_MÔN NHẬP MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

MÔN NHẬP MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ảnh hưởng của Covid-19 khiến mọi người phải làm việc tại nhà. Điều này đã khiến nhiều người thích thú vì sự tiện lợi của nó. Tuy nhiên đó không hẳn là tất cả, theo nghiên cứu mới đây của các nhà khoa học tại Đại học Cao đẳng London phát hiện văn phòng làm việc có thể mang lại một số lợi ích kinh ngạc về sức khỏe thể chất và tinh thần. Trong số 3000 người tham gia nghiên cứu cho biết việc trực tiếp làm việc ở văn phòng giúp họ có tư duy tốt hơn. Ngoài ra, họ còn cho biết khoảng 50% ăn vặt nhiều hơn khi làm việc ở nhà nhưng tại văn phòng thì không. Vì vậy, để góp phần tạo ra những mẫu văn phòng và mẫu nhà quản trị mới trong bối cảnh hậu Covid-19 tôi xin đề xuất mẫu văn phòng hiện đại và mẫu nhà quản trị mà tôi mong muốn được làm việc trong tương lai.

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

TIỂU LUẬN CUỐI KỲ HỌC PHẦN: NHẬP MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Mã học phần: ARO1151

Giảng viên hướng dẫn: TS Nguyễn Thị Kim Bình Sinh viên thực hiện: Hà Thị Cẩm Tú

Mã số sinh viên: 19032622 Khoa: Việt Nam học và tiếng Việt.

Hà Nội, 1/2021

Mục lục:

1.2.2.Yếu tố con người trong mẫu văn phòng hiện đại: 61.2.3.Yếu tố thiết bị máy móc trong văn phòng hiện đại: 101.2.4 Yếu tố không gian làm việc và điều kiện làm việc trong văn

I.Mở đầu:

Ảnh hưởng của Covid-19 khiến mọi người phải làm việc tại nhà Điềunày đã khiến nhiều người thích thú vì sự tiện lợi của nó Tuy nhiên đó khônghẳn là tất cả, theo nghiên cứu mới đây của các nhà khoa học tại Đại học Caođẳng London phát hiện văn phòng làm việc có thể mang lại một số lợi ích kinhngạc về sức khỏe thể chất và tinh thần Trong số 3000 người tham gia nghiêncứu cho biết việc trực tiếp làm việc ở văn phòng giúp họ có tư duy tốt hơn.Ngoài ra, họ còn cho biết khoảng 50% ăn vặt nhiều hơn khi làm việc ở nhànhưng tại văn phòng thì không Vì vậy, để góp phần tạo ra những mẫu vănphòng và mẫu nhà quản trị mới trong bối cảnh hậu Covid-19 tôi xin đề xuất mẫuvăn phòng hiện đại và mẫu nhà quản trị mà tôi mong muốn được làm việc trongtương lai

II Nội dung:

1.Mẫu văn phòng hiện đại:

1.1.Khái niệm văn phòng:

Để xây dựng được mẫu văn phòng hiện tại trong tương lai trước tiên emxin đưa ra khái niệm như sau:

Văn phòng là khái niệm dùng để chỉ tính chất của một loại hình lao động,liên quan đến văn bản, giấy tờ, hoạt động liên quan đến quy trình thủ tục hànhchính theo quy định của pháp luật, là trụ sở cơ quan nơi làm việc của lãnh đạo

và tất cả cán bộ, nhân viên thuộc các phòng ban cấu thành nên cơ cấu tổ chứccủa cơ quan

Văn phòng có các loại văn phòng, cơ quan như sau:

Đầu tiên, đó chính là văn phòng cơ quan hành chính nhà nước: Cơ quanhành chính nhà nước là cơ quan quản lý chung hay từng lĩnh vực công tác, có

nhiệm vụ thực thi pháp luật và chỉ đạo việc thực hiện các chính sách kế hoạchcủa nhà nước Ở Việt Nam, cơ quan hành chính nhà nước hình thành từ cơ quanquyền lực nhà nước cùng cấp Trong đó Chính phủ giữ vai trò là cơ quan hànhchính nhà nước cao nhất và là cơ quan chấp hành của Quốc hội, Chính phủ doQuốc hội thành lập Ủy ban nhân dân là cơ quan hành chính nhà nước ở địaphương và là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, do Hội đồng nhân dân

và cơ quan cùng cấp bầu và miễn nhiệm Chính phủ và Ủy ban nhân dân các cấphợp thành hệ thống cơ quan hành chính nhà nước Văn phòng ở các cơ quan này

có tính hoàn chỉnh, thống nhất, chuyên môn hóa và tính ổn định cao Ở ViệtNam hiện nay có 18 Bộ và 4 Cơ quan ngang Bộ

Thứ hai, là văn phòng tổ chức chính trị, chính trị - xã hội: Tổ chức chínhtrị - xã hội là các tổ chức được thành lập bởi những thành viên đại diện cho lựclượng xã hội nhất định, thực hiện các hoạt động xã hội rộng rãi và có ý nghĩachính trị nhưng các hoạt động này không nhằm tới mục đích giành chính quyền

Ở Việt Nam hiện nay có một số tổ chức chính trị - xã hội tiêu biểu là: Mặt trận

tổ quốc Việt Nam, Công đoàn, Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh, Hội liênhiệp phụ nữ Việt Nam, Hội nông dân Việt Nam, Hội cựu chiến binh Trong đó

có văn phòng cơ quan đơn vị sự nghiệp: Cơ quan đơn vị sự nghiệp là các tổchức do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước, tổ chức chính trị, chính trị xã hộithành lập theo quy định của pháp luật với tư cách cá nhân, cung cấp các dịch vụcông, phục vụ quản lý nhà nước trong lĩnh vực giáo dục, đào tạo, y tế,nghiêncứu khoa học, văn hóa, thể dục thể thao, và các lĩnh vực được pháp luật quyđịnh Điển hình là trường học, bệnh viện, trung tâm khoa học nghiên cứu, việnhàn lâm…

Thứ ba là cơ quan thuộc lực lượng vũ trang: Theo điều 23, Luật Quốcphòng 2018 lực lượng vũ trang nhân dân bao gồm Quân đội nhân dân, công annhân dân và Dân quân tự vệ Mỗi lực lượng vũ trang đều có các cơ quan tạothành một hệ thống ví dụ như Bộ Quốc phòng bao gồm: Văn phòng Bộ Quốc

phòng, Bộ Tổng Tham mưu, Tổng cục Chính trị, Tổng cục Hậu cần, Tổng cục

Kỹ thuật, Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng, Tổng cục Tình báo Quốc phòng

và một số cơ quan đơn vị trực thuộc khác

Thứ tư là các tổ chức kinh tế: Theo điều 3 Luật đất đai, tổ chức kinh tếbao gồm doanh nghiệp, hợp tác xã và tổ chức kinh tế khác theo quy định củapháp luật về dân sự trừ doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài Hiện nay ViệtNam là thành viên của các tổ chức kinh tế như ATFTA(Khu vực mậu dịch tự doAsean), WTO ( Tổ chức Thương mại Thế giới), APEC ( Diễn đàn Hợp tác Kinh

tế châu Á- Thái Bình Dương), …

Như vậy, văn phòng ngoài là trụ sở làm việc còn được xem là toàn bộ bộmáy quản lý bao gồm các nhà quản trị cấp cao và bộ máy tham mưu giúp việccho lãnh đạo trong quản lý và điều hành hoạt động của cơ quan ở hầu hết cáclĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó

1.2.Văn phòng hiện đại:

1.2.1.Khái niệm:

Văn phòng hiện đại là trụ sở làm việc của doanh nghiệp được thiết kếtheo phong cách hiện đại đảm bảo sự linh hoạt và tiện ích đi kèm, phù hợp vớicác doanh nghiệp trong thời hiện đại Mô hình văn phòng hiện đại tích hợpnhiều chức năng, trang bị nhiều công nghệ hiện đại và các tiện ích một cách tốiđa

Từ năm 2019 khi Covid-19 xâm nhập vào đời sống con người và gây ranhững hậu quả khiến con người phải làm việc từ xa khái niệm văn phòng từ đócũng có nhiều điểm mới Theo Nikita Kochergin, giám đốc bộ phận Trung tâmliên lạc và Truyền thông Hợp nhất:

“Văn phòng hiện đại là văn phòng kỹ thuật số Trong đó nhân viên sẽ không bịràng buộc quá nhiều tại nơi làm việc của họ Họ có thể làm việc ở bất cứ nơiđâu, miễn là phù hợp với họ Một văn phòng như vậy sẽ thích ứng với bất kỳ sựthay đổi nào của công ty hoặc tác động bởi ngoại cảnh”.

Nhìn chung, văn phòng hiện đại ngày càng thành lựa chọn được doanhnghiệp yêu thích bởi nó phù hợp với bối cảnh hiện đại hóa công nghệ và sự pháttriển xã hội và chất lượng cuộc sống Suy cho cùng kết quả cuối cùng mà doanhnghiệp mong muốn vẫn là nhằm mục đích nâng cao hiệu suất, hiệu quả trongcông việc

1.2.2.Yếu tố con người trong mẫu văn phòng hiện đại:

Yếu tố con người chính là yếu tố quan trọng nhất trong văn phòng hiệnđại Đây được đánh giá như nhân vật trung tâm, là chủ thể của văn phòng Nếunhư trong văn phòng truyền thống con người ít được đào tạo và chủ yếu là laođộng giấy tờ, hành chính thuần túy, giản đơn Thì trong văn phòng hiện đại nhân

tố con người có tầm quan trọng hơn bao giờ hết Văn phòng hiện đại là nơi laođộng thông tin với tính sáng tạo và ứng dụng trí tuệ cao nên con người làmtrong văn phòng này cần được đào tạo để đạt đến trình độ cao với kỹ năng ứng

xử linh hoạt, đa năng toàn diện về nghiệp vụ và dễ dàng tiếp thu kiến thức mới,thích nghi với hoàn cảnh và những biến động của thị trường, sức lao động

Đầu tiên tôi mong muốn con người trong văn phòng hiện đại cần gắn mụctiêu cá nhân với mục tiêu của công ty: Khi bạn gắn mục tiêu của cá nhân vớimục tiêu của doanh nghiệp một cách có ý nghĩa điều đó sẽ tránh được sự áp lựctrong công việc Đồng thời những nhà lãnh đạo hiểu rõ được điều gì khiến bạntrở nên riêng biệt và có thể tiếp tục ở lại doanh nghiệp Có nghĩa là hãy hỗ trợcho đồng nghiệp của bạn những gì họ cần để gia tăng hiệu suất công việc cũngnhư yêu cầu họ phải chịu trách nhiệm trước kỳ vọng của bạn đối với họ

Thứ hai, nhân viên kết nối với khách hàng ở cấp độ sâu hơn: Với sự pháttriển công nghệ 4.0 việc tiếp thị khách hàng trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.Chính vì vậy người tiêu dùng cũng trở nên ngập trong quảng cáo và khiến họkhông còn thực sự tin tưởng vào quảng cáo nữa Từ điều này mấu chốt để nhânviên viên trong văn phòng hiện đại hoàn thành tốt công việc của mình chính làxây dựng mối quan hệ với khách hàng bền lâu và chăm sóc khách hàng tận tìnhhơn Ví dụ như khi nhân viên gặp khách hàng lần đầu cần biết cách tạo ấn tượngtốt nhất đối với khách hàng, chăm sóc tận tình nhất đối với khách hàng Hơnnữa khi khách hàng đã trở về nhà nhằm đảm bảo cho họ quay lại lần tiếp theothì nhân viên cần gọi điện chăm sóc hỏi ý kiến khách hàng và chăm sóc kháchhàng một cách tốt nhất đảm bảo sự uy tín của doanh nghiệp và cách làm việchiệu quả của văn phòng.

Thứ ba, về sức khỏe nhân viên: Con người trong văn phòng hiện đại cầnđặt sức khỏe của mình lên hàng đầu Hiệu suất của nhân viên sẽ cao hơn nếunhư họ ưu tiên sự cân bằng giữa sức khỏe – công việc và cuộc sống Để đạt đến

sự thăng hoa trong việc xử lý công việc thì tâm lý nhân viên phải luôn được chútrọng và nhập tâm khi bước vào làm việc Ví dụ một nhân viên cần tập thể dụcthường xuyên nhằm đảm bảo sức khỏe thể chất với tiến trình công việc, đồngthời trong cuộc sống cũng cần họ để bên ngoài những chuyện cá nhân trước khibước vào công ty nhằm có tinh thần tốt nhất, Như vậy mới nâng cao tinh thầnsáng tạo trong công việc

Thứ tư, về văn hóa làm việc và giao tiếp: Con người làm trong văn phònghiện đại cần là một nhân viên tiếp thu tốt, chịu học hỏi và chịu thay đổi Nhữngnhân viên này đòi hỏi cần có óc sáng tạo và khả năng đóng góp ý kiến trong khilàm việc Đặc biệt cần có trách nhiệm cao với công việc, luôn theo sát và nắm

rõ công việc được giao cho đến khi hoàn thành công việc có hiệu quả Về giaotiếp với nhà quản lý và đồng nghiệp luôn hoạt bát, thân thiện và tự tin Vẫn biết

là tùy vào từng công việc cụ thể để đáp ứng yếu tố này ở mức độ khác nhau

Những nhà quản trị vẫn yêu cầu nhân viên biết cách làm toát lên thế mạnh riêngcủa mình Sự thiếu chủ động, nhút nhát, hướng nội sẽ chỉ làm cho nhà quản lý

và đồng đội ngày càng cách xa nhân viên Tất nhiên đó là điều nên tránh chonhân viên trong mô hình văn phòng hiện đại

Thứ năm kiến thức và kỹ năng của nhân viên: Đối với một nhân viên hiệnđại kiến thức chuyên môn theo lĩnh vực là điều cốt yếu cần phải có Bên cạnh

đó do cuộc cách mạng 4.0 và công nghệ thông tin truyền bá khắp nơi trong cuộcsống chúng ta vì vậy nhân viên cần trau dồi kiến thức công nghệ điều cơ bản làcần thành thạo máy vi tính Biết soạn thảo các chương trình cho công việc ngoài

ra cần học kỹ năng điều khiển công nghệ ở cấp độ cao Mặt khác trình độ tiếngAnh là điều quan trọng của nhân viên buộc phải có Trong bối cảnh toàn cầuhóa ngày càng ảnh hưởng trên khắp thế giới thì việc nắm được ngôn ngữ phổthông sẽ giúp bạn tiếp cận được các kiến thức bổ trợ cho chuyên môn, cũng như

dễ dàng tìm hiểu được các kiến thức không chuyên sâu khác Ngoài ra, các kỹnăng mềm như kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng tập trung, kỹ năng quản lýcông việc,… là các kỹ năng quan trọng mà một nhân viên cần có để có thể hoànthành tốt các công việc được giao trong văn phòng hiện đại Ví dụ khi được giaocho một dự án công việc nhân viên phải luôn hoàn thành trước hạn nộp bài,đồng thời nếu có sai sót đã được phản hồi từ nhà quản lý nhân viên phải đảmbảo xử lý nhanh chóng, chính xác vấn đề của mình để hệ thống xử lý công việckhông bị gián đoạn

Thứ sáu, đó chính là tinh thần làm việc theo nhóm, đồng đội cao: Làmviệc theo nhóm là phẩm chất quan trọng bậc nhất mà nhân viên phải luôn ý thứcđược trong khi làm việc Bởi vì khi cùng hoàn thiện một dự án so với một người

cả nhóm làm sẽ cho ra sản phẩm nhanh và chất lượng hơn Khi đưa ra một dự

án việc có nhiều người cùng đóng góp sẽ tránh được những dự án mang tính cánhân thiếu tầm nhìn Văn phòng hiện đại luôn đề cao tính kết nối, hợp tác giữacác giữa các nhân viên nếu mỗi nhân viên đều ý thức được việc tạo ra sự liên

kết của mình là một mắt xích trong hệ thống văn phòng thì bạn sẽ là ngườikhông thể thiếu trong mắt xích ấy, đồng thời năng suất làm việc cũng được nânglên Ví dụ khi có một dự án được giao về phòng marketing thì nhân viên trong

cả phòng đó đều phải biết trách nhiệm của mình trong dự án Trước hết cần chủđộng thảo luận nhóm giữa các thành viên để đưa ra các ý tưởng cùng nhau.Sau

đó phân việc cụ thể cho mỗi thành viên đồng thời trong quá trình cùng làm việcmọi người nên hỏi về vấn đề còn thắc mắc và cùng tìm ra hướng giải quyết tốtnhất cho cả đội Quan trọng nhất là khi đưa ra ý kiến các nhân viên cần dựa trêntinh thần học hỏi tôn trọng lẫn nhau không để xảy ra tình trạng mất đoàn kết,xung đột làm ảnh hưởng đến tiến độ dự án

Ngoài ra, còn có các phẩm chất khác như biết giữ gìn của công, biết giữ

bí mật công ty và luôn đảm bảo tác phong làm việc đúng chuẩn mực phù hợpvới yêu cầu làm việc nơi văn phòng hiện đại Đó là mẫu nhân viên mà các nhàquản trị trong văn phòng hiện đại luôn tìm kiếm và đào tạo trong tương lai Ví

dụ khi đến văn phòng không nên mặc những trang phục quá ngắn thiếu lịch sựnơi công sở Nhưng cũng phải biết trau chuốt để bản thân trông gọn gàng, đúngtác phong chuẩn mực chuyên nghiệp của văn phòng

Bất kể văn phòng doanh nghiệp có hiện đại đến đâu thì yếu tố con ngườiluôn đóng vai trò quan trọng trong hoạt động của công ty Bằng cách xây dựngmột nền văn hóa ưu tiên yếu tố con người doanh nghiệp mới có thể đổi mới cốtlõi giúp họ thành công

1.2.3.Yếu tố thiết bị máy móc trong văn phòng hiện đại:

Một văn phòng hiện sẽ không thể hoạt động hiệu quả nếu các thiết bị hiệnđại không được lắp đặt Ngày nay, công nghệ ngày càng phát triển nhanh chóngnên các doanh nghiệp đầu tư vào thiết bị máy móc để đạt hiệu quả làm việc chỉtrong vài giờ Những thiết bị không chỉ làm tăng sản lượng công ty mà còn giúpcho bạn kết quả chính xác nhất Vì vậy doanh nghiệp phải xem thiết bị văn

phòng hiện đại như một khoản đầu tư tổng năng suất cho công ty chứ khôngphải là một khoản chi phí đơn thuần.

Trang thiết bị văn phòng là các máy móc công nghệ, được trang bị kỹthuật xử lý tiên tiến trên thế giới Chúng được thiết kế nhỏ gọn, tiện lợi và đemđến sự tiện lợi lớn cho người sử dụng Mỗi loại máy móc sẽ sở hữu công dụng

và tính năng khác nhau nhưng đảm bảo mục đích chung là nâng cao hiệu quảsản xuất và nâng cao hiệu suất làm việc của hệ thống nhân viên văn phòng

Các thiết bị trong văn phòng hiện đại cần phải đạt các tiêu chí sau:

Thiết bị văn phòng có tính di động cao: Việc lựa chọn được những thiết bị

có tính toàn năng và có thể làm nhiều việc khác nhau sẽ tiết kiệm chi phí chodoanh nghiệp và ứng dụng vào công việc hiệu quả hơn

Khả năng tiết kiệm năng lượng: Tiết kiệm năng lượng là một vấn đề luônphải cân nhắc trong hiện tại và tầm nhìn tương lai Vì vậy đầu tư vào nhữngthiết bị có khả năng sử dụng năng lượng mặt trời, năng lượng gió và khả năngchuyển sang tiết kiệm năng lượng khi không sử dụng sẽ là cần thiết cho vănphòng hiện đại

Thiết bị dễ sử dụng cho nhân viên: Tất nhiên nhân viên làm trong vănphòng hiện đại luôn phải quan tâm đến vấn đề đào tạo về thiết bị trước khi vàolàm việc Nhưng có những thiết bị dễ sử dụng sẽ giúp đẩy nhanh quá trình đàotạo nhân viên Đồng thời sẽ thúc đẩy năng suất trong văn phòng vì nhân viên cóthể sử dụng nhanh chóng và dễ dàng hơn

Một số thiết bị trong văn phòng hiện đại:

Đầu tiên, một văn phòng hiện đại cần có máy tính cây, laptop: Đây lànhững thiết bị đầu tiên mà văn phòng hiện đại nào cũng cần phải có Chúng ta

đang sống thời đại công nghệ và thông tin phát triển như vũ bão vì vậy việctrang bị những chiếc máy tính bàn hoặc cầm tay sẽ giúp các doanh nghiệp liênlạc và trao đổi thông tin nhanh chóng hơn Đồng thời những ứng dụng emailquản lý thông tin trên phần mềm riêng biệt đã và đang phổ biến giúp tăng năngsuất trong trong văn phòng.

Thứ hai, một yếu tố không thể thiếu trong thiết bị văn phòng đó chính làphần mềm văn phòng Nếu như máy tính ra đời để công việc được hoàn thànhhiệu quả hơn thì đi kèm với nó không thể không kể đến đó chính là phần mềmvăn phòng Các phần mềm được tạo ra giúp con người xử lý công việc nhanhchóng và chính xác hơn Những thiết bị cần có như bộ ứng dụng MicrosoftOffice bao gồm Microsoft word, Excel, Powerpoint,…Bên cạnh đó cần có một

số phần mềm gõ tiếng Việt như Unikey, các trình duyệt web, phần mềm giải nénWinRaR, phần mềm quét virus và các phần mềm quản lý máy tính từ xa nhưTeamview, Ultraview,… Một ví dụ cụ thể cho phần mềm văn phòng chính làCOffice phần mềm quản lý văn bản và điều hành cần thiết cho các doanh nghiệphiện nay Đây là phần mềm đóng gói từ giải pháp văn phòng điện tử eDocmanPlus có khả năng hoạt động online trên nền tảng web Từ đó xây dựng một hệthống doanh nghiệp quản lý tập trung giúp nhà quản trị có thể điều hành từ xamọi lúc, mọi nơi một cách sát sao minh bạch C-Office cũng giúp nhân viênhoàn thành công việc chuyên môn dễ dàng hơn Với công tác quản lý, tìm kiếm,gửi và nhận văn bản tức thời nhanh chóng Đồng thời C-Office còn tích hợpchia sẻ được trên nhiều ứng dụng đóng vai trò tổng thể để triển khai sẽ là phầnmềm hữu ích giúp nhân viên tiết kiệm được thời gian và chi phí họp hành,chuyển phát tài liệu in ấn với hiệu suất cao nhất

Thứ ba, đó chính là máy chấm công: Trong văn phòng hiện đại thường sẽquy định về giờ làm việc rất nghiêm ngặt và bộ phận nhân sự sẽ không còn sửdụng các phương pháp truyền thống như điểm danh, ký tên trước và sau giờ làmnữa Nên việc trang bị các loại máy chấm công như máy chấm công bằng vân

tay, máy chấm công bằng thẻ từ, máy chấm công thẻ giấy, máy chấm công nhậndiện khuôn mặt,… Máy chấm công sẽ giúp kiểm soát tốt thời gian của nhânviên như tính toán công, chấm lương.

