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ+ Chấp nhận hóa đơn khống, thanh toán cho những mặt hàng không nhận+ Mất các khoản ưu đãi do thanh toán không kịp thời+ Ghi dữ liệu thanh toán và công nợ sai sót, nhầm lẫnPhân chia trách nhiệm kế toán phải trả, người mua hàng thủ quỹ Kiểm tra hình thức tính toán trên hóa đơn Đối chiếu hóa đơn với chứng từ nhận hàng và đặt hàng Lập kế hoạch thanh toán và ghi chép, lưu trữ hóa đơn theo ngày cần thanh toán Định kỳ lập báo cáo công nợ và đối chiếu với người bánHoạt động thanh toán+ Thanh toán nhiều lần cho một hóa đơn hoặc một hoạt động mua hàngPhân chia trách nhiệm thủ quỹ hoặc người lập SEC thanh toán với người đối chiếu ngân hàng Xét duyệt thanh toán dựa trên đối chiếu bộ chứng từ mua hàng Đánh dấu thanh toán trên hóa đơn mua hàng Tăng cường thanh toán không dùng tiền mặt Đối chiếu thường xuyên với ngân hàng4.Anhchị hãy nêu khái niệm, các thành phần và vai trò của hệ thống thông tin kế toán?Khái niệm hệ thống thông tin kế toánHệ thống thông tin kế toán là hệ thống nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ các dữ liệu cần thiết của quá trình sản xuất kinh doanh và truyền đạt các thông tin kế toán, tài chính cần thiết cho người sử dụng.Nó bao gồm con người, phương tiện, các chính sách, thủ tục, quyết định,... về kế toán tài chínhCác thành phần của hệ thống thông tin kế toán+ Các yếu tố đầu vào+ Hệ thống xử lý+ Lưu trữ:+ Kiểm soát+ Thông tin đầu raVai trò của hệ thống thông tin kế toán+ Cung cấp các báo cáo cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp+ Hỗ trợ thực hiện và quản lý các hoạt động phát sinh hàng ngày+ Hỗ trợ ra các quyết định quản trị+ Hoạch định và kiểm soát + Hỗ trợ thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ5.Anhchị hãy nêu các hoạt động chính diễn ra trong chu trình doanh thu của một doanh nghiệp. Sau đó, anh chị hãy trình bày ngắn gọn những rủi ro thường gặp trong chu trình với hình thức bán trả chậm và đề xuất những thủ tục kiểm soát cần thiết cho từng rủi ro?Rủi roThủ tục kiểm soátHoạt động nhận đơn đặt hàngNhận đặt hàng từ KH không đảm bảo tính pháp lý, không có khả năng thanh toánTách biệt chức năng xét duyệt và bán hàngChấp nhận bán mặt hàng cty không có khả năng cung cấp Xét duyệt nghiệp vụ: Kt đặt hàng, hàng tồn, kiểm tra tín dụng KH, duyệt lệnh bán hàng Cập nhật chính xác, kịp thời dữ liệu HTK và công nợ KHHoạt động xuất kho – giao hàngXuất kho, giao hàng không được xét duyệt Yêu cầu phải có LBH Tách biệt xét duyệt, bán hàng, thủ kho, giao hàngXuất kho, giao hàng sai mặt hàng, số lượng, địa chỉ, thời gian Lập đầy đủ các chứng từ xuất kho, giao hàng Đánh số trước chứng từ Đối chiếu lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàngMất hàng trong quá trình xuất kho, giao hàng Đếm, kiểm tra hàng xuất Hạn chế tiếp cận hàng tồn kho Kiểm kê khoHoạt động lập hóa đơn theo dõi nợKhông lập hoặc lập chậm trễ Tách biệt xuất kho, giao hàng và lập hóa đơn Đánh số ctừ GH, vận đơn Đối chiếu định kì vận đơn và HĐLập khống hóa đơnLập sai hóa đơn Chỉ lập HĐ khi có lệnh bán hàngH.