Môn quản trị sự kiện bài tập dự án NHÓM sự KIỆN yêu

SỰ KIỆN “YÊU”Sự kiện ‘YÊU’ là lúc khiến bạn phải tự hỏi chính mình liệu chúng ta có đanglàm những điều chứng minh tình yêu của mình với chính mình chưa.Song song đócác bạn sẽ có cái nhìn

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ N ẴNG

KHOA: DU LỊCH

BÀI TẬP DỰ ÁN NHÓ M: SỰ KIỆN YÊ U

Học phần: Nhập Môn Quản Trị Sự Kiện

Giảng viên hướng dẫn:

Thái Thị Huyền Trâm

4 Nguyễn Minh Thi

5 Nguyễn Hoài Phương

6 Phạm Thị Hoàng Dung

MỤC LỤC

1.Phát tri ển ý niệm sự kiện……… 3

1.1 Why – Tại sao sự kiện lại được tổ chức? 3

1.2 Who – Những ai liên quan đến sự kiện này? Error! Bookmark not defined. 1.3 When – Sự kiện được tổ chức khi nào? 4

1.4 Where – Sự kiện được tổ chức ở đâu? 4

1.5 What – Những gì cần phải làm cho sự kiện? 5

2.Tính khả thi của sự kiện: 5

2.1 Khả năng về dàn dựng sân khấu: 5

2.2 Số lượng người tham gia: 5

2.3 Chi phí và ngân sách cho s ự kiện: 6

2.4 Kỹ năng quản trị: 6

2.5 Mức hỗ trợ về an ninh: 6

2.6 Đội ngũ tình nguyện viên 6

3.Thiết lập cơ cấu tổ chức 7

4 Kế hoạch chiến lược: 9

4.1 Thiết lập mục đích sự kiện: 9

4.2 Thiết lập mục ti êu s ự kiện: 9

4.2.1 Mục tiêu về kinh tế: 9

4.2.2 Số lượng người tham dự: 9

4.2.3 Chất lượng của sự kiện 9

4.3 Phân tích SWOT: 9

4.3.1 Điểm mạnh (Strength): 9

4.3.2 Điểm yếu (Weakness): 10

4.3.3 Cơ hội (Opportunity): 10

4.3.4 Thách thức (Threat): 11

4.4 Phát tri ển những kế hoạch tổ chức: 11

4.4.1 Sơ đồ bố trí 11

4.4.2 Bảng dự trù kinh phí: 13

4.4.3 Agenda 15

4.4.4 Kế hoạch truyền thông ……… 16

4.4.5 Backdrop, Logo, Poster sự kiện……… 17

2

download by : skknchat@gmail.com

SỰ KIỆN “YÊU”

Sự kiện ‘YÊU’ là lúc khiến bạn phải tự hỏi chính mình liệu chúng ta có đanglàm những điều chứng minh tình yêu của mình với chính mình chưa.Song song đócác bạn sẽ có cái nhìn xa hơn về một chữ ‘yêu’ được định nghĩa trọn vẹn nhất quatình yêu đối với những người thân trong gia đình bạn, đặc biệt là ông bà cha m ẹ,những người bạn luôn cho r ằng bạn rất yêu họ nhưng hiếm khi sẵn sàng giành cho

họ những lời yêu thương và xa hơn nữa là tình yêu giành cho những người từ biếtbiết thân thân đến chẳng thân quen chút nào

1 PHÁT TRI ỂN Ý NIỆM SỰ KIỆN:

1.1 Why – Tại sao sự kiện lại được tổ chức?

Trong thời gian dịch bệnh, đa số mọi người đều ở trong nhà một thời gian dài nênchắc hẳn sẽ có những bạn thu mình lại, bắt đầu ngại giao tiếp hơn, khó bày tỏ được tìnhcảm tâm tư của bản thân Thậm chí thời gian mọi người sử dụng mạng xã hội cũng tănglên đôi khi cũng không tránh khỏi việc so sánh bản thân với người khác Từ đó ý tưởng sự kiện “Yêu” được đưa ra với mong muốn nhắc nhở mọi người thật ra bản thân mỗi chúng ta là đáng trânquý h ơn cả, nhắc nhở mọi người trân quý và ch ấp nhận con người thật của mình

Sự kiện muốn nhắn nhủ mọi người hãy Yêu b ản thân mình trước, rồi đếnnhững người thân và bạn bè và sau đó là mở lòng đối với những người xung quanh

Sự kiện cũng là nơi lý t ưởng để tâm sự và thư giãn sau thời gian ở nhà tránh dịchngột ngạt

1.2 Who – Những ai liên quan đến sự kiện này?

- Sinh viên Trường đại học Kinh tế- Đại học Đà Nẵng

- Số lượng khoảng 50 người

Sự kiện dành cho những ai đang trên con đường học cách yêu bản thân haymong muốn chữa lành tâm h ồn Nơi đ ây mọi người có thể gặp gỡ chia sẻ kinhnghiệm, quan niệm, tâm sự cùng nhau v ề chủ đề Yêu bản thân từ đó tiếp thêmđộng lực cho chuyến hành trình cuộc sống Sự kiện cũng sẽ tạo điều kiện chonhững ai mong muốn thổ lộ lời yêu thương với những người thân yêu

1.3 When – Sự kiện được tổ chức khi nào?

- Sự kiện dự kiến sẽ được diễn ra trong khoảng thời gian tháng 12 - Cuối năm (với điều kiện dịch bệnh đã được kiểm soát, trường có thể cho sinh viên đi học lại và tổ chức các hoạt động ngoại khóa)

- Sở dĩ lựa chọn thời gian này vì:

+ Đây là khoảng thời gian Cuối năm nên sự kiện như tạo điều kiện cho mọi sinhviên nhìn ngắm lại bản thân trong năm đã qua, trút b ỏ mọi mệt nhọc, suy nghĩ tích

c ực, tạo động lực hoàn thiện bản thân hơn trong năm sau

+ Sự kiện sẽ lựa chọn tổ chức vào những ngày cuối tuần, đảm bảo mọi sinh viênđều có thể tham dự sự kiện và là lựa chọn thú vị để vui chơi giải trí sau một tuần

học và làm việc căng thẳng

1.4 Where – Sự kiện được tổ chức ở đâu?

Sự kiện sẽ được tổ chức ở Hội trường khu E trường Đại học Kinh tế - Đạihọc Đà Nẵng Đây sẽ là địa điểm phù h ợp và thuận lợi cho việc tham gia đông đủcủa tất cả sinh viên và còn là địa điểm không phải tốn phí để thuê mặt bằng, giúptiết kiệm chi phí tổ chức Hội trường khu E đủ không gian cho các sinh viên vuichơi thoải mái, phù h ợp với số người tham gia nhóm đã đề ra

4

download by : skknchat@gmail.com

1.5 What – Những gì cần phải làm cho sự kiện?

Chủ đề sự kiện: YÊU

#3Y- yeuminh-yeuban-yeuchungta

Sự kiện “ YÊU ”với 3 phần: Bản thân – Gia đình – Những người xung quanh

Các ho ạt động diến ra trong sự kiện:

Phần 1: Bản thân

(Phần này có m ục đích nhắn gửi đến các bạn tham gia về thông điệp Yêu bản thân)

Phần 2: Gia đình

(Đây là phần để các bạn bày tỏ với những người thân trong gia đình, những người

mà bạn chưa dám nói lời yêu thươ ng vì ngại)

Phần 3: Những người xung quanh

(Sau khi yêu bản thân và yêu gia đình thì sauđó hãy quan tâm và s ẻ chia với những người có hoàn cảnh khó khăn)

Phần 4: Kết thúc

+ MC tóm tắt về chương trình và lời kết cho sự kiện sau đó là bài hát k ết thúc

2.Tính khả thi của sự kiện:

2.1 Khả năng về dàn dựng sân khấu:

Sự kiện diễn ra trong hội trường E đây là nơi thường xuyên tổ chức nhữnghoạt động của trường nên có s ẵn những thiết bị cần thiết cho việc dàn dựng sânkhấu của sự kiện

Hội trường khu E có sức chứa lên đến 300 người, được trang bị hệ thống âmthanh, ánh sáng, loa, máy chi ếu hiện đại phục vụ cho việc tổ chức Hội nghị, Lễ kỷniệm và các hoạt động khác Sân khấu sự kiện bao gồm: 1 backdrop 2.5x2.3m phùhợp với sân khấu của hội trường, cùng v ới đó l à máy chiếu và hệ thống âm thanhánh sáng đẩy đủ, có thể tổ chức sự kiện mà không t ốn quá nhiều chi phí

2.2 Số lượng người tham gia:

Dự kiến khoảng 60 người là Sinh viên Trường đại học Kinh tế - Đại học ĐàNẵng Vì sau khoảng thời gian dài ở nhà chống dịc h Covid, chính vì vậy mà nhiềusinh viên cảm thấy căng thẳng, không thể tâm sự, giải bày câu chuyện với ai, áp lực

về học trực tuyến, áp lực về vấn đề tiền bạc và nhiều thứ khác Sinh viên cần mộthoạt động giúp cho họ cảm thấy cân bằng, chữa lành tâm h ồn, giải tỏa áp lực.Chính vì vậy sự kiện “Yêu” sẽ thu hút một lượng sinh viên đến để có thể chia sẻ,

tâm sự nh ững câu chuyện, cùng nhau h ọc cách yêu bản thân, cócuộc sống tích cực hơn Ngoài ra sự kiện còn là n ơi gắn kết tâm hồn của những conngười cô đơn m ệt mỏi đế họ có thể vượt qua và vui vẻ yêu đời

2.3 Chi phí và ngân sách cho s ự kiện:

Có thể thấy, với quy mô sự kiện nhỏ, chi phí dự kiến của sự kiện là gần2.100.000 vnd

Với mức lệ phí là 30.000 vnd/ người tham gia, cùng với đó là sự tài trợ của

Cô Trâm – Giảng viên bộ môn là 500.000 vnd, và s ố tiền gốc thu được từ đấu giá :+ Về vấn đề xin tài trợ cô Trâm có khả năng cao vì cô là giáo viên b ộ mônphụ trách việc hướng dẫn hình thành sự kiện, cô mong muốn tạo một sự kiện như làmột bài học dành cho cá c sinh viên của mình

+ Về mức lệ phí là 30.000 vnd/ người, đây là một số tiền không lớn với sinhviên, nằm trong mức khả năng chi trả được, sinh viên có th ể chi trả mức lệ phí này chomột sự kiện

+ Về số tiền thu được từ đấu giá, đây là số tiền gốc mua c ác vật dụng để đấu giá, chính vì vậy có thể thu hồi lại được

2.4 Kỹ năng quản trị:

Đội ngũ tổ chức gồm 6 thành viên team 4, tuy mới chỉ là sinh viên năm hainhưng những thành viên của team đã có kinh nghi ệm khá tốt trong việc tổ chức sựkiện Đội ngũ tình nguyện viên: gồm 3 bạn đến từ lớp 46K26 với tinh thần tráchnhiệm cao và có kinh n ghiệm trong việc hỗ trợ sự kiện

2.5 Mức hỗ trợ về an ninh:

Do sự kiện được tổ chức tại trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng nênđiều kiện an ninh rất tốt bên cạnh đó còn có s ự giám sát của ban tổ chức và các bạncộng tác viên

2.6 Đội ngũ tình nguyệ n viên

6

download by : skknchat@gmail.com

Thời gian dự kiến diễn ra vào tháng 12, thời điểm các bạn sinh viên đã thixong và có kho ảng thời gian tham gia sự kiện Với các bạn 46K26 thì sẽ mongmuốn tham gia giúp đỡ các bạn trong việc tổ chức sự kiện để sự kiện hoàn thành tốthơn, học hỏi kinh nghiệm Vì vậy số lượng CTV tham gia 3 người là khả thi

3 Thiết lập cơ cấu tổ chức

Trần Thị Khánh

Ly

- Liên hệ với Nhà trường để mượn địa điểm tổ chức(Hội trường khu E)

- Liên hệ với các bên cung ứng và nhà tài tr ợ

- Viết khung chương trình, khung MC

- Điều hành và kiểm soát mọi hoạt động của sự kiện, giám sát tiến độ làm việc của các bộ phận khác

- Viết khung chương trình, khung MC

- Lên bảng dự trù chi phí, tính toán hợp lí trước khi

sự kiện diễn ra

- Xây dựng kế hoạch dự phòng

- Lên bảng tóm tắt thu chi sau khi sự kiện kết thúc

3 người

- Gửi thư cảm

ơn và mở form nhận feedback từngười tham gia

- Check- in cho người tham gia

sự kiện

- Thiết kế

- Đảm nhận việc trang trí sân khấu, không giandiễn ra sự kiện

- Phụ trách vận hành âm thanh, ánh sáng trong su ốt quá trình sự kiện diễn ra

- Vận chuyển các trang thiết bị, vật dụng phục vụ cho sự kiện đến đúng vị trí đã sắp xếp

- Lên danh sách, chia team (5 người/ 1 team), sắpxếp chỗ ngồi thông qua số thứ tự cho người thamgia

- Chuẩn bị các dụng cụ cho trò ch ơi, đấu giá,

- Hỗ trợ cho các bộ phận khác trong suốt quá trình diễn ra sự kiện nếu cần thiết

- Thông qua lu ật chơi và cách chơi trò chơi cho cácteam tham gia

- Giúp đỡ, hỗ trợ các thành viên tham gia trong quá trình sự kiện diễn ra

download by : skknchat@gmail.com

4 Kế hoạch chiến lược:

4.1 Thiết lập mục đích sự kiện:

+ Gửi đến thông điệp: “Yêu thương là một hành trình bền bỉ cần phải học’’ Muốnnhắn nhủ với các bạn là hãy yêu b ản thân của mình trước, rồi đến những người thân vàbạn bè và sau đó là mở lòng đối với những người xung quanh

+ Giúp các b ạn tham gia mở lòng ra nhiều hơn, biết yêu bản thân và những người xung quanh hơn Bên cạnh đó giúp các bạn có thể tìm thấy một nữa kia của mình

4.2 Thiết lập mục tiêu sự kiện:

4.2.1 Mục tiêu về kinh tế:

- Chi phí phát sinh và rủi ro không vượt quá 10% tổng chi phí sự kiện

- Doanh thu từ hoạt động đấu giá đạt tối thiểu 400.000đ

4.2.2 Số lượng người tham dự:

- Có ít nhất 40 người đến tham dự sự kiện

4.2.3 Chất lượng của sự kiện

- Số người hài lòng và yêu thích sự kiện được khảo sát sau sự kiện đạt tối thiểu ¾ tổng số người tham gia

4.3 Phân tích SWOT:

4.3.1 Điểm mạnh (Strength):

- Sự kiện muốn giải tỏa những áp lực, mệt mỏi xung quanh mỗi người: tai

trường, có rất ít các sự kiện về vấn đề chữa lành tâm h ồn, tập trung vào bên trong conngười Chính vì vậy, sự kiện muốn hướng tới việc chia sẻ những câu chuyện chất chứa,nói lên những điều chưa dám nói, muốn giúp mọi người cảm thấy yêu bản thân nhiềuhơn, yêu thương những người xung quanh, chữa lành các vết thương và sống tích cựchơn

- Sự kiện hướng tới những người đang trên đường học cách yêu bản thân và tạo ra một lối sống tích cực: Đối tượng này đa số các sự kiện ít hướng tới vì họ là một

số nhỏ và ít bộc lộ ra bên ngoài, nhưng mà đây là sự kiện giúp các bạn bộc lộ ra, vui vẻ

và lạc quan, có lối sống tích cực hơn

9

download by : skknchat@gmail.com

4.3.2 Điểm yếu (Weakness):

- Số lượng người tham gia giới hạn : Vì sự kiện hướng tới chữa lành tâm h ồn,

căng thẳng mệt mỏi nên giới hạ n số lượng người tham gia, để mọi người có thể thoải máitâm sự, chia sẻ câu chuyện

- Chưa có chuyên gia đưa ra lời khuyên giúp gi ải quyết các vấn đề : Sự kiện đơn

giản là mọi người cùng nhau chia sẻ câu chuyện và cùng nhau tìm hướng giải quyết,

chưa có hỗ trợ về mặt tâm lí của chuyên gia nào đê giúp các bạn có một hướng đi đúng đắn hơn

- Kịch bản chưa thật sự chạm đến tâm hồn người tham gia: vì kịch bản được

xây dựng dựa trên những câu chuyện, những trải nghiệm, những bài học được chia

sẻ trên Youtube, Pod cast, Facebook, Instagram, chưa có cố vấn giúp xây dựng nội dung kịch bản hoàn chỉnh

4.3.3 Cơ hội (Opportunity):

- Sự kiện chính là khoảng thời gian bạn trút hết bầu tâm sự, nỗi lòng của bản thân trong khoảng thời gian dài kìm nén: sau một khoảng thời gian dài ở nhà chống

dịch , các bạn sinh viên sẽ ít tiếp xúc với mọi người, nhiều người sẽ rơi vào trầm cảm và cảm thấy ngại giao tiếp, dần dần thu hẹp bản thân với thế giới bên ngoài, áp lực về

chuyện học hành, thi cử, tiền bạc và mọi thứ trong cuộc sống, chính vì vậy các bạn cần một nơi để giải tõa những áp lực, mệt mỏi, chỉa sẻ với mọi người và đưa ra hướng giải quyết

- Các bạn đang tìm kiếm một khoảng không gian yên bình và ấm cúng, chia sẻ câu chuy ện, cảm thấy được an nhiên, bình yên trong tâm hồn: với lối sống

nhanh trong thế hệ Gen Z hiện nay, các bạn ít có thời gian nhìn lại là mình đã yêu bản thân đúng cách hay chưa, có nói được lời yêu thương với những người thântrong gia đình hay chưa, có chia sẻ giúp đỡ những người xung quanh hay chưa Sự kiện giúp các b ạn sống chậm lại trong một xã hội quay cuồng

4.3.4 Thách thức (Threat):

- Tháng 12 là kho ảng thời gian cuối năm với hai sự kiện là Noel và T ết Dương lịch: Sinh viên sẽ lựa chọn tham gia các chủ đề khác để mừng hai sự kiện này, ít khả

năng quan tâm đến sự kiện này

- Chi phí tổ chức là một vấn đề đáng quan tâm : vì chưa tìm được nhà tài tr ợ cho

chương trình vì với một quy mô nhỏ như sự kiện Yêu với số lượng c hỉ 60 người, thì ít

có khả năng sẽ nhận được tài trợ bởi vì việc quảng bá sự kiện chỉ nằm ở trong Trường

- Khu vực 1: Lễ tân và Checkin:

+ Khu vực lễ tân: Đây là khu vực tiến hành kiểm tra vé của người tham gia, thu lệphí từ người tham gia Tiến hành kiểm tra thân nhiệt và sát khuẩn trước khi bước vào sựkiện Đảm bảo người tham gia thực hiện các thủ tục phòng d ịch đầy đủ

+ Khu vực Checkin: Đây là khu vực dành cho người tham gia check-in với

Background của sự kiện, giúp lưu giữ những khoảng khắc của người tham gia

11

download by : skknchat@gmail.com

- Khu vực 2: Sân khấu

+ Trang trí sân khấu bao gồm:

 Backdrop bạt 2 da, 2 lớp (bạt dày, không l ộ khung)

 Phía trước có 3 bong bóng chữ Y,E,U

 Phía phải là vị trí đặt bục đứng của MC

- Khu vực 3: Hậu cần:

+ Hậu cần: Đây là khu vực đặt máy tính trình chiếu video, khu vực các bạn điều chỉnh âm thanh

- Khu vực 4: Chỗ ngồi cho người tham gia

+ Khu vực này gồm có 50 ghế, được chia làm 2 dãy, mỗi dãy là 25 người Ở mỗi dãy sẽ có 5 hàng, 1 hàng 5 người

+ Có một khoảng trống ở giữa là khu vực lối đi từ lễ tân lên sân kh ấu

- Khu vực 5: Đồ ăn nhẹ

+ Đồ ăn nhẹ: bánh, kẹo, trái cây và nước uống dành cho người tham gia tro ng khoảng thời gian 15 phút nghỉ ngơi

Ly thủy tinh Khẩu

Tự đem

Tự đem15.000vnđ/3 xấp3.000vnđ/ cây

66.00012.0000015.00015.000

- Chơi trò ch ơi: 30 ly

- Bữa tiệc nhẹ: 70 ly

BTC tự chuẩn bịBTC tự chuẩn bị

II CHI PHÍ TRANG TRÍ

7

8

9

Backdrop(2,5mx2.3m)Bong bóng chữ

Bong bóng trang trí

13

90 quả

40.000đ/m23.000vnđ/chữ

35.000vnđ/50 quả 16.000vnđ/20 quả

230.0009.000

67.000

ba chữ Y, E, U

- Màu hồng phấn: 50 quả

5 câymini105

5

10 tờ

5.000vnđ/cây

8.000vnđ/300g

10.000/cây3.500/ chậu

Theomùa 100.000vnđ

50.000vnđ

20 dĩa 15.000vnđ/10 cái

250.000

100.00050.00030.000100.000

2.157.000

14

download by : skknchat@gmail.com

- Ngân sách th ực hiện sự kiện bao gồm:

Số lượng: 50 người

Lệ phí: 30.000vnđ/ngườiTiền mua các đồ đấu giá

Lợi nhuận từ đấu giá đi quyên góp t ừ thiện

Giới thiệu về chương mở đầu:

chương bản thân

Yêu bản thân là gì?

Tại sao phải yêu bản thân

Khám phá b ản thân Học cách yêu bản thân Chữa lành tâm h ồn - Chia sẻ câu chuyện

Hoạt động Văn nghệ

15

download by : skknchat@gmail.com