Giáo trình công tác văn thư lưu trữ trong tổ chức đảng

Giáo trình “Công tác văn thư lưu trữ trong tổ chức đảng” nhóm biên soạn có tham khảo các tài liệu liên quan như: Giáo trình Công tác văn thư trong cơ quan Đảng và các Tổ chức chính trị-

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH KON TUM

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CỘNG ĐỒNG KON TUM

GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ

TRONG TỔ CHỨC ĐẢNG NGÀNH, NGHỀ: QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

MỤC LỤC

Trang

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN iv

LỜI GIỚI THIỆU v

CHƯƠNG 1: NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÁC CƠ QUAN ĐẢNG VÀ CÁC ĐOÀN THỂ CHÍNH TRỊ XÃ HỘI 8

1 Khái niệm, yêu cầu, vị trí, tác dụng của công tác văn thư 8

1.1 Khái niệm 8

1.2 Yêu cầu 9

1.3 Vị trí 10

1.4 Tác dụng 11

2 Nội dung công tác văn thư 12

2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 12

2.2 Quản lý văn bản 14

2.3 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức 14

3 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 15

3.1 Khái niệm 15

3.2 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 15

3.3 Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư của Đảng 15

4 Yêu cầu đối với cán bộ làm công tác văn thư cơ quan 16

4.1 Phẩm chất đạo đức 16

4.2 Chuyên môn nghiệp vụ 16

4.3 Những yêu cầu khác về đạo đức công vụ 17

5 Quản lý nhà nước về công tác văn thư 20

5.1 Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư 20

5.2 Trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác văn thư 20

6 Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức 22

6.1 Trách nhiệm của lãnh đạo (thủ trưởng) cơ quan, tổ chức 22

6.2 Trách nhiệm của chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) 23 6.3 Trách nhiệm của cán bộ, công chức trong cơ quan, tổ chức 24

6.4 Trách nhiệm của cán bộ văn thư chuyên trách 24

CHƯƠNG 2: VĂN BẢN CỦA ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM VÀ CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI 27

1 Hệ thống Văn bản của Đảng Cộng sản Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội 27

1.1 Cương lĩnh chính trị 27

1.2 Điều lệ 28

1.3 Chiến lược 28

1.4 Nghị quyết 28

1.5 Quyết định 28

1.6 Chỉ thị 28

1.7 Kết luận 28

1.8 Quy chế 28

1.9 Quy định 29

1.10 Thông tri 29

1.11 Hướng dẫn 29

1.12 Thông báo 29

1.13 Thông cáo 29

1.14 Tuyên bố 29

1.15 Lời kêu gọi 29

1.16 Báo cáo 29

1.17 Kế hoạch 29

1.18 Quy hoạch 30

1.19 Chương trình 30

1.20 Phương án 30

1.21 Đề án 30

1.22 Tờ trình 30

1.23 Công văn 30

1.24 Biên bản 30

1.25 Các loại giấy tờ khác 31

2 Thẩm quyền ban hành văn bản của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội 31

2.1 Thẩm quyền ban hành văn bản của Đảng Cộng sản Việt Nam 31

2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh 35

2.3 Thẩm quyền ban hành văn bản của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam (MTTQ) 38

2.4 Thẩm quyền ban hành văn bản của Công đoàn 40

2.7 Thẩm quyền ban hành văn bản của Hội Cựu chiến binh Việt Nam 45

3 Thể thức văn bản của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội 47

3.1 Thể thức văn bản của Đảng 47

3.2 Thể thức văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh 48

3.3 Thể thức văn bản của bản của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam 49

3.4 Thể thức văn bản của Công đoàn 50

3.5 Thể thức văn bản của Hội liên hiệp phụ nữ Việt Nam 51

3.6 Thể thức văn bản của Hội Nông dân Việt Nam 51

CHƯƠNG 3: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VÀ GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẢNG TRONG HỆ THỐNG CƠ QUAN ĐẢNG VÀ TỔ CHỨC 53

CHÍNH TRỊ - XÃ HỘI 53

1 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 54

1.1 Khái niệm 54

1.2 Nội dung 54

2 Tổ chức quản lý văn bản đi 62

2.1 Khái niệm 62

2.2 Yêu cầu 62

2.3 Nội dung của việc tổ chức, quản lý văn bản đi 63

3 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu 68

3.1 Quản lý và sử dụng con dấu 68

3.2 Đóng dấu 68

CHƯƠNG 4: LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP HỒ SƠ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 71 1 Khái niệm, vị trí, tác dụng của việc lập hồ sơ 71

1.1 Khái niệm 71

1.2 Vị trí 72

1.3 Tác dụng 72

2 Nhiệm vụ lập hồ sơ 73

2.1 Lãnh đạo cơ quan, tổ chức đảng 73

2.2 Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính, người được giao trách nhiệm 73

2.3 Thủ trưởng các đơn vị trong cơ quan, tổ chức đảng 73

2.4 Cán bộ, chuyên viên, nhân viên trong cơ quan, tổ chức đảng 74

2.5 Lãnh đạo cấp uỷ, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức đảng 74

2.6 Văn thư cơ quan (phòng, bộ phận hoặc người được giao làm văn thư), có trách nhiệm 74

2.7 Lưu trữ hiện hành 74

3 Yêu cầu lập hồ sơ 75

4 Nội dung của việc lập hồ sơ 77

4.1 Lập danh mục hồ sơ 77

4.2 Lập hồ sơ 81

5 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 90

5.1 Nhiệm vụ giao nộp hồ sơ 90

5.2 Thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu 91

5.3 Thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu 91

TÀI LIỆU THAM KHẢO

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN

Giáo trình “Công tác văn thư lưu trữ trong tổ chức đảng” được biên soạn dựa trên Chương trình đào tạo ngành, nghề Quản trị văn phòng, trình độ Cao đẳng Mục đích của giáo trình để làm tài liệu giảng dạy chính thức cho giảng viên và làm tài liệu học tập chính thức cho sinh viên của nhà trường (Lưu hành nội bộ)

Giáo trình “Công tác văn thư lưu trữ trong tổ chức đảng” nhóm biên soạn

có tham khảo các tài liệu liên quan như: Giáo trình Công tác văn thư trong cơ quan Đảng và các Tổ chức chính trị- xã hội của tác giả Nguyễn Lệ Nhung; hệ thống văn bản, thẩm quyền ban hành, thể thức văn bản và việc quản lý, giải quyết văn bản trong các cơ quan Đảng và các Tổ chức chính trị - xã hội Ngoài

ra giảng viên tham khảo nhiều nguồn tài liệu khác để hoàn thiện giáo trình này nên các nguồn thông tin có thể được phép dùng nguyên bản hoặc trích dùng cho các mục đích về đào tạo và tham khảo

Mọi mục đích khác mang tính lệch lạc hoặc sử dụng với mục đích kinh doanh thiếu lành mạnh sẽ bị nghiêm cấm

LỜI GIỚI THIỆU

Giáo trình Công tác văn thư lưu trữ trong tổ chức Đảng được nhóm tác giả nghiên cứu và tham khảo từ nhiều nguồn tài liệu khác nhau Giáo trình Công tác văn thư lưu trữ trong tổ chức Đảng là tài liệu được biên soạn để phục

vụ cho việc giảng dạy, học tập của nhà giáo, người học trình độ cao đẳng ngành, nghề Quản trị văn phòng

