Kế toán tài chính bài 4

• Các khoản phải thu là khoản phát sinh trong quan hệ thương mại, thanh toán, tài chính và là một bộ phận thuộc tài sản lưu động bị chiếm dụng tạm thời như các khoản nợ của khách hàng,

BÀI 4: KẾ TOÁN CÁC KHOẢN PHẢI THU

Nội dung

• Kế toán các khoản phải thu

• Kế toán các khoản ứng trước

• Kế toán dự phòng phải thu khó đòi

• Bài này sẽ hướng dẫn bạn nguyên tắc và

phương pháp kế toán của đối tượng kế toán

khoản phải thu

• Các khoản phải thu là khoản phát sinh trong

quan hệ thương mại, thanh toán, tài chính và là

một bộ phận thuộc tài sản lưu động bị chiếm

dụng tạm thời (như các khoản nợ của khách

hàng, các khoản chi hộ, giá trị tài sản thuế chưa

xử lý…) Vì vậy, cần phân loại ghi chép chi tiết,

quản lý chặt chẽ để thu hồi đúng hạn và nếu có

thể thì thu hồi trước hạn để phòng ngừa rủi ro

nợ khó đòi

• Cuối niên độ, kế toán tiến hành đối chiếu công

nợ, kiểm tra các khoản phải thu Nếu có các

khoản phải thu đã quá hạn và các khoản phải

thu chưa đến hạn nhưng có đủ bằng chứng là

một khoản rủi ro khó đòi thì tiến hành lập dự

phòng để phòng ngừa rủi ro

• Theo chế độ kế toán, các khoản phải thu được

Học xong bài này, các bạn sẽ:

• Nắm được nội dung các khoản phải thu và các khoản ứng trước trong doanh nghiệp

• Trình tự ghi sổ các nghiệp vụ liên quan tới khoản phải thu của khách hàng, thuế GTGT được khấu trừ, các khoản phải thu khác, các khoản tạm ứng cho công nhân viên, các khoản chi phí trả trước, cầm cố, ký cược, ký quỹ

• Nguyên tắc và phương pháp lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi

TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP

Tình huống

Maritime Bank đáp ứng nhu cầu vay vốn của Quý

khách hàng để sản xuất, kinh doanh, dịch vụ tiêu

dùng và đầu tư phát triển,… với hình thức cho vay

linh hoạt, thủ tục đơn giản và đặc biệt không cần tài

sản bảo đảm Vì vậy mà nhu cầu về tính thanh

khoản của vốn tại doanh nghiệp là hết sức cần thiết

Do các doanh nghiệp thường xuyên bán hàng trả

chậm nhưng lại cần vốn lưu động phục vụ cho hoạt

động sản xuất kinh doanh

Với sản phẩm cho vay các khoản phải thu, doanh nghiệp sẽ được Maritime Bank ứng trước

một khoản tiền dựa trên giá trị khoản phải thu

Câu hỏi

Vậy thế nào là khoản phải thu mà ngân hàng có thể cho vay?

4.1 Kế toán các khoản phải thu

Phải thu khách hàng là khoản phải thu phát sinh khi

doanh nghiệp đã cung cấp thành phẩm, hàng hóa và

dịch vụ, đã được khách hàng chấp nhận thanh toán

nhưng chưa thu được tiền

Kế toán mở sổ chi tiết theo dõi đến từng khách hàng về

số tiền phải thu, đã thu, được ứng trước và còn phải thu

Cuối niên độ kế toán, kế toán kiểm tra công nợ của

từng khách hàng, nếu có những khoản nợ quá hạn hoặc chưa đến hạn mà khách hàng gặp khó khăn về tài chính như phá sản, giải thể thì kế toán cần tính toán để lập dự phòng, nhằm phản ánh đúng tình hình tài chính của doanh nghiệp

4.1.1.1 Chứng từ kế toán

Các nghiệp vụ phát sinh các khoản phải thu đều được theo dõi qua chứng từ kế toán gốc

• Hóa đơn GTGT (mẫu số 01GTGT-3LL)

• Hóa đơn bán hàng thông thường (mẫu số 02GTGT-3LL)

• Phiếu thu (có thể có)

Khi phát sinh khoản phải thu, trên chứng từ kế toán gốc sẽ ghi rõ số tiền phải thu Nếu khách hàng trả thì sẽ giảm khoản phải thu của khách hàng đó, nhiều doanh nghiệp thường dùng phiếu thu để ghi nhận nghiệp vụ này

4.1.1.2 Tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán sử dụng để hạch toán các khoản phải thu khách hàng là tài khoản kế toán 131 (được chi tiết đến từng đối tượng)

Kết cấu của tài khoản kế toán 131 được trình bày trong sơ đồ 4.1 dưới đây:

- Số tiền điều chỉnh chênh lệch tỷ giá tăng

về số dư phải thu bằng ngoại tệ

- Số tiền giảm giá và chiết khấu thanh toán cho các khách hàng

- Bù trừ công nợ

- Số tiền đã thu của khách hàng (kể cả ứng trước)

- Số tiền điều chỉnh chênh lệch tỷ giá giảm

về số dư phải thu bằng ngoại tệ cuối kỳ

- Nợ khó đòi đã xử lý

SDCK :

Số tiền còn phải thu của khách hàng

SDCK:

Số tiền được khách hàng ứng trước

Sơ đồ 4.1: Kết cấu của tài khoản kế toán 131 “Phải thu của

khách hàng”

Chú ý

Trên Bảng cân đối kế toán (mẫu số B01-DN) cần tổng hợp và tách riêng tổng số tiền phải thu khách hàng (số dư nợ) và tổng số tiền các khách hàng ứng trước (số dư có)

4.1.1.3 Trình tự ghi sổ một số nghiệp vụ kế toán các khoản phải thu khách hàng

(1) Bán hàng và một số hoạt động khác như: thanh lý TSCĐ, chưa thu tiền… kế toán ghi:

Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng

Có TK 511: Doanh thu từ bán hàng

Có TK 711: Doanh thu từ các hoạt động khác

Có TK 33311: Thuế GTGT phải nộp

(2) Giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, kế toán ghi:

Nợ TK 531, 532: Các khoản giảm giá hàng bán, doanh thu hàng bán bị trả lại

Nợ TK 333: Thuế GTGT phải nộp

Có TK 131: Phải thu của khách hàng

(3) Chi hộ khách hàng hoặc trả lại tiền thừa cho khách hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng

Có TK 111, 112, 113 ,

(4) Khách hàng trả tiền, bù trừ công nợ với số phải thu trước đó, kế toán ghi:

Nợ TK 331: Phải trả nhà cung cấp, khách hàng

Có TK 131: Phải thu của khách hàng

(5) Hạch toán số tiền đã thu trong khoản phải thu của khách hàng (kể cả số tiền ứng trước), kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112, 113: Phương thức trả tiền tương ứng

Có TK 131: Phải thu của khách hàng

(6) Khoản nợ khó đòi đã xử lý vào chi phí, kế toán ghi:

Nợ TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 131: Phải thu của khách hàng

(7) Điều chỉnh tỷ giá ngoại tệ:

(7a) Điều chỉnh tăng, kế toán ghi:

Nợ TK 131: Phải thu của khách hàng

Có TK 515: Lãi tỷ giá hối đoái

Có TK 413: Chênh lệch tỷ giá hối đoái

(7b) Điều chỉnh giảm, kế toán ghi:

Nợ TK 413: Chênh lệch tỷ giá hối đoái

Nợ TK 635

Có TK 131: Phải thu của khách hàng

TK 111, 112, 113

Bán hàng chưa thu tiền

Giảm giá hàng bán Hàng bán bị trả lại

Thuế VAT

(2) (1)

Thuế VAT phải nộp

Thuế VAT

(2) (1)

Thuế VAT phải nộp

Sơ đồ 4.2: Trình tự ghi sổ một số nghiệp vụ kế toán liên quan đến

khoản phải thu khách hàng

Ví dụ ( ĐVT: Nghìn đồng )

Hãy định khoản các nghiệp vụ phát sinh sau:

(1) Doanh nghiệp A trong kỳ có các tài liệu sau: Xuất kho thành phẩm bán chịu cho doanh nghiệp B với giá trị xuất kho 45.000 Giá bán (bao gồm cả thuế GTGT 10%) là 66.000

(2) Doanh nghiệp B trả lại 1/10 số hàng trên vì kém phẩm chất và thanh toán bằng tiền mặt số thực mua

Các nghiệp vụ trên được định khoản như sau: (ĐVT: Nghìn đồng)

(1) Xuất kho bán hàng chưa thu tiền:

• Phản ánh giá vốn:

Nợ TK 632: 45.000

Kế toán theo dõi các khoản phải thu khách hàng trên các loại sổ sau:

• Kế toán chi tiết: Sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) (mẫu số DN), nếu có nghiệp vụ thanh toán bằng ngoại tệ thì dùng sổ chi tiết thanh toán với người mua (người bán) bằng ngoại tệ (S32-DN)

S31-• Kế toán tổng hợp: Căn cứ theo trình tự phát sinh của các nghiệp vụ, kế toán ghi chép các khoản nợ phải thu và số tồn quỹ cuối ngày trên sổ nhật ký thu tiền (mẫu

số S03a1-DN), sổ nhật ký bán hàng (mẫu số S03a4-DN)

Thuế GTGT là loại thuế tính trên giá trị tăng thêm của vật tư, hàng hóa trong các quá trình vận động từ sản xuất đến tiêu dùng

Thuế GTGT được khấu trừ chỉ áp dụng đối với các doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

4.1.2.1 Chứng từ kế toán

Chứng từ sử dụng trong kế toán thuế GTGT được khấu trừ là: Hóa đơn GTGT (mẫu

số 01GTGT-3LL)

4.1.2.2 Tài khoản kế toán

Khi kế toán thuế giá trị gia tăng được khấu trừ thì dùng TK 133 để phản ánh các nghiệp vụ phát sinh Tài khoản 133 hiện có 2 tài khoản cấp 2 là:

• TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ

• TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ của tài sản cố định

Nội dung của tài khoản 133 được thể hiện trên sơ đồ 4.3 như sau:

Tài khoản 133

SDĐK:

- Số thuế GTGT đầu vào phát sinh trong kỳ - Số thuế GTGT đầu vào đã được khấu trừ Số

thuế GTGT được hoàn trả

- Số thuế GTGT đầu vào về hàng mua trả lại người bán

- Số thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ

vì không đúng đối tượng

SDCK:

Số thuế GTGT đầu vào còn được khấu trừ, số thuế GTGT đầu vào được hoàn lại nhưng NSNN chưa hoàn trả

Sơ đồ 4.3: Kết cấu của tài khoản 133 “Thuế GTGT được khấu trừ”

4.1.2.3 Trình tự ghi sổ một số nghiệp vụ kế toán chủ yếu

Hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến thuế GTGT được khấu trừ

(1) Khi mua vật tư, hàng hóa và tài sản cố định dùng vào hoạt động sản xuất kinh doanh, chịu thuế GTGT được khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK 152, 156, 211, 213: Vật tư hàng hoá, TSCĐ tương ứng

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112, 331,…: Phương thức trả tiền tương ứng

(2) Khi mua vật tư, hàng hóa dùng ngay vào sản xuất kinh doanh hàng hóa chịu thuế

GTGT khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK 621, 627, 641, 642, 241: Chi phí liên quan đến vật tư, hàng hóa mua về

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có 111, 112, 331,…: Phương thức trả tiền tương ứng

(3) Khi mua hàng hóa giao bán ngay cho khách hàng không qua nhập kho, công ty

thuộc đối tượng chịu thuế GTGT được khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán

Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112, 331,…: Phương thức trả tiền tương ứng

(4) Khi trả lại hàng hóa cho người bán, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112, 331,…: Phương thức trả tiền tương ứng

Có TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 152, 153,…: Nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, hàng hóa trả lại

(4)

Sơ đồ 4.4: Trinh tự ghi sổ một nghiệp vụ kế toán liên quan đến

hạch toán thuế GTGT được khấu trừ Ghi nhớ

• Cuối tháng, kế toán xác định số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ vào số thuế GTGT đầu ra, kế toán ghi:

Nợ TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

Có TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

• Nếu doanh nghiệp được hoàn trả thuế, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112: Phương thức trả tiền tương ứng

Có TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

• Nếu doanh nghiệp phải nộp thuế sau khi khấu trừ, kế toán ghi:

Nợ TK 3331: Thuế GTGT được khấu trừ

Có TK 111, 112: Phương thức trả tiền tương ứng

(2) Công ty B trong kỳ mua nguyên vật liệu bằng tiền

tạm ứng với giá mua chưa thuế là 50.000 (GTGT 10%)

nhưng khi nhập kho, vật liệu thiếu trị giá 5.000 chưa rõ

• Khi theo dõi thuế GTGT kế toán sử dụng các loại sổ chi tiết như sau:

• Sổ theo dõi thuế GTGT (mẫu số S61- DN)

• Sổ chi tiết thuế giá trị gia tăng được hoàn lại (mẫu số S62-DN)

• Sổ chi tiết thuế giá trị gia tăng được miễn giảm (mẫu số S63-DN)

Báo cáo thuế GTGT bao gồm:

• Giải trình khai bổ sung, điều chỉnh (mẫu số 01/KHBS)

