Các công cụ quản lý tài chính tại trường đại học công lập

TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG LẬP TRONG ĐIỀU KIỆN TỰ CHỦ

1.2. Quản lý tài chính tại trường đại học trong điều kiện tự chủ

1.2.4. Các công cụ quản lý tài chính tại trường đại học công lập

24

Hệ thống chính sách, pháp luật của Nhà nước trong hoạt động tài chính của các trường ĐHCL là công cụ quan trọng và là cơ sở pháp lý về sự can thiệp của Nhà nước đến việc QLTC của các trường ĐHCL, đòi hỏi các trường phải nghiên cứu và vận dụng một cách hợp lý và phù hợp với đặc thù hoạt động của từng đơn vị.

1.2.4.2. Công cụ kế hoạch hóa

Kế hoạch hóa có nghĩa là xác định trước những gì phải làm, những chỉ tiêu cụ thể, cách thức làm như thế nào và dựa trên những nguồn lực nào vào khi nào, nó là cơ sở để thực hiện chức năng kiểm tra, nó gắn liền với việc lựa chọn và tiến hành các chương trình, nội dung hoạt động của mỗi chủ thể.

Để xây dựng được kế hoạch ta cần xác định được các yếu tố sau: mục tiêu và các nhiệm vụ thực hiện; thời gian bắt đầu và các mốc thời gian cần đạt được những nhiệm vụ nào để đi đến hoàn thành mục tiêu; các phương án để thực hiện mục tiêu và nhiệm vụ đã đề ra; các nguồn lực cần thiết về vật chất, công nghệ, nguồn nhân lực để hỗ trợ hoàn thành mục tiêu.

Việc xây dựng kế hoạch phải dựa trên nguyên tắc: vừa dựa trên định hướng và phù hợp với các quy định của Nhà nước vừa phải dựa trên từ khả năng thực tế của từng đơn vị nhưng quan trọng hơn hết là phải xuất phát từ nhu cầu của thị trường, bởi mục tiêu cuối cùng của quá trình đào tạo là cung cấp nguồn nhân lực ra thị trường. Ngoài ra, kế hoạch cũng cần có tính linh hoạt và kịp thời, tùy theo tình hình thực tế mà thay đổi kế hoạch sao cho phù hợp, an toàn về mặt tài chính, đảm bảo hoàn thành mục tiêu đề ra.

1.2.4.3. Quy chế chi tiêu nội bộ

Quy chế chi tiêu nội bộ (QC CTNB) là một công cụ QLTC quan trọng, tạo điều kiện chủ động trong việc quản lý sử dụng, kiểm soát các nguồn thu của nhà trường một cách hiệu quả và hợp lý, nâng cao hiệu suất lao động, tăng thu nhập cho CBVC, đồng thời đảm bảo việc sử dụng hiệu quả và đúng mục đích tài sản công, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí trong việc sử dụng kinh phí và là cơ sở, là căn cứ để giúp cho CBVC theo dõi các nguồn chi từ nhà trường cho mình đã được tính đúng hay chưa hoặc các đơn vị theo dõi được các khoản chi được khoán cho đơn vị

25

mình, tránh sử dụng tùy tiện và QC CTNB cũng là căn cứ giúp cho công tác kiểm tra, duyệt quyết toán của Bộ chủ quản và công toán kiểm soát chi của Nhà nước.

1.2.4.4. Công cụ hạch toán, kế toán

Hệ thống kế toán đảm bảo việc theo dõi chi tiết các nguồn tài chính trong các trường ĐHCL. Việc theo dõi chi tiết riêng biệt các nguồn giúp QLTC biết được hiệu quả từng hoạt động và đảm bảo các nguồn được sử dụng đúng mục đích và hiệu quả.

Công tác hạch toán kế toán là công cụ hỗ trợ để lập báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán của các trường ĐHCL. Nội dung chính của hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán là trình bày một cách tổng quát, toàn diện về tình hình thu chi và cân đối ngân sách; tình hình tiếp nhận, huy động, sử dụng các nguồn tài chính và sự vận động của các tài sản sau một kỳ kế toán. Toàn bộ những thông tin trình bày trên hệ thống báo cáo này được xây dựng trên cơ sở thông tin do kế toán cung cấp. Do đó hệ thống báo cáo có trung thực, hợp lý hay không phụ thuộc phần lớn vào việc tổ chức hạch toán kế toán của đơn vị như thế nào để cung cấp thông tin chính xác, kịp thời cho việc lập báo cáo. Khi sử dụng công cụ hạch toán kế toán, các trường ĐHCL phải tổ chức hạch toán kế toán và quyết toán toàn bộ số

thực thu và thực chi trong năm, tổ chức thực hiện thống nhất từ khâu chứng từ, tài khoản, biểu mẫu sổ sách, báo cáo… Sử dụng nhuần nhuyễn công cụ kế toán sẽ góp phần vào quá trình thu thập, xử lý thông tin phục vụ ra quyết định đúng đắn, kịp thời [11].

1.2.4.5. Hệ thống kiểm soát tài chính nội bộ và công khai tài chính

Hệ thống kế toán dù tốt đến đâu cũng luôn tiềm ẩn những rủi ro xảy ra các gian lận và sai sót, vì vậy công cụ này giúp ngăn ngừa các sai sót xảy ra trong công tác QLTC, ngăn chặn các tiêu cực, phòng chống tham nhũng về tài chính trong các trường ĐHCL. Bộ phận tiến hành kiểm soát tài chính nội bộ do Hiệu trưởng ra quyết định thành lập và được tiến hành ngay sau khi bộ phận kế toán hoàn thành báo cáo tài chính của trường. Việc kiểm tra tài chính nội bộ nhằm đánh giá quá trình thu, chi tài chính của đơn vị; nó cũng giúp hạn chế tổn thất tài chính trong nội bộ

nhà trường. Bên cạnh đó, việc kiểm tra tài chính nội bộ cũng đảm bảo việc thi các

26

quy định liên quan đến vấn đề tài chính trong nội bộ của trường ĐHCL có hiệu quả.

Tuy nhiên thành phần của bộ phận kiểm soát tài chính nội bộ thường có chuyên môn không cao về nghiệp vụ kế toán nên hệ thống này dù mang tính chất rất tốt nhưng thực chất hoạt động còn mang tính hình thức và khó có thể phát hiện tất cả

những sai sót, tiêu cực trong công tác QLTC tại các trường.

Về công khai tài chính, Phòng Kế hoạch Tài chính của trường lập các biểu mẫu theo quy chế công khai tài chính và các biểu mẫu này sẽ được báo cáo công khai trên website chính thức của nhà trường, đồng thời được gửi thêm một bản về Bộ GD&ĐT.

1.2.4.6. Tổ chức bộ máy quản lý tài chính

Ban Giám hiệu giữ vai trò chủ đạo trong việc xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ

trong đó quyết định việc xây dựng chi tiết các khoản chi. Qua đó, Hiệu trưởng với trách nhiệm là người đứng đầu tổ chức sẽ chịu trách nhiệm trước pháp luật về công tác QLTC của tổ chức.

Lãnh đạo Phòng Kế hoạch tài chính là đội ngũ hết sức quan trọng trực tiếp giúp Lãnh đạo nhà trường quản lý tốt các khoản thu chi phát sinh. Người lãnh đạo tài chính có đủ tâm và kiến thức chuyên môn sẽ sắp xếp hoạt động của bộ máy QLTC và điều hành công tác tài chính đi đúng hướng và đạt hiệu quả.

Đội ngũ trực tiếp thực hiện các công tác hạch toán kế toán và lập BCTC của nhà trường là đội ngũ cán bộ trực tiếp làm công tác tài chính kế toán. Chính vì vậy đòi hỏi đội ngũ này phải có chuyên môn nghiệp vụ lẫn kinh nghiệm công tác để tránh các sai sót có thể xảy ra.