đồng, phiếu xuất, phiếu giao hàng Có bảng giá hàng Đối chiếu chứng từ Kiểm tra tính toán trước khi giao cho KHChuyển dữ liệu công nợ sai, không kịp thời Chuyển dữ liệusổ chi tiết phải thu kịp thời Đối chiếu công nợ KH định kỳHoạt động thu tiềnTham ô tiền, gian lậnTách biệt chức năng: thủ quỹ, ghi chép, theo dõi thu tiềnThanh toán qua NH (hạn chế giao dịch tiền), Kiểm kê quỹKhông ghi nhận hoặc ghi nhiều lần nghiệp vụ thanh toán của KHĐối chiếu nợ định kì với KHTheo dõi nợ theo từng hóa đơnKiểm soát nhập liệuGhi nhận thanh toán không đúng hđơn, khách hàng, số tiền, TK…Đối chiếu thông báo trả tiền với ctừ thanh toánĐối chiếu nợ định kì với KHKiểm soát nhập liệuXóa nợ, giảm nợ không được xét duyệtTách biệt xét duyệt và theo dõi nợ phải thuLập các ctừ điều chỉnh6.Anhchị hãy nêu nội dung của nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong thành phần các hoạt động kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ?Nếu đơn vị không tuân thủ tốt nguyên tắc này trong việc phân công công việc thì đơn vị sẽ gặp những rủi ro nào đến mục tiêu đảm bảo an toàn tài sản và thông tin? Từ đó, anhchị hãy cho ví dụ từng trường hợp rủi ro cụ thể có thể phát sinh?Nội dung nguyên tắc bất kiêm nhiệm: bất kiêm nhiệm hay còn gọi là nguyên tắc phân chia trách nhiệm đầy đủ Yêu cầu của nguyên tắc này là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc.Khi phân chia trách nhiệm, các chức năng sau cần được tách biệt:+ Chức năng phê chuẩn hay chuẩn y nghiệp vụ (xét duyệt)+ Chức năng ghi chép: bao gồm cả lập chứng từ, ghi sổ kế toán, chuẩn bị các tài liệu để đối chiếu, lập báo cáo thực hiện.+ Chức năng bảo quản tài sản: bao gồm quản lý tiền, quản lý hàng tồn kho, nhận séc hay lập séc thanh toán.Nếu đơn vị không tuân thủ tốt nguyên tắc này sẽ có nguy cơ gặp các rủi ro sau:+ Nếu không tách biệt hai chức năng: bảo quản tài sản và ghi chép sẽ có nguy cơ gặp rủi ro về việc điều chỉnh sổ sách để che giấu và lấy cắp tài sản của đơn vịVí dụ: Nhân viên A vừa là thủ kho bảo quản hàng trong kho, vừa kiêm nhiệm việc lập chứng từ nhập xuất và ghi sổ theo dõi chi tiết hàng tồn kho. Nhân viên A lấy cắp một số hàng hóa bán lấy tiền và lập khống phiếu xuất kho và ghi chép vào sổ kế toán để che giấu hành vi gian lận trên.+ Nếu không tách biệt hai chức năng: Bảo quản tài sản và chức năng xét duyệt, đơn vị sẽ có nguy cơ gặp rủi ro về việc xét duyệt thực hiện những nghiệp vụ không có thực để che giấu lấy cắp tài sảnVí dụ: Nhân viên B kiêm nhiệm chức năng giữ séc (bảo quản tài sản) và xét duyệt séc thanh toán. Nhân viên này duyệt một séc thanh toán cho một nhà cung cấp không có thật, là mẹ của cô ta để chiếm dụng tiền của đơn vị+ Nếu không tách biệt hai chức năng ghi ghép và xét duyệt sẽ có nguy cơ gặp rủi ro một hoặc vài bút toán điều chỉnh không hợp lệ được xét duyệt thực hiện gây tổn thất cho đơn vịVí dụ: Nhân viên C kiêm nhiệm ghi chép và xét duyệt. Nhân viên này lập một bút toán điều chỉnh làm giảm khoản phải thu khách hàng xuống, số tiền 10 triệu đồng và duyệt bút toán điều chỉnh để hòng chiếm dụng số tiền này khi khách hàng đến thực hiện việc thanh toán Ví dụ: trong hoạt động mua hàng, không nên để một nhân viên kiêm nhiệm các chức năng: xét duyệt yêu cầu mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng, nhận hàng, ghi sổ, thanh toán

