VẤN ĐỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG, QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRONG THỜI KÌ 4.0

VẤN ĐỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG, QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRONG THỜI KÌ 4.0

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN

TRƯỜNG NGOẠI NGỮ

TIỂU LUẬN

Đề tài:

VẤN ĐỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG, QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRONG THỜI KÌ 4.0

Nhóm học phần:

Sinh viên thực hiện:

Nhóm học phần:

Nhóm học phần:

Thái Nguyên, Ngày 15 Tháng 08 Năm 2021

ĐẠI HỌC THÁI NGUYÊN

TRƯỜNG NGOẠI NGỮ

TIỂU LUẬN

Đề tài:

VẤN ĐỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG, QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG TRONG THỜI KÌ 4.0

Nhóm học phần:

Sinh viên thực hiện:

Nhóm học phần:

Nhóm học phần:

Thái Nguyên, Ngày 15 Tháng 08 Năm 2021

2

KẾT QUẢ CHẤM TIỂU LUẬN Điểm

Nhận xét của CB chấm 1

CB chấm 1

(Kí, ghi rõ họ tên)

Bằng số Bằng

chữ

Điểm

Nhận xét của CB chấm 2

CB chấm 2

(Kí, ghi rõ họ tên)

Bằng số

Điểm Bằng số Bằng chữ

LỜI CÁM ƠN

Lời đầu tiên, cho phép Tôi xin được gửi những lời cảm ơn chân thành nhất tới nhà trường, Thầy/Cô bộ môn đã góp phần vào sự thành công của bài tiểu luận

Xin đươc cám ơn Trường Ngoại Ngữ-ĐHTN với hệ thống tài liệu, cơ sở vật chất, thiết bị, tạo cơ hội để sinh viên tiếp cận thông tin, dữ liệu nhanh chóng và thuận tiện

Xin được gửi lời cám ơn chân thành tới giảng viên hướng dẫn, cám ơn sự định hướng, chỉ bảo nhiệt tình về những điều cần thiết trong bài tiểu luận, những kiến thức

mà Cô đã trang bị trong suốt một kì học vừa qua mà nhờ đó em có thể hoàn thành bài tiểu luận với cách tốt nhất Sự nhiệt huyết, tận tâm, góp ý kiến của Cô đã là nguồn cảm hứng, động lực, kim chỉ nan quan trọng giúp em trong quá trình làm bàì

Xin được gửi lời cám ơn tới chính bản thân mình đã cố gắng trau dồi kiến thức, không ngừng học hỏi, sáng tạo để tạo nên sản phẩm này

Với lượng kiến thức còn hạn chế, do vậy sẽ không tránh khỏi sự thiếu sót trong quá trình làm bài Rất mong sẽ nhận được sự đóng góp để bài tiểu luận trở nên suất sắc hơn, trở thành tài liệu nghiên cứu có giá trị, đặc biệt là trong thực tiễn

ĐỀ BÀI SỐ 1: Tại sao văn phòng của cơ quan, doanh nghiệp cần được hiện đại hóa? Phân tích nội dung của hiện đại hóa văn phòng? Đề xuất biện pháp nâng cao chất lượng Quản trị hành chính văn phòng thời công nghiệp 4.0?

Mục lục

Chương 1: PHẦN NỘI DUNG 6

1.1 Lý do chọn đề tài 6

1.2.Mục đích khi phân tích đề tài 6

1.3.Nhiệm vụ 7

1.4.Phương pháp nghiên cứu 7

Chương 2:PHẦN NỘI DUNG 8

2.1.Tổng quan về Văn Phong 8

2.1.2.Các mô hình văn phòng 10

2.2 Các văn phòng của cơ quan, doanh nghiệp cần được hiện đại hóa 11

2.2.1 Vị trí quan trọng của văn phòng 11

2.2.2 Tại sao văn phòng của cơ quan, doanh nghiệp cần được hiện đại hóa 12

2.3.Nội dung công nghiệp hoá hiện đại hoá 12

2.4 Đề xuất biện pháp nâng cao chất lượng Quản trị hành chính văn phòng thời công nghiệp 4.0 14

TÀI LIỆU THAM KHẢO 17

Danh mục hình ảnh

STT Chữ cái viết tắt Nguyên nghĩa

6 CMKHCN 4.0 Cách mạng khoa học công nghệ 4.0

6

Chương 1: PHẦN NỘI DUNG

1.1 Lý do chọn đề tài

Cùng với sự nghiệp đổi mới đất nước, quá trình CNH-HĐH, xu hướng hợp tác

tế, dưới sự lãnh đạo của Đảng, chúng ta đã đạt được những thành tựu nổi bật Từng là một trong những nước nghèo nàn, lạc hậu, bị chiến tranh tàn phá một cách nặng nề, bị những chính sách cấm vận bó buộc Giờ đây, chúng ta đã thay đổi được cơ bản bộ mặt đất nước, xác lập vị thế, tiếng nói trên trường quốc tế

Khi bước vào thế kỉ 21, xu hướng hợp tác toàn cầu, phát triển của nhân loại, kỉ nguyên của công nghệ số đặt ra nhiều thách thức và cơ hội cho mỗi quốc gia, các vùng lãnh thổ Nếu như bỏ qua điều đó, nguy cơ bị tụt hậu so với phần còn lại của thế giớ là rất lớn Do vậy, mỗi quốc gia, mỗi ngành không ngừng đổi mới, áp dụng thành tựu khoa học kĩ thuật vào sản xuất để nâng cao hiệu suất, chất lượng công việc, đặc biệt là trong lĩnh vực văn phòng bởi “Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm bắt được tình hình Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai, thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng”

Sự phát triển của khoa học, công nghệ, máy tính điện tử, kĩ thuật viễn thông là những cơ hội to lớn giúp hiện đại hóa văn phòng, thoát khỏi tình trạng bị động, chức năng phục vụ hậu cần, công việc giấy tờ lấn át công việc xử lí thông tin của văn

phòng Tuy nhiên, đó cũng là những thách thức lớn khi việc áp dụng vào còn gặp nhiều khó khăn bởi nguồn lực của văn phòng còn nhiều hạn chế, người lao động chưa được chú trọng đào tạo Với những vấn đề tồn đọng đó, bằng cái nhìn khách quan nhất, sự tìm hiểu tình hình cụ thể, bài luận nhằm mục đích đưa ra những lí do, nội dung của việc hiện đại hóa văn phòng, những biện pháp nâng cao chất lượng quản trị hành chính văn phòng ở nước ta hiện nay

=>Chính từ những nhận biết tầm quan trọng trên,nhóm em đã quyết định phân tích đề

tài “ VẤN ĐỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG,QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN

PHÒNG TRONG THỜI KÌ 4.0”

1.2.Mục đích khi phân tích đề tài

+Tìm hiểu về văn phòng cơ quan doanh nghiệp

+Nhận biết tầm quan trọng của công nghiệp hoá,hiện đại hoá

+Tìm hiểu được tại sao cần đổi mới văn phong theo CNH,HDH

+ Đề xuất biện pháp nâng cao chất lượng Quản trị hành chính văn phòng thời

công nghiệp 4.0

1.3.Nhiệm vụ

+Trình bày được tổng quan về văn phòng

+Đưa ra được tại sao cần phải hiện đại hoá văn phòng

+Trình bày nội dụng công nghiệp hoá hiện đại hoá văn phòng

+Trình bày đề xuất biện pháp để nâng cao chất lượng Quản trị văn phòng thời công nghiệp 4.0

1.4.Phương pháp nghiên cứu

Để phân tích, nghiên cứu về đề tài trên,em đã sử dụng một số phương pháp như:phân tích, nghiên cứu tài liệu,quan sát, điều tra, khảo sát thục tế…

8

Chương 2:PHẦN NỘI DUNG

2.1.Tổng quan về Văn Phong

Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, doanh nghiệp, nơi thu thập thông tin hỗ trợ hoạt động quản lí, nơi chăm lo mọi hoạt động hậu cần, đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, văn phòng

*Đặc điểm:

 Là bộ máy được tổ chức thích hợp với đặc điểm của từng cơ quan

 Phải có đặc điểm hoạt động giao dịch với cơ sở vật chất nhất định Quy mô của các yếu tố vật chất này tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm, hoạt động của công tác văn phòng

*Các yếu tố tạo thành văn phòng:

 Con người, các nhà quản trị viên, nhân viên, hệ thống thiết bị máy móc

 Hệ thống nguyên tắc, thủ tục, nghiệp vụ, hành chính văn phòng

*Chức năng của văn phòng bao gồm: chức năng điều hành; chức năng tham mưu, tổng hợp; chức năng hậu cần Văn phòng là đầu mối giúp viêc lãnh đạo thông qua ba chức năng trên Các chức năng vừa độc lập, vừa hỗ trợ cho nhau

*Nhiệm vụ của văn phòng

 Xây dựng chương trình và tổ chức, đôn đóc thực hiện chương trình, lịch làm viêc

 Thu thập xử lí, quản lí và xử lí thông tin, để từ đó tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động trong đơn vị

 Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chịu trách nhiệm pháp lí, kĩ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành

 Tổ chức giao tiếp, đối nội đối ngoại, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ quan tổ chức khác

 Lập kế hoạch tài chính, dự đoán kinh phí hằng năm, quý, chi trả lương,

thưởng…

 Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngữ cán bộ nhân viên trong văn phòng, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính văn phòng

 Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe, trật tự, an ninh

 Đảm bảo nhu cầu, hậu cần, kinh phí chi tiêu quản lí, vật tư, tài sản của cơ quan

*Quản trị hành chính văn phòng

Quản trị hành chính văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa, hợp tác thông tin

*Chức năng của quản trị hành chính văn phòng bao gồm:

 Hoạch định công việc hành chính văn phòng: Hoạch định là chức năng đầu tiên giữ vai trò mở đường cho hoạt động quản trị văn phòng Nó là căn cứ triển khai đồng bộ và có trong tâm, trọng điểm công tác của văn phòng trong thời gian nhất định Hoạch định tăng tính chủ động trong công tác của văn phòng nói riêng và cơ quan nói chung

 Xây dựng chương trình kế hoạch công tác thường kì của cơ quan và chính bản thân VP

 Hoạch định các cuộc họp của cơ quan và của lãnh đạo cơ quan

 Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan

 Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan

 Hoạch định kinh phí bảo đảm cho các hoạt động của cơ quan

 Xác định nhu cầu nhân sự làm công tác văn phòng: trên cơ sở chức năng, nhiệm

vụ và quyền hạn phạm vi hoạt động của văn phòng, thủ trưởng văn phòng sẽ xây dựng phương án nhu cầu về nhân sự đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định

*Tổ chức công việc hành chính văn phòng

 Thiết lập bộ máy văn phòng phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao

 Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng để đạt hiệu quả, nhằm phối hợp

hỗ trợ cho các hoạt động của các bộ phận khác trong cơ quan đơn vị

 Phân công bố trí công việc cụ thể cho trong bộ phận từng người căn cứ vào nhu cầu công việc, trình độ chuyên môn và năng lực của mỗi người

*Tuyển chọn và phát triển nguồn nhân lực của văn phòng

 Lãnh đạo công việc hành chính văn phòng: Lãnh đạo là hoạt động tác động, thúc đẩy, hướng dẫn và chỉ đạo người khác để đạt được những mục tiêu đã đề

ra Chánh văn phòng sẽ lãnh đạo đội ngũ lao động văn phòng thực hiện các nhiệm vụ của văn phòng Để thực hiện được vai trò này, chánh văn phòng phải

có những tiêu chuẩn và phương pháp làm việc hiệu quả

 Kiểm soát công việc hành chính văn phòng

10

 Kiểm tra hành chính: kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế làm việc, quy trình công tác

 Kiểm tra công việc: kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn của văn phòng có thực hiện theo đúng tiêu chuẩn, thủ tục, kế hoạch đã đề ra hay không

 Kiểm tra nhân sự: xem xét việc thực hiện các quy chế làm việc và đánh giá năng lực của cán bộ nhân viên văn phòng

2.1.2.Các mô hình văn phòng

Tùy theo chức năng mà có thể phân chia văn phòng thành nhiều nhóm khác nhau Để thuận tiện cho việc theo dõi chúng tôi chia thành 2 loại hình văn phòng Văn phòng theo chức năng và và phòng làm việc

+ Văn phòng chức năng

Theo quan niệm Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị thì ở các cơ quan thẩm

quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng (ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng đảng ủy, văn phòng nhà đất vv…)

Đặc điểm chung đây thường là các đơn vị trực thuộc cơ quan nhà nước, tùy theo mức thẩm quyền mà thừa hành và xử lý các công việc khác nhau từ tầm vi mô đến vĩ mô

+ Văn phòng làm việc

Văn phòng làm việc có thể được đặt tại các tòa nhà chuyên nghiệp hoặc đơn giản đó chỉ là một căn hộ, 1 gian phòng được thiết kế để làm việc Nếu bạn làm việc tại các tòa nhà văn phòng chuyên nghiệp đó có thể còn nằm trong các loại hình văn phòng sau đây:

+ Văn phòng ảo

Văn phòng ảo là loại hình văn phòng chỉ dùng địa chỉ để đăng ký thành lập doanh nghiệp Văn phòng ảo có thể tiếp nhận bưu kiện, văn bản; đôi khi có teher tiếp khách, tổ chức sự kiện, hội họp hay hỗ trợ khách hàng Loại hình văn phòng ảo thường không yêu cầu diện tích lớn, vì vậy tiết kiện được chi phí phát sinh Văn phòng ảo là lựa chọn cho cá nhân kinh doanh nhỏ

+ Văn phòng làm việc truyền thống

Là loại hình văn phòng phổ biến Văn phòng truyền thống mang tính ổn định và lâu dài Loại hình văn phòng này, doanh nghiệp có thể tự do trang trí, sinh hoạt cũng như phát triển theo ý thích

Văn phòng truyền thống đảm bảo sự riêng tư cũng như yên tĩnh cho nhân viên Tuy nhiên sẽ phát sinh thêm các chi phí khác như phí dịch vụ, tiền điện nước, sửa chữa, …

+ Văn phòng chia sẻ

Văn phòng chia sẻ là nơi làm việc của 1 hoặc nhiều công ty khác nhau Văn phòng chia sẻ phù hợp với các công ty nhỏ Loại hình văn phòng này giải quyết bài toán chi phí cho doanh nghiệp, nhưng vẫn mang đến sự tin tưởng của khách hàng cũng như đối tác

2.2 Các văn phòng của cơ quan, doanh nghiệp cần được hiện đại hóa.

2.2.1 Vị trí quan trọng của văn phòng

*Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm được tình hình Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng

*Văn phòng có tầm quan trọng “đặc biệt”, vì:

 Văn phòng là trung tâm xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo CQ, DN;

 Hiệu quả hoạt động của văn phòng có tác dụng trực tiếp đến tính chính xác và kịp thời của các quyết định quản lý của người lãnh đạo;

 Công việc văn phòng không chỉ diễn ra trong nội bộ văn phòng mà còn diễn ra trong phạm vi toàn CQ, DN nên đã có tác động, tầm ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của toàn bộ CQ, DN;

 Văn phòng là đầu mối giao tiếp, là bộ mặt của cơ quan, là “hình ảnh nhìn thấy” của một CQ, DN và do đó cũng gắn liền với uy tín, hiệu quả hoạt động của cơ quan và phản ánh chính năng lực quản lý, điều hành của người lãnh đạo CQ,

DN đó Tác giả Marc MC Cormack trong cuốn Những gì người ta không dạy bạn tại Truờng kinh doanh Harvard đã rất có lý khi cho rằng: “…bề ngoài của một văn phòng - gọn gàng sạch sẽ như thế nào, tổ chức ngăn nắp ra sao - có thể

có ảnh hưởng sâu sắc đến vấn đề hoàn thành công việc nhanh chóng …” và

“Mức độ hiệu quả của một văn phòng tỷ lệ mật thiết với hình thức văn phòng

đó trông có vẻ hiệu quả như thế nào”

12

2.2.2 Tại sao văn phòng của cơ quan, doanh nghiệp cần được hiện đại hóa.

 Xu thế phát triển tất yếu của thời đại như toàn cầu hóa, xây dựng nền kinh tế tri thức, cạnh tranh kinh tế gay gắt đòi hỏi mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong xã hội đều phải không ngừng đổi mới và hiện đại hóa Trong bối cảnh đó, văn phòng cần được nhanh chóng chuyển từ văn phòng kiểu cũ sang văn phòng kiểu mới

 Xuất hiện bùng nổ thông tin, là hiện tượng phản ánh dưới dạng thông tin bởi sự hội tụ đột ngột của các yếu tố mang tính thời đại Bùng nổ thông tin đã làm cho các nhà quản lý, các chủ DN hiểu ra rằng: thông tin là nguồn lực quan trọng nhất, vượt lên mọi nguồn lực khác, đúng như Mike Harvey, tác giả của cuốn Quản trị hành chính văn phòng đã khẳng định: “Trong thế giới thương mại, công nghiệp và chính quyền hiện nay, thông tin là nguồn lực quan trọng nhất hiện có”

 Thông tin vô cùng quan trọng và do vậy nắm lấy thông tin, xử lý tốt nhất thông tin phục vụ cho lãnh đạo, quản lý, sản xuất và kinh doanh trở thành mục tiêu hàng đầu của mọi cấp quản lý Văn phòng kiểu cũ không còn thích hợp nữa Văn phòng ngày nay cần hướng toàn bộ hoạt động của mình vào xử lý thông tin

và phải thực sự trở thành một trung tâm xử lý thông tin Do vậy, các chủ DN đã giành sự thích đáng đến văn phòng, đến công việc quản trị văn phòng Từ đó họ

đã cùng các nhà quản trị học đầu tư thích đáng về tiền của, công sức, trí tuệ để nâng cấp văn phòng trở thành những văn phòng hiện đại

2.3.Nội dung công nghiệp hoá hiện đại hoá

1 Đổi mới nhận thức về vị trí, chức năng, phạm vi của văn phòng, công tác văn phòng Cụ thể là:

+Nhận thức đúng về vị trí, vai trò của văn phòng

+Quan niệm đầy đủ hơn về chức năng của văn phòng: Văn phòng vẫn thường

thực hiện 2 chưc năng cơ bản là tham mưu tổng hợp và phục vụ hậu cần Tuy vậy,

trong văn phòng hiện đại, xử lý thông tin và cao hơn nữa là chủ động xử lý thông tin được coi là hoạt động chủ yếu, bao trùm toàn bộ công việc văn phòng và do vậy,

người ta nhấn mạnh họat động đó và cho rằng, đó là “Chức năng chủ động xử lý thông

tin yểm trợ hành chính của văn phòng hiện đại”