Đổi mới nhận thức để nâng cao chất lượng đạo tạo về lĩnh vực quản trị hành chính văn phòng ở bậc đại học

Thông qua bốn vấn đề cơ bản sau đây, ta nhận thức về văn phòng và công tác văn phòng chỉ mới dừng lại ở hoạt động thực tế mà nhận thức một cách chung chung về văn phòng, công tác văn phò

- ĐỔI MỚI NHAN THUC DE NANG CAO CHAT LUONG ĐÀO TẠO VỀ LĨNH VUC QUAN TRỊ HÀNH CHÍNH

VĂN PHÒNG Ở BẬC ĐẠI HỌC

Lê Văn In)

1 Quan niệm truyền thống về quản trị hành chính văn phòng 1.1 Quan niệm về văn phòng

Hiện nay, trong nhiều sách báo, tạp chí và trong thực tiễn, khi nói

về văn phòng, người ta thường hiểu theo bốn nghĩa sau đây:

Thứ nhất, văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của

một cơ quan có chức năng phục vụ sự điều hành của lãnh đạo Các cơ quan có thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn

phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính

Thứ hai, văn phòng còn được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó

Thứ ba, văn phòng là nơi làm việc cụ thể của những người có

chức vụ, có tầm cỡ như nghị sĩ, tổng giám đốc, giám đốc

Thứ tư, văn phòng là một dạng hoạt động trong các cơ quan, tổ chức, trong đó, diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, tức là những công việc có liên quan đến công tác văn thư

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

a Chức năng

Chức năng chung của văn phòng là giúp việc, phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan được tập trung thống

®!'T§, Trường Cán bộ TP Hồ Chí Minh

271

8

- |

ze

`: nhất, đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho mọi hoạt động của |

cơ quan được thường xuyên, liên tục, có hiệu quả É

Như vậy, xét tổng thể, văn phòng có hai chức năng chính:

- Tham mưu tổng hợp, là công việc nghiên cứu, phát hiện, đề xuất (tầm chính sách, biện pháp) giúp lãnh đạo đề ra các quyết định để chỉ

đạo, điều hành công việc có hiệu quả

- Bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật cho mọi hoạt động của lãnh đạo và các bộ phận của cơ quan làm việc có hiệu quả

Trong công tác văn phòng thì hai chức năng trên được đặt ngang

nhau Đối với văn phòng của các cơ quan Trung ương và văn phòng

của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh cấp huyện, công

tác tham mưu tổng hợp được đặt ở vị trí trên

b Nhiệm vụ

Trên cơ sở các chức năng chung, cơ bản của mình, văn phòng

thực hiện các nhiệm vụ chung như sau:

- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan, đơn vị

- Thu thập, xử lý thông tin

- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng

- Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại

- Lập kế hoạch tài chính, quản lý kinh phí hành chính

- Mua sắm trang thiết bị, sửa chữa, bảo quản

- Tổ chức thực hiện công tác y tế

- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng

1.3 Cơ cấu tổ chức và chế độ làm việc của văn phòng

a Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng

- Gồm chánh văn phòng và các phó văn phòng giúp việc

b Cơ cấu tổ chức: gồm hai bộ phận chính

- Bộ phân hành chính, tổ chức

— * Bộ phận quản trị, tài vụ (riêng văn phòng Hội đồng nhân dân

Uỷ ban nhân dân từ cấp huyện trở lên còn có một bộ phận nghiên cứu

tổng hợp)

4 Vai trò, vị trí của văn phòng

Borg Giúp thui trưởng giải phóng được công việc, sự vụ hàng ngày để lập trung xứ lý những công việc chính, quan trọng, đảm bảo dúng

pháp luật, đúng quy chế và kỷ cương trong công tác của toàn cơ quan, đơn vị

—_b Giữ gìn uy tín cho cơ quan, thủ trưởng cơ quan trong việc xử lý công việc và quan hệ công tác với cấp trên, với cấp dưới, với nhản dân

c Bảo đảm sự hoạt động liên tục, thống nhất, nhịp nhàng trong cơ

quan, dù có sự thay đổi cấp lãnh đạo và về nhân sự

Thông qua bốn vấn đề cơ bản sau đây, ta nhận thức về văn phòng

và công tác văn phòng chỉ mới dừng lại ở hoạt động thực tế mà nhận thức một cách chung chung về văn phòng, công tác văn phòng không phân biệt giữa các loại văn phòng: sự khác nhau giữa các loại văn phòng: Văn phòng HĐND và UBND; văn phòng của các cơ quan quản

lý Nhà nước thuộc thẩm quyền riêng như các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Trung ương, văn phòng (phòng hành chính - quản trị) của các đơn vị sự nghiệp như trường học, bệnh viện, các cơ quan nghiên cứu Thiếu hẳn một vấn đề rất quan trọng là nguồn gốc,

bản chất văn phòng, công tác văn phòng Với nguồn gốc, bản chất ấy thì nhận thức, hiểu biết về văn phòng, công tác văn phòng như thế nào cho đúng? Từ đó đưa ra các hệ thống các khái niệm nguyên tắc, các

tiêu chuẩn, các quy trình, các khâu nghiệp vụ thể hiện sự nhận biết một cách có hệ thống về lĩnh vực công tác này trong hoạt động quản lý

của bất kỳ một tổ chức (cơ quan, đơn vị) nào

Do đó, thực tiễn tồn tại rất lâu trong tiềm thức của các nhà quản

lý, kể cả cán bộ công chức đều cho ràng văn phòng và công tác văn phòng chẳng qua là công việc “sự vụ, giấy tờ”; công tác "hậu cần” như

thuật ngữ trong quân sự vẫn dùng: “làm dau tram họ” thậm chí còn tặng cho văn phòng cả I6 chữ vàng: "gọi dạ, bảo vâng, định hồ cắt

đấn, bưng bê, kê dọn, hiếu hỉ, viếng thăm” Vì vậy, chúng ta không lấy

gì ngạc nhiên trong một thời gian dài không có một trường lớp nào đào

273

¥

tạo nghề văn phòng, có chăng chỉ là những lớp bồi dưỡng ngắn hạn với một nội dung chương trình nghèo nàn, thiếu khoa học, chấp vá, chủ

yếu thiên về công tác văn thư lưu trữ hồ sơ Học viên khi kết thúc lớp

học được cấp giấy chứng chỉ đã qua lớp bồi dưỡng ngắn hạn về công

tác văn phòng Chỉ có chục năm trở lại đây mới hình thành ngành về đào tạo quản trị văn phòng ở bậc đại học mà phải ghép với chuyên

Hau quả là, chúng ta thử khảo sát ở bất cứ một văn phòng nao di

là cấp bộ, cấp UBND tỉnh, thành, sở ngành, quận, huyện hoặc trong các đơn vị hành chính sự nghiệp thì chúng ta sẽ biết cán bộ công chức

trong văn phòng là ai? Họ là “dân tay ngang” từ đủ mọi nguồn được

tuyển dụng điều động, bổ sung về văn phòng: Cán bộ công chức,

không được đào tạo chuyên môn (không nghề), học sinh phổ thông trung học thi rớt đại học, cán bộ công chức chuẩn bị nghỉ hưu, thậm

chí cả người dôi ra do sắp xếp lại tổ chức

Với nhận thức và cách làm như vậy, tất yếu văn phòng và công tác

văn phòng không thể có vị trí xứng đáng đích thực như nó trong hoạt

động quản lý của các cơ quan, tổ chức, đơn vị của chúng ta hiện nay Điều đó, buộc chúng ta phải tiếp tục nghiên cứu đổi mới nhận thức về

quản trị hành chính văn phòng trong thời kỳ đổi mới

2 Nhận thức mới về quản trị hành chính - văn phòng

Nhận thức mới về quản trị hành chính văn phòng khác với nhận thức về văn phòng và công tác văn phòng đã được hình thành trước đây

tập trung vào các điểm xuất phát cơ bản sau đây:

2.1 Tính tát yếu khách quan của quản trị hành chính văn phòng

Theo quan niệm của hai nhà quản trị học Koontz và Donnell trong

giáo trình “ Vhững vấn đề cốt yếu của quan lý” thì quản trị là “Có lẽ

không có lĩnh vực hoạt động nào của con người quan trọng hơn là công việc quan lý, bởi vì mọi nhà quản trị ở môi cấp độ và trong mọi

cơ sở đêu có một nhiệm vụ cơ bản là thiết kế và duy trì một môi IFưỜN§

mà trong đó các cá nhân làm việc với nhau trong các nhóm có thể

hoàn thành các niệm vụ và các mục tiêu đã định ”

s

Đảm trách công việc quản lý của mình, các nhà quản trị phải thực

hiện rất nhiều chức năng như: hoạch định tổ chức, nhân sự, lãnh đạo

phối hợp kiểm tra, tài chính

Để thực hiện các chức năng này, các nhà quản trị trước hết phải

thu thập thông tin, xử lý thông tin, đưa ra các quyết định quản lý Thí

dụ như: các nhà quản trị doanh nghiệp muốn quản lý điều hành doanh

nghiệp một cách có hiệu quả phải nắm bắt và xử lý kịp thời các thông -_ tin sau đây:

Thông tin đâu vào

+ Tình hình nguyên vật liệu;

+ Máy móc, thiết bị;

+ Thị trường;

+ Cạnh tranh

Thong tin dau ra

+ Tình hình và kết quả kinh doanh

Thông tin phản hồi

+ Thông tin về phản ứng của nhân viên, người thực hiện và quá trình thực hiện;

+ Về sự phản ứng của đối thủ cạnh tranh,

Thông tín về môi trường - quản trị

+ Thông tin về nhân sự;

+ Thông tin về sản phẩm:

+ Marketing:

+ Tài chính:

+ Chất lượng,

Thong tin vé két qua quan tri

+ Thông tin về lợi nhuận;

+ Thông tin năng suất;

+ Thông tin thị phần:

+ Thông tin cạnh tranh

275

Thông tin về hoạt động quan tri

+ Thông tin về quá trình ra quyết định; it

+ Tổ chức

! đãi Đây là chưa kể các nhà quản trị doanh nghiệp còn phải song song

thực hiện các nhiệm vụ khác hỗ trợ cho các hoạt động của doanh

nghiệp như cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện đi lại làm việc, sinh hoạt Như vậy, các nhà quản trị phải thực hiện một khối lượng công việc ngổn ngang và phức tạp, tốn rất nhiều thời gian và công sức

cho cả những vấn đề có tính chiến lược và cho cả những vấn đề mang tính kỹ thuật, nghiệp vụ, sự vụ, giấy tờ thuần tuý Chác chắn không

một nhà quản trị nào gánh nổi, họ nhất thiết phải nhờ đến hoạt động

hỗ trợ trong việc thu thập thông tin, xử lý thông tin và các dịch vụ phục vụ cho các bộ phận cấu thành cho doanh nghiệp Hoạt động hỗ

trợ này được gọi là hoạt động hành chính văn phòng

Vậy hoạt động hành chính văn phòng (công tác hành chính văn phòng) chính là hoạt động thu thập thông tin, xử lý thông tin và dịch

vụ hỗ trợ cho các nhà quản trị và cả các bộ phận khác trong tổ chức,

dù cho đó là cơ quan, đơn vị, hay doanh nghiệp Đó là hoạt động tất

yếu, khách quan, không phải do ý muốn chủ quan làm cũng được,

không làm cũng được Và, muốn cho hoạt động hành chính văn phòng

có hiệu quả cũng như hoạt động quản trị thì Rt quan trị hoạt động hành chính văn phòng Quản trị hành chính văn phòng cũng phải thực hiện các chức năng như: hoạch định, tổ chức, phối hợp tiêu chuẩn hoá,

kiểm soát và các nhà quản trị phải trực tiếp lãnh đạo các tổ chức (bộ

phận phòng, ban) làm công tác quản trị hành chính văn phòng

2.2 Chức năng, nhiệm vụ cơ bản của quản trị văn phòng hiện nay

Đứng trước một thế giới với những đặc điểm nổi bật:

- Khoa học - kỹ thuật tiến như vũ bão

- Sự toàn cầu hoá các thị trường, cạnh tranh gay gắt, khốc liệt

- Sự bùng nổ thông tin đòi hỏi phải xử lý kịp thời

- Sự xuất hiện máy vi tính một cách phổ biến

»

- Nhận thức xã hội của loài người về bản thân con người và xã hội được nâng cao lên một bước mới - cùng chung sống trên một khu vực, hành tỉnh hội nhập và phát triển

Các nhà quản trị học đều nhận thấy rằng: Nếu trước đây trong

pent động sản xuất kinh doanh chỉ tập trung vào các dây chuyền công nghệ, các xưởng, các dịch vụ, văn phòng doanh nghiệp chỉ là nơi giải

quyết công việc sự vụ giấy tờ, có tính thụ động, thì ngày nay phải xác

định lại vị trí, vai trò, chức năng của văn phòng doanh nghiệp trong hoạt động sản xuất kinh doanh Vị trí, vai trò đó là sự chủ động hỗ trợ

tích cực (yểm trợ tích cực) cho hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm

góp phần tăng năng suất, chấp nhận thách thức cạnh tranh kinh tế - xã hội, phải chuyển hắn một trọng tâm của quản trị học doanh nghiệp sang nghiên cứu phát triển quản trị học hành chính - văn phòng nhất là văn phòng hiện đại Các nhà quản trị học đã rút ra kết luận: Một doanh

nghiệp làm ăn có lợi nhuận cao là một doanh nghiệp quản trị hành

chính - văn phòng tốt Và, ngược lại không có trong thực tế một doanh

nghiệp quản trị hành chính - văn phòng kém mà lại có lợi nhuận cao

Từ đó suy ra các cơ quan, tổ chức hoạt động khác cũng không thể có

hoạt động quản trị hành chính - văn phòng đi ngoài tính quy luật này

Vậy có thể kết luận như sau: Để làm được vai trò chủ động yểm

trợ cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đơn vị nói chung, cho

doanh nghiệp nói riêng góp phan tăng hiệu quả hoạt dong, tang nang

suất chấp nhận thách thức của thời kỳ mới với những đặc điểm nêu

trên, chức năng nhiệm vụ cơ bản của quản trị hành chính - văn phòng trong hoạt động của tất cả các tổ chức (cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp)

là chủ động thu thập thông tin

- Mới (hoặc mới được bổ sung) về nội dung hoạt động của tổ chức

(cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp)

- Nhanh chóng, kịp thời về thời gian

- Chất lọc, dễ hiểu về hình thức

Tuy nhiên, chức năng cơ bản của quản trị hành chính - văn phòng nói chung trên đây khi thực hiện ở các loại hình tổ chức (các cơ quan,

don vi, doanh nghiệp) khác nhau lại được thể hiện ở những điểm đặc

thù khác nhau

277

2.3 Tổ chức bộ máy làm việc các văn phòng

-Văn phòng HĐND và UBND với chức năng tham mưu tổng hợp,

phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành công tác HĐND và UBND

nhằm đảm bảo tính thống nhất, tính liên tục có hiệu quả thì bộ phận cơ

cấu cơ bản nhất, quan trọng nhất phải là các tổ chuyên viên nghiên cứu tổng hợp Số lượng các tổ này được phân công theo dõi một hoặc một

số lĩnh vực cụ thể và phải là những người có trình độ, năng lực, có khả

năng thu thập thông tin, đề xuất với thường trực HĐND và thường trực

UBND những phương hướng, giải pháp cụ thể Những người tổ trưởng,

tổ chuyên viên phải có trình độ như một phó giám đốc sở, ngành thành

phố tỉnh thành hoặc trưởng phó phòng đối với cấp quận, huyện

-Văn phòng doanh nghiệp với chức nang co bản nhất là thu thập

thông tin, xử lý thông tin, yểm trợ hành chính cho lãnh đạo ra quyết

định kịp thời, chính xác, có hiệu quả, văn phòng doanh nghiệp phải thực

hiện hàng loạt nhiệm vụ mang tính tác nghiệp, chuyên môn sâu Văn

phòng doanh nghiệp phải tập trung hình thành các cơ cấu hợp lý theo

tính chất chuyên môn sâu của từng nhiệm vụ như kế toán - tài chính, kế hoạch - thống kê, quản lý nhân sự, hành chính tổng hợp Những cơ

cấu này sẽ là cơ sở cho vệc lựa chọn mô hình tổ chức hợp lý của văn phòng doanh nghiệp theo quy mô và phạm vi hoạt động Có ba mô hình quản trị hành chính - văn phòng mà doanh nghiệp có thể lựa chọn

+ Mô hình tập trung

Đặc trưng của mô hình này là tất cả các nÑiệm vụ thuộc về chức năng thu thập thông tin, xử lý thông tin yếm trợ hành chính cho lãnh

đạo ra quyết định đều được tập trung về văn phòng, các bộ phận, các

phòng ban thuộc văn phòng được phân công thực hiện II nhiệm vụ

chung hay chia theo từng nhóm công việc Mô hình này được áp dụng

ở các hãng, các công ty, các tập đoàn lớn

+ Mô hình 2: Kiểu phân tán

Đặc trưng của mô hình này là tất cả các nhiệm vụ thực hiện chức

năng thu thập thông tin, xử lý thông tin yểm trợ hành chính cho lãnh

đạo ra quyết định đều do các phòng, ban, khối đơn vị trực thuộc tổng công ty thực hiện Tại tổng công ty chỉ có một bộ phận nhỏ gọi là văn

phong tổng giám đốc thực hiện chức năng dịch vụ phục vụ cho lãnh

đạo của ban giám đốc tống công ty và giữ con dấu Mô hình kiểu phân tán này được áp dụng phổ biến trong các doanh nghiệp, dịch vụ — kinh

doanh như hàng thương mại và dịch vụ

_ + M6 hinh 3: Kiéu mot nita tap trung, một nửa phân tán

Đặc trưng của kiểu mô hình này là những nhiệm vụ thuộc chuyên

môn được tách ra từ các phòng, ban chức năng riêng như: phòng kế toán - tài vụ, phòng kế hoạch - thống kê, phòng quản trị nhân sự Các nhiệm vụ còn lại như công tác viễn thông, công tác văn thư - lưu trữ,

xử lý văn bản, công tác tổng hợp, công tác quản trị được tập hợp lại thành phòng hành chính - quản trị Mô hình này thường được áp dụng cho các xí nghiệp, công ty nhỏ Các phòng chức năng làm tham mưu cho lãnh đạo Phòng hành chính - quản trị giải quyết những vấn đề sự

vụ giấy tờ cho toàn bộ hoạt độngcủa công ty, xí nghiệp

2.4 Năng lực, phẩm chất của quản trị viên hành chính - văn phòng Xuất phát từ nhận thức tính tất yếu khách quan của hoạt động hành chính - văn phòng và quản trị hành chính - văn phòng Trong hoạt động quản trị các tổ chức (cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp) dân

đến việc xác định chức năng, nhiệm vụ của quản trị hành chính - văn

phòng một cách khoa học, nhất là đứng trước một thế giới với những

đặc điểm đã nêu trên và đặc biệt là nhận thức về vai trò của khoa học

quản trị hiện đại đã hình thành một nhận thức mới về quản trị hành chính - văn phòng Đó là muốn hoàn thành chức năng, nhiệm vụ cơ

bản của quản trị hành chính - văn phòng là thu thập thông tin, xử lý thông tin yểm trợ hành chính cho lãnh đạo trong quản lý điều hành và

thực hiện các dịch vụ phục vụ cho lãnh đạo, cho tất cả các bộ phận,

trong tổ chức(cơ quan, đơn vị) cho cán bộ nhân viên đòi hỏi các nhà quản trị hành chính - văn phòng phải có năng lực, trình độ phẩm chất tương xứng để có thể đáp ứng yêu cầu hình thành, xây dựng và phát

triển văn phòng hiện đại trên con đường mới phát triển kinh tế - xã hội

ở nước ta

Những tiêu chuẩn, phẩm chất của quản trị viên văn phòng được cụ thể hoá như sau:

279

e f

- Phải được đào tạo kiến thức tổng quát về quản trị và đào tạo chuyên môn về quản trị hành chính - văn phòng abl i |

- Có khả năng thực hiện nhiệm vụ được giao biết uỷ nhiệm công t 5 |

- Có khả năng hướng dãn nghiệp vụ chuyên môn cho nhân viên dưới quyền

- Có khả năng nghiên cứu khoa học quản trị hành chính - văn

- Gần gũi, hoà đồng với nhân viên nhằm nắm thông tin hai chiều (trên xuống và ngược lại), tạo ra được không khí thân thiện trong cơ

quan, đơn vị

- Có óc khôi hài nhằm làm xoa dịu tình huống căng thẳng

- Phong cách làm việc lịch sự, khéo ngoại giao(có ý nghĩa giành được sự hồ trợ, hợp tác của người khác)

- Kiêm chế xúc động bởi công chức, nhân viên của bộ phận hành chính, văn phòng dễ bị kích động, chỉ trích, phê phán, do đó phải biết

tự kiềm chế để giữ được bình tĩnh trong mọi tình huống kể cả những tình huống xấu, tưởng chừng có xung đột xảy ra

- Tự tin trong công việc xử lý thông tin phục vụ, đảm bảo rằng lãnh đạo, chuyên viên khác xử lý cũng như vậy (nhất là những việc có

tính bức xúc)

- Có óc phán đoán - thu thập dữ kiện cần thiết, phân tích thông tín

để hỗ trợ cho các bộ phận khác

- Khả năng nói: Nhà quản trị hành chính phải biết ăn nói nhằm

thuyết phục cấp trên, đồng nghiệp và cấp dưới chấp nhận những thủ

tục mới, các phương pháp hành chính mới

2.5 Chương trình, giáo trình, tài liệu đào tạo bồi dưỡng

Quản trị viên hành chính - văn phòng, nhân viên văn phòng được

đặt ra một cách tất yếu trên cơ sở thay đối nhận thức về bản chất đích

thực của quản trị hành chính - văn phòng là thu thập thông tin, xử lý

thông tin yềm trợ hành chính cho lãnh đạo thực hiện chức năng quản

trị tÔ chức (cơ quan đơn vị)