Giáo trình môn công tác văn thư

giáo trình môn công tác văn thư, văn thư lưu trữ họcmôn công tác văn thư lưu trữ , văn thư lưu trữ Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức. Cơ quan, tổ chức hoạt động có hiệu quả hay không phụ thuộc rất nhiều vào công tác này. Để thực hiện tốt công tác văn thư, đòi hỏi phải có kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các quy trình nghiệp vụ của công tác văn thư.

MỤC LỤC

Trang

Chương 1: Những vấn đề chung về công tác văn thư 5

1.1 Khái niệm, nội dung và yêu cầu của công tác văn thư

Chương 2: Tổ chức quản lý công tác văn thư và đào tạo, bồi dưỡng

chuyên môn nghiệp vụ văn thư

15

2.2 Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư 25

3.1 Khái niệm, mục đích, đối tượng tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư

28

4.1 Một số vấn đề chung về văn bản quản lý nhà nước 374.2 Những yêu cầu về kỹ thuật soạn thảo văn bản 604.3 Quy trình soạn thảo văn bản hành chính 684.4 Kỹ thuật soạn thảo một số văn bản hành chính

thông dụng

71

5.1 Khái niệm và nguyên tắc quản lý và giải quyết văn bản

89

5.3 Tổ chức quản lý và giải quyết bản đến 114

Chương 6: Lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 132

6.2 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 151

7.1 Khái niệm và vai trò của con dấu trong hoạt động của cơ quan, tổ chức

158

Chương 8: Quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi trường

mạng

183

8.1 Khái niệm về môi trường mạng 1838.2 Hình thức, giá trị pháp lý của văn bản trên môi

8.4 Quản lý và giải quyết văn bản đi 191

LỜI NÓI ĐẦU

Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lýcủa các cơ quan, tổ chức Cơ quan, tổ chức hoạt động có hiệu quả hay khôngphụ thuộc rất nhiều vào công tác này Để thực hiện tốt công tác văn thư, đòi hỏiphải có kiến thức lý luận và phương pháp tiến hành các quy trình nghiệp vụ củacông tác văn thư

Giáo trình văn thư được biên soạn với mục đích chính là làm giáo trìnhgiảng dạy cho sinh viên đại học, cao đẳng các ngành của Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội đồng thời đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, tham khảo, đào tạo, bồi dưỡngchuyên môn nghiệp vụ cũng như công việc hàng ngày của các cơ quan, tổ chức

có liên quan đến công tác văn thư

Để đạt được mục đích trên, Giáo trình được các tác giả dày công nghiêncứu về lý luận và thực trạng công tác văn thư ở trong nước và trên thế giới, đã

có sự tham khảo, kế thừa, chọn lọc nội dung của những cuốn giáo trình, sáchhướng dẫn về nghiệp vụ công tác văn thư.

Về bố cục, Giáo trình được chia làm 2 phần, 8 chương Cuối mỗi chương

có câu hỏi ôn tập và danh mục tài liệu tham khảo:

Phần 1: Tổ chức quản lý công tác văn thư, gồm 3 chương

Chương 1: Những vấn đề chung về công tác văn thư - Tác giả PGS.TS.Triệu Văn Cường

Chương 2: Tổ chức quản lý công tác văn thư và đào tạo, bồi dưỡng

chuyên môn nghiệp vụ văn thư – Tác giả Ths Trần Việt Hà

Chương 3: Tiêu chuẩn hóa công tác văn thư – Tác giả Ths.Trần ViệtHà

Phần 2: Nội dung nghiệp vụ văn thư, gồm 5 chương:

Chương 4: Soạn thảo văn bản – Tác giả Ths Nguyễn Mạnh Cường

Chương 5: Quản lý và giải quyết văn bản – Tác giả Ths Trịnh Thị NămChương 6: Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan - Tácgiả TS Chu Thị Hậu

Chương 7: Quản lý và sử dụng con dấu – Tác giả Ths Trịnh Thị NămChương 8: Quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng – Tác giả Ths Dương Mạnh Hùng

Thực tiễn công tác văn thư rất phong phú, đa dạng Để đáp ứng được nhucầu đào tạo nguồn nhân lực văn thư và hoạt động quản lý của các cơ quan, tổchức, cuốn giáo trình cung cấp những kiến thức lý luận cơ bản và phương phápthực hiện nghiệp vụ công tác văn thư

Hy vọng cuốn giáo trình sẽ là tài liệu giảng dạy, học tập, tham khảo bổ íchcho giáo viên, sinh viên cũng như cán bộ quản lý, cán bộ công chức, nhân viênvăn phòng của các cơ quan, tổ chức

Mặc dù các tác giả đã có nhiều cố gắng nhưng chắc chắn cuốn giáo trìnhcòn có những hạn chế, rất mong nhận được sự góp ý chân thành của các độc giả

Xin chân thành cảm ơn

NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

1.1 Khái niệm, nội dung và yêu cầu của công tác văn thư

1.1.1 Khái niệm

Thuật ngữ văn thư là từ gốc Hán, văn là văn bản, giấy tờ, thư là thư từ,thư tín Thuật ngữ này được sử dụng phổ biến dưới các triều đại phong kiếnTrung Hoa và cũng khá phổ biến ở Việt Nam từ thời Nguyễn

Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức hiện nay, văn bản là phươngtiện quan trọng và cần thiết trong hoạt động quản lý, có ảnh hưởng trực tiếp đếnchất lượng, hiệu quả công tác của cơ quan

Công tác văn thư có chức năng đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạtđộng quản lý, phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ

quan, tổ chức.

Khái niệm công tác văn thư được giải thích trong nhiều tài liệu khác nhau.Trong cuốn từ điển Thuật ngữ lưu trữ hiện đại của các nước Xã hội Chủ nghĩaxuất bản bằng tiếng Nga năm 1982, "Делопроизводство" được dịch sang tiếngViệt là công tác văn thư, được giải thích là: Toàn bộ công việc về văn bản hóa(lập văn bản) trong hoạt động quản lý của các cơ quan và các công việc để tổchức văn bản trong các cơ quan đó

Trong cuốn từ điển Thuật ngữ do Hội đồng Lưu trữ quốc tế biên soạn,được xuất bản bằng tiếng Anh tại Munchen NewYork London Paris năm 1988,

“Records management” được dịch là công tác văn thư Records managementđược giải thích như sau: Quản lý văn bản là một lĩnh vực quản lý hành chínhtổng hợp liên quan đến sự đạt được tính kinh tế và hiệu quả trong việc tạo ra,duy trì, sử

dụng và loại hủy các văn bản (toàn bộ vòng đời của văn bản)

Ở Việt Nam, thuật ngữ công tác văn thư đã được sử dụng phổ biến tronghoạt động quản lý, ban hành văn bản và chính thức được sử dụng và giải thíchtrong văn bản quy phạm pháp luật Một định nghĩa đang được sử dụng phổ biếntrong công tác giảng dạy cho chuyên ngành văn thư lưu trữ ở nước ta được nêutrong cuốn “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của tác giả Vương ĐìnhQuyền, Nhà xuất bản Đại học quốc gia Hà Nội, năm 2005 Theo đó, “công tácvăn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên quan đến soạn thảo, banhành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằmđảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức” Trongcuốn Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ của tác giả Dương Văn Khảm,Nhà xuất bản Văn hóa Thông tin, năm 2011, công tác văn thư được định nghĩalà: “toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ công tác vănbản giấy tờ”

Như vậy, khái niệm “công tác văn thư” được đề cập trong các tài liệutrong nước và ngoài nước Mặc dù các khái niệm chưa đồng nhất về cách diễn

đạt nhưng về nội hàm đều giải thích công tác văn thư là hoạt động liên quan đếnvăn bản và con dấu trong cơ quan, tổ chức Vì vậy, để thống nhất ta sử dụng theokhái niệm đã được nêu tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 củaChính phủ về công tác văn thư, tại khoản 2 Điều 1: "Công tác văn thư bao gồmcác công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu kháchình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sửdụng con dấu trong công tác văn thư"

1.1.2 Nội dung

Là công tác đảm bảo thông tin bằng văn bản cho hoạt động quản lý, côngtác văn thư bao gồm những nội dung sau đây:

- Soạn thảo văn bản, ban hành văn bản;

- Quản lý và giải quyết văn bản;

- Quản lý và sử dụng con dấu;

- Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1.1.3 Yêu cầu của công tác văn thư

1.1.3.1 Nhanh chóng

Công tác văn thư ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của cơ quan, tổ chức

do vậy để thực hiện tốt công tác văn thư phải đảm bảo yêu cầu nhanh chóng.Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào khâu truyền đạt,

xử lý các thông tin, soạn thảo văn bản, quản lý và giải quyết văn bản Do đó,soạn thảo nhanh chóng, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần vào việc xử lýnhanh chóng mọi công việc của cơ quan Giải quyết công việc chậm sẽ làmgiảm hiệu quả công việc, thậm chí có thể gây ảnh hưởng tiêu cực cho cơ quan,

tổ chức

1.1.3.2 Chính xác

Là hoạt động đảm bản thông tin bằng văn bản vì vậy công tác văn thưphải đòi hỏi yêu cầu chính xác Thông tin chính xác thì hoạt động quản lý đạthiệu quả cao và ngược lại Yêu cầu chính xác đối với công tác văn thư bao gồm:

- Về mặt nội dung: nội dung văn bản phải đúng thẩm quyền ban hành,

không được trái với hiến pháp, pháp luật và chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của

cơ quan ban hành Các số liệu, dẫn chứng trong văn bản phải chuẩn xác, chứng

cơ quan về công tác văn thư

1.1.3.3 Bí mật

Trong nội dung văn bản đi, văn bản đến của cơ quan có nhiều vấn đềthuộc về phạm vi bí mật của cơ quan, của Nhà nước Vì vậy, từ việc xây dựngvăn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộvăn thư đến việc lựa chọn cán bộ văn thư của cơ quan đều phải bảo đảm yêu cầu

đã được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước và quy định của cơquan, tổ chức

1.1.3.4 Hiện đại

Ngày nay, trước sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ, làhoạt động ảnh hưởng trực tiếp tới việc điều hành, quản lý, công tác văn thư đòihỏi phải từng bước hiện đại hóa Hiện đại hóa trong công tác văn thư chính làứng dụng công nghệ thông tin vào việc soạn thảo, quản lý và giải quyết văn bảnđồng thời đưa các trang thiết bị hiện đại vào sử dụng trong công tác văn thư.Bên cạnh đó, để việc hiện đại hóa công tác văn thư đáp ứng được nhu cầu pháttriển của xã hội, cán bộ, công chức, viên chức nói chung, cán bộ văn thư nóiriêng cần được trang bị những kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ và nâng caotrình độ tin học, có phong cách làm việc phù hợp với xu thế hiện đại

1.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư

1.2.1 Vị trí của công tác văn thư

Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói

chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng Trong văn phòng, côngtác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần rấtlớn trong nội dung hoạt động của văn phòng Như vậy, công tác văn thư gắn liềnvới hoạt động của các cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý,

có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước

1.2.2 Ý nghĩa của công tác văn thư

1.2.2.1 Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý

Trong hoạt động quản lý của các cơ quan đều phải dựa vào các nguồnthông tin Trong đó, nguồn thông tin chủ yếu nhất, tin cậy nhất, chính thống nhất

là nguồn thông tin bằng văn bản Hoạt động quản lý của cơ quan cũng như quátrình giải quyết các công việc hàng ngày đều phải dựa trên văn bản Thông tintrong văn bản càng chính xác thì việc giải quyết các công việc càng hiệu quả

1.2.2.2 Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ

Văn bản là căn cứ pháp lý để giải quyết công việc trong hoạt động của cơquan, tổ chức Làm tốt công tác văn thư có nghĩa là soạn thảo văn bản nhanhchóng, chính xác, có tính pháp lý, làm thủ tục phát hành, tiếp nhận, giải quyếtchính xác có đầy đủ căn cứ nhằm rút ngắn thời gian giải quyết công việc nhưngmang lại hiệu suất công việc cao Ngược lại nếu các công việc nói trên thực hiệnkhông tốt sẽ ảnh hưởng đến hiệu suất, chất lượng công việc

Làm tốt công tác văn thư cũng giúp phần giảm được bệnh quan liêu giấy

tờ, hạn chế việc ban hành văn bản không phù hợp thực tế, trái với quy định củapháp luật, thiếu tính khả thi, lợi dụng văn bản để làm những việc sai trái, viphạm pháp luật, ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, cơ quan

1.2.2.3 Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan và cá nhân

Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ,nội dung văn bản chính xác, phản ánh các hoạt động của cơ quan thì khi cần

thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơquan một cách chân thực.

1.2.2.4 Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ

Trong quá trình hoạt động, các cơ quan cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ

và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càngđầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu;đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp

vụ Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, giữ lại không đầy đủ thì chấtlượng hồ sơ tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữtrong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu Phông lưu trữQuốc gia không hoàn chỉnh Nguồn tài liệu bổ sung chủ yếu, thường xuyên cholưu trữ quốc gia là hồ sơ, tài liệu có giá trị lịch sử hình thành trong hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu

1.3 Trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức

Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với mức độ phức tạp khácnhau

Tùy theo vị trí và khả năng, mỗi người trong cơ quan được giao phụ tráchnhững công việc nhất định Để cho tất cả mọi công việc đều được thực hiện, cầnphải có sự phân công trách nhiệm rõ ràng

1.3.1 Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan

- Trách nhiệm chung:

Thủ trưởng cơ quan là người chịu trách nhiệm quản lý công tác văn thưtrong phạm vi cơ quan và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan cấpdưới và các đơn vị trực thuộc

Công tác văn thư của cơ quan có làm tốt hay không, trước hết thuộc tráchnhiệm của thủ trưởng cơ quan Để thực hiện nhiệm vụ này, thủ trưởng cơ quan

có thể giao cho Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính (ở cơ quan

không có Văn phòng) tổ chức quản lý công tác văn thư trong phạm vi tráchnhiệm của mình.

- Những nhiệm vụ cụ thể:

Thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời và chínhxác các văn bản đến cơ quan Thủ trưởng cơ quan có thể giao cho cán bộ cấpdưới giải quyết những văn bản cần thiết nhưng vẫn phải chịu trách nhiệmchung về việc giải quyết văn bản đó Thủ trưởng cơ quan phải ký những vănbản quan trọng của cơ quan theo quy định của Nhà nước Thủ trưởng cơ quan

có thể giao cho cấp phó của mình ký thay những văn bản mà theo quy địnhthì mình phải ký và những văn bản thuộc phạm vi lĩnh vực công tác đã giaocho cấp phó phụ trách hoặc giao cho Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòngHành chính) của cơ quan ký thừa lệnh những văn bản có nội dung không quantrọng

Ngoài hai nhiệm vụ chính nêu trên, tùy theo điều kiện cụ thể của mỗi

cơ quan thủ trưởng cơ quan có thể làm một số việc khác như: xem xét và cho

ý kiến về việc phân phối, giải quyết văn bản đến của cơ quan, tham gia vàoviệc soạn thảo văn bản, duyệt văn bản, kiểm tra việc chấp hành các chế độquy định về công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới, các đơn vị trực thuộc

1.3.2 Trách nhiệm của Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính)

Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính ở cơ quan không cóVăn phòng) là người trực tiếp giúp Thủ trưởng cơ quan tổ chức thực hiện cácnhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tácvăn thư ở các cơ quan cấp dưới và các đơn vị trực thuộc

Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) phải trực tiếp làm cáccông việc sau:

- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân vàbáo cáo Thủ trưởng cơ quan về những công việc quan trọng;

- Ký thừa lệnh Thủ trưởng cơ quan một số văn bản được Thủ trưởng giao

và ký những văn bản do Văn phòng hoặc phòng Hành chính trực tiếp ban hành;

- Tham gia vào việc thảo, duyệt văn bản theo yêu cầu của thủ trưởng cơquan;

- Xem xét về mặt thủ tục, thể thức đối với tất cả văn bản trước khi ký gửiđi;

- Tổ chức việc đánh máy văn bản đi

- Trong những điều kiện cụ thể, có thể được Thủ trưởng giao làm một sốviệc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách

Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) có thể giao cho cấpphó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm viquyền hạn của mình

1.3.3 Trách nhiệm của thủ trưởng đơn vị

Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng

cơ quan về toàn bộ công tác văn thư của đơn vị và là người trực tiếp chỉ đạo,đôn đốc và kiểm tra công chức, viên chức trong phạm vi đơn vị thực hiện tốt cácnhiệm vụ quản lý văn bản, tài liệu ở đơn vị Cụ thể là:

- Tổ chức giải quyết văn bản đến thuộc phạm vi đơn vị;

- Tổ chức soạn thảo văn bản trong phạm vi đơn vị;

- Tổ chức lập hồ sơ và nộp hồ sơ của đơn vị vào lưu trữ cơ quan;

- Thực hiện một số nhiệm vụ khác do Thủ trưởng cơ quan giao

1.3.4 Trách nhiệm của cán bộ công chức, viên chức

Tất cả công chức, viên chức của cơ quan phải thực hiện đầy đủ những nộidung công tác văn thư có liên quan đến phần việc của mình Cụ thể là:

- Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của Thủ trưởng vàcán bộ phụ trách đơn vị;

- Soạn thảo các văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình;

- Lập hồ sơ công việc mình làm và nộp hồ sơ vào lưu trữ theo đúng quyđịnh của cơ quan;

- Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản, tài liệu;

- Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể trong chế độ công tác văn thưcủa cơ quan.

1.3.5 Trách nhiệm của văn thư cơ quan

1.3.5.1 Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến

- Tiếp nhận văn bản đến;

- Kiểm tra, phân loại, bóc bì, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến;

- Trình văn bản đến;

- Đăng ký văn bản đến;

- Chuyển giao văn bản đến;

- Giúp Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính theo dõi việcgiải quyết văn bản đến

1.3.5.2 Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đi

- Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét,duyệt, ký ban hành;

- Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày, tháng ;

- Đóng dấu văn bản đi;

- Đăng ký văn bản đi;

- Chuyển giao văn bản đi;

- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ nghiên cứu sử dụng bản lưu;

- Quản lý và làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường;

- Lập và bảo quản sổ sách của cơ quan như sổ đăng ký văn bản đi, đến, sổchuyển giao văn bản

1.3.5.3 Đối với việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

- Giúp Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng Phòng Hành chính) làm danh mục

hồ sơ và hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục;

- Giúp Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) kiểm tra đônđốc việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;

- Thu thập, quản lý hồ sơ và làm thủ tục nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan;

- Hoàn chỉnh các tập lưu văn bản để nộp vào lưu trữ cơ quan

1.3.5.4 Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan

- Bảo quản an toàn con dấu của cơ quan (bao gồm dấu cơ quan, dấu vănphòng, dấu chức danh) và các loại con dấu khác;

- Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của cơquan

1.3.5.5 Đối với những công việc khác có liên quan

Ngoài những nhiệm vụ chính nói trên, tùy theo năng lực và yêu cầu cụ thểcủa cơ quan, văn thư chuyên trách có thể được giao kiêm nhiệm thêm một số côngviệc như đánh máy, trực điện thoại, một số công việc trong văn phòng và công táclưu trữ của cơ quan nếu công việc văn thư ít, chưa sử dụng hết thời gian làm việc

CÂU HỎI ÔN TẬP

1 Phân tích khái niệm, nội dung, yêu cầu của công tác văn thư

2 Phân tích vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư trong hoạt động quản lý của

3 Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội.

