Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại công ty cổ phần xây dựng và sản xuất vật liệu xây dựng

Tôi xin chân thành cám ơn Ban giám đốc, các anh chị phòng kế toán tài vụ tại Công ty Cổ Phần Xây dựng và Sản Xuất Vật Liệu Xây Dựng cũng như các anh chị tại Xí nghiệp sản xuất vật liệu x

Trong quá trình thực tập và thực hiện khóa luận này, tôi đã nhận được rất nhiều nguồn động viên và giúp đỡ to lớn.

Trước hết tôi xin bày tỏ lòng kính trọng và biết ơn đến quý thầy cô giáo Trường Đại học Kinh Tế Huế nói chung và các thầy cô trong khoa Kế toán Kiểm toán nói riêng, đã truyền thụ những kiến thức chuyên môn quý giá và ý nghĩa.

Tôi xin chân thành cám ơn Ban giám đốc, các anh chị phòng kế toán tài vụ tại Công ty Cổ Phần Xây dựng và Sản Xuất Vật Liệu Xây Dựng cũng như các anh chị tại Xí nghiệp sản xuất vật liệu xây dựng

số 2 đã tạo điều kiện và nhiệt tình giúp đỡ tôi trong quá trình thực tập, thu thập thông tin, nắm bắt được tình hình thực tế tại công ty.

Đặc biệt, tôi xin trân trọng bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến Phó Giáo Sư Tiến Sĩ Trịnh Văn Sơn đã rất tận tình, dành nhiều thời gian và công sức trong việc dẫn dắt và hướng dẫn tôi trong suốt quá trình làm

đề tài từ lúc xây dựng đề cương cho đến lúc hoàn thành khóa luận này.

Cuối cùng, tôi xin gửi lời cám ơn đến gia đình, bạn bè - những người đã luôn đồng hành cùng tôi, luôn chia sẻ, động viên, giúp đỡ để tôi có thể hoàn thành tốt khóa luận tốt nghiệp của mình.

Tuy nhiên do hạn chế về thời gian nghiên cứu cũng như kiến thức, kinh nghiệm nên khóa luận không thể tránh khỏi những thiếu sót Kính mong quý thầy cô giáo, những người quan tâm đóng góp

để đề tài được hoàn thiện hơn.

Một lần nữa, tôi xin chân thành cám ơn /.

Huế, tháng 05 năm 2016 Sinh viên thực hiện Lưu Thị Thu

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

HTKSNB Hệ Thống Kiểm Soát Nội Bộ

XNXDHT Xí Nghiệp Xây Dựng Hạ Tầng

MỤC LỤC

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng nghiên cứu 2

4 Phạm vi nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 3

6 Cấu trúc đề tài 3

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP 4

1.1 Khái quát chung về HTKSNB trong doanh nghiệp 4

1.1.1 Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ 4

1.1.2 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ: 6

1.1.2.1 Môi trường kiểm soát 7

1.1.2.2 Hệ thống thông tin kế toán 9

1.1.2.3 Thủ tục kiểm soát 10

1.1.2.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ 11

1.1.3 Những hạn chế tiềm tàng của Hệ thống kiểm soát nội bộ 11

1.1.4 Các vấn đề cơ bản về doanh nghiệp xây lắp 12

1.1.4.1 Khái niệm, phân loại và ý nghĩa của chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây lắp 12

1.1.4.2 Đặc điểm về hoạt động kinh doanh xây lắp ảnh hưởng đến công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp 14

1.1.4.3 Dự toán chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây lắp 14

1.2 Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp 15

1.2.1 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp 15

1.2.2 Các thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp 15

1.2.2.1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 15

1.2.2.2 Chi phí nhân công trực tiếp 16

1.2.2.3 Chi phí sử dụng máy thi công 18

1.2.2.4 Chi phí sản xuất chung 18

1.2.5 Các rủi ro thường gặp trong quá trình xây lắp 19

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG & SẢN XUẤT VLXD 21

2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Xây dựng & Sản xuất VLXD 21

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển công ty cổ phần Xây dựng và Sản xuất VLXD 21

2.1.2 Lĩnh vực hoạt động của Công ty 23

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty 24

2.1.4 Đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý tại Công ty 24

2.1.5 Tình hình về nguồn lực của Xí nghiệp sản xuất VLXD số 2 trong giai đoạn từ năm 2013-2015 33

2.1.5.1 Tình hình nguồn lao động 33

2.1.5.2 Tình hình tài sản, nguồn vốn 35

2.1.6 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty 36

2.2 Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty CP Xây dựng & Sản xuất VLXD 38

2.2.1 Môi trường kiểm soát tại Công ty CP Xây dựng & Sản xuất VLXD 38

2.2.2 Hệ thống thông tin kế toán tại công ty CP Xây dựng & Sản xuất VLXD 40

2.2.3 Thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp tại Xí nghiệp Sản xuất VLXD số 2 42

2.2.3.1 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 42

2.2.3.2 Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 54

2.2.3.3 Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công 61

2.2.3.4 Kiểm soát chi phí sản xuất chung 69

2.3 Đánh giá thực trạng công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty CP Xây dựng và sản xuất VLXD 74

2.3.1 Môi trường kiểm soát tại Công ty CP Xây dựng và sản xuất VLXD 74

2.3.2 Hệ thống thông tin kế toán tại Công ty CP Xây dựng và sản xuất VLXD 75

2.3.2.1 Về bộ máy tổ chức 75

2.3.2.2 Về hệ thống tài khoản áp dụng tại công ty 75

2.3.3 Thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty CP Xây dựng & Sản xuất VLXD 77

2.3.3.1 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 77

2.3.3.2 Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 78

2.3.3.3 Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công 78

2.3.3.4 Kiểm soát chi phí sản xuất chung 79

CHƯƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CP XÂY DỰNG & SẢN XUẤT VLXD 80

3.1 Về môi trường kiểm soát tại Công ty CP Xây dựng và Sản xuất VLXD: 80

3.2 Về hệ thống thông tin kế toán tại Công ty CP Xây dựng và Sản xuất VLXD 80

3.3 Về thủ tục kiểm soát tại Công ty CP Xây dựng và Sản xuất VLXD 81

3.3.1 Kiểm soát chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 81

3.3.2 Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 82

3.3.3 Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công 83

3.3.4 Kiểm soát chi phí sản xuất chung 84

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 85

1 Kết luận 85

2 Kiến nghị : 86

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 87

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1 - Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ 7

Sơ đồ 2.1 : Quy trình sản xuất kinh doanh của Công ty 25

Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty 28

Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy quản lý tại Xí nghiệp 32

Sơ đồ 2.4: Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 36

Sơ đồ 2.5: Bộ máy kế toán tại Xí nghiệp 37

Sơ đồ 2.6:Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán trên máy vi tính 41

Sơ đồ 2.7: Quy trình mua nguyên vật liệu khi Công ty cung cấp 44

Sơ đồ 2.8 : Quy trình nhập kho vật liệu 47

Sơ đồ 2.9: Quy trình luân chuyển chứng từ kế toán chi phí nhân công trực tiếp 56

DANH MỤC BẢNG

Bảng 2.1: Các lĩnh vực hoạt động của Công ty 23Bảng 2.2: Tình hình lao động của Công ty giai đoạn 2013-2015 34Bảng 2.3: Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty qua 3 năm 2013 -2015 35

PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Lý do chọn đề tài

Trong giai đoạn hiện nay, cùng với sự phát triển của đất nước hệ thống cơ sở hạtầng giao thông của nước ta cũng đã có những bước phát triển mạnh mẽ Những thànhtựu đó chính là nhờ những đóng góp vô cùng to lớn của ngành xây dựng cơ bản Đặcđiểm nổi bật của hoạt động xây dựng là đòi hỏi vốn đầu tư lớn, thời gian thi công kéodài nên vấn đề đặt ra là làm sao quản lý vốn tốt, có hiệu quả đồng thời khắc phục tìnhtrạng thất thoát lãng phí trong quá trình sản xuất, giảm chi phí, hạ giá thành sản phẩm,nâng cao khả năng cạnh tranh, góp phần tăng lợi nhuận, nâng cao hiệu quả hoạt độngkinh doanh của doanh nghiệp

Muốn nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm, các doanh nghiệp khôngchỉ dừng lại ở việc đầu tư, nâng cao chất lượng trình độ công nghệ mới, nâng cao taynghề lao động, trình độ tổ chức quản lý kinh doanh Mà còn phải sử dụng các phươngpháp mới để kiểm soát chi phí, trong đó tăng cường yêu cầu công tác kiểm soát chi phí

là yêu cầu cấp thiết nhất Việc kiểm soát tốt chi phí không những hạ giá thành, nângcao khả năng cạnh tranh, góp phần tăng lợi nhuận mà còn nâng cao hiệu quả kinhdoanh của công ty

Vấn đề thất thoát trong xây dựng cơ bản đặc biệt là xây dựng các công trình,cầu đường, nhà máy Đây là một bài toán khó hiện nay Các nhà quản lý ở đơn vị thicông không kiểm soát được chi phí trong quá trình thi công nên buộc phải thay đổithiết kế như giảm bớt khối lượng xi măng, sắt, thép làm cho chất lượng công trìnhgiảm sút Biết bao dự án xây dựng cầu, đường vừa mới được đưa vào sử dụng đã bị

hư, hỏng, không đảm bảo yêu cầu kỹ thuật Điều này đặt ra mối quan tâm lớn cho cácnhà quản lý ở các đơn vị thi công : làm thế nào để hạ thấp chi phí thi công mà vẫn đảmbảo được chất lượng công trình Chính vì vậy, xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểmsoát về chi phí tại doanh nghiệp là công việc hữu ích, cần thiết nhằm tạo sức cạnhtranh cho các doanh nghiệp trong xu thế phát triển và hội nhập như hiện nay

Nhận thức được tầm quan trọng và cấp thiết của vấn đề trên, tôi đã lựa chọn

nghiên cứu đề tài: “ Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây dựng

và Sản Xuất Vật Liệu Xây Dựng ”.

