TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN PAGE iii TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH ((( BÁO CÁO THỰC TẬP TỔNG HỢP Đơn vị thực tập CÔNG TY CỔ PHẦN KHOA HỌC XÂY DỰNG Họ tên sinh viên Nguyễ[.]
QUÁ TRÌNH RA ĐỜI VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
Lịch sử hình thành của công ty
Công ty Cổ phần Khoa học Xây dựng chính thức đi vào hoạt động từ năm 2010 với số vốn điều lệ ban đầu là 20 tỷ đồng, góp phần thúc đẩy lĩnh vực xây dựng và phát triển bền vững tại Hà Nội Được thành lập theo giấy phép đăng ký kinh doanh số 0106937402 ngày 14/08/2010 do Sở Kế hoạch và Đầu tư thành phố Hà Nội cấp, công ty đã xây dựng nền tảng vững chắc để cung cấp các dịch vụ xây dựng chất lượng cao Với sự cam kết về uy tín và chuyên nghiệp, Công ty Khoa học Xây dựng là đối tác tin cậy trong các dự án xây dựng quy mô lớn tại khu vực phía Bắc.
- Tên giao dịch: Công ty Cổ phần Khoa học Xây dựng.
- Địa chỉ đăng kí kinh doanh: Tầng 4 số 26, ngõ 126 phố Mễ Trì Hạ, Phường
Mễ Trì, Quận Nam Từ Liêm, Hà Nội.
- Đại diện pháp luật: Ông Nguyễn Văn Khiêm
- Số tài khoản: 0081100401002 tại Ngân hàng TMCP Quân đội Việt Nam – Chi nhánh Hoàng Mai
- Loại hình: Công ty cổ phần
- Vốn điều lệ: 20.000.000.000đ (Hai mươi tỷ đồng)
Căn cứ vào Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của Công ty, ngành nghề kinh doanh chính của công ty gồm 6 lĩnh vực chủ lực, nổi bật nhằm đáp ứng các nhu cầu thị trường Các ngành nghề này thể hiện rõ chiến lược phát triển và thế mạnh của doanh nghiệp trong các lĩnh vực then chốt Việc xác định chính xác ngành nghề kinh doanh giúp công ty tối ưu hóa hoạt động và mở rộng thị trường một cách hiệu quả.
+ Xây dựng nhà các loại;
+ Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ;
+ Xây dựng công trình công ích;
+ Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác;
+ Tư vấn đầu tư các công trình dân dụng, giao thông, công nghiệp và hạ tầng kỹ thuật (không bao gồm thiết kế công trình);
+ Giám sát thi công xây dựng các công trình giao thông, dân dụng và công nghiệp.
Sự thay đổi của công ty
Năm 2010, công ty bắt đầu hoạt động với 80 cán bộ công nhân viên, đầu tư trang thiết bị và máy móc hiện đại để nâng cao năng suất sản xuất Công ty đã phát triển hệ thống sản xuất kết hợp giữa máy móc và thủ công nhằm đáp ứng nhanh các yêu cầu của thị trường Ngoài ra, công ty tập trung nghiên cứu phát triển lĩnh vực xây dựng để phù hợp với xu hướng và nhu cầu của khách hàng Hệ thống thi công đã từng bước hiện đại hoá, chuyển sang quy trình khép kín chủ yếu dựa vào máy móc để nâng cao hiệu quả và chất lượng dịch vụ.
Năm 2011-2012, công ty mua 02 máy khoan cọc nhồi của CHLB Đức.
Trong giai đoạn 2016-2017, công ty đã đổi mới thiết bị máy tính văn phòng để nâng cao năng lực thiết kế sản phẩm cầu, đường và các công trình kỹ thuật, sử dụng các phần mềm chuyên dụng như Autocard Tiếp theo, từ năm 2018-2019, công ty tiếp tục đầu tư thêm các loại máy móc hiện đại như máy xúc, máy cẩu nhằm tăng năng suất và mở rộng quy mô hoạt động.
Với những thay đổi tích cực và phương pháp làm việc chuyên nghiệp, công ty đã cho ra đời những công trình đạt tiêu chuẩn cao, đáp ứng kịp thời yêu cầu của khách hàng Nhờ đó, công ty chủ động trong việc ký kết hợp đồng, đảm bảo chất lượng, thời gian thi công và giá cả hợp lý, thu hút khách hàng trong và ngoài thành phố Hà Nội Hiện nay, công ty đã đi vào ổn định và hoạt động hiệu quả, khẳng định vị thế trên thị trường xây dựng.
Từ ngày đi vào hoạt động ban đầu với gần 80 nhân viên, công ty đã mở rộng quy mô đáng kể Đến hết ngày 31/12/2019, số lượng cán bộ công nhân viên của công ty đã tăng lên 154 người, làm việc trong môi trường ổn định và chuyên nghiệp Sự tăng trưởng này thể hiện sự phát triển bền vững và cam kết của công ty trong việc xây dựng đội ngũ nhân lực chất lượng cao.
Do hoạt động kinh doanh hiệu quả, công ty có nhu cầu mở rộng sang các ngành nghề mới như vật liệu xây dựng và máy móc thiết bị xây dựng, dẫn đến Hội đồng quản trị quyết định tăng vốn điều lệ gấp đôi lên 40 tỷ đồng Việc này đã được thực hiện cùng với việc thay đổi đăng ký kinh doanh lần thứ hai vào ngày 25 tháng 9 năm 2017, phù hợp với chiến lược phát triển và mở rộng hoạt động của công ty.
Những nỗ lực mở rộng thị trường đã giúp công ty tăng trưởng về nguồn nhân lực và tài chính, từ việc chỉ hoạt động tại Hà Nội nay đã vươn ra các tỉnh lân cận như Hà Nam, Nam Định, Thái Bình, cùng các khu vực Tây Bắc như Yên Bái, Lai Châu Sự mở rộng này đã giúp công ty tiếp cận thêm nhiều khách hàng mới, không chỉ trong lĩnh vực xây dựng dân dụng mà còn trong các lĩnh vực công nghiệp, giao thông và thủy lợi.
Với gần 10 năm phát triển vững mạnh, công ty đã vượt qua nhiều thử thách, không ngừng hoàn thiện và nâng cao chất lượng dịch vụ Nhờ đó, công ty đã chiếm trọn niềm tin của khách hàng và xây dựng mối quan hệ hợp tác bền chặt Sự đổi mới và trưởng thành của công ty ngày càng được các đối tác trong nước đánh giá cao và tín nhiệm.
ĐÁNH GIÁ CÁC KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Trong giai đoạn 2016 – 2019, hoạt động kinh doanh của công ty đã đạt được những kết quả hết sức khả quan, thể hiện qua các chỉ số tăng trưởng vượt bậc và hiệu quả sản xuất kinh doanh ngày càng được cải thiện rõ rệt, góp phần nâng cao vị thế trên thị trường.
