ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRUNG ĐÔ
Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Trung Đô
Để đáp ứng nhu cầu thi công xây dựng các công trình đa dạng, công ty cần sử dụng một lượng lớn vật liệu xây dựng với nhiều loại khác nhau, mỗi loại có đặc tính và vai trò riêng biệt Quản lý và hạch toán chính xác nguyên vật liệu (NVL) đòi hỏi phải thực hiện phân loại NVL một cách khoa học và hợp lý Việc phân loại NVL không chỉ giúp thuận tiện trong việc theo dõi và bảo quản tại kho mà còn nâng cao hiệu quả quản lý vật tư của công ty.
Trong công tác hạch toán vật tư, Công ty không sử dụng tài khoản cấp II để phản ánh từng loại nguyên vật liệu (NVL) Thay vào đó, công ty đã xây dựng mã số riêng cho từng loại NVL dựa trên bảng mã vật tư được quy định trên máy tính, sử dụng các chữ cái đầu của vật liệu, công cụ dụng cụ Do đó, tất cả các loại vật liệu đều được hạch toán vào tài khoản 152 "Nguyên liệu, vật liệu", nhằm đảm bảo rõ ràng và chính xác trong công tác kế toán.
NVL không được phân loại thành NVL chính hay vật liệu phụ, mà được coi là vật liệu chính vì nó là đối tượng lao động chủ yếu của công ty và là cơ sở vật chất hình thành nên sản phẩm xây dựng cơ bản Nó bao gồm hầu hết các loại vật liệu mà công ty sử dụng như xi măng, sắt, thép, gạch, ngói, vôi ve, cùng với lượng nhiên liệu phù hợp cho các loại máy móc, xe cộ như xăng và dầu.
Phụ tùng thay thế là các chi tiết phụ tùng của các loại máy móc, thiết bị mà công ty sử dụng, bao gồm phụ tùng cho các máy móc như máy cẩu, máy trộn bê tông, cũng như phụ tùng cho xe ô tô như mũi khoan và săm lốp ô tô Điều này đảm bảo công trình luôn vận hành trơn tru, giảm thiểu thời gian chết do hỏng hóc và giúp duy trì hiệu suất tối đa của các thiết bị Việc cung cấp phụ tùng thay thế chính hãng, chất lượng cao là yếu tố quan trọng trong việc bảo trì, sửa chữa và nâng cao tuổi thọ cho các thiết bị và phương tiện vận chuyển.
Phế liệu thu hồi bao gồm các đoạn thừa của thép, tre, gỗ không còn sử dụng được, cùng với vỏ bao xi măng Tuy nhiên, hiện tại công ty chưa thực hiện được việc thu hồi phế liệu, nên không có phế liệu thu hồi để lưu kho hoặc sử dụng tiếp.
Bảng mã hóa vật tư xây dựng của Công ty CP Trung Đô là tài liệu quan trọng giúp quản lý và hệ thống hóa các loại vật tư sử dụng trong các dự án xây dựng Việc áp dụng bảng mã này giúp tăng tính chính xác, tiết kiệm thời gian trong quá trình lập dự toán và thực hiện công việc Bảng mã hóa còn hỗ trợ việc kiểm soát tồn kho, giảm thiểu sai sót trong công tác đặt hàng và thanh toán vật tư xây dựng của Công ty CP Trung Đô Đây là công cụ không thể thiếu để nâng cao hiệu suất và hiệu quả quản lý vật tư trong hoạt động xây dựng của đơn vị.
STT TấN VẬT TƯ MÃ VẬT
2 Thép cuốn D6A1, thép ,8 TD6A1, thép ,8 Kg
6A1, thép Thép cán D 20 TD20 Kg
11 Cọc bê tông CBT MD
12 Gạch đặc Tuynen GTNEN Viên
Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Trung Đô 6A1, thép 1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Trung Đô
Công ty bảo quản vật liệu và công cụ dụng cụ trong hai kho của mỗi công trình nhằm đảm bảo vật liệu không bị hao hụt và thuận tiện cho tiến độ thi công xây dựng Các kho phải đảm bảo điều kiện khô ráo, tránh oxy hóa vật liệu và công cụ dụng cụ; đồng thời, có thể chứa nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau hoặc giống nhau Riêng các loại cát, sỏi, đá vôi được chuyển thẳng tới công trình để thuận tiện và tiết kiệm thời gian Công ty xác định mức dự trữ, hao hụt và dự trù hợp lý dựa trên kế hoạch sản xuất do phòng kinh tế kế hoạch vật tư đề xuất Để phục vụ công tác hạch toán và quản lý nguyên vật liệu, công ty đã phân loại NVL một cách khoa học; yêu cầu thủ kho ngoài kiến thức ghi chép ban đầu còn cần hiểu biết về các loại nguyên vật liệu xây dựng để thực hiện ghi chép chính xác nhập, xuất và bảo quản NVL trong kho, đảm bảo quản lý hiệu quả và chính xác.
Các công trình được bố trí kho vật liệu (NVL) theo quy định riêng của công ty, nhằm đảm bảo thuận tiện trong việc thi công Vì quy mô và nhu cầu sử dụng NVL lớn, công ty đã xây dựng kho NVL chung để điều phối nguồn vật liệu giữa các kho nhỏ khi cần thiết Việc sử dụng kho NVL chung giúp tối ưu hóa quản lý, đáp ứng nhanh chóng các khu vực thi công, và mang lại lợi ích kinh tế, thuận tiện hơn so với việc vận chuyển NVL từ xa hoặc tại chỗ.
NVL tại Công ty được hình thành từ hai nguồn chính, mang lại tiềm lực mạnh mẽ trong lĩnh vực xây dựng và sản xuất vật liệu xây dựng Nhờ sự đa dạng về nguồn lực, NVL luôn đảm bảo cung cấp vật liệu xây dựng chất lượng cao, đáp ứng mọi yêu cầu của các dự án của Công ty Sự kết hợp này giúp tăng cường khả năng cạnh tranh và đảm bảo tiến độ thi công, góp phần vào thành công chung của các dự án xây dựng.
Hình thức tự cung cấp:
Các loại vật liệu do Công ty sản xuất như ngói, gạch tuynen, gốm sứ cao cấp, granite đều do Công ty tự cung ứng từ lĩnh vực sản xuất vật liệu xây dựng Những nguyên vật liệu này được bảo quản tại kho thành phẩm của nhà máy và chuyển đến kho công trình theo nhu cầu sử dụng Giá nguyên vật liệu đầu vào cho dự án xây dựng được tính dựa trên giá bán của loại vật liệu tương ứng trên thị trường, không phân biệt giữa bán nội bộ và bán ra ngoài nhằm đảm bảo phản ánh chính xác chi phí và giá trị của công trình như giá thị trường.
