Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại công ty TNHH nhật minh

Do đặc thù riêng của hoạt động xây lắp như sản phẩm xây lắp có giá trị lớn, kết cấu phức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất lâu dài nên việc theo dõi và tập hợp chi phí khó khă

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN

NGUYỄN THỊ NHƯ NGÂN

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY TNHH NHẬT MINH

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 8.34.03.01

Người hướng dẫn : TS HỒ VĂN NHÀN

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin chân thành cảm ơn đến các Thầy Cô trong khoa Sau Đại Học, Ban Giám hiệu Trường Đại học Quy Nhơn đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong suốt khóa học;

Tôi xin cảm ơn đến các bạn học viên cao học lớp đã nhiệt tình giúp đỡ, trao đổi những kiến thức, kinh nghiệm trong học tập;

Tôi xin cảm ơn đến những cán bộ trong Ban kiểm soát, phòng Tài chính - Kế toán Ban Giám đốc Công ty TNHH Nhật Minh đã thảo luận, cung cấp số liệu kịp thời cho tôi để hoàn thành luận văn;

Và đặc biệt tôi xin chân thành cảm ơn đến TS Hồ Văn Nhàn đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn này

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Như Ngân

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Luận văn là công trình nghiên cứu riêng của tôi Các kết quả nêu trong Luận văn chưa được công bố trong bất kỳ công trình nào khác Các số liệu, ví dụ và trích dẫn trong Luận văn đảm bảo tính chính xác, tin cậy và trung thực

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Như Ngân

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Kết cấu của luận văn 3

6 Tổng quan về đề tài nghiên cứu 3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 6

1.1 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 6

1.1.1 Khái niệm, mục tiêu và ý nghĩa của kiểm soát nội bộ 6

1.1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 9

1.2 KHÁI QUÁT VỀ CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 14

1.2.1 Khái niệm và phân loại chi phí xây lắp 14

1.2.2 Đặc điểm của chi phí xây lắp ảnh hưởng đến công tác kiểm soát 16

1.3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 18

1.3.1 Môi trường kiểm soát 18

1.3.2 Đánh giá rủi ro kiểm soát 20

1.3.3 Hoạt động kiểm soát 21

1.3.4 Thông tin và truyền thông 33

1.3.5 Giám sát hoạt động kiểm soát 33

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 34

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ

XÂY LẮP TẠI CÔNG TY TNHH NHẬT MINH 35

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH NHẬT MINH 35

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 35

2.1.2 Tầm nhìn và sứ mệnh của Công ty 35

2.1.3 Năng lực tài chính 36

2.1.4 Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh 36

2.1.5 Những công trình, dự án tiêu biểu 37

2.2 THỰC TẾ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY TNHH NHẬT MINH 38

2.2.1 Môi trường kiểm soát 38

2.2.2 Đánh giá rủi ro kiểm soát 48

2.2.3 Hoạt động kiểm soát 50

2.2.4 Thông tin và truyền thông 72

2.2.5 Giám sát hoạt động kiểm soát 76

2.3 ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY TNHH NHẬT MINH 77

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 79

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY TNHH NHẬT MINH 3.1 HOÀN THIỆN MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT 81

3.2 HOÀN THIỆN QUÁ TRÌNH XỬ LÝ THÔNG TIN 82

3.2.1 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát thông tin dự toán 82

3.2.2 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát thông tin thực hiện 84

3.2.3 Hoàn thiện phân tích chi phí xây lắp phục vụ yêu cầu kiểm soát chi phí xây lắp 94

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 105

KẾT LUẬN 107 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI (BẢN SAO)

DANH MỤC CÁC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 1.1 Phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 28

Bảng 1.2 Phân tích biến động chi phí nhân công trực tiếp 30

Bảng 1.3 Phân tích biến động chi phí sử dụng máy thi công 31

Bảng 1.4 Phân tích biến động chi phí sản xuất chung 32

Bảng 2.1 Các chỉ tiêu tài chính của Công ty qua các năm 36

Bảng 2.2 Những công trình, dự án tiêu biểu của Công ty 37

Bảng 2.3 Tổng hợp dự toán chi phí (Gía trị bằng chi phí trực tiếp) 52

Bảng 2.4 Bảng tổng hợp kinh phí theo dự toán 53

Bảng 2.5 Tổng hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp theo hạng mục công trình 59

Bảng 2.6 Tổng hợp chi phí nhân công trực tiếp theo hạng mục công trình 62

Bảng 2.7 Tổng hợp chi phí máy thi công theo hạng mục công trình 67

Bảng 2.8 Tổng hợp chí phí sản xuất chung hạng mục công trình 69

Bảng 2.9 Tổng hợp chí phí sản xuất kinh doanh dở dang hạng mục công trình 70

Bảng 3.1 Phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 96

Bảng 3.2 Phân tích biến động nhân công trực tiếp 100

Bảng 3.3 Phân tích biến động chi phí sử dụng máy thi công 103

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 2.1 Bộ máy quản lý tại Công ty TNHH Nhật Minh 40

Sơ đồ 2.2 Bộ máy kế toán tại Công ty TNHH Nhật Minh 44

Sơ đồ 2.3 Sơ đồ ghi sổ kế toán tại Công ty TNHH Nhật Minh 46

Sơ đồ 2.4 Lưu đồ quy trình mua vật tư tại Công ty 54

Sơ đồ 2.5 Lưu đồ quy trình mua vật tư tại công trình của Công ty 56

Sơ đồ 2.6 Lưu đồ quy trình xuất kho vật tư 58

Sơ đồ 2.7 Lưu đồ quy trình kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 61

Sơ đồ 2.8 Lưu đồ quy trình kiểm soát ca máy hoạt động 64

Sơ đồ 3.1 Lưu đồ mua vật tư tại Công tyư 85

Sơ đồ 3.2 Lưu đồ quy trình tự khai thác vật liệu tại công trường 86

Sơ đồ 3.3 Lưu đồ xuất kho vật tư sử dụng thi công 88

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Kiểm soát nội bộ (KSNB) chi phí xây lắp là một vấn đề đặc biệt quan trọng,

có ý nghĩa sống còn đối với hoạt động của doanh nghiệp bởi lợi nhuận thu được chịu ảnh hưởng trực tiếp từ các chi phí sản xuất Do đặc thù riêng của hoạt động xây lắp như sản phẩm xây lắp có giá trị lớn, kết cấu phức tạp, mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất lâu dài nên việc theo dõi và tập hợp chi phí khó khăn; Mỗi sản phẩm, công trình đòi hỏi kết cấu, yêu cầu kỹ thuật, hình thức, địa điểm, biện pháp thi công riêng, hoạt động xây lắp thường phát sinh thêm các chi phí ngoài dự toán, khoảng cách địa lý khiến việc kiểm soát chi phí gặp nhiều khó khăn… nên công tác KSNB chi phí xây lắp cũng mang những đặc thù riêng, khó kiểm soát Thực tế các doanh nghiệp trong lĩnh vực xây lắp cho thấy, vấn đề KSNB chi phí xây lắp được các doanh nghiệp quan tâm hàng đầu nhưng hiệu quả của nó còn kém hoặc không có hiệu lực Hầu hết các doanh nghiệp hoạt động xây lắp hiện nay đều lâm vào tình trạng chậm tiến độ và vượt quá dự toán chi phí so với ban đầu, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả và năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp Nếu thừa hoặc thiếu chi phí so với dự toán được duyệt, doanh nghiệp sẽ bị cơ quan thuế xuất toán hoặc sẽ làm ảnh hưởng đến chất lượng công trình và doanh nghiệp sẽ bị thiệt hại

Do đó, KSNB chi phí xây lắp cần được quan tâm, chú trọng, xây dựng quy trình kiểm soát chặt chẽ, khoa học, phù hợp với các quy định và đặc thù của hoạt động xây lắp

Đối với Công ty TNHH Nhật Minh hoạt động trong lĩnh vực xây lắp thì một

hệ thống KSNB hiệu quả là vô cùng quan trọng Sản phẩm chính của Công ty là các công trình xây dựng có quy mô và giá trị lớn được các nhà đầu tư đánh giá cao về mặt chất lượng, kỹ thuật cũng như tiến độ bàn giao công trình Tuy nhiên, trên thực

tế trong những năm qua, công tác kiểm soát nói chung và công tác KSNB nói riêng tại Công ty TNHH Nhật Minh vẫn còn tồn tại một số hạn chế, chưa đáp ứng được yêu cầu của ban quản lý công ty

Chẳng hạn như thông tin kế toán tổng hợp các chi phí xây lắp theo toàn bộ công trình, trong khi hợp đồng giao khoán nội bộ kiểm soát chi phí xây lắp theo từng hạng mục công trình nên khó khăn trong việc đối chiếu kiểm tra và xác định nguyên nhân chênh lệch Hoặc là việc kiểm soát chi phí xây lắp chỉ dừng lại ở việc ghi chép, hạch toán, phản ánh số liệu có được thực hiện hay không chứ chưa đi sâu vào kiểm tra, phân tích việc thực hiện chi phí như thế nào, tiết kiệm hay lãng phí và thất thoát bao nhiêu, hiệu quả như thế nào để tìm biện pháp khắc phục, nâng cao hiệu quả hoạt động

Xuất phát từ lý do đó, tác giả đã chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ chi phí xây

lắp tại Công ty TNHH Nhật Minh” để nghiên cứu cho luận văn thạc sĩ Đề tài

hướng tới xem xét thực trạng KSNB chi phí xây lắp tại Công ty TNHH Nhật Minh Trên cơ sở đó đánh giá, phát hiện những vấn đề trong hoạt động hiện tại và đề xuất những giải pháp trên cơ sở khoa học cho hoạt động KSNB chi phí tại Công ty, khiến nó trở thành một công cụ hữu hiệu nâng cao hiệu quả hoạt động, góp phần giúp Công ty đứng vững và ngày càng phát triển trong điều kiện môi trường kinh doanh, pháp lý có nhiều sự biến động như hiện nay