CÂU HỎI ÔN TẬP MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

1 Anh/chị hãy kể tên và cho ví dụ cụ thể từng phương pháp mã hóa thực thể mang

dữ liệu?

Có 5 phương pháp mã hóa thực thể mang dữ liệu

- Phương pháp thứ nhất: mã trình tự (mã liên tiếp)

Ví dụ: mã trình tự của các tài sản cố định của doanh nghiệp: 01, 02, 03, 04,…

- Phương pháp thứ 2: mã khối

Ví dụ: 01001: 01 là mã nhà cung cấp, 001 là công ty TNHH A

02001: 02 là mã khách hàng, 001 là công ty Cổ phần B

- Phương pháp thứ 3: mã nhóm

Ví dụ: 8 93467304265 9: 893 là mã quốc qia Việt Nam, 4673 là mã nhà SX Vinamilk,

04265 là mã sản phẩm sữa tươi, 9 là số kiểm tra

- Phương pháp thứ 4: mã phân cấp

Ví dụ: 84 08 37242623, 84 là mã quốc gia Việt Nam, 08 là mã tỉnh (vùng) TPHCM thuộc quốc gia Việt Nam, 37242623 là số điện thoại cố định thuộc TPHCM, Việt Nam

- Phương pháp thứ 5: Mã gợi nhớ

Ví dụ: KH001, KH là gợi nhớ Khách hàng, 001 là số thứ tự của Khách hàng trong danh mục (ví dụ: công ty X), CC001: CC là gợi nhớ Nhà cung cấp, 001 là số thứ tự của nhà cung cấp (ví dụ: DN Y)

Phương pháp thứ 6: mã vạch: mã vạch được tạo và đọc bởi thiết bị tạo và đọc mã vạch

2 Anh/chị hãy kể tên vẽ sơ đồ mối liên hệ các chu trình kinh doanh chính trong một doanh nghiệp? Sau đó, anh/chị hãy cho biết các hoạt động chính diễn ra trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí?

Có 5 chu trình kinh doanh chính

- Chu trình sản xuất (chuyển đổi)

- Chu trình danh thu (bán hàng – thu tiền)

- Chu trình chi phí (mua hàng – thanh toán tiền)

- Chu trình tài chính (thu – chi tiền)

- Chu trình nhân sự tiền lương

vẽ sơ đồ mô tả mối liên hệ giữa các chu trình

Các chu trình có mối quan hệ mật thiết hỗ trợ lẫn nhau Dữ liệu phát sinh của các chu trình kinh doanh được thu thập và xử lý bởi hệ thống ghi sổ và lập báo cáo

SƠ ĐỒ MỐI LIÊN HỆ GIỮA CÁC CHU TRÌNH KINH DOANH TRONG DN

Các hoạt động chính trong chu trình doanh thu và chu trình chi phí

- Chu trình doanh thu gồm các hoạt động chính:

+ Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng

+ Xuất kho và giao hàng

+ Lập hóa đơn và theo dõi công nợ phải thu

+ Thu tiền

- Chu trình chi phí gồm các hoạt động chính:

+ Xét duyệt yêu cầu mua hàng và lập đơn đặt hàng gửi nhà cung cấp

+ Nhận hàng và nhập kho

+ Nhận hóa đơn và theo dõi công nợ phải trả

+ Thanh toán tiền cho Nhà cung cấp

3 Anh/chị hãy kể tên các hoạt động chính diễn ra trong chu trình chi phí với phương thức mua hàng trả chậm Sau đó anh chị hãy cho biết những rủi ro có thể xảy ra trong chu trình và thủ tục kiểm soát tương ứng với từng rủi ro?

Những hoạt động chính trong chu trình, rủi ro tương ứng từng hoạt động có thể gặp phải

và thủ tục kiểm soát tương ứng từng rủi ro

Rủi ro tương ứng từng hoạt động Thủ tục kiểm soát

- Đặt hàng:

+ Đặt hàng thừa hoặc thiếu so với

nhu cầu

+ Mua hàng chất lượng ko đảm

bảo hoặc giá mua cao không

tương xứng chất lượng hàng

- Sử dụng các công cụ tính toán xác định đúng nhu cầu

- Đặt hàng dựa trên yêu cầu mua hàng được kiểm tra, xét duyệt

- Xây dựng và cập nhật danh mục giá của hàng mua thường xuyên

- Cập nhật thường xuyên danh sách người bán uy tín

- Nhận hàng và bảo quản

hàng

+ Nhận những mặt hàng không

đặt

+ Mất hàng

- Phân chia trách nhiệm người mua và nhận hàng,

- Kiểm tra, đối chiếu hàng nhận với đơn đặt hàng

- BP nhận hàng và kho hàng tham gia kiểm, đếm hàng và lập chứng từ nhận hàng, nhập kho

- Sử dụng thiết bị quét mã vạch để nhận diện hàng

- Chấp nhận hóa đơn và

theo dõi công nợ

+ Chấp nhận hóa đơn khống,

thanh toán cho những mặt hàng

không nhận

+ Mất các khoản ưu đãi do thanh

toán không kịp thời

+ Ghi dữ liệu thanh toán và công

nợ sai sót, nhầm lẫn

- Phân chia trách nhiệm kế toán phải trả, người mua hàng & thủ quỹ

- Kiểm tra hình thức & tính toán trên hóa đơn

- Đối chiếu hóa đơn với chứng từ nhận hàng

và đặt hàng

- Lập kế hoạch thanh toán và ghi chép, lưu trữ hóa đơn theo ngày cần thanh toán

- Định kỳ lập báo cáo công nợ và đối chiếu với người bán

- Hoạt động thanh toán

+ Thanh toán nhiều lần cho một

- Phân chia trách nhiệm thủ quỹ hoặc người lập SEC thanh toán với người đối chiếu ngân

hóa đơn hoặc một hoạt động mua

hàng

hàng

- Xét duyệt thanh toán dựa trên đối chiếu

bộ chứng từ mua hàng

- Đánh dấu thanh toán trên hóa đơn mua hàng

- Tăng cường thanh toán không dùng tiền mặt

- Đối chiếu thường xuyên với ngân hàng

4 Anh/chị hãy nêu khái niệm, các thành phần và vai trò của hệ thống thông tin kế toán?

- Khái niệm hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ các dữ liệu cần

thiết của quá trình sản xuất kinh doanh và truyền đạt các thông tin kế toán, tài chính cần

thiết cho người sử dụng

Nó bao gồm con người, phương tiện, các chính sách, thủ tục, quyết định, về kế toán tài chính

- Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán

+ Các yếu tố đầu vào

+ Hệ thống xử lý

+ Lưu trữ:

+ Kiểm soát

+ Thông tin đầu ra

- Vai trò của hệ thống thông tin kế toán

+ Cung cấp các báo cáo cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp

+ Hỗ trợ thực hiện và quản lý các hoạt động phát sinh hàng ngày

+ Hỗ trợ ra các quyết định quản trị

+ Hoạch định và kiểm soát

+ Hỗ trợ thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ

5 Anh/chị hãy nêu các hoạt động chính diễn ra trong chu trình doanh thu của một doanh nghiệp Sau đó, anh /chị hãy trình bày ngắn gọn những rủi ro thường gặp trong chu trình với hình thức bán trả chậm và đề xuất những thủ tục kiểm soát cần thiết cho từng rủi ro?

Hoạt động nhận đơn đặt hàng

Nhận đặt hàng từ KH không

đảm bảo tính pháp lý, không

có khả năng thanh toán

Tách biệt chức năng xét duyệt và bán hàng

Chấp nhận bán mặt hàng cty

không có khả năng cung cấp - Xét duyệt nghiệp vụ: Kt đặt hàng, hàng tồn, kiểm tra tín dụng KH, duyệt lệnh bán hàng

- Cập nhật chính xác, kịp thời dữ liệu HTK và công nợ KH

Hoạt động xuất kho – giao hàng

Xuất kho, giao hàng không

được xét duyệt

- Yêu cầu phải có LBH

- Tách biệt xét duyệt, bán hàng, thủ kho, giao hàng -Xuất kho, giao hàng sai mặt

hàng, số lượng, địa chỉ, thời

gian

- Lập đầy đủ các chứng từ xuất kho, giao hàng

- Đánh số trước chứng từ

- Đối chiếu lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng

Mất hàng trong quá trình xuất

kho, giao hàng - Hạn chế tiếp cận hàng tồn kho- Đếm, kiểm tra hàng xuất

- Kiểm kê kho

Hoạt động lập hóa đơn - theo dõi nợ

Không lập hoặc lập chậm trễ

- - Tách biệt xuất kho, giao hàng và lập hóa đơn

- Đánh số ctừ GH, vận đơn

- Đối chiếu định kì vận đơn và HĐ

Lập khống hóa đơn

Lập sai hóa đơn

- Chỉ lập HĐ khi có lệnh bán hàng/H.đồng, phiếu xuất, phiếu giao hàng

- Có bảng giá hàng

- Đối chiếu chứng từ

- Kiểm tra tính toán trước khi giao cho KH Chuyển dữ liệu công nợ sai,

không kịp thời - Chuyển dữ liệu/sổ chi tiết phải thu kịp thời- Đối chiếu công nợ KH định kỳ

Hoạt động thu tiền

Tham ô tiền, gian lận Tách biệt chức năng: thủ quỹ, ghi chép, theo dõi thu

tiền Thanh toán qua NH (hạn chế giao dịch tiền), Kiểm kê quỹ

Không ghi nhận hoặc ghi

nhiều lần nghiệp vụ thanh

toán của KH

Đối chiếu nợ định kì với KH Theo dõi nợ theo từng hóa đơn Kiểm soát nhập liệu

Ghi nhận thanh toán không

đúng hđơn, khách hàng, số

tiền, TK…

Đối chiếu thông báo trả tiền với ctừ thanh toán Đối chiếu nợ định kì với KH

Kiểm soát nhập liệu

Xóa nợ, giảm nợ không được

xét duyệt

Tách biệt xét duyệt và theo dõi nợ phải thu Lập các ctừ điều chỉnh

6 Anh/chị hãy nêu nội dung của nguyên tắc bất kiêm nhiệm trong thành phần các hoạt động kiểm soát của hệ thống kiểm soát nội bộ?

Nếu đơn vị không tuân thủ tốt nguyên tắc này trong việc phân công công việc thì đơn vị sẽ gặp những rủi ro nào đến mục tiêu đảm bảo an toàn tài sản và thông tin?

Từ đó, anh/chị hãy cho ví dụ từng trường hợp rủi ro cụ thể có thể phát sinh?

- Nội dung nguyên tắc bất kiêm nhiệm: bất kiêm nhiệm hay còn gọi là nguyên tắc

phân chia trách nhiệm đầy đủ

Yêu cầu của nguyên tắc này là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi

mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc

- Khi phân chia trách nhiệm, các chức năng sau cần được tách biệt:

+ Chức năng phê chuẩn hay chuẩn y nghiệp vụ (xét duyệt)

+ Chức năng ghi chép: bao gồm cả lập chứng từ, ghi sổ kế toán, chuẩn bị các tài liệu để đối chiếu, lập báo cáo thực hiện

+ Chức năng bảo quản tài sản: bao gồm quản lý tiền, quản lý hàng tồn kho, nhận séc hay

lập séc thanh toán.

- Nếu đơn vị không tuân thủ tốt nguyên tắc này sẽ có nguy cơ gặp các rủi ro sau:

+ Nếu không tách biệt hai chức năng: bảo quản tài sản và ghi chép sẽ có nguy cơ gặp

rủi ro về việc điều chỉnh sổ sách để che giấu và lấy cắp tài sản của đơn vị

Ví dụ: Nhân viên A vừa là thủ kho bảo quản hàng trong kho, vừa kiêm nhiệm việc lập

chứng từ nhập xuất và ghi sổ theo dõi chi tiết hàng tồn kho Nhân viên A lấy cắp một số hàng hóa bán lấy tiền và lập khống phiếu xuất kho và ghi chép vào sổ kế toán để che giấu hành vi gian lận trên

+ Nếu không tách biệt hai chức năng: Bảo quản tài sản và chức năng xét duyệt, đơn vị

sẽ có nguy cơ gặp rủi ro về việc xét duyệt thực hiện những nghiệp vụ không có thực để che giấu lấy cắp tài sản

Ví dụ: Nhân viên B kiêm nhiệm chức năng giữ séc (bảo quản tài sản) và xét duyệt séc

thanh toán Nhân viên này duyệt một séc thanh toán cho một nhà cung cấp không có thật, là mẹ của cô ta để chiếm dụng tiền của đơn vị

+ Nếu không tách biệt hai chức năng ghi ghép và xét duyệt sẽ có nguy cơ gặp rủi ro một

hoặc vài bút toán điều chỉnh không hợp lệ được xét duyệt thực hiện gây tổn thất cho đơn vị

Ví dụ: Nhân viên C kiêm nhiệm ghi chép và xét duyệt Nhân viên này lập một bút toán

điều chỉnh làm giảm khoản phải thu khách hàng xuống, số tiền 10 triệu đồng và duyệt bút toán điều chỉnh để hòng chiếm dụng số tiền này khi khách hàng đến thực hiện việc thanh toán

Ví dụ: trong hoạt động mua hàng, không nên để một nhân viên kiêm nhiệm các

chức năng: xét duyệt yêu cầu mua hàng, lựa chọn nhà cung cấp, đặt hàng, nhận hàng, ghi sổ, thanh toán