2 Mục tiêu nghiên cứu

Trong quá trình nghiên cứu, đề tài hướng đến các mục tiêu sau:

- Nắm vững cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp, những vấn

đề cơ bản về doanh nghiệp xây lắp và kiểm soát chi phí xây lắp

- Tìm hiểu và có sự so sánh giữa lý thuyết được học và thực trạng hoạt độngkiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Sản xuất Vật liệu xâydựng

- Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn, các vấn đề về kiểm soát chi phíxây lắp tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Sản xuất Vật liệu xây dựng trong các côngtrình xây dựng, nhằm tìm ra những mặt còn tồn tại và hạn chế Từ đó đề xuất các giảipháp cụ thể, khoa học nhằm tăng cường công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại các côngtrình cầu đường của công ty

3 Đối tượng nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu là công tác kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổphần Xây dựng và Sản xuất vật liệu xây dựng

4 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu kiểm soát chi phí sản xuấtthi công xây dựng công trình tại Xí nghiệp sản xuất VLXD số 2 trực thuộc Công ty CPXây dựng và Sản xuất Vật liệu xây dựng tiến hành thi công Trong đề tài này tác giảlựa chọn đơn vị Xí nghiệp sản xuất VLXD số 2 làm đơn vị đại diện cho công ty bởicác lý do sau:

+ Tại công ty CP Xây dựng và sản xuất vật liệu xây dựng, các xí nghiệp, đội thicông đều là các đơn vị hạch toán phụ thuộc Qua quá trình tìm hiểu các kênh thông tincũng như phỏng vấn các anh chị phòng kế toán - tài vụ tại công ty, tác giả được biếtcác đơn vị này đều có quy trình sản xuất tương tự nhau

+ Xí nghiệp sản xuất VLXD số 2 và các đơn vị trực thuộc khác đều có bộ máy kếtoán, hệ thống sổ sách, chứng từ; cách thức hạch toán các khoản mục chi phí đều tương tựnhau

+ Bên cạnh đó, do hạn chế về thời gian cũng như khó khăn trong vấn đề địa lýnên tôi không thể tiến hành nghiên cứu được hết tất cả các đơn vị trực thuộc

5 Phương pháp nghiên cứu

+ Phương pháp chứng từ kế toán: Nhằm phản ánh, xác nhận nghiệp vụ kinh tế

đã phát sinh và đã hoàn thành làm căn cứ pháp lý Cơ sở để sử dụng phương pháp này

là sử dụng các chứng từ kế toán phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

+Phương pháp phỏng vấn: Là phương pháp hỏi trực tiếp những người cung cấp

thông tin, dữ liệu cần thiết cho việc nghiên cứu đề tài Phương pháp này được sử dụngdựa trên các bảng hỏi đã chuẩn bị từ trước Đây là phương pháp hiệu quả trong quátrình thu thập thông tin

+ Phương pháp quan sát: Thông qua quá trình thực tập tại đơn vị, quá trình tri

giác ( mắt thấy, tai nghe) và ghi lại những vấn đề liên quan đến đối tượng nghiên cứu,phù hợp với mục tiêu nghiên cứu nhằm mô tả, phân tích, nhận định, đánh giá

+ Phương pháp thu thập số liệu: Thu thập các dữ liệu, số liệu thông qua các hệ

thống chứng từ, sổ sách liên quan đến các khoản mục chi phí xây lắp: chi phí nguyênvật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sảnxuất chung, chọn lọc và tập hợp những thông tin cần thiết cho đề tài Bên cạnh đó,thông qua các kênh thông tin như: Trang web của công ty, sách báo để tìm hiểu nhữngthông tin liên quan đến tình hình cơ cấu tổ chức, các báo cáo tài chính của công ty

+ Phương pháp xử lý thông tin: Sử dụng các phương pháp so sánh, đối chiếu,

tổng hợp những dữ liệu thu thập được, phân tích dữ liệu để tạo thành thông tin tươngứng, từ đó đưa ra những nhận định, ý kiến về đối tượng theo mục tiêu nghiên cứu

6 Cấu trúc đề tài

Phần I: Đặt vấn đề

Phần II: Nội dung và kết quả nghiên cứu

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp

Chương 2: Thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần

Xây dựng và Sản xuất vật liệu xây dựng

Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp

tại Công ty Cổ phần Xây dựng và Sản xuất vật liệu xây dựng

Phần III: Kết luận và kiến nghị

PHẦN II: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ

XÂY LẮP

1.1 Khái quát chung về HTKSNB trong doanh nghiệp

1.1.1 Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ

a Khái niệm về kiểm soát nội bộ

Theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam định nghĩa: Hệ thống kiểm soát nội bộ làcác quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụngnhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định; để kiểm tra, kiểm soát,ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý;nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị

Định nghĩa KSNB được đưa ra vào năm 1992 bởi COSO (Committee ofSponsoring Organizations) - một Uỷ ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việcchống gian lận về báo cáo tài chính (Treadway Commission): Kiểm soát nội bộ là mộtquá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị,được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu: Sựhữu hiệu và hiệu quả hoạt động, sự tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuân thủ các luật lệquy định

Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (The International Federation of Accountant IFAC) thì : “Hệ thống kiểm soát nội bộ là kế hoạch của đơn vị và toàn bộ các phươngpháp, các bước công việc mà các nhà quản lý doanh nghiệp tuân theo Hệ thống Kiểmsoát nội bộ trợ giúp cho các nhà quản lý đạt được mục tiêu một cách chắc chắn theotrình tự và kinh doanh có hiệu quả kể cả việc tôn trọng các quy chế quản lý; giữ antoàn tài sản, ngăn chặn, phát hiện sai phạm và gian lận; ghi chép kế toán đầy đủ, chínhxác, lập báo cáo tài chính kịp thời, đáng tin cậy”

-Mặc dù, có nhiều khái niệm khác nhau về KSNB, nhưng có thể hiểu một cáchchung nhất KSNB thực chất là một quá trình kiểm soát giúp cho đơn vị đạt được cácmục tiêu của mình KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người KSNB không chỉ

đơn thuần là những chính sách, thủ tục, biểu mẫu mà phải bao gồm cả những conngười trong tổ chức Chính con người sẽ định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát ởmọi nơi và vận hành chúng Tuy nhiên, KSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứkhông phải đảm bảo tuyệt đối những mục tiêu sẽ đạt được.Vì khi vận hành hệ thốngkiểm soát, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người Một nguyên tắc

cơ bản cho quyết định quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quálợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát

b Mục tiêu của Kiểm soát nội bộ

 Bảo vệ tài sản:

HTKSNB sẽ bảo vệ các tài sản của đơn vị (bao gồm tài sản cố định hữu hình vàtài sản cố định vô hình) và cả các tài sản phi vật chất như sổ sách kế toán, các tài liệuquan trọng khỏi bị đánh cắp, hư hại hoặc bị lạm dụng vào các mục đích khác nhau

 Bảo đảm độ tin cậy của thông tin:

Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quantrọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý Như vậy, các thông tincung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thựctrạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạtđộng kinh tế, tài chính

 Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý:

Hệ thống KSNB được thiết lập trong DN, đảm bảo các quyết định và chế độpháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh phải được tuân thủ đúng mực Cụthể HTKSNB cần:

 Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có thể liên quan đến cáchoạt động của DN

 Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lậntrong mọi hoạt động của DN

 Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, khách quan, chính xác cũng như việclập báo cáo tài chính trung thực và khách quan

 Đảm bảo hiệu quả của hoạt động và năng lực quản lý:

Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp

lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kémhiệu quả các nguồn lực trong DN Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánhgiá các kết quả hoạt động của DN được thực hiện với cơ chế giám sát của HTKSNBcủa DN nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý DN.

Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có mâuthuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổsách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy Nhiệm vụ các nhà quản lý là xây dựngmột HTKSNB hữu hiệu và kết hợp hài hòa bốn mục tiêu trên

Như vậy, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổchức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm racác biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu của đơn vị

c Ý nghĩa của kiểm soát nội bộ

 Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị hiệu quả hơn, giảmbớt các rủi ro tiềm tàng

 Bảo vệ tài sản của đơn vị khỏi bị hư hỏng, mất mát Ngăn ngừa các gian lận

và sai sót, đảm bảo tính chính xác và trung thực số liệu, báo cáo kế toán

 Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của

tổ chức cũng như các quy định của pháp luật

 Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạtđược mục tiêu

1.1.2 Các bộ phận hợp thành Hệ thống kiểm soát nội bộ:

Theo quan điểm của IFAC các bộ phận hợp thành HTKSNB gồm bốn bộ phận:môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin kế toán, thủ tục kiểm soát và bộ phận kiểmtoán nội bộ

Sơ đồ 1.1 - Các yếu tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ những nhân tố bên trong đơn vị và bênngoài đơn vị

Các nhân tố bên trong bao gồm:

a Đặc thù về quản lý:

Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hànhhoạt động DN của các nhà quản lý Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đếnchính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong DN.Nếu nhà quản lý có quan điểm kinh doanh lành mạnh, luôn tuân thủ nguyên tắc đạođức trong kinh doanh, coi trọng tính trung thực của báo cáo tài chính và có những biện

Môi trường

HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Hệ thống kế toán Thủ tục kiểm soát

Tổ chức chứng từ

Tổ chức

sổ kế toán

Tổ chức báo cáo

Nguyên tắc phân công phân nhiệm

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm

Nguyên tắc ủy quyền phê duyệt

Cơ cấu tổ chức

Chính sách nhân sự

Công tác kế hoạch

Ủy ban kiểm soát

pháp để hạn chế tối đa rủi ro kinh doanh làm cho môi trường kiểm soát lành mạnh,ngược lại thì HTKSNB sẽ không được vận hành một cách hiệu quả.

Vì vậy, DN cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo,sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên Việc đào tạo, bố trí nhân viên phảiphù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức, đồng thời phải mang tính kếtục và liên tiếp

d Công tác kế hoạch:

Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chiquỹ, kế hoạch hay dự án đầu tư, sửa chữa TSCĐ, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồmnhững ước tính cân đối tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tươnglai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát Nếu việc lập và thực hiện

kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó

sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu Vì vậy trong thực tế các nhà quản lýthường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi nhân tố ảnh hưởng đến

kế hoạch đã lập nhằm phát hiện những vấn đề bất thường để xử lý, điều chỉnh

e Uỷ ban kiểm soát:

Các công ty cổ phần có quy mô lớn thường lập một ủy ban kiểm soát bao gồmnhững người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của HĐQTnhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và là những chuyên gia am hiểu về lĩnhvực kiểm soát

Các nhân tố bên ngoài:

Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh hưởngcủa môi trường bên ngoài như pháp luật, sự kiểm soát của các cơ quan chức năng nhànước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đấtnước…Tuy nhiên các nhân tố này không thuộc tầm kiểm soát của ban quản lý đơn vịtrong thiết kế và thực hiện HTKSNB

Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm những nhân tố có ảnh hưởng đến quytrình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của HTKSNB doanh nghiệp, trong đó nhân tốchủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm tra, kiểm soát và điều hành hoạtđộng của các nhà quản lý DN

1.1.2.2 Hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán là các phương pháp và hệ thống sổ sách chứng từ kếtoán mà doanh nghiệp áp dụng để ghi chép, báo cáo về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.Đầu vào của hệ thống là các sự kiện kinh tế được biểu hiện dưới dạng các nghiệp vụ

kế toán, đầu ra của hệ thống là báo cáo kế toán Quá trình vận hành của hệ thống làquá trình ghi nhận, phân loại, tính toán, xử lý và tổng hợp Các yếu tố của hệ thốngthông tin kế toán gồm chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán

Ngoài yêu cầu thông thường của bất kỳ hệ thống thông tin (tính kịp thời, hiệuquả), các mục tiêu chủ yếu mà hệ thống thông tin kế toán phải đạt được như sau:

 Xác định và ghi chép tất cả các nghiệp vụ có thật

 Ghi nhận và diễn giải nghiệp vụ một cách đầy đủ, chi tiết và phân loại đúngđắn các nghiệp vụ

 Đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị

 Xác định đúng kỳ hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép đúng kỳ

 Trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáo tài chính

1.1.2.3 Thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát: là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các chỉ thịcủa nhà quản lý được thực hiện Các chính sách và thủ tục này giúp thực thi nhữnghành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị đang hay có thểgặp phải

Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm:

 Lập, kiểm ra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị

 Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán

 Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học

 Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

 Kiểm tra và phê duyệt các chứng từ kế toán, tài liệu kế toán

 Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài

 So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán

 Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và tài liệu kế toán

 Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch

Các thủ tục kiểm soát do nhà quản lý xây dựng dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản:

 Nguyên tắc phân công phân nhiệm:

Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể chonhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận Mục đích là không để một cá nhânhay bộ phận nào có thể kiểm soát mọi mặt của một nghiệp vụ Khi đó, thông qua cơcấu tổ chức, công việc của một nhân viên này có thể được kiểm soát bởi công việc củamột nhân viên khác Phân chia trách nhiệm làm giảm rủi ro xảy ra các sai sót nhầm lẫncũng như các hành vi gian lận Mặt khác, nó có tác dụng tạo điều kiện nâng caochuyên môn, thúc đẩy nhau làm việc và khi phân chia phải phù hợp với năng lực củangười đó

 Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách hiệm trong các nghiệp

vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn

 Chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản

 Chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản

 Chức năng kế toán và chức năng thực hiện nghiệp vụ

 Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn:

Theo sự ủy quyền của nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định vàgiải quyết một số công việc trong phạm vị nhất định Quá trình ủy quyền được tiếp tục

mở rộng xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyềnhạn mà vẫn không làm mất tính trung lập của DN

1.1.2.4 Bộ phận kiểm toán nội bộ

Kiểm toán nội bộ là một bộ phận độc lập được thiết lập trong đơn vị tiến hànhcông việc kiểm tra và đánh giá các hoạt động phục vụ yêu cầu quản trị nội bộ đơn vị

Kiểm toán nội bộ là một trong những nhân tố cơ bản trong hệ thống kiểm soátnội bộ của doanh nghiệp, bộ phận kiểm toán nội bộ cung cấp một sự quan sát đánh giáthường xuyên về toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm cả tính hiệu quả củaviệc thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục về kiểm soát nội bộ Bộ phận kiểmtoán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp cho doanh nghiệp có những thông tin kịp thời và xác thực

về các hoạt động trong doanh nghiệp Tuy nhiên bộ phận kiểm toán nội bộ chỉ pháthuy tác dụng nếu:

Tuyển chọn những nhân viên có đạo đức nghề nghiệp, có năng lực chuyên môn

và đạo đức nghề nghiệp phù hợp với các quy định hiện hành

1.1.3 Những hạn chế tiềm tàng của Hệ thống kiểm soát nội bộ

Ở bất kỳ đơn vị nào, dù đã được đầu tư rất nhiều trong thiết kế và vận hành hệthống, thế nhưng một HTKSNB vẫn không thể hoàn toàn hữu hiệu Bởi lẽ ngay cả khi

có thể xây dựng hệ thống hoàn hảo về cấu trúc, thì hiệu quả thật sự của nó vẫn tùythuộc vào nhân tố chủ yếu là con người, tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và tínhđáng tin cậy của lực lượng nhân sự Nói cách khác, HTKSNB chỉ có thể giúp hạn chế

tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ nhữngnguyên nhân sau đây:

 Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãngtrí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc báo cáo của cấpdưới…

 Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng vớinhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị

 Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phátsinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạmtrong các nghiệp vụ này thường xuyên bị bỏ qua

 Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạtđộng kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra

 Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụngquyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng

 Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soátkhông còn phù hợp

Chính những hạn chế nói trên của HTKSNB là nguyên nhân khiến cho HTKSNBkhông đảm bảo tuyệt đối, mà chỉ đảm bảo hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu củamình

1.1.4 Các vấn đề cơ bản về doanh nghiệp xây lắp

1.1.4.1 Khái niệm, phân loại và ý nghĩa của chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây lắp

a Khái niệm chi phí xây lắp:

Chi phí sản xuất xây lắp là biểu hiện bằng tiền toàn bộ hao phí về lao động sống,lao động vật hóa và các chi phí cần thiết khác mà doanh nghiệp bỏ ra để tiến hành hoạtđộng sản xuất xây lắp trong một thời kỳ nhất định

b Phân loại chi phí xây lắp

 Phân loại chi phí xây lắp theo tính chất kinh tế

 Phân loại chi phí xây lắp theo mục đích và công dụng của chi phí

 Phân loại chi phí xây lắp theo phương pháp tập hợp chi phí và mối quan hệ

với đối tượng chịu chi phí

 Phân loại chi phí xây lắp theo nội dung cấu thành của chi phí

 Phân loại chi phí xây lắp theo mối quan hệ số lượng sản phẩm sản xuất.Tuy nhiên, với giới hạn của đề tài, tác giả xin trình bày chi tiết cách phân loạitheo mục đích và công dụng của chi phí Đây là phương pháp phân loại chi phí phổbiến được các doanh nghiệp xây lắp áp dụng

Theo cách phân loại này, căn cứ vào mục đích và công dụng của chi phí trong sảnxuất để chia ra các khoản mục chi phí khác nhau, mỗi khoản mục chi phí có cùng mục đích

và công dụng, không phân biệt chi phí đó có nội dung kinh tế như thế nào Qua đó biết đượctổng chi phí bỏ ra ban đầu để làm căn cứ lập kế hoạch và kiểm soát chi phí

Toàn bộ chi phí được chia thành các yếu tố:

 Chi phí NVL trực tiếp: Là toàn bộ giá trị NVL sử dụng sản xuất kinh doanhtrong kỳ, bao gồm: NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu

 Chi phí nhân công trực tiếp: Là toàn bộ tiền lương chính, lương phụ, cáckhoản phụ cấp và các khoản phải trả khác cho công nhân tực tiếp thi công xây lắp

 Chi phí sử dụng máy thi công: Bao gồm tiền lương chính, tiền lương phụ,phụ cấp lương phải trả cho công nhân điều khiển máy thi công, chi phí khấu hao máythi công, chi phí bảo trì, bảo dưỡng và chi phí bằng tiền khác

 Chi phí sản xuất chung: Bao gồm toàn bộ chi phí tổ chức và phục vụ xây lắpphát sinh trong phạm vi đội như: chi phí tiền công, tiền ăn ca của nhân viên quản lýđơn vị, các khoản BHYT, BHXH và KPCĐ của công nhân trực tiếp xây lắp, chi phíkhấu hao máy móc, nhà xưởng, chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng cho hoạtđộng quản lý đơn vị, tiền điện, nước, điện thoại, chi phí tiếp khách, chi phí dịch vụmua ngoài, chi phí bằng tiền khác

c Ý nghĩa chi phí xây lắp:

 Cung cấp thông tin về thực trạng, quy mô sản xuất của doanh nghiệp

 Cơ quan thuế dựa vào chi phí sản xuất, doanh thu để xác định mức thuế thu nhập

mà doanh nghiệp phải nộp, tránh tình trạng trốn thuế, gian lận

 Ảnh hưởng trực tiếp đến các khoản mục trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kếtquả kinh doanh

 Cùng với các thông tin khác như: Doanh thu, đối thủ cạnh tranh thông tin vềchi phí xây lắp ảnh hưởng đến việc ra quyết định các chiến lược kinh doanh mới, hay

dự toán xây dựng công trình mới của chủ doanh nghiệp

1.1.4.2 Đặc điểm về hoạt động kinh doanh xây lắp ảnh hưởng đến công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp

Xây lắp là một hoạt động xây dựng mới, mở rộng, khôi phục, cải tạo lại hayhiện đại hóa các công trình dân dụng, công nghiệp…nhằm phục vụ cho sản xuất và đờisống xã hội Cũng như mọi hoạt động khác, hoạt động kinh doanh xây lắp có nhữngđặc điểm riêng biệt ảnh hưởng đến quản lý và kiểm soát, xây lắp có đặc thù riêng sovới sản phẩm công nghiệp khác như sau:

 Sản phẩm xây lắp mang tính chất đơn chiếc, riêng lẻ, nên chi phí bỏ ra để thicông xây lắp các công trình có nội dung và cơ cấu không đồng nhất như các loại sảnphẩm công nghiệp Do đó, việc theo dõi ghi nhận chi phí, tính giá thành và tính kếtquả thi công cho từng sản phẩm xây lắp riêng biệt

 Sản phẩm xây lắp là những công trình hoặc vật kiến trúc có quy mô lớn, kếtcấu phức tạp, mỗi sản phẩm được xây lắp theo thiết kế kỹ thuật và giá dự toán riêng

Do đó, đòi hỏi mỗi sản phẩm trước khi tiến hành sản xuất phải lập dự toán về thiết kếthi công và trong quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp phải tiến hành so sánh với dựtoán, lấy dự toán làm thước đo

 Sản phẩm xây lắp được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thanh toán với đơn

vị chủ thầu, giá này thường được xác định trước khi tiến hành sản xuất thông qua hợpđồng giao nhận thầu Mặt khác sản phẩm xây lắp không thuộc đối tượng lưu thông, nơisản xuất đồng thời là nơi tiêu thụ sản phẩm vì vậy sản phẩm xây lắp là loại hàng hóa

có tính chất đặc biệt

 Thời gian sử dụng của sản phẩm xây lắp là lâu dài và giá trị của sản phẩmxây lắp rất lớn Đặc điểm này đòi hỏi các DN xây lắp trong quá trình sản xuất phảikiểm tra chặt chẽ chất lượng công trình để đảm bảo cho công trình và tuổi thọ củacông trình theo thiết kế

1.1.4.3 Dự toán chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây lắp

Một trong những cơ sở để công trình được khởi công xây dựng là dự toán công

trình được duyệt Tổng dự toán công trình là tổng mức chi phí cần thiết cho việc đầu tưxây dựng công trình thuộc dự án, được tính toán cụ thể ở giai đoạn thiết kế kỹ thuật.Tổng dự toán công trình được xác định dùng để khống chế và quản lý các chi phí trongquá trình thực hiện dự án Để có mức giá khống chế khi giao thầu hoặc đấu thầu phảixác định giá trị dự toán một cách chi tiết cho từng hạng mục xây dựng phù hợp với cácquy định cho từng khu vực hoặc địa điểm xây dựng cụ thể.

1.2 Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp

1.2.1 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp

 Đảm bảo sự tuân thủ , hiệu quả và hiệu năng của tổ chức đối với các chính sách, các

kế hoạch và dự án cũng như các quy định của các cơ quan chức năng về quản lý CPXL

 Đảm bảo cho công tác kiểm soát CPXL được diễn ra theo mục tiêu quản lý

 Đảm bảo việc sử dụng các nguồn lực cho xây lắp một cách tiết kiệm và hiệu quả

1.2.2 Các thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp

1.2.2.1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Chi phí nguyên vật liệu thường chiếm tỷ trọng lớn trong các công trình, hạng mụccông trình, vì vậy ảnh hưởng rất lớn đến giá thành và quyết định hiệu quả hoạt độngSXKD của đơn vị Vì vậy, phải được kiểm soát ngay từ lúc mua cho đến lúc sử dụng

a Quy trình mua vật liệu:

Bộ phận có nhu cầu vật tư lập phiếu đề nghị cung ứng vật tư, các phiếu nàyphải được phê duyệt của cấp trên có thẩm quyền căn cứ vào yêu cầu công việc và khốilượng thi công Sau đó thủ kho sẽ xem xét lượng vật tư tồn kho có đáp ứng đủ haykhông, nếu không đủ thì bộ phận mua hàng sẽ lập phiếu đề nghị mua vật tư Khi phiếu

đề nghị mua vật tư được xét duyệt phải lập đơn đặt hàng Đơn đặt hàng phải ghi rõ loạivật tư, các thông tin liên quan đến vật tư cần mua và phải được đánh số nhất quán Cácchứng từ mua vật tư như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn vận chuyển… phải hợp lý,hợp lệ, hợp pháp Các chứng từ này phải được hạch toán và lưu trữ tại phòng kế toán

Phân chia trách nhiệm giữa các chức năng xét duyệt và thực hiện nghiệp vụmua vật tư, chức năng mua vật tư, chức năng bảo quản kho và kế toán vật tư Mọinghiệp vụ mua vật tư đều được xét duyệt của bộ phận mua hàng và phải lập phiếu đề

nghị mua vật tư.

b Khâu nhập vật liệu:

Khi nhận vật tư, đòi hỏi phải có quá trình kiểm soát thích hợp, đó là phải thựchiện kiểm tra số lượng, chủng loại, chất lượng, thời gian hàng đến… có đúng như đãghi trên hóa đơn trước sự chứng kiến của thủ kho và bộ phận thu mua Sau đó, kế toánvật tư viết phiếu nhập kho có đầy đủ chữ ký của các bên liên quan và cho nhập kho,thủ kho chịu trách nhiệm quản lý số vật tư trên, phiếu nhập kho được gửi tới phòng kếtoán 1 liên, tại kho 1 liên

c Khâu sử dụng và bảo quản vật tư:

Xuất vật tư: thủ kho chỉ được xuất vật tư khi nhận được giấy đề nghị xuất khovật tư (Giấy đề nghị cung ứng vật tư) có đầy đủ chữ ký duyệt của trưởng phòng vật tư

và thủ trưởng đơn vị Thủ kho sẽ tiến hành xuất kho theo số lượng vật tư được duyệt

và ghi vào phiếu xuất kho, sau đó gửi về phòng kế toán để hạch toán và lưu trữ

Căn cứ vào các chứng từ liên quan kế toán vật tư sẽ ghi vào sổ chi tiết nguyên vậtliệu cả số lượng và giá trị Cuối kỳ kế toán sẽ lên báo cáo chi phí nguyên vật liệu trực tiếp.Cần phải so sánh, đối chiếu số liệu trên phiếu nhập kho, phiếu xuất kho với biên bản kiểm

kê hàng tồn kho để xem xét lượng vật tư có bị thất thoát hay không và kịp thời xử lý

Khi một hạng mục công việc hoàn thành người quản lý so sánh kết quả giữathực hiện với dự toán của các chi phí và xác định các nguyên nhân biến động trên 2mặt lượng và giá đã tác động như thế nào đến biến động chung

Vật tư ở doanh nghiệp xây lắp thường được bảo quản tại kho ở công trường thicông nên cần có những biện pháp bảo quản tốt hơn tránh việc vật tư không đảm bảochất lượng khi xuất kho thi công Thủ kho luôn phải theo dõi chặt chẽ số lượng tồnkho vật tư, báo cáo tình hình nhập-xuất-tồn vật tư cho phòng vật tư, lập hồ sơ cập nhậtcho các bộ phận vật tư dự trữ theo số lượng, chủng loại và giá trị, kiểm tra sự thừathiếu của dự trữ, đảm bảo an toàn cho sản xuất với chi phí dự trữ thấp nhất

1.2.2.2 Chi phí nhân công trực tiếp

a Thuê và tuyển dụng nhân công, nhân viên văn phòng: Tất cả những trường

hợp tuyển dụng và thuê phải được ký hợp đồng lao động, trong đó ghi rõ mức lương,

trách nhiệm cũng như quyền lợi của hai bên Khi có biến động về lương, xóa tên haysắp xếp lại nhân sự, bộ phận nhân sự cũng phải gửi ngay văn bản cho bộ phận sử dụnglao động và bộ phận tính lương.

 Chức năng theo dõi lao động: Chức năng này bao gồm việc xác định thời

gian lao động (số giờ công, ngày công) hoặc số lượng sản phẩm hoàn thành (nếu trảlương theo sản phẩm) để làm cơ sở tính lương Để nâng cao tính hữu hiệu của kiểmsoát nội bộ có thể sử dụng các thủ tục sau:

- Người quản lý nhân công phải lập bảng chấm công

- Thường xuyên đối chiếu giữa bảng chấm công của người quản lý và báo cáosản lượng, khối lượng công việc hoàn thành với kết quả thẩm định công trình thi công

 Tính và lập bảng lương: Bộ phận tính lương có nhiệm vụ chính là tính toán về

số lượng tiền phải trả cho từng nhân viên Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu khôngcho phép bộ phận tính lương được thực hiện các chức năng về nhân sự, theo dõi lao độnghay trả lương Căn cứ vào các chứng từ theo dõi thời gian lao động và các kết quả côngviệc, sản phẩm hoặc lao vụ hoàn thành, lập bảng thanh toán tiền lương cho từng cá nhân đểlàm cơ sở chi lương, trong đó phải ghi rõ tiền lương và các khoản khấu trừ

 Thanh toán lương: Chức năng này phải được thực hiện do một người độc

lập với phòng nhân sự, theo dõi lao động tiền lương Nhân viên này sẽ căn cứ vàobảng lương để phát lương cho nhân viên

Khi nhận được phiếu chi hoặc sec chi lương kèm theo bảng thanh toán tiềnlương, thưởng thì nhân viên phát lương phải kiểm tra, đối chiếu tên và số tiền nhậnđược giữa phiếu chi hoặc sec chi lương với danh sách trên bảng thanh toán tiền lương,thưởng Các phiếu chi hoặc sec chi lương phải được ký duyệt bởi người không trựctiếp tính toán tiền lương hay vào sổ sách kế toán tiền lương

Sau khi kiểm tra xong phiếu chi hoặc sec chi lương thì tiến hành chi lương chonhân viên và yêu cầu người nhận ký vào phiếu chi hoặc sec chi lương, đồng thời nhânviên phát lương phải đóng dấu “đã chi tiền”và ký vào các phiếu Các phiếu chi hoặcsec chi lương phải được đánh số theo thứ tự cho mỗi chu trình thanh toán

Một biện pháp khác để tăng cường kiểm soát đối với quá trình chi lương là sửdụng dịch vụ ngân hàng phát lương cho nhân viên, nhờ đó sẽ giảm đáng kể công việc

của phòng tài vụ và hạn chế khả năng sai phạm xảy ra

1.2.2.3 Chi phí sử dụng máy thi công

 Đối với chi phí nhiên liệu, năng lượng (xăng, dầu, điện, khí nén, dầu mỡ bôitrơn); Phải tuân theo các quy trình kiểm soát chặt chẽ từ khi bộ phận có nhu cầu yêucầu vật tư đến khi phê duyệt, cung ứng, sử dụng và bảo quản Các chứng từ có liênquan như: giấy đề nghị cung ứng vật tư, phiếu xuất kho, hóa đơn mua hàng,… phảiđược phê duyệt ký nhận của người có thẩm quyền, được hạch toán và bảo quản

 Đối với chi phí tiền lương thợ điều khiển máy: Công tác chấm công, theodõi số giờ máy hoạt động phải được đảm nhận bởi bộ phận quản lý một cách côngkhai, chặt chẽ Công tác kiểm kê, sửa chửa và bảo hành máy thi công được tiến hànhđều đặn và thường xuyên nhằm hạn chế và khắc phục các sự cố hỏng hóc, hư hại, đảmbảo tiến độ thi công Nhu cầu sửa chữa, thay thế phụ tùng phải được phê duyệt bởi bộphận quản lý sau khi kiểm định và khảo sát

 Việc tính khấu hao máy thi công phải tuân theo các quy định của pháp luật.Cần phải kiểm soát nguyên giá máy thi công, thời gian tính khấu hao và cách phân bổchi phí khấu hao cho các đối tượng chịu chi phí

Cần quy định rõ thẩm quyền của từng cấp quản lý đối với việc phê chuẩn củacác nghiệp vụ kinh tế có liên quan đến máy thi công như: mua mới, thanh lý, nhượngbán… Nên tách biệt công tác bảo quản với việc ghi chép nghiệp vụ, việc quản lý với

kế toán TSCĐ Phân chia trách nhiệm liên quan đến máy thi công nhằm tạo sự kiểmsoát lẫn nhau như: quản lý, theo dõi hoạt động máy, ghi chép sổ sách, thanh toánlương, cấp nguyên vật liệu cho máy…

1.2.2.4 Chi phí sản xuất chung

Kiểm soát chi phí sản xuất chung nhằm hạn chế các sai sót và gian lận đối vớicác khoản chi phí có liên quan đến việc tổ chức, phục vụ và quản lý thi công của cácđội thi công xây lắp và các đội ở các công trường Bên cạnh đó, chi phí sản xuất chung

có liên quan đến nhiều loại chi phí khác nên trong quá trình kiểm soát chi phí này sẽgóp phần làm cho thủ tục kiểm soát các chi phí khác chặt chẽ, hiệu quả

Vì đây là khoản chi phí gồm nhiều loại, có những loại rất dễ gian lận như cáckhoản về giao dịch, công tác phí… Vì thế, nhà quản lý cần tăng cường kiểm soát

thông qua một số thủ tục sau:

 Đối với các chi phí nhân viên đội xây lắp: Cần thiết lập các thủ tục kiểm

soát tương tự như kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp, bao gồm việc chấm công, theodõi giờ làm của nhân viên ban quản lý đội xây lắp Việc chấm công phải công khai,chính xác, đảm bảo đúng nguyên tắc, quy định Phải tách biệt giữa các chức năng theodõi nhân sự, thời gian làm việc, khối lượng lao động với chức năng lập bảng lương,thanh toán lương và ghi chép về tiền lương của ban quản lý đội

Các khoản trích theo lương hay các khoản khấu trừ như: Bảo hiểm xã hội, bảohiểm y tế, kinh phí công đoàn đều phải được tính dựa trên các quy định của pháp luậthiện hành hoặc thỏa thuận giữa người sử dụng lao động và người lao động

 Đối với chi phí về nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ phục vụ cho đội xây lắp: Phải tuân thủ các thủ tục tương tự như kiểm soát chi phí nguyên vật liệu từ khi

yêu cầu vật tư cho đến khi sử dụng, hạch toán Khi có yêu cầu sử dụng vật tư, giấy đềnghị vật tư phải được phê duyệt bởi người có thẩm quyền, căn cứ vào số lượng đượcduyệt và phiếu xuất kho, thủ kho sẽ xuất vật tư Các chứng từ như: phiếu xuất kho, hóađơn phải được hạch toán và bảo quản tại phòng kế toán Cần phải lưu ý đến công cụdụng cụ phân bổ nhiều lần và phải có chứng từ phân bổ cụ thể, chính xác

 Đối với chi phí khấu hao TSCĐ dùng cho hoạt động của đội: Phương pháp

tính khấu hao phải phù hợp và được áp dụng nhất quán, giá trị khấu hao phải được xácđịnh hợp lý, thời gian sử dụng và thanh lý phải được tính hợp lý, việc tính khấu haophải chính xác Phải căn cứ vào bảng trích khấu hao TSCĐ để theo dõi tình hìnhTSCĐ dùng cho đội thi công từ đó có công tác kiểm soát phù hợp Các chi phí muangoài, chi phí bằng tiền khác phải được phê duyệt, ký nhận của người có thẩm quyền

1.2.5 Các rủi ro thường gặp trong quá trình xây lắp

a Rủi ro chung trong quá trình xây lắp

 Các rủi ro xuất phát từ điều kiện tự nhiên và môi trường rủi ro thời tiết, khíhậu, nhiệt độ, mưa, bão, lũ lụt, động đất và các rủi ro này thường không thể dự báođược, nên rất khó khăn quản lý và kiểm soát chúng

 Các rủi ro có nguyên nhân từ xã hội con người như giao thông, khai thác tàinguyên, quy hoạch kiến trúc, giải pháp mặt bằng, cung cấp điện nước, tổ chức nhân

lực, v.v Các rủi ro này có thể dự báo, thống kê phân tích và đánh giá được.

 Xây dựng không kịp tiến độ thi công do phát sinh thêm hạng mục công trìnhhoặc do hạng mục công trình không đúng yêu cầu phải phá bỏ làm lại

 Lập dự toán không chính xác do người lập dự toán lập sai khối lượng côngviệc cần hoàn thành, lập sai khối lượng, chủng loại nguyên vật liệu cần sử dụng

b Rủi ro đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

 Xuất vật tư chưa được phê duyệt

 Vật tư bị mất cắp, bị hoán đổi những vật tư kém chất lượng

 Một số trường hợp nguyên vật liệu thừa không được nhập lại tại công trình

c Rủi ro đối với chi phí nhân công trực tiếp

 Có sự sai lệch, khai khống trong quá trình chấm công

 Tổ trưởng khai khống nhân công, biển thủ lương của nhân công khai khống

 Không tách biệt nhiệm vụ tính lương và chi lương

d Rủi ro đối với chi phí sử dụng máy thi công

 Thất thoát nhiên liệu: nhiên liệu bị mất cắp hoặc sử dụng không đúng quy định

 Tính số giờ công sử dụng máy không chính xác

 Thuê những máy móc đã lạc hậu làm chậm tiến độ công việc

e Rủi ro đối với chi phí sản xuất chung

 Phân bổ chi phí không hợp lý

 Các chi phí tiếp khách, công tác không có hóa đơn hợp lệ, hợp lý

TÓM KẾT CHƯƠNG 1

Trong chương này, tác giả đã trình bày những lý luận chung về chi phí xây lắp,kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp và tổ chức kiểm soát chi phí trong doanh nghiệpxây lắp Từ những lý luận này, tác giả lấy cơ sở để đi sâu nghiên cứu thực tế về kiểmsoát chi phí xây lắp tại Công ty CP Xây dựng và Sản xuất vật liệu xây dựng

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG & SẢN XUẤT VLXD

2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Xây dựng & Sản xuất VLXD

- Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG & SẢN XUẤT VLXD (BMJC)

- Tên tiếng Anh: : Building Materriars and Construction Joint stock Company

- Tên giao dịch: BMJC

-Mã số thuế: 0302540273

- Trụ sở giao dịch của Công ty: Văn Phòng 9-19 Hồ Tùng Mậu- Lầu 5-

Q1-TP Hồ Chí Minh

- Điện thoại: 08 38.295.487 - 08.38 211.219 - Fax: 08.38.211.220

- Đại diện pháp luật: Trương Thế Ngọc

- Ngày cấp giấy phép: 23/01/2002

- Ngày hoạt động: 01/01/2002 (Đã hoạt động 14 năm)

- Giấy CNĐKKD số: 0302540273 - Đăng ký lần đầu ngày 23 tháng 01 năm 2002

- Nơi cấp: Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành Phố Hồ Chí Minh

- Địa chỉ : Mỏ Đá Hoàng Mai A, Quỳnh Lộc, Quỳnh Lưu, Nghệ An

- Điện thoại : 0383.665.217 Fax: 0383.666.735

Quá trình hình thành Xí nghiệp sản xuất VLXD số 2:

Được thành lập theo QĐ số 258/QĐ- BTC ngày 25 tháng 8 năm 1981 của Bộxây dựng Xí nghiệp là một trong 7 nghiệp trực thuộc, 2 chi nhánh và 1 đội khai thác

đá của Công ty Cổ phần Xây dựng & Sản xuất VLXD (BMJC), làm nhiệm vụ khaithác và nghiền đá cung cấp cho các đối tác mà công ty ký hợp đồng để công ty thicông các công trình như: Công trình xây dựng khu phụ trợ, cung cấp đá nguyên liệulàm đường cấp phối cho các nhà máy xi măng Sao Mai, Hà Tiên, Xi măng chinhphông và khai thác, kiến thiết mỏ cho Nhà máy xi măng Nghi Sơn cũng như nhiềucông trình khác trên toàn quốc

- Kể từ năm 1998 Xí nghiệp sản xuất VLXD số 2 đã được chọn là nhà thầu khaithác đá vôi thuộc Mỏ đá vôi Hoàng Mai A - Quỳnh Lưu - Nghệ An Là đơn vị khaithác nguyên liệu đá vôi, đất sét cho nhà Máy Xi Măng Nghi Sơn – Thanh Hóa Trảiqua 16 năm hoạt động tích cực cung cấp nguồn nguyên liệu cho một trong những công

ty Xi măng có sản lượng đứng đầu trong cả nước với sản lượng hàng năm lên liên tục.Với những thành tích mà CBCNV Xí Nghiệp xây dựng số 2 đã đạt được nhiều bằngkhen của Bộ Xây Dựng cấp, khai thác đá vôi là lĩnh vực mạnh đứng đầu trong cảnước, thu nhập của CBCNV Xí Nghiệp luôn đứng đầu trên địa bàn

- Năm 2012 mức lương thu nhập bình quân đạt 6.900.000đ / người / tháng.Quan tâm đúng mức đến đời sống vật chất, tinh thần của CBCNV, đến năm 2014 mứclương thu nhập bình quân đạt 7.500.000đ / người /tháng

- Hoàn thiện được công tác nhân sự tại các phòng ban, các đội, tổ sản xuất

- Đảm bảo công tác Bảo hiểm lao động; an toàn lao động ; và vệ sinh lao độngluôn được đặt lên hàng đầu

- Doanh thu năm 2013 tăng lên trên 2 tỷ đồng

- Là đơn vị vừa khai thác nguyên liệu đá vôi, đất sét và xây dựng cơ bản chocông trình nhà máy Xi Măng Nghi Sơn một trong những nhà máy hàng đầu Việt Nam.Nên đội ngũ CBCNV đòi hỏi phải nhanh nhạy, chuyên nghiệp, tiếp cận, nắm bắt đượccông nghệ máy móc hiện đại

- Năm 2011 thay đổi toàn bộ máy móc ( Máy Khoan, máy Đào, máy Múc,

phương tiện vận tải như: Ô tô, hiện đại nhất với trị giá lên hàng nghìn tỷ đồng )

+ Tóm lại, quá trình phát triển của Xí nghiệp gắn liền với sự phát triển củaCông ty Cổ phần Xây dựng & Sản xuất VLXD (BMJC) ngày càng hoàn thiện,phát triển và đáp ứng được nhu cầu của các đối tác

2.1.2 Lĩnh vực hoạt động của Công ty

Nghành nghề kinh doanh :

Bảng 2.1: Các lĩnh vực hoạt động của Công ty

1 Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét 0810

2 Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất

thuộc chủ sở hữu, chủ sử dụng hoặc đi thuê 68100

3 Nhà hàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu

4 Dịch vụ lưu trú ngắn ngày 5510

5 Vận tải hàng hóa đường thuỷ nội địa 5022

6 Vận tải hàng hóa bằng đường bộ 4933

7 Bán buôn vật liệu, thiết bị lắp đặt khác trong xây

8 Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác 43900

9 Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác 42900

10 Xây dựng công trình công ích 42200

11 Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ 4210

12

Xây dựng nhà các loại 41000

13 Sản xuất máy chuyên dụng khác 2829

14 Sản xuất bê tông và các sản phẩm từ xi măng và

2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty

a Chức năng

Tiền thân của Công ty Cổ phần Xây dựng và Sản xuất Vật liệu xây dựng là Xínghiệp Khai thác đất Biên Hòa, Công ty Xây dựng và Sản xuất VLXD Biên Hòa làdoanh nghiệp nhà nước và hoạt động tập trung chính là xây dựng các công trình giaothông, thủy lợi, kết cấu hạ tầng, các công trình dân dụng và công nghiệp, xây dựng nhàcác loại, xây dựng công trình kỹ thuật, xây dựng công trình công ích, vận tải hàng hóa

và sản xuất máy chuyên dụng và bê tông, và các sản phẩm từ xi măng thạch cao

Công ty Cổ phần Xây dựng & Sản xuất VLXD phải không ngừng vươn lêntrong nền kinh tế thị trường và hội nhập quốc tế, trở thành một công ty phát triển ổnđịnh, bền vững, đủ sức cạnh tranh trong tỉnh, khu vực và trên toàn quốc, thỏa mãn yêucầu cao nhất của khách hàng và thị trường

b Nhiệm vụ

Hội đồng quản trị đã xác định các nhiệm vụ chủ yếu của công ty như sau:

+ Chuyển chứng khoán của công ty từ sàn giao dịch chứng khoán tại thị trườngUPCoM sang sàn niêm yết giao dịch chính thức tại Sở giao dịch chứng khoán Hà Nội(HNX) vào thời điểm thích hợp

+ Đa dạng hoá ngành nghề một cách có chiều sâu, hướng vào những lĩnh vực

mà thị trường có nhu cầu và thuộc thế mạnh của công ty Từ đó phấn đấu trở thành mộtdoanh nghiệp mạnh, đủ sức cạnh tranh trên thị trường trong các lĩnh vực xây dựng giaothông- vận tải- kinh doanh- khai thác- giao thông- sản xuất- xây dựng Đáp ứng đượctất cả các yêu cầu về chất lượng, quy mô, kỹ thuật, mỹ thuật, tiến độ ngày càng caocủa thị trường

2.1.4 Đặc điểm tổ chức sản xuất và quản lý tại Công ty

a Đặc điểm sản phẩm và quy trình sản xuất

Đặc điểm sản phẩm

Sản phẩm của công ty thường là các công trình, hạng mục công trình Mỗi côngtrình, hạng mục đều có dự toán và thiết kế riêng Hơn nữa, việc xây dựng thường đượcgiao khoán cho các đội nên đối tượng tập hợp CPSX ở công ty là từng công trình, hạngmục công trình hoàn thành

Tại xí nghiệp thực hiện bàn giao thanh toán cho công ty theo từng giai đoạn hoànthành nên sản phẩm dở dang là các giai đoạn xây lắp chưa hoàn thành Thông thường,cuối mỗi quý công ty đều tiền hành nghiệm thu thanh toán cho xí nghiệp nên sản phẩm

dở dang là các giai đoạn xây lắp chưa hoàn thành tính từ đầu quý đến cuối quý

Quy trình sản xuất

 Quy trình sản xuất kinh doanh của Công ty:

1

Lãnh đạo công tyPhụ trách đơn vị

P kế hoạch

2

Đơn vị thi côngP.Kỹ thuậtP.Tổng hợp

Bảng vẽ,

Dự toán trúngthầu

P.Kỹ thuậtP.Tổng hợp4

Lãnh đạo công ty

P.Kỹ thuậtP.Tổng hợp

P.Kỹ thuậtP.Tổng hợp

Hồ sơ theo nghị định 209 Chính phủ7

Đơn vị thi côngP.Kỹ thuậtP.Tổng hợp

Nghiệm thu nội bộ

8

Đơn vị thi côngP.Kỹ thuậtP.Tổng hợp

Nghiệm thu AB

P.Kỹ thuậtP.Tổng hợp Hồ sơ pháp lý

Sơ đồ 2.1 : Quy trình sản xuất kinh doanh của công ty

Ký kết HĐ AB

HĐ nội bộ

Tiếp nhận TLKhảo sát hiện trường

Thiết kế TCTC

Chọn P/án tối ưu

Thiết kế KTTCThực hiện thi công

KS chất lượng tiến độ

Nghiệm thu AB

 Thuyết minh quy trình sản xuất - kinh doanh.

- Sau khi ký kết hợp đồng thi công xây lắp với các chủ đầu tư, công ty tiếnhành ký hợp đồng giao khoán nội bộ cho các đơn vị trực thuộc và chuẩn bị phương ántriển khai thi công

- Thực hiện các công tác chuẩn bị ban đầu, tiếp nhận mặt bằng, khảo sát côngtrường, thi công hàng rào, bãi tập kết vật liệu …

- Triển khai công việc thi công tại công trường theo kế hoạch thi công chi tiết

đã được vạch sẵn - bao gồm 3 giai đoạn cơ bản, mỗi giai đoạn đều có phần kiểm tra,giám sát và nghiệm thu hoàn thành từng giai đoạn, từng hạng mục, …

- Sau khi hoàn thành thi công, chuẩn bị tổng hợp hồ sơ công trình

- Lập hồ sơ quyết toán trình với các chủ đầu tư

- Lập thủ tục bàn giao công trình đưa vào sử dụng

- Thanh lý hợp đồng thi công xây lắp

- Cán bộ trực tiếp tham gia dự án đánh giá nội bộ về công việc đã thực hiện

- Tổng hợp lưu trữ hồ sơ

- Thực hiện trách nhiệm bảo hành theo quy định

Hình thức sản xuất kinh doanh mà Công ty đang thực hiện gồm chủ yếu cảnhận chỉ định thầu và đấu thầu

Sau khi ký kết hợp đồng kinh tế với chủ đầu từ ( Bên A), công ty tiến hành thựchiện hợp đồng xây lắp Căn cứ vào tính chất, đặc điểm từng loại công trình và từngloại công việc, công ty giao cho các đơn vị phù hợp với công trình và phần việc đó.Việc kiểm tra, chỉ đạo tiến độ, kỹ thuật, sử dụng vốn, tham gia nghiệm thu kỹ thuật,nghiệm thu thanh toán khối lượng đều do các phòng chức năng đảm nhiệm Các phòngchức năng phải phối hợp chặt chẽ với nhau để đảm bảo không xảy ra tình trạng thiếuvật tư, máy móc thiết bị thi công, đảm bảo tiến độ, chất lượng công trình như hợp đồngkinh tế đã ký kết với chủ đầu tư Tuy nhiên, tùy theo tính phức tạp và quy mô của côngtrình, giám đốc công ty có thể xem xét ủy quyền cho các trưởng đơn vị trực tiếp làmviệc với các bên liên quan trong quá trình triển khai thực hiện hợp đồng Các đơn vịtrực thuộc nhận nhiệm vụ có trách nhiệm thực hiện hợp đồng giao khoán nội bộ giữaCông ty và đơn vị mình

Khi kết thúc hợp đồng xây lắp, Công ty trực tiếp tổ chức quyết toán, thanh lýhợp đồng, bàn giao công trình, chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả quá trìnhthực hiện hợp đồng Về công tác bảo hành, đơn vị trực thuộc được giao nhiệm vụ chịutrách nhiệm trực tiếp thực hiện và chịu chi phí Công ty kiểm tra, giám sát công tácbảo hành và chỉ đạo tổ chức thực hiện công tác này khi cần thiết.

b Tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty

Sơ đồ 2.2: Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty

BMJCCông ty mẹ

Ban

kiểm soát Hội đồng quản trị

CTCP Đầu

tư &khai thác SG

CTCP khoáng sản

& VLXD Long Sơn Phú

Chi nhánh Kiên Giang

CTCP Miền Đông

Các đội khai thác đá số 1,2,3,5,7,8,9,10

CTCP Tân Cang Thăng HoaCTCP

 Công ty mẹ( BMJC) : Là cơ quan quyền lực cao nhất của công ty quyết định

những vấn đề được Pháp luật và điều lệ công ty quy định

 Ban kiểm soát: Ban kiểm soát có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát công tác điều

hành và các báo cáo tài chính của công ty để đảm bảo quyền lợi cho các cổ đông vàtuân thủ quy định của pháp luật

 Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý có toàn quyền quyết định các vấn đề

liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của công ty, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyềncủa đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị còn có trách nhiệm giám sát hoạt độngcủa giám đốc và những người quản lý khác

 Giám đốc: Là người đại diện lợi ích hợp pháp của tập thể cán bộ công nhân

viên và của các cổ đông Giám đốc có nhiệm vụ tổ chức và chỉ đạo thực hiện thắng lợicác kế hoạch của công ty Giám đốc có quyền sử dụng và bồi dưỡng cán bộ, có quyềnquyết định việc điều hành hoạt động của công ty theo đúng chính sách pháp luật củaNhà nước

 Phó giám đốc: Các phó giám đốc điều hành doanh nghiệp theo sự phân

công và uỷ quyền của giám đốc, chịu trách nhiệm trước giám đốc về nhiệm vụ đượcgiám đốc phân công và uỷ quyền

 Phòng tổ chức, hành chính: Tham mưu cho Hội đồng quản trị và Tổng giámđốc Công ty trong lĩnh vực về:

 Kểm soát bằng đồng tiền các hoạt động kinh tế trong Công ty theo các quy định

về quản lý kinh tế của Nhà nước và của Công ty

 Quản lý chi phí của Công ty

 Thực hiện công tác thanh tra tài chính các đơn vị trực thuộc Công ty

 Phòng kinh tế, kế hoạch, đầu tư :

 Lập kế hoạch hoạt động SXKD của công ty hàng tháng, quý, năm, báo cáothống kế.

 Thực hiện công tác tiếp thị, đấu thầu, nhận thầu, hợp đồng với bên A, hợpđồng nội bộ

 Kiểm tra hồ sơ dự thầu, tham mưu cho giám đốc quyết định giá đấu thầu

 Tham mưu cho lãnh đạo lập kế hoạch điều động các phương tiện, thiết bịđặc chủng do công ty quản lý, lập phương án mua sắm một số máy móc, thiết bị đặcchủng mà các đơn vị trực thuộc không thể mua sắm

 Đề xuất cho tổng giám đốc quyết định tỷ lệ phân cấp hạch toán đối với từngcông trình để làm cơ sở ký kết hợp đồng nội bộ

 Lập và tham gia thực hiện các dự án có liên quan

 Hỗ trợ kinh doanh cho các xí nghiệp, chi nhánh trong công ty

 Trực tiếp kinh doanh các mặt hàng lớn

 Phòng xe máy- thiết bị- vật tư :

 Chịu trách nhiệm kiểm tra, theo dõi, đôn đốc và tham mưu giúp Tổng Giámđốc về lĩnh vực quản lý, sử dụng phương tiện, máy móc, thiết bị, vật tư

 Xây dựng đơn giá cho thuê phương tiện, thiết bị, dầm cầu bailey, vánkhuôn… Lập kế hoạch mua sắm vật tư dự phòng ĐBGT, phòng chống lụt bão

 Phối hợp xây dựng định mức tiêu hao nhiên liệu của các phương tiện thiết

bị theo ca, Km… theo định kỳ hàng năm hoặc đột xuất

 Điều động phương tiện, thiết bị, vật tư giữa các đơn vị trong công ty Phốihợp với các phòng nghiệp vụ cùng các đơn vị trực thuộc quy định quản lý thiết bị, xemáy thực hiện quản lý sử dụng vật tư, nhiên liệu đúng qui trình Đôn đốc các đơn vị lậpbáo cáo quyết toán ca máy, vật tư, nhiên liệu đúng thời hạn

 Mua bảo hiểm theo quy định và trực tiếp cùng các phòng nghiệp vụ các đơn

vị giải quyết các vụ tai nạn, làm thủ tục với BH đền bù theo quy định

 Phối hợp với các phòng nghiệp vụ các đơn vị tham mưu cho TGĐ xây dựng

kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa, đề xuất trung đại tu và tham mưu TGĐ ký kết hợpđồng bảo dưỡng sửa chữa phương tiện theo quy định

 Làm nhiệm vụ thường trực Hội đồng đầu tư thiết bị, xe máy, vật tư theo

quy định Phối hợp với Phòng Tài chính-Kế toán tham mưu cho Tổng Giám đốc vềthanh lý tài sản cố định.

 Phòng kỹ thuật:

 Kiểm tra các biện pháp kỹ thuật thi công đối với từng công trình

 Tính toán chi phí theo phân cấp hạch toán của các đội đầy đủ, phối hợpphòng kế hoạch thu chi phí xe máy và vật tư thiết bị do các đội thuê của công ty

 Chủ trì nghiệm thu kỹ thuật, nghiệm thu thanh toán

 Kiểm tra kế hoạch sản xuất của từng đơn vị trực thuộc

 Phối hợp với các đơn vị thực hiện bảo hành công trình

 Các đội trực thuộc:

Hiện tại công ty có 7 Xí nghiệp trực thuộc, 2 chi nhánh và 1 đội khai thác đá.Tất cả các đơn vị này đều chịu sự quản lý của Công ty về tài chính cũng như công táchạch toán Đồng thời các đơn vị này phải lập báo cáo chi tiết về tình hình thu chi củatừng đội và thực hiện quyết toán vào cuối mỗi quý

Sơ đồ 2.3: Tổ chức bộ máy quản lý tại Xí nghiệp

- Ban giám đốc: Bao gồm Giám đốc và các phó Giám đốc

Giám đốc

P Giám đốcK.Tế - K.thuật

P.Giám đốc Thi công

Đội khoan nổ

mìn

Đội xúc - vận chuyển

Đội sửa chữa máy móc

Đội bảo vệ công trường

+ Giám đốc: Có nhiệm vụ chỉ huy và điều hành quá trình sản xuất của Xí

nghiệp Là người chiụ trách nhiệm về mọi hoạt động SXKD là chủ tài khoản cuả đơn

vị Đồng thời là người đại diện cho quyền lực và nghĩa vụ của Công Ty, xí nghiệptrước pháp luật

+ Các phó giám đốc: Chỉ đạo trực tiếp thi công công trình, là người phụ giúp

cho giám đốc trong việc quản lý, điều hành công việc sản xuất, XDCB Phó giám đốcđược ủy quyền một phần hoặc toàn bộ công tác quản trị khi giám đốc đi vắng

- Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc và tổ chức

cán bộ, lao động tiền lương, tiếp nhận các công văn, lưu trữ các văn bản nhà nước, hồ

sơ lý lịch của công nhân viên, cấp giấy giới thiệu, quản lý tài liệu, mua văn phòngphẩm, sắp xếp lịch cho giám đốc, chuẩn bị các cuộc họp

- Phòng kế hoạch : Phối hợp chặt chẽ với phòng kinh tế kỹ thuật, đội sản xuất

để nắm vững khả năng lao động, thiết bị và nguồn nhân lực khác của Xí nghiệp, thuthập thông tin cần thiết, dự báo khả năng và nhu cầu thị trường để tham mưu cho giámđốc, xây dựng, phát lập kế hoạch ngắn hạn và dài hạn

- Phòng kỹ thuật: Có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về mặt kỹ thuật, thiết kế

và nhận hồ sơ thiết kế, lập dự án thi công, tổ chức thi công, bàn giao và đưa vào côngtrình đã hoàn thành

- Phòng tài chính kế toán: Để giám đốc về mặt tài chính, theo dõi mọi hoạt

động sản xuất, kinh doanh của công ty dưới hình thái tiền tệ, vốn, hạch toán các chiphí vật tư tiêu thụ, vật tư đưa vào sử dụng, xác định kết quả kinh doanh, thanh toán vớingười mua người bán, thanh toán với ngân hàng, ngân sách nhà nước, theo dõi cơ cấu

và nguồn hình thành nên tài sản của Xí nghiệp

- Các đội thi công: Có nhiệm vụ thi công phần việc được giao, phải đảm bảo tốt an

toàn lao động, tiến độ thi công và chất lượng công trình, phối hợp với phòng chứcnăng tổng hợp và báo cáo số liệu cụ thể

2.1.5 Tình hình về nguồn lực của Xí nghiệp sản xuất VLXD số 2 trong giai đoạn từ năm 2013-2015

2.1.5.1 Tình hình nguồn lao động

Lao động của xí nghiệp sử dụng bao gồm các ngành nghề phù hợp với các ngành nghề