Giáo trình được biên soạn theo chương trình môn học Công tác văn thư lưu trữ trong tổ chức Đảng thuộc khối các môn học chuyên môn trong chương trình đào tạo ngành, nghề Quản trị văn phòng trình độ cao đẳng đã được nhà trường phê duyệt Giáo trình gồm 4 chương:

Chương 1: Nghiệp vụ công tác văn thư trong các cơ quan Đảng và các đoàn thể chính trị xã hội

Chương 2: Văn bản của Đảng Cộng sản Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội

Chương 3: Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản trong hệ thống cơ quan đảng và tổ chức chính trị - xã hội

Chương 4: Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Để hoàn thành được giáo trình Công tác văn thư lưu trữ trong tổ chức đảng, nhóm tác giả xin gửi lời cảm ơn đến chủ biên của các tài liệu tham khảo

Mặc dù đã rất cố gắng, nhưng chắc chắn giáo trình này không tránh khỏi những hạn chế Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của quý Thầy, Cô và

các bạn sinh viên trong trường để giáo trình ngày càng được hoàn thiện hơn

Kon Tum, ngày 02 tháng 6 năm 2022

Chủ biên: ThS Dương Văn Anh Dũng

Thành viên: ThS Nguyễn Thị Anh Hiếu

GIÁO TRÌNH MÔN HỌC TÊN MÔN HỌC: CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TRONG TỔ CHỨC ĐẢNG

THÔNG TIN CHUNG VỀ MÔN HỌC

Mã môn học: 61033070

Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học

- Vị trí: Bố trí dạy sau các các môn học chuyên môn ngành, nghề Quản trị văn phòng

- Tính chất: : Là môn học bắt buộc quan trọng của ngành, nghề Quản trị

văn phòng

- Ý nghĩa và vai trò của môn học: Có ý nghĩa và vai trò quan trọng trong

việc cung cấp một phần kiến thức, kỹ năng ngành, nghề Quản trị văn phòng

Mục tiêu của môn học:

2 Về kỹ năng:

- Thực hành được kỹ năng soạn thảo văn bản, chuyển giao và quản lý văn bản đi, văn bản đến; kỹ năng lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan; quản lý văn bản đi, văn bản đến; kỹ năng sử dụng và bảo quản con dấu cơ quan, thiết bị phục vụ cho công tác văn thư

- Phân loại được tài liệu; xác định đúng giá trị tài liệu; xây dựng được bộ công cụ để đánh giá giá trị tài liệu; thực hành được kỹ năng thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử

3 Về năng lực tự chủ và trách nhiệm:

- Hình thành thái độ đúng mực với nghề nghiệp, hiểu về nghề nghiệp và công việc của bản thân trong tương lai: Nghiêm túc, cẩn thận, tỉ mỉ trong tổ chức, giải quyết và quản lý văn bản, trong lập hồ sơ, có thái độ tích cực, trách nhiệm cao trong thu thập, bổ sung tài liệu, thống kê tài liệu, nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan cũng như trong môi trường mạng

- Tuân thủ qui định của Đảng và nội qui, qui chế của cơ quan có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ

NỘI DUNG CỦA MÔN HỌC

CHƯƠNG 1: NGHIỆP VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÁC CƠ QUAN ĐẢNG VÀ CÁC ĐOÀN THỂ CHÍNH TRỊ XÃ HỘI

MỤC TIÊU

Sau khi học xong chương này, người học có khả năng:

- Phân tích được khái niệm, vị trí và tác dụng công tác văn thư; xác định được nội dung công tác văn thư trong cơ quan đảng, yêu cầu đối với cán bộ làm công tác văn thư; phân tích được nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư

- Thực hiện được các thao tác nghiệp vụ cơ bản của công tác văn thư

- Hình thành tốt vai trò của người làm công tác văn thư tại cơ quan, doanh nghiệp; yêu thích môn học để từ đó có trách nhiệm với việc học tập của bản thân

và với nghề nghiệp trong tương lai; thực hiện nghiêm túc nguyên tắc đạo đức nghề nghiệp, sẵn sàng đảm nhận mọi công việc được giao

Ngày nay, khái niệm văn thư không còn xa lạ trong các cơ quan, tổ chức bởi tất cả các cơ quan đều sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp chính thức với nhau Làm các công việc như soạn thảo văn bản, quản lý văn bản… tức là làm công tác văn thư Văn bản đã và đang được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế,… dùng để ghi chép

và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác Những khâu công việc khác nhau như soạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, lập hồ sơ,… được gọi chung là công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ, nhân viên trong các cơ quan, tổ chức đảng, các tổ chức chính trị-xã hội Có thể định nghĩa công tác văn thư như sau:

Theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV của Bộ nội vụ ngày 16/4/2013 về Hướng dẫn xây dựng Quy chế Công tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức: Công tác văn thư bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong văn thư

Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức)(1)

Từ khái niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơ quan, tổ chức đảng, các tổ chức chính trị-xã hội Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng cao chất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động của cấp ủy, của các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị-xã hội từ trung ương tới địa phương

1.2 Yêu cầu

Trong quá trình thực hiện nội dung của công tác văn thư ở cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu dưới dây:

1.2.1 Nhanh chóng là yêu cầu đối với hiệu suất công tác văn thư Quá

trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn

bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản

1.2.2 Chính xác

- Về nội dung: nội dung văn bản phải chính xác theo yêu cầu giải quyết công việc và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức do Nhà nước, Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội quy định

- Về nghiệp vụ văn thư: thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các khâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký và chuyển giao văn bản

1.2.3 Bí mật là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập

trung mang tính chính trị của công tác văn thư Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan Đảng, nhà nước Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử dụng mạng máy tính,

bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn,

1.2.4 Hiện đại: Việc thực hiện nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Hiện đại

hóa công tác văn thư là một trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi cơ quan Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của cơ quan Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và

sử dụng trang thiết bị văn phòng

1.3 Vị trí

Công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức Các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức

xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Như vậy, công tác văn thư gắn liền với hoạt động của các cơ quan, đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức chính trị

- xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị - xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng

1.4 Tác dụng

- Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của cơ quan, tổ chức và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ Trong hoạt động của cơ quan, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý

Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận, do đó kết quả của công tác văn thư không chỉ ảnh hưởng đến một cơ quan mà còn có thể ảnh hưởng đến các cơ quan khác Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ giúp lãnh đạo cơ quan chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính

- Làm tốt công tác văn thư góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước

và cơ quan Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan trọng; tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan

- Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cớ về hoạt động của cơ quan Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ trọng trách trong cơ quan Nếu trong quy trình hoạt động của cơ quan, tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hướng dẫn của cơ quan thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý phản ảnh trung thực hoạt động của cơ quan

- Làm tốt công tác văn thư tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành và lưu trữ cấp ủy Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư; mọi công việc của cơ quan đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định

sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau

2 Nội dung công tác văn thƣ

2.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

+ Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính của Nhà nước

do Bộ trưởng Bộ Nội vụ và Bộ trưởng - Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ quy định