Vào ngày 15/11/2011, nhà máy sản xuất vật liệu xây dựng đã chuyển đến công trình xây dựng nhà làm việc tại huyện Kỳ Anh, Hà Tĩnh Tại đây, nhà máy đã cung cấp 80.000 viên gạch Tuynel loại 6A1 và thép lỗ with quy cách kích thước 220x150x6A1, cùng với thép 0, với mức giá 2.150 đồng/viên Giá bán ra chưa gồm thuế giá trị gia tăng, phản ánh giá trị thực tế của các sản phẩm vật liệu xây dựng này khi ra thị trường.
Giá trị lô hàng tính giá trị NVL nhập kho tại kho Công trình nhà làm việc huyện Kỳ Anh – Hà Tĩnh là: 80.000x2150= 172,000,000 NVĐ
Ngoài những nguyên vật liệu công ty có thể tự cung cấp, công ty mua ngoài từ các nhà cung ứng trên thị trường tùy thuộc vào từng loại nguyên vật liệu Ví dụ như sắt, thép, các vật liệu dễ bị oxi hóa, cồng kềnh và có giá trị lớn thường được ký hợp đồng với nhà cung cấp gần thời điểm cần sử dụng, nhằm tránh chi phí bảo quản cao, giảm thiểu mất chất lượng do kho không chuyên, và tiết kiệm chi phí vốn ứ đọng trong kho.
Giá NVL mua vào được nhập kho và tớnh giỏ theo đúng quy định của chế độ kế toán hiện hành
Giá NVL nhập kho = Giá mua +
Chi phí thu mua, vận chuyển và Các khoản thuế không được khấu trừ
Trường hợp bên bán vận chuyển NVL cho Công ty thì giá thực tế nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn
Vốn dĩ, ngày 17/11/2011, phiếu nhập kho số 46A1 ghi nhận việc nhập thép vào kho vật liệu của công ty Nguyễn Văn Hùng đã thực hiện việc nhập kho dựa trên hóa đơn số 358 cùng ngày của Công ty TNHH Hải Yến, địa chỉ số 26A1, thép Phan Đình Phụng, Phường Tân Giang, TP Quá trình này đảm bảo tính chính xác về số lượng và nguồn gốc vật tư, góp phần quản lý chặt chẽ hàng hóa trong kho.
Hà Tĩnh là địa phương có thể nhập xi măng Hà Duyên với giá thực tế là 76A1 cùng thép trị giá 000.000 NVD theo hóa đơn Không phát sinh thêm khoản chi phí thu mua nào, chỉ cần liên hệ qua điện thoại, nhà cung ứng sẽ đáp ứng đầy đủ và giao hàng tận nơi.
Do đó, giá nhập kho của lô hàng NVL này chính là giá hóa đơn: 76A1, thép ,000,000VND.
Giá nhập kho của nguyên vật liệu (NVL) nhập mua bao gồm giá mua cộng tất cả các chi phí phát sinh như phí vận chuyển do đội xe của công ty hoặc đơn vị thuê ngoài thực hiện, cũng như chi phí lưu trú NVL tại kho ngoài kho chính của công ty Điều này đảm bảo phản ánh đầy đủ giá trị thực tế của NVL khi nhập kho.
Ví dô: Trên phiếu nhập kho sè 447 ngày 3/11/2011, đồng chí Nguyễn
Văn Hùng đã nhập kho của công ty 20.000 kg thép cán cỏ các loại với giá chưa gồm thuế giá trị gia tăng đầu vào là 16A1, thép, 000 VNĐ/kg theo hoá đơn số 142 ngày 3/11/2011 của cửa hàng vật liệu số 27B tại Thị trấn Kỳ Anh.
Giá thực tế nhập kho là: 20,000x16A1, thép ,000 + 5,250,000 = 325,250,000 VNĐ Trong đó, giá mua là 20,000x16A1, thép ,000 và ch phí vận chuyển trên hóa đơn là 5,250,000 VNĐ
Giá thực tế vật liệu xuất dùng cho thi công: Giá thực tế vật liệu xuất dùng cho thi công được tính theo phương pháp nhập trước xuất trước.
Với đơn giá xuất NVL thép Hà Duyên tại chứng từ kho số 86A1 ngày 7/11/2011, số lượng xuất cho công trình Nhà làm việc Huyện Kỳ Anh là 30.000kg thép Trước khi nhập kho ngày 3/11/2011, tồn kho là 17.000kg thép với giá 16.200/kg Do đó, lượng thép thực tế xuất kho được xác định dựa trên số lượng tồn kho và yêu cầu xuất hàng, đảm bảo tính chính xác theo chứng từ và giá trị tồn kho ban đầu.
1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty Cổ phần Trung Đô
Phòng kế hoạch vật tư chịu trách nhiệm thu mua vật tư dựa trên kế hoạch thi công và nhu cầu vật tư của từng công trình Để đảm bảo tiến độ và chất lượng công trình, phòng kế hoạch phải xây dựng kế hoạch sử dụng vật tư trong tương lai, lập kế hoạch thu mua và dự trữ vật tư phù hợp Việc này giúp đảm bảo nguồn nguyên vật liệu luôn có sẵn, đáp ứng kịp thời tiến độ thi công và giữ vững chất lượng dự án.
Phòng kế hoạch vật tư chịu trách nhiệm trước giám đốc về tình hình cung ứng và chất lượng nguyên vật liệu nhập mua Chịu trách nhiệm đảm bảo nguồn chất lượng của từng loại vật tư trong quá trình lưu kho, tránh hư hỏng, xuống phẩm cấp Đảm bảo ghi chép đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ phát sinh tại kho Thủ kho tiến hành kiểm kê NVL định kỳ về số lượng và chất lượng, báo cáo với phòng vật tư và đề xuất kế hoạch bảo quản tối ưu để giữ NVL trong tình trạng tốt nhất với chi phí hợp lý Phòng kế hoạch vật tư chịu trách nhiệm về chất lượng và số lượng NVL trong kho, trừ các nguyên nhân khách quan như thiên tai hoặc kho bảo quản không đạt tiêu chuẩn đã được thông báo nhưng chưa xử lý kịp thời.
Phòng Kỹ thuật phối hợp với phòng Kế toán và phòng Kế hoạch để xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu (NVL) hợp lý cho từng công đoạn cũng như phần thi công chung của mọi công trình Các định mức này thể hiện lượng NVL cần thiết cho các công việc như xây 1m khối vữa, đổ móng, gạch dùng cho các loại tường khác nhau như tường con kiến hay tường 20, cùng với lượng vữa dùng để xây dựng tường 1m vuông Ngoài ra, các định mức còn bao gồm phần hao hụt dự kiến, nhằm phân chia rõ trách nhiệm xử lý hao hụt vượt mức cho bộ phận sử dụng, tránh ảnh hưởng tới giá thành công trình Một số định mức có thể áp dụng chung cho nhiều dự án, tuy nhiên tùy thuộc vào yêu cầu của từng nhà đầu tư, các thông số kỹ thuật và tài chính sẽ được xem xét, duyệt bởi phòng Kế hoạch, Kỹ thuật, Kế toán, và trình giám đốc phê duyệt trước khi áp dụng cho từng công trình riêng biệt.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG
Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Trung Đô
Nguyên vật liệu là đối tượng kế toán cần được hạch toán chi tiết về cả mặt hiện vật và giá trị, phù hợp với từng kho, từng loại và từng nhóm nguyên vật liệu Việc tổ chức hạch toán phải đồng bộ, thực hiện tại cả kho và phòng kế toán dựa trên chứng từ nhập kho và xuất kho Điều này giúp đảm bảo chính xác, đầy đủ trong việc kiểm soát nguyên vật liệu của doanh nghiệp.
Công ty Cổ phần Trung Đụ đã tổ chức hệ thống chứng từ và mở sổ chi tiết theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển nhằm thực hiện kế toán chi tiết vật liệu xây dựng (NVL) Hoạt động này giúp tăng cường công tác quản lý tài sản nói chung và công tác quản lý NVL nói riêng, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình ghi nhận và theo dõi số liệu kế toán Việc áp dụng phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển góp phần nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát, giảm thiểu rủi ro sai sót và hỗ trợ công tác lập báo cáo tài chính chính xác, kịp thời.
Lập danh điểm quản lý NVL:
Dựa trên kết quả phân loại nguyên vật liệu (NVL), công ty tiến hành lập sổ danh điểm NVL theo mẫu chuẩn, đảm bảo tính thống nhất trong toàn công ty Việc xây dựng sổ danh điểm NVL giúp kiểm soát chặt chẽ nguồn nguyên vật liệu, nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho và giảm thiểu thất thoát Áp dụng mẫu sổ danh điểm NVL chuẩn giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, cập nhật thông tin và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu về nguyên vật liệu Quy trình lập sổ danh điểm NVL dựa trên kết quả phân loại nhằm tối ưu hóa quản lý nguyên vật liệu, phục vụ tốt các hoạt động sản xuất và kinh doanh của công ty.
Bảng 2.1: Sổ danh điểm vật liệu
S DANH I M V T LI UỔ DANH ĐIỂM VẬT LIỆU ĐIỂM VẬT LIỆU ỂM VẬT LIỆU ẬT LIỆU ỆU
Tên, nhãn hiệu quy cách vật liệu ĐVT Đơn giá dự tính đầu năm Ghi chó
Nhóm Danh điểm xi măng 152.1.1 Xi măng Hà
(Nguồn: Công ty Cổ phần Trung Đô)
Việc lựa chọn phương pháp phân loại nguyên vật liệu (NVL) của mỗi công ty phụ thuộc vào yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, nhằm nâng cao hiệu quả quản lý Để quản lý tốt hơn, doanh nghiệp cần có số liệu chính xác và đầy đủ về tình hình biến động của từng loại NVL trong hoạt động sản xuất kinh doanh Chính vì vậy, NVL nên được phân chia rõ ràng theo tính năng, quy cách và phẩm chất, dựa trên việc xây dựng và lập sổ danh mục NVL Điều này giúp doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện và chính xác hơn về nguồn nguyên liệu để điều hành sản xuất hiệu quả.
Sổ danh điểm NVL có tác dụng rất lớn trong công tác kế toán NVL.
Phõn công trách nhiệm và quá trình kế toán:
Tại kho, thủ kho ghi chép số lượng nhập xuất hàng ngày dựa trên chứng từ Nhập kho, xuất kho và ghi vào thẻ kho theo từng loại, nhóm nguyên vật liệu để dễ kiểm tra và đối chiếu Thủ kho thường xuyên kiểm tra số tồn nguyên vật liệu trên thẻ kho với số thực tế hàng tồn kho định kỳ Ngoài ra, mỗi tuần, thủ kho gửi chứng từ nhập xuất kho nguyên vật liệu cho phòng kế toán để cập nhật vào các sổ chi tiết, đảm bảo số liệu chính xác và đồng bộ.
Tại phòng kế toán, khi nhận chứng từ nhập, xuất kho từ thủ kho, kế toán NVL ghi nhận các số liệu vào sổ bảng kê nhập, xuất Cuối kỳ, kế toán cộng tổng số liệu trên bảng kê nhập, xuất của từng loại NVL để làm cơ sở đối chiếu với thẻ kho và sổ kế toán tổng hợp Quá trình này giúp đảm bảo tính chính xác của số liệu tồn kho, phù hợp với quy trình kiểm kho và đối chiếu sổ sách, đặc biệt là sổ Cái TK 152, phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu số liệu tồn kho một cách chính xác và hiệu quả.
Khi nhận các dự án và hợp đồng thi công xây lắp, phòng kỹ thuật dựa trên thông số kỹ thuật hợp đồng và bản thiết kế kỹ thuật để tính toán khối lượng vật liệu tiêu hao Thông qua quá trình này, phòng kỹ thuật xác định chính xác lượng vật tư cần thiết cho dự án Sau đó, thông tin về khối lượng vật tư được chuyển đến phòng kế hoạch vật tư để tiến hành đặt hàng và chuẩn bị vật liệu phù hợp Việc này giúp đảm bảo quá trình thi công diễn ra thuận lợi, đúng tiến độ và tối ưu hóa quản lý ngân sách dự án.
Phòng kế hoạch vật tư chịu trách nhiệm lập kế hoạch thu mua nguyên vật liệu (NVL), trình kế hoạch này lên ban giám đốc phê duyệt, đồng thời tìm kiếm và chọn lựa nhà cung cấp phù hợp Sau đó, phòng kế hoạch vật tư ký kết hợp đồng với các nhà cung ứng vật tư đạt yêu cầu về chất lượng và giá cả Quá trình này đảm bảo nguồn nguyên vật liệu kịp thời, đáp ứng sản xuất và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp.