Chương 2

TỔ CHỨC QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG CHUYÊN MÔN NGHIỆP VỤ VĂN THƯ

2.1 Tổ chức quản lý công tác văn thư

2.1.1 Quản lý nhà nước về công tác văn thư

Công tác văn thư thực hiện chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt độngquản lý của các cơ quan, tổ chức vì vậy liên quan tới tất cả các đơn vị, phòng,ban, cá nhân trong cơ quan Đây là công tác mang vừa mang tính chất chính trị,vừa mang chất nghiệp vụ nên ảnh hưởng rất nhiều tới hiệu quả hoạt động quản

lý nhà nước nói chung, tại cơ quan, tổ chức nói riêng vì vậy cần phải có sự quản

lý thống nhất

2.1.1.1 Nội dung quản lý Nhà nước về công tác văn thư

Theo Nghị định 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư, nội dungquản lý nhà nước về công tác văn thư bao gồm:

- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy

phạm pháp luật về công tác văn thư;

- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư;

- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ trong côngtác văn thư;

- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản

lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư;

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháplệnh về công tác văn thư;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư;

- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư

2.1.1.2 Cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư

Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý Nhà nước

về công tác văn thư theo nội dung quản lý Nhà nước về công tác văn thư

Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước là một đơn vị trực thuộc Bộ Nội vụ cótrách nhiệm trực tiếp giúp Bộ Nội vụ thực hiện chức năng quản lý nhà nước vềcông tác văn thư như xây dựng các văn bản, hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra việcthực hiện các quy định về công tác văn thư

Theo Nghị định 13/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008, Sở Nội vụ là cơ quanchuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnhthực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ

Chi cục Văn thư – Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ, có chức nănggiúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trựcthuộc Trung ương quản lý về công tác văn thư của tỉnh

Phòng Nội vụ các quận, huyện, thị xã bố trí công chức chuyên trách giúpTrưởng phòng Nội vụ tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý nhànước về công tác văn thư của cấp huyện

2.1.2 Tổ chức quản lý công tác văn thư tại các cơ quan, tổ chức

Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tácvăn thư quy định: Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, các Bộ, cơ

quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; cơ quan Trung ương của tổ chứcchính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp,

tổ chức kinh tế và ủy ban nhân dân các cấp có trách nhiệm:

- Căn cứ quy định của pháp luật, ban hành và hướng dẫn thực hiện cácchế độ, quy định về công tác văn thư;

- Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư đối vớicác cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý của mình; giải quyết khiếu nại, tốcáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền;

- Tổ chức chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vàocông tác văn thư;

- Tổ chức, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư, quản

lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết về công tác văn thư trong phạm vi ngành, lĩnhvực và địa phương

Trong phạm vi từng cơ quan, thủ trưởng cơ quan có trách nhiệm quản lý,chỉ đạo, kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện công tác văn thư theo đúng quy định

2.1.2 Xây dựng và ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác văn thư

Xây dựng và ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác vănthư là nội dung quan trọng trong quản lý công tác văn thư tại một cơ quan, tổchức Làm tốt nội dung này nhằm cụ thể hóa các quy định của Nhà nước vềcông tác văn thư và giúp cơ quan, tổ chức thực hiện thống nhất nghiệp vụ vănthư trong hoạt động hàng ngày phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan, tổchức Việc xây dựng và ban hành các văn bản quy định, hướng cẫn về công tácvăn thư thông thường tuân thủ theo quy trình sau:

2.1.2.1 Nghiên cứu các quy định của nhà nước về công tác văn thư và khảo sát công tác văn thư của cơ quan, tổ chức

a Nghiên cứu các quy định của nhà nước về công tác văn thư

Công tác văn thư là một lĩnh vực hoạt động không thể thiếu trong hoạt

động quản lý của tất cả các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo thông tin bằng vănbản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý điều hành công việc, cho việcthực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức Với vai trò như vậy,công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp tới việc giải quyết công việc hằng ngày,tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Vì vậy, mỗi cơquan, tổ chức cần phải quan tâm đến việc ban hành các văn bản để quản lý, chỉđạo, hướng dẫn công tác này Để ban hành được các văn bản về công tác vănthư, cơ quan, tổ chức cần phải nghiên cứu các quy định hiện hành của Nhà nước

về công tác văn thư để cụ thể hóa các văn bản đó áp dụng vào từng cơ quan, tổchức

Ngay sau khi Cách mạng Tháng Tám thành công, Nhà nước ta đã banhành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư Tại Sắc lệnh số 49ngày 12 tháng 10 năm 1945 của Chính phủ lâm thời nước Việt Nam dân chủCộng hòa đã quy định: “Các công văn, công điện, phiếu, trát, các đơn từ, cácbáo chí, chúc từ, điều văn, khấn vái, cúng lễ… bắt đầu từ ngày này đều phải ghitiêu đề VIỆT NAM DÂN CHỦ CÔNG HÒA – NĂM THỨ NHẤT”1

Ngày 02 tháng 11 năm 1957, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Nghị định

số 527-TTg về việc ban hành điều lệ chế độ chung về công văn giấy tờ ở các cơquan Đây là văn bản đầu tiên của Nhà nước quy định tương đối đầy đủ về côngtác văn thư Những vấn đề được quy định trong văn bản này được bao gồm:Phân loại các văn bản sử dụng trong quản lý nhà nước, thể thức văn bản, chế độgửi công văn, trao đổi công văn…

Ngày 28 tháng 9 năm 1963, Hội đồng Chính phủ đã ban hành Nghị định

số 142-CP kèm theo Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ Đây là bản Điều lệđược ban hành sau khi Cục Lưu trữ trực thuộc Phủ thủ tướng được thành lập.Chúng ta thấy rằng, đến thời điểm này Nhà nước đã nhận thức đầy đủ tầm quantrọng của công tác văn thư trong hoạt động của cơ quan nhà nước Điều lệ đãquy định những vấn đề chủ yếu của công tác văn thư, bao gồm: Nội dung côngtác văn thư, hình thức của công văn giấy tờ, việc soạn thảo văn bản, tổ chức và

1 PGS Vương Đình Quyền, Lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, tr 27

quản lý văn bản Bản Điều lệ này là cơ sở pháp lý rất quan trọng đối với côngtác văn thư trong thời gian hơn 40 năm (từ 1963 đến 2004)

Ngày 08 tháng 4 năm 2004 Chính phủ ban hành Nghị định số110/2004/NĐ-CP về công tác văn thư Nghị định này đã thay thế toàn bộ nhữngquy định về công tác công văn, giấy tờ quy định tại Điều lệ về công văn, giấy tờtại Nghị định số 142-CP Nội dung Nghị định 110/2004/NĐ-CP đã quy định cácvấn đề chủ yếu của công tác văn thư như soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý

và giải quyết văn bản; lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; quản lý và sửdụng con dấu; quản lý nhà nước về công tác văn thư… Để điều chỉnh và đápứng sự thay đổi trong việc quản lý, hoạt động của các cơ quan, tổ chức, ngày 08tháng 02 năm 2010 Chính phủ ban hành Nghị định số 09/2010/NĐ-CP sửa đổi,

bổ sung một số điều của Nghị định 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác vănthư Như vậy, hiện nay có hai văn bản là Nghị định 110/2004/NĐ-CP và Nghịđịnh 09/2010/NĐ-CP là cơ sở pháp lý mà các cơ quan, tổ chức làm căn cứ đểthực hiện Bên cạnh đó, các cơ quan có thẩm quyền còn ban hành nhiều văn bản

để quy định cụ thể nội dung của công tác văn thư và đến nay vẫn đang có hiệulực mà các cơ quan, tổ chức phải nghiên cứu và tuân thủ khi thực hiện như: Luậtban hành văn bản quy phạm pháp luật số 17/2008/QH12 ngày 03/6/2008; Luậtban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhândân; Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ ngày 24/8/2001 về quản lý và

sử dụng con dấu; Thông tư 55/2005/TT-VPCP-BNV của Bộ Nội vụ và Vănphòng Chính phủ ngày 06/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bàyvăn bản Thông tư số 25/2011/TT-BTP ngày 27/12/2011 của Bộ Tư pháp về thểthức, kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Chính phủ, Thủ tướngChính phủ, Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ và văn bản quy phạm phápluật liên tịch; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản,lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan…

b Khảo sát công tác văn thư của cơ quan, tổ chức

Để ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư vừađảm bảo với quy định của Nhà nước vừa sát với thực tế của cơ quan, việc nghiêncứu, khảo sát để nắm bắt tình hình thực tế và xác định vấn đề cần văn bản hóa làhết sức cần thiết, giúp cơ quan đánh giá đúng thực tiễn công tác văn thư của cơquan Nếu nắm bắt tình hình một cách phiến diện, thiếu chính xác thì không thểban hành được những văn bản tốt có tác dụng tích cực cho việc quản lý công tácvăn thư của cơ quan