2 Mục tiêu nghiên cứu

+ Hệ thống hóa lý luận về KSNB chi phí xây lắp

+ Đánh giá thực trạng công tác KSNB chi phí xây lắp tại Công ty TNHH Nhật Minh

+ Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện công tác KSNB chi phí xây lắp tại Công ty TNHH Nhật Minh

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu về công tác KSNB chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây lắp bao gồm việc kiểm soát từ khâu lập hồ sơ

dự toán công trình, kiểm soát quá trình thi công và đánh giá kết quả thực hiện so với

dự toán sau khi hoàn thành công trình

Phạm vi nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu tại Công ty TNHH Nhật Minh Hệ thống số liệu được sử dụng từ năm 2017 đến năm 2019

4 Phương pháp nghiên cứu

+ Phương pháp so sánh: So sánh khuôn khổ mô hình lý thuyết theo COSO

2013 với mô hình KSNB đang áp dụng tại Công ty

+ Phương pháp quan sát, thu thập dữ liệu: Tiến hành quan sát thực tế công tác KSNB tại Công ty từ bộ máy quản lý đến chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban liên quan đến công tác kiểm soát để tìm hiểu thực trạng công tác KSNB tại Công ty Thông tin, số liệu thu thập được là các quyết toán, dự toán chi phí và thực tế thực hiện chi phí tại các công trình của Công ty nhằm thu thập thông tin về các khoản mục chi phí xây lắp: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công và chi phí sản xuất chung

+ Phương pháp phân tích: Nghiên cứu và tìm hiểu về thực trạng hệ thống KSNB tại Công ty nhằm nắm bắt một cách thật tường tận, rõ ràng và cụ thể những mặt tích cực cũng như những điểm hạn chế còn tồn tại của hệ thống KSNB tại Công ty

+ Phương pháp lập luận (suy luận từ cơ sở lý thuyết đến vận dụng lý thuyết vào thực tế tại Công ty) được vận dụng nhằm đưa ra một số giải pháp hoàn thiện công tác KSNB chi phí xây lắp tại Công ty

5 Kết cấu của luận văn

Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung luận văn được chia thành 3 chương: Chương 1: Cơ sở lý luận về KSNB chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây lắp Chương 2: Thực trạng công tác KSNB chi phí xây lắp tại Công ty TNHH Nhật Minh

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện công tác KSNB chi phí xây lắp tại Công ty TNHH Nhật Minh

6 Tổng quan về đề tài nghiên cứu

Trước đây, trong công tác kế toán, việc kiểm soát chi phí xây lắp ít được quan tâm đúng mức, chủ yếu phục vụ lập các báo cáo theo quy định của Nhà Nước, báo cáo kết quả kinh doanh của đơn vị cũng chính là báo cáo tài chính, chưa quan tâm đến báo cáo quản trị, đặc biệt là báo cáo kiểm soát chi phí xây lắp

Trên thực tế hiện nay, đã có một số công trình nghiên cứu nhằm góp phần giúp các đơn vị xây lắp kiểm soát chi phí tốt hơn Tuy nhiên, để đi sâu vào nghiên cứu KSNB chi phí xây lắp, đặc biệt là chi phí xây lắp công trình tại Công ty TNHH Nhật Minh thì chưa có nghiên cứu nào thực hiện Để thực hiện đề tài, tác giả đã có tham khảo các tài liệu có liên quan đến đề tài nghiên cứu như sau:

Luận văn thạc sĩ: “KSNB chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần xây lắp Vật tư Kỹ thuật” của tác giả Nguyễn Thị Lý Tuệ - Đại học Kinh tế Quốc Dân (năm 2015) Nội dung trình bày của luận văn gồm những vấn đề sau:

+ Hệ thống những vấn đề lý luận chung: Khái niệm, mục tiêu, nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát và các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB một cách logic, khoa học + Luận văn đã phản ánh được thực trạng công tác kiểm soát chi phí sản xuất xây lắp tại Công ty cổ phần xây lắp Vật tư Kỹ thuật theo đúng định hướng nghiên cứu đã

đề cập ở chương 1 Tuy nhiên, trong phần này tác giả chủ yếu đưa ra nhận xét mang tính định tính mà chưa đưa ra được các số liệu thực tế để minh họa

+ Trong chương 3, tác giả đã đưa ra các quy trình kiểm soát chi phí khá rõ ràng, khoa học đối với thông tin kế toán phục vụ kiểm soát và thủ tục kiểm soát nhưng vẫn mang nặng tính lý thuyết Nhìn chung, đề tài chưa cho thấy được thực trạng kiểm soát chi phí xây lắp tại một công trình cụ thể, để từ đó người đọc thấy được những tồn tại

và có thể đánh giá được tính phù hợp của các giải pháp đề xuất [8]

Luận văn thạc sĩ: “KSNB chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Vinaconex 25” của tác giả Phan Thanh Trà – Đại học Đà Nẵng (năm 2013) Nội dung trình bày của luận văn gồm những vấn đề sau:

+ Hệ thống những vấn đề lý luận chung: các quan điểm khác nhau về KSNB,

sự cần thiết xây dựng hệ thống KSNB trong công ty, các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB

+ Chỉ ra được các nguyên nhân gây nên sự lãng phí, thất thoát trong đầu tư xây dựng cơ bản

+ Chưa áp dụng tốt hệ thống thông tin vào trong quản lý hệ thống kiểm soát tại Công ty cổ phần Vinaconex 25 [10]

Luận văn thạc sĩ: “KSNB chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần 504” của tác giả Nguyễn Thị Phương Mai - Đại học Đà Nẵng (năm 2012) Nội dung trình bày của luận văn gồm những vấn đề sau:

+ Luận văn đã đưa ra được một số giải pháp có cơ sở, hợp lý, thiết thực trong việc nâng cao hiệu quả công tác kiểm soát chi phí

+ Tuy nhiên trong chương 2, tác giả chỉ tập trung phân tích, đánh giá các thủ tục kiểm soát chung của Công ty mà ít đề cập đến phần thông tin phục vụ kiểm soát, chưa đưa ra được số liệu về chi phí xây lắp cụ thể của một công trình mà Công ty đang thực hiện, trong khi chương 3 tác giả lại tập trung các giải pháp cho phần thông tin phục vụ kiểm soát [7]

Sau khi tham khảo các luận văn trước đây, luận văn đã kế thừa những cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nói chung và KSNB chi phí xây lắp nói riêng, tham khảo một số cách thức hoàn thiện hệ thống KSNB tại các đơn vị được các luận văn tìm hiểu để vận dụng phù hợp với thực tế Công ty TNHH Nhật Minh

Bên cạnh đó, luận văn cũng có một số hướng tiếp cận mới như: Xem xét công tác KSNB chi phí xây lắp của Công ty trên cơ sở hợp đồng giao khoán nội bộ, dựa trên mục tiêu kiểm soát chi phí xây lắp mà Công ty đã đề ra để khảo sát, đánh giá công tác KSNB chi phí xây lắp tại Công ty và đề xuất giải pháp phù hợp; Xây dựng các quy trình, thủ tục kiểm soát mới và chặt chẽ hơn, góp phần vào việc hoàn thiện công tác quản lý kinh doanh của đơn vị trong thời gian đến

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP

TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP

1.1 KHÁI QUÁT VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Khái niệm, mục tiêu và ý nghĩa của kiểm soát nội bộ

1.1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ

Trong quy trình quản trị, chức năng kiểm soát luôn tồn tại một vị trí quan trọng, công việc này được thực hiện bởi một công cụ chủ yếu đó là hệ thống KSNB (internal control system) của doanh nghiệp Khái niệm KSNB được định nghĩa lần đầu tiên vào năm 1929 trong công bố của Cục Dự trữ Liên bang Mỹ (Federal Reserve Bulletin), theo đó KSNB là một công cụ để bảo vệ tiền và các tài sản khác, đồng thời, thúc đẩy nâng cao hiệu quả hoạt động

Năm 1936, Hiệp hội kiểm toán viên công chứng Mỹ (AICPA) đã định nghĩa

KSNB: “là các biện pháp và cách thức được chấp nhận và được thực hiện trong

một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong việc ghi chép của sổ sách” [8, tr.5]

Năm 1958, trong tài liệu về thủ tục kiểm toán 29 (SAP 29 – Statement on Auditing Procedure 29) do Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP) trực thuộc AICPA ban hành đã lần đầu tiên phân biệt KSNB về quản lý và KSNB về kế toán, theo đó:

KSNB về quản lý bao gồm kế hoạch tổ chức, các phương pháp và thủ tục liên quan chủ yếu đến tính hữu hiệu trong hoạt động và sự tuân thủ chính sách quản trị Chúng thường chỉ liên quan gián tiếp đến thông tin tài chính, bao gồm các hoạt động kiểm soát như phân tích thống kê, nghiên cứu về thời gian và các động cơ, báo cáo về tính hiệu quả, chương trình huấn luyện nhân viên và kiểm soát chất lượng Kiểm soát về kế toán bao gồm kế hoạch tổ chức, các phương pháp và thủ tục liên hệ trực tiếp đến việc bảo vệ tài sản và tính đáng tin cậy của số liệu kế toán Chúng thường bao gồm các thủ tục kiểm soát như hệ thống xét duyệt và phê chuẩn, tách biệt nhiệm vụ giữ sổ sách và lập báo cáo với bảo quản tài sản, kiểm soát vật

chất với tài sản và kiểm toán nội bộ

Nhìn chung, trước khi có Báo cáo COSO (Committee of Sponsoring Organizations of Treadway Commission – Uỷ ban của các tổ chức đồng bảo trợ) năm 1992, khái niệm KSNB chưa được định nghĩa một cách đầy đủ trên các phương diện Với trách nhiệm thành lập để thống nhất định nghĩa về KSNB và các

bộ phận cấu thành KSNB phục vụ cho nhu cầu của các đối tượng khác nhau, năm

1992 COSO đã phát hành Báo cáo KSNB – Khuôn khổ hợp nhất (Internal Control –

Intergrated framework), trong đó khái niệm KSNB được định nghĩa: “là một quá

trình do người quản lý, Hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau đây: Đảm bảo sự tin cậy của báo cáo tài chính; Đảm bảo sự tuân thủ các quy định

và luật lệ; Đảm bảo các hoạt động thực hiện hiệu quả” [11, tr.2]