+ Thể thức văn bản chuyên ngành do bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thảo luận, thống nhất với Bộ trưởng Bộ Nội vụ

+ Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của Đảng thực hiện theo Hướng dẫn số 36-HD/VPTW, ngày 03/4/2018 của Văn phòng Trung ương Đảng

+ Thể thức văn bản của các tổ chức chính trị - xã hội do người đứng đầu của tổ chức chính trị - xã hội ở Trung ương quy định Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức công đoàn thực hiện theo Hướng dẫn số 1156/HD-TLĐ, ngày 23/6/2005 của Tổng liên đoàn lao động Việt Nam; thể thức văn bản của tổ chức Đoàn thanh niên thực hiện theo Hướng dẫn số 29-HD/TWĐTN-VP ngày 29/10/2013 của Văn phòng trung ương Đoàn

+ Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước được thực hiện theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ

2.1.2 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản

- Soạn thảo văn bản

+ Xác định mục đích, giới hạn của văn bản,

+ Đối tượng giải quyết và thực hiện văn bản;

+ Chọn thể loại văn bản;

+ Thu thập và xử lý thông tin có liên quan;

+ Xây dựng đề cương văn bản và viết bản thảo;

- Duyệt bản thảo, chỉnh sửa bản thảo;

- Đánh máy, nhân bản văn bản;

- Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành;

- Ký văn bản

- Ban hành văn bản

2.2 Quản lý văn bản

2.2.1 Quản lý văn bản đến

- Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

- Trình, chuyển giao văn bản đến;

- Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

2.2.2 Quản lý văn bản đi

- Kiểm tra thể thức, thể loại, thẩm quyền banh hành văn bản và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;

- Đóng dấu cơ quan; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có);

- Đăng ký văn bản đi;

- Làm thủ tục phát hành và theo dõi việc phát hành văn bản đi;

- Lưu văn bản đi

2.3 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức

+ Phân định đơn vị bảo quản;

+ Sắp xếp văn bản, tài liệu trong đơn vị bảo quản;

+ Biên mục hồ sơ

2.3.2 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức

- Xác định trách nhiệm của các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức trong việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức;

- Xác định thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức;

- Thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan,

3.2 Nội dung ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư

- Ứng dụng công nghệ thông tin để soạn thảo, in ấn, nhân sao văn bản;

- Ứng dụng công nghệ thông tin để xử lý, quản lý, tra tìm văn bản đi, đến, văn bản nội bộ;

- Ứng dụng công nghệ thông tin để quản lý, xử lý, tra tìm đơn thư khiếu tố;

- Ứng dụng công nghệ thông tin để chuyển giao văn bản

3.3 Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư của Đảng

- Gửi nhận văn bản;

- Thư tín điện tử;

- Quản lý văn bản đi;

- Quản lý văn bản đến;

- Quản lý đơn thư khiếu tố

4 Yêu cầu đối với cán bộ làm công tác văn thƣ cơ quan

Tính chất, nội dung công việc và quan hệ tiếp xúc hàng ngày đòi hỏi cán

bộ được bố trí làm cán bộ văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư theo quy định của pháp luật Trong thực tế, người cán bộ văn thư cơ quan phải đáp ứng các yêu cầu cơ bản sau:

4.1 Phẩm chất đạo đức

Người cán bộ văn thư hàng ngày tiếp xúc với văn bản, có thể nắm được những hoạt động quan trọng của cơ quan, trong đó có cả những vấn đề có tính chất cơ mật Vì vậy, đòi hỏi đầu tiên với người cán bộ văn thư là yêu cầu về phẩm chất chính trị, cụ thể là:

- Người cán bộ văn thư phải có lòng trung thành Lòng trung thành ấy phải được thể hiện bằng sự trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với cơ quan

- Người cán bộ văn thư phải tuyệt đối tin tưởng vào đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, giữ vững lập trường của giai cấp vô sản trong bất cứ tình huống nào

- Người cán bộ văn thư phải luôn có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật của Nhà nước, coi việc chấp hành pháp luật là nghĩa vụ của mình

- Người cán bộ văn thư phải luôn rèn luyện bản thân, coi việc học tập chính trị, nâng cao trình độ hiểu biết về Đảng, về Nhà nước, về giai cấp vô sản

là nhiệm vụ thường xuyên (1, 2)

4.2 Chuyên môn nghiệp vụ

Yêu cầu về chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ văn thư phải được thể hiện trên hai mặt là lý luận nghiệp vụ và kỹ năng thực hành

Về lý luận nghiệp vụ: Người cán bộ văn thư phải nắm vững lý luận

nghiệp vụ về công tác văn thư, trong đó phải hiểu nội dung nghiệp vụ, cơ sở khoa học và điều kiện thực tiễn để thực hiện nghiệp vụ đó Bên cạnh sự hiểu biết

về chuyên môn nghiệp vụ phải có sự hiểu biết về một số nghiệp vụ cơ bản khác

có liên quan để hỗ trợ cho nghiệp vụ chuyên môn của mình Yêu cầu quan trọng đặt ra đối với người cán bộ văn thư là không chỉ học tập về lý luận nghiệp vụ ở trường, mà còn phải có ý thức học tập nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ trong suốt quá trình công tác, từng bước rèn luyện, hoàn thiện bản thân mình cùng với

sự hoàn thiện về lý luận nghiệp vụ

Về kỹ năng thực hành: Người cán bộ văn thư không chỉ nắm vững lý luận nghiệp vụ mà còn phải có kỹ năng thực hành Chính kỹ năng thực hành sẽ là thước đo năng lực thực tế của người cán bộ văn thư một cách trung thực, chính xác nhất Quá trình thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư không những giúp cán bộ văn thư từng bước nâng cao tay nghề mà còn giúp nâng cao trình độ lý luận nghiệp vụ (3)

4.3 Những yêu cầu khác về đạo đức công vụ

Tính chất nội dung công việc đòi hỏi người cán bộ văn thư của cơ quan không những phải có các yêu cầu cơ bản của bất cứ lao động nào như tính trung thực thẳng thắn, chân thành, nhanh nhẹn, kịp thời, bền bỉ, cởi mở, kỷ luật, kiên quyết, công bằng mà còn đòi hỏi phải có những yêu cầu dưới đây:

- Luôn luôn cảnh giác, không để kẻ gian lợi dụng sơ hở để nắm bí mật của Nhà nước, bí mật của cơ quan (3)

4.3.2 Tính tỉ mỉ

Nội dung công việc hằng ngày đòi hỏi phải cụ thể đến từng chi tiết Vì vậy cán bộ văn thư phải có tính tỉ mỉ Tính tỉ mỉ phải được thể hiện trên các nội dung:

- Bất cứ công việc nào đều phải thực hiện hoàn chỉnh đến từng chi tiết nhỏ, không được bỏ qua bất cứ một chi tiết nào dù là nhỏ nhất, đặc biệt đối với việc thống kê và kiểm tra các nhiệm vụ, ghi chép và chuyển những lời nhắn v.v

- Không được bỏ sót bất cứ công việc nào trong nhiệm vụ thường ngày cũng như đối với công việc đột xuất mới nảy sinh (3)

bộ văn thư có được những ý kiến chắc chắn, tránh phạm phải sai lầm (3)

4.3.4 Tính ngăn nắp, gọn gàng

Sự ngăn nắp gọn gàng phải luôn luôn thường trực đối với người cán bộ văn thư Người cán bộ văn thư luôn tiếp xúc với văn bản giấy tờ, nội dung công việc lại phức tạp, nếu không gọn gàng ngăn nắp thì sẽ ảnh hưởng không tốt đến công việc

Mặt khác, phòng làm việc của văn thư không chỉ một mình người văn thư làm việc mà còn là nơi có nhiều người đến liên hệ công tác như xin cấp giấy giới thiệu, tra tìm văn bản, đóng dấu giấy tờ v.v Nếu không trật tự ngăn nắp sẽ gây

ấn tượng không tốt đối với cán bộ văn thư (3)

4.3.5 Độ tin cậy

Cán bộ văn thư là người tiếp xúc với văn bản, nắm được nội dung hoạt

động của cơ quan Vì vậy người văn thư luôn luôn phải thể hiện độ tin cậy Do

có nhiều công việc nên lãnh đạo không thể quan tâm và kiểm tra hết mọi công việc của văn thư Phần lớn các thủ trưởng đều tin tưởng ở văn thư Vì vậy cán bộ văn thư phải giữ vững sự tin tưởng đó để thủ trưởng có thể yên tâm làm việc

Mặt khác người cán bộ văn thư phải được đào tạo về nghiệp vụ chuyên môn và luôn luôn bảo đảm nghiệp vụ không sai sót Điều đó làm cho cán bộ lãnh đạo yên tâm và tin cậy cán bộ văn thư (3)

4.3.6 Tính nguyên tắc

Nội dung nghiệp vụ văn thư phải được thực hiện theo chế độ quy định của Đảng, Nhà nước và của cơ quan, trước hết là các quy định của cơ quan như chế

độ bảo vệ bí mật, quy định về công tác văn thư, lưu trữ v.v Dù bất cứ lúc nào

và hoàn cảnh nào người cán bộ văn thư phải giữ đúng chế độ đã được quy định không được phép thay đổi quy định Đặc biệt người cán bộ văn thư phải có ý thức được rằng không có bất cứ một ngoại lệ nào trong các quy định

Trong trường hợp các vấn đề đặt ra có những chi tiết khác với quy định của Đảng, Nhà nước và của cơ quan, tốt nhất phải xin ý kiến người phụ trách có

thẩm quyền, không được tự ý giải quyết bất cứ việc gì ngoài quy định (3)

Tính tế nhị sẽ giúp cho cán bộ văn thư ngày càng chiếm được lòng tin và

sự yêu mến của bạn bè đồng nghiệp và mọi người trong cơ quan Điều đó giúp cho người cán bộ văn thư tạo được bầu không khí thoải mái trong phòng làm

việc của mình Đó cũng là một trong những điều kiện để nâng cao hiệu quả trong công việc

5 Quản lý nhà nước về công tác văn thư

5.1 Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư

- Xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư;

- Quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư;

- Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư;

- Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản

lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư;

- Thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư;

- Hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư

5.2 Trách nhiệm quản lý nhà nước về công tác văn thư

5.2.1.Đối với công tác văn thư các cơ quan Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội, Cục Lưu trữ Văn phòng trung ương Đảng có trách nhiệm giúp Chánh văn phòng Trung ương Đảng thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội Nội dung cụ thể gồm:

- Ban hành và hướng dẫn thực hiện quy định về công tác văn thư áp dụng trong hệ thống các cơ quan của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội;

- Kiểm tra việc thực hiện quy định về công tác văn thư trong hệ thống các

cơ quan của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội; giải quyết khiếu nại, tố cáo

và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư theo thẩm quyền;

- Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư trong hệ thống các cơ quan của Đảng và các tổ chức chính trị -

xã hội;

- Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản

lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư trong hệ thống các cơ quan của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội;

- Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư trong hệ thống các cơ quan của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội

- Các tỉnh, thành uỷ, các huyện, quận, thị uỷ thực hiện quản lý nhà nước

về công tác văn thư các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội trong phạm

Bộ Nội vụ chịu trách nhiệm trước Chính phủ thực hiện quản lý nhà nước

về công tác văn thư Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước có trách nhiệm giúp Bộ trưởng Bộ Nội vụ thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư

Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Ủy ban nhân dân các cấp có trách nhiệm thực hiện quản lý nhà nước về công tác văn thư đối với

cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi quản lý

5.2.3 Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư cơ quan Đảng, tổ chức chính trị - xã hội

- Mỗi cơ quan Đảng, tổ chức chính trị - xã hội phải thành lập bộ phận (phòng) văn thư hoặc bố trí cán bộ làm văn thư

- Nhiệm vụ của văn thư cơ quan:

+ Tiếp nhận, đăng ký, trình, chuyển giao văn bản đến

+ Giúp Chánh văn phòng, trưởng phòng hành chính theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

+ Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền duyệt, ký

+ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng văn bản lưu

+ Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản đi, văn bản đến, văn bản nội bộ; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức

+ Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấu khác + Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan theo định kỳ hàng năm

6 Trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thƣ trong cơ quan,

tổ chức

Công tác văn thư bao gồm nhiều nội dung với những mức độ phức tạp khác nhau Tuỳ thuộc với cương vị công tác và khả năng, mỗi người trong cơ quan có thể tham gia vào những nội dung nhất định Để cho công việc được thực hiện thuận lợi, cần phải có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng, cụ thể cho từng người, từng bộ phận trong cơ quan

6.1 Trách nhiệm của lãnh đạo (thủ trưởng) cơ quan, tổ chức

Lãnh đạo cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý công tác văn thư trong

cơ quan mình và chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư cho cơ quan cấp dưới và đơn vị trực thuộc

Công tác văn thư của cơ quan làm tốt hay không tốt, trách nhiệm trước hết thuộc về lãnh đạo cơ quan Để thực hiện được nhiệm vụ này, lãnh đạo cơ quan

có thể giao cho chánh văn phòng hoặc trưởng phòng hành chính (ở cơ quan không có văn phòng) tổ chức quản lý công tác văn thư trong phạm vi trách nhiệm của mình

Lãnh đạo cơ quan có trách nhiệm giải quyết kịp thời và chính xác các văn

bản đến của cơ quan Lãnh đạo cơ quan có thể giao cho cán bộ cấp dưới giải quyết những văn bản cần thiết, nhưng vẫn phải chịu trách nhiệm chung về việc giải quyết những văn bản đó Lãnh đạo cơ quan phải ký những văn bản quan trọng của cơ quan theo quy định của Đảng, của Nhà nước và theo quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức Ngoài ra, tuỳ theo điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan,

tổ chức mà lãnh đạo cơ quan có thể làm một số công việc cụ thể như xem xét và cho ý kiến về việc phân phối, giải quyết văn bản đến của cơ quan, tham gia vào việc soạn thảo văn bản, kiểm tra việc chấp hành các chế độ quy định về công tác văn thư ở cơ quan, ở cơ quan cấp dưới hoặc ở các đơn vị trực thuộc (1)

6.2 Trách nhiệm của chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính)

Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) là người trực tiếp giúp lãnh đạo cơ quan tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan mình

và trực tiếp chỉ đạo nghiệp vụ công tác văn thư ở các cơ quan cấp dưới và đơn vị trực thuộc

Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) phải trực tiếp làm các công việc sau:

- Xem xét toàn bộ văn bản đến để phân phối cho các đơn vị, cá nhân và báo cáo với lãnh đạo cơ quan về những công việc quan trọng

- Ký thừa lệnh thủ trưởng cơ quan một số văn bản được thủ trưởng giao

và ký những văn bản do văn phòng trực tiếp ban hành

- Tham gia xây dựng văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan

- Xem xét thể thức văn bản trước khi trình lãnh đạo ký ban hành

- Tổ chức đánh máy, nhân sao văn bản đi

- Trong những điều kiện cụ thể, có thể được lãnh đạo cơ quan giao trách nhiệm thực hiện một số việc thuộc nhiệm vụ của văn thư chuyên trách

- Chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) có thể giao cho cấp phó hoặc cấp dưới của mình thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể trong phạm vi

quyền hạnh của mình (2,4)

6.3 Trách nhiệm của cán bộ, công chức trong cơ quan, tổ chức

Tất cả cán bộ, công chức trong cơ quan, tổ chức nói chung phải thực hiện đầy đủ những nội dung công tác văn thư có liên quan đến phần việc của mình,

cụ thể là:

+ Giải quyết kịp thời những văn bản đến theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan, tổ chức

+ Soạn thảo văn bản thuộc phạm vi trách nhiệm của mình

+ Lập hồ sơ công việc của mình và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ theo quy định + Bảo đảm giữ gìn bí mật, an toàn văn bản

+ Thực hiện nghiêm túc mọi quy định cụ thể theo quy chế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức

6.4 Trách nhiệm của cán bộ văn thư chuyên trách

6.4.1 Đối với việc quản lý và giải quyết văn bản đến

- Nhận văn bản đến

- Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến

- Trình văn bản đến

- Đăng ký văn bản đến

- Chuyển giao văn bản đến

- Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) theo dõi thời hạn giải quyết văn bản đến (5, 6)

6.4.2 Đối với việc quản lý văn bản đi

- Xem lại thể thức văn bản, ghi số, ngày tháng, đóng dấu văn bản đi

- Viết bì và làm thủ tục phát hành văn bản đi

- Sắp xếp, bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng văn bản lưu

- Quản lý và cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường

- Lập và bảo quản sổ đăng ký văn bản đi, sổ đăng ký văn bản đến, sổ chuyển giao văn bản

6.4.3 Đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) xây dựng danh mục hồ sơ và hướng dẫn việc lập hồ sơ theo danh mục

- Giúp chánh văn phòng (hoặc trưởng phòng hành chính) kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Hoàn chỉnh và nộp lưu hồ sơ văn bản đi vào lưu trữ cơ quan

6.4.4 Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu

- Bảo đảm bảo quản an toàn con dấu của cơ quan (bao gồm dấu cơ quan, dấu văn phòng, dấu chức danh)

- Trực tiếp đóng dấu vào văn bản đi và các văn bản, giấy tờ khác của cơ quan, tổ chức

6.4.5 Ngoài những nhiệm vụ chính nói trên, tuỳ theo năng lực và yêu cầu

cụ thể của cơ quan văn thư chuyên trách có thể được giao kiêm nhiệm thêm một

số công việc như đánh máy văn bản, trực điện thoại, kiểm tra và hướng dẫn

nghiệp vụ văn thư ở các cơ quan, đơn vị trực thuộc

TÓM TẮT CHƯƠNG 1 Nội dung Chương 1 giới thiệu những kiến thức về: Khái niệm, yêu cầu,

vị trí, tác dụng của công tác văn thư; nội dung công tác văn thư; ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư; yêu cầu đối với cán bộ làm công tác văn thư cơ quan; quản lý nhà nước về công tác văn thư; trách nhiệm thực hiện nhiệm

vụ công tác văn thư trong cơ quan, tổ chức

BÀI TẬP Câu hỏi và bài tập thực hành

Câu hỏi 1: Trình bày khái niệm, yêu cầu, vị trí, tác dụng của công tác văn

thư ?

Câu hỏi 2: Nêu các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công

tác văn thư của Đảng ?

Câu hỏi 3: Phân tích các yêu cầu đối với cán bộ làm công tác văn thư cơ

quan?

Câu hỏi 4: Phân tích trách nhiệm thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư

trong cơ quan, tổ chức?

Bài tập thực hành 1: Thực hành kiểm tra quy trình soạn thảo và ban hành

văn bản của Đoàn thanh niên trong cơ quan

Bài tập thực hành 2: Thực hành lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ

hiện hành của cơ quan?

Bài tập thực hành 3: Thực hành công tác quản lý văn bản của Đảng

trong cơ quan?

CHƯƠNG 2: VĂN BẢN CỦA ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM VÀ CÁC

chủ của nhân dân và xây dựng đất nước Việt Nam xã hội chủ nghĩa

MỤC TIÊU

Sau khi học xong bài này, người học có khả năng:

- Trình bày được khái niệm, hệ thống văn bản của Đảng Cộng sản Việt Nam và các tổ chức chính trị - xã hội Xác đinh được thẩm quyền ban hành của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội

- Thực hành được soạn thảo văn bản, kỹ thuật, cách thức trình bày các thành phần thể thức văn bản bắt buộc và thành phần thể thức văn bản bổ sung của Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội

- Hình thành tư duy chịu trách nhiệm trong mọi vấn đề xảy đến trong cuộc sống, học tập và công việc của bản thân; nghiêm túc, tích cực, chủ động trong học tập

đoạn nhất định (7)

1.2 Điều lệ

Điều lệ Đảng là văn bản xác định tôn chỉ, mục đích, hệ tư tưởng, các nguyên tắc về tổ chức và hoạt động, cơ cấu tổ chức bộ máy của Đảng, quy định trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền hạn của đảng viên và các tổ chức Đảng (4)

1.3 Chiến lược

Chiến lược là văn bản trình bày quan điểm, phương châm, mục tiêu chủ yếu và các giải pháp có tính toàn cục về phát triển một hoặc một số lĩnh vực trong một giai đoạn nhất định (7)

1.4 Nghị quyết

Nghị quyết là văn bản ghi lại các quyết định được thông qua ở đại hội, hội nghị cơ quan lãnh đạo Đảng các cấp, hội nghị đảng viên về đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể (7)

1.5 Quyết định

Quyết định là văn bản dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định, quyết định cụ thể về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc phạm vi quyền hạn của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng (7)

1.6 Chỉ thị

Chỉ thị là văn bản dùng để chỉ đạo các cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng cấp dưới thực hiện các chủ trương, chính sách hoặc một số nhiệm vụ cụ thể (7)

1.7 Kết luận

Kết luận là văn bản ghi lại ý kiến chính thức của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng

về những vấn đề nhất định hoặc về chủ trương, biện pháp xử lý công việc cụ thể (7)

