Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại công ty cổ phần sơn thành

Đối với doanh nghiệp xây lắp, với đặc thù quá trình tập hợp chi phí sản xuất thường kéo dài, phát sinh nhiều chi phí ngoài dự toán và không ổn định, lại chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

ĐẠI HỌC HUẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ KHOA KẾ TOÁN TÀI CHÍNH

mà còn là hành trang quý báu để tôi bước vào đời một cách vững chắc và tự tin

Đặc biệt tôi gửi lời tri ân đến thầy giáo NGƯT Phan Đình Ngân, người

đã tận tình hướng dẫn tôi trong việc định hướng và hoàn thiện đề tài

Qua đây tôi xin gửi lời cám ơn chân thành đến Ban lãnh đạo Công ty cổ phần Sơn Thành, các anh chị trong Phòng Tài chính – kế toán đã giúp đỡ, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt thời gian thực tập tại đơn vị

Tôi xin gửi lời cám ơn đến bạn bè – những người đã ủng hộ, giúp đỡ tôi rất nhiều để khóa luận hoàn thiện hơn

Lời cuối cùng, tôi xin chúc quý thầy cô và các bạn sức khỏe và gặt hái được nhiều thành công trong cuộc sống Tôi xin chân thành cám ơn!

Huế, ngày 17 tháng 05 năm 2014

Sinh viên thực hiện

MỤC LỤC

PHẦN THỨ NHẤT: ĐẶT VẤN ĐỀ 1

1 Lí do chọn đề tài: 1

2 Mục tiêu nghiên cứu: 2

3 Đối tượng nghiên cứu: 2

4 Phạm vi nghiên cứu: 2

5 Phương pháp nghiên cứu: 2

6 Bố cục đề tài: 3

PHẦN THỨ HAI: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 4

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN 4

1.1 Khái quát về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 4

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ 4

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ: 5

1.1.3 Ý nghĩa của kiểm soát nội bộ 6

1.1.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB 6

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát 6

1.1.4.2 Hệ thống kế toán 9

1.1.4.3 Thủ tục kiểm soát 10

1.1.5 Hạn chế tiềm tàng của HTKSNB 11

1.2 Chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng 12

1.2.1 Khái niệm chi phí xây lắp 12

1.2.2 Phân loại chi phí xây lắp 12

1.2.3 Đặc điểm của chi phí xây lắp ảnh hưởng đến việc kiểm soát chi phí 13

1.3 Kiểm soát nội bộ chi phí trong DN xây lắp 14

1.3.1 Hệ thống kế toán phục vụ kiểm soát chi phí xây lắp 14

1.3.2 Các thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp 17

1.3.2.1 Kiểm soát chi phí NVL trực tiếp: 17

1.3.2.2 Kiểm soát chi phí NCTT 19

tế Hu

ế

1.3.2.3 Kiểm soát chi phí máy thi công: 21

1.3.2.4 Kiểm soát chi phí sản xuất chung 23

KẾT LUẬN CHƯƠNG I 24

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SƠN THÀNH 25

2.1 Tổng quan về Công ty: 25

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 25

2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý tại Công ty 25

2.1.3 Tình hình hoạt động của Công ty 28

2.1.4 Tổ chức công tác kế toán 31

2.2 Thực tế công tác kiểm soát chi phí tại Công ty cổ phần Sơn Thành 34

2.2.1 Môi trường kiểm soát chi phí xây lắp 34

2.2.2 Hệ thống thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chi phí xây lắp 38

2.2.2.1 Tổ chức chứng từ 38

2.2.2.2 Tổ chức tài khoản và sổ kế toán 39

2.2.2.3 Hệ thống báo cáo 39

2.2.2.4 Phần mềm kế toán 40

2.2.3 Thủ tục kiểm soát 40

2.2.3.1 Kiểm soát chi phí NVL trực tiếp 40

2.2.3.2 Kiểm soát chi phí NCTT 50

2.2.3.3 Kiểm soát chi phí máy thi công 59

2.2.3.4 Kiểm soát chi phí sản xuất chung 62

2.2 4 Đánh giá thực trạng kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty 64

2.2.4.1 Môi trường kiểm soát 64

2.2.4.2 Hệ thống kế toán 65

2.2.4.3 Thủ tục kiểm soát 66

KẾT LUẬN CHƯƠNG II 68

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ SẢN XUẤT TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SƠN THÀNH 68

3.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát tại Công ty 69

tế Hu

ế

3.2 Hoàn thiện công tác kế toán chi phí xây lắp tại Công ty 69

3.3 Hoàn thiện các thủ tục kiểm soát chi phí sản xuất tại Công ty 70

KẾT LUẬN CHƯƠNG III 71

PHẦN THỨ BA: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 72

1 Kết luận 72

2 Kiến nghị 72

TÀI LIỆU THAM KHẢO 74 DANH SÁCH PHỤ LỤC

tế Hu

ế

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty 26

Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty 31

Sơ đồ 3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ 33

Sơ đồ 4: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty 35

Sơ đồ 5: Hệ thống thông tin kế toán 38

Sơ đồ 6: Quy trình kiểm soát chung chi phí NVL trực tiếp 41

Sơ đồ 7: Quy trình kiểm soát khâu thu mua vật tư 44

Sơ đồ 8: Quy trình kiểm soát khâu nhập vật tư 46

Sơ đồ 9: Quy trình kiểm soát khâu xuất kho vật tư 48

Sơ đồ 10: Quy trình kiểm soát khâu sử dụng vật tư 50

Sơ đồ 11 Quy trình kiểm soát chung chi phí NCTT 51

Sơ đồ 12: Quy trình kiểm soát chi phí NCTT 54

Sơ đồ 13: Quy trình kiểm soát tạm ứng 57

Sơ đồ 14: Quy trình kiểm soát thanh toán hoàn ứng 58

Sơ đồ 15: Quy trình kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công 61

tế Hu

ế

DANH MỤC BẢNG

Bảng 1: Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty 28 Bảng 2: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 29 Bảng 3: Tình hình về lao động của Công ty 30

tế Hu

ế

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

DN : Doanh nghiệp HTKSNB : Hệ thống kiểm soát nội bộ KSNB : Kiểm soát nội bộ

HĐQT : Hội đồng quản trị

TP : Thành phố NCC : Nhà cung cấp NVL : Nguyên vật liệu NCTT : Nhân công trực tiếp PYCVT : Phiếu yêu cầu vật tư TSCĐ : Tài sản cố định CCDC : Công cụ dụng cụ BHYT : Bảo hiểm y tế BHXH : Bảo hiểm xã hội KPCĐ : Kinh phí công đoàn PXK : Phiếu xuất kho PNK : Phiếu nhập kho BTTL : Bảng thanh toán lương

HĐ GTGT : Hóa đơn GTGT LNTT : Lợi nhuận trước thuế

CP : Chi phí

DT : Doanh thu

TK : Tài khoản : Ký hiệu lưu trữ theo số thứ tự

PHẦN THỨ NHẤT: ĐẶT VẤN ĐỀ

1 Lí do chọn đề tài:

Toàn cầu hóa mở ra nhiều cơ hội phát triển cho nền kinh tế Việt Nam với sự tràn vào ồ ạt của các doanh nghiệp nước ngoài Do đó, các doanh nghiệp Việt Nam gặp phải không ít khó khăn trong việc cạnh tranh trên thị trường Nhiều doanh nghiệp vừa mới thành lập chưa bao lâu thì phải tuyên bố phá sản, sáp nhập,…đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ Vấn đề là thành lập doanh nghiệp thì dễ nhưng để tồn tại, cạnh tranh với những doanh nghiệp lớn mạnh khác là điều rất khó, đòi hỏi nhà quản lý phải luôn thận trọng trong từng chiến lược Trước tình hình đó, quản trị doanh nghiệp không phải chỉ chú trọng vào doanh thu hay mở rộng thị trường sản phẩm, mà việc kiểm soát chi phí cũng đóng vai trò không kém quan trọng Thực hiện tốt công tác kiểm soát chi phí sẽ giúp cho các doanh nghiệp ngăn chặn và phát hiện kịp thời các sai phạm, lãng phí và đưa ra các biện pháp ngăn ngừa, các quyết định kịp thời để hạ giá thành sản phẩm nhưng vẫn đảm bảo chất lượng Từ đó, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường, góp phần thúc đẩy doanh thu, tăng cường lợi nhuận cũng như nâng cao vị thế của mình Suy cho cùng, kiểm soát chi phí tốt đóng vai trò vô cùng quan trọng, là nền tảng để thực hiện tốt các mục tiêu khác Đối với doanh nghiệp xây lắp, với đặc thù quá trình tập hợp chi phí sản xuất thường kéo dài, phát sinh nhiều chi phí ngoài dự toán và không ổn định, lại chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của doanh nghiệp, việc kiểm soát chi phí càng trở nên quan trọng trong công tác quản trị Trong tình hình ngành xây dựng đang khó khăn như hiện nay, việc kiểm soát chi phí được nhiều doanh nghiệp xây lắp được xem như vấn đề then chốt trong công tác quản trị, do đó ngày càng được quan tâm nhiều hơn

Nhận thức được tầm quan trọng của việc kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp xây lắp, trong quá trình thực tập tại Công ty Cổ phần Sơn Thành, tôi quyết định đi sâu nghiên

cứu đề tài: “Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Sơn Thành”

tế Hu

ế

2 Mục tiêu nghiên cứu:

− Nghiên cứu lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại doanh nghiệp xây lắp

− Tìm hiểu, phân tích thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Sơn Thành

− Trên cơ sở lý luận và thực tiễn nghiên cứu, đưa ra giải pháp để hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí tại Công ty cổ phần Sơn Thành

3 Đối tượng nghiên cứu:

− Nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty cổ phần Sơn Thành đối với chu trình chi phí xây lắp

− Nghiên cứu các hoạt động kiểm soát đối với các loại chi phí xây lắp: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung

4 Phạm vi nghiên cứu:

− Phạm vi thời gian: Dựa trên thông tin kế toán 2 năm 2013-2014, các số liệu,

sổ sách trong quý I năm 2014

− Phạm vi không gian: Công ty Cổ phần Sơn Thành, TP Đồng Hới, Quảng Bình

− Phạm vi nội dung: Đề tài đi sâu nghiên cứu về hệ thống kiểm soát nội bộ của Công ty cổ phần Sơn Thành đối với chu trình chi phí xây lắp và các hoạt động kiểm soát đối với các loại chi phí: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung

5 Phương pháp nghiên cứu:

− Phương pháp nghiên cứu, tham khảo tài liệu: tìm hiểu thông tin qua sách báo, internet,… thông qua đó có thể hình dung được tổng quan về đề tài cũng như có

cơ sở để thu thập các tài liệu cần thiết theo hướng đi của đề tài

− Phương pháp quan sát và phỏng vấn: quá trình tri giác (mắt thấy, tai nghe)

và ghi chép, tiếp cận thực tế công tác kế toán, các quy trình hoạt động, phỏng vấn các nhân viên tham gia nhằm tìm hiểu, đối chiếu với quy trình

tế Hu

ế

− Phương pháp thu thập thông tin: thu thập các dữ liệu, số liệu thông qua các

hệ thống chứng từ, sổ sách liên quan đến các khoản mục chi phí xây lắp: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung; chọn lọc và tập hợp những thông tin cần thiết cho dề tài

− Phương pháp xử lý thông tin: sử dụng các phương pháp so sánh, đối chiếu, tổng hợp những dữ liệu thu thập được, phân tích dữ liệu để tạo thành thông tin tương ứng, từ đó đưa ra những nhận định, ý kiến về đối tượng theo mục tiêu nghiên cứu

6 Bố cục đề tài:

Ngoài phần mở đầu và kết luận, đề tài gồm có 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận

Chương này trình bày các khái niệm cơ bản, nền tảng lý thuyết về hệ thống kiểm soát nội bộ, các hoạt động kiểm soát đối với các khoản mục chi phí xây lắp

Chương 2: Thực trạng kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Sơn Thành

Chương này, bên cạnh việc giới thiệu về Công ty cổ phần Sơn Thành, đề tài trình bày hệ thống kiểm soát nội bộ và thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty

Trong chương này, từ những vấn đề còn tồn tại trong thực trạng kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty cổ phần Sơn Thành, đề tài đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện hơn nữa công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty

tế Hu

ế

PHẦN THỨ HAI: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN

1.1 Khái quát về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

1.1.1 Khái niệm về kiểm soát nội bộ

Quá trình nhận thức và nghiên cứu về KSNB đã dẫn đến các khái niệm khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống này

Theo COSO (Committee of sponsoring organizations of treadway commission

tạm dịch là ủy ban các tổ chức tài trợ): “Kiểm soát nội bộ là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi hội đồng Quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp sự đảm bảo hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu mà hội đồng quản trị, các nhà quản lý mong muốn là:hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động;

t ính chất đáng tin cậy của các báo cáo tài chính; sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành.”

Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 400: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là các qui định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm bảo đảm cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các qui định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế toán và các thủ tục kiểm soát.”

Theo IAS 400: “Hệ thống kiểm soát nội bộ là toàn bộ những chính sách và thủ tục kiểm soát do Ban Giám đốc của đơn vị thiết lập nhằm đảm bảo việc quản lý chặt chẽ và hiệu quả của các hoạt động trong khả năng có thể.”

Theo Liên đoàn Kế toán Quốc tế (IFAC): “Hệ thống kiểm soát nội bộ là một hệ thống chính sách và thủ tục đựơc thiết lập nhằm đạt đựơc 4 mục tiêu sau: bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, bảo đảm việc thực hiện các chế

độ pháp lý và bảo đảm hiệu quả của hoạt động.”

Mặc dù có nhiều khái niệm khác nhau về KSNB nhưng có thể hiểu một cách chung nhất hệ thống KSNB thực chất là một quá trình kiểm soát giúp cho đơn vị đạt

tế Hu

ế

được các mục tiêu của mình Hệ thống KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người, nó không chỉ đơn thuần là chính sách, thủ tục, biểu mẫu,…mà phải bảo bao gồm cả nhân lực của đơn vị đó Chính con người sẽ lập ra mục tiêu, thiết lập cơ chế và vận hành tốt Tuy nhiên, HTKSNB cung cấp một sự đảm bảo hợp lý, chứ không phải đảm bảo tuyệt đối những mục tiêu sẽ đạt được Vì khi vận hành HTKSNB, những yếu kém có thể xảy ra do các sai lầm của con người Một nguyên tắc cơ bản cho quyết định quản lý không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ:

a Bảo vệ tài sản:

Tài sản của đơn vị bao gồm cả tài sản hữu hình và tài sản vô hình, chúng có thể

bị đánh cắp, lạm dụng vào những mục đích khác nhau hoặc bị hư hại nếu không được bảo vệ bởi các hệ thống kiểm soát thích hợp Điều tương tự cũng có thể xảy ra đối với các tài sản phi vật chất khác như: sổ sách kế toán, các tài liệu quan trọng…

b Bảo đảm độ tin cậy của thông tin:

Thông tin kinh tế, tài chính do bộ máy kế toán xử lý và tổng hợp là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của các nhà quản lý Như vậy, các thông tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác và tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế, tài chính

c Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý:

Hệ thống KSNB được thiết lập trong DN, đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh phải được tuân thủ đúng mực Cụ thể HTKSNB cần:

• Duy trì và kiểm tra việc tuân thủ các chính sách có thể liên quan đến các hoạt động của DN

• Ngăn chặn và phát hiện kịp thời cũng như xử lý các sai phạm và gian lận trong mọi hoạt động của DN

• Đảm bảo việc ghi chép kế toán đầy đủ, khách quan, chính xác cũng như việc lập báo cáo tài chính trung thực và khách quan

tế Hu

ế

Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong DN Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá các kết quả hoạt động của DN được thực hiện với cơ chế giám sát của HTKSNB của DN nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý DN

Tuy nằm trong một thể thống nhất song bốn mục tiêu trên đôi khi cũng có mâu thuẫn với nhau như giữa tính hiệu quả của hoạt động với mục đích bảo vệ tài sản, sổ sách hoặc cung cấp thông tin đầy đủ và tin cậy Nhiệm vụ các nhà quản lý là xây dựng một HTKSNB hữu hiệu và kết hợp hài hòa bốn mục tiêu trên

Như vậy, kiểm soát nội bộ là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra các biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu của đơn vị

1.1.3 Ý nghĩa của kiểm soát nội bộ

− Giúp cho việc quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị hiệu quả hơn, giảm bớt các rủi ro tiềm tàng

− Bảo vệ tài sản của đơn vị khỏi bị hư hỏng, mất mát Ngăn ngừa các gian lận

và sai sót, đảm bảo tính chính xác và trung thực số liệu, báo cáo kế toán

− Đảm bảo mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động của

tổ chức cũng như các quy định của pháp luật

− Đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu

1.1.4 Các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 400 – Đánh giá rủi ro và kiểm soát nội

bộ, để đáp ứng yêu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả trong hoạt động các đơn vị

tổ chức cần xây dựng và không ngừng củng cố HTKSNB với 3 yếu tố chính: môi trường kiểm soát, hệ thống thông tin và các thủ tục kiểm soát

1.1.4.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát: Là những nhận thứ, quan điểm, sự quan tâm và hoạt động của thành viên Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc với hệ thống kiểm soát nội bộ

và vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị

tế Hu

ế

Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát chung chủ yếu liên quan đến quan điểm, thái độ và nhận thức cũng như hành động của các nàh quản lý trong DN Trên thực tế, tính hiệu quả của hoạt động kiểm tra kiểm soát trong các hoạt động của tổ chức phụ thuộc chủ yếu vào các nhà quản lý trong DN đó Nếu các nhà quản lý cho rằng công tác kiểm tra kiểm soát là quan trọng và không thể thiếu được đối với mọi hoạt động trong đơn vị thì mọi thành viên của đơn vị đó sẽ nhận thức đúng đắn về hoạt động kiểm tra kiểm soát và tuân thủ mọi quy định cũng như chế độ đề ra Ngược lại, nếu hoạt động kiểm tra kiểm soát nội bộ bị coi nhẹ từ phía các nhà quản lý thì chắc chắn các quy chế về kiểm soát nội bộ sẽ không vận hành một cách có hiệu quả nởi các thành viên trong đơn vị

Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm:

a Đặc thù phong cách điều hành của ban quản trị:

Các đặc thù về quản lý đề cập tới các quan điểm khác nhau trong điều hành hoạt động DN của các nhà quản lý Các quan điểm đó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến chính sách, chế độ, các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát trong DN Bởi vì chính nhà quản lý này, đặc biệt là các nhà quản lý cấp cao nhất định sẽ phê chuẩn các quyết định, chính sách và thủ tục kiểm soát sẽ áp dụng tại DN

b Cơ cấu tổ chức:

Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý trong DN sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát tốt Cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo một hệ thống xuyên suốt từ trên xuống dưới trong việc ban hành các quyết định, triển khai các quyết định đó trong DN Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn góp phần ngăn ngừa có hiệu quả các hành vi gian lận

và sai sót trong hoạt động tài chính kế toán của DN

Một cơ cấu tổ chức hợp lý phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động và các lĩnh vực của DN sao cho không bị chồng chéo hoặc bỏ trống, thực hiện phân chia tách bạch giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra, kiểm soát lẫn nhau trong các bước thực hiện công việc

Như vậy, để thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp và có hiệu quả, các nhà quản

lý phải tuân thủ các nguyên tắc sau:

tế Hu

ế

− Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ hoạt động của DN, không bỏ sót lĩnh vực nào, đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận

− Thực hiện sự phân chia rành mạch 3 chức năng: xủa lý nghiệp vụ, ghi chép

và bảo quản tài sản

− Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng

c Cách thức phân định quyền hạn và trách nhiệm

Nói đến cách thức phân quyền trong bộ máy quản lý theo những xu hướng khác nhau hoặc là quá tập trung hoặc là quá ohaan tán Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ tạo điều kiện cho caoong tác phân công phân nhiệm, trách được những chồng chéo đồng thời giúp cho việc kiểm tra giám sát và quy kế trách nhiệm

d Chính sách nhân sự:

Sự phát triển của một DN luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên và họ luôn là nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát cũng như chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của DN

Nếu nhân viên có năng lực và tin cậy, nhiều quá trình kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo được các mục tiêu đề ra của kiểm soát nội bộ Bên cạnh

đó, mặc dù DN có thiết kế và vận hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng với đội ngũ nhân viên kém năng lực trong công việc và thiếu trung thực về phẩm chất đạo đức thì HTKSNB không thể phát huy hiệu quả

Vì vậy, DN cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng, đào tạo, sắp xếp, đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên Việc đào tạo, bố trí nhân viên phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đọa đức, đồng thời phải mang tính kế tục và liên tiếp

e K ế hoạch và chiến lược

Một HTKSNB được đánh giá là có hiệu quả khi DN có một chiến lược trước mắt và lâu dài Kế hoạch và chiến lược hoạt động là căn cứ để xem xét DN có định hướng phát triển lâu dài

Hệ thống kế hoạch và dự toán, bao gồm các kế hoạch sản xuất, tiêu thụ, thu chi quỹ, kế hoạch hay dự án đầu tư, sữa chữa TSCĐ, đặc biệt là kế hoạch tài chính gồm

tế Hu

ế

những ước tính cân đối tài chính, kết quả hoạt động và sự luân chuyển tiền trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát Nếu việc lập và thực hiện

kế hoạch được tiến hành khoa học và nghiêm túc thì hệ thống kế hoạch và dự toán đó

sẽ trở thành công cụ kiểm soát rất hữu hiệu Vì vậy trong thực tế các nhà quản lý thường quan tâm xem xét tiến độ thực hiện kế hoạch, theo dõi nhân tố ảnh hưởng đến

kế hoạch đã lập nhằm phát hện những vấn đề bất thường và xử lý, điều chỉnh

f Ủy ban kiểm soát

Ủy ban kiểm soát bao gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của HĐQT nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm soát Ủy ban kiểm soát thường có nhiệm

vụ và quyền hạn sau:

• Giám sát sự chấp hành luật pháp của Công ty

• Kiểm tra và giám sát công việc của Kiểm toán viên nội bộ

• Dung hòa những bất đồng (nếu có) giữa Ban giám đốc với các kiểm toán viên bên ngoài

Các nhân tố bên ngoài:

Ngoài các nhân tố bên trong nói trên, hoạt động của đơn vị còn chịu ảnh hưởng của môi trường bên ngoài như pháp luật, sự kiểm soát của các cơ quan chức năng nhà nước, ảnh hưởng của các chủ nợ, môi trường pháp lý, đường lối phát triển của đất nước,…Tuy nhiên các nhân tố này không thuộc tầm kiểm soát của bqn quản lý đơn vị trong thiết kế và thực hiện HTKSNB

Như vậy, môi trường kiểm soát bao gồm những nhân tố có ảnh hưởng đến quy tình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của HTKSNB doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hoạt động kiểm tra kiểm soát và điều hành hoạt động của các nhà quản lý DN

1.1.4.2 Hệ thống kế toán

Hệ thống kế toán: Là các quy định về kế toán và các thủ tục kế toán mà đơn vị được kiểm toán áp dụng để thực hiện ghi chép kế toán và lập báo cáo tài chính Nó bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ sách, hệ thống tài khoản kế toán và hệ

tế Hu

ế

thống bảng tổng hợp, cân đối kế toán Trong đó, quá tình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ DN

Mục đích của một hệ thống kế toán của một tổ chức là sự nhận biết thu thập và phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của tổ chức đó, thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán

1.1.4.3 Thủ tục kiểm soát

Thủ tục kiểm soát: Là các quy chế và thủ tục do Ban lãnh đạo đơn vị thiết lập

và chỉ đạo thực hiện trong đơn vị nhằm đạt được mục tiêu quản lý cụ thể

Các thủ tục kiểm soát chủ yếu bao gồm:

− Lập, kiểm ra, so sánh và phê duyệt các số liệu, tài liệu liên quan đến đơn vị;

− Kiểm tra tính chính xác của các số liệu tính toán;

− Kiểm tra chương trình ứng dụng và môi trường tin học;

− Kiểm tra số liệu giữa sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết;

− Kiểm tra và phê duyệt các chứng từ kế toán, tài liệu kế toán;

− Đối chiếu số liệu nội bộ với bên ngoài;

− So sánh, đối chiếu kết quả kiểm kê thực tế với số liệu trên sổ kế toán;

− Giới hạn việc tiếp cận trực tiếp với các tài sản và tài liệu kế toán;

− Phân tích, so sánh giữa số liệu thực tế với dự toán, kế hoạch

Các thủ tục kiểm soát do nhà quản lý xây dựng dựa trên 3 nguyên tắc cơ bản:

a Nguyên tắc phân công phân nhiệm:

Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần được phân loại cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo ra sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra cũng dễ phát hiện Công việc và trách nhiệm cần được phân chia cho nhiều người trong một bộ phận hoặc nhiều bộ phận trong mọi tổ chức Mục đích là không để một cá nhân hay bộ phận nào có thể kiểm soát mọi mặt của một nghiệp vụ Khi đó, thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của một nhân viên này có thể được kiểm soát bởi công việc của một nhân viên khác Phân chia trách nhiệm làm giảm rủi ro xảy ra các sai sót nhầm lẫn cũng như

tế Hu

ế

các hành vi gian lận Mặt khác, nó có tác dụng tạo điều kiện nâng cao chuyên môn,

thúc đẩy nhau làm việc và khi phân chia phải phù hợp với năng lực của người đó

b Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Nguyên tắc này quy định sự cách ly thích hợp về trách hiệm trong các nghiệp

vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn

• Chức năng kế toán và chức năng bảo quản tài sản: Các nhân viên kế toán không được giao nhiệm vụ giữ tài sản vì họ có thể tham ô tài sản và che giấu hành vi này bằng cách sữa chữa lại sổ sách kế toán

• Chức năng xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản: Người xét duyệt nghiệp vụ không nên kiêm nhiệm việc giữ tài sản liên quan vì sẽ làm tăng rủi ro lạm dụng tài sản

• Chức năng kế toán và chức năng thực hiện nghiệp vụ: Bộ phận thực hiện các nghiệp vụ trong đơn vị không được ghi chép sổ sách kế toán, vì khi đó họ có thể ghi chép và báo cáo sai lệch để “cải thiện” kết quả hoạt động của mình

c Nguyên tắc ủy quyền phê chuẩn:

Theo sự ủy quyền của nhà quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong phạm vị nhất định Quá trình ủy quyền được tiếp tục

mở rộng xuống cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính trung lập của DN

Bên cạnh đó, để tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn

Ngoài ra, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm: việc quy định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản và sổ sách và kiểm toán độc lập việc thực hiện các hoạt động của đợn vị

tối đa những sai phạm mà thôi, vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây:

− Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc báo cáo của cấp dưới…

− Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng với nhau hay với các bộ phận bên ngoài đơn vị

− Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường xuyên bị bỏ qua

− Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra

− Luôn có khả năng là các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng

− Điều kiện hoạt động của đợn vị thay đổi nên dẫn tới những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp…

1.2 Chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng

1.2.1 Khái niệm chi phí xây lắp

Chi phí xây lắp là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ chi phí về lao động sống và lao động hóa phát sinh trong quá trính sản xuất và cấu thành nên sản phẩm xây lắp (Nguyễn Văn Nhiệm, Hướng dẫn thực hành kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ, NXB Thống Kê, 2000)

1.2.2 P hân loại chi phí xây lắp

− Phân loại chi phí xây lắp theo tính chất kinh tế

− Phân loại chi phí xây lắp theo mục đích và công dụng của chi phí

− Phân loại chi phí xây lắp theo phương pháp tập hợp chi phí và mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí

− Phân loại chi phí xây lắp theo nội dung cấu thành của chi phí

− Phân loại chi phí xây lắp theo mối quan hệ số lượng sản phẩm sản xuất

tế Hu

ế

Tuy nhiên, với giới hạn của đề tài, tôi xin trình bày chi tiết cách phân loại theo mục đích và công dụng của chi phí

Theo cách phân loại này, căn cứ vào mục đích và công dụng của chi phí trong sản xuất để chia ra các khoản mục chi phí khác nhau, mỗi khoản mục chi phí có cùng mục đích và công dụng, không phân biệt chi phí đó có nội dung kinh tế như thế nào Qua đó biết được tổng chi phí bỏ ra ban đầu để làm căn cứ lập kế hoạch và kiểm soát chi phí

Toàn bộ chi phí được chia thành các yếu tố:

− Chi phí NVL trực tiếp: Là toàn bộ giá trị NVL sử dụng sản xuất kinh doanh trong kỳ, bao gồm: NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu

− Chi phí nhân công trực tiếp: Là toàn bộ tiền lương chính, lương phụ, các khoản phụ cấp và các khoản phải trả khác cho công nhân tực tiếp thi công xây lắp

− Chi phí sử dụng máy thi công: Bao gồm tiền lương chính, tiền lương phụ, phụ cấp lương phải trả cho công nhân điều khiển máy thi công, chi phí khấu hao máy thi công, chi phí bảo trì, bảo dưỡng và chi phí bằng tiền khác

− Chi phí sản xuất chung: Bao gồm toàn bộ chi phí tổ chức và phục vụ xây láp phát sinh trong phạm vi đội như: chi phí tiền công, tiền ăn ca của nhân viên quản lý đơn vị, các khoản BHYT, BHXH và KPCĐ của công nhân trực tiếp xây lắp, chi phí khấu hao máy móc, nhà xưởng, chi pí vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng cho hoạt động quản lý đơn vị, tiền điện, nước, điện thoại, chi phí tiếp khách, chi phí dịch vụ mua ngoài, chi phí bằng tiền khác

1.2.3 Đặc điểm của chi phí xây lắp ảnh hưởng đến việc kiểm soát chi phí

Xây lắp là một hoạt động xây dựng mới, mở rộng, khôi phục, cải tạo lại hay hiện đại hóa các công trình dân dụng, công nghiệp…nhằm phục vụ cho sản xuất và đời sống xã hội Cũng như mọi hoạt động khác, hoạt động kinh doanh xây lắp có những đặc điểm riêng biệt ảnh hưởng đến quản lý và kiểm soát, xây lắp có đặc thù riêng so với sản phẩm công nghiệp khác như sau:

− Sản phẩm xây lắp mang tính chất đơn chiếc, riêng lẻ, nên chi phí bỏ ra để thi công xây lắp các công trình có nội dung và cơ cấu không đồng nhất như các loại sản

tế Hu

ế

phẩm công nghiệp Do đó, việc theo dõi ghi nhận chi phí, tính giá thành và tính kết quả thi công cho từng sản phẩm xây lắp riêng biệt

− Sản phẩm xây lắp là những công trình hoặc vật kiến trúc có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, mỗi sản phẩm được xây lắp theo thiết kế kỹ thuật và giá dự toán riêng

Do đó, đòi hỏi mỗi sản phẩm trước khi tiến hành sản xuất phải lập dự toán về thiết kế thi công và trong quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp phải tiến hành so sánh với dự toán, lấy dự toán làm thước đo

− Sản phẩm xây lắp được tiêu thụ theo giá dự toán hoặc giá thanh toán với đơn

vị chủ thầu, giá này thường được xác định trước khi tiến hành sản xuất thông qua hợp đồng giao nhận thầu Mặt khác sản phẩm xây lắp không thuộc đối tượng lưu thông, nơi sản xuất đồng thời là nơi tiêu thụ sản phẩm vì vậy sản phẩm xây lắp là loại hàng hóa

có tính chất đặc biệt

− Thời gian sử dụng của sản phẩm xây lắp là lâu dài và giá trị của sản phẩm xây lắp rất lớn Đặc điểm này đòi hỏi các DN xây lắp trong quá trình sản xuất phải kiểm tra chặt chẽ chất lượng công trình để đảm bảo cho công trình và tuổi thọ của công trình theo thiết kế

1.3 Kiểm soát nội bộ chi phí trong DN xây lắp

1.3.1 Hệ thống kế toán phục vụ kiểm soát chi phí xây lắp

Theo “Khoa Kế toán – kiểm toán trường Đại học kinh tế TP HCM, 2011, Kiểm soát nội bộ, NXB Phương Đông”, một hệ thống kế toán hữu hiệu trong doanh nghiệp

nói chung cũng như trong công tác kiểm soát chi phí xây lắp nói riêng phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết:

• Tính có thực: cơ cấu kiểm soát không cho phép ghi chép các nghiệp vụ không có thực vào sổ sách đơn vị

• Sự phê chuẩn: mọi nghiệp vụ về chi phí xây lắp phải được phê chuẩn hợp lý

• Tính đầy đủ: các nghiệp vụ kinh tế phát sinh về chi phí xây lắp đều phải được ghi sổ, đảm bảo không bị bỏ sót khoản chi phí nào Nếu ục tiêu này không đảm bảo sẽ ảnh hưởng đến kết quả tính giá thành, kéo theo sự ảnh hưởng đến kết quả hoạt động kinh doanh và báo cáo tài chính

tế Hu

ế

• Sự đánh giá: bảo đảm không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá thành và chi phí

• Sự phân loại: bảo đảm các nghiệp vụ được ghi chép đúng theo sơ đồ kế toán

và ghi nhận đúng đắn ở các loại sổ sách kế toán

• Tính đúng kỳ: bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ phát sinh thực hiện kịp thời theo quy định

• Quá trình chuyển sổ và tổng hợp chính xác: số liệu kế toán được ghi vào sổ phụ phải được tổng cộng và chuyển sổ đúng đắn, tổng hợp chính xác trên các báo cáo tài chính của DN

Về tổ chức hệ thống chứng từ, tài khoản và sổ kế toán, các DN lớn thực hiện theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC, DN vừa và nhỏ có thể chọn thực hiện theo QĐ 15/2006/QĐ-BTC hoặc QĐ 48/2006/QĐ-BTC Vì giới hạn của đề tài, tôi xin chỉ giới thiệu theo QĐ 48/2006/QĐ-BTC, là chế độ kế toán mà đơn vị thực tập thực hiện

 Tổ chức hệ thống chứng từ

Các chứng từ kế toán là bằng chứng chứng minh bằng giấy tờ cho các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh và thực sự hoàn thành, các chứng từ phải đảm bảo hợp lệ và hợp pháp Nội dung trên các chứng từ được phản ánh trên sổ sách kế toán, đảm bảo cho các thông tin về chi phí trên sổ sách là đầy đủ và trung thực

Hệ thống chứng từ kế toán thể hiện ở sổ tại DN được quy định cụ thể tại QĐ 48/2006/QĐ-BTC và áp dụng phù hợp đối với mỗi loại hình DN và đặc thù sản xuất kinh doanh

• TK 111: Tiền mặt; TK 112: Tiền gửi ngân hàng

• TK 911: Xác định kết quả kinh doanh

• TK 001: Tài sản thuê ngoài

• Hình thức kế toán trên máy vi tính

Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán Với giới hạn đề tài, xin trình bày hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, là hình thức đơn vị thực tập đang áp dụng

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là Chứng từ ghi sổ Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:

+ Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ;

+ Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái

Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế

Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:

- Báo cáo bắt buộc:

• Bảng Cân đối kế toán: Mẫu số B 01 – DNN

• Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh: Mẫu số B 02 - DNN

• Bản Thuyết minh báo cáo tài chính: Mẫu số TD-44B-DNN

Báo cáo tài chính gửi cho cơ quan thuế phải lập và gửi thêm phụ biểu sau:

• Bảng Cân đối tài khoản: Mẫu số B09- DNN

Báo cáo không bắt buộc mà khuyến khích lập:

• Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B03-DNN

Ngoài ra, để phục vụ yêu cầu quản lý, chỉ đạo, điều hành hoạt động sản xuất, kinh doanh, các doanh nghiệp có thể lập thêm các báo cáo tài chính chi tiết khác

1.3.2 Các thủ tục kiểm soát chi phí xây lắp

1.3.2.1 Kiểm soát chi phí NVL trực tiếp:

Chi phí NVL trực tiếp là chi phí chiếm giá trị lớn trong tổng giá thành công trình xây lắp Vì vậy cần phải kiểm soát khoản mục chi phí này chặt chẽ để có thể sử dụng vật tư một cách hiệu quả nhất nhằm giảm giá thành công tình từ đó tăng lợi nhuận cho Công ty

Kiểm soát chi phí NVL trực tiếp là việc kiểm soát số lượng NVL, chủng loại NVL, giá mua NVL và đối chiếu với bảng dự toán đã được lập khi Công ty trúng thầu công trình Qua đó giúp ban lãnh đạo Công ty có được một cái nhìn cụ thể về việc sử dụng vật tư phục vụ trực tiếp cho từng công trình

Ngoài ra, để kiểm soát chi phí NVL trực tiếp một cách có hiệu quả, bên cạnh các mục tiêu: tổng chi phí NVL thực tế phát sinh nhỏ hơn so với dự toán, sử dụng vật

tư tiết kiệm và những mục tiêu chung của HTKSNB như: bảo vệ tài sản, thực hiện các chế độ pháp lý, bảo đảm độ tin cậy của các thông tin, đảm bảo hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý,…còn phải chú ý đến một số mục tiêu: chi phí NVL trực tiếp phát sinh đảm bảo tính có thật, được phê chuẩn, được phản ánh vào sổ kế toán đầy đủ, chính xác, được đánh giá và đúng với các chuẩn mực, quy định chế độ kế toán hiện hành, các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ phát sinh chi phí phải được phê chuẩn đầy

đủ, cần đối chiếu số liệu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết NVL để kiểm tra sự khớp đúng

tế Hu

ế

và xem xét các sai sót nếu có xảy ra Muốn kiểm soát tốt chi phí NVL trực tiếp, các nhà quản lý phải tăng cường kiểm soát thông qua các nội dung kiểm soát sau:

a Bộ phận thu mua vật tư:

Phải có sự phân chia trách nhiệm giữa bộ phận duyệt mua và bộ phận thực hiện nghiệp vụ mua vật tư, giữa bộ phận nhập xuất vật tư với bộ phận kế toán vật tư Các

bộ phận này phải được thực hiện độc lập nhau

Ban hành một số chính sách thu mua vật tư: Thu mua kịp thời, đảm bảo chất lượng, chủng loại, kết cấu vật tư, giá cả phù hợp nhất,…cần đảm bảo phù hợp với mức giá trong dự toán được lập Bởi khi lập dự toán kinh phí cho công trình trúng thầu Công ty cũng đã thực hiện công tác khảo sát giá cả vật tư trên thị trường

Tăng cường giao dịch, tìm kiếm nhà cung cấp mới tạo ra sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp với nhau thì Công ty sẽ mua được giá rẻ nhưng số lượng, chất lượng, chủng loại vẫn được đảm bảo Chất lượng vật tư là yếu tố quan trọng cấu thành nên chất lượng công trình Vì vậy, khi mua vật tư nên chú ý đến yếu tố này nhiều hơn

Thủ tục thu mua vật tư: giấy đề nghị mua vật tư, duyệt mua vật tư phải được phê chuẩn đầy đủ Các chứng từ mua vật tư như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn tiền vận chuyển,…phải hợp lý, hợp lệ, hợp pháp và được lưu trữ ở phòng kế toán

Quá trình giao nhận vật tư: quá trình từ khi vật tư được giao nhận tại địa điểm của nhà cung cấp, vận chuyển đến kho Công ty và giao cho thủ kho ký nhận, mọi mất mát, thiếu hụt về vật tư đề do nhân viên thu mua vật tư chịu trách nhiệm, quản lý, kiểm soát

b Khâu nhập, xuất, tồn vật tư:

Nhập vật tư: vật tư được mua về thủ kho sẽ tiến hành kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại vật tư giống như đã ghi trên hóa đơn và cho nhập vật tư vào kho Sau đó ghi vào phiếu nhập kho (chỉ theo dõi về mặt số lượng), gửi về phòng kế toán một liên phiếu nhập kho để theo dõi giá trị vật tư nhập kho và lưu trữ Công ty cần sử dụng thống nhất phương pháp tính giá xuất kho vật tư để phòng kế toán dễ dàng thực hiện công tác theo dõi, tổng hợp và tính giá nhập kho vật tư

Xuất kho vật tư: thủ kho chỉ xuất kho vật tư khi đã có được giấy đề nghị xuất vật tư đã có đầy đủ chữ ký của trưởng phòng kế hoạch vật tư Tiến hành cho xuất kho

tế Hu

ế

vật tư theo số lượng vật tư thực tế được duyệt và ghi vào phiếu xuât kho, sau đó gửi một liên phiếu xuất kho để lưu làm chứng tư

Tồn kho vật tư: thủ kho phải luôn theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư tồn kho, báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn kho vật tư cho phòng kế hoạch vật tư Phòng vật tư theo dõi chặt chẽ số lượng vật tư còn tồn kho để có kế hoạch cung cấp vật tư kịp thời phục

vụ cho thi công xây lắp được diễn ra liên tục

c Khâu sử dụng vật tư:

Vật tư sử dụng cho công trình phải được đối chiếu với bảng dự toán thiết kế thi công để kiểm soát số lượng vật tư xuất dùng Đồng thời phòng kế toán phải thực hiện tính giá xuất kho vật tư cho từng loại vật tư cụ thể để theo dõi và tính giá thành cho từng hạng mục, công trình hoàn thành

Mặt khác, vật tư khi sử dụng trực tiếp cho quá trình xây lắp phải được ban điều hành công trình theo dõi chặt chẽ Vì đây là giai đoạn xảy ra gian lận nhiều nhất, vật tư

có thể bị tráo đổi không đúng tiêu chuẩn, không đúng dự toán, sử dụng không tiết kiệm hoặc dễ bị mất cáp Đây là những yếu tố chủ quan làm tăng chi phí xây lắp, giảm chất lượng công trình

Đối với vật tư vấn đề bảo quản cũng rất quan trọng: ban lãnh đọa Công ty cần

cử người có trách hiệm thường xuyên kiểm kê đột xuất vật tư thực tế tồn kho đối chiếu với sổ sách kế toán nhằm phát hiện trường hợp thủ kho có thể lạm dụng vật tư, sử dụng sai mục đích Vì rất có thể xảy ra gian lận hay nhầm lẫn khi vật tư xuất ra không dùng hoặc dùng không tiết kiệm cho quá trình xây lắp nhưng vẫn được hạch toán toàn

bộ vào chi phí NVL trực tiếp

1.3.2.2 Kiểm soát chi phí NCTT

Kiểm soát về chi phí NCTT chủ yếu là kiểm soát về tiền lương của công nhân trực tiếp thi công thực hiện công trình không bao gồm các khoản trích theo lương như: BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ Chi phí tiền lương của công nhân gồm có chi phí tiền lương của công nhân thuộc biên chế Công ty và công nhân do Công ty thuê ngoài phục

vụ cho thi công từng hạng mục, công trình cụ thể

tế Hu

ế

Chi phí NCTT dựa vào quy mô công trình thi công có thể được tổ chức theo hạng mục công trình hoặc theo công trình mà Công ty tính tiền lương cho công nhân trực tiếp thi công theo thời gian lao động hoặc khoán

Mục tiêu của việc kiểm soát chi phí nhân công trưc tiếp:

• Tổng chi phí nhân công thực tế phát sinh không vượt quá so với dự toán chi phí NCTT

• Đảm bảo hiệu quả việc quản lý thời gian lao động, số lượng lao động cũng như tiền lương lao động

• Chi phí tiền lương được phản ánh là có thật, đầy đủ, chính xác, được đánh giá đúng, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

Đối với chi phí NCTT thì các sai sót, gian lận sau thường xảy ra:

• Khai khống số nhân công thi công khi thực tế số nhân công này không tham gia thi công, chấm khống số giờ công của công nhân so với số công làm thực tế, khai khống số lượng công nhân,…

• Trong khâu tổ chức nhân sự nếu thực hiện việc tuyển dụng nhân viên không hợp lý và không hiệu quả cũng sẽ gây thiệt hại lớn do công nhân trình độ tay nghề thấp, phẩm chất đạo đức không tốt, tinh thần trách nhiệm không cao

• Máy móc thiết bị hư hỏng, cũ kỹ cũng gây tình trạng lãng phí sẽ kéo dài thời gian thi công

• Ngoài ra có thể bộ phận mua NVL sai sót làm cho NVL không đúng chủng loại, chất lượng không đảm bảo phải thay thế sẽ làm thời gian thi công và hao phí lao động tăng lên

• Đối với khâu hạch toán tiền lương của nhân viên cũng thường xuyên xảy ra sai phạm do vô ý hay cố ý, tất cả đều ảnh hưởng đến tính chính xác của chi phí NCTT Cần có

sự đối chiếu, theo dõi giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết về chi phí NCTT để kiểm tra sự khớp đúng và xem xét các sai sót xảy ra nếu có trong quá tình thi công công trình

Từ những khả năng sai phạm, gian lận rất dễ xảy ra Để kiểm soát chi phí NCTT một cách hữu hiệu thì cần phải tăng cường kiểm soát thông qua các nội dung kiểm toán sau:

tế Hu

ế

• Việc tuyển dụng nhân sự phải được tổ chức và kiểm soát chặt chẽ, mỗi nhân viên tuyển dụng phải có một bộ hồ sơ gốc lưu trữ ở phòng quản lý nhân sự bao gồm: quyết định phân công, mức lương, các khoản trích theo lương,…Phòng kế toán căn cứ vào hồ sơ này tính lương cho công nhân viên Nhân viên phải được tuyển dụng có đủ khả năng về tay nghề và phẩm chất đạo đức tốt, để tránh việc tuyển chọn, thuê mướn những lao động kém tay nghề, năng lực đạo đức kém

• Sổ sách kế toán về tiền lương: nhà quản lý có thể thiết lập ra một sơ đồ tài khoản hạch toán và các thủ tục phân bổ chi phí nhân công trực tiếp Phải thống nhất một cách hợp lý giữa hệ thống các bảng tính lương, bảng tổng hợp tiền lương,…

• Xây dựng các chính sách, định mức về lao động và tiền lương: có phương pháp quản lý lao động chặt chẽ, thường xuyên đánh giá nhân viên và điều chỉnh mức lương hợp lý

• Người phát lương sẽ thực hiện công việc thanh toán tiền lương cho công nhân viên dưa trên bảng lương, thực hiện độc lập với bộ phận tính lương

1.3.2.3 Kiểm soát chi phí máy thi công:

Ở đơn vị xây lắp, khoản chi phí này phát sinh tương đối lớn và cũng rất dễ xảy

ra sai sót gian lận như khai thêm số giờ công, khai thêm số ca vận hành máy, các háo đơn sữa chữa máy thi công không hợp lý, việc tính toán phân bổ chi phí sử dụng máy thi công không chính xác, lấy cắp dầu máy, nhiên liệu,…

Mục tiêu của kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công:

- Chi phí sử dụng máy thi công thực tế phát sinh không vượt quá dự toán chi phí sử dụng máy thi công

- Đảm bảo hiệu quả việc quản lý nhiên liệu, thời gian và năng suất hoạt động của máy

- Đảm bảo hoàn thành khối lượng công việc được giao

- Chi phí sử dụng máy thi công là có thật, được ghi chép đầy đủ, chính xác, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

Để kiểm soát tốt chi phí sử dụng máy thi công, các nhà quản lý cần tăng cường kiểm soát thông qua một số nội dung sau:

tế Hu

ế

− Phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận chức năng liên quan đến máy thi công nhằm tạo sự kiểm soát lẫn nhau: như bộ phận quản lý, vận hành máy, bộ phận theo dõi hoạt động thi công, bộ phận bảo dưỡng máy, bộ phận ghi chép sổ sách, tính toán trả lương và cấp phát nhiên liệu cho quá trình vận hành máy,…Tất cả các công việc trên đều được thực hiện một cách độc lập nhau

− Bộ phận quản lý máy thi công phải thực hiện việc kiểm soát máy mọc thường xuyên để xác định những hỏng tóc của máy và có biện pháp sữa chữa kịp thời,

tổ chức giám sát việc vận hành máy của công nhân để hạn chế việc sử dụng máy sai mục đích, vận hành máy không có hiệu quả

− Vận hành máy là trách nhiệm của công nhân sử dụng máy, máy chỉ được sử dụng khi có sự cho phép của bộ phận quản lý Khi phát hiện máy móc bị hư hỏng thì công nhân vận hành phải báo cáo lên bộ phận quản lý để kiểm tra và sửa chữa kịp thời nhằm đáp ứng kịp thời cho quá trình thi công

− Bộ phận theo dõi hoạt động của máy thi công: có nhiệm vụ theo dõi, ghi chép thời gian vận hành, theo dõi khối lượng xây lắp hoàn thành của công nhân vận hành máy và cung cấp nhiên liệu sử dụng cho máy khi có yêu cầu chính đáng của công nhân vận hành máy

− Bộ phận ghi chép sổ sách: có nhiệm vụ tính toán, cập nhật dử liệu cho bộ phận quản lý, bộ phận theo dõi vận hành cung cấp để xác định số nhiên liệu xuất dùng, trả lương cho công nhân bộ phận này, tiền sửa chữa máy,…Đối với bộ phận này thì mọi tính toán, phân bổ số liệu cần phải có sự kiểm tra thường xuyên của nhà quản lý

để hạn chế sai sót, gian lận, cần phải đối chiếu số liệu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết của chi phí sử dụng máy thi công phục vụ công tình để kiểm tra sự khớp đúng, xem xét

sự chênh lệch của dố liệu để tìm ra nguyên nhân và phương hướng, biện pháp khắc phục kịp thời, đảm bảo thi công đúng tiến độ

− Ngoài ra, ban điều hành công trình phải thường xuyên kiểm kê máy thi công để hạn chế việc lạm dụng, sử dụng máy thi công sai mục đích, kiểm tra đánh giá tình trạng kỹ thuật của máy để kịp thời nâng cấp, bảo trì, bảo dưỡng phục vụ thi công công trình

tế Hu

ế

1.3.2.4 Kiểm soát chi phí sản xuất chung

Chi phí sản xuất chung là những khoản chi phí phát sinh trong phạm vi tổ, đội phục vụ cho quá trình thi công xây lắp và quản lý ở đơn vị như: lương nhân viên quản

lý, BHXH, BHYT, KPCĐ, khấu hao nhà xưởng, chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ xuất dùng phục vụ quản lý tổ, đội và các chi phí bằng tiền khác,…

Với mục tiêu kiểm soát chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh nhỏ hơn so với

dự toán thiết kế, kiểm soát một cách hiệu quả nhất các chi phí liên quan bằng tiền, phân bổ chi phí khấu hao TSCĐ hợp lý,…Ngoài ra còn thực hiện các mục tiêu khác như: Chi phí sản xuất chung phải đảm bảo tính có thật, tính chính xác, tính hợp lý, phù hợp với các chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành Chi phí sản xuất chung được phân bổ theo tiêu thức phù hợp

Vì đây là khoản mục chi phí gồm nhiều loại, có những loại rất dễ gian lận và rất khó để kiểm soát một cách chặt chẽ nhất, đặc biệt là đối với các đơn vị xây lắp khi thực hiện các công trình ở xa như các khỏn về dịch vụ, công tác phí, tiền tiếp khách,…Do đó, để kiểm soát tốt chi phí sản xuất chung, ngoài việc tuân thủ đầy đủ các chuẩn mực và quy định kế toán hiện hành, các nhà quản lý cần tăng cường theo dõi, kiểm soát thông qua một số nội dung kiểm soát sau:

− Phải phân chia trách nhiệm giữa các bộ phận liên quan đến chi phí sản xuất chung, đồng thời tăng cường theo dõi, kiểm soát đối với TSCĐ để kiểm soát được chi phí khấu hao TSCĐ

− Căn cứ vào bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ, kế toán chi phí tiến hành hạch toán, ghi sổ và phân bổ chính xác cho các đối tượng chịu chi phí

− Tuân thủ đầy đủ các chế độ tiền lương và các khoản trích theo lương của chế

tế Hu

ế

KẾT LUẬN CHƯƠNG I

Đối với một doanh nghiệp, một tổ chức kinh doanh thì lợi nhuận luôn là mục tiêu hướng tới của mình, làm sao để lợi nhuận thu được càng cao càng tốt Để làm được điều nay thì hoạt động kinh doanh của DN phải hiệu quả Trong doanh nghiệp xây lắp, chi phí xây lắp chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của DN Sản phẩm và chi phí xây lắp lại có những đặc điểm khác biệt ảnh hưởng đến việc kiểm soát chi phí Vì vậy, việc kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ các chi phí sản xuất thông qua hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp mình là điều rất cần thiết

Thực hiện tốt công tác kiểm soát chi phí sản xuất sẽ giúp cho các doanh nghiệp ngan chặn và phát hiện kịp thời các sai phạm, lãng phí và đưa ra các biện pháp ngăn ngừa, các quyết định kịp thời để hạ giá thánh sản phâm, đảm bảo chất lượng công trình Từ đó, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường, góp phần thúc đẩy doanh thu, tăng cường lợi nhuận cũng như nâng cao vị thế của mình

Trong chương này, tôi đã trìh bày những lý luận chung về chi phí xây lắp, kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp và tổ chức kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp xây lắp Từ những lý luận này, tôi lấy cơ sở để đi sâu nghiên cứu thực tế về kiểm soát chi

phí xây lắp tại Công ty cổ phần Sơn Thành

tế Hu

ế

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ XÂY LẮP

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SƠN THÀNH

2.1 Tổng quan về Công ty:

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

Công ty Cổ phần Sơn Thành là Công ty cổ phần, với 03 cổ đông chính

Tên Tiếng Việt là: CÔNG TY CỔ PHẦN SƠN THÀNH

Tên giao dịch quốc tế: SON THANH JOINT STOCK COMPANY

Mã số thuế: 3100349375

Trụ sở chính: TK Diêm Hải, phường Phú Hải, TP Đồng Hới, tỉnh Quảng Bình

Điện thoại: (052) 3824111 Fax: (052) 3820132

Hình thành năm 2002 có tên gọi là Đại lý Sơn Hải theo quyết định số 1110QĐ-UB ngày 23/09/2002 của UBND TP Đồng Hới (lúc này là thị xã Đồng Hới)

Công ty Cổ phần Sơn Thành được thành lập từ năm 2006, ban đầu có trụ sở chính được đóng tại 178 Lý Thường Kiệt – TP Đồng Hới, tỉnh Quảng Bình Đến đầu năm 2009 trụ sở chính chuyển về tiểu khu Diêm Hải, phường Phú Hải, TP Đồng Hới, tỉnh Quảng Bình

Từ khi bắt đầu hoạt động cho đến nay, tình hình hoạt động của Công ty ngày càng phát triển không ngừng Tiền thân là đại lý bán sơn nhưng Công ty đã nhanh chóng phát triển rộng và thành công trong lĩnh vực xây dựng Hiện nay Công ty Cổ phần Sơn Thành là một trong những Công ty xây dựng có hiệu quả kinh doanh rất cao tại tỉnh Quảng Bình

2 1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất, tổ chức quản lý tại Công ty

a Đặc điểm tổ chức sản xuất

Sau khi trúng thầu Công ty tự đứng ra tổ chức sản xuất và giao cho các tổ chức thi công thực hiện Trên cơ sở thiết kế kỹ thuật, dự án công trình và nội dung công việc được giao, đội trưởng tiến hành triển khai kế hoạch thi công, cuối tháng hoặc khi có yêu cầu, các ban điều hành và đội thi công gửi báo cáo khối lượng công việc thực tế thực hiện, bảng chấm công về Công ty làm cơ sở thanh toán lương cho đội thi công

tế Hu

ế

Đối với các công trình do Công ty thiết kế thì quy trình sản xuất được Công ty tiến hành một cách liên tục từ công đoạn đầu tiên đến công đoạn cuối cùng

Sản phẩm sản xuất là các công trình dân dụng, công trình giao thông, công tình thủy lợi, cấp thoát nước, điện

Ngoài ra, Công ty còn phân phối sơn và thi công sơn đến tận các Đại lý cấp 1

và từng công trình xây dựng, công trình nhà riêng

b Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

Công ty tổ chức quản lý theo mô hình chức năng: Ban Giám đốc Công ty lãnh đạo trực tiếp đến từng phòng, ban và cuối cùng là các tổ, đội thi công công trình

Bộ máy quản lý Công ty và nhiệm vụ của từng bộ phận được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty

Hội đồng quản trị

Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc

Phó Giám đốc phụ trách

Hành chính

Phó Giám đốc phụ trách Kinh doanh

P Kế hoạch – kho vận

Các tổ, đội thi công công trình

tế Hu

ế

Nhiệm vụ của các phòng ban:

− Hội đồng quản trị: cũng là Đại hội đồng cổ đông, là cơ quan quản lý cao

nhất của Công ty, có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến quyền lợi và nghĩa vụ của Công ty

− Chủ tịch HĐQT kiêm Giám đốc: Là đại diện theo pháp luật của Công ty,

người trực tiếp điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty Tổng giám đốc do hội đồng quản trị bổ nhiệm và miễn nhiệm TGĐ chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị

về trách nhiệm quản lí và điều hành Công ty

− Hai phó G iám đốc: chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc Công ty về các

lĩnh vực mình phụ trách (hành chính và kinh doanh), trực tiếp chỉ đạo phòng hành chính và phòng kinh doanh, hỗ trợ cho Tổng giám đốc trong việc xử lí những vấn đề thuộc chuyên môn của mình, đại diện xử lí các vấn đề của Công ty khi được sự ủy quyền của Tổng giám đốc

− Phòng T ổ chức - hành chính: tham mưu cho ban giám đốc về công tác tổ

chức, quản lí đào tạo, bồi dưỡng, sử dụng đội ngũ cán bộ, lao động; tổ chức lao động tiền lương,tiền thưởng ; thực hiện các chính sách, chế độ pháp luật, nội quy, quy chế đối với toàn thể lao động trong Công ty

− Phòng tài chính - kế toán: trực tiếp tham mưu cho Tổng giám đốc về các

vấn đề tài chính, tổ chức chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế ở Công ty; nghiên cứu xây dựng phương án đầu tư tài chính, ghi chép, tính toán phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng vật

tư, tài sản, nguồn vốn; thực hiện báo cáo tài chính và các tài liệu khác theo quy định

− Phòng Kinh doanh: Tham mưu cho Phó Tổng giám đốc về toàn bộ công tác xây dựng chiến lược kinh doanh, nghiên cứu nhu cầu thị trường về sản phẩm, tiêu thụ sản phẩm, tìm kiếm thị trường và bạn hàng

− Phòng Kỹ thuật: tham mưu trực tiếp cho Ban giám đốc về toàn bộ công tác

quản lí khoa học kĩ thuật, giúp Ban giám đốc giám sát, theo dõi,quản lí chất lượng sản phẩm trong toàn Công ty Phòng có nhiệm vụ xây dựng các chỉ tiêu kĩ thuật, định mức tiêu hao vật tư, nguyên, nhiên liệu cho tất cả các sản phẩm

tế Hu

ế

− Phòng Kế hoạch – kho vận : Tham mưu cho Ban giám đốc về toàn bộ công tác

xây dựng kế hoạch phục vụ nhiệm vụ SXKD, theo dõi công tác cung ứng vật tư, quản lí hệ thống kho nguyên, nhiên vật liệu và cân đối quá trình sử dụng vật tư cho sản xuất

− Các tổ, đội thi công công trình: Chịu trách nhiệm thi công các công trình

được giao theo kế hoạch cụ thể Các tổ trưởng, đội trưởng có quyền thuê lao động bên ngoài theo nhu cầu của từng đơn vị, và phải báo cáo lại toàn bộ hoạt động của tổ, đội mình theo định kỳ hoặc theo yêu cầu của Ban Giám đốc

2.1.3 Tình hình hoạt động của Công ty

a Tình hình tài sản, nguồn vốncủa Công ty

Tài sản và nguồn vốn là những chỉ tiêu quan trọng để xem xét, đánh giá một cách đầy

đủ quy mô và hiệu quả sản xuất trong doanh nghiệp Cụ thể tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty qua 2 năm 2012-2013 được thể hiện qua bảng sau:

Bảng 1: Tình hình tài sản và nguồn vốn của Công ty

(Đvt: đồng)

1.TSNH 22,834,099,705 83.79 18,798,052,688 64.06 -4,036,047,017 -17.68 2.TSDH 4,416,601,775 16.21 10,546,840,376 35.94 6,130,238,601 138.80

1.NPT 15,609,134,520 57.28 13,844,893,064 47.18 -1,764,241,456 -11.30 2.VCSH 11,641,566,960 42.72 15,500,000,000 52.82 3,858,433,040 33.14

(Nguồn: Phòng Kế toán - tài chính)

Nhận xét: Qua bảng trên ta thấy, tài sản và nguồn vốn của Công ty năm 2013 tăng so

với năm 2012 là hơn 2 tỷ đồng, tương ứng tăng 8% Về tài sản, có sự chuyển dịch rõ rệt về cơ cấu tài sản, trong khi tài sản ngắn hạn giảm hơn 4 tỷ đồng tương ứng giảm 17,68% thì tài sản dài hạn có sự tăng lên đáng kể, lên đến hơn 6 tỷ đồng, tương ứng tăng 138.80% Nguyên nhân là do trong năm 2013, Công ty xây dựng thêm một kho bán hàng và đầu tư thêm TSCĐ hữu hình làm cho giá trị TSDH tăng lên và TSNH thì

tế Hu

ế

giảm xuống, đồng thời, Công ty cũng thanh toán một số khoản nợ đến hạn Thực tế cho thấy, năm 2013 Công ty đã giảm thiểu tình trạng ứ đọng vốn của khách hàng cũng như có sự đầu tư nhà kho, thuận tiện cho việc tiêu thụ sản phẩm sơn, mua sắm máy móc thiết bị kịp thời đáp ứng được nhu cầu sản xuất

Về nguồn vốn, qua 2 năm 2012 – 2013, Công ty đã đạt hiệu ứng tích cực trong việc giảm nợ phải trả và tăng vốn chủ sở hữu Có được điều này là nhờ năm 2012 Công ty đạt lợi nhuận khá cao, bổ sung vào nguồn vốn chủ sở hữu Các khoản nợ đến hạn được thanh toán giúp Công ty giảm bớt gánh nặng về chi phí tài chính, đồng thời tăng cường khả năng tự chủ về nguồn vốn, mức độ độc lập về tài chính

b Tình hình k ết quả hoạt động sản xuất kinh doanhcủa Công ty

Để nắm bắt được tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh và đánh giá đúng hiệu quả kinh doanh mà Công ty đạt được trong 2 năm 2012-2013, ta tiến hành xem xét các chỉ

tiêu trong bảng sau:

Bảng 2: Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

(Nguồn: Phòng Kế toán - tài chính)

Nhận xét: Qua bảng trên ta thấy doanh thu của Công ty năm 2013 tăng hơn 6 tỷ so với

năm 2012, tương ứng tăng 17.92% Đây là sự nỗ lực của cả Công ty trong việc cải tiến các hoạt động, tăng cường sản xuất kinh doanh trong thời kỳ khó khăn Tuy nhiên, đồng thời với doanh thu, chi phí cũng tăng với giá trị tương đương làm cho lợi nhuận của Công ty chỉ tăng nhẹ, từ hơn 1,8 tỷ lên hơn 1,9 tỷ Nguyên nhân là do trong 2 năm

tế Hu

ế

trở lại đây, giá cả thị trường tăng cao và thường xuyên biến động, các loại vật liệu có giá trị lớn như xi măng, sắt, thép, đều biến động tăng so với khi Công ty lập dự toán dẫn đến các khoản chi phí ngoài kế hoạch, đẩy chi phí tăng cao Mặc dù vây, lợi nhuận của Công ty vẫn ở mức cao so với các Công ty cùng ngành

Do sự biến động của doanh thu, chi phí, lợi nhuận làm tỷ suất LN/DT, LN/CP, DT/CP cũng biến động theo, từ bảng trên ta thấy: Trong năm 2012, cứ 100 đồng chi phí bỏ ra thu về 105.65 đồng doanh thu và 5.65 đồng lợi nhuận trước thuế Đến năm 2013, cứ 100 đồng chi phí bỏ ra chỉ thu về 104.93 đồng doanh thu và 4.94 đồng lợi nhuận

c Tì nh hình lao động của Công ty

Lao động được xem là một trong những nhân tố quan trọng quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp, vì vậy, doanh nghiệp rất quan tâm đến yếu tố này Tình hình lao động của Công ty được thể hiện quả bảng sau:

Bảng 3: Tình hình về lao động của Công ty

Nhận xét: Qua bảng trên ta thấy, tổng số công nhân viên hiện tại của Công ty là 121

người, hầu hết các lao động thuộc biên chế của Công ty đều là những người có trình

độ, tay nghề Lao động thuộc biên chế của Công ty là những người có trình độ Do đặc

thù của ngành nên lao động phổ thông chiếm phần lớn (85%) và lao động nữ khá ít (8%) Lao động trình độ đại học tuy chiếm tỷ trọng không lớn nhưng đã đủ khả năng

để ứng dụng khoa học kỹ thuật tiến bộ nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh

tổ chức kế toán riêng mà chỉ lập chứng từ phát sinh tại đơn vị rồi định kì gửi về Phòng

kế toán trung tâm Dưới đây là sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty:

: quan hệ chỉ đạo : quan hệ hỗ trợ

Sơ đồ 2: Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty

Kế toán trưởng

Kế toán

tổng hợp Kế toán công nợ

Kế toán vật tư, CCDC, TSCĐ Kế toán xây lắp kho, bán Kế toán