Quản lý hiệu suất

Quản lý hiệu suất

QUẢN LÝ HIỆU SUẤT LÀM VIỆC

Mục tiêu

• Xác định rõ trách nhiệm và kỳ vọng trong công

việc từ đó nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên.

• Nâng cao năng lực của nhân viên thông qua việc vận dụng các kỹ năng quản lý và đào tạo.

• Định hướng hành vi của nhân viên phù hợp với môi trường và áp lực kinh doanh trong điều kiện

Nội dung

Ngày 1

• Quản lý hiệu suất công việc.

• Kỹ năng huấn luyện và kèm cặp nhân viên.

Ngày 2

• Kỹ năng quản lý.

• Kỹ năng tạo động lực làm việc cho nhân viên.

Quản lý hiệu suất công việc

Chân dung nhà quản lý Quản lý hiệu suất

Là tập hợp các hoạt động và biện pháp nhằm đảm bảo mục tiêu của tổ chức luôn đạt được một cách hiệu quả nhất.

Hoạt động quản lý Hiệu suất công Hiệu suất công việcviệc Kỳ vọng

Qui trình quản lý hiệu suất

Mục tiêu

chung của

bộ phận

Mục tiêu cá nhân

Cam kết của nhân viên (thỏa thuận)

Kế hoạch hành động

cụ thể

Chuẩn bị đánh giá hoạt động

Đánh giá hiệu suất hoạt động Xếp loại

Qui trình quản lý hiệu suất

• Công việc (các đầu việc, thời hạn hoàn thành )

• Kết hợp hai chiều topdown và bottom up

• KRAs, KPIs

Kế hoạch

• Có sự thống nhất của cấp quản lý và bản thân nhân viên

• Cam kết của nhân viên

• Lộ trình thực hiện công việc rõ ràng,

• Có các tiêu trí đo lường khả năng thành công,

• cần thường xuyên được theo dõi và có các góp ý kịp thời để điều chỉnh

Qui trình quản lý hiệu suất

Mô tả

• Thu thập thông tin,

• Xác định các khâu làm tốt, các bước cần hoàn thiện đối với từng nhân viên

Thiết lập tiêu chí đánh giá

Không có kế hoạch làm việc cụ thể, chưa rõ ràng, hay trễ hạn, giao tiếp kém khi gặp phải vấn đề phức tạp.

Không đủ khả năng thích ứng với môi trường, đặc biệt không biết sử dụng các công cụ hỗ trợ.

Có khả năng làm việc hiệu quả, đúng hạn, thích ứng với môi trường, đôi khi cần có sự trợ giúp hoặc can thiệp.

Có khả năng thích ứng với môi trường khác nhau, biết cách sử dụng các công cụ hỗ trợ.

Có khả năng làm việc hiệu quả, đúng hạn, thích ứng với môi trường, không cần sự trợ giúp hoặc can thiệp.

Chủ động dẫn dắt và tạo sự thích ứng trong những điều kiện đặc biệt khó, hỗ trợ được người khác hoàn thành công việc.

5 = Luôn luôn hoàn thành thậm trí vượt chuẩn mực tiêu chí 3

4 = Thường đạt chuẩn mực của tiêu chí 3 nhưng đôi khi chỉ đáp ứng được chuẩn mực của tiêu chí 2

3 = Gần như chỉ đạt chuẩn mực của tiêu chí 2, thi thoảng đạt tiêu chuẩn của tiêu chí 3

2 = Thi thoảng đạt chuẩn mực của tiêu chí 2

1 = Thường xuyên đạt chuẩn mực của tiêu chí 1

Thiết lập tiêu chí đánh giá: ví

dụ5 cấp độ

Thảo luận nhóm/ thực hành

Huấn luyện nhân viên

Huấn luyện là gì?

14

Huấn luyện là khai

thác tiềm năng của một

người nhằm tối ưu hóa

hiệu suất của họ Huấn

luyện sẽ giúp họ học hỏi

hơn là dạy họ

“Huấn luyện nhằm tăng cường hiệu suất và khả năng học hỏi từ người khác… Điều này dựa trên nền tảng giúp người được huấn luyện tự giúp đỡ mình thông qua tương tác năng động – huấn

luyện không dựa trên việc nói hoặc hướng dẫn chỉ xuất phát từ một phía”

- Max Landsberg, (1997)

Tao of Coaching

Tại sao huấn luyện lại quan trọng?

15

Huấn luyện tối đa hóa hiệu suất

Huấn luyện khuyến khích con người

Huấn luyện xây dựng niềm tin vào chính

mình

Năng lực huấn luyện hiện nay của anh/chị là gì?

16

Trả lời các câu hỏi sau thật đúng với trường hợp của bản thân mình

Tuần vừa qua tôi đã

1 Ngợi khen không điều kiện

2 Góp ý mang tính chất xây dựng

3 Kiểm tra mức độ động lực của đồng nghiệp

4 Truyền cảm hứng cho đồng nghiệp

5 Đề nghị góp ý

6 Giao phó một nhiệm vụ một cách có ý thức

7 Tổ chức một cuộc họp nhóm hiệu quả

8 Góp ý để tiến bộ

9 Kiểm tra nhuệ khí của nhóm

10 Cố vấn cho đồng nghiệp có ít kinh nghiệm hơn

Tổng cộng:

Đánh giá tự huấn luyện – Kết quả

17

1 Ngợi khen không điều kiện

2 Góp ý mang tính chất xây dựng

3 Kiểm tra mức độ động lực của ĐN

4 Truyền cảm hứng cho đồng nghiệp

9 Kiểm tra nhuệ khí của nhóm

10.Cố vấn cho đồng nghiệp có ít kinh

nghiệm hơn

Tuần trước tôi đã

1–3 Không phải là người huấn luyện!

4–6 Người mới nhập môn – Có thể làm tốt hơn

7–8 Một người huấn luyện rất giỏi 9–10 Có thể giảng dạy bài này

Tổng

Có 4 bước chính trong Vòng tròn huấn

 Khuyến khích đối thoại

mờ thông qua tự nêu

lên vấn đề cá nhân

Hi u nhu c u/  ể ầ thiên h ướ ng

Tăng cường hiệu suất của người được huấn luyện

 Cấu trúc (và tái cấu trúc) vai trò và phân công công việc nhằm tạo nên cơ hội

 Tìm kiếm sự cân bằng thích hợp giữa đặt thách thức và hỗ trợ

T o c  h i ạ ơ ộ

Nhận ra khoảng cách kĩ năng và lấp đầy khoảng cách đó

▪ Kiểm tra giả thiết về nhu cầu của người được huấn luyện

▪ Cân bằng giữa Nói và Hỏi nhằm truyền tải kiến thức của anh/chị

và kiểm tra xem họ có hiểu không

Xây d ng  ự năng l c ự

Kĩ năng cư xử giữa các cá nhân

Sắp xếp các khác

biệt

Tư duy

Các thành tố của một quan hệ huấn luyện tốt là

gì?

19

19

Quan hệ huấn luyện thành công

Lòng tin

▪ Có tồn tại môi trường cùng có lợi hay không?

▪ Việc truyền thông

có trực tiếp và chân thành không?

Cam kết

thay đổi không?

▪ Có gấp rút áp dụng thử hành vi mới không?Is time being set aside to try new behaviors?

xây dựng có được khuyến khích không Is there openness to constructive feedback?

lường như thế nào?

gì tiếp theo?

NGUỒN: Giới thiệu về các dạng MBTI và Huấn luyện

Biết lắng nghe

20

Làm cách nào để lắng nghe một cách hiệu quả?

của họ, hoặc chia sẻ phản ứng trước, điều này sẽ giúp bạn định hướng trọng tâm vào cuộc thảo luận

(không phải là đoạn đối thoại đang diễn ra trong đầu của mình) – từ ngữ, cảm xúc và ngụ

ý

không quá chỉ trích

hiểu người khác không thông qua trình bày lại

Tại sao lắng nghe quan

trọng?

cảm thấy mình được hiểu và

cảm thấy quan điểm của mình

có tác động đến quyết định

quan trọng

▪ Giúp a/c xác định các vấn đề

và mục tiêu của cá nhân

▪ Khiến cho giải pháp đề xuất trở

nên có ý nghĩa và thích hợp với

anh ta/cô ta

Hãy nhớ, không thể lắng nghe và

nói cùng một lúc

▪ Hãy kiên nhẫn và chờ người

được huấn luyện nói xong

Tham gia

▪Hướng toàn thân về hướng người được phỏng vấn

▪Duy trì tiếp xúc bằng mắt thích hợp

▪Hiểu thông tin của người được huấn luyện

▪Thể hiện sự quan tâm

Amplifying Mở rộng

▪ Khuyến khích người được huấn

luyện tiếp tục

▪ Chấp nhận sự im lặng

▪ Bổ sung thêm thông tin hoặc ý

nghĩ khác vượt ra ngoài suy

▪ Thái độ và quan ngại

▪ Các đầu mối không bằng lời

▪ Sự bỏ sót

NGUỒN: Lore Institute

Đặt nhiều loại câu hỏi là một khía cạnh quan trọng của lắng nghe

▪ Yêu cầu người được huấn luyện lùi lại một bước và bình luận về cách tiếp cận

– Điều gì khiến a/c cảm thấy rằng mình không thể diễn đạt các quan ngại một cách trực tiếp?

– Tại sao a/c không tính đến điều đó?

▪ Khuyến khích người huấn luyện suy nghĩ vượt ra khuôn khổ thông thường

– Có điều gì a/c muốn nhưng chưa bao giờ dám yêu cầu có được nó chưa?

– Nếu a/c có thể, câu trả ơời sẽ như thế nào?

▪ Yêu cầu người được huấn luyện tiết lộ các nghi ngờ, điều không rõ ràng

– A/c tự tin mình thành công như thế nào?

– A/c có nghi ngờ gì về chiến lược mình đã chọn không?

Câu hỏi thách thức

Giúp tạo nên sự hiểu biết cụ thể và

chi tiết về quan điểm của người

được huấn luyện

– A/c dự định… như thế nào?

▪ Mời trả lời “có” hoặc “không” bằng

▪ Tóm tắt

– Những bước đầu tiên là gì?

Câu hỏi tạo điều kiện

Tại sao tôi nên góp ý hiệu quả?

23 NGUỒN: McGonagill Associates

Một môi trường có nhiều nhân tài đòi hỏi cần đưa góp ý cụ thể và thường xuyên

Một môi trường có nhiều nhân tài đòi hỏi cần đưa góp ý cụ thể và thường xuyên

Góp ý mang lại lợi ích kinh doanh

▪ Mọi người biết được họ đang đạt hay không đạt chỉ tiêu

▪ Chi phí của việc không góp ý hoặc góp ý sai là vô cùng lớn

Góp ý mang lại lợi ích kinh doanh

▪ Mọi người biết được họ đang đạt hay không đạt chỉ tiêu

▪ Chi phí của việc không góp ý hoặc góp ý sai là vô cùng lớn

Tôi nên góp ý như thế

nào?

24

Quan sát – Mô tả hành

vi/hiệu suất ▪ “Tôi rất ấn tượng theo cách mà…”

▪ “Tôi thấy rằng anh đã bỏ lỡ …”

▪ “Cuối tuần trước và ”

Đề xuất/đặt câu

hỏi-kiểm tra xem đã hiểu

chưa

Khi đưa ra góp ý, cân bằng giữa nói và hỏi – các hành động trong quá khứ chỉ đơn giản là bàn đạp cho thành tựu trong tương lai

Cho

Tôi nên tự góp ý cho mình và hướng dẫn người khác nhận góp ý như thế

Keep feedback in perspective

Giữ góp ý trong quan điểm

▪ “Tôi vui vì anh đã thích …”

▪ “Tôi không chắc là tôi đã hiểu …”

▪ “Anh có thể nói cho tôi cụ thể hơn về …”

▪ “Cụ thể là tôi đã đi sai hướng như thế nào?”

Hỏi thêm chi tiết

Nhận Khi nhận góp ý, cân bằng giữa lắng nghe và hỏi – các quan điểm khác biệt và thông tin chi tiết sẽ giúp bạn thích nghi và trưởng

thành

NGUỒN: McKinsey

Các giây phút cảm xúc hoặc thách thức có thể xuất hiện trong quá

làm rõ và khác biệt về dữ liệu, quan điểm và cảm xúc.

▪ Tránh tranh cãi hoặc áp đặt ý kiến của mình

▪ Công nhận sự khác biệt và xác định xem có cần thêm thông tin không

▪ Đặt câu hỏi điều gì đang cản trở

▪ Tìm kiếm sự đồng thuận nên thay đổi gì để có lợi, anh ta/cô ta cần đạt được kì vọng gì, anh ta/cô ta kì vọng gì từ bạn và nên đánh giá điều này như thế nào

▪ Chỉ ra hậu quả nếu không thay đổi

▪ Yêu cầu anh ta/cô ta nói về suy nghĩ của mình

▪ Đưa ra một loạt các câu hỏi có thể

Các giây phút cảm xúc hoặc thách thức có thể xuất hiện trong quá

trình đưa ra góp ý(2/2)

27

▪ Hãy bình tĩnh và nhìn nhận hiện đang có vấn đề gì

đó không ổn xảy ra với họ (không dùng các câu dễ dãi kiểu như “Tôi nghe mọi người kể anh đã nói” hoặc “Trông anh có vẻ đang tức giận”)

▪ Cùng công nhận rằng họ đang rất bất bình về việc này, coi điều đó quan trọng và hỏi chúng ta có thể làm được gì để giải quyết cơn giận

được rằng lời góp ý đã khiến họ buôn fbực Hãy im lặng một lúc và để người đó tự bình tĩnh trở lại

▪ Hỏi xem họ có muốn tiếp tục vào lúc khác không, hoặc họ cần chúng ta hỗ trợ gì để tiếp tục với phiên góp ý

Khóc

Tức giận

Quy tắc vàng – Nếu người đó đang có tâm trạng, hãy đối mặt với cảm xúc trước

Chia nhóm đóng vai-

Hướng dẫn

28

1 Chia nhóm – Các a/c xếp nhóm cho mình

2 Chuẩn bị – Dành một phút để đọc về vai của mình Nhớ trong đầu những gì đã học được từ phiên toàn thể

3 Đóng vai – A/c sẽ thay nhau đóng vai Quan sát những người tham gia khác khi họ đóng vai và hãy sẵn sàng đưa ra lời góp ý (sử dụng phiếu quan sát )

4 Hãy vui vẻ!

Người huấn luyện có bắt

đầu tốt không và gắn kết với

người được huấn luyện

không? (Tập trung vào kĩ

năng lắng nghe, ngôn ngữ

Ma trận Kĩ năng-Mong muốn - hãy tìm hiểu

▪ Sau đó xây dựng kĩ năng– Cấu trúc công việc để “thắng nhanh”

– Huấn luyện và đào tạo

▪ Sau đó duy trì mong muốn– Thường xuyên góp ý– Khen ngợi và nuôi dưỡng

▪ NHƯNG giám sát sát sao với kiểm tra chặt chẽ và quy

định/thời hạn rõ ràng

A

B

▪ Mang lại động lực

▪ Theo dõi, góp ý

BHứng thú

Ma trận Kĩ năng-Mong muốn (3/4)

33

NGUỒN: từ M Landsberg’s The Tao ofCoaching

▪Sớm đầu tư thời gian vào–Huấn luyện và đào tạo–Trả lời câu hỏi/giải thích

▪Tạo môi trường không có rủi

ro, cho phép “lỗi sai” ban đầu/học hỏi

▪Nới lỏng kiểm soát khi thấy

Ma trận Kĩ năng-Mong muốn (4/4)

34

NGUỒN: từ M Landsberg’s The Tao ofCoaching

▪ Để làm việc một cách tự do – Đặt mục tiêu, không phải phương pháp

– Ngợi khen, không phớt lờ

▪ Khuyến khích người được huấn luyện nhận trách nhiệm– Liên quan đến việc ra quyết định

– Sử dụng “anh nói cho tôi biết anh nghĩ gì”

▪ Chịu rủi ro thích hợp– Đưa ra nhiều việc thách thức hơn

– Không quản lý quá chặtThấp

35

▪ Chỉ áp dụng ma trận trên một số công việc cụ thể

▪ Làm quen với 4 kiểu huấn luyện

▪ Điều chỉnh phong cách của bạn theo thời gian với mỗi thành viên trong nhóm khi họ đã phát triển kĩ năng

và năng lực

Hướng dẫn

▪ Đầu tư thời gian trước

không có rủi ro cho phép mắc lỗi sai ban đầu

▪ Nới lỏng kiểm soát nếu thấy có tiến bộ

Định hướng

▪ Trước hết xây dựng mong muốn (tóm tắt rõ ràng, tạo động lực, tầm nhìn tương lai)

▪ Sau đó xây dựng kĩ năng

▪ Giám sát chặt chẽ với quy định/thời hạn rõ ràng

Kĩ năngKinh nghiệm, đào tạo, hiểu biết và tự ý thức vai

Bài tập chia nhóm – Hướng dẫn

Kế hoạch hành động cá nhân của bạn

37

 Là một người huấn luyện, bạn muốn mình cải thiện ở lĩnh vực nào?

 Bạn sẽ thay đổi một điều gì trong phong cách huấn luyện của bạn vào thứ hai tới?

 Bạn cần hỗ trợ gì để làm được việc này?

Tên -