Báo cáo quản lý sản xuất với đề tài Công nghệ 5s vào thực tế, nêu lên đầy đủ cơ sở lý thuyết và cho đến ứng dụng vào thực tế đối với doanh nghiệp. Có thể thấy, việc ứng dụng 5S vừa tạo ra môi trường làm việc an toàn, đồng thời là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng đáp ứng yêu cầu của đối tác. Nếu áp dụng nghiêm ngặt chương trình 5S, người lao động sẽ làm việc trong môi trường sạch sẽ, tiện lợi và hiệu quả công việc sẽ cao hơn và mức thu nhập sẽ tăng lên.
Trang 1MỤC LỤC
VII Tài liệu tham khảo
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CẦN THƠ
SINH VIÊN THỰC HIỆN:
CÁN BỘ HƯỚNG DẨN
Ths Trần Thị Thắm
Cần Thơ, ngày 13 tháng 12 năm 2020
Trang 3BÁO CÁO QUẢN LÝ SẢN XUẤT CÔNG NGHIỆP Chủ đề: công cụ quản lý chất lượng bằng 5S
I 5S là gì?
5S là một công cụ cải tiến năng suất chất lượng có nguồn gốc từ Nhật Bản Tên gọicủa 5S xuất phát từ tiếng Nhật: Seiri, Seiton, Seiso, Sheiketsu và Shitsuke, tạm dịch sangtiếng Việt là Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng Mục đích của 5S tạo nên vàduy trì một môi trường làm việc thuận tiện, nhanh chóng, chính xác và hiệu quả tại mọi vịtrí làm việc từ khu vực văn phòng, nơi sản xuất, kho hàng, nguyên vật liệu hay các vị tríxung quanh như sân bãi, chỗ để xe… Vì liên quan đến mọi vị trí địa lý trong một tổ chứcnên 5S đòi hỏi sự cam kết, nhận thức và sự tham gia của tất cả mọi người từ ban lãnh đạotới công nhân 5S là hoạt động dành cho tất cả mọi người và không loại trừ bất kì ai trong
Là công cụ mang tính nền tảng căn bản, 5S được diễn giải như sau:
* Sàng lọc-S1 (Seiri):
Mọi thứ (vật dụng, thiết bị, nguyên vật liệu, đồ dùng hỏng,…) không/chưa liênquan, không/chưa cần thiết cho hoạt động tại một khu vực phải được tách biệt ra khỏinhững thứ cần thiết sau đó loại bỏ hay đem ra khỏi nơi sản xuất Chỉ có đồ vật cần thiếtmới để tại nơi làm việc S1 thường được tiến hành theo tần suất chu kỳ
* Sắp xếp-S2 (Seiton):
Sắp xếp là hoạt động bố trí các vật dụng làm việc, bán thành phẩm, nguyên vậtliệu, hàng hóa… tại những vị trí hợp lý sao cho dễ nhận biết, dễ lấy, dễ trả lại Nguyên tắcchung của S2 là bất kỳ vật dụng cần thiết nào cũng có vị trí quy định riêng và kèm theodấu hiệu nhận biết rõ ràng S2 là hoạt động cần được tuân thủ triệt để
* Sạch sẽ-S3 (Seiso):
Sạch sẽ được hiểu là hoạt động vệ sinh nơi làm việc, dụng cụ làm việc hay các khuvực xung quanh… S3 cũng là hoạt động cần được tiến hành định kỳ
Trang 4* Săn sóc-S4 (Sheiketsu):
Săn sóc được hiểu là việc duy trì định kì và chuẩn hóa 3S đầu tiên một cách có hệthống Để đảm bảo 3S được duy trì, người ta có thể lập nên những quy định chuẩn nêu rõphạm vi trách nhiệm 3S của mỗi cá nhân, cách thức và tần suất triển khai 3S tại từng vị trícủa cán bộ công nhân viên chức trong một tổ chức được rèn rũa và phát triển
* Sẵn sàng-S5 (Shitsuke):
Sẵn sàng được thể hiện ở ý thức tự giác của người lao động đối với hoạt động 5S.Các thành viên đều nhận thức rõ tầm quan trọng của 5S, tự giác và chủ động kết hợpnhuần nhuyễn các chuẩn mực 5S với công việc đem lại năng suất công việc cá nhân vànăng suất chung của công ty cao hơn
II Ý nghĩa của 5S
- 5S là một chương trình nâng cao năng suất rất phổ biến ở Nhật Bản và dần dần trở nênphổ biến ở nhiều nước khác, hiện nay ở Việt Nam không những doanh nghiệp mà một sốđơn vị hành chính sử dụng công cụ 5S cải tiến hệ thống quản lý chất lượng tốt hơn
- 5S xuất phát từ nhu cầu:
+ Đảm bảo sức khỏe của nhân viên
+ Dễ dàng, thuận lợi, tiết kiệm thời gian trong quá trình làm việc
+ Tạo tinh thần và bầu không khí làm việc cởi mở
+ Nâng cao chất lượng cuộc sống
+ Nâng cao năng suất
- Bắt nguồn từ truyền thống Nhật Bản, ở mọi nơi, trong mọi công việc, người Nhật luôn
cố gắng khơi dậy ý thức trách nhiệm, tự nguyện, tính tự giác của người thực hiện cáccông việc đó Người Nhật luôn tìm cách sao cho người công nhân thực sự gắn bó vớicông việc của mình
Trang 5III Lợi ích của 5S
- Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn
- Tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến
- Mọi người trở nên có kỷ luật hơn
- Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc
- Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn
- Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn nắp của mình
- Đem lại nhiều cơ hội kinh doanh hơn
❖ Thực hiện tốt 5S sẽ đóng góp cho các yếu tố PQCDSM:
- Cải tiến Năng suất (P – Productivity)
- Nâng cao Chất lượng (Q – Quality)
- Giảm chi phí (C – Cost)
- Giao hàng đúng hạn (D – Delivery)
- Đảm bảo an toàn (S – Safety)
- Nâng cao tinh thần (M – Morale)
➔ Khi thực hiện 5S thành công trong công ty, 5S sẽ đưa lại sự thay đổi kỳ diệu Những thứkhông cần thiết sẽ được loại bỏ khỏi nơi làm việc, những vật dụng cần thiết được xếpngăn nắp, gọn gàng, đặt ở những vị trí thuận tiện cho người sử dụng, máy móc thiết bịtrở nên sạch sẽ, được bảo dưỡng, bảo quản Từ các hoạt động 5S sẽ nâng cao tinh thầntập thể, khuyến khích sự hoà đồng của mọi người, qua đó người làm việc sẽ có thái độtích cực hơn, có trách nhiệm và ý thức hơn với công việc
Trang 6IV Nội dung cơ bản của 5S
- Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiện trực quan một cách rõ ràng, đễ mọi người
dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ nhữnghành động dư thừa gây lãng phí thời gian
Trang 74.1.5 Sẵn sàng
- Giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui địnhtại nơi làm việc Hãy biến mọi việc làm tốt đẹp trở thành thói quen, niêm yết kết quả đánhgiá 5S tại nơi làm việc để khuyến khích việc tốt và rút kinh nghiệm việc chưa tốt
- Kiểm tra định kì với những nguyên tắc đã xác lập, xây dựng và định hình một nền vănhoá trong đơn vị
4.2 Thực hành 5S
4.2.1 Thực hành S1 - Sàng Lọc
1 Chuẩn bị “KHU VỰC CHỜ XỬ LÝ” để chứa những vật sẽ được loại bỏ
2 Dán Thẻ đỏ/ Thẻ vàng đối với những vật không cần dùng
3 Chụp ảnh toàn cảnh & cận cảnh trước khi thực hiện Sàng lọc
4 Di chuyển những vật không cần dùng đến “KHU VỰC CHỜ XỬ LÝ”
5 Loại bỏ vật KHÔNG CẦN DÙNG theo quyết định của Lãnh đạo Khoa/Phòng
Hình 4.1: Thực hiện S1 là sàng lọc, phân loại, loại bỏ những vật dụng không cần thiết
4.2.2 Thực hành S2 - Sắp Xếp
1 Chuẩn bị dụng cụ văn phòng để đánh dấu, kẻ vạch … xác định vị trí sắp xếp vật dụng
Trang 82 Phác thảo/ dự kiến sơ bộ vị trí, layout và sắp xếp thử vật dụng theo phác thảo/ dự kiến
3 Điều chỉnh vị trí vật dụng đảm bảo thỏa mãn các yêu cầu: an toàn + thuận tiện + mỹquan
4 Đánh dấu, kẻ vạch … nhận biết vị trí chính thức của vật dụng đã được sắp xếp
5 Chụp ảnh toàn cảnh và cận cảnh sau khi thực hiện S1 – Sàng lọc & S2 – Sắp xếp
Hình 4.2: Thực hiện s2 sắp xếp mọi thứ theo tiêu chí dễ thấy, dễ lấy, dễ trả
4.2.3 Thực hiện S3 - Sạch Sẽ
1 Xác định khu vực, phân công trách nhiệm và lập lịch vệ sinh cụ thể (ngày / tuần/tháng)
2 Chuẩn bị đầy đủ thiết bị dụng cụ vệ sinh phù hợp với vật cần vệ sinh
3 Thực hiện vệ sinh theo lịch đã xác định Lưu ý: Loại trừ/ hạn chế nguồn gây dơ bẫn
4 Mọi vấn đề bất thường được phát hiện phải được xử lý ngay hoặc báo cáo cho cấp trên
5 Chụp ảnh toàn cảnh và cận cảnh trước và sau khi thực hiện S3 – Sạch sẽ
Trang 9Hình 4.3: Làm vệ sinh sạch sẽ trong và ngoài nơi làm việc
• Khen thưởng đơn vị thực hiện tốt
• Cải tiến các nơi chưa đạt yêu cầu
Trang 10Hình 4.4: Tiếp tục thực hiện 3S trên để duy trì môi trường sạch sẽ, thoải mái
4.2.5 Thực hành S5 - Sẵn Sàng
1 Tạo thành nề nếp, thói quen, tự nguyện, tự giác thực hiện và duy trì 3S: Sàng lọc – Sắpxếp – Sạch sẽ
2 Phương pháp thực hiện:
• Thực hiện liên tục sẽ tạo thành thói quen
• Học tập & chia sẻ kinh nghiệm thành công
• Xây dựng hệ thống Visual Control System
+ Kiểm soát bằng mắt
+ Nhìn là biết ngay
Trang 11Hình 4.5: Tự giác thực hiện và tuyên truyền 5S
+ Xác định mục tiêu triển khai của 5S
+ Lập ban 5S nên chọn 1 bộ phận (2 người) để khi nghỉ có người thay thế Thành viênlựa chọn những người có tính kỷ luật cao, chức vụ càng cao càng tốt
+ Cử 1 cán bộ chủ chốt trong ban 5S tham gia các khóa đào tạo về thực hàng 5S ở nhữngđơn vị có hiệu quả về triển khai cho đơn vị
- Bước 2: Phát động chương trình
Trang 12+ Đại diện Lãnh đạo phát biểu trước toàn thể cán bộ công nhân viên về ý nghĩa, tầmquan trọng và mong muốn nhằm thể hiện cam kết đối với sự thành công của chương trình5S
+ Sau đó tiến hành các hoạt động tuyên truyền quảng bá về 5S trong toàn công ty thôngqua các biểu ngữ, hình ảnh ở khắp mọi nơi
+ Ban 5S có thể phối hợp với các chuyên gia bên ngoài mở các lớp đào tạo về 5S để tất
cả mọi người cùng nhận thức đúng, nắm rõ quy trình và cách thức triển khai Lưu ý là100% cán bộ nhân viên phải tham gia
- Bước 3 :Tiến hành tổng vệ sinh
Sau khi lãnh đạo phát động chương trình 5S, công ty sẽ tổ chức “ngày tổng vệsinh” Toàn thể cán bộ công nhân viên sử dụng một hoặc nửa ngày làm việc để tiến hành
vệ sinh nơi làm việc của mình Các công việc cần làm là chia vùng, phân công nhóm làmcông việc từng mảng cụ thể Cung cấp dụng cụ và các thiết bị cần thiết cho ngày tổng vệsinh Thực hiện tổng vệ sinh toàn bộ công ty để sàng lọc mọi thứ không cần thiết vàchuẩn bị thực hiện 5S
- Bước 4 Tiến hành sàng lọc ban đầu:
Ngay trong ngày tổng vệ sinh, các CBCNV không chỉ vệ sinh mà còn tiến hànhsàng lọc sơ bộ để loại bỏ các thứ không cần thiết tại nơi làm việc của mình Trước đó, Ban5S cần chuẩn bị khu vực để tạm các thứ đã được sàng lọc trước khi tiến hành xử lý (loạibỏ/lưu trữ) Các đồ vật xác định được lưu trữ cần phải có dấu hiệu nhận biết rõ ràng saukhi sàng lọc.Để thực hiện bước “Sàng lọc”, mỗi bộ phận cần đưa ra các tiêu chí để xácđịnh những loại vật dụng/tài liệu/hồ sơ nào cần loại bỏ Sau bước sàng lọc sơ bộ, có thểphân loại các vật dụng thành những loại như sau:
+ Những vật dụng/tài liệu sử dụng thường xuyên cần được để thuận tiện cho việc sửdụng và dễ dàng
+ Những vật dụng không thường xuyên được lưu giữ ở những nơi thích hợp, có chỉ dẫn
và nhận biết thích hợp để có thể lấy được khi cần sử dụng
Trang 13+ Những vật dụng không cần thiết cũng cần được để riêng và phân loại để xử lý.
- Bước 5: Duy trì sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ:
Việc tiến hành, triển khai và duy trì 5S được dựa trên các quy định/hướng dẫn vềSàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ tại các khu vực Quy định/hướng dẫn này thông thường doBan chỉ đạo 5S biên soạn và sẽ được thay đổi nội dung theo hướng cải tiến để phù hợp vàhiệu quả hơn Tại bước này, các thông tin 5S thường được cập nhật và tuyên truyền thôngqua góc 5S tại từng đơn vị Nội dung trong quy định/hướng dẫn thường hướng về các vấn
đề liên quan đến việc đảm bảo tính an toàn trong sản xuất, giảm lãng phí trong các hoạtđộng và các hướng dẫn/quy định công việc mang tính trực quan (sử dụng hình ảnh, màu
sắc, âm thanh) - Thực hiện bước “Sắp xếp”:
+ Dựa trên nguyên tắc này, từng bộ phận cần thống nhất trong nội bộ hình thức sắp xếpcác đồ vật, máy móc, tài liệu sao cho mọi thứ có thể dễ dàng sử dụng
+ Các đồ vật nên sắp xếp theo thứ tự ưu tiên có dán nhãn và đánh số nếu cần thiết để cóthể dễ dàng nhận biết Lưu ý cần làm cho ai cũng biết, chứ không phải chỉ riêng ngườiphụ trách mới biết Cụ thể:
có kiểm tra thì mới sạch sẽ… vì như vậy sẽ chỉ theo đuổi sự sạch đẹp trên hình thức,phong trào
+ Sạch sẽ không chỉ là làm sạch mà còn tìm ra nguyên nhân gây bẩn và tìm cơ cấuphòng ngừa bụi bẩn
- Thực hiện bước “Săn sóc”:
Trang 14Yêu cầu của bước này là thực hiện đúng theo qui định các hoạt động Serri – Seiton– Seiso Nơi làm việc nhờ vậy sẽ trở nên sạch sẽ và ngăn nắp Để duy trì và nâng cao 5S,nên sử dụng các phương pháp hiệu quả như sau:
+ Tiêu chuẩn hoá việc thực hiện 5S trong tổ chức để duy trì kỷ luật
+ Tiến hành hoạt động đánh giá 5S
+ Tạo sự thi đua giữa các bộ phận/phòng ban
- Thực hiện bước “Sẵn sàng”
Việc thực hiện các bước trên một cách tự giác và tạo thành thói quen cũng như vănhoá của toàn tổ chức Khi đó chúng ta đã đạt được bước Shitsuke - Sẵn sàng Để đạt đượcđiều này, người phụ trách từng bộ phận, phòng ban cần gương mẫu và đi đầu trong việcthực hiện 5S Mọi nhân viên tuân thủ các qui định chung, thực hiện tự giác và coi nơi làmviệc như ngôi nhà chung Việc rèn luyện ý thức tự giác cần phải có thời gian và cố gắngcủa mọi thành viên trong tổ chức
- Bước 6: Tiến hành đánh giá nội bộ
Dựa trên tần suất hợp lý, Ban chỉ đạo 5S đánh giá hoạt động 5S tại các khu vực đểxem xét hiệu quả duy trì và triển khai 5S Hoạt động đánh giá nội bộ dựa trên quyđịnh/quy trình đánh giá nội bộ và bộ tiêu chí đánh giá 5S tại các khu vực Kết quả đánhgiá thông thường được thể hiện qua hình ảnh và điểm số đánh giá Kết quả này sẽ là căn
cứ để Ban chỉ đạo đưa ra các kế hoạch cải tiến cho thời gian tiếp theo cũng như các hìnhthức khen thưởng các cá nhân/đơn vị làm 5S tốt Sau khi một hoạt động đánh giá kết thúc,
đó sẽ là đầu vào để các cán bộ công nhân viên tiếp tục các hoạt động Sàng lọc, Sắp xếp vàSạch sẽ tốt hơn
10 điều gợi ý để thực hiện thành công 5s
- Hai cái đầu luôn tốt hơn một cái đầu, phát huy tối đa phương pháp huy động trí não
- Luôn ý thức tìm ra các điểm không thuận tiện để cải tiến
- Luôn ý thức tìm ra những nơi làm việc không ngăn nắp để cải tiến
Trang 15- Tìm ra những nơi làm việc không an toàn và chưa sạch sẽ để cải tiến.
- Tìm ra các điểm lãng phí để loại bỏ
- Mở rộng phạm vi vệ sinh bề mặt máy móc
- Chú ý tới các khu vực công cộng như: căng tin, nhà vệ sinh, vườn, hành lang ngoài vàbãi đỗ xe
- Chỉ ra những bằng chứng mà nhân viên cần phải tăng cường hoạt động 5S
-Sử dụng hữu hiệu cách thức kiểm soát bằng trực quan
VI Áp dụng 5S doanh nghiệp/nhà máy
6.1 Kế hoạch triển khai
6.1.1 Thành lập ban chỉ đạo và xây dựng kế hoạch thực hiện
Biết được những lợi ích to lớn mà 5S đem lại, công ty đề ra mục tiêu trong việc thựchiện 5S Lên kế hoạch khảo sát, học hỏi kinh nghiệm từ các công ty đã áp dụng thànhcông 5S và chọn lọc hiệu quả để áp dụng đúng với tình hình công ty
Thành lập ban chỉ đạo 5S bao gồm các thành viên trong ban lãnh đạo công ty, ngườiđứng đầu các phòng ban hoặc người có uy tín, có sức ảnh hưởng đối với các thành viênkhác trong công ty Ban chỉ đạo 5S được chia làm 3 nhóm để thực hiện các chức năng:quảng bá về 5S, đào tạo 5S và đánh giá về 5S
Ban lãnh đạo công ty thực hiện công tác tuyên truyền, quảng bá các hoạt động về 5Scho tất cả các thành viên trong công ty nắm rõ Các hoạt động tuyên truyền, quảng bá cóthể được thể hiện qua biểu ngữ, pano, áp phích hoặc các khẩu hiệu ngắn gọn được treo ởnơi dễ thấy
6.1.2 Tổ chức ngày tổng vệ sinh cho toàn thể tổ chức
Tất cả các thành viên trong công ty, từ lãnh đạo cấp cao đến nhân viên cấp dướiđều phải thực hiện ngày tổng vệ sinh Để ngày tổng vệ sinh đem lại ý nghĩa cao, đòi hỏi
Trang 16phía ban lãnh đạo cần có sự phân công cụ thể, cung cấp đầy đủ các dụng cụ, phương tiện
vệ sinh Yêu cầu toàn thể các thành viên công ty thực hiện nghiêm túc và kĩ càng
- Xây dựng tiêu chí cho những vật dụng, thiết bị không dùng đến Bằng cách tự đặt và
tự trả lời các câu hỏi: Vật dụng này có cần thiết không? Nếu cần, thì số lượng là ít haynhiều? Nếu cần, thì tần suất sử dụng như thế nào? Nên đặt chúng ở đâu? Ai là ngườichịu trách nhiệm chính cho vật dụng hoặc thiết bị đó? ==> Việc tự trả lời các câu hỏiđặt ra giúp công ty có cơ sở để thực hiện công tác sàng lọc được hiệu quả
- Thực hiện phân chia vật dụng thành 2 nhóm: Nhóm vật dụng cần thiết và nhóm vậtdụng không cần thiết Việc phân chia sẽ tùy thuộc vào mức độ sử dụng, sự cần thiết.+ Nhóm vật dụng cần thiết là những vật dụng hoặc thiết bị thường xuyên sử dụng,chúng có thể được sử dụng hàng giờ hoặc hàng ngày Yêu cầu cho nhóm vật dụng cầnthiết là nên để trong tầm với thuận tiện cho việc dùng Nơi cất đồ nên dễ thấy và đánhdấu rõ ràng tiện cho việc quản lý
+ Nhóm vật dụng không cần thiết bao gồm các vật dụng hoặc thiết bị ít hoặc hiếm khi
sử dụng Các vật dụng này nên đặt ở nơi xa hơn, có thể là một gốc xa tầm với hoặc kho
để tiết kiệm không gian dành cho vật dụng cần thiết Những thứ đem vào kho cần giữgìn và bảo quản cẩn thận, nếu thật sự b không cần thiết cần có biện pháp thanh lý hoặcbán; trường hợp vật dụng đã bị hỏng, không an toàn hoặc vô giá trị thì thực hiện tiêuhủy