• Tờ khai thuế giá trị gia tăng (mẫu số 01-GTGT)

• Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra (mẫu số 01-1/GTGT)

• Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa dịch vụ mua vào (mẫu số 01-2/GTGT)

• Bảng giải trình tờ khai thuế GTGT (mẫu số 02A/GTGT)

• Bảng tổng hợp thuế giá trị gia tăng theo bản giải trình khai bổ sung, điều chỉnh (mẫu số 01-3/GTGT)

• Bảng phân bổ số thuế giá trị gia tăng của hàng hóa, dịch vụ mua vào được khấu trừ trong năm (mẫu số 01-4A/GTGT)

• Bảng kê khai điều chỉnh thuế GTGT đầu vào phân bổ được khấu trừ năm (mẫu số 01-4B/GTGT)

• Bảng kê số thuế giá trị gia tăng đã nộp của doanh thu kinh doanh xây dựng, lắp đặt, bán hàng vãng lai ngoại tỉnh (mẫu số 01-5/GTGT)

• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (mẫu số BC-26/HĐ)

Phải thu nội bộ là các khoản phải thu phát sinh trong quan hệ thương mại, tài chính

giữa các đơn vị cấp trên, cấp dưới, thành viên trong tổng công ty, tập đoàn kinh tế, liên hiệp xí nghiệp

CHÚ Ý

Kế toán mở sổ chi tiết phải thu nội bộ và phải trả nội bộ đến từng đối tượng thường xuyên hoặc định kỳ đối chiếu công nợ và thanh quyết toán giữa các đơn vị với nhau

4.1.3.1 Chứng từ kế toán

Chứng từ sử dụng trong kế toán các khoản phải thu nội bộ

là các chứng từ kế toán liên quan đến thu, chi, thanh toán

bù trừ trong nội bộ như:

• Phiếu thanh toán nội bộ

• Giấy đề nghị thanh toán (mẫu số 05-TT)

Tùy theo từng doanh nghiệp sử dụng các mẫu khác nhau

4.1.3.2 Tài khoản kế toán

Để kế toán các khoản phải thu nội bộ, kế toán sử dụng tài khoản 136

Kết cấu của tài khoản 136 được thể hiện trên sơ đồ 4.5 như sau:

- Thu hồi vốn, quỹ ở đơn vị thành viên

- Quyết toán với đơn vị thành viên về kinh phí

đã cấp, đã sử dụng

- Số tiền đã thu về các khoản phải thu trong nội bộ

- Bù trừ phải thu và phải trả trong nội bộ

SDCK: Số nợ còn phải thu ở các đơn vị nội bộ

Sơ đồ 4.5: Kết cấu của tài khoản 136 “Phải thu nội bộ”

Tài khoản 136 có các tài khoản cấp 2:

• Tài khoản 1361: Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc

• Tài khoản 1368: Phải thu khác: Nội bộ trong các đơn vị hạch toán độc lập

4.1.3.3 Trình tự ghi sổ một số nghiệp vụ kế toán chủ yếu

Hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu liên quan đến kế toán phải thu nội bộ:

(1) Cấp vốn, kinh phí cho các đơn vị cấp dưới:

(1a) Cấp trên, kế toán ghi:

Nợ TK 136: Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc

Có TK 111, 112, 152, 153, 211, : Các hình thức cấp vốn

(1b) Cấp dưới, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112, 152, 153, 211, 213, : Vốn được cấp

Có TK 411, 441,…: Nguồn vốn kinh doanh, nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản

(2) Nhận tiền trả vốn, kinh phí của các đơn vị cấp dưới

(2a) Cấp trên, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112, 211, 213,…: Theo hình thức trả

Có TK 1361: Vốn kinh doanh ở các đơn vị trực thuộc

(2b) Cấp dưới, kế toán ghi:

Nợ TK 411, 441,…: Nguồn vốn kinh doanh, nguồn vốn xây dựng cơ bản

Có TK 111, 112, 152, 153, 211, 213, : Theo hình thức cấp vốn

(3) Phát sinh các khoản thu hộ

(3a) Đơn vị thu hộ, kế toán ghi:

(4) Thanh toán tiền thu hộ

(4a) Đơn vị thu hộ, kế toán ghi:

Nợ TK 336

Có TK 111, 112

(4b) Đơn vị nhờ thu, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112

Có TK 136: Khoản phải thu nội bộ đã thu được

(5) Phát sinh các khoản chi hộ trong các đơn vị nội bộ

(5a) Đơn vị chi hộ, kế toán ghi:

Nợ TK 136: Phải thu nội bộ

Có TK 111, 112: Các loại tiền chi hộ do yêu cầu

(5b) Đơn vị nhờ chi, kế toán ghi:

Nợ TK 331: Phải trả nhà cung cấp

Nợ TK 311: Vay ngắn hạn

Có TK 336: Phải trả nội bộ

(6) Hai bên thanh toán các khoản chi hộ

(6a) Đơn vị chi hộ, kế toán ghi:

Nợ TK 111, 112

Có TK 136: Phải thu nội bộ

(6b) Đơn vị nhờ chi, kế toán ghi:

Nợ TK 336: Phải trả nội bộ

Có TK 111, 112

(7) Đơn vị cấp dưới nộp cho đơn vị cấp trên các khoản ngoài vốn theo quy chế tài chính nội bộ như kinh phí quản lý, trích các quỹ,…

(7a) Cấp trên, kế toán ghi:

Nợ TK 136: Phải thu nội bộ

Có TK 461: Nguồn kinh phí sự nghiệp

Có TK 414: Quỹ đầu tư phát triển

Có TK 415: Quỹ dự phòng tài chính

Có TK 431: Quỹ khen thưởng, phúc lợi

(7b) Cấp dưới, kế toán ghi:

Nợ TK 642, 414, 415, 431

Có TK 336: Phải trả nội bộ

Cấp trên - Cấp dưới

Ví dụ (ĐVT: Nghìn đồng)

Định khoản các nghiệp vụ phát sinh sau:

(1) Tổng công ty X trong kỳ có các tài liệu như sau Cấp vốn kinh doanh cho công ty

A số tiền 50.000 bằng tiền gửi ngân hàng

Tại Tổng công ty X, kế toán định khoản:

Các khoản phải thu khác là các khoản phải thu ngoài các khoản phải thu khách

hàng, phải thu nội bộ, thuế GTGT

4.1.4.1 Chứng từ kế toán

Bao gồm các chứng từ kế toán về các khoản phải thu khác như: Giấy báo nợ, phiếu

chi, bảng lương,

4.1.4.2 Tài khoản kế toán

Kế toán sử dụng TK 138 để phản ánh các khoản phải thu khác

Tài khoản 138 có các tài khoản cấp 3 sau:

- Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý

- Các khoản phải thu khác phát sinh trong kỳ

4.1.4.3 Trình tự ghi sổ một số nghiệp vụ kế toán chủ yếu

Hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu liên quan kế toán các khoản phải thu khác

(1) Khi kiểm kê phát hiện tài sản thiếu nhưng chưa rõ nguyên nhân, chờ quyết định xử

lý của cấp trên, kế toán ghi:

Nợ TK 138: Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý

Nợ TK 214 : Giá trị hao mòn của TSCĐ thiếu

Có TK 211, 111, 152, 155,…: Giá trị các loại tài sản thiếu

(2) Khi đã có quyết định xử lý, căn cứ vào biên bản xử lý, kế toán ghi:

Nợ TK 1388: Yêu cầu người có lỗi phải bồi thường

Nợ TK 415: Bù đắp bằng quỹ dự phòng tài chính

Nợ TK 811: Tính vào chi phí bất thường

Có TK 1381: Giá trị tài sản thiếu được xử lý

(3) Khi phát sinh các khoản phải thu khác như tiền bồi thường tài sản thiếu hoặc hư hỏng, chi tiền nhà, tiền nước cho công nhân viên, phạt bồi thường của nhân viên, kế toán ghi:

Nợ TK 1388: Yêu cầu người có lỗi phải bồi thường

Có TK 111, 152, 154,…:Phải thu tiền bồi thường tài sản thiếu

Có TK 111, 112: Chi hộ tiền nhà, tiền điện nước cho công nhân viên

Có TK 711: Phải thu tiền phạt, tiền bồi thường

Có TK 1381: Tài sản thiếu yêu cầu người phạm lỗi bồi thường

Có TK 515: Thu nhập hoạt động tài chính chưa nhận

(4) Khi thu được các khoản phải thu khác, kế toán ghi:

Kế toán định khoản:

Nợ TK 1388: 3.000

Có TK 111: 3.000

(2) Doanh nghiệp B trong kỳ có các tài liệu sau: Mua

nguyên vật liệu nhập kho với giá mua là 44.000 (bao

gồm cả thuế GTGT 10%) đã trả bằng tiền gửi ngân

hàng nhưng khi nhập kho, thiếu 5.000 nhưng chưa rõ

nguyên nhân nên chưa đưa ra quyết định xử lý