(Luận văn thạc sĩ) hoàn thiện hoạt động quản trị tồn kho thành phẩm ngành hàng thực phẩm của công ty TNHH quốc tế unilever việt nam

Trần Duy Bảo HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TỒN KHO THÀNH PHẨM NGÀNH HÀNG THỰC PHẨM CỦA CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ UNILEVER VIỆT NAM Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh... Các yếu tố ảnh hưởng

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP HỒ CHÍ MINH

-

Trần Duy Bảo

HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TỒN KHO THÀNH PHẨM NGÀNH HÀNG THỰC PHẨM CỦA CÔNG

TY TNHH QUỐC TẾ UNILEVER VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

TP Hồ Chí Minh - 2013

Trần Duy Bảo

HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TỒN KHO THÀNH PHẨM NGÀNH HÀNG THỰC PHẨM CỦA CÔNG

TY TNHH QUỐC TẾ UNILEVER VIỆT NAM

Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh

LỜI CAM ĐOAN

Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi

Các số liệu, trích dẫn trong luận văn đều có nguồn gốc rõ ràng và nghiêm túc trên tinh thần tôn trọng tác quyền Các kết quả nghiên cứu trong luận văn là trung thực

và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nào khác

Tp Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2013

Trần Duy Bảo

MỤC LỤC

TRANG PHỤ BÌA

LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC BẢNG

DANH MỤC CÁC HÌNH

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI 1

2 MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI 2

3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU 3

4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 3

5 CẤU TRÚC ĐỀ TÀI 3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ TỒN KHO 4

1.1 Tổng quan về tồn kho 4

1.1.1 Khái niệm hàng tồn kho 4

1.1.2 Chức năng của hàng tồn kho 5

1.1.3 Các chi phí tồn kho 5

1.2 Khái niệm, mục tiêu, vai trò của quản trị tồn kho và các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị tồn kho 6

1.2.1 Khái niệm quản trị tồn kho 6

1.2.2 Mục tiêu và vai trò của quản trị tồn kho 6

1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị tồn kho 7

1.3 Các hoạt động quản trị tồn kho 9

1.3.1 Kỹ thuật phân loại A-B-C trong phân loại hàng tồn kho 9

1.3.1.1 Khái niệm kỹ thuật phân loại ABC 9

1.3.1.2 Áp dụng kết quả của kỹ thuật phân loại ABC trong công tác quản lý tồn kho 10

1.3.2 Các mô hình tồn kho 11

1.3.2.1 Mô hình đặt hàng theo số lượng cố định 11

1.3.2.2 Mô hình đặt hàng theo thời gian cố định 15

1.3.4 Xác định mức tồn kho an toàn (safety stock) 16

1.3.4.1 Khái niệm tồn kho an toàn 16

1.3.4.2 Phương pháp tính tồn kho an toàn 16

1.3.5 Hoạt động quản lý kho (Warehousing) 19

1.3.5.1 Chức năng và các hoạt động của quản lý kho 19

1.3.5.2 Kiểm kê kho 20

1.4 Đo lường hiệu quả của hoạt động quản trị tồn kho: 21

1.4.1 Số ngày tồn kho 21

1.4.2 Hệ số vòng quay tồn kho 21

1.4.3 Chỉ số dịch vụ khách hàng – CCFOT 22

TÓM TẮT CHƯƠNG 1 24

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ TỒN KHO THÀNH PHẨM NGÀNH HÀNG THỰC PHẨM CỦA CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ UNILEVER VIỆT NAM 25

2.1 Giới thiệu về công ty TNHH Quốc tế Unilever Việt Nam và ngành hàng thực phẩm 25

2.1.1 Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Quốc tế Unilever Việt Nam 25

2.1.2 Giới thiệu khái quát về ngành hàng thực phẩm của công ty TNHH Quốc tế Unilever Việt Nam 27

2.1.2.1 Các nhãn hiệu của ngành hàng thực phẩm 27

2.1.2.2 Chuỗi cung ứng của ngành hàng thực phẩm 28

2.2 Phân tích hoạt động quản trị tồn kho thành phẩm ngành hàng thực phẩm của công ty TNHH Quốc tế Unilever Việt Nam 31

2.2.1 Tổ chức quản trị tồn kho thành phẩm ngành hàng thực phẩm của công ty TNHH Quốc tế Unilever Việt Nam 31

2.2.2 Tình hình phân loại ABC thành phẩm và phân bổ các nguồn lực trong quản

trị tồn kho 32

2.2.3 Tình hình xác lập và kiểm soát mức tồn kho 34

2.2.3.1 Xác định điểm đặt hàng ROP 34

2.2.3.2 Xác định quy mô đặt hàng 34

2.2.3.3 Xác định mức tồn kho tối ưu 35

2.2.4 Công tác quản lý kho 36

2.2.4.1 Hệ thống quản lý tồn kho và mã hóa hàng tồn kho 36

2.2.4.2 Quy trình xuất nhập hàng 37

2.2.4.3 Công tác kiểm kê tồn kho 39

2.2.4.4 Nhân sự quản lý kho thành phẩm ngành hàng thực phẩm 40

2.2.5 Đánh giá hiệu quả hoạt động quản trị tồn kho 40

2.2.5.1 Số ngày tồn kho của ngành hàng thực phẩm Unilever Việt Nam 40

2.2.5.2 Chỉ số dịch vụ khách hàng – CCFOT 43

2.2.5.3 Lãng phí trong quản trị tồn kho 46

2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản trị tồn kho thành phẩm ngành hàng thực phẩm của công ty TNHH Quốc Tế Unilever Việt Nam 48

2.4 Tổng hợp những hạn chế và nguyên nhân của các hạn chế trong hoạt động quản trị tồn kho thành phẩm ngành hàng thực phẩm của công ty TNHH Quốc Tế Unilever Việt Nam 52

TÓM TẮT CHƯƠNG 2 56

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TỒN KHO THÀNH PHẨM NGÀNH HÀNG THỰC PHẨM CỦA CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ UNILEVER VIỆT NAM 57

3.1 Phương hướng, mục tiêu hoàn thiện hoạt động quản trị tồn kho thành phẩm ngành hàng thực phẩm của công ty TNHH Quốc Tế Unilever Việt Nam 57

3.2 Giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị tồn kho thành phẩm ngành hàng thực

phẩm của công ty TNHH Quốc Tế Unilever Việt Nam 57

3.2.1 Hoàn thiện kỹ thuật phân loại ABC 57

3.2.1.1 Phân loại ABC dựa trên doanh số bán hàng kết hợp với hạn sử dụng 58 3.2.1.2 Thực hiện quản trị tồn kho theo phân loại ABC 59

3.2.1.3 Tự động hóa việc phân loại ABC 60

3.2.2 Xác định mức tồn kho tối ưu 61

3.2.2.1 Cách thức xác định tồn kho tối ưu 61

3.2.2.2 Kết quả tính toán tồn kho tối ưu 65

3.2.3 Hoàn thiện công tác quản lý kho 66

3.2.3.1 Xây dựng quy tắc mã hóa sản phẩm phù hợp 67

3.2.3.2 Thực hiện triệt để FEFO 67

3.2.3.3 Áp dụng kiểm kê theo chu kỳ 68

3.2.3.4 Xây dựng và đào tạo nhân sự quản lý kho thành phẩm ngành hàng thực phẩm 69

3.2.4 Nâng cao độ chính xác của dự báo nhu cầu tiêu thụ 70

3.2.5 Rút ngắn thời gian cung ứng và cải thiện độ tin cậy cung ứng 72

TÓM TẮT CHƯƠNG 3 74

KẾT LUẬN 75 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1: Mã hóa sản phẩm 37

Bảng 2.2: Kết quả CCFOT công ty Unilever Việt Nam 44

Bảng 2.3: Thời gian cung ứng và mức dịch vụ khách hàng CCFOT năm 2012 của ngành hàng thực phẩm Unilever Việt Nam 46

Bảng 2.4: Tình hình SLOB 2012 của Unilever Việt Nam 47

Bảng 2.5: Mức độ quan trọng của các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị tồn kho thành phẩm ngành hàng thực phẩm của Unilever Việt Nam 48

Bảng 2.6: Độ sai lệch dự báo nhu cầu tiêu thụ của ngành hàng thực phẩm Unilever Việt Nam 49

Bảng 2.7: Thống kê hạn sử dụng thành phẩm ngành hàng thực phẩm của Unilever Việt Nam 50

Bảng 3.1: Phân loại ABC trước khi điều chỉnh theo hạn sử dụng 58

Bảng 3.2: Các sản phẩm được điều chỉnh phân loại ABC 59

Bảng 3.3: Thay đổi tỷ lệ ABC sau điều chỉnh 59

Bảng 3.4: Cách tính độ lệch chuẩn của thực bán và dự báo 62

Bảng 3.5: Cách tính độ lệch chuẩn của thời gian cung ứng 63

Bảng 3.6: Tồn kho tối ưu của các sản phẩm loại A 65

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 1.1: Phân bố của các nhóm hàng ABC 10

Hình 1.2: Mô hình Chi phí theo EOQ 13

Hình 1.3: Mô hình chi phí theo POQ 15

Hình 1.4: Quan hệ của chỉ số Z và dịch vụ khách hàng 18

Hình 2.1: Doanh thu công ty Unilever Việt Nam 26

Hình 2.2: Doanh thu ngành hàng thực phẩm Unilever Việt Nam 27

Hình 2.3: Mạng lưới cung ứng của ngành hàng thực phẩm 29

Hình 2.4: Mạng lười phân phối trong nước của ngành hàng thực phẩm Unilever Việt Nam 30

Hình 2.5: Số ngày tồn kho của ngành hàng thực phẩm và công ty Unilever năm 2011 và 2012 41

Hình 2.6: Số ngày tồn kho thành phẩm của ngành hàng thực phẩm và công ty Unilever năm 2011 và 2012 42

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

CCFOT: Chỉ số dịch vụ khách hàng (Customer Case Fill On Time)

SAP: Phần mềm quản lý doanh nghiệp SAP (System – Application

– Products) SLOB: Hàng không sử dụng được cần phải hủy (Slow moving &

obsolete) FIFO: Nhập trước xuất trước (First In First Out)

FEFO: Hết hạn sử dụng trước xuất trước (First Expired First Out)

LIFO: Nhập sau xuất trước (Last In First Out)

KPI: Chỉ số đo lường kết quả (Key Performance Index)

MOQ: Lượng đặt hàng tối thiểu (Minimum Order Quantity)

Unilever Việt Nam: Công ty TNHH Quốc Tế Unilever Việt Nam

MỞ ĐẦU

1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Hàng tồn kho là tất cả những nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu hiện tại hoặc tương lai Hàng tồn kho không chỉ có tồn kho thành phẩm mà còn có tồn kho sản phẩm dở dang, tồn kho nguyên vật liệu, linh kiện và tồn kho công cụ dụng cụ dùng trong sản xuất…

Trong một doanh nghiệp cung cấp hàng tiêu dùng, tồn kho thường có giá trị lớn nhất trên tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp đó và chiếm từ 40% đến 50% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp Chính vì lẽ đó, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho luôn là một vấn đề hết sức cần thiết và chủ yếu trong quản trị cung ứng nói riêng và quản trị kinh doanh nói chung

Tồn kho là cầu nối giữa sản xuất và tiêu thụ Người bán hàng nào cũng muốn nâng cao mức tồn kho để đáp ứng nhanh chóng nhu cầu của khách hàng; nhân viên phụ trách cung ứng sản phẩm luôn muốn có một lượng tồn kho lớn vì nhờ đó mà họ lập kế hoạch cung ứng dễ dàng hơn và ít nguy cơ bị hết hàng Tuy nhiên, tồn kho quá nhiều sẽ dẫn đến chi phí tăng cao; đối với một số hàng hoá nếu dự trữ quá lâu sẽ bị hư hỏng, hao hụt, giảm chất lượng…; điều này sẽ làm giảm hiệu quả hoạt động của công

ty và gây khó khăn trong việc cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường Ngược lại, lượng tồn kho không đủ sẽ làm giảm doanh số bán hàng vì khi khách hàng cần thì doanh nghiệp không có đủ hàng để cung cấp và doanh nghiệp sẽ bị mất đơn hàng đó, đồng thời khách hàng sẽ chuyển sang mua hàng của đối thủ cạnh tranh, như vậy doanh nghiệp sẽ mất luôn cả khách hàng

Trong các loại tồn kho thì tồn kho thành phẩm thường có giá trị cao nhất, chính

vì vậy, nắm giữ tồn kho thành phẩm càng nhiều thì doanh nghiệp càng tốn nhiều chi phí cho tồn kho Tuy nhiên, không thể thay thế tồn kho thành phẩm bằng tồn kho nguyên vật liệu vì doanh nghiệp luôn tốn một thời gian nhất định để chuyển từ nguyên vật liệu thành thành phẩm Bên cạnh đó, tồn kho thành phẩm có vai trò quan trọng như sau:

(1) Nâng cao mức độ phục vụ khách hàng, giảm rủi ro hết hàng trong những trường

hợp nhu cầu tăng đột biến

(2) Đem lại lợi ích kinh tế về quy mô, đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất đối với những dây chuyền sản xuất cần phải sản xuất với một lượng hàng tối ưu

(3) Hạn chế những ảnh hưởng của biến động giá cả trên thị trường

Chính vì vai trò quan trọng nói trên của tồn kho thành phẩm nên việc quản trị tồn kho thành phẩm luôn được quan tâm tại công ty TNHH Quốc tế Unilever Việt Nam Đối với ngành hàng thực phẩm của công ty thì hiệu quả công tác quản trị tồn kho thành phẩm vẫn chưa cao thể hiện ở mức tồn kho trung bình của ngành hàng cao nhưng chỉ số dịch vụ khách hàng lại thấp Có nhiều khó khăn trong quản trị tồn kho thành phẩm của ngành hàng thực phẩm hơn các ngành hàng khác Thứ nhất, ngành hàng thực phẩm có hạn sử dụng ngắn, trung bình là 9 tháng nên việc giữ tồn kho cao của một số thành phẩm dẫn đến rủi ro hàng bị hư hỏng và hết hạn sử dụng Thứ hai, ngành hàng thực phẩm có 1/3 tổng số sản phẩm là hàng nhập khẩu với thời gian cung ứng khá dài, trung bình là 12 tuần kể từ khi đặt hàng cho đến khi hàng sẵn sàng để bán Thứ ba, Unilever có 3 vùng bán hàng là miền Bắc, Trung và Nam Mỗi vùng có một kho trung tâm đảm nhiệm việc chứa hàng và chuyển hàng đến các nhà phân phối, do

đó hoạt động quản trị tồn kho phải được triển khai đồng bộ cho cả 3 kho Với thực trạng như trên, việc hoàn thiện công tác quản trị tồn kho thành phẩm ngành hàng thực phẩm của công ty TNHH Quốc tế Unilever Việt Nam là hết sức cần thiết để góp phần

nâng cao hiệu quả hoạt động của công ty Chính vì vậy tôi đã chọn đề tài “Hoàn thiện

hoạt động quản trị tồn kho thành phẩm ngành hàng thực phẩm của công ty TNHH Quốc Tế Unilever Việt Nam”

2 MỤC TIÊU CỦA ĐỀ TÀI

Đề tài được thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:

1) Đánh giá thực trạng quản trị tồn kho thành phẩm ngành hàng thực phẩm của công

ty TNHH Quốc Tế Unilever Việt Nam

2) Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản trị tồn kho thành phẩm ngành hàng thực phẩm của công ty TNHH Quốc Tế Unilever Việt Nam

3 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác quản trị tồn kho thành phẩm ngành hàng thực phẩm của công ty Unilever Việt Nam

Phạm vi nghiên cứu: đề tài được thực hiện trong phạm vi công tác quản trị tồn kho thành phẩm ngành hàng thực phẩm của công ty công ty TNHH Quốc tế Unilever Việt Nam Dữ liệu sử dụng trong đề tài được thu thập từ năm 2009 đến năm 2013

4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

4.1 Nguồn dữ liệu:

Đề tài được thực hiện dựa trên hai nguồn dữ liệu:

Dữ liệu thứ cấp: thu thập từ các số liệu của công ty trong giai đoạn từ năm

2009 đến năm 2013

Dữ liệu sơ cấp: thu thập bằng phương pháp phỏng vấn 12 chuyên gia trong lĩnh

vực quản trị chuỗi cung ứng của công ty để xác định các yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tồn kho, sau đó thực hiện khảo sát với các chuyên gia lần 2 để đánh giá mức độ quan trọng của các yếu tố đó

4.2 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài sử dụng chủ yếu phương pháp nghiên cứu định tính: tổng hợp, phân tích,

và quy nạp

5 CẤU TRÚC ĐỀ TÀI

Đề tài gồm các phần sau:

Mở đầu

Chương 1: Cơ sở lý thuyết về quản trị tồn kho

Chương 2: Phân tích thực trạng quản trị tồn kho thành phẩm ngành hàng thực

phẩm của công ty TNHH Quốc tế Unilever Việt Nam

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện công tác quản trị tồn kho thành phẩm của

ngành hàng thực phẩm của công ty TNHH Quốc tế Unilever Việt Nam

Kết luận

Tài liệu tham khảo

Phụ lục

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ TỒN KHO

1.1 Tổng quan về tồn kho

1.1.1 Khái niệm hàng tồn kho

Có nhiều định nghĩa về “hàng tồn kho”, trong đó có ba định nghĩa phù hợp nhất với đề tài nhiên cứu là:

“Hàng tồn kho là dự trữ của các nguyên vật liệu, các bộ phận, bán thành phẩm

và thành phẩm mà nó xuất hiện trong quá trình sản xuất và phân phối” (Ballou 2004, trang 326)

Theo Chase, Jacobs và Aquilano (2004, trang 545) “tồn kho là dự trữ của các vật tư, nguồn lực được sử dụng trong tổ chức Hệ thống tồn kho bao gồm các quy định

và các phương pháp kiểm soát giúp theo dõi tồn kho và quyết định mức tồn kho cần có, thời điểm cần bổ sung tồn kho và số lượng đơn hàng cần có”

“Hàng tồn kho là tổng hợp tất cả các nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng cho nhu cầu trước mắt hoặc tương lai Hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, bán thành phẩm và thành phẩm chưa tiêu thụ” (Hồ Tiến Dũng, 2009, trang 199)

Theo chuẩn mực kế toán quốc tế IAS số 2, hàng tồn kho là những tài sản:

Được giữ để đem bán trong kỳ sản xuất kinh doanh thông thường

Đang trong quá trình sản xuất ra các thành phẩm để bán

Dưới hình thức nguyên vật liệu hoặc vật dụng mà chúng được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp các dịch vụ

Trong trường hợp cung cấp dịch vụ, hàng tồn kho gồm những chi phí dịch vụ

mà khoản doanh thu tương ứng với nó chưa được công nhận (Ví dụ như các công việc đang tiến hành của kiểm toán viên hay luật sư)

Hàng tồn kho thường xuất hiện ở dạng sau:

Hàng hoá mua về để bán: hàng mua để nhập kho, hàng mua đang đi trên đường Hàng gửi đi bán, hàng gửi đi gia công chế biến

Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán

Sản phẩm dở dang: sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành nhưng chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm

Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường

Chi phí dịch vụ dở dang

1.1.2 Chức năng của hàng tồn kho

Theo Hồ Tiến Dũng (2009), hàng tồn kho có 3 chức năng sau:

Chức năng liên kết: Chức năng chủ yếu nhất của quản trị tồn kho là liên kết

giữa quá trình sản xuất và cung ứng Khi cung và cầu của một loại hàng tồn kho nào

đó không đều đặn giữa các thời kỳ thì việc duy trì thường xuyên một lượng tồn kho nhằm tích lũy đủ cho thời kỳ cao điểm là một vấn đề hết sức cần thiết Thực hiện tốt chức năng liên kết nhằm đảm bảo sản xuất liên tục, tránh sự thiếu hụt trong cung ứng

Chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát: Nếu doanh nghiệp biết trước

được tình hình tăng giá nguyên vật liệu hay hàng hóa, họ có thể dự trữ tồn kho để tiết kiệm chi phí Như vậy, tồn kho sẽ là một hoạt động đầu tư tốt

Chức năng khấu trừ theo số lượng: Việc mua hàng với số lượng lớn có thể

đưa đến việc giảm phí tổn sản xuất do nhà cung ứng sẽ chiết khấu cho đơn hàng số lượng lớn Tuy nhiên, điều này lại dẫn đến chi phí tồn trữ cao, do đó trong quản trị tồn kho người ta cần xác định một lượng đặt hàng tối ưu để hưởng được giá khấu trừ mà chi phí tồn kho tăng không đáng kể

1.1.3 Các chi phí tồn kho

Một trong các tiêu chí để đánh giá một mô hình tồn kho hiệu quả là dựa trên chi phí tồn kho Theo Arnold et al (2008), chi phí tồn kho gồm các loại sau:

Chi phí sản phẩm: là giá mua sản phẩm, bao gồm giá thành của sản phẩm và

các chi phí trực tiếp liên quan đến việc đưa được sản phẩm về đến kho như là chi phí vận tải, thuế, và bảo hiểm

Chi phí đặt hàng: là toàn bộ chi phí có liên quan đến việc thiết lập đơn hàng

bao gồm: chi phí tìm nguồn hàng, thực hiện quy trình đặt hàng (giao dịch, ký kết hợp đồng, thông báo qua lại) và chi phí quản lý việc chuyển hàng đến kho

Chi phí lưu kho (Chi phí giữ hàng): là những chi phí phát sinh trong thực hiện

hoạt động tồn trữ

Chi phí hết hàng: là chi phí phản ánh kết quả về kinh tế khi hết hàng trong kho

Việc hết hàng trong kho sẽ dẫn đến 2 trường hợp:

- Thứ nhất, khách hàng phải chờ cho tới khi có hàng Điều này có thể làm mất

đi thiện chí muốn hợp tác với doanh nghiệp trong tương lai của khách hàng

- Thứ hai, nếu không có sẵn hàng thì sẽ mất đi cơ hội bán hàng Như vậy, tiền

lời bị mất do bán được ít hàng và khách hàng chuyển sang mua hàng từ đối thủ cạnh tranh

1.2 Khái niệm, mục tiêu, vai trò của quản trị tồn kho và các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị tồn kho

1.2.1 Khái niệm quản trị tồn kho

Hiệp hội quản trị sản xuất và tồn kho của Mỹ (APICS) định nghĩa quản trị tồn kho là một phần của quản trị kinh doanh liên quan đến việc hoạch định và kiểm soát tồn kho (Toomey, 2000)

“Quản trị tồn kho luôn là một vấn đề hết sức quan trọng của tất cả các doanh nghiệp sản xuất Quản trị tồn kho là việc quyết định quy mô và thời điểm nắm giữ tồn kho Quản trị tồn kho luôn cần thiết ở mọi khâu trong chuỗi cung ứng để đảm bảo không bị thiếu nguyên liệu sản xuất và không thiếu hàng cung cấp cho khách hàng”

(Heck, 2009)

Theo Wikipedia (2009) quản trị tồn kho bao gồm các hoạt động sau: kiểm soát thời gian cung ứng, chi phí giữ hàng, dự báo tồn kho, kiểm soát tồn kho thực tế, quản

lý không gian chứa hàng, quản lý chất lượng tồn kho và bổ sung tồn kho

1.2.2 Mục tiêu và vai trò của quản trị tồn kho

Mục tiêu của quản trị tồn kho

Theo Reid và Sanders (2007), quản trị tồn kho có 2 mục tiêu cơ bản:

(1) Đảm bảo có hàng đúng số lượng, đúng chất lượng và đúng thời điểm để phục vụ sản xuất và bán hàng, từ đó có thể đạt được mức dịch vụ khách hàng nhất định

(2) Phải đạt được mức dịch vụ khách hàng đó với chi phí tối ưu.

Vai trò của quản trị tồn kho

Quản trị tồn kho quyết định sức khỏe của chuỗi cung ứng, đồng thời cũng ảnh hưởng đến tình hình tài chính Các tổ chức và các doanh nghiệp đều cố gắng duy trì mức tồn kho tối ưu để vừa có thể đáp ứng tốt các nhu cầu và không bị tồn kho quá cao Nếu tồn kho thấp thì sẽ có rủi ro không đáp ứng được nhu cầu khách hàng khi có biến động, nếu tồn kho cao thì chi phí lưu trữ cao và doanh nghiệp phải mất một khoản tiền mặt rất lớn đầu tư vào tồn kho

Quản trị tồn kho ngày càng trở nên quan trọng trong hoạt động kinh doanh ngày nay, cách thức quản trị tồn kho sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả hoạt động của doanh nghiệp Mục tiêu của quản trị tồn kho là tối thiểu hóa các chi phí liên quan đến tồn kho và tối đa hóa dịch vụ khách hàng thông qua việc cân đối cung cầu Vì vậy các doanh nghiệp thành công là các doanh nghiệp có khả năng duy trì mức tồn kho tối ưu

và đảm bảo mức dịch vụ khách hàng cao hơn mức trung bình của ngành

1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng đến quản trị tồn kho

Nhu cầu thị trường

Mục đích tồn kho là để đảm bảo cung ứng bình thường, liên tục đáp ứng nhu cầu thị trường Do vậy nhu cầu của thị trường có ảnh hưởng rất lớn đến số lượng, chủng loại của hàng tồn Cụ thể:

- Vào các ngày lễ, tết, nhu cầu hàng tiêu dùng tăng lên đáng kể vì thế số lượng, chủng loại của hàng tồn cũng tăng lên

- Nhu cầu thị trường đối với các sản phẩm khác nhau cũng có quy luật biến động khác nhau nên lượng tồn kho của từng loại cũng khác nhau Ví dụ: trà

“Lipton chanh đá” vào mùa mưa thì bán rất ít, nhưng lại có nhu cầu rất cao trong mùa nóng, trong khi đó trà “Lipton nhãn vàng túi lọc” thì ngược lại;

do đó lượng tồn kho của 2 loại này cũng có biến động trái ngược nhau

Thời gian cung ứng và khả năng cung ứng của các nhà cung cấp

Theo King (2011), thời gian cung ứng và khả năng cung ứng ảnh hưởng rất lớn đến độ tin cậy cung ứng và ảnh hưởng đến tồn kho Nhà cung cấp (bao gồm các nhà sản xuất trong nước và ngoài nước) là người cung ứng sản phẩm cho doanh nghiệp Nếu trên thị trường có nhiều nhà cung cấp và các nhà cung cấp có khả năng cung ứng

điều đặn, kịp thời theo yêu cầu kinh doanh của doanh nghiệp tức là có độ tin cậy cao thì không cần giữ tồn kho cao và ngược lại

Vị trí địa lý và điều kiện giao thông vận tải

Đây cũng là nhân tố cần tính đến khi xác định nhu cầu tồn kho thành phẩm, bởi

lẽ nếu một doanh nghiệp nằm trong khu vực có điều kiện vận chuyển khó khăn hiểm trở thì phải tính toán lượng hàng tồn kho như thế nào đó để hạn chế việc đi lại, không thể vận chuyển mua bán thường xuyên như các doanh nghiệp khác được Nếu không doanh nghiệp sẽ rất bị động trong hoạt động kinh doanh của mình Tuy nhiên, với sự phát triển của hệ thống giao thông vận tải nói chung và các phương tiện vận chuyển nói riêng như hiện nay đã tạo điều kiện thuận lợi hơn rất nhiều cho công tác vận chuyển hàng hoá từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ, từ kho của công ty đến các cửa hàng, các đơn vị trực thuộc…, giảm bớt trở ngại trong giao nhận, rút ngắn thời gian vận chuyển, góp phần tăng hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

Đặc điểm, tính chất thương phẩm của hàng hoá

Mỗi loại hàng có đặc điểm, tính chất thương phẩm khác nhau, yêu cầu về việc bảo quản khác nhau, do đó ảnh hưởng đến số lượng hàng tồn và thời gian tồn kho Ví dụ: hàng thực phẩm tươi sống: có đặc điểm, tính chất thương phẩm phức tạp: dễ hư hỏng, là mặt hàng tiêu dùng hàng ngày, khách mua thường xuyên nên mức tồn kho thường đủ để bán trong 1- 2 ngày, thời gian tồn kho 1-2 ngày Hàng thực phẩm đóng hộp: từng loại có thời hạn sử dụng khác nhau nhưng với điều kiện bảo quản dễ dàng hơn hàng tươi sống nên thời gian tồn kho lâu hơn Hàng hóa mỹ phẩm như là bột giặt, dầu gội, sữa tắm thì có hạn sử dụng khá dài, trung bình là 3 năm và điều kiện bảo quản không có yêu cầu đặt biệt nên việc quản lý tồn kho của các loại hàng này có phần đơn giản hơn thực phẩm

Quy mô kinh doanh, khả năng về vốn, điều kiện dự trữ của doanh nghiệp

Quy mô kinh doanh của doanh nghiệp lớn hay nhỏ, mạng lưới kinh doanh rộng hay hẹp, khả năng bán ra thị trường nhiều hay ít, khả năng về vốn mạnh hay hạn chế, điều kiện về diện tích kho cũng như trang thiết bị phục vụ cho công tác bảo quản tốt hay không tốt…tất cả đều ảnh hưởng đến hàng tồn kho Ví dụ như một doanh nghiệp

với khả năng vốn hạn chế thì không thể tồn trữ quá nhiều hàng hoá trong kho, vì điều

đó cũng có nghĩa rằng họ đang chôn vốn của mình, điều kiện để xoay trở vốn dưới dạng hàng hoá sẽ khó khăn hơn so với vốn dưới dạng tiền tệ Hay như một doanh nghiệp có điều kiện về kho dự trữ hàng hoá không tốt, không đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật trong bảo quản hàng sẽ làm tăng thiệt hại do hàng tồn bị hư hỏng

1.3 Các hoạt động quản trị tồn kho

1.3.1 Kỹ thuật phân loại A-B-C trong phân loại hàng tồn kho

1.3.1.1 Khái niệm kỹ thuật phân loại ABC

Trong rất nhiều loại hàng hóa tồn kho, không phải loại hàng hóa nào cũng có vai trò như nhau Để quản lý tồn kho hiệu quả người ta phải phân loại hàng hóa dự trữ thành các nhóm theo mức độ quan trọng Phương pháp được sử dụng để phân loại là phương pháp phân loại ABC Phương pháp này được phát triển dựa trên một nguyên

lý do một nhà kinh tế học Italia vào thế kỷ 19 là Pareto tìm ra Ông đã quan sát thấy rằng trong một tập hợp có nhiều chủng loại khác nhau thì chỉ có một số nhỏ chủng loại chiếm giá trị đáng kể trong cả tập hợp

Theo Onwubolu và Dube (2006) kỹ thuật phân loại ABC cho thấy mức độ quan trọng của mỗi sản phẩm và từ đó đưa ra mức độ kiểm soát cần thiết cho sản phẩm

đó Phương pháp phân loại này dựa giá trị sử dụng hoặc giá trị bán hàng hàng năm, và giá trị này càng cao thì sản phẩm đó càng quan trọng

Theo Hồ Tiến Dũng (2009) và Đồng Thị Thanh Phương (2005), trong kỹ thuật phân loại ABC thì phân bố của các nhóm A, B và C như sau:

- Nhóm A: Bao gồm các sản phẩm chiếm xấp xỉ 80% tổng giá trị sử dụng, nhưng về số lượng chiếm khoản 15%

- Nhóm B: Gồm các sản phẩm chiếm xấp xỉ 15% tổng giá trị sử dụng và về số lượng chúng chiếm khoản 30%

- Nhóm C: gồm những sản phẩm có giá trị nhỏ, chỉ chiếm 5% tổng giá trị sử dụng Tuy nhiên, về số lượng chúng lại chiếm khoảng 55% tổng số lượng các sản phẩm tồn kho

(Nguồn: Onwubolu và Dube, 2006) Hình 1.1: Phân bố của các nhóm hàng ABC

Trong điều kiện quản lý hiện nay, việc sử dụng phương pháp phân tích ABC được thực hiện thông qua hệ thống quản lý tồn kho tự động hóa bằng máy tính Tuy nhiên, trong một số doanh nghiệp chưa có điều kiện tự động hóa quản trị tồn kho việc phân tích ABC được thực hiện bằng thủ công mặc dù mất thêm thời gian nhưng nó đem lại những lợi ích nhất định Trước hết, việc áp dụng đúng đắn phương pháp này sẽ giúp doanh nghiệp hoàn thiện hệ thống quản lý tồn kho của mình, mặt hàng nào quan trọng cần tập trung quản lý, mặt hàng ít quan trọng sẽ dành ít nguồn lực để quản lý hơn, điều này giúp giảm áp lực trong công tác quản lý, nhân sự, kho bãi, và có thể tiết kiệm chi phí vốn lưu động cho doanh nghiệp

1.3.1.2 Áp dụng kết quả của kỹ thuật phân loại ABC trong công tác quản lý tồn kho

Theo Onwubolu và Dube (2006), có thể áp dụng kết quả của kỹ thuật phân loại ABC như sau:

(1) Các nguồn lực dùng quản lý nhóm A cần phải cao hơn nhiều so với nhóm C (2) Xác định các chu kỳ kiểm kê khác nhau cho các nhóm khác nhau:

- Đối với loại hàng tồn kho thuộc nhóm A, việc kiểm kê phải được thực hiện thường xuyên, thường là mỗi tháng một lần

- Đối với loại hàng tồn kho thuộc nhóm B sẽ kiểm kê trong chu kỳ dài hơn, thường là mỗi quý một lần

- Đối với loại hàng tồn kho thuộc nhóm C thường kiểm kê 6 tháng 1 lần

(3) Trong dự báo nhu cầu vật tư, chúng ta có thể áp dụng các phương pháp dự báo khác nhau cho các nhóm hàng khác nhau Nhóm A cần được dự báo cẩn thận hơn các nhóm khác

(4) Các hoạt động cải thiện công tác quản trị tồn kho và tiết kiệm chi phí cần được tập trung nhiều vào nhóm A, sau đó là nhóm B và nhóm C sẽ được thực hiện cuối cùng khi đã thực hiện tốt ở A và B

Tóm lại, kỹ thuật phân tích ABC sẽ cho chúng ta phân bổ nguồn lực hiệu quả hơn trong hoạt động quản trị tồn kho

1.3.2 Các mô hình tồn kho

1.3.2.1 Mô hình đặt hàng theo số lượng cố định

Trong mô hình này lượng đặt hàng là số lượng cố định được tính toán sao cho

có hiệu quả kinh tế cao nhất, tuy nhiên thời điểm đặt hàng có thể thay đổi (Arnold et al, 2008) Điểm đặt hàng lại (ROP – Reorder Point) là tiêu chí quan trọng nhất của mô hình và được xác định như sau:

ROP = d x L + S Trong đó:

L: là thời gian chờ hàng tức là thời gian cần thiết từ lúc đặt hàng đến khi nhận được hàng Thời gian này có thể là ngày, tuần hoặc tháng

d: là nhu cầu trong một đơn vị thời gian (nếu L được tính theo tuần thì d là nhu cầu trong một tuần)

S: là mức tồn kho an toàn

Số lượng đặt hàng của mô hình đặt hàng cố định được xác định bằng nhiều mô hình, trong đó có 2 mô hình thông dụng nhất là: lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ)

và lượng đặt hàng theo sản xuất (POQ)

Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ - The Basic Economic Order Quantity Model)

Theo Hồ Tiến Dũng (2009), mô hình này là một trong những kỹ thuật kiểm soát tồn kho phổ biến và lâu đời nhất, nó được nghiên cứu và đề xuất từ năm 1915 do ông

Ford W Harris đề xuất, nhưng đến nay nó vẫn được hầu hết các doanh nghiệp sử dụng

EOQ là một trong các mô hình phổ biến nhất được sử dụng để tính lượng đặt hàng Các giả định của mô hình:

- Nhu cầu vật tư trong 1 năm được biết trước và ổn định (không đổi)

- Thời gian chờ hàng (kể từ khi đặt hàng cho tới khi nhận hàng) không thay đổi

và phải được biết trước

- Sự thiếu hụt dự trữ hoàn toàn không xảy ra nếu đơn hàng được thực hiện đúng

- Toàn bộ số lượng đặt mua hàng được nhận cùng một lúc

- Không có chiết khấu theo số lượng

Theo mô hình này, có 2 loại chi phí thay đổi theo lượng đặt hàng là chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng (Do trong mô hình này không cho phép thiếu hàng nên không tính chi phí do thiếu hàng, còn chi phí mua hàng cũng không ảnh hưởng đến sự thay đổi lượng hàng lưu kho trong mô hình này nên chúng ta không xét đến 2 loại chi phí này)

Như vậy, mục tiêu của mô hình này là nhằm tối thiểu hóa tổng chi phí đặt hàng

và chi phí lưu kho Hai chi phí này phản ứng ngược chiều nhau Khi quy mô đơn hàng tăng lên, ít đơn hàng hơn được yêu cầu làm cho chi phí đặt hàng giảm, trong mức dự trữ bình quân sẽ tăng lên, đưa đến tăng chi phí lưu kho Do đó, trên thực tế số lượng đặt hàng tối ưu là kết quả của một sự dung hòa giữa hai chi phí có liên hệ nghịch nhau này

Theo mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản thì tổng chi phí tồn kho trong năm

(TC) là tổng của chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho

D: Nhu cầu hàng năm;

S: Chi phí đặt hàng cho 1 đơn hàng;

H: Chi phí lưu kho cho 1 đơn vị hàng hoá;

Q: Lượng hàng đặt mua trong 1 đơn đặt hàng (Qui mô đơn hàng);

Cđh : Chi phí đặt hàng hàng năm;

Clk: Chi phí lưu kho hàng năm;

(Nguồn: Hồ Tiến Dũng, 2009) Hình 1.2: Mô hình chi phí theo EOQ

Mối quan hệ của chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng thể hiện ở hình 1.3 Trong

đó lượng đặt hàng tối ưu (Q*) có được khi tổng chi phí đạt giá trị nhỏ nhất Tổng chi phí nhỏ nhất khi chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng bằng nhau Do đó, lượng đặt hàng tối ưu sẽ được xác định như sau:

TCmin = 𝐷

Mô hình lượng đặt hàng theo sản xuất (POQ – Production Order Quantity Model)

Mô hình này được áp dụng trong trường hợp lượng hàng được đưa đến một cách liên tục, hàng được tích lũy dần trong một thời kỳ sau khi đơn đặt hàng được ký kết; khi những sản phẩm vừa được sản xuất vừa được bán ra một cách đồng thời

Trong những trường hợp như thế chúng ta phải quan tâm đến mức sản xuất hàng ngày của nhà sản xuất và nhà cung ứng Vì mô hình này đặc biệt thích hợp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của người đặt hàng nên nó được gọi là mô hình sản lượng đặt hàng theo sản xuất

Mô hình này được xây dựng trên các giả thiết sau:

Nhu cầu cả năm phải biết trước và không thay đổi

Phải biết trước chu kỳ đặt hàng, chu kỳ đặt hàng ngắn và không thay đổi

Lượng hàng của một đơn hàng có thể được thực hiện trong nhiều chuyến hàng

ở những thời điểm đã định trước

Sự thiếu hụt trong tồn kho hoàn toàn không xảy ra nếu như đơn hàng thực hiện đúng thời gian

Không tiến hành khấu trừ theo sản lượng

Duy nhất chỉ có 2 loại chi phí là chi phí đặt hàng (bao gồm các chi phí như tìm nguồn cung ứng, chuẩn bị sản xuất thử… và các định phí khác) và chi phí tồn trữ (chi phí kho bãi, lãi trả ngân hàng… và các biến phí khác)

Nếu ta gọi:

Q: sản lượng của đơn hàng

H: chi phí tồn trữ cho 1 đơn vị tồn kho mỗi năm

P: mức độ sản xuất (cũng là mức độ cung ứng hàng ngày)

d: nhu cầu sử dụng hàng ngày

t: độ dài của thời kỳ sản xuất để tạo đủ số lượng cho đơn hàng (thời gian cung cấp đủ số lượng đơn hàng)

Mô hình POQ có dạng như sau:

(Nguồn: Hồ Tiến Dũng, 2009) Hình 1.3: Mô hình chi phí theo POQ

Theo mô hình lượng đặt hàng theo sản xuất POP, lượng đặt hàng tối ưu Q*

được tính như sau:

𝑄∗ = √ 2𝐷𝑆

𝐻(1−𝑑𝑝) Lúc này tổng chi phí là nhỏ nhất:

1.3.2.2 Mô hình đặt hàng theo thời gian cố định

Trong nhiều trường hợp mô hình đặt hàng cố định số lượng không phù hợp Một trong những mô hình phổ biến hơn là tồn kho được xem xét định kỳ vào những thời điểm nhất định Ví dụ, mức tồn kho có thể được xem xét lại vào cuối mỗi tháng và các đơn hàng cũng được đặt vào thời điểm này Thời điểm để xem xét tồn kho được xác định tùy theo tình hình cụ thể của từng công ty (Simchi-Levi et al., 2004)

Trong mô hình này mức tồn kho sẽ được xác định từ trước, số lượng đặt hàng phụ thuộc vào lượng tồn kho đang có và lượng đặt hàng cần có để đưa mức tồn kho trở

về mức đã quy định trước đó Với giả định rằng nhu cầu và thời gian đặt hàng ổn định

và biết trước thì các đơn đặt hàng được đặt với số lượng bằng nhau cho mỗi lần đặt Ngược lại, lượng đặt hàng sẽ biến đổi tùy thuộc vào sự biến động của nhu cầu và thời gian đặt hàng

Phương pháp này được sử dụng cho ngành công nghiệp có hạn sử dụng ngắn, bao gồm cả thực phẩm Mức tồn kho được tính dựa trên nhu cầu hàng tháng lấy từ số liệu quá khứ, sau đó tần suất đặt hàng sẽ được quyết định, có thể là 1 tháng 1 lần, hoặc một quý một lần, thậm chí 2 quý một lần Cuối cùng, lượng đặt hàng sẽ giúp tồn kho trở về lại mức mong muốn, lượng đặt hàng này thường rất khác nhau cho mỗi lần đặt tùy theo mức tồn kho tại thời điểm đặt hàng

1.3.4 Xác định mức tồn kho an toàn (safety stock)

1.3.4.1 Khái niệm tồn kho an toàn

Theo tổ chức APIC – hiệp hội quản trị sản xuất và tồn kho của Mỹ, “tồn kho an

toàn là tồn kho được duy trì nhằm ngăn ngừa tình trạng hết hàng” Tình trạng hết

hàng xảy ra do nhiều nhân tố như biến động nhu cầu của khách hàng, sự thiếu chính xác của dự báo và sự biến động về thời gian cung ứng của nguyên vật liệu và quá trình sản xuất Nhiều nhà quản trị điều hành đã sử dụng cảm nhận chủ quan để quyết định mức tồn kho an toàn, trong khi đó một số khác theo hướng tiếp cận toán học để tính toán tồn kho an toàn

Robert A Stead (1990) cho rằng rủi ro và sự bất ổn chính là lý do quan trọng đòi hỏi doanh nghiệp cần có tồn kho an toàn Tồn kho an toàn được giữ nhằm hạn chế tình trạng hết hàng do biến động ngẫu nhiên của nhu cầu hoặc thời gian cung ứng Tồn kho an toàn sẽ đáp ứng nhu cầu trong khoản thời gian khôi phục tồn kho trong trường hợp nhu cầu thực thế vượt qua dự báo hoặc thời gian cung ứng thực tế dài hơn so với bình thường Tồn kho an toàn còn được hiểu là mức tồn kho trung bình ngay trước thời điểm một lượng cung ứng mới đến kho

Theo Nguyễn Hữu Hiển et al (1995), tồn kho an toàn hay còn gọi là dự trữ bảo hiểm là công cụ để tránh rủi ro tài chính cho những nhu cầu khó dự kiến

1.3.4.2 Phương pháp tính tồn kho an toàn

Tồn kho an toàn khi có biến động của nhu cầu

Sự biến động của nhu cầu chính là khoản giá trị mà nhu cầu có thể thay đổi giữa các thời kỳ khác nhau và sự thay đổi này phụ thuộc vào các nỗ lực Marketing,

tính mùa vụ hay các sự kiện đặc biệt…và nhiều yếu tố bên ngoài khác, sự biến động nhu cầu được đo bằng sự biến động nhu cầu trong quá khứ (King, 2011)

Lượng tồn kho cần nắm giữ để đối phó với sự biến động nhu cầu được tính bằng độ lệch chuẩn của nhu cầu nhân với chỉ số thống kê Z, còn được gọi là chỉ số chuẩn, chỉ số này được tính ra thông qua phương pháp thống kê trong việc tính tồn kho

an toàn Chỉ số thông kê Z này phụ thuộc vào mức dịch vụ khách hàng mong đợi Mối

quan hệ của chỉ số Z và mức dịnh vụ khác hàng thể hiện qua hình 1.5 và phụ lục 3,

mức dịch vụ khác hàng càng cao thì chỉ số Z càng cao, điều này có nghĩa là mức tồn kho an toàn phải nhiều hơn nếu như doanh nghiệp muốn có mức dịch vụ khách hàng cao (King, 2011)

Lúc này tồn kho an toàn được tính như sau:

T1: khoản thời gian sử dụng để tính nhu cầu, ví dụ nếu thời gian tính toán là tuần thì T1=1

𝜎𝐷: độ lệch chuẩn của nhu cầu

Tồn kho an toàn khi có biến động của thời gian cung ứng

Theo King (2011), thời gian cung ứng là khoản thời gian từ lúc doanh nghiệp quyết định đặt hàng cho đến khi lượng hàng đó đến nơi và sẵng sàng đưa vào sử dụng Trong công thức ở trên thì tồn kho an toàn chỉ mới đáp ứng với sự biến động về nhu cầu, tuy nhiên khi sự biến động của thời gian cung ứng cũng được xem xét thì lượng tồn kho an toàn để đáp ứng cho biến động cung ứng sẽ là:

Tồn kho an toàn = Z * 𝜎𝐿𝑇 * 𝐷𝑡𝑏

Trong đó:

Z: chỉ số Z

𝜎𝐿𝑇: độ lệch chuẩn của thời gian cung ứng

𝐷𝑡𝑏: nhu cầu trung bình trong thời gian T1

(Nguồn: King, 2011) Hình 1.4: Quan hệ của chỉ số Z và dịch vụ khách hàng

Tồn kho an toàn khi có cả biến động về nhu cầu và biến động về thời gian cung ứng

Khi cả biến động về nhu cầu và biến động về thời gian cung ứng đều xuất hiện

và cả hai hoàn toàn độc lập với nhau thì công thức tính tồn kho chính là tổng của hai công thức tồn kho nói trên:

1 1.5

2 2.5

3 3.5

1.3.5 Hoạt động quản lý kho (Warehousing)

“Kho bãi là một địa điểm trong hệ thống hậu cần, đó là nơi mà công ty lưu trữ nguyên vật liệu, bán thành phẩm hoặc thành phẩm trong các giai đoạn khác nhau” (Coy et al., 2003, tr.285)

1.3.5.1 Chức năng và các hoạt động của quản lý kho

Theo Lambert et al (1993), có 3 chức năng cơ bản của quản lý kho:

Lưu chuyển hàng hóa là chức năng cơ bản thứ nhất Thực hiện qua các hoạt động sau:

o Nhận hàng vào từ nhà vận tải và tiến hành kiểm tra số lượng và chất lượng

o Chuyển hàng từ khu vực nhận hàng đến các khu vực lưu trữ nhất định trong kho

o Chuyển hàng ra khỏi kho để giao cho các khách hàng thông qua các phương thức vận tải khác nhau

Lưu trữ hàng hóa là chức năng cơ bản thứ 2 Có 2 chức năng con là: (1) Lưu trữ hàng để đáp ứng các nhu cầu nhất thời của khách hàng, (2) Lưu trữ lượng tồn kho vượt mức nhu cầu nhất thời (còn gọi là tồn kho an toàn hay tồn kho vượt trội) Thực hiện qua các hoạt động:

o Xác định loại hàng

o Xác định vị trí để hàng

o Bảo quản hàng

o Quản lý mức sử dụng của kho và tối ưu hóa không gian kho

Chức năng cuối cùng của kho bãi là truyền đạt thông tin Khi hàng hóa lưu chuyển hoặc lưu trữ trong kho thì truyền đạt thông tin được thực hiện đồng thời, việc

có được thông tin chính xác và kịp thời là rất quan trọng để nhà quản lý có thể điều hành các hoạt động của kho hiệu quả Chức năng này được thực hiện qua việc nhập dữ liệu trên hệ thống hoặc trên giấy tờ, làm báo cáo, thống kê về mức tồn kho, không gian kho đã sử dụng, hay các thông tin về khách hàng

1.3.5.2 Kiểm kê kho

Theo Bùi Thị Tố Loan (2011) “Việc hiểu rõ thế nào là kiểm kê, có bao nhiêu

phương pháp kiểm kê, mục đích và ý nghĩa của từng phương pháp kiểm kê là vô cùng quan trọng đối với người quản lý kho” Có hai phương pháp kiểm kê thường được sử

dụng là kiểm kê theo chu kỳ (cycle count) và kiểm kê định kỳ (periodic count)

Kiểm kê theo chu kỳ (Cycle count)

Mục đích: Phát hiện và điều chỉnh kịp thời những sai biệt giữa tồn kho thực

tế và tồn kho hệ thống, đồng thời tìm hiểu nguyên nhân dẫn đến chênh lệch để khắc phục

Phương pháp kiểm:

Kiểm thường xuyên theo tuần hoặc tháng

Không cần kiểm toàn bộ hàng hóa vào mỗi lần kiểm Chỉ cần kiểm một nhóm ngành hàng trong một lần kiểm Thay đổi nhóm ngành hàng vào lần kiểm tiếp theo, sau một chu kỳ sẽ quay lại nhóm ngành hàng ban đầu

Ưu tiên tần suất kiểm nhiều cho những mặc hàng giá trị cao, tần suất xuất nhập hàng nhiều Công cụ phân tích ABC được áp dụng cho kiểm kê chu kỳ như trình, nhóm A sẽ có tần suất kiểm cao nhất, rồi đến nhóm B và cuối cùng là nhóm C

Chỉ cần nội bộ công ty kiểm, ngoài thủ kho là bắt buộc, có thể có sự tham gia của kế toán và/ hoặc kiểm toán nội bộ nhưng không bắt buộc

Kiểm kê định kỳ chính thức (Periodic count)

Mục đích: mục tiêu chính của kiểm kê định kỳ chính thức là nhằm chứng

minh cho giá trị tài sản tồn kho của công ty trong bảng báo cáo tài chính hằng năm

Phương pháp:

Kiểm kê định kỳ chính thức cần phải có nhiều bộ phận tham gia do quy mô lớn

và cần kiểm toàn bộ lượng hàng có trong kho Mục đích cũng không nhằm điều chỉnh kịp thời tồn kho hệ thống khớp với tồn kho hệ thực tế, nên kiểm kê định kỳ chính thức không cần làm thường xuyên theo từng tuần hoặc từng tháng Tuy nhiên, bắt buộc một năm phải chính thức ít nhất một lần làm kiểm kê kiểm kê định kỳ chính thức

Bắt buộc có sự tham gia của các bộ phận: quản lý kho (thủ kho + quản lý kho),

kế toán, kiểm toán nội bộ công ty Có thể có sự tham gia của một công ty kiểm toán độc lập nếu quy mô tồn kho lớn

1.4 Đo lường hiệu quả của hoạt động quản trị tồn kho:

Hiệu quả của hoạt động quản trị tồn kho thường được dánh giá thông qua số ngày tồn kho, hệ số vòng quay tồn kho và chỉ số dịch vụ khách hàng

1.4.1 Số ngày tồn kho

Số ngày tồn kho chính là tổng số tồn kho đang nắm giữ trong tay được quy ra thành số ngày bán hàng tương ứng

Số ngày tồn kho = Tổng giá trị tồn kho đang có

trung bình giá vốn hàng bán mỗi ngày

Đây là chỉ số hết sức quan trọng trong việc đo hiệu quả quản trị tồn kho của mỗi doanh nghiệp Số ngày tồn kho càng cao chứng tỏ lượng hàng tồn kho cao và điều

đó có nghĩa là doanh nghiệp đang tốn nhiều chi phí cho hàng tồn kho

1.4.2 Hệ số vòng quay tồn kho

Hệ số vòng quay hàng tồn kho là thước đo hiệu quả của việc sử dụng tồn kho của doanh nghiệp (Arnold et al, 2008) Vòng quay hàng tồn kho là số lần mà hàng hóa tồn kho bình quân luân chuyển trong kỳ Hệ số vòng quay hàng tồn kho được xác định bằng giá vốn hàng bán chia cho bình quân hàng tồn kho

Vòng quay hàng tồn kho = Tổng giá vốn hàng bán trong năm

độ quay vòng của hàng hóa trong kho là nhanh và ngược lại Nếu hệ số này nhỏ thì tốc

độ quay vòng hàng tồn kho thấp Cần lưu ý, hàng tồn kho mang đậm tính chất ngành nghề kinh doanh nên không phải cứ mức tồn kho thấp là tốt, mức tồn kho cao là xấu

Hệ số vòng quay hàng tồn kho càng cao càng cho thấy doanh nghiệp bán hàng nhanh và hàng tồn kho không bị ứ đọng nhiều Có nghĩa là doanh nghiệp sẽ ít rủi ro hơn nếu khoản mục hàng tồn kho trong báo cáo tài chính có giá trị giảm qua các năm

Tuy nhiên, hệ số này quá cao cũng không tốt, vì như vậy có nghĩa là lượng hàng dự trữ trong kho không nhiều, nếu nhu cầu thị trường tăng đột ngột thì rất có khả năng doanh nghiệp bị mất khách hàng và bị đối thủ cạnh tranh giành thị phần Hơn nữa, dự trữ nguyên liệu vật liệu đầu vào cho các khâu sản xuất không đủ có thể khiến dây chuyền sản xuất bị ngưng trệ Vì vậy, hệ số vòng quay hàng tồn kho cần phải đủ lớn để đảm bảo mức độ sản xuất và đáp ứng được nhu cầu khách hàng

Để có thể đánh giá tình hình tài chính doanh nghiệp, việc xem xét chỉ tiêu hàng tồn kho cần được đánh giá bên cạnh các chỉ tiêu khác như lợi nhuận, doanh thu, vòng quay của dòng tiền…, cũng như nên được đặt trong điều kiện kinh tế vĩ mô, điều kiện thực tế của từng doanh nghiệp

1.4.3 Chỉ số dịch vụ khách hàng – CCFOT

Chỉ số dịch vụ khách hàng CCFOT – Customer case fill on time – được hiểu là

tỷ lệ đơn hàng được giao đúng số lượng, đúng chất lượng và đúng thời gian Đây là một công cụ đo lường giúp các doanh nghiệp đo lường hiệu quả hoạt động cung ứng, phản ánh khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng và cho thấy những phạm vi cần điều chỉnh, hoàn thiện CCFOT giúp xác định nguồn gốc tổn thất khi hết hợp với bảng mô

tả tổn thất và từ đó xác định nguyên nhân cốt lõi để khắc phục

Mục tiêu của CCFOT: tạo ra một công cụ nhất quán trong việc đo lường dịch

vụ khách hàng xuyên suốt cả công ty, cung cấp hệ thống phân tích nguyên nhân cốt lõi

và tạo ra sự cải tiến liên tục (Kambarami et al., 2012)

Nguyên tắc tính CCFOT:

Đo lường dựa vào các nhu cầu đặt hàng không bị hạn chế của khách hàng

Đo lường khả năng đáp ứng các nhu cầu của khách hàng đúng thời điểm

Đo lường tất cả các tổn thất gồm cả bên trong và bên ngoài

Luôn nhận biết rằng cách đo lường CCFOT này không hoàn hảo tuy nhiên nó

nó là hướng đi ổn định để đạt các mục tiêu của công ty

CCFOT là một trong những thước đo sức khỏe của quan hệ khách hàng và nó không phản ánh các hoạt động cá nhân riêng lẻ

có đang sẵng có tại tồn kho của doanh nghiệp hay không

Số thùng hàng được giao chính là số lượng hàng được giao ra khỏi kho của doanh nghiệp để đáp ứng cho đơn đặt hàng

Số thùng hàng được giao đúng thời gian được đo theo thời gian đã thõa thuận với khách hàng hoặc do khách hàng đề nghị

Chỉ số dịch vụ khách hàng CCFOT càng cao chứng tỏ khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng của doanh nghiệp càng tốt Như vậy mức độ hài lòng của khách hàng đối với doanh nghiệp cũng cao và doanh nghiệp có nhiều lợi thế trong hoạt động kinh doanh

Tóm tắt chương 1

Chương 1 đã tổng kết các lý thuyết liên quan đến hàng tồn kho và quản trị hàng tồn kho Trong đó hàng tồn kho là tổng hợp tất cả các nguồn lực dự trữ nhằm đáp ứng nhu cầu trước mắt hoặc tương lai Hàng tồn kho bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm

dở dang, bán thành phẩm và thành phẩm chưa tiêu thụ Hàng tồn kho có các chức năng: liên kết, ngăn ngừa tác động của lạm phát và khấu trừ theo số lượng

Quản trị tồn kho là một phần của quản trị kinh doanh liên quan đến việc hoạch định và kiểm soát tồn kho Quản trị tồn kho luôn là một vấn đề hết sức quan trọng của tất cả các doanh nghiệp sản xuất Quản trị tồn kho là việc quyết định quy mô và thời điểm nắm giữ tồn kho Quản trị tồn kho luôn cần thiết ở mọi khâu trong chuỗi cung ứng để đảm bảo không bị thiếu nguyên liệu sản xuất và không thiếu hàng cung cấp cho khách hàng

Tiếp theo, chương 2 sẽ phân tích thực trạng quản trị tồn kho thành phẩm ngành hàng thực phẩm tại công ty TNHH Unilever Việt Nam dựa trên cơ sở lý thuyết ở chương 1

CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ TỒN KHO THÀNH PHẨM NGÀNH HÀNG THỰC PHẨM CỦA CÔNG TY TNHH QUỐC TẾ UNILEVER VIỆT NAM

2.1 Giới thiệu về công ty TNHH Quốc tế Unilever Việt Nam và ngành hàng thực phẩm

2.1.1 Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Quốc tế Unilever Việt Nam

Unilever là tập đoàn quốc tế của Anh và Hà Lan, nổi tiếng thế giới về lĩnh vực sản xuất các sản phẩm tiêu dùng nhanh, bao gồm các sản phẩm chăm sóc vệ sinh cá nhân và gia đình, hàng ăn uống, trà và các đồ uống từ trà Các nhãn hiệu tiêu biểu của Unilever được tiêu dùng và chấp nhận rộng rãi trên toàn cầu như Lipton, Knorr, Cornetto, Omo, Lux, Vim, Lifeboy, Dove, Close Up, Sunsilk, Clear, Pond’s, Hazeline, Vazeline Với doanh thu hàng triệu đô la cho mỗi nhãn hiệu đã và đang chứng tỏ Unilever là một trong những công ty thành công nhất thế giới trong lĩnh vực kinh doanh hàng tiêu dùng

Là một công ty đa quốc gia, việc mở rộng kinh doanh và đặt nhiều chi nhánh trên thế giới để chiếm lĩnh thị trường toàn cầu là một trong những mục tiêu của Unilever toàn cầu Công ty TNHH Quốc tế Unilever Việt Nam (gọi tắt là Unilever Việt Nam) được thành lập năm 1995 cũng là một bước đi trong chiến lược tổng thể của Unilever

Unilever Việt Nam tiền thân là kết hợp giữa 2 công ty, công ty liên doanh Lever Haso và công ty liên doanh Lever Viso năm 1995 Đến năm 2000 hai công ty này xác nhập lại thành công ty liên doanh Lever Việt Nam, năm 2009 chính thức trở thành công ty 100% vốn nước ngoài Unilever Việt Nam

Công ty Unilever Việt Nam hiện nay có 5 nhà máy tại Hà Nội, Củ Chi, Thủ Đức và khu công nghiệp Biên Hòa cùng nhiều đối tác sản xuất trên khắp cả nước Công ty hiện tại có hệ thống phân phối bán hàng trên toàn quốc thông qua 350 nhà phân phối lớn và hơn 150.000 cửa hàng bán lẻ Hiện nay, công ty có mức tăng trưởng trên 20% mỗi năm và tuyển dụng trên 2000 nhân viên Ngoài ra, công ty còn hợp tác

với nhiều nhà máy, xí nghiệp trong nội địa trong các hoạt động sản xuất gia công, cung ứng nguyên vật liệu sản xuất và bao bì cho thành phẩm

Các nhãn hiệu nổi tiếng của công ty Unilever Việt Nam như Omo, Sunsilk, Knorr, Dove, Clear, Comfort, Viso, Knorr, Lipton…đã được người tiêu dùng Việt Nam chấp nhận rộng rãi với ưu thế về chất lượng hoàn hào và giá cả hợp túi tiền của người tiêu dùng Việt Nam Nhờ vậy, doanh thu của công ty đã tăng lên không ngừng qua các năm Cụ thể, từ năm 2008 đến năm 2012, trung bình mỗi năm doanh thu công

ty Unilever Việt Nam tăng 20,6% và đạt mức 738 triệu Euro vào cuối năm 2012 Với tốc độ tăng khá cao như vậy, công ty đã chứng tỏ mình là một trong những công ty

nước ngoài thành công tại Việt Nam

(Nguồn: Phòng kinh doanh công ty Unilever Việt Nam)

Hình 2.1: Doanh thu công ty Unilever Việt Nam (Triệu Euro)

Ngoài các hoạt động kinh doanh, công ty Unilever cũng tích cực đóng góp vào các hoạt động của xã hội với cam kết hỗ trợ hơn 70 tỷ đồng mỗi năm để thực hiện những chương trình phát triển xã hội, cộng đồng Thông qua quỹ Unilever Việt Nam công ty Unilever Việt Nam đã giúp cải thiện cuộc sống của hàng triệu gia đình Việt Nam, đặc biệt những người có hoàn cảnh khó khăn ở những vùng sâu vùng xa Chính

vì vậy, Unilever Việt Nam luôn được đánh giá cao trong hoạt động kết nối với cộng đồng

2.1.2 Giới thiệu khái quát về ngành hàng thực phẩm của công ty TNHH Quốc tế Unilever Việt Nam

Ngành hàng thực phẩm là một trong 3 ngành hàng chính của Unilever Việt Nam và là ngành hàng trẻ tuổi nhất của công ty Trong những năm vừa qua ngành hàng thực phẩm có mức tăng trưởng khá tôt, vào khoản 16% năm

Ngành hàng thực phẩm hiện bao gồm nhiều nhãn hiệu thực phẩm được yêu thích trên toàn thế giới như Knorr, Hellmann’s, Lipton, Wall’s…

Doanh số ngành hàng thực phẩm của Unilever Việt Nam từ năm 2008 đến 2012

có mức tăng trưởng trung bình là 16% từ 34,3 triệu Euro lên 50,9 triệu Euro, riêng năm 2012 ngành hàng có mức tăng trưởng âm 3% do sản phẩm mới của Lipton tung ra không thành công và sản lượng bán trong dịp Tết 2012 suy giảm mạnh Tuy nhiên, ngành hàng thực phẩm là một trong ba ngành hàng chính yếu của công ty, mặc dù có mức tăng trưởng không cao bằng các ngành còn lại do còn non trẻ nhưng luôn được đánh giá là ngành có tiềm năng phát triển to lớn tại Việt Nam

(Nguồn: Phòng kinh doanh Unilever Việt Nam)

Hình 2.2: Doanh thu ngành hàng thực phẩm (Triệu Euro) 2.1.2.1 Các nhãn hiệu của ngành hàng thực phẩm

Tại Việt Nam, ngành hàng thực phẩm của Unilever Việt Nam hiện đang có bốn nhãn hiệu chính là Knorr, Lipton, Hellmann’s và Wall’s

Knorr là nhãn hiệu số 1 của ngành hàng thực phẩm Unilever Việt Câu chuyện

về sự ra đời của Knorr bắt đầu từ năm 1838 khi Carl Heinrich Knorr tiên phong trong việc thử nghiệm sấy khô gia vị và rau củ với mục đích giữ nguyên hương

vị và giá trị dinh dưỡng của chúng Ngày nay, Knorr đã phát triển và trở thành một thương hiệu quốc tế được nhiều người ưa thích, với một loạt các dòng sản phẩm về gia vị, nước sốt và súp Các sản phẩm của Knorr đang giúp hàng triệu đầu bếp và những người trong ngành dịch vụ thực phẩm phục vụ các bữa ăn ngon miệng và tốt cho sức khỏe

Lipton là một trong những nhãn hiệu đồ uống giải khát lớn nhất thế giới và đã làm nên một cú hích lớn trên thị trường nước giải khát toàn cầu Nhãn hiệu này bao gồm một loạt các đồ uống làm từ trà như trà lá, trà hãm, trà uống liền và các loại đồ uống tốt cho sức khỏe khác Bên cạnh việc khuyến khích người tiêu dùng uống và sống lành mạnh hơn, Lipton còn là nhãn hiệu thân thiện với môi trường

Kem Wall’s là loại kem nổi tiếng trên thế giới, tuy nhiên đã có thời gian không thành công tại Việt Nam trong khoản năm 2005 và rời bỏ thị trường Việt Nam Tuy nhiên, đến năm 2008, kem Wall’s đã trở lại Việt Nam với sự đầu từ mạnh

mẽ hơn, có mức tăng trưởng trung bình 10% và đạt doanh số 5,4 triệu Euro vào năm 2012

Hellmann’s thuộc nhóm hàng kinh doanh đồ chấm lớn nhất thế giới Hellmann’s cũng là thương hiệu mayonnaise số 1 thế giới Hellmann’s ra đời gần 100 năm trước khi Richard Hellmann, một người Đức mới chuyển tới Mỹ lúc đó, bắt đầu bán mayonnaise được làm từ công thức của riêng vợ ông Ngày nay, các sản phẩm thuộc Hellmann’s còn vượt ra ngoài sản phẩm mayonnaise,

từ sốt cà chua và mù tạt, cho đến sốt trộn salát Các sản phẩm của Hellmann’s rất tiện lợi và dễ sử dụng, và được làm từ những nguyên liệu tốt cho sức khỏe với mong muốn mang đến người tiêu dùng những món ăn ngon miệng nhất

2.1.2.2 Chuỗi cung ứng của ngành hàng thực phẩm

Mạng lưới cung ứng:

Các sản phẩm của ngành hàng thực phẩm bao gồm các loại được sản xuất trong nước tại nhà máy Củ Chi và các sản phẩm được nhập khẩu trực tiếp từ nước ngoài là

Thái Lan, Malaysia, Philippines, Indonesia và Trung Quốc (hình 2.3) Trong đó các sản phẩm sản xuất tại Củ Chi chiếm 2/3 tổng doanh thu của ngành hàng (Nguồn:

phòng kế hoạch Unilever Việt Nam)

(Nguồn: Phòng kế hoạch Unilever Việt Nam)

Hình 2.3: Mạng lưới cung ứng ngành hàng thực phẩm của công ty Unilever Việt

bộ khu vực miền Bắc (hình 2.4) Trong đó trung tâm VSIP có quy mô lớn nhất và giữ

vai trò là kho mẹ, có nhiệm vụ giữ tồn kho và phân phối cho hai trung tâm còn lại khi cần thiết Đồng thời các sản phẩm nhập khẩu của ngành hàng thực phẩm ban đầu đều được nhập về trung tâm VSIP để xử lý về bao bì, dán nhãn phụ… trước khi đưa ra thị trường hoặc giao cho hai trung tâm còn lại

(Nguồn: Phòng kế hoạch Unilever Việt Nam)

Hình 2.4: Mạng lưới phân phối trong nước ngành hàng thực phẩm Unilever Việt

Nam Kênh bán hàng

Ngành hàng thực phẩm có hai kênh bán hàng chính là kênh bán hàng truyền thống chuyên bán cho các nhà hàng, khách sạn, quán cà phê và các cửa hàng tạp hóa nhỏ thông qua các đại lý phân phối độc quyền và kênh bán hàng hiện đại là qua hệ thống các siêu thị như Metro, Lotte Mart, và Saigon Coop Trong đó kênh bán hàng thông qua các đại lý độc quyền hay còn gọi là các nhà phân phối chiếm tỷ trọng khoản 70% doanh số của toàn ngành hàng Tuy nhiên, với xu thế hiện nay thì kênh siêu thị ngày càng trở nên quan trọng khi người dân bắt đầu quen với việc mua hàng tiêu dùng

từ siêu thị hơn, nhất là khi siêu thị có không gian sạch sẽ, thoải mái, có nhiều mặt hàng

Trung tâm phânphối miền Bắc(Bắc Ninh)

Nhà phân phốimiền Bắc

Siêu thị miền Bắc

Trung tâm phânphối miền Trung (Đà Nẵng)

Nhà phân phốimiền TrungSiêu thị miềnTrung