Đề 2 quản trị hành chính

Đề bài:Hãy phân tích những đặc trưng chủ yếu, những ưu điểm, nhược điểm của trường phái quản trị hành chính, những bài học rút ra khi nghiên cứu trường phái này trong công tác quản trị ở

Đề bài:Hãy phân tích những đặc trưng chủ yếu, những ưu điểm, nhược điểm của trường phái quản trị hành chính, những bài học rút ra khi nghiên cứu trường phái này trong công tác quản trị ở nước ta hiện nay

1 Đặt vấn đề

Quá trình công nghiệp hóa ảnh hưởng lớn tới đời sống của con người, tới công việc quản trị, đặt ra yêu cầu về cách tiếp cận mới về quản trị phương pháp quản lý,quản trị mới.Bối cảnh xã hội Châu Âu mà tiêu biểu là Pháp đang trong giai đoạn công nghiệp phát triển mạnh mẽ, số lượng công xưởng, máy móc và công nhân tăng nhanh chóng nhưng cũng chứng kiến những cuộc nổi dậy của công nhân

mà tiêu biểu là công nhân Lyon (Pháp), phong trào hiến chương (Anh) Kinh tế tư bản hình thành và phát triển nhanh ở Châu Âu Với nền tảng cơ khí và cơ giới hóa,

“Thuyết quản trị theo khoa học” của F.W.Taylor được ra đời và truyền bá rộng rãi

từ Mỹ sang các nước Châu Âu với hưởng lớn trong suốt thời điểm cuối Thế kỷ XIX nửa đầu thế kỷ XX

Trong hoàn cảnh thuyết quản trị theo khoa học của Taylor đã áp dụng rộng rãi trong các công trường công nghiệp, đồng thời bộc lộ những khuyết điểm của

nó, thì sự ra đời của “thuyết quản trị hành chính” của Henry Fayol đã khắc phục được những hạn chế của thuyết quản trị theo khoa học

Để có thể rút ra được bài học cho công tác quản trị ở nước ta hiện nay Em

sẽ đi sâu phân tích những đặc trưng chủ yếu, những ưu điểm, nhược điểm của trường phái quản trị hành chính

2 Những nguyên lý cơ bản của trường phái quản trị hành chính

2.1 Đặc điểm của trường phái quản trị hành chính

2.1.1 Phương pháp tiếp cận của trường phái quản trị hành chính

Lý thuyết quản trị hành chính là một trong những tư tưởng quản trị lâu đời

và phổ biến nhất đối với tất cả các loại tổ chức dù thuộc khu vực công hay tư, lớn hay nhỏ

Henry Fayol tiếp cận quản trị theo góc độ từ trên xuống dưới, xem xét mối quan hệ giữa người quản trị và nhân viên, thiên về chủ thể quản trị theo góc độ hành chính trong các tổ chức có quy mô lớn

- Ông phân loại hoạt động của một bất ký tổ chức nào hay một doanh nghiệp gồm 6 nhóm :

● Một là các hoạt động kỹ thuật sản xuất

● Hai là thương mại, mua bán, trao đổi

● Ba là tài chính, việc sử dụng vốn

● Bốn là an ninh

● Năm là dịch vụ hạch toán, thống kê

● Sáu là quản trị hành chính nhóm này liên quan tới cả năm nhóm trên

và là sự tổng hợp của các nhân tố trên để tạo ra sức mạnh

Thứ nhất, mặc dù mỗi tổ chức đều có những đặc trưng và mục đích riêng

(doanh nghiệp, tổ chức chính quyền, tôn giáo, giáo dục ) nhưng đều có một tiến trình quản trị cốt lõi được duy trì trong tất cả mọi tổ chức Do đó, các nhà quản trị giỏi có thể hoạt động tại bất cứ tổ chức nào

Thứ hai, tiến trình quản trị phổ biến này có thể cho phép giảm bớt những

chức năng riêng rẽ và những nguyên lý liên quan đến các chức năng đó

Các nhà sáng lập lý thuyết này nhấn mạnh đến sự chuyên môn hoá lao động, mạng lưới ra mệnh lệnh (ai báo cáo cho ai) và quyền lực

2.1.2 Định rõ các chức năng quản trị

Henry Fayol cho rằng một nhà quản trị thành công chủ yếu dựa vào những phương pháp quản lý mà người ta vận dụng hơn là những sản phẩm chất riêng của ông ta Ông nhấn mạnh rằng, để thành công các nhà quản trị cần hiểu rõ các chức năng quản trị cơ bản như: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm soát và áp dụng những nguyên tắc quản trị nào đó

* Hoạch định (Dự đoán và lập kế hoạch):

Hoạch định là hoạt động quan trọng, chức năng cơ bản của nhà quản trị Nó yêu cầu nhà quản trị phải có phẩm chất, năng lực, có kiến thức, kinh nghiệm và biết dùng người Dự tính sẽ giúp tổ chức tránh được những khó khăn, rủi ro Tuy nhiên, ông cũng khảng định “kế hoạch tốt nhất không thể đoán trước được tất cả những sự việc này và chuẩn bị những vũ khí có thể cần đến khi đang bị ngạc nhiên sửng sốt” Tức là dù kế hoạch lập ra có kỹ lưỡng đến đây cũng không thể lường trước được mọi vấn đề sẽ xảy ra trong thực tế, tuy nhiên nó có thể dự phòng cho những rủi ro hay những vấn đề có thể có phát sinh Do đó, có thể hạn chế tối thiểu những khó khăn và rủi ro cho tổ chức cũng như làm cho những hoạt động của tổ chức diễn ra hợp trị, tiến hành trơn tru và theo đúng kế hoạch định trước

* Chức năng tổ chức:

Tổ chức là thiết lập cơ cấu và xã hội song trùng của xí nghiệp Tổ chức công việc kinh doanh là cung cấp mọi thứ có tác dụng cho hoạt động của nó như:

nguyên liệu thô, công cụ, vốn, nhân sự… Toàn bộ việc này có thể chia làm hai bộ phận chính: tổ chức vật chất và tổ chức con người Đồng thời, ông đưa ra 16 quy tắc hướng dẫn được gọi là “Những chức trách quản trị của một tổ chức”, cụ thể như sau:

(1) Chuẩn bị kế hoạch tốt và đảm bảo thực hiện theo đúng kế hoạch

(2) Tổ chức vật chất, con người phải phù hợp với mục tiêu, lợi ích và yêu cầu của hãng

(3) Thiết lập một cơ quan quản trị chỉ đạo duy nhất có năng lực và đủ mạnh

(4) Phối hợp hài hòa các hoạt động

(5) Quyết định đưa ra rõ ràng, dứt khoát, chính xác

(6) Tổ chức tuyển chọn hiệu quả Cần có một người đủ năng lực hoạt động đứng đầu mỗi ban Đồng thời sắp xếp nhân viên đúng vị trí mà

họ có thể phát huy hết khả năng

(7) Xác định rõ ràng các nhiệm vụ

(8) Khuyến khích sự sáng tạo và tinh thần trách nhiệm

(9) Khen thưởng lâu dài và thích đáng

(10) Phạt những lỗi lầm và khuyết điểm

(11) Chú ý việc duy trì kỷ luật

(12) Đặt lợi ích chung, tập thể lên trước lợi ích riêng, cá nhân

(13) Đặc biệt chú ý đến tính thống nhất của mệnh lệnh

(14) Giám sát mọi trật tự

(15) Kiểm tra mọi việc

(16) Chống lại hiện tượng “vượt quyền” và tệ quan liêu, mệnh lệnh, giấy tờ

* Chức năng lãnh đạo:

Tác động lên hành động, động cơ, nhận thức của đối tượng Lãnh đạo là khởi động tổ chức hoạt động và đưa nó đến mục tiêu theo kế hoạch đã định Để thực hiện chức năng lãnh đạo, nhà quản tị cần phải gương mẫu, cần tạo môi trường thuận lợi trong tổ chức nhằm thúc đẩy tính sáng tạo, sự tiến bộ, lòng trung thành

* Chức năng kiểm tra, kiểm soát:

Là quá trình giám sát chủ động đối với công việc của một tổ chức, so sánh với tiêu chuẩn đề ra và điều chỉnh khi cần thiết Quá trình kiểm soát là quá trình tự điều chỉnh liên tục và thường diễn ra theo chu kỳ

2.1.3 Các nguyên tắc quản trị

Henry Fayol nhấn mạnh đến cơ cấu của tổ chức và cho rằng để đạt mục tiêu của tổ chức thì cần phải xác định rõ ràng những công việc mà mỗi thành viên của

nó phải cố gắng hoàn thành Ông đã đưa ra 14 nguyên tắc quản trị và chỉ rõ rằng các nhà quản trị cần được huấn luyện thích hợp để áp dụng những nguyên tắc này Những nguyên tắc này bao gồm:

(1) Phân công lao động - Sự chuyên môn hoá cho phép người công nhân

đạt được hiệu quả cao hơn trong công việc

(2) Quyền hạn và trách nhiệm - Các nhà quản trị có quyền đưa ra các

mệnh lệnh để hoàn thành công việc Quyền hạn phải gắn liền với trách nhiệm

(3) Kỷ luật - Các thành viên phải tuân theo và tôn trọng các nguyên tắc

của tổ chức Kỷ luật cho phép duy trì sự vận hành thông suốt của tổ chức

(4) Thống nhất chỉ huy - Mỗi công nhân chỉ nhận mệnh lệnh từ một cấp

trên để tránh sự trái ngược giữa các mệnh lệnh và sự rối loạn trong tổ chức

(5) Thống nhất lãnh đạo - Những nỗ lực của mọi thành viên đều phải

hướng tới mục tiêu chung của tổ chức và chỉ do một nhà quản trị phối hợp và điều hành để tránh sự mâu thuẫn giữa các chính sách và các thủ tục

(6) Lợi ích của cá nhân phụ thuộc vào quyền lợi của tổ chức - Phải đặt lợi

ích của toàn thể tổ chức đứng trước lợi ích của mỗi cá nhân trong tổ chức

(7) Thù lao - Trả lương tương xứng với công việc sẽ có lợi cho cả tổ chức

và mỗi công nhân

(8) Tập trung hoá - phải có một mức độ tập trung hợp lý để các nhà quản

trị kiểm soát được mọi việc mà vẫn đảm bảo cho cấp dưới có đủ quyền lực để hoàn thành công việc của họ

(9) Định hướng lãnh đạo - Phạm vi quyền lực xuất phát từ ban lãnh đạo

cấp cao xuống tới những người công nhân cấp thấp nhất trong tổ chức

(10) Trật tự - Tất cả mọi người và thiết bị, nguyên liệu cần được đặt đúng

vị trí và thời điểm

(11) Sự công bằng - Các nhà quản trị cần đối xử công bằng và thân thiện

với cấp dưới của họ

(12) Ổn định về nhân sự - Tốc độ luân chuyển nhân sự cao sẽ không đem

lại hiệu quả

(13) Sáng kiến - Cấp dưới được tự do xây dựng và thực hiện những kế

hoạch do họ đề ra

(14) Tinh thần đồng đội - Thúc đẩy tinh thần đồng đội sẽ đem lại sự hoà

hợp, thống nhất cho tổ chức Đó là chìa khoá để thành công

2.1.4 Các tác giả đồng thuận và tiếp tục phát triển lý thuyết

2.1.4.1 Max Weber (1864-1920)

Là một nhà xã hội học người Đức, có nhiều đóng góp vào thuyết quản trị thông qua việc phát triển một tổ chức quan liệu bàn giấy là phương thức tổ hợp một công ty phức tạp Khái niệm quan liệu bàn giấy được định nghĩa là hệ thống chức vụ và nhiệm vụ được xác định rõ ràng, phân công, phân nhiệm chính xác, các mục tiêu phân biệt, hệ thống quyền lực có thứ bậc Cơ sở tư tưởng của Weber là ý niệm thẩm quyền hợp pháp và hợp lý, ngày nay thuật ngữ “quan liêu” gợi lên hình ảnh một tổ chức cứng nhắc, lỗi thời, bị chìm ngập trong thủ tục hành chính phiền

hà và nó hoàn toàn xa lạ với tư tưởng ban đầu của weber Thực chất những đặc tính

về chủ nghĩa quan liêu của weber là:

– Phân công lao động với thẩm quyền và trách nhiệm được quy định rõ và được hợp pháp hóa như nhiệm vụ chính thức

– Các chức vụ được thiết lập theo hệ thống chỉ huy, mỗi chức vụ nằm dưới một chức vụ khác cao hơn

– Nhân sự được tuyển dụng và thăng cấp theo khả năng qua thi cử, huấn luyện và kinh nghiệm

– Các hành vi hành chính và các quyết định phải thành văn bản

– Quản trị phải tách rời sở hữu

– Các nhà quản trị phải tuân thủ điều lệ và thủ tục Luật lệ phải công bằng và được áp dụng thống nhất cho mọi người

2.1.4.2 Chester Barnard (1886 – 1961):

Tác giả cho rằng một tổ chức là một hệ thống hợp pháp của nhiều người với ba yếu

tố cơ bản:

- Sự sẵn sàng hợp tác

- Có mục tiêu chung

- Có sự thông đạt

Nếu thiếu một trong ba yếu tố đó tổ chức sẽ tan vỡ Cũng như Weber, ông nhấn mạnh yếu tố quyền hành trong tổ chức, nhưng ông cho rằng nguồn gốc quyền hành không xuất phát từ người ra lệnh, mà xuất phát từ sự chấp nhận của cấp dưới Ðiều

đó chỉ có được khi với bốn điều kiện như sau:

- Cấp dưới hiểu rõ mệnh lệnh

- Nội dung ra lệnh phải phù hợp với mục tiêu của tổ chức

- Nội dung ra lệnh phải phù hợp với lợi ích cá nhân của cấp dưới

- Cấp dưới có khả năng thực hiện mệnh lệnh đó

2.1.5 Trọng tâm của trường phái quản trị hành chính

Trọng tâm của trường phái quản trị hành chính là những nhà quản trị Vì trường phái chủ trường rằng năng suất lao động sẽ đạt cao trong một tổ chức được sắp đặt hợp trị, đóng góp trong trị luận cũng như trong thực hành quản trị

3 Những ưu điểm của trường phái quản trị hành chính

Thứ nhất, cơ cấu rõ ràng Trường phái quản trị hành chính được các

nhà nghiên cứu vạch ra cơ cấu tổ chức một cách có hệ thống Với việc phân công lao động được quy định rõ, các chức vụ được thiết lập theo hệ thống chỉ huy, thống nhất lãnh đạo

Thứ hai, đảm bảo các nguyên tắc Các nhà quản trị đã vạch ra các nguyên tắc quản trị chung cho cả một tổ chức Việc đảm bảo thực hiện tốt các nguyên tắc

nhằm đạt mục tiêu của tổ chức Và để đạt được mục tiêu đó thì nhà quản trị cần được huấn luyện để có thể xác định rõ ràng những công việc mà mỗi thành viên của nó phải cố gắng hoàn thành

4 Những hạn chế của trường phái quản trị hành chính

Thứ nhất, hạn chế lớn nhất là xem con người là “con người thuần lý kinh

tế”, bỏ qua các khía cạnh tâm lý – xã hội của con người mà sau này các nhà quản tị theo khuynh hướng tâm lý – xã hội đã cực lực phê phán

Thứ hai, không đề cập đến môi trường Các lý thuyết quản trị thuộc phái này

đã xem tổ chức là một hệ thống khép kín, điều này là không thực tế Cách nhìn nhận này không thấy được ảnh hưởng của các yếu tố môi trường, cũng như các mối quan hệ khác trong tổ chức Các tư tưởng được thiết lập trong một tổ chức ổn định, ít thay đổi, quan điểm quản trị cứng rắn, ít chú ý đến con người và xã hội nên

dễ dẫn tới xa rời thực tế Vấn đề quan trọng là phải biết cách vận dụng các nguyên tắc quản trị cho phù hợp với các yêu cầu thực tế, chứ không phải là từ bỏ các nguyên tắc đó

Thứ ba, không chú trọng đến tính hợp lý trong hành động của nhà quản trị.

Các nguyên tắc quản trị mà tiêu biểu nhất là 14 nguyên tắc quản trị của Fayol có một số nguyên tắc mẫu thuẫn với nhau (ví dụ: Nguyên tắc thống nhất chỉ huy mâu thuẫn với Nguyên tắc Sáng kiến; hay quyền hành theo cấp bậc trong tổ chức lại mẫu thuẫn với quyền hành theo kiến thức chuyên môn; một số nguyên tắc giống như lời kêu gọi dẫn đến tính thuyết phục không cao )

5 Những bài học kinh nghiệm cho công tác quản trị ở nước ta hiện nay.

Thứ nhất, nhà quản trị phải có năng lực để biết mục tiêu của công việc là gì,

để từ đó sắp xếp, tinh gọn tổ chức bộ máy Đó cũng là vấn đề về công tác quản trị của nước ta hiện nay Khi Đảng và Chính phủ muốn tinh gọn bộ máy thì cần biết

người nào thích hợp với vị trí nào? Người nào nên làm việc gì? Để từ đó giảm áp lực cho ngân sách nhà nước hàng năm

Thứ hai, cần quán triệt đến mỗi nhà quản trị, nhân viên, công nhân và người

lao động nhận thức về vai trò lãnh đạo, chỉ đạo của cấp trên nhằm thực hiện tốt mục tiêu của tổ chức Nhưng cũng tránh tình trạng quan liêu, lạm dụng quyền lực trong các cơ quan hành chính, sự nghiệp

Thứ ba, phân công và phối hợp giữa các cấp quản trị một cách có hệ thống

và hợp lý Trong hoạt động công tác quản trị ở nước ta hiện nay, cơ quan hành chính, sự nghiệp đóng vai trò rất quan trọng trong việc phát triển đất nước Bởi vậy, cần thực hiện các mục tiêu theo từng cấp để đạt được mục đích và đạt được yêu cầu mà Đảng, Nhà nước đặt ra cho tổ chức, công ty

Thứ tư, luôn luôn đặt tổ chức trong môi trường mở Tránh tình trạng đánh giá sai, nhận định sai về đối thủ, về nhiệm vụ gây lãng phí thời gian, nguồn lực

Thứ năm, Chính phủ cần bồi dưỡng và đào tạo đội ngũ nhà quản trị hằng năm và lâu dài để thực hiện được mục tiểu tiến nhanh, tiến mạnh lên Chủ nghĩa xã hội Đó cũng là yêu cầu của các công ty tư nhân, phải có đội ngũ quản trị đủ đức,

đủ tài nhằm chèo lái công ty qua những khó khăn, thử thách

6 Kết luận

Từ việc phân tích những đặc trưng, ưu điểm và hạn chế của trường phái quản trị hành chính Em đã nắm vững phần kiến thức này và đem nó triển khai thành một bài tiểu luận hoàn chỉnh

Qua phân tích, em cũng thấy rõ tầm quan trọng của quản trị hành chính Đặc biệt là sự vận dụng của nó vẫn còn nhiều giá trị trong thời đại hiện nay; Nhiều tổ chức vẫn sử dụng nó để áp dụng vào tổ chức nhằm trên cơ sở chắt lọc và cải tiến các nguyên tắc quản trị

Qua đúc rút kinh nghiệm từ các nhà nghiên cứu và vận dụng vào thực tiễn công tác quản trị của nước ta hiện nay Em đã nêu ra một số bài học nhằm nâng cao công tác quản trị cho hiện nay và cho tương lai