Báo cáo thực tập nhận thức công ty TNHH quốc tế JGL (việt nam)

Bằng việc đưa môn học thực tập nhận thức vào chương trình giảng dạy như môn học chính thức, mỗi sinh viên tại Đại học Hoa Sen đều được tạo điều kiện tiếp cận với môi trường làm việc. Qua đó giúp sinh viên có những nhận thức ban đầu về sự thay đổi của môi trường học tập sang môi trường làm việc, cũng như trang bị những kinh nghiệm, kĩ năng , phong thái làm việc cho sinh viên. Hai tháng thực tập tại công ty TNHH Quốc Tế JGL đã giúp tôi nhận thức được nhiều điều, được học hỏi những kinh nghiệm, kỹ năng làm việc. Đối với bản thân, tôi nghĩ sau hai tháng thực tập, được làm việc như một nhân viên chính thức, tôi cảm thấy rất vui khi hoàn thành đợt thực tập nhận thức với những kết quả mong đợi. Tôi hy vọng rằng, với những thực tế mà tôi trải nghiệm được và rút ra được trong báo cáo này sẽ phần nào khái quát lên quá trình làm việc của bản thân tại tại công ty TNHH Quốc Tế JGL là kinh nghiệm thiết thực có thể chia sẻ với mọi người trong học tập và làm việc

BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC

(Việt Nam) Thời gian thực tập : Từ 25/07/2019 đến 12/09/2019

Tp HCM, tháng … năm 2019

KHOA KINH TẾ & QUẢN TRỊ

BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC

(Việt Nam) Thời gian thực tập : Từ 25/07/2019 đến 12/09/2019

Tp HCM, tháng … năm 2019

KHOA KINH TẾ & QUẢN TRỊ

LỜI CAM KẾT

“Tôi đã đọc và hiểu và các hành vi vi phạm liêm chính học thuật

Tôi cam kết bằng danh dự cá nhân rằng bài làm này do tôi tự thực hiện

và không vi phạm về liêm chính học thuật.”

Ngày _tháng năm

(Họ tên và chữ ký của sinh viên)

i

MỤC LỤC

LỜI CAM KẾT i

MỤC LỤC ii

TRÍCH YẾU v

LỜI CẢM ƠN vi

NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY vii

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN viii

DANH MỤC HÌNH ẢNH, BẢNG BIỂU ix

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT x

NHẬP ĐỀ 1

NỘI DUNG 2

Phần 1 TỔNG QUAN VỀ LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ JGL (VIỆT NAM): 2

1.1 Giới thiệu tổng công ty 2

1.1.1 Lịch sử hình thành 2

1.1.2 Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của công ty 2

1.1.3 Thông tin chung 2

1.1.4 Thành tựu của công ty 3

1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty 3

1.2.1 Sơ đồ tổ chức 3

1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban (bộ phận) 3

1.2.2.1 Logistic Department 3

1.2.3 Giới thiệu bộ phận sinh viên thực tập 3

1.3 Loại hình sản phẩm dịch vụ của công ty 3

1.3.1 Vận tải hàng không: 3

1.3.2 Vận tải đường biển: 4

1.3.3 Kho bãi và phân phối: 4

1.3.4 Bưu kiện và giao hàng dặm cuối: 5

1.4 Đối tác kinh doanh của công ty 5

ii

1.5 Đối thủ cạnh tranh của công ty 5

1.6 Tình hình hoạt động kinh doanh, sản xuất của công ty từ năm 2016-2019 5

1.7 Phân tích SWOT của công ty 5

Phần 2 CÔNG VIỆC THỰC HIỆN TẠI CÔNG TY 5

2.1 Mục tiêu thực tập 5

2.2 Công việc chuyên môn 6

2.2.1 Công việc 1: kiểm tra chứng từ 6

2.2.1.1 Mô tả công việc 6

2.2.1.2 Các bước thực hiện công việc 6

2.2.1.3 Kinh nghiệm đạt được 6

2.2.2 Công việc 2: làm Tax payment/Tax in voice 7

2.2.2.1 Mô tả công việc 7

2.2.2.2 Các bước thực hiện công việc 7

2.2.2.3 Kinh nghiệm đạt được 7

2.2.3 Công việc 3: làm credit note/debit note 8

2.2.3.1 Mô tả công việc 8

2.2.3.2 Các bước thực hiện công việc 8

2.2.3.3 Kinh nghiệm đạt được 8

2.3 Công việc hỗ trợ khác 9

2.3.1 Công việc 4: sắp xếp hồ sơ 9

2.3.1.1 Mô tả công việc 9

2.3.1.2 Các bước thực hiện công việc 9

2.3.1.3 Kinh nghiệm đạt được 9

Phần 3 KINH NGHIỆM VÀ KĨ NĂNG ĐẠT ĐƯỢC 9

3.1 Kinh nghiệm đạt được 9

3.2 Kỹ năng rèn luyện được 9

Phần 4 NHẬN XÉT BẢN THÂN 10

4.1 Điểm mạnh của bản thân 10

4.2 Điểm hạn chế của bản thân 10

4.3 Cơ hội của bản thân 11

4.4 Thách thức cho bản thân 11

iii

KẾT LUẬN 12 TÀI LIỆU THAM KHẢO 13 PHỤ LỤC 14

iv

TRÍCH YẾU

Bằng việc đưa môn học thực tập nhận thức vào chương trình giảng dạy như môn học chính thức, mỗi sinh viên tại Đại học Hoa Sen đều được tạo điều kiện tiếp cận với môitrường làm việc Qua đó giúp sinh viên có những nhận thức ban đầu về sự thay đổi của môi trường học tập sang môi trường làm việc, cũng như trang bị những kinh nghiệm, kĩ năng , phong thái làm việc cho sinh viên

Hai tháng thực tập tại công ty TNHH Quốc Tế JGL đã giúp tôi nhận thức được nhiều điều, được học hỏi những kinh nghiệm, kỹ năng làm việc Đối với bản thân, tôi nghĩ sau hai tháng thực tập, được làm việc như một nhân viên chính thức, tôi cảm thấy rất vui khi hoàn thành đợt thực tập nhận thức với những kết quả mong đợi

Tôi hy vọng rằng, với những thực tế mà tôi trải nghiệm được và rút ra được trong báo cáo này sẽ phần nào khái quát lên quá trình làm việc của bản thân tại tại công ty TNHH Quốc Tế JGL là kinh nghiệm thiết thực có thể chia sẻ với mọi người trong học tập và làm việc

v

LỜI CẢM ƠN

Đầu tiên tôi xin cảm ơn tất cả các thầy cô của trường Đại học Hoa Sen đã tận tình dạy dỗ, truyền đạt những kiến thức cho tôi Đặc biệt, tôi chân thành cảm ơn cô Phạm Lệ Dung, người

đã tận tình chỉ dạy và giúp đỡ tôi hoàn thành báo cáo thực tập này

Đồng thời, tôi cảm công ty TNHH Quốc Tế JGL, các anh chị làm việc tại công ty, cảm ơn mọi người đã chỉ dạy và giúp đỡ tôi rất nhiệt tình, cho tôi cơ hội được học hỏi và làm việc trong suốt thời gian qua

Tôi rất mong nhận được những lời đóng góp quý báu của quý thầy cô Một lần nữa tôi xin được gửi đến quý thầy cô trường Đại học Hoa Sen, công ty TNHH Quốc Tế JGL lời cảm ơn sâu sắc, kính chúc quý thầy cô và ban chủ nhiệm cùng các anh chị đồng nghiệp trong công ty được dồi dào sức khỏe và thành đạt

Tôi xin chân thành cảm ơn

vi

NHẬN XÉT CỦA CÔNG TY

vii

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN

viii

DANH MỤC HÌNH ẢNH, BẢNG BIỂU

ix

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

TNHH: Trách Nhiệm Hữu Hạn

VN:ViệtNam

x

NHẬP ĐỀ

Với phương châm “học đi đôi với hành” thông qua việc tổ chức thực tập nhận thức cho sinh viên năm hai, năm ba, trường Đại học Hoa Sen luôn tạo điều kiện tối đa để sinh viên có thể

dễ dàng thích ứng với môi trường làm việc thực tế tại doanh nghiệp, cơ quan, tổ chức

Cũng như bao sinh viên Hoa sen khác, trải qua đợt thực tập nhận thức trong hai tháng này, có

lẽ không ít cũng nhiều, tôi đã học hỏi được rất nhiều điều quý báu, kinh nghiệm làm việc thực

tế Dù chỉ là hình thức nhận thức, nhưng đó sẽ là nền tảng tốt cho đợt thực tập tốt nghiệp sau này, cũng như là khi đi làm thực sự

Trong đợt thực tập này, tôi xác định các mục tiêu cho mình như sau:

Thứ nhất: Tôi muốn quan sát tìm hiểu về cách thức tổ chức và hoạt động của cơ quan tại nơi làm việc

Thứ hai: Tôi muốn quan sát cách thức làm việc các nhân viên thực sự để từ đó rút kinh nghiệm, tạo cho mình được tác phong làm việc tốt để chuẩn bị hành trang cho đợt thực tập tốtnghiệp cũng như khi đi làm sau này

Thứ ba: Tôi muốn tạo dựng mối quan hệ rộng rãi, đơn giản nhất là làm quen và tạo mối quan

hệ hài hòa với các nhân viên khác

Có lẽ trong những ngày đầu thực tập còn bỡ ngỡ với những công việc, nhưng nhờ có sự chỉ bảo tận tình của mọi người đã tạo cho tôi động lực hoàn thành các công việc được giao

1

NỘI DUNG

Phần 1. TỔNG QUAN VỀ LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG

TY TNHH QUỐC TẾ JGL (VIỆT NAM):

1.1 Giới thiệu tổng công ty

1.1.1 Lịch sử hình thành

“Sự phát triển và thay đổi từ năm 1994 đã tạo điều kiện để JGL worldwide Pte Ltd lớnmạnh như ngày hôm nay Nhóm này được bắt đầu như là một công ty vận chuyển các công hàng - hàng hóa với trụ sở chính của nó tại Singapore, cung cấp vận chuyển hànghóa tích hợp và các giải pháp logistics cho các khách hàng của công ty JGL

Worldwide đối đãi từng khách hàng như các cá nhân, phục vụ các giải pháp chuyên ngành cho từng nhu cầu đặc biệt Điều này giúp phân biệt JGL Worldwide với các nhàcung cấp dịch vụ khác trong cùng ngành công nghiệp.” (JGL WORLDWIDE, 2016)

1.1.2 Tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của công ty

“Tầm nhìn của chúng tôi là trở thành người giỏi nhất trong việc quản lý chuỗi cung ứng giá trị gia tăng, liên tục cải thiện hoạt động và thúc đẩy độ tin cậy trong dòng hàng hóa của Khách hàng trong nền kinh tế toàn cầu.” (JGL WORLDWIDE, 2016)

“Nhiệm vụ của chúng tôi là cung cấp tốt nhất các dịch vụ chuỗi cung ứng đẳng cấp và tạo ra giá trị quan trọng bằng cách: Mang lại lợi thế cạnh tranh cho Khách hàng trong khi mang lại lợi nhuận cao cho các cổ đông của chúng tôi Cung cấp cơ hội cho nhân viên của chúng tôi Thúc đẩy sự bền vững và bảo vệ môi trường của chúng tôi.” (JGL WORLDWIDE, 2016)

“Chúng tôi tại JGL Worldwide cung cấp các giải pháp hậu cần toàn diện và chuyên biệt cho khách hàng của chúng tôi Chúng tôi chuyển giao các kiện hàng của khách hàng như thể chúng tôi chuyển giao các kiện hàng cho chính chúng tôi Điều này rất cần thiết vì mô hình mua và kinh doanh toàn cầu đã thay đổi mạnh mẽ trong những năm qua và được dự kiến sẽ thay đổi với tốc độ thậm chí còn nhanh hơn nữa Với các thông tin và kinh nghiệm đã được chứng minh từ năm 1994, chúng tôi tự tin rằng chúng tôi có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng và cuối cùng là nhu cầu của các đối tác của khách hàng.” (JGL WORLDWIDE, 2016)

1.1.3 Thông tin chung

- Công ty TNHH Quốc Tế JGL (Việt Nam)

- Trụ sở chính: 2 Bukit Merah Central, Singapore

- Trụ sở khác: Indonesia, Malaysia, Thailand, Việt Nam

- Mã số thuế: 0314615011

- Tên giao dịch: JGL International (Việt Nam)

- Tên quốc tế: JGL Internationa company limited

1.2 Cơ cấu tổ chức của công ty

1.2.1 Sơ đồ tổ chức1.2.2 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban (bộ phận)1.2.2.1 Logistic Department

1.2.3 Giới thiệu bộ phận sinh viên thực tập

Bộ phận thực tập: Logistics Department

1.3 Loại hình sản phẩm dịch vụ của công ty

1.3.1 Vận tải hàng không:

• Quản lý và sắp xếp hàng vận chuyển qua đường hàng không trên toàn cầu

• Thủ tục hải quan và môi giới hải quan

• Xử lý hàng hóa dễ hỏng, nguy hiểm và hàng quá tải trọng cho phép

• Dịch vụ nhận hàng từ người bán và giao hàng cho người mua (door to door service)

• Thanh toán tiền chở hàng hóa không đóng gói hoặc tiền chở cho các dự án trên chuyến bay

• Chuyển hàng từ một loại phương tiện sang một loại phương tiện khác

(Transloading) và lưu trữ kho trong Vùng Thương mại Tự do (Free Trade Zone) ở sânbay

• Bưu kiện hàng, giao hàng từ người bán đến người mua (door to door delivery), JGL Express

1.3.2 Vận tải đường biển:

• Thủ tục hải quan và môi giới hải quan

• Quản lý và sắp xếp vận chuyển hàng hóa qua đường biển trên toàn cầu

• Các công hàng giao chứa gần đầy hoặc chứa đầy các vật độc hại, nguy hiểm

• Các dịch vụ chuyển hàng từ người bán đến người mua

• Các công hàng không thể chở bằng container (Break bulk)/ Các công hàng vận chuyển bằng những loại tàu đặc biệt, không phải tàu chở container (Conventional)/ Các công hàng thiết bị đặc biệt quá trọng lượng/ và các lô hàng có thể tự vận hành lênphương tiện vận tải (RORO) (Roll on / Roll off)

• Các lô hàng đông lạnh

• Sự hợp nhất, sáp nhập của các người mua

• Theo dõi các lô hàng đến Mỹ theo thời gian thực

• Chuyển hàng từ một loại phương tiện sang một loại phương tiện khác

(Transloading) trong Vùng Thương mại Tự do (Free Trade Zone) ở các kho ở

Singapore và ở bất kỳ phân vùng nào thuộc Đông Nam Á

1.3.3 Kho bãi và phân phối:

• Cung cấp lưu trữ cho hàng hóa chung trong Vùng Thương mại Tự do (Free Trade Zone) / Các kho hàng thương mại được phê duyệt cho các hàng đang tồn kho đợi đóng thuế

• Tách dỡ và lắp lại cho các container

• Cung cấp mã hóa nhãn và mã vạch riêng biệt duy nhất cho mỗi SKU

• Sắp xếp lại và đóng gói lại

• Cung cấp các báo cáo và các cập nhật hàng chứa trong kho

3

• Kho hàng được phê duyệt cho các thiết bị y tế.

Chuyển phát nhanh quốc tế

• Kết nối yêu cầu thương mại điện tử của khách hàng với nền tảng sáng tạo của chúngtôi để có các kế hoạch sắp xếp giao hàng

• Giao hàng tại địa phương

• Cung cấp trạng thái theo dõi hàng từ nền tảng JGL Express của chúng tôi

• Cung cấp yêu cầu các tỷ giá ngay tức thì tới và từ bất cứ nơi nào trên toàn cầu từ nềntảng JGL express của chúng tôi

• Dịch vụ chứng minh việc giao hàng hoặc thư qua đường hàng không

1.3.4 Bưu kiện và giao hàng dặm cuối:

• Chuyển phát nhanh quốc tế

• Kết nối yêu cầu thương mại điện tử của bạn với nền tảng sáng tạo của chúng tôi để sắp xếp giao hàng

• Giao hàng tận nơi

• Cung cấp trạng thái theo dõi từ nền tảng JGL Express của chúng tôi

• Cung cấp yêu cầu giá ngay lập tức đến và từ mọi nơi trên toàn cầu từ nền tảng JGL express của chúng tôi

• Bằng bưu điện

1.4 Đối tác kinh doanh của công ty

1.5 Đối thủ cạnh tranh của công ty

1.6 Tình hình hoạt động kinh doanh, sản xuất của công ty từ năm 2016-20191.7 Phân tích SWOT của công ty

Phần 2 CÔNG VIỆC THỰC HIỆN TẠI CÔNG TY

2.1 Mục tiêu thực tập

Mục tiêu thực tập của đợt thực tập nhận thức này như sau:

- Hoàn thành 7 tuần thực tập và báo cáo thực tập nhận thức

- Hiểu cách điều hành và làm việc của 1 doanh nghiệp

- Tạo cơ hội cho bản thân học hỏi và tích luỹ kinh nghiệm liên quan đến nghành nghề mình đang học để chuẩn bị hành trang sau này bước vào 1 môi trường đi làm thật sự

- Có dịp để rèn luyện các kĩ năng mềm như kĩ năng giao tiếp, kĩ năng quản lí thời gian,

tư duy phản biện

- Tạo các mối quan hệ với các đồng nghiệp trong doanh nghiệp mà mình đang thực tập

2.2 Công việc chuyên môn

2.2.1 Công việc 1: kiểm tra chứng từ

2.2.1.1 Mô tả công việc

Mỗi job đều cần P&L và checklist để kiểm tra lại tất cả các chứng từ của công ty P&L thể hiện lợi nhuận của công ty kiếm được ở mỗi job Checklist giống như mục lục của job đó baogồm các giấy tờ chứng từ của job

2.2.1.2 Các bước thực hiện công việc

4

o Tạo tệp tin bằng 3 số cuối của dãy mã số được in trên job kèm theo “PL”.

o In ra và kiểm tra mã số của Invoice, Payment, Debit, Credit

o Vào mục “document” bấm vào “ISO Checklist”

o Bấm vào mục “ISO FCL checklist” rồi “bấm in ra

2.2.1.3 Kinh nghiệm đạt được

o Cần chú ý xem job đó ghi “FCL” hay “Air”

o Nếu job đó ghi “FCL” thì bấm vào lệnh Ocean

o Nếu job đó ghi “Air” thì bấm vào lệnh Air

o Mỗi một job đều có mã số riêng thể hiện tháng năm tạo job đó nên vì vậy khi tạo tệp tin cần lưu cho đúng mục đúng tháng

2.2.2 Công việc 2: làm Tax payment/Tax in voice

2.2.2.1 Mô tả công việc

Làm hoá đơn thu tiền shipper và carrier

2.2.2.2 Các bước thực hiện công việc

o Mở C-Freight Apps Panel

o Kiểm tra lại các thông tin trên máy xem có giống thông tin trên giấy tờ không

o Chọn lệnh payment item/invoice item

2.2.2.3 Kinh nghiệm đạt được

o Cần cập nhập tỉ giá đô la mỗi ngày

o Mỗi job sẽ có tỉ giá đô la khác nhau nên khi làm cần lưu ý tỉ giá đô la của job đó là bao nhiêu để nhập cho chính xác tránh gây sai sót cho công ty

o Cần nhớ các mã code của chứng từ để nhập cho đúng và đơn vị của nó cũng sẽ thay đổi theo job vì thế cần phải kiểm tra kĩ các thông tin ghi trên giấy tránh nhầm lẫn

o Khi làm tax payment, nếu các phí không có mã code thì nhập đại 1 mã nào đó rồi sửa tên lại thành phí in trên đúng hoá đơn

o Cần kiểm tra các thông tin của job đó mỗi khi làm Tax invoice

o Tax invoice làm để gửi cho shipper vì thế khi làm Tax invoice phải điều chỉnh đối tượng nhận là shipper

o Tax payment làm để gửi cho Carrier vì thế khi làm Tax payment phải điều chỉnh đối tượng là Carrier

2.2.3 Công việc 3: làm credit note/debit note

5

2.2.3.1 Mô tả công việc2.2.3.2 Các bước thực hiện công việc

o Mở C-Freight Apps Panel

o Chọn lệnh Credit Note/Debit Note

o Chọn lệnh New Entry

o Click chuột 2 lần vào ô master/ref

o Chọn lệnh Export

o Nhập mã hồ sơ

o Kiểm tra lại các thông tin trên máy xem có giống thông tin trên giấy tờ

o Chọn lệnh Credit item/Debit item

o Chọn các mã code của các phi

o Điều chỉnh số lượng

o Điều chỉnh đơn vị tiền tệ

o Nhập tỉ giá đô la tương ứng với mỗi job

o Nhập thuế (nếu có)

o Chọn lệnh save

2.2.3.3 Kinh nghiệm đạt được

o Chú ý số lượng của mỗi job để điều chỉnh đúng khi làm credit note và debit note

o Tuỳ theo khách hàng là doanh nghiệp nước ngoài hay doanh nghiệp trong nước mà điều chỉnh đơn vị tiền tệ cho đúng

o Đối với khách hàng Agent thì đơn vị tiền tệ là USD và không cập nhập tỉ giá

o Khi làm Credit note, Ocean Freight mã OF không chịu thuế VAT và tỉ giá đô la luôn

là 21.000VNĐ

o Làm credit note luôn đổi tên khách hàng thành “tên công ty Personal”

o Chú ý đơn vị của các job đó để khi làm credit note hay debit note cho đúng, tránh sai sót

2.3 Công việc hỗ trợ khác

2.3.1 Công việc 4: sắp xếp hồ sơ2.3.1.1 Mô tả công việc

Sắp xếp hồ sơ theo đúng thứ tự được in trên P&L

2.3.1.2 Các bước thực hiện công việc

o Kiểm tra số tiền của mỗi mục viết tắt được in trên P&L có giống với

o Sắp xếp thứ tự các giấy tờ theo đúng các kí tự viết tắt trong giấy P&L

2.3.1.3 Kinh nghiệm đạt được

o Biết các chữ viết tắt của mỗi mục

o Đối với Tax payment và Tax invoice thì kiểm tra tiền trước thuế xem có chính xác với số tiền in trên P&L của mục đó không

Phần 3 KINH NGHIỆM VÀ KĨ NĂNG ĐẠT ĐƯỢC

3.1 Kinh nghiệm đạt được

- Sau 2 tháng làm việc tại công ty TNHH Quốc Tế JGL (VN), công việc của tôi liênquan đến tài liệu chứng từ và luôn phải kiểm tra lại các số tiền in trên giấy tờ vì thế

mà tôi cần phải dành thời gian để tập trung quan sát cách làm cũng như học thuộc

6