Báo cáo quản trị chất lượng

Mục đích của 5S tạo nên và duy trì một môi trường làm việc thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và hiệu quả tại mọi vị trí làm việc từ khu vực văn phòng, nơi sản xuất, kho hàng, nguyên vật

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ

KHOA CÔNG NGHỆ

BỘ MÔN QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP



CHUYÊN ĐỀ BÁO CÁO QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG

THEO TIÊU CHUẨN QUỐC TẾ CÔNG NGHỆ 5S METHODOLOGY

CÁN BỘ HƯỚNG DẨN

Gv Huỳnh Trung Hậu

SINH VIÊN THỰC HIỆN:

1 Nguyễn Quốc An B1905728

2 Huỳnh Tuấn Anh B1905730

3 Lê Hoàng Duy B1905742

4 Trương Nguyễn Thành Khoa B1905771

5 Nguyễn Khánh Văn B1906024

Cần Thơ, ngày 15 tháng 05 năm 2021

BẢNG ĐÁNH GIÁ ĐÓNG GÓP CHUNG

MỤC LỤC

I 5S là gì? 5

II Ý nghĩa của 5S 6

III Lợi ích của 5S 7

IV Nội dung cơ bản của 5S 8

4.1 Nội dung 8

4.1.1 Sàng lọc 8

4.1.2 Sắp xếp 8

4.1.3 Sạch sẽ 8

4.1.4 Săn sóc 8

4.1.5 Sẵn sàng 9

4.2 Thực hành 5S 9

4.2.1 Thực hành S1 - Sàng Lọc 9

4.2.2 Thực hành S2 - Sắp Xếp 9

4.2.3 Thực hiện S3 - Sạch Sẽ 10

4.2.4 Thực hiện S4 - Săn Sóc 11

4.2.5 Thực hành S5 - Sẵn Sàng 12

V Cách thực hiện 13

VI Áp dụng 5S doanh nghiệp/nhà máy 17

6.1 Kế hoạch triển khai 17

6.1.1 Thành lập ban chỉ đạo và xây dựng kế hoạch thực hiện 17

6.1.2 Tổ chức ngày tổng vệ sinh cho toàn thể tổ chức 17

6.1.3 Thực hiện SÀNG LỌC 17

6.1.4 Thực hiện SẮP XẾP 18

6.1.5 Thực hiện SẠCH SẼ 19

6.1.6 Thực hiện SĂN SÓC 19

6.1.7 Thực hiện SẴN SÀNG 20

6.2 Ứng dụng 5S trong điều kiện của doanh nghiệp 20

6.2.1 Giới thiệu công ty Cổ phần Phong Phú 20

6.2.1.1 Lịch sử hình thành 20

6.2.1.2 Cơ cấu tổ chức 22

6.2.1.3 Quy trình sản xuất 23

6.2.2 Áp dung 5S 23

6.2.3 Kiểm tra việc thực hiện 5S 28

6.3 Kết luận- kiến nghị 30

6.3.1 Kết luận 30

6.3.2 Kiến nghị 31

VII Tài liệu tham khảo……… ……… 31

BÁO CÁO QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG Chủ đề: công cụ quản lý chất lượng bằng 5S

I 5S là gì?

5S là một công cụ cải tiến năng suất chất lượng có nguồn gốc từ Nhật Bản Tên gọi của 5S xuất phát từ tiếng Nhật: Seiri, Seiton, Seiso, Sheiketsu và Shitsuke, tạm dịch sang tiếng Việt là Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng Mục đích của 5S tạo nên và duy trì một môi trường làm việc thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và hiệu quả tại mọi vị trí làm việc từ khu vực văn phòng, nơi sản xuất, kho hàng, nguyên vật liệu hay các vị trí xung quanh như sân bãi, chỗ để xe… Vì liên quan đến mọi vị trí địa lý trong một tổ chức nên 5S đòi hỏi sự cam kết, nhận thức và sự tham gia của tất cả mọi người từ ban lãnh đạo tới công nhân 5S là hoạt động dành cho tất cả mọi người và không loại trừ bất kì ai trong

Là công cụ mang tính nền tảng căn bản, 5S được diễn giải như sau:

* Sàng lọc-S1 (Seiri):

Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng,…) không/chưa liên quan, không/chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực phải được tách biệt ra khỏi những thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất Chỉ có đồ vật cần thiết mới để tại nơi làm việc S1 thường được tiến hành theo tần suất chu kỳ

* Sắp xếp-S2 (Seiton):

Sắp xếp là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng hóa… tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại Nguyên tắc chung của S2 là bất kỳ vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theo dấu hiệu nhận biết rõ ràng S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt để

* Sạch sẽ-S3 (Seiso):

Sạch sẽ được hiểu là hoạt động vệ sinh nơi làm việc, dụng cụ làm việc hay các khu vực xung quanh… S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kỳ

* Săn sóc-S4 (Sheiketsu):

Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên một cách có hệ thống Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõ phạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trí của cán bộ công nhân viên chức trong một tổ chức được rèn rũa và phát triển

* Sẵn sàng-S5 (Shitsuke):

Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợp nhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc đem lại năng suất công việc cá nhân và năng suất chung của công ty cao hơn

II Ý nghĩa của 5S

- 5S là một chương trình nâng cao năng suất rất phổ biến ở Nhật Bản và dần dần trở nên phổ biến ở nhiều nước khác, hiện nay ở Việt Nam không những doanh nghiệp mà một số đơn vị hành chính sử dụng công cụ 5S cải tiến hệ thống quản lý chất lượng tốt hơn

- 5S xuất phát từ nhu cầu:

+ Đảm bảo sức khỏe của nhân viên

+ Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc

+ Tạo tinh thần và bầu không khí làm việc cởi mở

+ Nâng cao chất lượng cuộc sống

+ Nâng cao năng suất

- Bắt nguồn từ truyền thống Nhật Bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc, người Nhật luôn cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của người thực hiện các công việc đó Người Nhật luôn tìm cách sao cho người công nhân thực sự gắn bó với công việc của mình

III Lợi ích của 5S

- Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn

- Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến

- Mọi người trở nên có kỷ luật hơn

- Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc

- Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn

- Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình

- Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn

❖ Thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho các yếu tố PQCDSM:

- Cải tiến Năng suất (P – Productivity)

- Nâng cao Chất lượng (Q – Quality)

- Giảm chi phí (C – Cost)

- Giao hàng đúng hạn (D – Delivery)

- Đảm bảo an toàn (S – Safety)

- Nâng cao tinh thần (M – Morale)

➔ Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, 5S sẽ đưa lại sự thay đổi kỳ diệu Những thứ không cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếp ngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bị trở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thần tập thể, khuyến khích sự hoà đồng của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độ tích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc

IV Nội dung cơ bản của 5S

4.1.5 Sẵn sàng

- Giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm việc Hãy biến mọi việc làm tốt đẹp trở thành thói quen, niêm yết kết quả đánh giá 5S tại nơi làm việc để khuyến khích việc tốt và rút kinh nghiệm việc chưa tốt

- Kiểm tra định kì với những nguyên tắc đã xác lập, xây dựng và định hình một nền văn

hoá trong đơn vị

4.2 Thực hành 5S

4.2.1 Thực hành S1 - Sàng Lọc

1 Chuẩn bị “KHU VỰC CHỜ XỬ LÝ” để chứa những vật sẽ được loại bỏ

2 Dán Thẻ đỏ/ Thẻ vàng đối với những vật không cần dùng

3 Chụp ảnh toàn cảnh & cận cảnh trước khi thực hiện Sàng lọc

4 Di chuyển những vật không cần dùng đến “KHU VỰC CHỜ XỬ LÝ”

5 Loại bỏ vật KHÔNG CẦN DÙNG theo quyết định của Lãnh đạo Khoa/Phòng

Hình 4.1: Thực hiện S1 là sàng lọc, phân loại, loại bỏ những vật dụng không cần thiết

4.2.2 Thực hành S2 - Sắp Xếp

1 Chuẩn bị dụng cụ văn phòng để đánh dấu, kẻ vạch … xác định vị trí sắp xếp vật dụng

2 Phác thảo/ dự kiến sơ bộ vị trí, layout và sắp xếp thử vật dụng theo phác thảo/ dự kiến

3 Điều chỉnh vị trí vật dụng đảm bảo thỏa mãn các yêu cầu: an toàn + thuận tiện + mỹ quan

4 Đánh dấu, kẻ vạch … nhận biết vị trí chính thức của vật dụng đã được sắp xếp

5 Chụp ảnh toàn cảnh và cận cảnh sau khi thực hiện S1 – Sàng lọc & S2 – Sắp xếp

Hình 4.2: Thực hiện s2 sắp xếp mọi thứ theo tiêu chí dễ thấy, dễ lấy, dễ trả

4.2.3 Thực hiện S3 - Sạch Sẽ

1 Xác định khu vực, phân công trách nhiệm và lập lịch vệ sinh cụ thể (ngày / tuần/tháng)

2 Chuẩn bị đầy đủ thiết bị dụng cụ vệ sinh phù hợp với vật cần vệ sinh

3 Thực hiện vệ sinh theo lịch đã xác định Lưu ý: Loại trừ/ hạn chế nguồn gây dơ bẫn

4 Mọi vấn đề bất thường được phát hiện phải được xử lý ngay hoặc báo cáo cho cấp trên

5 Chụp ảnh toàn cảnh và cận cảnh trước và sau khi thực hiện S3 – Sạch sẽ

Hình 4.3: Làm vệ sinh sạch sẽ trong và ngoài nơi làm việc

• Khen thưởng đơn vị thực hiện tốt

• Cải tiến các nơi chưa đạt yêu cầu

Hình 4.4: Tiếp tục thực hiện 3S trên để duy trì môi trường sạch sẽ, thoải mái

4.2.5 Thực hành S5 - Sẵn Sàng

1 Tạo thành nề nếp, thói quen, tự nguyện, tự giác thực hiện và duy trì 3S: Sàng lọc – Sắp xếp – Sạch sẽ

2 Phương pháp thực hiện:

• Thực hiện liên tục sẽ tạo thành thói quen

• Học tập & chia sẻ kinh nghiệm thành công

• Xây dựng hệ thống Visual Control System

+ Kiểm soát bằng mắt

+ Nhìn là biết ngay

Hình 4.5: Tự giác thực hiện và tuyên truyền 5S

+ Xác định mục tiêu triển khai của 5S

+ Lập ban 5S nên chọn 1 bộ phận (2 người) để khi nghỉ có người thay thế Thành viên lựa chọn những người có tính kỷ luật cao, chức vụ càng cao càng tốt

+ Cử 1 cán bộ chủ chốt trong ban 5S tham gia các khóa đào tạo về thực hàng 5S ở những đơn vị có hiệu quả về triển khai cho đơn vị

- Bước 2: Phát động chương trình

+ Đại diện Lãnh đạo phát biểu trước toàn thể cán bộ công nhân viên về ý nghĩa, tầm quan trọng và mong muốn nhằm thể hiện cam kết đối với sự thành công của chương trình 5S + Sau đó tiến hành các hoạt động tuyên truyền quảng bá về 5S trong toàn công ty thông qua các biểu ngữ, hình ảnh ở khắp mọi nơi

+ Ban 5S có thể phối hợp với các chuyên gia bên ngoài mở các lớp đào tạo về 5S để tất

cả mọi người cùng nhận thức đúng, nắm rõ quy trình và cách thức triển khai Lưu ý là 100% cán bộ nhân viên phải tham gia

- Bước 3 :Tiến hành tổng vệ sinh

Sau khi lãnh đạo phát động chương trình 5S, công ty sẽ tổ chức “ngày tổng vệ sinh” Toàn thể cán bộ công nhân viên sử dụng một hoặc nửa ngày làm việc để tiến hành vệ sinh nơi làm việc của mình Các công việc cần làm là chia vùng, phân công nhóm làm công việc từng mảng cụ thể Cung cấp dụng cụ và các thiết bị cần thiết cho ngày tổng vệ sinh Thực

hiện tổng vệ sinh toàn bộ công ty để sàng lọc mọi thứ không cần thiết và chuẩn bị thực hiện 5S

- Bước 4 Tiến hành sàng lọc ban đầu:

Ngay trong ngày tổng vệ sinh, các CBCNV không chỉ vệ sinh mà còn tiến hành sàng lọc sơ bộ để loại bỏ các thứ không cần thiết tại nơi làm việc của mình Trước đó, Ban 5S cần chuẩn bị khu vực để tạm các thứ đã được sàng lọc trước khi tiến hành xử lý (loại bỏ/lưu trữ) Các đồ vật xác định được lưu trữ cần phải có dấu hiệu nhận biết rõ ràng sau khi sàng lọc.Để thực hiện bước “Sàng lọc”, mỗi bộ phận cần đưa ra các tiêu chí để xác định những loại vật dụng/tài liệu/hồ sơ nào cần loại bỏ Sau bước sàng lọc sơ bộ, có thể phân loại các vật dụng thành những loại như sau:

+ Những vật dụng/tài liệu sử dụng thường xuyên cần được để thuận tiện cho việc sử dụng

và dễ dàng

+ Những vật dụng không thường xuyên được lưu giữ ở những nơi thích hợp, có chỉ dẫn

và nhận biết thích hợp để có thể lấy được khi cần sử dụng

+ Những vật dụng không cần thiết cũng cần được để riêng và phân loại để xử lý

- Bước 5: Duy trì sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ:

Việc tiến hành, triển khai và duy trì 5S được dựa trên các quy định/hướng dẫn về Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ tại các khu vực Quy định/hướng dẫn này thông thường do Ban chỉ đạo 5S biên soạn và sẽ được thay đổi nội dung theo hướng cải tiến để phù hợp và hiệu quả hơn Tại bước này, các thông tin 5S thường được cập nhật và tuyên truyền thông qua góc 5S tại từng đơn vị Nội dung trong quy định/hướng dẫn thường hướng về các vấn đề liên quan đến việc đảm bảo tính an toàn trong sản xuất, giảm lãng phí trong các hoạt động

và các hướng dẫn/quy định công việc mang tính trực quan (sử dụng hình ảnh, màu sắc, âm

thanh) - Thực hiện bước “Sắp xếp”:

+ Dựa trên nguyên tắc này, từng bộ phận cần thống nhất trong nội bộ hình thức sắp xếp các đồ vật, máy móc, tài liệu sao cho mọi thứ có thể dễ dàng sử dụng

+ Các đồ vật nên sắp xếp theo thứ tự ưu tiên có dán nhãn và đánh số nếu cần thiết để có thể dễ dàng nhận biết Lưu ý cần làm cho ai cũng biết, chứ không phải chỉ riêng người phụ trách mới biết Cụ thể:

- Thực hiện bước “Sạch sẽ”:

+ Việc thực hiện vệ sinh được thực hiện qua ngày tổng vệ sinh cũng như lịch làm vệ sinh hàng ngày tại nơi làm việc Luôn kiểm tra để bàn làm việc, máy móc, sàn nhà sạch sẽ, không bị bụi bẩn Tốt nhất là dành thời gian từ 5 đến 10 phút để làm vệ sinh trước và sau giờ làm việc, tạo thói quen ngăn nắp và sạch sẽ Làm thế nào để duy trì sạch đẹp khi đang làm việc Tuyệt đối không được có suy nghĩ như sẽ dọn lại sau, khi xong công việc, có kiểm tra thì mới sạch sẽ… vì như vậy sẽ chỉ theo đuổi sự sạch đẹp trên hình thức, phong trào + Sạch sẽ không chỉ là làm sạch mà còn tìm ra nguyên nhân gây bẩn và tìm cơ cấu phòng ngừa bụi bẩn

- Thực hiện bước “Săn sóc”:

Yêu cầu của bước này là thực hiện đúng theo qui định các hoạt động Serri – Seiton – Seiso Nơi làm việc nhờ vậy sẽ trở nên sạch sẽ và ngăn nắp Để duy trì và nâng cao 5S, nên sử dụng các phương pháp hiệu quả như sau:

+ Tiêu chuẩn hoá việc thực hiện 5S trong tổ chức để duy trì kỷ luật

+ Tiến hành hoạt động đánh giá 5S

+ Tạo sự thi đua giữa các bộ phận/phòng ban

- Thực hiện bước “Sẵn sàng”

Việc thực hiện các bước trên một cách tự giác và tạo thành thói quen cũng như văn hoá của toàn tổ chức Khi đó chúng ta đã đạt được bước Shitsuke - Sẵn sàng Để đạt được điều này, người phụ trách từng bộ phận, phòng ban cần gương mẫu và đi đầu trong việc thực hiện 5S Mọi nhân viên tuân thủ các qui định chung, thực hiện tự giác và coi nơi làm việc như ngôi nhà chung Việc rèn luyện ý thức tự giác cần phải có thời gian và cố gắng của mọi thành viên trong tổ chức

- Bước 6: Tiến hành đánh giá nội bộ

Dựa trên tần suất hợp lý, Ban chỉ đạo 5S đánh giá hoạt động 5S tại các khu vực để xem xét hiệu quả duy trì và triển khai 5S Hoạt động đánh giá nội bộ dựa trên quy định/quy trình đánh giá nội bộ và bộ tiêu chí đánh giá 5S tại các khu vực Kết quả đánh giá thông thường được thể hiện qua hình ảnh và điểm số đánh giá Kết quả này sẽ là căn cứ để Ban chỉ đạo đưa ra các kế hoạch cải tiến cho thời gian tiếp theo cũng như các hình thức khen thưởng các cá nhân/đơn vị làm 5S tốt Sau khi một hoạt động đánh giá kết thúc, đó sẽ là đầu vào để các cán bộ công nhân viên tiếp tục các hoạt động Sàng lọc, Sắp xếp và Sạch sẽ tốt hơn

10 điều gợi ý để thực hiện thành công 5s

- Hai cái đầu luôn tốt hơn một cái đầu, phát huy tối đa phương pháp huy động trí não

- Luôn ý thức tìm ra các điểm không thuận tiện để cải tiến

- Luôn ý thức tìm ra những nơi làm việc không ngăn nắp để cải tiến

- Tìm ra những khu vực làm việc không an toàn để cải tiến

- Tìm ra những nơi làm việc không an toàn và chưa sạch sẽ để cải tiến

- Tìm ra các điểm lãng phí để loại bỏ

- Mở rộng phạm vi vệ sinh bề mặt máy móc

- Chú ý tới các khu vực công cộng như: căng tin, nhà vệ sinh, vườn, hành lang ngoài và bãi

đỗ xe

- Chỉ ra những bằng chứng mà nhân viên cần phải tăng cường hoạt động 5S

-Sử dụng hữu hiệu cách thức kiểm soát bằng trực quan

VI Áp dụng 5S doanh nghiệp/nhà máy

6.1 Kế hoạch triển khai

6.1.1 Thành lập ban chỉ đạo và xây dựng kế hoạch thực hiện

Biết được những lợi ích to lớn mà 5S đem lại, công ty đề ra mục tiêu trong việc thực hiện 5S Lên kế hoạch khảo sát, học hỏi kinh nghiệm từ các công ty đã áp dụng thành công 5S và chọn lọc hiệu quả để áp dụng đúng với tình hình công ty

Thành lập ban chỉ đạo 5S bao gồm các thành viên trong ban lãnh đạo công ty, người đứng đầu các phòng ban hoặc người có uy tín, có sức ảnh hưởng đối với các thành viên khác trong công ty Ban chỉ đạo 5S được chia làm 3 nhóm để thực hiện các chức năng: quảng bá về 5S, đào tạo 5S và đánh giá về 5S

Ban lãnh đạo công ty thực hiện công tác tuyên truyền, quảng bá các hoạt động về 5S cho tất cả các thành viên trong công ty nắm rõ Các hoạt động tuyên truyền, quảng bá có thể được thể hiện qua biểu ngữ, pano, áp phích hoặc các khẩu hiệu ngắn gọn được treo ở nơi dễ thấy

6.1.2 Tổ chức ngày tổng vệ sinh cho toàn thể tổ chức

Tất cả các thành viên trong công ty, từ lãnh đạo cấp cao đến nhân viên cấp dưới đều phải thực hiện ngày tổng vệ sinh Để ngày tổng vệ sinh đem lại ý nghĩa cao, đòi hỏi phía ban lãnh đạo cần có sự phân công cụ thể, cung cấp đầy đủ các dụng cụ, phương tiện vệ sinh Yêu cầu toàn thể các thành viên công ty thực hiện nghiêm túc và kĩ càng