1.8 Quy chế

Quy chế là văn bản xác định nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ

và lề lối làm việc của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng (7)

1.9 Quy định

Quy định là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế

độ cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng hoặc trong hệ thống các cơ quan chuyên môn có cùng chức năng, nhiệm vụ (7)

1.10 Thông tri

Thông tri là văn bản chỉ đạo, giải thích, hướng dẫn các cấp ủy, tổ chức,

cơ quan Đảng cấp dưới thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị của cấp ủy, hoặc thực hiện một nhiệm vụ cụ thể (7)

1.11 Hướng dẫn

Hướng dẫn là văn bản giải thích, chỉ dẫn cụ thể việc tổ chức thực hiện văn bản của cấp ủy hoặc của cơ quan Đảng cấp trên (7)

1.12 Thông báo

Thông báo là văn bản dùng để thông tin về một vấn đề, một sự việc cụ thể

để các cơ quan, cá nhân có liên quan biết hoặc thực hiện (7)

1.15 Lời kêu gọi

Lời kêu gọi là văn bản dùng để yêu cầu hoặc động viên mọi người thực hiện một nhiệm vụ hoặc hưởng ứng một chủ trương có ý nghĩa chính trị(7)

1.16 Báo cáo

Báo cáo là văn bản dùng để tường trình về tình hình hoạt động của một cấp ủy,

tổ chức, cơ quan Đảng hoặc về một đề án, một vấn đề, sự việc nhất định (7)

1.17 Kế hoạch

Kế hoạch là văn bản dùng để xác định mục đích, yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về

tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó (7)

Chương trình là văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác, lịch làm việc

cụ thể của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng hoặc của các đồng chí lãnh đạo trong một thời gian nhất định (7)

1.20 Phương án

Phương án là văn bản trình bày các cách thức hành động tối ưu để thực

hiện nhiệm vụ công tác nhất định của cơ quan, tổ chức (7)

1.21 Đề án

Đề án là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp giải

quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt (7)

1.22 Tờ trình

Tờ trình là văn bản dùng để thuyết trình tổng quát về một đề án, một vấn

đề, một dự thảo văn bản để cấp trên xem xét, quyết định (7)

1.25 Các loại giấy tờ khác

- Giấy giới thiệu là loại giấy tờ dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên liên hệ

công tác hoặc giải quyết các công việc cần thiết cho bản thân cán bộ, nhân viên của

cơ quan

- Giấy chứng nhận (hoặc giấy xác nhận, thẻ chứng nhận) là loại giấy tờ

dùng để xác nhận về một sự việc hoặc về nhân sự

- Giấy đi đường là loại giấy tờ cấp cho cán bộ, nhân viên đi công tác Giấy có giá trị thanh toán công tác phí theo chế độ Nhà nước quy định,

- Giấy nghỉ phép là giấy tờ cấp cho cán bộ, nhân viên nghỉ phép ở địa

phương khác Giấy nghỉ phép làm căn cứ thanh toán tiền tàu xe theo chế độ Nhà nước quy định

- Phiếu gửi là loại giấy tờ dùng để gửi kèm theo tài liệu Cơ quan hay

người nhận tài liệu cần ghi đủ các yêu cầu ghi trên phiếu và gửi trả lại cho cơ quan gửi tài liệu (7)

2 Thẩm quyền ban hành văn bản của Đảng và các tổ chức chính trị -

xã hội

2.1 Thẩm quyền ban hành văn bản của Đảng Cộng sản Việt Nam

Quy định số 66-QĐ/TW, ngày 06/02/2017 của Ban chấp hành Trung ương Đảng, Ban Bí thư quy định về thẩm quyền ban hành văn bản và thể thức văn bản của Đảng như sau:

2.1.1 Các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp Trung ương

2.1.1.1 Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng ban hành:

- Đại hội: Cương lĩnh chính trị; Điều lệ Đảng; Chiến lược; Nghị quyết; Quy chế; Thông báo; Thông cáo; Tuyên bố; Lời kêu gọi; Chương trình; Công văn; Biên bản

- Đoàn Chủ tịch: Thông báo; báo cáo; chương trình; công văn; biên bản

- Đoàn Thư ký: Báo cáo; chương trình; công văn; biên bản

- Ban Thẩm tra tư cách đại biểu: Báo cáo

- Ban Kiểm phiếu: Báo cáo

2.1.1.2 Ban Chấp hành Trung ương Đảng ban hành: Chiến lược, nghị quyết, quyết định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, thông cáo, tuyên bố, lời kêu gọi, báo cáo; kế hoạch; quy hoạch; chương trình; đề án; phương án; dự án; tờ trình; công văn; biên bản

2.1.1.3 Bộ Chính trị ban hành: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, kết luận,

quy chế, quy định, thông báo, báo cáo; kế hoạch; quy hoạch; chương trình; đề án; phương án; dự án; tờ trình; công văn; biên bản

2.1.1.4 Ban Bí thư ban hành: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, kết luận,

quy chế, quy định, thông báo, báo cáo; kế hoạch; quy hoạch; chương trình; đề án; phương án; dự án; tờ trình; công văn; biên bản

2.1.2 Các cơ quan lãnh đạo đảng cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung

ương (gọi chung là cấp tỉnh)

2.1.2.1 Đại hội đại biểu đảng bộ cấp tỉnh, thành phố ban hành:

- Đại hội: Nghị quyết;quy chế; thông báo; thông cáo; chương trình; công

văn; biên bản

- Đoàn Chủ tịch: Thông báo; báo cáo; chương trình; công văn; biên bản

- Đoàn Thư ký: Báo cáo; chương trình; công văn; biên bản

- Ban Thẩm tra tư cách đại biểu: Báo cáo

- Ban Kiểm phiếu: Báo cáo

2.1.2.2 Ban Chấp hành đảng bộ tỉnh, thành phố (gọi tắt là tỉnh ủy, thành

ủy) ban hành: Nghị quyết; quyết định; kết luận; quy chế; quy định; thông báo; báo

cáo; kế hoạch; quy hoạch; chương trình; đề án; phương án; dự án; tờ trình; công văn; biên bản

2.1.2.3 Ban Thường vụ tỉnh ủy, thành ủy ban hành: Nghị quyết; quyết

định; chỉ thị; kết luận; quy chế; quy định; thông tri; hướng dẫn; thông báo; báo

cáo; kế hoạch; quy hoạch; chương trình; đề án; phương án; dự án; tờ trình; công văn; biên bản

2.1.3 Các cơ quan lãnh đạo đảng cấp huyện, quận, thị, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là cấp ủy huyện)

2.1.3.1.Đại hội đại biểu đảng bộ cấp ủy huyện ban hành

- Đại hội: Nghị quyết; quy chế; thông báo; thông cáo; chương trình; công văn; biên bản

- Đoàn Chủ tịch: Thông báo; báo cáo; chương trình; công văn; biên bản

- Đoàn Thư ký: Báo cáo; chương trình; công văn; biên bản

- Ban Thẩm tra tư cách đại biểu: Báo cáo

- Ban Kiểm phiếu: Báo cáo

2.1.3.2 Ban Chấp hành Đảng bộ cấp huyện ủy ban hành: Nghị quyết;

quyết định; kết luận; quy chế; quy định; thông báo; thông cáo; báo cáo; kế hoạch; quy hoạch; chương trình; đề án; phương án; dự án; tờ trình; công văn; biên bản

2.1.3.3 Ban Thường vụ cấp ủy huyện ban hành: Nghị quyết; quyết định; chỉ thị; kết luận; quy chế; quy định; thông tri; hướng dẫn; thông báo; báo cáo; kế hoạch; quy hoạch; chương trình; đề án; phương án; dự án; tờ trình; công văn; biên bản

2.1.4 Các cơ quan lãnh đạo đảng cấp cơ sở và chi bộ

2.1.4.1 Đại hội đảng bộ cơ sở ban hành

- Đại hội: Nghị quyết; chương trình; công văn; biên bản

- Đoàn Chủ tịch: Thông báo; báo cáo; chương trình; công văn; biên bản

- Đoàn Thư ký: Báo cáo; chương trình; công văn; biên bản

- Ban Thẩm tra tư cách đại biểu: Báo cáo

- Ban Kiểm phiếu: Báo cáo

2.1.4.2 Ban Chấp hành đảng bộ cơ sở ban hành: Nghị quyết; quyết định; kết luận; quy chế; quy định; thông báo; thông cáo; báo cáo; kế hoạch; quy hoạch; chương trình; đề án; phương án; dự án; tờ trình; công văn; biên bản

2.1.4.3 Ban Thường vụ đảng ủy cơ sở ban hành: Nghị quyết; quyết định;

kết luận; quy định; thông báo; báo cáo; kế hoạch; quy hoạch; chương trình; đề án; phương án; dự án; tờ trình; công văn; biên bản

2.1.4.4 Chi bộ cơ sở và chi bộ, đảng bộ bộ phận trực thuộc đảng ủy cơ sở

ban hành:

- Đại hội: Nghị quyết; chương trình; công văn; biên bản

- Chi bộ cơ sở và chi bộ trực thuộc đảng ủy cơ sở, đảng ủy bộ phận: Nghị quyết; quyết định; báo cáo; kế hoạch; quy hoạch; chương trình; đề án; phương án; dự án; tờ trình; công văn; biên bản

2.1.4.5 Đảng ủy bộ phận: Nghị quyết; quyết định; quy chế; báo cáo; kế hoạch; quy hoạch; chương trình; đề án; phương án; dự án; tờ trình; công văn; biên bản

2.1.5 Tổ chức đảng được lập ra theo quy định của Điều lệ Đảng hoặc theo quyết định của Bộ Chính trị

- Quân ủy Trung ương, Đảng ủy Công an Trung ương, Đảng ủy Khối các

cơ quan Trung ương, Đảng ủy Khối Doanh nghiệp Trung ương, Đảng ủy Ngoài nước và các đảng bộ trực thuộc Trung ương được ban hành các loại văn bản tương ứng với các cơ quan lãnh đạo đảng cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung

ương

- Các đảng ủy trực thuộc tỉnh ủy, thành ủy được ban hành các loại văn bản tương ứng với các cơ quan lãnh đạo đảng cấp huyện

- Các đảng ủy trực thuộc huyện, quận, thị, thành phố trực thuộc tỉnh được

ban hành các loại văn bản tương ứng với các cơ quan lãnh đạo đảng cấp cơ sở (8)

2.1.6 Các cơ quan tham mưu, giúp việc và các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội

đồng… hoạt động có thời hạn của cấp ủy ban hành: Quyết định; kết luận; quy

chế; quy định; thông báo; báo cáo; kế hoạch; quy hoạch; chương trình; đề án; phương án; dự án; tờ trình; công văn; biên bản

2.1.7 Các đảng đoàn, ban cán sự đảng các cấp ban hành: Nghị quyết;

quyết định; chỉ thị; kết luận; quy chế; quy định; hướng dẫn; thông báo; báo cáo;

kế hoạch; quy hoạch; chương trình; đề án; phương án; dự án; tờ trình; công văn; biên bản

Ngoài thẩm quyền ban hành các thể loại văn bản được quy định trên, các cấp ủy, cơ quan, tổ chức đảng được ban hành các loại văn bản, giấy tờ hành chính được nêu tại Điều 5 của Quy định số 66-QĐ/TW, ngày 06/02/2017 của

Ban chấp hành Trung ương Đảng

2.2 Thẩm quyền ban hành văn bản của Đoàn TNCS Hồ Chí Minh

2.2.1 Cơ quan lãnh đạo Đoàn cấp Trung ương

2.2.1.1 Đại hội đại biểu toàn quốc của Đoàn

Đại hội đại biểu toàn quốc của Đoàn ban hành các loại văn bản: Điều lệ Đoàn, báo cáo chính trị, nghị quyết, quy chế, thông báo, tuyên bố, lời kêu gọi

2.2.1.2 Ban Chấp hành Trung ương đoàn ban hành các loại văn bản: nghị quyết, chương trình, quyết định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, tuyên bố, lời kêu gọi, kế hoạch, báo cáo, đề án

2.2.1.3 Ban Thường vụ Trung ương đoàn ban hành các loại văn bản: nghị quyết, tờ trình, kế hoạch, quyết định, chỉ thị, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, báo cáo, chương trình, công văn, đề án

2.2.1.4 Ban Bí thư Trung ương Đoàn ban hành các loại văn bản: kết luận, thông tri, hướng dẫn, thông báo, báo cáo, công văn, chỉ thị, kế hoạch, tờ trình, quy chế, quyết định, chương trình, quy định, đề án

2.2.2 Các cơ quan lãnh đạo Đoàn cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (gọi chung là cấp tỉnh)

2.2.2.1 Đại hội đại biểu Đoàn cấp tỉnh tỉnh ban hành các loại văn bản: nghị quyết, báo cáo chính trị, quy chế, thông báo

2.2.2.2 Ban Chấp hành Đoàn cấp tỉnh ban hành các loại văn bản: nghị

quyết, quyết định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, báo cáo, kế hoạch, chương trình

2.2.2.3 Ban Thường vụ đoàn cấp tỉnh ban hành các loại văn bản: nghị quyết, quyết định, chỉ thị, kết luận, quy chế, quy định, thông tri, hướng dẫn, thông báo, báo cáo, kế hoạch, chương trình, tờ trình, công văn, đề án (9)

2.2.3 Các cơ quan lãnh đạo Đoàn cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (gọi chung là cấp huyện)

2.2.3.1 Đại hội đại biểu đoàn viên cấp huyện: Đại hội đại biểu đoàn viên cấp huyện ban hành các loại văn bản: nghị quyết, quy chế, thông báo, báo cáo

2.2.3.2 Ban Chấp hành Đoàn cấp huyện: Ban Chấp hành Đoàn cấp huyện

ban hành các loại văn bản: nghị quyết, quyết định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, báo cáo, kế hoạch, tờ trình, công văn

2.2.3.3 Ban Thường vụ Đoàn cấp huyện: Ban Thường vụ Đoàn cấp huyện ban hành các loại văn bản: nghị quyết, quyết định, chỉ thị, kết luận, quy chế, quy định, thông tri, hướng dẫn, thông báo, báo cáo, kế hoạch, tờ trình, công văn

2.2.4 Các cơ quan lãnh đạo Đoàn cấp cơ sở

2.2.4.1 Đại hội Đoàn (đại hội đại biểu hoặc đại hội toàn thể đoàn viên) ban hành các loại văn bản: nghị quyết, báo cáo

2.2.4.2 Ban Chấp hành Đoàn cấp cơ sở ban hành các loại văn bản: nghị quyết, quyết định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, báo cáo, kế hoạch, tờ trình, công văn

2.2.4.3 Ban Thường vụ Đoàn cấp cơ sở ban hành các loại văn bản: nghị quyết, quyết định, kết luận, quy định, thông báo, báo cáo, kế hoạch, tờ trình, công văn

2.2.5 Tổ chức Đoàn được lập ra theo quy định của Điều lệ Đoàn hoặc theo quyết định của Ban Thường vụ Trung ương Đoàn

2.2.5.1 Đoàn thanh niên ngành đường sắt, Hàng không, Cơ yếu trực thuộc Trung ương

- Đại hội đại biểu Đoàn thanh niên ban hành các loại văn bản: nghị quyết,

báo cáo chính trị, quy chế, thông báo

- Ban Chấp hành Đoàn ban hành các loại văn bản: nghị quyết, quyết định,

kết luận, quy chế, quy định, thông báo, báo cáo, kế hoạch, chương trình

- Ban Thường vụ Đoàn ban hành các loại văn bản: nghị quyết, quyết định,

chỉ thị, kết luận, quy chế, quy định, thông tri, hướng dẫn, thông báo, báo cáo, kế hoạch, chương trình, tờ trình, công văn, đề án

- Ban Thanh niên Quân đội, Công an trực thuộc Trung ương ban hành các văn bản theo quy định của ngành

2.2.5.2 Các Đoàn trực thuộc tỉnh, thành Đoàn

- Đại hội đại biểu đoàn viên ban hành các loại văn bản: Nghị quyết, quy chế, thông báo, báo cáo

- Ban Chấp hành Đoàn ban hành các loại văn bản: Nghị quyết, quyết định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, báo cáo, kế hoạch, tờ trình, công văn

- Ban Thường vụ Đoàn ban hành các loại văn bản: Nghị quyết, quyết định, chỉ thị, kết luận, quy chế, quy định, thông tri, hướng dẫn, thông báo, báo cáo, kế hoạch, tờ trình, công văn

2.2.5.3 Các cơ sở Đoàn trực thuộc Đoàn cấp huyện

- Đại hội Đoàn (Đại hội đại biểu hoặc đại hội toàn thể đoàn viên) ban hành các loại văn bản: Nghị quyết, báo cáo

- Ban Chấp hành Đoàn ban hành các loại văn bản: Nghị quyết, quyết định, kết luận, quy chế, quy định, thông báo, báo cáo, kế hoạch, tờ trình, công văn

- Ban Thường vụ Đoàn ban hành các loại văn bản: Nghị quyết, quyết định,

kết luận, quy định, thông báo, báo cáo, kế hoạch, tờ trình, công văn

2.2.6 Các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Trung ương Đoàn Các cơ quan chuyên trách tham mưu, giúp việc Trung ương Đoàn ban

hành các loại văn bản: hướng dẫn, thông báo, báo cáo, tờ trình, công văn (7)

2.3 Thẩm quyền ban hành văn bản của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam (MTTQ)

2.3.1 Cơ quan lãnh đạo Mặt trận Tổ quốc cấp trung ương

- Đại hội Mặt trận Tổ quốc Việt Nam ban hành các loại văn bản: Điều lệ

Mặt trận Tổ quốc Việt Nam, chương trình hành động, nghị quyết, thông cáo, tuyên bố, lời kêu gọi, biên bản

- Uỷ ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam ban hành các loại văn bản: nghị quyết, chương trình hành động, văn bản liên tịch, văn bản đối ngoại, kiến nghị, thông cáo, tuyên bố, lời kêu gọi, quyết định, quy chế, quy định, thông báo, báo cáo, tờ trình, biên bản

- Đoàn Chủ tịch Uỷ ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam ban hành các loại văn bản: nghị quyết, văn bản liên tịch, văn bản đối ngoại, kiến nghị, thông cáo, tuyên bố, lời kêu gọi, quyết định, quy chế, quy định, thông báo, báo cáo, tờ trình, chương trình hành động, biên bản

- Ban Thường trực Uỷ ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam

Ban Thường trực Uỷ ban Trung ương ban hành các loại văn bản: quyết định, văn bản liên tịch, văn bản đối ngoại, kiến nghị, quy chế, quy định, thông tri, hướng dẫn, thông báo, báo cáo, kế hoạch, đề án, dự án, tờ trình, chương trình công tác, biên bản, công văn

- Văn phòng Uỷ ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam ban hành các loại văn bản hành chính như: công văn, kế hoạch, hướng dẫn… (7)

2.3.2 Cơ quan lãnh đạo Mặt trận Tổ quốc cấp tỉnh

- Đại hội Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp tỉnh ban hành các loại văn bản:

chương trình hành động, nghị quyết, kế hoạch, công văn, biên bản…

- Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc ban hành các loại văn bản: nghị quyết, chương trình hành động, kiến nghị, quyết định, quy chế, quy định, hướng dẫn, kế hoạch, thông báo, báo cáo, tờ trình, biên bản, công văn …

- Ban Thường trực Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc ban hành các loại văn bản: quyết định, văn bản liên tịch, văn bản đối ngoại, kiến nghị, quy chế, quy định, thông tri, hướng dẫn, thông báo, báo cáo, kế hoạch, đề án, dự án, tờ trình, chương trình công tác, biên bản, công văn…

- Văn phòng Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc Việt Nam cấp tỉnh ban hành các loại văn bản hành chính như: công văn, kế hoạch, hướng dẫn…(7)

2.3.3.Cơ quan lãnh đạo Mặt trận Tổ quốc cấp huyện

- Đại hội Mặt trận Tổ quốc cấp huyện ban hành các loại văn bản: chương

trình, nghị quyết, báo cáo, biên

- Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc ban hành các loại văn bản: nghị quyết, chương trình, kiến nghị, quyết định, quy chế, quy định, hướng dẫn, kế hoạch, thông báo, báo cáo, tờ trình, biên bản…

Ban Thường trực Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc ban hành các loại văn bản: quyết định, kiến nghị, quy chế, quy định, hướng dẫn, thông báo, báo cáo, kế hoạch, đề án, dự án, tờ trình, chương trình công tác, biên bản, công văn…

2.3.4.Cơ quan lãnh đạo Mặt trận Tổ quốc cấp xã

- Đại hội Mặt trận Tổ quốc ban hành các loại văn bản: chương trình, nghị

quyết, biên bản…

- Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc ban hành các loại văn bản: chương trình, kiến nghị, quyết định, quy chế, quy định, kế hoạch, thông báo, báo cáo, tờ trình, biên bản…

- Ban Thường trực Uỷ ban Mặt trận Tổ quốc ban hành các loại văn bản: chương trình công tác, quyết định, kiến nghị, thông báo, báo cáo, kế hoạch, tờ