BÀI tập dự án sự KIỆN FASTER AND FASTER

SỰ KIỆN FASTER AND FASTER Lấy cảm hứng từ chương trình Running Man - một chương trình giải trí đặc sắc của Hàn Quốc, Faster and Faster là một sự kiện được tổ chức dưới dạng một chuỗi các

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

- -

BÀI TẬP DỰ ÁN

SỰ KIỆN FASTER AND FASTER

Môn học: Nhập môn sự kiện

Giảng viên hướng dẫn: Thái Thị Huyền Trâm

Sinh viên thực hiện: Nhóm 3 – 46K26

Thành viên nhóm: Lê Hồng Diệp

Phạm Thị Như Quỳnh Nguyễn Thị Quỳnh Giao (29/12) Nguyễn Thị Thanh Thanh

Lê Thị Phượng

Phạm Quốc Hùng

MỤC LỤC

1 Phát triển ý niệm sự kiện (theo 5Ws) 3

1.1 WHY? Tại sao sự kiện lại được tổ chức? 3

1.2 WHO? Những ai liên quan tới sự kiện này? 3

1.3 WHEN? Sự kiện diễn ra khi nào? 4

1.4 WHERE? Sự kiện sẽ được tổ chức ở đâu? 4

1.5 WHAT? Những gì cần phải làm cho sự kiện? 6

2 Tính khả thi của sự kiện 6

2.1 Kĩ năng quản trị 6

2.2 Khả năng về dàn dựng sân khấu 6

2.3 Số lượng người tham gia dự kiến 7

2.4 Sự sẵn có của tài trợ cá nhân hay cộng đồng 7

2.5 Đội ngũ tình nguyện viên 7

2.6 Mức độ hỗ trợ về an ninh 8

3 Thiết lập cấu trúc tổ chức 8

4 Kế hoạch chiến lược 10

4.1 Thiết lập mục đích của sự kiện 10

4.2 Phát triển mục tiêu của sự kiện 10

4.2.1 Mục tiêu kinh tế 10

4.2.2 Người tham gia 10

4.2.3 Chất lượng 10

4.2.4 Nguồn nhân lực 11

4.3 Phân tích tình hình (theo mô hình SWOT) 11

4.3.1 Điểm mạnh (Strength) 11

4.3.2 Điểm yếu (Weakness) 11

4.3.3 Cơ hội (Opportunity) 11

4.3.4 Thách thức (Threat) 12

4.4 Phát triển những kế hoạch tổ chức 13

4.4.1 Sơ đồ bố trí (Layout 2D) cho các khu vực trong sự kiện 13

4.4.2 Dự trù kinh phí 16

4.4.3 Agenda của sự kiện 16

4.4.4 Kế hoạch truyền thông 17

4.4.5 Ấn phẩm thiết kế 19

SỰ KIỆN FASTER AND FASTER

Lấy cảm hứng từ chương trình Running Man - một chương trình giải trí đặc sắc của Hàn Quốc, Faster and Faster là một sự kiện được tổ chức dưới dạng một chuỗi các hoạt động đòi hỏi sức mạnh, sự linh hoạt, kỹ năng để hoàn thành các nhiệm vụ và nhận gợi ý cho nhiệm vụ cuối cùng Các cá nhân sẽ tham gia với tư cách là thành viên của một nhóm, các bạn sẽ cùng nhau thực hiện thử thách từ các trò chơi mạo hiểm, các hoạt động giải đố, tìm vật do ban tổ chức yêu cầu và các hoạt động hấp dẫn khác để tìm ra đội chiến thắng cuối cùng

1 Phát triển ý niệm sự kiện (theo 5Ws)

1.1 WHY? Tại sao sự kiện lại được tổ chức?

Faster and Faster mang đến một sân chơi bổ ích với các hoạt động được tổ chức ngoài trời nhằm đem lại trải nghiệm thú vị, năng động cho các bạn sinh viên Với mong muốn tạo ra một khoảng thời gian vui vẻ, thoải mái, cháy hết mình cho sinh viên sau những giờ học áp lực, căng thẳng, Faster and Faster hứa hẹn sẽ là nơi hội tụ, gặp gỡ giữa các nguồn năng lượng nhiệt huyết, là cầu nối gắn kết những tâm hồn đồng điệu

1.2 WHO? Những ai liên quan tới sự kiện này?

Faster and Faster được điều hành bởi ban tổ chức chính là 6 thành viên thuộc nhóm 3 lớp 46K26 và sự hỗ trợ đến từ 8 bạn cộng tác viên thuộc hai lớp 46K26 và 47K26 Đối tượng tham gia sự kiện mà Faster and Faster hướng đến là toàn bộ sinh viên chuyên ngành Quản trị Sự kiện khóa 46K và 47K

Với sự tham gia của sinh viên hai lớp 46K26 và 47K26, Faster and Faster hân hạnh là cầu nối cho hai thế hệ, giúp mọi người trở thành một phần đáng nhớ trong cuộc đời nhau Một sự kiện nhân dịp gặp mặt, làm quen, trao đổi với các em khóa dưới thông qua việc tham gia vào các trò chơi, thể hiện khả năng và qua đó,

kinh nghiệm về chuyên ngành thậm chí là cuộc sống hằng ngày Tất cả vì mục đích

từ những mảnh ghép rời rạc, ta trở thành một gia đình yêu thương, gắn kết

1.3 WHEN? Sự kiện diễn ra khi nào?

- Sự kiện Faster and Faster dự kiến sẽ tổ chức vào ngày 5 tháng 12 năm 2021

Vì tình hình phức tạp của dịch bệnh Covid-19, mọi người đều phải thích ứng với việc học online và hạn chế đi ra ngoài Các bạn sinh viên cũng không ngoại lệ

và các bạn 47K có lẽ hơi kém may mắn một chút vì các bạn phải nhập học bằng hình thức online trong thời kì khó khăn này Chắc hẳn, việc bị gò bó trong một không gian, không được thoải mái bay nhảy sẽ rất khó chịu và tạo cảm giác “cuồng chân” Theo dự đoán dịch sẽ giảm vào cuối tháng 11, tháng 12 khi đó Chính phủ cũng ban hành các quyết định cho phép đi lại và thực hiện các hoạt động như bình thường Việc tổ chức vào thời điểm này như thỏa mãn cơn “cuồng chân” của các bạn, sau một khoảng thời gian dài bị gò bó bởi dịch Covid-19 thì nay Faster and Faster sẽ được đốt cháy bởi ngọn lửa nhiệt huyết của các bạn, sẽ được hưởng ứng nhiệt liệt bởi năng lượng đã bị dồn nén lâu nay

1.4 WHERE? Sự kiện sẽ được tổ chức ở đâu?

- Địa điểm tổ chức: Cung thể thao Tiên Sơn và Công viên Châu Á Asia Park

- Địa chỉ: số 1 Phan Đăng Lưu, Hoà Cường Bắc, Hải Châu, Đà Nẵng

Cung thể thao Tiên Sơn là địa điểm diễn ra phần mở màn, vòng 1 của sự kiện Vì Asia Park sẽ mở cửa vào lúc 15h nhưng chương trình dự kiến sẽ diễn ra từ sáng đến tối nên đây là một nơi vô cùng lý tưởng để tổ chức Vòng 1 - Team building Rộng rãi, thoáng mát, gần nơi diễn ra các vòng chơi tiếp theo - Asia Park, đây là các tiêu chí mà Cung thể thao Tiên Sơn có thể đáp ứng để phục vụ cho việc diễn ra chương trình

Asia Park là khu vui chơi giải trí mang đẳng cấp quốc tế tại Đông Nam Á với

vô số trò chơi mạo hiểm, cảm giác mạnh, và những loại hình khác cùng với quy mô rộng lớn được đầu tư mạnh về background, các khu mô phỏng di tích các nước Đông Nam Á Công viên Châu Á sẽ là nơi diễn ra vòng 2 và 3 của chương trình

Vì Asia Park tọa lạc tại trung tâm thành phố nên sẽ dễ dàng di chuyển cho các bạn sinh viên Asia Park có quy mô, diện tích vô cùng lớn tạo không gian thoải mái cho các đội thực hiện nhiệm vụ, đặc biệt các trò chơi là các hoạt động chính của

sự kiện Faster and Faster, khung cảnh hoành tráng, tuyệt đẹp của Asia Park góp phần tạo nên một background ấn tượng cho sự kiện, và cơ hội lưu lại khoảnh khắc, những bức hình selfie của các bạn sinh viên

1.5 WHAT? Những gì cần phải làm cho sự kiện?

Faster and Faster với mục đích tạo ra một sân chơi bổ ích, nơi các bạn có thể cháy hết mình, nhiệt huyết với ngọn lửa đam mê, đây sẽ là một chuỗi các nhiệm vụ được thực hiện bởi các đội

Với tinh thần gắn kết những mảnh ghép xa lạ thành những tâm hồn đồng điệu, các đội chơi của Faster and Faster sẽ gồm các thành viên của 2 lớp 46K26 và 47K26, trước khi sự kiện diễn ra các đội chơi sẽ gặp mặt, giao lưu và làm quen cũng như bàn chiến thuật để trở thành người chiến thắng Sự kiện sẽ gồm các hoạt động, trò chơi team building, thực hiện các thử thách của chương trình, vòng đấu xé bảng tên,…

2 Tính khả thi của sự kiện

2.1 Kĩ năng quản trị

Faster and Faster là sự kiện ở quy mô nhỏ và các thành viên Ban tổ chức là những thành viên thuộc lớp 46K26 đã có những kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho lớp cho các dịp như Giáng Sinh, nên đã có kĩ năng quản trị để tổ chức được 1 sự kiện

2.2 Khả năng về dàn dựng sân khấu

Sự kiện sẽ được diễn ra tại Cung thể thao Tiên Sơn ở vòng 1 của sự kiện và các vòng chơi tiếp theo sẽ được diễn ra tại Công viên Châu Á Asia Park Với không gian dành cho các hoạt động diễn ra sự kiện rộng lớn (Cung thể thao Tiên Sơn với diện tích rộng hơn 94.000m2, trong đó 10.482 m2 sử dụng để làm nhà thi đấu, Asia Park có diện tích 868.694 m2) nên sẽ được xác định khu vực diễn ra Vì vậy sân khấu sẽ bao gồm 1 backdrop được in logo và hình ảnh của sự kiện cùng với âm thanh, ánh sáng phù hợp với quy mô của 1 sự kiện nhỏ, không tốn quá nhiều chi phí

và dễ dàng dàn dựng sân khấu mà không tốn nhiều nhân công Khu vực diễn ra ngoài trời, không gian rộng nên đủ khả năng để đặt sân khấu với 1 backdrop với kích thước 2.5m x2.3m và các âm thanh, ánh sáng

2.3 Số lượng người tham gia dự kiến

Sự kiện chắc chắn được diễn ra với đầy đủ các thành viên của 2 lớp 46K26

và 47K26 gồm tổng cộng 56 người tham gia Vì thời điểm diễn ra của sự kiện vào khoảng tháng 12, sau 1 thời gian ở nhà học online vì dịch Covid, sẽ cảm thấy khó chịu tù túng, muốn được tham gia các hoạt động để bù lại thời gian ở nhà Và với tinh thần là lớp sự kiện nên các bạn sẽ có được năng lượng tích cực tham gia các hoạt động sự kiện diễn ra Bên cạnh đó các bạn 46K26 với tinh thần giao lưu, gắn kết với các em khoá dưới và các em 47K26 mới là 1 tân sinh viên nên có nhiều bỡ ngỡ, muốn học hỏi và tham gia các hoạt động, các sự kiện để hiểu rõ hơn phần nào

về ngành mà mình theo học

2.4 Sự sẵn có của tài trợ cá nhân hay cộng đồng

Tổng chi phí dự kiến cho sự kiện là 6.295.000 đồng Mỗi thành viên tham gia

sự kiện và ban tổ chức sẽ đóng 60.000 đồng Với mức lệ phí 60.000 đồng là ở mức không quá cao đối với việc tham gia 1 sự kiện, và với sinh viên mức phí đó phù hợp Dự định xin tài trợ từ Cô Thái Thị Huyền Trâm 1.000.000 đồng, cô Quỳnh Nga (chủ nhiệm lớp 46K26) 500.000 đồng và chủ nhiệm lớp 47K26 500.000 đồng Việc xin tài trợ từ các cô Trâm và giáo viên chủ nhiệm 2 lớp mang tính khả thi cao

vì các cô (thầy) sẽ muốn tạo điều kiện cho các em trải nghiệm, học hỏi thêm kinh nghiệm từ việc tổ chức sự kiện lần này Khoảng chênh lệch giữa thu và chi là 95.000 VNĐ Nhìn chung thì các khoản chi cần thiết cho sự kiện đã được giải quyết bằng nguồn thu tương đương Chênh lệch này chỉ là một con số nhỏ, nếu có trường hợp phát sinh, phải chi thêm thì BTC dự kiến sẽ dùng vào khoản dự trù kinh phí 6%

mà trong Bảng Dự trù chi phí đã nêu rõ

2.5 Đội ngũ tình nguyện viên

Thời gian diễn ra dự kiến là tháng 12, thời điểm đó các bạn đã thi kết thúc học phần xong, là khoảng thời gian rảnh để tham gia được 1 sự kiện Với các bạn 46K26 thì các bạn sẽ muốn tham gia giúp đỡ các bạn trong việc tổ chức sự kiện để

sự kiện hoàn thành tốt hơn, học hỏi thêm kinh nghiệm Trở thành cộng tác viên với

các em 47K26 giúp các em quan sát, và biết hơn về cách thức tổ chức sự kiện nhỏ

Vì vậy số lượng tham gia cộng tác viên đủ 8 người là khả thi

2.6 Mức độ hỗ trợ về an ninh

Với số lượng người tham gia là 60 người, quy mô không gian diễn ra sự kiện rộng lớn nên sẽ được xác định khu vực diễn ra cho dễ kiểm soát Khu vực phía ngoài của Cung thể thao Tiên Sơn là địa điểm diễn ra vòng 1 của chương trình và Công viên Châu Á nơi diễn ra vòng 1 và 3 của chương trình Khu vực tổ chức sự kiện ở Cung thể thao Tiên Sơn sẽ được giới hạn trong phạm vi nhất định, không quá rộng lớn nên ban tổ chức có thể kiểm soát, giám sát tình hình cũng như các đội chơi Asia Park được bảo đảm về an ninh cho các khách vào khu vui chơi của mình nên khi Faster and Faster diễn ra, người tham gia sẽ không bận tâm về vấn đề an ninh Tất cả mọi hoạt động sẽ được giám sát bởi các thành viên ban tổ chức và cộng tác viên chạy theo giám sát xuyên suốt các thành viên tham gia trong suốt quá trình diễn ra sự kiện

3 Thiết lập cấu trúc tổ chức

- Cơ cấu ban tổ chức: nhóm 3 (6 người)

- Cộng tác viên: 4 CTV lớp 46K26 + 4 CTV lớp 47K26

- Số lượng người tham gia: 56 người

CTV (8 người)

LEADER

Hồng Diệp

Ban Hậu cần

(Quốc Hùng – Phượng)

Ban Nội dung – Đối ngoại

(Hồng Diệp – Như Quỳnh)

Ban Truyền thông

(Quỳnh Giao – Thanh Thanh)

+ Khảo sát khu vực, địa

điểm tổ chức sự kiện

+ Xây dựng kỹ lưỡng các

trò chơi, viết khung

chương trình, khung MC

+ Tổng kết điểm từ các

CTV, công bố, trao

thưởng cho team thắng

cuộc

+ Viết content quảng bá

sự kiện, thiết kế poster, backdrop

+ Viết thư mời các thành viên

+ Chụp hình, quay video

sự kiện

+ Viết bài tổng kết, cảm

ơn và mở form nhận feedback

+ Lên danh sách và chia team

+ Chuẩn bị các dụng cụ (vật phẩm, gợi ý, bảng tên, phần thưởng), set

up trò chơi + Lắp đặt, trang trí và tháo gỡ sân khấu

+ Tính toán, tổng kết thu chi

Quản trò: Phổ biến luật chơi, trao gợi ý, thông báo thành viên bị loại…

4 Kế hoạch chiến lược

4.1 Thiết lập mục đích của sự kiện

Sự kiện Faster and Faster được tổ chức với các mục đích:

Thứ nhất, Faster and Faster là nơi gặp gỡ giữa các nguồn năng lượng nhiệt huyết, là cầu nối gắn kết những tâm hồn đồng điệu, mong muốn mọi người gắn kết với nhau thông qua các trò chơi teambuilding, xây dựng mối quan hệ tốt giữa sinh viên 46K26 và 47K26

Thứ hai, sự kiện cần mang đến một sân chơi bổ ích với các hoạt động được

tổ chức ngoài trời, được tham gia vào show truyền hình nổi tiếng Running man Hàn Quốc phiên bản 46K26-DUE sẽ là một trải nghiệm vô cùng thú vị đối với các bạn sinh viên

Thứ ba, giúp các bạn “lên dây cót” cho năm học đầy năng động sau khoảng thời gian nghỉ dịch, học trực tuyến, không có cơ hội tiếp xúc, trao đổi với mọi người nhiều

4.2 Phát triển mục tiêu của sự kiện

4.2.1 Mục tiêu kinh tế

+ Với số tiền thu được từ các thành viên và kêu gọi nhà tài trợ sẽ đủ chi trả 95% các chi phí chi phí bỏ ra cho sự kiện trước khi sự kiện kết thúc thông qua sự đồng ý của các thành viên tham gia và nhà tài trợ

+ Chi phí phát sinh, rủi ro không vượt quá 400.000VNĐ

4.2.2 Người tham gia

Số lượng người có mặt tại sự kiện đảm bảo là 70 người (bao gồm thành viên của hai lớp 46K và 47K + 6 thành viên trong ban tổ chức lớp 46K + 4 CTV lớp 47K)

4.2.3 Chất lượng

+ Sự kiện đảm bảo phải mang một ý nghĩa đích thực phù hợp với mục tiêu chung của cả hai lớp

+ Mức độ hài lòng của người tham gia sau sự kiện đạt tối thiểu 95% thông qua việc khảo sát form

4.2.4 Nguồn nhân lực

100% BTC và CTV hài lòng về cách tổ chức sự kiện

4.3 Phân tích tình hình (theo mô hình SWOT)

4.3.1 Điểm mạnh (Strength)

- BTC có kiến thức chuyên môn về lĩnh vực sự kiện: Ban tổ chức là sinh viên của

nhóm 3 thuộc lớp 46K26, chuyên ngành Quản trị sự kiện, trường Đại học Kinh tế- Đại học Đà Nẵng nên nền tảng giáo dục được đảm bảo như các yếu tố về mặt học thuật, một số các kỹ năng liên quan đến việc tổ chức sự kiện

- BTC có trách nhiệm, sự tận tâm và niềm đam mê công việc: Với sự nhiệt

huyết, năng động, đam mê của các thành viên trong Ban tổ chức- những bạn trẻ nỗ lực hết mình sẽ là chìa khóa để tạo nên một sự kiện tạo ra nhiều sự bất ngờ, thú vị, đầy sáng tạo, thu hút người tham gia và tạo nhiệt cho chương trình

4.3.2 Điểm yếu (Weakness)

- BTC thiếu kinh nghiệm công tác hoặc kinh nghiệm không thích hợp, kỹ năng

nghề nghiệp chưa cao: Ban tổ chức sự kiện chỉ mới là những sinh viên năm hai

nên việc thiếu kinh nghiệm công tác, kỹ năng nghề nghiệp là điều không thể không nói đến nhưng với sự nhiệt huyết của mình, BTC sẽ cố gắng học hỏi, trau dồi để tạo nên một sự kiện với phong thái chuyên nghiệp và tạo dấu ấn cho người tham gia cũng như có thêm kinh nghiệm để phục vụ cho công việc sau này

- Hạn chế về các mối quan hệ: Các mối quan hệ với các nhà tài trợ, các bên có liên

quan khác là điểm yếu lớn nhất của BTC nhưng với sự cộng tác cũng như hướng dẫn của cô Thái Thị Huyền Trâm- Giảng viên khoa Du lịch trường Đại học Kinh tế- Đại học Đà Nẵng sẽ là cầu nối để BTC có thể tiếp cận, trao đổi với các nhà tài trợ

và các bên liên quan để sự kiện diễn ra trơn tru nhất có thể