BÀI tập dự án sự KIỆN FASTER AND FASTER

SỰ KIỆN FASTER AND FASTERLấy cảm hứng từ chương trình Running Man - một chương trình giải trí đặcsắc của Hàn Quốc, Faster and Faster là một sự kiện được tổ chức dưới dạng mộtchuỗi các ho

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

- 

-BÀI TẬP DỰ ÁN

SỰ KIỆN FASTER AND FASTER

Giảng viên hướng dẫn: Thái Thị Huyền Trâm

Sinh viên thực hiện: Nhóm 3 – 46K26

Phạm Thị Như Quỳnh Nguyễn Thị Quỳnh Giao (29/12) Nguyễn Thị Thanh Thanh

Lê Thị Phượng Phạm Quốc Hùng

MỤC LỤC

1 Phát triển ý niệm sự kiện (theo 5Ws) 3

1.1 WHY? Tại sao sự kiện lại được tổ chức? 3

1.2 WHO? Những ai liên quan tới sự kiện này? 3

1.3 WHEN? Sự kiện diễn ra khi nào? 4

1.4 WHERE? Sự kiện sẽ được tổ chức ở đâu? 4

1.5 WHAT? Những gì cần phải làm cho sự kiện? 6

2 Tính khả thi của sự kiện 6

2.1 Kĩ năng quản trị 6

2.2 Khả năng về dàn dựng sân khấu 6

2.3 Số lượng người tham gia dự kiến 7

2.4 Sự sẵn có của tài trợ cá nhân hay cộng đồng 7

2.5 Đội ngũ tình nguyện viên 7

2.6 Mức độ hỗ trợ về an ninh 8

3 Thiết lập cấu trúc tổ chức 8

4 Kế hoạch chiến lược 10

4.1 Thiết lập mục đích của sự kiện 10

4.2 Phát triển mục tiêu của sự kiện 10

4.2.1 Mục tiêu kinh tế 10

4.2.2 Người tham gia 10

4.2.3 Chất lượng 10

4.2.4 Nguồn nhân lực 11

4.3 Phân tích tình hình (theo mô hình SWOT) 11

4.3.1 Điểm mạnh (Strength) 11

4.3.2 Điểm yếu (Weakness) 11

4.3.3 Cơ hội (Opportunity) 11

4.3.4 Thách thức (Threat) 12

4.4 Phát triển những kế hoạch tổ chức 13

4.4.1 Sơ đồ bố trí (Layout 2D) cho các khu vực trong sự kiện 13

4.4.2 Dự trù kinh phí 16

4.4.3 Agenda của sự kiện 16

4.4.4 Kế hoạch truyền thông 17

4.4.5 Ấn phẩm thiết kế 19

SỰ KIỆN FASTER AND FASTER

Lấy cảm hứng từ chương trình Running Man - một chương trình giải trí đặcsắc của Hàn Quốc, Faster and Faster là một sự kiện được tổ chức dưới dạng mộtchuỗi các hoạt động đòi hỏi sức mạnh, sự linh hoạt, kỹ năng để hoàn thành cácnhiệm vụ và nhận gợi ý cho nhiệm vụ cuối cùng Các cá nhân sẽ tham gia với tưcách là thành viên của một nhóm, các bạn sẽ cùng nhau thực hiện thử thách từ cáctrò chơi mạo hiểm, các hoạt động giải đố, tìm vật do ban tổ chức yêu cầu và cáchoạt động hấp dẫn khác để tìm ra đội chiến thắng cuối cùng

1 Phát triển ý niệm sự kiện (theo 5Ws)

1.1 WHY? Tại sao sự kiện lại được tổ chức?

Faster and Faster mang đến một sân chơi bổ ích với các hoạt động được tổchức ngoài trời nhằm đem lại trải nghiệm thú vị, năng động cho các bạn sinh viên.Với mong muốn tạo ra một khoảng thời gian vui vẻ, thoải mái, cháy hết mình chosinh viên sau những giờ học áp lực, căng thẳng, Faster and Faster hứa hẹn sẽ là nơihội tụ, gặp gỡ giữa các nguồn năng lượng nhiệt huyết, là cầu nối gắn kết những tâmhồn đồng điệu

1.2 WHO? Những ai liên quan tới sự kiện này?

Faster and Faster được điều hành bởi ban tổ chức chính là 6 thành viên thuộcnhóm 3 lớp 46K26 và sự hỗ trợ đến từ 8 bạn cộng tác viên thuộc hai lớp 46K26 và47K26 Đối tượng tham gia sự kiện mà Faster and Faster hướng đến là toàn bộ sinhviên chuyên ngành Quản trị Sự kiện khóa 46K và 47K