Khái niệm KSNB được trình bày trong Chuẩn mực kiểm toán quốc tế ISA 315 – Hiểu biết tình hình kinh doanh, môi trường của doanh nghiệp và đánh giá rủi ro có sai phạm trọng yếu, do Ủy ban Chuẩn mực kiểm toán và các Dịch vụ đảm bảo quốc

tế (IAASB) ban hành năm 2003 cơ bản cũng đồng nhất với định nghĩa về KSNB trong Báo cáo của COSO năm 1992 Tuy nhiên, sau hơn 20 năm kể từ ngày phát hành Báo cáo KSNB – Khuôn khổ hợp nhất lần đầu tiên, môi trường kinh doanh và hoạt động điều hành của các doanh nghiệp đã có nhiều thay đổi, ngày càng trở nên phức tạp, đòi hỏi mục tiêu của KSNB cần được mở rộng hơn so với những khuôn khổ ban đầu Chính vì vậy, năm 2013, COSO đã phát hành Báo cáo KSNB – Khuôn

khổ hợp nhất cập nhật với khái niệm KSNB đã được bổ sung như sau: ‘‘KSNB là

một quá trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp mọi sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau: Sự tin cậy của Báo cáo tài chính; Sự tuân thủ các luật lệ và quy định; Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động” [12, tr.3]

Trong đó:

- KSNB là một quá trình: Bởi hệ thống KSNB không chỉ là một thủ tục hay một chính sách được thực hiện ở một vài thời điểm nhất định mà được vận hành

liên tục ở tất cả mọi cấp độ trong doanh nghiệp

- KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người: KSNB không chỉ đơn thuần

là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu… mà phải bao gồm cả những con người trong tổ chức như Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, các nhân viên khác… Chính con người định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ở mọi nơi và vận hành chúng

Cụ thể: Hội đồng quản trị và các nhà quản trị cấp cao chịu trách nhiệm cho việc thiết lập một văn hóa phù hợp nhằm hỗ trợ cho quy trình KSNB hiệu quả, giám sát tính hiệu quả của hệ thống này một cách liên tục Tất cả các thành viên của tổ chức

đề tham gia vào quy trình này

- KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý chứ không phải đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu phải được thực hiện Nguyên nhân bởi luôn có khả năng tồn tại những yếu kém xuất phát từ sai lầm của con người khi vận hành hệ thống kiểm soát, dẫn đến việc không thực hiện được mục tiêu Việc KSNB có thể làm là ngăn chặn và phát hiện sai phạm nhưng không thể đảm bảo chắc chắn sẽ không xảy ra sai phạm nữa

Bên cạnh đó, quyết định của KSNB còn tùy thuộc vào nguyên tắc cơ bản: Sự đánh đổi lợi ích - chi phí Chi phí kiểm soát không được vượt quá lợi ích mong đợi

từ quá trình kiểm soát Vì vậy, KSNB chỉ cung cấp một sự đảm bảo hợp lí, chứ không đảm bảo tuyệt đối là các mục tiêu sẽ được thực hiện

KSNB được chia thành hai loại:

+ Kiểm soát kế toán: Là các chính sách và quá trình thực hiện nhằm đạt được các mục tiêu là bảo vệ tài sản và đảm bảo thông tin kế toán chính xác, tin cậy

+ Kiểm soát quản lý: Là các biện pháp thúc đẩy hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh và khuyến khích sự tham gia của nhân viên đối với các chính sách quản

lý của công ty

Vai trò của kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán là như nhau Tuy nhiên, kiểm soát quản lý chủ yếu đề cập đến những vấn đề liên quan đến tổ chức, chủ trương của đơn vị và ít có quan hệ đến sự hợp lý của thông tin kế toán Còn kiểm soát kế toán chủ yếu chú trọng đến sự hợp lý của thông tin kế toán

Vì vậy hai loại kiểm soát này có quan hệ mật thiết, bổ sung hỗ trợ cho nhau

trong quá trình quản trị Hiệu quả của loại kiểm soát này có tác động đáng kể đến tính hiệu quả của loại kiểm soát kia

1.1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

- Đối với báo cáo tài chính: KSNB phải đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy

- Đối với tính tuân thủ: KSNB phải đảm bảo việc chấp hành luật pháp và các quy định của công ty, thêm vào đó còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các quy định nội bộ của công ty, qua đó đảm bảo đạt được những mục tiêu của đơn vị

- Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động, KSNB giúp đơn

vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao năng lực cạnh tranh

Như vậy, các mục tiêu của KSNB rất rộng, bao trùm lên mọi hoạt động và có

ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp

1.1.1.3 Ý nghĩa của kiểm soát nội bộ

- Bảo đảm mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của

tổ chức cũng như các quy định của pháp luật

- Đảm bảo yếu tố hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được những mục tiêu đã đề ra

1.1.2 Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống COSO 2013 có tiền thân xuất phát từ hệ thống COSO 1992 Theo Báo cáo COSO 1992, hệ thống KSNB bao gồm năm bộ phận có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, đó là:

(1) Môi trường kiểm soát

(2) Đánh giá rủi ro

(3) Hoạt động kiểm soát

(4) Thông tin và truyền thông

(5) Giám sát

Kế thừa năm thành phần trên, hệ thống COSO 2013 đã mở rộng và cho ra 17 nguyên tắc diễn giải cho những khái niệm cơ bản liên quan đến mỗi yếu tố cấu thành đó Tất cả 17 nguyên tắc áp dụng cho mỗi phạm trù mục tiêu chung và cho cả những mục tiêu riêng rẽ bên trong mỗi một phạm trù Bởi vì 17 nguyên tắc này được lấy trực tiếp từ những yếu tố cấu thành

1.1.2.1 Môi trường kiểm soát

Là nền tảng ý thức, văn hóa của tổ chức tác động đến ý thức kiểm soát của toàn bộ thành viên trong tổ chức Môi trường kiểm soát là nền tảng cho bốn bộ phận còn lại của hệ thống KSNB nhằm xây dựng những nguyên tắc và cơ cấu hoạt động phù hợp

Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến cách thức kinh doanh của một tổ chức, đến các mục tiêu được thiết lập, đến các bộ phận còn lại của hệ thống KSNB Điều này không chỉ đúng trong giai đoạn thiết kế mà cả trong hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp

Theo COSO 2013, mội trường kiểm soát gồm các nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc 1: Đơn vị chứng minh các cam kết về tính trung thực và giá trị đạo đức Điều này thể hiện rằng người quản lý phải chứng tỏ đơn vị quan tâm đến tính trung thực và giá trị đạo đức

- Nguyên tắc 2: Hội đồng quản trị phải chứng tỏ sự độc lập với người quản lý

và đảm nhiệm chức năng giám sát trong việc thiết kế và vận hành hệ thống KSNB

- Nguyên tắc 3: Nhà quản lý dưới sự giám sát của Hội đồng quản trị cần thiết lập cơ cấu tổ chức, các loại báo cáo, phân định trách nhiệm và quyền hạn nhằm đạt được mục tiêu của đơn vị

- Nguyên tắc 4: Đơn vị phải chứng tỏ sự cam kết về việc sử dụng nhân viên có năng lực thông qua tuyển dụng, duy trì và phát triển nguồn nhân lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị

- Nguyên tắc 5: Đơn vị cần yêu cầu các cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo về trách nhiệm của họ trong việc đáp ứng các mục tiêu của tổ chức [13, tr.57]

1.1.2.2 Đánh giá rủi ro kiểm soát

Việc đánh giá rủi ro bao gồm việc nhận dạng và phân tích rủi ro Nhận dạng rủi ro được thực hiện thông qua việc xem xét các nhân tố bên ngoài (sự thay đổi kỹ thuật, môi trường kinh doanh và cạnh tranh…) và bên trong (tính chất hoạt động của tổ chức, chất lượng đội ngũ nhân viên, hệ thống xử lý thông tin…) Phân tích rủi ro bao gồm việc xem xét tầm quan trọng và khả năng xảy ra rủi ro, từ đó cân nhắc việc đối phó với rủi ro Một hệ thống KSNB hữu hiệu cần có khả năng đánh giá rủi ro Một trong những tiền đề quan trọng của việc đánh giá rủi ro là phải xác định được mục tiêu của tổ chức, bởi vì một sự kiện chỉ là rủi ro khi nó đe dọa mục tiêu của tổ chức và tầm quan trọng của nó tùy thuộc vào mức độ nó có thể tác động xấu đến mục tiêu của tổ chức

Theo COSO 2013, đánh giá rủi ro gồm các nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc 6: Đơn vị phải thiết lập mục tiêu rõ ràng và đầy đủ để nhận diện

và đánh giá rủi ro phát sinh trong việc đạt mục tiêu của đơn vị Các mục tiêu đơn vị thường thiết lập gồm: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo tài chính và phi tài chính, mục tiêu tuân thủ

- Nguyên tắc 7: Đơn vị phải nhận diện rủi ro trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị, tiến hành phân tích rủi ro cần được quản trị