Bảng 2.2: Giấy đề nghị mua
CÔNG TY CỔ PHẦN TRUNG Đễ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ĐỀ NGHỊ MUA VẬT TƯ
Căn cứ nhu cầu công việc: của công trình nhà làm việc Huyện Kỳ Anh
Căn cứ khối lượng công việc: tháng 11 năm 2011 tại công trình nhà làm việc huyện Kỳ Anh
Công ty Cổ phần Trung Đô đã xác định rõ các loại vật tư cần mua để phục vụ dự án xây dựng, đảm bảo đúng tiến độ và chất lượng công trình Khối lượng vật tư cần mua bao gồm các vật liệu xây dựng chính nhằm đáp ứng nhu cầu thi công của dự án, góp phần nâng cao hiệu quả và tiết kiệm chi phí Việc xác định chính xác lượng vật tư cần thiết giúp công ty tối ưu hóa quy trình mua sắm và tránh thất thoát nguồn lực Các loại vật tư xây dựng của Công ty Trung Đô được lựa chọn kỹ lưỡng để đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật và phù hợp với dự án Quản lý vật tư chặt chẽ sẽ giúp dự án đạt tiến độ đề ra, đồng thời giảm thiểu rủi ro về chất lượng và chi phí phát sinh không cần thiết.
STT Tên vật tư Mã số
Danh điểm, thông số kỹ thuật ĐVT
Số lượng Ghi chú Đề nghị mua Hiện có
Ngày 18 tháng 11 năm 2011 Giám đốc TP kỹ thuật TP vật tư Thủ kho Bộ phận đề nghị mua
CÔNG TY TNHH HẢI YẾN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
GIẤY BÁO GIÁ Đơn vị mua: Công ty Cổ phần Trung Đô Địa chỉ: số 205 Lê Duẩn – Thành phố Vinh – tỉnh Nghệ An.
Hình th c thanh toán: CKức thanh toán: CK
STT Tên nhãn hiệu ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Xi măng hà Duyên Kg 80,000 1,000 80,000,000
Số tiền bằng chữ: Năm trăm năm mươi hai triệu, hai trăm nghìn đồng
Ngày 19 tháng 11 năm 2011 Đại diện công ty:
TP kinh doanh: Nguyễn Đức Lâm
Bản 2.4 trình bày bảng mã hóa vật tư xây dựng của Công ty Cổ phần Trung Đô, giúp quản lý và theo dõi các loại vật tư một cách hiệu quả Bảng mã hóa này là công cụ quan trọng trong việc đảm bảo sự chính xác và thống nhất trong quá trình thi công, từ đó tối ưu hóa công tác kiểm tra, nghiệm thu và kế hoạch dự án Việc cập nhật và sử dụng đúng bảng mã hóa vật tư xây dựng góp phần nâng cao năng suất, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
CÔNG TY CỔ PHẦN TRUNG Đễ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
1.Bà Nguyễn Thị Thảo, chức vụ: Kế toán trưởng Tổ trưởng tổ duyệt giá 2.Lờ Bỏ Trỳc, chức vụ: TP.KHVT thành viên tổ duyệt giá
3.ễng Ngô Ngọc Thắng, chức vụ: Giám sát công trình, thành viên tổ duyệt giá.
Căn cứ yêu cầu mua ngày 18 tháng 11 năm 2011 đã được giám đốc ký duyệt
Căn cứ bảng báo giá của Công ty TNHH Hải Yến
Dựa trên bài viết, cần xác định rõ khối lượng vật tư cần mua và so sánh với giá vật tư trong bảng mã hóa của Công ty CP Trung Đô Việc lập danh mục vật tư xây dựng dựa trên bảng mã này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình mua sắm Đồng thời, các nhà cung ứng như Công ty TNHH Hải Yến sẽ trình giá để công ty xem xét và chấp thuận, nhằm đảm bảo việc thanh toán đúng kỳ hạn Việc này hỗ trợ quá trình kiểm soát chi phí xây dựng hiệu quả và đúng quy trình.
STT Tên vật tư Mã số ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
1 Xi măng hà Duyên XHD Kg 80,000 1,000 80,000,000
(Đơn giá chưa bao gồm thuế GTGT theo quy định)
Bằng chữ: Năm trăm linh hai triệu đồng chẵn
Hàng mới 100% đảm bảo chất lượng và đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật theo yêu cầu Đối tác ký hợp đồng kinh tế và thực hiện giao hàng tại kho của Công trình nhà làm việc huyện Kỳ Anh của Công ty CP Trung Đô theo đúng yêu cầu của công ty.
Thành viên tổ duyệt giá Tổ trưởng Giám đốc
Sau khi biên bản duyệt giá được giám đốc duyệt, Công ty tiến hành liên hệ và ký hợp đồng lao động với nhà cung ứng.
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
HỢP ĐỒNG MUA BÁN HÀNG HÓA
Căn cứ pháp lệnh hợp đồng kinh tế của Hội đồng Nhà nước và các văn bản hướng dẫn thi hành của các cấp, các ngành;
Căn cứ vào đơn chào hàng của Công ty TNHH Hải Yến và biên bản duyệt giá của Công ty Cổ phần Trung Đô.
Hôm nay, ngày 16A1, thép tháng 11 năm 2011
Tại: văn phòng Công ty TNHH Hải Yến – Số 26A1, thép – Đường Phan Đỡnh Phựng – Phường Tân Giang – Thành Phố Hà Tĩnh – Hà Tĩnh
Bên A: Công ty Cổ phần Trung Đô Địa chỉ: số 205 Lê Duẩn – Thành phố Vinh – tỉnh Nghệ An.
MST: 0101227896A1, thép Đại diện: Ông Lờ Bỏ Trỳc
Bên B: Công ty TNHH Hải Yến Địa chỉ: Số 26A1, thép – Phan Đỡnh Phựng – Tân Giang – TP Hà Tĩnh – hà Tĩnh
Mã số thuế: 0101347382 Đại diện: Bà Võ Thị Hải Yến
Hai bên thống nhất thỏa thuận nội dung hợp đồng như sau: Điều 1: Nội dung công việc giao dịch:
Bên B bán cho bên A vật tư xây dựng thuộc danh mục của Công ty Cổ phần Trung Đô xây dựng, theo bảng mã hóa vật tư xây dựng của công ty Thông tin về bảng mã này được trình bày rõ ràng trong mục 1.1 của tài liệu, giúp đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong quá trình giao dịch và quản lý vật tư xây dựng.
STT Tên nhãn hiệu ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Xi măng hà Duyên Kg 80,000 1,000 80,000,000
Số tiền bằng chữ: Năm trăm năm mươi hai triệu, hai trăm nghìn đồng Điều 2: Chất lượng và quy cách hàng hóa:
Hàng mới 100% Đảm bảo chất lượng và tiêu chuẩn kỹ thuật, quy cách và chủng loại như yêu cầu. Điều 3: Phương thức giao nhận:
Phương tiện vận chuyển và chi phí vận chuyển do bên bán chịu
Quy định lịch giao nhận hàng hóa yêu cầu bên A chịu chi phí lưu kho nếu phương tiện vận chuyển đến mà không có người nhận Trong trường hợp chưa thực hiện đúng thời hạn giao hàng tại chỗ, các bên cần lập biên bản xác nhận hàng xuất xứ, số lượng và chất lượng Nếu phát hiện hàng thiếu hoặc không đạt tiêu chuẩn chất lượng, tiêu chuẩn hay quy cách, phải lập biên bản tại chỗ và yêu cầu đại diện bên B xác nhận; hàng đã được nhận sau khi lập biên bản xác nhận thì bên B không còn trách nhiệm về hàng hóa đó.
Trong quá trình giao nhận hàng hóa, lỗi lô hàng cần được xác nhận rõ ràng bằng phiếu hoặc biên bản kiểm nghiệm chất lượng Khi giao hàng, cả bên A và bên B phải cung cấp đầy đủ giấy tờ tùy thân và giấy ủy quyền của công ty, bao gồm giấy giới thiệu của cơ quan, phiếu xuất kho và chứng minh nhân dân Phương thức thanh toán áp dụng là chuyển khoản theo quy định của hợp đồng Đồng thời, bên thực hiện hợp đồng có trách nhiệm vật chất trong quá trình thực hiện các nghĩa vụ đã cam kết.
Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Trung Đô
Kế toán tổng hợp tăng NVL
Mỗi ngày, kế toán ghi nhận hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp về nguyên vật liệu (NVL) nhập kho, cùng phiếu nhập kho từ các kho gửi lên Thông tin này được ghi vào Sổ Nhật ký chung để đảm bảo quản lý chính xác các nghiệp vụ nhập kho Việc ghi chép đều đặn giúp kiểm soát tồn kho và thực hiện các báo cáo tài chính chính xác, tuân thủ quy định kế toán.
Sổ Nhật ký chung được chuyển tiếp vào Sổ Cái TK 152 và các Sổ Cái các TK liên quan như Sổ Cái TK 133, TK 138.
Ví dụ, với hóa đơn giá trị gia tăng số 004752 của Công ty TNHH Hải yến, và phiếu nhập kho, Kế toán định khoản:
Khi nhận được phiếu xuất kho nguyên vật liệu (NVL) gửi từ thủ kho, kế toán viên sẽ xác định giá xuất kho dựa trên nghiệp vụ phát sinh để đảm bảo chính xác trong quản lý tài chính Sau đó, kế toán tiến hành định khoản phù hợp nhằm phản ánh đúng số lượng và giá trị của NVL đã xuất kho trong hệ thống kế toán Quản lý chặt chẽ việc xác định giá trị xuất kho giúp nâng cao tính minh bạch và kiểm soát chi phí hiệu quả cho doanh nghiệp.
Ví dụ: Theo Phiếu xuất kho số 871, xuất 3 loại NVL từ kho Công trình Nhà làm việc huyện Kỳ Anh Kế toán tính giá xuất NVL:
Giá trị Xi măng Hà Duyên xuất : 20,000x950 + 40,000x1,000 59,000,000
Giá cát vàng xuất kho: 100x195,000+ 300x 190,000 vA1, thép ,500,000
Giá trị xuất kho:36A1, thép 8,000,000 Định khoản:
Bảng 2.13: Trớch sổ Nhật ký chung
(Ban hành theo QĐ số 48/QĐ-BTC ngày 14/9/2006A1, thép của Bộ trưởng BTC)
Số hiệu Ngày tháng Nợ Có
18/11 86A1, thép 7 18/11 XK xi măng 154 57,000,000 18/11 86A1, thép 8 18/11 XK Cát vàng 154 39,000,000 21/11 4752 21/11 Mua NVL NK
30/11 Tạm cộng SPS cho đoạn trích sổ NKC
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Sau khi ghi sổ Nhật ký chung, Kế toán tiếp tục phản ánh nghiệp vụ lên
Sổ Cái các tài khoản liên quan.
(Ban hành theo QĐ số 48/QĐ-BTC ngày 14/9/2006A1, thép của Bộ trưởng BTC)
Năm: 2011 Tên tài khoản: Nguyên vật liệu
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng
18/11 86A1, thép 7 18/11 XK xi măng 154 57,000,000 18/11 86A1, thép 8 18/11 XK Cát vàng 154 39,000,000
Cộng lũy kế SPS từ đầu năm
(Ký, họ tên, đóng dấu)
(Ban hành theo QĐ số 48/QĐ-BTC ngày 14/9/2006A1, thép của Bộ trưởng BTC)
Năm: 2011 Tên tài khoản: phải trả người bán
Chứng từ Diễn giải TK đối ứng
Cộng lũy kế SPS từ đầu năm
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Tương tự, với TK 133, 154 cũng lập Sổ Cái tương tự.
Cuối tháng, vào ngày 30/11, Kế toán tập hợp tất cả các sổ Cái tài khoản và lên Bảng cân đối Số phát sinh tháng 11 năm 2011.
Bảng 2.16: Bảng cân đối số phát sinh
CÔNG TY CỔ PHẦN TRUNG Đễ
BẢNG CÂN ĐỐI SỐ PHÁT SINH
Số dư đầu tháng Số phát sinh trong tháng Số dư cuối tháng
Nợ Có Nợ Có Nợ Có
Ng y 30 tháng 11 n mà khối lượng vật tư cần mua: ăng 2011
(Ký, họ tên, đóng dấu)
2.3 Kiểm kê và hạch toán kết quả kiểm kê
Công ty quy định thực hiện kiểm kê nguyên vật liệu hàng tháng và từ đó đảm bảo tính chính xác của số liệu kho Trong tháng 11 năm 2011, kết quả kiểm kê tại kho công trình nhà làm việc Huyện Kỳ Anh – Hà Tĩnh cho thấy không có sai sót nào về số lượng tồn kho Số lượng tồn kho thực tế kiểm kê cuối kỳ trùng khớp hoàn toàn với số lượng trên sổ sách, giúp duy trì quản lý kho chính xác và minh bạch Không phát sinh nghiệp vụ hạch toán xử lý kết quả kiểm kê, thể hiện sự kiểm soát chặt chẽ và tuân thủ quy trình kiểm kê định kỳ của công ty.
Trong trường hợp kết quả kiểm kê nguyên vật liệu tồn kho có sai lệch, nếu phát hiện số lượng tồn kho thừa so với số liệu ghi trên sổ sách, thì phần thừa này sẽ được hạch toán ghi nhận là tăng Thu nhập khác Việc này giúp phản ánh chính xác sự chênh lệch trong tồn kho và đảm bảo tính minh bạch trong báo cáo tài chính.
Khi kết quả kiểm kê phát hiện thiếu so với số lượng tồn kho trên sổ sách, doanh nghiệp cần xử lý bằng cách trừ khoản thiệt hại vào lương của người quản lý đội hoặc kho Nếu thiếu hụt không thể bù đắp qua khoản trừ lương, doanh nghiệp phải yêu cầu đền bù bằng tiền từ người quản lý hoặc các bên liên quan Việc này đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý kho bãi, đồng thời tuân thủ các quy định về kiểm kê và xử lý thiếu hụt tồn kho.
Nợ TK 334: Số thiếu (Nếu trừ vào lương)
Nợ TK 138: Số thiếu (Nếu chờ bồi thường)
HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TRUNG ĐÔ
Đánh giá chung về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Trung Đô và phương hướng hoàn thiện
Kế toán nguyên vật liệu (NVL) tại công ty đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và quản lý hiệu quả nguồn lực này Nhờ vào công tác kế toán NVL, công ty có thể kiểm soát chặt chẽ lượng tồn kho, giảm thiểu lãng phí và tối ưu hóa việc sử dụng tài sản Những đóng góp tích cực của kế toán NVL giúp nâng cao hiệu quả quản lý và khai thác tài sản, đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra suôn sẻ và bền vững Việc quản lý tốt nguyên vật liệu không chỉ tối ưu hóa chi phí mà còn góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của công ty trên thị trường.
Với bộ máy kế toán gọn nhẹ phù hợp đặc điểm hoạt động của công ty, công tác kế toán được tổ chức nhanh chóng và hiệu quả, giúp xử lý công việc tập trung Nhờ đó, nguồn thông tin tại phòng kế toán trở nên thống nhất và chính xác, thuận tiện cho việc cung cấp dữ liệu kịp thời cho nhà quản lý Việc này góp phần nâng cao hiệu quả quản lý và ra quyết định của doanh nghiệp.
Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán nguyên vật liệu (NVL), giúp dễ dàng xác định chính xác giá trị xuất, nhập, tăng giảm hoặc thừa thiếu NVL bất kỳ thời điểm nào Phương pháp này nâng cao hiệu quả quản lý NVL và quá trình hạch toán, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kiểm tra kế toán tại công ty.
Phương pháp tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước (FIFO) phù hợp với tình hình thị trường NVL hiện nay và dễ phản ánh chính xác luồng chi phí vào giá thành công trình theo thời gian Do NVL của công ty đa dạng về chủng loại và đặc điểm sản xuất có nhiều kho, nên quản lý giá trị NVL xuất kho dựa trên số liệu kế toán nhập trước xuất trước là phương pháp hợp lý Ngoài ra, vì NVL thường không lưu kho lâu dài nhưng chi phí tạo thành giá thành lại kéo dài, cần phản ánh đúng chi phí NVL phát sinh trong kỳ để giữ cân đối giữa doanh thu và chi phí một cách hiệu quả.
Hệ thống kho của công ty được tổ chức tại mỗi công trình để thuận tiện trong việc thu mua, dự trữ và bảo quản vật liệu xây dựng Các kho thường nằm ngay tại chân công trình, giúp dễ dàng trong việc xuất khẩu nguyên vật liệu và đưa vào sử dụng thi công một cách hiệu quả Việc này đảm bảo quy trình vận chuyển và sử dụng vật tư diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất thi công.
Hệ thống kho bãi tốt, phù hợp với quy mô sản xuất sẽ tạo điều kiện cho việc sử dụng NVL được hiệu quả nhất.
Công ty phân loại nguyên vật liệu dựa trên vai trò và công dụng của chúng Theo đó, nguyên vật liệu được chia thành các nhóm chính như NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế và các loại NVL khác Việc phân loại này giúp quản lý nguyên vật liệu trở nên hợp lý và thuận tiện hơn trong công tác bảo quản và lập kế hoạch sử dụng.
Bên cạnh những ưu điểm của kế toán nguyên vật liệu (NVL) tại công ty, vẫn tồn tại một số nhược điểm đáng chú ý Công tác kế toán NVL theo hình thức ghi sổ kế toán dựa trên đối chiếu luân chuyển, dẫn đến việc trùng lặp về chỉ tiêu số lượng giữa ghi chép của kế toán và thủ kho Việc ghi sổ dồn vào cuối tháng hạn chế khả năng kiểm tra của kế toán và ảnh hưởng đến khả năng cung cấp thông tin nhanh cho quản lý Mặc dù phương pháp này phù hợp với điều kiện thị trường thời điểm hiện tại, nhưng sự biến động nhỏ về giá hoặc số lượng NVL cũng có thể tác động tiêu cực đến kế hoạch sản xuất và tiến độ công trình Công ty chưa xây dựng định mức dự trữ NVL, điều này khiến hoạt động bị đình trệ khi nguồn cung bị khan hiếm hoặc giá cả tăng cao, ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả sản xuất, kinh doanh và lợi nhuận của doanh nghiệp.
Trong quá trình thực tập tại công ty, em nhận thấy công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu (NVL) chưa được chú trọng đúng mức Tuy nhiên, nếu thực hiện công tác phân tích quản lý NVL một cách bài bản, công ty sẽ kiểm soát chi phí tốt hơn, giảm giá thành sản phẩm và tăng lợi nhuận kinh doanh Việc tối ưu hóa công tác này đóng vai trò quan trọng trong nâng cao hiệu quả hoạt động và cạnh tranh của công ty trên thị trường.
Việc đánh giá vật liệu xây dựng (NVL) cần xác định rõ nguồn gốc và cách thức nhập kho để đảm bảo tính chính xác của giá trị Khi NVL được mua và nhập kho tại công ty, toàn bộ chi phí mua đều được hạch toán vào giá trị thực tế của NVL nhập kho, đảm bảo phản ánh đúng giá trị tài sản Tuy nhiên, đối với NVL cung cấp trực tiếp tại chân công trình, chi phí mua chỉ phản ánh cho NVL chính, gây ra sự không chính xác trong số liệu về giá trị NVL Thêm vào đó, việc chi phí mua NVL phụ, vật liệu khác và nhiên liệu sử dụng tại công trình được hạch toán vào chi phí dịch vụ mua ngoài không đúng với bản chất kế toán của nguồn gốc hình thành, dẫn đến làm sai lệch giá trị của công trình và ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.
Việc chuyển đổi vật tư chưa sử dụng hết từ công trình này sang công trình khác có thể làm sai lệch giá thành xây dựng Khi chi phí mua sắm NVL đã được tính vào giá thành của một công trình khác, điều này dẫn đến sự sai lệch trong tính toán giá vốn của dự án Do đó, quản lý chặt chẽ việc phân bổ chi phí vật tư là rất cần thiết để đảm bảo tính chính xác của giá thành xây dựng và kiểm soát chi phí hiệu quả.
Trong ngành xây dựng, các nguyên vật liệu chính như sắt, thép, xi măng, phụ gia, vụi, cốt thường có giá biến động mạnh Hiện nay, công ty chưa lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho, khiến việc phản ánh giá NVL thực tế cuối kỳ không chính xác Điều này ảnh hưởng đến công tác tính giá thành, gây lệch lạc trong báo cáo tài chính và quản lý chi phí dự án Việc cập nhật đúng giá trị NVL là cần thiết để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong hoạt động kinh doanh xây dựng.
Công ty cần xác định hướng hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu (NVL) nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và sử dụng nguồn lực này Việc xây dựng hệ thống kế toán NVL chặt chẽ giúp chuyển đổi dữ liệu thành thông tin hữu ích cho quyết định quản trị Hoàn thiện công tác kế toán NVL sẽ thúc đẩy kiểm soát chi phí, giảm thiểu lãng phí và tối ưu hoá nguồn lực một cách hiệu quả Để thực hiện điều này, Công ty cần áp dụng các giải pháp kỹ thuật, nâng cao năng lực nhân sự và chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ kế toán NVL Nhờ đó, công tác kế toán NVL sẽ trở thành công cụ đắc lực, hỗ trợ công tác quản lý và sử dụng NVL cho doanh nghiệp và nhà quản lý một cách chính xác, kịp thời.
Trong kế toán chi tiết, cần áp dụng phương pháp phù hợp và hợp lý để phản ánh chính xác đặc thù của nguyên vật liệu (NVL) cũng như công tác kế toán NVL tại các công ty xây dựng Việc này giúp đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong việc quản lý, kiểm tra tồn kho và chi phí liên quan đến NVL Áp dụng phương pháp kế toán phù hợp sẽ tối ưu hoá việc theo dõi, lưu trữ và phản ánh các khoản mục NVL theo từng dự án, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính trong ngành xây dựng.
Kế toán tổng hợp cần hoàn thiện hệ thống theo hướng bổ sung đầy đủ các yếu tố cần thiết, trong đó việc phân nhóm chi tiết tài khoản 152 theo loại nguyên vật liệu (NVL) nhằm theo dõi chính xác tình hình nhập xuất và giá trị từng loại NVL đóng góp vào giá thành xây dựng Các sổ tổng hợp NVL cũng cần được trình bày chi tiết theo cách này để tạo ra hệ thống sổ sách đầy đủ, dễ theo dõi và giúp quản lý chi phí hiệu quả hơn.
Trong công tác quản lý nguyên vật liệu (NVL), cần hoàn thiện kế hoạch dự trữ NVL rõ ràng để đảm bảo luôn đáp ứng kịp thời nhu cầu thi công Quản lý NVL phân tán qua nhiều kho đòi hỏi có một nhân viên kho kiêm thủ quỹ để theo dõi chính xác về số lượng và giá trị của NVL tại từng kho Việc này giúp giảm tải công việc cho kế toán tổng hợp hoặc kế toán NVL của Công ty, tránh tập trung quá nhiều chứng từ và lượng tồn kho vào cuối tháng.
Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần
3.2.1- Về công tác quản lý nguyên vật liệu
Xây dựng và triển khai công tác dự trữ nguyên vật liệu (NVL) tại mỗi kho công trình và kho NVL riêng của công ty nhằm đảm bảo nguồn cung ổn định và hiệu quả Tuyển dụng những người có đủ năng lực làm thủ kho, đủ trình độ để quản lý chính xác về số lượng và giá trị NVL tồn kho Đồng thời, tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ cho thủ kho nhằm nâng cao năng lực quản lý kho, giúp họ hoàn thành tốt nhiệm vụ kiêm nhiệm của mình, bao gồm cả vai trò kế toán kho để kiểm soát chính xác nguồn nguyên vật liệu.
Các vật liệu, nguyên phụ liệu mua về cần được ghi nhận vào sổ sách nhập kho và xuất kho để đảm bảo quản lý chặt chẽ Việc này giúp tiện theo dõi lượng NVL đã được sử dụng tại công trình, đảm bảo hoạt động thi công diễn ra hiệu quả và minh bạch Quản lý nhập xuất kho đúng quy trình là yếu tố quan trọng để kiểm soát tồn kho và tối ưu hóa chi phí dự án.
Cần xây dựng hệ thống kho tàng, bến bãi tại công trình đạt tiêu chuẩn để bảo vệ các loại vật liệu xây dựng dễ oxy hóa hoặc xuống cấp trong môi trường không an toàn Việc này giúp đảm bảo chất lượng của các nguyên vật liệu như xi măng, sắt thép, và thép hợp kim, giảm thiểu rủi ro mất mát do tác động của môi trường Đầu tư vào hệ thống bảo quản đúng tiêu chuẩn sẽ nâng cao hiệu quả thi công và đảm bảo công trình đạt chất lượng cao nhất.
3.2.2- Về tài khoản sử dụng và phương pháp tớnh giá, phương pháp kế toán
Về tài khoản sử dụng: Hệ thống tài khoản của Công ty cần phải được chi tiết và cụ thể hơn theo cách phân loại NVL Ví dụ như:
TK 1523: phụ tùng thay thế
Phương pháp kế toán hiện tại sử dụng phương pháp đối chiếu luân chuyển để ghi sổ, tuy nhiên không còn phù hợp với lượng nghiệp vụ phát sinh lớn tại công ty Với quy mô lớn và số lượng công trình thi công ngày càng tăng, phương pháp đối chiếu luân chuyển trong kế toán chi tiết NVL đã không còn phù hợp nữa Tôi đề xuất áp dụng phương pháp thẻ song song để ghi chép và theo dõi chi tiết NVL, vì phương pháp này phù hợp hơn với khối lượng nghiệp vụ phát sinh hiện nay của công ty.
Việc hoàn thiện các bảng tổng hợp cho kế toán nguyên vật liệu (NVL) là cần thiết đối với các công ty có lượng nghiệp vụ kế toán NVL lớn và kho NVL tồn kho nhiều tại các công trình cũng như kho chung của công ty Hàng tháng, thực hiện nghiệp vụ trích lập dự phòng là bước quan trọng để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán NVL Điều này giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả tồn kho, giảm thiểu rủi ro và nâng cao năng lực kiểm soát tài chính.
3.2.3- Về sổ kế toán chi tiết
Việc thay đổi phương pháp kế toán chi tiết sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống sổ kế toán chi tiết của doanh nghiệp Tuy nhiên, trong thực tế áp dụng, việc kê số nghiệp vụ theo ngày trên Bảng kê nhập và xuất NVL không khoa học, đặc biệt khi có nhiều nghiệp vụ phát sinh trong tháng Do đó, thiết kế lại các bảng kê này cần xem xét nhằm đảm bảo tính hợp lý và phù hợp với thực trạng hoạt động của công ty.
Ngoài các bảng kê nhập và xuất nguyên vật liệu (NVL) tại các kho công trình và kho công ty, cần có bảng kê nhập và xuất NVL chung cho toàn công ty Điều này giúp tập hợp toàn bộ NVL của công ty theo từng loại, đảm bảo quản lý hiệu quả và rõ ràng hơn về lượng tồn kho cũng như hoạt động nhập xuất vật tư.
Bảng 3.1: Mẫu Bảng kê xuất NVL
CÔNG TY CỔ PHẦN TRUNG Đễ
BẢNG Kấ XUẤT NGUYÊN VẬT LIỆU
Thành Kho A Kho B Kho… Cộng tiền
Mẫu “Bảng kê nhập NVL” được lập tương tự
3.2.4- Về sổ kế toán tổng hợp
Sổ tổng hợp cần được lập chi tiết theo hướng phân chia rõ ràng các tài khoản, nhằm tạo sự minh bạch và dễ dàng tra cứu Đặc biệt, cần mở sổ tổng hợp riêng cho các tài khoản chi tiết như TK 152 để quản lý chính xác các khoản mục liên quan Việc này giúp nâng cao hiệu quả kiểm soát, đối chiếu số liệu và phù hợp với quy trình kế toán chuẩn Do đó, doanh nghiệp nên chú trọng đến việc mở sổ tổng hợp chi tiết cho từng tài khoản, trong đó có TK 152, để tối ưu hóa công tác quản lý tài chính.
Sổ Cái TK 1521: Sổ Cái vật tư
Sổ Cái TK 1522: Sổ Cái nhiên liệu
Sổ Cái TK 1523: Sổ Cái phụ tùng thay thế.
3.2.5- Về báo cáo kế toán liên quan đến nguyên vật liệu
Hiện tại, công ty chưa tổ chức báo cáo kế toán phần hành NVL, tuy nhiên sắp tới cần thiết lập báo cáo cho phần hành quan trọng này để cung cấp thông tin chính xác và toàn diện về tình hình luân chuyển, sử dụng nguyên vật liệu tại công ty Việc có báo cáo chi tiết về NVL sẽ giúp nhà quản trị dễ dàng đưa ra các quyết định chiến lược, tối ưu hóa hoạt động sản xuất và kiểm soát chi phí một cách hiệu quả Đây là bước cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo tính minh bạch trong công tác kế toán nguyên vật liệu của doanh nghiệp.
Báo cáo về tình hình sử dụng NVL
Báo cáo tổng quát về tình hình sử dụng NVL tại các kho giúp nhà quản trị nắm rõ cách thức sử dụng nguyên vật liệu trong Công ty Nó cung cấp thông tin về khối lượng NVL được sử dụng trong kỳ, số lượng sản phẩm sản xuất, và mức vượt định mức nếu có Báo cáo còn làm rõ mức độ tiết kiệm NVL nhờ vào việc sử dụng có ý thức và hạn chế lãng phí, giúp giảm hao hụt so với mức cho phép mà không cắt xén nguyên vật liệu.
NVL xuất dùng tại kho phải đúng tiến độ và kế hoạch thi công đã định trước để đảm bảo tiến độ công trình Trong trường hợp có sự thay đổi hoặc khác so với kế hoạch thi công ban đầu, cần có sự điều chỉnh phù hợp để duy trì tiến độ và chất lượng dự án Việc quản lý NVL chặt chẽ giúp tránh gián đoạn thi công và đảm bảo hiệu quả của dự án xây dựng.
Báo cáo về tình hình nhập NVL
Báo cáo cung cấp cái nhìn toàn diện về tiến độ cung ứng nguyên vật liệu, giúp nhà quản trị theo dõi xem các nhà cung cấp có đáp ứng đúng tiến độ hay không Nó còn đánh giá rõ ràng tình hình thực hiện hợp đồng của các nhà cung cấp để đảm bảo tuân thủ các điều khoản đã ký kết Đồng thời, báo cáo phân tích chất lượng nguyên vật liệu được cung ứng, từ đó giúp xác định những nhà cung ứng tốt nhất, xây dựng mối quan hệ hợp tác lâu dài và bền vững.
Việc đánh giá năng lực của các cán bộ thu mua giúp nhà quản trị nhận diện rõ những điểm mạnh và tồn tại trong công tác thu mua Qua đó, nhà quản trị có thể chấn chỉnh những vấn đề còn hạn chế và khen thưởng xứng đáng cho các cá nhân xuất sắc, đảm bảo đội ngũ làm việc hiệu quả hơn Bên cạnh đó, việc đưa ra những nhận xét ngắn gọn về tình hình hoạt động trong kỳ giúp cập nhật chính xác tình hình thực tế Đồng thời, đề xuất các ý kiến tham mưu phù hợp sẽ hỗ trợ nhà quản trị trong việc lập kế hoạch và điều chỉnh chiến lược trong thời gian tới.