Với sự tham gia của sinh viên hai lớp 46K26 và 47K26, Faster and Fasterhân hạnh là cầu nối cho hai thế hệ, giúp mọi người trở thành một phần đáng nhớtrong cuộc đời nhau Một sự kiện nhân dịp gặp mặt, làm quen, trao đổi với các emkhóa dưới thông qua việc tham gia vào các trò chơi, thể hiện khả năng và qua đó,

kinh nghiệm về chuyên ngành thậm chí là cuộc sống hằng ngày Tất cả vì mục đích

từ những mảnh ghép rời rạc, ta trở thành một gia đình yêu thương, gắn kết

1.3 WHEN? Sự kiện diễn ra khi nào?

- Sự kiện Faster and Faster dự kiến sẽ tổ chức vào ngày 5 tháng 12 năm 2021

Vì tình hình phức tạp của dịch bệnh Covid-19, mọi người đều phải thích ứngvới việc học online và hạn chế đi ra ngoài Các bạn sinh viên cũng không ngoại lệ

và các bạn 47K có lẽ hơi kém may mắn một chút vì các bạn phải nhập học bằnghình thức online trong thời kì khó khăn này Chắc hẳn, việc bị gò bó trong mộtkhông gian, không được thoải mái bay nhảy sẽ rất khó chịu và tạo cảm giác “cuồngchân” Theo dự đoán dịch sẽ giảm vào cuối tháng 11, tháng 12 khi đó Chính phủcũng ban hành các quyết định cho phép đi lại và thực hiện các hoạt động như bìnhthường Việc tổ chức vào thời điểm này như thỏa mãn cơn “cuồng chân” của cácbạn, sau một khoảng thời gian dài bị gò bó bởi dịch Covid-19 thì nay Faster andFaster sẽ được đốt cháy bởi ngọn lửa nhiệt huyết của các bạn, sẽ được hưởng ứngnhiệt liệt bởi năng lượng đã bị dồn nén lâu nay

1.4 WHERE? Sự kiện sẽ được tổ chức ở đâu?

- Địa điểm tổ chức: Cung thể thao Tiên Sơn và Công viên Châu Á Asia Park

- Địa chỉ: số 1 Phan Đăng Lưu, Hoà Cường Bắc, Hải Châu, Đà Nẵng

Cung thể thao Tiên Sơn là địa điểm diễn ra phần mở màn, vòng 1 của sựkiện Vì Asia Park sẽ mở cửa vào lúc 15h nhưng chương trình dự kiến sẽ diễn ra từsáng đến tối nên đây là một nơi vô cùng lý tưởng để tổ chức Vòng 1 - Teambuilding Rộng rãi, thoáng mát, gần nơi diễn ra các vòng chơi tiếp theo - Asia Park,đây là các tiêu chí mà Cung thể thao Tiên Sơn có thể đáp ứng để phục vụ cho việcdiễn ra chương trình

Asia Park là khu vui chơi giải trí mang đẳng cấp quốc tế tại Đông Nam Á với

vô số trò chơi mạo hiểm, cảm giác mạnh, và những loại hình khác cùng với quy môrộng lớn được đầu tư mạnh về background, các khu mô phỏng di tích các nướcĐông Nam Á Công viên Châu Á sẽ là nơi diễn ra vòng 2 và 3 của chương trình

Vì Asia Park tọa lạc tại trung tâm thành phố nên sẽ dễ dàng di chuyển chocác bạn sinh viên Asia Park có quy mô, diện tích vô cùng lớn tạo không gian thoảimái cho các đội thực hiện nhiệm vụ, đặc biệt các trò chơi là các hoạt động chính của

sự kiện Faster and Faster, khung cảnh hoành tráng, tuyệt đẹp của Asia Park gópphần tạo nên một background ấn tượng cho sự kiện, và cơ hội lưu lại khoảnh khắc,những bức hình selfie của các bạn sinh viên

1.5 WHAT? Những gì cần phải làm cho sự kiện?

Faster and Faster với mục đích tạo ra một sân chơi bổ ích, nơi các bạn có thểcháy hết mình, nhiệt huyết với ngọn lửa đam mê, đây sẽ là một chuỗi các nhiệm vụđược thực hiện bởi các đội

Với tinh thần gắn kết những mảnh ghép xa lạ thành những tâm hồn đồngđiệu, các đội chơi của Faster and Faster sẽ gồm các thành viên của 2 lớp 46K26 và47K26, trước khi sự kiện diễn ra các đội chơi sẽ gặp mặt, giao lưu và làm quen cũngnhư bàn chiến thuật để trở thành người chiến thắng Sự kiện sẽ gồm các hoạt động,trò chơi team building, thực hiện các thử thách của chương trình, vòng đấu xé bảngtên,…

2 Tính khả thi của sự kiện

2.1 Kĩ năng quản trị

Faster and Faster là sự kiện ở quy mô nhỏ và các thành viên Ban tổ chức lànhững thành viên thuộc lớp 46K26 đã có những kinh nghiệm tổ chức sự kiện cholớp cho các dịp như Giáng Sinh, nên đã có kĩ năng quản trị để tổ chức được 1 sựkiện

2.2 Khả năng về dàn dựng sân khấu

Sự kiện sẽ được diễn ra tại Cung thể thao Tiên Sơn ở vòng 1 của sự kiện vàcác vòng chơi tiếp theo sẽ được diễn ra tại Công viên Châu Á Asia Park Với khônggian dành cho các hoạt động diễn ra sự kiện rộng lớn (Cung thể thao Tiên Sơn vớidiện tích rộng hơn 94.000m2, trong đó 10.482 m2 sử dụng để làm nhà thi đấu, AsiaPark có diện tích 868.694 m2) nên sẽ được xác định khu vực diễn ra Vì vậy sânkhấu sẽ bao gồm 1 backdrop được in logo và hình ảnh của sự kiện cùng với âmthanh, ánh sáng phù hợp với quy mô của 1 sự kiện nhỏ, không tốn quá nhiều chi phí

và dễ dàng dàn dựng sân khấu mà không tốn nhiều nhân công Khu vực diễn rangoài trời, không gian rộng nên đủ khả năng để đặt sân khấu với 1 backdrop vớikích thước 2.5m x2.3m và các âm thanh, ánh sáng

2.3 Số lượng người tham gia dự kiến

Sự kiện chắc chắn được diễn ra với đầy đủ các thành viên của 2 lớp 46K26

và 47K26 gồm tổng cộng 56 người tham gia Vì thời điểm diễn ra của sự kiện vàokhoảng tháng 12, sau 1 thời gian ở nhà học online vì dịch Covid, sẽ cảm thấy khóchịu tù túng, muốn được tham gia các hoạt động để bù lại thời gian ở nhà Và vớitinh thần là lớp sự kiện nên các bạn sẽ có được năng lượng tích cực tham gia cáchoạt động sự kiện diễn ra Bên cạnh đó các bạn 46K26 với tinh thần giao lưu, gắnkết với các em khoá dưới và các em 47K26 mới là 1 tân sinh viên nên có nhiều bỡngỡ, muốn học hỏi và tham gia các hoạt động, các sự kiện để hiểu rõ hơn phần nào

về ngành mà mình theo học

2.4 Sự sẵn có của tài trợ cá nhân hay cộng đồng

Tổng chi phí dự kiến cho sự kiện là 6.295.000 đồng Mỗi thành viên tham gia

sự kiện và ban tổ chức sẽ đóng 60.000 đồng Với mức lệ phí 60.000 đồng là ở mứckhông quá cao đối với việc tham gia 1 sự kiện, và với sinh viên mức phí đó phùhợp Dự định xin tài trợ từ Cô Thái Thị Huyền Trâm 1.000.000 đồng, cô QuỳnhNga (chủ nhiệm lớp 46K26) 500.000 đồng và chủ nhiệm lớp 47K26 500.000 đồng.Việc xin tài trợ từ các cô Trâm và giáo viên chủ nhiệm 2 lớp mang tính khả thi cao

vì các cô (thầy) sẽ muốn tạo điều kiện cho các em trải nghiệm, học hỏi thêm kinhnghiệm từ việc tổ chức sự kiện lần này Khoảng chênh lệch giữa thu và chi là95.000 VNĐ Nhìn chung thì các khoản chi cần thiết cho sự kiện đã được giải quyếtbằng nguồn thu tương đương Chênh lệch này chỉ là một con số nhỏ, nếu có trườnghợp phát sinh, phải chi thêm thì BTC dự kiến sẽ dùng vào khoản dự trù kinh phí 6%

mà trong Bảng Dự trù chi phí đã nêu rõ

2.5 Đội ngũ tình nguyện viên

Thời gian diễn ra dự kiến là tháng 12, thời điểm đó các bạn đã thi kết thúchọc phần xong, là khoảng thời gian rảnh để tham gia được 1 sự kiện Với các bạn46K26 thì các bạn sẽ muốn tham gia giúp đỡ các bạn trong việc tổ chức sự kiện để

sự kiện hoàn thành tốt hơn, học hỏi thêm kinh nghiệm Trở thành cộng tác viên với

các em 47K26 giúp các em quan sát, và biết hơn về cách thức tổ chức sự kiện nhỏ.

Vì vậy số lượng tham gia cộng tác viên đủ 8 người là khả thi

2.6 Mức độ hỗ trợ về an ninh

Với số lượng người tham gia là 60 người, quy mô không gian diễn ra sự kiệnrộng lớn nên sẽ được xác định khu vực diễn ra cho dễ kiểm soát Khu vực phíangoài của Cung thể thao Tiên Sơn là địa điểm diễn ra vòng 1 của chương trình vàCông viên Châu Á nơi diễn ra vòng 1 và 3 của chương trình Khu vực tổ chức sựkiện ở Cung thể thao Tiên Sơn sẽ được giới hạn trong phạm vi nhất định, không quárộng lớn nên ban tổ chức có thể kiểm soát, giám sát tình hình cũng như các đội chơi.Asia Park được bảo đảm về an ninh cho các khách vào khu vui chơi của mình nênkhi Faster and Faster diễn ra, người tham gia sẽ không bận tâm về vấn đề an ninh.Tất cả mọi hoạt động sẽ được giám sát bởi các thành viên ban tổ chức và cộng tácviên chạy theo giám sát xuyên suốt các thành viên tham gia trong suốt quá trìnhdiễn ra sự kiện

Hồng Diệp

Ban Nội dung – Đối ngoại

(Hồng Diệp – Như Quỳnh)

Ban Truyền thông

(Quỳnh Giao – Thanh Thanh)

Ban Hậu cần

(Quốc Hùng – Phượng)

+ Khảo sát khu vực, địa điểm tổ

chức sự kiện

+ Xây dựng kỹ lưỡng các trò chơi,

viết khung chương trình, khung MC

ơn và mở form nhận feedback

CTV

(8 người)

+ Lên danh sách và chia team

+ Chuẩn bị các dụng cụ(vật phẩm, gợi ý, bảngtên, phần thưởng), set

up trò chơi+ Lắp đặt, trang trí và tháo gỡ sân khấu+ Tính toán, tổng kết thu chi

Quản trò: Phổ biến luậtchơi, trao gợi ý, thôngbáo thành viên bị loại…

4 Kế hoạch chiến lược

4.1 Thiết lập mục đích của sự kiện

Sự kiện Faster and Faster được tổ chức với các mục đích:

Thứ nhất, Faster and Faster là nơi gặp gỡ giữa các nguồn năng lượng nhiệthuyết, là cầu nối gắn kết những tâm hồn đồng điệu, mong muốn mọi người gắn kếtvới nhau thông qua các trò chơi teambuilding, xây dựng mối quan hệ tốt giữa sinhviên 46K26 và 47K26

Thứ hai, sự kiện cần mang đến một sân chơi bổ ích với các hoạt động được

tổ chức ngoài trời, được tham gia vào show truyền hình nổi tiếng Running man HànQuốc phiên bản 46K26-DUE sẽ là một trải nghiệm vô cùng thú vị đối với các bạnsinh viên

Thứ ba, giúp các bạn “lên dây cót” cho năm học đầy năng động sau khoảngthời gian nghỉ dịch, học trực tuyến, không có cơ hội tiếp xúc, trao đổi với mọi ngườinhiều

4.2 Phát triển mục tiêu của sự kiện

4.2.1 Mục tiêu kinh tế

+ Với số tiền thu được từ các thành viên và kêu gọi nhà tài trợ sẽ đủ chi trả 95% cácchi phí chi phí bỏ ra cho sự kiện trước khi sự kiện kết thúc thông qua sự đồng ý của cácthành viên tham gia và nhà tài trợ

+ Chi phí phát sinh, rủi ro không vượt quá 400.000VNĐ

4.2.2 Người tham gia

Số lượng người có mặt tại sự kiện đảm bảo là 70 người (bao gồm thành viên của hailớp 46K và 47K + 6 thành viên trong ban tổ chức lớp 46K + 4 CTV lớp 47K)

4.2.3 Chất lượng

+ Sự kiện đảm bảo phải mang một ý nghĩa đích thực phù hợp với mục tiêu chung của cả hai lớp

+ Mức độ hài lòng của người tham gia sau sự kiện đạt tối thiểu 95% thông qua việc khảo sát form.

4.2.4 Nguồn nhân lực

100% BTC và CTV hài lòng về cách tổ chức sự kiện

4.3 Phân tích tình hình (theo mô hình SWOT)

4.3.1 Điểm mạnh (Strength)

- BTC có kiến thức chuyên môn về lĩnh vực sự kiện: Ban tổ chức là sinh viên của

nhóm 3 thuộc lớp 46K26, chuyên ngành Quản trị sự kiện, trường Đại học Kinh

tế-Đại học Đà Nẵng nên nền tảng giáo dục được đảm bảo như các yếu tố về mặt học thuật, một số các kỹ năng liên quan đến việc tổ chức sự kiện

- BTC có trách nhiệm, sự tận tâm và niềm đam mê công việc: Với sự nhiệt

huyết, năng động, đam mê của các thành viên trong Ban tổ chức- những bạn trẻ nỗ

lực hết mình sẽ là chìa khóa để tạo nên một sự kiện tạo ra nhiều sự bất ngờ, thú vị, đầy sáng tạo, thu hút người tham gia và tạo nhiệt cho chương trình

4.3.2 Điểm yếu (Weakness)

- BTC thiếu kinh nghiệm công tác hoặc kinh nghiệm không thích hợp, kỹ năng nghề nghiệp chưa cao: Ban tổ chức sự kiện chỉ mới là những sinh viên năm hai nên

việc thiếu kinh nghiệm công tác, kỹ năng nghề nghiệp là điều không thể không nóiđến nhưng với sự nhiệt huyết của mình, BTC sẽ cố gắng học hỏi, trau dồi để tạo nênmột sự kiện với phong thái chuyên nghiệp và tạo dấu ấn cho người tham gia cũngnhư có thêm kinh nghiệm để phục vụ cho công việc sau này

- Hạn chế về các mối quan hệ: Các mối quan hệ với các nhà tài trợ, các bên có liên

quan khác là điểm yếu lớn nhất của BTC nhưng với sự cộng tác cũng như hướngdẫn của cô Thái Thị Huyền Trâm- Giảng viên khoa Du lịch trường Đại học Kinh tế-Đại học Đà Nẵng sẽ là cầu nối để BTC có thể tiếp cận, trao đổi với các nhà tài trợ

và các bên liên quan để sự kiện diễn ra trơn tru nhất có thể

- Thời điểm diễn ra sự kiện phù hợp: Sự kiện Faster and Faster diễn ra vào

khoảng tháng 12 Đây là khoảng thời gian hồi phục lại sau dịch Covid-19 Các bạn sinhviên sau một giai đoạn dài phải học online, chắc hẳn sẽ cảm thấy khó chịu, tù

túng nên Faster and Faster ra đời ngay lúc này để thõa mãn cơn cuồng chân, là nơi phô diễn nguồn năng lượng, sự nhiệt huyết để đốt cháy và bùng nổ cùng sự kiện

- Sự hưởng ứng, yêu thích từ các chương trình giải trí tương tự: Sự kiện Faster

and Faster lấy cảm hứng từ chương trình giải trí đặc sắc Running Man nên hầu hếtconcept của sự kiện đều mang hơi hướng của Running Man, đặc biệt là trò chơi xé

bảng tên Bởi Running Man đã có ảnh hưởng lớn từ trước đến giới trẻ, nên Fasterand Faster sẽ là sân chơi tiếp theo dành cho các bạn sinh viên để trải nghiệm cảmgiác trở thành những Runners và chiến hết mình cùng các hoạt động của sự kiện

4.3.4 Thách thức (Threat)

- Thời gian tổ chức trùng với các lễ hội, sự kiện lớn cuối năm: Tháng 12 thời

gian sự kiện diễn ra đồng thời là thời điểm cuối năm với hai lễ hội lớn là Giáng Sinh vàTết dương lịch sẽ tạo một thách thức lớn đối với sự kiện Sinh viên sẽ có khả năng thamgia vào các sự kiện lớn theo chủ đề của tháng 12 mà không quan tâm nhiều đến Fasterand Faster Sự kiện sẽ gặp một sự cạnh tranh lớn từ những lễ hội, sự kiện lớn trong tháng12

- Không đáp ứng được hoàn toàn mong đợi của người tham gia trong việc thiết

kế các dụng cụ trò chơi: Signature của sự kiện là trò chơi xé bảng tên Để có thể

thực hiện hoạt động này đòi hỏi phải chuẩn bị áo có gắn sẵn bảng tên và kinh phí đểsản xuất cho những chiếc áo này khá lớn Vì đối tượng là sinh viên nên có thể hoạtđộng này sẽ được cải biên một chút về chất lượng dán bảng tên Đều này có thểkhông đáp ứng sự mong đợi của sinh viên - người tham gia của sự kiện