Giáo trình Công tác văn thư trong tổ chức Đảng - Đoàn thể (Nghề: Kế toán tin học - Cao đẳng): Phần 1 - Trường Cao đẳng Cơ điện Xây dựng Việt Xô

Giáo trình Công tác văn thư trong tổ chức Đảng - Đoàn thể (Nghề: Kế toán tin học - Cao đẳng) nhằm giúp học viên trình bày được nguyên tắc tổ chức và hoạt động của Đảng Cộng sản Việt Nam; kể tên hệ thống văn bản của các cơ quan, tổ chức Đảng. Giáo trình được chia thành 2 phần, phần 1 trình bày những nội dung về: hệ thống văn bản của Đảng; tên cơ quan ban hành văn bản; lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu;... Mời các bạn cùng tham khảo!

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

TRƯỜNG CAO ĐẲNG CƠ ĐIỆN XÂY DỰNG VIỆT XÔ

GIÁO TRÌNH MÔN HỌC: CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG TỔ CHỨC ĐẢNG - ĐOÀN THỂ

NGHỀ: KẾ TOÁN TIN HỌC

TRÌNH ĐỘ: CAO ĐẲNG

Ban hành kèm theo Quyết định số: 979/QĐ-CĐVX- ĐT, ngày 12 tháng 12 năm

2019 của Hiệu trưởng Trường Cao đẳng cơ điện xây dựng Việt Xô

Ninh Bình, năm 2019

LỜI GIỚI THIỆU

Nhằm đáp ứng nhu cầu học tập và nghiên cứu công tác văn thư trong Đảng Đoàn thể Chúng tôi tiến hành soạn giáo trình môn Công tác văn thư trong tổ chức Đảng Đoàn thể

Trong quá trình soạn thảo có sử dụng các tài liệu tham khảo:

- Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội: Giáo trình, tập bài giảng "Nghiệp vụ văn thư trong các cơ quan Đảng - Đoàn thể";

- Hệ thống bài tập, bài thực hành;

- Hệ thống các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ của Đảng và 6 tổ chức chính trị - xã hội Trong quá trình soạn thảo không thể tránh khỏi những sai sót mong được nhận được ý kiến đóng góp Xin chân thành cảm ơn!

Ngày 10 tháng 6 năm 2019 Tham gia biên soạn Chủ biên: CN Đinh Thanh Nghị

MỤC LỤC Trang

TUYÊN BỐ BẢN QUYỀN 2

LỜI GIỚI THIỆU 2

CHƯƠNG 1: CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CƠ QUAN ĐẢNG 6

1 Hệ thống văn bản của Đảng 6

1.1 Các loại văn bản của Đảng và thẩm quyền ban hành 6

1.2 Thể thức văn bản của Đảng 14

2 Quản lý văn bản đến, văn bản đi 48

2.1 Quản lý văn bản đến 48

2.2 Quản lý văn bản đi 54

3 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ 59

3.1 Lập hồ sơ 60

3.2 Giao, nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 64

4 Quản lý và sử dụng con dấu 65

4.1 Những vấn đề chung 65

4.2 Quy định về quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư 66

CÂU HỎI 67

CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ XÃ HỘI 68

1 Công tác văn thư trong tổ chức Đoàn TNCS Hồ Chí Minh 68

1.1 Các loại văn bản và thẩm quyền ban hành 68

1.2 Quản lý văn bản Đi- Đến 98

1.3 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của Đoàn thanh niên CS Hồ Chí Minh 98

1.4 Các loại dấu và sử dụng con dấu 99

2 CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM 99

2.1 Các loại văn bản và thẩm quyền ban hành 99

2.2 Quản lý văn bản đi - đến 109

2.3 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của Tổng liên đoàn lao động 110

2.4 Các loại dấu và sử dụng con dấu 110

3 CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG MẶT TRẬN TỔ QUỐC VIỆT NAM 110

3.1 Các loại văn bản và thẩm quyền ban hành 110

3.2 Quản lý văn bản Đi- Đến 128

3.3 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của Tổng liên đoàn lao động 128

3.4 Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu 129

IV CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÁC TỔ CHỨC HÔI CỰU CHIẾN BINH VIỆT NAM 129

1 Các loại văn bản và thẩm quyền ban hành 129

2 Quản lý văn bản đi - đến 131

3 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của hội cựu chiến binh Việt Nam 132

4 Quản lý và sử dụng con dấu 132

V CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÁC TỔ CHỨC HỘI LIÊN HIỆP PHỤ NỮ VIỆT NAM 132

1 Các loại văn bản và thẩm quyền ban hành 132

2 Quản lý văn bản đi - đến 134

3 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ 134

4 Đối với việc quản lý và sử dụng con dấu 135

VI CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CÁC TỔ CHỨC HỘI NÔNG DÂN VIỆT NAM 135

1.CÁC LOẠI VĂN BẢN VÀ THẨM QUYỀN BAN HÀNH 135

2 Quản lý văn bản Đi - Đến 138

3 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành của Hội nông dân Việt Nam 139 4 Quản lý và sử dụng con dấu 139

CÂU HỎI 139

GIÁO TRÌNH MÔN HỌC Tên môn học: CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CƠ QUAN ĐẢNG-ĐOÀN THỂ

Mã môn học: MH29

Vị trí, tính chất, ý nghĩa và vai trò của môn học:

Vị trí: Là một trong những môn học có mối quan hệ chặt chẽ với nghề văn thư

và được giảng dạy vào học ký 1 năm thứ hai

+ Trình bày các đặc trưng lập hồ sơ và sắp xếp văn bản trong một hồ sơ;

+ Nêu trách nhiệm và thủ tục giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan của các cơ quan, tổ chức Đảng

-Về kỹ năng:

+ Phân biệt rõ hệ thống tổ chức các cơ quan, tổ chức của Đảng, Nhà nước và các tổ chức chính trị - xã hội;

+ Phân biệt cụ thể hệ thống văn bản của Đảng, Nhà nước;

+ Biết vận dụng chính xác các văn bản hướng dẫn về kỹ thuật soạn thảo văn bản đối với mỗi cơ quan, tổ chức Đảng, Nhà nước Nhận biết sự khác biệt giữa các văn bản đó;

+ Thao tác nhanh gọn, chính xác, đúng quy định, rõ ràng, sạch, đẹp đối với các quy trình nghiệp vụ văn thư như: soạn thảo văn bản, giải quyết, quản lý văn bản; phục

vụ các nhu cầu sử dụng bản lưu; nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ

- Về năng lực tự chủ và trách nhiệm: tự giác, tích cực, cẩn thận trong quá

trình học tập

CHƯƠNG 1: CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CƠ QUAN ĐẢNG

Mã chương: MH29.01

Mục tiêu:

- Trình bày được các loại văn bản của Đảng và thẩm quyền ban hành;

- Mô tả được quy trình quản lý văn bản đến, văn bản đi trong cơ quan Đảng

- Trình bày được phương pháp lập hồ sơ Trong các cơ quan Đảng

- Trình bày được các loại dấu và sử dụng con dấu trong cơ quan Đảng

- Thể hiện thái độ tự giác, tích cực, cẩn thận trong quá trình học tập

- Thể loại văn bản của Đảng

Thể loại văn bản là tên gọi của từng loại văn bản, phù hợp với tính chất, nội dung và mục đích ban hành văn bản của Đảng

3 Chiến lược

Chiến lược là văn bản trình bày quan điểm, phương châm, mục tiêu chủ yếu và các giải pháp có tính toàn cục về phát triển một hoặc một số lĩnh vực trong một giai đoạn nhất định

Quy chế là văn bản xác định nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề

lối làm việc của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng

9 Quy định

Quy định là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định của cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng hoặc trong hệ thống các cơ quan chuyên môn có cùng chức năng, nhiệm vụ

10 Thông tri

Thông tri là văn bản chỉ đạo, giải thích, hướng dẫn các cấp ủy, tổ chức, cơ quan Đảng cấp dưới thực hiện nghị quyết, quyết định, chỉ thị của cấp ủy, hoặc thực hiện một nhiệm vụ cụ thể

Lời kêu gọi là văn bản dùng để yêu cầu hoặc động viên mọi người thực hiện một nhiệm vụ hoặc hưởng ứng một chủ trương có ý nghĩa chính trị

Quy hoạch là văn bản xác định mục tiêu và các phương án, giải pháp lớn cho một vấn

đề, một lĩnh vực cần thực hiện trong một thời gian tương đối dài, nhiều năm

19 Chương trình

Chương trình là văn bản dùng để sắp xếp nội dung công tác, lịch làm việc cụ thể của cấp uỷ, tổ chức, cơ quan Đảng hoặc của các đồng chí lãnh đạo trong một thời gian nhất định

1- Giấy giới thiệu là loại giấy tờ dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên liên hệ

công tác hoặc giải quyết các công việc cần thiết cho bản thân cán bộ, nhân viên của cơ quan

2- Giấy chứng nhận (hoặc giấy xác nhận, thẻ chứng nhận) là loại giấy tờ dùng để xác nhận về một sự việc hoặc về nhân sự

3- Giấy đi đường là loại giấy tờ cấp cho cán bộ, nhân viên đi công tác Giấy có giá trị thanh toán công tác phí theo chế độ Nhà nước quy định,

4- Giấy nghỉ phép là giấy tờ cấp cho cán bộ, nhân viên nghỉ phép ở địa phương khác

Giấy nghỉ phép làm căn cứ thanh toán tiền tàu xe theo chế độ Nhà nước quy định 5- Phiếu gửi là loại giấy tờ dùng để gửi kèm theo tài liệu Cơ quan hay người nhận tài liệu cần ghi đủ các yêu cầu ghi trên phiếu và gửi trả lại cho cơ quan gửi tài liệu

b Thẩm quyền ban hành văn bản của Đảng

*Các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp Trung ương

1 Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng ban hành :

- Lời kêu gọi,

2 Ban Chấp hành Trung ương Đảng ban hành

3 Ban Thường vụ tỉnh uỷ, thành uỷ ban hành:

*Các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp cơ sở

1 Đại hội đảng bộ (đại hội đại biểu hoặc đại hội toàn thể đảng viên) ban hành :

- Đảng uỷ Quân sự Trung ương, Đảng uỷ Công an Trung ương, các đảng uỷ khối các cơ -quan Trung ương và các đảng uỷ trực thuộc Trung ương được ban hành các loại văn bản tương ứng với các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương

- Các đảng uỷ trực thuộc tỉnh, thành uỷ được ban hành các loại văn bản tương ứng với các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp huyện

- Các đảng uỷ trực thuộc huyện, quận, thị, thành phố trực thuộc tỉnh được ban hành các loại văn bản tương ứng với các cơ quan lãnh đạo Đảng cấp cơ sở

*Các cơ quan tham mưu, giúp việc cấp uỷ các cấp ban hành :

Ngoài thẩm quyền ban hành các thể loại văn bản được quy định trên, các cấp

uỷ, tổ chức, cơ quan đảng tuỳ tình hình được ban hành các thể loại văn bản như: kế hoạch, quy hoạch, chương trình, đề án, tờ trình, công văn, biên bản và các giấy tờ hành chính được nêu tại điều 5 của bản quy định này

- Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam",

- Tên cơ quan ban hành văn bản,

- Số và ký hiệu văn bản,

- Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản,

- Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản,

- Phần nội dung văn bản,

- Chữ ký, thể thức để ký và dấu cơ quan ban hành văn bản,

- Nơi nhận văn bản

*Các thành phần thể thức bổ sung

Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc được quy định tại điều 15, đối với từng văn bản cụ thể, tuỳ theo nội dung và tính chất, có thể bổ sung các thành phần thể thức sau đây:

- Dấu chỉ mức độ mật (mật, tối mật, tuyệt mật)

- Dấu chỉ mức độ khẩn ( khẩn, thượng khẩn, hoả tốc hẹn giờ),

- Các chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, giao dịch, bản thảo và tài liệu hội nghị

Các thành phần thể thức bổ sung do người ký văn bản quyết định

- Tên cơ quan sao văn bản,

- Số và ký hiệu bản sao,

- Địa điểm và ngày, tháng, năm sao văn bản,

- Chức vụ và chữ ký, họ tên người ký sao và dấu cơ quan sao,

- Nơi nhận bản sao

*Mẫu thể thức các văn bản của Đảng:

Các thành phần thể thức bắt buộc

- Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam"

Tiêu đề "Đảng Cộng sản Việt Nam" là thành phần thể thức xác định văn bản của

Đảng Tiêu đề được trình bày trang đầu, góc phải, dòng đầu; phía dưới có đường kẻ ngang để phân cách với địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản Đường kẻ có

độ dài bằng độ dài tiêu đề (ô số 1 - mẫu 1)

Ví dụ:

ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM

2 Tên cơ quan ban hành văn bản

Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức xác định tác giả văn bản Tên cơ quan ban hành được ghi như sau:

a Văn bản của đại hội đảng các cấp ghi tên cơ quan ban hành văn bản là đại hội đảng bộ cấp đó; ghi rõ đại hội đại biểu hay đại hội toàn thể đảng viên lần thứ

mấy hoặc thời gian của nhiệm kỳ Văn bản do đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm

tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu ban hành thì ghi tên cơ quan ban hành là đoàn chủ tịch, đoàn thư ký, ban thẩm tra tư cách đại biểu, ban kiểm phiếu

- Văn bản của Đại hội Đảng toàn quốc

Ví dụ:

+ Văn bản của Đại hội

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC

LẦN THỨ

* + Văn bản của Đoàn Chủ tịch

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC

LẦN THỨ

ĐOÀN CHỦ TỊCH

* + Văn bản của Đoàn Thư ký

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC

LẦN THỨ

ĐOÀN THƯ KÝ

* + Văn bản của Ban Thẩm tra tư cách đại biểu

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC

LẦN THỨ

BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU

* + Văn bản của Ban Kiểm phiếu

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU TOÀN QUỐC

+ Văn bản của đại hội

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ TỈNH SƠN LA

* + Văn bản của đoàn chủ tịch

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ THÀNH PHỐ HÀ NỘI

+ Văn bản của đại hội

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ HUYỆN MƯỜNG LAY

LẦN THỨ

*

+ Văn bản của đoàn thư ký

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ THỊ XÃ TÂN AN

+ Văn bản của đại hội đại biểu đảng viên

* Văn bản của đại hội

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ XÃ TÙNG ẢNH

NHIỆM KỲ

*

* Văn bản của ban thẩm tra tư cách đại biểu

ĐẠI HỘI ĐẠI BIỂU ĐẢNG BỘ THỊ TRẤN ĐÔ LƯƠNG

NHIỆM KỲ

BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU

*

+ Văn bản của đại hội toàn thể đảng viên

* Văn bản của đại hội

ĐẠI HỘI ĐẢNG BỘ XÃ DIÊN THANH

NHIỆM KỲ

*

* Văn bản của ban kiểm phiếu

ĐẠI HỘI ĐẢNG BỘ THỊ TRẤN PHÚ HOÀ

Ví dụ:

ĐẢNG BỘ THÀNH PHỐ HÀ NỘI

QUẬN UỶ HOÀN KIẾM

* ĐẢNG BỘ TỈNH HÀ TĨNH

HUYỆN UỶ NGHI XUÂN

* ĐẢNG BỘ TỈNH TIỀN GIANG

THÀNH UỶ MỸ THO

* ĐẢNG BỘ TỈNH HÀ TÂY

ĐẢNG UỶ PHƯỜNG NGỌC HÀ

*

- Văn bản của đảng uỷ bộ phận trực thuộc đảng uỷ cơ sở ghi tên đảng uỷ bộ phận

đó và tên của đảng bộ cơ sở cấp trên trực tiếp

CHI BỘ XÓM PHONG THẮNG

* ĐẢNG BỘ TỔNG CÔNG TY HỒ TÂY

CHI BỘ PHÒNG TÀI CHÍNH-KẾ TOÁN

*

c Văn bản của các tổ chức, cơ quan đảng được lập theo quyết định của cấp uỷ (ban tham mưu giúp việc, đảng đoàn, ban cán sự đảng, các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng hoạt động có thời hạn của cấp uỷ) ghi tên cơ quan ban hành văn bản và tên cấp

uỷ mà cơ quan đó trực thuộc

- Văn bản của các ban tham mưu giúp việc Trung ương

Ví dụ:

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

BAN TỔ CHỨC

* BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

* BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

BAN CHỈ ĐẠO TRUNG ƯƠNG 6(2)

* BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

TIỂU BAN

TỔ CHỨC PHỤC VỤ ĐẠI HỘI IX

* BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

BAN DÂN VẬN

* TỈNH UỶ TÂY NINH

* TỈNH UỶ CÀ MAU

BAN CÁN SỰ ĐẢNG VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN

*

- Văn bản của tiểu ban, ban chỉ đạo, hội đồng hoạt động có thời hạn trực thuộc tỉnh uỷ, thành uỷ

Ví dụ:

TỈNH UỶ TUYÊN QUANG

TIỂU BAN VĂN KIỆN ĐẠI HỘI ĐẢNG BỘ LẦN THỨ XVIII

*

TỈNH UỶ AN GIANG BAN CHỈ ĐẠO TRUNG ƯƠNG 6 (2)

*

- Văn bản của các ban tham mưu giúp việc cấp uỷ huyện, quận, thị, thành phố thuộc tỉnh

Ví dụ:

Văn bản của liên Ban Tổ chức Trung ương và Văn phòng Trung ương

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

BAN TỔ CHỨC - VĂN PHÒNG

* Tên cơ quan ban hành văn bản và tên cơ quan cấp trên (nếu có) được trình bày ở trang đầu, bên trái, ngang với dòng tiêu đề, phía dưới có dấu sao (*) để phân cách với số

và ký hiệu văn bản (ô số 2 - mẫu 1)

3 Số và ký hiệu văn bản

a Số văn bản là số thứ tự được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi loại văn bản của

cấp uỷ, uỷ ban kiểm tra, ban tham mưu giúp việc cấp uỷ, đảng đoàn, ban cán sự đảng

trực thuộc cấp uỷ ban hành trong một nhiệm kỳ của cấp uỷ đó Nhiệm kỳ cấp uỷ được

tính từ ngày liền kề sau ngày bế mạc đại hội đảng bộ lần này đến hết ngày bế mạc đại hội đảng bộ lần kế tiếp

Văn bản của liên cơ quan ban hành thì số văn bản được ghi theo cùng loại văn bản của cơ quan chủ trì ban hành văn bản đó

cơ quan có dấu gạch chéo (/)

Số và ký hiệu văn bản được trình bày cân đối dưới tên cơ quan ban hành văn bản

(ô số 3 - mẫu 1)

Ví dụ:

Quyết định của Ban Khoa giáo Trung ương ghi số và ký hiệu:

BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

BAN KHOA GIÁO

*

Số 127-QĐ/BKGTW Hướng dẫn của Văn phòng Tỉnh uỷ Cà Mau ghi số và ký hiệu:

TỈNH UỶ CÀ MAU

VĂN PHÒNG

*

Số 45-HD/VPTU Công văn của Văn phòng Huyện uỷ Trạm Tấu ghi số và ký hiệu:

HUYỆN UỶ TRẠM TẤU

- Văn bản của uỷ ban kiểm tra:

+ Văn bản của Uỷ ban Kiểm tra Trung ương: UBKTTW

+ Văn bản của uỷ ban kiểm tra tỉnh uỷ: UBKTTU

- Văn bản của các đảng uỷ, đảng đoàn, ban cán sự đảng viết tắt ký hiệu tên cơ quan ban hành như sau:

+ Văn bản của các đảng uỷ:

Đảng uỷ quân sự các cấp: ĐUQS

Đảng uỷ công an các cấp: ĐUCA

Đảng uỷ biên phòng tỉnh, huyện: ĐUBP

Các đảng uỷ khối cơ quan trực thuộc Trung ương, tỉnh, thành uỷ: ĐUK

Các đảng uỷ khác: ĐU

+ Văn bản của các đảng đoàn: ĐĐ

+ Văn bản của các ban cán sự đảng: BCSĐ

- Số và ký hiệu văn bản của đại hội đảng bộ các cấp (đoàn chủ tịch, đoàn thư ký,

ban thẩm tra tư cách đại biểu và ban kiểm phiếu) được đánh liên tục từ số 01 cho tất

cả các loại văn bản kể từ ngày khai mạc đến hết ngày bế mạc đại hội với ký hiệu là: Số /ĐH

- Số và ký hiệu văn bản của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng, đoàn kiểm tra, tổ công tác, của cấp uỷ được đánh liên tục từ số 01 cho tất cả các loại văn bản của từng ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng theo nhiệm kỳ cấp uỷ; ký hiệu là tên viết tắt của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng(BCĐ, TB, HĐ)

- Thể loại quyết định và quy định khi ban hành độc lập của cùng một cơ quan được đánh chung một hệ thống số-ký hiệu

4 Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

a Địa điểm ban hành văn bản

Văn bản của các cơ quan đảng cấp trung ương và của cấp tỉnh, thành phố trực

thuộc Trung ương ghi địa điểm ban hành văn bản là tênthành phố, hoặc thị xã tỉnh

lỵ mà cơ quan ban hành văn bản có trụ sở

Văn bản của các cơ quan đảng cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh ghi địa

điểm ban hành văn bản là tên riêng của huyện, quận, thị xã, thành phố đó

Văn bản của cơ quan đảng cấp cơ sở xã, phường, thị trấn ghi địa điểm ban hành

văn bản là tên riêng của xã, phường, thị trấn đó

Những địa danh hành chính mang tên người, địa danh một âm tiết, địa danh theo số

thứ tự thì trước tên người, tên riêng một âm tiết, số thứ tự ghi thêm cấp hành chính của địa

điểm ban hành văn bản là thành phố, huyện, quận, thị xã, xã, phường, thị trấn

Ví dụ:

- Địa danh hành chính mang tên người:

Văn bản của Văn phòng Thành uỷ Thành phố Hồ Chí Minh

Tp Hồ Chí Minh,

- Địa danh hành chính một âm tiết:

Văn bản của Tỉnh uỷ Thừa Thiên - Huế

Thành phố Huế,

- Địa danh hành chính theo số thứ tự:

Văn bản của Quận uỷ quận 12 (Thành phố Hồ Chí Minh)

Quận 12,

b Ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Là ngày ký chính thức văn bản đó Ngày dưới 10 và tháng dưới 3 phải ghi thêm

số không (0) đứng trước và viết đầy đủ các từ ngày tháng năm Không dùng các

dấu chấm (.), hoặc dấu ngang nối (-), hoặc dấu gạch chéo (/) để thay các từ ngày, tháng, năm trong thành phần thể thức văn bản

Địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình bày ở trang đầu, phía

phải, dưới tiêu đề văn bản Giữa địa điểm và ngày, tháng, năm ban hành văn bản có dấu phẩy (ô số 4 - mẫu 1)

Ví dụ:

- Văn bản của các cơ quan đảng cấp trung ương

Văn bản của Ban Khoa giáo Trung ương:

Hà Nội, ngày 09 tháng 01 năm 2003

- Văn bản của cơ quan đảng cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương:

Văn bản của Ban Tổ chức Tỉnh uỷ Hà Nam

Phủ Lý, ngày 10 tháng 3 năm 2003

- Văn bản của các cơ quan đảng cấp huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh: Văn bản của Huyện uỷ Triệu Sơn (Thanh Hoá)

Triệu Sơn, ngày 12 tháng 4 năm 2004

- Văn bản của các cơ quan đảng cấp cơ sở xã, phường, thị trấn:

Văn bản của Đảng uỷ xã Thạch Kim (Thạch Hà, Hà Tĩnh)