Thứ tư, hệ thống thiết bị mạng modem, switch: Việc đảm bảo truy cậpmạng trong văn phòng luôn là điều mà các doanh nghiệp vô cùng coi trọng Bởimột hệ thống đường truyền tốt sẽ giúp đẩy nhanh thông tin và không làm giánđoạn công việc Vì vậy nâng cấp hệ thống mạng cập nhật mức cao nhất là yếu tố

mà văn phòng hiện đại luôn yêu cầu

Thứ năm, máy hủy tài liệu: Nhằm nâng cao tính bảo mật của văn phòngtránh các tình huống gián điệp, đánh cắp tài liệu mật thì máy hủy tài liệu sẽ làmột thiết bị cần thiết Cần trang bị những máy hủy tài liệu theo xu hướng hiệnđại, có khả năng hủy ở kích thước nhỏ chỉ vài mi-li-mét, khó có thể phát hiệnnội dung tài liệu Mặt khác máy hủy tài liệu cũng giúp vệ sinh môi trường trongviệc hủy các đĩa CD không dùng đến nữa thì máy hủy tài liệu sẽ giúp bạn hủynhững đĩa CD này

Thứ sáu cũng đặc biệt quan trọng đó chính là các thiết bị trình chiếu trongvăn phòng Thiết bị trình chiếu là yếu tố không thể thiếu trong văn phòng hiệnđại với những cuộc họp, hội thảo thiết bị trình chiếu sẽ hỗ trợ người trình chiếudiễn đạt đến người nghe một cách sinh động, sáng tạo nhất Ví dụ như việctrang bị máy chiếu Android Tyco T7A Wifi với phiên bản được nâng cấp nhiềucấu hình mới cùng tình năng chia sẻ không dây như smartphone, iPhone, Ipad,

dễ dàng thao tác với wifi, bluetooth Giúp cho người trình chiếu có được nhữnghình ảnh sắc nét, thu hút Đi kèm với máy trình chiếu văn phòng hiện đại cùngcần có thêm những chiếc bút trình chiếu chất lượng, Như bút trình chiếuLogitech R400 sẽ là lựa chọn thích hợp đối với thiết bị trình chiếu văn phòng dễdàng cho việc lật trang, công nghệ không dây và được gắn thêm chức năng đểtrang trắng, cùng với kết nối USB cho khoảng cách điều khiển 15m sẽ giúp bạn

nhấn mạnh được nội dung thuyết trình và giúp khán giả hiểu được phần nàoquan trọng trong bài thuyết trình của bạn.

Cuối cùng là các thiết bị nhà bếp và văn phòng phẩm: Như các loại giấy

in là điều không thể thiếu trong văn phòng, đa dạng các loại giấy như A4, A3,giấy bìa màu, giấy than, giấy in hóa đơn sẽ dễ dàng phân biệt được các đầu việc.Hay bút chuyên dụng và một số loại hình văn phòng phẩm khác như sổ sách vănphòng, bìa kẹp cất giữ tài liệu,… Ngoài ra còn cần tạo sự thoải mái cho nhânviên bằng cách trang bị các thiết bị nhà bếp trong văn phòng như máy pha càphê, máy bán các loại nước và đồ ăn theo khung giờ sẽ tạo được sự thoải mái tốtnhất cho nhân viên Ví dụ trong văn phòng hiện đại cần lắp đặt máy pha cà phêGaggia, đây là một thương hiệu máy pha cà phê nổi tiếng ở Ý được đánh giá làthương hiệu danh giá nhất trong lịch sử Với thiết kế mang phong cách cổ điểnphù hợp với không gian sang trọng như văn phòng cùng với nhiều ngăn pha càphê sẽ giúp nhân viên có những khoảng thời gian thư giãn bên tách cà phê sángcủa mình

Nhìn chung, các thiết bị văn phòng hiện đại chính là chìa khóa nhằm tối

ưu hóa công việc từ đó nâng cao hiệu suất làm việc Đồng thời nó còn tạo nên vịthế công nghệ của văn phòng hiện đại giúp thu hút những nhân viên tiềm năng

và làm văn phòng làm việc trở nên chuyên nghiệp hiện đại hơn

1.2.4 Yếu tố không gian làm việc và điều kiện làm việc trong văn phòng hiện đại:

Đối với không gian trong văn phòng hiện đại tôi luôn mong muốn có mộtmôi trường làm việc tạo điều kiện tốt nhất cho nhân viên Một không gian lýtưởng trong văn phòng hiện đại chính là nơi tạo động lực cho nhân viên cốnghiến hết mình, tạo giá trị nhiều nhất có thể, góp phần vào sự thành công của tổchức, vậy tôi mong muốn không gian trong văn phòng hiện đại đạt các tiêu chísau:

Đầu tiên, văn phòng hiện đại gần gũi với tự nhiên Một không gian sạch

sẽ thoải mái mang đến cho nhân viên cảm giác làm việc thoải mái nhất sẽ là lựachọn mà tôi luôn hướng đến Văn phòng ấy sẽ thiết kế chú trọng việc đưa câyxanh và chi tiết vân gỗ vào thiết kế và trang trí Cây xanh có tác dụng tạo điềuhòa không khí làm giảm cảm giác lo âu căng thẳng sẽ xua tan cảm giác mệt mỏitạo nhiều năng lượng cho nhân viên

Thứ hai, đó chính là thiết kế nội thất trong văn phòng Như đã nói ở trênluôn chú trọng các nội thất thiết kế bằng gỗ tuy nhiên xen lẫn vào đó sự hiện đạisang trọng Văn phòng có thể sử dụng các thùng giấy và một số đồ thân thiệnvới môi trường Đồng thời sử dụng các bàn, ghế, tủ bằng gỗ có nhiều công dụngkhác nhau tạo nên sự hiện đại cần có

Thứ ba, một không gian hiện đại thì không thể thiếu yếu tố ánh sáng Ánhsáng sẽ ảnh hưởng đến sức khỏe và làn da của mọi người và nếu không có ánhsáng tự nhiên sẽ làm cho sức khỏe con người yếu đi Vì vậy các thiết kế nhưtường kính sẽ tận dụng tốt ánh sáng tự nhiên hoặc chủ động đặt bàn làm việcnhóm ở gần cửa kính sẽ hấp thụ được nguồn ánh sáng tự nhiên tốt nhất

Thứ tư đó chính là những thiết bị góp phần tạo nên không gian xanh chovăn phòng hiện đại như máy điều hòa, máy hút bụi, máy phun sương, thiết bịlọc khí Đồng thời tôi luôn mong muốn văn phòng lấy năng lượng từ tự nhiênnhư ánh sáng mặt trời hoặc năng lượng gió để tạo ra nguồn điện cho văn phònggóp phần tiết kiệm nhiên liệu

Cuối cùng , một yếu tố không thể thiếu đó chính là tạo không gian làmviệc tương tác Với xu hướng làm việc tách khỏi cá nhân và chú trọng khônggian làm việc tập thể nhiều hơn Vì vậy trong thiết kế nên tránh mang quá nhiềuyếu tố tạo nên sự ngăn cách, trừ những nơi đòi hỏi sự riêng tư nhất định Bêncạnh đó việc sử dụng những gam màu trong văn phòng như màu xanh pastel,hoặc trắng, đỏ, đen cũng tạo nên sự tập trung nhất định cho mọi người