- Nguyên tắc 8: Đơn vị cần xem xét các loại gian lận tiềm tang khi đánh giá rủi ro không đạt được mục tiêu của đơn vị

- Nguyên tắc 9: Đơn vị cần xác định và đánh giá những thay đổi của môi trường ảnh hưởng đến hệ thống KSNB [13, tr.86]

1.1.2.3 Hoạt động kiểm soát

Các hoạt động kiểm soát là các chính sách thủ tục nhằm bảo đảm công việc được thực hiện theo đúng mong muốn của người quản lý Có rất nhiều các hoạt động kiểm soát được tiến hành trong các tổ chức Những hoạt động kiểm soát thường được sử dụng là phân chia trách nhiệm, kiểm soát quá trình xử lý thông tin,

kiểm soát tài sản vật chất và phân tích soát xét việc thực hiện

Theo COSO 2013, hoạt động kiểm soát gồm những nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc 10: Đơn vị phải lựa chọn, thiết lập các hoạt động kiểm soát để góp phần hạn chế các rủi ro giúp đơn vị đạt được mục tiêu trong giới hạn chấp nhận được

- Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và phát triển hoạt động kiểm soát chung với công nghệ hiện đại để hỗ trợ sự thành công cho việc đạt được mục tiêu của đơn vị

- Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai hoạt động kiểm soát thông qua nội dung các chính sách đã được thiết lập và triển khai thành các thủ tục [13, tr.97]

1.1.2.4 Hệ thống thông tin và truyền thông

Bao gồm việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong nội bộ tổ chức và với bên ngoài Về mặt thông tin, hệ thống phải đủ khả năng thu thập đầy đủ, xử lý thông tin hình thành các báo cáo tài chính và hoạt động Về mặt truyền thông, hệ thống phải bảo đảm thông tin cần thiết sẽ được chuyển cho người thích hợp một cách kịp thời Qua đó, trong nội bộ đơn vị, mọi cá nhân phải được thông báo về mong đợi và đánh giá về công việc của mình và được khuyến khích báo cáo lên cấp trên những trục trặc phát sinh Đối với bên ngoài, mọi cá nhân và đối tác đều được phổ biến về tiêu chuẩn đạo đức đơn vị, thông tin phải được xem xét theo dõi phản hồi lại đơn vị

để tăng cường công tác quản lý

Trong hệ thống thông tin, hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ rất quan trọng Thông qua việc ghi nhận, tính toán, tổng hợp, ghi sổ và lập báo cáo tài chính,

hệ thống kế toán không những cung cấp những thông tin cần thiết cho quá trình quản lý mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc kiểm soát các hoạt động của đơn

vị Nên kế toán là một bộ phận cực kỳ quan trọng trong hệ thống KSNB Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu sau: Tính có thực, sự phê chuẩn,

sự đánh giá, đúng hạn, tính xác thực, tổng hợp và cân đối Đối với từng loại hoạt động cụ thể của đơn vị, các mục tiêu trên được vận dụng phù hợp với từng loại hoạt động, nghiệp vụ của đơn vị

Theo COSO 2013, thông tin và truyền thông gồm các nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc 13: Đơn vị thu thập, truyền đạt và sử dụng thông tin thích hợp,

1.1.2.5 Giám sát hoạt động kiểm soát

Giám sát là việc thường xuyên và định kỳ kiểm tra và đánh giá hệ thống

KSNB để điều chỉnh một cách thích hợp Các hoạt động giám sát thường xuyên như kiểm tra đối chiếu, kiểm toán nội bộ, kiểm toán độc lập… Các chương trình đánh giá định kỳ cũng là một phương thức giám sát hữu hiệu đối với các hoạt động hay

bộ phận trong đơn vị

Bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện việc giám sát và đánh giá thường xuyên

về toàn bộ hoạt động của đơn vị, kể cả đối với hệ thống KSNB Vì vậy, kiểm toán nội bộ là một nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát Một đơn vị có bộ phận kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ có được những thông tin kịp thời, chính xác về tình hình hoạt động của đơn vị Bộ phận kiểm toán nội bộ phải thuộc cấp quản lý cao nhất để không bị giới hạn hoạt động, đồng thời phải được giao quyền hạn rộng rãi để thực thi nhiệm vụ kiểm toán Các nhân viên bộ phân kiểm toán nội bộ phải có đầy đủ năng lực và phẩm chất để thực hiện nhiệm vụ kiểm toán

Theo COSO 2013, giám sát gồm những nguyên tắc sau:

- Nguyên tắc 16: Đơn vị phải lựa chọn, triển khai và thực hiện việc đánh giá liên tục, hoặc định kỳ để biết chắc rằng liệu những bộ phận của hệ thống KSNB có hiện hữu và đang vận hành đúng

- Nguyên tắc 17: Đơn vị phải đánh giá và thông báo những yếu kém của hệ thống KSNB kịp thời cho các đối tượng có trách nhiệm bao gồm nhà quản lý và Hội đồng quản trị để có biện pháp khắc phục [13, tr.107]

Tóm lại trên đây là năm thành phần cơ bản và 17 nguyên tắc và thuộc tính của các thành phần cơ bản của hệ thống KSNB KSNB không phải là một chuỗi quá trình

nối tiếp mà là một thành phần chỉ ảnh hưởng đến thành phần tiếp theo Đó là một quá trình lặp đi lặp lại, đa chiều mà mỗi thành phần có thể tác động qua lại lẫn nhau

1.2 KHÁI QUÁT VỀ CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP 1.2.1 Khái niệm và phân loại chi phí xây lắp

1.2.1.1 Khái niệm chi phí xây lắp

Chi phí xây lắp là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí về lao động sống và lao động vật hóa cần thiết để xây dựng mới hoặc cải tạo, mở rộng hay trang bị lại kỹ thuật công trình mà doanh nghiệp xây lắp đã chi ra trong một kỳ nhất định (quý, năm) [5, tr 23]

1.2.1.2 Phân loại chi phí xây lắp

Chi phí xây lắp có thể được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau Mỗi tiêu thức phân loại có ý nghĩa riêng đối với các hoạt động của đơn vị Có thể phân loại chi phí xây lắp như sau:

Phân loại theo tính chất kinh tế

Các chi phí xây lắp được phân loại thành các yếu tố chi phí, trong mỗi yếu tố chi phí bao gồm những chi phí chung có cùng tính chất kinh tế, hay nói cách khác, phân loại chi phí xây lắp theo tính chất kinh tế là sắp xếp những chi phí có chung tính chất kinh tế vào một yếu tố, bất kể chi phí đó phát sinh ở đâu, dùng vào mục đích gì trong giá thành công trình Theo cách phân loại này thì toàn bộ các chi phí xây lắp được chia ra thành năm yếu tố chi phí cơ bản như sau:

- Chi phí nguyên vật liệu, nhiên liệu

- Chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp, khoản trích theo lương như BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ

- Chí phí công cụ dụng cụ, lán trại

- Chi phí khấu hao TSCĐ

- Chi phí dịch vụ mua ngoài và chi phí bằng tiền khác

Phân loại chi phí xây lắp theo yếu tố giúp ta biết được những chi phí gì đã sử dụng vào sản xuất và tỉ trọng của từng khoản chi phí đó trong giá thành để phân tích, đánh giá tình hình thực hiện dự toán chi phí thi công, dự toán chi phí nhận

thầu… từ đó cung cấp những tài liệu để tính toán

Phân loại chi phí theo mục đích và công dụng kinh tế

Căn cứ vào ý nghĩa chi phí trong giá thành công trình đồng thời để có thể so sánh, kiểm tra chi phí xây lắp thực tế so với dự toán nội bộ Chi phí xây lắp được phân chia theo mục đích và công dụng của chi phí Theo cách phân loại này thì căn

cứ vào mục đích và công dụng của chi phí xây lắp được chia ra các khoản mục chi phí khác nhau Mỗi khoản mục chi phí bao gồm những chi phí có cùng mục đích và công dụng, không phân biệt chi phí đó có nội dung kinh tế và công dụng như thế nào Vì vậy, phân loại này còn được gọi là phân loại chi phí theo khoản mục được chia ra thành các khoản mục chi phí như sau:

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp là chí phí của các nguyên vật liệu chính, vật kết cấu, vật liệu phụ, phụ liệu luân chuyển, bán thành phẩm… cần thiết để tạo nên sản phẩm xây lắp Chi phí này chiếm tỉ trọng rất lớn khoảng từ 55% đến 70% giá trị công trình

- Chi phí nhân công trực tiếp là toàn bộ chi phí về tiền lương, tiền công và các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương của công nhân trực tiếp thi công xây lắp Khoản mục chi phí này thường chiếm khoảng 10% đến 20% giá trị công trình Đối với công trình cải tạo, nâng cấp thì chi phí nhân công thường chiếm tỉ trọng lớn hơn

- Chi phí sử dụng máy thi công là những chi phí phát sinh liên quan đến việc

sử dụng máy thi công để thực hiện khối lượng xây lắp Bao gồm các khoản mục chi phí về vật tư, lao động, khấu hao, nhiên liệu, phụ tùng… phục vụ cho hoạt động thi công Chi phí này còn được phân loại ra chi phí tạm thời và chi phí thường xuyên + Chi phí tạm thời: là những chi phí có liên quan đến việc tháo lắp, chạy thử, vận chuyển máy đến công trình tạm thời phục vụ cho máy thi công Chi phí này được phân bổ dần theo thời gian máy ở công trường

+ Chi phí thường xuyên: Là những chi phí hằng ngày cần thiết cho việc sử dụng máy thi công như: Khấu hao máy móc thiết bị, chi phí thuê máy móc thiết bị, lương công nhân vận hành, nhiên liệu, phí tổn sửa chữa và các chi phí khác

Trong chi phí máy thi công không bao gồm các khoản mục tiền lương của công nhân vận chuyển, phân phối nhiên liệu cho máy, chi phí lắp đặt lần đầu, chi

phí sử dụng cho sản xuất phụ, chi phí sửa chữa thường xuyên, đại tu máy móc thiết

bị và các khoản trích theo lương của công nhân vận hành máy thi công

- Chi phí sản xuất chung là lương của nhân viên quản lý đội xây dựng, các khoản trích theo tiền lương theo tỷ lệ quy định (19%) của nhân viên quản lý đội và nhân công trực tiếp tham gia xây lắp, chi phí khấu hao TSCĐ dùng chung cho hoạt động của đội, chi phí vật liệu, chi phí CCDC và các chi phí khác phát sinh trong kỳ liên quan đến hoạt động của đội…

Ngoài ra, trong xây lắp thường phát sinh các khoản thiệt hại về ngừng sản xuất, do thiên tai, phá đi làm lại Đây là những khoản chi phí không có trong kế hoạch và dự toán, là một nhân tố làm tăng giá thành sản phẩm xây lắp Đối với các khoản thiệt hại do thiên tai và phá đi làm lại do không đúng thiết kế, vượt quá định mức thì không được tính vào chi phí xây lắp

Việc phân loại chi phí theo đúng mục đích và công dụng kinh tế có tác dụng phục vụ cho yêu cầu quản lý chi phí theo định mức dự toán, cung cấp số liệu cho việc tính giá thành công trình, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành

tượng chịu chi phí

- Chi phí trực tiếp là những chi phí có quan hệ trực tiếp tới việc xây lắp công trình, hạng mục công trình hoặc với một khối lượng công việc nhất định Căn cứ vào

số liệu từ chứng từ kế toán để ghi nhận trực tiếp cho từng đối tượng tập hợp chi phí

- Chi phí gián tiếp là những chi phí có liên quan đến việc xây lắp nhiều công trình, nhiều hạng mục công trình, nhiều khối lượng công việc Những chi phí này phải phân bổ cho các đối tượng chịu chi phí thông qua những tiêu thức thích hợp Cách phân loại chi phí xây lắp có ý nghĩa trong việc xác định phương pháp kế toán thích hợp và phân bổ chi phí cho các đối tượng một cách đúng đắn và hợp lý Ngoài ra, chi phí xây dựng gồm chi phí phá dỡ các công trình xây dựng, chi phí san lấp mặt bằng xây dựng, chi phí xây dựng các công trình, hạng mục công trình, xây dựng công trình tạm, công trình phụ trợ phục vụ thi công

1.2.2 Đặc điểm của chi phí xây lắp ảnh hưởng đến công tác kiểm soát

Chi phí xây lắp có những đặc điểm riêng và rất phức tạp nên ảnh hưởng lớn đến công tác kiểm soát Theo Tác giả Phạm Văn Dược [5, tr.17], chi phí xây lắp thể hiện qua một số điểm chủ yếu sau:

Thứ nhất, chi phí xây lắp thường chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng chi phí tại doanh nghiệp Nó phát sinh tại nhiều bộ phận khác nhau, điều này khiến cho nhân sự tham gia trong công tác quản lý chi phí lớn và qua nhiều cấp trung gian nên làm cho công tác triển khai các quyết định và thủ tục kiểm soát chậm, khó đồng bộ, việc phân công, phân nhiệm dễ bị chồng chéo, bất cập

Thứ hai, quá trình thi công xây lắp được thực hiện qua nhiều giai đoạn Mỗi giai đoạn có những loại chi phí xây lắp phát sinh khác nhau Chính vì thế, cần phải xác lập từng cơ cấu quản lý chi phí xây lắp trong từng giai đoạn khác nhau và cần xây dựng nhiều thủ tục kiểm soát phù hợp với từng giai đoạn

Thứ ba, sản phẩm xây lắp có quy mô lớn, kết cấu phức tạp do nhiều bộ phận cùng tham gia nên chi phí xây lắp phát sinh tại nhiều nơi, nhiều bộ phận khiến cho công tác kiểm soát hết sức phức tạp, đòi hỏi phải xây dựng được các quy chế, quy định về quản lý chi phí xây lắp tại từng bộ phận, các thủ tục giám sát việc thực hiện các quy định đã ban hành Trong quá trình thi công phải có cơ chế phối hợp các bộ phận khác nhau, đặc biết giữa các bộ phận kỹ thuật và bộ phận kế toán trong việc kiểm soát chi phí xây lắp Sản phẩm xây lắp mang tính đơn chiếc, thời gian sản xuất lâu dài, dễ ảnh hưởng đến môi trường sinh thái Những đặc điểm này làm cho việc tổ chức sản xuất và hạch toán khác biệt với các ngành sản xuất kinh doanh khác: Chi phí xây lắp không chỉ phụ thuộc vào quy mô (khối lượng xây lắp) mà còn phụ thuộc vào tiến độ thi công rủi ro xảy ra do thiên tai, mất mát vật tư thiết bị sản xuất Sản phẩm xây lắp phải lập dự toán và khi thực hiện phải theo quy định về quản lý đầu tư và xây dựng do Nhà Nước ban hành Quy trình thi công xây lắp phải so sánh với dự toán và phải lấy dự toán làm thước đo

Thứ tư, công tác xây lắp có tính lưu động cao, các yếu tố phục vụ thi công xây lắp (xe máy thi công, thiết bị, vật tư ) thường xuyên di chuyển và được bảo quản tại các lều lán tạm thời không đảm bảo an toàn nên công tác quản lý gặp nhiều khó khăn Đặc

điểm này đòi hỏi công tác kiểm soát phải được thực hiện một cách chặt chẽ, bảo đảm tuân thủ hết sức nghiêm ngặt các quy trình, quy phạm về giao nhận và bảo quản Mặt khác, do tính lưu động cao nên chi phí thay đổi theo từng vùng lãnh thổ và ảnh hưởng lớn đến doanh nghiệp Chính vì vậy, công tác kiểm soát phải đủ mạnh để hạn chế đến mức thấp nhất những rủi ro, đặc biệt chú trọng đến công tác dự báo, dự phòng

Thứ năm, chi phí xây lắp gắn liền với công trình, hạng mục công trình Trong quá trình xây lắp nếu không có biện pháp quản lý sẽ gây lãng phí, tính sai giá thành ảnh hưởng đến kết quả xây lắp Mặt khác, việc phân bổ không phù hợp chi phí xây lắp vào giá thành cũng làm ảnh hưởng đến kết quả xây lắp và chất lượng công trình, hạng mục công trình Chính vì vậy, chi phí xây lắp cần phải được kiểm soát chặt chẽ, hạn chế các hành vi lãng phí, gian lận, góp phần vào hạ giá thành, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Để làm được điều này, công tác kiểm soát cần quan tâm đến:

+ Sự đánh giá các nguồn phát sinh có đúng thực tế hay không bằng cách kiểm soát chặt chẽ mọi nghiệp vụ phát sinh chi phí từ khâu ghi chép cho đến khâu vận động về mặt vật chất

+ Công tác tập hợp chi phí xây lắp có đầy đủ theo những bộ phận phát sinh chi phí hay không

+ Công tác theo dõi và kiểm tra việc tập hợp chi phí và tính toán của kế toán có được thực hiện hay không, cũng như phân bổ chi phí xây lắp và tính giá thành có chính xác hay không

Đây là một số đặc điểm của chi phí xây lắp ảnh hưởng đến công tác kiểm soát trong doanh nghiệp xây lắp, cụ thể là ảnh hưởng trực tiếp đến công tác KSNB chi phí xây lắp Biết rõ sự tác động này để có những biện pháp tổ chức quản lý và kiểm soát chi phí phù hợp Do vậy, việc thiết lập quá trình KSNB chi phí xây lắp là công việc hết sức cần thiết trong doanh nghiệp xây lắp

1.3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY LẮP

1.3.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của KSNB Bao gồm các nhân tố như triết lý quản lý và phong cách điều hành; Cơ cấu tổ chức, sự quan tâm của Hội đồng quản trị; Chính sách nguồn nhân lực, sự trung thực và giá trị đạo đức Môi trường kiểm soát cũng là nền tảng của các yếu tố khác Ví dụ, một tổ chức có môi trường kiểm soát yếu kém thì các hoạt động kiểm soát khó có thể đạt được mục tiêu

1.3.1.1 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý

Triết lý về quản lý trước hết chỉ quan điểm khác nhau của người quản lý đối với toàn bộ hoạt động của đơn vị Mọi hoạt động của đơn vị đều đặt dưới sự điều hành của các nhà quản trị Bởi vậy, quan điểm đường lối cũng như tư cách của họ

có ảnh hưởng trực tiếp đến sự hữu hiệu của hệ thống KSNB Đặc thù về quản lý còn được thể hiện ở cơ cấu quyền lực trong đơn vị Nếu quyền lực được tập trung vào người quản lý cao nhất thì môi trường kiểm soát phụ thuộc chủ yếu vào quan điểm, phong cách điều hành của họ, còn nếu quyền lực được phân tán cho nhiều người thì vấn đề kiểm tra giám sát việc sử dụng quyền lực đã phân quyền, nhằm tránh tình trạng sử dụng không hết quyền hạn được giao hay lạm quyền

1.3.1.2 Cơ cấu tổ chức và sự quan tâm của Hội đồng quản trị

Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm của các bộ phận, giữa các thành viên trong đơn vị, góp phần rất lớn trong việc giúp đơn vị đạt được các mục tiêu của mình Nói cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập

kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động Vì thế, khi xây dựng một

cơ cấu tổ chức phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp Tuy nhiên, điều này còn phụ thuộc vào quy mô

và tính chất hoạt động của đơn vị, sự quan tâm của Hội đồng quản trị đến việc xây dựng một cơ cấu tổ chức hợp lý giúp cho quá trình thực hiện sự phân công, phân nhiệm, sự uỷ quyền, quá trình xử lý nghiệp vụ và ghi chép sổ sách cũng được kiểm soát Từ đó ngăn ngừa được các sai sót, gian lận Để thực hiện được điều này, cơ cấu tổ chức của đơn vị phải đảm bảo nguyên tắc sau:

- Phải thiết lập được sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của đơn

vị, không được bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo lên nhau giữa các bộ phận

- Thực hiện việc phân chia ba chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép nghiệp vụ, ghi chép sổ sách và bảo quản tài sản Sự phân chia này tạo điều kiện kiểm soát lẫn nhau giữa các bộ phận

- Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận

1.3.1.3 Chính sách nguồn nhân lực và giá trị đạo đức

Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ hệ thống KSNB nào cũng là con người Nếu đơn vị có đội ngũ nhân viên có năng lực và đáng tin cậy thì nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thiết mà vẫn có các báo cáo đáng tin cậy Con người thật thà, có năng lực, có khả năng thực hiện công việc ở mức độ cao ngay cả khi có rất ít quá trình kiểm soát khác hỗ trợ cho họ Ngược lại, con người không có năng lực và không trung thực có thể làm cho công việc trở nên hỗn độn cho dù có rất nhiều quá trình kiểm soát hỗ trợ Ngoài ra còn người còn bị ảnh hưởng bởi tâm lý, sức khoẻ hay do thói quen không tốt mà có ảnh hưởng tiêu cực đến công việc đang làm dẫn đến những sai sót không đáng có khi thực hiện công việc

Vì vậy, trong công tác tuyển dụng, đào tạo, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật, đối với nhân viên trong đơn vị là một vấn đề hết sức quan trọng đối với bất kỳ hệ thống KSNB nào

1.3.2 Đánh giá rủi ro kiểm soát

1.3.2.1 Xác định mục tiêu

Mỗi nhân viên trong doanh nghiệp cần xác định được rõ ràng mục tiêu của toàn đơn vị và của từng bộ phận Mục tiêu chung toàn đơn vị cần phải được thiết lập rõ ràng, thông qua việc ban hành những chính sách hay hướng chung đến từng nhân viên, từng người quản lý, ban giám đốc Mục tiêu được thiết lập phải phù hợp với chiến lược phát triển, có sự nhất quán giữa kế hoạch và ngân sách của đơn vị Mục tiêu bộ phận được xây dựng trên cơ sở kế hoạch mục tiêu chung của toàn đơn vị nhưng phải mang những đặc điểm riêng của bộ phận đó, cần có sự nhất quán

giữa mục tiêu chung và mục tiêu bộ phận Việc xây dựng mục tiêu bộ phận cần có

sự kết hợp của các cấp quản lý tham gia, để bảo đảm tính đầy đủ của mục tiêu cần nhận dạng những nhân tố quan trọng chi phối: Đâu là mục tiêu hoạt động, đâu là mục tiêu tuân thủ Ví dụ, bộ phận kế toán cần xác lập rõ mục tiêu hoạt động của mình là hoàn thành báo cáo tài chính, báo cáo nội bộ đáng tin cậy, kịp thời, với một ngân sách hợp lý; Mục tiêu tuân thủ là tổ chức và duy trì công tác ghi chép kế toán tài chính phù hợp với luật pháp và các quy định nội bộ

Các nhân tố bên trong ảnh hưởng đến mục tiêu mang tính chủ quan và nó xảy

ra ở các bộ phận như năng lực quản lý của Hội đồng quản trị, ban kiểm toán nội bộ, năng lực của nhân viên, hệ thống thông tin quản lý bất cập Rủi ro ở các bộ phận liên quan đến việc thực hiện mục tiêu của bộ phận đó, ví dụ ở bộ phận kế toán các rủi ro có thể đe dọa là: Các thay đổi trong phương thức kinh doanh của đơn vị, trong quy định của Nhà Nước, trong chuẩn mực, chế độ kế toán… không được cập nhật

và phản ứng kịp thời Sự bất cập trong đội ngũ nhân viên: không đủ số lượng hoặc chất lượng, sức ép công việc quá cao, sự gắn bó với đơn vị bị đe dọa bởi thu nhập thấp… Hệ thống thông tin không đủ khả năng về tính ổn định, tính bảo mật và khả năng xử lý của thiết bị, chương trình

1.3.3 Hoạt động kiểm soát

1.3.3.1 Phân chia trách nhiệm

Thực hiện nguyên tắc phân công, phân nhiệm: Nguyên tắc cơ bản này là việc phân công công việc và trách nhiệm được chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận cùng thực hiện Mục đích nhằm không cho một cá nhân hay bộ phận nào cùng thực hiện một nghiệp vụ từ đầu đến cuối Cơ sở của nguyên tắc này là các sai sót dễ phát hiện và các gian lận khó xảy ra nếu nhiều người cùng tham gia vào một công việc nào đó Chế độ phân công phân nhiệm còn có tác dụng chuyên môn hoá cao vì vậy nâng cao hiệu quả công việc và giúp cho việc kiểm tra giám sát dễ dàng Phân chia trách nhiệm là không cho phép một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệm vụ từ khi hình thành cho đến khi kết thúc, không thành viên nào được kiêm nhiệm các chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản Mục đích của phân chia trách nhiệm nhằm thực hiện cơ chế nhân viên kiểm soát lẫn nhau, nếu có các sai sót xảy ra sẽ được phát hiện kịp thời và giảm cơ hội giấu diếm những sai phạm có thể gây ra trong quá trình thực hiện nhiệm vụ

Thực hiện nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này nhằm ngăn ngừa các hành vi lạm dụng quyền hạn Cụ thể, không được bố trí kiêm nhiệm giữa các nhiệm

vụ phê chuẩn và thực hiện nghiệp vụ hay không thể kiêm nhiệm giữa chức năng thực hiện và chức năng kiểm soát Nguyên tắc này xuất phát từ mối quan hệ đặc biệt

ở các nhiệm vụ mà nếu có sự kiêm nhiệm thì dễ dẫn đến sự lạm dụng và việc ngăn ngừa hay phát hiện gian lận sẽ rất khó khăn

Chẳng hạn, nếu để kế toán tiền mặt kiêm thủ quỹ hay kế toán thanh toán kiêm việc thu mua vật tư thì rất dễ điều chỉnh sổ sách để che dấu hành vi tham ô tài sản Thông thường, chế độ kế toán các nước quy định rất rõ nguyên tắc bất kiêm nhiệm này, các đơn vị không được bố trí cán bộ kế toán kiêm nhiệm thủ quỹ, thủ kho và các công tác phụ trách vật chất tài sản khác

1.3.3.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

a Tổ chức hệ thống thông tin dự toán

Thực hiện nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn: Uỷ quyền là việc nhà quản trị

giao quyền quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định nào đó cho thuộc cấp Phê chuẩn là biểu hiện cụ thể của việc ra quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi quyền hạn được giao

Trong quá trình quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị, các nhà quản trị không thể và cũng không nên trực tiếp giải quyết mọi vấn đề phát sinh mà nên có sự phân chia quyền lực cho các cấp Đồng thời cần xác định rõ thẩm quyền phê chuẩn của từng cấp Việc này giúp cho các hoạt động của đơn vị tiến triển thuận lợi và giúp cho các nhà quản lý kiểm soát và hạn chế được sự tuỳ tiện khi giải quyết công việc Để có được thông tin đáng tin cậy cần phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ và việc phê chuẩn các nhiệm vụ được thực hiện đúng thẩm quyền

* Kiểm tra quá trình xử lý thông tin cần phải đảm bảo: Kiểm soát chặt chẽ hệ thống sổ sách chứng từ và đảm bảo việc phê chuẩn các nghiệm vụ phải đúng đắn,

cụ thể:

- Kiểm soát hệ thống chứng từ sổ sách kế toán cần lưu ý những vấn đề sau: + Chứng từ phải được đánh số liên tục trước khi sử dụng để có thể kiểm soát, tránh thất lạc và dễ truy cập khi cần thiết

+ Chứng từ cần được lập ngay khi nghiệm vụ xảy ra hoặc càng sớm càng tốt + Chứng từ cần được thiết kế đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, đầy đủ thông tin kế toán và có thể sử dụng được cho nhiều công dụng khác nhau Ví dụ, hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn giá trị gia tăng) là căn cứ để ghi nhận doanh thu, thống kê hàng bán, tính hoa hồng, chiết khấu hàng bán… và là căn cứ để tính tiền khách hàng, tính thuế phải nộp

+ Phải xây dựng quy trình tổ chức luân chuyển chứng từ khoa học và kịp thời, nghĩa là chứng từ chỉ đi qua những bộ phận có liên quan đến nghiệp vụ, chứng từ phải được xử lý nhanh chóng để chuyển cho những bộ phận tiếp theo Quy trình luân chuyển chứng từ phải bảo đảm tính liên kết các nghiệp vụ, dễ dàng tham chiếu

và gắn với một thủ tục kiểm soát

+ Sổ sách kế toán phải được đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên

tắc ghi chép, có đầy đủ chữ ký của người kiểm soát

+ Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu kế toán một cách khoa học, an toàn, đúng quy định và dễ dàng truy cập khi cần thiết

- Phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ hoặc hoạt động: Cần đảm bảo tất cả các nghiệp vụ hoặc hoạt động cần phải được phê chuẩn bởi người quản lý trong phạm vi quyền hạn cho phép Sự phê chuẩn này có thể chia làm hai loại:

+ Phê chuẩn chung: là trường hợp nhà quản lý ban hành các chính sách áp dụng cho toàn đơn vị

+ Phê chuẩn cụ thể: là trường hợp người quản lý xét duyệt từng nghiệp vụ riêng biệt chứ không đưa ra chính sách chung nào Phê chuẩn cụ thể được áp dụng cho những nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh Ví dụ, mua sắm máy móc thiết bị… Phê chuẩn cụ thể cũng được áp dụng đối với những nghiệp vụ thường xuyên nhưng có số tiền vượt quá giới hạn cho phép của chính sách chung Ví dụ, các nghiệp vụ bán chịu có số tiền lớn trên một mức ấn định nào đó

Các cá nhân hoặc các bộ phận được ủy quyền để thực hiện sự phê chuẩn phải

có chức vụ tương xứng với tính chất và tầm quan trọng của nghiệp vụ

* Kiểm tra độc lập việc thực hiện:

Được tiến hành bởi các cá nhân (bộ phận) khác với cá nhân (bộ phận) đang thực hiện nghiệp vụ Nhu cầu phải kiểm tra độc lập xuất phát từ hệ thống KSNB

có khuynh hướng bị giảm sút tính hữu hiệu trừ khi có một cơ chế thường xuyên kiểm tra rà soát lại

Ví dụ, nhân viên có thể quên hoặc vô ý không tuân thủ các thủ tục hoặc bất cẩn trong công việc và cần có một người quan sát để đánh giá việc thực hiện công việc của họ Mặc dù ngay cả khi chất lượng được kiểm soát tốt vẫn có khả năng xảy

ra những hành vi tham ô hay cố tình sai phạm, vì thế hoạt động này hết sức cần thiết đối với đơn vị

b Tổ chức hệ thống thông tin thực hiện

Là việc xây dựng các thủ tục kiểm soát: Toàn bộ các quy trình, các chính sách, biểu mẫu do nhà quản lý thiết lập nhằm mục đích giúp đơn vị kiểm soát

được quá trình vận hành, thi công công trình, kiểm soát các chi phí phát sinh và tránh các rủi ro có thể gặp phải gây thất thoát, lãng phí, ảnh hưởng đến chất lượng công trình xây lắp

Để kiểm soát chi phí trong quá trình xây lắp cần phải thiết lập được các thủ tục kiểm soát hữu hiệu, các thủ tục đó phải kiểm soát ngay lúc chi phí chưa phát sinh như kiểm soát đơn giá mua, số lượng, chất lượng vật tư; kiểm soát tình trạng sẵn sàng của máy móc thiết bị, công cụ dụng cụ; kiểm soát đội ngũ, tay nghề công nhân;

kế hoạch sản xuất, phương pháp thi công… Hoặc các thủ tục kiểm soát trong quá trình phát sinh chi phí như số lượng vật tư đưa vào sử dụng, năng suất máy thi công, năng suất lao động, mức độ sử dụng công cụ dụng cụ, biện pháp thi công…

b 1 Xây dựng thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tại công trình xây lắp bao gồm những loại như: xi măng, sắt thép, đá, cát, sỏi… Mục tiêu kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp không chỉ tiết kiệm tối đa chi phí, đồng thời phải đảm bảo chất lượng công trình theo đúng thiết kế, đạt yêu cầu về mỹ thuật và thời gian hoàn thành công trình, hạng mục công trình

- Thủ tục kiểm soát chất lượng nguyên vật liệu: Trước khi tiến hành thi công công trình, phòng kế hoạch kỹ thuật căn cứ vào dự toán vật tư nội bộ, tiến độ thi công để lên kế hoạch cung ứng vật tư về số lượng, chất lượng, thời điểm tập kết đến chân công trình của từng loại vật liệu Kế hoạch được ban giám đốc phê duyệt và triển khai đến phòng kế hoạch, phòng kế toán để thực hiện

- Thủ tục kiểm soát giá cả: Dựa trên kế hoạch vật tư đã lập, phòng kế hoạch làm thủ tục yêu cầu báo giá chủng loại, chất lượng vật tư cho các nhà cung cấp Từ

đó, lựa chọn nhà cung ứng vật tư đảm bảo đúng chủng loại vật tư với giá cả cạnh tranh, đúng thời gian giao hàng, chi phí vận chuyển, các chính sách chiết khấu, chính sách về thời hạn thanh toán, hỗ trợ vốn …

- Thủ tục kiểm soát sử dụng vật tư: trong quá trình thi công công trình, nhà quản lý phải thường xuyên kiểm kê định kỳ hoặc đột xuất kiểm tra việc sử dụng vật tư bằng việc lập ra các ban kiểm kê, ban nghiệm thu nội bộ Các ban này căn

cứ vào hồ sơ hoàn công, thống kê khối lượng công việc đã thực hiện để đối chiếu

với định mức vật tư tính ra được mức độ chênh lệch vật tư sử dụng so với dự toán

để tìm ra nguyên nhân sử dụng lãng phí vật tư, quy trách nhiệm cá nhân, tập thể và cải tiến biện pháp quản lý thi công Ban kiểm kê đồng thời kiểm tra việc ghi chép cập nhật sổ, thẻ kho, đối chiếu số lượng vật tư thực tế trong kho với sổ sách kế toán vật tư nhằm giảm thiểu thất thoát vật tư trong công tác bảo quản, nâng cao trách nhiệm của nhân viên thủ kho

b 2 Xây dựng thủ tục kiểm soát chi phí nhân công

Đối với doanh nghiệp xây lắp, chi phí nhân công chiếm tỉ trọng không nhỏ trong giá thành công trình So với chi phí nguyên vật liệu có đơn giá, số lượng, chất lượng được thể hiện rõ trong dự toán công trình thì chi phí nhân công được thể hiện dựa trên khối lượng công việc hoàn thành Vì vậy, việc kiểm soát chi phí nhân công,

tổ chức biện pháp thi công và điều động nhân lực hợp lý mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp Các doanh nghiệp xây lắp thường tính trả lương cho người lao động được tiến hành theo hai hình thức:

- Trả lương theo thời gian: Áp dụng đối với những nhân viên làm việc gián tiếp như nhân viên phục vụ, nấu ăn, bốc dỡ, vệ sinh công trường, cán bộ kỹ thuật, lao động tiền lương, trắc đạc, thủ kho… tiền lương được trả trên chất lượng công việc, số ngày công làm việc mà họ thực hiện

- Trả lương theo sản phẩm: Áp dụng cho công nhân trực tiếp thi công Mỗi tổ đội sản xuất tùy vào độ phức tạp của công việc mà được khoán theo thời gian hoặc theo sản phẩm

Việc ghi chép phản ánh chi phí nhân công căn cứ vào bảng chấm công, biên bản nghiệm thu kỹ thuật, phiếu xác nhận khối lượng sản phẩm hoàn thành Ngoài số công nhân kỹ thuật thường xuyên của doanh nghiệp, còn số lượng không nhỏ nhân công, lao động thời vụ, sinh viên thực tập, học việc Số lượng công nhân này được quản lý bởi đội trưởng đội thi công và được phân về các tổ sản xuất Tổ trưởng có tránh nhiệm theo dõi, chấm công, phân công công việc và báo cáo về bộ phận lao động tiền lương để tính toán trả lương

Thủ tục kiểm soát năng suất lao động: định kỳ hoặc cuối tháng, kế toán thống

kê đối chiếu chi phí nhân công với khối lượng công việc hoàn thành và so với hồ sơ

dự toán nội bộ Nếu có sự chênh lệch thì phải tìm ra nguyên nhân và kiến nghị với lãnh đạo doanh nghiệp có biện pháp quản lý hiệu quả hơn

b 3 Xây dựng thủ tục kiểm soát chi phí máy thi công

Bao gồm thủ tục kiểm soát chi phí liên quan đến máy thi công như chi phí nhiên liệu, chi nhân viên vận hành, bảo trì, năng suất sử dụng máy thi công

Căn cứ vào hồ sơ thi công, bộ phận kỹ thuật tiến hành lập bảng dự trù sử dụng xe máy thi công, trong đó liệt kê đầy đủ chủng loại, số lượng, công dụng của chúng trong từng thời điểm thi công Căn cứ vào tình hình xe máy thực tế của đơn vị, bộ phận quản

lý xe máy sẽ xuất lệnh điều động xe máy do lãnh đạo doanh nghiệp phê duyệt Mỗi xe máy thi công đều phải có lý lịch ghi rõ tình trạng xe máy, có quyết định giao trách nhiệm quản lý, vận hành cho từng công nhân vận hành Khi sử dụng công nhân phải ghi rõ vào nhật trình xe máy: khối lượng công việc, số giờ ca máy làm việc, mức tiêu hao nhiên liệu, phụ tùng … và được ký xác nhận của tổ, đội trưởng công trình Kế toán công trình phải theo dõi, trích khấu hao và phân bổ hợp lý chi phí TSCĐ đối với từng

xe máy Đồng thời phải hạch toán theo dõi riêng chi phí sử dụng máy thi công để phục

vụ công tác tính giá thành công trình, hạng mục công trình

b 4 Xây dựng thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung là những chi phí phục vụ cho hoạt động xây lắp của đội, công trường xây dựng bao gồm: Tiền lương nhân viên quản lý đội, các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý đội, công nhân trực tiếp sản xuất, công nhân điều khiển máy, nguyên vật liệu dùng cho quản lý đội, công cụ dụng cụ, khấu hao máy móc thiết bị sử dụng ở đội, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí chung bằng tiền khác Thủ tục kiểm soát các khoản chi phí này tương tự như thủ tục kiểm soát chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công và chi phí máy thi công

1.3.3.3 Kiểm soát tài sản vật chất

Hoạt động này được thực hiện cho các loại sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử dụng, cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và những hồ sơ dữ liệu Ví dụ, tài sản có thể được kiểm soát bằng cách sử dụng tủ sắt, khoá, tường rào, bảo vệ… và chỉ những người được

uỷ quyền mới được phép tiếp cận tài sản của đơn vị

Thực hiện công tác kiểm kê định kỳ tài sản của đơn vị, so sánh đối chiếu giữa

sổ sách kế toán và tài sản hiện có trên thực tế bắt buộc phải được thực hiện định kỳ Khi có bất kỳ sự chênh lệch nào cũng cần phải được điều tra xem xét nguyên nhân

để phát hiện được những yếu kém về các thủ tục bảo vệ tài sản và các sổ sách có liên quan Nếu không thực hiện công việc này sẽ không phát hiện được hành vi làm thất thoát tài sản, sử dụng lãng phí trang thiết bị, tài sản

1.3.3.4 Phân tích soát xét lại việc thực hiện

Hoạt động này chính là việc xem xét lại những công việc đã thực hiện được bằng cách so sánh số thực tế với số liệu dự toán, số liệu kỳ trước và các dữ liệu khác

có liên quan như những thông tin phi tài chính, đồng thời còn xem xét trong mối liên hệ với tổng thể để đánh giá quá trình thực hiện

Soát xét lại quá trình thực hiện giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát

là mọi thành viên trong đơn vị có theo đuổi mục tiêu một cách hữu hiệu và hiệu quả hay không Nhờ sự thường xuyên nghiên cứu về những vấn đề bất thường xảy ra trong quá trình thực hiện mà nhà quản lý có thể thay đổi kịp thời chiến lược, kế hoạch hoặc có những điều chỉnh hợp lý

Thực chất là thủ tục phân tích sự biến động của chi phí xây lắp thông qua việc dựa trên cơ sở thông tin dự toán, thông tin thực hiện bằng phương pháp thay thế liên hoàn để phân tích, so sánh

 Thủ tục kiểm soát biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Hai nhân tố ảnh hưởng đến chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đó là số lượng nguyên vật liệu tiêu hao và đơn giá mua Áp dụng phương pháp thay thế liên hoàn

để phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thể hiện qua bảng 1.1 sau:

Bảng 1.1 Phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

thực tế

(1) – (2): biến động về

lượng (∆Q)

(3) – (1): biến động về

giá (∆P) Tổng biến động = ∆Q + ∆P

Việc kiểm soát đơn giá phải được thực hiện vào lúc mua nguyên vật liệu Kiểm soát về lượng nguyên vật liệu sử dụng phải được thực hiện khi nhập kho và khi xuất kho đưa vào sử dụng cho công trình xây lắp

Biến động khối lượng nguyên vật liệu nói lên sự khác nhau giữa khối lượng nguyên vật liệu đã sử dụng và khối lượng nguyên vật liệu phải sử dụng theo định mức tiêu chuẩn đã được lập Cho dù biến động này là do việc sử dụng vật chất của nguyên vật liệu nhưng nó vẫn thường được xác định bằng tiền Biến động về khối lượng nguyên vật liệu sử dụng được xác định tốt nhất vào lúc đưa nguyên vật liệu vào sử dụng hoặc khi kết thúc một hạng mục công trình

Biến động về giá nguyên vật liệu nói lên sự khác nhau giữa số tiền đã trả cho một lượng nguyên vật liệu nhất định với số tiền phải trả theo dự toán cho số lượng nguyên vật liệu đó Biến động về giá và lượng nguyên vật liệu sử dụng nhỏ hơn là tốt, chứng tỏ việc kiểm soát chi phí nguyên vật liệu có hiệu quả nếu chất lượng công trình đảm bảo đúng thiết kế, đúng yêu cầu kỹ thuật

Các nguyên nhân ảnh hưởng đến chi tiêu giá nguyên vật liệu có thể là do biến động giá cả thị trường, chi phí thu mua, vận chuyển, chi phí vốn hoặc có sự thông đồng gian lận của nhân viên thu mua, cung ứng vật tư với nhà cung cấp Ảnh hưởng bởi giá cả thị trường thì cần lưu ý đến hợp đồng xây lắp có điều khoản bù trượt giá của chủ đầu tư, doanh nghiệp phải làm đầy đủ thủ tục theo quy định để được bù khoản trượt giá này

Biến động về lượng có thể do các nguyên nhân mất mát trong quá trình lưu kho bảo quản nguyên vật liệu, sử dụng lãng phí, gia tăng khối lượng xây lắp so với thiết kế, biện pháp thi công chưa phù hợp Trường hợp mất mát trong quá trình xây lắp thì phải quy trách nhiệm bồi thường, nếu mất mát hư hỏng trong kho thi thủ kho phải chịu trách nhiệm Trường hợp khối lượng nguyên vật liệu gia tăng khối lượng xây lắp so với thiết kế thì phải tìm ra nguyên nhân phát sinh Nếu do yêu cầu của

chủ đầu tư, thay đổi thiết kế thì cần làm thủ tục yêu cầu chủ đầu tư xác nhận để thanh toán khối lượng phát sinh Nếu do biện pháp thi công chưa hợp lý thì cần điều chỉnh quy trình kỹ thuật phù hơp để tăng hiệu quả sản xuất

 Thủ tục kiểm soát biến động chi phí nhân công trực tiếp

Tương tự phương pháp phân tích biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, việc phân tích chi phí nhân công trực tiếp được thể hiện như sau (bảng 1.2):

Bảng 1.2 Phân tích biến động chi phí nhân công trực tiếp

Tổng số giờ công làm

việc thực tế x Đơn giá

giờ công định mức

Tổng số giờ công làm việc định mức x Đơn giá giờ công định mức

Tổng số giờ công làm việc thực tế x Đơn giá giờ công thực tế

Qua bảng phân tích trên thì biến động chi phí nhân công trực tiếp ảnh hưởng bởi hai nhân tố:

+ Biến động về năng suất lao động là sự so sánh sức sản xuất của thời gian lao động giữa định mức và thực tế Đây là yếu tố mà doanh nghiệp cần đặc biệt quan tâm vì nâng cao sức sản xuất là một nhân tố chủ yếu để tiết kiệm chi phí xây lắp + Biến động về đơn giá lao động là sự chênh lệnh giữa đơn giá tiền lương thực

tế so với đơn giá tiền lương định mức của công nhân trực tiếp xây lắp Biến động về giá lao động thường phát sinh như là kết quả của việc sử dụng lao động trên công trường Tổ đội trưởng thi công phải chịu trách nhiệm trong sự biến động này

Trong các công trình xây dựng thì đơn giá nhân công thường ít biến động bởi đơn giá tiền công của công nhân xây lắp trực tiếp đã được ký hợp đồng và thoả thuận trước khi thực hiện việc xây lắp Tuy nhiên đối với lao động thời vụ, lao động phổ thông đơn giá này thường bị biến động mạnh sau mỗi năm do ảnh hưởng của đơn giá tiền lương tối thiểu, nguồn cung lao động và giá cả thị trường Số lượng lao

động này chiếm tỉ trọng không nhỏ trong tổng số lao động của doanh nghiệp vì vậy cần phải quản lý sử dụng hợp lý và có hiệu quả lượng nhân công này

Biến động về năng suất lao động: Đây chính là yếu tố chủ yếu gây nên sự biến động chi phí nhân công trực tiếp Nguyên nhân do trình độ tay nghề, nguyên vật liệu kém chất lượng, máy móc thiết bị công cụ dụng cụ không đồng bộ, thiếu chuyên dùng, công nhân thiếu kinh nghiệm thi công, ý thức tổ chức kỷ luật kém… Cán bộ quản lý lao động thường phải chịu trách nhiệm điều hành lao động trước ban giám đốc

 Thủ tục kiểm soát biến động chi phí sử dụng máy thi công

Chi phí sử dụng máy thi công được phân tích ở bảng 1.3 như sau:

Bảng 1.3 Phân tích biến động chi phí sử dụng máy thi công

Tổng số ca máy làm việc

thực tế x Đơn giá định

mức một ca máy

Tổng số ca máy làm việc định mức x Đơn giá định mức một ca máy

Tổng số ca máy làm việc thực tế x Đơn giá ca máy làm việc thực tế

Qua bảng phân tích trên thì biến động chi phí máy thi công xảy ra do sự biến động của hai nhân tố:

+ Biến động về năng suất máy thi công là sự chênh lệch giữa khối lượng máy thi công đạt được trên một đơn vị thời gian giữa thực tế và định mức

+ Biến động về đơn giá ca máy thi công là sự chênh lệch giữa đơn giá ca máy thi công thực tế so với đơn giá định mức

Mục tiêu kiểm soát là hiệu suất làm việc của máy tức là đảm bảo được năng suất làm việc tối đa của máy với đơn giá ca máy thấp, chi phí nhiên liệu thấp nhất Nếu đơn giá thực tế lớn hơn định mức thì cần phải xem xét lại đơn giá nhân viên sử dụng máy, kiểm soát chi phí nhiên liệu sử dụng về định mức sử dụng, đơn

Biến động

chi phí sản

xuất chung

Tổng định phí sản xuất chung thực tế phát sinh tại mỗi công trình

Tổng định phí sản xuất chung định mức tại mỗi

Biến động định phí sản xuất chung

 Thủ tục kiểm soát biến động chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung bao gồm các yếu tố định phí và biến phí sản xuất chung Biến phí sản xuất chung có thể được phân tích và kiểm soát bằng việc sử dụng các công thức cơ bản đã được sử dụng tương tự như chi phí nguyên vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp Cụ thể ở bảng 1.4

Bảng 1.4 Phân tích biến động chi phí sản xuất chung

Tổng khối lượng xây lắp

thực tế x Đơn giá định

mức một khối lượng

Tổng khối lượng xây lắp định mức x Đơn giá định mức cho một khối lượng

Tổng khối lượng thực tế đạt được x Đơn giá thực

tế cho một khối lượng

Đối với chi phí sản xuất chung, do khối lượng xây lắp tại mỗi công trình là cố định trong hồ sơ thiết kế nên định phí sản xuất chung trong mỗi công trình có thể được phân tích: