MÔN QUẢN TRỊ văn PHÒNG THỰC TRẠNG CÔNG tác HÀNH CHÍNH văn PHÒNG tại CÔNG TY cổ PHẦN sữa VIỆT NAM

Đểchứng minh điều đó, nhóm chúng tôi đã quyết định chọn Công ty Cổ phần Sữa ViệtNam Vinamilk để phân tích cụ thể thực trạng công tác hành chính văn phòng tại đây.Trong bài báo cáo này, c

TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM

TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG

KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO NHÓM CUỐI KỲ MÔN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM

Giảng viên hướng dẫn: ThS Trần Thị Mỹ PhượngLớp Quản trị văn phòng N07 (Ca 1, Thứ 3)Nhóm thực hiện: 01

Danh sách thành viên:

1 Nguyễn Thị Hồng Dung _71902022

2 Nguyễn Thị Yến Nhi_71902036

3 Nguyễn Thị Diễm Quỳnh_71901457

4 Nguyễn Trần Diễm Quỳnh_71901061

5 Nguyễn Thị Thu Thảo_71901914

6 Nguyễn Thị Ngọc Trân_71902077

7 Phạm Thúy An_71901291

TP HCM, THÁNG 1 NĂM 2022

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT THÔNG TIN VỀ CÔNG TY 1

1.1 Thông tin về doanh nghiệp 1

1.1.1 Thông tin chung 1

1.1.2 Thành tựu nổi bật 3

1.2 Cơ cấu tổ chức 3

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG 6

2.1 Công tác quản trị hành chính văn phòng 6

2.1.1 Cách bố trí nơi làm việc 6

2.1.1.1 Ưu điểm trong cách bố trí của Vinamilk 8

2.1.1.2 Nhược điểm trong cách bố trí của Vinamilk 9

2.1.2 Công tác 5S của Vinamilk 9

2.1.2.1 Ưu điểm khi thực hiện 5S của Vinamilk 12

2.1.2.2 Nhược điểm khi thực hiện 5S của Vinamilk 12

2.1.3 Công tác quản trị thông tin của Vinamilk 13

2.1.3.1 Mô hình quản trị thông tin của Vinamilk 13

2.1.3.2 Truyền thông trong công ty cổ phần Vinamilk 15

2.1.3.3 Các công cụ hỗ trợ quản trị thông tin của Vinamilk 17

2.2 Xây dựng các biểu mẫu văn bản của Vinamilk 21

2.2.1 Công văn 21

2.2.2 Thông báo 22

2.2.3 Giấy giới thiệu 23

2.2.4 Quyết định khen thưởng 24

2.2.5 Quyết định bổ nhiệm 26

2.2.6 Quyết định chấm dứt hợp đồng 28

2.3 Xây dựng quy trình xử lý văn bản đến, văn bản đi 30

2.3.1 Một số khái niệm 30

2.3.2 Nguyên tắc quản lý văn bản 30

2.3.3 Quy trình xử lý văn bản đến 31

2.3.4 Quy trình xử lý văn bản đi 45

2.4 Xây dựng quy trình lưu trữ văn bản 56

2.4.1 Sơ đồ quy trình lưu trữ văn bản 56

2.4.2 Mô tả chi tiết 57

CHƯƠNG 3: NHẬN XÉT CHUNG VÀ KIẾN NGHỊ 69

3.1 Công tác quản trị hành chính văn phòng 69

3.1.1 Cách bố trí nơi làm việc 69

3.1.2 Công tác 5S của doanh nghiệp 70

3.1.3 Công tác quản trị thông tin của doanh nghiệp 70

3.2 Xây dựng các biểu mẫu văn bản 71

3.3 Xây dựng quy trình xử lý văn bản 72

3.4 Xây dựng quy trình lưu trữ văn bản 73

KẾT LUẬN 73

TÀI LIỆU THAM KHẢO 75

PHỤ LỤC HÌNH ẢNH 78

PHỤ LỤC VIDEO 82

DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH ẢNH 83

DANH MỤC ĐÁNH GIÁ THÀNH VIÊN 84

ĐIỂM BÀI BÁO CÁO CUỐI KỲHỌC KỲ 2 NĂM HỌC 2020-2021Nhóm thực hiện: ………01………ca: …1……thứ …3Đánh giá:

điểm

Điểmchấm

Ghichú

1 Hình thức trình bày:

- Trình bày đúng quy định hướng dẫn (font, số

trang, mục lục, bảng biểu…)

- Không lỗi chính tả, lỗi đánh máy, lỗi trích dẫn

tài liệu tham khảo

0.50.5

2 Nội dung:

Khái quát về thông tin doanh nghiệp 1,0

Phân tích và đánh giá việc áp dụng lý thuyết vào

tình huống

3,0Nhận xét chung và kiến nghị 1,0

Điểm chữ: (làm tròn đến 1 số thập phân)

Ngày … … tháng …… năm 20 …Giảng viên chấm điểm

ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNGKHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

*************

ĐIỂM BÀI THUYẾT TRÌNH CUỐI KỲHỌC KỲ 2 NĂM HỌC 2020-2021Nhóm thực hiện: ………01………ca: ……1………thứ ………3………Đánh giá:

1 Hình thức trình bày slide

- Nội dung slides đúng trọng tâm

- Thiết kế slides

0,50,5

Ngày ……… tháng …… năm 20 …Giảng viên chấm điểm

biệt quan trọng trong mọi tổ chức từ cơ quan nhà nước đến các doanh nghiệp nhỏhay lớn Dù ở bất kỳ thời điểm nào đi chăng nữa, chúng ta vẫn không thể vận hànhtrơn tru một tổ chức mà không có sự hỗ trợ của công tác hành chính văn phòng Đểchứng minh điều đó, nhóm chúng tôi đã quyết định chọn Công ty Cổ phần Sữa ViệtNam Vinamilk để phân tích cụ thể thực trạng công tác hành chính văn phòng tại đây.Trong bài báo cáo này, chúng tôi sẽ giới thiệu khái quát thông tin về công ty, thựctrạng công tác hành chính, xây dựng những quy trình cụ thể cũng như đưa ra nhữngnhận xét và kiến nghị của mình về việc cải thiện công tác hành chính văn phòng củacông ty Vinamilk.

Bài báo cáo có cấu trúc được chia làm ba chương chính như sau:

Chương 1: Khái quát thông tin về Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk)Chương 2: Thực trạng công tác hành chính văn phòng của Công ty Cổ phầnSữa Việt Nam (Vinamilk)

Chương 3: Nhận xét chung và kiến nghị

CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT THÔNG TIN VỀ CÔNG TY

1.1 Thông tin về doanh nghiệp

1.1.1 Thông tin chung

● Tên công ty bằng tiếng Việt: Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam

● Tên công ty bằng tiếng nước ngoài: Vietnam Dairy Products Joint StockCompany

● Tên công ty viết tắt: Vinamilk

● Loại hình: Công ty cổ phần

● Mã chứng khoán trên HOSE: VNM

● Trụ sở chính: Số 10, đường Tân Trào, phường Tân Phú, quận 7, Tp HCM

● Nhà máy sữa Thống Nhất (tiền thân là nhà máy Foremost)

● Nhà máy sữa Trường Thọ (tiền thân là nhà máy Cosuvina)

● Nhà máy sữa Bột Dielac (tiền thân là nhà máy sữa bột Nestle’ - Thụy Sỹ)Sau khi các chi nhánh bán hàng được mở rộng ở một vài tỉnh thành từ Bắcvào Nam, vào ngày 01/10/2003, công ty được cổ phần hóa và chính thức chuyển đổithành Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam

Vinamilk là một công ty có ngành nghề đa dạng nhưng điển hình nhất là sảnxuất và kinh doanh các sản phẩm từ sữa như sữa hộp, sữa bột, bột dinh dưỡng, sữađậu nành, sữa tươi, bánh, nước giải khát và rất nhiều các sản phẩm từ sữa khác

Vinamilk còn kinh doanh các thiết bị phụ tùng, nguyên liệu, vật tư, hóa chất có liênquan Bên cạnh đó, Vinamilk còn góp mặt vào một số lĩnh vực khác như chăn nuôi;kinh doanh nhà, môi giới cho thuê bất động sản; kinh doanh kho bãi, vận tải bằng ô

tô, bốc xếp hàng hóa; sản xuất và mua bán bao bì; sản xuất và mua bán rượu, đồuống và một số thực phẩm chế biến khác

Vinamilk hiện là doanh nghiệp hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất các sảnphẩm từ sữa tại Việt Nam với sản phẩm được phân phối phủ đều khắp 63 tỉnh thànhtrên cả nước với gần 200 nhà phân phối và 240.000 điểm bán lẻ truyền thống, 7.800kênh bán lẻ hiện đại Vinamilk chiếm lĩnh phần lớn thị phần trên cả nước, cụ thểnhư sau: 54,5% thị phần sữa trong nước; 40,6% thị phần sữa bột; 33,9% thị phầnsữa chua uống; 84,5% thị phần sữa chua ăn; 79,7% thị phần sữa đặc Ngoài ra,nhóm khách hàng đặc biệt liên tục được mở rộng như bệnh viện, khách sạn, nhàhàng, doanh nghiệp… nhất là nhóm trường học được chú trọng và mở rộng hơn baogiờ hết nhờ tích cực góp phần vào chương trình Sữa học đường Quốc gia Bên cạnh

đó, Vinamilk không chỉ là thương hiệu hàng đầu trong lòng người tiêu dùng ViệtNam mà còn là thương hiệu nhận được cả sự ưa chuộng trên trường quốc tế Tínhđến nay, sản phẩm của Vinamilk đã xuất khẩu lũy kế đến 55 quốc gia và vùng lãnhthổ trên thế giới như: Thái Lan, Campuchia, Lào, Úc, Bắc Mỹ, châu Âu, khu vựcTrung Đông… với tổng kim ngạch xuất khẩu từ năm 1997 đến năm 2020 đạt hơn2,4 tỷ USD

Cổ phiếu của Vinamilk được xếp là cổ phiếu blue-chip tại Việt Nam - cổphiếu dành cho những doanh nghiệp được đánh giá có mức tăng trưởng và doanhthu ổn định Doanh thu hằng năm của Vinamilk được thống kê tăng khoảng từ 20%

- 25% Trên thực tế, theo như thống kê của AC Nielsen, năm 2020 ngành sữa đã có

sự tăng trưởng âm (giảm 6%) do hàng chục triệu người bị ảnh hưởng tiêu cực bởiđại dịch và thu nhập bình quân của người lao động đã giảm 3,2% so với năm 2019(GSO) Tuy phải đối mặt với đại dịch Covid-19 với những ảnh hưởng đầy khắcnghiệt, bằng những nỗ lực không ngừng của mình, Vinamilk vẫn nhận được nhữngthành tích đáng kinh ngạc trong năm 2020 Trong bối cảnh khó khăn, Vinamilk vẫn

hoàn thành kế hoạch năm 2020 với tổng doanh thu hợp nhất đạt 59,723 tỷ đồng,tăng 5,9% so với cùng kỳ năm trước, chiếm hơn 20% tổng giá trị của top 50 thươnghiệu dẫn đầu Việt Nam năm 2020 và hơn 50% thị phần sữa Việt Nam

1.1.2 Thành tựu nổi bật

Là một công ty với lịch sử lâu đời ở Việt Nam, Vinamilk không chỉ thànhcông khẳng định vai trò, vị thế của mình trong nước mà còn cả trên trường quốc tế.Thông qua một thời gian hoạt động lâu dài của mình, sự xuất sắc của Vinamilk đãđem lại cho công ty không ít thành tựu nổi bật, trong đó có một số thành tựu đáng

kể như sau:

● Danh hiệu Anh hùng lao động (2000)

● Huân chương Độc lập hạng III (2005, 2016), hạng II (2010)

● Huân chương Lao động hạng III (1985), hạng II (1991), hạng I (1996)

● Vinamilk tự hào là Thương hiệu Quốc gia, thuộc “Top 10 thương hiệu sữagiá trị nhất toàn cầu” và “Top 36 công ty sữa lớn nhất thế giới”

● Dẫn đầu trong Top 10 doanh nghiệp phát triển bền vững Việt Nam (2020)

● Top 50 thương hiệu giá trị nhất Việt Nam - Forbes (2016 - 2020)

● Top 10 hàng Việt Nam chất lượng cao (1995 - 2020)

● Top 200 công ty doanh thu trên 1 tỷ USD tốt nhất Châu Á - Thái BìnhDương (2019)

● Top 50 công ty niêm yết lớn nhất Châu Á - Thái Bình Dương (2016)

● Top 300 công ty năng động nhất châu Á - Tạp chí Nikkei (2016 - 2020)

● Top 50 Doanh nghiệp sữa có doanh thu lớn nhất thế giới (Đứng thứ 49) theobáo cáo của Euro Monitor & KPMG (2016)

1.2 Cơ cấu tổ chức

Số lượng nhân viên của Vinamilk theo thống kê năm 2020 đạt mức 9.361nhân viên Cơ cấu tổ chức của Vinamilk được thiết kế theo mô hình trực tuyến -chức năng Sơ đồ tổ chức của Vinamilk được thể hiện một cách chuyên nghiệp vàphân bổ phòng ban một cách khoa học và hợp lý, phân cấp cụ thể theo trách nhiệmcủa mỗi thành viên và phòng ban trong công ty Vinamilk do Đại hội đồng cổ đôngđứng đầu có nhiệm vụ định hướng, phát triển và quyết định các dự án đầu tư, trựctiếp quản lý Hội đồng quản trị Hội đồng quản trị bao gồm 4 tiểu ban là: Tiểu banchiến lược, Tiểu ban nhân sự, Tiểu ban lương thưởng và Tiểu ban kiểm toán cónhiệm vụ quyết định các chiến lược, kế hoạch phát triển, kinh doanh hằng năm vàquyết định các giải pháp phát triển thị trường Tổng giám đốc là người có chức vụđiều hành cao nhất, có nhiệm vụ điều hành hoạt động hằng ngày của công ty vàhành động dưới quyền của Hội đồng quản trị Tổng giám đốc là lãnh đạo trực tiếpcủa các giám đốc các phòng ban điều hành hoạt động của công ty như: Giám đốcHoạch định Chiến lược, Giám đốc Công nghệ thông tin, Giám đốc Điều hành Kinhdoanh quốc tế… Ngoài ra, cơ cấu tổ chức Vinamilk còn có hai vị trí là Giám đốcKiểm soát nội bộ và quản lý rủi ro có chức năng tư vấn cho Hội đồng quản trị cũngnhư Tổng giám đốc và Giám đốc Kiểm toán nội bộ làm việc dưới quyền Tiểu bankiểm toán

Nguồn: Vinamilk.comHình 1.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk)

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG2.1 Công tác quản trị hành chính văn phòng

“100 nơi làm việc tốt nhất Việt Nam” do Tổ chức cộng đồng mạng nghề nghiệpAnphabe công bố Năm 2020, Vinamilk tiếp tục được bình chọn là nơi làm việc tốtnhất Việt Nam, điều này đồng nghĩa với việc Vinamilk đã giữ vững vị trí top 1 lànơi làm việc tốt nhất Việt Nam trong 3 năm liền Có thể thấy rằng, sự bền vữngtrong chiến lược nhân sự nói riêng và phát triển nói chung của Vinamilk trong việcđịnh hướng xác định yếu tố con người chính là nhân tố then chốt quyết định đếnthành công của doanh nghiệp

Văn phòng làm việc của Vinamilk tọa lạc tại đường Tân Trào, quận 7, thànhphố Hồ Chí Minh được thiết kế theo kiểu hỗn hợp vì tương ứng với mỗi nhóm nhânviên sẽ có một không gian làm việc riêng theo dạng những ô chữ nhật lớn có váchngăn, đối với nơi làm việc giữa các nhân viên trong cùng một nhóm sẽ không cóvách ngăn để thuận tiện cho trao đổi công việc Phòng làm việc của ban lãnh đạocông ty được bố trí ở một vị trí riêng biệt, yên tĩnh sử dụng tường cách âm và cócửa ra vào riêng, ngăn cách với không gian làm việc của nhân viên

Mỗi nhóm nhân viên sẽ có không gian làm việc chung, bàn làm việc của mỗinhân viên được xếp để tạo ra không gian hình chữ nhật và có lối ra vào ở giữa, đồngthời, có vách ngăn thấp ở phía trước để tách biệt với nhóm khác Lối đi chung tạikhu vực làm việc khá rộng rãi tạo cảm giác thông thoáng hơn cho văn phòng Ngoài

ra, Vinamilk còn trang bị những phòng họp vừa và nhỏ với không gian kín hoặc mởtùy thuộc vào nhu cầu sử dụng của nhân viên

Không gian làm việc của Vinamilk có nhiều góc trang trí các tiểu cảnh cóliên quan đến sữa và các sản phẩm từ sữa Đặc biệt, Vinamilk thiết kế một khu vựcriêng để nhân viên Marketing có không gian sáng tạo và truyền cảm hứng làm việccho họ Đó là không gian làm việc mở, được trải thảm cỏ để tạo cảm giác như mộttrang trại Tại đây cũng trưng bày một số giải thưởng mà Vinamilk đã đạt được đểtạo niềm vui và động lực cho nhân viên làm việc Bên cạnh đó, các sản phẩm củacông ty có mặt hầu hết khắp mọi nơi trong không gian làm việc, điều này không chỉgiúp không gian làm việc trở nên sinh động hơn mà nó còn giúp tạo nguồn cảmhứng để hình thành nên những ý tưởng phát triển cho chính các sản phẩm đó.Những chiếc bàn tròn nhỏ được đặt rải rác trong văn phòng giúp nhân viên có thểhọp nhóm hoặc thảo luận một cách nhanh chóng, tiện lợi Văn phòng làm việc đượctrang trí với màu sắc chủ đạo là trắng, xanh lá cây và xanh dương (ba màu trongnhận diện thương hiệu của Vinamilk), hoa, cây cảnh và những mảng xanh được đặt

ở nhiều nơi tạo bầu không khí trong lành, mới mẻ và hòa nhập với thiên nhiên.Nơi làm việc của Vinamilk luôn có đầy đủ ánh sáng: Ánh sáng thiên nhiên

và ánh sáng nhân tạo từ hệ thống đèn điện Tuy nhiên, ở văn phòng làm việc vẫn sửdụng chủ yếu là ánh sáng nhân tạo Mỗi tầng làm việc đều có tường kính để nhìn rangoài, có thể đón ánh sáng tự nhiên và có rèm kéo màu xám nhạt dễ chịu

Văn phòng làm việc của Vinamilk trang bị đầy đủ các thiết bị làm việc hiệnđại cho nhân viên như: máy in laser, máy in màu, máy photocopy, v.v Mỗi bàn làmviệc được cung cấp máy tính riêng, ghế ngồi của nhân viên là dạng ghế xoay lướimàu đen sang trọng đem lại cảm giác thoải mái cho nhân viên khi làm việc Bàn

làm việc, tường và nội thất sử dụng các màu sắc tươi sáng tạo cảm giác thoáng đãng

và rộng rãi khi làm việc

Ngoài môi trường làm việc độc đáo và hiện đại, Vinamilk còn quan tâm xâydựng các không gian nghỉ ngơi, giải trí và chăm sóc sức khỏe cho nhân viên Khuvực phục vụ ăn trưa và giải khát tại Vinamilk được thiết kế sạch sẽ, rộng rãi có thểphục vụ một số lượng rất lớn nhân viên cùng lúc Ngoài thời gian làm việc căngthẳng nhân viên của công ty có thể giải trí, trò chuyện ở những không gian đượcthiết kế như quán cà phê sân vườn ngoài trời, rèn luyện sức khỏe tại phòng gym củacông ty với các thiết bị tập luyện hiện đại hoặc có thể tận hưởng khu vực hồ bơi củacông ty

2.1.1.1 Ưu điểm trong cách bố trí của Vinamilk

● Với cách thiết kế không gian làm việc của Vinamilk có thể mang lại cả hiệuquả làm việc cá nhân và nhóm Mỗi nhóm có thể tập trung cho một nhiệm vụcông việc khác nhau, đồng thời cũng thuận tiện cho việc trao đổi của cácthành viên trong nhóm và tiết kiệm được thời gian di chuyển

● Thiết kế văn phòng theo kiểu hỗn hợp vừa thể hiện được ưu điểm vừa khắcphục được nhược điểm của văn phòng kiểu đóng và kiểu mở Ngoài việcthuận lợi cho hoạt động giám sát nhân viên trong quá trình làm việc, cách bốtrí văn phòng làm việc của Vinamilk còn giúp tối ưu diện tích tối đa và tiếtkiệm rất nhiều chi phí như xây dựng, mua trang thiết bị và trang trí nội thất

● Bố trí văn phòng theo kiểu hỗn hợp giúp dễ dàng điều chỉnh, nâng cấp và mởrộng tùy vào nhu cầu phát triển số lượng nhân sự của công ty

● Văn phòng làm việc của Vinamilk không chỉ giúp mang lại hứng thú làmviệc cho nhân viên qua cách bố trí mà nó còn làm cho nhân viên cảm thấyđược gắn bó, được quan tâm, chăm sóc về cả sức khỏe tinh thần và thể chất

2.1.1.2 Nhược điểm trong cách bố trí của Vinamilk

● Không gian làm việc được ngăn cách bởi các vách ngăn mỏng nên hiệu quảbảo mật không cao Một số không gian hội họp trong công ty ở dạng khônggian mở hoàn toàn có thể bị nghe lén hoặc đánh cắp ý tưởng

● Không gian làm việc mở, xuất hiện nhiều loại tiếng ồn khác nhau như tiếngtrao đổi, đi lại v.v có thể gây mất tập trung cho nhân viên trong quá trình làmviệc

2.1.2 Công tác 5S của Vinamilk

Sàng lọc - Seri

Nhân viên tại Vinamilk chủ động trong công việc phân loại và loại bỏ nhữngvật không cần thiết tại khu vực làm việc của mỗi cá nhân Không có vật dụng thừatrên bàn làm việc Đặc biệt, phải chú ý các vật còn sót lại trong ngăn tủ trong quátrình phân loại

Tại khu vực làm việc chung các nhân viên sẽ cùng nhau phân loại và giữ lạicác sản phẩm, các vật trang trí tiểu cảnh còn phù hợp với chiến dịch quảng bá hiệntại Đồng thời, lưu trữ những sản phẩm, vật dụng của đợt quảng bá cũ tại kho lưutrữ của công ty

Tài liệu trong quá trình làm việc được phân loại theo các cấp độ quan trọng

và mức độ sử dụng Chủ động loại bỏ, tiêu hủy những tài liệu không còn cần thiết.Đối với nội thất, máy móc cũ hoặc không còn có thể sử dụng có thể thanh lýhoặc bán lại Với những thiết bị còn có thể sửa chữa thì tái sử dụng chúng Đối vớicác vật thuộc sở hữu công ty cần báo cáo và xin phép người có thẩm quyền trướckhi tiến hành tiêu hủy

Sắp xếp - Seiton

Khu vực làm việc tại Vinamilk được sắp xếp và phân loại rất rõ ràng từ khuvực làm việc của nhân viên, của sếp đến phòng họp, khu vực thiết kế, sáng tạo và

khu ăn uống, giải trí Khu vực làm việc chung và khu vực làm việc riêng được táchbiệt với nhau giúp nhân viên tập trung hơn trong quá trình làm việc.

Bàn ghế và các vật dụng trong khu vực làm việc được sắp xếp một cách gọngàng, ngăn nắp, dễ tìm và dễ lấy Mỗi bàn được trang bị kệ tài liệu riêng cho nhânviên Những vật dụng nhân viên thường xuyên sử dụng như: máy tính, bút, khay tàiliệu, v.v được đặt trên bàn làm việc Ngoài ra, mỗi nhân viên được trang bị một tủnhỏ và một tủ lớn dưới bàn làm việc để cất giữ những vật dụng và tài liệu ít được sửdụng hoặc các đồ dùng cá nhân của nhân viên

Đối với tài liệu đã qua sử dụng và không cần dùng tới nữa (không còn quantrọng) sẽ được đem đi tiêu hủy, với các tài liệu thường xuyên sử dụng được đặt tại

kệ chung có ở mỗi tầng làm việc, các tài liệu mật cực kỳ quan trọng sẽ được bảoquản riêng bởi ban lãnh đạo, các tài liệu không thường dùng nhưng vẫn chưa tớithời gian tiêu hủy sẽ được lưu trữ tại kho tư liệu của công ty Hồ sơ, tài liệu đượcphân loại theo màu sắc và dán nhãn, ký hiệu rõ ràng để thuận lợi cho việc tìm kiếmđồng thời đảm bảo mỹ quan nơi làm việc

Tại các hành lang, lối ra vào của công ty đều đặt chuông báo cháy, bình chữacháy, hệ thống phun nước đặt ở cuối hành lang, camera đặt ở những vị trí cao dễquan sát để đảm bảo an ninh cho công ty

Sạch sẽ - Seiso

Ngoài nhân viên vệ sinh sẽ làm vệ sinh ở những khu vực chung mỗi ngày, thìcác nhân viên tại Vinamilk đều có ý thức giữ gìn vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc củamỗi cá nhân Các kệ tủ trưng bày và bàn làm việc của nhân viên hoàn toàn sạch sẽ,không bám bụi và được vệ sinh thường xuyên Các cửa kính trong công ty, cửa sổ,cửa ra vào được lau chùi mỗi ngày và không có vết bẩn

Máy móc, thiết bị trong quá trình làm việc cũng được thường xuyên lau chùi

để loại bỏ bụi bẩn đồng thời có thể giúp kiểm tra trạng thái hoạt động và phát hiệnsớm các chi tiết hoạt động bất thường

Đặc biệt, tại khu vực làm việc có các khẩu hiệu, hình ảnh sinh động để nhắcnhở mọi người nỗ lực duy trì, không nên lãng phí công sức sau khi đã thực hiệnđược 3S nói trên.

Kế hoạch làm vệ sinh được xây dựng một cách thường xuyên Đồng thời,giữa các phòng ban còn phát động các chương trình thi đua thực hiện 5S định kỳ đểcác nhân viên có cơ hội được tham gia nhiều hơn

Sẵn sàng - Shiketsuke

Vinamilk chủ động xây dựng các khóa đào tạo về 5S cho nhân viên, làm chonhân viên cảm nhận được niềm vui trong quá trình thực hiện 5S cũng như những lợiích mà 5S mang lại Kế hoạch thực hiện 5S của Vinamilk được sắp xếp một cách cụthể, có sự tham gia của toàn bộ nhân viên và các cấp lãnh đạo Ban lãnh đạo củaVinamilk chính là những người đi đầu trong việc thực hiện, cũng như hỗ trợ thựchiện và thúc đẩy hoạt động 5S của toàn tổ chức

Không thúc ép nhân viên trong quá trình thực hiện 5S mà để nhân viên chủđộng thực hiện cho tới khi cảm thấy yêu thích 5S Đây cũng là cách giúp tạo khônggian thoải mái để mọi người có thể thực hiện 5S một cách tốt nhất Đối với các cánhân và tập thể hoàn thành tích cực công tác 5S, Vinamilk sẽ có các chương trìnhkhen thưởng phù hợp để khích lệ họ tiếp tục duy trì 5S Song song với việc khenthưởng, khi cá nhân hoặc tập thể mắc lỗi trong quá trình thực hiện 5S, họ cần được

nhắc nhở kịp thời và chỉ ra lỗi sai một cách lịch sự thay vì chỉ trích thô lỗ Điều này

sẽ giúp cho nhân viên cảm thấy dễ dàng chấp nhận và hợp tác tốt hơn

Khi xảy ra chậm trễ trong quá trình thực hiện 5S ở bất cứ bộ phận nào sẽngay lập tức áp dụng 5W1H để tìm ra nguyên nhân, gốc rễ vấn đề và sau đó tìmcách khắc phục, cải thiện

2.1.2.1 Ưu điểm khi thực hiện 5S của Vinamilk

● Nhờ quá trình thực hiện nghiêm túc 5S, văn phòng làm việc của Vinamilk trởnên gọn gàng, ngăn nắp và sạch sẽ Tất cả tài liệu được sắp xếp và phân loạikhông chỉ giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm mà còn tạo tính thẩm mỹ cho nơilàm việc

● Tiết kiệm chi phí thay mới đồ dùng (nhờ tái sử dụng), chi phí lưu kho (loại

bỏ những sản phẩm không cần dùng)

● Máy móc được kiểm tra, sửa chữa và thay mới giúp nâng cao hiệu quả hoạtđộng, hạn chế những rủi ro có thể xảy ra với máy móc trong quá trình làmviệc

● Đảm bảo an toàn cháy nổ và an ninh tại nơi làm việc, giúp nhân viên an tâmcông tác

● Nâng cao ý thức, trách nhiệm của nhân viên đối với tập thể, công ty Tạo môitrường làm việc chuyên nghiệp cho các nhân viên, định hướng nhân viênphát triển toàn cầu Tạo môi trường làm việc tích cực, chuyên nghiệp từ đógiúp thu hút nhân sự

2.1.2.2 Nhược điểm khi thực hiện 5S của Vinamilk

● Trong giai đoạn đầu, thực hiện 5S mất khá nhiều thời gian dành cho việcsàng lọc, sắp xếp và dọn dẹp một cách thường xuyên

● Chưa đảm bảo được 100% nhân viên yêu thích và hứng thú tham gia thựchiện 5S tại cơ sở làm việc Cần các chính sách phù hợp hơn để thu hút nhânviên tham gia và tuân thủ 5S

● Mỗi nhân viên đều có ý thức kỷ luật khác nhau nên còn thiếu sự đồng bộtrong thực hiện 5S Chính vì vậy cần tăng cường thực hiện, phổ biến và cảitiến 5S để phù hợp hơn với thực tế môi trường làm việc của Vinamilk

● Gây áp lực cho nhân viên trong giai đoạn đầu vì phải vừa thực hiện côngviệc hằng ngày vừa thực hiện các nhiệm vụ của 5S Để khắc phục điều nàymỗi nhân viên cần xây dựng cho mình một kế hoạch làm việc chi tiết vàphân bổ thời gian làm việc hiệu quả, khoa học

2.1.3 Công tác quản trị thông tin của Vinamilk

2.1.3.1 Mô hình quản trị thông tin của Vinamilk

Dựa vào cơ cấu tổ chức trực tuyến - chức năng của Vinamilk, có thể thấyrằng thông tin được truyền đi trong toàn bộ tổ chức theo mô hình thông tin phân tán.Ban Giám Đốc sẽ trực tiếp ra quyết định cho mọi quyết định của công ty Các vấn

đề trong công ty được liên lạc truyền đi và đến đều được thông qua Đại hội đồng Cổđông và Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc sẽ là người đại diện chính thức thôngbáo và ban hành các quyết định và chỉ thị xuống cho các cấp phòng ban của mình.Việc sử dụng mô hình thông tin này đem lại cho Vinamilk nhiều ưu điểmtrong quản lý thông tin nhưng cũng có một số hạn chế cần lưu ý

Ưu điểm:

● Giúp Vinamilk quản lý thông tin một cách dễ dàng, thông tin được trao đổi

sẽ có sự tập trung, chính xác hơn về mặt chuyên môn, do đó tất cả mọi ngườitrong tổ chức biết mình phải làm gì và làm như thế nào, cũng như có đượctính nhất quán trong quá trình làm việc Bởi vì thông tin được truyền theo môhình phân tán, do đó bộ phận chức năng sẽ tập trung hơn vào chuyên mônnên hiệu quả công việc sẽ tốt hơn, đem lại hiệu suất công việc

● Với sự phân tán trong thông tin, các nhà quản trị của Vinamilk sẽ có thể nắmbắt được thông tin, số liệu cụ thể nhất vì họ trực tiếp quản lý, tiếp nhận thôngtin từ quản trị cấp cơ sở Do đó, nhà quản trị sẽ có thể đưa ra được nhữngquyết định đúng đắn, phù hợp nhất Đây cũng là điều kiện giúp các lãnh đạothể thực hiện tầm nhìn của công ty một cách dễ dàng hơn Có những đườngdây truyền thông rõ ràng và Giám đốc điều hành cũng như Hội đồng quản trị

có thể truyền đạt tới nhân viên và giúp nhân viên hướng tới việc đạt đượctầm nhìn của tổ chức

● Ngoài ra, với mô hình thông tin này, công ty cũng không cần phải chịu thêmchi phí để thuê chuyên gia cho các chi nhánh của mình vì các quyết địnhquan trọng được đưa ra bởi Ban điều hành và sau đó được truyền đạt tới cácchi nhánh

Nhược điểm:

● Có thể xảy ra xung đột thông tin khi các phòng ban chức năng và ban lãnhđạo có sự khác nhau về ý kiến, cần phải thảo luận nhiều lần nên thông tin cóthể sẽ không được nhanh chóng

● Một bộ phận trong cơ cấu sẽ bị chi phối bởi thông tin của nhiều phòng banchức năng và cả ban lãnh đạo, vì vậy thông tin cũng có thể sẽ trở nên nhiễuloạn, quá tải

● Tạo áp lực cho người lãnh đạo mỗi khi ra quyết định phải đảm bảo chính xácdẫn đến rủi ro cao và thời gian ra quyết định chậm

Nguồn: stockbiz.vnHình 2.1 Mô hình 3 tuyến phòng vệ theo thông lệ QLRR và KSNBNgoài việc sử dụng mô hình thông tin phân tán, Vinamilk còn kết hợp môhình 3 tuyến phòng vệ theo thông lệ quản lý rủi ro và kiểm soát nội bộ củaVinamilk được thiết lập nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp, khách quan và độc lậptrong việc đánh giá các quy trình quản lý quản trị Mô hình này cũng cho phép việcgiám sát của Uỷ ban Kiểm toán được thực hiện trước, trong và sau khi Ban điềuhành và Hội đồng Quản trị ra quyết định quản lý trọng yếu

2.1.3.2 Truyền thông trong công ty cổ phần Vinamilk

Các kênh truyền thông của Vinamilk vô cùng đa dạng, phong phú và theokịp xu thế của thời đại 4.0 cũng như môi trường công sở hiện đại Có hai dạng kênhtruyền thông là dạng công khai và riêng tư trong nội bộ đảm bảo những thông tinthen chốt, bí mật của doanh nghiệp và nhân sự

a, Truyền thông trong nội bộ Vinamilk

Là một tập đoàn sữa lớn của Việt Nam, Vinamilk đã xây dựng những hoạtđộng truyền thông nội bộ không chỉ phù hợp với đặc trưng hoạt động của doanh

nghiệp mà còn đáp ứng được nguyện vọng của người lao động với mục tiêu tăngthêm đoàn kết cũng như gắn bó với doanh nghiệp của nhân viên.

● Sử dụng nền tảng website làm nền tảng truyền thông nội bộ: Vinamilk cówebsite riêng chỉ dành cho nhân sự trong doanh nghiệp Trong trang web này,Vinamilk tập trung quản lý, truyền tải thông tin đến nhân sự công ty, bêncạnh đó là những thông tin về các hoạt động của công ty Từ đó, tạo chonhân viên một cảm giác gần gũi, thân thuộc và cảm thấy gắn kết với doanhnghiệp hơn

● Sử dụng phần mềm số để quản lý nhân viên: Vinamilk đã triển khai sửdựng hệ thống E-Office giúp quản lý nhân viên dễ dàng, trong những trườnghợp bất khả kháng như phải làm việc online trong đại dịch COVID-19, haytrong những trường hợp lãnh đạo và nhân viên không thể gặp mặt trực tiếpthì việc quản lý cũng không còn là vấn đề Nhân viên có thể báo cáo côngviệc hoặc xin ý kiến qua các cuộc họp online và lãnh đạo có thể sử dụng chữ

ký số để xác nhận các quyết định, văn bản, giấy tờ của mình cũng đưa ra cácquyết định kịp thời để điều hành công ty

b, Truyền thông bên ngoài Vinamilk

● Website chính thức của Vinamilk: trang web này hẳn không còn xa lạ vớikhách hàng khi muốn tìm hiểu về công ty Đây là nơi công ty thể hiện đượctầm nhìn, giá trị cốt lõi cũng như các chính sách đào tạo, các chiến lược pháttriển nhân sự Đây chính là những nguồn thông tin quan trọng, tạo nên dấu

ấn cũng như truyền thông rất tốt về hình ảnh của công ty đến nhân viên củamình cũng như nguồn lao động quan tâm đến công ty

● Sử dụng nền tảng Youtube: Vinamilk đã vận dụng sự tiện lợi của nền tảngYoutube để làm kênh truyền thông cho doanh nghiệp Nắm bắt được nhu cầugiải trí trên Youtube của nhân viên, việc Vinamilk đăng tải những thông tin

về doanh nghiệp trên nền tảng này sẽ giúp công ty tiếp cận người lao độngmột cách tự nhiên và làm giảm sự gò bó, gượng ép Các video trên Youtube

của Vinamilk thì có nội dung khá đơn giản nhưng những nội dung ấy đềuhàm chứa những thông tin quan trọng Các thông tin về công ty, các hoạtđộng nổi bật, những sản phẩm quan trọng hay các chiến dịch quảng bá củacông ty đều được lồng ghép, đăng tải một cách rất sáng tạo, khiến nhân viênkhi xem các video này có thể có nhiều ấn tượng và tạo được hiệu suất trongcông việc của mình

Trong quá trình phát triển của mình, Vinamilk luôn nổi lên là một doanhnghiệp lớn với nhiều năm kinh nghiệm nhưng các hoạt động truyền thông củaVinamilk không hề cũ kỹ, lạc hậu mà ngược lại, Vinamilk luôn chủ động tìm tòi vàtiếp thu những xu hướng truyền thông nội bộ, lắng nghe nguyện vọng và mongmuốn của những nhân lực trẻ để từ đó có sự điều chỉnh phù hợp nhất, đem lại hiệuquả làm việc tốt nhất cho doanh nghiệp của mình

2.1.3.3 Các công cụ hỗ trợ quản trị thông tin của Vinamilk

Có mạng lưới tới hơn 220.000 điểm kinh doanh phủ đều khắp cả nước cùngviệc đẩy mạnh thâm nhập thị trường ngoại, vấn đề sản xuất và quản lý tới các kênhchính là thách thức cho Vinamilk Chính vì vậy, Vinamilk đã dùng phương án quảntrị doanh nghiệp tổng thể ERP và hệ thống quản lý quan hệ khách hàng CRM vớimục tiêu quản lý thông tin chặt chẽ hơn cũng như nâng tầm vị thế doanh nghiệpmình

a, Hệ thống ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) là một hệ thống hoạch định nguồn lựcgiúp việc quản lý và vận hành dự án cũng như việc quản lý thông tin trong tổ chức

và các nguồn tài nguyên khác một cách nhanh chóng và hiệu quả

Trước đây, hoạt động kinh doanh của Vinamilk vẫn còn sử dụng những phầnmềm cũ như Foxpro,Excel, và thường xuyên mắc phải những sai sót trong quátrình tính toán, kiểm soát, lưu trữ các chứng từ với khối lượng lớn điều này làmcho doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn trong việc quản lý các thông tin này

Trong hạch toán, Vinamilk vẫn thường gặp phải những sai sót trong quátrình tính toán và các cán bộ kế của Vinamilk cũng không dễ dàng khi kiểm tra cácbước tính toán và các quy trình Việc quản lý hàng hóa vào và ra cũng hoàn toàn làthủ công, điều này đã dẫn đến lượng hàng tồn kho quá nhiều trong khi sản phẩmđầu ra lại tiêu thụ quá chậm và đã gây ra tốn kém trong cả quá trình sản xuất củaVinamilk, ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận của công ty.

Để khắc phục khó khăn, vào ngày 15/3/2005, tập đoàn sữa Vinamilk ViệtNam đã không ngại chi hơn 4 triệu USD mua hệ thống ERP nhằm hướng đến mộttương lai phát triển và nâng cao hơn vị thế của mình Hệ thống này đã được đưavào sử dụng chính thức từ 1/1/2007 đến nay Thay vì thực hiện các công việc mộtcách thủ công, hệ thống ERP sẽ giúp doanh nghiệp quản lý và thực hiện các quytrình một cách hiệu quả và tránh sai sót hơn ERP tiêu chuẩn gồm các phân hệ như:

kế toán tài chính, hậu cần, quản lý, sản xuất, dịch vụ, dự đoán, lập kế hoạch và công

cụ lập báo cáo

Theo bà Ngô Thị Trang - Phó tổng giám đốc Vinamilk, sau 8 tháng vận hànhERP trên toàn công ty, hệ thống giúp công ty thực hiện chặt chẽ, tránh được các saisót trong công tác kế toán; rõ ràng trong công tác tài chính - kế toán, tạo điều kiệnthuận lợi hơn nhiều so với trước đây Tuy nhiên, bên cạnh đó vẫn còn tồn tại một sốnhược điểm khi sử dụng công cụ này như:

● Thiếu nguồn nhân lực: Khi triển khai sử dụng hệ thống ERP, nguồn nhân lực

có kiến thức chuyên môn ERP hầu như bị thiếu do đó gây ra nhiều khó khăn

b, Hệ thống CRM

CRM (Customer Relationship Management) là hệ thống quản lý thông tinkhách hàng giúp doanh nghiệp thu thập, phân tích và lưu trữ thông tin về nhữngkhách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại của doanh nghiệp

Trước khi sử dụng hệ thống CRM, Vinamilk phân phối sản phẩm theo cáchtruyền thống đó là thông qua nhà phân phối xuống các cơ sở bán lẻ rồi mới tớingười tiêu dùng Hình thức phân phối này gặp phải rất nhiều khó khăn như:

● Không thể kiểm soát tất cả thông tin mà nhà phân phối, đại lý bán lẻ trao đổivới khách hàng và ngược lại, công ty cũng khó chia sẻ thông tin đến các nhàphân phối của mình

● Có sự gián đoạn thông tin giữa các khâu trung gian Tổng công ty không thểnắm bắt được số lượng tồn kho của nhà phân phối để phân bổ hàng hóa kịpthời và sẽ dễ làm mất cơ hội bán hàng của họ

Nguồn: crmviet.vnHình 2.2 Quy trình phân phối sản phẩm của Vinamilk

Vinamilk xem hệ thống quản trị khách hàng là một phần không thể thiếutrong chiến lược kinh doanh dài hạn của công ty Hệ thống quản lý trước

đây không thể đảm bảo cung cấp thông tin chính xác kịp thời cho công ty để phục

vụ cho quy trình sản xuất, quản lý hàng tồn kho và công tác marketing

Yếu tố cốt lõi của hệ thống CRM là một cơ sở dữ liệu tổng hợp về kháchhàng và thu thập về từ các bộ phận trong công ty Hệ thống CRM cho phép cáccông ty thiết lập các mối quan hệ có lợi với khách hàng và đồng thời có thể giảmđược chi phí hoạt động của công ty

Với hai hệ thống thông tin ERP và CRM, Vinamilk giải quyết những vấn đềcòn tồn đọng trong doanh nghiệp mình và định hướng đưa doanh nghiệp ngày mộtphát triển xa hơn, nâng tầm vị thế và thương hiệu của mình tại thị trường trongnước và quốc tế

212.2 Xây dựng các biểu mẫu văn bản của Vinamilk

- Như trên; CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

- …………; (Chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của công ty)

- Lưu: VT, 5 … … 6 Họ và tên

7 Ghi chú:

1Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo công văn

2Trích yếu nội dung công văn

3Địa danh

4Nội dung công văn

5Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần)

6Ký tên người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)

7Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax(nếu cần)

CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

3Trích yếu nội dung thông báo

4Nội dung thông báo

5Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần)

6Ký tên người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)

232.2.3 Giấy giới thiệu

CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số: …/GGT – … …1

…2…, ngày…tháng…năm…

GIẤY GIỚI THIỆU

Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam trân trọng giới thiệu:

Ông (bà):3 Chức vụ: Được cử đến:4

Về việc:

Đề nghị Quý cơ quan tạo điều kiện để ông (bà) có tên ở trên hoàn thành nhiệm vụ.Giấy này có giá trị đến hết ngày /

- Như trên; CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

- Lưu: VT (Chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của công ty)

Họ và tênGhi chú:

1Chữ viết tắt tên đơn vị ban hành văn bản

2Địa danh

3Họ và tên, chức vụ và đơn vị công tác của người được giới thiệu

4Tên cơ quan, tổ chức được giới thiệu tới làm việc

CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM

Căn cứ vào Quyết định số ;Căn cứ vào Điều lệ Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam đã được Đại hội đồng

cổ đông thông qua ngày 27/4/2015;

Căn cứ vào quy chế khen thưởng của Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam;

Căn cứ vào4 ;Theo đề nghị của Giám đốc Điều hành Nhân sự - Hành chính và Đối Ngoại

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1.5 ;Điều ; /

- Như Điều…; CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

- ………….; (Chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của công ty)

- Lưu: VT,… 6 … 7 Họ và tên

25Ghi chú:

1Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo quyết định

2Địa danh

3Trích yếu nội dung quyết định

4Các căn cứ để ban hành quyết định

5Nội dung quyết định

6Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần)

7Ký tên người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)

CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

QUYẾT ĐỊNHĐiều 16 Điều /

- Như Điều…; CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

- ………….; (Chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của công ty)

3Trích yếu nội dung quyết định

4Thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghichức vụ của người đứng đầu; nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thểlãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức

5Các căn cứ để ban hành quyết định

6Nội dung quyết định

7Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần)

8Ký tên người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)

CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

QUYẾT ĐỊNHĐiều 16 Điều /

- Như Điều…; CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ

- ………….; (Chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của công ty)

- Lưu: VT,… 7 … 8 Họ và tên

29Ghi chú:

1Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo quyết định

2Địa danh

3Trích yếu nội dung quyết định

4Thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghichức vụ của người đứng đầu; nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thểlãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên cơ quan, tổ chức

5Các căn cứ để ban hành quyết định

6Nội dung quyết định

7Chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo và số lượng bản lưu (nếu cần)

8Ký tên người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành (nếu cần)

2.3 Xây dựng quy trình xử lý văn bản đến, văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội

bộ và văn bản mật) do công ty phát hành

Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhật những thông tin cần thiết vềvăn bản như số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung;nơi nhận và những thông tin khác vào Sổ đăng ký văn bản

2.3.2 Nguyên tắc quản lý văn bản

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của công ty phải được quản lý tập trung tạiVăn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừnhững loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật Những văn bảnđến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giảiquyết

Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặcchuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến cóđóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượngkhẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình vàchuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tụcphát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải được lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyênvẹn và sử dụng đúng mục đích trong quá trình tiếp nhận, chuyển giao, giải quyếtcông việc

2.3.3 Quy trình xử lý văn bản đến

Người

thực hiện Các bước thực hiện Thời gian Biểu mẫu

Văn thư hành chính Trong ngày nhận BMĐ-03-01

BMĐ-05-01BMĐ-05-02

Bảng 2.1 Lưu đồ xử lý văn bản đến

Tiếp nhậnvăn bản đến

Bóc bì, kiểm tra,phân loại văn bản

Đóng dấu văn bản đếnvào Sổ văn bản

Trình, giao nhận vănbản đến

Phân công đơn vị, cánhân thực hiện, giảiquyết

Lưu hồ sơ hoặcchuyển qua Quytrình soạn thảo vănbản đi

Tiếp nhận, xử lívăn bản

Mô tả chi tiết quy trình

Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến

Bộ phận Văn thư nhận, kiểm tra số lượng, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra,đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận; nếu phát hiện có sai sót (mất bì,rách bì, văn bản “Hỏa tốc” bị chuyển đến muộn ) phải kịp thời thông báo cho nơigửi hoặc báo cáo người Trưởng phòng văn thư hành chính

Bước 2: Bóc bì, kiểm tra, phân loại văn bản

Phân loại văn bản:

● Phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho công ty;

● Không bóc bì: các bì văn bản đến ghi đích danh cá nhân và các phòng banchức năng trong doanh nghiệp Văn bản này chuyển giao đến cá nhân hoặcphòng ban được ghi; Trường hợp văn bản có liên quan đến công việc chungcủa công ty thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư

để đăng ký

Yêu cầu khi bóc bì:

● Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc trước để giảiquyết kịp thời;

● Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làmmất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;

● Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếuvăn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì vớiphiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi vănbản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.Bước 3: Đóng dấu văn bản đến vào Sổ văn bản

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu

“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết)

● Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đíchdanh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận màkhông phải đóng dấu “Đến”

● Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, kýhiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đốivới công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hànhvăn bản

BMĐ-03-01 Mẫu dấu “Đến”

35 mm

50mmCÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM

Hướng dẫn ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến”

● Số đến: là số thứ tự đăng ký văn bản đến Số đến được đánh liên tục từ số 01,bắt đầu vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

● Ngày đến: là ngày, tháng, năm công ty nhận được văn bản, được đóng dấuđến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0

ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm, ví dụ: 03/01/11,27/7/11, 31/12/11

● Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc” (kể

cả “Hỏa tốc” hẹn giờ”), Văn thư phải ghi giờ nhận (trong những trường hợpcần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30)

● Chuyển: ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết

● Lưu hồ sơ số: ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo Danh mục hồ

sơ cơ quan

Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến; phải đăng ký đầy

đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì,bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng