BÀI TẬP DỰ ÁN SỰ KIỆN FASTER AND FASTER

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG - - BÀI TẬP DỰ ÁN SỰ KIỆN FASTER AND FASTER Môn học: Nhập môn kiện Giảng viên hướng dẫn: Thái Thị Huyền Trâm Sinh viên thực hiện: Nhóm – 46K26 Thành viên nhóm: Lê Hồng Diệp Phạm Thị Như Quỳnh Nguyễn Thị Quỳnh Giao (29/12) Nguyễn Thị Thanh Thanh Lê Thị Phượng Phạm Quốc Hùng MỤC LỤC Phát triển ý niệm kiện (theo 5Ws) 1.1 WHY? Tại kiện lại tổ chức? 1.2 WHO? Những liên quan tới kiện này? 1.3 WHEN? Sự kiện diễn nào? 1.4 WHERE? Sự kiện tổ chức đâu? 1.5 WHAT? Những cần phải làm cho kiện? Tính khả thi kiện 2.1 Kĩ quản trị .6 2.2 Khả dàn dựng sân khấu 2.3 Số lượng người tham gia dự kiến 2.4 Sự sẵn có tài trợ cá nhân hay cộng đồng 2.5 Đội ngũ tình nguyện viên 2.6 Mức độ hỗ trợ an ninh Thiết lập cấu trúc tổ chức Kế hoạch chiến lược 10 4.1 Thiết lập mục đích kiện .10 4.2 Phát triển mục tiêu kiện 10 4.2.1 Mục tiêu kinh tế .10 4.2.2 Người tham gia 10 4.2.3 Chất lượng 10 4.2.4 Nguồn nhân lực 11 4.3 Phân tích tình hình (theo mơ hình SWOT) .11 4.3.1 Điểm mạnh (Strength) 11 4.3.2 Điểm yếu (Weakness) 11 4.3.3 Cơ hội (Opportunity) 11 4.3.4 Thách thức (Threat) 12 4.4 Phát triển kế hoạch tổ chức 13 4.4.1 Sơ đồ bố trí (Layout 2D) cho khu vực kiện .13 4.4.2 Dự trù kinh phí 16 4.4.3 Agenda kiện 16 4.4.4 Kế hoạch truyền thông 17 4.4.5 Ấn phẩm thiết kế .19 SỰ KIỆN FASTER AND FASTER Lấy cảm hứng từ chương trình Running Man - chương trình giải trí đặc sắc Hàn Quốc, Faster and Faster kiện tổ chức dạng chuỗi hoạt động đòi hỏi sức mạnh, linh hoạt, kỹ để hoàn thành nhiệm vụ nhận gợi ý cho nhiệm vụ cuối Các cá nhân tham gia với tư cách thành viên nhóm, bạn thực thử thách từ trò chơi mạo hiểm, hoạt động giải đố, tìm vật ban tổ chức yêu cầu hoạt động hấp dẫn khác để tìm đội chiến thắng cuối Phát triển ý niệm kiện (theo 5Ws) 1.1 WHY? Tại kiện lại tổ chức? Faster and Faster mang đến sân chơi bổ ích với hoạt động tổ chức trời nhằm đem lại trải nghiệm thú vị, động cho bạn sinh viên Với mong muốn tạo khoảng thời gian vui vẻ, thoải mái, cháy cho sinh viên sau học áp lực, căng thẳng, Faster and Faster hứa hẹn nơi hội tụ, gặp gỡ nguồn lượng nhiệt huyết, cầu nối gắn kết tâm hồn đồng điệu 1.2 WHO? Những liên quan tới kiện này? Faster and Faster điều hành ban tổ chức thành viên thuộc nhóm lớp 46K26 hỗ trợ đến từ bạn cộng tác viên thuộc hai lớp 46K26 47K26 Đối tượng tham gia kiện mà Faster and Faster hướng đến toàn sinh viên chuyên ngành Quản trị Sự kiện khóa 46K 47K Với tham gia sinh viên hai lớp 46K26 47K26, Faster and Faster hân hạnh cầu nối cho hai hệ, giúp người trở thành phần đáng nhớ đời Một kiện gặp mặt, làm quen, trao đổi với em khóa thơng qua việc tham gia vào trị chơi, thể khả qua đó, người chia sẻ khoảnh khắc, thắc mắc hay kinh nghiệm chuyên ngành chí sống ngày Tất mục đích từ mảnh ghép rời rạc, ta trở thành gia đình yêu thương, gắn kết 1.3 WHEN? Sự kiện diễn nào? - Sự kiện Faster and Faster dự kiến tổ chức vào ngày tháng 12 năm 2021 Vì tình hình phức tạp dịch bệnh Covid-19, người phải thích ứng với việc học online hạn chế Các bạn sinh viên khơng ngoại lệ bạn 47K có lẽ may mắn chút bạn phải nhập học hình thức online thời kì khó khăn Chắc hẳn, việc bị gị bó không gian, không thoải mái bay nhảy khó chịu tạo cảm giác “cuồng chân” Theo dự đoán dịch giảm vào cuối tháng 11, tháng 12 Chính phủ ban hành định cho phép lại thực hoạt động bình thường Việc tổ chức vào thời điểm thỏa mãn “cuồng chân” bạn, sau khoảng thời gian dài bị gị bó dịch Covid-19 Faster and Faster đốt cháy lửa nhiệt huyết bạn, hưởng ứng lượng bị dồn nén lâu 1.4 WHERE? Sự kiện tổ chức đâu? - Địa điểm tổ chức: Cung thể thao Tiên Sơn Công viên Châu Á Asia Park - Địa chỉ: số Phan Đăng Lưu, Hoà Cường Bắc, Hải Châu, Đà Nẵng Cung thể thao Tiên Sơn địa điểm diễn phần mở màn, vòng kiện Vì Asia Park mở cửa vào lúc 15h chương trình dự kiến diễn từ sáng đến tối nên nơi vơ lý tưởng để tổ chức Vịng - Team building Rộng rãi, thoáng mát, gần nơi diễn vòng chơi - Asia Park, tiêu chí mà Cung thể thao Tiên Sơn đáp ứng để phục vụ cho việc diễn chương trình Asia Park khu vui chơi giải trí mang đẳng cấp quốc tế Đơng Nam Á với vơ số trị chơi mạo hiểm, cảm giác mạnh, loại hình khác với quy mơ rộng lớn đầu tư mạnh background, khu mô di tích nước