BÀI tập cá NHÂN học phần quản trị dự án sự kiện đề tài TRANSPORTATION

Bởi vì, trải nghiệm đi lại là ấn tượng đầu tiên của khán giả về sự kiện và nó có thể ảnh hưởng tiếp tục đến những trải nghiệm sau đó của họ tại sự kiện, nên công tác vận chuyển khán giả

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐHĐN

KHOA DU LỊCH

BÀI TẬP CÁ NHÂN

Học phần: Quản Trị Dự Án Sự Kiện

ĐỀ TÀI: TRANSPORTATION.

MỤC LỤC

CHƯƠNG 4: TRANSPORTATION

1.Căn Cứ 2

1.1.Đặc điểm của sự kiện: 2

1.2.Khách tham gia: 3

1.3.Yêu cầu của khách mời: 3

1.4.Khoảng cách địa lí: Khoảng cách từ nơi đón khách đến nơi tổ chức sự kiện 3

1.5 Rủi ro 3

2.Tầm quan trọng của phương tiện đi lại: 4

3 Các phương tiện đi lại 5

3.1 Đường hàng không 5

3.2 Đường bộ 7

3.2.1 Xe limousine (Xe hơi to sang trọng có kính ngăn giữa người lái xe và hành khách) 7

3.2.2 Xe buýt 9

4 Các thắc mắc và giải đáp liên quan đến phương tiện đi lại( Transportation Q & A) 11

5 Danh sách các mục kiểm tra phương tiện đi lại 21

Chương 4 : Transportation

1.Căn Cứ

Nhìn chung ít có nhà tổ chức sự kiện nào có đủ năng lực để tự mình cung ứng các dịch

vụ vận chuyển cho khách (trừ các ban tổ chức sự kiện lớn quan trọng, hoặc trường hợp cácnhà tổ chức sự kiện đồng thời là một doanh nghiệp lữ hành, vận chuyển du lịch hoặc làmột đơn vị trong một tập đoàn cung ứng dịch vụ lớn) Đa số các nhà tổ chức sự kiện đềuphải ký kết hợp đồng vận chuyển với các nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển trung gian.Như vậy, để lên kế hoạch cung ứng dịch vụ vận chuyển hiệu quả thì nhà tổ chức sự kiệncần căn cứ vào nhiều yếu tố khác nhau như:

1.1.Đặc điểm của sự kiện:

Loại hình của sự kiện: Sự kiện âm nhạc, sự kiện gây quỹ, sự kiện thương mại, sự kiện thể thao, sự kiện chính trị…

Quy mô của sự kiện: Lớn, vừa, nhỏ

Thời gian diễn ra sự kiện, thời lượng của sự kiện

Địa điểm tổ chức sự kiện: Trong nhà hay ngoài trời…

• Bên thứ 3: Truyền thông, nhà tài trợ

Số lượng khách mời dự tính của từng đối tượng

• Mời bao nhiêu khách VIP?

• Mời bao nhiêu Nhà tài năng?

• Ước tính số lượng khán giả đến tham gia sự kiện là bao nhiêu?

1.3.Yêu cầu của khách mời:

▪ Đón từ nhà đến nơi diễn ra sự kiện, từ nhà đến nơi lưu trú đến nơi diễn ra sự kiện, hay từ nơi lưu trú đến nơi diễn ra sự kiện

▪ Loại hình vận chuyển: đường hàng không, đường bộ, đường sắt, đường thủy,

▪ Đi riêng hay đi chung

▪ Thói quen tiêu dùng xe của thương hiệu nào? (Toyota, BMW, Mercedes, Limousine, Deawoo, )

▪ Chất lượng, đẳng cấp của phương tiện

1.4.Khoảng cách địa lí: Khoảng cách từ nơi đón khách đến nơi tổ chức sự kiện.

Khoảng cách xa gần từ nơi tổ chức đến các địa điểm đón

Địa điểm đón (trong thành phố, ngoài thành phố )

Sơ đồ đường di chuyển từ nơi tổ chức/ từ nhà xe đến các địa điểm đón chuyển Nguồn nhân lực:

Tài xế và phụ xế

Người đón tiếp khách

Nhân viên dự bị

1.5 Rủi ro

Yếu tố thời tiết, điều kiện tự nhiên, địa hình, đường xá, khí hậu

An toàn trong quá trình vận chuyển

2.Tầm quan trọng của phương tiện đi lại:

Với mọi loại sự kiện, vấn đề đầu tiên khán giả quan tâm là đi đến điểm tổ chức sự kiện bằng cách nào? Đi lại đã trở thành yếu tố có ảnh hưởng lớn đến quyết định tham dự sự kiện của khách hàng Do vậy, nhà tổ chức sự kiện phải hiểu rằng, các quyết định về vận chuyển, đón tiễn khách giữ vai trò rất quan trọng đối với toàn bộ kế hoạch hậu cần sự kiện Hai từ được những nhà quản lý sự kiện sử dụng phổ biến là” dump”- khi khán giả đổ

về sự kiện cùng một lúc và” trickle”- khi những người đến và rời sự kiện rải rác qua một khoảng thời gian Với mỗi trường hợp này sẽ cần có chiến lược thực hiện khác nhau

Bởi vì, trải nghiệm đi lại là ấn tượng đầu tiên của khán giả về sự kiện và nó có thể ảnh hưởng tiếp tục đến những trải nghiệm sau đó của họ tại sự kiện, nên công tác vận chuyển khán giả và đưa đón khách là một mảng công việc rất quan trọng: Khách đi đến bằng phương tiện giao thông công cộng hay giao thông cá nhân; có điều động xe phục vụ đón tiễn không? Đối tượng nào được đón tiễn? Loại xe nào phục vụ và mức độ phục vụ trên

xe như thế nào? Đồng thời, hậu cần về vận chuyển còn bao gồm bãi đậu xe và kiểm soát giao thông trong khu vực có sự kiện Trong nghiên cứu về những sự kiện thể thao,

Graham, Goldbatt, Depply và cộng sự ( 1995) đã bình luận tầm quan trọng về việc khán giả đến và rời khỏi sự kiện:” Khách hàng nhấn mạnh rằng, đến và đi là một phần của trải nghiệm về lòng mến khách của sự kiện Ấn tượng đầu tiên và cuối cùng về sự kiện là bãi đậu xe và sự kiểm soát giao thông”

Cuối cùng đối với các sự kiện lớn, lễ hội và những cuộc diễu hàng, các nhân tố hậu cần khác được đưa vào có liên quan đến công tác vận chuyển khách tham dự sự kiện, có thể là xin giấy phép của chính quyền về việc đóng cửa một số tuyến đường trong thời gian sự kiện và cả các phương án là có tuyến đường nào thay thế nếu tuyến đường chính được lựa chọn bị tắc nghẽn giao thông (Tai nạn, công trình…) Tính hiệu quả của việc vận chuyển phương tiện đi lại trong suốt sự kiện là điều đáng quan tâm

Vì vậy:

Luôn cần có đội ngũ giám sát và đáp ứng nhu cầu và thắc mắc của hành khách khi họ cần

để làm cho họ có được những trải nghiệm tuyệt vời và an tâm, hài lòng về lộ trình mà họ

di chuyển

Có những lúc bạn có thể cần phải sáng tạo với bãi đỗ xe và phương tiện đi lại Bạn có thể

đỗ xe ở khu vực nào khác? Có các trung tâm mua sắm gần đó hoặc những nơi khác có bãiđậu xe lớn hơn mà bạn có thể thuê không? Xe đưa đón để chở khách đến và đi sẽ giảiquyết mọi vấn đề về đậu xe Bạn có thể làm cho chúng thú vị - xe buýt hai tầng, xe buýttrường học hoặc ở một số nơi, phà hoặc du thuyền thuê Tại Key West, bạn có thể sử dụngtàu “ốc xà cừ” để vận chuyển khách từ nơi này sang nơi khác trong bữa tối “tiến bộ”, nơibạn có cocktail tại một địa điểm, ăn tối ở một nơi khác và đêm qua là một đêm sôi động.Nhưng luôn luôn để cho khách hàng của bạn biết những gì mong đợi trước Hãy chắc chắnrằng họ nhận được hướng dẫn chi tiết với lời mời của họ

3 Các phương tiện đi lại

3.1 Đường hàng không

Đặc điểm

- Đi lại với chi phí cao, mang lại sự sang trọng tiện lợi

- Di chuyển hành khách đi đến những địa điểm xa một cách nhanh chóng và thuận lợi

- Việc sợ độ cao là một thách thức đối với người tổ chức

- Yếu tố thời tiết cũng là yếu tố quyết định chuyến hành trình

- Việc đảm bảo an ninh, phòng chống thiên tai luôn được đặt lên hàng đầu và được ưutiên

- Thủ tục quá lâu với số lượng khách lớn khiến sự căng thẳng của khách hàng tăng cao

- Đảm bảo hành sẽ được vận chuyển một cách an toàn và nhanh chóng đến nơi

- Hàng dễ vỡ và những món đồ thể thao phải được di chuyển cẩn thận nhất

- Đáp ứng những dịch vụ cao nhất hiện đại nhất mà hành khách có thể trải nghiệm

- Đáp ứng nhu cầu và mang đến sự hài lòng tốt nhất cho hành khách…

Các nhà hoạch định sự kiện hiện đang tìm cách để giảm bớt căng thẳng du lịch vàxây dựng các yếu tố du lịch hàng không sáng tạo hơn vào chương trình của họ và vào ngânsách của họ Các sân bay ở châu Âu và châu Á đang bắt đầu phục vụ nhu cầu mới củahành khách để giảm căng thẳng trước khi lên máy bay - cho dù kiểm tra hoặc chuyển tiếp

— đã đến như là kết quả trực tiếp của khách du lịch dự đoán hoặc đã từng trải qua thờigian thử sự chậm trễ kéo dài khi kiểm tra do nhu cầu bảo mật cao Phản ứng của họ làthêm các yếu tố thư giãn vào môi trường của họ để làm cho trải nghiệm thú vị nhất có thể.Các sân bay trên toàn thế giới giờ đây có thể được tìm thấy với các tính năng giải trí nhưspa, thẩm mỹ viện, trung tâm massage, phòng tập thể dục, hồ bơi, phòng cho thuê (giờhoàn hảo để tắm và tắm mát), rạp chiếu phim, sòng bạc và mua sắm cao cấp Một sân baythậm chí còn chạy một sân gôn gần đó để giúp hành khách của họ thư giãn

Lựa chọn chỗ ngồi trước và đăng ký trên web là hai cách các nhà lập kế hoạch sự kiệnđang làm việc với các hãng hàng không để giảm thời gian nhóm của họ phải xếp hàng.Mỗi hãng hàng không đều có thủ tục riêng Tại thời điểm đàm phán vé máy bay theo nhóm

— không phải sau hợp đồng - hãy tìm hiểu xem bạn có thể làm gì để giảm bớt thời giannhận phòng cho nhóm Với một số hãng hàng không, có thể nhờ ai đó kiểm tra toàn bộnhóm và in thẻ lên máy bay, với bản sao hộ chiếu thu được và phân phối cho giám đốc dulịch, cùng với số túi mà mỗi cá nhân có ý định kiểm tra

Để đảm bảo kiểm tra an ninh không bị căng thẳng, căng thẳng, các nhà lập kế hoạchhiện đang đảm bảo rằng những người tham gia nhận được thông tin chi tiết trong tài liệutrước chuyến đi của họ, chẳng hạn như tập sách hành trình Người tham dự cần đượcthông báo về:

Những gì được cho phép trong carry-on

Những gì không được phép mang theo

Những gì được phép trong hành lý ký gửi

Giới hạn trọng lượng tối đa cho hành lý

Vé vào phòng chờ VIP của hãng hàng không có thể được thương lượng hoặc mua cho mộtnhóm và một nhà lập kế hoạch sự kiện tùy chọn giảm căng thẳng khác có thể điều tra Cácnhà lập kế hoạch phải luôn cố gắng thương lượng vé VIP như một phần của nhượng bộnhóm Và quyền lui tới các phòng chờ VIP không nhất thiết phải giới hạn đối với cácchuyến khởi hành Hãy nhớ nghiên cứu những gì có thể được thực hiện trên đường cũngnhư trong quá cảnh đến sân bay Tại một số thành phố nhất định, bạn có thể mua trướcquyền lui tới các phòng chờ VIP với một khoản phí

Một dịch vụ mới, một dịch vụ giúp khách hàng của bạn được hết sức cẩn thận và tiệnlợi và có thể dễ dàng bổ sung vào ngân sách của nhóm như một sự xem xét nâng caochương trình (tùy thuộc vào quy định về điểm đến và quốc gia), sắp xếp để hành lý của họlấy từ nhà hoặc văn phòng của họ, vận chuyển trực tiếp đến khách sạn của họ và gửi đếnphòng của họ khi check-in Có một ngành công nghiệp mới của các công ty vận chuyểnhành lý đã nổi lên để đáp ứng nhu cầu này ngoài các công ty chuyển phát nhanh lớn

Đối với hành lý đi du lịch quốc tế, các công ty vận chuyển hành lý thu thập thông tin

về chuyến đi của khách hàng và nội dung trong va li của họ Sử dụng thông tin này, cáccông ty vận chuyển hành lý chuẩn bị hồ sơ hải quan cần thiết trên cơ sở quốc gia cụ thể vàsau đó giám sát quá trình thông quan của khách hàng Họ làm việc chặt chẽ với nhiềukhách sạn và khu nghỉ dưỡng hàng đầu trên thế giới Mỗi chỗ nghỉ đều có quy trình riêng

để nhận hành lý chuyển tiếp và công ty vận chuyển hành lý hoạt động trực tiếp với cácnhân viên khách sạn một cách cần thiết để đảm bảo rằng hành lý nhận được trước khikhách hàng kiểm tra được tổ chức ở một nơi an toàn cho đến khi được gửi trực tiếp đếnphòng của họ Tương tự cho các chuyến hàng từ khách sạn, công ty vận chuyển hành lý

làm việc với nhân viên trợ giúp đặc biệt và người điều khiển để điều phối việc thu thập(các) túi cho chuyến khứ hồi Hành lý Forward (www.luggageforward.com) là một trongnhững công ty vận chuyển hành lý hàng đầu, vận chuyển hành lý đến hơn 200 quốc giatrên thế giới Họ có một thỏa thuận độc quyền với Starwood’s Luxury Collection và WHotels.

Nếu khách hàng của bạn có ngân sách, hãy xem xét khả năng quay trở lại - tác động độnglực và hoàn vốn mong muốn - khi họ thuê máy bay riêng của họ (chính sách của công tycho phép x số nhân viên đi trên cùng chuyến bay) và bay người tham gia của họ như mộtphần của một lựa chọn nhóm trên một hãng hàng không sang trọng, hoàn chỉnh với nhữngnuông chiều và niềm vui sướng được đảm bảo để giảm căng thẳng chuyến bay

Tất nhiên, nếu tiền không phải là một mối quan tâm, một số hãng hàng không, nhưSingapore Airlines - những người nổi tiếng với dịch vụ đặc biệt của họ - hiện đang tắt các

bộ sang trọng cá nhân trên máy bay A 380 có phòng ngủ riêng, phòng khách và rạp chiếuphim khu vực ăn uống, có thể là một trải nghiệm thú vị, tạo ra ham muốn động lực

3.2 Đường bộ

Hàng loạt các phương tiện đường bộ được bộ được sử dụng từ limousine đến xe hơi cổđiển, mui trần hoặc xe hơi sang trọng sặc sỡ, xe ngựa kéo, xe trượt tuyết, xe kéo, thuyềnđáy bằng, xà lan, máy bay trực thăng, ngựa, lạc đà, voi, ca nô, khinh khí cầu, xe jeep, xeđạp ,bus…và tất cả các phương tiện địa hình đã được sử dụng thành công trên toàn thếgiới Đảm bảo bạn có bảo hiểm thì mọi phương tiện đều tuyệt vời Và cần xem xét nhữngyếu tố về thời tiết, khí hậu và cả việc phát hiện những rủi ro , sự có có thể xảy ra để lênphương án khắc phục, mang lại hiệu quả cho hành khách, khách hàng

3.2.1 Xe limousine (Xe hơi to sang trọng có kính ngăn giữa người lái xe và hành khách)

Đảm bảo chiếc limousine phù hợp với từng dịp và khách hàng Một số người không thoảimái bước vào một chiếc limousine mà dường như là một khối thành phố; những ngườikhác vui chơi trong đó Biết khách hàng của bạn và nhu cầu của họ

- Ở một số quốc gia, chiếc limousine của Tổng thống đề cao sự cao quý của mình và cũng phù hợp ở các công ty

Những tính năng bổ sung nên được bao gồm trong limousine? Bạn có nên bao gồm đồuống ưa thích, đồ ăn nhẹ, tạp chí hoặc báo chí không?

Hãy chú ý đến từng chi tiết Mặc dù đồ uống có thể có cồn, chúng không cần thiếtphải như vậy Có nước cam, cam tươi trên băng khi ở trạng thái đó luôn là một liên lạc tốtđẹp; trên thực tế, bao gồm các đặc sản địa phương luôn là một ý tưởng hay Tìm kiếmnhững gì được sản xuất trong khu vực Có bất kỳ mục nào mà chúng được biết đến hoặcđược coi là khu vực yêu thích của vùng? New Zealand có một loại nước đóng chai tuyệtvời (Fiji Water), vùng biển Caribê cung cấp một loạt các loại đồ uống trái cây nhiệt đới và

ở Hawaii, nước ép dứa tươi sẽ là một lựa chọn tự nhiên Điều tương tự cũng áp dụng cho

đồ ăn nhẹ Làm điều gì đó có chút tinh tế

Tìm hiểu cấu hình của chiếc limousine Bao nhiêu nó sẽ giữ thoải mái ? Ghế được định

vị như thế nào? Một số xe limousine có chỗ ngồi kéo xuống để cung cấp chỗ ngồi bổ sung,

và trong khi điều này có thể được chấp nhận cho một khoảng cách ngắn, nó sẽ không đượcmong muốn cho các ổ đĩa dài Có bố cục nào khác sẽ hoạt động tốt hơn không? Tùy thuộcvào số lượng và ngân sách của bạn, bạn có thể muốn xem chi phí thuê hai chiếc limo nhỏhơn thay vì một chiếc lớn và đảm bảo rằng mọi người đều thích một chuyến đi thoải mái.Nếu xe limousine được thuê cho một sự kiện gala, chỗ ngồi có cho phép một lối ra duyêndáng từ xe không? Điều này đặc biệt quan trọng nếu phương tiện truyền thông có mặt

Điều gì sẽ xảy ra nếu xe limousine bị hỏng? Công ty có sao lưu không? Luôn luôn đặtphòng với một hoạt động có nhiều hơn một chiếc xe, và tìm hiểu xem họ có thể phản ứngnhanh như thế nào với tình huống khẩn cấp

Nếu xe limousine là một phần của sự kiện của bạn, bạn phải biết có bao nhiêu xebạn cần phải cung cấp và khách VIP sẽ được đến với xe limousine riêng của họ Bạn sẽcần phải biết tất cả những điều này để bạn có thể thu xếp giấy phép đỗ xe, chỗ đỗ xe hoặckhu vực giữ xe cho họ Điều này sẽ áp dụng cho dù chuyển xe limousine của bạn đangđược sử dụng để đón những người tham dự tại sân bay để đưa họ đến khách sạn của họ vàcùng trở về, được sử dụng để chuyển chúng đến một chức năng tại một địa điểm cụ thểhoặc đang được sử dụng như một phần của một hoạt động , ví dụ, một cuộc đua đường xelimousine

Tại một gala không chính thức có thể có khách đến bằng xe limousine riêng của họ,tài xế có thể chỉ đơn giản là đậu xe trên các đường phố gần đó và chờ cho đến khi kháchgọi các xe phải được đưa ra xung quanh Tuy nhiên, nếu xe limousine đang được sử dụngcho một sự kiện nhóm chính thức hoặc một chức năng riêng tư, nơi có những người nổitiếng lớn và những người tham dự VIP đang tự cung cấp phương tiện di chuyển riêng của

họ, bạn có thể được yêu cầu giữ chỗ đậu xe dành riêng cho xe limousine của họ cũng nhưđội xe limousine của riêng bạn để đảm bảo tất cả các luồng diễn ra trôi chảy

Khi ký hợp đồng xe limousine cho sự kiện của bạn, bạn sẽ cần phải biết số lượng xelimousine mà người tham gia sẽ đến và cho dù họ là ghế kiệu thông thường, trải dài hoặcsiêu xe limo để bạn có thể đảm bảo không gian thích hợp

Nếu xe limousine sẽ là một mối quan tâm chính tại sự kiện của bạn, bạn cần phải tính đếnđiều này trong quá trình kiểm tra trang web của bạn trước khi bạn hoàn thành địa điểm tổchức Có thể đỗ xe ở đâu? Giấy phép đường phố có cần thiết không? Có bao nhiêu xelimousine có thể được cung cấp?

Khi đặt số lượng xe limousine theo yêu cầu của bạn, bạn cần xác định mức độ chặtchẽ của từng lịch trình xe limousine Bạn cần phải tìm hiểu xem mỗi chiếc limousine cóđược đặt ở một nơi khác ngay trước thời gian đón của bạn hay không Theo hợp đồng, bạncần biết điều gì sẽ xảy ra nếu chậm trễ do không lưu thông được, việc xử lý nhập cư hoặchành lý bị mất sẽ hủy bỏ thời gian đến dự kiến của bạn và làm phức tạp việc đón xelimousine được sử dụng trong dịch vụ đưa đón sân bay Bạn cần phải biết nếu xelimousine bạn đang đặt có cần phải ở một nơi khác ngay sau khi đón hoặc đón tại sân bay

và chuyển đến sự kiện của bạn không Bạn cần phải xác định một hành động nếu có khảnăng sự kiện của bạn có thể đi dài hơn kế hoạch, và quyết định xem bạn có cần ngân sáchcho thời gian đệm vào đầu hoặc cuối sự kiện của bạn hay không?

Nếu bạn có khách gặp tại sân bay, hãy cung cấp tài xế xe limousine với các biển báothích hợp - cho biết tên của sự kiện chứ không phải là khách mời Một số khách, đặc biệt

là người nổi tiếng, sẽ không muốn tên của họ được trưng bày trên màn hình Bạn muốn họđến được xử lý lặng lẽ, nhanh chóng và với sự khéo léo Nếu họ thích công khai, đó là mộtvấn đề khác thường - hãy chắc chắn rằng bạn tôn trọng sở thích của họ

3.2.2 Xe buýt

Xe buýt có nhiều hình dạng và kích cỡ

Bạn có thể thuê bất cứ thứ gì từ một chiếc xe buýt tiêu chuẩn với nội thất hoàn chỉnh vớighế sofa, trung tâm giải trí và không có logo công ty nào được vẽ bên cạnh - những thứthường được sử dụng tại đám cưới

Bước đầu tiên là quyết định nhu cầu của bạn là gì Trong một thời gian dài, bạn cóthể muốn đảm bảo rằng xe buýt được trang bị TV và DVD Sau đó, thời gian chuyển giao

có thể được sử dụng để xem thông điệp của công ty, để xem một phát ngôn viên động viênhoặc chỉ đơn giản là thưởng thức một bộ phim để giúp thời gian trôi qua nhanh hơn

Các công ty tổ chức một sự kiện nhóm có thể muốn giữ các đội được chỉ định lạivới nhau trong quá trình chuyển giao, cho phép họ dành thời gian chất lượng với nhau,mục đích của các đội ở nơi đầu tiên Điều này có nghĩa là phải thuê thêm xe buýt, vì việcgiữ cho các đội còn nguyên vẹn có nghĩa là mỗi chiếc xe không được lấp đầy công suất

Tìm ra tổng số người bạn sẽ chuyển Một số khách có đang đi theo cách riêng của

họ đến nơi khác thay vì xe buýt không? Đó sẽ là một lựa chọn

Hãy xem xét khoảng thời gian khách của bạn sẽ được chuyển tiếp Xe buýt haitầng, xe buýt trường học, xe điện và xe đẩy có thể được tư nhân thuê, bạn nên tìm kiếmmột phương tiện giao thông ít truyền thống hơn Một xe buýt cổ điển sẽ cung cấp nhiềutiện nghi hơn xe buýt trường học để vận chuyển dài, trong khi xe buýt hai tầng hoặc xebuýt trường học có thể là một cách thú vị để đưa đón khách từ khu vực đậu xe đến địađiểm

Luôn luôn kiểm tra xem nơi đậu xe có chỗ đỗ xe máy, số lưọng xe buýt có thể đượccung cấp và chi phí đậu xe là bao nhiêu, và chắc chắn bao gồm số tiền đó trong ngân sáchcủa bạn Kiểm tra xem có bất kỳ chướng ngại vật nào không, chẳng hạn như chiều caotrần, để tranh luận Xe buýt có thể thả khách trực tiếp tại cửa trước hay họ sẽ cần phải sửdụng lối vào bên vì xe buýt không thể vừa khít dưới mái hiên nhô ra phía trước? Các xebuýt nên đến sự kiện của bạn một cách vô cùng sạch sẽ và đầy đủ ít nhất nửa giờ trước sựkiện để cho phép một nhân viên của bạn đi bộ để đảm bảo mọi thứ đều được sắp xếp

Khi thuê xe, tìm hiểu những gì được bao gồm trong chi phí Ở một số khu vực, chiphí “kho thóc để thanh toán” cần được tính vào ngân sách của bạn Như đã đề cập trướcđó,phí thanh toán có nghĩa là bạn được tính phí cho các xe khách từ thời điểm họ rời khỏinhà để xe, không phải từ khi họ đến điểm đón khách của bạn, cho đến khi họ trở về nhà để

xe và điều này có thể áp dụng cho tất cả phương thức vận tải

Bạn cần phải rất rõ ràng nếu bạn muốn các xe buýt vẫn theo ý của bạn cho một sốgiờ nhất định hoặc nếu bạn chỉ đơn giản muốn hai chuyến một chiều Như với xelimousine, hãy tìm nơi các xe buýt sẽ đến trước và sau sự kiện của bạn Nếu bạn quan tâmđến lịch trình chặt chẽ hoặc bộ đệm thời gian, bạn sẽ cần phải thêm giờ bổ sung đặc biệtnếu có khả năng sự kiện của bạn có thể kéo dài trong thời gian khởi hành dự kiến

Xe buýt bị hỏng Làm thế nào nhanh chóng để công ty có thể gửi một sự thay thế nếu điều này xảy ra? Luôn luôn có một kế hoạch dự phòng.

Một lần, trong một hội nghị trên xe đưa đón sân bay, chuyến xe buýt cuối cùng quaytrở lại Nó là tốt hơn để gửi các khách còn lại trên sân bay bằng taxi để cơ hội bị mất kếtnối trong khi chờ đợi một chiếc xe buýt thay thế đến nơi Trong trường hợp xảy ra tìnhhuống như vậy, tốt nhất nên mang theo nhiều tiền mặt, thẻ tín dụng hoặc phiếu taxi Nócũng là một ý tưởng tốt để có một thỏa thuận với khách sạn hoặc cơ sở để có phí taxiđược tính vào tài khoản chính Nhận số điện thoại của người điều phối xe buýt hoặc sốđiện thoại di động của người điều khiển xe buýt và đảm bảo họ biết cách liên lạc với bạntrong trường hợp khẩn cấp hoặc chậm trễ

Các xe buýt đến từ đâu? Trên một chương trình khuyến khích để Ocho Rios, Jamaica,dịch vụ đưa đón sân bay khứ hồi đã được lên kế hoạch cho rất sớm vào buổi sáng Kể từkhi xe buýt đến từ Vịnh Montego, cách đó hai tiếng rưỡi tùy thuộc vào điều kiện giaothông, nó đã được quyết định mang xe buýt vào đêm hôm trước Các tài xế được cho mộtphòng cho buổi đêm và bữa sáng vào sáng hôm sau tại khách sạn Chi phí bổ sung là tốithiểu, nhưng sự an tâm là vô giá Không ai phải lo lắng rằng các xe buýt có thể bị trì hoãnbởi giao thông vào giờ cao điểm buổi sáng sớm Nó cho phép thời gian để thong thả chấthành lý và tích trữ đồ uống giải khát trên xe buýt

3.2.3.Bãi đậu xe tự lái

Nếu khách của bạn chịu trách nhiệm về phương tiện di chuyển, bãi đậu xe của riêng mình

cả khả năng tiếp cận và tính khả dụng của nó, sẽ đóng vai trò trong sự thành công của sựkiện của bạn, mà khi bạn nghĩ về nó, thực sự bắt đầu và kết thúc tại bãi đậu xe Ai không

có câu chuyện kinh dị về bãi đậu xe để kể? Đừng để khách của bạn đến để tìm một bãi đậu

xe đầy đủ vì xây dựng hoặc một sự kiện thể thao lớn Đừng để họ lưu hành rất nhiều càngngày càng thất vọng Điều cuối cùng bạn muốn là khách của bạn đến (hoặc khởi hành từ)

sự kiện của bạn không khó chịu và thất vọng.Với nghiên cứu và lập kế hoạch, điều này cóthể tránh được

Bãi đỗ xe đóng cửa lúc mấy giờ và tại sao điều này lại quan trọng? Nói một bãi đậu xeđóng cửa chỉ sau nửa đêm Có một dấu hiệu cho hiệu ứng đó, nhưng nó là quá nhỏ mà hầuhết mọi người bỏ lỡ nó Tuy nhiên, cổng đóng lại và ô tô bị khóa Để làm mọi việc tồi tệhơn, du khách phải trả phí đỗ xe qua đêm ngoài phí đỗ xe thông thường Đặt điều nàycùng với chi phí và sự bất tiện của việc tìm kiếm nhà vận chuyển thay thế và sau đó quaylại vào sáng hôm sau, và bạn có thể mong đợi một số trại viên không hài lòng Đó khôngphải là cách bạn muốn kết thúc buổi tối của khách hàng Nhưng có một giải pháp Bạn cóthể sắp xếp để có nhiều giờ mở rộng cho một chi phí bổ sung, điều này sẽ cần phải đượctính vào ngân sách của bạn

Một số sự kiện đa tầng và được tổ chức tại hai hoặc nhiều địa điểm

Ví dụ, một buổi ra mắt sản phẩm hoặc một buổi chiếu phim riêng tư, thường là phần đầutiên của buổi tối diễn ra trong một nhà hát và sau đó theo sự hướng dẫn của lễ tân đi theonơi khác Nếu phương tiện đi lại không được cung cấp và khách phải tự đi đến quầy lễ tân,bạn cần lưu ý rằng tất cả họ sẽ rời khỏi nhà hát và đến vị trí thứ hai cùng một lúc, điều này

có thể dẫn đến tắc nghẽn Hãy nhớ rằng các khách sạn dành phần lớn chỗ đỗ xe