TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG KHOA: DU LỊCH BÀI TẬP DỰ ÁN NHÓM: SỰ KIỆN YÊU Học phần: Nhập Môn Quản Trị Sự Kiện Giảng viên hướng dẫn: Thái Thị Huyền Trâm Lớp học phần: TOU3039_46K26 Nhóm thực hiện: NHĨM Trương Thị Mỹ Lệ Trần Thị Khánh Ly Trần Thị Kiều Oanh Nguyễn Minh Thi Nguyễn Hoài Phương Phạm Thị Hoàng Dung MỤC LỤC 1.Phát triển ý niệm kiện……………………………………………………………… 1.1 Why – Tại kiện lại tổ chức? 1.2 Who – Những liên quan đến kiện này? Error! Bookmark not defined 1.3 When – Sự kiện tổ chức nào? 1.4 Where – Sự kiện tổ chức đâu? 1.5 What – Những cần phải làm cho kiện? 2.Tính khả thi kiện: 2.1 Khả dàn dựng sân khấu: 2.2 Số lượng người tham gia: 2.3 Chi phí ngân sách cho kiện: 2.4 Kỹ quản trị: 2.5 Mức hỗ trợ an ninh: 2.6 Đội ngũ tình nguyện viên 3.Thiết lập cấu tổ chức Kế hoạch chiến lược: 4.1 Thiết lập mục đích kiện: 4.2 Thiết lập mục tiêu kiện: 4.2.1 Mục tiêu kinh tế: 4.2.2 Số lượng người tham dự: 4.2.3 Chất lượng kiện 4.3 Phân tích SWOT: 4.3.1 Điểm mạnh (Strength): 4.3.2 Điểm yếu (Weakness): 10 4.3.3 Cơ hội (Opportunity): 10 4.3.4 Thách thức (Threat): 11 4.4 Phát triển kế hoạch tổ chức: 11 4.4.1 Sơ đồ bố trí 11 4.4.2 Bảng dự trù kinh phí: 13 4.4.3 Agenda 15 4.4.4 Kế hoạch truyền thông……… 16 4.4.5 Backdrop, Logo, Poster kiện………………………………………………… 17 SỰ KIỆN “YÊU” Sự kiện ‘YÊU’ lúc khiến bạn phải tự hỏi liệu có làm điều chứng minh tình yêu với chưa.Song song bạn có nhìn xa chữ ‘yêu’ định nghĩa trọn vẹn qua tình yêu người thân gia đình bạn, đặc biệt ơng bà cha mẹ, người bạn cho bạn yêu họ sẵn sàng giành cho họ lời yêu thương xa tình yêu giành cho người từ biết biết thân thân đến chẳng thân quen chút PHÁT TRIỂN Ý NIỆM SỰ KIỆN: 1.1 Why – Tại kiện lại tổ chức? Trong thời gian dịch bệnh, đa số người nhà thời gian dài nên hẳn có bạn thu lại, bắt đầu ngại giao tiếp hơn, khó bày tỏ tình cảm tâm tư thân Thậm chí thời gian người sử dụng mạng xã hội tăng lên không tránh khỏi việc so sánh thân với người khác Từ ý tưởng kiện “Yêu” đưa với mong muốn nhắc nhở người thật thân đáng trân quý cả, nhắc nhở người trân quý chấp nhận người thật Sự kiện muốn nhắn nhủ người Yêu thân trước, đến người thân bạn bè sau mở lịng người xung quanh Sự kiện nơi lý tưởng để tâm thư giãn sau thời gian nhà tránh dịch ngột ngạt 1.2 Who – Những liên quan đến kiện này? - Sinh viên Trường đại học Kinh tế- Đại học Đà Nẵng - Số lượng khoảng 50 người Sự kiện dành cho đường học cách yêu thân hay mong muốn chữa lành tâm hồn Nơi đ ây người gặp gỡ chia sẻ kinh nghiệm, quan niệm, tâm chủ đề Yêu thân từ tiếp thêm động lực cho chuyến hành trình sống Sự kiện tạo điều kiện cho mong muốn thổ lộ lời yêu thương với người thân yêu 1.3 When – Sự kiện tổ chức nào? - Sự kiện dự kiến diễn khoảng thời gian tháng 12 - Cuối năm (với điều kiện dịch bệnh kiểm sốt, trường cho sinh viên học lại tổ chức hoạt động ngoại khóa) - Sở dĩ lựa chọn thời gian vì: + Đây khoảng thời gian Cuối năm nên kiện tạo điều kiện cho sinh viên nhìn ngắm lại thân năm qua, trút bỏ mệt nhọc, suy nghĩ tích cực, tạo động lực hoàn thiện thân năm sau + Sự kiện lựa chọn tổ chức vào ngày cuối tuần, đảm bảo sinh viên tham dự kiện lựa chọn thú vị để vui chơi giải trí sau tuần học làm việc căng thẳng 1.4 Where – Sự kiện tổ chức đâu? Sự kiện tổ chức Hội trường khu E trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng Đây địa điểm phù hợp thuận lợi cho việc tham gia đông đủ tất sinh viên địa điểm khơng phải tốn phí để th mặt bằng, giúp tiết kiệm chi phí tổ chức Hội trường khu E đủ không gian cho sinh viên vui chơi thoải mái, phù hợp với số người tham gia nhóm đề 1.5 What – Những cần phải làm cho kiện? Chủ đề kiện: YÊU #3Y- yeuminh-yeuban-yeuchungta Sự kiện “ YÊU ” với phần: Bản thân – Gia đình – Những người xung quanh Các hoạt động diến kiện: Phần 1: Bản thân (Phần có mục đích nhắn gửi đến bạn tham gia thông điệp Yêu thân) Phần 2: Gia đình (Đây phần để bạn bày tỏ với người thân gia đình, người mà bạn chưa dám nói lời u thươ ng ngại) Phần 3: Những người xung quanh (Sau yêu thân u gia đình sau quan tâm sẻ chia với người có hồn cảnh khó khăn) Phần 4: Kết thúc + MC tóm tắt chương trình lời kết cho kiện sau hát kết thúc 2.Tính khả thi kiện: 2.1 Khả dàn dựng sân khấu: Sự kiện diễn hội trường E nơi thường xuyên tổ chức hoạt động trường nên có sẵn thiết bị cần thiết cho việc dàn dựng sân khấu kiện Hội trường khu E có sức chứa lên đến 300 người, trang bị hệ thống âm thanh, ánh sáng, loa, máy chiếu đại phục vụ cho việc tổ chức Hội nghị, L ễ kỷ niệm hoạt động khác Sân khấu kiện bao gồm: backdrop 2.5x2.3m phù hợp với sân khấu hội trường, với l máy chiếu hệ thống âm ánh sáng đẩy đủ, tổ chức kiện mà khơng tốn q nhiều chi phí 2.2 Số lượng người tham gia: Dự kiến khoảng 60 người Sinh viên Trường đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng Vì sau khoảng thời gian dài nhà chống dịc h Covid, mà nhiều sinh viên cảm thấy căng thẳng, tâm sự, giải bày câu chuyện với ai, áp lực học trực tuyến, áp lực vấn đề tiền bạc nhiều thứ khác Sinh viên cần hoạt động giúp cho họ cảm thấy cân bằng, chữa lành tâm hồn, giải tỏa áp lực Chính kiện “u” thu hút lượng sinh viên đến để chia sẻ, tâm câu chuyện, học cách u thân, có sống tích cực Ngồi kiện nơi gắn kết tâm hồn người cô đơn m ệt mỏi đế họ vượt qua vui vẻ yêu đời 2.3 Chi phí ngân sách cho kiện: Có thể thấy, với quy mơ kiện nhỏ, chi phí dự kiến kiện gần 2.100.000 vnd Với mức lệ phí 30.000 vnd/ người tham gia, với tài trợ Cơ Trâm – Giảng viên môn 500.000 vnd, số tiền gốc thu từ đấu giá : + Về vấn đề xin tài trợ Trâm có khả cao giáo viên mơn phụ trách việc hướng dẫn hình thành kiện, mong muốn tạo kiện học dành cho cá c sinh viên + Về mức lệ phí 30.000 vnd/ người, số tiền không lớn với sinh viên, nằm mức khả chi trả được, sinh viên chi trả mức lệ phí cho kiện + Về số tiền thu từ đấu giá, số tiền gốc mua c ác vật dụng để đấu giá, thu hồi lại 2.4 Kỹ quản trị: Đội ngũ tổ chức gồm thành viên team 4, sinh viên năm hai thành viên team có kinh nghiệm tốt việc tổ chức kiện Đội ngũ tình nguyện viên: gồm bạn đến từ lớp 46K26 với tinh thần trách nhiệm cao có kinh n ghiệm việc hỗ trợ kiện 2.5 Mức hỗ trợ an ninh: Do kiện tổ chức trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng nên điều kiện an ninh tốt bên cạnh cịn có giám sát ban tổ chức bạn cộng tác viên 2.6 Đội ngũ tình nguyệ n viên Thời gian dự kiến diễn vào tháng 12, thời điểm bạn sinh viên thi xong có khoảng thời gian tham gia kiện Với bạn 46K26 mong muốn tham gia giúp đỡ bạn việc tổ chức kiện để kiện hoàn thành tốt hơn, học hỏi kinh nghiệm Vì số lượng CTV tham gia người khả thi Thiết lập cấu tổ chức Vị trí Người phụ Nhiệm vụ trách - Liên hệ với Nhà trường để mượn địa điểm tổ chức Leader Trương Thị Mỹ Lệ (Hội trường khu E) - Liên hệ với bên cung ứng nhà tài trợ - Viết khung chương trình, khung MC - Điều hành kiểm soát hoạt động kiện, giám sát tiến độ làm việc phận khác - Viết khung chương trình, khung MC - Lên bảng dự trù chi phí, tính tốn hợp lí trước Phó Trần Thị Khánh Leader Ly kiện diễn - Xây dựng kế hoạch dự phòng - Lên bảng tóm tắt thu chi sau kiện kết thúc - Viết content quảng bá kiện - Mở form đăng ký tham gia gửi email mời tham gia cho thành viên đăng ký - Mở form đăng ký làm CTV cho bạn có nhu Nguyễn Hồi Truyền Phương thơng Nguyễn Minh Thi cầu - Viết tổng kết chương trình - Gửi thư cảm ơn mở form nhận feedback từ người tham gia - Check- in cho người tham gia kiện - Thiết kế - Đảm nhận việc trang trí sân khấu, không gian diễn kiện - Phụ trách vận hành âm thanh, ánh sáng suốt trình kiện diễn Trần Thị Kiều Hậu cần Oanh - Vận chuyển trang thiết bị, vật dụng phục vụ cho kiện đến vị trí xếp Phạm Thị Hoàng - Lên danh sách, chia team (5 người/ team), Dung xếp chỗ ngồi thông qua số thứ tự cho người tham gia - Chuẩn bị dụng cụ cho trò chơi, đấu giá, - Hỗ trợ cho phận khác suốt trình diễn kiện cần thiết - Thơng qua luật chơi cách chơi trị chơi cho team tham gia CTV người - Giúp đỡ, hỗ trợ thành viên tham gia trình kiện diễn Kế hoạch chiến lược: 4.1 Thiết lập mục đích kiện: + Gửi đến thơng điệp: “u thương hành trình bền bỉ cần phải học’’ Muốn nhắn nhủ với bạn yêu thân trước, đến người thân bạn bè sau mở lòng người xung quanh + Giúp bạn tham gia mở lòng nhiều hơn, biết yêu thân người xung quanh Bên cạnh giúp bạn tìm thấy 4.2 Thiết lập mục tiêu kiện: 4.2.1 Mục tiêu kinh tế: - Chi phí phát sinh rủi ro không vượt 10% tổng chi phí kiện - Doanh thu từ hoạt động đấu giá đạt tối thiểu 400.000đ 4.2.2 Số lượng người tham dự: - Có 40 người đến tham dự kiện 4.2.3 Chất lượng kiện - Truyền tải đủ thông điệp kiện thông qua hoạt động - Số người hài lòng yêu thích kiện khảo sát sau kiện đạt tối thiểu ¾ tổng số người tham gia 4.3 Phân tích SWOT: 4.3.1 Điểm mạnh (Strength): - Sự kiện muốn giải tỏa áp lực, mệt mỏi xung quanh người: tai trường, có kiện vấn đề chữa lành tâm hồn, tập trung vào bên người Chính vậy, kiện muốn hướng tới việc chia sẻ câu chuyện chất chứa, nói lên điều chưa dám nói, muốn giúp người cảm thấy yêu thân nhiề u hơn, yêu thương người xung quanh, chữa lành vết thương sống tích cực - Sự kiện hướng tới người đường học cách yêu thân tạo lối sống tích cực: Đối tượng đa số kiện hướng tới họ số nhỏ bộc lộ bên ngoài, mà kiện giúp bạn bộc lộ ra, vui vẻ lạc quan, có lối sống tích cực 4.3.2 Điểm yếu (Weakness): - Số lượng người tham gia giới hạn : Vì kiện hướng tới chữa lành tâm hồn, căng thẳng mệt mỏi nên giới hạ n số lượng người tham gia, để người thoải mái tâm sự, chia sẻ câu chuyện - Chưa có chuyên gia đưa lời khuyên giúp giải vấn đề : Sự kiện đơn giản người chia sẻ câu chuyện tìm hướng giải quyết, chưa có hỗ trợ mặt tâm lí chun gia đê giúp bạn có hướng đắn - Kịch chưa thật chạm đến tâm hồn người tham gia: kịch xây dựng dựa câu chuyện, trải nghiệm, học chia sẻ Youtube, Pod cast, Facebook, Instagram, chưa có cố vấn giúp xây dựng nội dung kịch hoàn chỉnh 4.3.3 Cơ hội (Opportunity): - Sự kiện khoảng thời gian bạn trút hết bầu tâm sự, nỗi lòng thân khoảng thời gian dài kìm nén: sau khoảng thời gian dài nhà chống dịch , bạn sinh viên tiếp xúc với người, nhiều người rơi vào trầm cảm cảm thấy ngại giao tiếp, thu hẹp thân với giới bên ngoài, áp lực chuyện học hành, thi cử, tiền bạc thứ sống, bạn cần nơi để giải tõa áp lực, mệt mỏi, chỉa sẻ với người đưa hướng giải - Các bạn tìm kiếm khoảng khơng gian n bình ấm cúng, chia sẻ câu chuyện, cảm thấy an nhiên, bình yên tâm hồn: với lối sống nhanh hệ Gen Z nay, bạn có thời gian nhìn lại yêu thân cách hay chưa, có nói lời yêu thương với người thân gia đình hay chưa, có chia sẻ giúp đỡ người xung quanh hay chưa Sự kiện giúp bạn sống chậm lại xã hội quay cuồng 10 4.3.4 Thách thức (Threat): - Tháng 12 khoảng thời gian cuối năm với hai kiện Noel Tết Dương lịch: Sinh viên lựa chọn tham gia chủ đề khác để mừng hai kiện này, khả quan tâm đến kiện - Chi phí tổ chức vấn đề đáng quan tâm : chưa tìm nhà tài trợ cho chương trình với quy mơ nhỏ kiện Yêu với số lượng c hỉ 60 người, có khả nhận tài trợ việc quảng bá kiện nằm Trường ĐH Kinh Tế Đà Nẵng 4.4 Phát triển kế hoạch tổ chức: 4.4.1 Sơ đồ bố trí 5 - Khu vực 1: Lễ tân Checkin: + Khu vực lễ tân: Đây khu vực tiến hành kiểm tra vé người tham gia, thu lệ phí từ người tham gia Tiến hành kiểm tra thân nhiệt sát khuẩn trước bước vào kiện Đảm bảo người tham gia thực thủ tục phòng dịch đầy đủ + Khu vực Checkin: Đây khu vực dành cho người tham gia check-in với Background kiện, giúp lưu giữ khoảng khắc người tham gia 11 - Khu vực 2: Sân khấu + Trang trí sân khấu bao gồm: Backdrop bạt da, lớp (bạt dày, không lộ khung) máy chiếu Phía trước có bong bóng chữ Y,E,U Phía phải vị trí đặt bục đứng MC - Khu vực 3: Hậu cần: + Hậu cần: Đây khu vực đặt máy tính trình chiếu video, khu vực bạn điều chỉnh âm - Khu vực 4: Chỗ ngồi cho người tham gia + Khu vực gồm có 50 ghế, chia làm dãy, dãy 25 người Ở dãy có hàng, hàng người + Có khoảng trống khu vực lối từ lễ tân lên sân khấu - Khu vực 5: Đồ ăn nhẹ + Đồ ăn nhẹ: bánh, kẹo, trái nước uống dành cho người tham gia tro ng khoảng thời gian 15 phút nghỉ ngơi 12 - Khu vực 6: Game + Game: Đây khu vực BTC dành để setup game chơi, game cần khoảng khơng gian cần khoảng đủ lớn 4.4.2 Bảng dự trù kinh phí: DỰ TRÙ KINH PHÍ STT Hạng mục Số lượng Đơn giá Thành tiền Ghi I CHI PHÍ TRỊ CHƠI 33.000vnđ/set 50 - Chơi trò chơi: 30 ly Ly giấy loại 280ml 100 ly Bao lì xì 30 4.000/10 12.000 Cuộn giấy vệ sinh cuộn Tự đem BTC tự chuẩn bị Ly thủy tinh ly Tự đem BTC tự chuẩn bị Khẩu trang xấp 15.000vnđ/3 xấp 15.000 Nến 3.000vnđ/ 15.000 40.000đ/m2 230.000 3.000vnđ/chữ 9.000 ly 66.000 - Bữa tiệc nhẹ: 70 ly II CHI PHÍ TRANG TRÍ Backdrop (2,5mx2.3m) Bong bóng chữ ba chữ Y, E, U - Màu hồng phấn: 50 Bong bóng trang trí 90 35.000vnđ/50 16.000vnđ/20 67.000 - Màu trắng 20 - Màu bạc: 20 10 11 12 13 Bong bóng in thơng tin kiện Hashtag cầm tay Background chekin (2,5mx1,5m) 20.000vnđ/ set bóng 20.000 40.000vnđ/cái 120.000 40.000/m2 150.000 13 In logo 100.000 100.000 III CHI PHÍ ĐẤU GIÁ 14 Sen đá mini 5.000vnđ/cây 25.000 15 Đất trồng 300g 8.000vnđ/300g 8.000 Tự trang trí 16 Xương rồng mini 10.000/cây 50.000 17 Chậu 10 3.500/ chậu 35.000 18 Đồ Secondhand 250.000 250.000 19 Phụ kiện 150.000 150.000 20 Giấy A4 10 tờ 500 vnđ/tờ 5.000 250.000vnđ 250.000 100.000vnđ 100.000 50.000vnđ 50.000 15.000vnđ/10 30.000 100.000vnđ 100.000 CLB Guitar DUE 300.000 IV CHI PHÍ TIỆC NHẸ Các 21 Bánh, kẹo loại Theo 22 Trái mùa 23 Trà chanh 24 Dĩa giấy (21cm) 25 Chi phí phát sinh 20 dĩa V CHI PHÍ VĂN NGHỆ 26 Văn nghệ TỔNG TIỀN 14 2.157.000 Tự trang trí Tự mua đồ 2hand giá rẻ chỉnh sửa Có thể 2hand (độc, đẹp, lạ) Làm số thứ tự - Ngân sách thực kiện bao gồm: NGUỒN THU STT Hỗ trợ Thành tiền Cô Trâm 500.000 Ghi I Tài trợ II Khoản thu khác Lệ phí tham gia 1.500.000 Tiền thu từ đấu giá 523.000 Tổng Số lượng: 50 người Lệ phí: 30.000vnđ/người Tiền mua đồ đấu giá Lợi nhuận từ đấu giá quyên góp từ thiện 2.523.000 4.4.3 Agenda AGENDA SỰ KIỆN Thời gian Thời lượng Nội dung I GIỚI THIỆU 10ph Giới thiệu kiện 5ph Video 17h - 17h15 II PHẦN BẢN THÂN 5ph Giới thiệu chương mở đầu: chương thân Yêu thân gì? 25ph Tại phải yêu thân Khám phá thân 17h15-19h00 15 15ph Học cách yêu thân 30ph Chữa lành tâm hồn - Chia sẻ câu chuyện 20ph Hoạt động 10ph Văn nghệ III PHẦN GIA ĐÌNH 5ph Giới thiệu chương hai: chương gia đình 15ph Nhìn lại - Thấu hiểu 30ph Mini game 30ph Cảm ơn 15ph Tiệc nhẹ 19h00-20h20 IV NGHỈ NGƠI 20h20-20h35 V PHẦN NHỮNG NGƯỜI XUNG QUANH 5ph Giới thiệu chương ba: Chương người xung quanh 10ph Video 30ph Đấu giá từ thiện 5ph Tổng kết lại chương trình 5ph Văn nghệ 20h35-21h20 VII KẾT THÚC 21h20-21h30 4.4.4 Kế hoạch truyền thông: Mục tiêu Tiêu chí truyền thơng Đối tượng Thời gian Kế hoạch truyền thông 16 Trước truyền thông KẾ HOẠCH TRUYỀN THÔNG Sinh viên Đại Học Kinh tế Biết đến kiện Yêu Biết chủ đề thông điệp mà kiện hướng đến Sinh viên Đại học Kinh tế- Đại học Đà Nẵng 10-11 đến -12 Hoàn thành Logo kiện Hoàn thành Backdrop kiện Hoàn thành Poster Sự kiện Hoàn thành Google Form Hoàn thành nội dung Content Truyền thông trước kiện Truyền thông sau kiện Hoàn thành nội dung thư mời Đăng giới thiệu chủ đề kiện Đăng mở Form thơng báo đăng kí kiện Đăng lời cảm ơn đến người tham gia kiện Đăng hình ảnh, video sau kiện Đăng hình ảnh trao tiền gây quỹ 4.4.3 Backdrop, Poster, Logo kiện: 17 - Backdrop kiện: - Logo kiện: - 18 Poster quảng bá kiện: 19 - Poster phụ quảng bá cho kiện: - Thiết kế sân khấu kiện:
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG
KHOA: DU LỊCH
BÀI TẬP DỰ ÁN NHÓM: SỰ KIỆN YÊU
Học phần: Nhập Môn Quản Trị Sự Kiện
Giảng viên hướng dẫn:
Thái Thị Huyền Trâm
Lớp học phần:
TOU3039_46K26
Nhóm thực hiện:
NHÓM 4
1 Trương Thị Mỹ Lệ
2 Trần Thị Khánh Ly
3 Trần Thị Kiều Oanh
4 Nguyễn Minh Thi
5 Nguyễn Hoài Phương
6 Phạm Thị Hoàng Dung
Trang 21.Phát triển ý niệm sự kiện……… 3
1.1 Why – Tại sao sự kiện lại được tổ chức? 3
1.2 Who – Những ai liên quan đến sự kiện này? Error! Bookmark not defined 1.3 When – Sự kiện được tổ chức khi nào? 4
1.4 Where – Sự kiện được tổ chức ở đâu? 4
1.5 What – Những gì cần phải làm cho sự kiện? 5
2.Tính khả thi của sự kiện: 5
2.1 Khả năng về dàn dựng sân khấu: 5
2.2 Số lượng người tham gia: 5
2.3 Chi phí và ngân sách cho sự kiện: 6
2.4 Kỹ năng quản trị: 6
2.5 Mức hỗ trợ về an ninh: 6
2.6 Đội ngũ tình nguyện viên 6
3.Thiết lập cơ cấu tổ chức 7
4 Kế hoạch chiến lược: 9
4.1 Thiết lập mục đích sự kiện: 9
4.2 Thiết lập mục tiêu sự kiện: 9
4.2.1 Mục tiêu về kinh tế: 9
4.2.2 Số lượng người tham dự: 9
4.2.3 Chất lượng của sự kiện 9
4.3 Phân tích SWOT: 9
4.3.1 Điểm mạnh (Strength): 9
4.3.2 Điểm yếu (Weakness): 10
4.3.3 Cơ hội (Opportunity): 10
4.3.4 Thách thức (Threat): 11
4.4 Phát triển những kế hoạch tổ chức: 11
4.4.1 Sơ đồ bố trí 11
4.4.2 Bảng dự trù kinh phí: 13
4.4.3 Agenda 15
4.4.4 Kế hoạch truyền thông……… 16
MỤC LỤC
Trang 3Sự kiện ‘YÊU’ là lúc khiến bạn phải tự hỏi chính mình liệu chúng ta có đang làm những điều chứng minh tình yêu của mình với chính mình chưa.Song song đó các bạn sẽ có cái nhìn xa hơn về một chữ ‘yêu’ được định nghĩa trọn vẹn nhất qua tình yêu đối với những người thân trong gia đình bạn, đặc biệt là ông bà cha mẹ, những người bạn luôn cho rằng bạn rất yêu họ nhưng hiếm khi sẵn sàng giành cho
họ những lời yêu thương và xa hơn nữa là tình yêu giành cho những người từ biết biết thân thân đến chẳng thân quen chút nào
1 PHÁT TRIỂN Ý NIỆM SỰ KIỆN:
1.1 Why – Tại sao sự kiện lại được tổ chức?
Trong thời gian dịch bệnh, đa số mọi người đều ở trong nhà một thời gian dài nên chắc hẳn sẽ có những bạn thu mình lại, bắt đầu ngại giao tiếp hơn, khó bày tỏ được tình cảm tâm tư của bản thân Thậm chí thời gian mọi người sử dụng mạng xã hội cũng tăng lên đôi khi cũng không tránh khỏi việc so sánh bản thân với người khác Từ đó ý tưởng sự kiện “Yêu” được đưa ra với mong muốn nhắc nhở mọi người thật ra bản thân mỗi chúng ta là đáng trân quý hơn cả, nhắc nhở mọi người trân quý và chấp nhận con người thật của mình
Sự kiện muốn nhắn nhủ mọi người hãy Yêu bản thân mình trước, rồi đến những người thân và bạn bè và sau đó là mở lòng đối với những người xung quanh
Sự kiện cũng là nơi lý tưởng để tâm sự và thư giãn sau thời gian ở nhà tránh dịch ngột ngạt
1.2 Who – Những ai liên quan đến sự kiện này?
- Sinh viên Trường đại học Kinh tế- Đại học Đà Nẵng
- Số lượng khoảng 50 người
Sự kiện dành cho những ai đang trên con đường học cách yêu bản thân hay mong muốn chữa lành tâm hồn Nơi đ ây mọi người có thể gặp gỡ chia sẻ kinh nghiệm, quan niệm, tâm sự cùng nhau về chủ đề Yêu bản thân từ đó tiếp thêm động lực cho chuyến hành trình cuộc sống Sự kiện cũng sẽ tạo điều kiện cho những ai mong muốn thổ lộ lời yêu thương với những người thân yêu
SỰ KIỆN “YÊU”
Trang 41.3 When – Sự kiện được tổ chức khi nào?
- Sự kiện dự kiến sẽ được diễn ra trong khoảng thời gian tháng 12 - Cuối năm (với điều kiện dịch bệnh đã được kiểm soát, trường có thể cho sinh viên đi học lại và tổ chức các hoạt động ngoại khóa)
- Sở dĩ lựa chọn thời gian này vì:
+ Đây là khoảng thời gian Cuối năm nên sự kiện như tạo điều kiện cho mọi sinh viên nhìn ngắm lại bản thân trong năm đã qua, trút bỏ mọi mệt nhọc, suy nghĩ tích cực, tạo động lực hoàn thiện bản thân hơn trong năm sau
+ Sự kiện sẽ lựa chọn tổ chức vào những ngày cuối tuần, đảm bảo mọi sinh viên đều có thể tham dự sự kiện và là lựa chọn thú vị để vui chơi giải trí sau một tuần học và làm việc căng thẳng
1.4 Where – Sự kiện được tổ chức ở đâu?
Sự kiện sẽ được tổ chức ở Hội trường khu E trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng Đây sẽ là địa điểm phù hợp và thuận lợi cho việc tham gia đông đủ của tất cả sinh viên và còn là địa điểm không phải tốn phí để thuê mặt bằng, giúp tiết kiệm chi phí tổ chức Hội trường khu E đủ không gian cho các sinh viên vui chơi thoải mái, phù hợp với số người tham gia nhóm đã đề ra
Trang 51.5 What – Những gì cần phải làm cho sự kiện?
Chủ đề sự kiện: YÊU
#3Y- yeuminh-yeuban-yeuchungta
Sự kiện “ YÊU ”với 3 phần: Bản thân – Gia đình – Những người xung quanh
Các hoạt động diến ra trong sự kiện:
Phần 1: Bản thân
(Phần này có mục đích nhắn gửi đến các bạn tham gia về thông điệp Yêu bản thân)
Phần 2: Gia đình
(Đây là phần để các bạn bày tỏ với những người thân trong gia đình, những người
mà bạn chưa dám nói lời yêu thươ ng vì ngại)
Phần 3: Những người xung quanh
(Sau khi yêu bản thân và yêu gia đình thì sau đó hãy quan tâm và sẻ chia với những người có hoàn cảnh khó khăn)
Phần 4: Kết thúc
+ MC tóm tắt về chương trình và lời kết cho sự kiện sau đó là bài hát kết thúc
2.Tính khả thi của sự kiện:
2.1 Khả năng về dàn dựng sân khấu:
Sự kiện diễn ra trong hội trường E đây là nơi thường xuyên tổ chức những hoạt động của trường nên có sẵn những thiết bị cần thiết cho việc dàn dựng sân khấu của sự kiện
Hội trường khu E có sức chứa lên đến 300 người, được trang bị hệ thống âm thanh, ánh sáng, loa, máy chiếu hiện đại phục vụ cho việc tổ chức Hội nghị, Lễ kỷ niệm và các hoạt động khác Sân khấu sự kiện bao gồm: 1 backdrop 2.5x2.3m phù hợp với sân khấu của hội trường, cùng với đó l à máy chiếu và hệ thống âm thanh ánh sáng đẩy đủ, có thể tổ chức sự kiện mà không tốn quá nhiều chi phí
2.2 Số lượng người tham gia:
Dự kiến khoảng 60 người là Sinh viên Trường đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng Vì sau khoảng thời gian dài ở nhà chống dịc h Covid, chính vì vậy mà nhiều sinh viên cảm thấy căng thẳng, không thể tâm sự, giải bày câu chuyện với ai, áp lực
Trang 6về học trực tuyến, áp lực về vấn đề tiền bạc và nhiều thứ khác Sinh viên cần một hoạt động giúp cho họ cảm thấy cân bằng, chữa lành tâm hồn, giải tỏa áp lực Chính
vì vậy sự kiện “Yêu” sẽ thu hút một lượng sinh viên đến để có thể chia sẻ, tâm sự những câu chuyện, cùng nhau học cách yêu bản thân, có cuộc sống tích cực hơn Ngoài ra sự kiện còn là nơi gắn kết tâm hồn của những con người cô đơn m ệt mỏi
đế họ có thể vượt qua và vui vẻ yêu đời
2.3 Chi phí và ngân sách cho sự kiện:
Có thể thấy, với quy mô sự kiện nhỏ, chi phí dự kiến của sự kiện là gần 2.100.000 vnd
Với mức lệ phí là 30.000 vnd/ người tham gia, cùng với đó là sự tài trợ của
Cô Trâm – Giảng viên bộ môn là 500.000 vnd, và số tiền gốc thu được từ đấu giá :
+ Về vấn đề xin tài trợ cô Trâm có khả năng cao vì cô là giáo viên bộ môn phụ trách việc hướng dẫn hình thành sự kiện, cô mong muốn tạo một sự kiện như là một bài học dành cho cá c sinh viên của mình
+ Về mức lệ phí là 30.000 vnd/ người, đây là một số tiền không lớn với sinh viên, nằm trong mức khả năng chi trả được, sinh viên có thể chi trả mức lệ phí này cho một sự kiện
+ Về số tiền thu được từ đấu giá, đây là số tiền gốc mua c ác vật dụng để đấu giá, chính vì vậy có thể thu hồi lại được
2.4 Kỹ năng quản trị:
Đội ngũ tổ chức gồm 6 thành viên team 4, tuy mới chỉ là sinh viên năm hai nhưng những thành viên của team đã có kinh nghiệm khá tốt trong việc tổ chức sự kiện Đội ngũ tình nguyện viên: gồm 3 bạn đến từ lớp 46K26 với tinh thần trách nhiệm cao và có kinh n ghiệm trong việc hỗ trợ sự kiện
2.5 Mức hỗ trợ về an ninh:
Do sự kiện được tổ chức tại trường Đại học Kinh tế - Đại học Đà Nẵng nên điều kiện an ninh rất tốt bên cạnh đó còn có sự giám sát của ban tổ chức và các bạn cộng tác viên
2.6 Đội ngũ tình nguyệ n viên
Trang 7Thời gian dự kiến diễn ra vào tháng 12, thời điểm các bạn sinh viên đã thi xong và có khoảng thời gian tham gia sự kiện Với các bạn 46K26 thì sẽ mong muốn tham gia giúp đỡ các bạn trong việc tổ chức sự kiện để sự kiện hoàn thành tốt hơn, học hỏi kinh nghiệm Vì vậy số lượng CTV tham gia 3 người là khả thi
3 Thiết lập cơ cấu tổ chức
trách
Nhiệm vụ
Lệ
- Liên hệ với Nhà trường để mượn địa điểm tổ chức (Hội trường khu E)
- Liên hệ với các bên cung ứng và nhà tài trợ
- Viết khung chương trình, khung MC
- Điều hành và kiểm soát mọi hoạt động của sự kiện, giám sát tiến độ làm việc của các bộ phận khác
Phó
Leader
Trần Thị Khánh
Ly
- Viết khung chương trình, khung MC
- Lên bảng dự trù chi phí, tính toán hợp lí trước khi
sự kiện diễn ra
- Xây dựng kế hoạch dự phòng
- Lên bảng tóm tắt thu chi sau khi sự kiện kết thúc
Trang 8thông
Nguyễn Hoài Phương Nguyễn Minh Thi
- Viết content quảng bá sự kiện
- Mở form đăng ký tham gia và gửi email mời tham gia cho các thành viên đã đăng ký
- Mở form đăng ký làm CTV cho những bạn có nhu cầu
- Viết bài tổng kết chương trình
- Gửi thư cảm ơn và mở form nhận feedback từ người tham gia
- Check- in cho người tham gia sự kiện
- Thiết kế
Hậu cần
Trần Thị Kiều Oanh Phạm Thị Hoàng
Dung
- Đảm nhận việc trang trí sân khấu, không gian diễn
ra sự kiện
- Phụ trách vận hành âm thanh, ánh sáng trong suốt quá trình sự kiện diễn ra
- Vận chuyển các trang thiết bị, vật dụng phục vụ cho sự kiện đến đúng vị trí đã sắp xếp
- Lên danh sách, chia team (5 người/ 1 team), sắp xếp chỗ ngồi thông qua số thứ tự cho người tham gia
- Chuẩn bị các dụng cụ cho trò chơi, đấu giá,
- Hỗ trợ cho các bộ phận khác trong suốt quá trình diễn ra sự kiện nếu cần thiết
CTV 3 người
- Thông qua luật chơi và cách chơi trò chơi cho các team tham gia
- Giúp đỡ, hỗ trợ các thành viên tham gia trong quá trình sự kiện diễn ra
Trang 94 Kế hoạch chiến lược:
4.1 Thiết lập mục đích sự kiện:
+ Gửi đến thông điệp: “Yêu thương là một hành trình bền bỉ cần phải học’’ Muốn nhắn nhủ với các bạn là hãy yêu bản thân của mình trước, rồi đến những người thân
và bạn bè và sau đó là mở lòng đối với những người xung quanh
+ Giúp các bạn tham gia mở lòng ra nhiều hơn, biết yêu bản thân và những người xung quanh hơn Bên cạnh đó giúp các bạn có thể tìm thấy một nữa kia của mình
4.2 Thiết lập mục tiêu sự kiện:
4.2.1 Mục tiêu về kinh tế:
- Chi phí phát sinh và rủi ro không vượt quá 10% tổng chi phí sự kiện
- Doanh thu từ hoạt động đấu giá đạt tối thiểu 400.000đ
4.2.2 Số lượng người tham dự:
- Có ít nhất 40 người đến tham dự sự kiện
4.2.3 Chất lượng của sự kiện
- Truyền tải đúng và đủ thông điệp của sự kiện thông qua các hoạt động
- Số người hài lòng và yêu thích sự kiện được khảo sát sau sự kiện đạt tối thiểu ¾ tổng số người tham gia
4.3 Phân tích SWOT:
4.3.1 Điểm mạnh (Strength):
- Sự kiện muốn giải tỏa những áp lực, mệt mỏi xung quanh mỗi người: tai
trường, có rất ít các sự kiện về vấn đề chữa lành tâm hồn, tập trung vào bên trong con người Chính vì vậy, sự kiện muốn hướng tới việc chia sẻ những câu chuyện chất chứa, nói lên những điều chưa dám nói, muốn giúp mọi người cảm thấy yêu bản thân nhiều hơn, yêu thương những người xung quanh, chữa lành các vết thương
và sống tích cực hơn
- Sự kiện hướng tới những người đang trên đường học cách yêu bản thân và tạo ra một lối sống tích cực: Đối tượng này đa số các sự kiện ít hướng tới vì họ là
một số nhỏ và ít bộc lộ ra bên ngoài, nhưng mà đây là sự kiện giúp các bạn bộc lộ
ra, vui vẻ và lạc quan, có lối sống tích cực hơn
Trang 104.3.2 Điểm yếu (Weakness):
- Số lượng người tham gia giới hạn : Vì sự kiện hướng tới chữa lành tâm hồn, căng
thẳng mệt mỏi nên giới hạ n số lượng người tham gia, để mọi người có thể thoải mái tâm sự, chia sẻ câu chuyện
- Chưa có chuyên gia đưa ra lời khuyên giúp giải quyết các vấn đề : Sự kiện đơn
giản là mọi người cùng nhau chia sẻ câu chuyện và cùng nhau tìm hướng giải quyết, chưa có hỗ trợ về mặt tâm lí của chuyên gia nào đê giúp các bạn có một hướng đi đúng đắn hơn
- Kịch bản chưa thật sự chạm đến tâm hồn người tham gia: vì kịch bản được
xây dựng dựa trên những câu chuyện, những trải nghiệm, những bài học được chia
sẻ trên Youtube, Pod cast, Facebook, Instagram, chưa có cố vấn giúp xây dựng nội dung kịch bản hoàn chỉnh
4.3.3 Cơ hội (Opportunity):
- Sự kiện chính là khoảng thời gian bạn trút hết bầu tâm sự, nỗi lòng của bản
thân trong khoảng thời gian dài kìm nén: sau một khoảng thời gian dài ở nhà
chống dịch , các bạn sinh viên sẽ ít tiếp xúc với mọi người, nhiều người sẽ rơi vào trầm cảm và cảm thấy ngại giao tiếp, dần dần thu hẹp bản thân với thế giới bên ngoài, áp lực về chuyện học hành, thi cử, tiền bạc và mọi thứ trong cuộc sống, chính
vì vậy các bạn cần một nơi để giải tõa những áp lực, mệt mỏi, chỉa sẻ với mọi người
và đưa ra hướng giải quyết
- Các bạn đang tìm kiếm một khoảng không gian yên bình và ấm cúng, chia sẻ câu chuyện, cảm thấy được an nhiên, bình yên trong tâm hồn: với lối sống
nhanh trong thế hệ Gen Z hiện nay, các bạn ít có thời gian nhìn lại là mình đã yêu bản thân đúng cách hay chưa, có nói được lời yêu thương với những người thân trong gia đình hay chưa, có chia sẻ giúp đỡ những người xung quanh hay chưa Sự kiện giúp các bạn sống chậm lại trong một xã hội quay cuồng
Trang 114.3.4 Thách thức (Threat):
- Tháng 12 là khoảng thời gian cuối năm với hai sự kiện là Noel và Tết Dương
lịch: Sinh viên sẽ lựa chọn tham gia các chủ đề khác để mừng hai sự kiện này, ít
khả năng quan tâm đến sự kiện này
- Chi phí tổ chức là một vấn đề đáng quan tâm : vì chưa tìm được nhà tài trợ cho
chương trình vì với một quy mô nhỏ như sự kiện Yêu với số lượng c hỉ 60 người, thì
ít có khả năng sẽ nhận được tài trợ bởi vì việc quảng bá sự kiện chỉ nằm ở trong Trường ĐH Kinh Tế Đà Nẵng
4.4 Phát triển những kế hoạch tổ chức:
4.4.1 Sơ đồ bố trí
- Khu vực 1: Lễ tân và Checkin:
+ Khu vực lễ tân: Đây là khu vực tiến hành kiểm tra vé của người tham gia, thu lệ phí từ người tham gia Tiến hành kiểm tra thân nhiệt và sát khuẩn trước khi bước vào sự kiện Đảm bảo người tham gia thực hiện các thủ tục phòng dịch đầy đủ + Khu vực Checkin: Đây là khu vực dành cho người tham gia check-in với Background của sự kiện, giúp lưu giữ những khoảng khắc của người tham gia
1
4
6
Trang 12- Khu vực 2: Sân khấu
+ Trang trí sân khấu bao gồm:
Backdrop bạt 2 da, 2 lớp (bạt dày, không lộ khung)
1 máy chiếu
Phía trước có 3 bong bóng chữ Y,E,U
Phía phải là vị trí đặt bục đứng của MC
- Khu vực 3: Hậu cần:
+ Hậu cần: Đây là khu vực đặt máy tính trình chiếu video, khu vực các bạn điều chỉnh âm thanh
- Khu vực 4: Chỗ ngồi cho người tham gia
+ Khu vực này gồm có 50 ghế, được chia làm 2 dãy, mỗi dãy là 25 người Ở mỗi dãy sẽ có 5 hàng, 1 hàng 5 người
+ Có một khoảng trống ở giữa là khu vực lối đi từ lễ tân lên sân khấu
- Khu vực 5: Đồ ăn nhẹ
+ Đồ ăn nhẹ: bánh, kẹo, trái cây và nước uống dành cho người tham gia tro ng khoảng thời gian 15 phút nghỉ ngơi