Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc 2013

Kỹ năng quản lý thời gian và tổ chức công việc

KỸ NĂNG QUẢN LÝ THỜI

GIAN

Người thực hiện:

V À TỔ CHỨC CÔNG VIỆC CÁ NHÂN

Mục tiêu

Lập kế hoạch hành động phù hợp với mục đích và mục tiêu của công ty / bộ phận

Quản lý được thời gian làm việc của cá nhân

Tổ chức thực hiện công việc hiệu quả

Nguyên nhân gây lãng phí

6 Có quá nhiều công việc giấy tờ

7 Theo chủ nghĩa hoàn hảo

8 Vòng vo

9 Sửa sai

10 Trì hoãn công việc

Nguyên nhân gây lãng phí

THỜI GIAN…???

Ý tưởng rất hay, nhưng tôi chưa có thời gian Dạo này anh bận, phải về muộn

Ngày mai nhé, mai, lại mai…

Tôi không có thời gian để làm hết mọi việc

Giá 1 ngày có 25 tiếng

Giá có thêm 1 ngày để làm việc này thì tốt

biết mấy

HỘI CHỨNG VỘI

Bị nhấn chìm trong công việc

Dường như lúc nào cũng bận bịu với một cái gì đó Vội chạy đến và rời cuộc họp không đúng giờ

Ngỏ cửa tiếp khách, nhưng không bao giờ có mặt Hẹn gặp khách, nhưng khi họ đến lại không nhớ

NGƯỜI QUẢN LÝ BẬN BỊU

Làm cái thích trước, cái không thích sau Làm cái biết cách làm trước

Làm cái dễ làm trước

Làm cái tốn nhiều thời gian trước

Làm cái mà nguồn lực sẵn có trước

THÓI QUEN DÙNG THỜI

GIAN

Phản ứng lại yêu cầu của người khác Làm việc gấp trước việc quan trọng

Chờ đến hạn cuối cùng mới làm

Làm việc nhỏ trước khi làm việc lớn

Cái gì đến trước làm trước

THÓI QUEN DÙNG THỜI

GIAN

Có thể quản lý được thời gian? CÓ THỂ QUẢN LÝ THỜI GIAN KHÔNG?

Quản lý thời gian là

việc khó?

Nhưng có thể nếu

có quyết tâm!

1 Đọc có chọn lọc

2 Liệt kê các công việc chọn lọc trong ngày

3 Ưu tiên hóa các công việc

4 Ngăn nắp

5 Làm nhiều việc không quan trọng 1 lúc

6 Có các công việc nhẹ nhàng xen kẽ

7 Chia nhỏ các công việc lớn

8 Xác định 20% công việc quan trọng

9 Dành thời gian tốt cho công việc quan

trọng

10 Dành một thời gian không bị quấy rầy

NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ THỜI GIAN

11 Không trì hoãn công

Ma trận quản lý thời gian

Ma trận quản lý thời gian

II

Làm sau, nhưng kiên quyết

IV

Chỉ làm nếu

có thời gian

Công cụ quản lý thời gian

Email Nguyên tắc Smart - KPI

Tổ chức công việc cá nhân

Tiến trình lập kế

hoạch cá nhân

1 Xác định mục đích / nhiệm vụ

Mục đích là:

• C hủ định, khuynh hướng chung

• Bao quát, không ấn định thời gian

• Không liên quan tới những thành tựu đặc biệt

• Liên quan đến nhiệm vụ chung

Tiến trình lập kế hoạch cá nhân

2 Xác định mục tiêu / chia nhỏ mục đích thành mục tiêu

Mục tiêu là:

• Những mô tả cụ thể

• Kết quả muốn đạt được

• Không là những hoạt động hoặc chiến lược

R – Realistic / Result oriented

T – Time bound / Time line

Tiến trình lập kế hoạch cá nhân

3 Xác định các bước hành động / các công việc phải làm

C ác bước hành động là các công việc phải làm để đạt được mục tiêu

Tiến trình lập kế hoạch cá nhân

4 Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên

A B C

CAO

TH P ẤP

LÀM NGAY TÍNH C P BÁCH ẤP ĐỂ SAU SAU

Q U A N

T R O N G

Tiến trình lập kế hoạch cá nhân

5 Nhóm các công việc có thể làm cùng nhau

C ác công việc có thể làm tại cùng một thời điểm hoặc cùng với một người hoặc cùng một tiến trình, hoặc cùng trên một máy móc, thiết bị

6 Lên thời khóa biểu để hoàn thành

Công cụ lập thời khóa biểu: sổ nhật ký, lịch bàn, lịch trên mail, lịch trên BBM…

7 Đánh giá kết quả thực hiện

Tiến trình lập kế hoạch cá nhân

Xác định mục đích / nhiệm vụ

Xác định mục tiêu

Xác định các bước hành động / công việc phải làm

Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên

Nhóm các công việc có thể làm cùng nhau

Lên thời khoá biểu để hoàn thành

Đánh giá kết quả thực hiện

Ủy thác là gì?

Ủy thác là giao quyền hạn và trách nhiệm cho người khác thực hiện những công việc thường

là trách nhiệm của người quản lý và người

quản lý vẫn giữ trách nhiệm chính

 Có thêm nhiều thời gian

 Tập trung vào những điều quan trọng

Các bước ủy thác thành công

 Chuẩn bị kỹ trước khi giao việc (Who / what / when /

how)

 Xác định yêu cầu cụ thể công việc Yêu cầu người được

ủy thác lặp lại những yêu cầu của công việc để đảm bảo anh ấy / cô ấy đã hiểu thật rõ công việc được giao

 Xác định rõ thời gian hoàn thành

 Định rõ mức độ và phạm vi thẩm quyền mà người được

ủy thác có thể sử dụng để hoàn thành công việc (đề

nghị, thông báo và khởi xướng, hành động)

 Xác định mốc thời gian để kiểm tra, đối chiếu nhằm

đánh giá tiến độ công việc và thực hiện hướng dẫn nếu cần thiết

 Tiến hành tổng kết công việc để trao đổi những thành quả, thiếu sót cần cải thiện và rút ra bài học nếu có

Những công việc không ủy thác được

 Những việc vượt xa khả năng hoặc kinh

nghiệm của nhân viên

Vài bí quyết ủy thác

 Ủy thác cho nhân viên có khả năng

THE END