ĐỀ CƯƠNG QUẢN TRỊ SỰ KIỆN 2018 Trang Nhóm câu hỏi 1 1 Câu 1 Khái luận về sự kiện, tổ chức sự kiện, hợp đồng tổ chức sự kiện và quản trị sự kiện? 3 Câu 2 Vai trò, ý nghĩa, các loại hình của tổ chức sự[.]
Trang 1ĐỀ CƯƠNG QUẢN TRỊ SỰ KIỆN 2018
Trang
Nhóm câu hỏi 1 1
Câu 1: Khái luận về sự kiện, tổ chức sự kiện, hợp đồng tổ chức sự kiện và quản trị sựkiện? 3Câu 2: Vai trò, ý nghĩa, các loại hình của tổ chức sự kiện? 3Câu 3: Nêu nội dung cơ bản của quản trị sự kiện, công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện? 4Câu 4: Phân tích nội dung nghiên cứu nhu cầu tổ chức sự kiện, ký kết hợp đồng tổ chức
sự kiện? Vận dụng? 4Câu 5: Nêu các bước của quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện? 9Câu 6: Khái niệm mục tiêu sự kiện, phân tích nội dung xác định mục tiêu của sự kiện?Vận dụng? 16Câu 7: Khái niệm về khách mời tham gia sự kiện, ngân sách và tài trợ sự kiện? 18Câu 8: Khái niệm, đặc điểm và nguyên tắc cơ bản trong đàm phán, Phân tích nội dungchuẩn bị đàm phán trong tiến trình đàm phán? Vận dụng? 18Câu 9: Khái niệm, ý nghĩa, nội dung của truyền thông marketing sự kiện? 24Câu 10: Phân tích nội dung xác định khách hàng mục tiêu và mục tiêu truyền thông?Vân dụng 26Câu 11: Vai trò và các yếu tố ảnh hưởng đến việc xác định các phương tiện chở khách?Nội dung của hoạt động tổ chức đưa đón, tiếp khách? 27Câu 12: Phân tích nội dung tổ chức triển khai hoạt động sự kiện(tiếp khách, quay phim,chụp ảnh, hoạt động giải trí ? 29Câu 13: Phân tích nội dung đưa đón khách trong tổ chức triển khai sự kiện?Vận dụng? 31Câu 14 Phân tích nội dung xác định điểm đỗ xe trong tổ chức triển khai sự kiện? Vậndụng? 33Câu 15 Những hoạt động sau sự kiện? Phân tích một số tình huống có thể xảy ra trong
tổ chức sự kiện, cách thức hạn chế và giải quyết? Vận dụng? 34Câu 16 Khái niệm đánh giá hoạt động sự kiện, ý nghĩa, và các yếu tố ảnh hưởng đếnđánh giá sự kiện ? 37Câu 17 Nêu mục tiêu, yêu cầu của tổ chức lễ khai trương, khánh thành? 37Câu 18 Phân tích nội dung đánh giá kết quả trong tổ chức lễ khai trương, khánh thành?Vận dụng? 38Câu 19 Phân tích mục tiêu của lễ khai trương, khánh thành? Vận dụng? 41Câu 20 Trình bày mục tiêu,yêu cầu của tổ chức giới thiệu sản phẩm mới? 42
Trang 2Câu 21 Trình bày yêu cầu,những nội dung cơ bản của tổ chức sự kiện hội nghị, hội
thảo, sự kiện khai trương, khánh thành, sự kiện giới thiệu sản phẩm mới? 42
Nhóm câu hỏi 2 47
Câu 1 Phân tích quá trình phát triển, nhân tố ảnh hưởng của tổ chức sự kiện?Liên hệ thực tiễn?47 Câu 2 Phân tích thị trường tổ chức sự kiện và xu hướng phát triển ở Việt Nam? 52
Câu 3 Trình bày yêu cầu, ý nghĩa của việc lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện? 54
Câu 4 Phân tích nội dung xác định mục tiêu,chủ đề sự kiện, xác định đối tượng đại biểu?Liên hệ thực tiễn? 55
Câu 5 Phân tích nội dung lập thời gian biểu, xác định ngân sách, lựa chọn địa điểm, và nội dung tài trợ sự kiện tổ chức sự kiện?Liên hệ thực tiễn? 58
Câu 6: Trình bày những vấn đề pháp lý của QTSK 63
Câu 7: Phân tích đặc điểm, quá trình đàm phán của hợp đồng phục vụ sự kiện 67
Câu 8 : Phân tích nhu cầu an toàn, an ninh, bảo hiểm sự kiện ? Liên hệ thực tế? 68
Câu 9 : Trình bày vai trò, các công cụ của truyền thông marketing 69
Câu 10: Phân tích việc lựa chọn công cụ, nội dung truyền thông marketing sự kiện ? Liên hệ thực tiễn ? 70
Câu 11: Phân tích vai trò, nội dung tổ chức không gian, tổ chức âm thanh, ánh sáng trong triển khai sự kiện ? 72
Câu 12: Phân tích vai trò, nội dung tổ chức ăn uống, quay phim, chụp ảnh trong triển khai hoạt động sự kiện? Liên hệ thực tiễn ? 74
Câu 13: Phân tích nhân tố ảnh hưởng, phương pháp và quá trình đánh giá sự kiện? Liên hệ thực tiễn ? 78
Câu 14: Trình bày yêu cầu và mục tiêu của lễ khai trương , khánh thành? Liên hệ thực tế……….….83
Câu 15: Phân tích nội dung trong đánh giá kết quả trong tổ chức giới thiệu sản phẩm mới? Liên hệ thực tiễn ? 85
Câu 16 : Trình bày những nội dung cơ bản trong lập kế hoạch tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo ? Liên hệ thực tiễn? 87
Câu 17: Trình bày những nội dung cơ bản trong lập kế hoạch tổ chức lễ khai trương, khánh thành, giới thiệu sản phẩm mới? Liên hệ thực tiễn? 90
Trang 3- Tổ chức sự kiện là một quá trình kết hợp các hoạt động lao động cùng việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ nhằm đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian và khônggian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự những thông điệp truyền thông
- Hợp đồng tổ chức sự kiện là một cam kết thỏa thuận giữa hai hay nhiều bên (thể nhân hay pháp nhân) để tổ chức 1 sự kiện nào đó trong khuôn khổ pháp luật
- Quản trị sự kiện là sự tác động liên tục, có tổ chức, có định hướng của chủ thể sự kiện lên tập thể lao động, sử dụng một cách tốt nhất mọi tiềm năng và cơ hội để đạt mục tiêu
đề ra theo đúng luật pháp và chuẩn mực xã hội
Câu 2: Vai trò, ý nghĩa, các loại hình của tổ chức sự kiện?
* Vai trò:
- Đối với xã hội: Sự kiện là một phần rất quan trọng trong đời sống mỗi con người và
đời sống xã hội giúp đáp ứng và thỏa mãn các nhu cầu của đời sống con người, đặc biệt
là đời sống tinh thần Đó có thể là sự chia sẻ cùng nhau, sự nâng cao niềm tự hào về cộng đồng dân tộc, củng cố tinh thần đoàn kết, thắt chặt mqh với cộng đồng
- Đối với doanh nghiệp:
+ Sự kiện đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc truyền tải thông điệp của doanh nghiệp đến với KH để có thể xây dựng, duy trì, khuếch trương và phát triển hình ảnh,
uy tín của mình
+ Với lợi thế trong lĩnh vực quan hệ báo chí và truyền hình, sự kiện góp phần “đánh bóng” cho thương hiệu và sản phẩm của một công ty
* Ý nghĩa: Đối với nhiều mặt, nhiều lĩnh vực của đời sống xã hội, việc tổ chức sự kiện
có ý nghĩa vô cùng quan trọng Nhằm tạo ra những sự việc đặc biệt, có tính thu hút và dấu ấn sâu đậm cho người tham gia Vì vậy, các sự kiện thường là nơi để thể hiện những mốc kỉ niệm trong cuộc đời, khai trương, là nơi để giao lưu, gặp mặt quan trọng, giới thiệu sản phẩm, thương hiệu, doanh nghiệp, đón tiếp lãnh đạo…
* Các loại hình tổ chức sự kiện:
Trang 4- Tổ chức buổi giới thiệu sản phẩm mới
- Tổ chức lễ hội, hội trợ, sự kiện cộng đồng
- Tổ chức chương trình ca nhạc, biểu diễn nghệ thuật
- Những vấn đề pháp lý và truyền thông marketing SK
- Tổ chức triển khai hoạt động SK
- Đánh giá SK và những thông tin về các loại SK thường gặp
* Nội dung nghiên cứu nhu cầu TCSK:
- Thị trường TCSK có thể có quy mô nhu cầu lớn hơn nhiều so với quảng cáo
+ Nhu cầu của các tổ chức xã hội
+ Tài chính phi chính phut
+ Các doanh nghiệp
+ Nhu cầu của các gia đình, cá nhân
Trang 5- Kinh tế xã hội ngày càng phát triển thì nhu cầu về TCSK càng tăng
+ Sự tác động của các phương tiện thông tin đại chúng (đặc biệt là internet) nhu cầu, mục tiêu của chủ đầu tư sự kiện thường cao hơn rất nhiều
+ Với các sự kiện liên quan đến kinh doanh, thương mại như: các buổi lễ khai trương, giới thiệu sản phẩm, quảng cáo, triển lãm, hội chợ, các doanh nghiệp tất yếu cần đến các nhà TCSK chuyên nghiệp để đạt được các mục tiêu của mình
- Nhu cầu về TCSK đa dạng vì:
+ Khi diễn ra một sự kiện đặc biệt các dịch vụ cần có cho SK rất đa dạng
+ VN có gần 90 triệu dân, hơn 60 tỉnh thành, hơn 500 quận huyện với hàng chục ngàn thôn xã, nên kinh tế nước ta lại gồm nhiều thành phần với hàng trăm ngàn DN thuộc cácngành
- Khi nghiên cứu nhu cầu TCSK thì nhà tổ chức còn cần phải tìm hiểu kĩ về:
+ Khán giả của SK
+ Tìm hiểu về văn hóa, luật lệ địa phương
+ Những nhu cầu, mong muốn của khán giả
- Về việc nghiên cứu các đối tượng tham dự SK, nên chú ý các yếu tố: Độ tuổi, giới tính; Trình độ; Phong cách sống; Tình trạng gia đình; Sở thích; Thu nhập
* Nội dung ký kết hợp đồng TCSK
Các bước xây dựng hợp đồng:
B1 Xác định mục tiêu: thiết lập cuộc thảo luận sơ bộ giữa các nhà cung cấp tiềm năng
và đơn vị quản trị sự kiện
B2 Đàm phán: thống nhất về giá cả, dịch vụ… cho đến khi đạt đc sự hài long của cả 2 bên, điều này đc chính thức hóa trong 1 bản tóm tắt đc gọi là “bản thỏa thuận ban đầu”B3 Chấp nhận ban đầu: nhà cung cấp sau đó đc thông báo rằng đề nghị của họ đc tạm chấp nhận
B4 Thỏa thuận về các điều khoản: các cuộc thảo luận sau tiếp tục diễn ra chi tiết hơn, gồm các yếu tố như điều khoản thanh toán và chiết khấu để đáp ứng mục tiêu số lượngB5 Ký hợp đồng: khi tất cả các chi tiết đc chấp nhận, chúng sẽ đc thiết lập trong hợp đồng và sau đó những ng có trách nhiệm của nhà cung cấp và quản trị sự kiện sẽ ký vào hợp đồng
* Vận dụng:
Trang 6CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG DỊCH VỤ TỔ CHỨC SỰ KIỆN
-Số: [ ]/HĐDV
- Căn cứ vào các quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành;
- Căn cứ vào khả năng cung cấp và nhu cầu của hai bên
Hôm nay, ngày tháng năm 2017, tại văn phòng Công ty [ ], chúng tôi gồm có:
BÊN CUNG CẤP DỊCH VỤ (BÊN A):
(Sau đây gọi là “Bên A”)
BÊN THUÊ DỊCH VỤ (BÊN B):
Trang 7Đại diện : ……… Chức vụ: ………
(Sau đây gọi là “Bên B”)
Hai bên cùng tiến hành giao kết Hợp đồng dịch vụ tổ chức sự kiện (sau đây gọi tắt là
“Hợp đồng”) với các điều khoản như sau:
Điều 1 Nội dung Hợp đồng
Bên B đồng ý giao và Bên A đồng ý nhận hỗ trợ Bên B tổ chức hội nghị giới thiệu về dịch vụ du lịch của Bên B, cụ thể như sau:
1.1 Thiết kế voucher tặng khách tham dự
1.2 Chuẩn bị bài phát biểu khai mạc
Điều 2 Thời gian và địa điểm thực hiện Hợp đồng
2.1 Thời gian tổ chức sự kiện: ngày …/…/… Bên A có trách nhiệm hoàn tất các công việc quy định tại khoản 1.2, 1.3 và 1.4 Điều 1 trước ngày diễn ra sự kiện
2.2 Địa điểm thực hiện:
(a) Giai đoạn chuẩn bị: Tại trụ sở Bên A, địa điểm số [ ], TP HCM
(b) Giai đoạn thực hiện: ………
Điều 3 Giá trị hợp đồng
3.1 Giá trị hợp đồng: ………… đồng
Bằng chữ: ………
(Giá trên đã bao gồm thuế VAT)
3.2 Giá trị Hợp đồng trên chỉ là tạm tính, giá trị Hợp đồng cuối cùng sẽ căn cứ vào Biên bản nghiệm thu được hai bên ký xác nhận dựa trên những yêu cầu phát sinh của Bên B và công việc thực tế Bên A đã thực hiện
Điều 4 Thời hạn và phương thức thanh toán
Trang 84.1 Thời hạn thanh toán: Bên B có trách nhiệm thanh toán cho Bên A toàn bộ giá trị Hợp đồng theo quy định tại Điều 3 của Hợp đồng trong thời hạn ……… ngày kể từ ngày hai bên ký biên bản nghiệm thu.
4.2 Phương thức thanh toán: Thanh toán một lần bằng hình thức chuyển khoản vào tài khoản ngân hàng Bên A cung cấp tại phần đầu của Hợp đồng
Điều 5 Quyền và nghĩa vụ của Bên A
5.1 Hỗ trợ Bên B chuẩn bị, tổ chức sự kiện theo đúng định hướng, mục tiêu đề ra.5.2 Yêu cầu Bên B cung cấp tài liệu, hồ sơ và các vấn đề liên quan để thực hiện dịch vụ
5.3 Nhận phí dịch vụ theo thỏa thuận tại Điều 3 trong Hợp đồng này
5.4 Cung cấp hóa đơn VAT hợp lệ cho Bên B
5.5 Bảo mật tất cả các thông tin liên quan đến sản xuất kinh doanh của Bên B, trừ khi phải cung cấp theo yêu cầu của cơ quan Nhà nước hoặc được sự đồng ý bằng văn bản của Bên B
Điều 6 Quyền và nghĩa vụ của Bên B
6.1 Thanh toán đầy đủ và đúng hạn giá trị Hợp đồng cho Bên A
6.2 Xem xét điều chỉnh, thực hiện các góp ý do Bên A đề xuất
6.3 Trong quá trình triển khai áp dụng kịch bản chương trình do Bên A xây dựng, nếu phát sinh yếu tố ảnh hưởng không tốt đến Bên B, Bên B phải phản ánh ngay cho Bên A biết thông tin để cùng phối hợp giải quyết
6.4 Tạo điều kiện, phối hợp với Bên A để Bên A thực hiện các nội dung thỏa thuận trong Hợp đồng
6.5 Bảo mật các thông tin, kịch bản chương trình do Bên A cung cấp, trừ khi phải cung cấp theo yêu cầu của cơ quan Nhà nước hoặc được sự đồng ý bằng văn bản của Bên A.Điều 7 Giải quyết tranh chấp
7.1 Bất kỳ tranh chấp nào phát sinh liên quan đến Hợp đồng này hai bên chủ động thương lượng giải quyết trên tinh thần hợp tác, tôn trọng lẫn nhau và hai bên cùng có lợi
7.2 Trường hợp tranh chấp không giải quyết được bằng thương lượng trong thời hạn mười lăm (15) ngày kể từ thời điểm phát sinh, thì tranh chấp sẽ được giải quyết tại Tòa
án có thẩm quyền theo quy định của pháp luật
Điều 8 Điều khoản chung
Trang 98.1 Hợp đồng này có hiệu lực kể từ ngày ký.
8.2 Hợp đồng này được lập thành hai (04) bản có giá trị pháp lý như nhau, mỗi bên giữ một (02) bản để thực hiện
Đại diện bên A
Xác định mục tiêu của sự kiện bao gồm:
• Gia tăng doanh số
• Tìm kiếm khách hàng mục tiêu
• Mở rộng thị trường
• Mở rộng mối quan hệ
Yêu cầu của mục tiêu
• Ý nghĩa của mục tiêu
• Tính rõ ràng của mục tiêu
• Thể hiện yếu tố thúc đẩy mọi nỗ lực của nhà đầu tư và nhà tổ chức sự kiện
• Mục tiêu phải linh hoạt và có tính khả thi
• Mục tiêu phải đảm bảo sự thống nhất
Trang 10• Nhà đầu tư sự kiện thường đua ra mục đích trong việc hình thành chủ đề cho sự kiện của mình, việc hình thành chủ đề cho sự kiện được giao cho nhà tổ chức sự kiện.
Từ đó, nhà đầu tư sự kiện với các chuyên gia marketing của mình sẽ cùng các nhà tổ chức sự kiện bàn bạc và thống nhất chủ đề sự kiện
3 Xác định đối tượng đại biểu/khách mời
Khách mời là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiện chủ động mời tham dự vào các diễn biên, hoạt động của sự kiện, họ là đối tượng chính mà mục tiêu sự kiện muốn tác động đến
Phân loại khách mời:
• Theo kế hoạch tổ chức sự kiện
Tuỳ theo điều kiện cụ thể có thể lập danh sách khách mời theo hai hướng:
+ Căn cứ vào mục tiêu của sự kiện, lập damnh sách khách mời Từ đó mới tính đến việctìm địa điểm và xây dựng ngân sách dự toán phù hợp
+ Nếu đã dự toán đã được quyết định, hoặc chủ đầu tư sự kiện đã quyết định về địa điểm tổ chức sự kiện, việc lập danh sách cần phải căn cứ vào các nội dung đã được quyết định nói trên
Quy trình lập danh sách khách mời:
+ Thống nhất về số lượng và cơ cấu khách mời với nhà đầu tư
+ Lập các loại danh sách khách mời
+ Kiểm tra danh sách khách mời
+ Khẳng định danh sách khách mời
Trang 11• Chuẩn bị và gửi giấy mời cho khách
Những yêu cầu về hình thức và nội dung giấy mời
+ Về hình thức:
• Phù hợp với loại hình sự kiện
• Chuyển tải được một phần thông điệp, chủ đề sự kiện
• Tôn trọng nhưng tạo ra sự thân thiện đối với người được mời
• Thiếp mời, giấy mời cần được để trong phong bì
• Không nên sử dụng giấy mời theo hình thức bản photo copy
• Địa chỉ/số điên thoại/email
• Không thể thiếu sự hiếu khách và sẵn sàng đón tiếp từ ban tổ chức thông qua lời kết
Thiếp mời/giấy mời có thể gửi qua bưu điện hoặc do ban tổ chức trực tiếp mang đến cho khách
• Kiểm tra, xác nhận
• Chuẩn bị các điều kiện để phục vụ
4 Xây dựng chương trình và kế hoạch
4.1 Xây dựng chương trình
Xây dựng chương trình là cách tạo sản phẩm sự kiện trên giấy tờ
Quy trình xây dựng chương trình:
• Nghiên cứu các yếu tố ảnh hưởng
• Xác định chủ đề, xây dựng ý tưởng cho sự kiện
• Xây dựng chương trình và lập dự toán ngân sách cho sự kiện
Trang 12• Thảo luận, thống nhất và điều chỉnh chương trình
• Hoàn thiện chương trình
• Thống nhất chương trình chính thức
• Lập kế hoạch chi tiết về tổ chức sự kiện
• Điều chỉnh chương trình trong khi chuẩn bị, hoàn thiện chương trình lần cuối trước khai mạc sự kiện
4.2 Xây dựng kế hoạch
Kế hoạch tổ chức sự kiện có thể được hiểu là một bản thiết kế những nội dung, công việc của sự kiện, được sắp xếp có khoa học theo một trình tự nhất định về thời gian cho phép nhà tổ chức sự kiện triển khai có hiệu quả các hoạt động chuẩn bị cũng như thực hiện được các nội dung công việc có trong sự kiện nhằm đạt được các mục tiêu tổ chức
sự kiện
• Về hình thức, kế hoạch tổ chức sự kiện là tập văn bản trình bày rõ ràng, sạch sẽ,
có tính logic cao, có tính thuyết phục đảm bảo tính khả thi và tính hướng dẫn cho người
sử dụng
• Về nội dung, kế hoạch cần đề cập đầy đủ các hoạt động, công việc cần làm; tiến trình và thời gian chuẩn bị, triển khai, trách nhiệm của từng bộ phận, từng cá nhânPhân loại kế hoạch:
- Theo mức độ chi tiết:
• Kế hoạch tổng thể
• Kế hoạch chi tiết
• Kế hoạch thực hiện nhiệm vụ của cá nhân
- Theo phương thức lập kế hoạch
• Kế hoạch cuốn chiếu
• Kế hoạch dòng chảy song song
Trang 135 Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm
5.1 Xác định thời gian cho chuẩn bị
Trước hêt cần lấy thời gian từ khi bắt đầu lập kế hoạch tới khi bắt đầu tổ chức Đây là mức độ khống chế toàn bộ thời gian các hạng mục công việc chuẩn bị
Tiếp đến, nhà tổ cức sự kiện cần định thời gian cho từng hạng mục công việc, đặc biệt
là những hạng mục công việc chủ yếu quan trọng Sau đó, xác định thêm mức thời gian
dự phòng cho toàn bộ hệ thống công việc
Xác định phương pháp chuẩn bị cho thích hợp các phương pháp là phương pháp cuốn chiếu, phương pháp dòng chảy song song và phương pháp kết hợp
5.2 Lựa chọn địa điểm
Ý nghĩa của việc lựa chịn địa điểm
- Địa điểm phù hợp góp phần thực hiện tốt hơn mục tiêu của sự kiện
- Địa điểm thuận lợi giúp cho nhà tổ chức sự kiện thực hiện chương trình một cách tốt nhất
- Địa điểm phù hợp sẽ tạo cho khách hàng tâm lí thoải mái, hứng thú và dễ dàng hoà nhập vào sự kiện; góp phần tạo nên bầu không khí của sự kiện
- Việc lựa chọn địa điểm còn ảnh hưởng lớn đến tất cả các yếu tố khác của tổ chức sự kiện
Phân loại địa điểm tổ chức sự kiện
- Theo không gian
Trang 14• Chuyên nghiệp
Các khu vực cơ bản của không gian và địa điểm tổ chức sự kiện
- Khu vực đón tiếp
- Khu vực để xe của khách mời
- Các lối đi lại
- Khu vực kỹ thuâtj
- Khu vực triển khai sự kiện
- Khu vực cung cấp các dịch vụ khac
- Lối thoát hiểm và giải quyết tình huống khẩn cấp
Các yêu cầu khi lựa chọn địa điểm phù hợp
- Cần phải phù hợp với chủ đề sự kiện
- Cần phải phù hợp với quy mô của sự kiện
- Vị trí, mỹ thuật và cảnh quan phù hợp
- Đảm bảo các dịch vụ ăn uống, lưu trú, an ninh
- Lưu ý các vẫn đề thông tin liên lạc
- Khu vực giải quyết tình huống khẩn cấp
- Vấn đề giá cả, có phù hợp với kinh phí
Quy trình lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện
- Mô tả các yêu cầu cơ bản về địa điểm tổ chức sự kiện
- Lập danh sách các nhà cung ứng địa điểm tổ chức sự kiện
- Liên hệ nhà cung ứng khảo sát địa điểm
Trang 15Các nhóm chi phí cơ bản trong tổ chức sự kiện
- Chi phí trực tiếp cho tổ chức sự kiện
- Gía trị trả cho nhà tổ chức sự kiện
- Các khoản thuế, lệ phí phải nộp cho nhà nước
- Các khoản chi phí dự phòng và chi phí liên quan đến việc thay đổi chương trình
7 Tài trợ sự kiện
Tài trợ là hỗ trợ tài chính cho sự kiện quan trọng, tổ chức hoặc cá nhân tiêu biểu nào đóĐặc điểm của tài trợ: thông qua ài trọ dianh nghiệp sẽ tranh thủ được những cơ hội quảng bá trên các phương tiện truyền thông với chi phí thấp hơn quảng cáo nhưng lại đạt hiệu quả cao hơn
Phân loại:2 loại
- Tài trợ thương mại
- Tài trợ bảo trợ
Quy trình vận động tài trợ
- Lên ý tưởng chương trình
- Chuẩn bị hồ sơ tài trợ
- Kế hoạch truyền thông, báo chí
- Liên lạc, đàm phán với nhà tài trợ
- Thực hiện chương trình
- Báo cáo quyết toán
Quy trình thực hiện tài trợ
- Xác định đối tượng
- Hoạch định ngân sách
- Xác định mục tiêu
- Xây dựng thông điệp
- Theo dõi thực hiện
- Đánh giá kết quả
Trang 16Câu 6: Khái niệm mục tiêu sự kiện, phân tích nội dung xác định mục tiêu của sự kiện? Vận dụng?
* Khái niệm: Mục tiêu SK là những kết quả mà nhà đầu tư SK, TCSK cũng như các
thành phần tham gia khác định ra nhằm phấn đấu đạt được trong quá trình thực hiện SK
* Phân tích nội dung:
2 Yêu cầu của mục tiêu:
+ Ý nghĩa của mục tiêu
+ Tính rõ ràng của mục tiêu
+ Thể hiện yếu tố thúc đẩy mọi nỗ lực của nhà đầu tư và nhà TCSK
+ Mục tiêu phải linh hoạt và có tính khả thi
+ Mục tiêu phải đảm bảo sự thống nhất
3 Thứ bậc của mục tiêu:
a Hội họp, hội nghị, hội thảo
- Tập hợp các thành viên có liên quan nhằm bàn bạc, trao đổi thông tin
- Cung cấp hông tin về sản phẩm, ý tưởng mới
- Trao đổi ý kiến
Trang 17- Đánh bóng thương hiệu
- Lễ kỉ niệm
c Gây quỹ
- Tạo lập quỹ trực tiếp (đóng góp trực tiếp trong quá trình diễn ra sự kiện)
- Thu hút các nhà tài trợ mới
- Thu hút người ủng hộ
- Tăng số lượng tình nguyện viên
- Ghi nhân, thảo luận về doanh số bán hàng, doanh số tiêu thụ
- Tập hợp đội ngũ kinh doanh đánh giá kết quả thực hiện và xác định các chiến lược, biện pháp, kế hoạch phát triển kinh doanh trong tương lai
- Gặp gỡ, trao đổi ý kiến giữa lãnh đạo doanh nghiệp với đội ngũ kinh doanh bên ngoài DN
- Tranh thủ sự ủng hộ nội bộ và của các đối tác
d Sự kiện đặc biệt
- Gây chú ý trong giới truyền thông
- Gây ý thức trong công chúng
- Thu hút khách hàng mới
- Giới thiệu sản phẩm
- Trao phần thưởng, tặng phẩm cho các thành viên tham gia tổ chức sự kiện
*Vận dụng: Mục tiêu của sự kiện kỉ 55 năm thành lập Học viện Tài chính
- Khẳng định thành tựu đã đạt đc bởi sự đóng góp công sức và trí tuệ của các thế hệ cán
bộ, giảng viên, sinh viên
- Tuyên truyền và Khơi dậy niềm tự hào của các thế hệ cán bộ, giảng viên, sinh viên củaHọc viện về truyền thống 55 năm xây dựng và phát triển
- Giáo dục truyền thống Học viện cho các cán bộ, giảng viên, sinh viên
- Động viên và khuyến khích các cán bộ, giảng viên, sinh viên hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ Đảng và nhà nc giao phó
- Quảng bá hình ảnh của HVTC
Câu 7: Khái niệm về khách mời tham gia sự kiện, ngân sách và tài trợ sự kiện?
Trang 18* Khách mời tham dự SK: Là những tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu
tư SK chủ động mời tham dự vào các diễn biến, hoạt động của SK, họ là đối tượng chính mà mục tiêu SK tác động đến
* Xác định ngân sách: Là việc liệt kê và tính toán các khoản chi phí theo kế hoạch, dự tính sẽ phát sinh trong quá trình TCSK
* Tài trợ SK: Là hỗ trợ tài chính cho SK quan trọng, tổ chức hoặc cá nhân tiêu biểu nào đó
Câu 8: Khái niệm, đặc điểm và nguyên tắc cơ bản trong đàm phán, Phân tích nội dung chuẩn bị đàm phán trong tiến trình đàm phán? Vận dụng?
* Khái niệm: Đàm phán là quá trình mà qua đó nhà TCSK và địa diện nhà cung cấp,
KH đi đến một thỏa thuận về thời gian và điều kiện mà chi phối quan hệ của họ trước, trong và sau hội nghị, hội thảo, triển lãm hay SK
* Đặc điểm:
- Đàm phán không đơn thuần là quá trình theo đuổi nhu cầu lợi ích riêng lẻ
- Đàm phán không là sự chọn đơn giản giữa hai khá niệm “hợp tác” hay “xung đột”
- Đàm phán không phải là sự thỏa mãn lợi ích của 1 bên 1 cách vô hạn chế mà sẽ có giớihạn trong đàm phán
* Các nguyên tắc:
- Đàm phán là một hoạt dộng tự nguyện
- Một bên muốn thay đổi tình hình hiện tại và tin rằng có thể đạt được
- Mục đích của đàm phán là thỏa thuận
- Không phải mọi cuộc đàm phán đều kết thúc bằng thỏa thuận
- Thời gian là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiến trình và kết quả đàm phán
- Tiến trình bị ảnh hưởng bởi những người đàm phán các bên, phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ và tình cảm
* Nội dung chuẩn bị đàm phán trong tiến trình đàm phán:
1 Chuẩn bị thông tin, năng lực cán bộ đàm phán và các điều kiện cần thiết khác
- Thông tin là tài sản quan trọng nhất trong đàm phán vì nó mang đến cho người đàm phán những lợi thế trong quá trình đàm phán và giúp cho người đàm phán tự tin hơn khiđánh giá đúng những đề nghị của đối tác cũng như những thông tin mà họ đưa ra
- Các cách thu thập thông tin:
Trang 19+ Thông qua các phương tiện thông tin đại chúng.
+ Thông tin từ các nhà cung cấp hoặc các trung gian môi giới
+ Kinh nghiệm của bạn bè, đồng nghiệp
- Các thông tin người đàm phán cần biết xoay xung quanh vấn đề đàm phán như: giá cả,chất lượng, chủng loại, thời gian giao nhận, nhà cung cấp, người mua, các yêu cầu đưa
ra có khả thi không…
- Kết quả của việc thu thập thông tin là giúp được người đàm phán đánh giá tính khả thi của các yêu cầu và điều chỉnh mục tiêu
- Lựa chọn một hoặc một vài đối tác đàm phán
2 Xác định nội dung đàm phán, mục tiêu kỳ vọng đạt được
- Xác định các phạm vi đàm phán: Việc tất cả các mong muốn đều được đáp ứng thường hiếm khi xảy ra Trong đàm phán, mong muốn của chúng ta thường bị giới hạn bởi mong muốn của đối tác đàm phán Luôn nhớ, đàm phán là quá trình trao đổi lợi ích giữa các bên vì vậy người đàm phán cần chuẩn bị trao đổi
- Chuẩn bị trao đổi nghĩa là phải xác định được mức độ nhượng bộ trong mỗi mong muốn và những mong muốn nào có thể hy sinh, những mong muốn nào thì không thể
Để làm được điều đó cần phải xác định phạm vi các mong muốn của mình
- Xác định phạm vi cho các mong muốn của mình: Là xác định giới hạn trên và giới hạndưới Chúng ta sẽ ngưng đàm phán nếu vượt qua giới hạn đó
- Một trong những nguyên nhân đàm phán thất bại đó là vì xác định sai mục tiêu hoặc đặt mục tiêu không khả thi Do vậy cần xác định đúng mục tiêu đàm phán của mình là gì
3 Tiếp xúc, thăm dò đối tác
- Tìm hiểu các thông tin về đối tác đàm phán:
+ Mục tiêu đàm phán của họ tình hình tài chính, doanh số của họ trong thời gian gần đây,…?
+ Phương án thay thế tốt nhất của đối tác nếu không đạt được thoả thuận là gì?
+ Các thành viên tham gia đàm phán (Ai? Làm gì? có nhiều kinh nghiệm không? Có phải là những nhà đàm phán chuyên nghiệp không? Có vai trò gì? Có quyền ra quyết định không? Thói quen, sở thích của họ? )
+ Đối tác đàm phán có biết gì về doanh nghiệp mình không? Có thể tìm kiếm các thông tin về đối tác thông qua:
+ Hỏi đối tác
Trang 20+ Tìm hiểu các cuộc đàm phán tương tự của đối tác trong quá khứ.
+ Tình hình hoạt động hiện tại của đối tác đàm phán
+ Những thông tin thị trường có liên quan đến đối tác đàm phán
- Thường thì chúng ta sẽ không thể biết tất cả các thông tin về đối tác đàm phán, do vậy chúng ta sẽ phải đưa ra những giả định dựa trên kinh nghiệm của mình hoặc dựa trên những nguồn thông tin sẵn có Trên cơ sở những thông tin về mục tiêu đàm phán của đối tác, đối chiếu với mục tiêu đàm phán của mình để dự đoán những vấn đề đàm phán
4 Lập các phương án lựa chọn
- Các bước để xây dựng phương án thay thế tốt nhất là:
+ Bước 1: Nghĩ ra càng nhiều phương án thay thế càng tốt
+ Bước 2: Lựa chọn những phương án triển vọng nhất và biến chúng thành hiện thực + Bước 3: Đánh giá xem phương án thay thế nào là tốt nhất: Để đánh giá cần có tiêu chíđánh giá chính là mức độ đáp ứng nhu cầu của mỗi phương án
- Trong thực tế, các nhà đàm phán thường quá chú trọng việc đàm phán mà quên xem xét những phương án thay thế cho cuộc đàm phán đó Hiểu được giá trị của phương án thay thế tốt nhất có ý nghĩa đặc biệt quan trọng Nó không chỉ giúp người đàm phán tránh được những cuộc đàm phán không cần thiết mà còn giúp họ tránh được những thoả thuận bất lợi và thoả mãn nhu cầu của họ Ngoài ra phương án thay thế tốt nhất còn
là cơ sở khách quan để biết được khi nào thì nên rút lui
5 Xây dựng chiến lược đàm phán
- Phải xác định một chiến lược cụ thể để đạt được mục tiêu đề ra Việc cần phải làm là:+ Thành lập đoàn đàm phán: Khi lập nhóm đàm phán cần phải chú ý:
• Nếu nhóm đàm phán quá lớn, việc phối hợp sẽ trở nên khó khăn hơn Nhưng nếunhóm đàm phán quá nhỏ, các thành viên trong nhóm sẽ bị phân tán trong nhiều vai trò
và nhiệm vụ khác nhau
• Nên lựa chọn các thành viên trong nhóm có các kỹ năng, khả năng và kinh nghiệm bổ sung lẫn nhau
• Phải phân công rõ vai trò và nhiệm vụ của từng thành viên
• Các thành viên phải tin tưởng lẫn nhau
+ Chuẩn bị chương trình và nội dung đàm phán: Xây dựng chương trình cụ thể những việc cần phải làm, những vấn đề sẽ đề cập, thời gian cho mỗi nội dung sẽ giúp các bên đàm phán chủ động trong quá trình đàm phán Để không xảy ra những tranh cãi giữa
Trang 21các bên đàm phán, chúng ta nên soạn thảo chương trình rồi đề nghị đối tác điều chỉnh,
bổ sung Sau đó các bên sẽ cùng thống nhất chương trình làm việc cụ thể
+ Chiến thuật sử dụng trong đàm phán: Chiến thuật là những hành động, là cách chúng
ta đối phó với đối tác đàm phán Một chiến thuật thường liên quan đến hoàn cảnh và bốicảnh của từng cuộc đàm phán cụ thể chứ không có một chiến thuật cho mọi cuộc đàm phán Nhưng tất cả các chiến thuật đều phải bổ sung và phù hợp với chiến lược
6 Đàm phán thử
* Vận dụng: 2 bên trong lúc chuẩn bị đàm phán sẽ cùng đưa ra các điều khoản, yêu cầu
đôi bên và các thỏa thuận để cùng thg lượng Sau đây là ví dụ:
Điều 1: NỘI DUNG DỊCH VỤ THỰC HIỆN
Bên A đồng ý chọn Bên B thực hiện tổ chức chương trình … tại Công viên Đâm Sen Thời gian: Ngày tháng năm 2009 đến ngày tháng năm 2009 Từ 8h00 – 17h30 hàng ngày
Địa điểm: Công viên Đâm Sen
Các nội dung công việc đã được bên A phê duyệt trong bảng danh mục dịch vụ đính kèm
Điều 2: GIÁ TRỊ DỊCH VỤ – PHƯƠNG THỨC THANH TOÁN
Đính kèm bảng kê chi tiết hạng mục là một phần không tách rời hợp đồng này
2.3 Phương thức thanh toán: (Thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản)
- Bên A sẽ thanh toán bằng tiền mặt hoặc chuyển khoản cho bên B 100% phần giá trị dịch vụ kể trên và phát sinh (nếu có) căn cứ trên Biên bản thanh lý hợp đồng trong thời gian 5 ngày làm việc kể từ khi kết thúc thời gian thực hiện chương trình và bên A nhận được biên bản thanh lý hợp đồng và hóa đơn tài chính hợp pháp của bên B
- Sau thời gian 7 ngày làm việc, kể từ khi bên A nhận được biên bản thanh lý hợp đồng
và hóa đơn GTGT của bên B mà vẫn chưa thanh toán đầy đủ cho bên B thì phần giá trị
Trang 22chưa thanh toán sẽ được tính lãi theo giá tiền gửi ngân hàng không thời hạn tại ngân hàng VietCom Bank với lãi suất tại thời điểm tương ứng.
Điều 3: THỜI HẠN THỎA THUẬN
3.1 Thời gian hiệu lực hợp đồng: Bắt đầu từ khi bản hợp đồng này được ký kết đến khi thanh toán hợp đồng kèm theo biên bản thanh lý hợp đồng này
3.2 Trong trường hợp hết thời gian hiệu lực ghi trong hợp đồng mà bên A chưa thanh toán dứt điểm các khoản tiền liên quan đến hợp đồng này thì thời gian hiệu lực của hợp đồng sẽ mặc nhiên được gia hạn cho đến khi các khoản tiền được thanh toán dứt điểm cho bên B và hợp đồng này mặc nhiên đựơc cả hai bên A và B coi như đã được thanh
lý
3.3 Trường hợp một trong hai bên vi phạm bất kỳ điều khoản nào trong bản hợp đồng này hoặc các phụ lục hoặc văn bản bổ sung đính kèm có liên quan đến hợp đồng này thì bên bị vi phạm được quyền chấm dứt trước thời hạn Bên vi phạm phải bồi thường cho bên bị vi phạm những thiệt hại do việc vi phạm này của mình gây ra
Điều 4: QUYỀN LỢI VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN A
Quyền lợi
a) Nhận được dịch vụ tốt nhất và đầy đủ nhất do bên B cung cấp
b) Quản lý và giám sát các hoạt động do bên B cung cấp và thực hiện
Nghĩa vụ
a) Thanh toán cho bên B theo như thoả thuận tại điều
b) Phối hợp với bên B giải quyết các vấn đề phát sinh xảy ra trong chương trình thuộc
về trách nhiệm của bên A
Điều 5: QUYỀN LỢI VÀ NGHĨA VỤ CỦA BÊN B
Trang 23d) Phối hợp với bên A giải quyết các vấn đề phát sinh xảy ra trong chương trình thuộc
về trách nhiệm của bên B
e) Bên B sẽ không chịu trách nhiệm về những dịch vụ nào khác ngoài nội dung và Bảngdanh mục dịch vụ
f) Bên B cam kết không cung cấp và tiết lộ bất kỳ thông tin nào liên quan trực tiếp hay gián tiếp đến sản phẩm của Bên A cũng như các nội dung khác cho bất kỳ bên thứ ba nào mà không có sự đồng ý trước của Bên A bằng văn bản
Điều 6: GIẢI QUYẾT TRANH CHẤP
- Hai bên cam kết thực hiện đúng và đầy đủ các nội dung trong hợp đồng này Mọi sửa đổi bổ sung đối với hợp đồng này và bản kê chi tiết hạng mục đính kèm phải được hai Bên thống nhất và lập thành văn bản
- Hai bên chủ động thông báo cho nhau biết tiến độ thực hiện hợp đồng, nếu có các bất đồng và tranh chấp phát sinh liên quan đến việc thực hiện Hợp đồng, trước tiên sẽ được giải quyết thông qua thương lượng hữu nghị, nếu không giải quyết được vụ việc sẽ đượcđưa lên cơ quan tòa án Việt nam có thẩm quyền để giải quyết
- Hợp đồng được lập được thành hai (02) bản được đóng dấu và ký bởi đại diện có thẩmquyền của 2 bên có giá trị như nhau, mỗi bên giữ một (01) bản chính
ĐẠI DIỆN BÊN A ĐẠI DIỆN BÊN B
Câu 9: Khái niệm, ý nghĩa, nội dung của truyền thông marketing sự kiện?
- Truyền tải đến khán giả thông điệp, thương hiệu của công ty
- Thúc đẩy sự gắn kết giữa sản phẩm của DN với nhà tài trợ và KH
- Thu hút thêm nhiều KH tham dự và xây dựng một cộng đồng trực tuyến trong tất cả các giai đoạn của SK
* Nội dung: Nội dung truyền thông marketing SK được chia thành 6 bước
BƯỚC 1: XÁC ĐỊNH KHÁCH HÀNG MỤC TIÊU
- KH mục tiêu có thể là cá nhân, nhóm, công chúng đặc biệt hoặc công chúng nói chung
Trang 24- Công chúng mục tiêu sẽ tác động mạnh mẽ lên các quyết định của người truyền thông
về những vấn đề: Nói cái gì?; Nói ntn?; Nói khi nào?; Nói ở đâu?; Nói với ai?; Ai sẽ là người nói?
BƯỚC 2: XÁC ĐỊNH MỤC TIÊU TRUYỀN THÔNG
- Người truyền thông marketing phải hiểu được người nghe mục tiêu đang ở đâu và họ muốn dịch chuyển người nghe đến giai đoạn nào? Các mục tiêu có thể là:
+ Tạo sự nhận biết
+ Tạo sự quan tâm
+ Cung cấp thông tin
+ Củng cố thương hiệu
BƯỚC 3: THIẾT KẾ THÔNG ĐIỆP
- Nội dung thông điệp (Nói cái gì?): Người truyền thông phải hình dung được những điều sẽ nói với công chúng mục tiêu để tạo được sự đáp ứng mong muốn Quá trình này được gọi bằng những cách khác nhau là soạn thảo lời mời chào, chủ đề hay ý tưởng
- Kết cấu thông điệp (Nói thế nào cho hợp lý?)
- Hình thức thông điệp (Nói thế nào cho diễn cảm?): Hình thức biểu đạt một thông điệp phải thật sinh động để cuốn hút sự chú ý, quan tâm và dễ thuyết phục KH
BƯỚC 4: LỰA CHỌN PHƯƠNG TIỆN TRUYỀN THÔNG
- Kênh trực tiếp:
+ Kênh giới thiệu: các nhân viên bán hàng của DN tiếp xúc trực tiếp với KH
+ Kênh chuyên viên: những chuyên viên độc lập phát biểu ý kiến của mình với KH mụctiêu
+ Kênh xã hội: gồm những người láng giềng, bạn bè, các thành viên trong gia đình và những người đồng sự nói chuyện với KH mục tiêu
- Kênh gián tiếp:
+ Phương tiện truyền thông dưới dạng ấn phẩm (thư trực tiếp, báo và tạp chí)
+ Phương tiện truyền thông quảng bá (truyền thanh, truyền hình)
+ Phương tiện truyền thông điện tử (băng ghi âm và ghi hình, đĩa ghi hình, internet)+ Phương tiện trưng bày (pano, bảng hiệu, áp phích)
- Hầu hết các thông điệp gián tiếp đều được truyền tải qua các phương tiện truyền thông
có trả tiền
Trang 25BƯỚC 5: XÁC ĐỊNH NGÂN SÁCH TRUYỀN THÔNG
- Căn cứ vào khả năng
- Căn cứ vào tỷ lệ phần trăm doanh thu
- Cân bằng cạnh tranh
- Căn cứ vào mục tiêu, nhiệm vụ
BƯỚC 6: ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ TRUYỀN THÔNG
Câu 10: Phân tích nội dung xác định khách hàng mục tiêu và mục tiêu truyền thông? Vận dụng?
* Xác định KH mục tiêu:
- Khách hàng mục tiêu, hay còn gọi là thị trường mục tiêu, là nhóm khách hàng mà doanh nghiệp bạn nhắm đến Họ phải có nhu cầu về sản phẩm (dịch vụ) mà bạn cung cấp và phải có khả năng chi trả cho sản phẩm (dịch vụ) ấy Khách hàng mục tiêu bao gồm cả khách hàng tiềm năng và khách hàng thực sự
- KH mục tiêu có thể là cá nhân, nhóm, công chúng đặc biệt hoặc công chúng nói chung
- Công chúng mục tiêu sẽ tác động mạnh mẽ lên các quyết định của người truyền thông
về những vấn đề: Nói cái gì?; Nói ntn?; Nói khi nào?; Nói ở đâu?; Nói với ai?; Ai sẽ là người nói?
* Xác định mục tiêu truyền thông
+ Xây dựng sự nhận thức Khách hàng sẽ không mua một sản phẩm hay dịch vụ nếu không có bất kỳ nhận thức nào về sản phẩm hay dịch vụ đó Do đó, các công ty cần phảidành nhiều thời gian để xây dựng sự nhận thức này
+ Cung cấp kiến thức Bước này liên quan đến việc cung cấp thông tin về các đặc tính của sản phẩm hay dịch vụ Sản phẩm là gì? Sản phẩm đem lại những công dụng gì? + Tạo ấn tượng tích cực Khách hàng không mua đặc tính sản phẩm mà mua lợi ích - những thứ làm cho cuộc sống của họ tốt hơn, giải quyết được một vấn đề rắc rối hay tiếtkiệm tiền bạc cho họ
+ Đạt được vị thế thuận lợi trong tâm trí khách hàng
+ Tạo ra sự quan tâm mua hàng Nếu công tác marketing đã làm tốt các bước đầu trong quy trình này, khách hàng sẽ quyết định mua hàng
+ Thực hiện giao dịch Nếu tất cả các bước khác đã hoàn tất, khách hàng tiềm năng sẽ trở thành khách hàng thực sự
*Vận dụng:
Trang 261 Khách hàng mục tiêu của Vinamilk
Vinamilk chia khách hàng mục tiêu thành hai nhóm:
- Nhóm khách hàng cá nhân: là người tiêu dùng, những người có nhu cầu mua và sẵn sàng chi trả để mua sản phẩm Dielac Alpha đặc biệt các ông bố, bà mẹ có con từ 0 – 6 tuổi Đây nhóm khách hàng có nhu cầu về sản phẩm tương đối đa dạng (chất lượng sản phẩm tốt, giá trị dinh dưỡng sản phẩm mang lại, giá cả phù hợp, mẫu mã bao bì… ) và chiếm tỉ trọng cũng khá cao
- Nhóm khách hàng tổ chức: là những nhà phân phối, đại lý bán buôn, bán lẻ, cửa hàng, siêu thị….mong muốn và sẵn sàng phân phối sản phẩm Dielac Alpha của công ty Đây
là nhóm có yêu cầu về chiết khấu, thưởng doanh số, đơn hàng đúng tiến độ… liên quan đến việc phân phối sản phẩm
2 Mục tiêu truyền thông
- Vinamilk sử dụng đa dạng gần như tất cả các kênh truyền thông để tạo được những ấn tượng tốt đẹp trong lòng người tiêu dùng Việt Nam
- Vinamilk quảng cáo với tần suất cao trên hầu hết các phương tiện thông tin đại chúng, khẳng định thương hiệu Vinamilk một trong những thương hiệu hàng đầu của ngành sữa Việt Nam
- Bên cạnh các chiến dịch quảng cáo, Vinamilk còn triển khai các chương trình PR mang tính xã hội rất cao Một trong các chương trình tiêu biểu là “Tài trợ Bước nhảy hoàn vũ của Vfresh” – một chương trình gắn với giới trẻ, thay đổi phong cách tiêu dùng của giới trẻ Việt Nam
- Chương trình PR “Một triệu ly sữa cho trẻ em nghèo Việt Nam” – một chương trình gắn với sức khỏe và dinh dưỡng cho trẻ em nghèo Việt Nam nhằm thay đổi hành vi tiêu dùng sữa của trẻ em
Câu 11: Vai trò và các yếu tố ảnh hưởng đến việc xác định các phương tiện chở khách? Nội dung của hoạt động tổ chức đưa đón, tiếp khách?
* Vai trò và các yếu tố ảnh hưởng đến việc xác định các phương tiện chở khách
2 Các yếu tố ảnh hưởng: Do tính chất của sự kiện, do địa điểm và khoảng cách mà chỉ
có số ít khách sử dụng phương tiện cá nhân
Trang 27* Nội dung của hoạt động tổ chức đưa đón, tiếp khách:
1 Xác định loại phương tiện chở khách
- Xe 4 chỗ
- Xe khách: Xe khách có nhiều loại khác nhau theo số chỗ ngồi
- Kết hợp phương tiện vận chuyển
2 Xác định điểm đỗ và đưa đón khách
2.1 Điểm đỗ
a Yêu cầu
- Điểm đỗ xe phải đảm bảo sử dụng được, an toàn
- Không để khách mất thời gian chờ đợi
b Sức chứa: Nhà tổ chức phải nắm chắc được điểm đỗ có thể chứa được bao nhiêu xe, bao nhiêu chỗ phải dành lại
c Thời gian: Phải cụ thể nhưng linh hoạt
d Hoạt động tại bến đỗ: Điểm đỗ xe đều tồn tại trước sự kiện hoạt động nhận xe, trả
xe, thời gian mở, đóng, các qui chế bến bãi
e Chi phí giữ xe
- Cần xác định rõ người sở hữu điểm đỗ
- Chi phí thanh toán trước hay sau sử dụng?
- Nhà tổ chức SK thanh toán hay khách tham dự thanh toán?
f Giấy phép đỗ xe
- Ai là người xin giấy phép đỗ xe?
- Cần thông báo cho nhân viên trong bến đỗ xe biết thời gian của sự kiện
- Trên đường tới sự kiện cần có những dịch vụ hỗ trợ cho dịch vụ vận chuyển nào?
3 Tổ chức tiếp khách trong sự kiện
Trang 283.1 Chuẩn bị thành phần đón tiếp
- Phân công nhóm đón tiếp khách
- Đối với khách VIP cần có các thành viên quan trọng của ban tổ chức sự kiện
- Chuẩn bị đội ngũ lễ tân/ PG… (nếu cần thiết trong việc đón khách)
3.2 Chuẩn bị khu vực đón tiếp và các trang thiết bị hỗ trợ
- Khu vực đón tiếp phải được bố trí hợp lý
- Diện tích phải đủ rộng, tương đương với số lượng khách
- Trang thiết bị hỗ trợ như: bàn ghế, phù hiệu, hoa, ruy băng, Hệ thống tín hiệu trợ giúp
3.3 Đón tiếp khách
- Kiểm tra thông tin về thời gian và điều kiện vận chuyển của khách đến với sự kiện
- Lịch sự, trang trọng đón tiếp khách phù hợp với các quy tắc xã giao
- Với các khách đặc biệt (theo kế hoạch) phân công người đi kèm hướng dẫn
3.4 Mời, hướng dẫn khách vào khu vực tổ chức sự kiện
Khi mời khách, để tăng thêm ấn tượng và tạo sự khác biệt, sôi động cho sự kiện, nhà tổ chức thường bố trí các hoạt động như:Âm thanh, nhạc điệu; Vỗ tay, ca múa, reo hò, ; Pháo hoa chào mừng
3.5 Làm các thủ tục đăng ký ban đầu cho khách
- Hướng dẫn khách đăng ký thông tin
- Phát tài liệu, quà cho khách
- Hướng dẫn khách vào khu vực chính của sự kiện
Câu 12: Phân tích nội dung tổ chức triển khai hoạt động sự kiện (tiếp khách, quay phim, chụp ảnh, hoạt động giải trí ?
* Tổ chức tiếp khách trong SK
- Chuẩn bị thành phần đón tiếp
+ Phân công nhóm đón tiếp khách
+ Đối với khách VIP cần có các thành viên quan trọng của ban tổ chức SK
+ Chuẩn bị đội ngũ lễ tân (nếu cần thiết trong việc đón tiếp khách)
- Chuẩn bị khu vực đón tiếp và các trang thiết bị hỗ trợ
Trang 29+ Khu vực đón tiếp khách phải được bố trí hợp lý
+ Diện tích phải đủ rộng, tương đương với số lượng khách
+ Trang thiết bị hỗ trợ như: bàn ghế, phù hiệu, hoa, ruy băng, hệ thống tín hiệu trợ giúp
- Làm các thủ tục đăng kí ban đầu cho khách
+ Hướng dẫn khách đăng kí thông tin
+ Phát tài liệu, quà cho khách
+ Hướng dẫn khách vào khu vực chính của SK
* Tổ chức quay phim, chụp ảnh tại SK
a Quay phim
- Mục đích: Quảng cáo cho nhà tổ chức hoặc chủ sở hữu SK, quảng cáo cho nhà tài trợ
Quay phim, chụp ảnh nhằm đưa tin SK, làm tài liệu lưu trữ cho công ty sau này
- Số lượng thợ chụp ảnh, quay phim: Quay phim, chụp ảnh dù với mục đích gì cũng
không thể chỉ sử dụng một người mà phải là một nhóm người đảm bảo sao cho có nhiềukhuôn hình đẹp và ý nghĩa Ngoài ra cần đảm bảo đúng vị trí của từng người khi đã được giao nhiệm vụ
- Thời gian làm việc: Có thể linh hoạt chỉ chụp lúc SK bắt đầu Tuy nhiê, trong một số
SK thở quay phim, chụp ảnh phải làm việc xuyên suốt trong quá trình SK diễn ra
- Ngân sách: Chụp ảnh và quay phim đòi hỏi một ngân sách khá lớn vì thế nhà tổ chức
SK cần hết sức lưu ý và làm phim, in ảnh phù hợp với ngân sách
b.Chụp ảnh
-Chuẩn bị
•Phải lên kế hoạch chi tiết cho việc chụp ảnh
Trang 30•Các cảnh chụp phải đón bắt và có kế hoạch dự phòng để chủ động ứng xử khi có sự cố xảy ra
-Số lượng thợ
•Cần huy động phụ thuộc vào yêu cầu của sự kiện và mục tiêu sự kiện đặt ra
•Có thể chụp ảnh theo truyền thống hoặc chụp theo phong cách nhà báo
-Thời gian làm việc
•Trước: để thấy rõ cảnh bố trí sắp đặt và trang trí
•Trong: phải đón bắt những hoạt động
* Tổ chức hoạt động giải trí
- Chọn dịch vụ giải trí
+ Phải biết rõ về khán giả
+ Lập kế hoạch chi tiết cho hoạt dộng giải trí trong sự kiện
+ Nhà tổ chức cần hiểu rõ về những hoạt động giải trí trong SK, luôn tìm những trò vui nhộn, mới mẻ để hấp dẫn khách mời
- Thời gian diễn tập:
+ Thời gian thực hiện chương trình giải trí dài hay ngắn, lịch trình như thế nào yêu cầu Nhà tổ chức phải nắm được
+ Diễn tập có thể được tiến hành với từng bộ phận, từng công việc giải trí và sau đó phải bố trí thời gian diễn tổng hợp duy trì mối quan hệ đồng bộ giữa hoạt động vui chơi giải trí với các lĩnh vực và trình tự các công việc đã được sắp đặt theo kịch bản
+ Thời gian diễn tập cần được bố trí lịch chi tiết
+ Diễn tập giúp Nhà tổ chức kiểm tra, xem xét lại kịch bản của mình và cũng là kiểm trakết quả các công việc chuẩn bị
+ Cần lên kế hoạch để âm nhạc hoặc giải trí bắt đầu hoạt động tối thiểu 15 phút trước giờ khách được mời đến
+ Khi lên chương trình cho thời gian diễn tập tổng hợp, cần chú ý tới các hoạt động cùng diễn ra trong sự kiện như bộ phận làm việc âm thanh, hình ảnh, chạy thử âm thanh cùng với nhóm diễn tập phiên dịch, giới thiệu và dẫn chương trình,
Câu 13: Phân tích nội dung đưa đón khách trong tổ chức triển khai sự kiện?Vận dụng?
1 Xác định loại phương tiện chở khách
Trang 31Do tính chất của sự kiện, do địa điểm và khoảng cách mà chỉ có số ít khách sử dụng phương tiện cá nhân
•Điểm đỗ xe phải đảm bảo sử dụng được, an toàn
•Không để khách mất thời gian chờ đợi
+ Sức chứa: nhà tổ chức nắm chắc được điểm đỗ có thể chứa được bao nhiêu xe, bao nhiêu chỗ phải dành lại
+ Thời gian: phải cụ thể nhưng linh hoạt
+ Hoạt động tại bến đỗ: điểm đỗ xe tồn tại trước sự kiện -> hoạt động nhận xe, trả xe, thời gian mở, đóng, các qui chế bến bãi
+ Chi phí gửi xe:
•Cần xác định rõ người sở hữu điểm đỗ
•Chi phí thanh toán trước hay sau khi sử dụng
•Nhà tổ chức sự kiện thanh toán hay khách tham dự thanh toán
+ Giấy phép đỗ xe:
•Ai là người xin giấy phép đỗ xe
•Cần thông báo cho nhân viên trong bến đỗ xe biết thời gian của sự kiện
-Đưa đón khách: Trước hết phải xác định rõ khách tham dự từ địa điểm nào đến sự kiện?
+ Tổ chức vận chuyển khách mời phụ thuộc vào địa điểm tập kết, vào nơi ăn nghỉ của khách tham dự
+ Trên đường tới sự kiện có những dịch vụ hỗ trợ cho dịch vụ vận chuyển nào?
*Vận dụng: Giới thiệu: Công ty du lịch Vinatravel tổ chức tour du lịch Cửa Lò kết hợp
Teambuilding - Gala dinner 3 ngày 2 đêm cho khách hàng Đây là tour du lịch chủ yếu kết hợp hoạt động teambuilding
Trang 32- Khu vực đón tiếp: điểm đón khởi hành tại cổng chính công ty Vinatravel – 30/165 Thái Hà, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội Khách gửi xe cá nhân miễn phí tại nhà xe của công ty.
+ Kiểm tra lần cuối dữ kiện về đoàn khách, việc đón khách
+ Với một số trường hợp, cần nắm rõ được các dịch vụ tại nơi đón như cửa ra, y tế, nhà
vệ sinh, … và các dịch vụ trong quá trình vận chuyển
+ Gặp mặt, làm quen và tự giới thiệu với trưởng đoàn (và cả đoàn khách – nếu được) + Sau khi hoàn tất các vấn đề về thủ tục, giấy tờ và hành lý thì mời khách ra phương tiện vận chuyển
+ Hướng dẫn viên là người cuối cùng lên xe trước khi bắt đầu khởi hành
14 Phân tích nội dung xác định điểm đỗ xe trong tổ chức triển khai sự kiện?Vận dụng?
- Điểm đỗ xe phải đảm bảo sử dụng được, an toàn
- Không để khách mất thời gian chờ đợi
b Sức chứa: Nhà tổ chức phải nắm chắc được điểm đỗ có thể chứa được bao nhiêu xe, bao nhiêu chỗ phải dành lại
c Thời gian: Phải cụ thể nhưng linh hoạt
Trang 33d Hoạt động tại bến đỗ: Điểm đỗ xe đều tồn tại trước sự kiện hoạt động nhận xe, trả
xe, thời gian mở, đóng, các qui chế bến bãi
e Chi phí giữ xe
- Cần xác định rõ người sở hữu điểm đỗ
- Chi phí thanh toán trước hay sau sử dụng?
- Nhà tổ chức SK thanh toán hay khách tham dự thanh toán?
f Giấy phép đỗ xe
- Ai là người xin giấy phép đỗ xe?
- Cần thông báo cho nhân viên trong bến đỗ xe biết thời gian của sự kiện
*Vận dụng: Giới thiệu: Công ty du lịch Vinatravel tổ chức tour du lịch Cửa Lò kết hợp
Teambuilding - Gala dinner 3 ngày 2 đêm cho khách hàng Đây là tour du lịch chủ yếu kết hợp hoạt động teambuilding
- Khu vực đón tiếp: điểm đón khởi hành tại cổng chính công ty Vinatravel – 30/165 Thái Hà, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội Khách gửi xe cá nhân miễn phí tại nhà xe của công ty
- Phương tiện: 2 xe khách 40 - 45 chỗ
- Số lượng khách: 40 khách
- Địa điểm đỗ xe: bãi đỗ xe khách sạn Mường Thanh Grand Hotel – điểm trông giữ xe chất lượng cao (có trang bị hệ thống giám sát, trông giữ xe thông minh: camera giám sáttheo dõi, kiểm tra phương tiện người gửi, quản lí điểm đỗ, tính tiền và in hóa đơn tự động)
- Thời gian gửi xe: gửi từ 12h00 ngày 1 đến 12h00 ngày 3
- Chi phí gửi: 200.000 VNĐ
15 Những hoạt động sau sự kiện? Phân tích một số tình huống có thể xảy ra trong
tổ chức sự kiện, cách thức hạn chế và giải quyết? Vận dụng?
* Những hoạt động sau sự kiện
1 Giải quyết các công việc còn lại
- Nhận biết đc các vấn đề tồn đọng
- Tìm hiểu và đáp ứng mong đợi của khách
- Xử lý các công việc khác : Phân loại, lập báo cáo về các công việc còn lại sau sự kiện (mất mát, thất lạc tài sản của khách, tai nạn, bảo hiểm…)
Trang 342 Lập báo cáo và rút kinh nghiệm
- Lập báo cáo theo yêu cầu của hợp đồng tổ chức sự kiện
- Lập báo cao gửi cơ quan quản lý, truyền thông, báo chí
- Lập các báo cáo nội bộ
- Tổng kết công tác tổ chức sự kiện của ban tổ chức
- Tổng kết công tác tổ chức sự kiện của nội bộ nhà tổ chức sự kiện
-Báo cáo với nhà đầu tư
-Kiểm tra sự hài lòng của khách hàng, Truyền thông sau sự kiện, Các vấn đề tồn đọng, các hoạt động khác
* Phân tích một số tình huống có thể xảy ra trong tổ chức sự kiện, cách thức hạn chế và giải quyết
1 Tình huống:
- Tình huống phát sinh từ địa điểm tổ chức SK
- Tình huống phát sinh từ MC, khách mời
- Tình huống phát sinh về thời gian tổ chức SK
- Tình huống về truyền thông
- Tình huống phát sinh do không nắm rõ quy định
2 Rủi ro (có thể thêm nếu cần, không thì bỏ nếu quá dài):
Rủi ro trong lập kế hoạch:
- Lập kế hoạch phù hợp với thực tế Xác định đúng mục tiêu, khách hàng mục tiêu -Đưa ra ý tưởng dựa vào Bảng định hướng sáng tạo
- Lựa chọn đối tác phù hợp, có khả năng hoạt động để có thể cùng nhau tổ chứa một
sự kiện thành công
Rủi ro trong hoạch định ngân sách:
- Hoạch định ngân sách cần thực tế…
- Phải liệt kê chi tiết những chi phí phát sinh và luôn cập nhật giá trên thị trường
Rủi ro trong dịch vụ chăm sóc khách hàng: Phải có một đội chuyên đặc trách về những công việc liên quan đến dịch vụ chăm sóc khách hàng
Rủi ro trong quyết định địa điểm, không gian:
Trang 35- Xác định yêu cầu cơ bản đối với vị trí không gian, cần tính toán không gian, số lượng tham dự, khách mời
- Trường hợp mà nơi tổ chức sự kiện như khả năng di chuyển, khả năng cũa bãi đậu
xe, khả năng tình trạng kẹt xe, thời gian, sự ồn ào…
Rủi ro trong việc an toàn khi diễn ra sự kiện:
- Có một đội An ninh có nhiệm vụ bảo vệ
- Kiểm tra Check-in kỹ với khách mời để hạn chế: lấy cắp tài sản, phá rối
- Đối với Vấn thề Thức ăn và Nước uống cần kiểm tra kỹ
- Có đội y tế túc trực suốt buổi Event, xe cứu thương…
Rủi ro trong việc chuẩn bị thiết bị, dụng cụ: Lập một bảng Check-List để liệt kê
ra những thiết bị cần kiểm tra trước khi buổi Event bắt đầu
Rủi ro do các yếu tố môi trường:
- Xem dự báo thời tiết nơi sẽ tổ chức sự kiện
- Nghiên cứu các thói quen cũng như văn hóa của khách mời, người tham gia sự kiện tại từng vùng, khu vực tổ chức sự kiện
- Chuẩn bị đủ giấy tờ, thủ tục phòng các trường hợp rủi ro
- Tìm hiểu quy định pháp luật: cho phép và không cho phép các hoạt động/ hình thức nào được tổ chức
3 Hạn chế các sự cố:
- Tìm hiểu kỹ các yếu tố ảnh hưởng đến sự kiện
- Quan tâm đến tính khả thi trong lập kế hoạch và chuẩn bị sự kiện
- Có quy trình chi tiết cho từng nội dung công việc
- Với các nội dung quan trọng luôn có kế hoạch dự phòng
- Khi thực hiện công việc luôn có danh mục công việc
- Xây dựng quy trình giải quyết các sự cố
*Vận dụng: SỰ KIỆN RA MẮT SẢN PHẨM MỚI “Sunny – Nâng bước tới trường”
CỦA HÃNG BỘT GIẶT UNILEVER VN (10/05/2011 – 01/06/2011)
1 Rủi ro gặp phải khi ngày 28/5 gặp thời tiết xấu: Khi gặp phải cơn mưa rào trong vài chục phút thì không có gì đáng lo ngại, ở trong mùa này khi mua rào xong thì không khímát mẻ và nắng tươi, sự kiện vẫn có thể tiếp tục diễn ra bình thường Nhưng trong trường hợp thời tiết xấu đi, có không khí lạnh, gió mùa đông bắc, bão…thì những sự
Trang 36kiện thời tiết này xảy ra không đột ngột, ta sẽ di chuyển chương trình vào trong khu nhà
có mái che Quần áo sau khi giặt xong sẽ được là hơi
2 Số lượng người tham gia ngày 28/05 quá đông, vượt xa so với dự kiến ban đầu:Tổ chức phần thi giặt nhanh và sạch, tập hợp thành các nhóm dự thi ngẫu nhiên
3 Xảy ra một số sự cố như mất điện, ca sĩ mời không đến vv: Gửi lời xin lỗi tới khách mời, mong nhận sự thông cảm, cắt bỏ một số họat động liên quan Rút kinh nghiệm.4 Rủi ro khi quảng bá tính năng giặt tẩy của sản phẩm mới có thể xảy ra:Chọn những
áo đồng phục bẩn nhẹ, chất liệu vải còn khá tốt
5 Xảy ra phát sinh chi phí so với dự kiến:Đề xuất lãnh đạo công ty xin hỗ trợ thêm kèmbảng báo cáo kinh phí chi tiết các khoản phát sinh thêm
16 Khái niệm đánh giá hoạt động sự kiện, ý nghĩa, và các yếu tố ảnh hưởng đến đánh giá sự kiện ?
-Khái niêm: Đánh giá sau sự kiện là đo lường sự thành công của một sự kiện về mục
tiêu của nó bằng cách thu thập và phân tích các dữ liệu liên quan từ sự kiện này
-Ý nghĩa: Việc đánh giá sự kiện cho phép tạo ra hồ sơ sự kiện, phác thảo những đặc
tính cơ bản và những số liệu thống kê quan trọng của sự kiện Đồng thời, công tác này cũng cho phép phản hồi thông tin cho các bên liên quan và công cụ phân tích và cải tiến Mục đích của đánh giá dự án sự kiện là so sánh và đánh giá tiến độ thực tế của dự
án với kế hoạch dự án sự kiện; đánh giá tính linh hoạt về khả năng của hệ thống ứng phó với thay đổi: đánh giá tính kịp thời của các báo cáo; đánh giá hiệu quả của các quyết định quản lý; so sánh các mốc kế hoạch với thực tế
- Các yếu tố ảnh hưởng đến đánh giá sự kiện
+ Các yếu tố về nhân lực và phương tiện sử dụng
+ Tiêu chí và phương pháp đánh giá
+ Số liệu thu thập được trong sự kiện
+ Các nhìn nhận của nhà đầu tư sự kiện
17 Nêu mục tiêu, yêu cầu của tổ chức lễ khai trương, khánh thành?
* Mục tiêu
Để đánh dấu sự hoạt động của một công ty, nhà máy, tổ chức, doanh nghiệp hay cửa hàng thì buổi lễ khai trương – khánh thành là điều rất quan trọng nhằm công bố cho đối tác, khách hàng về sự hoạt động của doanh nghiệp mình Thực ta tổ chức lễ khai trương, khánh thành còn có mục đích giới thiệu, quảng bá thương hiệu của bạn cho đối tác và khách hàng tham gia buổi sự kiện, nhà tổ chức sự kiện phải hiểu được điều đó và
sẽ tổ chức một buổi sự kiện thành công nhất
Trang 37* Yêu cầu
- Giới thiệu doanh nghiệp đến công chúng
- Có được nguồn khách hàng tiềm năng trong tương lai
- Chi phí hợp lý tối ưu
18 Phân tích nội dung đánh giá kết quả trong tổ chức lễ khai trương, khánh thành? Vận dụng?
*Phân tích
1 TC1: Mục tiêu của sự kiện
• Đo lường kết quả với mục tiêu đạt ra:
– Mục tiêu của nhà đầu tư
– Mục tiêu của người tổ chức
• Mức độ % đạt được so với mục tiêu trong kế hoạch
2 TC2: Đánh giá hoạt động lập kế hoạch tổ chức sự kiện
• Mức độ khả thi của kế hoạch
• Mức độ hấp dẫn của nội dung
• Thiết kế của chương trình
3 TC3: Đánh giá về địa điểm, giấy tờ chuẩn bị cho sự kiện
• Thuê địa điểm tổ chức
• Việc xin giấy phép
4 TC4:Đánh giá công tác truyền thông, quảng cáo
• Bài PR trên báo
• Treo bandrol, dán poster
• Phát tờ rơi
• Rải link trên các forum, mạng xã hội
• Gửi mail cho khách hàng
5 TC5: Đánh giá công tác set up, trang trí
cho sự kiện
• Không gian tổng thể của sự kiện
Trang 38• Lắp đặt và trang trí sân khấu
• Lắp đặt cổng chào, khu triển lãm (nếu có)
• Sắp xếp và trang trí khu vực lễ tân, quầy bán vé
• Tiện ích khác: Chỗ đậu xe, toilet
6 TC6: Đánh giá công tác kỹ thuật trong sự kiện
• Lắp đặt hệ thống âm thanh ánh sáng
• Hệ thống trình chiếu
• Nguồn điện
7 TC7: Đánh giá công tác hậu cần, thuê mua các trang thiết bị cho sự kiện
• Việc sản xuất, in ấn các vật dụng thiết kế, vật phẩm quảng cáo
• Việc chuẩn bị quà tặng
• Việc chuẩn bị phương tiện đi lại
• Gửi giấy mời, xác nhận sự có mặt của khách mời
• Sự có mặt của khách mời, đại diện công ty, khách VIP
• Thái độ làm việc của PG, PB
• Nhân sự hậu cần khác,
9 TC9: Các thông tin phản hồi sau sự kiện của khách mời
• Số lượng khách tham gia
• Thành phần khách tham gia
• Tỷ lệ hợp đồng được ký (nếu có)
• Tỷ lệ đăng ký trò chơi
Trang 39• Mức độ nhận biết sản phẩm/thương hiệu
10 TC10: Đánh giá quá trình tổ chức thực hiện sự kiện
• Việc đón khách, đăng ký
• Việc tổ chức trò chơi
• Việc phát quà mẫu, tặng quà
• Việc bán vé
• Việc hướng dẫn, giải đáp thắc mắc cho khách mời
• Biện pháp thu hút khách, làm nóng tại chương trình
11 TC11: Đánh giá công tác điều phối sự kiện, giải quyết rủi ro
• Mức độ ăn ý, chặt chẽ trong phối hợp thực hiện, việc phân bổ, điều phối nhân sự
• Quá trình chạy thử, tổng duyệt
• Thời gian thực hiện
• Sự linh hoạt giải quyết các tình huống
• Các phát sinh ngoài kế hoạch và các nguyên nhân
12 TC12: Đánh giá các công việc còn lại sau sự kiện
• Thanh quyết toán chi phí
• Lập các báo cáo và tổng kết công tác tổ chức sự kiện
• Các hoạt động khác: thu dọn hiện trường, trả vật dụng thuê mượn,…
13 TC13: Đánh giá chung sau sự kiện
• Mức độ truyền tải của thông điệp, nội dung của sự kiện
• Sự ăn khớp giữa thời gian, lịch trình của kế hoạch và thực tế
*Vận dụng: ĐÁNH GIÁ LỄ KHAI TRƯƠNG KHÁCH SẠN PETROSETCO (PSV)
đủ, sắp xếp màn hình chiếu giới thiệu về khách sạn rất chu đáo
- Đón khách: chưa chỉ rõ cho khách chỗ ngồi chu đáo
Trang 40- Khai mạc: MC nói còn vấp và hơi nhanh
- Giới thiệu khách mời, đại biểu: MC nói nhầm tên khách mời
- Dùng tiệc: đầy đủ, cẩn thận, nhân viên nhanh nhẹn dọn bàn ko để khách phàn nàn
19 Phân tích mục tiêu của lễ khai trương, khánh thành? Vận dụng?
* Phân tích:
Để đánh dấu sự hoạt động của một công ty, nhà máy, tổ chức, doanh nghiệp hay cửa hàng thì buổi lễ khai trương – khánh thành là điều rất quan trọng nhằm công bố cho đối tác, khách hàng về sự hoạt động của doanh nghiệp mình Thực ta tổ chức lễ khai trương, khánh thành còn có mục đích giới thiệu, quảng bá thương hiệu của bạn cho đối tác và khách hàng tham gia buổi sự kiện, nhà tổ chức sự kiện phải hiểu được điều đó và
sẽ tổ chức một buổi sự kiện thành công nhất
*Vận dụng: LỄ KHÁNH THÀNH NHÀ Ở CÔNG NHÂN & TRƯỜNG MẦM NON
DELTA Ngày 28/11/2017, Công ty CP dụng cụ thể thao Delta long trọng tổ chức Lễ Khánh thành Công trình nhà ở công nhân và Trường mầm non Công ty Delta Đây là công trình trọng điểm được Liên đoàn lao động tỉnh Thanh Hóa lựa chọn để gắn biển Chào mừng Đại hội Công đoàn tỉnh Thanh Hóa lần thứ XIX, nhiệm kỳ 2018-2023
- Mục tiêu:
+ Khu nhà ở công nhân và Trường mầm non Delta ra đời không chỉ phục vụ cho việc đào tạo kiến thức, tay nghề cho người lao động, nuôi dạy trẻ, đáp ứng nhu cầu nhà ở chongười lao động làm việc tại công ty mà cả trong huyện Hoằng Hóa và các huyện lân cận
+ Đây là công trình phúc lợi tâm huyết, thể hiện sự quan tâm, đảm bảo quyền lợi, là nơi
để CBCNV yên tâm gửi gắm con thơ, ổn định và gắn bó lâu dài với công ty
+ Đáp ứng nhu cầu chính đáng của công nhân, lao động, từ đó giúp người lao động yên tâm làm việc, gắn bó lâu dài với công ty, tạo nền tảng để công ty tiếp tục phát triển vững chắc
20 Trình bày mục tiêu,yêu cầu của tổ chức giới thiệu sản phẩm mới?
* Mục tiêu
-Thông báo về sự xuất hiện của sản phẩm trên thị trường
- Rút ngắn khoảng cách giữa sản phẩm và người tiêu dùng
- Quyết định tương lai của sản phẩm và thành công của doanh nghiệp
- Thu hút sự chú ý của truyền thông, tiết kiệm chi phí PR, quảng cáo
* Yêu cầu