Bảng 2.1: Kết quả kinh doanh của Công ty giai đoạn 2016-2019 Đơn vị tính: Triệu đồng
1 Doang thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
4 Nộp ngân sách nhà nước 530,52 825,99 672,012 828,1
(Nguồn: Phòng Kế toán Tài chính)
Bảng 2.2: Chênh lệch kết quả kinh doanh của Công ty giai đoạn 2016-2019 Đơn vị tính: Triệu đồng
Số tiền TL % Số tiền TL % Số tiền TL %
1 Doang thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
4 Nộp ngân sách nhà nước
(Nguồn: Phòng Kế toán Tài chính)
Chỉ tiêu doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty có biến động hàng năm, trong đó năm 2017 ghi nhận mức tăng 7.004,3 triệu đồng, tương đương tỷ lệ tăng 3,84% so với năm 2016 Năm 2018, doanh thu giảm 2.510,8 triệu đồng, giảm 1,33% so với năm trước, nhưng đến năm 2019 lại tăng 6.976,9 triệu đồng, tỷ lệ tăng 3,74% Sự gia tăng doanh thu trong các năm này chủ yếu nhờ công ty ký kết nhiều hợp đồng kinh tế có giá trị, góp phần nâng cao lượng sản phẩm tiêu thụ Sự tăng trưởng liên tục qua các năm thể hiện vị thế vững chắc của công ty trên thị trường, dù trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt của nền kinh tế thị trường Công ty ngày càng nâng cao chất lượng sản phẩm và mở rộng quy mô kinh doanh, nhận được niềm tin của khách hàng Việc gia nhập WTO mang lại nhiều lợi ích nhưng cũng đặt ra không ít thách thức, trong đó cạnh tranh với các công ty trong khu vực Hà Nội là một phần không thể tránh khỏi.
Chỉ tiêu chi phí kinh doanh của công ty biến động không đều qua các năm, trong đó năm 2017 tăng 5.915,8 triệu đồng (tăng 3,28%), năm 2018 giảm 1.680,4 triệu đồng (giảm 0,90%), và năm 2019 tăng 6.121,0 triệu đồng (tăng 3,31%), thể hiện sự tiêu thụ sản phẩm đều đặn hàng năm Các khoản chi phí dành cho hoạt động bán hàng và quản lý doanh nghiệp cũng tăng, nhưng vẫn nằm trong kế hoạch với tỷ lệ tăng trưởng doanh thu phù hợp Những thành tựu gần đây của công ty chứng tỏ đã áp dụng các biện pháp tiết kiệm nguyên vật liệu, nhân công và sản xuất chung để giảm giá thành sản phẩm, nâng cao khả năng cạnh tranh trên thị trường.
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
2019 tăng 156,088 triệu đồng tương ứng với tỷ lệ tăng 23,23% so với năm 2018.
502 Bad GatewayUnable to reach the origin service The service may be down or it may not be responding to traffic from cloudflared
Công ty Cổ phần Khoa học Xây dựng luôn đạt kết quả kinh doanh khả quan nhờ vào những chỉ tiêu tiêu biểu phản ánh hiệu quả hoạt động Chất lượng công trình của công ty đáp ứng tốt yêu cầu của chủ đầu tư, thi công đúng tiến độ và góp phần vào sự phát triển của xã hội Thành tích này xứng đáng với những ưu đãi từ các bộ, ban ngành và UBND thành phố Hà Nội.
Kết quả hoạt động khác của công ty
2.2.1 Hoạt động thi đua, khen thưởng
Thi đua khen thưởng luôn đổi mới nhằm nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên – công nhân, kết hợp cả khen thưởng tinh thần lẫn vật chất để thúc đẩy sự nhiệt huyết và trách nhiệm trong công việc Công ty thường xuyên tổ chức các hoạt động như tham quan nghỉ mát, khám sức khỏe định kỳ nhằm đảm bảo năng suất lao động và nâng cao đời sống của người lao động Các ngày lễ, tết của dân tộc và ngành đều được tổ chức với phần quà dành cho cán bộ công nhân viên, cùng các phần quà cho con em cán bộ công nhân viên đạt thành tích tốt trong học tập và thi đấu Khen thưởng và kỷ luật luôn đi đôi, tạo môi trường làm việc công bằng, động viên và thúc đẩy sự phát triển của tập thể nhân viên trong công ty.
2.2.2 Hoạt động văn hóa – văn nghệ - thể thao
Nhân tố con người là nguồn lực quý giá nhất quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, vì vậy ban lãnh đạo công ty luôn chú trọng phát triển hoạt động phong trào văn hóa, văn nghệ và thể thao Dưới sự chỉ đạo của Chủ tịch Hồ Chí Minh về việc “Khoẻ để lao động, học tập; khoẻ để xây dựng và bảo vệ Tổ quốc,” công ty đã tích cực phát triển phong trào thể dục thể thao, cung cấp đầy đủ dụng cụ luyện tập cho các phòng ban Các hoạt động văn hóa, thể thao không chỉ góp phần nâng cao thể chất cán bộ công nhân viên mà còn chăm lo đời sống văn hoá tinh thần, giúp xây dựng môi trường làm việc tích cực, đoàn kết.
Hàng năm, Công ty tổ chức các buổi tổng kết kết quả hoạt động kinh doanh 6 tháng đầu năm và cả năm để đánh giá hiệu quả hoạt động Công ty cũng thực hiện các hoạt động phúc lợi như nghỉ mát và thăm hỏi khi ốm đau cho cán bộ công nhân viên và người thân, duy trì hàng năm với chi phí chiếm khoảng 15% lợi nhuận sau thuế Chi phí cho hoạt động phúc lợi thường tăng theo các hoạt động phát sinh hàng năm và lợi nhuận sau thuế của công ty đạt được.
Công ty ngày càng hoàn thiện các hoạt động hỗ trợ nhằm nâng cao đời sống của người lao động, giúp họ ổn định cuộc sống và yên tâm công tác lâu dài Những chính sách này góp phần tạo ra môi trường làm việc tích cực, thúc đẩy sự gắn bó và phát triển bền vững của nhân viên Việc chăm lo đời sống người lao động không chỉ nâng cao chất lượng cuộc sống mà còn nâng cao hiệu quả công việc, hướng tới sự phát triển toàn diện của công ty và nhân sự.
ĐÁNH GIÁ CÁC HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN KHOA HỌC XÂY DỰNG
Cơ cấu tổ chức của công ty
3.1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty
Công ty Cổ phần Khoa học Xây dựng sở hữu cơ cấu tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng, giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả hoạt động Với quy mô bộ máy tổ chức rõ ràng, cấu trúc chặt chẽ và logic, công ty thể hiện mối quan hệ rõ ràng giữa các cấp và sự thống nhất giữa các phòng ban Mỗi phòng ban không chỉ đảm nhiệm các chức năng, nhiệm vụ cụ thể mà còn phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác trong công ty, tạo nên một hệ thống vững chắc và đồng bộ để thực hiện các mục tiêu phát triển.
Cơ cấu trực tuyến tận dụng ưu điểm của hệ thống trực tuyến và cơ cấu chức năng để nâng cao hiệu quả hoạt động Tuy nhiên, việc này cũng dẫn đến xuất hiện những nhược điểm mới cần được khắc phục để đảm bảo ổn định và hiệu quả của hệ thống.
+ Người lãnh đạo phải thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa các bộ phận trực tuyến và các bộ phận chức năng.
Trong các tổ chức, những người lãnh đạo chức năng thường gặp phải nhiều ý kiến khác nhau, dẫn đến tình trạng họp bàn và tranh luận căng thẳng Điều này làm chậm quá trình ra quyết định, gây ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả làm việc và sự phát triển của doanh nghiệp Việc thiếu sự thống nhất trong lãnh đạo khiến quyết định không kịp thời, ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh và thành công của tổ chức.
3.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận
Cơ quan có đầy đủ quyền hạn thực hiện các quyền nhân danh Công ty, ngoại trừ những thẩm quyền thuộc về Đại Hội đồng cổ đông Nhiệm vụ của cơ quan này bao gồm quản trị Công ty theo điều lệ, các quy chế của Công ty và Nghị quyết của Đại Hội đồng cổ đông, đồng thời giám sát hoạt động của Giám đốc điều hành và cán bộ quản lý Họ còn có trách nhiệm xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn hạn và dài hạn hàng năm dựa trên các mục tiêu chiến lược do Đại Hội cổ đông phê duyệt Ngoài ra, cơ quan này còn thực hiện các quyền và nhiệm vụ khác theo quy định trong điều lệ của Công ty và Luật Doanh Nghiệp, đảm bảo hoạt động của công ty diễn ra đúng quy định và hướng tới sự phát triển bền vững.
+ Quyết định phương hướng kế hoạch, dự án sản xuất kinh doanh và các chủ trương lớn của công ty.
Quyết định hợp tác đầu tư và mở rộng kinh doanh dựa trên việc tối đa hóa nguồn lực sẵn có của công ty, đồng thời tự huy động vốn phù hợp với nhu cầu thị trường Việc này giúp doanh nghiệp tận dụng các nguồn lực hiệu quả, nâng cao khả năng cạnh tranh và đáp ứng nhanh chóng với những biến động của thị trường Chọn đối tác chiến lược phù hợp và kế hoạch mở rộng rõ ràng sẽ góp phần thúc đẩy sự phát triển bền vững của công ty.
+ Quyết định các vấn đề về tổ chức điều hành để đảm bảo hiệu quả cao, quyết định phân chia lợi nhuận và các quỹ của công ty.
+ Trực tiếp kí các hợp đồng của kinh tế với khách hàng.
+ Quyết định đề bạt, bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, miễn nhiệm phó giám đốc công ty, trưởng phòng và các chức danh trong công ty.
+ Tổ chức thanh tra và xử lý các vi phạm điều lệ công ty.
+ Thực hiện nộp ngân sách, các khoản phí và lệ phí, thuế hàng năm.
Giám đốc có quyền trực tiếp chỉ định các phòng ban và cá nhân thực hiện nhiệm vụ, không cần thông qua các phó giám đốc phụ trách lĩnh vực đó Điều này giúp đảm bảo quá trình ra quyết định nhanh chóng và hiệu quả hơn trong công ty Việc này cũng tạo điều kiện thuận lợi để giám đốc kiểm soát và phân công nhiệm vụ phù hợp với yêu cầu công việc Tại doanh nghiệp, quyền chỉ định trực tiếp này là một phần quan trọng để nâng cao năng suất và đảm bảo hoạt động vận hành suôn sẻ.
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty
PHÒNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH
PHÒNG KỸ THUẬT THI CÔNG
PHÒNG KHẢO SÁT ĐỊA HÌNH, ĐỊA CHẤT
CÁC ĐỘI THI CÔNG XÂY DỰNG, SẢN XUẤT
(Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính) Các phó giám đốc công ty
+ Phó giám đốc phụ trách công tác kinh tế - kế hoạch:
Quản lý và điều hành công tác lập kế hoạch cũng như quản trị kế hoạch sản xuất kinh doanh của Công ty đảm bảo hoạt động hiệu quả và bền vững Công tác quản lý hợp đồng kinh tế được thực hiện chặt chẽ để tối ưu hóa lợi nhuận và giảm thiểu rủi ro Đồng thời, hoạt động điều hành kế hoạch, hạch toán kinh tế và thanh quyết toán công trình theo hạng mục được thực hiện một cách chính xác và khoa học, góp phần nâng cao hiệu quả công việc và sự phát triển của doanh nghiệp.
- Xây dựng kế hoạch và điều hành kế hoạch tại Công ty.
- Đề xuất các ý tưởng, ứng dụng các công nghệ, thiết bị mới cho hoạt động triển khai đầu tư dự án của Công ty.
- Xây dựng kế hoạch, giải pháp và tổ chức thực hiện các mục tiêu – chính sách của Công ty đối với lĩnh vực phụ trách.
- Trực tiếp quản lý, điều hành hoạt động Kinh tế - Kế hoạch theo sự phân công của Hội đồng Quản trị, Giám đốc Công ty.
+ Phó giám đốc phụ trách công tác kỹ thuật:
Thẩm tra, thẩm định là các bước quan trọng để làm cơ sở trình cấp trên phê duyệt hồ sơ mời thầu và tổ chức đấu thầu nhằm đảm bảo quá trình triển khai dự án theo các quy định hiện hành Việc kiểm soát các hoạt động của Nhà thầu về tiến độ, chi phí, chất lượng và tuân thủ các điều khoản hợp đồng là yếu tố then chốt để đảm bảo dự án được thực hiện hiệu quả, đúng tiến độ và đạt tiêu chuẩn yêu cầu đề ra.
Tổ chức kiểm tra, rà soát và báo cáo cấp trên phê duyệt hồ sơ nghiệm thu thanh quyết toán, chất lượng, hoàn công của công trình và các hạng mục trong quá trình thi công của nhà thầu Quản lý quá trình kiểm tra chất lượng công trình nhằm đảm bảo công việc đạt chuẩn và đúng tiến độ Đề xuất các hồ sơ nghiệm thu, thanh toán và hoàn công phù hợp để hoàn tất các thủ tục pháp lý và đảm bảo tiến độ dự án Việc giám sát chặt chẽ giúp nâng cao chất lượng công trình, đảm bảo sự tuân thủ các quy định, tiêu chuẩn kỹ thuật và an toàn xây dựng.
Tổng hợp và đánh giá các vấn đề phát sinh nhằm tạo cơ sở để đề xuất giải pháp phù hợp cho cấp trên Quá trình này giúp xử lý các vướng mắc, đảm bảo dự án duy trì chất lượng, tiến độ và đạt hiệu quả đầu tư cao nhất Phân tích chính xác các yếu tố ảnh hưởng là yếu tố then chốt trong việc nâng cao hiệu quả quản lý dự án.
- Xây dựng quy trình, áp dụng duy trì và cải tiến không ngừng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO
- Tổng hợp báo cáo định kỳ theo yêu cầu của cấp trên và đánh giá kết quả thực hiện dự án.
- Phòng Tổ chức Hành chính
Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc công ty trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực hiệu quả để đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh thông suốt Đảm nhận công tác tổ chức thực hiện các chính sách về bảo hộ lao động, chế độ chính sách và chăm sóc sức khỏe cho người lao động nhằm nâng cao năng suất và đảm bảo an toàn tại nơi làm việc Đồng thời, chịu trách nhiệm bảo vệ quân sự theo đúng luật pháp và quy chế của công ty, góp phần giữ vững an ninh nội bộ và duy trì môi trường làm việc ổn định.
+ Kiểm tra đôn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nghiêm túc nội quy, quy chế của công ty.
Phòng Kế toán Tài chính
+ Quản lý toàn bộ vốn, nguồn vốn, quỹ trong công ty Ghi chép, phản ánh chính xác, kịp thời và có hệ thống diễn biến nguồn vốn.
Ngân hàng đóng vai trò chính trong việc cung cấp các dịch vụ cho vay và làm trung tâm thanh toán nội bộ của công ty Ngoài ra, ngân hàng còn tổng hợp báo cáo tài chính, kết quả kinh doanh và lập các báo cáo thống kê để hỗ trợ phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh Các hoạt động này nhằm phục vụ công tác kiểm tra thực hiện kế hoạch của công ty một cách hiệu quả và chính xác.
Công ty hoạt động dưới sự điều hành trực tiếp của Ban Giám đốc và các cơ quan quản lý nhà nước, đảm bảo tuân thủ các quy định về kế toán và thống kê nhà nước Tổ chức hạch toán kế toán của công ty phản ánh chính xác các hoạt động kinh doanh theo đúng pháp luật kế toán nhà nước Việc quản lý tài chính và kế toán của công ty tuân theo các chuẩn mực và quy định của pháp luật nhằm đảm bảo minh bạch và chính xác trong báo cáo tài chính.
Phòng Kỹ thuật Thi công
Tham mưu cho lãnh đạo công ty trong công tác quản lý kỹ thuật và quản lý chất lượng để đảm bảo an toàn thi công công trình, từ đó thúc đẩy hiệu quả sản xuất kinh doanh Đồng thời, nghiên cứu và đề xuất các giải pháp cải tiến kỹ thuật nhằm hợp lý hóa quá trình sản xuất, nâng cao năng suất và chất lượng công trình.
Lập thiết kế thi công dưới dạng sơ đồ công nghệ cho các dự án có giá trị từ 1 tỷ đồng trở lên đảm bảo đáp ứng yêu cầu đấu thầu và thị công Các dự án này cần được cấp có thẩm quyền phê duyệt để đảm bảo tính khả thi cao Ngoài ra, đề xuất các giải pháp thi công nhằm đẩy nhanh tiến độ công trình và nâng cao chất lượng công trình là yếu tố quan trọng để đảm bảo thành công của dự án.
Quản trị và phát triển nguồn nhân lực
3.2.1 Tình hình lao động trong công ty
Ngoài đội ngũ cán bộ công nhân viên, Công ty còn có đông đảo công nhân làm việc tại công trường, được tổ chức thành các tổ, đội và trạm như tổ điện nước, tổ đo đạc Các tổ, đội này chịu sự quản lý trực tiếp của các phòng ban trong Công ty và đóng vai trò là lực lượng lao động chủ yếu, đảm bảo hoạt động sản xuất và thi công đạt hiệu quả cao.
Dựa trên bảng 3.1, tỷ lệ lao động nam trong Công ty rất cao so với nữ, với cơ cấu lao động nam chiếm khoảng 88-94% qua các năm từ 2016 đến 2019, trong khi tỷ lệ nữ chỉ dao động từ 6-12% Điều này phản ánh rằng công ty chủ yếu tuyển dụng và bố trí lao động là nam giới, phù hợp với đặc thù công việc nặng nhọc và vất vả Sự chênh lệch giới tính này đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân bổ lao động làm ca và thực hiện các nhiệm vụ đòi hỏi sức khỏe và thể lực cao, phù hợp với ngành nghề hoạt động của công ty.
Bảng 3.1: Cơ cấu lao động theo tính chất lao động và theo giới tính
Tỷ trọng (người) (%) (người) (%) (người) (%) (người) (%)
Theo tính chất lao động 154 100 175 100 184 100 185 100
(Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính)
Cơ cấu lao động theo tính chất công việc của Công ty Cổ phần Khoa học Xây dựng phù hợp với ngành nghề xây dựng, chủ yếu tập trung vào lực lượng công nhân trực tiếp Năm 2016, công ty chú trọng tuyển dụng và đào tạo công nhân kỹ thuật để đảm bảo hiệu quả sản xuất Điều này phản ánh sự ổn định trong cơ cấu lao động, giúp nâng cao năng suất và chất lượng công trình Việc duy trì tỷ lệ phù hợp giữa lao động kỹ thuật và nhân công phổ thông là yếu tố then chốt để đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và tiến độ thi công.
140 người chiếm 91% còn lao động quản lý là 14 người chiếm 9%, năm 2017 cơ cấu lao động công nhân kỹ thuật là 159 người chiếm 91% còn lao động quản lý là
Trong năm 2018 và 2019, cơ cấu lao động của công ty cho thấy sự ổn định về tỷ lệ nhân viên kỹ thuật và quản lý Cụ thể, công nhân kỹ thuật chiếm khoảng 92% tổng số lao động, tương ứng là 170 và 171 người trong năm 2018 và 2019 Trong khi đó, số lao động quản lý duy trì ở mức 14 người, chiếm khoảng 8% tổng số lao động trong cả hai năm.
3.2.2 Công tác tuyển dụng nhân lực
* Kế hoạch và kết quả tuyển dụng nhân lực
Khối lượng công việc trong các phòng ban của công ty được xác định dựa trên tình hình lao động thực tế Khi số lượng nhân viên hiện tại không đáp ứng đủ khối lượng công việc cần thiết, trưởng các phòng ban sẽ đề xuất với Giám đốc để tuyển thêm nhân sự Việc duy trì đủ nhân lực giúp đảm bảo hoạt động của từng phòng ban diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Theo yêu cầu mở rộng quy mô sản xuất kinh doanh để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng ổn định, phòng Tổ chức Hành chính phối hợp với các phòng ban để xác định số lượng lao động cần bổ sung Quá trình này bao gồm tổng hợp và cân đối nhu cầu nhân sự, trình Giám đốc phê duyệt, thường diễn ra vào cuối năm trước nhằm lập kế hoạch nhân sự cho năm sau Các phòng ban dựa trên khối lượng công việc dự kiến để đề xuất nhu cầu nhân lực phù hợp, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh phát triển bền vững.
Nhu cầu tuyển dụng nhân lực của Công ty trong những năm gần đây:
Bảng 3.2: Nhu cầu tuyển dụng nhân lực của Công ty Đơn vị: Người
Nhu cầu tuyển dụng nhân lực 35 38 40 43
(Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính)
Việc xác định nhu cầu tuyển dụng lao động mang lại những lợi ích nhất định như xác định số lượng lao động cần tuyển, mục đích tuyển dụng phù hợp cho các phòng ban và thời gian tuyển dụng Tuy nhiên, hoạt động này còn gặp một số hạn chế, chẳng hạn như chưa phân loại rõ cơ cấu lao động cần tuyển là nhân viên gián tiếp hay trực tiếp, dài hạn hay ngắn hạn, gây ảnh hưởng đến hiệu quả tuyển dụng của công ty.
* Kết quả tuyển dụng nhân lực
Với quy trình tuyển dụng bài bản và các tiêu chuẩn nghiêm ngặt, công ty luôn có nguồn lao động phong phú từ bên ngoài và nội bộ, đảm bảo tuyển dụng được nhân lực có trình độ, chuyên môn phù hợp với các hoạt động sản xuất kinh doanh sắp tới Nhờ vậy, công ty duy trì đội ngũ nhân sự chất lượng, đáp ứng kịp thời các yêu cầu phát triển của doanh nghiệp trong những năm qua.
Bảng 3.3: Kết quả tuyển dụng nhân lực của Công ty Đơn vị: Người
Nhu cầu tuyển dụng nhân lực 35 38 40 43
Kết quả tuyển dụng nhân lực 35 38 40 43
(Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính)
Trong các năm qua, công ty luôn tuyển dụng đúng số lượng theo kế hoạch đề ra, với tỷ lệ tuyển chọn đạt 100% Cụ thể, năm 2016 tuyển 35 người, năm 2017 là 38 người, năm 2018 là 40 người, và năm 2019 là 43 người, hoàn thành mục tiêu tuyển dụng đã đề ra Thành công này nhờ vào quy trình tuyển chọn kỹ càng, từ khâu xem xét hồ sơ ứng viên đến thông báo kết quả dự tuyển Tỷ lệ tuyển chọn bình quân đạt 100% so với nhu cầu tuyển dụng, khẳng định chất lượng và hiệu quả trong quá trình tuyển dụng của công ty.
Sơ đồ 3.2: Quy trình tuyển dụng nhân lực tại công ty
(Nguồn: Phòng Tổ chức Hành chính)
Giải thích quy trình tuyển dụng của công ty:
Bước 1: chuẩn bị và thông báo tuyển dụng
+ Thành lập hội đồng tuyển dụng
+ Nghiên cứu các văn bản, quyết định của Nhà nước, doanh nghiệp và tổ chức liên quan đến tuyển dụng
Công ty đã đăng thông báo tuyển dụng trên website chính thức cũng như dán poster tại cổng công ty để đảm bảo tất cả nhân viên đều được cập nhật về cơ hội nghề nghiệp Thông báo tuyển dụng này được gửi trực tiếp đến từng nhân viên nhằm thúc đẩy sự tham gia và nắm bắt thông tin đầy đủ từ phía các cán bộ công ty.
Chuẩn bị, thông báo tuyển dụng
Nhận hồ sơ xin việc Sơ tuyển qua hồ sơ và kiểm tra Phỏng vấn
Ra quyết định tuyển dụng
Thông báo cần cung cấp các thông tin cơ bản rõ ràng cho ứng viên về yêu cầu công việc, bao gồm trình độ học vấn phù hợp, kiến thức chuyên môn, kỹ năng cần thiết và phẩm chất cá nhân phù hợp với vị trí tuyển dụng Các đặc điểm cá nhân như khả năng làm việc nhóm, tinh thần trách nhiệm và thái độ chuyên nghiệp cũng cần được đề cập để giúp ứng viên hiểu rõ yêu cầu của công việc Việc này không chỉ nâng cao hiệu quả tuyển dụng mà còn tăng khả năng ứng viên phù hợp tham gia thi tuyển, đảm bảo quá trình tuyển chọn diễn ra hiệu quả và minh bạch.
Bước 2: nhận hồ sơ xin việc
Phòng Tổ chức Hành chính nhận hồ sơ xin việc trong vòng 3-5 ngày làm việc, đảm bảo quy trình nhanh chóng và thuận tiện Hồ sơ xin việc cần chuẩn bị đầy đủ theo mẫu thống nhất của Nhà nước, bao gồm đơn xin việc, sơ yếu lý lịch có chứng thực, CMND, giấy chứng nhận sức khỏe, bản sao hộ khẩu, bằng cấp chuyên môn và chứng chỉ nghiệp vụ Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ giúp nâng cao khả năng đậu tuyển dụng và đảm bảo thủ tục hành chính diễn ra suôn sẻ.
Bước 3: sơ tuyển qua hồ sơ và kiểm tra
Sau khi nhận đơn xin việc, bộ phận sơ tuyển sẽ nghiên cứu và sàng lọc hồ sơ dựa trên tiêu chí gồm Tâm – Chí – Tài để đánh giá đầy đủ các yếu tố quan trọng của ứng viên Quá trình này nhằm ghi nhận các thông tin chủ yếu như học vấn, kinh nghiệm, quá trình công tác, khả năng tri thức, sức khỏe, kỹ năng nghề nghiệp, tính cách, đạo đức và nguyện vọng của ứng viên Bộ phận sơ tuyển sẽ xem xét tính phù hợp của hồ sơ với yêu cầu tuyển dụng, loại bỏ những hồ sơ không đạt chuẩn và chuẩn bị hội đồng thi tuyển cùng thông báo cho các ứng viên chuẩn bị tham gia phỏng vấn Đây là bước quan trọng để lựa chọn ứng viên phù hợp, đảm bảo sự cân đối giữa kỹ năng, phẩm chất và khả năng phù hợp với vị trí tuyển dụng.
Các cán bộ liên quan đến vị trí ứng tuyển sẽ trực tiếp tham gia phỏng vấn để đánh giá phù hợp với yêu cầu công việc Buổi phỏng vấn giúp nhà tuyển dụng hiểu rõ hơn về tính cách, khả năng và sự phù hợp của ứng viên với vị trí cần tuyển Ngoài ra, phỏng vấn còn là cơ hội để kiểm tra tính xác thực của thông tin trong hồ sơ ứng tuyển Ứng viên được chọn sẽ nhận thông báo kết quả trong vòng 7 ngày kể từ ngày phỏng vấn, đảm bảo quy trình tuyển dụng minh bạch và chuyên nghiệp.
Bước 5: thẩm tra hồ sơ
Quá trình xác minh lý lịch giúp làm rõ những điểm chưa rõ về ứng viên tiềm năng Điều này được thực hiện thông qua việc tiếp xúc với đồng nghiệp cũ, bạn bè, thầy cô giáo hoặc lãnh đạo cũ của ứng viên, nhằm đánh giá chính xác năng lực và phẩm chất của họ.
Quản trị quá trình sản xuất
3.3.1 Tiêu chuẩn chất lượng sản phẩm
Các sản phẩm công trình của Công ty được thiết kế và thi công theo tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN) do Bộ Xây dựng quy định, đảm bảo chất lượng và an toàn Tuỳ thuộc vào đặc điểm và mục đích sử dụng của từng công trình hoặc hạng mục, chủ đầu tư có thể đưa ra các tiêu chuẩn chất lượng riêng để phù hợp với yêu cầu dự án Điều này đảm bảo rằng các công trình của Công ty luôn tuân thủ các quy định của ngành xây dựng tại Việt Nam, mang lại sự an tâm và tin tưởng cho khách hàng.
3.3.2 Tính chất của sản phẩm
Sản phẩm xây lắp của công ty thường có giá trị lớn, kết cấu phức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian thi công kéo dài, đòi hỏi công tác quản lý, hạch toán khó khăn do đặc điểm này Trước khi bắt đầu xây dựng, công ty phải lập dự toán cho từng công trình, hạng mục, và quá trình thi công phải được so sánh với dự toán để đảm bảo chính xác trong bán hàng hoặc bàn giao Sản phẩm xây lắp thường cố định tại nơi sản xuất, vật tư, phương tiện vận tải và thiết bị phải di chuyển theo địa điểm xây dựng, gây phức tạp trong công tác quản lý và hạch toán chi phí Các chứng từ kế toán phải chuyển về phòng tài chính kế toán từ nhiều địa bàn khác nhau, trong khi mức chi phí có thể dao động lớn tùy theo địa phương, làm tăng độ phức tạp trong quản lý chi phí xây lắp.
Hoạt động sản xuất của Công ty diễn ra tại nhiều công trình và hạng mục công trình khác nhau trên địa bàn Hà Nội và các tỉnh lân cận Do ngành xây dựng có tính chất đặc thù là sản phẩm đơn chiếc, nên chi phí sản xuất thường được xác định theo từng công trình, hạng mục hoặc giai đoạn công việc hoàn thành theo quy ước với khách hàng hoặc chủ đầu tư.
Các sản phẩm xây dựng có giá trị lớn thường dẫn đến thời gian thi công kéo dài qua nhiều năm, chịu ảnh hưởng nhiều từ yếu tố tự nhiên Thời gian thi công kéo dài gây tăng chi phí và gây ảnh hưởng đến tiến độ dự án Do đó, yếu tố tự nhiên đóng vai trò quan trọng trong quá trình thi công các công trình xây dựng quy mô lớn.
3.3.5 Quy trình sản xuất sản phẩm
Ngành xây dựng đặc điểm nổi bật của Công ty không phải là việc sử dụng máy móc tự động hoặc dây chuyền sản xuất hiện đại, mà chủ yếu tập trung vào quy trình đấu thầu, thi công và bàn giao công trình một cách liên tục và chuyên nghiệp Quy trình này đảm bảo tiến độ, chất lượng công trình và sự hài lòng của khách hàng trong từng dự án Ngoài ra, công ty còn cung cấp dịch vụ sửa chữa máy móc, thiết bị xây dựng một cách tận tâm và hiệu quả, góp phần nâng cao năng lực và uy tín trên thị trường xây dựng.
Có thể khái quát quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty Cổ phần Khoa học Xây dựng như sau:
Tìm kiếm thông tin đấu thầu
Tìm kiếm thông tin đấu thầu
Khảo sát thiết kế Xây thô Xây thô
Mua, thuê vật tư dụng cụ, máy móc
Mua, thuê vật tư dụng cụ, máy móc Hoàn thiện Hoàn thiện
Phân bổ vật tư máy móc cho các đội
Phân bổ vật tư máy móc cho các đội
Dự toán chi tiết nội bộ
Dự toán chi tiết nội bộ
Sơ đồ 3.3: Quy trình sản xuất sản phẩm của Công ty
(Nguồn: Phòng Kỹ thuật Thi công)
Thuyết minh quy trình sản xuất sản phẩm xây dựng tại công ty
Tìm kiếm thông tin đấu thầu là quá trình nhận diện các cơ hội hợp tác dự án thông qua các nguồn như thư mời thầu do bên chủ đầu tư gửi trực tiếp hoặc thông báo mời thầu được công khai trên các phương tiện truyền thông Việc này giúp các công ty nắm bắt kịp thời các dự án phù hợp để tham gia đấu thầu, nâng cao khả năng cạnh tranh và đảm bảo xúc tiến các cơ hội hợp tác hiệu quả.
Khảo sát hiện trường: tìm hiểu những thông tin về công trình, từ đó xác định khả năng thi công công trình của Công ty.
Tham gia đấu thầu đòi hỏi công ty phải chuẩn bị các thủ tục cần thiết dựa trên các căn cứ như biện pháp thi công, hồ sơ kỹ thuật, lao động và các điều kiện khác trong hồ sơ mời thầu Việc này đảm bảo sự phù hợp và chuẩn xác trong quá trình đăng ký tham gia, tăng khả năng thành công Chuẩn bị hồ sơ kỹ thuật đầy đủ và chính xác cũng là yếu tố quan trọng giúp nâng cao cơ hội đạt thầu Đồng thời, công ty cần xem xét kỹ các điều kiện về lao động và các yêu cầu trong hồ sơ mời thầu để đảm bảo tuân thủ và đáp ứng các tiêu chuẩn đề ra.
+ Lập biện pháp thi công và tiến độ thi công
+ Lập dự toán và xác định giá bỏ thầu.
+ Giấy bảo lãnh dự thầu của ngân hàng.
+ Cam kết cung ứng tín dụng.
Khi trúng thầu, công ty và chủ đầu tư sẽ tiến hành thương thảo và ký kết hợp đồng xây dựng Công ty có thể yêu cầu chủ đầu tư ứng trước một khoản vốn nhất định theo thỏa thuận hợp đồng và quy định của luật xây dựng Điều này đảm bảo quyền lợi và cam kết tài chính giữa các bên trong dự án xây dựng.
Dự toán chi tiết nội bộ là quá trình tính toán các yếu tố đầu vào quan trọng như nhân công, vật tư, máy móc, thời gian thi công và số vốn cần thiết để đảm bảo kế hoạch thi công hoàn chỉnh Việc dự toán chính xác các yếu tố này đóng vai trò then chốt trong việc quản lý dự án hiệu quả và đảm bảo tiến độ, ngân sách được kiểm soát chặt chẽ, giúp dự án diễn ra thuận lợi và thành công.
Khảo sát thiết kế là bước quan trọng trong quá trình thi công xây dựng, nơi các kỹ sư lập bản thiết kế chi tiết cho công trình Quá trình này bao gồm việc tính toán kỹ lưỡng các hạng mục công trình để đảm bảo độ chính xác và an toàn Việc khảo sát thiết kế giúp xác định phương án thi công tối ưu, giảm thiểu rủi ro và tiết kiệm chi phí thi công Đây là bước chuẩn bị cần thiết để tiến hành thi công một cách hiệu quả, đúng tiến độ và đạt tiêu chuẩn kỹ thuật cao.
Phòng Kế hoạch Sản xuất của công ty chịu trách nhiệm mua và thuê vật tư, dụng cụ, máy móc cho công trình Để đảm bảo tiến độ thi công không bị gián đoạn, tất cả vật tư, dụng cụ và máy móc cần được mua hoặc ký hợp đồng cung cấp ngay từ đầu dự án Việc chuẩn bị đầy đủ vật tư từ đầu giúp kiểm soát chi phí, giảm thiểu rủi ro thiếu hụt trong quá trình thi công.
Phân bổ vật tư máy móc cho các đội: phân bổ các yếu tố cho từng đội xây dựng quản lý và sử dụng.
Khởi công đổ móng bắt đầu bằng việc sử dụng nhân công kết hợp với máy móc thiết bị và vật liệu để đào móng công trình, đồng thời tiến hành gia cố nền móng và chống nún đất Sau đó, thi công móng bao gồm lắp đặt cốt pha, cốt thép, đổ bê tông để hoàn thiện hệ móng của công trình, đảm bảo tính chắc chắn và ổn định cho toàn bộ dự án xây dựng.
Xây thô: thi công bê tông cốt thép phần thân và mái nhà, thực hiện phần xây thô, bao che cho công trình, hạng mục công trình.
Hoàn thiện công trình bao gồm các bước lắp đặt hệ thống điện, nước, cửa, và thi công trát, ốp lát, quét sơn hoặc quét vôi cho toàn bộ hạng mục công trình Với nền tảng là đơn vị chuyên môn về cốt pha và nội thất, công ty đảm nhận trực tiếp các công đoạn này mà không cần thuê ngoài, giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng thi công.
Nghiệm thu: công trình, hạng mục công trình sau khi được các kỹ sư đánh giá chất lượng đảm bảo sẽ được bàn giao cho chủ đầu tư.
Quyết toán công trình là bước cuối cùng sau khi dự án được bàn giao, trong đó chủ đầu tư sẽ thanh toán phần còn lại của giá trị xây dựng sau thời gian bảo hành Thông thường, chủ đầu tư giữ lại 5% giá trị công trình để đảm bảo quyền lợi bảo hành, và sẽ thanh toán số tiền này sau khi thời gian bảo hành kết thúc Các cán bộ quản trị hoạt động sản xuất của Công ty đều được đào tạo bài bản, có đủ năng lực để điều hành công việc hiệu quả Các phòng ban trong công ty được giao quyền hạn rõ ràng nhằm đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra thuận lợi theo yêu cầu công việc.
Quy trình tổ chức thực hiện công tác được thực hiện một cách bài bản và theo trình tự rõ ràng Hệ thống kiểm tra, theo dõi công việc được duy trì thường xuyên, chặt chẽ, đảm bảo ghi chép đầy đủ tất cả các kết quả sản xuất từ khâu nhận vật tư đến hoàn thành bàn giao công trình Các báo cáo thường xuyên đều được gửi đến Ban Giám đốc để đảm bảo sự kiểm soát và quản lý chặt chẽ tiến độ cũng như chất lượng dự án.
3.3.6 Cơ cấu tổ chức sản xuất
Quản trị cung ứng nguyên vật liệu
3.4.1 Đặc điểm nguyên vật liệu
Công ty Cổ phần Khoa học Xây dựng hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, đặc thù với việc sử dụng đa dạng các loại vật liệu phù hợp cho các công trình lớn Các vật liệu bao gồm sản phẩm của ngành công nghiệp như xi măng, sắt, thép, ngành lâm nghiệp như tre, nứa, gỗ, và ngành khai thác như cát, đá, sỏi, tùy thuộc vào yêu cầu của từng dự án và có thể qua chế biến hoặc chưa qua chế biến Một số vật liệu được sử dụng với số lượng lớn như xi măng, sắt, thép, trong khi đó có loại chỉ cần một lượng nhỏ như vôi, vít, đinh, phản ánh tính đa dạng và phong phú của vật liệu xây dựng tại công ty.
Hầu hết các vật liệu xây dựng trực tiếp tạo nên kết cấu của công trình, đóng vai trò then chốt trong quá trình thi công Chi phí vật liệu chiếm khoảng 70% tổng chi phí xây dựng, phản ánh tầm quan trọng của việc kiểm soát giá và số lượng vật liệu để tối ưu hóa lợi nhuận Một sự biến động nhỏ về giá mua hoặc lượng vật liệu sử dụng có thể gây ảnh hưởng lớn đến tổng giá thành dự án, từ đó ảnh hưởng đáng kể đến kết quả kinh doanh của doanh nghiệp xây dựng.
Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Khoa học Xây dựng yêu cầu phải thực hiện chính xác và rõ ràng để tránh nhầm lẫn Việc hạch toán nguyên vật liệu được coi là một phần hành đặc biệt quan trọng trong quản lý doanh nghiệp Chính xác trong công tác kế toán nguyên vật liệu giúp đảm bảo kiểm soát tốt lượng tồn kho và nâng cao hiệu quả sản xuất Kế toán nguyên vật liệu đúng quy trình góp phần tăng cường tính minh bạch và hỗ trợ ra quyết định chính xác cho lãnh đạo công ty.
3.4.2 Hoạt động mua sắm và vận chuyển nguyên vật liệu Để có thể tiến hành sản xuất thì bước đầu tiên là phải mua NVL Khâu thu mua quyết định đến chất lượng NVL từ đó ảnh hưởng đến chất lượng của hoạt động sản xuất Do vậy việc quản lý nguyên vật liệu từ khâu thu mua rất quan trọng, làm tốt khâu thu mua sẽ giúp cho việc tiến hành sản xuất chủ động, liên tục không bị gián đoạn.
Dựa trên nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và nhu cầu cụ thể của từng đội thi công, giám đốc công ty phân công nhiệm vụ hàng tháng hoặc hàng quý để đảm bảo tiến độ công việc Các phân công này giúp tối ưu hóa hiệu quả thi công và đáp ứng đúng tiến độ dự án Việc phân chia rõ ràng nhiệm vụ cũng hỗ trợ kiểm soát tiến độ và nâng cao năng suất làm việc của các đội thi công.
Phòng Kế toán Tài chính phối hợp với phòng Kỹ thuật Thi công để lập dự trù nguyên vật liệu cho từng hoạt động sản xuất hoặc đội thi công, đảm bảo chuẩn bị đầy đủ nguồn lực cần thiết Quá trình này giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm thiểu lãng phí nguyên vật liệu Tài liệu dự trù được trình Giám đốc công ty ký duyệt để đảm bảo tính chính xác và phù hợp với kế hoạch sản xuất Việc có nguyên vật liệu dự trù rõ ràng góp phần nâng cao hiệu quả công tác thi công và quản lý dự án.
Nhân viên phòng Kỹ thuật Thi công chịu trách nhiệm gửi đơn đặt hàng, ký kết hợp đồng và theo dõi quá trình vận chuyển vật tư Quá trình thủ tục mua hàng bao gồm nghiên cứu thị trường, lấy báo giá, soạn thảo hợp đồng kinh tế và trình ký chủ thể hợp đồng hai bên Sau đó, nhân viên kỹ thuật bàn giao nguyên vật liệu cho nhân viên kho, người có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra chứng từ như hoá đơn GTGT và các chứng chỉ kỹ thuật (nếu có) Khi nguyên vật liệu đã được kiểm nghiệm và nhập kho thành công, nhân viên kho sẽ mang hồ sơ nhập kho đến phòng Tài chính kế toán để tiến hành thanh toán cho bên bán.
Công ty thường mua đủ nguyên vật liệu cần thiết cho từng giai đoạn sản xuất để đảm bảo hoạt động diễn ra thuận lợi và liên tục Việc này giúp tránh tồn kho lâu ngày gây giảm chất lượng sản phẩm và gây lãng phí vốn đầu tư Quản lý nguyên vật liệu hiệu quả góp phần tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm thiểu rủi ro về hàng tồn kho không cần thiết.
Nguyên vật liệu mua về trước khi nhập kho đều được kiểm nghiệm về số lượng, chất lượng, chủng loại và quy cách để đảm bảo tiêu chuẩn Ban kiểm nghiệm gồm có đại diện phòng Kỹ thuật Thi công, phòng Thiết kế kỹ thuật và Thủ kho, nhằm đảm bảo sự kiểm soát chặt chẽ và chính xác trong quá trình nhập vật tư Quá trình kiểm nghiệm này giúp đảm bảo nguyên vật liệu đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và tiêu chuẩn chất lượng đề ra.
Các loại nguyên vật liệu (NVL) được vận chuyển từ nhà cung cấp về kho của công ty chủ yếu qua đường bộ, trong khi một số loại như hóa chất được vận chuyển bằng đường biển Khi tới các bến đò, công ty sẽ cử xe đến tận nơi để nhận NVL, và nếu không có xe sẵn, công ty sẽ thuê phương tiện vận tải bên ngoài để đảm bảo luồng cung ứng diễn ra thuận lợi.
3.4.3 Việc xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu
Việc xây dựng định mức nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao quản lý, tối ưu hóa cung ứng và tiết kiệm nguyên vật liệu Hiện nay, Phòng Kỹ thuật Thi công đảm nhiệm công tác xây dựng các định mức tiêu dùng nguyên vật liệu Các cán bộ kỹ thuật phải dựa trên chất lượng nguyên vật liệu, chế độ bảo quản, hệ thống công nghệ máy móc thiết bị và trình độ tay nghề của công nhân để xác định đúng định mức Ngoài ra, quá trình này còn kết hợp kinh nghiệm, phân tích kinh tế kỹ thuật và các yếu tố ảnh hưởng tới tiêu hao nguyên vật liệu thực tế nhằm xác định chính xác định mức Dưới cơ sở đó, cơ cấu của định mức nguyên vật liệu được phân thành hai thành phần chính: hao phí có ích và hao phí vô ích, giúp các bộ phận liên quan kiểm soát và tối ưu hóa tiêu hao nguyên vật liệu hiệu quả hơn.
- Hao phí có ích là phần nguyên vật liệu tiêu dùng thuần túy có tính ổn định cao và trong thời gian dài
Hao phí vô ích là phần nguyên vật liệu tiêu dùng nhưng không góp phần vào giá trị của thành phẩm cuối cùng Đây là các hao phí phát sinh trong quá trình sản xuất, được xác định bằng một tỷ lệ cố định dựa trên tổng lượng nguyên vật liệu tiêu thụ Hiểu rõ về hao phí vô ích giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí sản xuất hiệu quả, nâng cao năng suất và tối ưu hóa lợi nhuận Quản trị hao phí vô ích đóng vai trò quan trọng trong việc giảm thiểu lãng phí nguyên vật liệu, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh.
3.4.4 Hoạt động cấp phát nguyên vật liệu
Trong quá trình hoạt động, các phòng ban và đội thi công thường phát sinh nhu cầu về nguyên vật liệu để đảm bảo tiến trình công việc Các cá nhân chịu trách nhiệm tại mỗi bộ phận cần xác định chính xác loại và số lượng nguyên vật liệu phù hợp dựa trên tình hình thực tế của bộ phận Việc này giúp đảm bảo sự phối hợp hiệu quả và duy trì tiến độ thi công, đồng thời tối ưu hóa nguồn lực và giảm thiểu lãng phí trong quá trình tổ chức dự án.
Sau khi lập giấy đề nghị xuất vật tư, các bộ phận gửi yêu cầu lên phòng kế toán tài chính để được duyệt Khi đề nghị được phê duyệt, các bộ phận tiến hành nhận vật liệu từ kho nguyên vật liệu của công ty để đảm bảo quy trình nhập xuất vật tư rõ ràng và hiệu quả.
Việc sử dụng nguyên vật liệu tại các bộ phận và đội thi công cần chú trọng đến mục tiêu tiết kiệm và hiệu quả Quá trình sử dụng nguyên vật liệu phải được ghi chép đầy đủ nhằm tránh mất mát trong quá trình thi công Đội thi công dựa trên các định mức tiêu hao nguyên vật liệu do phòng kỹ thuật đề ra để đảm bảo sử dụng đúng mức và hiệu quả Mỗi cá nhân trong công ty phải sử dụng nguyên vật liệu đúng mục đích, tiết kiệm, và đạt hiệu quả theo sự giám sát của quản lý từng bộ phận.
ƯU ĐIỂM, HẠN CHẾ CHỦ YẾU TRONG HOẠT ĐỘNG KINH
Ưu điểm
Cơ cấu trực tuyến - chức năng đã lợi dụng được ưu điểm của cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng.
Công ty đã xây dựng quy trình tuyển dụng rõ ràng, đầy đủ, từ xác định nhu cầu tuyển dụng đến tuyển chọn nhân viên mới sau thời gian thử việc Quá trình tuyển dụng được chuyên môn hóa cao, sử dụng các biểu mẫu nhân sự giúp đánh giá ứng viên chính xác và kiểm soát chặt chẽ, đảm bảo công bằng trong tuyển dụng.
Các hình thức trả lương của công ty rất hiệu quả, kết hợp giữa trả lương theo thời gian và trả lương khoán nhằm đảm bảo công bằng và thúc đẩy khả năng làm việc của nhân viên Việc xây dựng hệ số lương dựa trên cơ cấu 4 bậc giúp tạo động lực cho người lao động phấn đấu và rèn luyện để nâng cao mức lương, từ đó đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc và thúc đẩy sự phát triển của công ty.
Công ty Cổ phần Khoa học Xây dựng thực hiện chế độ phúc lợi một cách nghiêm túc và đầy đủ theo quy định của Nhà nước, đảm bảo 100% người lao động được tham gia bảo hiểm Chính sách bảo hiểm toàn diện này giúp nhân viên yên tâm công tác, nâng cao tinh thần làm việc và góp phần tăng năng suất lao động trong công ty.
Mỗi lao động đều có chương trình đào tạo riêng, giúp việc đào tạo trở nên thuận lợi hơn Việc phân loại lao động rõ ràng cho phép các chương trình đào tạo cung cấp kiến thức phù hợp và sát với yêu cầu công việc Điều này đảm bảo nhân viên nắm rõ nhiệm vụ và nâng cao hiệu quả công việc.
Trong công tác tổ chức sản xuất, các đội thi công đã linh hoạt và phối hợp nhịp nhàng để hoàn thành các hợp đồng kinh tế đã ký kết Việc sản xuất không bị giới hạn về khuôn xếp, giúp nâng cao khả năng thích ứng, cho phép thay đổi kế hoạch sản xuất linh hoạt nhằm đáp ứng các biến đổi và yêu cầu phát sinh của công ty.
Việc cấp phát nguyên vật liệu tại công ty hiện được thực hiện theo định mức, giúp quản lý nguyên vật liệu xuất kho dễ dàng và chính xác Quá trình xuất kho được ghi nhận rõ ràng bằng phiếu xuất kho, có sự xác nhận của Thủ kho trong nhật ký kho và kế toán vật tư, đảm bảo minh bạch và tránh mất mát nguyên vật liệu Hệ thống này hỗ trợ công ty kiểm soát tồn kho hiệu quả, dễ dàng quyết toán và tính toán chi phí kinh doanh chính xác, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính và vận hành.
Hạn chế
Người lãnh đạo cần thường xuyên giải quyết mối quan hệ giữa các bộ phận trực tuyến và bộ phận chức năng để duy trì hoạt động hiệu quả Tuy nhiên, các lãnh đạo chức năng thường có ý kiến khác nhau, gây ra những cuộc họp tranh luận căng thẳng và làm chậm quá trình ra quyết định Điều này ảnh hưởng đến tốc độ phản ứng và hiệu quả công việc, đòi hỏi người lãnh đạo phải đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác để đảm bảo sự phối hợp xuyên suốt trong tổ chức.
Việc xác định nhu cầu lao động hiện nay còn mang tính sơ sài, chủ yếu dựa vào khối lượng công việc và nhu cầu sản xuất từng bộ phận trong công ty, nhưng chưa đảm bảo độ chính xác cao Công ty còn gặp phải thiếu sót trong công tác đánh giá và phân tích tình hình công việc, gây ảnh hưởng đến việc dự báo nhu cầu tuyển dụng chính xác Ngoài ra, khi xác định nhu cầu tuyển dụng, công ty cần xem xét các tác động của thị trường lao động, ngành nghề cần tuyển dụng và hoạt động cạnh tranh trên thị trường để đưa ra quyết định phù hợp.
Trong quá trình tính lương hàng tháng cho cán bộ công nhân viên, hệ số đáng giá cá nhân được áp dụng như một điểm tiến bộ nhằm phản ánh đúng năng lực từng người Tuy nhiên, hệ thống này vẫn gặp hạn chế khi việc chấm điểm dựa hoàn toàn vào ý kiến chủ quan của cấp trên trực tiếp, không có sự đánh giá công khai hoặc bình bầu từ đồng nghiệp, dẫn đến kết quả mang tính bình quân, thiếu tính khách quan và công bằng.
Các chế độ phúc lợi có giá trị về mặt vật chất nhỏ, nên mới chỉ dừng lại ở mức độ động viên tinh thần.
Công ty hiện đang gặp khó khăn trong việc tổ chức thực hiện kế hoạch đào tạo phát triển, do chưa có sự đồng bộ và hệ thống rõ ràng Các hoạt động đào tạo chủ yếu dựa trên nhu cầu thực tế của công việc, chưa xác định được thời điểm phù hợp để tổ chức các lớp học nhằm nâng cao năng lực nhân viên một cách hiệu quả.
Hệ thống kiểm tra theo dõi chưa được thực hiện một cách thường xuyên và chặt chẽ, dẫn đến việc ghi chép các kết quả sản xuất từ nhận vật tư đến hoàn thành bàn giao công trình còn thiếu đầy đủ Ngoài ra, việc báo cáo định kỳ cho Ban Giám đốc vẫn chưa được duy trì đều đặn, ảnh hưởng đến quá trình giám sát và kiểm soát dự án.
Hiện nay, công tác cấp phát nguyên vật liệu còn gặp nhiều bất cập do phải trải qua nhiều thủ tục và khâu trung gian, gây trì hoãn và gián đoạn tiến độ thi công Việc cấp phát dựa trên định mức cố định gây khó khăn cho nhà thầu trong quá trình thi công, vì nhu cầu nguyên vật liệu thường phát sinh thêm trong quá trình thực hiện dự án Do đó, các yêu cầu cấp phát đột xuất, ngoài kế hoạch, cần được ưu tiên thực hiện nhằm đảm bảo tiến độ và chất lượng công trình Thực tế, những yêu cầu cấp phát ngoài dự kiến này ảnh hưởng lớn đến chất lượng và tiến độ thi công của dự án xây dựng.