Giáo trình Nhập môn công tác văn thư (Nghề: Văn thư hành chính - Trung cấp) - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

Giáo trình Nhập môn công tác văn thư (Nghề: Văn thư hành chính - Trung cấp) nhằm trang bị những kiến thức tổng hợp và khái quát về công tác văn thư hành chính trong chương trình đào tạo nghề văn thư. Giáo trình gồm 3 chương trình bày những nội dung về: khái niệm, vị trí, ý nghĩa và yêu cầu đối với công tác văn thư; nội dung công tác văn thư; tổ chức quản lý, đào tạo và trách nhiệm công tác văn thư;... Mời các bạn cùng tham khảo!

1

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ

GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: NHẬP MÔN CÔNG TÁC

VĂN THƯ

NGHỀ: VĂN THƯ HÀNH CHÍNH

TRÌNH ĐỘ TRUNG CẤP

Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX-ĐT ngày 12 tháng 12 năm

2019 của Hiệu trưởng trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

Ninh Bình, năm 2019

2

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN

Tài liệu này thuộc loại sách giáo trình nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm

LỜI GIỚI THIỆU

Nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, nghiên cứu chúng tôi tiến hành soạn giáo trình Nhập môn văn thư trong quá trình soạn chúng tôi có sử dụng các tài liệu tham khảo:

- Nghị định số:110/NĐ-CP ngày 08/4 /2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư

- Lý luận và phương pháp công tác văn thư, Nhà Xuất bản Chính trị Quốc gia của PGS Vương Đình Quyền

- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 15/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

- Giáo trình nghiệp vụ công tác văn thư - Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I năm 2006 (nay là Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội)

- Tổ chức và quản lý văn bản - tập bài giảng của Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương I (nay là Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội)

Nội dung và cách trình bày của giáo trình có vấn đề gì sai sót mong được sự đóng góp ý kiến, xin chân thành cảm ơn

Ngày 10 tháng 6 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: CN Đinh Thanh Nghị

3

MỤC LỤC Trang

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN 1

LỜI GIỚI THIỆU 2

MỤC LỤC 3

CHƯƠNG 1: KHÁI NIỆM, VỊ TRÍ, Ý NGHĨA VÀ YÊU CẦU ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ 6

1 Khái niệm công tác văn thư 6

2 Vị trí, của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức 6

2.1 Công tác văn thư 6

2.2 Công tác lưu trữ 7

3 Ý nghĩa của công tác văn thư 7

4 Yêu cầu của công của công tác văn thư 8

4.1 Nhanh chóng 8

4.2 Chính xác 8

4.3 Bí mật 9

4.4 Hiện đại 9

5 Đối tượng của công tác văn thư 9

CÂU HỎI: 10

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ 10

1 Xây dựng văn bản 11

1.1 Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; 12

1.2 Xử lý thông tin; 12

1.3 Thảo văn bản 12

1.4 Trình duyệt bản thảo 12

1.5 Đánh máy, nhân bản 12

2 Tổ chức, quản lý văn bản 17

2.1 Quản lý văn bản đến 17

2.2 Tổ chức quản lý văn bản đi 30

3 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 40

3.1 Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong cơ quan, tổ chức đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành 40

3.2 Lập hồ sơ 42

3.3 Nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức 42

4

4 Quản lý và sử dụng con dấu 49

CÂU HỎI 50

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC QUẢN LÝ, ĐÀO TÀO VÀ TRÁCH NHIỆM CÔNG TÁC VĂN THƯ 51

1 Tổ chức quản lý công tác văn thư 51

1.1 Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư 51

1.2 Các cơ quan thực hiện chức năng quản lý nhà nước về công tác văn thư 52 2 Trách nhiệm của cán bộ trong cơ quan, tổ chức đối với công tác văn thư 53

2.1 Trách nhiệm của lãnh đạo cơ quan 54

2.2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng hoặc phòng hành chính 54

2.3 Trách nhiệm của công chức viên chức trong cơ quan với công tác văn thư 55

2.4 Trách nhiệm của văn thư chuyên trách trong cơ quan 55

3 Đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư 56

3.1 Yêu cầu đối với cán bộ văn thư chuyên trách 56

3.2 Các cơ sở đào tạo 59

CÂU HỎI 59

5

GIÁO TRÌNH MÔN HỌC Tên môn học: Nhập môn công tác văn thư

Mã môn học: MH15

Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học:

- Nhập môn công tác văn thư là môn học nghiệp vụ nghề đầu tiên quan trọng trong chương trình đào tạo nghề văn thư, trang bị những kiến thức tổng hợp và khái quát về công tác văn thư hành chính;

- Vai trò: Nhập môn công tác văn thư là môn học bắt buộc

MỤC TIÊU MÔN HỌC:

- Về kiến thức: Trình bày được khái niệm, vị trí, ý nghĩa và yêu cầu đối với công

tác văn thư

Nêu được nội dung công tác văn thư;

- Về kỹ năng: Trình bày được trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn thư

của các cơ quan;

Giải thích được trách nhiệm của cán bộ văn thư chuyên trách;

- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: Thể hiện thái độ cẩn thận,chính xác, tỷ mỷ,

bảo mật, yêu nghề

Nội dung môn học

CHƯƠNG 1: KHÁI NIỆM, VỊ TRÍ, Ý NGHĨA VÀ YÊU CẦU ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC QUẢN LÝ, ĐÀO TÀO VÀ TRÁCH NHIỆM CÔNG TÁC VĂN THƯ

6

CHƯƠNG 1: KHÁI NIỆM, VỊ TRÍ, Ý NGHĨA VÀ YÊU CẦU ĐỐI VỚI

CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mã chương: MH15.01

Mục tiêu:

- Trình bày được khái niệm, vị trí, ý nghĩa, yêu cầu của công tác văn thư

- Thể hiện thái độ cẩn thận, chính xác, tỷ mỷ, bảo mật, yêu nghề

Nội dung chính:

1 Khái niệm công tác văn thư

Công tác văn thư là tất cả các công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản (đối với TL đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với TL đến) đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào LTCQ

2 Vị trí, của công tác văn thư, lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức

2.1 Công tác văn thư

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản

lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức Có thể nói rằng, hầu hết các hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc hành chính hàng ngày đều gắn liền với văn bản và điều đó cũng có nghĩa là gắn liền với công tác văn thư Hầu hết cán bộ, công chức trong cơ quan đều có tham gia trực tiếp hoặc gián tiếp vào việc soạn thảo và ban hành văn bản, cũng như lập hồ sơ về những việc được giao giải quyết Vì vậy chất lượng của công tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức, đồng thời cũng tạo nên bằng chứng thể hiện sự minh bạch, trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức và cá nhân đối với việc thực hiện, giải quyết công việc

Những năm gần đây, công tác văn thư trong các cơ quan ngày càng được quan tâm, củng cố Các nghiệp vụ của công tác này ngày càng được quy định cụ thể, đặc biệt là nghiệp vụ xây dựng và quản lý văn bản ở khâu văn thư hiện hành của các cơ quan Tuy nhiên, bên cạnh đó công tác này cũng đang tồn tại những hạn chế, bất cập cần được quan tâm khắc phục để có thể đáp ứng được các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng Điều này thể hiện ở những vấn đề như:

- Chất lượng các văn bản hành chính được soạn thảo và sử dụng trong các

cơ quan còn thấp Việc thực hiện các quy trình xây dựng, thủ tục ban hành còn chồng chéo, chưa thống nhất

- Việc quản lý văn bản đi, đến ở nhiều nơi còn chưa thực hiện theo đúng trình

tự Việc xử, lý, theo dõi, kiểm tra chuyển giao, giải quyết văn bản còn chậm và thủ công Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư còn nhiều hạn chế

Giải quyết những vấn đề trên thông qua việc chuẩn hoá, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng là yêu cầu cấp thiết đối với công tác văn thư để góp phần thúc đẩy, nâng cao hiệu quả, chất lượng hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước

2.2 Công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là các hoạt động có liên quan đến việc xác định giá trị, thu thập, sắp xếp khoa học, bảo quản an toàn, làm công cụ tra cứu và tổ chức khai thác, sử dụng phục vụ nhu cầu thông tin lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và xã hội Trong những năm qua, được sự quan tâm chỉ đạo của Chính phủ các Bộ, ngành và Ủy ban nhân dân các cấp tổ chức thực hiện công tác lưu trữ và đã đạt được nhiều thành tích đáng kể Một số văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ được ban hành đã bước đầu tạo điều kiện đưa hoạt động lưu trữ đi vào nề nếp; tổ chức lưu trữ và hệ thống kho lưu trữ từng bước được củng cố; tài liệu lưu trữ được bảo vệ, bảo quản an toàn và đáp ứng ngày càng tốt hơn hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức cũng như yêu cầu khai thác sử dụng của xã hội Tuy nhiên, bên cạnh đó, công tác lưu trữ của các cơ quan, tổ chức còn nhiều bất cập chưa theo kịp yêu cầu của quá trình đổi mới nền hành chính nhà nước Một số cơ quan, tổ chức chưa có sự quan tâm chỉ đạo đúng mức đối với công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ, thể hiện ở chỗ chưa bố trí cán bộ đủ năng lực đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ còn nghèo nàn, dẫn đến chưa phát huy được tác dụng của nguồn lực thông tin trong tài liệu lưu trữ trong công cuộc đổi mới nền hành chính nhà nước

3 Ý nghĩa của công tác văn thư

Công tác Văn thư Giúp cho việc giải quýêt công việc của cơ quan được chóng

và chính xác, có năng xuất và chất lượng, đúng đường lối, chính sách, nguyên tắc

và chế độ, đồng thời bảo đảm quản lý công việc của cơ quan được chính xác và chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu quả và thành tích hoạt động của cơ quan

Đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt động của cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác, đồng thời giữ gìn được bí mật của cơ quan, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hành chính phục

8

vụ cho công cuộc đổi mới Làm tốt công tác này, Góp phần tiết kiệm được công sức, nguyên vật liệu chế tác các trang thiết bị dùng trong quá trình ban hành văn bản Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của các cơ quan, của các cá nhân, tập thể phục vụ tho hoạt động Thanh tra, kiểm tra Góp phần giữ gìn những tài liệu giá trị về mọi lĩnh vực phục vụ cho công tác tra cứu thông tin quá khứ

- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giữ gìn bí mật nhà nước, bí mật cơ quan

- Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ

4 Yêu cầu của công của công tác văn thư

Xuất phát từ vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác Văn thư đối với cơ quan, tổ chức, văn thư giúp cho quản lý công việc của cơ quan nhanh chóng, đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cho hoạt động của các cơ quan được đầyđủ

Từ đó giúp cho Văn phòng làm nhanh chóng công việc của mình, giúp cho quá trình tham mưu cho lãnh đạo, quản lý hậu cần được tốt hơn Do đó, công tác Văn thư đòi hỏi những yêu cầu rất chặt chẽ sau:

4.1 Nhanh chóng

Trong bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào thì yêu cầu nhanh chóng có ý nghĩa quan trọng trong quyết định sự thành công của cơ quan, tổ chức Nhưng đối với công tác Văn thư thì yêu cầu nhanh chóng được coi như là một nguyên tắc trong hoạt động của cơ quan Quá trình giải quyết công việc củacơ quan phụ thuộc rất nhiều vào hoạt động của công tác Văn thư, nếu quátrình này diễn ranhanh chóng thì thông tin sẽ đến kịp thời với các đơn vị giải quyết văn bản và nó sẽ tạo điều kiện nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan

4.2 Chính xác

Cùng với yêu cầu nhanh chóng trong quá trình hoạt động Văn thư của cơ quan, tổ chức thì yêu cầu chính xác cũng không kém phần quan trọng Nội dung của văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giải quyết công việc không trái

9

với các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà nước quy định Về quy trình kỹ thuật, nghiệp vụ, tất cả các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của công tác Văn thư phải đảm bảo chính xác từ viêc soạn thảo, đánh máy, đăng ký, chuyển giao đến tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đều phải theo những quy định của pháp luật

cơ quan

5 Đối tượng của công tác văn thư

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư và trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân, tổ chức đối với công tác văn thư

Hình thức tổ chức Văn thư có tầm ảnh hưởng không nhỏ đến toàn bộ quá trình xử lý văn bản, giấy tờ cơ quan đến kết quả hoạt động của cơ quan

đến kết quả hoạt động của cơ quan, do đó trong từng cơ quan, tổ chức phải lựa chọn hình thức công tác Văn thư cho phù hợp trên cơ sở phân tích cơ cấu tổ chức,

số lượng văn bản đi và đến, chức năng, nhiệm vụ của từng cơ quan Có rất nhiều hình thức tổ chức công tác Văn thư nhưng thông thường người ta áp dụng ba hình thức tổ chức là hình thưc tổ ch ức tập trung, hình thức tổ chức phân tán và hình thức tổ chức hỗn hợp

Hình thức Văn thư tập trung: được áp dụng hầu hết các tác nghiệp chuyên môn, công tác văn thư được tập trung giải quyết ở một đơn vị, hình thức này thông

Hình thức Văn thư hỗn hợp: được áp dụng khi một số khâu nghiệp vụ chủ yếu như đánh máy, sao, in, đăng ký văn bản, tổ chức thực hiện ở một số nơi, còn các khâu nghiệp vụ như theo dõi, giải quyết văn bản lưu trong quá trình thực hiện ở các đơn

vị, bộ phận khác của cơ quan, hình thức này thông thường được áp dụng tại các cơ quan, tổ chức trong hệ thống hành pháp quản lý hành chính Nhà nước

CÂU HỎI:

Câu 1: Trình bày khái niệm vị trí ý nghĩa của công tác văn thư?

Câu 2: trình bày các yêu cầu của công tác văn thư?

CHƯƠNG 2: NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mã chương: MH15.02

Mục tiêu:

-Trình bày được các hình thức văn bản.thể thức soạn thảo văn bản

Văn bản hành chính

Quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), thông cáo, thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển;

Văn bản chuyên ngành

Các hình thức văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản

lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ;

Văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

Các hình thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định

Thể thức văn bản

Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính

Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau:

Quốc hiệu;

Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

Số, ký hiệu của văn bản;

Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; Tên

loại và trích yếu nội dung của văn bản; Nội dung văn

bản;

Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;

Dấu của cơ quan, tổ chức;

12

Nơi nhận;

Dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật)

Đối với công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển, ngoài các thành phần được quy định tại điểm a của khoản này, có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-mail; số điện thoại, số Telex, số Fax

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản do Bộ trưởng Bộ Nội vụ và Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định

Thể thức văn bản chuyên ngành

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ

Thể thức văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị

- xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội quy định

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực hiện theo thông lệ quốc tế

Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau:

Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo

Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;

1.1 Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

13

Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc người duyệt bản thảo đó;

Nhân bản đúng số lượng quy định;

Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định

Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

Thủ trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản

Chánh Văn phòng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và ủy ban nhân dân các cấp (sau đây gọi tắt là Chánh Văn phòng); Trưởng phòng Hành chính ở những cơ quan, tổ chức không có văn phòng (sau đây gọi tắt là trưởng phòng hành chính); người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư ở những cơ quan, tổ chức khác (sau đây gọi tắt là người được giao trách nhiệm) phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản

Ký văn bản

Ở cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan,

tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

Ở cơ quan, tổ chức làm việc chế độ tập thể

Đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều lệ của tổ chức, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số, việc ký văn bản được quy định như sau:

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức;

Cấp phó của người đứng đầu và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

Việc ký văn bản về những vấn đề khác được thực hiện như quy định

Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể uỷ quyền cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ.) một số văn

14

bản mà mình phải ký Việc giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định Người được uỷ quyền không được

uỷ quyền lại cho người khác ký

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế hoạt động hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức

Khi ký văn bản không dùng bút chì; không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực dễ phai

Bản sao văn bản

Các hình thức bản sao được quy định tại Nghị định này gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục

Thể thức bản sao được quy định như sau:

Hình thức sao: sao y bản chính hoặc trích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ,

họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận

Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định tại Nghị định này có giá trị pháp lý như bản chính

Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo

15

Phụ lục II

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN

(Trên một trang giấy khổ A4: 210 mm x 297 mm)

(Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5

năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ)

2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3 Số, ký hiệu của văn bản

17

Trích yếu nội dung công văn hành chính

6 Nội dung văn bản

7 Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

13 Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

14 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website;

số điện thoại, số Telex, số Fax

2 Tổ chức, quản lý văn bản

Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức

2.1 Quản lý văn bản đến

-Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự sau:

Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

Trình, chuyển giao văn bản đến;

Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

-Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan,

tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn bản đến không được đăng

ký tại văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5 Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

19

Hướng dẫn ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến” Số đến

Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến Số đến được đánh liên tục, bắt đầu

từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

Ngày đến

Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 21/7/05, 31/12/05

Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hoả tốc” (kể

cả “Hoả tốc” hẹn giờ”), cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận (trong những trường hợp cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30)

c) Chuyển Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết./

20

Phụ lục

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN (Kèm theo Công văn số

425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

21

(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);

(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị);

(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;

(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;

(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;

Cột 2: Số đến Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”

Cột 3: Tác giả Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên,

địa chỉ của người gửi đối với đơn, thư

Cột 4: Số, ký hiệu Ghi số và ký hiệu của văn bản đến

Cột 5: Ngày tháng Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc ngày,

tháng, năm của đơn, thư Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải

thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05

Cột 6: Tên loại và trích yếu nội dung Ghi tên loại (trừ công văn thì

không phải ghi tên loại) của văn bản đến (tên loại văn bản có thể được viết

tắt) và trích yếu nội dung Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có

trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư

đó

22

Cột 7: Đơn vị hoặc người nhận Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

Cột 8: Ký nhận Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

Cột 9: Ghi chú Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v )

Sổ đăng ký văn bản mật đến

Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến cũng giống như sổ đăng ký văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 6)

Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này; riêng ở cột 7 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền./

23

Phụ lục SỔ ĐĂNG KÝ ĐƠN, THƯ

(Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

b) Phần đăng ký đơn, thư

Phần đăng ký đơn, thư được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:

đến đến tên, địa tháng nội dung hoặc người nhận chú

Cột 2: Số đến Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến” Số đến là số thứ tự đăng

ký của đơn, thư mà cơ quan, tổ chức nhận được (nếu đơn, thư được ghi số đến và đăng ký riêng) hoặc số thứ tự đăng ký của văn bản đến nói chung (nếu đơn, thư được lấy số đến và đăng ký chung với các loại văn bản đến khác)

Cột 3: Họ tên, địa chỉ người gửi Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa chỉ, số điện thoại (nếu có) của người gửi đơn, thư

Cột 4: Ngày tháng Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn, thư Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05 Trường hợp trên đơn, thư không ghi ngày tháng thì có thể lấy ngày, tháng, năm theo dấu bưu điện nhưng cần có ghi chú cụ thể

24

Cột 5: Trích yếu nội dung Ghi theo trích yếu nội dung được ghi trên đơn, thư Trường hợp đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của đơn, thư đó

Cột 6: Đơn vị hoặc người nhận Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn, thư căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền Cột 7: Ký nhận Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn, thư

Cột 8: Ghi chú Ghi những điểm cần thiết về đơn, thư như đơn, thư lần thứ

…; đơn, thư không ghi ngày tháng, v.v )./

- Trình, chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có trách nhiệm và chuyển giao cho các đơn vị, cá nhân giải quyết Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách

Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn

vị hoặc cá nhân giải quyết Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của

cơ quan, tổ chức

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau:

Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp; Phân văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết;

Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

25

PHIẾU GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN

(Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục

Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

1 Mẫu phiếu

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT

NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức: (2)

Ý kiến của lãnh đạo đơn vị: (3)

Ý kiến đề xuất của người giải quyết: (4)

Hướng dẫn ghi

(1): Ghi tên loại; số, ký hiệu; ngày, tháng, năm; cơ quan (tổ chức) ban hành

và trích yếu nội dung của văn bản đến

(2): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo cơ quan, tổ chức (hoặc của người có thẩm quyền) giao đơn vị, cá nhân chủ trì, các đơn vị, cá nhân tham gia phối hợp giải quyết văn bản đến (nếu có); thời hạn giải quyết đối với mỗi đơn

vị, cá nhân (nếu có) và ngày tháng cho ý kiến phân phối, giải quyết

(3): Ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của lãnh đạo đơn vị giao cho cá nhân; thời hạn giải quyết đối với cá nhân (nếu có) và ngày tháng cho ý kiến

(4): Ý kiến đề xuất giải quyết văn bản đến của cá nhân và ngày tháng đề xuất

ý kiến./

27

Phụ lục

SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐẾN

(Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7

năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

Mẫu sổ

Sổ chuyển giao văn bản đến nên được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm

a) Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản đến” và không

có dòng chữ “Từ số đến số ”

b) Phần đăng ký chuyển giao văn bản đến

Phần đăng ký chuyển giao văn bản đến có thể được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm) bao gồm 05 cột theo mẫu sau:

Hướng dẫn đăng ký

Cột 1: Ngày chuyển Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản đến cho các đơn

vị, cá nhân; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước,

ví dụ: 05/02, 21/7, 31/12

Cột 2: Số đến Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”

Cột 3: Đơn vị hoặc người nhận Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền Cột 4: Ký nhận Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

Cột 5: Ghi chú Ghi những điểm cần thiết (bản sao, số lượng bản )

Sổ chuyển giao văn bản mật đến

Trong trường hợp cần thiết, các cơ quan, tổ chức có thể lập sổ chuyển giao văn bản mật đến riêng Mẫu sổ chuyển giao văn bản mật đến tương tự như sổ

28

chuyển giao văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký chuyển giao văn bản

có bổ sung cột “Mức độ mật” ngay sau cột “Số đến” (cột 2)

Việc đăng ký chuyển giao văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này, riêng ở cột 3 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến /

29

Phụ lục

SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN

(Kèm theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

b) Phần theo dõi giải quyết văn bản đến

Phần theo dõi giải quyết văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) bao gồm 07 cột theo mẫu sau:

Số hiệu, ngày tháng và tác vị hoặc hạn giải độ giải ký hiệu chú

Cột 3: Đơn vị hoặc người nhận Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

Cột 4: Thời hạn giải quyết Ghi thời hạn giải quyết văn bản đến theo quy định của pháp luật, quy định của cơ quan, tổ chức hoặc theo ý kiến của người có thẩm quyền