Thạch Kim, ngày 30 tháng 6 năm 2003

5 Tên loại văn bản và trích yếu nội dung văn bản

a Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản như nghị quyết, quyết định,

Trường hợp có ghi tên tác giả văn bản

6 Phần nội dung văn bản

Phần nội dung văn bản là phần thể hiện toàn bộ nội dung cụ thể của văn bản

Phần nội dung văn bản được trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung (ô số 6 - mẫu 1)

7 Chữ ký, thể thức đề ký và dấu cơ quan ban hành

a Chữ ký, thể thức đề ký

Chữ ký thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người ký đối với văn bản được

ban hành Văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ được bầu hoặc được bổ nhiệm và họ tên

TRƯỞNG ĐOÀN (chữ ký)

Họ và tên T/M BAN THẨM TRA TƯ CÁCH ĐẠI BIỂU

TRƯỞNG BAN (chữ ký)

Họ và tên T/M BAN KIỂM PHIẾU

TRƯỞNG BAN (chữ ký)

Họ và tên

+ Văn bản của Trung ương và cấp uỷ các cấp

Văn bản của Trung ương Đảng

Ví dụ:

T/M BAN CHẤP HÀNH TRUNG ƯƠNG

TỔNG BÍ THƯ (chữ ký)

Họ và tên T/M BỘ CHÍNH TRỊ

TỔNG BÍ THƯ (chữ ký)

Họ và tên T/M BỘ CHÍNH TRỊ

(chữ ký)

Họ và tên T/M BAN BÍ THƯ

TỔNG BÍ THƯ (chữ ký)

Họ và tên T/M BAN BÍ THƯ

Họ và tên T/M BAN THƯỜNG VỤ

BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)

(chữ ký)

Họ và tên T/M ĐẢNG UỶ

BÍ THƯ (chữ ký)

Họ và tên T/M BAN THƯỜNG VỤ

BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)

Họ và tên T/M BAN THƯỜNG VỤ

BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)

(chữ ký)

Họ và tên

Văn bản của đảng uỷ bộ phận trực thuộc đảng uỷ cơ sở

Ví dụ:

T/M ĐẢNG UỶ

BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)

(chữ ký)

Họ và tên

Văn bản của ban cán sự đảng

Ví dụ:

T/M BAN CÁN SỰ ĐẢNG

BÍ THƯ (hoặc PHÓ BÍ THƯ)

(chữ ký)

Họ và tên

- Đối với văn bản của các ban tham mưu giúp việc cấp uỷ ghi thể thức đề ký cấp

trưởng hoặc quyền cấp trưởng ký trực tiếp Cấp phó ký thay cấp trưởng ghi thể thức

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

(chữ ký)

Họ và tên

+Trường hợp chưa bổ nhiệm cấp trưởng, quyền cấp trưởng, thì không đề K/T (ký thay) mà ghi đúng chức vụ người ký

Ví dụ: Khi Tỉnh uỷ chưa bổ nhiệm chánh hoặc quyền chánh văn phòng tỉnh uỷ

mà văn bản của văn phòng tỉnh uỷ ban hành do một phó chánh văn phòng phụ trách

ký thì thể thức đề ký là:

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

(Chữ ký)

Họ và tên

- Đối với một số văn bản được ban thường vụ cấp uỷ hoặc thủ trưởng cơ quan

đảng uỷ quyền ký ghi thể thức đề ký T/L (thừa lệnh) Người được uỷ quyền trực tiếp

ký không uỷ quyền cho người khác ký thay

+ Chánh hoặc phó chánh văn phòng cấp uỷ được ban thường vụ uỷ quyền trực tiếp

ký

Ví dụ:

T/L BAN THƯỜNG VỤ

CHÁNH VĂN PHÒNG (hoặc PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG)

(chữ ký)

Họ và tên

b Dấu cơ quan ban hành

Dấu của cơ quan ban hành văn bản xác nhận pháp nhân, thẩm quyền của cơ quan ban hành văn bản Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, ngay ngắn, rõ ràng và