Đơng Nam Á Cơng viên Châu Á nơi diễn vòng chương trình Vì Asia Park tọa lạc trung tâm thành phố nên dễ dàng di chuyển cho bạn sinh viên Asia Park có quy mơ, diện tích vơ lớn tạo khơng gian thoải mái cho đội thực nhiệm vụ, đặc biệt trị chơi hoạt động kiện Faster and Faster, khung cảnh hoành tráng, tuyệt đẹp Asia Park góp phần tạo nên background ấn tượng cho kiện, hội lưu lại khoảnh khắc, hình selfie bạn sinh viên 1.5 WHAT? Những cần phải làm cho kiện? Faster and Faster với mục đích tạo sân chơi bổ ích, nơi bạn cháy hết mình, nhiệt huyết với lửa đam mê, chuỗi nhiệm vụ thực đội Với tinh thần gắn kết mảnh ghép xa lạ thành tâm hồn đồng điệu, đội chơi Faster and Faster gồm thành viên lớp 46K26 47K26, trước kiện diễn đội chơi gặp mặt, giao lưu làm quen bàn chiến thuật để trở thành người chiến thắng Sự kiện gồm hoạt động, trò chơi team building, thực thử thách chương trình, vịng đấu xé bảng tên,… Tính khả thi kiện 2.1 Kĩ quản trị Faster and Faster kiện quy mô nhỏ thành viên Ban tổ chức thành viên thuộc lớp 46K26 có kinh nghiệm tổ chức kiện cho lớp cho dịp Giáng Sinh, nên có kĩ quản trị để tổ chức kiện 2.2 Khả dàn dựng sân khấu Sự kiện diễn Cung thể thao Tiên Sơn vòng kiện vòng chơi diễn Công viên Châu Á Asia Park Với không gian dành cho hoạt động diễn kiện rộng lớn (Cung thể thao Tiên Sơn với diện tích rộng 94.000m2, 10.482 m2 sử dụng để làm nhà thi đấu, Asia Park có diện tích 868.694 m2) nên xác định khu vực diễn Vì sân khấu bao gồm backdrop in logo hình ảnh kiện với âm thanh, ánh sáng phù hợp với quy mô kiện nhỏ, khơng tốn q nhiều chi phí dễ dàng dàn dựng sân khấu mà không tốn nhiều nhân cơng Khu vực diễn ngồi trời, khơng gian rộng nên đủ khả để đặt sân khấu với backdrop với kích thước 2.5m x2.3m âm thanh, ánh sáng 2.3 Số lượng người tham gia dự kiến Sự kiện chắn diễn với đầy đủ thành viên lớp 46K26 47K26 gồm tổng cộng 56 người tham gia Vì thời điểm diễn kiện vào khoảng tháng 12, sau thời gian nhà học online dịch Covid, cảm thấy khó chịu tù túng, muốn tham gia hoạt động để bù lại thời gian nhà Và với tinh thần lớp kiện nên bạn có lượng tích cực tham gia hoạt động kiện diễn Bên cạnh bạn 46K26 với tinh thần giao lưu, gắn kết với em khoá em 47K26 tân sinh viên nên có nhiều bỡ ngỡ, muốn học hỏi tham gia hoạt động, kiện để hiểu rõ phần ngành mà theo học 2.4 Sự sẵn có tài trợ cá nhân hay cộng đồng Tổng chi phí dự kiến cho kiện 6.295.000 đồng Mỗi thành viên tham gia kiện ban tổ chức đóng 60.000 đồng Với mức lệ phí 60.000 đồng mức không cao việc tham gia kiện, với sinh viên mức phí phù hợp Dự định xin tài trợ từ Cô Thái Thị Huyền Trâm 1.000.000 đồng, cô Quỳnh Nga (chủ nhiệm lớp 46K26) 500.000 đồng chủ nhiệm lớp 47K26 500.000 đồng Việc xin tài trợ từ cô Trâm giáo viên chủ nhiệm lớp mang tính khả thi cao (thầy) muốn tạo điều kiện cho em trải nghiệm, học hỏi thêm kinh nghiệm từ việc tổ chức kiện lần Khoảng chênh lệch thu chi 95.000 VNĐ Nhìn chung khoản chi cần thiết cho kiện giải nguồn thu tương đương Chênh lệch số nhỏ, có trường hợp phát sinh, thêm BTC dự kiến dùng vào khoản dự trù kinh phí 6% mà Bảng Dự trù chi phí nêu rõ 2.5 Đội ngũ tình nguyện viên Thời gian diễn dự kiến tháng 12, thời điểm bạn thi kết thúc học phần xong, khoảng thời gian rảnh để tham gia kiện Với bạn 46K26 bạn muốn tham gia giúp đỡ bạn việc tổ chức kiện để kiện hoàn thành tốt hơn, học hỏi thêm kinh nghiệm Trở thành cộng tác viên với em 47K26 giúp em quan sát, biết cách thức tổ chức kiện nhỏ Vì số lượng tham gia cộng tác viên đủ người khả thi 2.6 Mức độ hỗ trợ an ninh Với số lượng người tham gia 60 người, quy mô không gian diễn kiện rộng lớn nên xác định khu vực diễn cho dễ kiểm sốt Khu vực phía ngồi Cung thể thao Tiên Sơn địa điểm diễn vòng chương trình Cơng viên Châu Á nơi diễn vịng chương trình Khu vực tổ chức kiện Cung thể thao Tiên Sơn giới hạn phạm vi định, khơng q rộng lớn nên ban tổ chức kiểm sốt, giám sát tình đội chơi Asia Park bảo đảm an ninh cho khách vào khu vui chơi nên Faster and Faster diễn ra, người tham gia không bận tâm vấn đề an ninh Tất hoạt động giám sát thành viên ban tổ chức cộng tác viên chạy theo giám sát xuyên suốt thành viên tham gia suốt trình diễn kiện Thiết lập cấu trúc tổ chức - Cơ cấu ban tổ chức: nhóm (6 người) - Cộng tác viên: CTV lớp 46K26 + CTV lớp 47K26 - Số lượng người tham gia: 56 người LEADER Hồng Diệp Ban Nội dung – Đối ngoại Ban Truyền thông Ban Hậu cần (Hồng Diệp – Như Quỳnh) (Quỳnh Giao – Thanh Thanh) (Quốc Hùng – Phượng) + Khảo sát khu vực, địa điểm tổ chức kiện + Viết content quảng bá kiện, thiết kế poster, backdrop + Lên danh sách chia team + Xây dựng kỹ lưỡng trò chơi, viết khung chương trình, khung MC + Tổng kết điểm từ CTV, công bố, trao thưởng cho team thắng + Viết thư mời thành viên + Chụp hình, quay video kiện + Viết tổng kết, cảm ơn mở form nhận feedback + Chuẩn bị dụng cụ (vật phẩm, gợi ý, bảng tên, phần thưởng), set up trò chơi + Lắp đặt, trang trí tháo gỡ sân khấu + Tính tốn, tổng kết thu chi CTV (8 người) Quản trò: Phổ biến luật chơi, trao gợi ý, thông báo thành viên bị loại… Kế hoạch chiến lược 4.1 Thiết lập mục đích kiện Sự kiện Faster and Faster tổ chức với mục đích: Thứ nhất, Faster and Faster nơi gặp gỡ nguồn lượng nhiệt huyết, cầu nối gắn kết tâm hồn đồng điệu, mong muốn người gắn kết với thơng qua trị chơi teambuilding, xây dựng mối quan hệ tốt sinh viên 46K26 47K26 Thứ hai, kiện cần mang đến sân chơi bổ ích với hoạt động tổ chức trời, tham gia vào show truyền hình tiếng Running man Hàn Quốc phiên 46K26-DUE trải nghiệm vô thú vị bạn sinh viên Thứ ba, giúp bạn “lên dây cót” cho năm học đầy động sau khoảng thời gian nghỉ dịch, học trực tuyến, khơng có hội tiếp xúc, trao đổi với người nhiều 4.2 Phát triển mục tiêu kiện 4.2.1 Mục tiêu kinh tế + Với số tiền thu từ thành viên kêu gọi nhà tài trợ đủ chi trả 95% chi phí chi phí bỏ cho kiện trước kiện kết thúc thông qua đồng ý thành viên tham gia nhà tài trợ + Chi phí phát sinh, rủi ro khơng vượt 400.000VNĐ 4.2.2 Người tham gia Số lượng người có mặt kiện đảm bảo 70 người (bao gồm thành viên hai lớp 46K 47K + thành viên ban tổ chức lớp 46K + CTV lớp 47K) 4.2.3 Chất lượng + Sự kiện đảm bảo phải mang ý nghĩa đích thực phù hợp với mục tiêu chung hai lớp 10 + Mức độ hài lòng người tham gia sau kiện đạt tối thiểu 95% thông qua việc khảo sát form 4.2.4 Nguồn nhân lực 100% BTC CTV hài lòng cách tổ chức kiện 4.3 Phân tích tình hình (theo mơ hình SWOT) 4.3.1 Điểm mạnh (Strength) - BTC có kiến thức chun mơn lĩnh vực kiện: Ban tổ chức sinh viên nhóm thuộc lớp 46K26, chuyên ngành Quản trị kiện, trường Đại học Kinh tếĐại học Đà Nẵng nên tảng giáo dục đảm bảo yếu tố mặt học thuật, số kỹ liên quan đến việc tổ chức kiện - BTC có trách nhiệm, tận tâm niềm đam mê công việc: Với nhiệt huyết, động, đam mê thành viên Ban tổ chức- bạn trẻ nỗ lực chìa khóa để tạo nên kiện tạo nhiều bất ngờ, thú vị, đầy sáng tạo, thu hút người tham gia tạo nhiệt cho chương trình 4.3.2 Điểm yếu (Weakness) - BTC thiếu kinh nghiệm công tác kinh nghiệm khơng thích hợp, kỹ nghề nghiệp chưa cao: Ban tổ chức kiện sinh viên năm hai nên việc thiếu kinh nghiệm công tác, kỹ nghề nghiệp điều khơng thể khơng nói đến với nhiệt huyết mình, BTC cố gắng học hỏi, trau dồi để tạo nên kiện với phong thái chuyên nghiệp tạo dấu ấn cho người tham gia có thêm kinh nghiệm để phục vụ cho công việc sau - Hạn chế mối quan hệ: Các mối quan hệ với nhà tài trợ, bên có liên quan khác điểm yếu lớn BTC với cộng tác hướng dẫn cô Thái Thị Huyền Trâm- Giảng viên khoa Du lịch trường Đại học Kinh tếĐại học Đà Nẵng cầu nối để BTC tiếp cận, trao đổi với nhà tài trợ bên liên quan để kiện diễn trơn tru 4.3.3 Cơ hội (Opportunity) 11 - Thời điểm diễn kiện phù hợp: Sự kiện Faster and Faster diễn vào khoảng tháng 12 Đây khoảng thời gian hồi phục lại sau dịch Covid-19 Các bạn sinh viên sau giai đoạn dài phải học online, hẳn cảm thấy khó chịu, tù túng nên Faster and Faster đời lúc để thõa mãn cuồng chân, nơi phô diễn nguồn lượng, nhiệt huyết để đốt cháy bùng nổ kiện - Sự hưởng ứng, u thích từ chương trình giải trí tương tự: Sự kiện Faster and Faster lấy cảm hứng từ chương trình giải trí đặc sắc Running Man nên hầu hết concept kiện mang hướng Running Man, đặc biệt trò chơi xé bảng tên Bởi Running Man có ảnh hưởng lớn từ trước đến giới trẻ, nên Faster and Faster sân chơi dành cho bạn sinh viên để trải nghiệm cảm giác trở thành Runners chiến hoạt động kiện 4.3.4 Thách thức (Threat) - Thời gian tổ chức trùng với lễ hội, kiện lớn cuối năm: Tháng 12 thời gian kiện diễn đồng thời thời điểm cuối năm với hai lễ hội lớn Giáng Sinh Tết dương lịch tạo thách thức lớn kiện Sinh viên có khả tham gia vào kiện lớn theo chủ đề tháng 12 mà không quan tâm nhiều đến Faster and Faster Sự kiện gặp cạnh tranh lớn từ lễ hội, kiện lớn tháng 12 - Không đáp ứng hoàn toàn mong đợi người tham gia việc thiết kế dụng cụ trò chơi: Signature kiện trị chơi xé bảng tên Để thực hoạt động đòi hỏi phải chuẩn bị áo có gắn sẵn bảng tên kinh phí để sản xuất cho áo lớn Vì đối tượng sinh viên nên hoạt động cải biên chút chất lượng dán bảng tên Đều khơng đáp ứng mong đợi sinh viên - người tham gia kiện 12 4.4 Phát triển kế hoạch tổ chức 4.4.1 Sơ đồ bố trí (Layout 2D) cho khu vực kiện 13 14 15 4.4.2 Dự trù kinh phí BẢNG DỰ TRÙ KINH PHÍ Sự kiện: Faster and Faster Thời gian: 5/12/2021 Địa điểm: Cung thể thao Tiên Sơn + Công viên Asia Park Số lượng người tham gia: đội chơi = 56 người STT Hạng mục Mơ tả A/ CHI PHÍ CHO KHƠNG GIAN SỰ KIỆN Vòng - Phiêu lưu Trò chơi Singapore Sling: đội hai người = hai vé Giá vé trò chơi Asia Park Trò chơi Angry Motors: Mỗi đội ba người = ba vé Trò chơi Flying Kirins: Mỗi đội ba người = ba vé Backdrop Kích thước: 2.5mx2.3m Thuê loa + micro Thuê đèn sân khấu Đèn Moving Beam 230W B/ CHI PHÍ CHO CÁC TRỊ CHƠI Vịng 1: Team building - Trò chơi cướp cờ Cờ Băng dán Phân chia khu vực thuộc trò chơi cướp cờ Vòng 1: Team building - Trò chơi Đưa nước làng Ly nhựa Vòng 1: Team building - Ghép nối mật thư Bộ Tây Vòng 2: Phiêu lưu - Golden Sky Tower Giấy A0 Giấy cứng 10 Bút lơng Loại lớn Vịng 2: Phiêu lưu - Angry Motors 11 Bong bóng Bong bóng loại trung bình Vịng 2: Phiêu lưu - Flying Kirins 12 Bong bóng Bong bóng loại nhỏ Vòng 3: Chạm trán 13 Bảng tên áo Chỉ bao gồm bảng tên, không in tên theo yêu cầu C/ CHI PHÍ GIẢI THƯỞNG Giải đặc biệt: 300.000 tiền mặt + 100.000 quà tặng (bí mật) 14 Giải thưởng Đồng giải: Hiện vật cho đội lại D/ CÁC CHI PHÍ KHÁC 15 Nước uống Bình nước 1.5 lít 16 Dự trù phụ phí phát sinh 6% Đơn vị tính Số lượng Đơn giá (VNĐ) Thành tiền (VNĐ) Vé Vé Vé Combo Cái 14 21 21 1 30.000 30.000 30.000 250.000 250.000 300.000 420.000 630.000 630.000 250.000 250.000 600.000 Cái Cuộn 5.000 7.000 15.000 7.000 Cái 70 500 35.000 Bộ 8.000 16.000 Tờ Cây 7.000 6.000 28.000 12.000 Cái 100 450 45.000 Cái 200 100 20.000 Cái 56 32.000 1.792.000 400.000 100.000 400.000 600.000 20 10.000 200.000 345.000 6.295.000 Bình TỔNG CỘNG 4.4.3 Agenda kiện STT Địa điểm Thời gian Hoạt động Cung thể thao Tiên Sơn 7h30 - 8h00 Ổn định vị trí Cung thể thao Tiên Sơn 8h00 - 8h30 Khai mạc kiện Faster and Faster 3.1 Cung thể thao Tiên Sơn 8h30 - 9h30 Trò chơi Cướp cờ 3.2 Cung thể thao Tiên Sơn 9h30-10h30 Trò chơi Ghép nối mật thư 10h30-11h00 Trò chơi Đưa nước làng 11h00 - 14h00 Nghỉ ngơi, ăn uống 3.3 Cung thể thao Tiên Sơn Cung thể thao Tiên Sơn 16 Cung thể thao Tiên Sơn sang Công viên Châu Á Cung thể thao Tiên Sơn 7.1 Công viên Châu Á 7.2 Công viên Châu Á 14h00 – 14h30 Di chuyển địa điểm 14h30 – 15h00 Tập hợp 15h10 – 15h50 Thử thách Angry Motors 16h10-16h20 Thử thách Golden Sky Tower 7.3 Công viên Châu Á 16h30 - 17h00 Thử thách Flying Kirins Công viên Châu Á 17h00-17h15 Tập hợp Cơng viên Châu Á 17h15-19h15 Vịng - Xé bảng tên 10 Công viên Châu Á 19h30-20h00 Bế mạc, trao thưởng 4.4.4 Kế hoạch truyền thông KẾ HOẠCH TRUYỀN THƠNG TIÊU CHÍ TRUYỀN THƠNG Mọi người biết đến kiện Faster and Faster Mục tiêu truyền thơng Lan tỏa tinh thần nhiệt huyết, đồn kết Team Quản trị Sự kiện Đối tượng truyền thông Tập thể lớp 46K26 47K26 + Mọi người Thời gian truyền thơng 30/11/2021 - 10/12/2021 KẾ HOẠCH TRUYỀN THƠNG 17 Thực Hoàn thành Poster Thanh Thanh Deadline 24/11/2021 Trước Hoàn thành Frame Facebook Phượng truyền Hoàn thành nội dung Content Quỳnh Giao 25/11/2021 Hoàn thành thư mời thành viên Quỳnh Giao 26/11/2021 thơng Hồn thành link form feedback Truyền Đăng demo kèm poster quảng bá kiện thông (Fanpage Event) trước kiện Thanh Thanh 24/11/2021 25/11/2021 Quỳnh Giao 30/11/2021 Đăng lời mời thức link Frame Facebook (Fanpage Event, Group 46K26, Hồng Diệp 02/12/2021 Group 47K26) Truyền Đăng hình ảnh, video tổng kết kiện Thanh thông (Fanpage Event) Thanh sau Đăng cảm ơn link form feedback kiện (Fanpage Event) Hồng Diệp 06/12/2021 07/12/2021 18 4.4.5 Ấn phẩm thiết kế 4.4.5.1 Frame 4.4.5.2 Backdrop 19 4.4.5.3 Poster 20

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

- -

BÀI TẬP DỰ ÁN

SỰ KIỆN FASTER AND FASTER

Giảng viên hướng dẫn: Thái Thị Huyền Trâm

Phạm Thị Như Quỳnh Nguyễn Thị Quỳnh Giao (29/12) Nguyễn Thị Thanh Thanh

Lê Thị Phượng

Phạm Quốc Hùng

MỤC LỤC

1 Phát triển ý niệm sự kiện (theo 5Ws) 3

1.1 WHY? Tại sao sự kiện lại được tổ chức? 3

1.2 WHO? Những ai liên quan tới sự kiện này? 3

1.3 WHEN? Sự kiện diễn ra khi nào? 4

1.4 WHERE? Sự kiện sẽ được tổ chức ở đâu? 4

1.5 WHAT? Những gì cần phải làm cho sự kiện? 6

2 Tính khả thi của sự kiện 6

2.1 Kĩ năng quản trị 6

2.2 Khả năng về dàn dựng sân khấu 6

2.3 Số lượng người tham gia dự kiến 7

2.4 Sự sẵn có của tài trợ cá nhân hay cộng đồng 7

2.5 Đội ngũ tình nguyện viên 7

2.6 Mức độ hỗ trợ về an ninh 8

3 Thiết lập cấu trúc tổ chức 8

4 Kế hoạch chiến lược 10

4.1 Thiết lập mục đích của sự kiện 10

4.2 Phát triển mục tiêu của sự kiện 10

4.2.1 Mục tiêu kinh tế 10

4.2.2 Người tham gia 10

4.2.3 Chất lượng 10

4.2.4 Nguồn nhân lực 11

4.3 Phân tích tình hình (theo mô hình SWOT) 11

4.3.1 Điểm mạnh (Strength) 11

4.3.2 Điểm yếu (Weakness) 11

4.3.3 Cơ hội (Opportunity) 11

4.3.4 Thách thức (Threat) 12

4.4 Phát triển những kế hoạch tổ chức 13

4.4.1 Sơ đồ bố trí (Layout 2D) cho các khu vực trong sự kiện 13

4.4.2 Dự trù kinh phí 16

4.4.3 Agenda của sự kiện 16

4.4.4 Kế hoạch truyền thông 17

4.4.5 Ấn phẩm thiết kế 19

SỰ KIỆN FASTER AND FASTER

Lấy cảm hứng từ chương trình Running Man - một chương trình giải trí đặc sắc của Hàn Quốc, Faster and Faster là một sự kiện được tổ chức dưới dạng một chuỗi các hoạt động đòi hỏi sức mạnh, sự linh hoạt, kỹ năng để hoàn thành các nhiệm vụ và nhận gợi ý cho nhiệm vụ cuối cùng Các cá nhân sẽ tham gia với tư cách là thành viên của một nhóm, các bạn sẽ cùng nhau thực hiện thử thách từ các trò chơi mạo hiểm, các hoạt động giải đố, tìm vật do ban tổ chức yêu cầu và các hoạt động hấp dẫn khác để tìm ra đội chiến thắng cuối cùng

1 Phát triển ý niệm sự kiện (theo 5Ws)

1.1 WHY? Tại sao sự kiện lại được tổ chức?

Faster and Faster mang đến một sân chơi bổ ích với các hoạt động được tổ chức ngoài trời nhằm đem lại trải nghiệm thú vị, năng động cho các bạn sinh viên Với mong muốn tạo ra một khoảng thời gian vui vẻ, thoải mái, cháy hết mình cho sinh viên sau những giờ học áp lực, căng thẳng, Faster and Faster hứa hẹn sẽ là nơi hội tụ, gặp gỡ giữa các nguồn năng lượng nhiệt huyết, là cầu nối gắn kết những tâm hồn đồng điệu

1.2 WHO? Những ai liên quan tới sự kiện này?

Faster and Faster được điều hành bởi ban tổ chức chính là 6 thành viên thuộc nhóm 3 lớp 46K26 và sự hỗ trợ đến từ 8 bạn cộng tác viên thuộc hai lớp 46K26 và 47K26 Đối tượng tham gia sự kiện mà Faster and Faster hướng đến là toàn bộ sinh viên chuyên ngành Quản trị Sự kiện khóa 46K và 47K

Với sự tham gia của sinh viên hai lớp 46K26 và 47K26, Faster and Faster hân hạnh là cầu nối cho hai thế hệ, giúp mọi người trở thành một phần đáng nhớ trong cuộc đời nhau Một sự kiện nhân dịp gặp mặt, làm quen, trao đổi với các em khóa dưới thông qua việc tham gia vào các trò chơi, thể hiện khả năng và qua đó,

kinh nghiệm về chuyên ngành thậm chí là cuộc sống hằng ngày Tất cả vì mục đích

từ những mảnh ghép rời rạc, ta trở thành một gia đình yêu thương, gắn kết

1.3 WHEN? Sự kiện diễn ra khi nào?

- Sự kiện Faster and Faster dự kiến sẽ tổ chức vào ngày 5 tháng 12 năm 2021

Vì tình hình phức tạp của dịch bệnh Covid-19, mọi người đều phải thích ứng với việc học online và hạn chế đi ra ngoài Các bạn sinh viên cũng không ngoại lệ

và các bạn 47K có lẽ hơi kém may mắn một chút vì các bạn phải nhập học bằng hình thức online trong thời kì khó khăn này Chắc hẳn, việc bị gò bó trong một không gian, không được thoải mái bay nhảy sẽ rất khó chịu và tạo cảm giác “cuồng chân” Theo dự đoán dịch sẽ giảm vào cuối tháng 11, tháng 12 khi đó Chính phủ cũng ban hành các quyết định cho phép đi lại và thực hiện các hoạt động như bình thường Việc tổ chức vào thời điểm này như thỏa mãn cơn “cuồng chân” của các bạn, sau một khoảng thời gian dài bị gò bó bởi dịch Covid-19 thì nay Faster and Faster sẽ được đốt cháy bởi ngọn lửa nhiệt huyết của các bạn, sẽ được hưởng ứng nhiệt liệt bởi năng lượng đã bị dồn nén lâu nay

1.4 WHERE? Sự kiện sẽ được tổ chức ở đâu?

- Địa điểm tổ chức: Cung thể thao Tiên Sơn và Công viên Châu Á Asia Park

- Địa chỉ: số 1 Phan Đăng Lưu, Hoà Cường Bắc, Hải Châu, Đà Nẵng

Cung thể thao Tiên Sơn là địa điểm diễn ra phần mở màn, vòng 1 của sự kiện Vì Asia Park sẽ mở cửa vào lúc 15h nhưng chương trình dự kiến sẽ diễn ra từ sáng đến tối nên đây là một nơi vô cùng lý tưởng để tổ chức Vòng 1 - Team building Rộng rãi, thoáng mát, gần nơi diễn ra các vòng chơi tiếp theo - Asia Park, đây là các tiêu chí mà Cung thể thao Tiên Sơn có thể đáp ứng để phục vụ cho việc diễn ra chương trình

Asia Park là khu vui chơi giải trí mang đẳng cấp quốc tế tại Đông Nam Á với

vô số trò chơi mạo hiểm, cảm giác mạnh, và những loại hình khác cùng với quy mô rộng lớn được đầu tư mạnh về background, các khu mô phỏng di tích các nước Đông Nam Á Công viên Châu Á sẽ là nơi diễn ra vòng 2 và 3 của chương trình

Vì Asia Park tọa lạc tại trung tâm thành phố nên sẽ dễ dàng di chuyển cho các bạn sinh viên Asia Park có quy mô, diện tích vô cùng lớn tạo không gian thoải mái cho các đội thực hiện nhiệm vụ, đặc biệt các trò chơi là các hoạt động chính của

sự kiện Faster and Faster, khung cảnh hoành tráng, tuyệt đẹp của Asia Park góp phần tạo nên một background ấn tượng cho sự kiện, và cơ hội lưu lại khoảnh khắc, những bức hình selfie của các bạn sinh viên

1.5 WHAT? Những gì cần phải làm cho sự kiện?

Faster and Faster với mục đích tạo ra một sân chơi bổ ích, nơi các bạn có thể cháy hết mình, nhiệt huyết với ngọn lửa đam mê, đây sẽ là một chuỗi các nhiệm vụ được thực hiện bởi các đội

Với tinh thần gắn kết những mảnh ghép xa lạ thành những tâm hồn đồng điệu, các đội chơi của Faster and Faster sẽ gồm các thành viên của 2 lớp 46K26 và 47K26, trước khi sự kiện diễn ra các đội chơi sẽ gặp mặt, giao lưu và làm quen cũng như bàn chiến thuật để trở thành người chiến thắng Sự kiện sẽ gồm các hoạt động, trò chơi team building, thực hiện các thử thách của chương trình, vòng đấu xé bảng tên,…

2 Tính khả thi của sự kiện

2.1 Kĩ năng quản trị

Faster and Faster là sự kiện ở quy mô nhỏ và các thành viên Ban tổ chức là những thành viên thuộc lớp 46K26 đã có những kinh nghiệm tổ chức sự kiện cho lớp cho các dịp như Giáng Sinh, nên đã có kĩ năng quản trị để tổ chức được 1 sự kiện

2.2 Khả năng về dàn dựng sân khấu

Sự kiện sẽ được diễn ra tại Cung thể thao Tiên Sơn ở vòng 1 của sự kiện và các vòng chơi tiếp theo sẽ được diễn ra tại Công viên Châu Á Asia Park Với không gian dành cho các hoạt động diễn ra sự kiện rộng lớn (Cung thể thao Tiên Sơn với diện tích rộng hơn 94.000m2, trong đó 10.482 m2 sử dụng để làm nhà thi đấu, Asia Park có diện tích 868.694 m2) nên sẽ được xác định khu vực diễn ra Vì vậy sân khấu sẽ bao gồm 1 backdrop được in logo và hình ảnh của sự kiện cùng với âm thanh, ánh sáng phù hợp với quy mô của 1 sự kiện nhỏ, không tốn quá nhiều chi phí

và dễ dàng dàn dựng sân khấu mà không tốn nhiều nhân công Khu vực diễn ra ngoài trời, không gian rộng nên đủ khả năng để đặt sân khấu với 1 backdrop với kích thước 2.5m x2.3m và các âm thanh, ánh sáng

2.3 Số lượng người tham gia dự kiến

Sự kiện chắc chắn được diễn ra với đầy đủ các thành viên của 2 lớp 46K26

và 47K26 gồm tổng cộng 56 người tham gia Vì thời điểm diễn ra của sự kiện vào khoảng tháng 12, sau 1 thời gian ở nhà học online vì dịch Covid, sẽ cảm thấy khó chịu tù túng, muốn được tham gia các hoạt động để bù lại thời gian ở nhà Và với tinh thần là lớp sự kiện nên các bạn sẽ có được năng lượng tích cực tham gia các hoạt động sự kiện diễn ra Bên cạnh đó các bạn 46K26 với tinh thần giao lưu, gắn kết với các em khoá dưới và các em 47K26 mới là 1 tân sinh viên nên có nhiều bỡ ngỡ, muốn học hỏi và tham gia các hoạt động, các sự kiện để hiểu rõ hơn phần nào

về ngành mà mình theo học

2.4 Sự sẵn có của tài trợ cá nhân hay cộng đồng

Tổng chi phí dự kiến cho sự kiện là 6.295.000 đồng Mỗi thành viên tham gia

sự kiện và ban tổ chức sẽ đóng 60.000 đồng Với mức lệ phí 60.000 đồng là ở mức không quá cao đối với việc tham gia 1 sự kiện, và với sinh viên mức phí đó phù hợp Dự định xin tài trợ từ Cô Thái Thị Huyền Trâm 1.000.000 đồng, cô Quỳnh Nga (chủ nhiệm lớp 46K26) 500.000 đồng và chủ nhiệm lớp 47K26 500.000 đồng Việc xin tài trợ từ các cô Trâm và giáo viên chủ nhiệm 2 lớp mang tính khả thi cao

vì các cô (thầy) sẽ muốn tạo điều kiện cho các em trải nghiệm, học hỏi thêm kinh nghiệm từ việc tổ chức sự kiện lần này Khoảng chênh lệch giữa thu và chi là 95.000 VNĐ Nhìn chung thì các khoản chi cần thiết cho sự kiện đã được giải quyết bằng nguồn thu tương đương Chênh lệch này chỉ là một con số nhỏ, nếu có trường hợp phát sinh, phải chi thêm thì BTC dự kiến sẽ dùng vào khoản dự trù kinh phí 6%

mà trong Bảng Dự trù chi phí đã nêu rõ

2.5 Đội ngũ tình nguyện viên

Thời gian diễn ra dự kiến là tháng 12, thời điểm đó các bạn đã thi kết thúc học phần xong, là khoảng thời gian rảnh để tham gia được 1 sự kiện Với các bạn 46K26 thì các bạn sẽ muốn tham gia giúp đỡ các bạn trong việc tổ chức sự kiện để

sự kiện hoàn thành tốt hơn, học hỏi thêm kinh nghiệm Trở thành cộng tác viên với

các em 47K26 giúp các em quan sát, và biết hơn về cách thức tổ chức sự kiện nhỏ

Vì vậy số lượng tham gia cộng tác viên đủ 8 người là khả thi

2.6 Mức độ hỗ trợ về an ninh

Với số lượng người tham gia là 60 người, quy mô không gian diễn ra sự kiện rộng lớn nên sẽ được xác định khu vực diễn ra cho dễ kiểm soát Khu vực phía ngoài của Cung thể thao Tiên Sơn là địa điểm diễn ra vòng 1 của chương trình và Công viên Châu Á nơi diễn ra vòng 1 và 3 của chương trình Khu vực tổ chức sự kiện ở Cung thể thao Tiên Sơn sẽ được giới hạn trong phạm vi nhất định, không quá rộng lớn nên ban tổ chức có thể kiểm soát, giám sát tình hình cũng như các đội chơi Asia Park được bảo đảm về an ninh cho các khách vào khu vui chơi của mình nên khi Faster and Faster diễn ra, người tham gia sẽ không bận tâm về vấn đề an ninh Tất cả mọi hoạt động sẽ được giám sát bởi các thành viên ban tổ chức và cộng tác viên chạy theo giám sát xuyên suốt các thành viên tham gia trong suốt quá trình diễn ra sự kiện

3 Thiết lập cấu trúc tổ chức

- Cơ cấu ban tổ chức: nhóm 3 (6 người)

- Cộng tác viên: 4 CTV lớp 46K26 + 4 CTV lớp 47K26

- Số lượng người tham gia: 56 người

CTV (8 người)

LEADER

Hồng Diệp

Ban Hậu cần

(Quốc Hùng – Phượng)

Ban Nội dung – Đối ngoại

(Hồng Diệp – Như Quỳnh)

Ban Truyền thông

(Quỳnh Giao – Thanh Thanh)

+ Khảo sát khu vực, địa

điểm tổ chức sự kiện

+ Xây dựng kỹ lưỡng các

trò chơi, viết khung

chương trình, khung MC

+ Tổng kết điểm từ các

CTV, công bố, trao

thưởng cho team thắng

cuộc

+ Viết content quảng bá

sự kiện, thiết kế poster, backdrop

+ Viết thư mời các thành viên

+ Chụp hình, quay video

sự kiện

+ Viết bài tổng kết, cảm

ơn và mở form nhận feedback

+ Lên danh sách và chia team

+ Chuẩn bị các dụng cụ (vật phẩm, gợi ý, bảng tên, phần thưởng), set

up trò chơi + Lắp đặt, trang trí và tháo gỡ sân khấu

+ Tính toán, tổng kết thu chi

Quản trò: Phổ biến luật chơi, trao gợi ý, thông báo thành viên bị loại…

4 Kế hoạch chiến lược

4.1 Thiết lập mục đích của sự kiện

Sự kiện Faster and Faster được tổ chức với các mục đích:

Thứ nhất, Faster and Faster là nơi gặp gỡ giữa các nguồn năng lượng nhiệt huyết, là cầu nối gắn kết những tâm hồn đồng điệu, mong muốn mọi người gắn kết với nhau thông qua các trò chơi teambuilding, xây dựng mối quan hệ tốt giữa sinh viên 46K26 và 47K26

Thứ hai, sự kiện cần mang đến một sân chơi bổ ích với các hoạt động được

tổ chức ngoài trời, được tham gia vào show truyền hình nổi tiếng Running man Hàn Quốc phiên bản 46K26-DUE sẽ là một trải nghiệm vô cùng thú vị đối với các bạn sinh viên

Thứ ba, giúp các bạn “lên dây cót” cho năm học đầy năng động sau khoảng thời gian nghỉ dịch, học trực tuyến, không có cơ hội tiếp xúc, trao đổi với mọi người nhiều

4.2 Phát triển mục tiêu của sự kiện

4.2.1 Mục tiêu kinh tế

+ Với số tiền thu được từ các thành viên và kêu gọi nhà tài trợ sẽ đủ chi trả 95% các chi phí chi phí bỏ ra cho sự kiện trước khi sự kiện kết thúc thông qua sự đồng ý của các thành viên tham gia và nhà tài trợ

+ Chi phí phát sinh, rủi ro không vượt quá 400.000VNĐ

4.2.2 Người tham gia

Số lượng người có mặt tại sự kiện đảm bảo là 70 người (bao gồm thành viên của hai lớp 46K và 47K + 6 thành viên trong ban tổ chức lớp 46K + 4 CTV lớp 47K)

4.2.3 Chất lượng

+ Sự kiện đảm bảo phải mang một ý nghĩa đích thực phù hợp với mục tiêu chung của cả hai lớp

+ Mức độ hài lòng của người tham gia sau sự kiện đạt tối thiểu 95% thông qua việc khảo sát form

4.2.4 Nguồn nhân lực

100% BTC và CTV hài lòng về cách tổ chức sự kiện

4.3 Phân tích tình hình (theo mô hình SWOT)

4.3.1 Điểm mạnh (Strength)

- BTC có kiến thức chuyên môn về lĩnh vực sự kiện: Ban tổ chức là sinh viên của

nhóm 3 thuộc lớp 46K26, chuyên ngành Quản trị sự kiện, trường Đại học Kinh tế- Đại học Đà Nẵng nên nền tảng giáo dục được đảm bảo như các yếu tố về mặt học thuật, một số các kỹ năng liên quan đến việc tổ chức sự kiện

- BTC có trách nhiệm, sự tận tâm và niềm đam mê công việc: Với sự nhiệt

huyết, năng động, đam mê của các thành viên trong Ban tổ chức- những bạn trẻ nỗ lực hết mình sẽ là chìa khóa để tạo nên một sự kiện tạo ra nhiều sự bất ngờ, thú vị, đầy sáng tạo, thu hút người tham gia và tạo nhiệt cho chương trình

4.3.2 Điểm yếu (Weakness)

- BTC thiếu kinh nghiệm công tác hoặc kinh nghiệm không thích hợp, kỹ năng

nghề nghiệp chưa cao: Ban tổ chức sự kiện chỉ mới là những sinh viên năm hai

nên việc thiếu kinh nghiệm công tác, kỹ năng nghề nghiệp là điều không thể không nói đến nhưng với sự nhiệt huyết của mình, BTC sẽ cố gắng học hỏi, trau dồi để tạo nên một sự kiện với phong thái chuyên nghiệp và tạo dấu ấn cho người tham gia cũng như có thêm kinh nghiệm để phục vụ cho công việc sau này

- Hạn chế về các mối quan hệ: Các mối quan hệ với các nhà tài trợ, các bên có liên

quan khác là điểm yếu lớn nhất của BTC nhưng với sự cộng tác cũng như hướng dẫn của cô Thái Thị Huyền Trâm- Giảng viên khoa Du lịch trường Đại học Kinh tế- Đại học Đà Nẵng sẽ là cầu nối để BTC có thể tiếp cận, trao đổi với các nhà tài trợ

và các bên liên quan để sự kiện diễn ra trơn tru nhất có thể

4.3.3 Cơ hội (Opportunity)