ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP QUẢN TRỊ HỌC

1 ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP HỌC PHẦN QUẢN TRỊ HỌC The document is compiled by Hoang Minh Tam – 1805QTNB Chương 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HỌC 1 1 Khái niệm chung Quản là đưa đối tượng vào khuôn mẫu quy định sẵn Trị là dùng quyền lực buộc đối tượng phải làm theo khuôn mẫu đã định Nếu đối tượng không thực hiện đúng thì sẽ áp dụng một hình phạt nào đó đủ mạnh, đủ sức thuyết phục để buộc đối tượng phải thi hành Nhằm đạt tới trạng thái mong đợi, có thể có và cần phải có mà người ta gọi là mục tiêu 1 2 Các cách ti.

1

ĐỀ CƯƠNG ÔN TẬP HỌC PHẦN QUẢN TRỊ HỌC The document is compiled by Hoang Minh Tam – 1805QTNB

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HỌC 1.1 Khái niệm chung

Quản: là đưa đối tượng vào khuôn mẫu quy định sẵn

Trị: là dùng quyền lực buộc đối tượng phải làm theo khuôn mẫu đã định Nếu đối tượng không thực hiện đúng thì sẽ áp dụng một hình phạt nào đó đủ mạnh, đủ sức thuyết phục để buộc đối tượng phải thi hành Nhằm đạt tới trạng thái

mong đợi, có thể có và cần phải có mà người ta gọi là mục tiêu

1.2 Các cách tiếp cận khác nhau về Quản trị

• Cách tiếp cận của GS H.Koontz

• Cách tiếp cận theo lý thuyết hành vi của Mary Parker Follet

• Cách tiếp cận của GS Vũ Thế Phú

Theo GS H.Koontz “ Quản trị là một hoạt động tất yếu; nó đảm bảo phối hợp những nỗ lực cá nhân nhằm đạt được những mục đích của nhóm (tổ chức) Mục tiêu của quản trị là nhằm làm con người có thể đạt được các mục tiêu của nhóm với thời gian, tiền bạc, vật chất và sự bất mãn của cá nhân ít nhất”

Theo lý thuyết hành vi của Mary Parker Follet, một triết gia quản trị hàng

đầu, thì: Quản trị là hoàn thành công việc thông qua người khác

Theo GS Vũ Thế Phú: “Quản trị là một tiến trình làm việc với con người và thông qua con người để hoàn thành mục tiêu của một tổ chức trong một môi trường luôn luôn thay đổi Trọng tâm của tiến trình này là sử dụng có hiệu quả những nguồn tài nguyên có hạn”

1.3 Khái niệm Quản trị

"Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát những hoạt động của các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cả các nguồn lực khác của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra"

(Theo James Stoner và Stephen Robbins)

1.4 Vai trò của Quản trị

- Vai trò định hướng

- Vai trò thiết kế

- Vai trò duy trì và thúc đẩy

- Vai trò điều chỉnh

- Vai trò phối hợp

1.5 Khái niệm Nhà quản trị

Thuật ngữ Nhà quản trị được dùng để chỉ «tất cả những người chịu trách nhiệm quản lý, điều hành một bộ phận hay cả một tập đoàn kinh doanh.»

2

(Nguyễn Hải Sản (2007), Quản trị học, NXB Thống Kê, Hà Nội, tr.21.)

1.6 Các cấp quản trị

1.6.1 Quản trị viên cấp cao (Top Managers)

Là những nhà quản trị nằm ở nấc trên cùng của hệ thống quản trị, là người chịu trách nhiệm cuối cùng về thành quả của tổ chức

• Xác định mục tiêu, chính sách và kế hoạch dài hạn của tổ chức

• Dành phần lớn thời gian cho việc lập kế hoạch và tổ chức

• Đòi hỏi nhiều kỹ năng tư duy hơn là kỹ năng chuyên môn

1.6.2 Quản trị viên cấp trung gian (Middle Managers)

Là nhà quản trị ở tầng giữa của hệ thống quản trị, vừa là đối tượng của nhà quản trị cấp cao, vừa là chủ thể quản trị của cấp cơ sở

• Xây dựng các kế hoạch ngắn hạn cho đơn vị

• Thực hiện các chính sách cũng như kế hoạch mà quản trị viên cấp cao đưa

ra

• Phối hợp hoạt động của các phòng ban trong tổ chức

1.6.3 Quản trị viên cấp cơ sở (First-line Managers)

Là nhà quản trị ở tầng thấp nhất của hệ thống quản trị, là đối tượng quản trị trực tiếp của nhà quản trị cấp trung gian

• Quản lý trực tiếp nhân viên và dành nhiều thời gian cho việc chỉ đạo và kiểm soát

• Duy trì mối quan hệ giữa người lao động và quản lý cấp trung gian

• Xây dựng các kế hoạch ngày, tuần và tháng

1.7 Chức năng của nhà quản trị

- Chức năng hoạch định: Xác định các mục tiêu và xây dựng kế hoạch hành động nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra

- Chức năng tổ chức: Xác định và phân bố các nguồn lực trong tổ chức

- Chức năng lãnh đạo: Tạo ra một môi trường làm việc khuyến khích và thúc đẩy con người làm việc với niềm đam mê và hiệu quả cao

- Chức năng kiểm tra: Đo lường, đánh giá quá trình hoạt động trong tổ chức nhằm đảm bảo hoàn thành kế hoạch đã đặt ra

1.8 Kỹ năng của nhà quản trị:

1.8.1 Kỹ năng chuyên môn - nghiệp vụ:

Là khả năng cần thiết để thực hiện một công việc cụ thể, nói cách khác là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị

Đây là kỹ năng rất cần cho quản trị viên cấp cơ sở hơn là cho cấp quản trị viên trung gian hoặc cao cấp

1.8.2 Kỹ năng nhân sự:

3

• Là những kiến thức liên quan đến khả năng cùng làm việc, động viên và điều khiển nhân sự

• Kỹ năng nhân sự là tài năng đặc biệt của nhà quản trị trong việc quan hệ với những người khác nhằm tạo sự thuận lợi và thúc đẩy sự hoàn thành công việc chung

• Kỹ năng nhân sự đối với mọi cấp quản trị viên đều cần thiết như nhau trong bất kỳ tổ chức nào, dù là phạm vi kinh doanh hoặc phi kinh doanh

1.8.3 Kỹ năng tư duy:

• Là cái khó hình thành nhất nhưng lại đóng vai trò đặc biệt quan trọng, nhất

là đối với những nhà quản trị cấp cao

• Kỹ năng tư duy giúp nhà quản trị đề ra đúng đường lối chính sách đối phó

có hiệu quả với những bất trắc, đe dọa, kìm hãm sự phát triển đối với tổ chức

1.9 Môi trường quản trị

1.9.1 Khái niệm Môi trường quản trị

Môi trường quản trị là tổng hợp các yếu tố và điều kiện khách quan, chủ quan có mối quan hệ tương tác lẫn nhau, ảnh hưởng trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động của tổ chức

1.9.2 Môi trường vĩ mô

1.9.2.1 Môi trường kinh tế

Các yếu tố kinh tế là những yếu tố gây ra sự biến động trong nền kinh tế, được phản ánh thông qua các chỉ số như:

• Tổng sản phẩm quốc nội

• Tốc độ tăng trưởng kinh tế

• Tỷ lệ lạm phát

• Tỷ lệ thất nghiệp

• Tỷ giá

• Lãi suất

• Thâm hụt, thặng dư ngân sách nhà nước

• Cán cân thanh toán quốc tế

1.9.2.2 Môi trường xã hội-văn hóa

Yếu tố văn hóa - xã hội của môi trường vĩ mô đại diện cho các đặc điểm về dân số, văn hóa, nghề nghiệp, phong cách sống và tôn giáo

1.9.2.3 Môi trường chính trị-pháp luật

• Sự ổn định của chính trị tạo ra môi trường thuận lợi cho hoạt động của tổ chức

• Các chính sách của chính phủ có thể tác động thúc đẩy hoặc hạn chế sự phát triển của tổ chức, doanh nghiệp

4

1.9.2.4 Môi trường khoa học-công nghệ:

• Sự phát triển nhanh chóng của khoa học – công nghệ ngày nay vừa tạo ra cơ hội nhưng cũng đồng thời tạo ra thách thức với các tổ chức

• Sự bùng nổ của cuộc cách mạng về thông tin và truyền thông đã tác động đến tất cả các lĩnh vực hoạt động của tổ chức như sản xuất, lưu thông, phân phối hay cách thức giao tiếp, phối hợp trong nội bộ tổ chức

1.9.3 Môi trường vi mô:

1.9.3.1 Khách hàng:

• Khách hàng là người mua các sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp, tổ chức

• Khách hàng là yếu tố quyết định sự tồn tại của tổ chức

1.9.3.2 Nhà cung cấp:

• Các nhà cung ứng là các tổ chức cung cấp các nguồn lực cho doanh nghiệp

• Các nguồn lực đó có thể là nguyên vật liệu để sản xuất ra sản phẩm, dịch vụ hay các sản phẩm, dịch vụ đầu vào

• Ngoài ra, các nguồn lực đó còn bao gồm lao động, vốn hay thông tin

1.9.3.3 Đối thủ cạnh tranh:

Đối thủ cạnh tranh là những tổ chức hay cá nhân có khả năng thỏa mãn nhu cầu của các khách hàng mục tiêu của doanh nghiệp bằng cùng một loại sản phẩm hoặc những sản phẩm có khả năng thay thế sản phẩm của doanh nghiệp

• Đối thủ cạnh tranh trực tiếp

• Đối thủ cạnh tranh tiềm ẩn

• Sản phẩm thay thế

1.9.4 Môi trường nội bộ:

- Tài sản

- Văn hóa tổ chức

- Nhân sự

- Cơ sở vật chất

1 10 Quản trị trong môi trường toàn cầu

• Toàn cầu hóa là gì? Các giai đoạn của toàn cầu hóa? Tác động của toàn cầu hóa tới nền kinh tế thế giới?

• Lịch sử phát triển của World Trade Organization (WTO)

• Những thách thức cũng như cơ hội mà Việt Nam có được sau khi gia nhập WTO? Các doanh nghiệp cần làm gì để tồn tại và phát triển

1.10.1 Toàn cầu hóa

“Toàn cầu hóa là quá trình giảm thiểu những rào cản giữa các nước và khuyến khích sự tác động qua lại chặt chẽ hơn về kinh tế, chính trị và xã hội”

5

Chương 2 CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊCH VÀ RA QUYẾT ĐỊNH 2.1 Khái niệm Kế hoạch

Kế hoạch là dự định của nhà quản lý cho công việc tương lai của tổ chức về mục tiêu, nội dung, phương thức quản lý và các nguồn lực được chương trình hóa Nội dung cơ bản của kế hoạch

•  What? (làm gì) •  Who? (ai làm) •  How? (làm thế nào) •  When? (khi nào làm) •  Where? (làm ở đâu)

Mục tiêu cho tổ chức

•  Mục tiêu là kết quả mà nhà quản trị mong muốn tổ chức của mình đạt được trong tương lai

•  Phân loại mục tiêu:

+ Mục tiêu thật và mục tiêu tuyên bố

+ Mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng

+ Mục tiêu ngắn hạn, mục tiêu trung, dài hạn

Nguyên tắc thiết lập mục tiêu cho tổ chức Nguyên tắc SMART: • Specific

• Measureable • Attainable • Realistic • Timely

Theo Stephen P.Robbins

2.1 Tổng quan về hoạch định

2.1.1 Khái niệm hoạch định

Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu, xây dựng chiến lược tổng thể để thực hiện mục tiêu và phát triển một kế hoạch toàn diện để phối hợp và thống nhất các hoạt động với nhau

Theo Harold Koontz, Cyril Odonnel và Heinz Weihrich : “Hoạch định quyết định trước xem phải làm cái gì? Làm như thế nào? Khi nào làm? Và ai làm cái đó?”

Theo James H.Donnelly, L.Gibson và John M.Ivancevich: “Chức năng hoạch định bao gồm những hoạt động quản trị nhằm xác định mục tiêu trong tương lai và những phương tiện thích hợp để đạt được những mục tiêu đó”

Định nghĩa Hoạch định

Hoạch định (planning) là quá trình hết sức phức tạp, được coi là quá trình thích ứng với sự không chắc chắn bằng việc xác định các phương án hành động để đạt được những mục tiêu cụ thể của tổ chức Hay, hoạch định là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức để đạt được các mục tiêu đó

2.1.2 Vai trò của Hoạch định

- Hoạch định cho biết hướng đi của doanh nghiệp

- Hoạch định giảm được sự chồng chéo và những hoạt động lãng phí

6

- Hoạch định giúp tổ chức có thể thích nghi được với sự thay đổi của môi trường bên ngoài

- Nhờ có hoạch định mà một tổ chức có thể phát triển tinh thần làm việc tập thể

- Hoạch định thiết lập nên những tiêu chuẩn tạo điều kiện cho công tác kiểm tra

Phân loại hoạch định

•  Phân loại theo thời gian

•  Theo lĩnh vực kinh doanh

•  Theo cấp độ hoạch định

•  Theo mức độ hoạt động

Phân loại theo thời gian

Ngắn hạn

Trung hạn

Dài hạn

Phân loại theo lĩnh vực kinh doanh

Hoạch định

Tài chính Nhân sự Vật tư Sản xuất Tiêu thụ

Phân loại theo cấp độ hoạch định

Hoạch định vĩ mô

Hoạch định vi mô

Phân loại theo mức độ hoạt động

Hoạch định chiến lược

 Hoạch định chiến thuật

Nguyên tắc hoạch định

Việc hoạch định phải đảm bảo 6 nguyên tắc:

•  Công tác hoạch định phải được ưu tiên đặc biệt

•  Phải khách quan

•  Phải có tính kế thừa

•  Phải khả thi

•  Phải tiết kiệm, hiệu quả

•  Phải dân chủ

Quá trình hoạch định chiến lược

Xác định sứ mệnh và mục tiêu của tổ chức

Phân tích các cơ hội và đe dọa

Đánh giá điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức

7

Xây dựng các chiến lược để lựa chọn

Triển khai kế hoạch chiến lược

Triển khai các kế hoạch tác nghiệp

Kiểm tra và đánh giá kết quả

Lặp lại quy trình hoạch định

Công cụ hỗ trợ hoạch định

Chiến lược xây dựng từ SWOT

•  Chiến lược SO: sử dụng sức mạnh bên trong để tận dụng cơ hội bên ngoài

•  Chiến lược WO: cải thiện những điểm yếu bên trong bằng cách tận dụng cơ hội bên ngoài

•  Chiến lược ST: sử dụng sức mạnh bên trong để giảm thiểu ảnh hưởng của rủi ro bên ngoài

•  Chiến lược WT: là chiến lược phòng thủ nhằm giảm đi điểm yếu bên trong và tránh những rủi ro từ bên ngoài

Khái niệm Quyết định quản trị

Quyết định quản trị là việc ấn định hay tuyên bố lựa chọn của chủ thể quản trị về một hoặc một số phương án để thực hiện những công việc cụ thể trong điều kiện hoàn cảnh nhất định nhằm hoàn thành mục tiêu của tổ chức

Đặc điểm của Quyết định quản trị

•  Quyết định quản trị là hạt nhân của hệ thống quản trị

•  Quyết định quản trị vừa có tính tối ưu vừa có tính hạn định

•  Quyết định quản trị vừa mang tính chắc chắn vừa mang tính rủi ro

•  Quyết định quản trị phản ánh quan hệ lợi ích nhất định

•  Quyết định quản trị vừa mang dấu ấn của chủ thể, vừa phản ánh văn hoá tổ chức

Vai trò của Quyết định quản trị

•  Các quyết định luôn luôn là sản phẩm chủ yếu và là trung tâm của mọi hoạt động

về quản trị

•  Sự thành công hay thất bại của tổ chức phụ thuộc rất nhiều vào các quyết định của nhà quản trị

•  Không thể thay thế các quyết định quản trị bằng tiền bạc, vốn liếng, sự tự điều chỉnh hoặc bất cứ thứ tự động hóa bằng máy móc tinh xảo nào

•  Mỗi quyết định quản trị là một khâu trong toàn bộ hệ thống các quyết định của một tổ chức có sự tương tác lẫn nhau rất phức tạp

•  Không thận trọng trong việc ra các quyết định, thường có thể dẫn tới những hậu quả khôn lường

Cơ sở xây dựng Quyết định quản trị

•  Nhu cầu

•  Hoàn cảnh thực tế

8

•  Khả năng của đơn vị

•  Mục tiêu và chiến lược kinh doanh

•  Thời cơ và rủi ro

•  Tính quy luật và nghệ thuật sáng tạo

Khái niệm thông tin trong quản trị

Thông tin quản trị là tất cả những tin tức nảy sinh trong quá trình cũng như trong môi trường quản trị và cần thiết cho việc ra quyết định hoặc để giải quyết một vấn đề nào đó trong hoạt động quản trị ở một tổ chức nào đó

Đặc điểm của thông tin trong quản trị

•  Thông tin là những tin tức cho nên nó không thể sản xuất để dùng dần được

•  Thông tin phải thu thập và xử lý mới có giá trị

•  Thông tin càng cần thiết càng quý giá

•  Thông tin càng chính xác, càng đầy đủ, càng kịp thời càng tốt

Vai trò của thông tin

•  Thông tin có một vai trò quan trọng, nó tạo điều kiện cho các hoạt động quản trị của một tổ chức đạt được hiệu quả

•  Vai trò của thông tin được thể hiện trong tất cả các khâu của quá trình quản trị:

Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra

Nội dung của thông tin

•  Thông tin đầu vào: Tình hình nguyên vật liệu, máy móc thiết bị, thị trường, tình hình cạnh tranh

•  Thông tin đầu ra: Tình hình kết quả kinh doanh

•  Thông tin phản hồi: Thông tin về phản ứng của nhân viên, người thực hiện, quá trình thực hiện, về phản ứng của đối thủ cạnh tranh

•  Thông tin về môi trường quản trị: Tình hình môi trường kinh doanh (pháp luật, chính sách, thời tiết, khí hậu v.v )

•  Thông tin về các đối tượng quản trị Thông tin về nhân sự, sản phẩm, marketing, tài chính, chất lượng v.v

•  Thông tin về kết quả quản trị: Thông tin về lợi nhuận, năng suất hiệu quả, thị phần, cạnh tranh v.v

•  Thông tin về hoạt động quản trị: Thông tin về quá trình ra quyết định, hoạch định, tổ chức

Nội dung thông tin trong quản trị được xác định bởi mục tiêu và nhu cầu về thông tin của những người muốn hay sẽ sử dụng nó

Để xây đựng nội dung thông tin trong quản trị một cách khoa học người ta cũng thường phải tuân thủ những yêu cầu chung : Ngắn gọn , chính xác , mạch lạc , rõ ràng , đầy đủ, khách quan

9

Quá trình thông tin trong quản trị

Kênh truyền thông tin

Thông tin phản hồi

Nhận thông tin

Gửi thông tin

Mã hóa

Giải mã

Các yếu tổ ảnh hưởng đến việc ra quyết định quản trị

•  Mức độ ổn định của môi trường

•  Thời gian

•  Sự hạn chế về thông tin

•  Những yếu tố thuộc cá nhân nhà quản trị: năng lực, định kiến, tính bảo bảo thủ, kinh nghiệm…

•  Quyền hạn, trách nhiệm

•  Các thế lực trong tổ chức

10

Chương 3 CHỨC NĂNG TỔ CHỨC

Khái niệm tổ chức

Theo từ điển Tiếng Việt:

• Làm cho thành một chỉnh thể, có một cấu tạo, một cấu trúc và những chức năng nhất định

• Làm những gì cần thiết đế tiến hành một hoạt động nào đó nhằm có được một hiệu quả lớn nhất

• Làm công tác tổ chức cán bộ

• Tổ chức theo từ gốc Hy Lạp 'Organon' nghĩa là 'hài hòa', từ tổ chức nói lên một quan điểm rất tổng quát "đó là cái đem lại bản chất thích nghi với sự sống"

• Theo Chester I Barnard thì “tổ chức là một hệ thống những hoạt động hay

nỗ lực của hai hay nhiều người được kết hợp với nhau một cách có ý thức”

• Theo Harold Koontz, Cyril Odonnell và Heinz Weihrich thì công tác tổ chức

là: "việc nhóm gộp các hoạt động cần thiết để đạt được các mục tiêu, là việc giao phó mỗi nhóm cho một người quản trị với quyền hạn cần thiết để giám sát nó, và là việc tạo điều kiện cho sự liên kết ngang và dọc trong cơ cấu của doanh nghiệp"

Vai trò của tổ chức

Hoạch địch

Ra quyết định

Lãnh đạo

Kiểm tra

Nội dung vai trò của chức năng Tổ chức

• Xây dựng và hoàn thiện bộ máy quản trị cùng với cơ chế vận hành, phối hợp giữa các bộ phận

• Nhằm phát huy cao nhất các tiềm năng và khả năng của từng thành viên

• Phối hợp các sức mạnh riêng lẻ thành một hợp lực

• Đảm bảo tính hiệu lực và hiệu quả của hoạt động quản trị

Các tiếp cận về khái niệm Cơ cấu tổ chức

• Tác giả H Koontz cho rằng: “Cơ cấu tổ chức là cơ cấu chủ định về các vai trò và quyền hạn, nhiệm vụ được hợp thức hoá”

• Tác giả Hồ Văn Vĩnh lại cho rằng: “Cơ cấu tổ chức quản trị là một chỉnh thể gồm các bộ phận có chức năng, quyền hạn, trách nhiệm khác nhau, có mối liên hệ và phụ thuộc lẫn nhau, được bố trí thành từng cấp, từng khâu, thực hiện các chức năng quản trị nhất định nhằm đạt mục tiêu định trước”