Ôn tập quản trị học

Chương 1 Tổng quan về quản trị học 1 Khái niệm, các nhân tố cấu thành quản trị (5 nhân tố) a KN Quản trị là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị nhằm đạ.

Chương 1: Tổng quan về quản trị học

1 Khái niệm, các nhân tố cấu thành quản trị (5 nhân tố)

a.KN:

Quản trị là sự tác động có tổ chức, có định hướng của chủ thể quản trị lên đối tượng bị quản trị nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức đã đề ra trong điều kiện biến động của môi trường và sự thay đổi của các nguồn lực.

b.Các nhân tố cấu thành quản trị:

2 Đặc điểm của quản trị: 5 đặc điểm

- Hoạt động quản trị chỉ diễn ra khi có ít nhất 3 yếu tố: chủ thể Quản trị, đối tượng quản trị, mục tiêu quản +trị.

Chủ thể quản trị là người điều phối hoạt động của người khác, đối tượng và khách thể quản trị là đối tượng tiếp nhận các tác động của chủ thể quản trị Mục tiêu quản trị là căn cứ để chủ thể quản trị tạo ra các tác động.

- Liên quan đến trao đổi thông tin và có mối liên hệ ngược:

Các dòng thông tin được diễn ra 2 chiều: dòng thông tin thứ nhất từ chủ thể quản trị đến ĐT quản trị, dòng thông tin thứ 2 là phản hồi từ ĐT quản trị lên chủ thể quản trị.

- Quản trị đòi hỏi khả năng thích nghi:

Chủ thể quản trị thích nghi với đối tượng quản trị và ngược lại.

- Quản trị là 1 môn khoa học, nghệ thuật và là 1 nghề:

(Khoa học quản trị xây dựng nền lý thuyết về quản trị, giúp nhà quản trị cách tư duy hệ thống, khả năng phân tích và nhận diện đúng bản chất vấn đề

và các kỹ thuật để giải quyết vấn đề phát sinh.

Tính khoa học đòi hỏi nhà quản trị phải suy luận khoa học để giải quyết vấn

đề, không nên dựa vào suy nghĩ chủ quan, cá nhân.

Nghệ thuật là sự tinh lọc kiến thức để vận dụng phù hợp trong từng lĩnh vực, trong từng tình huống

Ví dụ trong một số lĩnh vực sau:

+ Nghệ thuật sử dụng người.

+ Nghệ thuật quảng cáo

+ Nghệ thuật giao tiếp, ứng xử.

+ Và trong bất cứ một lĩnh vực nào khác Nghề quản trị được hình thành từ chức năng chuyên môn hóa lao động

xã hội, hoạt động này phải do một số người được đào tạo, có kinh

nghiệm và làm việc chuyên nghiệp thực hiện

- Người làm nghề quản trị cần có: năng khiếu, ý chí làm giàu, học vấn cơ bản, có kinh nghiệm, tác phong, phương pháp ứng xử…)

- Gắn liền với quyền lực, lợi ích và danh tiếng: nhà quản trị là người có quyền lực, quá trình quản trị là quá trình thực thi quyền lực của nhà quản trị

Tổ chức càng phát triển người lãnh đạo được nhiều người biết đến, uy tín càng được tạo lập, và ngược lại.

3 Các chức năng quản trị: 4 chức năng:

- Chức năng quản trị là hình thức biểu hiện sự tác động có chủ đích của chủ thể quản trị (nhà quản trị) đối với đối tượng bị quản trị (con người hoặc các yếu tố khác)

- Chức năng quản trị là những công việc cụ thể mà các quản trị viên phải thực hiện trong quá trình điều hành các hoạt động của tổ chức

• Lãnh đạo (L -Leader): là quá trình đưa ra các mệnh lệnh, truyền đạt thông tin đến mọi người, tạo ảnh hưởng, động viên và thúc đẩy nhanh viên hoàn thành công việc.

• Kiểm tra (C –Control):

4 Nhà quản trị: 3 cấp

• Khái niệm nhà quản trị là những người điều khiển, chỉ huy công việc của

người khác, giúp họ hoàn thành tốt các công việc được giao

• Người thừa hành: là những người trực tiếp làm một công việc cụ thể, một

nhiệm vụ được giao và không có trách nhiệm giám sát công việc của người khác

5 Các kỹ năng của nhà QT: 3 kỹ năng với tầm quan trọng khác nhau:

Kỹ năng là năng lực hay khả năng chuyên biệt của một cá nhân về một hoặc nhiều khía cạnh nào đó được thực hiện để giải quyết tình huống hoặc công việc.

- Kỹ thuật: (chuyên môn) kỹ năng có được nhờ quá trình đào tạo

- Nhân sự: khả năng quản lý điều hành nhân sự trong tổ chức

- Tư duy: Khả năng tổng hợp, sáng tạo, phán đoán.

6 Vai trò nhà quản trị: 3 vai trò

a Loại vai trò quan hệ tương tác giữa người với người:

- Vai trò tượng trưng: Thể hiện như một biểu hiện về quyền lực pháp lý, thực hiện nhiệm vụ mang tính nghi lễ, hình thức

- Người lãnh đạo: Động viên, đôn đốc, thúc đẩy cấp dưới hoàn thành nhiệm vụ.

- Liên kết: Là chiếc cầu nối, truyền thông, liên kết mọi người trong và ngoài

tổ chức.

b Loại vai trò truyền thông:

- Trung tâm thu thập và xử lí thông tin: Điểm trọng tâm trung chuyển, lưu trữ, xử lý tất cả các loại thông tin

- Phổ biến và truyền thông tin: Chuyển giao những thông tin cho cấp dưới, báo cáo thông tin cho cấp trên.

- Người phát ngôn: Chuyển giao những thông tin chọn lọc cho những người bên ngoài công ty.

c Loại vai trò ra quyết định:

- Doanh nhân: Khởi xướng các thay đổi bên trong tổ chức

- Người giải quyết xung đột: Tiến hành các hoạt động điều chỉnh cần thiết, hòa giải và xử lý những xung đột.

- Điều phối các nguồn lực: Quyết định phân chia các nguồn lực trong tổ chức cho từng bộ phận hay dự án.

- Nhà thương lượng: Tham gia thương lượng với các đối tác để đem lại ổn định và quyền lợi cho tổ chức

7 Môi trường quản trị: 3 nhóm môi trường - vĩ mô, vi mô, nội bộ:

I.MT vi mô bên ngoài DN:

a.Khách hàng:

- Là cá nhân hay tổ chức mua sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp

* Tác động:

- Nhu cầu luôn thay đổi.

- Số lượng lớn đòi hỏi đủ cung và có giảm giá.

- Chuyển sang mua SP của DN khác nếu có chi phí thấp hơn, chất lượng tốt hơn.

b.Nhà cung cấp:

- Là các cá nhân hay tổ chức cung ứng: các loại nguyên liệu, vật liệu, bán thành phẩm, máy móc, vốn, lao động hay các dịch vụ (thông tin, quản lý, nghiên cứu thị trường,…) cho DN

- Tác động: Tạo sức ép thông qua: Giá cả, chất lượng…

d.Các nhóm tạo sức ép:

- Là những tổ chức có lợi ích đặc biệt ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp.

- Tác động: tạo sức ép buộc DN phải thay đổi chính sách

VD: Công đoàn, tổ chức bảo vệ môi trường

II.MT Vĩ mô bên ngoài DN:

- Chiến lược

c MT Văn hóa – Xã hội:

- Các quan niệm về thẩm mỹ.

- Các tập tục truyền thống

- Lối sống, nghề nghiệp của nhân dân

- Các hệ tư tưởng tôn giáo

- Những quan tâm và ưu tiên của

xã hội (giáo dục, môi trường).

- Sự tiến bộ của Khoa học kỹ thuật.