Việc xây dựng và ban hành về công tác văn thư do bộ phận văn phònghoặc phòng hành chính thực hiện Chính vì vậy cán bộ được phân công soạnthảo phải khảo sát và đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành vănbản, quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, quản

lý và sử dụng con dấu

2.1.2.2 Tổ chức xây dựng và ban hành văn bản quy định về công tác văn thư

a Lựa chọn hình thức văn bản cần ban hành

Việc lựa chọn hình thức văn bản cần ban hành trước hết phải căn cứ vàothẩm quyền ban hành văn bản và mục đích, tính chất của văn bản dự định banhành Cần phải xác định rõ văn bản cần ban hành nhằm giải quyết vấn đề gì củacông tác văn thư Để quy định chi tiết việc thi hành luật, nghị quyết của Quốchội; pháp lệnh, nghị quyết của Ủy ban thường vụ Quốc hội; lệnh, quyết định củaChủ tịch nước hay quy định các biện pháp cụ thể để thực hiện các vấn đề vềcông tác văn thư thuộc thẩm quyền, Chính phủ có thể ban hành Nghị định Ví dụnhư Chính phủ ban hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 vềcông tác văn thư Nếu văn bản ban hành nhằm giải thích, hướng dẫn thi hànhnghị quyết, chỉ thị và các văn bản khác của cấp trên thì các bộ, cơ quan ngang

bộ có thể ban hành thông tư Từng cơ quan, tổ chức có thể ban hành quy chếcông tác văn thư để quy định cụ thể các hoạt động của công tác văn thư Ngoài

ra, trong quá trình quản lý, chỉ đạo, cơ quan ban hành các văn bản để triển khai

thực hiện văn bản của cấp trên chỉ đạo về công tác văn thư hay ban hành cácvăn bản để chấn chỉnh, đôn đốc hoặc hướng dẫn cụ thể về việc tổ chức, thựchiện công tác văn thư trong cơ quan.

b Thảo văn bản

Khi đã xác định hình thức văn bản cần ban hành, việc soạn thảo văn bản

có thể bắt đầu bằng việc xây dựng đề cương văn bản Đề cương văn bản thựcchất là bản dàn ý khái quát các phần, các ý trong văn bản Đề cương văn bảnphải thể hiện rõ bố cục của văn bản và khái quát được ý tưởng hoặc quy phạm

dự định đưa vào các phần hoặc chương mục của văn bản Đề cương văn bảnthường được xây dựng khi soạn thảo những văn bản quan trọng như nghị định,thông tư, quy chế… còn với việc soạn thảo các văn bản đơn giản thì không cầnthiết phải xây dựng đề cương Cán bộ soạn thảo cần tham khảo đề cương cácvăn bản hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền Ví dụ, khi xây dựng nghị định,thông tư cần tuân thủ quy định về mẫu trình bày văn bản của cơ quan có thẩmquyền quy định Khi xây dựng quy chế công tác văn thư, cần phải tham khảoThông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xâydựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức

Cán bộ soạn thảo văn bản căn cứ vào đề cương để viết bản thảo Khi viếtbản thảo phải bám sát vào đề cương, phân chia dung lượng thông tin trong từngchương, mục từng đoạn cho hợp lý

c Tổ chức lấy ý kiến của các đơn vị

Bản thảo các văn bản chỉ đạo, đôn đốc, hướng dẫn công tác văn thư cóthể được viết nhiều lần, đối với những vấn đề quan trọng cần phải xin ý kiến các

cá nhân, đơn vị có liên quan Ví dụ như khi thảo quy chế công tác văn thư của

cơ quan, vì liên quan đến tất cả các đơn vị trong cơ quan, cá nhân hoặc đơn vịsoạn thảo phải gửi bản thảo đến tất các các đơn vị trong cơ quan để xin ý kiếngóp ý Nếu cần thiết, có thể tổ chức hội thảo để xin ý kiến

d Ký ban hành

Sau mỗi lần lấy ý kiến đóng góp của các đơn vị, cá nhân hoặc đơn vị soạn

thảo phải sửa chữa, bổ sung bản thảo và xin trình ký ban hành

2.1.3 Tổ chức bộ phận, bố trí nhân sự làm văn thư cơ quan.

Trong cơ quan, bộ phận Văn phòng (hoặc phòng Hành chính) thường làđơn vị trực tiếp giúp thủ trưởng cơ quan về công tác này Vì vậy, Văn phòng(phòng Hành chính) là đơn vị đầu mối của công tác văn thư, có nhiệm vụ đảmbảo thông tin cho hoạt động của cơ quan, chịu trách nhiệm tiếp nhận, tổ chức xử

lý, chuyển giao văn bản đến tới các đơn vị và làm thủ tục phát hành văn bản đi

do cơ quan ban hành Bộ phận hay người làm văn thư cơ quan thường trực thuộcVăn phòng (phòng Hành chính)

Ở mỗi cơ quan khác nhau có hình thức tổ chức văn thư khác nhau Hìnhthức văn thư là cách thức tổ chức các đơn vị, bộ phận hoặc cán bộ văn thư chuyêntrách để thực hiện một số khâu nghiệp vụ của công tác văn thư Hiện nay, ở nước

ta, có hai hình thức tổ chức công tác văn thư được áp dụng ở các cơ quan, tổ chức,

đó là hình thức văn thư tập trung và hình thức văn thư hỗn hợp

2.1.3.1 Hình thức tổ chức văn thư

a Hình thức văn thư tập trung

Công tác văn thư được tổ chức theo hình thức tập trung là ngoài việc soạnthảo, giải quyết văn bản và lập hồ sơ hiện hành, các khâu nghiệp vụ khác củacông tác văn thư được thực hiện tại Văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơquan Cơ quan chỉ có văn thư cơ quan, không bố trí văn thư ở các đơn vị

b Hình thức văn thư hỗn hợp

Tổ chức theo hình thức hỗn hợp thì một số khâu nghiệp vụ của công tácvăn thư được thực hiện tập trung (tiếp nhận, đăng ký, nhân bản ) tại bộ phận vănthư cơ quan, một số công việc được thực hiện ở các đơn vị Với hình thức này, cơquan vừa bố trí văn thư cơ quan, vừa bố trí văn thư ở các đơn vị trong cơ quan.Giữa văn thư cơ quan và văn thư đơn vị phối hợp và phân công công tác để thựchiện công tác văn thư của cơ quan, tổ chức

Khi lựa chọn hình thức tổ chức công tác văn thư cần phải chú ý chứcnăng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan; khối lượng văn bản đi, đến; số

lượng các đơn vị trực thuộc, địa điểm làm việc của các đơn vị Thông thường,những cơ quan không lớn, đóng tập trung, có điều kiện trang thiết bị kỹ thuậttốt, áp dụng hình thức văn thư tập trung Những cơ quan lớn như các bộ,ngành, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, các doanh nghiệp lớn do

cơ cấu tổ chức phức tạp, khối lượng công việc nhiều thường áp dụng hình thứcvăn thư hỗn hợp

2.1.3.2 Biên chế và chức danh, tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ đối với người làm văn thư cơ quan.

a Biên chế văn thư cơ quan

Theo Điều 29, Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định: Căn cứ vào khốilượng công việc, các cơ quan phải thành lập phòng, tổ văn thư hoặc bố tríngười làm văn thư Những cơ quan khối lượng công việc ít có thể bố trí mộtbiên chế chuyên trách làm công tác văn thư Ở những cơ quan khối lượng côngviệc nhiều có thể bố trí từ hai biên chế văn thư chuyên trách trở lên Số lượngbiên chế cán bộ văn thư của cơ quan được xác định trước hết căn cứ vào khốilượng công việc và chỉ tiêu biên chế chung của từng cơ quan, đơn vị và căn cứvào chế độ, quy định của Nhà nước

b Tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ đối với người làm văn thư cơ quan.

Việc sử dụng các chức danh và tiêu chuẩn nghiệp vụ văn thư gắn liền vớinhiệm vụ sắp xếp tổ chức, biên chế, định mức lao động, chế độ đãi ngộ và việc quyhoạch, đào tạo cán bộ trong cơ quan Về phạm vi áp dụng trong thực tế từng cơquan cần có cách tiếp cận linh hoạt, xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ, yêu cầu thực

tế đặt ra

Theo quy định tại Thông tư 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 quy địnhchức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạch côngchức chuyên ngành văn thư, chức danh và mã số ngạch công chức chuyên ngànhvăn thư bao gồm:

1 Ngạch Văn thư chính (Mã số ngạch 02.006) yêu cầu tiêu chuẩn về

trình độ đào tạo, bồi dưỡng như sau:

- Có bằng tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành văn thư lưu trữ, nếu tốtnghiệp đại học chuyên ngành khác thì phải có chứng chỉ bồi dưỡng bổ sung kiếnthức, nghiệp vụ văn thư;

- Có chứng chỉ bồi dưỡng quản lý nhà nước và nghiệp vụ ngạch văn thưchính;

- Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ bậc 3 (hoặc tương đương) khung nănglực ngoại ngữ Việt Nam theo quy định tại Thông tư số 01/2014/TT-BGDĐTngày 24/01/2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành khung năng lực ngoạingữ 6 bậc dùng cho Việt Nam hoặc có chứng chỉ tiếng dân tộc đối với những vịtrí việc làm yêu cầu sử dụng tiếng dân tộc;

- Có chứng chỉ tin học với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệthông tin cơ bản theo quy định tại Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT ngày11/3/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định Chuẩn kỹ năng sử dụngcông nghệ thông tin

2 Ngạch Văn thư (Mã số ngạch 02.007) yêu cầu tiêu chuẩn về trình độ

đào tạo, bồi dưỡng như sau:

- Có bằng tốt nghiệp đại học trở lên chuyên ngành văn thư lưu trữ, nếu tốtnghiệp đại học chuyên ngành khác thì phải có chứng chỉ bồi dưỡng bổ sung kiếnthức nghiệp vụ văn thư;

- Có chứng chỉ bồi dưỡng quản lý nhà nước và nghiệp vụ ngạch văn thư;

- Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ bậc 2 (hoặc tương đương) khung nănglực ngoại ngữ Việt Nam theo quy định tại Thông tư số 01/2014/TT-BGDĐTngày 24/01/2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành khung năng lực ngoạingữ 6 bậc dùng cho Việt Nam hoặc có chứng chỉ tiếng dân tộc đối với những vịtrí việc làm yêu cầu sử dụng tiếng dân tộc;

- Có chứng chỉ tin học với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệ

thông tin cơ bản theo quy định tại Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT ngày11/3/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định Chuẩn kỹ năng sử dụngcông nghệ thông tin.

3 Ngạch Văn thư trung cấp (Mã số ngạch 02.008) yêu cầu tiêu chuẩn về

trình độ đào tạo, bồi dưỡng như sau:

- Có bằng tốt nghiệp trung cấp trở lên chuyên ngành văn thư lưu trữ, nếutốt nghiệp chuyên ngành khác thì phải có chứng chỉ bồi dưỡng bổ sung kiếnthức nghiệp vụ văn thư;

- Có chứng chỉ bồi dưỡng quản lý nhà nước và nghiệp vụ ngạch văn thưtrung cấp;

- Có chứng chỉ ngoại ngữ trình độ bậc 1 (hoặc tương đương) khung nănglực ngoại ngữ Việt Nam theo quy định tại Thông tư số 01/2014/TT-BGDĐTngày 24/01/2014 của Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành khung năng lực ngoạingữ 6 bậc dùng cho Việt Nam hoặc có chứng chỉ tiếng dân tộc đối với những vịtrí việc làm yêu cầu sử dụng tiếng dân tộc;

- Có chứng chỉ tin học với trình độ đạt chuẩn kỹ năng sử dụng công nghệthông tin cơ bản theo quy định tại Thông tư số 03/2014/TT-BTTTT ngày11/3/2014 của Bộ Thông tin và Truyền thông quy định Chuẩn kỹ năng sử dụngcông nghệ thông tin

2.2 Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư

Theo Từ điển Tiếng Việt, năm 1992 của Viện Ngôn ngữ học giải thích: “Đào tạo là làm cho trở thành người có năng lực theo những tiêu chuẩn nhất định”,

“Bồi dưỡng là làm cho tăng thêm năng lực hoặc phẩm chất”

Công tác văn thư có liên quan đến văn bản, giấy tờ, ảnh hưởng tới hoạtđộng của cơ quan vì vậy cần phải tổ chức đào tạo, bồi dưỡng chuyên mônnghiệp vụ văn thư ở các trình độ khác nhau tùy theo yêu cầu cụ thể, phải đượcđào tạo ở những mức độ khác nhau Hệ thống đào tạo cán bộ nghiệp vụ ở nước

ta hiện nay gồm có:

- Đào tạo đại học và sau đại học

Mục tiêu đào tạo đại học và sau đại học là đào tạo ra các cử nhân, thạc sỹ

có trình độ khoa học cơ bản, hiểu biết về lý luận và thực tiễn, vừa có khả năngnghiên cứu, tham mưu, đề xuất ý kiến, vừa có khả năng thực hành nghiệp vụ

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trên cơ sở nâng cấp từ trường Cao đẳngNội vụ Hà Nội (tiền thân là trường Trung học Văn thư Lưu trữ) Đây là cơ sởđào tạo uy tín, có hơn 40 năm kinh nghiệm đào tạo nguồn nhân lực văn thư chocác cơ quan, tổ chức Năm 2012 là năm trường đón khóa sinh viên đại học đầutiên, đây chính là nguồn nhân lực văn thư có trình độ đại học do Trường đào tạo.Trường có các khóa học chính quy và tại chức Hàng năm tuyển sinh theo tiêuchuẩn quy định của Nhà nước

Trong hệ thống các cơ sở đào tạo công lập về cán bộ văn thư trình độ đạihọc và sau đại học còn có Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng - TrườngĐại học Khoa học xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội và Khoa Lịch

sử Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Thành phố

Hồ Chí Minh

- Đào tạo Cao đẳng và đào tạo trung cấp

Việc đào tạo cán bộ có trình độ cao đẳng và trung cấp về công tác văn thưchủ yếu do Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo Bên cạnh đó, Trường Trungcấp Văn thư Lưu trữ Trung ương tại thành phố Hồ Chí Minh thuộc Cục Văn thư

và Lưu trữ Nhà nước, Bộ Nội vụ cũng là cơ sở đào tạo cán bộ văn thư trình độtrung cấp Sinh viên ở các cơ sở này được học cả hai nghiệp vụ chuyên môn vănthư và lưu trữ Sau khi tốt nghiệp, phần lớn được bố trí làm cán bộ văn thư hoặclưu trữ chuyên trách tại các cơ quan, tổ chức từ Trung ương đến địa phương

- Bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ văn thư

Công tác văn thư liên quan đến nhiều cán bộ trong cơ quan Để đáp ứng

yêu cầu nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn cho các cán bộ làm văn thưchuyên trách và những cán bộ khác làm công tác có liên quan đến công tác vănthư, hàng năm có nhiều lớp bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn được mở Các lớp bồi

dưỡng có thời gian học từ 1 đến 3 tháng, sau khi học xong các học viên đượccấp chứng chỉ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhànước và một số cơ sở đào tạo công lập khác thường xuyên mở các lớp ngắn hạnbồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư hay các lớp theo chuyên đề nhằm nâng cao trình

độ nghiệp vụ cho các đối tượng khác nhau đáp ứng nhu cầu của xã hội

CÂU HỎI ÔN TẬP

1 Phân tích nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư

2 Phân tích nội dung tổ chức quản lý công tác văn thư tại cơ quan, tổ chức

3 Nêu hình thức tổ chức công tác văn thư tại cơ quan, tổ chức và cơ sở vận dụng

5 Phân tích hệ thống tổ chức và đào tạo bồi dưỡng cán bộ văn thư

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Bộ Nội vụ (2010), Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28 tháng 4

năm 2010 hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và

Ủy ban nhân dân các cấp công tác văn thư;

2 Bộ Nội vụ (2014), Thông tư 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 quyđịnh chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn các ngạchcông chức chuyên ngành văn thư

3 Chính phủ (2004), Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4

năm 2004 về công tác văn thư;

3 Chính phủ (2010), Nghị định 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 sửa

đổi bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/ NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Chương 3

TIÊU CHUẨN HÓA TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ 3.1 Khái niệm, mục đích, đối tượng tiêu chuẩn hóa trong công tác văn thư

3.1.1 Khái niệm

3.1.1.1 Tiêu chuẩn

Theo tiêu chuẩn ISO 6450:19982: Tiêu chuẩn là một tài liệu được thiết lậpbằng cách thỏa thuận và do một tổ chức được thừa nhận phê duyệt, nhằm cungcấp những quy tắc, hướng dẫn hoặc đặc tính cho các hoạt động hoặc kết quả

hoạt động để sử dụng chung và lặp đi, lặp lại nhằm đạt được mức độ trật tự tối

ưu trong một khung cảnh nhất định

Tiêu chuẩn quốc tế: là tiêu chuẩn do một tổ chức tiêu chuẩn quốc tế hoặc

tổ chức quốc tế hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn công bố

Tiêu chuẩn khu vực: là tiêu chuẩn do tổ chức tiêu chuẩn khu vực hoặc tổ

chức khu vực có hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn công bố

Tiêu chuẩn nước ngoài: là tiêu chuẩn do tổ chức tiêu chuẩn quốc gia của

nước ngoài hoặc tổ chức nước ngoài có hoạt động trong lĩnh vực tiêu chuẩn

2 Tài liệu do Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) ban hành

kỹ thuật.

Theo quy định, hệ thống tiêu chuẩn của Việt Nam hiện nay gồm:

Tiêu chuẩn quốc gia (TCVN): là tiêu chuẩn do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ

quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ tổ chức xây dựng, BộKhoa học Công nghệ thẩm định, công bố theo trình tự, thủ tục quy định

Ví dụ: Tiêu chuẩn TCVN 9251:2012 – Bìa hồ sơ lưu trữ là tiêu chuẩnquốc gia do Bộ Nội vụ tổ chức xây dựng, Bộ Khoa học Công nghệ công bố bằngQuyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012

Tiêu chuẩn cơ sở (TCCS): là tiêu chuẩn do tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội

- nghề nghiệp, cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp xây dựng và công bố để ápdụng trong các hoạt động của tổ chức đó

Ví dụ: Tiêu chuẩn TCCS 27:2008/DPĐA là tiêu chuẩn cơ sở do Công tyDược phẩm Đông Á xây dựng và công bố để áp dụng trong hoạt động của Côngty

Như vậy, so với hệ thống tiêu chuẩn trước đây, hệ thống tiêu chuẩn củaViệt Nam hiện nay không có tiêu chuẩn nhà nước, tiêu chuẩn ngành, tiêu chuẩnvùng

3.1.1.2 Tiêu chuẩn hóa (standadization)

So với khái niệm tiêu chuẩn, khái niệm tiêu chuẩn hóa không khác nhaunhiều Theo Tổ chức Tiêu chuẩn hóa quốc tế: Tiêu chuẩn hóa là một hoạt độngthiết lập các điều khoản để sử dụng chung và lặp đi lặp lại nhằm đạt được mức

độ trật tự tối ưu trong một khung cảnh nhất định

Tiêu chuẩn hóa chính là quá trình xây dựng, công bố và áp dụng tiêuchuẩn Tiêu chuẩn hóa công tác văn thư là xây dựng các tiêu chuẩn về công tácvăn thư, công bố và áp dụng các tiêu chuẩn vào công tác văn thư

3.1.2 Mục đích tiêu chuẩn hóa công tác văn thư

3.1.2.1 Tạo sự thống nhất chung về nghiệp vụ

Hiện nay đã có nhiều văn bản của Nhà nước và các cơ quan có thẩmquyền quy định, hướng dẫn về công tác văn thư Tuy nhiên, hệ thống văn bảnnày cũng chưa đầy đủ hoặc không thể quy định quá chi tiết nên để giảm tải cácvăn bản quy phạm pháp luật thì sự ra đời của các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật

là cơ sở để các cơ quan, tổ chức quản lý và thực hiện thống nhất các hoạt độngtrong công tác văn thư Ví dụ trước đây, khi soạn thảo và ban hành văn bản, các

cơ quan, tổ chức đều lấy Thông tư số 55/2005/TT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản, Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụhướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, Thông tư số25/2011/TT-BTP ngày 25/11/2011 của Bộ Tư pháp hướng dẫn thể thức và kỹthuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của các Bộ và Thủ tướng Chínhphủ… Tuy nhiên, trước năm 2005, tức là trước khi có văn bản quy phạm phápluật quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, hầu hết các cơ quan, tổchức đều thống nhất sử dụng tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 5700-1992 sau nàysửa đổi, thay thế bằng TCVN 5700-2002 “mẫu trình bày văn bản quản lý nhànước” do Bộ trưởng Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường ban hành năm 1992làm căn cứ để soạn thảo văn bản Cũng như vậy, tiêu chuẩn ngành TCN: 02-

1992 sau này sửa đổi, thay thế bằng TCVN: 01-2002 “Mẫu trình bày bìa hồ sơtài liệu quản lý nhà nước” được thống nhất sử dụng để làm phương tiện bảo

quản văn bản, tài liệu trong các cơ quan, tổ chức và các trung tâm lưu trữ.

3.1.2.2 Tạo điều kiện thuận lợi cho sự hợp tác, phát triển về khoa học, công nghệ

Theo quy định hiện hành, việc xây dựng tiêu chuẩn phải dựa trên tiến bộkhoa học và công nghệ, kinh nghiệm thực tiễn, nhu cầu hiện tại và xu hướngphát triển kinh tế - xã hội Vì vậy, khi xây dựng tiêu chuẩn, các bên có liên quanphải nghiên cứu, khảo sát để ban hành những tiêu chuẩn có tính đổi mới, phùhợp với xu hướng phát triển

3.1.3 Đối tượng tiêu chuẩn hóa công tác văn thư

Đối tượng tiêu chuẩn hóa là các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, quá trình, môitrường và các đối tượng khác trong hoạt động kinh tế xã hội Đối với công tác vănthư, đối tượng tiêu chuẩn hóa là các thuật ngữ sử dụng trong công tác văn thư, cáccông cụ, phương tiện sử dụng trong công tác văn thư và các quy trình nghiệp vụvăn thư

3.1.3.1 Thuật ngữ sử dụng trong công tác văn thư

Trong hoạt động tiêu chuẩn, thuật ngữ khoa học là một đối tượng quantrọng cần được quan tâm, nghiên cứu và xây dựng Tuy nhiên, cho đến naychúng ta chưa có tiêu chuẩn về thuật ngữ sử dụng trong công tác văn thư Cácnhà nghiên cứu cho rằng có khoảng trên 300 thuật ngữ được sử dụng trong côngtác văn thư Những thuật ngữ đó được giải thích ở nhiều tài liệu khác nhau nhưgiải thích trong văn bản, từ điển, giáo trình hoặc sách chuyên khảo Nhiều thuậtngữ giải thích chưa có sự thống nhất chung gây khó khăn cho người sử dụng Vìvậy, cần phải có tiêu chuẩn về thuật ngữ sử dụng trong công tác văn thư để cácthuật ngữ được hiểu thống nhất

3.1.3.2 Công cụ sử dụng trong công tác văn thư

Công cụ sử dụng trong công tác văn thư chính là những trang, thiết bịdùng trong công tác văn thư như giấy in văn bản, bìa hồ sơ, cặp đựng tài liệu, sổđăng ký văn bản đi, đến… Càng nhiều công cụ sử dụng trong công tác văn thư

được tiêu chuẩn hóa thì công tác văn thư ngày càng có sự thống nhất chung Chođến nay, chúng ta đã tiêu chuẩn hóa giấy, bìa hồ sơ, cặp đựng tài liệu… nhưngvẫn còn rất nhiều công cụ chưa được tiêu chuẩn hóa, ví dụ như chúng ta mới chỉquy định quản lý văn bản đi, đến bằng sổ bao gồm các thông tin theo mẫu màchưa có tiêu chuẩn quy định về các thông số kỹ thuật của cuốn sổ (sổ làm giấyđạt tiêu chuẩn nào, các thông tin trên sổ kích thước bao nhiêu…) Đây chính lànhững vấn đề mà các cơ quan quản lý cần phải quan tâm để công tác văn thư cónhiều công cụ được tiêu chuẩn hóa hơn nữa.

3.1.3.3 Quy trình nghiệp vụ văn thư

Quy trình nghiệp vụ văn thư là quy trình soạn thảo và ban hành văn bản,quy trình quản lý và giải quyết văn bản, quy trình lập hồ sơ… Hiện nay, các cơquan khác nhau có quy trình nghiệp vụ khác nhau, chưa có sự thống nhất chung

về nghiệp vụ

3.2 Tiêu chuẩn về công tác văn thư

3.2.1 Tiêu chuẩn về mẫu trình bày văn bản

Ngày 24/12/1992 Bộ Khoa học Công nghệ và Môi trường đã ban hànhQuyết định số 24/QĐ về việc ban hành Tiêu chuẩn TCVN 5700-1992 sau nàysửa đổi, thay thế bằng TCVN 5700:2002 “mẫu trình bày văn bản quản lý nhànước” Do thời điểm này Nhà nước chưa có một văn bản quy phạm pháp luậtnào quy định chi tiết về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản nênđây chính là văn bản được rất nhiều cơ quan, tổ chức áp dụng để soạn thảo vănbản

Nội dung tiêu chuẩn quy định chi tiết các yếu tố thể hiện trên văn bản vớicác yêu cầu như sau:

Yêu cầu về chất lượng, kích thước giấy: Văn bản phải được đánh máy hoặc in trên giấy trắng, có kích thước A4 (210mmx297mm)

Yêu cầu về phạm vi trình bày văn bản: Trình bày cách mép trên của tranggiấy: 25mm, mép dưới: 20mm, mép trái và mép phải: 20 mm

Yêu cầu về trình bày các thành phần thể thức của văn bản như Quốc hiệu, tác

giả văn bản, địa danh, ngày tháng năm ban hành văn bản…và cỡ chữ, kiểu chữ trìnhbày.

Yêu cầu về cách ghi số trang văn bản: Những văn bản có nhiều trang thì

từ trang thứ 2 phải ghi số trang bằng số Ả rập cách mép trên 10 mm, nằm ở giữatrang

Hiện nay, chúng ta đã có các văn bản quy phạm pháp luật quy định về thểthức và kỹ thuật trình bày văn bản như: Luật ban hành văn bản quy phạm phápluật; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫnthể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, vì vậy các Tiêuchuẩn về mẫu trình bày văn bản trước đây chỉ sử dụng để nghiên cứu, thamkhảo

3.2.2 Tiêu chuẩn bìa hồ sơ

Xác định được tầm quan trọng của việc quản lý và bảo quản văn bản, tàiliệu, ngay đầu những năm 1990, Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư vàLưu trữ Nhà nước) đã quan tâm, nghiên cứu, xây dựng và ban hành Tiêu chuẩnngành TCN 2-1992 “Mẫu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước” theoQuyết định số 42 QĐ-KHKT ngày 08/6/1992, sau này được sửa đổi, thay thếbằng TCN 01:2002 “Bìa hồ sơ” theo Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày07/05/2002 Tiêu chuẩn này đưa ra các yêu cầu cơ bản của nguyên liệu giấy làmbìa hồ sơ và yêu cầu về nội dung trình bày

Trong một thời gian dài, hầu hết các cơ quan, tổ chức đã sử dụng mẫu bìatiêu chuẩn này để bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơquan và tại các kho lưu trữ Tuy nhiên, Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật

có hiệu lực năm 2007, vì vậy hệ thống tiêu chuẩn của Việt Nam chỉ phân làm haicấp là cấp quốc gia và cấp cơ sở và không còn cấp ngành Do vậy, theo quyđịnh, tất cả các tiêu chuẩn ngành trước đây phải được xem xét, sửa đổi, bổ sung

để trở thành tiêu chuẩn quốc gia hoặc quy chuẩn kỹ thuật quốc gia hay hủy bỏ.Ngày 23/7/2012, Bộ Khoa học và Công nghệ đã ban hành Quyết định số1687/QĐ-BKHCN công bố Tiêu chuẩn Quốc gia TCVN 9251:2012 Thông tư số

07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản

đi, đến và lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan quy định các cơ quan, tổchức phải sử dụng bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn TCVN 9251:2012

Nội dung tiêu chuẩn 9251:2012 đã nêu các tài liệu viện dẫn của Tiêuchuẩn và yêu cầu kỹ thuật đối với giấy làm bìa hồ sơ

+ Về giấy làm bìa hồ sơ: Tiêu chuẩn đã quy định chi tiết các chỉ tiêu chấtlượng như: định lượng, độ bền kéo theo chiều dọc, chiều ngang, độ ẩm, độtrắng…

+ Yêu cầu ngoại quan mà tờ bìa cần đạt được như phải vuông vắn, cácđường gấp nếp phải liên tục Bề mặt bìa không được nhàu nát, không có các vếtxước, không bị vón cục, không có xơ sợi bám dính và màu sắc phải đồng đều.Nội dung trên bìa được quy định chi tiết, cân đối, rõ nét và bền màu

+ Yêu cầu về kích thước: Bìa hồ sơ có kích thước 650 x 230mm (khôngtính kích thước phần tai trên và tai dưới) vơi sai số cho phép là cộng trừ 2mmm.Bìa hồ sơ chia làm 5 phần: tờ đầu, phần gáy, tờ sau, phần tai trên và tai dưới, taicạnh

+ Yêu cầu về nội dung trình bày bìa hồ sơ: quy định kiểu chữ, cách trìnhbày các thông tin của hồ sơ như tên Lưu trữ lịch sử mà hồ sơ, tài liệu nộp vào;tên cơ quan, tổ chức lập hồ sơ, tên đơn vị lập hồ sơ, mã hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thờigian của hồ sơ, thông tin về nơi bảo quản của hồ sơ (phông số, mục lục số, hồ sơsố); thời hạn bản quản của hồ sơ Điểm khác biệt phần trình bày nội dung bìa hồ

sơ theo tiêu chuẩn TCVN 9251:2012 so với tiêu chuẩn ngành TCN 01:2002 làmặt trong của hồ sơ không in mục lục văn bản, chứng từ kết thúc được in ở taicạnh của bìa hồ sơ Tiêu chuẩn có yêu cầu về kiểu chữ, cỡ chữ, cách trình bàycác thông tin trên chứng từ kết thức

+ Phương pháp thử: Sử dụng phương pháp ngoại quan, phương pháp kiểmtra kích thước và các phương pháp thử khác như phân tích thành phần xơ sợi,định lượng, độ bền kéo…

+ Yêu cầu về ghi nhãn, bao gói, vận chuyển, bảo quản: Tiêu chuẩn yêu

cầu về việc mỗi bìa hồ sơ lưu trữ phải có ghi nhãn trực tiếp ở mặt sau hoặc đínhkèm với các nội dung: tên sản phẩm, thông tin về nhà sản xuất…

3.2.3 Tiêu chuẩn cặp đựng tài liệu

Cặp đựng tài liệu là một công cụ quản lý văn bản và bảo quản tài liệu,được sử dụng phổ biến và thường xuyên Cục trưởng Cục Lưu trữ Nhà nước đãban hành tiêu chuẩn ngành ”Cặp đựng liệu” mã số 03-1997 theo Quyết định74/QĐ-KHKT

Tiêu chuẩn đưa ra yêu cầu:

Yêu cầu về chất liệu chế tạo cặp tài liệu: bìa các tông cứng, tốt, dày 1,5 2mm có kích thước như sau:

-Yêu cầu về kích thước của cặp với chiều dài: 340 mm, chiều rộng : 260

mm, chiều dày: 100 mm

Yêu cầu về thẩm mỹ và hình thức: Cặp có kiểu dáng đẹp, lịch sự nhưngđảm bảo sự nghiêm túc của công việc hành chính Cặp phải đựng được một khốilượng tài liệu tối đa là 4,5kg Vải gáy của cặp màu sẫm, gắn vào 2 bìa cặp15mm Hai đầu vải phía trên và phía dưới gập vào 10mm Mối nối giữa vải vớibìa các tông phải chịu được một lực kéo là 50N (Niu tơn) Các dây buộc, dâykhoá, băng dính nháp được gắn vào bìa các tông để chịu được một lực 50Nnhằm giữ an toàn cho tài liệu Giấy bọc ngoài hai bìa các tông là giấy tốt, màusẫm, được bọc cách mép giấy 10mm Giấy phía trong cặp là giấy trắng phủ kínmặt trong của cặp

CÂU HỎI ÔN TẬP

1 Phân tích hệ thống tiêu chuẩn và quy chuẩn của Việt Nam theo Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật số 68/2006/QH11 ngày 28/6/2006

2 Phân tích lợi ích của việc tiêu chuẩn hóa công tác văn thư

3 Nêu đối tượng tiêu chuẩn hóa công tác văn thư

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Bộ Khoa học và Công nghệ (2012), Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN

ngày 23 tháng 7 năm 2012 về việc công bố các tiêu chuẩn quốc gia về bìa hồ sơ lưu trữ, hộp bảo quản tài liệu lưu trữ và giá bảo quản tài liệu lưu trữ;

2 Cục Lưu trữ Nhà nước (1997), Quyết định số 74/QĐ-KHKT ngày 06

tháng 03 năm 1997 về việc ban hành Tiêu chuẩn ngành "Cặp đựng tài liệu";

3 Cục Lưu trữ Nhà nước (1992), Quyết định số 42/QĐ-KHKT ngày 08

tháng 06 năm 1992 ban hành Tiêu chuẩn cấp ngành "Mẫu trình bày bìa hồ sơ tài liệu quản lý nhà nước ";

4 Cục Lưu trữ Nhà nước (2002), Quyết định số 62/QĐ-LTNN ngày 07

tháng 5 năm 2002 về việc ban hành tiêu chuẩn ngành bìa hồ sơ lưu trữ;

5 Lê Thị Nguyệt Lưu (2009), Tập bài giảng Tiêu chuẩn hóa trong công tácvăn thư lưu trữ;

6 Quốc hội (2006), Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật số68/2006/QH11 ngày 12 tháng 7 năm 2006;

7 Từ điển Lưu trữ Việt Nam, 1992;

8 Từ điển Giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam, 2011;

PHẦN 2 NỘI DUNG NGHIỆP VỤ VĂN THƯ

Chương 4 SOẠN THẢO VĂN BẢN

4.1 Một số vấn đề chung về văn bản quản lý nhà nước

4.1.1 Khái niệm văn bản và văn bản quản lýnhà nước

4.1.1.1 Khái niệm văn bản

Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học Tuỳ theo góc

độ nghiên cứu và tiếp cận mà các ngành có những định nghĩa khác nhau về vănbản Trong hoạt động của con người, trao đổi thông tin là một nhu cầu không thểthiếu Con người đã và đang sử dụng nhiều phương tiện và cách thức khác nhau

để ghi chép, thu nhận và truyền đạt thông tin khác nhau Trong đó văn bản làphương tiện quan trọng nhất và phổ biến nhất

Xét một cách tổng thể, văn bản phản ánh nhiều mặt của đời sống xã hội

và được sử dụng để ghi chép, phản ánh các sự vật, hiện tượng xảy ra trong thựctiễn, các kinh nghiệm của con người trong quá trình lao động, sáng tạo và sảnxuất Đồng thời văn bản cũng sử dụng để truyền đạt các quyết định quản lý vàthu thập thông tin trong hoạt động quản lý vv

Văn bản thuộc đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học, tùy theotừng góc độ tiếp cận và nghiên cứu mà các nhà nghiên cứu đưa ra những kháiniệm khác nhau về văn bản:

- Dưới góc độ ngôn ngữ học, các nhà nghiên cứu về ngôn ngữ đưa ra các

khái niệm như sau: Tác giả Lê A và Đinh Thanh Huệ trong cuốn “Tiếng Việtthực hành”, NXB giáo dục Hà Nội, 1977, trang 139: “Văn bản là sản phẩm lờinói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về hình thức, trọnvẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào đó”.

Hai tác giả Nguyễn Quang Ninh và Hồng Dân cũng có giải thích tương tựtrong cuốn sách “Tiếng Việt thực hành” do NXB Giáo dục Hà Nội xuất bản năm

1996: “Văn bản là một thể hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung, thống

nhất vê cấu trúc, độc lập về giao tiếp, dạng tồn tại điển hình của văn bản là dạngviết”

- Dưới góc độ hành chính học, văn bản được hiểu là khái niệm để chỉ cácloại công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của cơ quan, đoàn thể, xínghiệp vv (gọi chung là cơ quan)

- Dưới góc độ Văn bản học - một khoa học nghiên cứu về nguồn gốc, bảnchất, đặc trưng của văn bản; nghiên cứu về ngôn ngữ, phương pháp, quy trìnhtạo lập văn bản, lịch sử văn bản thì khái niệm văn bản được hiểu theo nghĩa rộngnhất Theo PGS Vương Đình Quyền trong cuốn “Lý luận và phương pháp côngtác văn thư” cho rằng: “Văn bản là vật mang tin được ghi bằng một ký hiệungôn ngữ”

Vật mang tin mà loài người dùng để ghi các ký hiệu ngôn ngữ rất đa dạng

và phong phú như: đá, gỗ, tre, trúc, da thú, đất sét, giấy và các vật mang tinkhác Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học, công nghệ thì vật mang tinphong phú, đa dạng hơn (ví dụ: đĩa CD, CD-ROM vv)

Ký hiệu ngôn ngữ được sử dụng trên các vật mang tin là chữ viết dùng đểthể hiện ngôn ngữ của con người

Như vậy khái niệm chung về văn bản và có nghĩa bao hàm nhất, phù hợpvới các ngành nghiên cứu khác nhau chính là khái niệm tiếp cận ở góc độ vănbản học

4.1.1.2 Khái niệm văn bản quản lý nhà nước

Nhà nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam được cấu tạo thành bởi hệthống cơ quan quyền lực nhà nước, cơ quan hành chính nhà nước và cơ quan tưpháp Hoạt động ban hành văn bản là hoạt động không thể tách rời của hoạtđộng quản lý nhà nước Vì văn bản là phương tiện thông tin cơ bản của các cơquan nhà nước, ghi chép và truyền đạt các quyết định quản lý, các thông tin cầnthiết nhằm thực hiện chức năng đối nội và đối ngoại của nhà nước

Việc ban hành văn bản quản lý nhà nước phải theo đúng thẩm quyền, hìnhthức, quy trình, thủ tục, ngôn ngữ đã được pháp luật quy định.

Có thể khái quát: Văn bản quản lý nhà nước là những quyết định và thông tin quản lý thành văn, do cơ quan nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo quy định của pháp luật, được đảm bảo thi hành bằng quyền lực nhà nước.

Văn bản quản lý nhà nước có đặc điểm:

1, Văn bản quản lý nhà nước được ban hành dưới danh nghĩa cơ quanhoặc người đứng đầu cơ quan, là tiếng nói chính thức của một cơ quan nhà nước

- cơ quan công quyền

2, Văn bản quản lý nhà nước thể hiện ý chí của giai cấp cầm quyền vàmang tính quyền lực đơn phương Nhà nước ta là của nhân dân, do nhân dân, vìnhân dân, tất cả quyền lực nhà nước thuộc về nhân dân, nhà nước bảo đảm vàphát huy quyền làm chủ của nhân dân; công nhận, tôn trọng, bảo vệ và bảo đảmquyền con người, quyền công dân; thực hiện mục tiêu dân giàu, nước mạnh, dânchủ, công bằng, văn minh, mọi người có cuộc sống ấm no, tự do, hạnh phúc, cóđiều kiện phát triển toàn diện Nhà nước được tổ chức và hoạt động theo Hiếnpháp và pháp luật, quản lý xã hội bằng Hiến pháp và pháp luật, sử dụng quyềnlực đã được nhân dân giao phó Vì vậy, quản lý của nhà nước mang tính áp đặtcủa chủ thể nhà nước đối với các đối tượng có nhiệm vụ thi hành, chấp hành.Nếu làm trái hoặc không thi hành, chấp hành thì các cơ quan nhà nước có thẩmquyền sẽ áp dụng các biện pháp, chế tài theo quy định pháp luật như xử phạthành chính, truy tố trước pháp luật… Có thể nói, đây là đặc điểm cơ bản của vănbản quản lý nhà nước

3, Văn bản quản lý nhà nước được ban hành theo trình tự, thủ tục, ngônngữ theo quy định của pháp luật và có thể thức thống nhất do các cơ quan nhànước có thẩm quyền quy định Đây là biểu hiện của tính dân chủ, khoa học, hợppháp và khả thi của hệ thống văn bản quản lý nhà nước, đảm bảo cho văn bảnquản lý nhà nước có hiệu lực, hiệu quả thi hành và đảm bảo kỷ cương trong việcban hành văn bản quản lý nhà nước

4.1.2 Chức năng của văn bản quản lý nhà nước

4.1.2.1 Chức năng thông tin

Văn bản được làm ra trước hết là do nhu cầu giao tiếp của con người,nhằm ghi chép và truyền đạt thông tin Vì vậy chức năng thông tin là chức năngbao quát nhất của văn bản nói chung và văn bản quản lý nhà nước nói riêng.Đây cũng là chức năng quan trọng nhất, bởi vì thông qua chức năng này cácchức năng khác mới được thể hiện

Xét về mặt lịch sử, việc ghi chép và truyền đạt thông tin bằng hình thứcvăn bản chỉ xuất hiện sau khi loài người sáng tạo ra chữ viết - văn tự Trong thờinguyên thuỷ, loài người chưa có chữ viết Họ trao đổi thông tin với nhau chủyếu bằng dạng tín hiệu thứ nhất của ngôn ngữ đó là tiếng nói Do nhu cầu traođổi, truyền đạt, ghi nhớ các thông tin của con người ngày càng gia tăng và đadạng, con người đã sớm sáng tạo ra chữ viết - dạng tín hiệu thứ hai của ngônngữ Sự ra đời của chữ viết đã đánh dấu một bước phát triển quan trọng trongtiến trình lịch sử xã hội loài người Chữ viết ra đời, văn bản trở thành phươngtiện thông tin ngày càng quan trọng trong đời sống xã hội, nó khắc phục đượcnhững hạn chế về không gian và thời gian của việc thông tin bằng ngôn ngữ nói

và trở thành một động lực thúc đẩy mạnh mẽ sự phát triển của xã hội loài người

Ở mọi thời kỳ lịch sử, có thể nói, các nhà nước đều có ý thức sử dụng chữ viết

để văn bản hoá các thông tin cần truyền đạt, phục vụ cho hoạt động quản lý Hoạt động thông tin bằng văn bản trong quản lý nhà nước là một quá trìnhdiễn ra thường xuyên, liên tục nhằm đạt mục tiêu của quản lý nhà nước Theo

đó, thông tin được ghi lại và truyền đạt một cách chính thống, bền vững và có độchính xác cao nhất

Trong văn bản quản lý nhà nước, thông tin gồm nhiều loại, được phân chiatheo nhiều tiêu chí khác nhau tùy mục tiêu, tính chất và nội dung công việc nhưtheo lĩnh vực quản lý có thông tin chính trị, thông tin kinh tế, thông tin văn hóa -

xã hội…; theo thẩm quyền tạo lập thông tin có thông tin từ trên xuống, thôngtin từ dưới lên, thông tin ngang cấp, thông tin nội bộ; theo thời điểm của thôngtin có thông tin quá khứ, thông tin hiện hành, thông tin dự báo…

Chức năng thông tin của văn bản quản lý nhà nước thể hiện qua các mặt sau:

- Ghi lại và truyền đạt thông tin quản lý;

- Giúp các cơ quan thu nhập những thông tin cần cho hoạt động quản lý;

- Giúp các cơ quan đánh giá các thông tin thu được qua các hệ thống

truyền đạt thông tin khác.

Thực tiễn đã chứng minh rằng hiệu lực và hiệu quả quản lý nhà nước đượcxây dựng và ban hành trên cơ sở thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin hiệu quả.Thông tin trở thành nguồn lực trong hoạt động quản lý và điều hành của các cơquan, tổ chức

4.1.2.2 Chức năng pháp lý

Chức năng pháp lý là một chức năng mang tính riêng biệt của văn bảnquản lý nhà nước Văn bản quản lý nhà nước được ban hành để đặt ra những quyđịnh được phép và không được phép nhằm điều chỉnh và duy trì sự phát triểncủa xã hội theo định hướng của Nhà nước Chức năng pháp lý thể hiện ở nhữngmặt sau:

- Thứ nhất, văn bản quản lý là phương tiện để ghi chép và truyền đạt cácquy phạm pháp luật và xác lập các quan hệ lập pháp giữa các cơ quan

Để quản lý nhà nước, hầu hết những quan hệ xã hội đều được thể chế hóathành các quy phạm pháp luật và được điều chỉnh bằng hệ thống văn bản phápluật Vì vậy công tác quản lý nhà nước cũng phải dựa trên cơ sở pháp luật thànhvăn Hệ thống pháp luật càng hoàn chỉnh, thống nhất và đồng bộ sẽ càng thuậnlợi cho việc truyền đạt, thực thi pháp luật trong các cơ quan nhà nước và xã hộiđược đầy đủ, đúng đắn, nghiêm chỉnh và thống nhất

Với hệ thống các quy phạm pháp luật nếu được văn bản hóa sẽ tạo dựngmột hành lang pháp lý đảm bảo cho hoạt động quản lý đạt hiệu quả cao

Mặt khác, hệ thống pháp luật được thực thi bởi nhiều cơ quan, tổ chứcnên hệ thống các văn bản quy phạm pháp luật cũng xác định trách nhiệm cụ thểcủa từng đối tượng thực hiện và những mối quan hệ luật pháp giữa các cơ quan,