Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại công ty cổ phần xây dựng an nghĩa

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CPXL Chi phí xây lắp KSNB Kiểm soát nội bộ NCTT Nhân công trực tiếp NVLTT Nguyên vật liệu trực tiếp SDMTC Sử dụng máy thi công... DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Số hiệu 1.1

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TAO

TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUY NHƠN

MAI LÊ XUÂN QUỲNH

KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG AN NGHĨA

Chuyên ngành : KẾ TOÁN

Mã số : 60 34 03 01

Người hướng dẫn: PGS.TS HOÀNG TÙNG

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi Dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Hoàng Tùng, các nội dung nghiên cứu và kết quả của đề tài này là trung thực và chưa từng được công bố Những số liệu phục vụ cho việc nghiên cứu được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau và có chú dẫn trong phần tài liệu tham khảo Nếu phát hiện bất kỳ sự gian lận hoặc thiếu trung thực nào trong nội dung bài viết thì tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng bảo vệ cũng như kết quả luận văn của mình

Bình Định, ngày 26 tháng 07 năm 2017

Tác giả

Mai Lê Xuân Quỳnh

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

MỤC LỤC ii

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT v

DANH MỤC BẢNG vi

DANH MỤC SƠ ĐỒ vii

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tổng quan các đề tài đã nghiên cứu có liên quan 2

3 Mục tiêu nghiên cứu đề tài 6

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 6

5 Phương pháp nghiên cứu 6

6 Ý nghĩa khoa học của đề tài 7

7 Kết cấu của đề tài 8

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG 9

1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 9

1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ 9

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ 10

1.1.3 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ 10

1.1.4 Hạn chế của kiểm soát nội bộ 11

1.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG XÂY LẮP ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP 12

1.2.1 Đặc điểm về sản phẩm xây lắp 12

1.2.2 Khái quát chung về chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng 13

1.2.2.1 Khái niệm chi phí xây lắp 14

1.2.2.2 Phân loại chi phí xây lắp 14

1.2.2.3 Ý nghĩa của khoản mục chi phí xây lắp 15

1.2.2.4 Ảnh hưởng của chi phí xây lắp đến công tác kiểm soát nội bộ 16

1.3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÁC DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG 16

1.3.1 Tổ chức hệ thống thông tin phục vụ công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp 16

1.3.1.1 Tổ chức hệ thống thông tin dự toán 17

1.3.1.2 Tổ chức hệ thống thông tin thực hiện 17

1.3.2 Các rủi ro thường gặp trong quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp 18

1.3.2.1 Rủi ro trong quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp 18

1.3.2.2 Rủi ro đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 18

1.3.2.3 Rủi ro đối với chi phí nhân công trực tiếp 19

1.3.2.4 Rủi ro đối với chi phí sử dụng máy thi công 20

1.3.2.5 Rủi ro đối với chi phí sản xuất chung 20

1.3.3 Các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp 20

1.3.3.1 Kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 20

1.3.3.2 Kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp 24

1.3.3.3 Kiểm soát nội bộ chi phí sử dụng máy thi công 27

1.3.3.4 Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung 29

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 32

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG AN NGHĨA 33

2.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG AN

NGHĨA 33

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 33

2.1.2 Đặc điểm hoạt động của Công ty 34

2.1.3 Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công ty 35

2.1.4 Tổ chức công tác kế toán tại Công ty 37

2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty 37

2.1.4.2 Hình thức ghi sổ kế toán áp dụng tại Công ty 38

2.2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG AN NGHĨA 39

2.2.1 Môi trường kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty 39

2.2.1.1 Tính chính trực và các giá trị đạo đức 39

2.2.1.2 Cam kết về năng lực 40

2.2.1.3 Hội đồng quản trị và Uỷ ban Kiểm toán 40

2.2.1.4 Triết lý quản lý và phong cách điều hành của nhà quản lý 40

2.2.1.5 Cơ cấu tổ chức 41

2.2.1.6 Phân định quyền hạn và trách nhiệm 41

2.2.1.7 Chính sách nhân sự 41

2.2.2 Quy trình kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty 41

2.2.3 Tổ chức thông tin phục vụ công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty 42

2.2.3.1 Hệ thống thông tin dự toán 42

2.2.3.2 Hệ thống thông tin kế toán 44

2.2.4 Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty 46

2.2.4.1 Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 46

2.2.4.2 Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp 52

2.2.4.3 Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí sử dụng máy thi công 54

2.2.4.4 Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung 56

2.3 ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG AN NGHĨA 59

2.3.1 Môi trường kiểm soát nội bộ 59

2.3.1.1 Ưu điểm 59

2.3.1.2 Nhược điểm 60

2.3.2 Quy trình kiểm soát nội bộ 60

2.3.2.1 Ưu điểm 60

2.3.2.2 Nhược điểm 61

2.3.3 Hệ thống thông tin 61

2.3.3.1 Ưu điểm 61

2.3.3.2 Nhược điểm 62

2.3.4 Thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp 62

2.3.4.1 Ưu điểm 63

2.3.4.2 Nhược điểm 63

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 66

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG AN NGHĨA 67

3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG AN NGHĨA 67

3.2 CÁC GIẢI PHÁP GÓP PHẦN TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP 68 3.2.1 Giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát nội bộ tại Công ty 68

3.2.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phục vụ cho

công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp 69

3.2.3 Xây dựng các thủ tục kiểm soát nội bộ trước đối với chi phí xây lắp tại Công ty 71

3.2.4 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty 71 3.2.4.1 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 71

3.2.4.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp 73

3.2.4.3 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí sử dụng máy thi công 75

3.2.4.4 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung 77 3.2.5 Hoàn thiện phân tích biến động chi phí xây lắp phục vụ công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty 77

3.2.5.1 Tình hình biến động của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 78

3.2.5.2 Tình hình biến động chi phí nhân công trực tiếp 81

3.2.5.3 Tình hình biến động chi phí sử dụng máy thi công 83

3.2.5.4 Tình hình biến động chi phí sản xuất chung 87

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 89

KẾT LUẬN CHUNG 90

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (BẢN SAO)

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

CPXL Chi phí xây lắp KSNB Kiểm soát nội bộ NCTT Nhân công trực tiếp NVLTT Nguyên vật liệu trực tiếp SDMTC Sử dụng máy thi công

DANH MỤC BẢNG BIỂU

1.1 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ 10 3.1 Bảng phân tích chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 79 3.2 Bảng phân tích chi phí nhân công trực tiếp 82 3.3 Bảng phân tích chi phí sử dụng máy thi công 85

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

Số hiệu

1.1 Mối quan hệ giữa các khoản mục chi phí phí xây lắp với các

2.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung 39

2.4 Quy trình kiểm soát nội bộ xuất kho nguyên vật liệu và sử

2.5 Quy trình kiểm soát nội bộ tổ chức thi công nguyên vật liệu

2.6 Quy trình kiểm soát nội bộchi phí nhân công trực tiếp 53

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Nền kinh tế Việt Nam đang trong giai đoạn từng bước hội nhập với nền kinh tế thế giới Mặc dù quá trình này tạo ra khá nhiều thuận lợi nhưng cũng gây ra không ít khó khăn cho chính nền kinh tế nước ta nói chung và cho tất

cả các chủ thể tham gia vào hoạt động kinh tế trong nước nói riêng Các doanh nghiệp hiện đang vấp phải sự cạnh tranh khốc liệt từ các doanh nghiệp cùng ngành không những trên thị trường quốc tế mà ngay tại thị trường nội địa Điều này gây sức ép không hề nhỏ đối với nhiều doanh nghiệp nhất là những doanh nghiệp có tiềm lực tài chính và kỹ thuật - công nghệ yếu kém

Vì vậy, các doanh nghiệp muốn tồn tại và vượt qua được giai đoạn hiện nay bắt buộc phải tự gia tăng uy tín, năng lực cạnh tranh của mình bằng cách: xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) hữu hiệu và hiệu quả, nâng cao chất lượng sản phẩm, có chính sách giá hợp lý,…

Một hệ thống KSNB vững mạnh giúp doanh nghiệp phòng ngừa, phát hiện, hạn chế được những gian lận và sai sót số liệu trên sổ sách kế toán từ đó góp phần đưa ra những báo cáo tài chính trung thực, hợp lý; giúp giảm bớt rủi

ro trong việc tuân thủ chính sách, chấp hành pháp luật và trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Đặc biệt đối với doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp thì việc kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp (CPXL) hiệu quả luôn được ưu tiên hàng đầu Bởi vì CPXL là chỉ tiêu kinh tế quan trọng luôn được các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm trước tiên, nó phản ánh chất lượng hoạt động của chính doanh nghiệp

Quá trình thi công thường thì sẽ chia thành nhiều giai đoạn để hoàn thành nên việc tập hợp chi phí kéo dài dẫn đến phát sinh nhiều chi phí ngoài

dự toán, thêm vào đó, công việc chủ yếu được thực hiện ngoài trời nên các tác động khách quan sẽ gây ra sự biến động đến khoản mục CPXL cũng như các tác nhân chủ quan có thể gây phát sinh CPXL không hợp lý Đây đều là những bài toán khó mà các doanh nghiệp xây dựng hiện đang phải tìm cách giải quyết Việc kiểm soát nội bộ tốt CPXL giúp hạ thấp được tổng chi phí công trình, giá thành sản phẩm xây lắp nhưng phải đi đôi với việc bảo đảm chất lượng, từ đó gây dựng uy tín của doanh nghiệp trên thương trường

Và đối với Công ty Cổ phần Xây dựng An Nghĩa cũng không là trường hợp ngoại lệ Việc kiểm soát nội bộ CPXL tại Công ty còn bộc lộ nhiều hạn chế, nguyên nhân một phần xuất phát từ việc chưa quan tâm đến tầm quan trọng của hệ thống KSNB cũng như kiểm soát nội bộ CPXL tại Công ty

Từ những lý do trên, tác giả quyết định chọn đề tài: “Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây dựng An Nghĩa" làm Luận văn

thạc sĩ

2 Tổng quan các đề tài đã nghiên cứu có liên quan

- Các tài liệu viết về kiểm soát nội bộ:

+ Giáo trình Kiểm soát nội bộ của Bộ môn kiểm toán, Khoa Kế toán – Kiểm toán, trường Đại học Kinh tế TP HCM (2016) Nội dung của giáo trình: lý luận chung về KSNB, các thành tố cấu thành hệ thống KSNB, trình bày kiểm soát nội bộ các chu trình thường diễn ra trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Ngoài ra, giáo trình này có sự bổ sung thêm nội dung COSO 2016 so với giáo trình 2012 [1]

+ Giáo trình Kiểm soát nội bộ của TS Đường Nguyễn Hưng (2016), Nhà xuất bản giáo dục Việt Nam Nội dung của giáo trình giúp hiểu

rõ vị trí của KSNB trong cấu trúc quản trị tổ chức cũng như bản chất và phạm

vi của KSNB, từ đó làm rõ nội dung các thành phần của một hệ thống KSNB

Giáo trình cũng trình bày chi tiết về kiểm soát các chu trình hoạt động chủ yếu trong một đơn vị kinh doanh [8]

+ Năm 2013, Uỷ ban trực thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận báo cáo tài chính, thường gọi là COSO (Committee Of Sponsoring Oganization) đã ban hành chính thức báo cáo COSO 2013 (bản cập nhật Báo cáo COSO 1992) Đây là sự thay đổi lớn nhất kể từ lần ban hành đầu tiên (năm 1992) Báo cáo này thông qua việc cung cấp cái nhìn toàn diện

về KSNB đã đặt nền tảng cho các lý thuyết về KSNB hiện nay [18]

+ Các nghiên cứu về kiểm soát nội bộ sau đó được phát triển mạnh, chuyên sâu vào các loại tổ chức hoặc các loại hình hoạt động khác nhau Trong khu vực công, kiểm soát nội bộ cũng rất được quan tâm cụ thể như hướng dẫn về kiểm soát nội bộ của Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) đã được ban hành năm 1992, đưa ra các quan điểm và hướng dẫn về kiểm soát nội bộ trong các đơn vị thuộc khu vực công [19]

- Các công trình nghiên cứu:

Thời gian qua đã có nhiều luận văn nghiên cứu về đề tài KSNB chi phí xây lắp, cụ thể là:

+ Luận văn "Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần 504" của tác giả Nguyễn Thị Phương Mai, Luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh của Đại học Đà Nẵng, được công bố năm 2012 Tác giả đã nghiên cứu và hệ thống hóa những vấn đề lý luận chung về kiểm soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp nói riêng phục vụ hiệu quả cho việc định hướng và ứng dụng lý thuyết này vào nội dung kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Mặt khác, tác giả đi sâu phân tích, đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty, từ đó rút ra những ưu điểm, nhược điểm và đưa ra những giải pháp góp phần hoàn thiện kiểm soát nội

bộ chi phí xây lắp tại Công ty nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho đơn vị [11]

+ Luận văn "Kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây dựng Bình Định" của tác giả Huỳnh Thanh Hùng, luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh của Đại học Đà Nẵng, được công bố năm 2013 Tác giả đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng, phân tích đánh giá thực trạng và chỉ ra những nguyên nhân còn tồn tại trong việc tổ chức công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp trong doanh nghiệp và đưa ra một số giải pháp chủ yếu nhằm tăng cường công tác kiểm soát chi phí xây lắp, hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán phục vụ kiểm soát tại Công ty [7]

+ Luận văn "Kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây lắp Công nghiệp Bình Định" của tác giả Trần Thị Thu Lệ, Luận văn thạc

sĩ Quản trị kinh doanh của Đại học Đà Nẵng, được công bố năm 2013 Luận văn đã nghiên cứu cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng, tác giả đã đi sâu nghiên cứu thực tế công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty, đánh giá những ưu điểm cũng như những tồn tại cần hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty nhằm mục tiêu kiểm soát nội bộ chi phí Các phương hướng và giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty gồm: hoàn thiện công tác kế toán chi phí xây lắp tại Công ty, hoàn thiện các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất tại Công ty, kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty gắn với trung tâm chi phí [9]

+ Luận văn "Tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại Tổng công ty Cổ phần Xây dựng điện Việt Nam" của tác giả Nguyễn Thị Như Cẩm, Luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh của Đại học Đà Nẵng, được công bố năm 2013 Tác giả đã nghiên cứu và hệ thống hóa những vấn đề lý luận chung về kiểm

soát nội bộ nói chung và kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp nói riêng phục vụ hiệu quả cho việc định hướng và ứng dụng lý thuyết này vào nội dung kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Mặt khác, tác giả đi sâu phân tích, đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty, từ đó rút ra những ưu điểm, nhược điểm và đưa ra những giải pháp tăng cường kiểm soát chi phí xây lắp tại Công ty nhằm cung cấp những thông tin hữu ích cho đơn vị [5]

Các luận văn này nhìn chung đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ CPXL trong Công ty xây dựng, tập trung làm rõ về khái niệm kiểm soát nội bộ, các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ; phân tích, đánh giá thực trạng và chỉ ra nguyên nhân của những hạn chế còn tồn tại trong công tác kiểm soát nội bộ CPXL tại Công ty; đưa ra một số giải pháp chủ yếu nhằm tăng cường công tác kiểm soát nội bộ CPXL tại Công ty

+ Luận văn “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Viện Sốt rét – Ký sinh trùng – Côn trùng Quy Nhơn” của tác giả Võ Trí Dũng, Luận văn thạc sĩ Kế toán của trường Đại học Quy Nhơn, được công bố năm 2014

+ Luận văn “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ về sử dụng ngân sách, tài sản Nhà nước tại Sở Kế hoạch và Đầu tư Bình Định” của tác giả Nguyễn Phương Đài, Luận văn thạc sĩ Kế toán của trường Đại học Quy Nhơn, được công bố năm 2016

Hai luận văn của tác giả Võ Trí Dũng và Nguyễn Phương Đài đi sâu vào lĩnh vực, loại hình đơn vị hành chính sự nghiệp Tuy các đơn vị này khác hoàn toàn về lĩnh vực hoạt động, loại hình doanh nghiệp của Công ty Cổ phần Xây dựng An Nghĩa nhưng việc tham khảo các luận văn này là rất hữu ích để tác giả tích lũy thêm kinh nghiệm, học được những cơ sở lý luận hay và rút ra được những điểm thiếu sót liên quan đến nội dung kiểm soát nội bộ mà tác giả mong muốn tìm hiểu trong quá trình viết luận văn của mình

Nhìn chung, đây là những tư liệu nghiên cứu khoa học mà tác giả cho rằng rất hữu ích cả về lý luận và thực tiễn trong công tác KSNB chi phí xây lắp cho các doanh nghiệp xây dựng Thông qua những đề tài khoa học quý báu này sẽ giúp cho các doanh nghiệp trong ngành nâng cao năng lực quản lý, kiểm soát tốt tình hình hoạt động xây lắp của đơn vị, góp phần giảm thiểu rủi

ro, gian lận và sai sót có thể xảy ra

Vì vậy, mặc dù KSNB chi phí xây lắp tại các doanh nghiệp xây dựng là

đề tài đã được nhiều tác giả nghiên cứu, tuy nhiên luận văn “Kiểm soát nội

bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây dựng An Nghĩa” mà tác giả

lựa chọn sẽ là một đề tài mới gắn liền với thực tiễn của các công trình xây lắp

mà Công ty đảm nhận

3 Mục tiêu nghiên cứu đề tài

- Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ, trọng tâm về KSNB chi phí xây lắp

- Phân tích thực trạng kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp của Công ty Cổ phần Xây dựng An Nghĩa để thấy được những rủi ro, sai sót và gian lận mà Công ty đang gặp phải

- Đưa ra các giải pháp để góp phần tăng cường kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty để hạn chế được những rủi ro, sai sót, gian lận mà Công ty đang đối mặt

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: thực trạng công tác KSNB chi phí xây lắp và giải pháp tăng cường KSNB chi phí xây lắp

- Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ phần Xây dựng An Nghĩa

5 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn này chủ yếu sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp tiếp cận: luận văn chủ yếu áp dụng phương pháp tiếp cận là phương pháp định tính nhằm để phân tích thực trạng công tác kiểm soát

nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây dựng An Nghĩa, tìm ra các nhân tố tác động tới vấn đề đang xem xét, đề xuất các giải pháp tăng cường công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp cho Công ty

- Phương pháp thu thập số liệu (chủ yếu số liệu được thu thập thông qua sổ sách, chứng từ kế toán) Nguồn dữ liệu thứ cấp: nguồn thông tin này chủ yếu có từ trong nội bộ doanh nghiệp và qua quá trình tìm hiểu của tác giả như: hệ thống sổ sách kế toán, quy định về trả lương khoán cho đội xây dựng, các kênh cung cấp thông tin chuyên nghiệp như các văn bản pháp luật của nhà nước, website, các luận văn, luận án của những cá nhân đi trước, sách giáo trình và bài giảng của các tác giả có chuyên môn…

- Cách thức thu thập thông tin:

Tác giả sử dụng các cách: nghiên cứu tại bàn và quan sát hoạt động của công ty

+ Đối với thông tin thứ cấp: tác giả dựa trên những dữ liệu sẵn có, thông qua quá trình tự nghiên cứu sẽ đưa ra hệ thống cơ sở lý luận và phân tích thực tiễn đối với đề tài

+ Đối với thông tin sơ cấp: để có được các thông tin sơ cấp tác giả tiến hành hỏi và tham khảo ý kiến của ban lãnh đạo và các nhân viên trong Công

ty về vấn đề nghiên cứu Những thông tin thu thập được sẽ được tác giả tập hợp lại và sử dụng những thông tin này phục vụ cho quá trình làm luận văn

- Phương pháp so sánh, phân tích, tổng hợp: từ kết quả tính toán được tác giả tiến hành so sánh giữa thực tế với dự toán, thông qua đó đánh giá thực trạng của doanh nghiệp

6 Ý nghĩa khoa học của đề tài

Kết quả nghiên cứu của Luận văn có giá trị tham khảo hữu ích đối với lãnh đạo và toàn thể nhân viên của Công ty Cổ phần Xây dựng An Nghĩa nói riêng và các công ty xây dựng có thực hiện hoạt động xây lắp ở Việt Nam nói chung trong công tác KSNB chi phí xây lắp nhằm giảm thiểu gian lận và sai

sót đến mức thấp nhất có thể Luận văn phân tích, đánh giá thực trạng, phát hiện nguyên nhân tồn tại, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp tăng cường KSNB chi phí xây lắp giúp Công ty hoạt động hữu hiệu và hiệu quả hơn

7 Kết cấu của đề tài

Ngoài các phần Mở đầu và Kết luận, luận văn bao gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng

Chương 2: Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây dựng An Nghĩa

Chương 3: Một số giải pháp tăng cường công tác kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp tại Công ty Cổ phần Xây dựng An Nghĩa

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP TRONG DOANH NGHIỆP XÂY DỰNG 1.1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ

1.1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ

Hiện nay, định nghĩa về KSNB được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO (Committee Of Sponsoring Organization – Ủy ban trực thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận báo cáo tài chính)

” Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, Hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị, nó được thiết lập để cung cấp một

sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây: sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động, sự tin cậy của báo cáo tài chính, sự tuân thủ pháp luật và các quy định”

Định nghĩa trên có bốn khái niệm cần lưu ý:

- Kiểm soát nội bộ là một quá trình: KSNB là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, gắn chặt vào hoạt động của tổ chức để đạt được

mục tiêu mong muốn thông qua việc kiểm soát các hoạt động của mình

- Con người: KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người (Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị), là công cụ được nhà quản lý sử dụng Hệ thống KSNB hữu hiệu khi từng thành viên hiểu

rõ trách nhiệm và quyền hạn của mình trong mối quan hệ với các thành viên khác để đạt được mục tiêu chung của tổ chức

- Đảm bảo hợp lý: hệ thống KSNB chỉ cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức mà không thể đảm bảo tuyệt đối do những hạn chế tiềm tàng trong quá trình thiết kế, xây dựng

và vận hành hệ thống KSNB

- Các mục tiêu: nêu ở mục 1.1.2

1.1.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Có thể chia thành ba nhóm mục tiêu kiểm soát tại đơn vị như sau:

- Mục tiêu về hoạt động: nhấn mạnh đến sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực

- Mục tiêu về báo cáo tài chính: nhấn mạnh đến tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính

- Mục tiêu về sự tuân thủ: nhấn mạnh đến việc tuân thủ chấp hành pháp luật và các quy định

Ngoài những mục tiêu cơ bản trên thì những mục tiêu sau cũng hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp:

- Bảo vệ tài sản của đơn vị

- Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin

- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

- Bảo đảm hiệu quả hoạt động và năng lực quản lý

1.1.3 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Bảng 1.1: Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ

Môi trường

kiểm soát

Tạo ra sắc thái chung của một

tổ chức; chi phối đến ý thức kiểm soát của mọi người trong

tổ chức; là nền tảng cho mọi

bộ phận khác của KSNB

- Tính trung trực và các giá trị đạo đức

- Chính sách nhân sự và việc áp dụng cho thực tế

Đánh giá

rủi ro

Đơn vị phải nhận biết và đối phó với rủi ro bằng cách thiết lập mục tiêu của tổ chức và hình thành cơ chế để nhận dạng, phân tích và đánh giá các rủi ro có liên quan

- Xác định mục tiêu

- Rủi ro + Nhận dạng rủi ro + Phân tích và đánh giá rủi ro

- Quản trị sự thay đổi

Hoạt động

kiểm soát

- Là tập hợp các chính sách và thủ tục đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện

- Là các hành động cần thiết cần thực hiện để đối phó với rủi ro đe dọa việc đạt được mục tiêu của tổ chức

- Xét về mục đích: kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát hiện, kiểm soát bù đắp

- Xét theo chức năng:

+ Soát xét của nhà quản lý cấp cao

+ Quản trị sự hoạt động + Phân chia trách nhiện hợp lý + Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

+ Kiểm soát vật chất + Phân tích rà soát

Thông tin và

truyền thông

Hệ thống thông tin được thiết lập để mọi thành viên trong đơn vị có khả năng nắm bắt và trao đổi thông tin cần thiết cho việc điều hành, quản trị và kiểm soát các hoạt động

- Hệ thống thông tin bao gồm cả

hệ thống thông tin kế toán phải bảo đảm chất lượng thông tin

- Truyền thông bảo đảm các kênh thông tin bên trong và bên ngoài đều hoạt động hữu hiệu

Giám sát

Toàn bộ quy trình hoạt động phải được giám sát và điều chỉnh khi cần thiết Hệ thống phải có khả năng phản ứng năng động, được thay đổi theo yêu cầu của môi trường bên trong và bên ngoài

- Giám sát thường xuyên

- Giám sát định kỳ

(Nguồn: [1])

1.1.4 Hạn chế của kiểm soát nội bộ

Dựa vào nội dung “hạn chế của kiểm soát nội bộ” được trình bày ở Giáo trình Kiểm soát nội bộ (2016) của Bộ môn kiểm toán, Khoa Kế toán – Kiểm toán, có nêu:

Hệ thống KSNB chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm vì nó có các hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau đây:

- Những hạn chế xuất phát từ bản thân con người như sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên…

- Khả năng đánh lừa, lẩn tránh của nhân viên thông qua sự thông đồng của các cá nhân với nhau hay các bộ phận bên ngoài đơn vị

- Hoạt động kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý tới những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ quên

- Nguyên tắc cơ bản trong quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó Do vậy, yêu cầu thường xuyên của nhà quản lý là chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót, gian lận gây ra

- Luôn có các khả năng là cá nhân có trách nhiệm kiểm soát đã lạm dụng quyền hạn của mình nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng

- Điều kiện hoạt động của đơn vị thay đổi nên những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp

Những hạn chế nói trên của KSNB là nguyên nhân khiến cho KSNB không thể đảm bảo tuyệt đối trong việc thực hiện các mục tiêu của mình

1.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG XÂY LẮP ẢNH HƯỞNG ĐẾN CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI PHÍ XÂY LẮP

1.2.1 Đặc điểm về sản phẩm xây lắp

Xây lắp là hoạt động xây dựng mới, mở rộng, khôi phục, cải tạo hay hiện đại hóa đi kèm với lắp đặt thiết bị đối với các công trình dân dụng, công nghiệp,

Hoạt động của doanh nghiệp xây lắp có những đặc điểm riêng biệt và khác với các ngành sản xuất vật chất khác, điều đó ảnh hưởng đến việc quản

lý và kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp Do đó, sản phẩm xây lắp cũng có đặc trưng riêng so với các sản phẩm công nghiệp khác Cụ thể:

- Sản phẩm xây lắp là những công trình, vật kiến trúc,… có quy mô, kết

cấu phức tạp

- Sản phẩm xây lắp thì cố định, gắn liền tại địa điểm nhất định trong suốt quá trình thi công và sử dụng, trong khi đó các điều kiện sản xuất khác (như xe thi công, máy thi công; vật liệu, vật tư xây dựng; thiết bị; người lao động;…) phải di chuyển theo địa điểm đặt sản phẩm xây lắp Đặc điểm này gây khó khăn cho việc kiểm soát nội bộ đúng chất lượng, số lượng tài sản đã xuất kho dùng cho thi công, đồng thời quá trình quản lý tài sản, vật tư, lao động,… tại công trình thi công cũng như hạch toán chi phí sản xuất rất phức

tạp vì chúng chịu nhiều sự tác động cả chủ quan lẫn khách quan

- Sản phẩm xây lắp có giá trị lớn, khối lượng công trình lớn, thời gian thi công thường kéo dài, chịu sự chi phối của môi trường, trong thời gian thi

công chưa tạo ra sản phẩm cho xã hội

- Sản phẩm xây lắp có thời gian sử dụng tương đối dài nên chịu nhiều tác động của môi trường, khí hậu Do đó, đòi hỏi sản phẩm xây lắp phải đúng tiêu chuẩn kỹ thuật, mỹ thuật và quá trình thi công, bàn giao rất khắc khe, chính vì vậy, sau khi hoàn thành thì mọi sai sót trong quá trình thi công rất khó sửa chữa, thay đổi Khi nghiệm thu nếu không đạt yêu cầu chất lượng thì chỉ có cách phá đi làm lại, như vậy thì chi phí sẽ tăng lên Vì thế, việc quản

lý, giám sát quá trình thi công và hạch toán cần được tổ chức chặt chẽ, bảo

đảm chất lượng công trình phù hợp với dự toán

1.2.2 Khái quát chung về chi phí xây lắp trong doanh nghiệp xây dựng

1.2.2.1 Khái niệm chi phí xây lắp

Chi phí sản xuất xây lắp là toàn bộ các hao phí về lao động sống và lao động vật hóa được biểu hiện bằng thước đo tiền tệ phát sinh trong quá trình xây lắp mà doanh nghiệp đã chi ra trong một thời kỳ nhất định (tháng, quý, năm) để thực hiện công trình xây lắp nhằm tạo ra các sản phẩm xây lắp khác nhau theo mục đích kinh doanh cũng như theo hợp đồng nhận thầu đã ký kết

1.2.2.2 Phân loại chi phí xây lắp

Trong một doanh nghiệp xây lắp, CPXL có thể được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau Mỗi tiêu thức phân loại CPXL có ý nghĩa riêng đối với hoạt động của đơn vị Phân loại CPXL là bước đầu để quản lý, kiểm soát nội bộ và để sử dụng chi phí một cách hiệu quả, đúng hạn mức dự toán, đồng thời để cung cấp số liệu cho việc tính giá thành sản phẩm xây lắp, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành Phương pháp phân loại CPXL phổ biến được các doanh nghiệp xây lắp áp dụng là phân loại theo khoản mục (vì xuất phát từ đặc điểm của doanh nghiệp xây lắp và phương pháp lập dự toán xây lắp), bao gồm:

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: bao gồm giá mua theo đơn giá xây dựng cơ bản của vật liệu chính, vật liệu phụ, vật liệu luân chuyển, vật kết cấu dùng trực tiếp trong thi công xây lắp ở từng công trình, hạng mục công trình

- Chi phí nhân công trực tiếp: mức lương cơ bản, các khoản phụ cấp có tính chất như tiền lương và các chi phí theo chế độ tính cho một ngày công định mức liên quan trực tiếp đến thi công xây lắp ở từng công trình, hạng mục công trình

- Chi phí sử dụng máy thi công: chi phí tính cho việc vận hành, khấu hao của máy móc, thiết bị thi công ở từng công trình, hạng mục công trình

- Chi phí sản xuất chung: bao gồm toàn bộ các chi phí trực tiếp khác, chi phí phục vụ quản lý quá trình thi công được tính theo một tỷ lệ nhất định

do doanh nghiệp lựa chọn cơ sở để tính

1.2.2.3 Ý nghĩa của khoản mục chi phí xây lắp

- Cung cấp thông tin về thực trạng, quy mô sản xuất của doanh nghiệp xây lắp

- Ảnh hưởng trực tiếp đến các khoản mục trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa các khoản mục chi phí xây lắp với

các báo cáo tài chính

(Nguồn: tác giả tự xây dựng)

- Thông tin về CPXL cùng với những thông tin khác (như: doanh thu, đối thủ cạnh tranh,…) có ảnh hưởng đến việc ra quyết định chiến lược kinh doanh mới hay việc xây dựng dự toán công trình mới của doanh nghiệp

- Cơ quan thuế dựa vào chi phí sản xuất, doanh thu để xác định mức thuế thu nhập mà doanh nghiệp phải nộp, tránh tình trạng trốn thuế

Bảng cân đối kế toán:

- Hàng tồn kho

- Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang

- Phải trả người lao động

- Các khoản trích theo lương

- Thuế và các khoản phải nộp nhà nước

Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh:

- Giá vốn hàng bán

- Lợi nhuận gộp

- Lợi nhuận thuần

- Lợi nhuận trước thuế

- Thuế thu nhập doanh nghiệp

- Lợi nhuận sau thuế

1.2.2.4 Ảnh hưởng của chi phí xây lắp đến công tác kiểm soát nội bộ

- CPXL thường chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí tại doanh nghiệp cho nên mọi biến động không hợp lý của CPXL đều tác động nhiều đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; có giá trị lớn đi kèm với biến động thường xuyên khiến việc quản lý, kiểm soát nội bộ CPXL khó khăn hơn

- Sản phẩm xây lắp có quy mô lớn, kết cấu phức tạp, để thực hiện công trình cần có nhiều tài sản, nhiều bộ phận cùng tham gia Do đó, CPXL phát sinh tại nhiều nơi nên nhân sự tham gia trong công tác quản lý chi phí lớn và qua nhiều cấp trung gian nên công tác triển khai các quyết định và thủ tục kiểm soát nội bộ chậm và khó đồng bộ, việc phân công, phân nhiệm dễ bị chồng chéo, bất cập, việc hạch toán phức tạp

- Quá trình thi công xây lắp được thực hiện qua nhiều giai đoạn, mỗi giai đoạn có những loại CPXL phát sinh khác nhau Chính vì vậy, cần xác định từng cơ cấu quản lý CPXL đối với từng giai đoạn khác nhau và cần xây dựng thủ tục kiểm soát nội bộ phù hợp với từng giai đoạn

- Công tác xây lắp có tính lưu động cao, thực hiện trong thời gian dài

dễ dẫn đến việc lãng phí, thất thoát trong quá trình thi công

- CPXL gắn liền với công trình, hạng mục công trình cho nên trong quá trình xây lắp nếu không có biện pháp quản lý chặt chẽ sẽ gây lãng phí, tính sai giá thành dẫn đến chất lượng công trình cũng như giá thành sản phẩm không

Trên cơ sở hai hệ thống thông tin đó, chúng ta mới thực hiện được thủ tục phân tích, so sánh, đánh giá kết quả thực hiện CPXL có đúng định mức hay vượt định mức theo dự toán và nguyên nhân gây ra

1.3.1.1 Tổ chức hệ thống thông tin dự toán

Hệ thống thông tin dự toán chính là hệ thống định mức cho các khoản mục chi phí xây lắp Hệ thống định mức chi phí xây lắp bao gồm: Định mức chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, định mức chi phí nhân công trực tiếp, định mức chi phí sử dụng máy thi công và định mức chi phí sản xuất chung Điều kiện thuận lợi trong việc xây dựng định mức chi phí cho các công trình xây lắp là Bộ xây dựng đã ban hành hệ thống định mức xây lắp

1.3.1.2 Tổ chức hệ thống thông tin thực hiện

Hệ thống thông tin thực hiện CPXL tại các doanh nghiệp xây lắp chủ yếu là hệ thống thông tin kế toán Hệ thống thông tin này được thực hiện qua

sự kết hợp của ba loại hạch toán: hạch toán kỹ thuật nghiệp vụ, hạch toán thống kê và hạch toán kế toán

- Hạch toán kỹ thuật nghiệp vụ: là các báo cáo thường xuyên, kịp thời

về thông tin công trình của nhân viên kỹ thuật – có nhiệm vụ giám sát thi công công trình cho các đội trưởng đội xây lắp

- Hạch toán thống kê: tại mỗi công trình, sau khi từng hạng mục công trình hoàn thành đảm bảo yêu cầu về mặt chất lượng, thiết kế và kỹ thuật, sẽ được chủ đầu tư giám sát nghiệm thu, nhân viên kỹ thuật sẽ thống kê khối lượng xây lắp hoàn thành, cuối tháng lập bảng tổng hợp báo cáo về Công ty

- Hạch toán kế toán: Kế toán đội xây lắp ở doanh nghiệp chỉ lập các chứng từ phát sinh ban đầu tại công trình, cuối tháng tiến hành lập bảng kê kèm theo chứng từ gốc gửi về phòng kế toán Căn cứ vào các chứng từ liên quan đến từng công trình, hạng mục công trình nhận được, kế toán tiến hành rà soát

sơ bộ tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ này, sau đó kế toán hạch toán vào

các khoản mục chi phí xây lắp có liên quan: Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công, chi phí sản xuất chung Và trong kỳ đột xuất in hoặc cuối kỳ in ra các sổ chi tiết, sổ tổng hợp theo hình thức kế toán mà đơn vị áp dụng và theo yêu cầu quản lý Như vậy, việc hạch toán CPXL phát sinh theo công trình chỉ là việc ghi chép mang tính chất kế toán, thống kê, sử dụng thước đo hiện vật và thước đo giá trị Việc hạch toán này chủ yếu phục vụ cho công tác kế toán tài chính tại đơn vị, chưa có nhiệm vụ phục vụ nhiều cho công tác kiểm tra, kiểm soát nội bộ CPXL

1.3.2 Các rủi ro thường gặp trong quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp

1.3.2.1 Rủi ro trong quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp

- Lập dự toán cho công trình, hạng mục công trình không chính xác có thể do các nguyên nhân sau: người lập dự toán nhập sai khối lượng công việc cần hoàn thành, nhập sai khối lượng, chủng loại nguyên vật liệu cần sử dụng, sai giá trị các khoản mục,…

- Xây dựng không kịp tiến độ thi công dẫn đến nghiệm thu bàn giao công trình không đúng hạn do cả nguyên nhân chủ quan lẫn khách quan: do hạng mục công trình hoàn thành không đúng theo tiêu chuẩn chất lượng, thẩm

mỹ phải phá bỏ làm lại; do phát sinh thêm hạng mục công trình phải làm; cũng có thể do thời tiết bất thường;…

- Máy thi công không có nhiên liệu hoạt động do chờ phê duyệt đề nghị cấp nhiên liệu dẫn đến việc trì hoãn hoạt động của máy, kéo dài thời gian thi công không hợp lý Nguyên nhân là do đơn vị không chủ động lập kế hoạch

về thời gian sử dụng nhiên liệu cho máy thi công, mà chỉ khi nào máy đang vận hành mà hết nhiên liệu thì lúc đó mới lập phiếu đề nghị và đợi phê duyệt

- Công trình đã hoàn thành nhưng không đúng theo yêu cầu về kỹ thuật hay không đúng yêu cầu về mỹ thuật như sai màu sơn tường, sai vị trí đặt cửa sổ,…

1.3.2.2 Rủi ro đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

- Quá trình mua hàng - nhập kho nguyên vật liệu:

+ Mua hàng không đúng hoặc không phát sinh nhu cầu

+ Lựa chọn nhà cung cấp không phù hợp dẫn đến mua giá cao, không đúng chất lượng

+ Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo như: sai sót trong việc ghi nhận khối lượng, số lượng, giá trị nguyên vật liệu nhập kho

- Quá trình xuất kho sử dụng nguyên vật liệu, bảo quản nguyên vật liệu: + Xuất nguyên vật liệu không đúng theo nhu cầu về số lượng, khối lượng của phiếu đề nghị cấp nguyên vật liệu đã được phê duyệt

+ Xuất nguyên vật liệu theo phiếu đề nghị xuất nguyên vật liệu đã được phê duyệt nhưng không phù hợp theo hạng mục công trình

+ Phiếu đề nghị xuất nguyên vật liệu đã được phê duyệt nhưng thực tế lại xuất loại nguyên vật liệu khác không đúng với loại nguyên vật liệu theo đề nghị ban đầu

+ Xuất nguyên vật liệu khi chưa được xét duyệt

1.3.2.3 Rủi ro đối với chi phí nhân công trực tiếp

- Về xác định mức lương: nếu doanh nghiệp xác định mức lương nhân công cao hơn so với thị trường hay so với các doanh nghiệp cùng ngành thì sẽ làm tăng chi phí của doanh nghiệp Nhưng nếu xác định mức lương quá thấp

sẽ không khuyến khích được nhiệt huyết, sự hăng hái làm việc của công nhân hay thậm chí là mất lực lượng lao động này

- Về tính lương: chấm công không chính xác, cụ thể là chấm công ít hơn hay nhiều hơn ngày công thực tế của người lao động dẫn đến mức lương

bị tính sai; sai sót trong việc tính lương giữa các vị trí: đội trưởng, đội phó và công nhân

- Về chi trả lương: chi lương cho thợ đã nghỉ việc do cố ý hoặc do việc cập nhật dữ liệu về nhân sự không đầy đủ, kịp thời; chi lương cho nhân viên không có thực

- Về ghi nhận và báo cáo về quy trình nhân sự - tiền lương như: ghi nhận cũng như báo cáo không kịp thời, không đầy đủ về số lượng công nhân, ngày công; nhận công nhân không qua phê duyệt

1.3.2.4 Rủi ro đối với chi phí sử dụng máy thi công

- Xuất nhiên liệu sử dụng cho máy thi công không được phê duyệt

- Sai sót trong khấu hao máy thi công

- Ghi nhận sai về thời gian chạy máy thi công

- Chấm công không đúng so với ngày công thực tế của công nhân trực tiếp vận hành xe, máy thi công; công nhân phục vụ máy thi công (như: vận chuyển, cung cấp nhiên liệu, vật liệu,… cho xe, máy thi công) dẫn đến chi phí lương công nhân bị tính sai

- Không cập nhật dữ liệu kịp thời về số lượng công nhân lao động liên quan trực tiếp đến xe, máy thi công dẫn đến chi lương cho công nhân không

1.3.3 Các thủ tục kiểm soát nội bộ chi phí xây lắp

1.3.3.1 Kiểm soát nội bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

- Thủ tục kiểm soát nội bộ hiện hành:

+ Thực hiện các mục tiêu:

 Bảo đảm việc lựa chọn nhà cung cấp nguyên vật liệu được cấp trên phê duyệt với giá cả hợp lý và đạt yêu cầu về chất lượng

 Tổng chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế phát sinh không vượt quá dự toán cho chi phí này

 Bảo đảm hiệu quả của việc quản lý chất lượng nguyên vật liệu

 Bảo đảm việc bảo vệ tài sản tránh mất mát, lãng phí

 Bảo đảm tính có thật của chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh cho từng hạng mục công trình, từng công trình; phiếu đề nghị cấp nguyên vật liệu phải được bộ phận có thẩm quyền phê duyệt

 Nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng cho thi công phải được phản ánh đầy đủ, chính xác vào sổ sách kế toán, được đánh giá đúng, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

+ Phương thức đo lường chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế phát sinh:

Toàn bộ chi phí nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng cho thi công đều được ghi chép và đo lường qua hệ thống hạch toán kế toán theo mỗi công trình theo thước đo hiện vật và thước đo giá trị như: Sổ chi phí sản xuất, sổ chi tiết nguyên vật liệu trực tiếp, bảng phân bổ nguyên vật liệu trực tiếp, bảng tính chi phí nguyên vật liệu trực tiếp cho từng công trình, hạng mục công trình + Tiến hành so sánh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp thực tế phát sinh so với các mục tiêu:

Sau khi tập hợp số liệu về chi phí nhân công trực tiếp phát sinh thực tế,

ta tiến hành so sánh với các mục tiêu vừa nêu ở trên Sau đó, thực hiện tính chênh lệch số liệu giữa chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh thực tế so với dự toán

- Thủ tục kiểm soát nội bộ sau: Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến

chênh lệch ở khoản mục này (theo từng công trình, hạng mục công trình)

Biến động về chi phí nguyên vật liệu trực tiếp (NVLTT) thường do biến động của các nhân tố sau:

sử dụng sử dụng

Đơn giá

x NVLTT theo dự toán

Biến động về lượng nguyên vật liệu trực tiếp sử dụng cho sản xuất phát sinh vào giai đoạn thi công do đó liên quan đến trách nhiệm của bộ phận xây lắp tại công trường vì bộ phận này trực tiếp sử dụng nguyên vật liệu Bộ phận này cũng chịu trách nhiệm giải trình nguyên nhân, một số nguyên nhân có thể

do trình độ, trách nhiệm của công nhân xây lắp trực tiếp, do tổ chức quản lý xây lắp, do công nghệ, do chất lượng nguyên vật liệu cung ứng, do lãng phí, thất thoát trong quá trình sử dụng,…Tuy nhiên, mức ảnh hưởng của biến động

về lượng nguyên vật liệu trực tiếp cao hay thấp thì doanh nghiệp đều cần phải xem xét, quan tâm đến chất lượng và kết cấu công trình

Khối lượng

x NVLTT thực tế sử dụng Biến động về giá nguyên vật liệu trực tiếp xảy ra ở giai đoạn mua hàng

vì vậy liên quan trực tiếp đến bộ phân thu mua hoặc cung ứng Bộ phận này chịu trách nhiệm giải trình nguyên nhân, một số nguyên nhân có thể là do biến động giá cả trên thị trường đối với nguyên vật liệu; khâu tổ chức thu mua hoạt động không hiệu quả dẫn đến làm tăng chi phí vận chuyển, mua hàng từ

đó làm tăng giá trị nguyên vật liệu; thuế nhập khẩu các loại nguyên vật liệu thay đổi Tuy nhiên, đối với trường hợp biến động của nhân tố này, đơn vị phải quan tâm đi kèm với chất lượng nguyên vật liệu

- Một số thủ tục kiểm soát nội bộ sau khi phân tích chênh lệch:

Biến động chi phí nguyên vật liệu trực tiếp không chỉ do khâu thi công

sử dụng trực tiếp nguyên vật liệu mà còn liên quan bắt đầu từ khâu thu mua hay nói cách khác biến động này có thể có nguyên nhân xuất hiện xuyên suốt quá trình luân chuyển của nguyên vật liệu trực tiếp

+ Phân công, phân nhiệm rõ ràng giữa:

 Chức năng mua hàng và chức năng nhận hàng nhằm ngăn chặn việc mua hàng kém chất lượng

 Chức năng xét duyệt và chức năng mua hàng để ngăn chặn việc mua nguyên vật liệu quá số lượng cần dùng cho xây lắp hay mua nguyên vật liệu không dùng cho xây lắp

 Chức năng thủ kho và chức năng kế toán kho

 Có sự kiểm tra chất lượng, số lượng nguyên vật liệu của bộ phận giám sát khi giao nhận cho thủ kho

+ Chính sách mua hàng:

Bao gồm những vấn đề liên quan đến việc lựa chọn nhà cung cấp, giá

cả, chất lượng nguyên vật liệu, phê duyệt của cấp trên… cần hình thành các quy định bằng văn bản chính thức để đảm bảo việc mua hàng nằm trong sự kiểm soát, quản lý của cấp có thẩm quyền

+ Thủ tục kiểm soát nội bộ việc mua nguyên vật liệu:

Khi có nhu cầu về nguyên vật liệu, các đội thi công sẽ lập phiếu đề nghị mua nguyên vật liệu, trong một số đơn vị, thủ kho cũng có thể lập phiếu đề nghị mua hàng Phiếu đề nghị mua nguyên vật liệu phải được người đứng đầu

bộ phận có yêu cầu mua nguyên vật liệu ký duyệt, sau đó phiếu đề nghị mua hàng phải được Giám đốc ký duyệt và gửi về cho bộ phận mua hàng Bộ phận mua hàng tiến hành lựa chọn nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng gửi cho giám

đốc phê duyệt, sau đó tiến hành đặt hàng Đơn đặt hàng phải được đánh số liên tục

+ Thủ tục kiểm soát nội bộ giao nhận nguyên vật liệu:

Khi nhận nguyên vật liệu, bộ phận mua hàng phải kiểm tra về mẫu mã, tiêu chuẩn chất lượng, số lượng, thời gian đến và các điều kiện khác, sau đó lập báo cáo nhận hàng Đối với nguyên vật liệu sau khi nhận được nhập vào kho thì phải có phiếu nhập kho có chữ ký của bộ phận mua hàng (thực hiện khâu nhận hàng) và thủ kho Đối với nguyên vật liệu không qua kho mà xuất thẳng cho đội thi công thì phải có hóa đơn bán hàng và biên bản nhận hàng có chữ ký của bộ phận nhận hàng, người thuộc đội thi công nhận hàng

+ Thủ tục kiểm soát nội bộ xuất nguyên vật liệu:

Việc xuất kho nguyên vật liệu dùng cho xây lắp phải có phiếu đề nghị xuất kho đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, trên cơ sở đó thủ kho tiến hành thủ tục cần thiết để xuất kho, thủ kho cập nhật vào thẻ kho, kế toán vật

tư ghi nhận vào sổ chi tiết nguyên vật liệu

+ Thủ tục kiểm soát nội bộ việc bảo quản nguyên vật liệu:

Xây dựng định mức hao hụt cho phép của nguyên vật liệu, duy trì mức

dự trữ nguyên vật liệu tại kho hợp lý

+ Hệ thống kế toán chi tiết hàng tồn kho, hệ thống kế toán chi phí:

Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách quản lý nguyên vật liệu hợp lý, bảo đảm cập nhật liên tục biến động, bao gồm: sổ sách theo dõi chi tiết nguyên vật liệu, chứng từ có liên quan, báo cáo vật tư,…

1.3.3.2 Kiểm soát nội bộ chi phí nhân công trực tiếp

- Thủ tục kiểm soát nội bộ hiện hành:

+ Thực hiện các mục tiêu:

 Tổng chi phí nhân công trực tiếp thực tế phát sinh không vượt quá dự toán cho chi phí này

 Bảo đảm hiệu quả việc quản lý thời gian lao động thực tế, số lao động thực tế cũng như chất lượng, năng suất lao động

 Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin liên quan đến chi phí tiền lương

 Chi phí tiền lương được phản ánh là có thật, đầy đủ, chính xác, kịp thời, được đánh giá đúng, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

 Phân biệt giữa khoản mục chi phí tiền lương của nhân công trực tiếp tham gia xây lắp với chi phí tiền lương nhân công vận hành xe, máy thi công, phục vụ máy thi công thuộc khoản mục chi phí sử dụng máy thi công + Phương thức đo lường chi phí nhân công trực tiếp thực tế phát sinh:

Chi phí nhân công trực tiếp của công trình, hạng mục công trình nào thì phải hạch toán trực tiếp cho công trình, hạng mục công trình đó Như vậy, việc đo lường chi phí nhân công trực tiếp dựa trên: bảng chấm công, hợp đồng lao động, bảng tính lương, bảng thanh toán tiền lương (chứng từ thanh toán tiền lương), sổ chi tiết chi phí nhân công trực tiếp, sổ theo dõi số lượng công nhân

+ Tiến hành so sánh chi phí nhân công trực tiếp thực tế phát sinh so với các mục tiêu:

Sau khi tập hợp số liệu về chi phí nhân công trực tiếp phát sinh thực tế, ta tiến hành so sánh với các mục tiêu vừa nêu ở trên Sau đó, thực hiện tính chênh lệch số liệu giữa chi phí nhân công trực tiếp phát sinh thực tế so với dự toán

- Thủ tục kiểm soát sau: Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến chênh lệch ở khoản mục này (theo từng công trình, hạng mục công trình)

Biến động về chi phí nhân công trực tiếp (NCTT) thường do biến động của các nhân tố sau:

+ Nhân tố lượng:

Mức ảnh hưởng của

năng suất lao động đến =

biến động chi phí NCTT

Tổng số Tổng số giờ công - giờ công làm việc thực tế làm việc dự toán

Đơn giá

x giờ công theo dự toán

Biến động về năng suất lao động là nhân tố chủ yếu gây ra sự biến động

về chi phí nhân công trực tiếp Sự biến động của nhân tố này có thể do kỹ thuật công nghệ và khả năng phối hợp điều hành quá trình xây lắp; do trình độ tay nghề, kinh nghiệm của công nhân trực tiếp xây lắp; do tính kịp thời của các yếu tố đầu vào; do thái độ, trách nhiệm của công nhân; cũng có thể do thời tiết,…

Tổng số

x giờ công làm việc thực tế Thông thường thì nhân tố này ít khi biến động, những biến động nếu có thường liên quan đến việc tính lương hoặc đơn giá giờ công trên thị trường lao động thay đổi

- Một số thủ tục kiểm soát nội bộ sau khi phân tích chênh lệch:

+ Quy định tuyển lao động:

Đơn vị cần có tiêu chí tuyển dụng lao động rõ ràng, có quy định tuyển dụng bằng văn bản để tránh tuyển dụng nhân công không có phẩm chất, tay nghề

+ Quy định về tiền lương:

Đơn vị có văn bản ban hành quy định rõ mức lương đối với từng cấp lao động Các khoản tiền lương, phụ cấp phải có sự phê duyệt của cấp có thẩm quyền

+ Phân chia trách nhiệm:

Phân chia giữa trách nhiệm theo dõi nhân sự với trách nhiệm theo dõi giờ công, khối lượng lao động, chấm công, lập bảng lương Đột xuất kiểm tra việc chấm công

1.3.3.3 Kiểm soát nội bộ chi phí sử dụng máy thi công

- Thủ tục kiểm soát nội bộ hiện hành:

+ Phương thức đo lường chi phí sử dụng máy thi công thực tế phát sinh:

Việc tính toán, phân bổ chi phí sử dụng máy thi công cho các đối tượng máy thi công dựa trên cơ sở giá thành một giờ (ca) máy hoặc giá thành một

đơn vị khối lượng công việc hoàn thành Thực hiện theo dõi chi tiết máy thi

công như: sổ chi tiết sử dụng máy thi công, bảng tổng hợp tình hình sử dụng

máy thi công, bảng phân bổ chi phí sử dụng máy thi công

+ Tiến hành so sánh chi phí sử dụng máy thi công thực tế phát sinh

so với các mục tiêu:

Sau khi tập hợp số liệu về chi phí sử dụng máy thi công phát sinh thực

tế, ta tiến hành so sánh với các mục tiêu vừa nêu ở trên, sau đó thực hiện tính

chênh lệch số liệu giữa chi phí sử dụng máy thi công phát sinh thực tế so với

dự toán

- Thủ tục kiểm soát nội bộ sau: Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến

chênh lệch ở khoản mục này (theo từng công trình, hạng mục công trình)

Biến động về chi phí sử dụng máy thi công (SDMTC) thường do biến

động của các nhân tố sau:

Đơn giá

x ca máy theo dự toán Biến động của số ca máy thực hiện xây lắp thường là do các nguyên

nhân sau: do năng lực tổ chức thi công công trình, do không tận dụng hết

công suất máy móc mà nguyên nhân là không bảo đảm đủ nhiên liệu, vật liệu

để chạy máy thi công, do thiếu công nhân vận hành máy, chất lượng máy thi

Số lượng

x ca máy thực tế

Giá ca máy gồm 2 bộ phận tác động: những chi phí cố định (như chi phí sửa chữa lớn máy thi công, chi phí mua bảo hiểm máy thi công) và phần khấu hao cơ bản đều có tính chất thường xuyên, ít biến đổi trong quá trình máy thi công vận hành, do đó loại chi phí này không tác động đến công suất máy cũng như thời gian vận hành máy Còn đối với loại chi phí biến đổi (như chi phí lương công nhân vận hành máy thi công, chi phí nguyên vật liệu,…) biến đổi theo nhu cầu sử dụng máy thi công của từng công trình, hạng mục công trình

- Một số thủ tục kiểm soát nội bộ sau khi phân tích chênh lệch:

+ Doanh nghiệp xây lắp cần có kế hoạch đối với tài sản cố định – máy thi công về đầu tư mua sắm, sữa chữa lớn, bảo quản Việc lên kế hoạch

là cần thiết để bảo đảm cân đối năng lực sản xuất, tránh đầu tư lãng phí nhằm tránh tình trạng không đáp ứng yêu cầu hoạt động xây lắp, khả năng cạnh tranh trên thị trường kém

+ Phân chia trách nhiệm quản lý máy, theo dõi chi tiết máy, theo dõi chi phí sử dụng máy thi công

+ Đầu kỳ tổ chức đánh giá tình trạng kỹ thuật, chất lượng hoạt động của máy thi công và có biện pháp tiến hành bảo trì, bảo dưỡng, sửa chữa hay điều chỉnh tỷ lệ khấu hao cho phù hợp với thực trạng khả năng hoạt động của máy

1.3.3.4 Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung

- Thủ tục kiểm soát nội bộ hiện hành:

+ Thực hiện các mục tiêu:

 Chi phí sản xuất chung phát sinh thực tế không vượt quá dự toán cho chi phí này

 Chi phí phát sinh được phản ánh kịp thời, chính xác, phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

+ Phương thức đo lường chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh:

Chi phí sản xuất chung liên quan đến công trình, hạng mục công trình nào thì hạch toán trực tiếp cho công trình, hạng mục công trình đó Đối với trường hợp chi phí sản xuất chung liên quan đến nhiều công trình, hạng mục công trình thì kế toán tiến hành phân bổ gián tiếp theo tỷ lệ (do đơn vị xác định hợp lý)

+ Tiến hành so sánh chi phí sản xuất chung thực tế phát sinh so với các mục tiêu:

Sau khi tập hợp số liệu về chi phí sản xuất chung phát sinh thực tế, ta tiến hành so sánh với các mục tiêu vừa nêu ở trên, sau đó thực hiện tính chênh lệch số liệu giữa chi phí sản xuất chung phát sinh thực tế so với dự toán

- Thủ tục kiểm soát nội bộ sau:

Đối với chi phí sản xuất chung, khi phân tích thì rất khó xác định được mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến sự biến động của chi phí này

Do đó thường tiến hành phân tích theo tổng số chi phí và theo từng nhân tố để đánh giá sự thay đổi theo tỷ trọng của từng khoản chi ảnh hưởng đến biến động chi phí sản xuất chung

Phân tích chi phí sản xuất chung bị ảnh hưởng bởi hai nhân tố: giá cả tăng và sự sử dụng lãng phí các yếu tố cấu thành nên chi phí sản xuất chung như nhân công, nguyên vật liệu, nhiên liệu

- Một số thủ tục kiểm soát nội bộ sau khi phân tích chênh lệch:

Chi phí sản xuất chung là khoản mục chi phí bao gồm nhiều nội dung chi phí, do đó cần xác định hành động quản lý thích hợp để kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung và thường kết hợp với các khoản mục, phần hành khác có liên quan