- Các ứng dụng, công nghệ mới (dây chuyền sản xuất, máy móc hiện đại, …)

- Tài nguyên khoáng sản

- Biến cố thiên nhiên như thiên tai, hỏa hoạn….

o Tác động:

- Mức cung sản phẩm

- Nhu cầu sản phẩm

g.Toàn cầu hóa-MT quốc tế:

Hạ thấp hoặc xóa bỏ hàng rào thương mại và đầu tư quốc tế.

* Tác động:

- Tạo cơ hội mở rộng thị trường.

- Học hỏi kinh nghiệm quản lý, công nghệ hiện đại.

- Tăng sự cạnh tranh, rủi ro.

Chương 2 : Chức năng hoạch định

1 Hoạch định là gì, sản phẩm của hoạch định?

2. Ai/cấp nào hoạch định chiến lược, chiến thuật, tác nghiệp?

- Hoạch định chiến lược: Quản trị cấp cao ,phạm vi: toàn bộ tổ chức

- Hoạch định chiến thuật, tác nghiệp: Phạm vi:bộ phận, quản trị cấp trung, cơ sở.

3. Mục tiêu? Đặc điểm yêu cầu thiết lập mục tiêu (SMART)?

a.KN:

Mục tiêu là kết quả mong muốn cuối cùng của các cá nhân,nhóm hay toàn bộ tổ chức Mục tiêu chỉ ra phương hướng cho tất cả các quyết định quản trị và hình thành nên những tiêu chuẩn đo lường cho việc thực hiện trong thực tế.

b Đặc điểm yêu cầu thiết lập mục tiêu:

- S: Cụ thể: mục tiêu phải cụ thể vì nó định hướng các hoạt động trong tương

lai.

- M: Đo lường được: mục tiêu phải đo lường được để biết có đạt được hay

không.

- A: đồng thuận

- R:Thực tế: Mục tiêu phải cân bằng giữa khả năng thực hiện so với nguồn lực

4 Quản trị theo mục tiêu (MBO) khác gì so với cách quản trị thường, ưu điểm? Nhược

điểm?

* Quy trình MBO: quá trình quản trị dựa trên mục tiêu chung.

1 Đề ra mục tiêu: các cấp quản trị và nhân viên tự đề ra mục tiêu cho mình

2 Lập kế hoạch hành động: kế hoạch hành động của các phòng ban và của các cá nhân

3 Thực hiện và kiểm soát: các cá nhân và tập thể chủ động trong việc thực hiện nhiệm

vụ, nhà quản trị thực hiện huấn luyện và chỉ dẫn hơn là kiểm soát

4 Đánh giá thành tích: đánh giá một cách có hệ thống để đo lường sự tiến bộ, nhận diện, giải quyết các vấn đề phát sinh và điều chỉnh mục tiêu

* Ưu điểm:

- Tổ chức được phân định rõ ràng

- Cung cấp cho các nhà quản trị những dữ liệu và mục tiêu để thực hiện hoạch định.

- Khuyến khích tính chủ động, sáng tạo của cấp dưới.

- Giúp việc kiểm tra trong tổ chức được dễ dàng

- Tạo điều kiện cho sự thăng tiến, phát huy năng lực của mọi thành viên

- Có sự cam kết của cấp dưới về yêu cầu, hiệu quả công việc.

- Có khả năng nâng cao chất lượng công việc.

*Nhược điểm

- Thời gian để xây dựng mục tiêu thường kéo dài do phải họp bàn, trao đổi

- Cần môi trường nội bộ lý tưởng

- Mục tiêu cá nhân khó thực hiện được vì thiếu sự hướng dẫn, giải thích cụ thể của nhà QT cấp cao

- Tập trung mục tiêu ngắn hạn

- Sự nguy hiểm của tính cứng ngắc do ngần ngại thay đổi

5 Tiến trình hoạch định chiến lược:

6 Công cụ để hoạch định chiến lược: mô hình 5 lực lượng của Porter, ma trận SWOT,

BCG (kết cấu của những mô hình trên)

1 Mô hình 5 lực lượng của Porter

2 Ma trận BCG

3 Ma trận SWOT:

7 So sánh hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp:

Chương 3: Chức năng tổ chức

1 Các nguyên tắc tổ chức quản trị

Khái niệm

Tổ chức : Là tập hợp của hai hay nhiều người cùng hoạt động trong những

hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục đích chung.

Nguyên tắc:

- Một thủ trưởng hay nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh: cấp dưới chỉ có 1

cấp trên trực tiếp, họ có trách nhiệm báo cáo cho cấp trên trực tiếp đó.

- Gắn với mục tiêu: Bộ máy của doanh nghiệp phải phù hợp với mục tiêu

- Cân đối: Cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm, cân đối về công việc

giữa các đơn vị, cá nhân với nhau

- Hiệu quả: Bộ máy phải xây dựng trên nguyên tắc giảm chi phí

- Linh hoạt: Có thể đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên

ngoài và nhà quản trị phải linh hoạt trong hoạt động để có những quyết định đáp ứng với sự thay đổi.

2 Tầm hạn quản trị: rộng/hẹp, ưu nhược điểm:

Khái niệm: Tầm hạn quản trị (tầm hạn kiểm soát - phạm vi kiểm soát) là khái

niệm dùng để chỉ số lượng nhân viên cấp dưới mà một nhà quản trị có thể

“điều khiển một cách tốt đẹp nhất”.

3 Các nhân tố ảnh hưởng đến tầm hạn quản trị

• Các kỹ năng hay năng lực của người quản lý.

• Các kỹ năng và năng lực của nhân viên.

• Đặc điểm công việc của cấp dưới:

 Các công việc tương tự nhau và quy trình thực hiện công việc được tiêu chuẩn hóa.

 Mức độ phức tạp của công việc

 Mức độ quen thuộc với công việc

• Hệ thống thông tin của tổ chức.

 Quyền hạn trực tiếp thuộc về các nhà quản trị có quyền hạn chính thức,

để đưa ra các chỉ thị và kiểm soát cấp dưới trực tiếp trong quá trình tiến hành những hoạt động quan trọng nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức.

b Quyền hạn chức năng:

Là quyền trao cho một cá nhân ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của các bộ phận

c Quyền hạn tham mưu:

Bản chất của quan hệ tham mưu là cố vấn Chức năng của các tham mưu là điều tra khảo sát, nghiên cứu và phân tích đưa ra ý kiến tư vấn cho người quản trị trực tiếp.

5 Phân cấp quyền hạn: xu hướng tập quyền và phân quyền (trong phân quyền có

ủy quyền)

Mức độ phân quyền trong tổ chức

• Tập trung >< phân quyền

• Uỷ quyền: cần tuân thủ các nguyên tắc:

– Các nhà quản trị cấp cao phải trao quyền tự do cho các nhà quản trị cấp

thấp

– Cần xây dựng mối quan hệ mở giữa quản trị cấp cao và cấp thấp

– Các quản trị viên cần có năng lực phân tích vấn đề như mục tiêu, yêu

cầu của nhiệm vụ quản trị và năng lực của nhân viên trong quá trình uỷ quyền.

6 Một số kiểu cơ cấu tổ chức: kiểu chức năng, ma trân, theo sản phẩm… ưu nhược điểm (tham khảo, trong đó chú ý kiểu mô hình chức năng)

a.Cấu trúc trực tuyến:

b Cấu trúc chức năng:

c.Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm/dịch vụ:

d.Cơ cấu theo khu vực địa lý:

e.Cơ cấu tổ chức theo dự án:

Ưu điểm

 Kết hợp được năng lực của nhiều nhà quản trị và chuyên gia

 Tạo ra các nhà quản trị có thể thích ứng với các lĩnh vực quản trị khác nhau.

 Tập trung nguồn lực vào khâu quan trọng

 Cho phép cùng lúc thực hiện nhiều dự án, sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau.

 Hình thành và giải thể dễ dàng, nhanh chóng; ít tốn kém, sử dụng nhân lực hiệu quả

Nhược điểm

 Có sự mâu thuẫn về quyền hạn trong tổ chức

 Cơ cấu này đòi hỏi nhà quản trị phải có ảnh hưởng lớn

 Phạm vi ứng dụng còn hạn chế vì đòi hỏi một trình độ nhất định

 Có thể trùng lặp quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản trị, tạo ra xung đột và khoảng cách giữa các cá nhân và đơn vị.

7.Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức:

Nhóm nhân tố thuộc về đối tượng quản trị:

+ Trình độ công nghệ

+ Trình độ năng lực, ý thức của người lao động

Nhóm những nhân tố thuộc về lĩnh vực quản trị

+ Chiến lược kinh doanh

+ Quy mô, mức độ phức tạp hoạt động

+ Trình độ, quan niệm của nhà quản trị

+ Môi trường kinh doanh

Chương 4: Chức năng lãnh đạo

1 Bản chất của lãnh đạo: tạo tầm nhìn, truyền cảm hứng, gây ảnh hưởng:

2 Phân biệt nhà lãnh đạo và nhà quản lý:

 Nhà lãnh đạo là người có khả năng tạo ra tầm nhìn cho một tổ chức hay một nhóm và biết truyền cảm hứng, gây ảnh hưởng cho những người đi theo thực hiện tầm nhìn đó.

 Nhà quản lý là người có vị trí trong công ty, quản trị nhân viên theo quy định, quyền hạn trong tổ chức.

3 Động viên nhân viên: lý thuyết về động viên của Maslow, Herzberg (hai yếu tố)

 Động viên là tạo ra sự nỗ lực không ngừng ở nhân viên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của tổ chức trên cơ sở thỏa mãn nhu cầu cá nhân.

 Động viên bằng lợi ích vật chất (Trường phái cổ điển)

 Động viên bằng lợi ích tinh thần (Trường phái lý thuyết tâm lý xã hội)

 Động viên bằng cả lợi ích vật chất lẫn tinh thần (trường phái hiện đại)

a.Lý thuyết nhu cầu của Abraham Maslow: Ông chỉ ra những nhu cầu của

con người theo thứ tự từ thấp tới cao, cơ bản nhất đến phức tạp nhất

• Nguồn gốc của sự động viên là những nhu cầu chưa được thỏa mãn

• Không có sự thỏa mãn hoàn toàn đối với bất kỳ nhu cầu nào

mà chỉ có những mức độ tối thiểu cần phải đạt được

b.Lý thuyết hai nhóm yếu tố về động cơ của F Herzberg

1 Phương pháp giám sát 1 Sự thách thức công việc

2 Hệ thống phân phối thu nhập 2 Các cơ hội thăng tiến

3 Quan hệ với đồng nghiệp 3 Ý nghĩa của các thành tựu

6 Cuộc sống cá nhân, địa vị

Khi đúng: không bất mãn, khi sai: bất

mãn

Khi đúng: thỏa mãn, khi sai: không thỏa mãn

(Đọc thêm)

Học thuyết kỳ vọng của Victor Vroom

 Cá nhân có xu hướng hành động theo một cách nhất định dựa trên những

kỳ vọng rằng hành động đó sẽ dẫn đến một kết quả cho trước và dựa trên mức độ hấp dẫn của kết quả đó với cá nhân này

 Thuyết này gồm ba biến số hay mối quan hệ:

• Kỳ vọng hay mối quan hệ nỗ lực – thành tích

• Phương tiện hay quan hệ thành tích – phần thưởng

• Chất xúc tác hay mức độ hấp dẫn của phần thưởng

Học thuyết tăng cường tích cực B.F.Skinner

 Những hành vi được thưởng sẽ có xu hướng được lặp lại còn những hành vi không được thưởng (bị phạt) sẽ có xu hướng không được lặp lại.

 Khoảng thời gian giữa thời điểm xảy ra hành vi và thời điểm thưởng / phạt càng ngắn bao nhiêu thì càng có tác dụng thay đổi hành vi bấy nhiêu.

 Phạt có tác dụng loại trừ những hành vi ngoài ý muốn của người quản lý nhưng có thể gây ra những hậu quả tiêu cực, do đó đem lại ít hiệu quả hơn so với thưởng

Học thuyết công bằng của J Stacy Adam:

 Mọi người đều muốn được đối xử công bằng

 Các cá nhân trong tổ chức so sánh những gì họ bỏ vào một công việc (đầu vào) với những gì họ nhận được từ công việc đó (đầu ra) và sau

đó đối chiếu tỷ suất đầu vào- đầu ra của với tỷ suất của những người khác.

Nếu tỷ suất của họ ngang bằng với người khác => tình trạng công bằng Ngược lại, => tình trạng bất công.

 Khi tồn tại các điều kiện bất công, nhân viên sẽ nỗ lực điều chỉnh chúng.

4 Động viên nhân viên bằng công cụ nào: lương, thưởng, phúc lợi….

5 3 phương pháp lãnh đạo: hành chính, kinh tế, tâm lý – giáo dục, ưu/nhược điểm từng phương pháp, nhận diện từng phương pháp

a.Phương pháp hành chính:

 Phương pháp hành chính là phương pháp tác động vào người lao động dựa vào mối quan hệ tổ chức, kỷ luật của doanh nghiệp bằng những mệnh lệnh, quyết định, qui định và nội qui của doanh nghiệp.

 Nội dung

- Tác động về mặt tổ chức bằng cách quy cách hóa, tiêu chuẩn hóa tổ chức

- Tác động về mặt điều khiển bằng cách đưa ra các nghị quyết, chỉ thị, thông tư, quy định nhằm điều hòa phối hợp các đơn vị cơ sở.

vi hoat động của mình.

 Đặc trưng phương pháp kinh tế:

- Công cụ sử dụng chủ yếu là tiền lương, tiền thưởng

- Có thưởng, có phạt

- Đề cao lợi ích cá nhân của người LĐ

- Người lao động có thể lựa chọn nhiều phương án giải quyết vấn đề

 Nội dung:

- Tác động bằng cách tạo ra sự quan tâm về lợi ích thông qua các kế hoạch, chiến lược và các chính sách phát triển kinh tế của chủ thể quản lý.

- Tác động bằng cách quy cách hóa, tiêu chuẩn hóa các định mức như định mức khoán.

c.Phương pháp tâm lý-giáo dục:

 Phương pháp tâm lý giáo dục là cách thức tác động bằng các biện pháp tâm lý xã hội, giáo dục, thuyết phục lên nhận thức và tình cảm của con người nhằm nâng cao tính tự giác và nhiệt tình lao động của họ

6 3 phong cách lãnh đạo: độc đoán, dân chủ, tự do, ưu/nhược điểm từng phong cách, nhận diện từng phong cách

a Khái niệm:

 Phong cách lãnh đạo là cách thức làm việc của nhà lãnh đạo.

 Phong cách lãnh đạo cá nhân là dạng hành vi người đó thể hiện khi thực hiện các nỗ lực ảnh hưởng của những ngươi khác theo nhận thức của đối tượng.

b.Các phong cách lãnh đạo:

I.Phong cách độc đoán:

 Là phong cách mà theo đó nhà lãnh đạo triệt để sử dụng quyền lực hay uy tín chức vụ của mình để tác động đến người dưới quyền.

 Đặc trưng: tập trung mọi quyền lực vào người lãnh đạo.

 Đặc điểm:

- Nhà lãnh đạo không lắng nghe ý kiến và khai thác trí tuệ tập thể

- Chỉ dựa vào sự hiểu biết và kinh nghiệm cá nhân nhà lãnh đạo

- Cấp dưới phải tuân theo triệt để

- Kiểm tra chặt chẽ hoạt động của cấp dưới

- Nhấn mạnh vào kết quả dự báo trước, chính xác và có trật tự.

- Nhà lãnh đạo đánh giá cao quyết định của tập thể

- Để tập thể bàn bạc, xây dựng và lựa chọn các phương án tối ưu hoặc ra quyết định

- Mệnh lệnh mang tính chất tôn trọng người chấp hành.

 Ưu điểm:

- Khai thác được tính sáng tạo của mọi người

- Tạo bầu không khí vui vẻ trong tập thể

- Năng suất làm việc cao kể cả không có mặt của quản lí.

 Nhược:

- Tốn kém thời gian do phải họp bàn, thống nhất ý kiến.

- Khó đi đến thống nhất ý kiến trong một số vấn đề cụ thể

- Người lãnh đạo nhu nhược dễ theo đuôi quần chúng

- Phát huy cao sáng kiến của mọi người

- Tạo ra môi trường mở trong tổ chức, doanh nghiệp

 Nhược điểm:

- Dễ tạo tâm lý buồn chán cho người lãnh đạo, dẫn đến lơ là

- Có thể sinh ra hiện tượng hỗn loạn, vô tổ chức

- Nhân viên hoặc nhóm các nhân viên có thể đi chệch hướng

Chương 5: Chức năng kiểm tra

1 Bản chất của kiểm tra: hệ thống phản hồi kết quả và hệ thống phản hồi dự báo:

 Kiểm tra là quá trình xem xét các hoạt động nhằm mục đích làm cho các hoạt động đạt kết quả tốt hơn, đồng thời kiểm tra giúp phát hiện ra những sai sót, lệch lạc để có biện pháp khắc phục, đảm bảo cho hoạt động thực hiện đúng hướng.

 Bản chất: hệ thống phản hồi kết quả và hệ thống phản dồi dự báo.

2 Các hình thức kiểm tra: theo quá trình hoạt động (*), theo tần suất (**), theo mức độ tổng quát, theo mối quan hệ:

a.Kiểm tra xem xét theo quá trình hoạt động:

 Kiểm tra trước hoạt động: dùng để đảm bảo nguồn lực cần thiết cho hoạt động nào đó đã được ghi vào ngân sách và được chuẩn bị đầy đủ cả về

số lượng, chủng loại, chất lượng và đến nơi quy định.

 Kiểm tra trong hoạt động: theo dõi các hoạt động đang diễn ra để đảm bảo chắc chắn rằng mọi cái đều hướng đến mục tiêu

 Kiểm tra sau hoạt động: kiểm tra, đo lường kết quả cuối cùng.

b.Theo mức độ tổng quát của nội dung kiểm tra:

 Kiểm tra toàn bộ: Đánh giá việc thực hiện mục tiêu, kế hoạch của DN một cách tổng thể

 Kiểm tra bộ phận: kiểm tra với từng bộ phận, phân hệ cụ thể

 Kiểm tra cá nhân.

c.Theo tần suất của các cuộc kiểm tra:

 Kiểm tra đột suất: kiểm tra không theo định kì sẵn

 Kiểm tra định kì : ktra được thực hiện theo kế hoạch

 Kiểm tra liên tục: giám sát thường xuyên mọi thời điểm, mọi cấp, mọi đối tượng.

d.Theo mối quan hệ giữa chủ thể và đối tượng kiểm tra:

I Đúng/sai, giải thích ngắn gọn

a Hoạt động quản trị là cần thiết đối với mọi tổ chức ĐÚNG

b Quản trị theo mục tiêu có ưu điểm là thời gian đưa ra quyết định nhanh chóng SAI.Vì thời gian để xây dựng mục tiêu kéo dài vì phải họp bàn, thảo luận.

c Nhà quản trị có thể đồng thời làm thay đổi cả động cơ và động lực làm việc của nhân viên SAI.

d Cơ cấu tổ chức đơn giản phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô lớn, yêu cầu tính chuyên môn hóa cao

SAI Phù hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ

e Hệ thống phản hồi dự báo là một trong hai hệ thống của chức năng kiểm tra ĐÚNG Bản chất của kiểm tra: hệ thống phản hồi kết quả và hệ thống phản hồi dự báo:

II Chọn phương án:

1 Kỹ năng nào quan trọng như nhau đối với cả ba cấp quản trị

KN nhân sự

2 Đặc điểm nhận biết nhà lãnh đạo

Thúc đẩy mọi người xung quanh tin tưởng và tự nguyện thực hiện công việc được giao

3 Yếu tố nào sau đây không thuộc môi trường vi mô bên ngoài doanh nghiệp:

Thị phần của DN

4 Phát biểu nào sau đây không đúng:

Trực giác đóng vai trò quan trọng nhất để đưa ra các quyết định quản trị

5 Trong ma trận BCG, đánh giá các hoạt động của một tổ chức dựa trên:

Tốc độ tăng trưởng ngành và thị phần

6 Ưu điểm của tầm hạn quản trị hẹp là:

Giúp nhà quản trị quản lý chặt chẽ nhân viên

7 Cơ cấu tổ chức nào vi phạm nguyên tắc thống nhất chỉ huy

Cơ cấu tổ chức ma trận

8 Một trong những yêu cầu của hệ thống kiểm tra là:

Đồng bộ, linh hoạt và đa dạng

9 Phong cách lãnh đạo nào có xu hướng triệt tiêu sự sáng tạo của nhân viên cấp dưới

2 Ông Mạnh kiểm tra theo hình thức quá trình hoạt động: kiểm tra sau hoạt động ( ông chỉ kiểm tra chất lượng sản phẩm sau khi đã hoàn thành), chỉ huy

từ xa Tuy nhiên lại không có bước kiểm tra trước hoặc trong hoạt động Việc này có thể sẽ gây ra những tổn thất do ngay từ những bước đầu chưa được đảm bảo đầu vào hay sửa chữa điều chỉnh ngay từ khâu trong hoạt động, thiếu sát sao với nhân viên.

3 Ông Mạnh

 sử dụng phương pháp hành chính và phương pháp kinh tế Vì

- Trong quản lý người lao động, ông đặc biệt chú ý đến việc tạo ra trật tự

kỷ cương tại bộ phận ông quản lý thông qua hệ thống các nguyên tắc , nội quy và quy định tại nơi làm việc.

- Sẵn sàng trừ tiền công của người lao động nếu họ vi phạm (Có phạt) nhưng lại không có thưởng (

 Phong cách lãnh đạo của ông Mạnh là phong cách độc đoán.

- Vì ông đều theo ý kiến bản thân mà không có sự bàn bạc thảo luận với nhân viên dưới quyền.

- Nếu ai có ý kiến ngược lại , ông liền dùng quyền lực để trấn áp và yêu cầu họ thực hiện những gì mình nói Và ông muốn hướng người lao động vào một khuôn khổ mà ông mong muốn.

 Ông Minh nên thay đổi quan điểm về tiền lương thưởng để động

viên nhân viên làm việc do phương pháp hành chính đã tạo ra môi trường làm việc hết sức khuôn khổ.

- Phong cách làm việc của ông Minh có ưu điểm là kiểm soát được nhân viên, tạo môi trường làm việc có trật tự, thống nhất, nhược điểm là gò bó, không quan tâm nhiều đến nhân viên khiến họ dễ bất mãn.

 Ông Minh nên quan tâm hơn đến nhân viên và có những chính

sách giãn áp lực.

Tình huống 2: Cát An

1 Hãy phân tích những yếu tố dẫn đến sự sụt giảm doanh thu của Cát An

- Môi trường vi mô bên ngoài Doanh nghiệp: đối thủ cạnh tranh công ty vật liệu xây dựng mới tại xã Minh Quang Họ có nhiều chính sách giảm giá, mẫu mã sản phẩm chưa từng có ở đây.

- Yếu tố doanh nghiệp: Bộ phận quản trị không quan tâm đến sự xuất hiện của công ty mới, quan điểm đánh giá thấp đối thủ cho rằng họ không thể thu hút được những khách hàng lâu năm.

2 Hãy sử dụng ma trận SWOT để tư vấn chiến lược cho Cát An: