Hệ thống thông tin kế toán tập 3

LỜI NÓI ĐẦUTrong các Tập 1, 2 của sách “Hệ thống Thông tin Kể toán”, chúng tôi đã trình bày các vấn đề tổng quan về hệ thống thông tin kế toán ưong doanh nghiệp, đã định hướng cho người

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TÉ TP HÒ CHÍ MINH

KHOA KÉ TOÁN - KIỂM TOÁN

B ộ MÔN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOtÍN

NHÀ XUẤT BẢN PHƯƠNG ĐÔNG

LỜI NÓI ĐẦU

Trong các Tập 1, 2 của sách “Hệ thống Thông tin Kể toán”, chúng tôi

đã trình bày các vấn đề tổng quan về hệ thống thông tin kế toán ưong doanh nghiệp, đã định hướng cho người đọc trong việc tự tổ chức một hệ bảng tính dựa trên phần mềm MS Excel, để có thể xử lý dữ liệu kế toán trong một doanh nghiệp có quy mô nhỏ, và cũng đã cung cấp những kiến thức cơ bản

về quản trị dữ liệu, với những ví dụ minh họa thông qua phần mềm MS Access Chúng tôi cũng đã trình bày các công cụ và phương pháp lập tài liệu

hệ thống,-tiếp cận kiểm soát nội bộ với nhiều quan điểm, nhiều cách tiếp cận

cả trong môi trường thủ công và môi trường ứng dụng công nghệ thông tin Đồng thời việc tìm hiểu hệ thống thông tin kể toán theo từng chu trình nghiệp vụ cũng được trình bày một cách đầy đủ và chi tiết

Để người đọc có tầm nhìn hệ thống, cũng như tiếp cận hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán, Tập 3 của tài liệu

“Hệ thống Thông tin Kế toán” được biên soạn để sử dụng cho việc học tập, nghiên cứu, giảng dạy Học phần 3 cùa môn học Hệ thống Thông tin Kế toán Nội dung Tập 3 này bao gồm các chương như sau:

- Chương 1 trình bày tổng quan về chu trình phát triển hệ thống và hai giai đoạn đầu tiên của chu trình: Phân tích và Thiết kế Hệ thống Thông tin

Kế toán Với nội dung được trình bày trong chương này, người đọc có thể hiểu

bản chất của quá ưình phát triển hệ thống thông tin kế toán, có thể phân tích một hệ thống thông tin kế toán và thiết kế hệ thống mới Người đọc cũng có thể làm quen với cách thức và quy trình đánh giá, lựa chọn phần mềm kế toán

- Chương 2 trình bày việc Tổ chức Triển khai, Thực hiện và Vận hành Hệ thống Thông tin Kế toán Chương này giúp người đọc làm quen

với việc tổ chức một hệ thống kế toán máy tính trong thực tế, và cung cấp kiến thức lý thuyết cho việc ứng dụng phần mềm kế toán trong các chương tiếp theo

- Chướng 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10 đi sâu vào việc hướng dẫn tổ chức, triển khai, sử dụng một phần mềm kế toán Việc đọc các chưong này gắn

liền với việc'sử dụng phần mềm và làm việc trực tiếp tại phòng máy tính.Trong tài liệu này, chúng tôi cũng đồng thời cung cấp hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán, số liệu minh họa nhằm giúp cho việc sử dụng phần mềm rõ ràng và hữu hiệu hơn

Tài liệu này do tập thể giảng viên bộ môn Hệ thống Thông tin kế toán, khoa Kế toán - Kiểm toán, trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh

biên soạn, bao gồm: ThS Nguyễn Phước Bảo Ân (Chủ biên), ThS Thái Phúc Huy, CN Lương Đức Thuận, CN Nguyễn Quốc Trung, CN Nguyễn Hữu Bình.

Trong lần biên soạn này, chúng tôi đã cố gắng hoàn chỉnh hơn trong việc trình bày, bô sung, cập nhật nnững kiến thức chuyên môn mới và phù hợp, tuy nhiên sẽ không tránh khỏi các thiếu sót Chúng tôi xin chân thành cám ơn và mong muốn nhận được cic ý kiến đóng góp của quý bạn đọc về địa chỉ:

Bộ môn Hệ thổng Thông tin Kế toán

Khoa Kế toán-Kiểm toán, Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh

279 Nguyễn Tri Phương, Quận 10, TP Hồ Chí Minh

Điện thoại: (08)38.554540-(08)38.531533

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU : 5

MỤC LỤC .7

Chương 1: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ! 9

1.1 Tổng quan về chu kỳ phát triển hệ thống 9

1.2 Phân tích hệ thống 13

1.3 Thiết kế hệ thống 40

Chương 2: THỰC HIỆN VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN ’ 65

2^1 Thực hiện hệ thống 65

2.2 Vận hành hệ thống 78

Chương 3: HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ KHAI BÁO BAN ĐÀU 86 3.1 Tìm hiểu yêu cầu về cấu hình và cách thức cài đ ặ t 86

3.2 Khai báo ban đầu 98

Bài tập 138

Chương 4: NHẬP SÓ DƯ ĐẦU KỲ 139

4.1 Nguyên tắc nhập số d ư : 139

4.2 Hướng dẫn nhập số dư đầu kỳ trên phần m ềm 145

4.3 Kiểm tra và khóa số dư 154

Bài Tập 157

Chương 5: NGHIỆP v ụ MUA HÀN G 158

5.1 Mua hàng trong nước 158

5.2 Mua hàng nhập khẩu 163

5.3 Mua các dịch vụ khác 166

5.4 Trả lại hàng mua 177

Bài tập .182

Chương 6ỉ CÁC NGHIỆP v ụ BÁN HÀNG 183

6.1 Bán chịu hàng h ó a 184

6.2 Bán hàng thu tiền ngay 199

6.3 Bán hàng qua đại lý 212

8 Mục Lục

6.4 Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu 223

Bái’táp .230

Chương 7: THEO DÕI THANH TOÁN BÁN HÀNG .231

7.1 Phương thức thanh toán bằng tiền m ặt 231

7.2 Phương thức thanh toán qua ngân hàng 244

Bài tập .260

Chương 8: THEO DÕI THANH TOÁN MUA H À N G 261

8.1 Thanh toán mua hàng bằng tiền mặt 263

8.2 Thanh toán mua hàng bằng tiền gửi ngân hàng 270

Bài tập 282

Chương 9: CÁC NGHIỆP v ụ K H Á C 283

9.1 Tài sản cố định 283

9.2 Phân bổ chi phí trả trước 307

9.3 Tạm ứng 311

9.4 Lương và các khoản trích theo lương 317

9.5 Trích lập quỹ 324

9.6 Công việc cuối kỳ 329

Bài tập 336

Chương 10: KHAI THÁC THÔNG TIN TRONG PHÀN M È M 337

10.1 Báo cáo tài chính 338

10.2 Hệ thống sổ sách kế toán 340

10.3 Báo cáo quản trị 346

10.4 Truy xuất báo cáo sang các phần mềm kh ác 347

10.5 Thiết kế báo cáo và sổ kế toán 348

Bài tập 363

SỚ LIỆU MINH HOẠ ỬNG DỤNG PHÀN MÈM KẾ TOÁN TRONG DOANH N G H IỆ P 364

PHÀN 1: KHAI BÁO THÔNG TIN DOANH N GH IỆP 364

PHẦN 2: CÁC NGHIỆP VỤ PHÁT SINH TRONG KỲ 385

TÀI LIỆU THAM KHẢO 398

Chuơne 1

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THốNG

THÔNG TIN KẾ TOÁN

- Nắm bắt quy trình tổ chức Hệ thống thông tin kế toán trong điểu kiện tin học hóa

điều kiện tin học hóa công tác kế toán

1.1. Tổng quan về chu kỳ phát triển hệ thống

1.1.1 Mục tiêu phát triển hệ thống

Một hệ thống thành công khi nó đạt được các mục tiêu đề ra Một cách chung nhất, một hệ thống thông tin kế toán thành công nếu nó đạt được các mục tiêu: cung cấp được các thông tin hữu ích; thời gian phát triển hợp lý; thỏa mãn nhu cầu thông tin của doanh nghiệp; người dùng phải hài lòng kể

cả nhân viên kế toán

10 Chương ỉ: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

nhu cầu này Quá trình phát triển của phần lớn hệ thống kế toán tuân theo những chu Rỳ nhất định thường gọi là chu kỳ phát triển hệ thống Chu kỳ này biểu-hiện-rất rõ trong hệ thống kế toán vì những hệ thống thông tin này thường được sử dụng trong một thời gian dài Chu kỳ này bắt đầu từ khi nhà quản lý nhận thức được hệ thống đang tồn tại không đáp ứng được nhu cầu Nhà quản lý này có thể đề xuất một giải pháp hoặc có thể muốn vấn đề được một vài người nào đó nghiên cứu để đưa ra các giải pháp khả thi Đội ngũ nghiên cứu có thể mở rộng phạm vi nghiên cứu hay có thể xây dựng một hệ thống thông tin mới như là một giải pháp cho vấn đề đó Giải pháp này có thể được sử dụng cho đến khi một nhà quản lý khác nhận ra nó không còn đáp ứng nhu cầu nữa Và chu kỳ phát triển hệ thống lại tiếp tục Một hệ thống thông tin kế toán có thể phát triển theo hai hướng là tuân thủ các giai đoạn chuẩn mực hoặc theo một mẫu thử nghiệm

1.1.3 Phát triển theo các giai đoạn chuẩn mực

Các giai đoạn cùa chu kỳ phát triển hệ thống bao gồm lập kế hoạch, phân tích, thiết kế, thực thi và điều hành hệ thống Quá trình này sử dụng những công cụ thiết kế và có các tiêu chuẩn riêng trong chu kỳ phát triển hệ thống Hướng phát triển này yêu cầu báo cáo cho nhà quản lý những điểm mốc kiểm tra sau mỗi giai đoạn Mỗi điểm kiểm tra giúp xem lại và đánh giá

hệ thống được đề xuất Ban quản lý có thể xác định những thay đổi cho đề xuất đó, ngưng những xem xét khác của đề xuất, hay cho phép giai đoạn tiếp theo được tiếp tục Các giai đoạn cùa chu kỳ phát triển hệ thống bắt đầu khi các nhà quản lý xây dựng kế hoạch phát triển hệ thống, bao gồm:

Phân tích hê thống: Phân tích hệ thống là một quá trình khảo sát hệ thống thông tin hiện hành và môi trường của nó để xác định các khả năng cải tiến, các giải pháp cho hệ thống mới và khả năng thực hiện các giải pháp đó.Phân tích hệ thống được bắt đầu với ba lý do Lý do đầu tiên và thông dụng nhất là hệ thống đang tồn tại không đáp ứng các chức năng như đã đòi hỏi Ví dụ một hệ thống kế toán thương mại nhò có thể tương xứng với quy

Chương 1: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Ké Toán 11

mô hiện tại, nhưng khi mở rộng quy mô, sẽ tạo nên tình trạng nghẽn thông tin trong quá trình xử lý các nghiệp vụ Trong tình huống này phân tích hệ thống sẽ bắt đầu từ việc giải quyết vấn đề của hệ thống đang tồn tại

Lý do thứ hai, một đội nghiên cứu hệ thống có thể được chỉ định để tìm ra yêu cầu mới về thông tin Yêu cầu này có thể do ban kế hoạch hệ thống dài hạn xác định hay là kết quả của thay đổi luật pháp, cạnh tranh trong môi trường kinh doanh Ví dụ khi phản ứng lại sự cạnh tranh, nhiều doanh nghiệp phân tích số liệu kể toán bán hàng trong quá khứ để đề ra một

- phương trình kế hoạch marketing tương lai Các thay đổi luật, chính sách kinh doanh cũng làm xuất hiện nhiều yêu cầu báo cáo cho các đối tượng có liên quan, do đó cần có hệ thống mới để có thể đáp ứng các yêu cầu này.Thứ ba, thông thường một doanh nghiệp bắt đầu việc phân tích hệ thống để nắm bắt các ưu điểm của kỹ thuật mới, hệ thống đang tồn tại có thể vẫn đáp ứng các yêu cầu thông tin, nhưng từ khi nó được thiết lập, những thay đổi kỹ thuật đã tạo ra những phương pháp mới hiệu quả hơn

Thiết kế he thống: Trong quá trình thiết kế hệ thống, đội thiết kế sẽ chuyển những mô tả được tạo ra trong quá trình phân tích thành những phương thức có thể thực hiện được Giai đoạn thiết kế thường phát triển các phương trình máy tính như là một đơn thể (module) có thứ tự từ trên xuAng Mỗi module là một phân đoạn của mã máy tính phục vụ cho một chức năng.Trong những dự án lớn, thiết kế hệ thống gồm có thiết kế sơ bộ và thiết kế chi tiết Khi thiết kế sơ bộ, hệ thống được tạo ra về mặt nhận t.ìức Đội dự án bắt đầu từ những mục tiêu của hệ thống và định ra các tiến trình chính, dữ liệu, và báo cáo cần thiết để đạt được các mục tiêu này Trong thiết

kế chi tiết, nhóm thiết kế sẽ định ra cách hoạt động chi tiết của hệ thống

Thưc hiên hề thống: Là giai đoạn hệ thống được tạo ra Vcà chuẩn bị

đưa vào sử dụng

Vân hành hẻ thống: Việc chuyền đổi hệ thống không làm chấm dứt tiến trình phát triển hệ thống Nhiều tháng sau khi hoạt động của một hệ

12 Chương 1: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

thống mới bắt đầu, việc thẩm định quá trình thực hiện chuyển đổi xảy ra Trong quá trình' thẩm định này, thành viên của đội thiết kế với sự giúp đỡ của kiểm toán viên kiểm tra sự hoạt động của hệ thống Mục đích của việc thẩm định lấ xác định xem hệ thống có đạt được các mục tiêu của nó không

Nó xác định các vấn đề cần hiệu chình và cung cấp thông tin phản hồi cho ban thiết kế về sự thành công của hệ thống

Một hoạt động khác, bảo trì hệ thống, diễn ra trong suốt quá trình hoạt động của hệ thống Đây là nhiệm vụ cần thiết để sửa chữa những sai sót trong thiết kế hệ thống, hay thực hiện những thay đổi không quan trọng đối với hệ thống do thay đổi môi trường Bảo trì hệ thống bao gồm cả những thay đổi thiết bị (còn gọi là bảo trì phần cứng) và cả những thay đổi chương trình máy (Software maintenance) Cho dù nó không phải là một phần của quá trình phát triển hệ thống, bảo trì hệ thống cần thiết cho sự hoạt động của

hệ thống thông tin

1.1.4 Phát triển theo mẫu thử nghiệm

Hướng phát triển này thích hợp với các hệ thống xử lý nghiệp vụ nhỏ Những hệ thống có ít người dùng và có tuổi thọ ngắn Đây là một hướng phát triển bỏ qua các giai đoạn chuẩn mực, không mang tính cấu trúc nhằm đạt đến một giao tiếp nhanh chóng Quá trình này có thể được lặp đi lặp lại cho đến khi nào phù hợp

Một nhóm thiết kế hệ thống được thành lập gồm có các chuyên viên phân tích hệ thống có kinh nghiệm Nhóm thiết kế sẽ tạo ra một mô hình làm việc câp cao, không chi tiết cùa hệ thống Sau đó, những người dùng sê vận hành hệ thống thử nhiều lần, báo cáo hay việc nhập liệu, cho đến khi họ hài lòng với hệ thống, đội thiết kế tạo ra sản phẩm hệ thống thực tế theo mẫu thử nghiệm

Trong phần tiếp theo, chúng ta sẽ tìm hiểu kỹ hơn từng giai đoạn của chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán

Chương ỉ: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 13

1.2 Phân tích hệ thống

1.2.1 Tổng quan

Phân tích hệ thống là giai đoạn đầu tiên của chu kỳ phát triển hệ thống Kết quả của quá trình phân tích hệ thống có thể là việc thiết kế một hệ thống mới, có thể là điều chỉnh hệ thống hiện hành hoặc giữ nguyên hệ thống hiện hành Quá trình thiết kế hệ thống chỉ thực sự được bắt đầu khi các chuyên viên phân tích hệ thống kết luận rằng hệ thống hiện hành không thể giải quyết các tồn tại, và việc thực hiện hệ thống mới đảm bảo mối quan hệ hợp lý giữa chi phí và lợi ích Trong quá trình thiết kế hệ thống, đội thiết kế

hệ thống chuyển đổi các đề nghị từ quá trình phân tích hệ thống sang các hình thức có thể thực hiện được; để từ đó, quá trình thực hiện và vận hành hệ thống được bắt đầu

1.2.1.1 Công cụ phân tích hệ thống

Trong giai đoạn phân tích và thiết kế hệ thống, đội ngũ nghiên cứu su dụng nhiều công cụ hệ thống để tìm hiểu, đánh giá, trình bày hệ thống dễ dàng và đầy đủ hơn Các thành viên của đội xem xét và đánh giá các tài liệu hiện có, sử dụng kết quả phỏng vấn và sử dụng các kỹ thuật đo lường công việc để hiểu làm thế nào hệ thống hiện tại hoạt động Họ thu thập các ghi chú có từ những hoạt động này và đính kèm chúng trong giấy làm việc cùa đội nghiên cứu Họ kẻ các lưu đồ hoặc so đồ dòng dữ liệu, đề ra các câu hỏi,

và cũng có thể xem xét và đánh giá các báo cáo do các Kiểm toán viên độc lập hoặc các Kiểm toán viên nội bộ cung cấp

Xem xét đánh giá các tài liệu

Có ba loại tài liệu liên quan đến đội nghiên cứu: Tài liệu tổ chức, tài liệu cá nhân và tài liệu xử lý Đội nghiên cứu xem xét tài liệu mô tà cấu trúc của tổ chức và mô tả các thủ tục kế toán Thông tin này bao gồm sơ đồ tổ chức, hệ thống tài khoản, dự thảo ngân sách bộ phận (phòng ban) ưong những năm gần đây Tài liệu tổ chức mô tả môi trường của những vấn đề tồn tại cũng như các yêu cầu mới và kỹ thuật mới - những nguyên nhân của các đê xuât

14 Chương 1: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

Ngân sách và sơ đồ tổ chức có thể chỉ ra nguồn gốc của vấn đề, hoặc có thể ảnh hường đến tiềm năng khả thi của những khả năng cải tiến một hệ thống

Hệ thống, kế toán hỗ trợ việc tìm hiểu dự toán và cấu trúc của hệ thống kế toán ảnh hưởng đến bản chất của những đề xuất thay đổi hệ thống

Đội nghiên cứu cũng xem các tài liệu có sẵn tập trung vào cách các cá nhân thực hiện công việc của họ Những tài liệu này bao gồm bảng mô tả công việc, thủ tục thủ công, tiêu chuẩn thực hiện và cấu trúc điều hành máy tính Các tài liệu cá nhân thường rất chi tiết và việc kiểm tra nó là một tiến trình lâu dài Trong nghiên cứu tài liệu, các thành viên của đội tìm ra những

mô tả của các nhiệm vụ cá nhân mà những mô tả này có thể giúp xác định nguồn gốc của vấn đề cần giải quyết Thông thường, một nhu cầu thông tin mới hoặc kỹ thuật công nghệ mới yêu cầu thay đổi các nhiệm vụ này và tập trung dữ liệu vào những nhiệm vụ hiện có, nhằm thực hiện các hoạt động phát triển sau này dễ dàng hơn

Một loại tài liệu kỊìác được đội nghiên cứu kiểm tra là tài liệu xử lý Những tài liệu này cung cấp thông tin về nơi giao tiếp giữa các nhiệm vụ cá nhân và giữa các nhiệm vụ này với máy tính Việc xử lý tài liệu chỉ ra các cách, các thủ tục nhập liệu bằng tay và nhập dữ liệu tự động bằng máy tính,

nó bao gồm các lưu đồ, các biểu mẫu và báo cáo mẫu Bằng cách kiểm tra lưu đô, đội nghiên cứu xác định các tiến trình tuân tự được thực hiện tạo nên

hệ thống Tiến trình này có thể tạo ra cơ hội giải quyết các vấn đề tồn tại dễ hơn việc phân tích các công việc cá nhân Các biểu mẫu xác định dữ liệu mà

hệ thông thu nhập và báo cáo mẫu mô tả thông tin nó cung cấp Các biểu mâu và các báo cáo mẫu có thể được thay đổi để thỏa mãn yêu cầu mới về thông tin, hoặc để thực hiện một kỹ thuật công nghệ mới

Việc xem xét, đánh giá các tài liệu là công việc quan trong và cần thiêt Tuy nhiên, có thể các tài liệu không còn hữu ích, ví dụ, trong trường hợp hệ thông đang được nghiên cứu đã quá lạc hậu, các lưu đồ, các mô tả thủ tục thủ công, các mô tả công việc có thể không còn chính xác

Chương 1: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 15

Phỏng vấn

Sau khi thu thập tài liệu, bước tiếp theo để khảo sát sơ bộ hệ thống hiện hành là tiến hành phỏng vấn Trước hết thành viên của đội nghiên cứu phỏng vấn người quản lý chịu trách nhiệm ở các phòng ban sử dụng hệ thống Trong khi phỏng vấn, đội nghiên cứu không những tìm hiểu những vấn đề đang tồn tại mà còn cố gắng tranh thủ sự nhiệt tình ủng hộ của người quản lý Sự phối họp tất cả người dùng hệ thống rất quan trọng để cho việc nghiên cứu thành công và sự phối họp này dễ dàng đạt được nếu các nhân viện nhận ra rằng lãnh đạo của họ cũng ủng hộ nó Sau khi phỏng vấn người quản lý, các thành viên khác của đội nghiên cứu bắt đầu phỏng vấn các giám sát viên và các nhân viên thừa hành

Trong quá trình phỏng vấn, đội nghiên cứu yêu cầu người được phỏng vấn mô tả nhiệm vụ, công việc của họ Điều này cho phép đội nghiên cửu biết được tại sao các tài liệu hiện hành không còn phù hợp hiện tại Họ cũng tìm hiểu ý kiến của người được phỏng vấn trong mối liên hệ với các vấn đề cần giải quyết, những yêu cầu thông tin hoặc thay đổi kỹ thuật công nghệ Thậm chí giám sát viên và các nhân viên thừa hành có thể giới hạn khả năng tiên triển của vấn đề cần giải quyết; họ có thể đưa ra những thông tin về nguồn gốc của nó, các giải pháp tình huống, những khó khăn vốn có trong việc cung cấp thông tin mới hoặc trong giới thiệu một kỹ thuật mới Trong khi thực hiện phỏng vấn, thành viên đội nghiên cứu có thể ghi nhận hoặc thu thập các biểu mẫu đầy đủ nhằm dùng cho việc xem xét lại sau này

Neu cấp quản lý quyết định giới thiệu một hệ thống mới, người phỏng vân cân phải năm băt được sự châp nhận của người dùng Người dùng cũng cung cấp cho đội nghiên cứu những thông tin cần thiết để hiểu cách hệ thống hiện hành hoạt động Đội nghiên cửu sử dụng sơ đồ, bảng quyết định, các câu hỏi và kỹ thuật đo lưòng công việc để tăng cường sự hiểu biết của họ về

hệ thống

16 Chương 1: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

MÔ hình dữ liệu

Sử dụng các thông tin thu thập được trong quá trình xem xét - đánh giầ tẩi liêu và quá trình phỏng vấn, đội nghiên cửu hệ thống thiết kế một mô hình dữ liệu được hệ thống hiện hành sử dụng Mô hình dữ liệu là một kỹ thuật để tổ chức, thiết kế và mô tả dữ liệu cùa tổ chức; dữ liệu được mô tả trong mô hình dữ liệu phụ thuộc vào phương thức và quá trình xử lý dữ liệu

để cung cấp thông tin

Khi được thực hiện chính xác, mô hình dữ liệu là điều kiện đảm bảo quá trình xử lý dữ liệu của hệ thống chính xác, luôn được cập nhật, và thỏa mãn tất cả các nhu cầu thông tin Các dữ liệu cũng được tô chức nhằm có thê

dễ dàng điều chỉnh trong tương lai khi có các yêu cầu thông tin mới Điều này đảm bảo tính linh hoạt của dữ liệu Một phương pháp tiếp cận thông thường của việc tổ chức mô hình dữ liệu là sử dụng sơ đồ quan hệ thực thể

Mô hình xử lý - Lưu đồ và Stf đồ dòng dữ liệu

Đội nghiên cứu hệ thống tạo các mô hình xử lý nhằm minh họa cho hệ thống hiện hành Kỹ thuật tổ chức và mô tả quá trình xử lý, dữ liệu, nhập liệu và đầu ra của một hệ thống được gọi là mô hình xử lý của hệ thống Phương pháp thông thường được sử dụng để mô tả mô hình xử lý của hệ thống là việc sử dụng lưu đồ và sơ đồ dòng dữ liệu Một sơ đồ dòng dữ liệu chỉ ra dòng dữ liệu giữa các tiến trình, các tập tin và nơi đầu ra dữ liệu bên ngoài Một lưu đồ minh hoạ trình tự các tiến trình; lưu đồ có thể là lưu đồ hệ thống hoặc lưu đồ chứng từ

Sơ đồ dòng dữ liệu mô tả dòng dữ liệu mang tính logic hơn là tính tự nhiên, chúng cho phép các phân tích viên sáng tạo hơn Phân tích viên buộc phải nghĩ về điều nên làm hơn là làm bằng cách nào Điều này cung cấp phương tiện cho họ xác định các vấn đề cần giải quyết dễ hơn và phát triển các giải pháp tốt hơn Một chuyên viên phân tích hệ thống nếu bị ám ảnh những chi tiết mang tính kỹ thuật, thì có thể không nhận thấy những nhu cầu thông tin của người dùng trong quá trình phát triển hệ thống cho đến khi

Chương 1: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 17

không thể sửa sai được; đồng thời, nếu bỏ qua các chi tiết mang tính kỹ thuật thì giữa người dùng và các phân tích viên có thể hiểu nhau dễ dàng hon - do người dùng thường không có'hiểu biết sâu sắc về kỹ thuật Chính vì những

lý do này, trong phân tích và thiết kế hệ thống, sơ đồ dòng dữ liệu ngày càng thay thế vai trò của lưu đồ

Một nhân viên kế toán có thể sẽ tiếp cận với một trong những cách thức mô tả mô hình xử lý của hệ thống, tuy nhiên, đội nghiên cứu hệ thống

sử dụng mô hình xử lý hệ thống này vì ba mục đích: khái quát hóa, tài liệu -hóa, và phân tích Sơ đồ là phương pháp hiệu quả để khái quát điều mà đội nghiên cứu tìm hiểu được qua phòng vấn và xem xét và đánh giá tài liệu Ví

dụ, qua các cuộc phỏng vấn, chuyên viên phân tích ghi lại các ghi chú, những ghi chú này mô tả quan điểm của các nhân viên riêng biệt Sau đó phân tích viên thể hiện khái quát thông tin này vào một biểu mẫu mô tả toàn

bộ các hoạt động đứng trên quan điểm tổng quát của doanh nghiệp Sơ đồ dòng dữ liệu giúp cho phân tích viên làm nhiệm vụ này dễ dàng hơn

Sơ đồ dòng dữ liệu cũng cho phép đội nghiên cứu dẫn chứng bằng tài liệu về phương thức hoạt động của hệ thống hiện hành Sơ đồ dòng dữ liệu được tạo ra trong khảo sát sơ bộ sẽ cập nhật các tài liệu cũ mà có thể không cân tốn thời gian sửa chữa Nếu giai đoạn thiết kế một hệ thống mới được thực hiện tiếp theo sau một quá trình phân tích hệ thống, thì khi thiết kế và chuyên đổi hệ thống rất cần đến sơ đồ mới của hệ thống cũ Sơ đồ mới cũng giải thích cho quản lý và ban chỉ đạo là đội nghiên cứu đã có sự kiểm tra thích đáng về hệ thống hiện hành

Sơ đồ dòng dữ liệu cũng còn có giá trị khi đội nghiên cứu đã tập họp hêt các dữ liệu của nó Ở đây, đội nghiên cứu bắt đầu phân tích hệ thống hiện hành để xác định các vấn đề cần giải quyết hoặc các tiềm năng cải tiến Một sơ đồ dòng dữ liệu chứa những mô tả súc tích các tiến trình tạo ra hệ thông Phân tích viên có thề thấy sự ảnh hưởng của vấn đề cần giải quyết hoặc sự cải tiến dễ hơn so vói khi ghi chú, tưòim thuật hoặc dạng khác cùa

tài liệu được sử dụng Trong thực tế nhiều phân tích viên kinh nghiệm thấy rằng các tiến trình của sơ đồ dòng dữ liệu tự nó giúp xác định vấn đề cần giải quyêt hòặc tạo ra ý tưởng cho hệ thông mới

Sử dụng bảng câu hỏi

Đội nghiên cứu cũng có thể sử dụng các câu hỏi trong khi khảo sát sơ

bộ Một bảng câu hỏi có thể được dùng theo hai cách: phân tích viên hoặc nhân viên phòng ban sử dụng hoàn thành nó Thông thường, đội nghiên cứu trình bày và thuyết minh các câu hỏi cho các thành viên của đội sử dụng khi phỏng vấn Khi tiến hành phỏng vấn, phân tích viên xác định danh mục các câu hỏi thực tế cần nhận định, cần được trả lời, danh mục các câu hỏi này được sử dụng như một hướng dẫn để đảm bảo là mọi dữ liệu cần thiết đã được thu nhập Khi được sử dụng theo cách này, câu hỏi được xác định bởi các phân tích viên hệ thống có kinh nghiệm Sau đó dội nghiên cứu có thể dùng những thành viên ít kinh nghiệm hơn để phỏng vấn mà không sợ bỏ qua thông tin quan trọng Đội nghiên cứu hệ thống cũng có thể yêu cầu những thông tin hay những ý kiến từ tập thể người dùng hệ thống Lúc này, người dùng cần hoàn thành bảng câu hỏi hơn là được phòng ‘vấn riêng lẻ Cách tiếp cận này có hiệu quả khi đội nghiên cứu đã điều tra hệ thống và đã xác định các yêu cầu thông tin quan trọng Ví dụ, để có thể thu thập số liệu thống kê liên quan đến sự thỏa mãn yêu cầu của người dùng hoặc việc sử dụng hệ thống thường xuyên, để có thể tiết kiệm thời gian và chi phí, đội nghiên cứu hệ thống nên sử dụng bảng câu hỏi Tuy nhiên, việc sử dụng bảng câu hỏi thay cho phòng vấn có thể không thu thập đầy đủ thông tin quan trọng do khi sử dụng bảng câu hỏi, các phân tích viên không có cơ hội hỏi các câu hỏi mang tính chất thăm dò, cũng như không làm cho người được phong van san sàng cung'Cấp thông tin

Đo ỉưòiig công việc

Các bảng câu hỏi đôi khi được sử dụng chung với việc tìm hiểu khối lượng công việc Khi các công cụ hộ thống khác được đội nghiên cứu sử

Chương 1: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

Chương 1: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 19

dụng nhằm xác định các nhiệm vụ được thực hiện trong hệ thống, thì việc tìm hiểu khối lượng công việc, xác định cường độ hoặc khối lưọng của những nhiệm vụ này

Ví dụ, qua phỏng vấn hoặc qua xem xét tài liệu, phân tích viên có thể xác định nhân viên kế toán khoản phải trả là người chuẩn bị phiếu kiểm soát

lô (batch control slip), tuy nhiên lại không xác định được công việc này có thường xảy ra không, hoặc không biết cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành một phiếu kiểm soát lô Do đó, phân tích viên đề nghị nhân viên kế toán trả lời bảng câu hỏi về việc lập phiếu kiểm soát lô hàng ngày nhằm nắm bắt thời gian cần thiết để thực hiện lập phiếu kiểm soát Sau một vài ngày, với bảng câu hòi có sẵn, phân tích viên tính toán lượng thời gian trôi qua trung bình cho nhiệní vụ này

Một phưong pháp khác dể đo lường công việc là đếm số luợng dầu ra

từ một tác vụ của hệ thống, như số lượng các mẫu biểu đã hoàn thành hoặc

sô lượng báo cáo đã lập Điều này giúp cho một đội nghiên cứu tính toán hiệu quả của tác vụ thông qua số lượng đầu ra của mỗi nhân viên hoặc số lượng đầu ra trong một đơn vị thời gian

Báo cáo kỉểm toán

Đội nghiên cứu có thể hra chọn xem xét các báo cáo do các các kiểm toán viên soạn Những báo cáo này có thể được những các kiểm toán viên nội bộ hoặc các kiểm toán viên độc lập chuẩn bị Với trách nhiệm bản thân, các kiểm toán viên nội bộ thực hiện kiểm toán hoạt động các phòng ban hoặc các bộ phận của doanh nghiệp Trong quá trình kiểm toán hoạt động, các kiêm toán viên nội bộ phân tích những hoạt động của phòng ban và xác định các diêm yếu và các khả năng cải tiến Khi kết thúc, các kiểm toán viên độc lập viêt một báo cáo cho quản lý để mô tả chúng

Các kiểm toán viên độc lập gửi thư quản lý cho các nhà quản lý cấp cao khi tiến hành kiểm toán báo cáo tài chính Thư quản lý mô tả các yếu diêm của kiểm soát nội bộ mà các kiêm toấn viên xác định được trong khi

20 Chương I: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

kiểm toán Các kiểm toán viên độc lập cung cấp thư quản lý như một dịch vụ kiểm toán cộng thêm; thư quản lý không phải là một phần của báo cáo kiểm toán độc iập chuẩn

, Thông thường, báo cáo kiểm toán hoạt động hoặc thư quản lý mô tả điểm yếu kém, và đưa ra những đề nghị hữu ích cho đội nghiên cứu Thông qua quá trình nghiên cứu, các kiểm toán viên đã kiểm tra hệ thống và sự đánh giá của các kiểm toán viên giúp đội nghiên cứu xác định được các vấn

đề cần giải quyết Do đó, khi thiết kế một hệ thống mới, có thể bổ sung các

đề xuất của các chuyên gia kế toán

Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống là quá trình xem xét, đánh giá hệ thống thông tin hiện hành và môi trường của nó để xác định những khả năng cải tiến hệ thống Phân tích hệ thống có thể bắt đầu với ba lý do: (i) khắc phục những nhược điểm của hệ thống hiện hành; (ii) thỏa mãn những yêu cầu mới về thông tin; (iii) bắt kịp với tiến bộ công nghệ thông tin

Quá trình phân tích hệ thống sẽ do các chuyên viên phân tích hệ thống thực hiện Một chuyên viên phân tích hệ thống giòi cần phải có những kiến thức về các phương pháp xử lý trên máy tính, nắm bắt các yêu cầu thông tin của kinh doanh, và cũng cần có kỹ năng trong việc áp dụng các cách tiếp cận

hệ thống để giải quyết vấn đề

Giai đoạn phân tích hệ thống bao gồm hai quá trình nối tiếp nhau do đội dự án phân tích hệ thống tiến hành Đội dự án bao gồm các chuyên viên phân tích hệ thống các nhân viên quản lý cấp cao, và đại diện người dùng hệ thông Trước tiên, đội dự án sẽ xem xét những vấn đề tồn tại của doanh nghiệp; quá trình này được gọi là khảo sát sơ bộ Thông qua quá trình xem xét này, đội dự án xác định nhũng giải pháp cần có có đòi hỏi phải sử dụng máy tính hay không Sau đó, đội dự án sẽ xem xét chi tiết về những thay đổi tiềm tàng của hệ thống Quá trình này được gọi là nghiên cứu khả thi

Chương ỉ: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kể Toán 21

1.2.1.2 Tầm quan trọng cùa phân tích hệ thong

Giai đoạn phân tích hệ thống có vai trò quan trọng trong toàn bộ quá trình phát triển hệ thống thông tin kế toán Phân tích hệ thống giúp thu thập thông tin và đánh giá về hệ thống hiện tại, tạo mối quan hệ tốt đẹp với người

sử dụng hệ thống, đồng thời xác định chi tiết các khó khăn cần giải quyết của

hệ thống hiện tại Việc phát triển hệ thống mới phải dựa trên nền tảng của hệ thống cũ, phải giải quyết được các khó khăn và phát huy được các ưu điểm của hệ thống cũ, tuy nhiên, một số người dùng sợ thay đổi công việc hay sợ

bị mất việc nên có thể có các hành vi chống đối, điều này có thể dẫn đến hệ thống mới không thực hiện vận hành thành công Do đó, việc phân tích hệ thống cũng nhằm giải quyết sự mâu thuẫn này

Một hệ thống mới phải xử lý và cung cấp thông tin hữu ích và phù hợp cho người dùng Nếu không xác định chính xác các nhu cầu thông tin này, một hệ thống mới có thể không thực hiện được Nhu cầu thông tin do hệ thống mới cung cấp cần phù hợp với từng người dùng, từng cấp quản lý trong doanh nghiệp Giai đoạn phân tích hệ thống được thực hiện nhàm xác định chính xác yêu cầu cung cấp thông tin cho từng người sử dụng hệ thống, từng cấp quản lý hay thông tin cần được cung cấp cho việc đề ra từng quyết định kinh doanh

Bên cạnh việc cung cấp thông tin đáp ứng nhu cầu quản lý, một hệ thống mới phải có tính khả thi nếu muốn được thực hiện vận hành Tính khả thi cùa hệ thống mới sẽ được khảo sát, đánh giá trong giai đoạn phân tích hệ thong Việc đánh giá tính khả thi cùa hệ thống nếu không đầy đủ hay không được thực hiện sẽ dễ dàng dẫn đến các bất cập trong các giai đoạn kế tiếp của quá trình phát triển hệ thống

ỉ 2.2 Đề xuất nghiên cứu hệ thống

Ban chỉ đạo hệ thống thông tin tiến hành tổ chức khảo sát sơ bộ nhằm đáp ứng những đề xuất nghiên cứu hệ thống Thông thường đề xuất này do giám đốc điều hành, do nhóm kế hoạch hệ thống dài hạn, hay do cấp lãnh

22 Chươìig 1: Phân Tích và Thiết Kể Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

đạo cao nhất đưa ra Nếu đề xuất này được đồng ý, ban chi đạo sẽ chi định đội ngũ nghiên cứu hệ thống để tổ chức khảo sát

Lý do của những đề xuất nghiên cứu hệ thống

Đề xuất nghiên cứu hệ thống được bắt đầu do nhiều lý do khác nhau Đôi khi giám đốc điều hành bắt đầu một đề xuất nghiên cứu hệ thống sau khi xác định những nhược điểm của hệ thống hiện hành Người giám đốc này muốn đội ngũ nghiên cứu tìm hiểu những nhược điểm đó và cân nhắc yêu cầu thay đổi hệ thống Thông thường tốc độ phát triển một hệ thống thông tin hiện hành chậm horn tốc độ phát triển của doanh nghiệp, và bời vì sự tăng trưởng của doanh nghiệp, hệ thống hiện tại trờ nên không đủ sức xử lý.Chúng ta có thể xem xét kỹ hơn vấn đề này Ví dụ, trong hệ thống kế toán không dùng máy tính, sự phát triển của doanh nghiệp sẽ dẫn đến tình trạng khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh nhiều, hệ thống kế toán không

đủ sức xử lý, gây tồn đọng các nghiệp vụ kế toán, thông tin không cung cấp kịp thời

Sự thay đổi trong doanh nghiệp cũng có thể là nguyên nhân gây ra các sai sót trong xử lý nghiệp vụ Ví dụ, một doanh nghiệp có thể phân công lại trách nhiệm nhập đơn đặt hàng từ nhân viên chuyên nghiệp sang cho nhân viên không chuyên, nếu nhân viên ghi chép này không nắm vững khách hàng hay phương thức tiêu thụ, họ có thể ghi chép không đúng nhiều đơn đặt hàng.Đôi khi việc nghiên cứu hệ thống được tiến hành vì một hệ thống không thực hiện đúng chức năng được yêu cầu, ví dụ: một hệ thống kế toán trách nhiệm xử lý trên máy tính không cung cấp các phạm vi thực hiện có đầy đủ ý nghĩa cho nhũng giám sát viên điều hành Một người quản lý có thể đưa ra ý kiến đê xuât nghiên cứu cho hệ thống rnới để cung cấp các thông tin tốt hon cho hoạt động và cho kiểm soát Điều này dẫn đến tình trạng rất nhiều đề xuất được đưa ra nhằm điều chỉnh sự quá tải trong xử lý

Một lý do khác của việc bắt đầu những đề xuất nghiên cứu hệ thống là

sự xuất hiện nhũng yêu cầu mới về thông tin Những thông tín mới này phát

Chương 1: Phần Tích và Thiết Kê Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 23

sinh do yêu cầu cần phải phù họp với những thay đổi hệ thống pháp luật hay

do sức ép cạnh tranh trên thị trường Những yêu cầu thông tin mới có thể được xác định do nhóm kế hoạch hệ thống - một bộ phận của kế hoạch chiến lược dài hạn

Nhiều khi các giám đốc điều hành hoặc các nhân viên kể hoạch dài hạn có thể đưa ra ý kiến đề xuất nghiên cứu hệ thống để thực hiện kỹ thuật mới Ví dụ việc sử dụng các mã vạch hàng hóa, Những kỹ thuật phát triển khác cung cấp khả năng tạo báo cáo tại các trạm đầu cuối (terminal reporting) Điều này yêu cầu các nhà quản lý nhận những báo cáo thông tin tại các trạm đầu cuối (terminal) hay các máy tính cá nhân bất cứ lúc nào họ muốn Với khả năng này, các nhà quản lý có thể nhận và lựa chọn thông tincần thiết cho chính họ

✓

Thực hiện kỹ thuật mới là lý do rất phù hợp để bắt đầu tiến hành khảo sát sơ bộ Nhưng việc ứng dụng kỹ thuật mới nhất đôi khi không mang lại sụ hiệu quả về mặt chi phí Chi phí và hiệu quả của một đề xuất dùng kỹ thuật mới sẽ được đánh giá trong suốt một hoạt động khác của phân tích hệ thống: giai đoạn nghiên cứu tính khả thi

Sự bắt đầu một dự án

Ban chỉ đạo hệ thống thông tin gồm có những lãnh đạo cùa bộ phận MIS và các đại diện của mỗi phòng ban - nơi sử dụng các ứng dụng máy tính Ban chi đạo này họp thường xuyên hàng tuần hay hắng tháng để xem xét đánh giá những đề xuất dự án Trong số những đề xuất này có cả những

đê xuất nghiên cứu hệ thống của các nhà quản lý và các nhân viên kế hoạch - đây là những người mong muốn tiến hành khảo sát sơ bộ

Ban chỉ đạo hệ thống thông tin xác định quyền ưu tiên cuả dự án sẽ được nghiên cứu tiếp Nếu đề xuất dự án nảy sinh từ những vấn đề của hệ thống hiện hành, ban chỉ đạo đánh giá tính chất nghiêm trọng của vấn đề Xir

lý những tồn tại hay những lỗi lầm quá tải có thể cần những hiệu chinh tức thời, và thường yêu cầu làm việc ngoài giờ hay cần những nhân viên tạm

24 Chương 1: Phân Tích và Thiết Ké Hệ Thống Thông Tin Kẻ Toán

thời giúp đỡ Những vấn đề ít nghiêm trọng hơn có thể để chậm lại Đe xuất đáp ứng yêu cầụ thông tin mới đòi hỏi ban chi đạo đánh giá khung thời gian phát‘triển hệ thống trong mối quan hệ với yêu càu đó Thông thường, những thay đổi trong hệ thống pháp luật hay những đòi hỏi cấp bách trong cạnh tranh cần những hoạt động nhanh chóng trong ban chi đạo Quyền ưu tiên cho những đề xuất sử dụng kỹ thuật mới phụ thuộc vào chi phí thực hiện và lợi ích mang lại của kỹ thuật đó (tính hiệu quả cuả kỹ thuật) Trong một vài trường họp, lợi ích tiềm tàng biện minh cho quyền ưu tiên cao của một đề xuất nghiên cứu

Khi ban chỉ đạo xác định quyền ưu tiên cho một đề xuất nghiên cứu hệ thống, điều đó cũng chứng minh tầm quan trọng của đề xuất cho việc điều tra nghiên cứu sau này Sau đó, ban chỉ đạo thiết lập một đội ngũ nghiên cứu

hệ thống để xem xét hoàn cảnh của vấn đề cần giải quyết, yêu cầu thông tin mới hay kỹ thuật công nghệ mới

1.2.3 Khảo sát sơ bộ

Khảo sát sơ bộ bao gồm việc đánh giá các hệ thống hoặc một hệ thống hiện hành Khảo sát sơ bộ do đội ngũ phân tích viên cùa MIS và các phòng ban thực hiện với bốn mục tiêu:

- Hiểu rõ về hệ thống hiện hành

- Phát triển tốt mối quan hệ với người dùng hệ thống

- Thu thập dữ liệu hữu ích tiềm ẩn trong hệ thống

- Xác định bản chất của các vấn đề tồn tại đang được điều tra

1.2.3.1 Nội dung khảo sát sơ bộ

Mục tiêu của khảo sát sơ bộ bao gồm việc tìm hiểu ứng dụng hiện có

và các nguồn lực có sẵn Đây là khởi đầu một tiến trình thu thập thực tế về phương thức hoạt động hiện thời của doanh nghiệp Trong khi đưa ra việc khảo sát, đội nghiên cứu hệ thông xác định những thông tin về hệ thống hiện hành sau:

Chương 1: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 25

Dòng dữ liệu

Đội nghiên cứu tập họp những dữ kiện về dòng dữ liệu trong hệ thống

và doanh nghiệp về các giao tiếp của hệ thống với những hệ thống khác Dòng dữ liệu có thể lấy mẫu từ các tài liệu, qua quan hệ vấn đáp, hoặc từ các mẫu tin do máy tính ghi nhận Đội nghiên cứu xác định những nhân tổ này được sử dụng trong hệ thống như thế nào, và xác địah dữ liệu nào được chứa trong mỗi nhân tố, ai tạo dữ liệu và ai nhận nó

Sự hữu hiệu

Đội ngũ nghiên cứu hệ thống đánh giá tính hữu hiệu của hệ thống hiện hành Một hệ thống hữu hiệu tương xứng với những mục tiêu được ghi nhận cùa nó; để đo lường được tính hữu hiệu, trước tiên đội ngũ phải xác định rõ ràng mục đích của hệ thống hiện hành Sau đó, tiến hành tập hợp những dữ liệu về hệ thống có thể được sử dụng để đo lường hiệu lực Những dữ liệu này có thể là những mục đích, như những mô tả thống kê về hoạt động của

hệ thống, hay những vấn đề chủ quan như ý kiến của người dùng về tính hữu ích của hệ thống Thông thượng một nhà quản lý đề nghị một đội nghiên cứu

hệ thống để điều nghiên những tồn tại của hệ thống hiện hành Trong suốt quá trình khảo sát sơ bộ, đội nghiên cứu có thể đánh giá nguyên nhân sự không hài lòng của các nhà lãnh đạo

Tính hiệu quả của hệ thống

Khi tập hợp dữ liệu về hệ thống hiện hành, đội nghiên cứu tìm cách để cải thiện tính hiệu quà của hệ thống Mặc dù tính hiệu quả có thể khó đo lường, nhưng đội nghiên cứu có thể tính toán hiệu quả như tỷ lệ của dữ liệu xuât và dữ liệu nhập cho hệ thống Đôi khi việc nghiên cứu hệ thống được tiên hành chỉ vì sự không hiệu quả trong hệ thống hiện hành Điều này làm cho sự đánh giá tính hiệu quả của đội nghiên cứu đặc biệt quan trọng

Kiểm soát nội bộ

Đội nghiên cứu cũng đánh giá kiểm soát nội bộ trong hệ thống hiện hành Kiểm soát nội bộ là các quy trình, thủ tục do doanh nghiệp đặt ra với

26 Chương 1: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

mục tiêu an toàn tài sản, đảm bảo dữ liệu chính xác, tăng cường tính hiệu quả và gắn với sự tuân thủ các chính sách của quản lý Kiểm soát nội bộ kém

cố thể là nguyên nhân một hệ thống ghi nhận các nghiệp vụ sai, và phát sinh nhữrig báo cáo quản lý hoặc báo cáo kế toán không chính xác và hữu dụng Tính thích hợp của kiểm soát nội bộ cũng ảnh hường đến tính hiệu quả và năng lực của hệ thống Vì lý do này, nhân viên kế toán có chuyên môn cao được phân công vào đội nghiên cứu

1.23.2 Hiệu quả khảo sát sơ bộ

Trong suốt quá trình khảo sát sơ bộ, đội nghiên cứu hệ thống tập trung tìm hiểu dữ liệu trong các dòng thông tin, tính hiệu quả, năng lực và kiểm soát nội bộ trong hệ thống hiện hành Thông qua đó, đội nghiên cứu xác định điểm mạnh lẫn điểm yếu của hệ thống hiện hành Phân tích hệ thống có thể đưa đến kết quả thiết kế và thực thi một hệ thống mới Như vậy, những ưu điểm của hệ thống cũ sẽ được lưu giữ trong hệ thống mới Trong suốt giai đoạn thiết kế hệ thống, đội dự án sửa chữa những khuyết điểm tìm ra trong quá trình khảo sát sơ bộ

Khảo sát sơ bộ có những tác dụng sau:

a Đánh giá khách quan về tình huống đã dẫn đến đề xuất nghiên cứu

hệ thống, từ đó, quyết định về sự cần thiết của một hệ thống mới Tính khách quan này có được do những người được chỉ định tham gia vào đội nghiên cứu không phải là những người đã đưa ra đề xuất này, và cũng không phải lò người đưa ra những đề xuất cạnh tranh khác Đội nghiên cứu được một phân tích viên hệ thống lãnh đạo mà người này không làm việc hàng ngày với hệ thống, và có kỳ năng trong việc ứng dụng sự tiếp cận với hệ thống Thông qua việc đánh giá một cách khách quan hệ thống hiện hành, đội nghiên cứu

hệ thống có thể kết luận hoạt động của hệ thống có thỏa mãn yêu cầu hay không Họ cũng có thể quyết định chỉ nên cải tiến hệ thống hiện hành, hơn là thực hiện hệ thống mới

Chương 1: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 27

b Cung cấp thông tin cần thiết Ban chỉ đạo hệ thống thông tin có thể quyết định đảm bảo việc thực hiện một hệ thống mới căn cứ vào kết luận của quá trình phân tích hệ thống hiện hành Nếu thế, những thông tin được thu thập, tổng hợp trong giai đoạn khảo sát sơ bộ sẽ rất hữu ích khi thiết kế và thực hiện hệ thống Khi xem xét hệ thống hiện hành, đội nghiên cứu hệ thống xác định những nguồn nhân lực, vật lực có thể được sử dụng cho hệ thống mới Đội nghiên cứu xác định những ưu điểm cùa hệ thống cũ cần được duy trì và nhược điểm cần khắc phục Khi kết thúc giai đoạn thực hiện

hệ thống, doanh nghiệp sẽ chuyển đổi hệ thống cũ sang hệ thống mới, những

dữ liệu được thu thập về các hồ sơ (file) của hệ thống cũ, các thủ tục, các mẫu biểu của hệ thống cũ sẽ giúp cho quá trình chuyển đổi dễ thực hiện hon

C/HỖ trợ cho việc đạt được sự chấp nhận của người dùng đối với hệ thống mới Việc khảo sát yêu cầu những mối liên hệ cá nhân rõ ràng giữa đội nghiên cứu hệ thống và nhân viên các bộ phận sử dụng Nguôi dùng hệ thông được tham gia vào chu kỳ phát triển hệ thống ngay từ đầu Người dùng hiểu rằng họ cung cấp dữ liệu đầu vào cho hệ thống mới, nên họ có khả năng làm việc để đạt được thành công cho hệ thống

Trong suốt quá trình khảo sát sơ bộ, đội nghiên cứu tập hợp dữ liệu liên quan đến hệ thống hiện hành Sau khi chuẩn bị các tài liệu làm dẫn chứng cho những kết luân cùa giai đoạn khảo sát sơ bộ, đội nghiên cứu bắt đầu tiến hành kiể n ưa chi tiết các khả năng thay đổi tiềm tàng cho hệ thống nhằm nghidn cứu tính khả thi cho một hệ thống mới

1.2.4 Nghiên cỉvu tính khả thi

Nghiên cứu tính khà thi là quá trình đội nghiên cứu hệ thống xem xét các lựa c lọn, các thay đổi tiềm ẩn cho hệ thống hiện hành Khi nghiên cứu tính kh ' hi, đội nghiên cứu thiết kế chi tiết các mục tiêu và phạm vi cùa hệ thống Sc 11 có đội lÊhiên cí u kiểm tra mỗi chọn lựa chi tiết và cân nhăc loại

bỏ những gì không có kha năng khả thi

28 Chương 1: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

1.2.4.1, Mục tiêu nghiên cứu khả thi

Trước khi kiểm tra tính khả thi của một khả năng thay đổi hệ thống, đội nghiêq cứu xác định các mục tiêu của hệ thống Điều này hỗ trợ cho ứng dụng tiếp cận hệ thống Khi nhận thấy hệ thống hiện hành không đáp ứng được các mục tiêu của nó hoặc đã xác định được mục tiêu mới, ban chi đạo

hệ thống thông tin khởi đầu quá trình nghiên cứu hệ thống Những mục tiêu này có thể không xác định rõ trong quá trình khảo sát sơ bộ, tuy nhiên khi nghiên cứu tính khả thi, những mục tiêu này sẽ được xác định chi tiết hơn Sau đó khi xác định tính khả thi của một phương án, đội nghiên cứu sẽ đánh giá những thay đổi được đưa ra có đạt được các mục tiêu này hay không

1.2.4.2 Phạm vi hệ thống

Khi khảo sát sơ bộ, đội nghiên cứu hệ thống đã thẩm định vấn đề cần giải quyết Các dữ liệu liên quan đến vấn đề này trên phạm vi toàn bộ doanh nghiệp được tập hợp và phân tích Khi nghiên cứu tính khả thi của các giải pháp cho vấn đề tồn tại này, các mục tiêu được xác định và đội nghiên cứu đánh giá các giải pháp có khả năng thực hiện Lúc này, đội nghiên cứu giới hạn phạm vi phân tích ở các nhân tố có mối liên quan với vấn đề cần giải quyết Phạm vi của hệ thống được xác định chỉ bao gồm các thành phần phù hợp cho việc thực hiện được các mục tiêu Điều này được gọi là xác lập các '-Nđường biên cùa hệ thống được thay đổi Sau đó những tấc động của đội nghiên cứu lên các thành phần của hệ thống chi được giới hạn trong các đường biên này

Xác định chính xác giới hạn phạm vi của hệ thống là một công tác khó thực hiện Khi khảo sát sơ bộ, đội nghiên cứu có thể xác định được nhiềi vân đê cân giải quyết, cần điều chỉnh hoặc những cơ hội để thực hiện kỹ thuật mới; hay có thể mong muốn hiệu chỉnh đúng mọi vấn đề hoặc thực hiện những cải tiến ngay tức thời Tuy nhiên, việc thực hiện tất cả các công tác này khó có thể hoàn tất trong một khoảng thời gian giới hạn, do đó, các chuyên viên phân tích cần xác định chính xác công tác nào cần được ưu tiên

Chương 1: Phân Tích và Thiết Kể Hệ Tliổng Thông Tin Kể Toán 29

thực hiện trước hay vấn đề nào cần được ưu tiên giải quyết, sau đó, mới thực hiện các công tác có tính ưu tiên thấp hơn

1.2.43 Nội dung nghiên cứu khả thi

Trong quá trình khảo sát sơ bộ, đội nghiên cứu xác định vấn đề cần giải quyết và các giải pháp có thể để giải quyết vấn đề Những giải pháp này bao gồm các điều chỉnh không trọng yếu, các cải tiến thành phần cơ bản của

hệ thống, hoặc thực hiện hoàn chỉnh hệ thống mới Sau khi thiết lập giới hạn cho phạm vi tác động của hệ thống, đội nghiên cứu đánh giá tính khả thi của các giải pháp được đề xuất Để một giải pháp có thể được thực hiện tiếp sau giai đoạn phân tích hệ thống, giải pháp đó phải có khả năng khả thi trong bốn mặt sau: kỹ thuật, hoạt động, thời gian, và kinh tế

Klíả thi về kỹ thuật

Tiêu chuẩn đánh giá tính khả thi này liên quan đến tình trạng kỹ thuật trong công nghiệp máy tính và các khả năng kỹ thuật có thê cua tô chức Trong khi đánh giá tính khả thi về mặt kỹ thuật, đội nghiên cứu xác định là phần mềm máy tính và thiết bị máy tính có thể được mua một cách dễ dàng,

và có tương thích với điều kiện hiện tại của doanh nghiệp hay không

Xác định tính khả thi về mặt kỹ thuật rất dễ thực hiện Các đại diện của MIS trong đội nghiên cứu thường nắm bắt khả năng của các trang thiết

bị có sẵn, đồng thời họ có thể tham khảo thêm thông tin từ bên ngoài từ các doanh nghiệp tư vấn Ngoài ra, các thông tin về kỹ thuật công nghệ cũng được dễ dàng cập nhật thường xuyên, và bất kỳ doanh nghiệp cung cấp phần cứng, phần mềm nào cũng có thể giúp các chuyên viên phân tích đánh giá tính khả thi về mặt kỹ thuật

Hoạt động vận hành hệ thống khả thi

Một hệ thống được xem là có tính khả thi về mặt hoạt động vận hành khi mà nó có khả năng thỏa mãn các mục tiêu vận hành Một giải pháp không thỏa mãn được điều này sẽ không đưọc sử dụng Khả năng thích ứng của người dùng đối với kỹ thuật mới thường chậm hơn so với tốc độ phát

30 Chương ỉ: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

triển kỹ thuật, do đó, đôi khi một giải pháp có thể không thành công nếu ngurời dùng cảm thấy lo ngại bởi kỹ thuật mới, hoặc nếu họ cảm thấy là nó làm 'chó cong việc cùa họ kém quan trọng và kém thú vị Trong trường hợp khác, kỹ thuật-mới có thể yêu cầu những khả năng mà người dùng không có

Ví dụ, sử dụng bàn phím máy tính đòi hỏi kỹ thuật đánh máy mà một số công nhân phân xưởng có thể không thích làm quen

Một nhân tố quan trọng trong xác định hoạt động khả thi là sự thỏa mãn của người dùng hệ thống Nếu người dùng không thỏa mận với hệ thống, thì hệ thống không tiếp cận được các mục tiêu cùa nó Khi người dùng không hài lòng với hệ thống thì sử dụng (hỏng) sai hoặc thậm chí tồi

tệ, họ có thể phá hại nó, làm cho nó kém hiệu quả hoặc không hoạt động được Do đó, khi đội nghiên cứu thực hiện nghiên cứu tính khả thi, họ phải xem xét tất cả những ảnh hưởng cùa sự thay đổi hệ thống đối với người dùng

hệ thống

FẬ)i nghiên cứu hệ thống cũng xem xét đến vấn đề sự thực hiện được mong đợi của hệ thống được chọn Nhiều quá trình nghiên cứu hệ thống dã được bắt đầu nhằm giải quyết vấn đề bằng cách xừ lý phần việc tồn đọng, hoặc để thực hiện một kỹ thuật mới nhằm cải tiến việc thực hiện hệ thống

Ví dụ, một hệ thống mới có thể hoàn thành chu trình kế toán nhanh hơn một

hệ thống cũ và do đó loại bỏ phần việc bị tồn đọng, nó có thể cho phép nhiều người cùng thao tác nhập liệu và sử dụng đồng thời Đội nghiên cứu so sánh

sự thực hiện của một hệ thống được chọn với những kỳ vọng thực hiện

Chương 1: Phân Tích và Thiết K ế Hệ Thống Thông Tin K ế Toán 31

- Các nhà quản lý trung gian liên quan đến hệ thống mới sẽ có được

sự quan tâm khi thiết kế đầu vào của hệ thống không?

- Doanh nghiệp có thể đảm bảo chắc chắn cho sự chuyển đổi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới hay không?

- Khi hệ thống mới được thực hiện, doanh nghiệp có hài lòng chấp nhận những thay đổi về mặt tổ chức hay không?

K hả thi về thòi gian ph át triển hệ thống

Trong việc đánh giá tiêu chuẩn thời gian khả thi, đội nghiên cứu xác định một hệ thống được chọn có thể được thực thi trong một khoảng thời gian phù họp hay không Họ so sánh thời 'gian để thực thi nó với yêu cầu vê thời gian của doanh nghiệp đối với hệ thống Nếu doanh nghiệp bắt đầu nghiên cứu hệ thống để thực hiện một kỹ thuật mới, thì có thể chấp nhận thực hiện hệ thống trong một thời gian dài, còn nếu việc nghiên cứu hệ thông

do đòi hỏi từ một vấn đề cấp bách cần giải quyết của hệ thông hiện hành, hoặc một yêu cầu tức thời trong thông tin, thì doanh nghiệp cần có một hệ thông được thực hiện trong một khoảng thời gian ngắn nhất

Khi xác định tính khả thi về thời gian, đội nghiên cứu dự kiến thời gian cần thiết để thiết kế và thực hiện hệ thống mới Khung thời gian bị tác động bời bốn yếu tố: (1) thời gian ước tính để nhận trang bị; (2) thời gian dự kiên để cung cấp phần mềm; (3) thời gian dự kiến tập huấn cho người sử dụng; (4) thời gian cho chuyển đổi sang hệ thống mới Đội nghiên cứu xem

xét các nhân tố ncày và so sánh thời gian thực hiện dự kiến với thời gian được

doanh nghiệp cho phép

K hả thỉ về kinh tế

Khi phân tích tiêu chuẩn đánh giá này, đội nghiên cứu xác định xem các thay đổi được đề nghị có hiệu quả về mặt tài chính cho doanh nghiệp

không Mục tiêu của họ trong đánh giá lính khả thi về mặt kinh tế lcà xác định

những thay đổi của hệ thống có giá trị hay không Chúng ta có thể thấy có nhiều dự án phát triển hệ thống kéo dài tìr hai đến ba năm và chi phí rất lớn

32 Chương 1: Phân Tích và Thiết Kể Hệ Thống Thông Tin Kể Toán

để hoàn thành, nhưng hiệu quả mang lại không đáng kể Trong nghiên cứu tính khả thi, đội nghiên cứu tính toán sơ lược để xác định lợi nhuận đạt được có-tứơíig xứng với các chi phí hay không

Đánh giá tính khả thi về mặt kỉnh tế

Đội nghiên cứu hệ thống xác định tính khả thi về mặt kinh tế của hệ thống, bằng cách so sánh các chi phí thay đổi hệ thống theo dự toán với lợi ích đạt được Xác định tính khả thi về mặt kinh tế có ý nghĩa quan trọng trong suốt quá trình phân tích hệ thống, ngay cả khi mọi chi phí chỉ đều là dự tính Nếu ủy ban chỉ đạo quyết định thực hiện dự án phát triền hệ thống, nhũng dự kiến về chi phí và lợi ích trong giai đoạn phân tích hệ thống giúp cho việc xác định chi phí và lợi ích trong giai đoạn thiết kế hệ thống chính xác hơn

Khi xác định tính khả thi về mặt kinh tế, đội nghiên cứu phân biệt giữa chi phí hàng năm hoặc lợi ích hàng năm với chi phí và lợi ích ban đầu Chi phí hàng năm bao gồm chi phí vận hành hệ thống như tiền lương, văn phòng phí, và các khoản phụ phí khác cho hoạt động Chi phí ban đầu bao gồm chi phí trang thiết bị và lương của đội phát triển hệ thống cho đến khi

hệ thống được đưa vào vận hành

Xác định chi phí

Chi phí theo dự kiến của một hệ thống được chọn có thể được dự toán trước Những thành viên của đội nghiên cứu đã làm việc ờ các dự án phát triên trước đây sử dụng các chi phí đã phát sinh của các hệ thống khác như những tham chiếu Chi phí phát triển hệ thống trước đây được điều chinh để phản ánh sự khác biệt giữa hệ thống cũ và hệ thống được đề xuất Việc điều chình chi phí được dựa trên sự khác biệt về phạm vi, khác biệt kỹ thuật đã dung, kinh nghiệm của thành viên đội dự án, và lạm phát

Trong trường hợp các thành viên cùa đội dự án không có kinh nghiệm trong việc dự toán chi phí, doanh nghiệp cần đến chuyên viên tư vấn Nhiều đơn vị kế toán thuê các chuyên gia ờ lãnh vực này Họ có kinh nghiệm rộng

Chương h Phân Tích và Thiết Kẻ Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 33

và những lờĩ khuyên có thể tương xứng với chi phí của nó Chi phí thực hiện của một hệ thống là cao nhưng những chi phí này tạo ra lợi nhuận Chi phí tạo ra một hệ thống không thành công cũng cao nhưng có thể không tạo ra lợi ích Một đội ngũ nghiên cứu khôn ngoan sẽ nhận ra những giới hạn này.Chi phí cho một hệ thống thường bao gồm các khoản sau:

• Chi phí phân tích

• Chi phí thiết kế

• Chi phí trang bị

• Chi phí cài đặt thiết bị

• Chi phí phát triển hệ thống (baó gồm cả chi phí tư vấn, chi phí phầnmềm, chi phí chuyển đổi, )

hô trợ ra quyết định kinh doanh Tuy nhiên những báo cáo không rõ ràng sẽ không phù hợp thích đáng trong chu kỳ phát triển hệ thống Đội nghiên cứu phải ước tính các khoản lợi nhuận tài chính từ hệ thống mới hoặc từ thay đổi

hệ thống

Điều đương nhiên là cần xác định tính thực tế lợi nhuận ước tính của một hệ thống ứng dụng Lợi nhuận tài chính của một hệ thống nào đó có thể được dự toán khá thực tế, trong khi những hệ thống khác dự toán này có thê chỉ là một ước đoán Chúng ta có thể hiểu sự khác biệt này nếu liên hệ chúng với ba cấp độ của hoạt động ra quyết định:

34 Chương 1: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

n Kế hoạch chiến lược Ở cấp kế hoạch chiến lược, lãnh đạo cấp cao nhât ra quyêt định vê các mục tiêu của tô chức và các chính sách

• cần thiết để đạt chúng Hệ thống thông tin hỗ trợ trong các quyết 'định về giới thiệu sản phẩm tương lai hoặc luồng phát triển sản phẩm, sự thâm nhập vào thị trường tưcmg lai, và sự thành công của phân xưởng, chi nhánh, doanh nghiệp Điểm kết thúc từ các quyết định này có thể là từ năm đến 25 năm hoặc hon trong tưong lai Hơn nữa, điểm kết thúc này bị ảnh hưởng bời những sự kiện tương lai, khi đội nghiên cứu không thể lưòng trước được trong hiện tại Khi đội nghiên cứu đánh giá tính khả thi về mặt kinh tế của hệ thống thông tin này, sự ước tính lợi nhuận của họ là không thực tế

M Kiểm soát quản trị Các quyết định ờ cấp này được đưa ra để hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp một cách thông suốt và hiệu quả

Hệ thống thông tin được sử dụng trong kiểm soát quản trị bao gồm:

kê toán trách nhiệm, hệ thống lập dự toán và các hệ thống được dùng trong quản trị nhân sự Một vài hệ thống trong số này cung cấp lợi ích khó định lượng; tuy nhiên sự ước tính dễ hơn so với cấp kế hoạch chiến lược Lợi ích từ nhũng hệ thống này xảy ra từ một đến năm năm sau khi thực hiện Bởi vì một số ít sự kiện không mong muôn xảy ra trong thời kỳ này, nên đội nghiên cứu có thê tính trước lợi nhuận tài chính của hệ thống một cách thực tế hơn

11 Klcm soát hoạt động Các quyết định ỏ' cấp kiểm soát hoạt động đảm bảo các nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng được đưa một cách chính xác Ví dụ, hệ thống thông tin ở cấp này bao gồm xử lý nghiệp vụ

kê toán, kiểm soát hàng tồn kho và các hệ thống quản lý tiền mặt Vói những ứng dụng này có thể dự tính dễ dàng lợi nhuận đạt được

từ kêt quà tiết kiệm chi phí Kết quả có thể biết ngay lập tức và có thê được tróc tính chính xác Trong nhiều doanh nghiệp, hệ thống lớn và tôn kém nhất được phát triển ờ cấp kiểm soát hoạt động Các doanh nghiệp thực hiện đầu tư cho hệ thống mới bởi vì họ cảm thay tin tường vào lợi nhuận tài chính đã dự kiến có thể đạt được

Chương ỉ: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 35

Các lợi ích của một hệ thống mới thường bao gồm:

• Tiết kiệm chi phí (chi phí nhân viên, chi phí vận hành)

• Tăng và tối đa hóa lợi nhuận

• Giảm thiểu các chi phí ẩn

• Thu từ thanh lý tài sản của hệ thống cũ

• Gia tăng niềm tin từ khách hàng

• Nhân viên hài lòng, trung thành,

• Tạo thuận lợi cho việc ra các quyết định

So sánh lọi nhuận và chỉ phí

Đội nghiên cứu đánh giá tính khả thi về mặt kinh tế của một hệ thống, mới hoặc thay đổi hệ thống bằng cách so sánh chi phí với lợi nhuận của nó Trong nhiều trường hợp, chi phí và lợi nhuận này có thể được ước tính một cách chính xác Sau đó, chúng ta sẽ so sánh chi phí với lợi nhuận bàne cach

sử dụng một trong ba phương pháp: chi phí hoặc lợi nhuận thuần, thu nhập

từ quá trình đầu tư, dòng chiết khấu tiền mặt

n Lọi nhuận thuần hay chi phí thuần Cách đơn giản nhất để so

sánh chi phí và lợi nhuận là trừ cái này vào cái kia Khi lợi nhuận nhiều hơn chi phí, đội nghiên cứu tính toán lợi nhuận thuần Nếu lợi nhuận ít hơn chi phí, kết quả là chi phí thuần Nhiều người thích cách tính toán này như là việc phân tích chi phí - lợi nhuận

Dạng phân tích này phù hợp khi đội nghiên cứu đang so sánh chi phí hàng năm với lợi nhuận hàng năm, hoặc chi phí ban đầu với lọi nhuận ban đầu Tuy nhiên, phương pháp này có thể đưa ra những kêt luận không chính xác, nếu ví dụ chi phí ban đầu được trừ vào lợi nhuận hàng năm Cách làm này đã không tính đến giá trị thời gian của tiền

H ROI Một số doanh nghiệp đánh giá tính khả thi về mặt kinh tế bằng cách sử dụng phương pháp tính thu nhập từ quá trình đầu tư (relurn on investment - ROI) Một cách tính toấn ROI lcà chia !ọi

36 Chương 1: Phân Tích và Thiết Ke Hệ Thống Thông Tin Kể Toán

nhuận hàng năm từ một hệ thống cho chi phí ban đầu để phát triển của nó Nếu có chị phí hàng năm, lợi nhuận hàng năm này phải trừ chi phí hàng năm trước

ROI là một phương pháp phổ biến nhưng cũng giống như phương pháp phân tích chi phí - lợi nhuận, nó bỏ qua thời giá của tiền tệ

H Phương pháp dòng chiết khấu tiền mặt Những phương pháp này so sánh chi phí và lợi nhuận dựa trên cơ sờ xem xét thời giá của tiền tệ và bao gồm nhiều kỹ thuật như tỷ lệ hoàn vốn nội bộ, giá trị hiện tại thuần, chỉ số giá trị hiện tạ i,

1.2.5 Báo cáo phân tích hệ thống

Khi kết thúc giai đoạn nghiên cứu khả thi, đội nghiên cứu hệ thống chuẩn bị một báo cáo mô tả những kết quả thu thập được Báo cáo này được gửi cho ban chi đạo hệ thống thông tin, và các bản sao có thể cung cấp cho các bộ phận có quan tâm trong các cấp quản lý cấp cao, cho ban lập kế hoạch hệ thống dài hạn và các phòng ban sử dụng hệ thống

Báo cáo nghiên cứu hệ thống bắt đầu bằng sự mô tả nguyên nhân dẫn đến việc nghiên cứu hệ thống Thông tin này được người quản lý đưa ra trong đề xuất nghiên cứu hệ thống và được đệ trình cho ủy ban chi đạo hệ thống thông tin Nguyên nhân nghiên cứu có thể là một vấn đề với hệ thống hiện hành, một yêu cầu mới về thông tin hoặc mong muốn thực hiện kỹ thuật mới Sau khi mục tiêu nghiên cứu hệ thống được ủy ban chì đạo hệ thống thông tin xác định, báo cáo nghiên cứu hệ thống tuyên bố lại mục tiêu này.Báo cáo cũng mô tả ngắn gọn các thủ tục đã dược thực hiện trong quá trình khảo sát sơ bộ Nó xác định các thành phần và hệ thống hiện hành cần được xem lại, và thảo luận cách các công cụ hệ thống như bảng câu hỏi, hoặc kỹ thuật đo lường công việc được sử dụng Sau đó báo cáo cũng đưa ra tuyên bố rõ ràng về vấn đề cần giải quyết do đội nghiên cứu xác định Nó cũng bao gồm một bàng mô tả những hạn chế, những giới hạn, và những giải pháp có thể cho vấn đề cần giải quyết đó

Chương 1: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 37

Hầu hết báo cáo nghiên cứu hệ thống được dành riêng để thảo luận các giải pháp được lựa chọn cho vấn đề cần giải quyết Trong báo cáo này, đội nghiên cứu xác định được hai hoặc ba giải pháp được đề nghị, và thiết kế chi tiết chúng Những giải pháp này có thể bao gồm những thay đổi nhò cho

hệ thống hiện hành, kiểm tra toàn bộ hệ thống hiện hành hoặc thay thế hệ thống cũ bằng một hệ thống mới hoàn chinh hơn Cuộc thảo luận liệt kê ưu khuyết điểm, chi phí và lợi nhuận của mỗi giải pháp Nó cũng khái quát các giả thiết chính do đội nghiên cứu đưa ra trong quá trình đánh giá các lựa chọn Quan trọng nhất ưong báo cáo nghiên cứu hệ thống là đề nghị của đội nghiên cứu, có thể là thực hiện một lựa chọn, không đi sâu hoạt động khác, hoặc trì hoãn hoạt động cho đến một lúc nào đó ờ tương lai

Báo cáo nghiên cứu khả thi thường bao gồm các nội dung sau:

• Giới thiệu

• Mô tả về các vấn đề cần giải quyết, các nhu cầu thônq tin, hoặc mong muốn về kỹ thuật mới

• Mục tiêu nghiên cứu hệ thống

• Sơ lược về hệ thống hiện hành

• Sơ lược về hệ thống được đề xuất

• Mô tả các thủ tục đã thực hiện trong phần khảo sát sơ bộ

• Các giải pháp, mục tiêu và phạm vi của các giải pháp, ưu - nhược điểm

• Các lợi ích có thể từ hệ thống mới

• Các đề nghị về phần mềm, phần cứng, nhà cung cấp

• Chi phí

• Nhân sự và huấn luyện cho hệ thống mới

• Dự kiến thời gian thực hiện hệ thống

• Thông tin về các bộ phận khác có thể sử dụng hệ thống được đề xuất

• Các đề nghị khác

38 Chương 1: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

1.2.6 Kết quả của phân tích hệ thống

Thường các thành viên của đội nghiên cứu hệ thống trình bày kết quả tìm, kiếm của họ cho ủy ban chỉ đạo và các thành viên của ban quản lý cấp cao

Họ trình bày khái quát các thông tin trong báo cáo nghiên cửu hệ thong Chúng có thể bao gồm nhiều hình ảnh, lưu đồ và những phương thức hỗ trợ khác Điều này cho người quản lý cơ hội đặt câu hỏi về nghiên cứu và đánh giá khả năng-của đội nghiên cứu ở phần kết luận của cuộc trình bày này, Ban Chi đạo ra một quyết định phù hợp với những lời đề nghị của đội nghiên cứu.Phân tích hệ thống có thể có ba kết quả Kết quả được ủy ban chỉ đạo

hệ thống thông tin lựa chọn với sự tham gia của quản lý cấp cao Nó được dựa trên lời đề xuất - giới thiệu của đội nghiên cứu Ket quả phân tích hệ thống có thể:

Không thay đổi

ủy ban chỉ đạo hệ thống thông tin có thể quyết định là không hoạt động nào được thực hiện Có lẽ vấn cề khí ng nghiêm trọng như suy nghĩ

thông thường, yêu cầu về thôn Ị, tin mớ khôi g tồn tại lâu hoặc kỹ thuật mới

không hiệu quả so với chi phí.r'hông th ròng 'iy ban sẽ trì hoãn hoạt động kế tiếp đến một lúc nào đó trong tiơng lai khi phin lớn các nguồn lực đã có sẵn sàng Bất kỳ sự thay đổi nào cho hệ lúc ng th)ng tin cũng đòi hỏi một điều cam kết của MIS và các nhân viên sử uụng ủy ban phải chỉ định rõ vị trí cho các phân tích viên và chu vng trình viên hiện hành về các yêu cầu cấp bách hiện thời

Điều cliỉnh hệ thống hiện hành

ủy ban chi đạo hệ thống thông tin có t! ì định là một giải phá| thỏa đáng có thể đạt được bằng cách diều I lệ thống ứng dụng hiệi hành Kết quả này có thể được chọn bởi vì nó yéu cầu ít nguồn nhân lực hơn

và có thể được hoàn thành nhanh hơn phát triển hệ thống mói Nó thường

mô tả một sự dàn xếp, mặc dù không lý tưởng giải pháp này là thỏa đáng và

có thể thực hiện ờ chi phí thấp hơn

Chương 1: Phân Tích và Thiết Kế Hê Thống Thông Tin Kế Toán 39

Thiết kế hệ thống mới

Đôi lúc ủy ban quyết định là vấn đề cần giải quyết hay yêu cầu của doanh nghiệp là đủ nghiêm trọng để yêu cầu thực hiện một hệ thống mớí hoàn toàn Điều này xảy ra khi ủy ban tin rằng hệ thống hiện hành là lỗi thời, rằng sự điều chỉnh hệ thống sẽ là không thỏa đáng hoặc chi phí điều chỉnh hệ thống quá cao và không hiệu quả Một hệ thống mới được mong muốn giải quyết vấn đề Sau đó họ cho phép hình thành đội nghiên cứu hệ thống để tạo lập bảng kê mô tả hệ thống mới Lúc này bắt đầu giai đoạn thiêt kê hệ thống của chu kỳ phát triển hệ thống

Nhân sự tham gỉa vào gỉai đoạn phân tích hệ thống

Một đội ngũ nghiên cứu hệ thống bao gồm một hay nhiều phân tích viên và các người dùng hệ thống Một phân tích viên kinh nghiệm chỉ đạo đội ngũ này Những người dùng có thể là nhân viên chuyên hay không chuyên từ những phòng ban nhưng có kinh nghiệm hay đã được đào tạo về

hệ thống thông tin, có thể bao gồm những kỹ sư hay chuyên vicn kv thuật, giám đốc sản xuất hay các giám sát viên; hay giám đốc, nhân viên bán hàng Đối với hệ thống kế toán, nhân viên kế toán có kinh nghiệm sẽ đại diện cho phòng kế toán trong đội ngũ nghiên cứu

Một điều khó giải quyết thường gặp trong việc tổ chức một đội ngũ nghiên cứu là có được người dùng đầu vào phù hợp Mỗi người dùng - thành viên của đội nghiên cứu phải làm tròn trách nhiệm cá nhân trong bộ phận, phòng ban của mình suốt thời gian phát triển hệ thống Những thành viên này phải đưọc giảm bớt ít nhất một phần công việc hằng ngày để tham gia vào một dự án hệ thống ncào đó Những nhân viên có giá trị trong đội nghiên cứu hệ thống là những người có kiến thức về những thiếu sót của hệ thống hiện hành, do đó, một nhà quản lý thường do dự khi cho phép những thuộc cấp có năng lực, ngay cả đối vói những nhân viên tạm thời, tham gia vào đội nghiên cứu Ví dụ, giám sát viên khâu sản xuất, là người có hiêu biết tốt nhất

về nhũng thiếu sót của hệ thống kế toấn trách nhiệm có thể là người duy nhất

40 Chương 1: Phân Tích và Thiết Kể Hệ Thống Thông Tin Kế Toán

sử dụng nó; và do trách nhiệm của giám sát viên này trong bộ phận, một giám đốc $ản.Jíuất có thể cản trờ không cho người giám sát này tham gia vào đội ngũ nghiên cứu Vì những lý do đó, ban chi đạo hệ thống thông tin phải chắc chắn rằng những lãnh đạo của các phòng ban ủng hộ dự án và, cho phép các nhân viên của họ tham gia và đội nghiên cứu

1.3 Thiết kế hệ thống

Phần trước đã mô tả những hành động đã xảy ra suốt giai đoạn phân tích của chu kỳ phát triển của hệ thống Vào cuối giai đoạn phân tích, đội nghiên cứu hệ thống lập bản đề nghị cho ủy ban chỉ đạo hệ thống thông tin Nếu quyết định tiếp tục phát triển dự án, ủy ban chi đạo lập một đội dự án đê bắt đầu giai đoạn thiết kế hệ thống Đội thiết kế này bao gồm đội nghiên cứu phân tích hệ thống, được bổ sung bởi các kế toán viên

Đội thiết kế hệ thống bắt đầu bằng việc nhận biết những tính năng chính của hệ thống mới Và sau đó, khi nhận được sự chấp thuận của ủy ban chỉ đạo, họ sẽ thiết kế chi tiết đặc điểm cùa hệ thống Những hành động này được gọi là thiết kế hệ thống sơ bộ và thiết kế chi tiết

1.3.1 Tầm quan trọng cửa thiết kế hệ thống

Thiết kế hệ thống là việc tiến hành chi tiết sự phát triển của hệ thống mới đang sinh ra trong giai đoạn phân tích hệ thống Suốt giai đoạn thiết kế đội dự án lập những tài liệu ghi chi tiết thông tin đầu vào, đầu ra, những quá trình xử lý của hệ thống mới

Thiết kế hệ thống cung cấp những thông tin chi tiết cho ủy ban chỉ đạo

đê quyết định chấp thuận hay không chấp thuận hệ thống mới, trước khi chuyển sang giai đoạn thực hiện hệ thống, trong khi thiết kế, hệ thống có thể được tiếp tục phát triển hay ngừng lại

Thiết kế hệ thống cho phép đội dự án có một cái nhìn tổng quan về cách thức làm việc của hệ thống, việc thiết kế kỹ lưỡng cho phép nhận rõ những vấn đề như tính không hiệu quả, kém chắc chắn, kiểm soát nội bộ yếu hoặc những vấn đề khác Ngoài ra, sự thay đổi dễ dàng và ít tốn kém hơn,

Chương 1: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kể Toán 41

khi vẫn còn trong giai đoạn thiết kế, thay vì phải thay đổi trong giai đoạn thực hiện

1.3.2 Thiết kể sơ bộ

Thiết kế hệ thống là một quá trình được bắt đàu với những mục tiêu của hệ thống, những phương pháp tổng quát để đạt được những mục tiêu này, sau đó mô tả một cách chi tiết cụ thể hơn Thiết kế sơ bộ sẽ trình bày những tính năng của hệ thống một cách luận lý, điều này được thực hiện bằng những báo cáo phạm vi, yêu cầu hệ thống về dữ liệu, về tài nguyên

1.3.2.1 Phạm vi thiết kế sơ bộ

Trong khi thiết kế sơ bội đầu tiên ta phải xác định giới hạn cho hệ thống mới Đôi khi phạm vi của hệ thống mới cũng chính là phạm vi của hệ thống cũ, nhưng dù vậý, đội nghiên cứu vẫn phải xác định phạm vi của hệ thống nhàm mục đích ước lượng khả năng thi hành được hay không

Giới hạn phạm vi phải xác định cho được đường biên của hệ thống đang tạo lập này với những hệ thống khác trong môi trường của nó, bằng cách tìm ra những nơi giao tiếp giữa chúng Đôi khi những ranh giới phải được định nghĩa lại nhằm tránh làm thay đổi những hệ thống khác đang tồn tại Nếu đặt ranh giới quá rộng sẽ làm hệ thống phát triển quá lớn và khó thực hiện được, còn ngược lại, hệ mới cũng chẳng hơn gì hệ đang có, khi nó được thực hiện

Việc đầu tiên của đội thiết kế là phải nhận biết các thông tin đầu ra mà

hệ thống phải lập, gồm thông tin gì và được trình bày như thế nào Yêu cầu

về đầu ra của hệ thống cần được trình bày ờ các vấn đề: nội dung thông tin, mẫu trình bày của đầu ra, tên và số của đầu ra, tần số xuất hiện, người nhận

42 Chương 1: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thong Thông Tin Kế Toán

đầu ra Nếu hệ thống mới phải đưa ra những thông tin mới, hoặc thay đổi cách xử lý thì phải thiết ké cả mẫu và nội dung thông tin của đầu ra Nếu nội 'dung thông tin của hệ thống mới không thay đổi thì đội chi thiết kế mẫu trình bấy mà thôi

• Nội dung thông tin Một hệ thống mới được xây dựng với một

trong ba nguyên nhân là để thôa mãn yêu cầu có thông tin mới, giải quyết một vấn đề cho một hệ thống hiện hành, hoặc để thực hiện áp dụng một kỹ thuật mới Khi hệ thống mới được xây dựng cùng mục đích thỏa mãn những yêu cầu báo cáo mới, thông tin mà nó sẽ đưa

ra là không có giá trị đối với hệ thống đang có Ví dụ trong việc thiết kế hệ thống kế toán giá thành, đội quyết định rằng thông tin xuất ra nên tổng kết giá thành sản phẩm theo từng lô cho từng hợp đồng Nếu mục đích của hệ thống giải quyết một vấn đề cho hệ thống đang có, thông tin đầu ra của hệ thống mới có thể thay đổi để đáp ứng việc giải quyết cho vấn đề đó Ví dụ một hệ thống lập hóa đơn có thể không quy định đầy đủ việc kiểm tra sổ sách, trong khi tạo lập một hệ thống thanh toán mới, đội thiết kế phải tính đến việc trên các thông tin đầu ra sẽ cho phép các Kiểm toán viên có thể kiểm tra sự ghi nhận các nghiệp vụ vào hệ thống kế toán Nếu nguyên nhân của hệ thống là để thực hiện một kỹ thuật mới, nội dung thông tin đầu ra không cần thay đổi Trong trường họp này, dữ liệu đầu ra sẽ cần những mẫu trình bày mới

• Mâu trình bày Khi chọn dạng thức trình bày thông tin, đội thiết kế

quyết định phương thức trình bày: hoặc in ra máy in hoặc hiển thị trên màn hình theo các mẫu biểu, và mẫu biểu đầu ra sẽ được đặt tên hoặc đánh số để quy định cho việc sử dụng được dễ dàng Đôi khi đội thiêt kế cũng tạo ra các hệ thống cung cấp các báo cáo linh hoạt (không theo mâu biểu cố định mà báo cáo theo nhu câu thông tin), hoặc báo cáo chỉ chứa các nội dung cơ bản có thể cho phép ngưòi dùng bồ sung thêm nội dung

Chương ỉ: Phân Tích và Thiết Kế Hệ Thống Thông Tin Kế Toán 43

Khi thiết kế sơ bộ, thiết kế đầu ra cần đạt được các yêu cầu sau:

• Hiệu quả về mặt chi phí

• Phù họp với yêu cầu thông tin

bộ, cần xác định tên và số của dữ liệu, phương thức lưu trữ, nội dung dữ liệu

và phương pháp tổ chức dữ liệu

n Phương thức xử lý

Đội thiết kế sẽ lập một danh sách các phương thức xử lý được yêu cầu cho hệ thống, các phương thức xử lý gồm các thủ tục trong thực tế hoặc các chưong trình may tính Trong quá trình phân tích hệ thống, đội nghiên cứu mô

tả các mô hình phương thức xử lý nhằm mô tả quá trình xử lý hiện hành Khi thiêt kê sơ bộ, đội thiết kế sử dụng những mô tả này làm cơ sở đê mô tả các phương thức xử lý các hệ thống được đề nghị vận hành Trong một số doanh nghiệp, khi vận dụng phưong pháp thiết kế hệ thống theo cấu trúc, đội thiết ke dùng sơ đô dòng dữ liệu đổ mô tà quá trình xử lý Điều này cho phép đội thiêt

kế mô tà luận lý các quá trình không phụ thuộc vào kỹ thuật sau này CLÌa giai